Sunteți pe pagina 1din 6

Reguli privind eticheta aferenta corespondentei prin e-mail.

In plina expansiune a Internetului in lumea intreaga, a devenit aproape unanima parerea ca acesta ar putea constitui o lovitura definitiva la adresa culturii umaniste si tot ce inseamna aceasta: placerea de a vorbi, de a scrie, de a citi o carte. Tuturor celor care preamaresc avantajele Internetului, printre care aceea de a asigura posibilitatea de a analiza diferite proiecte si studii, de a face schimb de puncte de vedere si opinii utile cu persoanele interesate, ajungand intr-un mod rapid la esenta problemelor in cauza, li se poate obiecta ca, desi se accelereaza, evident, rezolvarea multor operatii, se pierde acea placere de a lua cafeaua cu cineva, adica placerea oferita la un moment de relaxare in cursul unei zile obositoare, acea scurta pauza in care poti schimba doua vorbe cu colegii, ceea ce contribuie la aprofundarea relatiilor interumane. Trimiterea de mesaje/e-mail-uri a fost unul dintre primele servicii puse la dispozitia utilizatorilor Internetului, posta electronica devenind astazi un mijloc rapid si comod de comunicare si pe deasupra mai ieftin decat sistemul clasic. La inceputul celui de-al treilea mileniu existau deja in intreaga lume 250.000.000 de beneficiari ai postei electronice si, bineinteles, numarul lor creste vertiginos an de an. Prin urmare, celor care sustin ca Internetul deterioreaza treptat relatiile epistolare, li se poate raspunde ca tocmai aceasta extindere contribuie la intarirea solidaritatii universale, devenind posibile confruntarile de pareri cu oameni de pe intregul glob pamantesc, cu care, de altfel, ar fi foarte greu de dialogat. Cine va mai scrie o scrisoare unei rude sau unui prieten de departe, Cand prin Internet poti ajunge la el in timp real? De fapt, nu stim cine are dreptate; iar in avantajul beneficiarilor Internetului este si faptul ca, spre deosebire de alte instrumente tehnologice, acesta, desi impune o anumita concizie, iti ofera totusi posibilitatea de a modifica textul scris intr-un mod simplu si rapid inainte de a-l expedia in retea.

Cand intri intr-o noua cultura, indiferent daca este vorba de una reala sau virtuala, cum este Internetul, esti susceptibil de a comite unele gafe sociale. Poti ofensa oamenii fara sa vrei, te poti simti la randul tau ofensat fara motiv, poti intelege gresit ceea ce vor sa comunice ceilalti, poti crea confuzii. Prin urmare, exista anumite reguli de comportament de care orice utilizator de Internet ar trebui sa tina seama pentru a evita posibilele situatii neplacute. Sa vorbim deci despre netiquette bunele maniere in mediul electronic. Regurile de comportament din cazul corespondentei clasice raman valabile si pentru e-mail. In plus trebuie sa tinem cont si de urmatoarele:

Nu Anonimatului. Posta moderna/e-mailul pastreaza anonimatul in mai mare masura decat posta clasica. Oricine poate avea acces la un computer spre a transmite mesaje sub un nume sau o adresa falsa. De accea prima regula de politete pe Internet este urmatoarea: trimiteti intotdeauna mesajele dumneavoastra sub nume propriu.
Semnatura este un element important. Ea trebuie sa contina: Numele si prenumele Functia si firma unde lucrezi Coordonate: adresa, numar de telefon

Pentru a-ti usura viata, salveaza-ti semnatura astfel incat sa apara ori de cate ori trimiti un email.

Trebuie sa precizam subiectul mesajului. E important sa tinem minte ca existe persoane care primesc sute de mesaje zilnic si care n-ar dori sa fie puse in situatia neplacuta de a-si pierde toata ziua in fata monitorului citind pagini intregi. Cu "no subject" agatat de coada, un text isi pierde foarte mult din importanta cuvenita.
Foloseste o formula de multumire in prima fraza a scrisorii: Va multumesc pentru interesul..... A fost o placere sa .....

Mesajul te reprezinta, fii atent nu doar la continut ci si la forma!

Mesaje scurte, concise si la obiect. Una din regulile cheie ale email-urilor este sa nu
tratezi decat un subiect pe mail. In plus, daca ii pui doua intrebari in acelasi mail, exista un risc mare ca destinatarul sa uite sa-ti raspunda la una din ele. Concepe fraze scurte si simple. La fiecare idee noua, scrie un nou paragraf. De asemenea, nu este recomandat sa folosesti ironia: mesajele scrise nu sunt potrivite pentru glume. Daca mesajul transmis este complex sau de mare importanta, nu ezita sa i-l dai spre citire unei terte persoane, care sa-ti ofere si opinia sa. Daca ai mai multe comunicari de facut, sparge-le in mesaje diferite, foarte clar precizate ca subiect. Risti, altfel, ca informatii pretioase sa nu fie citite sau sa se stearga din greseala. Nu folositi o topica foarte incarcata si nu exagerati cu punctuatia. Orice aspect important este reflectat de continutul textului, nu de semnele de punctuatie. Multi utilizatori de posta electronica obisnuiesc sa recurga la abrevieri in textul mesajului. In e-mail-urile oficiale folosirea acestora este interzisa. In schimb in conversatiile curente folosirea acestora este permisa, insa sa fara abuzuri, deoarece un text cu multe abrevieri poate deveni foarte greu de citit. Cele mai cunoscute abrevieri sunt: - BCNU=ne mai vedem (be seeing you)

- BTW=apropo(by the way) - FWIW=daca conteaza(for what its worth) - FYI=pentru a va informa(for your information) - IMHO= dupa umila mea parere(in my humble opinion) - LOL=ma face sa rad(lot of laugh) - TTYL=vorbim mai tarziu(talk to you later) Intr-o conversatie fata in fata folosim nu numai cuvinte, ci si un limbaj nonverbal cu
ajutorul careia sesizam subtilitati sau deosebiri de nuanta. Cum in comunicarea electronica nu exista indicii vizuale sau auditive, utilizatorii au inventat asa numitele smileys sau e-moticons un cod de semne obtinute cu ajutorul tastaturii computerului, care sunt introduse in text in scopul de a sugera interlocutorului sentimentele celui care expediaza mesajul. De regula ele se plaseaza la sfarsitul propozitiilor si se refera la declaratia anterioara. Cele mai folosite e-moticons sunt: :) sau :-) = bucurie :( sau :-( = tristete :-{ = regret :-o = uimire ;-) = nu luati totul in serios!

Atentie la ortografie! Citeste email-ul cu atentie pentru a evita erorile de tiparit si de


ortografie. Uneori, un cuvant prost ales poate denatura sensul unei fraze. Fii atent si la sintaxa, din respect pentru interlocutor. Fii atent la formatari in cazul in care corespondentul tau nu este unul cunoscut. Mai bine un text fara diacritice, decat unul pe care adresantul nu il poate deschide.

Bazeaza-te pe sobrietate: evita textele in toate culorile si Bold-urile sau Italicele in


numar mare. Fondul sa fie alb, un stil Arial sau Times New Roman si culoarea scrisului neagra sau albastra sunt alegeri clasice si bune. Nu trimiteti niciodata un mesaj scris cu majuscule. Este ca si cum ati striga in urechea destinatarului. Folositi majuscule numai atunci cand doriti sa atrageti atentia asupra unui anumit lucru. Ferestete de eu. Multi sunt tentati sa-si inceapa mesajul, cu acest pronume. Daca se foloseste cuvantul eu in prima fraza a mesajului, poti sa dai impresia ca te asezi pe tine pe primul loc. Atentie la cuvintele care pot duce la confundarea mesajului cu un Spam: gratuit, 100%, castigator, promo. Chiar daca mesajul rezista fazei de filtrare, chiar destinatarul il poate confunda cu un Spam la o privire rapida. Tot in acest scop, evita ca la Subiect sa treci majuscule sau sa folosesti punctuatie excesiva. Scaneaza-ti textul inainte, daca nu vrei sa trimiti un virus ca bonus. Incercati sa aflati daca programul dumneavoastra de e-mail sau serverul sunt protejate impotriva virusilor informatici, altfel riscati sa faceti surprize neplacute celor cu care corespondati. Daca doriti sa raspundeti cuiva un e-mail, este recomandat sa nu incepeti un mesaj nou, ci sa utilizati optiunea Replay. Aceasta optiune presupune includerea completa, in mod automat, in corpul mesajului dumneavoastra a mesajului original. Nu pastrati insa din mesajul original decat acele fragmente de text care ar putea fi relevante pentru destinatar in raport cu raspunsul dumneavoastra.

Inainte de a apasa butonul "Send" mai arunca o ultima privire cu atentie. Poate ai
gresit destinatarul, poate ai dat un copy-paste gresit, poate....O fractiune de secunda de neatentie poate produce un dezastru. Uita-te, daca este cazul, sa nu dai "Reply All" in loc de un simplu "Reply". Nu vrei ca toti colegii tai sa vada mesajul individualizat.

Nu participati la transmiterea de scrisori in lant si, in general, daca primiti un mesaj cu rugamintea de a-l transmite mai departe, nu faceti asta fara sa-l fi citit inainte.

Nu trimite direct attachment-uri uriase, mai bine intreaba inainte, decat sa ii blochezi celuilalt casuta postala cu fotografii, filme sau muzica.

Atentie la poze. Desigur, ai primit e-mail-uri cu imagini att de mari si n care,


mesajul a fugit n toate direciile. Ca sa nu patiti acelasi lucru, redimensionati pozele, nu lasati pozele cu dimensiunile originale. Daca nu stiti sa le redimensionati, mai bine atasatile la mesaj.

Nu folositi fundaluri gen stationery. Nu toate persoanele au programe care permit


vizualizarea acestor formate. Modul text sau HTML este cel mai indicat.

Incheie-ti mesajul politicos. Daca nu stii cum sa iti iei "La revedere!", scrie simplu
"Multumesc". Formule de incheiere: ...... Cu respect si deosebita consideratie asteptam raspunsul dumneavoastra ....... Sper ca am raspuns la toate intrebarile dvs, ........Va multumesc pentru intelegere ...... Cu stima, ...... Cu deosebita consideratie, .......In vederea unei organizari mai eficiente va rugam sa confirmati prezenta dumneavoastra la ........, dand reply acestui mesaj pana.. ......Va multumim pentru intelegere si colaborare, .... . Va rugam sa ne scuzati daca primiti acest mesaj de mai multe ori (in cazul trimiterii mai multor e-mailuri... invitatii conferinta etc) E indicat sa nu folositi corespondenta electronica pentru probleme personale. Sa nu faceti greseala de a presupune ca mesajele dumneavoastra de e-mail sunt absolut private. E-mail-ul a schimbat complet modul de lucru in ziua de azi. Ofera multe beneficii si daca il folosesti cum trebuie, este un instrument excelent pentru a-ti perfectiona eficacitatea.

Daca il administrezi prost, email-ul poate fi o pierdere importanta de timp. Statisticile arata ca angajatii se lupta cu mai bine de 30 de mail-uri pe zi, in timp ce manageri sau partenerii au de-a face cu o cifra mult mai mare. In loc de incheiere . aminteste-ti aceste reguli simple: Pentru o informatie urgenta: telefoneaza! La fel si daca doresti sa stabilesti o intalnire cu mai multi participanti. Pentru o informatie sensibila: deplaseaza-te! Mesajele delicate (vesti proaste, negocieri) sau confidentiale necesita intalniri face to face. Pentru o informatie clasica: email-ul este perfect!

Bibliografie Grazia Valci -Bunele maniere in Europa Ann Marie Sabath Codul bunelor maniere in afaceri Burke Hedges -Afacerea de vis.com Allan Pease Intrebarile sunt de fapt raspunsuri http://email.about.com/ George Orwell - Politics And The English Language LDP Author Guide ( Chapter 4. Write / 4.1. Writing the Text)