Anexa Ghid privind utilizareaa Microsoft Project 2003

1. NTRODUCERE 1.1 Lansarea n execu ie a Microsoft Project 2003 i fereastra Help 1.2 Elementele de MENU 1.3 View-urile software Project Manager 2003 1.4 Filtrele software Project Manager 2003 2. MANAGEMENTUL ACTIVIT ILOR PROIECTULUI 2.1 Crearea unui nou fi ier pentru proiect 2.2 Realizarea structurii de descompunere a lucr rilor 2.3 Salvarea fi ierelor de proiect cu sau f r plan ni ial 3. MANAGEMENTUL BUGETULUI DE TIMP 3.1 Introducerea duratelor activit ilor 3.2 Stabilirea dependen elor ntre activit i 3.3 Schimbarea tipurilor de dependente ntre activit i i ad ugarea timpului avans i a timpului restant 3.4 Diagramele GANTT 3.5 Diagramele tip RETEA 3.6 Analiza drumului critic 4. MANAGEMENTUL COSTURILOR 4.1 Estimarea costurilor fixe i variabile 4.2 Alocarea resurselor pe activit i 4.3 Planul ni ial, costurile i duratele efective 4.4 Managementul valorii ad ugate/Earned value 5. MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE 5.1 Calendarul resurselor 5.2 Histograma resurselor 5.3 Echilibrarea resurselor/Resource levelling 6. MANAGEMENTUL COMUNIC RII 6.1 Rapoartele i view-urile utilizate 6.2 Utilizarea template-urilor, nserarea hyperlinku-rilor 6.3 Salvarea fi ierelor ca pagini Web 6.4 Utilizarea Microsoft Project 2003 n grup 6.5 Project Central

1. ntroducere
Programul Microsoft Project 2003 este fundamentat pe conceptul managementului de proiect i poate fi folosit de c tre managerii de proiecte din toate domeniile de inginerie, economie, socio-umane, economice precum i din alte domenii specifice managementului de proiecte. Majoritatea utilizatorilor folosesc acest software ca suport digital n managementul scopului, costurilor, al resurselor umane i al comunicarii din cadrul proiectelor. Primul pas n utilizarea programului Microsoft Project 2003 consta n n elegerea tutorialelor din Help i a tutorialelor on-line, a meniurilor programului precum i a filtrelor utilizate de program. 1.1 Lansarea n executie a programului Microsoft Project 2003 i fereastra help La lansarea programului Microsft Project 2003 se deschide n func ie de configurarea ini ial , fereastra Help, a a cum poate fi vazut n Fig. 1.

Fig. 1 Fereastra de dialog Help

Dac op iunea de vizualizare a ferestrei este dezactivat n configurarea ini iala, aceasta poate fi reactivat prin selectarea op iunii Help din bara de meniu, dup care se selecteaz

Contents i Index. Se poate selecta de asemenea i optiunea Tools din meniul principal, urmat de Options, General i bifarea c sutei din dreptul op iunii Display help on startup. Fereastra Help are 6 op iuni, ce reprezint sec iuni din program utile n managementul proiectului, i anume: Whats new, op iune util pentru cunosc torii versiunilor Microsoft Project anterioare; Quick Preview, sec iune ce ofer o scurt anima ie privind modul n care Microsoft Project 2003 poate fi utilizat n planificarea, gestiunea proiectului i comunicarea informa iilor despre proiect; Tutorial, op iune care ofer informa ii detaliate asupra modelului de utilizare a programului; Project Map, sec iune care descrie activit ile din managementul de proiect, cum ar fi definirea unui proiect, planificarea activit ilor proiectului, planificarea resurselor i a modului de alocare a lor, etc. Aceasta op iune poate servi ca un ghid general, prezentnd pa ii detalia i necesari pentru ini ierea, gestionarea i completarea proiectelor utliznd Microsft Project 2003; Office Assistant, permite introducerea de ntreb ri i c utarea nforma iilor de nteres privind ntreb rile respective; Reference, deschide o fereastr cu leg turi c tre principalele caracteristici ale Project 2003, la con inutul Help-ului i alte resurse suplimentare. n tabelul 1 se prezint principalele elemente noi din Project 2003, astfel: Noile caracteristici fac mult mai u oar introducerea, urm rirea i utilizarea n comun a informa iilor referitoare la un proiect dat. De exemplu, pentru descompunerea structurii proiectului n activit i (WBS), poate fi utilizat bara denumit toolbar ce permite vizualizarea diferitelor niveluri ale activit ilor din structura proiectului; Durata activit ilor se poate exprima n luni, Microsft Project 2003 calculnd implicit num rul de zile corespunz tor fiec rei luni n parte; mbunat iri privind modul de planificare i construire a diagramelor de tip re ea, cum ar fi un noul View al diagramei, nclusiv posibilit ile de filtrare; Introducerea duratelor de timp ca estim ri, permi nd vizualizarea lor i revenirea la acele activit i care solicit o perioad mai mare de timp estimativ ; Posibilitatea set rii unei anumite limbi de circula ie interna ional utlizat n afi area meniurilor i c su elor de dialog; Versiunea are calitatea OLE-DB (Object Link Embedded-Database), asigurnd astfel integrarea mult mai u oar a datelor proiectelor la nivelul ntregii organiza ii.
Tabel nr. 1. Elemente noi n versiunea Microsoft Project 2003

Elemente noi
Caracteristici noi

Descriere
WBS este utlizat pentru eviden ierea nivelurilor de descompunere a proiectului pe activitati, ce poate fi extins sau restrns mult mai eficient. Gradul de detaliere pentru prezentarea nivelurilor de descompunere poate fi selectat direct. Lunile pot fi folosite ca unit i de baz pentru stabilirea duratelor de desf urare a activit ilor. Prin introducerea n cmpul Duration, de exemplu, a caracterelor 3mon se recunoa te ca valoare 3 luni. Proiectele tip cunoscute sub denumirea de Template. n versiunea actual sunt incluse cteva Template-uri utile anumitor tipuri de proiecte.

 Planificarea i mbun ta irea diagramelor tip re ea

Administrarea i posibilit i de configurare

Versiunea actual are op iuni care ofer posibilitatea eliminarii schi ei ini iale de proiect, respectiv baseline sau a unui plan intermediar al unui proiect. Posibilitatea facil de de a stabili diferite set ri doar pentru anumite componenete din proiect, incluse direct n diagrama Gantt. Calendarele, inclusiv zilele lucr toare pot fi setate. Calendarul permite modificarea timpului de calendar chiar i numai la nivel de activitate. Proiectele master pot calcula data final pe sub-proiecte, ceea ce permite vizualizarea unui singur drum critic pentru ntregul proiect. Se pot seta datele de finalizare pentru a se eviden ia dac o anumit activitate a fost planificat s se ncheie dup acesta date. Durata unei activita i poate fi ntrodus ca durata estimat , ceea ce permite identificarea rapid a activit ilor care nu au fost stabilite cu certitudine, folosind noul filtru Tasks With Estimated Durations. View-ul din diagrama re ea Network Diagram este nou, nlocuind n totalitate diagrama PERT din ver iunile anterioare. De asemenea, exista posibilitatea stabilirii unor filtre pentru vizualizarea diagramei tip re ea. Pachetul Microsoft Project 2003 folose te tehnologia Microsoft Installer, l snd la latitudinea utilizatorului tipul de fi iere folosite din totalitatea celor nstalate. n cazul absen ei unui fi ier de baz , Installer-ul le reinstaleaz . Versiunea 2003 a Microsoft Project-ului poate afi a menu-rile i casetele de dialog n alta limb de circula ie interna ional dect cea implicit , respectiv limba engleza. Fi ierele pot fi salvate i n format Microsoft Project 98 MPP, ceea ce ofer posibilitatea iutiliz rii i de utilizatorii versiunii 1998. Microsoft Project 2003 este un provider de Object Link EmbeddedDatabase, OLE-DB. OLE-DB este o specifica ie pentru setarea interferen elor de acces la date din diverse surse de stocare, ceea ce asigur compatibilitatea utiliz rii lor la nivel de organiza ie.

1.2 Elemetele ferestrei principale Figura 2 prezint meniul principal vizualizat dup lansarea produsului Project 2003. Ecranul principal prestabilit pentru Microsoft Project 2003, denumit View-ul Gantt Chart, are trei p r i: o diagrama Gantt, un tabel pentru introducerea datelor, Entry table i op iunea View. La lansare se ni ializeaz pe ecran un meniu i o bara de instrumente similare cu alte aplica ii din clasa Windows. Ordinea i apari ia iconi elor din bara de instrumente poate varia fa de Fig. 2, n func ie de caracteristicile respectiv op iunile setate. Bara de instrumente poate fi afi at pe unul sau dou rnduri, iar iconi ele se vor schimba n concordan cu cea utilizat . Cteva din iconitele folosite frecvent, cum ar fi Link tasks, Zoom in i Zoom out, Indent sunt ilustrate n figura 2.

Fig. 2. Ecranul principal din Microsoft Project 2003.

n vecin tatea imediat a barei de instrumente este situat bara pentru introducerea datelor (Entry bar), care afiseaz datele introduse n Entry Table. Diagrama Gantt apare n drepta tabelului de ntroducere, separat de bara de splitare. Entry Table este folosit pentru introducerea nforma iilor despre activit i i subactivit i (tasks and subtasks), cum ar fi numele activit ilor, duratele lor. Coloana din stnga celei n care sunt introduse numele activit ilor respectiv Task Name este denumit prin Indicators, care afi eaz indicatorii sau simbolurile privind diferite aspecte asociate fiec rei activit i, cum ar fi adnot ri, hyperlinkuri c tre alte fi iere, caracterul recurent al unei activit i, s.a. Dac se selecteaz un alt View i se dore te revenirea la diagrama Gantt, atunci se va selecta op iunea Gantt Chart, dup cum se poate vedea n Fig. 3. Dac tabelul din stnga diagramei este diferit, se selecteaz meniul View i apoi op iunea Table: Entry pentru a reveni la set rile prestabilite ale tabelului. Se observ faptul c bara desp r itoare separ tabelul ntr rilor de diagrama Gantt. Cnd mouse-ul se ndreapt deasupra barei desp r itoare, va ap rea pointer-ul desp itor/split. Ap snd butonul din stanga al mouse-ului i tr gnd bara de desp r itoare spre dreapta se vor afi a alte informatii despre activit ti n Entry Table, nclusiv datele de nceput / sfar it, precum i numele resurselor de utilizare. Situat la stnga op iunii Entry Table se afl bara View. n locul utiliz rii op iunilor din meniu View, modalit ile de afi are a unui proiect, se modific printr-un click pe iconi ele din acesta bar . Pentru a economisi spa iu pe ecran, se poate ascunde bara View, prin dezactivarea selec iei op iunii View Bar din meniu View. Dac bara View nu este vizibil , apare o linie albastr n stanga ferestrei principale. Dac se face click dreapta pe acest linie albastr , va ap rea un meniu de comenzi scurte care ofer acces rapid c tre alte view-uri.

Fig. 3. Op iunile meniului View din Microsoft Project 2003

1.3 Vizualizarea informa iilor/View-urile din Microsoft Project 2003 Microsoft Project 2003 are diferite modalit i de a afi a informa iile proiectului. Acestea se numesc modalit i de afi are a datelor, Views. Cteva View-uri prezentate n text sunt pe bara de View prestabilit : Gantt Chart, Network Diagram, Tracking Gantt Chart i Resource Graph. Altele includ: Calendar, Task Usage, Resource Sheet, Resource Usage i o op iune de afi are a mai multor view-uri, More Views. Ele permit examinarea informa iilor privind proiectul n diferite moduri, ceea ce permite analiza i n elegerea activit ilor din cadrul proiectului. Meniul View ofer accesul la diferite tabele i rapoarte, care afi eaz informatiile n diferite moduri. Astfel, se pot accesa din meniul View Table precum: Schedule (Program agenda), Cost, Tracking (Control) i Earned Value (valoarea ad ugat ). Aceste tipuri de rapoarte pot fi: Overview (Vedere de ansamblu), Current Activities (Activit i curente), Costs, Assignments (Sarcini, Alocari de atribu ii, resurse) i Workload (Gradul de nc rcare). Accesarea unor op iuni din Microsoft Project 2003, cum ar View-ul chart (diagrama), permite o viziune de ansamblu pentru ntregul proiect, n timp ce altele, cum ar fi View-urile de tip formular Form Views, se concentreaz pe nforma ii specifice fiec rei activit i n parte. Trei categorii principale de view-uri sunt disponibile: Graphical (Reprezent ri grafice): O prezentare sub forma de diagrama sau grafic a unor date, utilizand bare, casete/chenare, linii i imagini. Task/Sheet or Table (Pagina de sarcini sau tabele): Reprezentarea datelor sub form de pagini de calcul n care fiecare activitate este vizualizat ca un rnd nou, iar fiecare

nforma ie privitoare la activit ile proiectului (Task) este reprezentat de o coloan . n reprezentarea diferitelor clase de informa ii sunt utilizate diferite tabele, astfel: Form (Formular): reprezint imaginea specific unei informa ii pentru o sarcina/activitate. Formularele sunt utilizate pentru a eviden ia detaliat anumite aspecte privind o activitate. n tabelul 2 sunt descrise unele view-uri (modaliti de afi are) predefinite din fiecare categorie furnizat de produsul Project 2003 cu scopul de a ajuta la afi area informa iilor despre proiect sau activit i, n func ie de afi are existente la un moment dat.
Tabelul nr.2 View-urile cele mai utilizate din Project 2003

Tipul de Denumire view

Graphical Gantt Chart

Descrierea View-ului
Format standard pentru afi area informatiilor despre programul proiectului, care listeaz activit ile i datele de nceput i de sfar it, n format calendar. Fiecare activitate este prezentat ca o bar orizontal cu lungimea i pozi ia corespunz toare scalei de timp din partea superioar a diagramei. Afi area schematic a leg turilor sau a secven elor proiectului. Arat fiecare activitate ca un chenar, cu linii de legatur intre sarcini pentru a arata secven ierea. Activit ile critice apar colorate n ro u. Imagine tabelar prestabilit , care afiseaz coloane Task Name i Duration, pentru numele activit ilor i pentru durata lor. De asemenea, se mai pot afi a coloanele pentru datele de nceput i de sfr it ale activit ilor, predecesorii i numele resurselor. Afi eaz coloanele pentru numele activit ilor (Task Name), startul efctiv (actual Start), finanlul efectiv (Finish Actual), procentajul parcurs (% complete), durata efectiv (Actual Duration), durata ramas (Remaining Duration), costul efectiv (Actual Cost) i eforturile de munc depuse (Actual Work). Afi eaz coloanele pentru numele activit ilor/sarcinilor (Task Name), costurile fixe (Fixed Costs), costurile ini iale, evolu ia costurilor fixe (Fixed Cost Accrual), costurile totale (Total Cost), varia iile fa de costurile ini iale (Baseline), costurile efective (Actual) i costurile ramase (Remaining). Afiseaz coloanele pentru numele activit ilor/sarcinilor (Task Name), startul efectiv (Actual Start), finalul efectiv (Finish Actual), procent realizat (% Complete), durata efectiv (Actual Duration), costul efectiv (Actual Cost) i cantitatea de munc efectuat (Actual Work). Afi eaz coloanele pentru numele activit ilor/sarcinilor (Task Name), respectiv BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled), BCWP (Budgeted Work for Work Performed), ACWP (Actual Cost for Work Performed), SV (Schedule Variance), CV (Cost variance), EAC (Estimate at completion), BAC (Budgeted at Completion), VAC (Variance at completion) Afiseaz informa ii detaliate ntr-o singur fereastr privind o anumit activitate. Afi eaz coloane pentru numele sarcinii (Task Name), resurse (Resources), predecesori (predecessors) pentru o singur activitate/sarcin .

Network Diagram

Task Sheet Table

Entry Table or

Schedule Table

Cost Table

Tracking Table

Earned Value

Form

Task Details Form Task Name

n continuare, se prezint cteva fi iere de exemple folosite pentru a accesa i explora unele modalit i de afi are/View disponibile n Microsoft Project 2003. Pachetul de instalare al Microsoft Project 2003 este livrat mpreun cu o serie de fi iere de exemple, care se pot deschide selectnd op iunea New din meniul File i apoi selectand Project Templates/Modele tip de proiecte. Vizualizarea diferitelor template-uri permite ob inerea unor informa ii privind modalitatea de creare a propriile fi iere de proiect, denumite *.m. Bara de instrumente i iconi ele software pot fi configurate n diferite moduri, ca i n Office Professional XP. La prima utilizeaz utilizarea a Microsoft Project 2003, meniurile i barele de instrumente afi eaz comenzile i butoanele de baz , iar pe masur ce programul este folosit, comezile i butoanele utilizate frecvent sunt memorate ca set ri personalizate i sunt afi ate n meniuri i bara de instrumente. Bara de instrumente poate fi afi ata pe dou rnduri. Pentru a face ca bara de stare s apar doar pe o singur linie, se face click pe partea stang a celui de-al doilea rnd din bara de instrumente i apoi se trage cu mouse-ul peste primul rnd. De asemenea, se poate selecta Customize din meniul Tools, apoi Toolbars i deselecta anumite op iuni astfel ncat barele de instrumente Standard i Formating s mpart un singur rnd. Pentru a exersa accesarea diferitelor View-uri, se lanseaz Microsoft Project 2003 parcurgndu-se apoi urm toarele opera iuni: 1. Deschiderea fi ierului numit Infrastructure Deployment. Se face Click pe meniul File, apoi optiunea New. Apoi Click pe tab-ul Project Templates, apoi dublu click pe iconi a Infrastructure Deployment. Se deschide apoi fereastra de dialog cu informa ii privind proiectul. Se introduce data 04/06/03 n campul scos n evidenta printr-o alte culoare, start date:, apoi clic pe OK. 2. Schimbarea sc rii temporale din diagrama Gantt. Urmeaz click pe iconi a Zoom out de pe bara de instrumente, de trei ori sau de cate ori este nevoie, pn cnd scala de timp a diagramei Gantt afi eaz trimestrele. Se observ c proiectul ncepe n Aprilie 2003 i se ncheie n Septembrie 2003. 3. Explorarea diferitelor view-uri. Dac se face Click pe diferite View-uri utiliznd bara View, Alternativ, se pot selecta din meniul View. De exemplu, click pe iconi a Calendar din bara View pentru a vizualiza informa ii despre proiect in fomat Calendar, click pe iconi a Network Diagram pentru a vedea diagrama re ea a proiectului i click pe iconi a Task Usage pentru a vedea de cte ori sunt alocate pentru activit i. 4. Examinarea coloanelor din tabelul de introducere (Entry Table). Se revine la view-ul diagramei Gantt. Se mut bara de splitare deplasnd mouse-ul ntre tabelul de introducere i diagrama, pn apare pointerul de redimensionare. Se ine ap sat butonul stang al mouse-lui i se trage (far a elibera butonul) spre dreapta pn se vor vedea alte coloane ale tabelului de introducere. Pentru a se afi a tot textul n coloana cu numele sarcinilor se mut cursorul mouse-lui deasupra liniei din dreapta a coloanei pn ce aceasta se transforma n pointer de redimensionare. Prin dublu clic cu butonul din stanga coloana se m re te automat, pentru a afi a textul integral. 5. Examnarea view-ului Table Schedule. Click pe meniu View, mutarea cursorului pe Table Entry, apoi clic pe Schedule n meniul casacda din dreapta. Se observ c toate coloanele din stnga diagramei afi eaz informa ii detaliate privind planificarea proiectului. Se poate experimenta planificarea folosind i alte Viewuri tabelare, dup care se revene la Table Entry. 6. Explorarea op iunii Reports. Click pe meniul View, apoi pe Reports, dup care dublu click pe Overview din fereastra de dialog reports. Dublu click pe Project

Summary n fereastra de dialog Overview reports. Se poate observa c point-erul se transform ntr-o lup ce modific m rimea vizualizat a raportului. Pentru a nchide raportul se face click pe Close, dupa care se pot selecta alte forme de vizualizare a rapoartelor. 1.3. Filtrele Project 2003 Microsoft Project 2003 folose te o baz de date care filtreaz , sorteaz , nmagazineaz prezint nforma iile, compatibil cu Microsoft Access. Op iunile de import i export informa ii din/c tre alte aplica ii, pe baza facilit ilor OLE-DB sunt simplu de realizat. Informa iile se pot filtra doar prin click pe s geata c su ei de text Filter de pe bara instrumente. Fig. 4 afi eaz lista rezultat prin filtrare. Se pot accesa mai multe op iuni filtrare folosind bara derulant .

i de cu de

Fig. 4. Op iunile listei de filtrare

Filtrarea informa iilor din proiect este foarte util . De exemplu, dac un proiect include sute de activit i, e posibil la un moment dat s se doreasc numai vizualizarea principalelor etape, respectiv Summary sau numai a jaloanelo/reperelor ce conduc la imaginea de ansamblu asupra proiectului. Pentru a ob ine acesta form de vizualizare a proiectului, se selecteaz din lista Filter, op iunea Milestones or Summary Tasks. Daca intereseaz numai planificarea proiectului, atunci se poate selecta un filtru ce arat doar sarcinile din drumul critic (Critical). Alte filtre includ Completed Tasks, Late/Overbudget Tasks, Date Range i prezint activit ile pe baza unor criterii introduse de utilizator. De asemenea, se poate accesa op iunea Show de pe bara de instrumente pentru a vizualiza rapid diferite niveluri din WBS. De exemplu, Outline Level 1 arat elementele de pe cel mai nalt nivel al WBS, iar Outline Level 2 arat urmatorul nivel de detaliere, .a.m.d.

2. Managementul activit ilor de proiect

Managementul activit ilor proiectului implic definirea nc rc rii/cantit ii de munc depus pentru imnplementarea, execu ia i finalizarea proiectului. Pentru a folosi Microsoft Project 2003, trebuie n prealabil definite urm toarele: scopul proiectului, activit ile, subactivit ile acestuia, jaloanele/milestones care conduc la atingerea scopului. Pentru a ncepe introducerea activitatilor proiectului, se creeaza un nou fi ier cu numele proiectului i data de start. Se dezvolt o list a activit ilor care trebuie realizate pentru a duce la bun sfr it proiectul, list care formeaz structura de descompunere a activit ilor, WBS. Pentru 9

compararea informa iilor efective despre proiect (din momentul n care s-a finalizat conceptual i se trece la implementarea lui) n raport cu planificarea ini ial , se finalizeaz mai nti introducerea tuturor informa iilor ini iale despre proiect i se salveaz ca plan ini ial, respectiv Baseline. n acest paragraf se va prezenta modul n care se va crea fi ierul unui nou proiect, a realiz rii structurii de descompunere i salvarea ca plan ini ial. 2.1. Se copie din Pdf ALINA

Fig. 5.

10

Fig. 6....

Fig. 7....

11

2.2 Descompunerea n activit i a proiectului, WBS A priori utliz rii Microsoft Project 2003 este necesar ca structura proiectului s fie descompus n activit i de proiect, proces care este denumit Work Breakdown Structure, WBS. Dezvoltare unei descompuneri bune WBS necesit timp, dar va facilita introducerea activit ilor n tabelul intr rilor, Entry Table. De asemenea, este bine s se stabileasc jaloanele/reperele nainte de a introduce activit ile n Microsoft Project 2003. Pentru parcurgerea acestui paragraf se vor folosi informa iile din tabelul 3, pentru introducerea activit ilor proiectului Project Tracking Database.
Tabelul 3 Activitatile pentru Projact Tracking Database Nr. Activit i Nr. crt. crt. 1 Ini ierea 11 2 Sedin a de lansare 12 3 Crearea documentului de proiectului 13 4 Semnarea documentului 14 5 Planificarea proiectului 15 6 Dezvoltarea planurilor de activit i 16 7 8 9 10 Revizuirea planurilor de activit i Aprobarea planurilor Execu ia Analiza 17 18 19 20 Activit i Proiectarea Implementarea Sistem implementat Efectuarea controlului Raportarea performan elor Efectuarea controlului asupra schimb rilor nchiderea proiectului Preg tirea raportului final Prezentarea raportului final Proiect finalizat

Pentru a dezvolta structura de descompunere a activit ilor i stabilirea reperelor pentru Project Tracking Database se parcurg urmatorii pa i: 1. Se introduce denumirea fiec rei activit i. Se ntroduc cele 20 de activit i din tabelul 3 n coloana Task Name n ordinea afi at . Nu se va lua n calcul, deocamdat , nici o alt informa ie legat de durata activit ilor, resursele s.a. Se va descrie numele fiec rei activit i n coloana Task Name din Entry Table, ncepnd cu primul rnd, dup care Enter sau sageata n jos pentru a deplasa cursorul pe rndul urm tor. Dac din eroare este omis o activitate, se selecteaz rndul pe care se dore te introducerea activit ii i foloseste meniul Insert, apoi op iunea New Task pentru a ob ine o linie liber . Pentru a edita numele unei activit i este necesar selectarea activit ii (clic pe numele ai), apoi un se plaseaza cursorul n bara de introducere (cea din bara de instrumente) i se modific textul. 2. Se ajusteaz l imea coloanei Task Name. Pentru a afi a ntregul text din coloana Task Name, se deplaseaz mouse-ul desupra coloanei din dreapta n Task Name Header pn apare point-erul de redimensionare, i apoi click cu butonul stng al mouse-lui i se trage linia spre dreapta pentru a face coloana de l ime mai mare. Structura proiectului descompus de activit i separ acestea n func ie de etapele proiectului, respectiv ini ierea, planificarea, execu ia, controlul i ncheierea/finalizarea proiectului. Aceste activit i vor reprezenta Nivelul 1 din WBS. Se recomand includerea tuturor activit ilor grupate pe principalele etape, i nu concentrarea numai pe activit ile de execu ie, WBS incluznd toate activit ile cerute de proiect. n WBS-ul din exemplu Project Tracking Database, activit ile au fost l sate n mod inten ionat pe un nivel superior (nivelul 2). Descompunerea pe celelalte niveluri de activit i se realizeaz dup prezentarea activit ilor principale: Summary Tasks. Pentru un proiect real, este necesar ca WBS s fie descompus pe mai multe niveluri, pentru a oferi mai multe detalii despre necesitatea descrierii tuturor eforturilor impuse de proiect. 12

Alina se introduce figura cu Project Tracking Database... 2.2.1 Crearea activit ilor principale (Summary Tasks) Dup ce au fost introduse activit ile din WBS, din tabelul 3, urm torul pas const n stabilirea nivelurilor din WBS prin crearea activit ilor principale. n exemplul considerat mai jos, urm toarele activit i sunt luate n considerare: 1- Ini ierea, 5 Planificarea, 9 Execu ia, 14 Efectuarea controlului, 17 nchiderea proiectului. Crearea activit ilor de baz se realizeaz prin selectarea i indentarea subactivit ilor din care este compus fiecare activitate principal . Pentru crearea activit ilor de baz : 1. Selectarea nivelului inferior sau a subactivit ilor. Selectarea activit ilor de la 2 la 4 prin click pe activitatea 2 cu butonul din stanga ala mouse-lui, inerea apasat a butonului i tragerea lui spre activitatea 4, inclusiv. 2. Indentarea subactivit ilor. Click apoi pe Indent. Dup ce sub-activit ile (Tasks 2 pn la 4) au fost indentate se poate observa c activitatea 1 devine automat marcat cu bold, ceea ce indica faptul ca e o activitate de baz , iar n st nga va aparea semnul minus. Prin click pe minus, activitatea respectiv va fi minimalizat , f r a mai fi afi ate sub-activit ile, determinnd astfel schimbarea semnului minus n plus. Prin click pe plus se va ob ine fenomenul invers. De asemenea, se poate observa ca simbolul pentru activitatea de baza din Graficul Gantt s-a schimbat dintr-o bara albastr n una neagr cu s ge i, ndicnd datele de nceput i de sfar it. 3. Crearea altei activit i cu sub-activit i. Se creeaz sub-activit i pentru activit ile 5, 9,14 i 17 urmnd accea i pa i. Se indenteaz activit ile de la 6 la 8 pentru a transoforma activitatea 5 ntr-o activitate de baz . La fel pentru activit ile de la 10 la 13 pentru transformarea activit ii 9, de la 15 la 16 pentru activitatea 14, respectiv de la 18 la 20 pentru activitatea 17. Pentru a transforma o subactivitate ntr-o activitate trebuie utilizat simbolul de Outdent, inversul Indentului. Astfel se selecteaz subactivitatea/subactivit ile care se doresc a fi transformate i clic pe Outdent din bara de formatare. 2.2.2 Numerotarea activit ilor n func ie de modalitatea de instalare a Microsoft Project 2003, vizualizarea numerelor asociate activit ilor din WBS este accesibil imediat dup introducerea datelor. Pentru activarea automat a numerot rii activit ilor, folosind sistemul de numerotare standard pentru WBS: 1. Deschiderea casetei de dialog Options. Click pe meniul Tools, apoi Options 2. Afi area numerelor pentru fiecare nivel de structurare. n caseta de dialog Options, click pe tab-ul View, daca e necesar. Sub sec iunea Outline Options for Project, click pe Show outline number, astfel ncat sa apar marcajul n casu a din stanga. Click apoi pe OK. 2.3 Salvarea fi ierelor Un aspect important n managementului proiectului l constituie realizarea unei anumite performan e, ct mai bune fa de estimarile ni iale. Prima salvare a unui fi ier de tip Project 2003, se efectueaz sub un nume de fi ier i apoi se specific dac salvarea se face ca plan initial sau nu, adic : Save without a baseline sau Save with a baseline. n etapele ini iale ce nu con in toate informa iile privind proiectul, salvarea fi ierului privind proiectul se va face

13

sub formatul plan ini ial. Folosind acest procedeu, fi ierul completat din Microsoft Project 2003 poate apoi considera orice modificare a proiectului ca o execu ie a planului de baz , permi nd diferite compara ii ntre datele estimate i cele efective. Dup ce toate informa iile estimative ale proiectului au fost introduse n fi ier, se vor putea introduce i informa ii reale, n func ie de modul lui de implementare, pentru a compara datele planificate i realiz rile efective. Microsoft Project 2003 permite i eliminarea planului ini ial, prin selectarea meniului Tools i a op iunilor Tracking, Clear baseline. Dup introducerea tuturor celor 20 de activit i, crearea activit ilor de baz cu subactivit ile corespunzatoare, setarea op iunii de afi are a numerelor nivelurilor de descompunere, salvarea fi ierului, proiectul se prezint sub forma ar tat n figura 8.

Fig. 8. Ecranul din Microsoft Project 2003 cuprinznd lista tutuor activit ilor i subactivit ilor

Pentru salvarea unui fi ier f r plan ini ial se parcurg urm torii pa i: 1. Salvarea fi ierului. Se selecteaz meniul File i optiunea Save, sau din bara de instrumente se selecteaz iconi a Save. 2. Introducerea unui nume de fi ier. n fereastra de dialog Save As, se tasteaz n casu a File name Scope, indicndu-se calea unde va fi memorat. 3. Salvarea f r plan ini ial. Dup ce s-a operat pe OK, apare ferestra de dialog Planning Wizard, care prezinta dou op iuni: salvarea fi ierului f r plan ini ial (Save without baseline), fiind op iune implicit selectat , sau salvarea ca plan ini ial (Save with baseline). Este necesar s se verifice dac op iunea implicit , cea de salvare f r plan ini ial, este selectat, apoi click pe OK.

14

3. Managementul bugetului de timp a proiectului

Microsoft Project 2003 este de cele mai multe ori utilizat ca urmare a caracteristicilor sale privind gestiunea timpului.Primul pas n folosirea acestor caracteristici, dup introducerea WBS, este introducerea duratelor activit ilor sau a datelor de Start i Finish. Introducerea duratei sau a datelor calendaristice va actualiza automat diagrama Gantt. Dac se intentioneaz efectuarea de analize de drum critic atunci este necesar s se identifice interdependen ele dintre activit i. Dup stabilirea duratelor i dependen elor pot fi vizualizate diagrama tip re ea i informa iile privind drumul critic. 3.1 Introducerea duratelor activit ilor La nscrierea unei activit i utiliznd Microsoft Project 2003 se observ c acesta atribuie automat durata standard de o zi, urmat de un semn de ntrebare ? Pentru a schimba aceast durat , se introduce o durat estimativ a activit ii n coloana Duration. Dac aceast durat este incert atunci se poate introduce un semn de ntrebare dup durata stabilit , pentru a putea fi eviden iat atunci cnd se revine asupra estim rilor ini iale. Microsoft Project 2003 are capacitatea de a introduce un filtru pentru a eviden ia numai activit ile cu durata incert , prin selectarea op iunii Tasks With Estimated Duration, vizulizndu-se astfel activit ile care necesit revizuirea duratelor indicate ini ial. Pentru precizarea duratei unei activit i se introduce un num r, urmat apoi de unul sau mai multe caractere, prin care se specific unitatea de m sur aleas pentru exprimarea duratei. Dac se introduce doar un num r, Microsoft Project 2003 este setat implicit pe days (zile), ca valoare implicit pentru unitatea de m sur . Caracterele utilizate pentru reprezentarea unit ilor de m sur a duratelor diferitelor activit i sunt: d=days (zile) w=weeks (s pt amni) m=minutes (inute) h=hours (ore) mon=months (luni) Introducerea estim rilor de timp respectiv a duratei unie activit i reprezint un proces ce presupune cteva etape importante: Duratele activit ilor de baz (descompuse n subactivit i) nu se introduc deoarece pentru acestea sunt calculate automat pe baza duratei subactivit ilor. Dac se introduce o durat pentru o sub-activitate i apoi aceast este transformat ntr-o activitate de baz , durata ei se va schimba automat, lund n calcul durata subactivit ilor acesteia. Microsoft Project 2003 nu permite introducerea sau schimbarea duratei unei activit i de baz . Pentru a marca o activitate ca jalon n proiect se va introduce durata 0. Rezult astfel un jalon ce marcheaz derularea unui set de activit i viitoare. Pentru a stabili activit ile periodice, cum ar fi ntlniri s pt mnale sau raport ri lunare se selecteaz Recuring Task din op iunea Insert. Se introduce numele activit ii, durata i datele de start i finish. Microsoft Project 2003 va insera n mod automat subactivit ile corespunzatoare n func ie de durata stabilit i perioada de timp sau num rul ac iunilor care se doresc a se realiza. Se pot introduce datele exacte de nceput i de sfar it ale activit ilor, n loc s se ntroduc durata, prin deplasarea barei de splitare spre dreapta prin vizualizarea coloanelor Start i Finish.. Dac datele unor activit i urmeaz s se modifice n func ie de datele altor activit i, atunci nu se vor introduce datele exacte de nceput i de sfar it, ci trebuie ntrodus durata i stabilirea dependen ei dintre activit ile corespunz toare. 15

Microsoft Project 2003 foloseste un calendar standard cu 5 zile lucr toare pe s pt mn i 8 ore pe zi. Estimarea duratelor variaz func ie de calendarul folosit. Se pot transforma anumite zile nelucr toare n lucr toare i invers, precum i ntregul calendar al proiectului dac se selecteaz op iunea Change Working Time din meniul Tools. Pentru modificarea sc rii de reprezentare a timpului din diagrama Gantt, pentru a vizuliza planificarea proiectului ntr-o forma mai detaliat sau nu, din punct de vedere al raportarii la perioadele calendaristice (s p0tamani, luni, trimestre sau ani), ceea ce nseamn utilizarea iconitelor Zoom in i Zoom out. n continuare, se prezint modul de stabilire a duratelor pentru activit ile din fi ierul Scope al proiectului Project Tracking Database, creat n paragraful anterior. Se creaz astfel o nou activitate periodic , respectiv de Raport ri periodice, nainte de activitatea cu nr.crt. 15, Raportarea performan elor, dup care se introduc duratele pentru toate celelalte activit i. n tabelul 4 sunt prezentate informa ii ce se pot utiliza pentru estimarea duratei altor activit i din cadrul Project Tracking Database. Linia din tabelul de introducere, Entry Table pe care se afla pozi ionat fiecare activitate apare n prima coloana din tabel, iar duratele specifice n coloana a treia. Alna - Se ntroduce textul corepunzator cu figurile acestea introduse de Florin

Fig. 9....

16

Fig. 10

Fig. 11....

17

Tabelul 4 Duratele subactivit ilor din Project Trackng Database Linia pe care se Nuemle activit ilor i sub-activit ilor) regaseste activitatea 2 Sedin a de lansare 3 Crearea documentului de proiect 4 Document semnat 6 Dezvoltarea planurilor 7 Revizuirea planurilor 8 Planuri aprobate 10 Analiza 11 Proiectare 12 Implementare 13 Sistem implementat 39 Raportarea performan elor 40 Efectuarea controlului asupra schimb rilor 42 Preg tirea raportului final 43 Prezentarea raportului final 44 Proiect finalizat

Durata 2h 10d 0d 3w 4mon 0d 1mon 2mon 1mon 0d 5mon 5mon 2w 1w 0d

Pentru a introduce durata celorlalte activit i: 1. Introducerea duratei pentru activitatea 2. Clic pe coloana Duration n linia 2, dup care se introduce 2h, apoi Enter 2. Introducerea duratei pentru activitatea 3. n coloana Duration pe linia 3 se tasteaz 10d, apoi Enter. 3. Introducerea duratei activit ilor r mase. Se va continua introducerea duratelor pentru celelalte activit i la fel ca n cazul activit ii 2 sau 3, prelund infroma iile despre durate lor din tabelul 4. 4. Salvarea fi ierului cu redenumirea lui. Clic pe meniu File, apoi op iunea Save as. Sa va introduce Time ca nume de fi ier i se salveaza f r plan ini ial, adic Save without a baseline. 3.2 Stabilirea dependen elor dintre activit i Pentru a utiliza Microsoft Project 2003 n vederea mbun t irii automate a planific rilor i pentru ob inerea analizei drumului critic trebuiesc determinate dependen ele sau rela iile dintre activit i. Microsoft Project 2003 ofer 3 metode pentru crearea dependen elor: Iconi a Link Tasks. Pentru a crearea depende elor prin folosirea iconi ei Link Task din bara de instrumente, se selecteaz activit ile ntre care trebuie stabilit dependen a i apoi Click pe iconi a. Timpul implicit al leg turii este final-la-start. Coloana Predecessors din tabelul de introducere a datelor, Entry Table. Utilizarea acestei metode presupune introducerea manual a num rului liniei pe care se afl activitatea cu care se dore te stabilirea dependen ei. Pentru a vizualiza coloana Predecessors din Entry Table se deplaseaz bara de splitare spre dreapta; Utilizarea barei de reprezentare a activit ii din diagrama Gantt a activit ii care urmeaz s fie dependent de o activitate anterioar i tragerea ei pn la plasarea ei astfel nct s poat fi creat interdependen a necesar , respectiv se afi eaz pe ecran iconi a prezentat n Fig. 12.

18

Fig. 12. Informa ie privind interdependen a dintre activit i n Graficul Gantt

3.3 Schimbarea rela iilor dintre activitati i ad ugarea timpului avans i restant Rela iile dintre activit i descriu modul cum o activitate se raporteaz la momentul de nceput sau sfr it al alteia. Microsoft Project 2003 permite 4 tipuri de rela ii de dependen dintre activit i: inish-to-start (FS), start-to-start (SS), finish-to-finish (FF), start-to-finish (SF). Pentru utilizarea efectiv a acestor dependen e se poate modifica drumul critic contribuind la mbun t irea planific rii proiectului. Tipul de rela ie de dependen cel mai folosit este de finish-to-start (FS). Pentru a schimba tipul rela iei de dependen , se acceseaz op iunea Task information pentru o anume activitate printr-un dublu Click pe numele activit ii. Din op iunea Predecessors existent n subsec iunea Task information se poate selecta un nou tip de dependen din lista plasat n coloana Type. Op iunea Predecessor permite i ad ugarea timpului n avans sau restant pentru n cazul unei anumite rela ii de dependen dintre activit i prin folosirea coloanei Lag din op iunea Predecessor. Timpul avans reflect o suprapunere ntre activit ile ntre care exist o dependen . Timpul restant este opusul timpului avans reprezentnd un timp mort ntre activit ile dependente. De exemplu, dac este necesar o perioad de 2 zile ntre sfr itul activit ii C i nceputul activitatii D atunci se stabile te o dependen FS i se specific un timp restant de 2 zile. Timpul restant se introduce ca valoare pozitiv , prin scrierea a 2d n coloana Lag. n exemplul privind Project Tracking Database, se observ c activitatea de proiectare ncepe numai dup execu ia integral a activit ii de analiz . Activitatea de implementare ncepe atunci cnd toate sub-activit ile din cadrul activit ii de proiectare au fost ncheiate, .a.m.d. Se recomand n unele cazuri i ad ugarea unui timp suplimentar sau a unui timp tampon nantea unei activit i importante, cum ar fi implementarea unui sistem. Pentru crearea unei planific ri mai realiste se poate adauga un timp avans la activit ile de Proiectare i Implementare i un timp restant naintea activit ii de Implementare.

3.4 Diagramele Gantt

Microsoft Project 2003 con ine diagrama Gantt n pagina standard mpreun cu Entry Table. Diagrama Gantt prezint grafic scara timpului i duratele activit ilorcomponente ale proiectului. n Microsoft Project 2003, interdependen ele dintre activit i sunt indicate prin linii cu s ge i de leg tur ntre activit ilor dependente. n cele ce urmeaz se prezint succint cateva informa ii necesare n utilizarea diagramelor Gantt:

19

 Pentru a ajusta scara de timp se efectueaz Click pe iconi a Zoom in sau Zoom out. Prin utilizarea acestor iconi e se modific modul de vizualizare a timpului pe diagrama Gantt n sapt mni, luni, trimestre etc. Modificarea sc rii de timp se poate face i prin accesarea op iunii de formatare prin selectarea op iunii Timescale din meniul Format. Prin ajustarea sc rii de m surare a timpului se poate vizualiza ntreaga diagram Gantt pe ecran, cu diviziunile de timp solicitate. Din meniul Format se poate activa Gantt Chart Wizard, ce se folose te la modificarea formatului diagramei Gantt. Vizualizarea diagramei Gantt de control se efectueaz prin salvarea planului ini ial pentru proiect i introducerea duratelor efective ale activit ilor. View-ul de Control Gantt prezinta dou bare pentru activit i, una deasupra celeilalte, pentru fiecare activitate. Una dintre aceste bare arat datele de sfar it sau nceput planificate, iar cealalt bar indic datele efective de start i finish. Dup crearea interdependen elor dintre activit i pot fi ob inute i informa iile privind drumul critic al proiectului Project Tracking Database. Activit ile critice sunt afi ate cu ro u n view-ul Network Diagram, culoarea putnd fi evident modificat .

Fig.13. Crearea unei dependen e prin folosirea diagramei Gantt

3.5 Diagramele tip re ea

View-ul Network Diagram din Microsoft Project 2003 este nou i nlocuie te complet diagramele PERT din versiunile anterioare. Diagramele re ea din Project 2003 utilizeaz metoda de prezentare grafic a activit ilor n re ea, rednd activit ile sub form rectangular

20

iar interdependen ele dintre ele prin linii. n View-ul Network Diagram, activit ile critice apar automat n ro u. Fig 14 i text din pdf....

Fig. 14.

3.6 Analiza drumului critic

Microsoft Project 2003 permite mai multe View-uri i rapoarte utile n analiza nforma iilor privind drumul critic. Se pot folosi dou componente foarte utile, respectiv Schedule Table i raportul Critical Tasks. View-ul Schedule Table prezint datele privind start-ul i de finish-ul pentru fiecare activitate precum i duratele dintre activit i. Aceste informa ii arat ct de flexibil este planificarea calendaristic permi nd luarea deciziilor de reducere a duratelor. Raportul Critical task con ine doar activit ile din drumul critic al proiectului, oferind managerilor de proiect posibilitatea monitorizarii acestora. Pentru a accesa View-ul Schedule Table i pentru a vizualiza raportul Critical Tasks pentru un fi ier se parcurg urm torii pa i: 1. Vizualizarea Schedule Table. Apoi se face Click pe meniul View, apoi Table: Entry i Schedule. Schedule Table va nlocui Entry Table n stnga diagramei Gantt. 2. Vizualizarea tuturor coloanelor din Schedule Table. Se deplaseaz bara desp itoare spre dreapta pn apar toate coloanele. Ecranul ar trebui sa arate ca n fig... Acesta fereastr arat datele timpurii sau trzii de start i de finish pentru fiecare activitate i duratele dintre activit i. Click apoi pe meni-ul View, apoi Table: Schedule Entry pentru a reveni la Entry Table. 3. Deschiderea ferestrei de dialog Reports. Apoi Click pe meni-ul View, apoi Reports. Dublu Click pe Overview pentru a deschide ferestra de dialog Overview Reports.

21

4. Vizualizarea raportului Critical Tasks. Apoi se efectueaz dublu Click pe Critical Tasks i va aparea un Raport Critical Task cu data curent . 5. nchiderea raportului. Dup finalizarea analizei Critical Task, se face Click pe op iunea din ferestra de dialog Reports. 6. Salvarea fi ierului fara plan ini ial.

4. Managementul costurilor proiectului

Microsoft Project 2003 nu se utilizeaz n managementul costurilor, n mod curent, deoarece marea majoritate a organiza iilor dispun de software de analiz financiar mult mai performant. n cele ce urmeaz se prezint succint nstruc iuni pentru introducerea costurilor fixe i variabile i informatii privind valorile efective ale costurilor i duratelor de derulare a activit ilor dup finalizarea planific rii ini iale a proiectului. 4.1 Estimarea costurilor fixe i variabile Prima etap n folosirea instrumentelor software Microsoft Project 2003 privind costurile const n introducerea informa iilor privind costurile sub forma costurilor fixe sau variabile pe baza costului de utilizare a unei resurse sau a timpului i cantit ii resurselor utilizate. Costurile de personal de in n general o pondere substan ial din totalul costurilor proiectului. 4.1.1 Introducerea costurilor fixe n Tabelul Costuri (Cost Table) Costurile fixe se introduc pentru fiecare activitate/sub-activitate n Cost Table. Pentru accesarea a Cost Table se apeleaz op iunea Table Cost din meniul View. 4.1.2 Introducerea costurilor cu resursele umane Costurile legate de resursele umane sunt cele cu ponderea cea mai mare n totalul costurilor unui proiect. Prin definirea i alocarea resurselor umane precum i a costurilor implicate de activit i se determin costurile legate de activitatea efectuat de echipa proiectului, se poate urm ri modul n care fircare membru al echipei este implicat, se identific poten ialele lipsuri de resurse care pot for a depa irea termenului final, se pot stabili resursele neutilizate, s.a. n continurea se descriu cteva din facilit ile oferite de Microsoft Project 2003 referitor la gestiunea resurselor umane. Astfel exist cteva modalit i de introducere a informa iilor privind resursele proiectului. Cea mai simpl const din introducerea informa iilor privind resursele n componenta Resource Sheet, prin accesarea op iunii din bara de View-uri, fie din meniul View. Optiunea Resource Sheet permite introducerea numelui, ini ialei, grupului de care apar ine resursa, num rul maxim de unit i, pre ul standard, pre ul orelor suplimentare, cost/unitate de realizare, calendarul de baz , codul. Introducerea datelor n Resource Sheet este similar introducerii datelor ntr-o foaie de calcul (spreadsheet) i exist posibilitatea sort rii categoriilor de resurse folosind op iunea Sort din meniul Microsoft Project 2003. Apoi pentru a filtra resursele se utilizeaz lista de filtre din Toolbar sau din meniu Microsoft Project 2003. Dup stabilirea resurselor urmeaz alocarea lor pe activit i/subactivit i n modul de afi are ini ial, Entry Table din meniul View, folosind lista derulat la selectarea unei c su e n coloana Resource Names, ultima coloan din Entry Table. n continurea se descrie o alt metod de alocare a resurselor. Se presupune astfel c echipa de implementare a proiectului este format din 4 persoane, iar proiectul implic numai costuri de personal. Echipa este alc tuit dintr-un manager de proiect, un analist economic, un analist de baze de date i un tehnician.

22

Pentru a introduce informa iile de baz pentru fiecare persoan n componenta Resource Sheet se vor parcurge urmatorii pa i: 1. Se deschide Resource Sheet fie prin selectarea iconi ei din bara de View-uri, fie din meniul View. 2. Se introduc datele din Tabelul 5. Se scriu informa iile asa cum sunt ele afi ate n tabel i se apas tasta Tab pentru deplasarea la urmatorul cmp. De observat c abrevierile func iilor sunt cele plasate n coloana Initials. Atunci cnd se scriu tarifele standard i pentru eforturile suplimentare este necesar s se ntroduc numai valoarea, de exemplu 50, pentru c Microsoft Project 2003 va prelua valoarea automat ca fiind tariful pe or , respectiv $50/hr. Tarifele standard i pentru orele suplimentare introduse se bazeaz pe tarife orare. n program pot fi introduse i salarii anuale prin scrierea salariului anual ca numar urmat de /y sau per year. Pentru celelalte coloane este de preferat s se p streze valorile implicite existente.

Tabelul 5 Datele privind resursele pentru Project Tracking Database Resource Name Initials Group Stand. Rate (abrevieri) (grupul (pretul standard) c ruia i se aloc resursa) Manager Proiect MO 1 $50.00/h Analist Economic AE 1 $40.00/h Analist baze date AD 1 $40.00/h Tehnician TH 1 $20.00/h

Ovt. Rate (pretul pt suplimentare)

ore

$60.00/h $50.00/h $50.00/h $25.00/h

Pentru a realiza ajustarea costului unei resurse, cum ar fi cresterea, se face dublu-Click pe numele func iei/persoanei din coloana Resource Sheet, se selecteaz Costs din fereastra de dialog Resource nformation. Apoi se introduce data calendaristic efectiv i procentajul cre terii, pe linia urmatoare celei n care sunt introduse produsele. De asemenea, se pot modifica i alte nforma ii privind costul resurselor, cum ar fi tariful standard i al orelor suplimentare.

4.2 Alocarea resurselor pe activit i

Pentru ca Microsoft Project 2003 s calculeze costul resurselor pe activit o este necesar ca resursele corespunz toare s fie alocate fiec rei activit i din WBS. Exist cteva modalit i de a repartiza resursele. De exemple, n Entry Table exist o coloan denumit Resources pentru selectarea unei resurse, folosindu-se o list . Aceast modalitate poate fi utilizat numai pentru alocarea unei resurse unei singure activit i pe ntreaga durat a acesteia, pentru celelate resurse fiind necesar s se utilizez , (virgula) ntre resurse. De cele mai multe ori se folosesc alte modalit i de alocare a resurselor cum ar fi cele din accesarea iconi ei Resources Assign din Toolbar sau fereastra Resource Cost, pentru a asigura ca Microsoft Project 2003 a preluat aloc rile de resurse a a cum s-a dorit. Toate cele trei modalit i de alocare a resurselor, se prezint n continuare n exemplul considerat Project Tracking Database. 4.2.1 Alocarea resurselor folosind Entry Table Se parcug urmatorii pa i: 1. Selectarea activit ii pentru care se dore te alocarea resurselor. Se face Click pe iconi a Gantt Chart din bara de View-uri pentru a reveni n modul de vizualizare a 23

2. 3.

4.

5.

diagramei Gantt. Se va selecta Activitatea 2, edinta de lansare, de pe a doua lnie din coloana Task Name. Afi area coloanei Resource Names din Entry Table. Se va muta bara desp r itoare c tre dreapta pentru a vizualiza coloana Resource Names. Selectarea unei resurse din coloana Resource Names. Se face Click pe lista detulant a coloanei Resource Names i selectarea Manager Proiect pentru a fi alocat ca resursa activit ii 2. De observat c alegerea resurselor se bazeaz pe informa iile care au fost introduse n Resource Sheet. Daca nu au fost introduse Atunci nu va aparea lista derulant i nu va putea fi f cut nici o selec ie. ncercarea de a selecta alt resurs pentru activitatea 2. Din nou se va folosi lista derulant din coloana Resource Names i apoi Click pe Analist Economic i Enter. De observat ca numai numele Analist Economic apare n coloana Resource. tergerea resursei repartizate. Se face Click pe coloana Resource Names pentru activitatea 2 i selectarea op iunii Edit din meniu, apoi Clear i Contents prin eliminarea resursei alocate.

4.2.2 Alocarea resurselor apelnd Toolbar Pentru alocarea resurselor apelnd la tooldbar se parcurg urm toarele etape: 1. Selectarea activitatilor pentru care se dore te alocarea resurselor. Se face Click pe Gantt Chart din bara de View-uri pentru revenirea n modul de vizualizare a diagramei Gantt. Selectarea activit ii edin a de lansare de pe a doua lnie din coloana Task Name. 2. Deschiderea ferestrei de dialog As ign Resource. Se face Click pe iconi a Assign Resources din Toolbar. Fereastra de dialog, care prezinta lista persoanlor implicate n proiect, va aparea, a a sum este n fig. Acesta fereastr de dialog ramne deschis pe masur ce se trece de la o activitate la alta pentru alocarea resurselor. 3. Repartizarea Managerului de proiect pentru activitatea 2. Se selecteaz Manager proiect i se apas pe Assign. De observat c durata estimat pentru activitatea 2 ramne la 2 ore, iar numele Manager Proiect apare n diagrama Gantt n dreptul barei 2. 4. Repartizarea Analistului economic pentru Activitatea 2. Se face Click pe Analist economic n fereastra de dialog As ign Resources i ap sarea butonului Assign. De observat c durata activit ii 2 s-a modificat de la 1 ora, dar acesta modificare nu se dore te. Se apas close n ferestra Assign Resources. 5. Anularea resurselor alocate. Click pe coloana Resource Anmes pentru activitatea 2, selectarea op iunii Edit din meniu i apoi Clear i Contents pentru a elimina resurselor alocate. 6. Reinserarea duratei pentru activitatea 2. Se introduce 2h n coloana durata pentru acitivtatea 2 i apoi se apas pe Enter. 4.2.3 Alocarea resurselor utiliznd fereastra de splitare i View-ul Resource Cost De i alocarea resurselor prin metoda Assign Resources este relativ simpla, se recomand utilizarea fereastrei desp itoare/splitare i View-ul Resource Cost pentru repartizarea resurselor, modalitate prin care duratele activit ilor nu se vor modifica automat dac se aloc mai multe resurse i permite un control mai bun asupra informa iilor introduse. 4.2.4 Vizualizarea infomatiilor despre costurile proiectului Dup introducerea informa iilor despre resurse, costurile resurselor sunt calculate automat pentru proiect. Exist cteva posibilit i de vizualizare a informa iilor despre costurile

24

proiectului. Astfel se poate utiliza Cost Table pentru a ob ine informa iile legate de cost sau se pot folo i diferite rapoarte. 4.3 Planul initial, costurile i duratele efective/reale Dup finalizarea introducerii tuturor datelor privind proiectul, procesul ini ial de creare a planului proiectului introducerea activit ilor, stabilirea dependen elor, atribuirea costurilor s.a.m.d se poate treace la realizarea planul ini ial/baseline. Prin compararea informa iilor din planul ini ial i planul actualizat pe m sura derularii proiectului se pot identifica i rezolva diferite probleme de management. La ncheierea execu iei proiectului se finalizeaz toate informa iile ini iale se pot utiliza n compara ie cu cele reale pentru a dezvolta planurile viitoarelor proiecte ntr-o manier mai corect . 4.3.1 Stabilirea planului ini ial Una din etapele importante ale managementului de proiect o constituie stabilirea planului ini ial. Dac se dore te apoi compararea informa iilor efective, cum ar fi duratele i costurile, acest fi ier trebuie s fie salvat n Microsoft Project 2003 ca fi ier de baz (ini ial). Procedura implic selectarea din meniul Tools a op iunii Tracking, Save Baseline. nainte de setarea unui plan ini ial, este necesar introducerea tuturor informa iilor privind durata, costurile, resursele umane. De remarcat faptul c Microsoft Project 2003 pune la dispozitie i o op iune de anulare a salv rii ca plan ini ial dac s-a efectuat o salvare eronat . Chiar dac exist aceast posibilitate de anulare este recomandabil s se salveze separat i s se creeze o copie de siguran a planului ini ial al proiectului. P strarea separat a fi ierelor cu planul ini ial i cu valorile reale va permite revenirea la fi ierul original n situa ia n care este necesar reutilizarea lui. 4.3.2 Introducerea costurilor i duratelor efective Dup stabilirea planului ini ial, informa iile privnd monitorizarea proiectului se pot afla pe fiecare activitate pe masura ce proiectul se implementeaz . Bara de instrumente Toollbar Tracking reprezint suportul pentru introducerea unor astfel de informa ii.
Tabel 6 Butoanele barei de instrumente Tracking Buton Nume Descriere Statistici privind proiectul Ofer informa ii sintetice despre planul ini ial al proiectului, datele reale de start i finalizare, ntreaga durat a proiectului, costurile i eforturile de munc depuse. Actualizarea n func ie de Actualizeaz activit ile selectate pentru a indica faptul c planificare (Update as valorile reale ale datelor calendaristice, costurilor i muncii Scheduled) depuse corespund valorilor planificate. Replanificarea eforturilor Planific durata ramas pentru o activitate care este n (Update as Scheduled) ntarziere astfel ncat va putea sa continue de la data stabilit Introducerea liniei de Afi eaz o lnie de evolu ie a proiectului n diagrama Gantt ndicare a evolu iei (Add de la o dat selectat pe scala timpului. Progress Lne) Finalizat n propor ie de Marcheaz activit ile selectate ca finalizate n propor ie 0% (0% complete) de 0% n func ie de data stabilit (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate) Finalizat n proportie de Marcheaz activit ile selectate ca Finalizate n propor ie 25% (25% complete) de 25% n func ie de data stabilit (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate)

25

Finalizat n propor ie de Marcheaz activit ile selectate ca Finalizate n proportie 50% (50% complete) de 50% n func ie de data stabilit (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate) Finalizat n propor ie de Marcheaz activit ile selectate ca Finalizate n propor ie 75% (75% complete) de 75% n func ie de data stabilit (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate) Finalizat n propor ie de Marcheaz activit ile selectate ca Finalizate n propor ie 100% (100% complete) de 100% n func ie de data stabilit (datale calendaristice, eforturile, duratele sunt actualizate) Actualizarea activit ilor Afi eaz ferestra de dialog Update Tasks pentru activit ile (Update Tasks) selectate astfel nct s poat fi introduse procentele de finalizare, duratele reale, duratele r mase sau datele de start i fnalizare reale. Bara de instrumente pentru Activeaz sau dezactiveaz afi area barei de instrumente grupuri de lucru (Workng Workgroup, cu ajutorul c rora se poate lucra pe Toolbar) componente ale proiectului cu alte echipe.

n scop educa ional i de nv are a programului se vor introduce informa ii reale, i prin realizarea cateva modificari n fi ierul Baseline. Se presupune c activit ile de la 1 la 7 sunt Finalizate a a cum au fost planificate, dar activitatea dureaz mai mult dect a fost stabilit ini ial. Vizualizarea mai clar a infoma iilor privind planificarea initala i valorile efective se poate ob ine prin utilizarea Tracking Gantt Chart. Se impun de re inut i informa iile suplimentare oferite de diagrama Tracking Gantt. Activit ile Finalizate sunt conotate cu procentul de 100% n dreptul simbolurilor lor din diagrama Tracking Gantt. Pentru activit ile care nu au nceput nc i trebuie s fie desf urate se afi eaz 0%. Pentru activit ile aflate n derulare, cum este Activitatea 9, este plasat un procent din activitatea desf urat , respectiv 31% n exmplul luat. De asemenea, se poate observa c data de finalizare a proiectului a fost mutaat pe 10/3/02, ca urmare a faptului c unele activit i depind de finalizarea Activit ii 10, care dureaz mai mult dect a fost planificat ini ial. Prin vizualizarea diagramei Tracking Gantt se poate monitoriza mult mai u or evolu ia implementarii proiectului comparativ cu planul ini ial. FIG ??? 4.4 Managementul valorii ad ugate(earned value) Managementul valorii ad ugate reprezint o tehnic important de evaluare a performan elor unui proiect. Avnd introduse informa iile reale privind activitatea ini ial din Project Tracking Database se pot ob ine informa iile privind valoarea c tigat .

5. Gestiunea resurselor umane din cadrul proiectului

n paragraful privind costurile s-a prezentat modul de introducere a informa iilor privind resursele i a aloc rii lor pentru fiecare activitate. Pentru gestiunea resurselor umane, Microsoft Project 2003 ofer nc dou modalit i, respectiv calendarul resurselor i histogramele. 5.1 Calendarul resurselor La crearea fi ierului Project Tracking Database, s-a utilizat calendarul standard al Project 2003. Acest calendar presupune ca perioada de lucru standard este de Luni pn Vineri, cu un program de la orele 8 pn la orele 17, cu o pauz de mas . Exist ns i posibilitatea cre rii unui calendar diferit, care s in cont de cerin ele unice ale fiec rui proiect.

26

Pentru a crea un nou calendar se parcurg urm torii pa i: 1. Se face Click pe meniul Tools apoi deschiderea ferestrei de dialog pentru Change Workng Time, prin selectarea optiunii. 2. n fereastra de dialog Change Workng Time, se selecteaza New, deschizandu-se fereastra de dialog Create New Base Calendar. Se apasa butonul Create New Base Calendar, i se nscrie un nume pentru noul calendar n caseta Name text, apoi se apas pe OK. Se efectueaz modificarile corespunzatoare pentru crearea propriului calendar i apoi se face Click pe OK. Noul calendar poate fi utilizat pentru ntregul proiect sau poate fi atribuit pentru anumite resurse ale proiectului. Pentru atribuirea noului calendar la nivelul ntregului proiect: 1. Click pe meniul Project, apoi Project nformation pentru deschiderea ferestrei de dialog. 2. Click pe lista derulanta Calendar pentru afisarea unei liste a calendarelor disponibil, selectarea calendarului not creat i apoi OK. Pentru atribuirea unui anumit calendar pentru o resursa anume: 1. Click pe meniul View, apoi Resource Sheet. 2. Se selecteaz numele resursei pentru care se doreste alocarea noului calendar. 3. Click pe c su a din coloana Base Calendar pentru a selecta o anumit resurs . Men innd butonul din stnga mouse-lui ap sat, se face click pe lista ce se deruleaz i se selecteaz calendarul corespunz tor, dupa care se elibereaz butonul mouse-lui. 4. Dublu click pe numele resursei pentru a afi a fereastra de dialog Resource Information, apoi click pe butonul Working Time. Se poate bloca perioada zilelor de concediu sau zilelor libere pentru anumite persoane prin selectarea zilelor respective n cadrul calendarului i marcarea lor ca zile nelucr toare, asa cum este prezentat n figura 36. 5.2 Histograma resurselor Histograma resursei reprezinta graficul ce prezint num rul resurselor alocate unui proiect de-a lungul timpului. Histograma pentru o anumita persoan poate prezinta gradul de supranc rcare sau neutilizare n timpul unei perioade de timp. Pentru a vizualiza histograma, se selecteaza Resource Graph din bara de View-uri sau din meniul View. Resource Graph ofera po ibilitatea de a vedea ce resurse sunt suprancarcate, cat de mult i cand. De asemenea, prezinta procentual capacitatea fiec rei resurse de a face fa planific rilor, astfel nc t exista posibilitatea realoc rii resurselor, dac este necesar, pentru a r spunde cerin elor proiectului. Microsoft Project 2003 dispune de doua nstrumente ce permit vizualizarea mai multor detalii despre suprancarcarea resurselor: view-ul Resource Usage i bara de nstrumente Resource Management. View-ul Resource Allocation poate ajuta n identificarea cauzei pentru supranc rcarea unei resurse. Fig? i ceva text..

27

Fig. 37 se transcrie din pdf.si se pune numarul corspunzator al figurii

5.3 Echilibrarea resurselor (Resource Leveling) Echilibrarea resurselor reprezint o metod de rezolvare a conflictelor dintre resurse prin ntrzierea activit ilor. Echilibrarea resurselor creaz o distribu ie liniar a utiliz rii acestora. Op iunea Help are mai multe informa ii privind Leveling. Pentru utilizarea acestei op iuni este necesar o aten ie deosebit , astfel nc t software-ul s ajusteze resursele numai atunci cnd este necesar.

6. Managementul comunic rii n proiect

Microsoft Project 2003 reprezint suportul de generare, colectare, diseminare, memorare i raportare a informa iilor despre un proiect dat. n acest paragraf se vor prezenta rapoartele i view-urile cele mai utilizate, precum i modul de utilizare a formatelor predefnite i a nser rii hyperlnk-urilor din Microsoft Project 2003 n alte documente, maniera de salvare a fi ierelor Microsoft Project 2003 ca pagini Web i utilizarea acestui software la nivelul unui grup de lucru. 6.1 Rapoartele i View-urile utilizate Pentru a imbun t i comunicarea la nivel de proiect prin utilizarea Microsoft Project 2003 se impunea cunoa terea etapelor importante delimitate prin jaloane n timp.La nceputul sau ncheierea acestor etape se pot afi a o serie de nforma ii privind proiectul n curs de realizare. n tabelul 6 sunt prezentate pe scurt cteva din cele mai importante op iuni i func iuni care vor ajuta la n elegerea momentelor n care ar putea fi utilizate. Astfel rapoartele generale ob inute din utilizarea a Microsoft Project 2003 ofer un sumar de nforma ii util managementului executiv, cum ar fi un rezumat al proiectului sau al etapelor. Rapoartele privnd activit ile curente ajut managerii de proiect s identifice stadiul

28

actual al activit ile proiectului i s monitorizeze evolu ia acestuia n timp. Rapoartele privind activit ile nencepute i eventualele probleme alerteaz managerii asupra domeniilor respective. Rapoartele privind costurile ofer nforma ii privnd cash-flow-ul proiectului adic alocare de resurse proiectului, nforma ii despre buget, componentele ce dep esc limitele bugetului ini ial, precum i gestiunea valorii ad ugate (earned value). Rapoartele privnd alocarea fnanciar ajut echipa proiectului prin punerea la dispozi ie a diferitelor nforma ii privnd persoanele ce au responsabilit i ntr-un proiect. De asemenea se pot crea i o serie de rapoarte personalizate, plecnd de la orice nforma ie introdus n Microsoft Project 2003. A se inlloocui ,i t ..etc
Tabelul 6 Func iunile principalelor componente ale Microsoft Project 2003 Componente Functiuni Gantt Chart, Entry Table Introducerea informa iilor principale privind activit ile Network Diagram Vizualizarea dependen elor dintre activitati i a drumului critic Schedule Table Afisarea nformatiilor despre planificarea calendaristica ntr-o forma tabelar Cost Table Introducerea costurilor fixe i afisarea nforma iilor privind costurile Resource Sheet ntroducedrea nformatiilor despre resursele solicitate de proiect Vizualizarea prin doua ferestre Alocarea resurselor diferitelor activitati a Resource nformation i Gantt Chart Save Baselne Salvarea proiectului ca plan nitial Bara de nstrumente trackng Introducerea informatiilor efective (reale) despre proiect Earned Value Table Afisarea nformatiilor despre valoarea castigata Resource Graph Vizualizarea, sub form grafica, a modului de alocare a resurselor Resource Usage Vizualizarea detaliata a utilizarii resurselor pe activitati i perioade de timp Bara de nstrumente Resource Afisarea utilizarii resurselor i a diagramei Gantt pentru identificarea Management problemelor de supraalocare a resurselor Resource Levellng Echilibrarea (nivelarea) resurselor Overview Reports Rezumatul priectului (Project Summary), activitatile de pe nivelul cel mai nalt (Top-level tasks), activitatile critice (Critical tasks), jaloanele (milestones tasks), zilele lucratoare (Workng days) Current Activities Reports Activitatile care nu au un nceput (unstarted tasks), activitatile ncepute de curand (Tasks startng soon), activitatile n derulare (Tasks n progress), activitatile Finalizate (Completed tasks), Activitatile care trebuiau ncepute (Should have started tasks), activitatile ntrerupte (Slippng tasks) Cost Reports Cash Flow, Budget, Overbudget tasks, Overbudget Resources, Earned Value As ignements Reports Who does what (cne ce face), Who does what when (cne ce face n ce moment), to-do list (List cu ce de facut), overallocated Resources (resursele supraclocate) Workload reports Task Usage, resource Usage Custom Report Permite personalizarea fiecarui tip de raport Save as Web page Salvarea documentelor ca documente HTML nsert Hyperlnk nserarea hyperlnk-urilor altor fi iere sau ite-uri Web

6.2 Utilizarea template-urilor, nserarea hyperlinku-rilor i a comentariilor Crearea unor planuri foarte bune de management a proiectului este o opera ie dificil astfel ca multe organizatii, cum ar fi Northwest Airlnes, Microsoft i alte agen ii organiza ionale, p streaz o biblioteca cu fi iere model pentru Project 2003. n acest mod, exist mai multe modele la dispozitia utilizatorilor Microsoft Project 2003. Microsoft Project 29

2003 nclude Modele de fi iere tip Project 2003, pentru diferite tipuri de proiecte, reg site sub denumirea de template-uri, dup cum urmeaz : Commercial Construction Engineering nfrastructure Deployment Microsoft Project 2003 Deployment Microsoft Solutions Framework (MSF) Application Development New Busness New Product Office 2003 Deployment Project Office Re idential Construction Software Development Wndows 2003 Deployment Utilizarea acestor modele este util n etapa de pregatirea fi ierelor proprii, dar aplica ia se personalizeaz apoi dup cerin ele proietului snotru Fi ierul de leg tur se deschide automat prin Click pe iconi a Hypelink din coloana ndicators,. Utilizarea unor astfel de leg turi prezint o modalitate eficient de a p stra toate documentele proiectelor ntr-o manier organizat . Se recomand nserarea de adnot ri n fi ierele Microsoft Project 2003, sau comentarii, pentru a oferi mai multe nforma ii privind anumite activit i ale proiectului. 6.3 Salvarea fi ierelor ca pagini Web Aplica iile bazate pe utilizarea Web-ului sunt utile multor organiza ii n scopul transmiterii nformatiilor c tre angajati i a comunic rii cu clien ii. Microsoft Project 2003 include o component ce permite salvarea nforma iilor despre proiect ca pagina Web. n Microsoft project 2003 aceast facilitate ste disponibil prin selectarea op iunii Save as Web Page din meniul File. Astfel se pot crea pagini Web n mai multe formate standard, printre care Compare to Baseline, Cost Data by Task, Earned Value Information, Top Level Tasks, un raport Who Does What s.a. De asemenea, pot fi proiectate i propriile nforma ii ce urmeaz a fi salvate ca pagini Web. Microsoft Project 2003 permite mai multe modalit i de a modifica sau adapta documentele standard html. Fereastra de dialog Export Format con ine o component de editare ce permite adaptarea formatelor standard html, folosind fereastra de dialog Define Import/Export Map. De asemenea, se poate crea propriul format sau forma prin Click pe New Map din fereastra Export Format, care ofera accesul la fereastra Defne Import/Export Map. Salvarea nforma iilor despre proiect ca pagini Web nclude numai informa iile sub form de text i numerice, f r op iune de salvare a nforma iilor n format grafic. Se pot crea imagini Web ale formatelor grafice, cum ar fi diagrama Gantt sau Diagrama Retea. Pentru informa ii detaliate privind modelul de lucru cu imagini grafice se poate apela la Help-ul on line cu c utarea nforma iilor privnd Copy a Microsoft Project Picture into another program or a Web Page. 6.4 Utilizarea Microsoft Project 2003 n grup Microsoft Project 2003 are la dispozi ie multiple facilit i pentru a facilita accesul grupurilor de lucru, pentru a sprijini gestiunea proiectului i pentru a lucra cu al i membri ai echipei proiectului. Pentru utilizarea acestor facilit i este necesar s se desemneze mai nt i un manager al grupului de lucru, respectiv persoana resposabil pentru crearea planului calendaristic al proiectului i alocarea resurselor pe activit i.

30

Pentru a seta facilit ile grupurilor de lucru ale Microsoft Project 2003: 1. Click pe meniul Tools, apoi selecteaz Options 2. Click pe Workgroup, asa cum este prezentat n figura 48. 3. Selectarea metodei de comunicare la nivelul grupului din lista derulat de subop iunea Default workgroup messages for Baselne. n acest exemplu, Email este deja selectat. Se poate alege de asemenea, Web pentru setarea unui server Web sau Email, precum i Web pentru transmiterea mesajelor n ambele forme. 4. n cmpul Microsoft Project Central Server URL se va ntroduce URL-ul pentru serverul Web care urmeaz s fie utilizat pentru a accesa mesajele grupului 5. Click OK pentru salvarea set rilor efectuate

Fig. 48 Op iunele ferestrei de dialog pentru setarea Workgroup

Dup stabilirea grupurilor de lucru, se pot utiliza facilit ile de comunicare. Mesajele pot fi gestionate cu ajutorul op iunii Team nbox, din bara de instrumente Workgroup prin selectarea optiunii Toolbars din meniul View, dupa care se selecteaz Workgroup. Se poate utiliza bara de nstrumente Workgroup pentru a seta reminder-ul pentru membrii echipei, transmiterea mesajelor e-mail, repartizarea persoanelor pentru diferite activit i, actualizarea, precum i prezentarea nforma iilor de stare.

6.5. Utilizarea Central Project [din pdf] Project Central este un produs adiacent Microsoft Project ce permite planificarea colaborativ la nivelul membrilor unui grup de lucru, a managerilor de proiect i a altor persoane nteresate. Abilitatea de a lucra cu Project Central repreznt una din cele mai importante noi componente ale Project 2000. Aceast component a fost dezvoltat pentru a permite distribuirea detaliilor despre proiect i actualizarea lor prin munc de tip colaborativ la mai multe persoane dintr-o re ea. Project Central ofer o larg flexibilitate i beneficii suplimentare pe lng cele existente n sistemul de lucru prin e-mail. Cu ajutorul acestei componente, membrii unui grup pot: Vizualizarea activit ilor pentru toate proiectele n curs de derulare, posibilitatea s - i vizualiz rii propriilor activit i din diagrama Gantt, posibilitatea de a grupa, sorta i filtra propriile activit ile, etc.; 31

Afi area nforma iilor de ultim or pentru un proiect, nu numai sarcinile care i-au fost atribuite; Crearea de noi activit i i s le transmit administratorului proiectului pentru ncorporarea lor n fi ierul proiectului; Atribuirea de responsabilit i altor membri ai grupului, astfel nct managerul de proiect s le poat transmite unui leader al echipei pentru a realoca resursele ndividuale.

Managerii de proiect pot: s solicite sau s primeasc rapoarte de stare ntr-un format specificat i pot consolida rapoarte ndividuale mult mai u or ntr-un singur raport; s stabileasc regulile pentru mesaje, pentru acceptarea automat a actualiz rilor de c tre membrii grupului. Pot specifica faptul c actualiz rile pot veni de la to i membrii sau numai de la unii. De asemenea, pot stabili ca anumite actualiz ri s fie vizualizate, mai nti, de c tre manageri, cum ar fi ce activit i au presupus eforturi de munc mai mari dect cele planificate. Figura 49 preznt un ecran al Project Central ce afi eaz imaginea Personal Gantt, reprezentnd grafic nforma iile despre un proiect disponibile unui utilizator. Ca setare de baz , resursele sunt v zute la nivelul tuturor activit ilor la care au fost alocate, precum i pentru toate proiectele la care au fost repartizate. Utilizatorii pot alege ntre formele predefinite i stilurile de diagrame f cute accesibile de c tre administratorul proiectului, sau i pot adapta imagini specifice prin reordonarea coloanelor, filtrarea anumitor activit i, sortarea sau gruparea activit ilor dup numele proiectului, data de start sau alte criterii specifice. De asemenea, pot modifica aceste vizualiz ri pentru a nclude activit ile din lista proprie Microsoft Outlook Tasks.

Fig. 49 Ecranul Project Central

32