SUBSECRETARIA DE DESARROLLO REGIONAL Y ADMINISTRATIVO DIVISIN DE DESARROLLO REGIONAL Departamento Operaciones

MANUAL DE USUARIOS DIGITALIZACION DE ARCHIVOS

Versin marzo 2005

INDICE

INTRODUCCIN SIGLAS Y ABREVIATURAS I.-CONEXIN DISCO VIRTUAL SUBDERE II.-CREACIN CARPETAS POR CODIGO BIP III.-DIGITALIZACIN DE ARCHIVOS IV.-RESPALDO DE ARCHIVOS

INTRODUCCION

En el marco del mejoramiento de los sistemas de informacin, el Departamento de Operaciones, de la Divisin de Desarrollo Regional, ha desarrollado el presente Manual de Usuario sobre Digitalizacin de Archivos. La intencin de estos nuevos procedimientos a implementar en la Subsecretara de Desarrollo Regional, es contar con el respaldo digital de todos los documentos que acompaan el desarrollo de la ejecucin de un proyecto, lo que a su vez facilita dar cumplimiento a la normativa nacional para su rendicin, como cumplir con los acuerdos suscritos con entidades financieras externas, es decir, Banco Interamericano de Desarrollo y Banco Mundial. Este procedimiento estar a cargo, principalmente, de cada Unidad de Control Regional, y del Departamento de Operaciones de la Subsecretara. Estamos conscientes que es el primer acercamiento con el desarrollo de este nuevo proceso, es por esta razn que estamos abiertos a vuestros aportes, comentarios u observaciones. Agradecemos la colaboracin en este nuevo proyecto, al Sr. Bernardo Bello y a la Sra.Denysse Rivas, funcionarios de la Divisin de Desarrollo Regional, como tambin la colaboracin del Departamento de Informtica.

CRISTIAN RIQUELME Jefe del Departamento de Operaciones

SIGLAS Y ABREVIATURAS

SIGLA BID BIP BM DO

SIGNIFICADO Banco Interamericano de Desarrollo Banco Integrado de Proyectos Banco Mundial Departamento de Operaciones

I.

CONEXIN DISCO VIRTUAL SUBDERE

Como soporte informtico se ha creado un disco virtual con cuentas y password ha cada una de las Unidades de Control Regional. 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones SUBDERE _Departamento Informtica SUBDERE 2. Objetivos Conectarse a la red Internet, para crear los archivos de respaldo necesarios, con la documentacin completa de acuerdo a la ejecucin de cada proyecto financiado a travs de los distintos crditos con organismos internacionales.

3. Descripcin Conexin a sitio web Responsable Unidad de Control Regional (UCR) Descripcin 1. Cada Usuario deber digitar la siguiente direccin: http://correonic.subdere.gov.cl 2. Posteriormente en la ingresar lo siguiente: ventana desplegada deber

Usuario : dig_xx (xx : identificacin regin nmero romano en minscula) Contrasea : N que se indique (se asignar un nmero a cada UCR), Anexo N1 Ej: dig_IX 3. A continuacin deber seleccionarse el icono de DISCO WEB. (Anexo N2)

4. Diagrama del procedimiento

S U B D E R E

U C R

In ic io

C r e a D is c o V ir tu a l

G e n e ra y c o m u n ic a c u e n t a s y p a s s w o rd

R e c e p c io n a p a s s w o rd

A c c e d e a re d in te r n e t

F in

5. Responsable de Mantencin El responsable de la Mantencin, ser Cristian Alvarez del Departamento de Informtica - SUBDERE 6. Vigencias El Disco Virtual SUBDERE se respaldar mensualmente.

Anexo N 1: Identificacin Usuario

Anexo N 2 Seleccin Disco de trabajo virtual

II.

CREACIN CARPETAS POR CDIGO BIP

En el disco virtual, estn creadas las carpetas regionales, y al momento de ingresar el usuario y password se accede directamente a la carpeta de la regin asociada. 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones SUBDERE _Departamento Informtica SUBDERE 2. Objetivos Crear las carpetas asociadas a cada cdigo BIP, con el objeto de comenzar a registrar los documentos de cada proyecto. 3. Descripcin Ingreso y creacin de subcarpeta Responsable Unidad de Control Regional Descripcin En la carpeta regional, deber crearse una subcarpeta para cada Cdigo BIP, es decir, se ingresa el cdigo BIP y posteriormente para aceptar la creacin de esta subcarpeta se presiona la tecla Crear DIR. Anexo N3.

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Crear compromisos Responsable Descripcin

Unidad de Control Regional

En cada subcarpeta, identificada por el cdigo BIP, se crearan los compromisos de acuerdo al funcionamiento del Sistema Methasys. Anexo N4. Digite el compromiso y nmero que aparezca en el Sistema Methasys, a continuacin presione Crear DIR, de la misma ventana. Por ltimo verifique la creacin del compromiso, en Mensajes de la misma ventana. Es necesario sealar que un mismo cdigo BIP puede presentar varios compromisos, y cada compromiso se identifica por una sigla, siendo estas las siguientes: CT OC RE RA DEC Contrato Orden de Compra Resolucin Exenta Resolucin afecta Decreto

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4. Diagrama del procedimiento

UCR

Inicio

Crea subcarpetas por cada Cdigo BIP, en carpeta regional

Crea compromisos en cada subcarpeta Cdibo BIP

Fin

5. Responsable de Mantencin El responsable de la Mantencin, ser el Contador de la Unidad de Control Regional. 6. Vigencias Se efectuar de acuerdo a la generacin de compromisos por cada uno de los proyectos.

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Anexo N 3 Creacin Subcarpetas

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Anexo N 4 Creacin compromisos

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III

DIGITALIZACION DE ARCHIVOS 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional 2. Objetivos Respaldar digitalmente todos los documentos involucrados en el desarrollo de un proyecto contratado. 3. Descripcin Crear carpeta Responsable Unidad de Control Regional Descripcin En el disco duro de su PC, cree una nueva carpeta identificada bajo el nombre Digitalizacin

Documentos a digitaliza Responsable Descripcin Deber proceder a escanear los siguientes documentos, quedando establecidos como obligatorios : 1. Contrato (resoluciones de adjudicacin, convenios de mandato etc.) 2. Estados de pago, numerado de acuerdo a Methasys (Factura, boleta de honorarios o form. 29 si corresponde, cartula o resumen de estado de pago o informe de actividades, egreso o decreto de pago, etc.) 3. Ordenes de compra 4. Resolucin exenta 5. Resolucin afecta 6. Decreto 7. Canje de retenciones Para dar nombre al archivo se asignar la nomenclatura mencionada en el paso anterior, adems del nmero que entrega el sistema Methasys. Anexo N5.

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Una vez escaneados los documentos, se ingresa a la subcarpeta creada para cada proyecto, en la carpeta regional del disco virtual.

Modificaciones de compromisos Responsable Unidad de Control Regional Descripcin De presentarse situaciones modificatorias, debe crearse un archivo denominado MOD.PDF, que contendr el documento modificatorio. Si existieran nuevas modificaciones, los archivos sern identificados incluyendo un nmero. Anexo N5. Ej. MOD2.PDF

4. Diagrama del procedimiento

UCR

Inicio

Crea carpeta Digitalizacin en disco duro PC

Escanear documentos y grabarlos en carpeta Digitalizacin

Fin

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5. Responsable de Mantencin. _Unidad de Control Regional 6. Vigencias De acuerdo a la recepcin de documentos para cada proyecto identificado.

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Anexo N 5 Documentos a digitalizar

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IV.

RESPALDO DE ARCHIVOS 1. Unidades usuarias _Unidad de Control Regional _Departamento Operaciones - SUBDERE 2. Objetivos Contar con el respaldo de todos los documentos que ataen a la ejecucin de un proyecto. 3. Descripcin Incorporacin de datos a disco virtual Responsable Unidad de Control Regional Descripcin Ingresar al disco virtual va pgina web, procedimiento descrito en el numeral I, de este manual. Seleccione la subcarpeta del crdito al cual esta asignado el cdigo BIP que se respaldar. A continuacin: 1. Presione el botn Examinar de la ventana desplegada. Anexo N6. 2. Ubicar la carpeta Digitalizacin creada en el disco duro de su PC. Anexo N7. 3. Seleccione el archivo ha incluir, de la lista desplegada. Anexo N 7. 4. Presione el botn Abrir. Anexo N 7 5. La barra de direccin mostrar la ubicacin del archivo seleccionado. Anexo N8. 6. Presione el botn Almacenar Al mismo tiempo debe respaldarse toda la informacin que se ha sealado en este Manual, en el Disco Duro de su PC, clasificadas en las subcarpetas asociadas a cada crdito.

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Verificacin de almacenamiento

Responsable Unidad de Control Regional

Descripcin En la ventana desplegada Disco Web, bajo el link Archivo, debe aparecer el nombre del archivo almacenado. Anexo N 9.

Respaldo carpetas Responsable Descripcin

Departamento Una vez realizado el proceso de almacenamiento en cada Operaciones una de las carpetas regionales, un responsable del Departamento de Operaciones proceder a realizar el SUBDERE Respaldo de estas carpetas, en disco digital.

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4. Diagrama del procedimiento

UCR
Inicio

SUBDERE

Acceso Disco Virtual Subdere (va web)

Abrir carpeta Digitalizacin

Grabar archivos en carpeta regional

Respalda carpetas Regionales

Fin

5. Responsable de Mantencin _Unidad de Control Regional 6. Vigencias En cada oportunidad que sea necesario incorporar archivos digitalizados al respaldo de la ejecucin de un proyecto. Respaldo carpetas regionales, mensualmente.

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Anexo N 6 Respaldo de Archivos

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Anexo N 7 Agregar archivos a disco virtual

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Anexo N 8 Almacenar archivo

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Anexo N 9 Verificacin almacenamiento

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