Cincuenta trucos para Word y Excel

Secretos, atajos y comandos para facilitar el trabajo y aumentar la productividad con las dos aplicaciones ms usadas en la oficina y el hogar Desde abrir Word sin un documento incrustado hasta cmo cortar horizontalmente una tabla Adems, grficos con ventana propia y mtodos para cargar datos en Excel Los trucos, atajos y hasta comandos e instrucciones no muy conocidos o poco utilizados suelen facilitar y aliviar el trabajo diario con aplicaciones como procesadores de texto, planillas de clculo y otras. En el caso especfico de Office, ms concretamente en Word y Excel 2000, hay una buena variedad de estas pequeas tcnicas y secretos para trabajar mejor. Algunos de ellos son los que se describen en esta nota.

WORD 2000
Gestin de archivos
1 Abrir sin documento. Si no quiere que al abrir Word aparezca un documento nuevo en pantalla haga lo siguiente: 1) Clic derecho en el Escritorio de Windows. 2) Elija la opcin Nuevo/Acceso directo en el men contextual. 3) En el cuadro de dilogo pulse el botn Examinar y siga la ruta de acceso del ejecutable de Word (Winword.exe) para que quede escrito en la caja Lnea de comandos. En una instalacin tpica esta ruta es "C:\Archivos de programas\Microsoft Office\Office\Winword.exe" (as, con comillas). En la misma caja, detrs de todo este path, tipee /n. 4) Presione Siguiente. 5) Introduzca un nombre para el acceso directo y finalice. 2 Extensin de archivos. Le gustara que en lugar de .doc sus documentos tengan otra extensin? La solucin es guardar el archivo y la extensin deseada entre comillas. Por ejemplo, genere un archivo y corra la instruccin Archivo/Guardar como. Luego, en la caja Nombre de archivo escriba "Prueba1.yo". Adems, el archivo no tendr el icono de un documento de Word. 3 Todos juntos. Una de las caractersticas de Office 2000 es que utiliza una ventana para cada documento abierto. Cmo hacer para cerrarlas todas en una sola operacin? Fcil: mantenga presionada la tecla Maysculas (Shift) mientras con el mouse corre el comando Archivo. En el men descolgable aparece entonces la orden Cerrar todo en reemplazo de la habitual Cerrar. Haga un clic sobre ella y slo quedar la ventana de Word sin documentos activos.

Edicin y formato
4 Palabras encadenadas. En muchos textos resulta imposible mantener juntas dos palabras que necesariamente deben quedar unidas. Esto es caracterstico al finalizar una lnea, ya que Word automticamente contina en la siguiente. Por ejemplo, en nuestro texto deseamos que las fechas siempre queden en la misma lnea sin verse afectadas por los citados saltos. Si debemos escribir 12 de abril y que estas tres palabras siempre queden encadenadas proceda a separar cada una de ellas con un espacio especial que se obtiene con el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Barra espaciadora. Si visualiza los caracteres no imprimibles en la pantalla, el texto debe quedar as: 12deabril. 5 Columnas iguales. En las pginas divididas en columnas es muy comn que en la ltima el

texto no alcance a completarla, quedando despareja respecto de las anteriores. Para distribuir el texto entre todas las columnas y, de paso, que stas queden simtricas en su altura, ejecute los siguientes pasos: 1) Ubique el cursor en el final de la ltima columna. 2) Corra la instruccin Insertar/Salto. 3) En el cuadro de dilogo abierto marque la casilla de verificacin Continuo del subttulo Tipos de saltos de seccin. Esto ajustar automticamente el tamao de todas las columnas de la pgina. 6 Reemplazo rpido. Autocorreccin no slo sirve para reemplazar palabras mal escritas. Tambin es una buena solucin para evitar el tipeo de palabras complicadas o extensas. Un ejemplo: suponga que tiene que escribir un estudio con la palabra desoxirribonucleico en muchas oportunidades. Esto es engorroso; ms fcil es escribir deso. Por lo tanto, ejecute el comando Herramientas/Autocorreccin, asegrese que est marcada la casilla de verificacin Reemplazar texto mientras escribe y tipee en el cuadro Reemplazar la palabra deso y en la caja Con desoxirribonucleico. Pulse Agregar y finalice con Aceptar. 7 Formas simtricas. El tem Autoformas de la barra de herramientas Dibujo despliega un men que contiene la opcin Formas bsicas. Esta permite trazar rectngulos, elipses, tringulos, trapecios, etctera. Pero, cmo hacer para dibujar fcilmente un cuadrado a partir del rectngulo o un crculo desde la elipse? Escoja una de estas formas, por ejemplo el rectngulo, con un clic. Antes de dibujar (el cursor tiene forma de cruz) presione y mantenga presionada la tecla Maysculas mientras realiza el trazo. Cualquiera que sea el tamao, slo dibujar cuadrados perfectos. 8 Qu formato tiene? Para saber rpidamente qu formato de fuente y prrafo tiene un fragmento de texto seleccionado pulse Maysculas+F1. Luego, pose el puntero con signo de pregunta sobre la seleccin y haga clic: se despliega un cuadro de dilogo con toda la informacin. Para desactivar esta funcin pulse Esc. 9 Formato directo. La mayora de los usuarios cree que para aplicar un formato sobre una palabra primero hay que seleccionarla ntegramente. Esto no hace falta. Ubique el cursor en cualquier punto de una palabra y pulse un botn de formato o atajo: el diseo se aplica a toda la palabra automticamente. Pruebe, por ejemplo, con negritas o itlicas. 10 Botn Copiar formatos. Para copiar un formato existente en un fragmento de texto sobre otro, el mtodo ms sencillo es utilizar el botn Copiar formato de la barra Estndar. Pero, una vez hecho el pegado, el comando se autodesactiva. Para bloquearlo haga doble clic en vez de un solo clic. Luego, deber pulsar Esc para desactivarlo. 11 Justificar la ltima lnea. Cmo justificar la ltima lnea (que no ajusta como las dems) en un prrafo con alineacin Justificada? La respuesta es simple: ubique el cursor delante del carcter no imprimible de fin de prrafo y pulse Maysculas+Enter. Automticamente, la lnea se justificar. 12 Cien estilos. Al pulsar el botn de lista del combo Estilo de la barra de herramientas Formato slo se exhiben cuatro diseos, aunque Word tiene cien. Para visualizar todos mantenga apretada la tecla Maysculas mientras presiona el mencionado botn. 13 Estilos con atajos. Si utiliza constantemente distintos estilos en sus textos puede resultar conveniente asignarle un atajo de teclado a cada uno. Para incorporar estas combinaciones de teclas ejecute el comando Herramientas/Personalizar y apriete el botn Teclado. Se abre una ventana, en ella: 1) seleccione el tem Estilos en la lista Categoras. 2) Elija el estilo al que se

aplicar el atajo en Listado de estilos. 3) Active la caja de texto Nueva tecla de mtodo abreviado y ejecute el atajo que desea. Este se escribe automticamente. 4) Pulse el botn Asignar y cierre. 14 Sin cambiar la plantilla. La plantilla Normal.dot almacena los formatos por defecto de los documentos nuevos de Word. Pero si desea cambiar el formato de la fuente por defecto de cada documento que genere no hace falta cambiar la plantilla. Ejecute Formato/Fuente, haga las modificaciones que crea conveniente y presione el botn Predeterminar. As, todo documento nuevo respetar este estilo.

Herramientas tiles
15 Lista de comandos. Existen muchos comandos de Word poco conocidos. Para obtener y conocer todas las instrucciones de que dispone esta aplicacin realice los siguientes pasos: 1) Corra el comando Herramientas/Macro. 2) En el men abierto seleccione el tem Macros. 3) Haga un clic en el botn de lista del cuadro combinado Macros y marque la opcin Comandos de Word. De inmediato, obtendr todas las instrucciones disponibles, incluso para ser ejecutadas. 16 Smbolo del euro. La nueva moneda de la Comunidad Europea, el euro, tiene un vistoso smbolo que es fcilmente aplicable en un documento de Word 2000 con la combinacin de teclas Ctrl+Alt+E. Sin embargo, tenga en cuenta que este truco slo funciona con las fuentes Arial, Courier y Times New Roman. 17 El Portapapeles de Office. Office 2000 tiene un Portapapeles con capacidad para almacenar 12 cortes. Para traerlo con facilidad al primer plano de la pantalla mantenga presionada Ctrl y pulse C dos veces seguidas. Para copiar en l, seleccione el objeto por guardar (un segmento de texto, una imagen, etctera) y pulse el botn Copiar del dilogo Portapapeles. Para pegar desde ste, coloque el cursor en la posicin del documento donde debe incluirse el objeto y luego haga un clic en el contenedor correspondiente. Si no recuerda cul es, ubique el cursor arriba y se obtiene un fragmento del texto almacenado. 18 Atajos de teclado. Si le interesa saber qu atajo de teclado le corresponde a cada botn de una barra de herramientas, ejecute el comando Herramientas/ Personalizar/Opciones y marque la casilla Mostrar teclas de mtodo abreviado en las sugerencias. As, los conocidos cartelitos amarillos incluirn el atajo correspondiente al comando. 19 Modo extendido. Para marcar un bloque de texto puede utilizarse el modo extendido. Ubique el cursor en la posicin desde la que quiere empezar a marcar el fragmento de texto. Luego, haga doble clic en el pequeo rectngulo con la expresin EXT ubicado en la barra de estado de Word (al pie de la ventana) o pulse F8 para habilitar el modo. Posteriormente basta hacer un clic en el punto en que desea terminar la seleccin. 20 Magia en F8. La tecla F8 no slo cumple la funcin especificada precedentemente. Con pulsaciones seguidas permite: 1) activar el modo extendido. 2) Seleccionar la primera palabra. 3) Marcar hasta el primer punto seguido. 4) Pintar el prrafo ntegro. 5) Seleccionar todo el documento. Un truco ms de esta tecla. Si es necesario marcar un bloque desde la posicin del cursor hasta una determinada letra (incluida sta), entonces pulse F8 seguido de esta letra y todo el bloque quedar seleccionado.

Personalizacin
21 Cambio de fondo. Puede cambiarse el color blanco del fondo de pantalla de Word por otro color? S, aunque en forma limitada a letras blancas sobre fondo azul (al estilo del viejo WordStar). La opcin es Herramientas/Opciones/ General y marcar la casilla de verificacin Fondo azul, texto blanco. 22 Men Trabajo. Una opcin casi sin documentar, pero que puede resultar de gran utilidad es incluir en cualquier barra de herramientas el men Trabajo. Para qu? Con objeto de tener a mano los archivos que utilizamos con mayor frecuencia y abrirlos directamente desde all. Para agregar el men Trabajo, por ejemplo a la barra Estndar, corra la instruccin Herramientas/Personalizar y seleccione la solapa Comandos. En la lista Categoras busque el tem Mens integrados y haga un clic en l para que se desplieguen en el cuadro contiguo los elementos que lo componen. Marque Trabajo y, sin soltar el botn del mouse, arrstrelo hasta la barra Estndar. Una vez en la barra, basta pulsar la opcin Agregar a men Trabajo (en el mismo men) para incorporar los documentos activos a este listado. Para eliminar una de estas entradas pulse Ctrl+Alt+ - (guin) y hgale un clic con el cursor con forma de lnea gruesa.

Listas y tablas
23 Formato de tabla propio. Para contar con un formato de tabla propio por defecto ejecute el comando Tabla/Insertar/ Tabla. Realice las modificaciones que crea conveniente en los parmetros del cuadro de dilogo (Nmero de filas, de columnas, ancho estndar de las columnas, etctera) y marque la casilla de verificacin Establecer como predeterminados para tablas nuevas. 24 Cortes horizontales y verticales. Para dividir una tabla en forma horizontal ubique el cursor en el comienzo de la fila a partir de la cual quiere seccionar la tabla y pulse el atajo de teclado Ctrl+Maysculas+Enter. Este mtodo tambin sirve para agregar un prrafo por encima de una tabla ubicada a la cabeza del documento. Para cortar una tabla en sentido vertical seleccione las columnas que quiere escindir y crtelas mediante Edicin/Cortar o Ctrl+X. Luego, pguelas donde considere conveniente con Ctrl+V o Edicin/Pegar. 25 Ordenar columnas. Al organizar una tabla, todas las columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condicin lgica impuesta. Pero a veces slo es necesario ordenar una sola columna y no todas. Si ste es el caso, marque la columna en cuestin y corra el comando Tabla/Ordenar. En el dilogo abierto pulse el botn Opciones y all marque la casilla de verificacin Ordenar slo columnas. As, slo se modificar la columna seleccionada.

EXCEL 2000
Edicin y formato
26 Un resaltador condicional. Una herramienta rpida para resaltar un resultado o una frmula en funcin de una condicin es la siguiente: 1) escriba seis valores numricos en un conjunto de celdas. Por ejemplo: 200, 320, 440, 1000, 1050 y 501. 2) Seleccione el rango y corra la instruccin Formato/ Formato condicional. 3) En el cuadro de dilogo abierto encontrar un grupo de cuatro cajas con el ttulo Condicin 1. Las dos primeras tienen los valores por defecto Valor de la celda y entre. En los restantes cargue los valores 500 y 1000. 4) Presione el botn Formato. En la ventana abierta, Formato de celda, seleccione un diseo que destaque las celdas que cumplan la condicin (fuente, borde o trama). 5) Apriete Aceptar. Slo las celdas

con valores comprendidos entre 500 y 1000 (501 y 1000) asumen el formato establecido en el paso anterior. 27 El ancho de las columnas. Excel 2000 aporta una eficaz solucin al problema de obtener columnas no contiguas de idntico ancho, cuestin no resuelta en las anteriores versiones. Proceda as: 1) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra con un clic en la cabecera. 2) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho con el mouse para abrir el men contextual. 3) Haga un clic en el tem Copiar. 4) Cliquee la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el men contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5) Marque la opcin Ancho de las columnas y presione Aceptar. 28 Edicin de frmulas. Ms que truco, ste es un buen consejo. Si va a editar una frmula muy compleja, cpiela en otra celda y squele el signo igual para que Excel la reconozca slo como texto. Luego trabaje en la frmula original. Si los resultados no son satisfactorios restaure la frmula original desde la copia de resguardo, agrguele el signo igual adelante y asunto concluido.

Herramientas tiles
29 Repeticin de acciones. Aplicar una y otra vez un formato o ejecutar una orden puede resultar una tarea tediosa. Pero la tecla F4 entrega una buena alternativa para superar esto, ya que almacena la ltima orden o formato aplicado: por ejemplo, escriba un texto o un nmero en dos celdas y, luego, aplique el formato de fuente negrita en una de ellas. De inmediato, active la segunda celda y pulse F4: automticamente esta celda tambin adopta el formato negrita. Para hacer una segunda comprobacin de la utilidad de este comando, presione la tecla Supr (Suprimir) del teclado para borrar el contenido de la celda. Luego, active la restante y presione F4; tambin sta queda en blanco. 30 Atajos de filas y columnas. Para ocultar y mostrar filas y columnas sin utilizar el mouse, Excel cuenta con las siguientes combinaciones de tecla: Ctrl+9: Ocultar fila. Ctrl+Maysculas+8: Mostrar fila. Ctrl +0: Ocultar columna. Ctrl+Maysculas+9: Mostrar columna. 31 Fecha y hora. Otros atajos prcticos, en este caso para insertar la fecha o la hora en una celda, son los siguientes: Para la hora: Ctrl+:. Para la fecha: Ctrl+;. Tenga en cuenta que tanto : (dos puntos) como ; (punto y coma) se tipean, en la mayora de los teclados, pulsando la tecla Maysculas. 32 Ms combinaciones. Entre el variado conjunto de combinaciones de teclas que provee Excel, stas resultan muy tiles: F11: genera un grfico automticamente, tomando los datos de un rango previamente seleccionado. Maysculas+F11: agrega una nueva hoja de trabajo en el libro. Alt+F11: abre el editor de Visual Basic, lo que permite escribir o modificar macros en ese lenguaje. Alt+F8: ejecutar una macro. Ctrl+Maysculas+F: cambiar la fuente. Ctrl+Maysculas+M: cambiar tamao de la fuente. 33 Editor de ecuaciones. Las matemticas cuentan con una vasta notacin compuesta de smbolos y caracteres de difcil escritura. Para solucionar este problema, el paquete Office 2000 proporciona un programa aadido (plug-in), el Editor de ecuaciones 3.0, que permite, desde cualquier aplicacin del paquete (Excel, Word, etctera) escribir correctamente una ecuacin matemtica. Para activar este editor, basta con ejecutar el comando Insertar/Objeto y, en el cuadro de dilogo abierto, buscar en la caja Tipo de objeto de la solapa Crear nuevo el tem Microsoft

Editor de ecuaciones 3.0 y hacer un doble clic sobre ella o bien marcarla con uno y presionar el botn Aceptar.

Gestin de datos
34 Nmeros fraccionarios. Introducir nmeros fraccionarios en Excel puede resultar fastidioso. Si se ingresa por ejemplo 3/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo formatea en consecuencia (3-May). Para hacerle saber que se trata de una fraccin cargue el nmero as: 0 3/5. En pantalla se ver 3/5, mientras que internamente el programa almacena 0,6. Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra fraccionaria. 35 Copia rpida. Excel 2000 incorpora una nueva funcin: copiar el contenido de una celda en las contiguas en forma automtica. El mtodo consiste en activar la celda fuente de los datos, hacer un clic en el pequeo cuadrado que la celda dispone en el vrtice inferior derecho y, sin soltar la tecla del mouse, arrastrar en el sentido que se desea. De inmediato, cada celda iluminada duplica el contenido de la celda fuente (valor, frmula, etctera). 36 Replicacin sin portapapeles. Un mtodo simple para cargar valores y frmulas iguales en rangos, incluso no contiguos, es el siguiente: 1) seleccione los rangos de destino. Mantenga presionada la tecla Ctrl mientras marca grupos de celdas no contiguos. 2) Introduzca el valor o la frmula en la celda activa (que debe formar parte del rango), por ejemplo, 0. 3) Presione Ctrl+Enter. Automticamente, todas las celdas seleccionadas incorporan ese valor. 37 Referencias absolutas. En el caso anterior, si se carga una frmula y sta debe contener referencias de celdas absolutas, escriba la ecuacin y pulse F4 para establecer las referencias absolutas. Luego ejecute Ctrl+Enter. Todas las frmulas referirn en forma absoluta a la celda o celdas sealadas. 38 Transposicin de datos. En Lotus 1-2-3, la transposicin de datos, es decir que valores ordenados verticalmente pasen a estarlo en forma horizontal y viceversa, contaba con un tem propio en el men principal. En Word, en cambio, est casi oculto. Cmo transponer entonces en Word? 1) Copie el rango origen (por ejemplo, la lista de los meses), supongamos en sentido horizontal, con Ctrl+C. 2) Active la primera celda del nuevo rango. 3) Ejecute el comando Edicin/Pegado especial. 4) Marque la casilla de verificacin Transponer. 5) Finalice con Aceptar. 39 Suma rpida. Suponga que necesita sumar rpidamente tres nmeros. Escriba cada uno de ellos en celdas contiguas (por ejemplo, 25, 34 y 56) y marque el rango. Luego observe a la derecha de la barra de estado de Excel: existe un cuadro con la leyenda Suma=115, el total buscado. Adems, si hace un clic derecho all se desplegar un men contextual con otras operaciones en vez de Suma: Promedio, Cuenta, Mx, Mn, etctera. 40 Autocompletar ms rpido. Cargar datos repetitivos en Excel con la funcin Autocompletar activada es un mtodo veloz. Pero la propia herramienta tiene una alternativa para agilizarlo an ms. Si est cargando una lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) ejecute la combinacin de teclas Alt+Flecha abajo: se despliega un men con los valores incorporados previamente. Seleccione el que corresponda. Idntico resultado puede obtenerse haciendo un clic derecho sobre la celda y cliqueando, en el men contextual, la opcin Elegir de la lista.

41 Validacin viajera. Al copiar una celda (o un rango), las reglas de validacin impuestas a sta quedan incluidas. Para copiar slo las reglas de validacin en un destino del que no se quiere modificar su contenido, marque la celda o rango origen y ejecute Ctrl+C; luego active la celda de destino (o la primera del rango) y corra la instruccin Edicin/ Pegado especial (o hgalo desde el men contextual), marque la opcin de radio Validacin y finalice con Aceptar. 42 Criterios mltiples. En la herramienta Filtro avanzado se establecen dos rangos: el de la lista por ordenar y el de los criterios para filtrar. Por lo general, cada columna de datos tiene su correlato entre los criterios. Sin embargo, es posible e incluso muy til tener ms columnas con el mismo encabezado para incorporar varios criterios; slo hay que respetar que estn en la misma fila. Un ejemplo: cargue en A1 Producto y en B1 Cantidad. Incorpore tres o cuatro juegos de valores (P01, 1000; P02, 2000; P03, 3000, y P04, 4000). Luego copie los rtulos de columna (Producto y Cantidad) en A8 y B8, por ejemplo. A continuacin, escriba en B9 el criterio >2000. Al ejecutar el comando Filtro/Filtro avanzado y fijar los rangos obtendremos dos registros: P03, 3000 y P04, 4000. Ahora, reemplace el rtulo Producto (que no se utiliza) por Cantidad (tenemos dos columnas de criterio con el mismo nombre) y escriba en A9 4000. Vuelva a correr el comando y obtendr slo el registro P03, 3000, el nico que cumple ambas condiciones. 43 Textos exactos. Si en Filtro avanzado se utiliza un criterio para un campo de texto, tenga cuidado con la condicin que impone, en especial si se debe guardar mucha exactitud. Por ejemplo, tenemos el campo Nombre y deben filtrarse aquellos que se llaman Roberto. Si como criterio se escribe R, por ejemplo, esto incluir en la lista filtrada nombres como Ral, Rubn, etctera. Para asegurarse que slo filtre los Roberto u otro texto exacto escriba la condicin de la siguiente forma: ="=Roberto". No olvide los dos signos igual. 44 Cambio de precisin. Internamente Excel guarda todas las posiciones decimales que tenga un nmero aunque en la pantalla, por una cuestin de formato, se vean slo los predeterminados mediante el comando Formato/Celdas (dilogo que se abre ms rpido con el valioso atajo de teclado Ctrl+1). Si desea ajustar los clculos a la cantidad de decimales que se visualizan en pantalla (por ejemplo, 1), eliminando el resto de ellos de las operaciones, ejecute el comando Herramientas/Opciones, haga un clic en la solapa Calcular y marque la casilla de verificacin Precisin de pantalla. Todos los valores del libro actual se recalculan a un decimal. Ejemplo: escriba en A1 12,73 y en B1 24,68; luego, en C1 haga la suma de ambos para obtener 37,41. D formato Nmero con un decimal a todas las cifras. Posteriormente corra el comando Herramientas/Opciones y marque Precisin de pantalla: todos los clculos quedan sobre la base de un decimal y, por supuesto, pierden precisin (se obtiene 12,7; 24,7 y 37,4 ).

Gestin de archivos
45 Arranque de Excel. Excel tambin tiene parmetros para ejecutarlo. Estos son: /e: obliga a Excel a arrancar sin crear un libro de trabajo nuevo (se llama formato incrustado). /I: el programa se inicia con una ventana de tamao mximo, ignorando todos los ajustes anteriores. /p[carpeta]: establece la ruta activa a un directorio distinto al predeterminado. Debe escribirse todo el path entre comillas. /r[nombre de archivo]: Excel abre el archivo especificado en modo de slo lectura. /s: La aplicacin se abre en modo seguro. Con sta, evita los archivos de las carpetas Xlstart y otros de arranque alterno factibles de poseer un virus.

Elementos grficos
46 Sucesin rpida. Este es un secreto muy poco conocido: luego de seleccionar un elemento en

un grfico de Excel con un clic del mouse, mediante las teclas de cursor (arriba, abajo, izquierda y derecha), con suma facilidad y en forma sucesiva, se pueden editar uno a uno todos los elementos que componen el grfico (ejes, ttulos, valores, etctera). 47 Ventana de grfico. Le resulta incmodo trabajar con un grfico directamente en la hoja en que est incrustado? Entonces, abra una ventana exclusiva para l: 1) haga un clic derecho en cualquier parte del dibujo para abrir el correspondiente men contextual. 2) Seleccione el tem Ventana de grfico. Automticamente el trazo tendr su propio cuadro de dilogo para editarlo o visualizarlo con comodidad. 48 Difcil de seleccionar. Hay objetos en los grficos de Excel muy complicados para seleccionar con un clic del mouse. Antes de entrar en colapso, despliegue la barra de herramientas Grfico (Ver/Barras de herramientas/Grfico), abra el listado del combo Objetos del grfico (en el extremo izquierdo de la barra) y seleccione all el elemento dscolo. 49 Ttulos gigantes. En los grficos de Excel, por defecto, cada vez que se redimensiona el rea de dibujo tambin lo hacen los textos en su interior, en especial, los ttulos. Si no quiere que esto suceda, haga un clic derecho sobre el ttulo o texto y elija la opcin Formato del ttulo del grfico en el men contextual. Esto abre un cuadro de dilogo; en l seleccione la solapa Fuente y all desactive la casilla de verificacin Autoescala. 50 Agregar valores. Un mtodo simple para agregar nuevos valores en un grfico es el siguiente: seleccione el nuevo rango de datos y cpielo en el Portapapeles; a continuacin, haga un clic derecho sobre el grfico y elija el tem Pegar del men contextual. Automticamente se aadirn las columnas o porciones correspondientes a los nuevos valores.| Word ms rpido: A veces Word reacciona demasiado lentamente a las pulsaciones del teclado, e incluso no puede verse el parpadeo del cursor en el punto de insercin de los caracteres. Qu puede hacerse para mejorar la velocidad? La solucin ms comn a este problema consiste en desactivar la revisin ortogrfica y gramatical. En el men Herramientas > Opciones > pestaa Ortografa y gramtica, desactiva tanto Revisar ortografa mientras escribe como Revisar gramtica mientras escribe. Volver Atrapado en una lnea grfica?: Despus de dibujar una lnea horizontal, con la opcin lnea de la barra de dibujo, al pulsar la tecla INTRO para pasar a la siguiente lnea del documento, nos podemos llevar la sorpresa de que la lnea que hemos dibujado baja tambin. Para evitar esto, antes de pulsar INTRO, pulse la tecla FIN. De esta forma la lnea permanecer en su sitio tras pulsar INTRO nuevamente. Volver Texto, antes; tabla, despus: Quiero insertar una tabla nada ms abrir un documento nuevo y ahora no s cmo desplazarla para poner texto normal encima de ella Site el cursor en la primera celda (ngulo superior izquierda) y pulse Intro. Por fortuna, Word 97 ha conservado esta opcin que se inici, a peticin de sus usuarios, en Word 6 (al igual que otorg a las teclas Inicio y Fin la facultad de enviar el cursor al inicio o al final de una lnea y no, como inicialmente ocurra, slo con Mays+Inicio y Mays+Fin). Volver Visualizar combinaciones de teclas: Cmo puedo hacer que Word me tenga permanentemente informado de los atajos o combinaciones de teclas existentes en las operaciones que realizo?

Dispone de una opcin, al menos para las operaciones que realiza haciendo clic en los iconos de las barras de herramientas. Haga lo siguiente: 1. Elija Herramientas > Personalizar. 2. En el cuadro de dilogo haga clic sobre la tercera pestaa, Opciones. 3. Active las dos opciones que le permiten Mostrar sugerencias en las barras de herramientas y Mostrar teclas de mtodo abreviado en las sugerencias. A partir de ahora, la mayora de los icono le mostrarn, cada vez que pase el cursor por ellos, una breve explicacin de lo que hacen y el atajo que puede utilizar para obtener el mismo efecto. ltima sugerencia: en Herramientas > Personalizar se encuentra el botn Teclado, que le ofrece el sugerente cuadro Personalizar teclado, para asignar a su gusto y comodidad los atajos o combinacin de teclas de cada operacin. Volver Cerrar todos los archivos: Me gustara conocer un mtodo rpido para cerrar mis archivos sin salirme de Word. A veces me encuentro hasta diez archivos abiertos y me resulta pesado cerrarlos uno a uno. Ese mtodo existe y es realmente cmodo, aunque, al igual que otras utilidades de Woed, se encuentre algo escondido para el usuario normal. Helo aqu: pruebe a activar Archivo teniendo presionada la tecla Mays. Se encontrar con una nueva opcin en el men. Cerrar todo, que le permite eso mismo, cerrar todos los archivos que tenga abiertos en ese momento (tambin dispone de Guardar todo a continuacin). Si por su trabajo tiene que bregar diariamente con varios archivos a las vez, le recomendamos incluir estas opciones de guardado y cierre simultneo de archivos en el men Archivo. Para ello vaya a Herramientas > Personalizar y haga clic en las pestaa Comandos donde pod arrastrar hasta el citado men los iconos correspondientes a tales acciones (estn en la primera categora, Archivos). Volver Evitar ltima pgina impresa en blanco: Con frecuencia tras imprimir el documento me encuentro con esta desagradable sorpresa. El documento acaba con una pgina casi en blanco, por culpa de dos o tres lneas que han quedado descolgadas. Word 97 incorpora una utilidad que es poco conocida. La opcin Archivo > Vista preliminar incorpora un botn denominado Reducir hasta ajustar, que permite esta opcin, aunque slo sea para la ltima pgina del documento y nada ms... Word disminuye el tamao de las fuentes que componen el documento para posibilitar esta reduccin de una pgina. Volver Agilizar desplazamientos: Esta es otra forma de desplazarse fcilmente por un libro de trabajo grande: Nombre una celda de cada hoja y luego use el comando Ir a. Por ejemplo, supongamos que ha introducido su presupuesto en la Hoja3 de un libro. Nombre la celda A1 de esa hoja con el nombre Presupuesto. A partir de ese momento podr moverse rpidamente a esa hoja pulsando F5 y seleccionando o escribiendo el nombre Presupuesto en la caja de dilogo. Volver Teclas rpidas: Si necesita introducir a menudo la hora y /o la fecha actual en sus hojas de trabajo, puede usar las combinaciones de teclas Ctrl-Maysculas-. (la tecla Ctrl, la tecla Maysculas y la tecla punto) para la hora, y Ctrl-Maysculas-, (coma) para la fecha. Volver Convertir a euros los nmeros de una hoja: Para explicar este truco supondremos que la informacin inicial se halla en la Hoja1, y que la Hoja2 est en blanco, de modo que la usaremos para obtener la informacin convertida.

Sitese en la celda A1 en la Hoja2 y escriba la frmula siguiente: =SI(ESNUMERO(Hoja1! A1);Hoja1!A1/166,386;SI(ESBLANCO(Hoja1!A1);"";Hoja1!A1) A partir de ah, copie la frmula hacia la derecha y hacia abajo hasta conseguir que acte sobre el rango utilizado en la Hoja1. Volver

Una tabla, una pgina: Te ha salido la tabla algo grande y no la puedes imprimir en una sola hoja? Veamos cmo solucionarlo: 1. En la barra de mens, pulsa sobre Archivo y selecciona del submen la opcin Configurar pgina. 2. En esta ventana, pulsa sobre la pestaa Pgina. 3. en la seccin Escala, activa la casilla Ajustar a: 4. Comprueba que el valor de las casillas pginas de ancho por y de alto est en 1 (a no ser que quieras distribuir la tabla en varias pginas). 5. Finalmente, pulsa sobre Imprimir... y Aceptar. Excel imprimir la tabla en una pgina, independientemente de su tamao. Volver Pantalla de inicio profesional: Aqu tenis un pequeo truco para que vuestros programas sean ms profesionales consiguiendo que aparezca el logotipo de la empresa al arrancar Access y no la pantallita con el nmero de licencia y dems. Crea una pantalla grfica con cualquier programa y gurdala como bitmap con el mismo nombre que t base de datos, ponla en el mismo directorio en el que guardas t base. Crea un acceso directo a t aplicacin. Al arrancar desde este icono Microsoft Access ver que hay un archivo bitmap con el mismo nombre que t base de datos y aparecer durante unos segundos. Volver Incrementar y disminuir fechas pulsando + y -: Una caracterstica interesante para aadir a los programas Access es permitir que el usuario pueda incrementar y decrementar fechas pulsando las teclas + y -. Para proporcionar esta caracterstica se debe aadir el siguiente cdigo al evento KeyDown de los campos de tipo fecha que existan en el formulario: Select Case KeyCode Case 107, 187 Screen.ActiveControl =Screen.ActiveControl + 1 SendKeys "{Esc}" Case 109, 189 Screen.ActiveControl =Screen.ActiveControl - 1 SendKeys "{Esc}" End Select Volver Intercambio de informacin entre Word y PowerPoint: Se trata de crear una presentacin en PowerPoint a partir de un documento de Word: PowerPoint lee directamente documentos Word, de modo que es posible crear presentaciones efectivas en poco tiempo. El truco es estructurar el documento Word usando los estilos predefinidos "Ttulo 1", "Ttulo 2", etc. Si el documento confeccionado en Word se ha estructurado convenientemente, ha de abrirse el archivo en PowerPoint seleccionando la opcin Abrir una presentacin existente. Luego selecciona en Tipo de archivo, la opcin Todos los esquemas. Selecciona tu archivo y pulsa Abrir. PowerPoint mostrar en modo Esquema que ha creado una diapositiva para cada prrafo que en el documento tena asignado el estilo "Ttulo 1". Los prrafos con estilo "Ttulo 2" forman parte de la diapositiva de la que dependen, apareciendo como puntos de una lista. Los prrafos que no tenan estilo "Ttulo" no aparecen en las diapositivas.

Ten en cuenta que en el traspaso PowerPoint no incluye los grficos, tablas u otros objetos del documento de Word, de modo que es necesario copiarlos uno a uno con Copiar y Pegar. Una vez el documento en PowerPoint puedes utilizar las funciones del men Formato para dar a la presentacin la apariencia que desees.