Sunteți pe pagina 1din 25
Managementul T impului şi al Resurselor Caiet exerciţii (1)
Managementul T impului şi al Resurselor Caiet exerciţii (1)

Managementul Timpului şi al Resurselor

Caiet exerciţii (1)

Managementul T impului şi al Resurselor Caiet exerciţii (1)

EXERCIŢIUL 1

Jurnal de activitate

Creaţi şi completaţi un jurnal de activitate timp de o săptămână.

Detalii:

Managementul timpului presupune autodisciplină; în acest sens este util să ştim cum ne petrecem de fapt timpul pe perioada unei zile, săptămâni, luni. De aceea vă invităm să ţineţi un astfel de jurnal de activitate timp de o săptămână.

În jurnal veţi nota fiecare activitate în parte - fie că este vorba de cititul email- urilor, o bârfă cu colega, servirea prânzului sau lucrul la un proiect. În plus, la fiecare activitate trebuie să notaţi timpul petrecut şi starea de spirit - energică, letargică, etc.

Jurnalul de activitate este un instrument important în time management şi vă va ajuta sa aflaţi cât timp acordaţi activităţilor importante şi celor neimportante, de câte ori pe parcursul zilei aţi simţit că rămâneţi fără timp", perioadele zilei în care vă simţiţi mai energic(ă) şi mai active(ă), precum şi perioadele în care nivelul de energie este scăzut, calitatea alimentaţiei, raportul între lucru efectiv şi pauze.

După această săptămânâ, vă invităm să analizaţi jurnalul. Pentru eficientizarea timpului petrecut în cadrul activităţilor zilnice, vă recomandăm să :

Eliminaţi activităţile care nu intră pe fişa de post şi mai ales pe lista “de făcut…” - cu alte cuvinte sarcinile care nu vă revin şi pe care nu vi le-aţi asumat, inclusiv activităţi personale, cum ar fi email-uri ce nu au legătura cu serviciul.

© Institutul Român “Sic cogito”

1 UserCode: IRSCASO1

Programaţi sarcinile mai dificile pentru perioadele zilei în care vă simţiţi mai plin(ă) de energie. Astfel veţi lucra mai bine şi într-un timp mai scurt.

Reduceţi alternările între sarcini foarte diferite. De exemplu, verificaţi şi răspundeţi la mai multe email-uri odată, de câteva ori pe parcursul zilei, în loc să răspundeţi la fiecare email pe măsură ce îl primiţi, întrerupându-vă astfel celelalte activităţi în curs.

Analizaţi diferitele variabile care apar în Jurnal pe parcursul unei zile: lucraţi mai bine după ce mâncaţi? De câte pauze aveţi nevoie pentru a fi mai productive(ă)? Ce durată ar trebui să aibă pauzele şi cum vă afectează programul zilnic?

Identificaţi activităţile care nu ţin de proiectele dumneavoastră şi care sunt consumatoare de timp: de câte ori a venit colega de birou pentru a sta de vorbă despre ultimele ştiri de la televizor, de câte ori v-aţi concentrat atenţia pe activităţi personale (email-uri sau telefoane) şi cât timp v-au consumat acestea şi încercaţi să eliminaţi cât mai multe din aceste activităţi.

2
2

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 2

Lista “De făcut…”

1. Creaţi şi completaţi o listă “de făcut…” pentru întreaga zi.

*Nu există restricţii de concepere a acestei liste. Puteţi să aplicaţi una din metodele prezentate mai jos sau să găsiţi o altă metodă care să vi se potrivească dumneavoastră şi naturii activităţii pentru care este întocmită această listă.

Detalii:

Există mai multe modalitaţi de a întocmi această listă:

Metoda “ABC” :

"A" sarcinile cele mai importante ("A-1" cea mai importantă sarcină din

acest grup).

"B" sarcinile importante.

"C" sarcinile cel mai puţin importante.

O metodă aparte de aplicare a acestei formule este:

"A" sarcini ce trebuie efectuate într-o zi.

"B" sarcini ce trebuie efectuate într-o săptămână.

"C" sarcini ce trebuie efectuate într-o lună.

*În loc de litere se pot folosi şi cifre, în funcţie de preferinţele fiecăruia.

Metoda “ABCDE:

“A” activităţile foarte importante, pe care trebuie neaparăt să le faceţi. Un astfel de exemplu ar putea fi o întâlnire cu un client foarte important

al afacerii dumneavoastră.

© Institutul Român “Sic cogito”

3 UserCode: IRSCASO1

“B” activităţile importante, însă nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine să le faceţi. Consecinţele neîndeplinirii unei astfel de activităţi nu sunt chiar atât de grave.

“C” activităţile nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi placut să le faceţi, însă care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei dumneavoastră. Un astfel de exemplu ar fi să ieşiţi cu un coleg la o cafea.

“D” sunt activităţi pe care le puteţi delega altor persoane să se ocupe de ele pentru dumneavoastră. De exemplu, dacă aveţi de printat nişte documente, puteţi pune secretara să se ocupe de asta, astfel rămânându-vă dumneavoastră timp să vă ocupaţi de alte activităţi mai importante.

“E” sunt activităţile pe care le puteţi elimina din listă, fără a avea nicio consecinţă asupra lucrurilor cu adevărat importante pentru dumneavoastră. O astfel de activitate ar putea fi să jucaţi un joc sau să urmariţi un meci de fotbal (exceptând cazul în care sunteţi antrenor sau desfăşuraţi activăţi în domeniul sportiv).

*Puteţi avea mai multe activităţi de tip A, B, C, D sau E. Dacă aveţi mai multe astfel de activităţi, notaţi-le cu A-1, A-2, A-3 şi tot aşa, în ordinea importanţei. Astfel A-1 este lucrul cel mai important pe care trebuie dumneavoastră să îl realizati în ziua respectivă. De asemenea, aplicaţi aceeaşi metodă şi pentru celelalte activităţi notate cu B, C, D şi E. Ideea de bază este să nu faceţi o activitate de tip B, atâta timp cât încă mai sunt activităţi de tip A pe care nu le-aţi îndeplinit.

2. Dupa prioritizarea activităţilor, revedeţi lista şi prioritatea fiecărei activităţi, dacă

este necesar să fie ceva modificat.

3. După finalizarea listei, scrieţi din nou itemii în ordinea priorităţilor.

4
4

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

Cum folosim această listă?

Îndepliniţi pe rând fiecare activitate în parte, începând cu cele mai importante (notate cu A sau 1), apoi cele cu B sau 2 şi tot aşa până la terminarea listei. Odată efectuată o activitate notaţi cu un văzut “√” sau tăiaţi activitatea de pe listă.

Poate fi eficient ca la sfarşitul zilei să vă rezervaţi 10 minute pentru a completa lista pentru ziua următoare.

Dacă sarcina dumneavoastră este gestionarea activităţii unei echipe, puteţi crea liste şi pentru membrii echipei, astfel încăt să puteţi urmări progresul activităţii acestora.

De asemenea, vă puteţi ajuta de anumite programe pentru a completa astfel de liste. La un nivel mai simplu puteti folosi MSWord sau MSExcel. Anumite versiuni de Microsoft Outlook şi chiar şi alte servicii de email precum Gmail, au opţiuni care să vă ajute să creaţi aceste liste.

4. Repetaţi folosirea acestei metode timp de 3 zile. Ce aţi observat?

5
5

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 3

Program de acţiune

Gândiţi-vă la un obiectiv şi creaţi şi completaţi un program de acţiune.

Detalii:

Listele “de făcut…” sunt utile pentru un număr mai mic de sarcini. Pentru proiecte mai mari însă (de exemplu “renovarea casei”) nu sunt foarte eficiente deoarece se pierd printre celelalte sarcini, mai specifice.

În acest caz, pentru creşterea productivităţii, folosim un Plan de acţiune. Ideea de bază este aceeaşi:

identificarea etapelor implicate

listarea obiectivelor pe termen lung, mediu şi scurt

identificare activităţilor necesare pentru finalizarea proiectului

prioritizarea activităţilor

planificarea lor prin alocarea unei durate de timp

© Institutul Român “Sic cogito”

6 UserCode: IRSCASO1

EXERCIŢIUL 4

Identificarea problemelor legate de managementul timpului

Analizaţi cele 2 chestionare de la începutul caietului cu aspectele teoretice şi încercaţi să identificaţi 5 probleme/obstacole în activitatea dumneavoastră care vă împiedică să vă gestionaţi eficient timpul.

7
7

1

2

3

4

5

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 5

Identificarea soluţiilor legate de managementul timpului

Pe baza informaţiilor prezentate în suportul teoretic, vă invităm să găsiţi câte o soluţie pentru cele 5 probleme/obstacole menţionate mai sus care vă împiedică să vă gestionaţi eficient timpul.

8
8

1

2

3

4

5

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 6

Analiza Pareto

Acest principiu are mai multe variante de aplicare. Una dintre aceste variante este cea menţionată în suportul teoretic:

80% efort neconcentrat generează numai 20% rezultate. Restul de 80% din rezultate este obţinut cu numai 20% efort.

O altă variantă de aplicare a acestei analize este :

80% din sarcini pot fi îndeplinite în 20% din timp. Restul de 20% din sarcini vor ocupa 80% din timp.

Vă invităm să întocmiţi lista “de făcut…” pentru ziua de mâine şi să prioritizaţi şi planificaţi lista conform celor doua variante de aplicare ale analizei Pareto: mai întâi în funcţie de complexitatea sarcinii şi apoi în funcţie de durata necesară îndeplinirii activităţii.

9
9

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 7

Matricea Urgent/Important

(Metoda Eisenhower)

Sarcinile sunt evaluate folosind criteriile important/neimportant şi urgent/ nu este urgent şi sunt plasate în unul din cele 4 cadrane conform criteriilor.

Cadranul neimportant/nu este urgent: sarcinile sunt lăsate la o parte.

Cadranul important/urgent: sarcinile sunt de mare prioritate şi sunt îndeplinite imediat şi personal.

Cadranul neimportant/urgent: sarcinile pot fi delegate.

Cadranul important/nu este urgent: sarcinile primesc o dată limită de efectuare şi sunt îndeplinite personal.

Gândiţi-vă la ultima săptămână şi la situaţiile “urgentecare au apărut în timpul activităţii dumneavoastră şi încercaţi să le includeţi în unul din cele 4 cadrane. Analizaţi modul cum aţi acţionat în aceste situaţii. Puteaţi acţiona altfel în unele din aceste situaţii pentru a vă gestiona timpul mai efficient?

© Institutul Român “Sic cogito”

10 UserCode: IRSCASO1

IMPORTANT

NEIMPORTANT

11 UserCode: IRSCASO1

URGENT

NU ESTE URGENT

IMPORTANT NEIMPORTANT 11 UserCode: IRSCASO1 URGENT NU ESTE URGENT © Institutul Român “Sic cogito”
IMPORTANT NEIMPORTANT 11 UserCode: IRSCASO1 URGENT NU ESTE URGENT © Institutul Român “Sic cogito”
IMPORTANT NEIMPORTANT 11 UserCode: IRSCASO1 URGENT NU ESTE URGENT © Institutul Român “Sic cogito”
IMPORTANT NEIMPORTANT 11 UserCode: IRSCASO1 URGENT NU ESTE URGENT © Institutul Român “Sic cogito”

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 8

Cum spunem NU?

Pe baza informaţiilor prezentate în suportul teoretic, vă invităm să vă imaginaţi un mod asertiv de a refuza sarcinile în situaţiile următoare:

1. Şeful îţi cere să ramâi peste program, a treia oară săptămâna asta, dar tu trebuie să

ajungi rapid să iei copiii de la şcoală.

2. Un coleg de serviciu îţi solicită mereu ajutorul. Te roagă să preiei mai mereu din

sarcinile lui, aducând diverse motivaţii pentru cererile sale. În timpul programului de

lucru, colegul tău petrece mult timp la telefon sau de vorbă cu ceilalţi din birou.

3. Lucrezi intens la un proiect care trebuie predat a doua zi. Fratele tău te sună şi te roagă să faci tu cumpărăturile pentru masa de seară deoarece el este obosit şi va veni direct acasă, fără să se mai oprească la cumpărături.

© Institutul Român “Sic cogito”

12 UserCode: IRSCASO1

EXERCIŢIUL 9

Identificarea obiceiurilor consumatoare de timp

Gândiţi-vă la ultima săptămână de lucru şi faceţi o listă cu toate comportamentele/ obiceiurile zilnice care vă consumă timp şi care ar putea fi depăşite (de exemplu:

pregătirea cafelei pentru toată familia/echipa de lucru deşi această activitate ar putea fi îndeplinită pe rând de fiecare membru):

13
13

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 10

Stabilirea obiectivelor

Jurnalul de scopuri

Tipologia stabilirii obiectivelor:

Tipologia dominantă dicteaza stilul şi tendinţele în stabilirea obiectivelor. Înţelegerea acestei tipologii vă va ajuta să gasiţi o modalitate eficientă de a vă stabili scopurile şi de a depăşi obstacolele în atingerea acestora.

1. Războinicul

Este concentrat şi motivat să obţină ceea ce îşi doreşte

Orientat către rezultate şi scopuri

Îi place să preia conducerea şi iasă în evidenţă

Nu îi este teamă sa îşi asume riscuri pentru a obţine ceea ce îşi doresc

Este persistent, dar poate foarte uşor să devină încăpăţânat

Îi place să facă lucrurile în stilul lui propriu şi în general are probleme atunci când trebuie să ceară ajutor sau să primească o părere din partea altcuiva

Îi place să se simtă productiv întotdeauna; nu apreciază aşteptarea, relaxarea, le vede ca pe o pierdere de timp

Uneori pot acţiona impulsiv

14
14

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

Aspecte negative:

Fiind orientat spre scop, este posibil să piardă din vedere imaginea de ansamblu

Inflexibilitatea şi concentrarea îl pot face să piardă oportunităţi valoroase

Poate cădea în capcana de a urmări semne ale succesului (bani, faimă etc.) dar să nu fie împlinit

Poate ajunge să sacrifice aspecte din viaţa sa pentru realizarea scopului propus

Nu îi place să se piardă în detalii, iar planurile lui sunt de multe ori doar schiţate

Se concentrează mai mult pe aspectele pe termen scurt şi poate pierde din vedere consecinţele pe termen lung

2. Exploratorul

Îi place să experimenteze o varitate largă de interese şi pasiuni

În loc să îşi stabilească o ţintă, preferă să se “lase dus de val

El caută în permanenţă noi aventuri, noi oportunităţi de învăţare, noi experienţe

Se bucură mai mult de călătorie decât de rezultat

Uneori îşi va pierde interesul înainte de a ajunge la destinaţie şi va face ocol pentru a găsi altceva care să îl intereseze

Îşi asumă riscuri, dar de dragul aventurii, pasiunii

Este mai flexibil şi deschis decât Războinicul

Are vise măreţe şi vede posibilităţi nelimitate

Se adaptează mai bine atunci când strategia adoptată dă greş, dar la fel de bine poate să renunţe şi să treacă la altceva. Nu îi place să se lupte cu încercările

Nu are probleme în a cere ajutorul sau a accepta opinia celorlalţi, dar dacă este necesar acţionează singur

Este orientat către oameni şi poate fi un adevărat lider datorită pasiunii şi entuziasmului

15
15

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

Poate fi de asemenea impulsiv şi neatent la detalii

Este motivat de aventură şi distracţie, nu neapărat de rezultate

Aspecte negative:

Are vise măreţe, dar deseori are dificultăţi în a-şi face visele să devină realitate

Lipsa de concentrare şi direcţie îl poate face să îşi risipească timpul şi energia în mai multe direcţii, fără a face progrese în vreuna dintre acestea

Datorită flexibilităţii şi deschiderii poate vedea oportunităţile, dar are dificultăţi în a profita de acestea până la capat

Nu îi plac structura şi rigiditatea impuse de planificare, astfel încât de multe ori merg înainte fară nicun fel de plan

3. Diplomatul

Îi place să fie în compania oamenilor şi să îi ajute pe ceilalţi să reuşească

Este orientat către oameni, pentru el contează mai mult oamenii decât rezultatele

Se pricepe de minune la a clădi relaţii

Îşi găseşte împlinirea în sentimentul de aparţinere, prietenie

I se potriveşte rolul de membru al echipei

În general este mai interesat de mediul de muncă, decât de munca în sine

Nu îi place să îşi asume riscuri importante singur, dar în grup este posibil să facă acest lucru

Nu se pricepe foarte bine la planificare, dar ca parte a unui grup, respectă detaliile unei planificari

Este de încredere şi loial

16 UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

Este motivat de relaţii, cunoaştere, scopuri comune, binele comun

Aspecte negative:

Se poate concentra atât de mult pe ceilalţi şi nevoile lor încât uită de nevoile sale proprii

Îşi stabileşte scopuri pe baza a ceea ce crede că ar trebui să îşi dorească şi nu neapărat pe ceea ce îşi doreşte cu adevarat

Uneori este usor de influenţat de aşteptările şi părerile celorlalţi

Deoarece preferă să evite conflictele, este posibil să evite confruntarea problemelor, permiţând în schimb situaţiei să se deterioreze

De asemenea, poate avea probleme în a-şi exprima parerile

4. Eruditul

Interesat de a câştiga cunoştinte, de a deveni un expert în domeniul său de activitate

Este minuţios, precis, de încredere, atent la detalii

Preferă structura şi standardele

Planifică atent şi îi place să îşi programeze timpul în detaliu

Îi place să facă lucrurile aşa cum trebuie

În mod paradoxal, poate fi flexibil şi deschis cu privire la anumite aspecte, dar foarte încăpăţânat în altele

Nu îi place să îşi asume riscuri

Se poate înţelege bine cu ceilalţi, dar tinde să fie pretenţios şi nerăbdător când simte că ceilalţi nu contribuie la dezvoltarea lor

Este motivat de curiozitate, de câştigarea de experienţă

17 UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

Aspecte negative:

Se concentrează atât de mult pe detalii, încât pierde din vedere imaginea de ansamblu

Poate cădea cu uşurinţă în capcana de a face foarte bine nişte activităţi care nu trebuiau de fapt făcute deloc

Se poate concentra prea mult pe a face lucrurile cum trebuie şi nu îndeajuns pe a face lucrurile care trebuie

Îi place să simtă că deţine controlul şi nu îi place să pară nepregătit

Tinde să neglijeze alte aspecte ale muncii sale şi să se concentreze numai pe ceea ce ştie cel mai bine să facă

Tinde să fie perfecţionist şi să menţină standarde înalte şi pentru el şi pentru ceilalţi

Aşteprile lui nerealiste pot cauza conflicte şi tensiune

Analizaţi tipologia de mai sus şi încercaţi să vă daţi seama în care dintre cele 4 categorii vă încadraţi. Apoi încercaţi să gasiţi soluţii la aspectele negative menţionate în categoria în care vă încadraţi.

Apoi, rezervaţi-vă timp să vă stabiliţi si să vă evaluaţi obiectivele. Începeţi un jurnal şi scrieţi progresul pentru fiecare obiectiv în parte. Revizuiţi jurnalul în fiecare săptămână pentru a vă asigura că sunteţi pe drumul cel bun.

18
18

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 11

Identificarea surselor de stres (aşa numiţii stresori)

Analizaţi din nou săptămâna de lucru care a trecut şi încercaţi să identificaţi factorii generatori de stres.

Există 4 mari strategii pentru gestionarea stresului:

1.Schimbarea factorilor sau contextului generator de stres: un spaţiu organizat, calm poate ajuta la îmbunătăţirea productivităţii şi la scăderea nivelului de stres. În această categorie intră şi calitatea aerului, iluminatul, decoraţiile, zgomotul, mobilele etc.

De exemplu, iluminatul necorespunzător poate cauza oboseală. Zgomotele de fundal pot afecta capacitatea de concentrare, iar zgomotul prelungit poate cauza iritabilitate, tensiune, dureri de cap.

19
19

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

2.Schimbaţi modul de răspuns direct la stresori: de exemplu schimbarea modului în care gestionaţi şi faceţi faţă conflictelor, a învăţa să nu vă mai faceţi griji prea mult etc.

3.Schimbaţi-vă atitudinea şi perceptia care vă afectează răspunsurile: deoarece în multe cazuri nu există posibilitatea de a schimba factorii direct, pentru a depăşi totuşi aceste obstacole este necesar să schimbăm modul de a privi situaţia.

4.Faceţi paşi în direcţia recuperării după situaţii stresante: de exemplu relaxare prin yoga, meditaţie, tehnici de respiraţie sau alte activităţi care să vă ajute să vă relaxaţi:

sport, pictură etc.

Acum, reveniţi la lista de mai sus şi notaţi pentru fiecare dintre factorii pe care i-aţi menţionat mai sus o sugestie de strategie pentru gestionarea stresului.

20
20

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCIŢIUL 12

Întreruperile

Gândiţi-vă la o zi normală de lucru: care sunt cele mai dese întreruperi zilnice? Încercaţi să găsiţi soluţii încât să evitaţi întreruperile sau să nu mai fie consumatoare de timp.

21
21

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

EXERCITIU EVALUARE

1. Încercaţi să vă împărţiţi viaţa în mai multe aspecte, domenii, direcţii de acţiune,

dimensiuni sau roluri etc (min. 5 max. 10, scrise unul sub altul).

2. Reveniţi la listă şi stabiliţi un obiectiv pentru fiecare dintre dimensiunile pe care le-

aţi menţionat.

3. Alegeţi una din dimensiuni (împreună cu obiectivul ataşat) care este pentru dumneavoastră cea mai importantă în acest moment sau care consideraţi că merită “îmbunătăţită”.

4. Pentru acest obiectiv, creaţi un plan săptămânal cu activităţi progamate, termene

limită şi resurse pentru fiecare activitate în parte.

5. Notaţi 2-3 obiective pentru săptămâna care urmează şi activităţile cu cea mai mare

prioritate care vă vor ajuta să îndepliniţi aceste 3 obiective.

22
22

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

6. Organizaţi planul pentru săptămâna care urmeazâ pe categorii (de exemplu:

activităţi zilnice, supraveghere, control etc.).

7. Pe parcursul săptămânii, înregistraţi timpul petrecut cu fiecare activitate

(planificată sau nu, rutinieră sau nu etc.). Astfel veţi avea o imagine clară asupra timpului necesar pentru întregul proiect.

8. La finalul săptămânii, analizaţi ceea ce aţi înregistrat: ce aţi obţinut, ce sarcini au rămas nefinalizate, ce categorie a durat cel mai mult, ce sarcină a durat cel mai mult, aţi petrecut mai mult timp cu sarcini prioritare sau nu? Comparaţi înregistrările cu planificarea făcută pentru această săptămână.

9. Trageţi concluzii: unde aţi putea economisi mai mult timp, ce sarcini au ramas

neîndeplinite, care a fost obstacolul?

10. Găsiţi soluţii la concluziile de mai sus şi implementaţi-le.

23
23

UserCode: IRSCASO1

© Institutul Român “Sic cogito”

24
24

UserCode: IRSCASO1

Sic Cogito Online

Managementul timpului şi al resurselor

© Institutul Român “Sic cogito”

2011

© Institutul Român “Sic cogito”