Anlisis y Descripcin de Cargos

Desarrollo Organizacional

Universidad Tecnolgica Metropolitana Facultad de Administracin y Economa

Ctedra: Desarrollo Organizacional Profesora: Mara Llanca Integrantes: Patricia Abarzua Ismael Cornejo Fecha: 15 de Abril de 2002

Anlisis y Descripcin de Cargos

Desarrollo Organizacional

ndice

Introduccin..................................................................................................................03

Objetivos Acadmicos...................................................................................................05

Marco Terico...............................................................................................................06

Metodologa de Trabajo..............................................................................................13

Sntesis............................................................................................................................17

Conclusin.....................................................................................................................19

Bibliografa....................................................................................................................20

Anexos............................................................................................................................21

Introduccin
En el Siguiente trabajo, hablaremos y analizaremos los conceptos necesarios para el anlisis y comprensin de cargos de una Organizacin. A lo largo de los aos se ha intentado hacer cada vez mas eficiente a las Organizaciones, dado a esto se han reformulado muchos datos y antecedentes, o simplemente se han mejorado. El tema de los Recursos Humanos que preocupa y esta pendiente en cada Organizacin, para optimizar los niveles Jerrquicos de esta y lograr as el buen funcionamiento. Integrar es obtener y articular los elementos materiales humanos de la organizacin y la planeacin sentaran como elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. Las personas que han de desempear cualquier funcin dentro de un organismo social, deben buscarse siempre bajo el criterio de que renan los requisitos mnimos para desempatarla adecuadamente en otros trminos: debe procurarse adaptar las personas a las funciones, y no las funciones a las personas. Es claro que quienes carezcan de los requisitos fsicos mnimos, intelectuales, sociales o morales para desempear un puesto o funcin, por sencillo que parezcan, lo realizar mal, de ah El personal adecuado para el puesto adecuado. Dentro de una Organizacin se presenta cada puesto para facilitar el logro de los objetivos de la organizacin, esto se logra coordinando el contenido de los puestos para llevar a cabo funciones o actividades en particular.

A continuacin indicaremos y analizaremos los pasaos a seguir para el anlisis y descripcin de cargos.

Objetivos Acadmicos
Conocer los conceptos de, planificacin del trabajo, cargos, anlisis de cargos, descripcin de cargos y especificacin de los cargos. Aplicar los conceptos mencionados. Preparar una hoja de descripcin de cargo, usando el formulario que hemos diseado para este trabajo.

Marco Terico
Las Organizaciones son conjuntos de personas, recursos materiales, monetarios y tcnicos, organizados para el logro sus objetivos. Las organizaciones estn estructuradas de manera que representen una forma organizada la manera de realizar el trabajo necesario para el cumplimiento de sus objetivos. A partir de la divisin del trabajo y su agrupacin en funcin de caractersticas comunes, se origina una estructura jerarquizada en atencin a los grados de autoridad que se ejerzan en ella. Para tener claro esto debemos decir que, el trabajo ha sido un factor fundamental de la conciencia del hombre desde poca inmemorial. Desde el comienzo de la historia de la raza humana el trabajo ha sido una inquietud profunda para esta, los seres primitivos se preocuparon del trabajo indirectamente al pensar en que forma podran sobrevivir, esto mismo hizo que la raza humana haya evolucionado a travs de los tiempos ya que estos al intentar perfeccionarse cada vez ms en su trabajo fueron avanzando cada vez ms, desde que usaban puntas de piedras hasta que comenzaron a utilizar metales, incluso hasta ahora que se han fabricado nuevos materiales orgnicos. Cabe destacar que el reconocimiento real del trabajo como factor de desarrollo fue con la Revolucin Industrial. Las teoras econmicas y sociales de los ltimos doscientos aos se centran en el trabajo. Si Bien a pesar de esto, su verdadero estudio comenz solo hasta las ltimas dcadas del siglo XIX con el primer hombre que se interes por el trabajo para observarlo y estudiarlo sistemticamente. Trabajar es la actividad del trabajador; es una actividad del ser humano, y una parte esencial de su humanidad. No tiene una lgica, tiene dinmica y dimensiones las cuales deben ser tomadas en cuenta para crear la estructura jerarquizada de la organizacin.

El acto de trabajar tiene por lo menos cinco dimensiones. necesita realizar para ser productivo. 1. Diseo de la mquina y diseo humano.

En todas el trabajador

Ante todo hay una dimensin fisiolgica. El ser humano no es una mquina, y no trabaja como tal. El ser humano est organizado de modo muy distinto, se adapta mal a una sola tarea y una sola operacin, carece de fuerza, no tiene fibra y se fatiga, trabaja mejor si puede variar con relativa frecuencia tanto la velocidad como el ritmo, estos varan mucho segn los individuos, cada individuo tiene su propia pauta de velocidades y su propia necesidad de modificarlas. La ventaja del humano sobre la mquina es simple, puede realizar ms tareas a la vez y maneja las mquinas. 2. El trabajo como maldicin y bendicin. La siguiente dimensin del hombre que trabaja es sicolgica. Sabemos que el trabajo es tanto una carga como una necesidad, una maldicin y al mismo tiempo una bendicin. Esta actitud frente al trabajo est condicionada a nosotros gentica o culturalmente. Esto se ve tempranamente en la vida del hombre, cuando aprendemos a caminar e incluso a hablar estamos hablando ya del trabajo que implica el aprendizaje lo cual crea un hbito. Tambin en el transcurso de la historia sabemos que el desempleo provoca graves perturbaciones sicolgicas, no por obra de la privacin econmica, sino principalmente porque socava el respeto de uno mismo. El trabajo es una extensin de la personalidad. Si bien para muchos el ideal sera que no dedicramos esfuerzo alguno para trabajar como sueo ideal, no ven las consecuencias de esto sobre la personalidad de la mayora de las personas. Sin duda, es posible que frente a nosotros se perfile la sociedad sin trabajo de la utopa futurista. Mientras tanto, no hay el ms mnimo hecho que justifique la prediccin de la inminente desaparicin del trabajo. Hasta ahora, la tarea

contina siendo el lograr que el trabajo sirva de necesidad sicolgica del hombre. 3. El trabajo como vnculo social y comunitario. El trabajo es un vnculo social y comunitario. En la sociedad los empleados y trabajadores se convierte en forma principal de acceso a la sociedad y la comunidad. El trabajo genera informacin sobre la posicin en la sociedad y su funcin en la comunidad. Satisface las necesidades de pertenecer a un grupo y mantener una relacin significativas con otras personas de su clase. Participa en varias sociedades y comunidades en las cueles puede tener diferentes funciones y grados de importancia. Para el hombre el trabajo significa una actividad de compaerismo, identificacin grupal y su vnculo social. Las personas extraa su trabajo por los lasos que ha creado con sus compaeros. A diferencias con otros grupos el trabajo dentro de una organizacin es que no relacionan antipatas o simpatas no se plantean exigencias emocionales, se debera trabajar bien a pesar de esto. 4. La dimensin econmica. El trabajo es una forma de ganarse la vida. Tiene un componente econmico tan pronto una sociedad adopta incluso la ms rudimentaria divisin del trabajo. Apenas la gente abandona el estado de autosuficiencia y comienza a intercambiar los frutos d e su trabajo, este crea un nexo econmico, y tambin un conflicto econmico. Este no tiene solucin. Para el trabajador el trabajo es el fundamento de su existencia econmica mientras que, para la economa produce capital. Tenemos claro que para que la economa se mueva , esta necesita que exista trabajo , el cual entrega los recursos necesarios para satisfacer necesidades que crean demanda, la cual a la vez genera mayor produccin , y por ltimo al existir mayor produccin se genera ms trabajo, y as sucesivamente.

5. La dimensin del poder del acto de trabajar. Siempre hay una relacin de poder implcita en la actividad de trabajo dentro de un grupo, especialmente cuando se ejecuta el trabajo en el seno de una organizacin. La sociedad moderna es una sociedad de empleados y La trabajadores, y conservara ese carcter. Ello significa relaciones de poder que afectan directamente a cada individuo y su condicin de trabajador. de organizacin. autoridad es una actividad esencial del trabajo. Es inherente al hecho mismo

Una vez definida la estructura organizacional es necesario , para que esta funcione, establecer el nmero y tipo de personal en los puestos correctos y en el momento adecuado para realizar aquellas tareas en las cuales ellos son ms eficientes. Para esto se debe generar una red de cargos adaptados a la estructura ya diseada, para facilitar la determinacin de esto es necesario realizar un anlisis y descripcin de cargos. El anlisis de cargo es el proceso que consiste en obtener informacin acerca de los cargos determinados cules son los deberes, tareas o actividades de los mismos. una metodologa antes del estudio. A. Fuentes de datos o informacin Para esto se recurre a la cooperacin de los empleados y supervisores de los departamentos que se estn analizando los cargos. puestos. Estos supervisores y empleados son las fuentes de una gran parte de la informacin acerca de los El procedimiento conlleva a realizar una investigacin sistemtica de los cargos, siguiendo

B. Recoleccin de informacin sobre el cargo Se puede obtener informacin sobre los cargos de varias maneras. mtodos ms comunes para empresa. Entrevistas: Se pregunta a los empleados y supervisores acerca del puesto que est revisando. Tiende a ocupar mucho tiempo. Cuestionarios: Puede circular cuestionarios cuidadosamente elaborados para que los empleados y supervisores los llenen de forma individual. Se usarn estas formas para obtener datos en las reas de los deberes y tareas que se llevarn a cabo en el puesto, el propsito del cargo, la distribucin fsica, requisitos para realizar el trabajo, el equipo y el material que se utiliza y otras informaciones que se deseen obtener. Observacin: Puede obtener informacin acerca de los cargos al observar y registrar en una forma estndar las actividades de las personas. Algunas empresas graban el trabajo para estudiarlo despus en videocinta. Diarios: Se puede pedir a los ocupantes de los cargos que lleven un diario de sus actividades laborales durante todo un ciclo de trabajo. Normalmente se llenan los diarios en horas especficas del turno de trabajo y se mantienen durante un periodo de cuatro semanas. C. Anlisis de la informacin recolectada. Deber existir un anlisis del cargo que incluya un anlisis de las conductas laborales importantes requeridas par aun desempeo con xito. Cualquier anlisis del cargo debe concentrarse en las conductas en el trabajo y en las labores relacionadas con las mismas. Existen tres mtodos populares para esto. Anlisis funcional del puesto. Utiliza un inventario de los diversos tipos de funciones o actividades laborales que pueden constituir cualquier estudiar Los los puestos son las entrevistas,

cuestionarios, observacin y datos, los cuales dependern del tamao de la

cargo. Existen tres amplias funciones de los trabajadores que forman la base del sistema: datos, gente y cosas. El resultado final es un trabajo evaluado cuantitativamente. Puede usarse fcilmente para describir el contenido de los cargos y ayudar a escribir descripciones y especificaciones. Mtodo del incidente crtico. El objetivo de este es identificar tareas decisivas del puesto. Estas son los deberes y responsabilidades importantes en el trabajo que realiza el empleado y que lo llevan al xito. Esta se obtiene a travs de entrevistas y por informes de los empleados. El Producto final sern las declaraciones escritas claras, completas y de fcil comprensin por las personas no familiarizadas con el cargo. Sistema de cuestionario de anlisis de cargo. Para esta es necesario utilizar cuestionarios, los cuales entregaran la informacin que luego se proceder a tabular en una tabla y calcular la frecuencias de estos datos. Esto nos entregara la informacin que deber ir en la hoja de descripcin de cargos.

Descripcin del Cargo. Una descripcin del cargo es una descripcin escrita y los tipos de tarea que incluyen. Como no existe un formato estndar de descripciones de puestos, su apariencia y contenido varan de una empresa a otra. Sin embargo, la mayor parte de las descripciones de puestos contendr por lo menos tres partes: Ttulo del Puesto. Es importante la seleccin del ttulo del puesto. En primer lugar, el ttulo del cargo le da importancia sicolgica y de estatus al empleado. El ttulo del puesto tambin debe indicar el nivel relativo que ocupa quien lo tiene en la jerarqua de la empresa.

Seccin de identificacin del cargo. Incluye temas como la ubicacin departamental del puesto, la persona con la que reporta quien lo ocupa y la fecha en que se revis por ltima vez su descripcin. Seccin de los deberes del cargo. Estos aparecen en orden de importancia. Estas declaraciones deben indicar el peso, o valor, de cada tarea. Tambin , por lo general, se indican las herramientas y equipo que utiliza el empleado para desempear su trabajo.

Metodologa de Trabajo
La metodologa empleada para realizar este trabajo fue guiada por la profesora en clases, la cual consisti en lo siguiente: Primero que nada, elegimos el rea en que bamos a concentrar nuestros esfuerzos, esta es el rea estratgica o gerencial. Una vez que tuvimos claro nuestro objetivo precedimos a ver cuales eran nuestras fuentes de informacin, en clases fue sugerido que el medio con el cual bamos a conseguir nuestra informacin era el cuestionario. El Paso siguiente fue disear el cuestionario, o sea, preparamos preguntas para obtener informacin sobre las tareas que se ejecutan, requisitos y caractersticas definidas. Para esto utilizamos la siguiente estructura: Identificacin del cargo. Funciones. Requisitos. Condiciones de trabajo. Teniendo esta estructura generamos nuestro primer borrador en clases y recurrimos a la bibliografa dada por la profesora, en ella encontramos una estructura y gua que satisfaca a nuestras necesidades en la cual se establece un ejemplo claro de lo que debamos obtener. Con esto, generamos nuestro segundo borrador que fue analizado y comparado en clases, y como resultado final corregido. El tercer Paso fue la ltima revisin de la profesora para proceder a realizar la encuesta en las distintas empresas que tenamos a nuestra disposicin, para esto debimos esperar a que las personas que entrevistamos tuvieran tiempo disponible para nosotros, una de las entrevistas se realizo el da jueves y la otra al da siguiente.

El cuarto paso es el referente al anlisis de la informacin, para esto recogimos la informacin y procedimos a tabularla por items, como el ejemplo que se dio en clases, en la primera columna se coloco las diferentes funciones y en las siguientes las encuestas , sacando como resultado la frecuencia de los datos. Esta misma Operacin se repiti en los tem como es en Funciones, Requisitos y Condiciones Ambientales o de trabajo y por supuesto la identificacin en algunas partes. La frecuencia de los datos nos indico que informacin deber ir en nuestra hoja de descripcin de cargos. El ltimo paso, y el ms importante ya que es la concrecin de nuestro trabajo es la hoja de descripcin de cargos. Para realizar esta utilizamos la estructura ya descrita en el marco terico, utilizando la informacin que nos dio la tabulacin en el paso anterior.

Sntesis
DESCRIPCIN DEL CARGO GERENTE DE CENTRO DE PROCESOS IDENTIFICACIN. Nombre del cargo: Gerente de Centro de Procesos M/X Departamento: Divisin de Produccin Cargo del Jefe Inmediato: Gerente de Produccin Cargos bajo su responsabilidad: Jefe de rea de produccin de comercio Exterior, Jefe de rea de mercado internacional, Jefe de rea de Derivados y Comunicacin internacional, Jefe de rea de tesorera, Jefe de rea Departamento de proyectos, Jefe de Control y Gestin. OBJETIVO Otorgar soporte operativo de excelencia a las reas comerciales relacionadas (rea de negocio y mesa de dinero), constituyndose adems en la contraparte de control por oposicin a dichas tareas. NATURALEZA La persona que desempee este cargo debe tener iniciativa, Capacidad de juicio, creatividad y un uso de tcnicas adecuadas de acuerdo a lo que desempeara. Debe ser capas de trabajar bajo presin de sus superiores, organismos contralores trabajadores subordinados. FUNCIONES Principales o Frecuentes: Planificar, administrar y controlar. Peridicas: Seguimientos de proyectos, reuniones de planificacin, coordinacin de actividades, resolucin de problemas, entrega de informacin, capacitacin, evaluacin de proyectos. Ocasionales: Actividades con RR.HH., atencin a auditores, reuniones con organismos contralores, actualizacin normativa.

REQUISITOS Caractersticas acadmicas: Universitario con mencin en Comercio Internacional y Administracin de Personal. Experiencia: mnima de cinco aos. Sin distincin de sexo o edad cumpliendo los requisitos anteriores.

Conclusin
En el exposiciones antes hechas nos pudimos dar cuenta de la gran importancia que tiene el Anlisis Y Descripcin de un Cargo, ya que de este depende mucho le eficiencia de la Organizacin, en un nivel Jerrquico, en el caso que se requiera hacer una reestructuracin de esta, porque este Anlisis da las pautas dadas del perfil de la persona que se busca para dicho cargo. Entendimos tambin que es una tarea sencilla elegir a una persona en cargo sea cual en sea el nivel Jerrquico, desde el mas bajo hasta el mas alto, necesitan cumplir requisitos especificas para cada labor. En el caso de nosotros nos toco Analizar el nivel Directivo de la Organizacin, por lo cual podemos deducir, que esta persona debe cumplir con muchos requisitos y adems muy especficos. Logramos aprender a Analizar y a Describir un cargo y lo que significa este en la Organizacin, a usar los Mtodos que se ocupan para desarrollar esto, tal como: Encuestas o Cuestionarios, Hoja de Tabulacin, Hoja de Anlisis.

Bibliografa
* Sherman Gherber Administracion de Personal, Capitulo II * Peter Drucker La Gerencia en las Organizaciones, Capitulo XVI

Anexos
CUESTIONARIO DE ANALISIS DE CARGO 1.- Identificacin Nombre del Cargo: ___________________________________________________ Departamento al que Permanece: ________________________________________ Cargo Jefe Inmediato: _______________________________________________ _______________________________________________ Cargo Subalternos Inmediatos: a) _______________________________________ b) _______________________________________ c) _______________________________________ d) _______________________________________ e) _______________________________________ f) _______________________________________ Objetivo del Cargo: ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Carcter de las funciones del Cargo: ___ Gerencial ___ Tcnico ___ Administrativo ___ Profesional ___ Otro __________________

2.- Funciones Funciones Frecuentes: a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________

Funciones Peridicas: a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________ Funciones Ocasionales: a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________

3.- Requisitos Cuales son las caractersticas acadmicas para desempear este cargo: ___ Enseanza Media ___ Universidad ___ Enseanza Tcnico Profesional ___ Especialidades* *_______________________________________________________ _______________________________________________________ Para desempear este cargo, se requiere experiencia, y cuanto tiempo: ___ Si Cuanto Tiempo ________________ ___ No Para ejercer este cargo, se requiere una edad o sexo determinado: Edad: ___ Si Edad Promedio ________________ ___ No Sexo: ___ Si ___ No ___ Masculino ___ Femenino

Actitudes Intelectuales que debe poseer para este cargo: ____% Iniciativa ____% Capacidad de Juicio ____% Creatividad ____% Uso de Tcnicas ____% Atencin ____% Otro ___________________ ____% Lectura Prolongada

4.- Condiciones Ambientales Cuales son las condiciones mnimas ambientales para desempear su cargo: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ A que presiones Psicolgicas esta sometido en este cargo: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Con que personas se relacionan Interna y Externa, y en que situaciones se dan estas: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________

CUESTIONARIO DE ANALISIS DE CARGO 1.- Identificacin Nombre del Cargo: ___________________________________________________ Departamento al que Permanece: ________________________________________ Cargo Jefe Inmediato: _______________________________________________ _______________________________________________ Cargo Subalternos Inmediatos: a) _______________________________________ b) _______________________________________ c) _______________________________________ d) _______________________________________ e) _______________________________________ f) _______________________________________ Objetivo del Cargo: ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ ___________________________________________________ Carcter de las funciones del Cargo: ___ Gerencial ___ Tcnico ___ Administrativo ___ Profesional ___ Otro __________________

2.- Funciones Funciones Frecuentes: a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________

Funciones Peridicas: a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________ Funciones Ocasionales: a) _______________________________________________ b) _______________________________________________ c) _______________________________________________ d) _______________________________________________ e) _______________________________________________ f) _______________________________________________

3.- Requisitos Cuales son las caractersticas acadmicas para desempear este cargo: ___ Enseanza Media ___ Universidad ___ Enseanza Tcnico Profesional ___ Especialidades* *_______________________________________________________ _______________________________________________________ Para desempear este cargo, se requiere experiencia, y cuanto tiempo: ___ Si Cuanto Tiempo ________________ ___ No Para ejercer este cargo, se requiere una edad o sexo determinado: Edad: ___ Si Edad Promedio ________________ ___ No Sexo: ___ Si ___ No ___ Masculino ___ Femenino

Actitudes Intelectuales que debe poseer para este cargo: ____% Iniciativa ____% Capacidad de Juicio ____% Creatividad ____% Uso de Tcnicas ____% Atencin ____% Otro ___________________ ____% Lectura Prolongada

4.- Condiciones Ambientales Cuales son las condiciones mnimas ambientales para desempear su cargo: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ A que presiones Psicolgicas esta sometido en este cargo: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Con que personas se relacionan Interna y Externa, y en que situaciones se dan estas: __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________