Sunteți pe pagina 1din 76

MISIUNEA DE AUDIT PUBLIC INTERN PRIVIND ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL

-LA FIRMA SC.ALDO.SRL-

Auditori interni: BIRSAN LIVIA, BOCA FLAVIA

Realizarea misiunii de audit pulic intern privind activitatea financiarcontabil presupune parcurgerea procedurilor i documentelor specifice activitii de audit intern, structurate pe cele patru etape prezentate prin normele generale astfel: 1. Etapa de pregtire a misiunii de audit intern n aceast etap au fost elaborate documentele prevzute de normele generale i s-au adus clarificri, n special, cu privire la modul concret de dezvoltare a procedurii de Analiza riscurilor, respectiv: succesiunea documentelor, structura acestora i modul de completare, nivelul de apreciere al riscurilor i clasarea acestora n mari, medii i mici, ierarhizarea riscurilor pentru stabilirea punctelor tari i a punctelor slabe, n vederea finalizrii listei obiectelor auditabile, care va reprezenta tematica misiunii de audit intern pe care se va concentra testarea pe teren, etap care se materializeaz n elaborarea Programului interveniei la faa locului. 2. Etapa de intervenie la faa locului-n aceast etap se realizeaz colectarea documentelor, analiza i evaluarea acestora prin testarea propriuzis pe teren a obiectelor auditabile stabilite prin Programul interveniei la faa locului, prin utilizarea intervievrii personalului auditat, verificarea nregistrrilor contabile, analiza datelor i informaiilor, evaluarea eficienei i eficacitii controalelor interne, realizarea diferitelor testri, care se materializeaz n chestionare de control intern pentru constituirea eantioanelor, liste de verificare, teste, foi de lucru, interviuri i note de relaii, documente care vor constitui probe de audit. 3. Etapa de elaborare a Raportului de audit intern- n cadrul acestei etape se urmrete structurarea acestuia pe Tematica in detaliu a misiunii de audit obinuta in procedura de Analiza riscurilor. 4. Etapa de urmrire a recomandrilor- n cadrul acestei etape ne asigurm c recomandrile cuprinse n Raportul de audit intern vor fi implementate ntocmai i la termenele stabilite i a faptului c managementul a evaluat riscul neimplementrii acestora. Obiectivele misiunii de audit intern privind Activitatea financiarcontabil au fost urmtoarele: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea activitii financiare n continuare, prezentm desfurarea misiunii de audit intern pentru Activitatea financiar-contabil, structurat pe etapele, procedurile i
2

documentele din normele generale, n conformitate cu schema de derulare a misiunilor de audit intern din cadrul acestora. Misiunea de audit public intern se va realiza la societatea comercial SC.ALDO.SRL. Firma este administrat i reprezentat de ctre COREA ILIE, cu puteri depline. Sediul societii comerciale este situat n Calea Unirii (Zona Sere), nr.20J, municipiul Suceava, jud. Suceava, telefon: 0230551586, fax: 0230551582. Societatea SC.ALSO.SRL a fost nregistrat n cadrul Oficiului Registrul Comerului cu numruil de ordine: J33/2207/1994, codul unic de nregistrare: RO 6728616. Obiectul principal de activitate al firmei l constituie: FABRICAREA NCLMINTEI. Activitatea de comer, producia, ca i serviciile vor fii efectuate prin reea de magazine sau puncte de lucru proprii, precum i alte puncte fixe ori ambulant n piee, trguri, bazare puncte volante sau oboare din municipiul Suceava, ori n alte localiti din ar, n locurile stabilite i aprobate de primrii. Societetea are un capital social n valoare de 106.950 LEI, format din 10.695 pri sociale de cte 10 lei. Societatea are puncte de lucru: 1. FABRICA DE NCLMINTE ZONA SERE-SUHAT, NR. FN MUNICIPIUL , JUD. SUCEAVA 2. MAGAZIN DESFACERE CU AMNUNTUL NCLMINTE I MAROCHINRIE P-A UNIRII, NR. 67, PARTER, MUNICIPIUL RDUI, JUD. SUCEAVA

ORGANIGRAMA SOCIETII SC.ALDO.SRL


Administrator

ContabilitateFinanciar Administrativ

Juridic Resurse Umane Gestiune I Gestiune II

Managementul calitii

Compartiment tehnic

Proiectare

C.T.C.

Aprovizion -are

Desface -re Croit Cusut Tlpuit

Direcia de Audit Intern

Nr. 12/1.10.2010 ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2009, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 1.10.2009 1.11.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Organizarea registrelor de contabilitate. 2. Conducerea activitii financiare. Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil. Echipa de auditori interni este format din urmtorii auditori: Birsan Livia Boca Flivia

Auditori, Birsa Livia Boca Flavia

Direcia de Audit Intern


DECLARAIA DE INDEPENDEN

Nume i prenume:Birsan Livia Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil

Data: 01.10.2010
DA NU X X X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern,

Director Direcia de Audit Public Intern,

Birsan Livia
Direcia de Audit Intern

Popa Ion

DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Boca Flavia Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil

Data: 01.10.2009
DA NU X X X X X X X X X X X -

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen?

Auditor intern,

Director Direcia de Audit Public Intern, Popa Ion

Boca Flavia

Direcia de Audit Intern Nr. 35 / 01.10.2010

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

SC.ALDO.SRL Direcia de Audit Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil Stimate: Domnule Director Corea Ilie, n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2009-2010, urmeaz ca n perioada 01.10.2010 01.11.2010 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.03.2009- 01.03.2010. V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor;

prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiarcontabil; organigrama societaii: SC .ALDO.SRL; Regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor;

procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei;

rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe doamnioara Birsan Livia, auditor intern, coordonatoarea misiunii sau pe eful compartimentului de audit intern. Cu deosebit consideraie,

Director Direcia de Audit Public Intern, Popa Ion

Direcia de Audit Intern


10

COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: Birsan Livia/Boca Flavia Avizat: Popa Ion

Data: 18.10.2010 Data: 18.10.2010

COLECTAREA INFORMATIILOR DA Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile X structurii auditate Obinerea organigramei X Obinerea Regulamentului de organizare si X funcionare Obinerea fiselor posturilor X Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil X Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii X NU X X Exista doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern OBSERVATII

11

Direcia de Audit Intern LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE


Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil 01.03.2009.-01.03.2010 Birsan Livia/ Boca Flavia Popa Ion

Data: 18.10.2010 Data: 19.10.2010

Nr. crt.
1.

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare 4. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor 5. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor si taxelor datorate statului 6. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004; - Legea nr. 469/2002; - Legea nr. 571/2003; - O.M.F.P nr. 1577/2003; - H.G. nr. 2185/2004; - Legea nr. 500/2002 - Legea nr. 19/2000 - Legea nr. 76/2002 - OMFP nr. 1917/2005

Observaii

2.

NOT: Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 6 obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern.

12

Direcia de Audit Intern IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Nr. crt.
1.

Activitatea financiar-contabil
01. 03.2009.-01.03.2010

Birsan Livia/Boca Flavia Popa Ion Obiecte auditabile


1.Registrul-jurnal

Data: 20.10.2010 Data: 20.10.2010 Riscuri semnificative


1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 12. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 13

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Observaii

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

2.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

4. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Observaii

13. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 14. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 15. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 5.Activitatea de stabilire i raportare 16. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind a impozitelor i taxelor datorate activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor statului datorate statului 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 18. Calculul eronat al sumelor datorate statului 19. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 6. Activitatea de realizare a 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind veniturilor extrabugetare activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 21. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

NOT:
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 6 obiecte auditabile crora le-au fost ataate 21 de riscuri.

14

Direcia de Audit Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, A PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCURILOR Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010 ntocmit: Birsan Livia/ Boca Flavia Avizat: Popa Ion
Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Data: 21.10.2010 Data: 21.10. 2010

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 Exist proceduri i se aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitate mic N2 Exist proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplic Impact financiar normal Vulnerabilitate medie N3 Nu exist proceduri Impact financiar ridicat Vulnerabilitate mare

P2 30%

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

15

Direcia de Audit Intern CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010
ntocmit: Birsan Livia/Boca Flavia Data: 20.10.2010

ACTIVITATEA DE AUDIT
1. Organizarea registrelor de contabilitate
- exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea registrelor de contabilitate? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate de personalul compartimentului? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind modul de ntocmire a registrelor de contabilitate? - avei personal specializat responsabil cu ntocmirea registrelor de contabilitate? - jurnalele, centralizeaz i nregistreaz operaiunile consemnate n documente justificative? - sunt prezentate registrele sub forma unor listri informatice? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar - listrile informatice respect prevederile legale d.p.d.v. formatului? al

DA X

NU

OBS
Cadrul normativ

X X X X X X X X X X X X X
Testare Cadrul normativ Registruljurnal Testare

2. Conducerea activitii financiare


- exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea activitii financiare? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - la nivelul entitii exist un responsabil cu urmrirea debitorilor i creditorilor? - la nivelul exist un responsabil privind activitatea de constituire i reglementare a impozitelor i taxelor datorate statului - la nivelul entitii exist o persoan responsabil cu activitatea de constituire a veniturilor extrabugetare? - exist un program anual de formare profesional? - acest program acoper toate domeniile?

X X X

Testare

X X Not:Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.
16

Direcia de Audit Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010 ntocmit: Birsan Livia/ Boca Flavia Avizat: Popa Ion

Data: 20.10.2010 Data: 20.10.2010


Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Nr. crt.
1.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Punctajul total

ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

1. Registrul-jurnal

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registruluiinventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registruluiinventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare

0,5 0,5 0,5

3 2 3

0,3 0,3 0,3

1 1 2

0,2 0,2 0,2

3 2 2

2,4 1,7 2,5

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

3 1 3 2 3

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

1 1 1 1 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

3 1 3 2 3

2,4 1,0 2,4 1,7 2,4

17

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

2.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 4. Activitatea de 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii plat/ncasare a datoriilor, privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor respectiv creanelor 12. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 13. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 14. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 15. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 5.Activitatea de stabilire 16. Inexistena unor proceduri scrise/monografii i raportare a impozitelor privind activitatea de stabilire i raportare a i taxelor datorate statului impozitelor i taxelor datorate statului 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 18. Calculul eronat al sumelor datorate statului 19. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului

0,5 0,5 0,5 0,5 0,5 0,5

2 2 1 3 2 1

0,3 0,3 0,3 0,3 0,3 0,3

2 2 1 2 2 1

0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2

2 3 1 2 1 1

2,0 2,2 1,0 2,5 1,8 1,5

0,5

0,3

0,2

1,2

0,5

0,3

0,2

1,5

0,5 0,5 0,5

1 1 3

0,3 0,3 0,3

2 2 2

0,2 0,2 0,2

2 3 1

1,5 1,7 2,3

18

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3)
P1 50% Ni P2 30% Ni P3 20% Ni

Punctajul total

6. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 21. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

0,5 0,5

1 1

0,3 0,3

1 2

0,2 0,2

1 2

1,0 1,5

19

Direcia de Audit Intern

CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010 ntocmit: Birsan Livia/ Boca Flavia Avizat: Popa Ion Nr. crt.
1.

Data: 20.10.2010 Data: 20.10.2010 Riscuri semnificative


Punctaj total
2,4 1,7 2,5 2,4 1,0 2,4 1,7 2,4 2,0 2,2

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal

Clasare
Mare Mic Mare Mare Mic Mare Mic Mare Mediu Mediu

OBS.

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Nu

Nu Nu

20

Nr. crt.
2.

Obiective
CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Obiecte auditabile
4. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

Riscuri semnificative
11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 12. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 13. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 14. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 15. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 16. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 18. Calculul eronat al sumelor datorate statului 19. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 21. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

Punctaj total
1,0 2,5 1,8 1,5

Clasare
Mic Mare Mediu Mic

OBS.
Nu

Nu

1,2

Mic

Nu

5.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

1,5

Mic

Nu

1,5 1,7 2,3 1,0 1,5

Mic Mic Mare

Nu Nu

6. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Mic Mic

Nu Nu

Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 21 de riscuri, grupate pe cele 6 obiecte auditabile i 2 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii
21

Analiza riscurilor. n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 10, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

Direcia de Audit Intern

22

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil
01.03.2009.-01.03.2010

Birsan Livia/ Boca Flavia Popa Ion

Data: 21.10.2010 Data: 21.10.2010


Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern
Sczut

Nr. crt.
1.

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal

Riscuri semnificative
Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului jurnal Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului inventar Completarea incorect a Registruluiinventar Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare Completarea incorect a registrului Cartea Mare

Puncte T/S

OBS.

Sczut

3. Registrul-inventar

S S S S

Sczut Sczut Sczut Sczut

3. Cartea Mare

23

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative
Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern


Programul informatic genereaz registrul Cartea Mare

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern


Mediu

OBS.

NU

2.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

4. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor

Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora ntrzieri la plata impozitelor i taxelor datorate statului

S Exist i funcioneaz sistemul de control intern

Sczut

Mediu

NU

5. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

Sczut

Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 2 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora.

24

Direcia de Audit Intern TEMATICA IN DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01. 03.2009.-01.03.2010 ntocmit: Birsan Livia /Boca Flavia Avizat: Popa Ion
Nr. crt.
1.

Data:21.10.2010 Data:21.10.2010

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE 1. Registrul-jurnal

Obiecte auditabile selectate


1. Analiza procedurilor operaionale 2. Modul de completare a Registrului-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Analiza procedurilor operaionale 4. Modul de completare a Registrului-inventar 3. Cartea Mare 5. Analiza procedurilor operaionale 6. Modul de completare a Registrului Cartea-mare 4. Activitatea de plat/ncasare a 7. Analiza responsabilitilor privind activitatea auditat datoriilor respectiv creanelor 5. Activitatea de stabilire i 8. Analiza efecturii plilor raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

2.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

25

Direcia de Audit Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Perioada auditat: ntocmit: Avizat: Activitatea financiar-contabil
01.03.2009.-01.03.2010

Birsan Livia/ Boca Flavia Popa Ion


ACTIVITILE PROGRAMATE DURATA (H)

Data: 22.10.2010 Data: 22.10.2010


PERSOANELE IMPLICATE LOCUL DESFURRII

OBIECTIVELE AUDITULUI

Tema general: Activitatea financiar-contabil 1. Pregtirea misiunii de 1. Tiprirea i procesarea Ordinului de serviciu audit

338
62 2 2 4 8 8 8 8 8 10 Birsan Livia Birsan Livia Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Boca Flavia Miulescu Ion DAPI DAPI DAPI SC.ALDO.SRL DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI

2. Tiparirea i procesarea Declaraiei de independena 3. Pregtirea i transmiterea Notificrii privind declanarea misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea informaiilor 5. ntocmirea Listei centralizatoare a obiectelor auditabile 6. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 7. ntocmirea Programului de audit intern 8.Intocmirea Notei i a Programului interveniei la faa locului 9. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul - Puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului.

26

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 10. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu SC.ALDO.SRL 11. Redactarea Minutei edinei de deschidere. Obinerea numelui persoanelor de contact i stabilirea unui loc pentru desfurarea activitii de audit.

DURATA (H) 2 2

PERSOANELE IMPLICATE Birsan Livia Boca Flavia Popa Ion Birsan Livia Boca Flavia Popo Ion Birsan Livia Boca Flavia

LOCUL DESFURRII SC.ALDO.SRL SC.ALDO.SRL

2. Intervenia la faa locului Obiectivul I. Organizarea 1.1 Efectuarea testrilor 1.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De registrelor de contabilitate

100
16 2 16 6 4 16 2 16 6 4 4 4 4 160 27 Birsan Livia Boca Flavia SC.ALDO.SRL SC.ALDO.SRL

Obiectivul II. Conducerea activitii financiare

Buget i Contabilitate Intern 1.3 Elaborare FIAP - urilor 1.4 Colectarea dovezilor 1.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 2.1 Efectuarea testrilor 2.2 Discutarea constatrilor cu directorul Direciei De Buget i Contabilitate Intern 2.3 Elaborarea FIAP - urilor 2.4 Colectarea dovezilor 2.5 Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru 12. Planificarea si organizarea Sedintei de inchidere 13. Discutarea constatrilor cu Direcia de buget i Contabilitate Intern 14. Concluzii

Birsan Livia Boca Flavia Tomescu Viorel Stnescu Ioana Cristescu Gabriel Cristescu Gabriel Tomescu Viorel Stnescu Ioana

SC.ALDO.SRL SC.ALDO.SRL DAPI

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE 15. Redactarea proiectului de Raport de audit intern 16. Revizuirea Raportului de audit intern 17. Obinerea proiectului de Raport de audit intern aprobat de conducere 18. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea de rspuns n 15 zile 19. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 20. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punct de vedere al auditatului 21. Finalizarea Raportului de audit intern 22. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 23. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat

3. Raportul de audit intern

DURATA (H) 48 48 8 8 8 8 16 8 8 16

PERSOANELE IMPLICATE Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Miulescu Ion Birsan Livia Birsan Livia Boca Flavia Popa Ion Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Boca Flavia Birsan Livia Birsan Livia Birsan Livia

LOCUL DESFURRII DAPI DAPI DAPI DAPI SC.ALDO.SRL DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI

4. Urmrirea

24. Intocmirea Fisei de urmarire a recomandarilor

recomandrilor Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

28

Direcia de Audit Intern

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL


Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010 ntocmit: Birsan Livia/ Boca Flavia Avizat: Popa Ion

Data: 25.10.2010 Data: 25.10.2010

Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE


Nr. crt. 1. 2. 3, OBIECTE AUDITABILE Registrul-jurnal Registrul-inventar Registrul Cartea Mare TIPUL TESTRII Analiza completrii Registrului-jurnal Analiza completrii Registrului-inventar Analiza completrii Mare Registrul Cartea Locul SC.AL DO.SR L SC.AL DO.SR L SC.AL DO.SR L Durata (h) 20 20 4 Nr. test
Interviu nr. 1.1.1
Nr. lista verificare

Auditori Birsan Livia

Test 1.1.1
Interviu nr. 1.1.1

LV 1 LV 1 LV 1

Birsan Livia

Test 1.2.1
Interviu nr. 1.1.1

Birsan Livia

Obiectivul II. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE


Nr. crt. 4. OBIECTE AUDITABILE Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor TIPUL TESTRII Analiza organizrii obligaiilor de plat pe scadene Locul SC.ALD O.SRL Durata (h) 22 Nr. test Test 2.4.1
Nr. lista verificare

Auditori Birsan Livia

LV2

29

Obiectivul II. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE


Nr. crt. 5. OBIECTE AUDITABILE Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului TIPUL TESTRII Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului Locul SC.ALD O.SRL Durata (h) 22 Nr. test
Nr. lista verificare

Auditori Birsan Livia

Test2.5.1

LV 2

Auditori interni, Birsan Livia Boca Flavia

Supervizor, Popa Ion

30

Serviciul Audit Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01. 03.2009.-01.03.2010 ntocmit: Birsan Livia /Boca Flavia Avizat: Popa Ion
A. Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura

Data: 25.10.2010 Data: 25.10.2010

Popa Ion Director DAPI Birsan Livia Auditor intern DAPI Boca Flavia Auditor intern DAPI B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii SC.ALDO.SRL i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, Auditai,

31

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. crt. 1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor?

DA -

NU -

OBS.

X X

Interviu nr. 1.1.1.


32

Nr. crt. 1.2.

ACTIVITATEA DE AUDIT - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate: a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n toate cazurile, prin stornare. Data: 26.10.2010 Auditor intern, Birsan Livia

DA

NU X X

OBS.

X X X X

Observare direct TEST nr. 1.1.1 Foaie de lucru nr. 1.1.1 Lista de control nr. 1.1.1 FIAP nr. 1.1.1

1.3.

X X

TEST nr. 1.2.1. Lista de control nr. 1.2.1. FIAP nr. 1.2.1.

1.4.

X X X X X X X

Observare direct Observare direct


Problemati c abordat pentru fiecare registru de
contabilitate

1.5.

Supervizor, Popa Ion

33

Direcia de Audit Public Intern INTERVIU NR. 1.1.1. privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat doamnei Iousup Tabita, ef birou contabilitate Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010 Nr. ntrebare crt. 1. Pentru activitatea de completare a registrelor de contabilitate exist proceduri? 2. Procedurile sunt scrise i formalizate? 3. Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? 4. Avei monografii contabile pe domenii? 5. Monografiile contabile sunt scrise i formalizate? 6. Exist responsabil cu completarea i actualizarea monografiilor? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? 8. Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de nregistrare n contabilitate? 9. Exist propuneri de perfecionare a procedurii? 10. Nu mai avei nimic de adugat? Data: 26.10.2010 Not: Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern.
34

DA X

NU

Obs. Cadrul normativ

X X X X X X X X X Intervievat, Iousup Tabita Responsabilul a fost stabilit recent

7.

Auditor intern, Birsan Livia

35

Direcia de Audit Intern

TESTUL NR. 1.1.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: ntocmirea i inerea Registrului-jurnal DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint listrile informatice ale Registrului-jurnal pentru cele 18 luni calendaristice ale perioadei auditate; Eantionul pentru verificarea modului de completare a Registrului- jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la 33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 6 luni, conform Foii de lucru nr. 1.2.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume: Registrul jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate astfel: - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico36

financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr. 82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1.

Data:
26.10.2010

Auditor intern,
Birsan livia

Supervizor,
Popa Ion

37

FOAIE DE LUCRU NR. 1.1.1. Obiectivul I: ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Eantionul pentru testarea modului de completare a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de documentul Registrul-jurnal completat pentru perioada martie 2009 martie 2010, respectiv din 18 liste informatice lunare ale acestuia; Eantionul a fost stabilit la 33% din populaia total, respectiv 6 liste informatice, aferente lunilor martie, iunie, septembrie, decembrie 2009 i lunilor ianuarie,martie 2010; Eantionul astfel constituit va fi verificat integral;

Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1.

Data: 26.10.2010

Auditor intern, Birsan Livia

n prezena, Ec. Popescu Mariana

38

LISTA DE CONTROL NR. 1.1.1. privind Completarea Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Elemente testate Elemente eantionate
1. Registrul-jurnal la data de 31.03.2009 2. Registrul-jurnal la data de 31.06.2009 3. Registrul-jurnal la data de 31.09.2009 4. Registrul-jurnal la data de 01.12.2009 5. Registrul-jurnal la data de 31.03.2010 Examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal X FIAP X FIAP X Existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate X X X X X Confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate X FIAP X FIAP X Garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora X X X X X Urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare X X X X X

Data: 26.10.2010

Auditor intern, Birsan Livia

n prezena, Ec. Popescu Mariana

39

40

Direcia de Audit Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.1.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010

PROBLEMA: Completarea incorect a Registrului-jurnal (cod 1-14-1) cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor CONSTATARE: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar-contabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CAUZE: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul SC.ALDO.SRL neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal. CONSECINE: - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. - Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora.
41

RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. - Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la SC.ALDO.SRL pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. - Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. - Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. - n cazul n care entitatea, prin intermediul structurilor proprii, se afl n imposibilitatea realizrii unei aplicaii n domeniul financiar-contabil, n conformitate cu reglementrile legale n vigoare, s se studieze posibilitatea achiziionrii unui program informatic care s corespund necesitilor entitii. Data: 26.10.2010 Auditor intern, Birsan Livia Supervizor, Popa Ion Pentru conformitate,

42

Direcia de Audit Intern TESTUL NR. 1.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
Perioada auditat: 01.03.2009.-01.03.2010

OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului-inventar DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la entitatea public n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la unitile subordonate, pentru anul 2009/2010. Populaia va fi constituit din documentul Registrul-inventar completat la unitatea central i la unitile subordonate, precum i din toate documentele care au stat la baza ntocmirii acestui registru, respectiv liste de inventariere, procese verbale privind rezultatele inventarierii .a. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual. Testarea a urmrit analiza modului de completarea Registrului-inventar, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.2. astfel: Registrul inventar: a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere.

Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.2.1 privind completarea Registrului- inventar.

43

CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2009, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1.

Data: 27.10.2010

Auditor intern, Birsan Livia

Supervizor, Popa Ion

44

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1 privind Completarea Registrului - inventar


Elemente testate
Confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil Recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar Confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere

Nr. crt. Populaia

1. 2. 3. 4.

SC.ALDO.SRL Subunitatea nr. 1 Subunitatea nr. 2 Subunitatea nr. 3

X X X X

X X X X

FIAP FIAP FIAP FIAP

Data, 27.10.2010

Auditor intern, Birsan Livia

Intervievat, Iousup Tabita

45

Direcia de Audit Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009-01.03.2010

PROBLEMA: Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2) CONSTATARE: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2009, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CAUZE: - Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. - Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. - Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. CONSECINE: Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. RECOMANDRI: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului
46

de valorificare a inventarelor. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. - Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor.

Data: 27.10.2010 Auditor intern, Birsan Livia Supervizor, Popa Ion Pentru conformitate,

47

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul 2. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. crt. 2.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? DA NU 48

OBS.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT

DA -

NU -

OBS.

- avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? 2.4. Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. 2.5. Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale:
Data:

X X X X X TEST nr. 2.4.1. Lista de control nr. 2.4.1. FIAP nr. 2.4.1.

X X X X X TEST nr.2.5.1. Foaie de lucru nr. 2.5.1. List de control nr.2.5.1. FIAP nr. 2.5.1.

28.10.2010

Auditor intern, Birsan Livia

Supervizor, Popa Ion


49

Direcia de Audit Intern TESTUL NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009-01.03.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de achiziie public, ncheiate de entitate, n scopul achiziiei de imobilizri, n numr de 21. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente. Testarea a urmrit analiza modului de organizare a obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.4 astfel: a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr.2.4.1 privind Organizarea evidenei plilor pe scadene, potrivit contractelor ncheiate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.4. 1. am constatat urmtoarele: La nivelul entitii nu exist organizat o eviden a plilor pe scadene conform contractelor de achiziie public; Exist contracte n care nu sunt specificate penalitile pentru nerespectarea clauzelor contractuale, respectiv contractele de achiziie public nr. 13189 din 15.09.2009, ncheiat cu S.C.Leonardo. S.R.L. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.4.1. Data: Auditor intern, Supervizor, 28.10.2010 Birsan Livia Popa Ion

50

LISTA DE CONTROL NR. 2.4.1. privind Organizarea plilor pe scadene, potrivit contractelor de achiziii Elemente eantionate Elemente testate
Contract nr.12114 din 15.03.2009 ncheiat cu S.C. Ascensorul S.A. Contract nr.13189 din 03.04.2009 ncheiat cu S.C. Mobila Nova S.R.L. Contract nr.14175 din 15.05.2009 ncheiat cu S.C. Autotec S.R.L. Contract nr.16159 din 15.05.2009 ncheiat cu S.C. York Romnia S.A Contract nr.17198 din 05.04.2009 ncheiat cu S.C. Relbo S.A. Contract nr.20205 din 05.05.2009 ncheiat cu S.C. Info-CD S.A. Contract nr.13115 din 31.01.2010 ncheiat cu S.C Procomputers S.R.L.. Contract nr.15169 din 27.03.2009 ncheiat cu S.C. 3XM S.R.L. Contract nr.16528 din 21.03.2009
ncheiat cu S.C.TechnoComserv S.R.L.

Nr. crt.

Urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor

Examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor

Urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajament e

Examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor

Analiza nregistrrilor n contabilitate

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8 9. 10.

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X FIAP X X X X X X X

X X X X X X X X X X
51

Contract nr.17159 din 31.03.2009 ncheiat cu S.C. Energofarm S.R.L.

Nr. crt.

Elemente eantionate Elemente testate


Contract nr.18148 din 16.04.2009

Urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor

Examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor

Urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajament e

Examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor

Analiza nregistrrilor n contabilitate

11. ncheiat cu S.C Medica Center S.A. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP FIAP

X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X

X X X FIAP X X X X X X X

X X X X X X X X X X X

Contract nr.19160 din 27.04.2009 ncheiat cu S.C. Proconsulting S.A Contract nr.10214 din 15.05.2009 ncheiat cu S.C Daewoo Automobile S.A Contract nr.18175 din 02.05.2009 ncheiat cu S.C. Redac Automobile S.A Contract nr.19201 din 11.05.2009 ncheiat cu S.C. Simode S.A. Contract nr.20213 din 17.05.2009 ncheiat cu S.C. New Computers S.R.L Contract nr.25141 din 25.05.2009 ncheiat cu S.C. Computermad S.R.L. Contract nr.30153 din 30.05.2009 ncheiat cu S.C. Autotehnica S.A. Contract nr.45168 din 02.06.2009 ncheiat cu S.C. Media Tehnic S.A. Contract nr.89167 din 25.06.2009 ncheiat cu S.C. Aprimad S.A. Contract nr.91677 din 27.06.2009 ncheiat cu S.C. Electrocomprid S.R.L.

52

Data:

29.10.2010

Auditor intern : Birsan Livia

n prezena, Iousup Tabita Serviciul Contabilitate

53

Direcia de Audit Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009 - 01.03.2010 PROBLEMA Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A.. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. CAUZE Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele ncheiate; Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul SC.DENIS.SRL; CONSECINE Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de achiziii; De asemenea, lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti; Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul SC.ALDO.SRL; Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte;
54

Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise.

Data: 29.10.2010 Auditor intern, Birsan Livia Supervizor, Popa Ion Pentru conformitate,

55

ENTITATEA PUBLIC Direcia de Audit Intern TESTUL NR.2.5.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009 - 01.03.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului DESCRIEREA TESTULUI: Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a sumelor reprezentnd reineri din salarii angajailor i datorate Bugetului de stat consolidat, precum i modalitatea de raportare a acestor sume, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 2, poziia nr. 2.5 i anume: Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului: a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal;
56

h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.1 privind Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.5.1 s-a constatat: Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. Astfel, ntre datele raportate prin Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat i cele nregistrate n contabilitate, existen diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.1. Data: 29.10.2010 ntocmit, Birsan Livia Supervizor, Popa Ion

57

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.1 privind Organizare a activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

Nr. crt.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Elemente eantionate Elemente testate


Examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii Compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil Urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale Urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal Examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale

Balana de verificare la data de 31.03.2009 X X X X X X X X

Balana de verificare la data de 30.05.2009 X X X X X X X X

Balana de verificare la data de 30.09.2009 X FIAP FIAP FIAP FIAP X X X

Balana de verificare la data de 31.12.2009 X X X X X X X X

Data: 29.10.2010

Auditor intern, Birsan Livia

n prezena, Iousup Tabita Serviciul Contabilitate


58

Direcia de Audit Intern FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR.2.5.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2009 - 01.03.2010 PROBLEMA Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5. CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CAUZE Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5, soft care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice. Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. CONSECINE Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul General Consolidat aferent lunii noiembrie 2006, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. RECOMANDRI Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul SC.ALDO.SRL pentru aplicaia informatic implementat;
59

Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale. ntocmit, Birsan Livia Supervizor, Popa Ion Pentru conformitate,

60

Serviciul Audit Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE


A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.03.2010 - 01.03.2010 ntocmit: Birsan Livia /Boca Flavia Avizat: Popa Ion

Data: 01.11.2010 Data: 01.11.2010

Lista participanilor:
Numele Funcia Direcia/ Serviciul Nr. telefon E-mail Semntura

Popa Ion Birsan Livia Boca Flavia Corea Ilie Ionescu Nadia

Director Auditor intern Auditor intern Director ef birou

DAPI DAPI DAPI SC.ALDO.SRL Biroul financiar contabilitate

B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni.

Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

61

Direcia de Audit Intern PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR


OBIECTE AUDITABILE RECOMANDRI ACIUNI / MSURI TERMENE RESPONSABILI

Registruljurnal

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i ! Elaborarea unui sistem de codificare a formalizate, privind completarea Registruluiprocedurilor; jurnal. !Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-jurnal 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea sistematic a procedurilor. i actualizarea procedurilor 3. Realizarea unui control pe perioada auditat !Emiterea deciziei de constituire a echipei pentru a stabili dimensiunile disfunciunii de control; constatate i refacerea Registrului-jurnal !Efectuarea controlului !Refacerea Registrului-jurnal, dac este cazul 4. Elaborarea unui sistem de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional a personalului din cadrul profesional n conformitate cu politica compartimentelor financiar-contabilitate. entitii 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice.

31.12.2010 30.11.2010 31.12.2010 30.11.2010 31.12.2010 31.12.2010

31.12.2010

Managementul de linie Responsabil procedur Responsabil procedur Management de linie ef echip control Management de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie Managementul de linie

!Delegarea unei persoane pentru


participarea la proiectarea i implementarea aplicaiei informatice !Completarea atribuiilor n fia postului

31.12.2010 31.12.2010

62

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE RESPONSABILI

6. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil. 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar

!Analiza achiziionrii unei aplicaii


informatice pentru activitatea financiarcontabil !Achiziionarea unei aplicaii informatice !Analiz i completare ROF

31.12.2010

Director SC.ALDO.SRL Director general DSPA efii de serviciu Managementul de linie

31.12.2010

Registrulinventar

!Elaborarea unui sistem de codificare a


procedurilor; !Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-inventar !Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor !Emiterea deciziei de constituire a echipei de control; !Efectuarea controlului propriu-zis !Refacerea Registrului-inventar

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

9. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor 10. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor

Managementul de linie Responsabil procedur Responsabil procedur Management de linie ef echip control Management de linie ef serviciu Resurse Umane Managementul de linie Director SC.ALDO.SRL

11. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12. Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii

!Informare periodic privind


implementarea recomandri

31.12.2010

63

OBIECTE AUDITABILE Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE RESPONSABILI

Obiectivul nr.2. Conducerea activitii financiare 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem de !Elaborarea procedurilor privind proceduri de lucru privind obligaiile de plat activitatea de plat/ncasare a datoriilor ctre creditorii entitii respectiv creanelor 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i !Stabilirea responsabilului cu elaborarea actualizarea acestor proceduri i actualizarea procedurilor 15. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu !Actualizarea ROF-ului cu fiele procedurile i fia postului pentru personalul posturilor implicat n aceste activiti 16. Realizarea unui program de pregtire !Elaborarea unui program de pregtire profesional pentru personalul DBCI profesional n conformitate cu politica entitii 17. Efectuarea unei analize pe perioada auditat !Stabilirea prin decizie a echipei de a plilor aferente contractelor ncheiate n efectuare a analizei; scopul verificrii efecturii plilor scadente din ! Analiza propriu-zis contracte ! Prezentarea concluziilor 18. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 19. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 20. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2011 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

Managementul de linie Responsabil procedur Managementul de linie Director SC.ALDO.SRL ef serviciu RU Director SC.ALDO.SRL ef echip ef echip Director SC.ALDO.SRL ef echip ef echip Managementul de linie Responsabil procedur
64

!Stabilirea prin decizie a echipei de


efectuare a analizei; !Analiza propriu-zis ! Prezentarea concluziilor

Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate

!Elaborarea procedurilor privind


activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

!Stabilirea responsabilului cu elaborarea


i actualizarea procedurilor

31.12.2010

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE RESPONSABILI

statului

21. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 22. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul DBCI pentru aplicaia informatic implementat 23. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor

!Testarea implementrii programului


informatic !Stabilirea responsabililor cu aceasta

31.12.2010

Director SC.ALDO.SRL ef birou Director SC.ALDO.SRL ef serviciu Resurse Umane Director SC.ALDO.SRL ef echip ef echip

!Elaborarea unui program de pregtire


profesional n conformitate cu politica entitii

31.12.2010

!Stabilirea prin decizie a echipei de


efectuare a analizei; !Analiza propriu-zis ! Corectarea erorilor

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

65

DIRECIA DE AUDIT INTERN

RAPORT DE AUDIT INTERN

MISIUNEA DE AUDIT INTERN ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL

SUCEAVA 2011

66

Direcia de Audit Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE
Echipa de auditare a fost constituit din: -Birsan Livia, auditor intern, coordonator al misiunii -Boca Flavia, auditor intern Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 12 din 01.10.2010.

Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2009-2010, aprobat de conducerea entitii publice; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 1.10. 2010-1.11.2010. Perioada auditat: 01.03.2009 - 01.03.2010 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabilitii; - asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ i de pasiv; - asigurarea aplicrii corecte a normelor metodologice privind elaborarea bilanului contabil; - asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit:
1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea activitii financiare

Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate:


67

verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor.

Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul SC.ALDO.SRL privind activitatea financiarcontabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate;
68

documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, statele de salarii; balanele de verificare ntocmite periodic; angajamentele bugetare legale; situaiile financiare anuale;

Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; raportul preliminar de audit intern; minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor. Organizarea SC.ALDO.SRL: Societatea a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 23 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul SC.ALDO.SRL sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea activitii financiare;

69

II. CONSTATRI SI RECOMANDARI


n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general.

II.1. Organizare registrelor de contabilitate


II. 1.1. Registrul - jurnal II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluijurnal exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.1.2. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.1.1. Constatare: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiar-contabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economicofinanciare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu, stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. Cauze: ! Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. ! Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare.
70

! Neefectuarea controlului ierarhic. ! Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registrului-jurnal. Consecine: ! Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. ! Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. Recomandri: ! Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. ! Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. ! Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. ! Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate de la SC.ALDO.SRL, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice; ! Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil; ! Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. II. 1.2. Registrul inventar II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluiinventar exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.2.2. Completarea incorect a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Constatare: ! Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2009, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru.
71

Cauze: ! Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. ! Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. ! Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Consecine: ! Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. Recomandri: ! Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar. ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. ! Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. ! Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. ! Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor. II. 1.3. Registrul Cartea Mare II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea registrului Cartea-Mare exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II.1.3.2 Modul de analiz a Registrului Cartea-Mare Din observarea direct realizat de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completrii registrului Cartea-Mare.

72

II. 2. Conducerea activitii financiare Din evalurile efectuate de echipa de auditori interni a rezultat c sistemul de control al activitii de plat i ncasare este organizat i funcioneaz. II. 2.4.1. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor Testarea pe teren de ctre echipa de auditori a activitii de plat a furnizorilor a condus la constatarea unor disfunciuni prezentate n continuare. II. 2.4.1. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.4.1 Constatare: ! Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. ! Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Mobila Nova S.R.L. i cu S.C Redac Automobile S.A. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. Cauze: ! Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate; ! Lipsa unor responsabiliti clare, stabilite prin fia postului, referitoare la organizarea evidenei obligaiilor de plat, pe scadene, n conformitate cu contractele ncheiate; ! Lipsa unui program de pregtire profesional organizat la nivelul SC.DENIS.SRL. Consecine: ! Exist riscul apariiei unor datorii viitoare reprezentnd penaliti de ntrziere. ! Efectuarea unor pli la date care nu sunt n conformitate cu contractele de achiziii; ! Lipsa unor preocupri n acest domeniu a condus la ntocmirea unor contracte de achiziie public care nu sunt n conformitate cu reglementrile legale n vigoare. Recomandri: ! Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii; ! Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; ! Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti; ! Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul SC.ALDO.SRL; ! Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte;
73

! Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise. II. 2.5. Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului Echipa de auditori interni, din evaluri indirecte, a constatat inexistena unor proceduri scrise i formalizate privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor, care au facilitat apariia unor nereguli. n acelai timp, din testrile efectuate au constatat o serie de disfuncionaliti, prezentate n continuare. II.2.5.1 Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Sectorului 5 pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.5.1. Constatare: Auditorii interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. Cauze: Inexistena unei proceduri de lucru scrise i formalizate. Lipsa unui soft privind salariile, adaptat la nevoia de comunicare cu Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5, soft care s genereze baze de date compatibile din punct de vedere al formatului i structurii cu cele stabilite prin acte normative, ceea ce implic introducerea manual a datelor n softul distribuite de Ministerul Finanelor Publice. Lipsa unui personal specializat, care s aib ca sarcini de serviciu introducerea datelor n programele de raportare ctre Administraia Finanelor Publice a Sectorului 5. Consecine: Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul General Consolidat aferent lunii noiembrie 2010, conine date care nereale care nu corespund cu cele nregistrate n contabilitate. Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri;
74

Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul SC.ALDO.SRL pentru aplicaia informatic implementat; Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii greelilor conform prevederilor legale.

III. CONCLUZII
Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare.
APRECIERE DE MBUNTIT

Nr. crt.

OBIECTIVUL

FUNCIONAL

CRITIC

Organizarea registrelor X de contabilitate. 2. Conducerea activitii X financiare Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora.
75

1.

Data: 01.11.2010 Auditorii,


Birsan Livia

Supervizor, Popa Ion

Boca Flavia Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

76