Birou Audit Public Intern

CARTA AUDITULUI INTERN

A. ROLUL I OBIECTIVELE AUDITULUI PUBLIC INTERN 1. Rolul auditului intern Carta auditului intern fixeaz drepturile i obligaiile auditorilor interni i urmrete: - sa informeze despre obiectivele i metodele de audit; - sa clarifice misiunea de audit; - sa fixeze regulile de lucru ntre auditor i auditat; - sa promoveze regulile de conduita. Auditul public intern, conform Legii privind auditul public intern, este definit ca activitate funcional independenta i obiectiv, care da asigurri i consiliere conducerii pentru buna administrare a veniturilor i cheltuielilor publice, perfectionand activitile entitatii publice. Ajuta entitatea publica sa-i ndeplineasc obiectivele printr-o abordare sistematica i metodica, care evalueaza i imbunatateste eficienta i eficacitatea sistemului de conducere bazat pe gestiunea riscului, a controlului i a proceselor de administrare. Auditul public intern nu trebuie sa fie confundat cu controlul intern. Controlul intern, conform Legii privind auditul public intern, reprezint ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitatii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordanta cu obiectivele acesteia i reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod economic, eficient i eficace. Include, de asemenea, structurile organizatorice, metodele i procedurile. Rolul auditului public intern este de a contribui la buna i efectiv gestiune a fondurilor publice. Aportul compartimentului de audit public intern consta n promovarea unei culturi privind realizarea unui management efectiv i eficient n cadrul entitatii publice. Misiunea compartimentului de audit public intern este de a audita sistemele de control din cadrul entitatii publice n scopul de a evalua eficacitatea i performanta structurilor functionale n implementarea politicilor, programelor i aciunilor n vederea mbuntirii continue a acestora.

Birou Audit Public Intern

2. Obiectivele auditului intern 2.1. Obiectivele compartimentului de audit public intern Obiectivele compartimentului de audit public intern sunt: - de a ajuta entitatea publica att n ansamblul cat i structurile sale prin intermediul opiniilor i recomandrilor; - sa gestioneze mai bine riscurile; - sa asigure o mai buna administrare i pstrare a patrimoniului; - sa asigure o mai buna monitorizare a conformitatii cu regulile i procedurile existente; - sa asigure o evidenta contabila i un management informatic fiabile i corecte; - sa imbunatateasca calitatea managementului, a controlului i auditului intern; - sa imbunatateasca eficienta i eficacitatea operaiilor. 2.2. Obiectivele misiunii de auditpublic intern Unei misiuni de audit i se pot atribui doua obiective principale: - asigurarea conformitatii procedurilor i a operaiunilor cu normele juridice - auditul de regularitate; - evaluarea rezultatelor privind obiectivele urmrite i examinarea impactului efectiv - auditul de performanta. 3. Organizarea auditului public intern n Romnia 3.1. UCAAPI n cadrul Ministerului Finanelor Publice se constituie UCAAPI structurat pe compartimente de specialitate, n subordinea directa a ministrului finanelor publice. UCAAPI este condus de un director general, numit de ministrul finanelor publice, cu avizul CAPI. UCAAPI are atribuii de elaborare a strategiei i a cadrului normativ general, de coordonare i evaluare a activitii de audit public intern la nivel naional i de realizare a misiunilor de audit public intern de interes naional cu implicaii multisectoriale. 3.2. CAPI CAPI este un organism cu caracter consultativ care funcioneaz pe lng UCAAPI i contribuie la definirea strategiei i mbuntirea activitii de audit public intern n sectorul public. CAPI este condus de un preedinte ales dintre membrii comitetului pentru o perioada de 3 ani. 3.3. Compartimentul de audit public intern Compartimentul de audit public intern este constituit la nivelul entitatilor publice. Conductorul instituiei publice, sau n cazul altor entiti publice, organul de conducere colectiv, are obligaia instituirii cadrului organizatoric i funcional necesar desfurrii activitii de audit public intern.

Birou Audit Public Intern

La instituiile publice mici, care nu sunt subordonate altor entiti publice, auditul public intern se limiteaz la audit de regularitate i se efectueaz de ctre compartimentele de audit public intern ale MFP. Conductorul entitatii publice subordonate poate stabili i menine un compartiment funcional de audit public intern, cu acordul entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior, iar dac acest compartiment nu se nfiineaz, auditul entitatii respective se efectueaz de ctre compartimentul de audit public intern al entitatii publice de la nivelul ierarhic imediat superior.

B. STATUTUL COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN Compartimentul de audit public intern funcioneaz n subordinea directa a conducatorului entitatii publice, exercitnd o funcie distinct i independenta de activitile entitatii publice. Prin atribuiile sale compartimentul de audit public intern nu trebuie sa fie implicat n elaborarea procedurilor de control intern. 4. Atribuiile compartimentului de audit public intern Atribuiile compartimentului de audit public intern sunt: a) elaboreaz norme metodologice specifice entitatii publice n care isi desfoar activitatea, cu avizul UCAAPI sau cu avizul organului ierarhic superior n cazul entitatilor publice subordonate; b) elaboreaz proiectul planului anual de audit public intern; c) efectueaz activiti de audit public intern pentru a evalua dac sistemele de management financiar i control ale entitatii publice sunt transparente i sunt conforme cu normele de legalitate, regularitate, economicitate, eficienta i eficacitate; d) informeaz UCAAPI despre recomandrile neinsusite de ctre conductorul entitatii publice auditate, precum i despre consecinele acestora; e) raporteaz periodic asupra constatrilor, concluziilor i recomandrilor rezultate din activitile sale de audit; f) elaboreaz raportul anual al activitii de audit public intern; g) n cazul identificarii unor iregularitati sau posibile prejudicii, raporteaz imediat conducatorului entitatii publice i structurii de control intern abilitate.

Birou Audit Public Intern

C. PRINCIPIILE APLICABILE COMPARTIMENTULUI DE AUDIT PUBLIC INTERN I AUDITORULUI INTERN 5. Independenta i obiectivitate Activitatea de audit public intern nu trebuie sa fie supus ingerintelor (imixtiunilor) externe ncepnd de la stabilirea obiectivelor auditabile, realizarea efectiv a lucrrilor i pana la comunicarea rezultatelor acesteia. Conductorul compartimentului de audit public intern este numit/destituit de ctre conductorul entitatii publice, cu avizul UCAAPI/organul ierarhic superior. Persoanele care sunt soi, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul entitatii publice, nu pot fi auditori interni n cadrul aceleiai entiti publice. Auditorii interni nu pot fi desemnai sa efectueze misiuni de audit public intern la o structura/entitate publica dac sunt soi, rude sau afini pana la gradul al patrulea inclusiv, cu conductorul acesteia sau cu membrii organului de conducere colectiv. Auditorii interni nu trebuie implicai n vreun fel n ndeplinirea activitilor pe care n mod potenial le pot audita i nici n elaborarea i implementarea sistemelor de control intern ale entitatilor publice. Auditorii interni care au responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European, nu trebuie implicai n auditarea acestor programe. Auditorilor interni nu trebuie sa li se ncredineze misiuni de audit public intern n sectoarele de activitate n care acetia au deinut funcii sau au fost implicai n alt mod. Aceasta interdicie se poate ridica dup trecerea unei perioade de 3 ani. 6. Competenta i constiinta profesional Pregtirea i experienta auditorilor interni constituie un element esenial n atingerea eficacitatii activitii de audit. Compartimentul de audit public intern trebuie sa dispun de toat competenta i experienta necesar n realizarea misiunilor de audit. Indiferent de natura lor, misiunile de audit public intern vor fi ncredinate acelor persoane cu o pregtire i experienta corespunztoare nivelului de complexitate al sarcinii. n scopul auditarii unor proceduri specifice, pot fi contractate servicii de expertiza/consultana din afar entitatii publice, iar lucrrile vor fi supervizate de ctre compartimentul de audit public intern contractant. Compartimentul de audit public intern trebuie sa dispun de metodologii i sisteme IT moderne, de metode de analiza analitica, esantioane statistice i instrumente de control a sistemelor informatice. Sunt necesare organizarea unor sisteme de pregtire profesional iniial i permanenta, n acest sens auditorii interni au obligaia de a participa la activiti de pregtire profesional cel puin 15 zile pe an.

Birou Audit Public Intern

7. Exercitarea unei activiti normate Compartimentul de audit public intern va elabora norme metodologice proprii n conformitate cu Normele metodologice generale referitoare la exercitarea auditului public intern. 8. Programul de asigurare i imbunatatire a calitii eful compartimentului de audit public intern trebuie sa elaboreze un program de asigurare i imbunatatire a calitii sub toate aspectele activitii de audit public intern. Programul trebuie sa asigure ca normele, instruciunile i codul etic sunt respectate de auditorii interni i de compartimentele de audit public intern. Auditul public intern necesita adaptarea unui proces permanent de supraveghere i evaluare a eficacitatii globale a programului de calitate. Acest proces trebuie sa permit evaluri interne i externe. 8.1. Evaluarea intern Evaluarea interna presupune att controale permanente privind buna funcionare a auditului public intern cat i controale periodice efectuate de ctre auditorii nii (autoevaluare). eful compartimentului de audit public intern examineaz eficacitatea normelor interne de audit pentru a verifica dac procedurile de asigurare a calitii a misiunilor de audit sunt aplicate n mod satisfctor, garantand calitatea rapoartelor de audit. Evaluarea interna va permite depistarea insuficientelor i va ntreprinde mbuntirile necesare unei derulari corespunztoare a viitoarelor misiuni de audit i de a planifica activiti de perfecionare profesional. 8.2. Evaluarea externa este exercitat de ctre UCAAPI: - verificarea respectrii normelor, instruciunilor, precum i a Codului privind conduita etica a auditorului intern; UCAAPI poate iniia msurile corective necesare n colaborare cu conductorul entitatii publice n cauza: - avizarea de ctre UCAAPI a numirii/destituirii sefilor compartimentelor de audit public intern din entitatile publice.

Birou Audit Public Intern

D. METODOLOGIE 9. Planul anual de audit public intern Proiectul planului de audit public intern se elaboreaz de ctre compartimentul de audit public intern, pe baza evalurii riscului asociat diferitelor structuri, activiti, programe/proiecte sau operaiuni, precum i prin preluarea sugestiilor conducatorului entitatii publice, prin consultare cu entitatile publice ierarhic superioare, innd cont de recomandrile Curii de Conturi. Conductorul entitatii publice aproba anual proiectul planului de audit public intern. Auditorul intern desfoar audituri ad-hoc, respectiv misiuni de audit public intern cu caracter excepional, necuprinse n planul anual de audit public intern. 10. Condiiile necesare pentru realizarea misiunilor de audit public intern 10.1. Accesul auditorilor interni la informaii i documente Compartimentul de audit public intern are acces sau poate solicita toate datele i informaiile utile i probante (inclusiv cele n format electronic) pe care le considera relevante pentru scopul i obiectivele misiunii de audit public intern utiliznd principiul circuitului auditului (pista de audit). Reprezentanilor autorizai ai Comisiei Europene i ai Curii de Conturi Europene li se asigura drepturi similare celor prevzute pentru auditorii interni, cu scopul protejrii intereselor financiare ale Uniunii Europene. Acetia trebuie sa fie mputernicii n acest sens printr-o autorizaie scris, care sa le ateste identitatea i poziia, precum i printr-un document care sa indice obiectul i scopul controlului sau inspeciei la fata locului. 10.2. Relaiile cu entitatea auditat, obiectul auditului 10.2.1. Contactarea responsabililor entitatii auditate Responsabilul entitatii este informat nainte de misiune cu privire la data de intervenie a auditului i a coninutului sau, definite ntr-un ordin de serviciu. 10.2.2. Realizarea misiunii la fata locului Auditul trebuie sa fie realizat ntr-un climat de ncredere, asigurat prin nsui rolul auditului public intern, care n esenta vizeaz mbuntirea functionarii entitatii i rspunde intereselor acesteia. La aceasta contribuie att edina de deschidere cat i transmiterea cartei de audit public intern. edina de deschidere permite prezentarea obiectului misiunii, definirea condiiilor sale materiale, stabilirea intalnirilor i a contactelor, i diminuarea perturbarilor n funcionarea entitatii. 10.2.3. Transmiterea rezultatelor Constatrile i recomandrile sunt aduse la cunostinta entitatii auditate pe msura obinerii acestora, dac ele prezinta importanta. Rspunsurile responsabililor entitatii reprezint un element de validare i de corectare pentru auditor, fr a fi

Birou Audit Public Intern

necesar sa se atepte finalizarea raportului. Acestea pot sa determine corectarea aprecierii auditului i reorientarea cercetrilor sale. Fiecare misiune duce la organizarea unei reuniuni de ncheiere, la fata locului, prin care se realizeaz informarea responsabililor entitatii auditate asupra observaiilor principale relevante, validarea acestor observaii i aplicarea primelor msuri corective de ctre cei interesai. Proiectul de audit public intern se transmite la structura auditata. Aceasta poate trimite n maxim 15 zile de la primirea raportului, punctele sale de vedere, care vor fi analizate de auditorii interni. n termen de 10 zile de la primirea punctelor de vedere, compartimentul de audit public intern organizeaz reuniunea de conciliere cu structura auditata, n cadrul creia se analizeaz constatrile i concluziile n vederea acceptrii recomandrilor formulate. eful compartimentului de audit public intern trimite raportul de audit public intern, finalizat, mpreun cu rezultatele concilierii, conducatorului entitatii publice care a aprobat misiunea, pentru analiza i avizare. Pentru instituia publica mica, raportul de audit public intern este transmis spre avizare conducatorului acesteia. Dup avizare recomandrile cuprinse n raportul de audit public intern vor fi comunicate structurii auditate. 10.2.4. Urmrirea misiunilor de audit Reuniunea de conciliere fixeaz modalitile de aplicare a recomandrilor. Responsabilul entitatii auditate trebuie sa propun planul de aciune nsoit de un calendar de implementare, n cursul reuniunii de conciliere acestea sunt analizate i acceptate de comun acord. Responsabilul entitatii auditate asigura urmrirea aplicrii planului de aciune. El l informeaz pe auditor periodic n privinta acestui lucru. E. REGULI DE CONDUIT Auditorul are acces la toate datele n cadrul misiunii sale i trebuie sa respecte secretul profesional n ceea ce privete informaiile colectate. Auditorul exercita o funcie de evaluare independenta, care se concretizeaz n recomandri. Auditorul trebuie sa respecte codul privind conduita etica. Auditorul trebuie sa semnaleze imediat, pe linie ierarhica, fraudele de orice tip i neregulile grave care fac obiectul auditului. Auditorul trebuie sa comunice rezultatele muncii sale (constatrile i recomandrile) responsabilului entitatii auditate. Raportul de audit este supervizat, nainte de difuzarea sa, de ctre responsabilul misiunii de audit sau, n lipsa acestuia, de ctre un auditor care nu a participat la misiune. Aceasta se asigura ca constatrile i informaiile probante sunt validate. Auditatul are drept de rspuns la constatrile i recomandrile prezentate n raport, n acest sens, el are la dispoziie un termen de 15 zile.

Birou Audit Public Intern

GLOSAR
Termen Explicaie Neajunsuri Printre neajunsurile aduse obiectivitatii individuale i independentei n organizare, poate figura conflictul de interes personal, limitarile ariei auditului, restriciile de acces la dosare, la bunuri i la personal, precum i limitarile resurselor. Cauza Explicatia diferenei ntre ceea ce ar trebui sa existe i ceea ce exista efectiv. Carta auditului intern Document oficial care defineste misiunea, competentele i responsabilitile acestei activiti. Carta trebuie sa: - defineasc poziia auditului intern n cadrul entitatii; - autorizeze accesul la documente, la bunuri i la persoanele competente, pentru buna realizare a misiunilor; - defineasc aria de activitate a auditului intern. Conflictul de interese Toate relaiile care nu sunt sau care nu par a fi compatibile cu interesele entitatii. Un conflict de interese poate sa afecteze capacitatea unei persoane de a-i asuma obiectiv obligaiile i responsabilitile sale. Controlul intern Ansamblul msurilor luate de ctre conducere n scopul mbuntirii gestiunii riscului i creterii probabilitatii ca scopurile i obiectivele stabilite sa fie atinse. Diagrama circulaiei documentelor Prezentarea schematica a circuitului documentelor ntre diverse posturi de lucru, indicandu-se originea i destinaia lor i care ofer o viziune completa a traseului informaiilor i a suporturilor ei. Constituie un element n abordarea auditului, care tine cont de riscuri. Mediul de control Atitudinea i aciunile conducerii cu privire la importanta controlului n entitate. Mediul de control reprezint cadrul i structura necesar realizrii obiectivelor primordiale ale sistemului de control intern. Mediul de control

Birou Audit Public Intern

nglobeaz urmtoarele elemente: - integritatea i valorile etice; - conceptia i stilul conducerii; - structura organizatoric; - atribuiile de competenta i de responsabiliti; - politicile i practicile relativ la resursele umane; - competenta personalului. FIAP FIAP este un document sintetic care prezint o disfunctie, indica natura problemei, faptele, cauzele, consecinele i recomandrile pentru remediere. Fia de procedur Document scris care analizeaz fiecare din funciile entitatii i care prezint la fiecare etapa posturile de lucru, sarcinile (operaiile de executatat, inclusiv controalele i documentele de stabilit, de realizat i de folosit). El constituie de asemenea, un element n abordarea analizei riscurilor. Probele/documentele justificative Informaiile pe baza crora se fundamenteaz concluziile, opiniile auditorului. Ele trebuie sa fie: - Suficiente (informaii cantitative suficiente pentru ca auditorul sa poat sa ndeplineasc bine munca i calitativ impartiale, astfel nct pot fi considerate fiabile); - Pertinente (informaiile corespund cu exactitate obiectivelor auditului); - Au un cost de obinere rezonabil (informaiile au un cost de obinere proporional cu rezultatul pe care auditorul urmrete sa-l obin). Obiectivele misiunii Enunturi generale elaborate de ctre auditorii interni i definind ceea ce este prevzut a se realiza n timpul misiunii. Obiectivitate Atitudinea impartiala, care reclama o independenta de spirit i de judecata i implica faptul ca auditorii interni nu se subordoneaze dect propriei lor judecati i nu altor persoane. Aprecierile trebuie sa fie fundamentate pe fapte/probe indiscutabile i pe lucrri incontestabile, lipsite de prejudecati. Ordinul de serviciu Mandat general acordat de ctre o autoritate calificat unui auditor n vederea nceperii unei misiuni. Circuitul auditului

Birou Audit Public Intern

nseamn capacitatea de a identifica o informaie i de a urmri parcursul acesteia ntr-un proces. Permite regasirea unei informaii pana la sursa. Instituiile comunitare apreciaz circuitul ca "suficient" atunci cnd permite punerea de acord a conturilor recapitulative certificate i notificate la Comisia European, cu starea cheltuielilor individuale din piesele lor justificative deinute la diferite niveluri administrative, pana la beneficiarii finali, inclusiv n cazul n care acetia din urma nu sunt destinatarii finali ai fondurilor. Planificarea sau programarea controalelor i auditurilor Definirea obiectivelor, stabilirea politicilor, natura acestora, calendarul de proceduri i testri destinate sa ndeplineasc obiectivele controalelor sau a misiunilor de audit. Programul de activitate al misiunii de audit Un document care enumera procedurile de urmat n vederea realizrii misiunii de audit. Raportul de audit Opiniile scrise ale auditorului i alte constatri, care se bazeaz pe un ansamblu de date financiare certe, rezultind dintr-un audit de regularitate, sau deductii ale auditorului ca urmare a realizrii unui audit de performanta. Model de Raport de audit Cadrul n care auditorul prezint rezultatele misiunii de audit. Procedur Maniera specifica de efectuare a unei activiti sau a unui proces. Proces Ansamblul de activiti corelate sau interactive care transforma elementele de intrare n elemente de ieire. Recomandare Propunerea formulat pentru a corecta/ameliora deficientele constatate. Responsabil pentru auditul intern Postul de nivel cel mai nalt n cadrul unei entiti, responsabil de activitatea de audit intern. Rezultate, impact Efectele unui program sau ale unui proiect, msurate la nivelul cel mai semnificativ, innd cont de realizarea programului sau a proiectului.

Birou Audit Public Intern

Rezultate, concluzii i recomandri ale auditului Rezultatele sunt efectele muncii prestate de ctre auditori n concordanta cu obiectivele auditului. Concluziile reprezint interpretarea constatrilor plecand de la rezultate. Recomandrile sunt piste de aciune avansate de ctre auditor n funcie de rezultatele i concluziile obinute. Riscul Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizrii obiectivelor. Riscul se msoar n termeni de consecine i de probabilitate. Supervizarea Supervizarea poate fi inteleasa n doua maniere: este mai nti de toate un semn de unitate, funcia de regularitate constnd n urmrirea activitilor i validarea operaiilor agenilor prin ncadrare; ele se integreaza sistemului de control intern; este de asemenea, elementul indispensabil procesului de audit. Supervizorul ncadreaz, orienteaza i controleaz auditorii n toate etapele de natura sa ajusteze cu maximum de eficacitate operaiile, procedurile i testele obiectivelor urmrite. Structura teritorial UCAAPI Cuprinde auditorii interni din cadrul birourilor teritoriale de audit ale Ministerului Finanelor Publice, care exercita competente delegate de UCAAPI.

Pentru conformitate Ec. Simona Lutaru ef Birou Audit Public Intern

Redactat Ec. Simina Istrat

- 2 ex. -