Administración Basica - Enfoque Empresas

ADMINISTRACIN
FUNDAMENTOS-EMPRESA-DOC. MERCANTIL
POR: FRANKLIN CAPPA TICONA
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ADMINISTRACIN - EMPRESA
INTRODUCCIN
Buen da, tengan ustedes lectores, bueno aqu he elaborado este material para este curso que es bastante interesante, de verdad ms lo entenderemos en la prctica y cuando vayamos avanzando los temas con ejemplos y como ya saben el curso est centrado en tres partes principales: Conceptos fundamentales sobre administracin y planes Constitucin de empresa Documentacin referente a una empresa Y con eso estaremos en una parte bsica de la administracin, pero si entramos en este mundo se darn cuenta lo bonito he interesante de este curso que les servir en sus futuros.
Ya saben no piensen o tengan esa idea de que quieren trabajar en una empresa por siempre, tienen que ser independientes.
Para empezar si podemos trabajar para otros, es un modo de aprender, y bueno como deca un amigo, no quiero trabar ms, me quita tiempo con mi familia, Navidad, Ao nuevo, 28 Julio y bueno y otras fechas importantes de cierta manera. La administracin es una ciencia que se ha ido desarrollando bastante con el tiempo, en estos tiempo del siglo XXI, est teniendo bastante auge, es decir no nos quedemos atrs.
Docente: Franklin Cappa Ticona Esp. Sistemas e Informtica
franklin_949@hotmail.com cel.: 953930214 / *742765 www.FranklinCappa.tk
ADMINISTRACIN
Haber vamos a ver, dijo un ciego a su mujer, empecemos definiendo que es administracin, como se cre y quienes contribuyeron a ello. La Administracin es la ciencia social o Tecnologa Social y tcnica encargada de la planificacin, organizacin, direccin y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnolgicos, el conocimiento, etc) de la organizacin, con el fin de obtener el mximo beneficio posible; este beneficio puede ser econmico o social, dependiendo esto de los fines perseguidos por la organizacin Descomponiendo la definicin anterior se tiene:
Planificar: Es el proceso que comienza con la visin del Nro 1 de la organizacin; la misin de la organizacin; fijar objetivos, las estrategias y polticas organizacionales, usando como herramienta el Mapa estratgico; todo esto teniendo en cuenta las fortalezas/debilidades de la organizacin y las oportunidades/amenazas del contexto (Anlisis FODA). La planificacin abarca el largo plazo (de 5 a 10 o ms aos), el mediano plazo (entre 1 y 5 aos) y el corto plazo donde se desarrolla el presupuesto anual ms detalladamente. Organizar: Responde a las preguntas Quin? va a realizar la tarea, implica disear el organigrama de la organizacin definiendo responsabilidades y obligaciones; cmo? se va a realizar la tarea; cando? se va a realizar; mediante el diseo de Proceso de negocio, Cursogramas que establecen la forma en que se deben realizar las tareas y en que secuencia temporal; en definitiva organizar es coordinar y sincronizar. Dirigir: Es la influencia o capacidad de persuasin ejercida por medio del Liderazgo sobre los individuos para la consecucin de los objetivos fijados; basado esto en la toma de decisiones usando modelos lgicos y tambin intuitivos de Toma de decisiones. Controlar: Es la medicin del desempeo de lo ejecutado, comparndolo con los objetivos y metas fijados; se detectan los desvos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratgico, nivel tctico y a nivel operativo; la organizacin entera es evaluada, mediante un sistema de Control de gestin; por otro lado tambin se contratan
auditoras externas, donde se analizan y controlan las diferentes reas funcionales de la organizacin.
El objeto de estudio de la Administracin son las organizaciones; por lo tanto es aplicable a Empresas privadas y pblicas; Instituciones pblicas y organismos estatales, y a las distintas instituciones privadas. Por ejemplo: iglesias; universidades; gobiernos y organismos municipales, provinciales, nacionales; hospitales; fundaciones, etc; y a todos los tipos de empresas privadas; e incluso las familias y hogares.
TRABAJO PRACTICO: Traer en su trabajo, definiciones de Administracin, historia de la administracin, y personaje contribuyentes a la administracin.
INVESTIGAR Y REPASAR ADM ESTRATEGICA Y ADM OPERATIVA

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ADMINISTRACIN ESTRATGICA 1. DEFINICION La administracin estratgica es un proceso de evaluacin sistemtica de la naturaleza de un negocio, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando metas y objetivos cuantitativos, desarrollando estrategias para alcanzar dichos objetivos y localizando recursos para llevar a cabo dichas estrategias. Certo S. la define as: Es el proceso que se sigue para asegurar de que una organizacin posea estrategia organizacional y se beneficie de su uso. Stoner J. la define as: Proceso de administracin que entraa que la organizacin prepare planes estratgicos y, despus, acte conforme a ellos. Tal como se emplea en las definiciones anteriores, una estrategia apropiada es aquella que conviene mejor a las necesidades de una organizacin en un momento determinado. La administracin estratgica se define como el proceso que se sigue para asegurar de que una organizacin posea una estrategia organizacional apropiada y se beneficie de su uso. Comunicacin integral en las organizaciones, tica y responsabilidad social Antes que nada, vale la pena remitirse a la definicin de comunicacin integral en las organizaciones. Por comunicacin integral en las organizaciones e instituciones se entiende aquella que dentro de los sectores pblico, privado y social se da a la tarea de fortalecer la contribucin positiva de quienes integran la organizacin o institucin y busca abrir espacios para la discusin de los temas esforzndose por lograr soluciones colectivas que las hagan ms slidas, productivas y sustentables. La comunicacin integral en las organizaciones e instituciones incluye tres dimensiones: a) comunicacin interna u organizacional enfocada a la bsqueda de la integracin y la corresponsabilidad, b) comunicacin corporativa dedicada a la creacin y mantenimiento de la buena imagen de la unidad de negocios o institucin, y c) la publicitaria o mercadolgica cuya finalidad es la realizacin de los productos y servicios en el mercado o en la sociedad (Nosnik y Rebeil, 2006).
2. IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION ESTRATEGICA Entra a jugar un papel determinante el concepto del largo plazo, lo cual es aplicado desde entonces y hasta la actualidad, aunque con variaciones.
Se tiene en cuenta el cmo de la estrategia, no solamente los resultados


Concibe que para alcanzar metas propuestas es necesario adelantar ciertas acciones y que estas acciones necesitan consumir ciertos recursos para ser adelantadas. Envuelve las partes de una estrategia y las convierte en un todo
3. BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION ESTRATEGICA Desde siempre el mayor beneficio de la administracin estratgica ha consistido en que sirve para que las organizaciones tengan mejores estrategias gracias a que usan un enfoque ms sistemtico, lgico y racional para elegir sus estrategias. Los beneficios de la administracin estratgica se pueden dividir de la siguiente manera: a) BENEFICIOS FINANCIEROS: Una serie de investigaciones demuestran que las organizaciones que aplican los conceptos de administracin estratgica son ms rentables y exitosas que las que no lo hacen. b) BENEFICIOS NO FINANCIEROS: Adems de ayudar a las empresas a evitar los problemas financieros, la administracin estratgica ofrece beneficios tangibles, por ejemplo: una mayor alerta ante las amenazas externas, mayor comprensin de las estrategias de los externos, etc. Greenley seala que la administracin estratgica produce los siguientes beneficios: 1. 2. 3. 4. 5. Permite detectar oportunidades, clasificarlas por orden de prioridad y explotarlas. Ofrece una visin objetiva de los problemas administrativos. Representa un marco para coordinar y controlar mejor las actividades. Reduce las consecuencias de cambios adversos. Permite tomar decisiones importantes para respaldar mejor los objetivos establecidos.
4. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION ESTRATEGICA A). La planeacin estratgica deber ser evolutiva ms que directiva. Contener unos cuantos objetivos de amplio espectro. Los objetivos son el resultado de la reflexin y discusin por un largo perodo de tiempo. Los objetivos estn diseados para ofrecer a los departamentos prioridades para el desarrollo institucional.
B) Proveer una estructura organizacional dentro de la cual una amplia variedad de individuos pueden identificar y resolver sus propios problemas.
Comunicacin efectiva de doble va entre la autoridad central y las unidades operativas. Crea un ambiente que fortalece la confianza y la credibilidad en el personal. Anima al dilogo y la discusin dentro de la organizacin con el propsito de evitar o minimizar la amenaza externa.
C) Enfoca la direccin en el desempeo y la mejora continua. Adapta un enfoque de: medios-estrategias-fines en vez de fines-estrategias-medios. El enfoque incentiva la inversin en el personal quien mover a la universidad a sus metas. La cultura de participacin y evolucin permite a cada quien entender y comprometerse con el logro de las metas.
D) El plan estratgico debe ser respaldado por una autoridad competente.
ADMINISTRACION DE OPERACINES 1. DEFINICIN Podemos definir la Administracin de Operaciones como el rea de la Administracin de Empresas dedicada tanto a la investigacin como a la ejecucin de todas aquellas acciones tendientes a generar el mayor valor agregado mediante la planificacin, organizacin, direccin y control en la produccin tanto de bienes como de servicios, destinado todo ello a aumentar la calidad, productividad, mejorar la satisfaccin de los clientes, y disminuir los costes. A nivel estratgico el objetivo de la Administracin de Operaciones es participar en la bsqueda de una ventaja competitiva sustentable para la empresa. Una definicin alternativa es la que define a los administradores de operaciones como los responsables de la produccin de los bienes o servicios de las organizaciones. Los administradores de operaciones toman decisiones que se relacionan con la funcin de operaciones y los sistemas de transformacin que se utilizan. As pues, la administracin de operaciones es el estudio de la toma de decisiones en la funcin de operaciones.
El responsable de la administracin de operaciones debe hacer frente a diez decisiones estratgicas, las cules son:

Diseo de bienes y servicios Gestin de la calidad Estrategia de procesos Estrategias de localizacin Estrategias de organizacin Recursos humanos

Gestin del abastecimiento Gestin del inventario Programacin Mantenimiento
La estrategia de operaciones es una visin de la funcin de operaciones que depende de la direccin o impulso generales para la toma de decisiones. Esta visin se debe integrar con la estrategia empresarial y con frecuencia, aunque no siempre, se refleja en un plan formal. La estrategia de operaciones debe dar como resultado un patrn consistente de toma de decisiones en las operaciones y una ventaja competitiva para la compaa.
Para uno de los principales consultores de Administracin de Operaciones a nivel mundial, el norteamericano Roger Schroeder (Profesor de la Universidad de Minnesota) la administracin de operaciones tienen la responsabilidad de cinco importantes reas de decisiones: proceso, capacidad, inventario, fuerza de trabajo y calidad.
1. Proceso. Las decisiones de esta categora determinan el proceso fsico o instalacin que se utiliza para producir el producto o servicio. Las decisiones incluyen el tipo de equipo y tecnologa, el flujo de proceso, la distribucin de planta as como todos los dems aspectos de las instalaciones fsicas o de servicios.
2. Capacidad. Las decisiones sobre la capacidad se dirigen al suministro de la cantidad correcta de capacidad, en el lugar correcto y en el momento exacto. La capacidad a largo plazo la determina el tamao de las instalaciones fsicas que se construyen. A corto plazo, en ocasiones se puede aumentar la capacidad por medio de subcontratos, turnos adicionales o arrendamiento de espacio. Sin embargo, la planeacin de la capacidad determina no slo el tamao de las instalaciones sino tambin el nmero apropiado de gente en la funcin de operaciones. 3. Inventarios. Las decisiones sobre inventarios en operaciones determinan lo que debe ordenar, qu tanto pedir y cundo solicitarlo. Los sistemas de control de inventarios se utilizan para administrar los materiales desde su compra, a travs de los inventarios de materia prima, de producto en proceso y de producto terminado. 4. Fuerza de trabajo. La administracin de gente es el rea de decisin ms importante en operaciones, debido a que nada se hace sin la gente que elabora el producto o presta el servicio. Las decisiones sobre la fuerza de trabajo incluyen la seleccin, contratacin, despido, capacitacin, supervisin y compensacin. 5. Calidad. La funcin de operaciones es casi siempre responsable de la calidad de los bienes y servicios producidos. La calidad es una importante responsabilidad de operaciones que requiere del apoyo total de la organizacin. Las decisiones sobre
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calidad deben asegurar que la calidad se mantenga en el producto en todas las etapas de las operaciones: se deben establecer estndares, disear equipo, capacitar gente e inspeccionar el producto o servicio para obtener un resultado de calidad. PRODUCTOS DE BIENES Y SERVICIOS a) Empresas que producen primordialmente bienes Agricultura, empresas forestales y de pesca Minera Construccin Manufactura b) Empresas que producen primordialmente servicios Transporte y servicios pblicos Comercio al mayoreo Comercio al menudeo Finanzas, seguros y bienes races Servicios Administracin Publica
2. PLAN DE OPERACIONES El contenido de todo Plan de Operaciones gira en torno del cmo? y con qu?, ya que de muy poco nos servira haber identificado y definido un producto o servicio tan interesante y atractivo que nuestros clientes potenciales estuviesen todos ellos ansiosos de poseerlo, utilizarlo y disfrutarlo si despus no fusemos capaces de fabricarlo, comercializarlo y prestarlo.
los objetivos bsicos de cualquier Plan de Operaciones son: 1. Establecer los procesos de produccin / logsticos / de servicios ms adecuados para fabricar / comercializar / prestar los productos / servicios definidos por el Plan de la empresa. 2. Definir y valorar los recursos materiales y humanos necesarios para poder llevar a cabo adecuadamente los procesos anteriores. 3. Valorar los parmetros bsicos (capacidades, plazos, existencias, inversiones, etc.) asociados a los procesos y recursos citados en los dos punto anteriores y comprobar que son coherentes con los condicionantes y limitaciones esenciales impuestos por el entorno, la definicin de negocio, las estrategias generales del mismo y los otros componentes del Plan de empresa (Planes de Marketing y Ventas, EconmicoFinanciero, de Recursos Humanos). 4. Programar y valorar el perodo de puesta en marcha. Las etapas para la realizacin del Plan de Operaciones son:
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1. Identificar los principales Condicionantes Externos, impuestos por el entorno. 2. Identificar los principales Condicionantes Internos, impuestos por el propio Plan de la empresa. 3. Establecer los Procesos y Operaciones ms adecuados. 4. Definir los Recursos Materiales necesarios. 5. Definir los Recursos Humanos necesarios. 6. Establecer la Distribucin en Planta ms adecuada. 7. Establecer la Infraestructura Fsica ms adecuada. 8. Establecer la Localizacin ms adecuada. 9. Determinar los Plazos. 10. Determinar las Capacidades. 11. Determinar las Existencias. 12. Determinar los Costes Unitarios. 13. Determinar los Gastos Operativos. 14. Determinar las Inversiones. 15. Programar y valorar la Puesta en Marcha del Plan de Operaciones. NOTA. ESTAS ETAPAS LAS REALIZAREMOS SOBRE NUESTRA EMPRESA A CREAR 3. LOS SIETE CEROS Y LA ELIMINACIN DE DESPERDICIOS
La Administracin de Operaciones tiene un papel fundamental en la bsqueda continua, e incesante en la bsqueda de los Siete Ceros:

Cero stock / inventarios Cero papeles Cero esperas / demoras Cero averas Cero fallas Cero accidentes Cero contaminacin
Esta bsqueda continua de perfeccionamiento encuadra con la necesidad imperiosa de detectar, prevenir y eliminar los desperdicios, algo que toma cada da ms auge tanto por la escasez de los recursos, como por los problemas ambientales y ecolgicos, sumado a los altsimos grados de competitividad.
TRABAJO PRCTICO: Tema: FODA, MOF Y ROF
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FODA MOF ROF

Estas herramientas son sumamente importantes, y cuando me refiero a importantes es que debemos realizarlas, para poder mejorar nuestra visin y en qu estado estamos en nuestro negocio o empresa. Entonces orejas arriba escuchar bien.
FODA
Hoy en da muchas tcnicas, herramientas, y metodologas, pueden utilizare en varios contextos, a veces en forma directa y otras con algunas modificaciones. Una de estas herramientas es el F.O.D.A., aplicado por las empresas, y que es una tcnica que permite diagnosticar cuatro aspectos bsicos: Fortalezas Oportunidades Debilidades Amenazas Esta magnfica herramienta puede tambin ser aplicada, con mnimos ajustes, en el aspecto personal, especialmente laboral. Pero el F.O.D.A. Personal tiene dos dificultades: 1. Es bastante difcil hacerse un autoexamen realista y ajustado a la realidad, ya que siempre cuesta reconocer las debilidades. 2. Hay ciertas debilidades personales que no pueden ser detectadas por uno mismo, sino por personas de afuera; son aquellas debilidades que caen en la zona ciega u oscura de la conciencia. Por lo tanto lo ideal es hacerlo con alguien de confianza, por ejemplo un colega o un amigo, o un jefe criterioso que tenga condiciones de lder. Anlisis de Fortalezas Entendemos por fortaleza a la existencia de una capacidad o recurso en condiciones de ser aplicado para alcanzar los objetivos y concretar los planes y por debilidad a la falta de una determinada capacidad o condicin que puede apartar o dificultar el logro de las metas o fines. Por ejemplo, ver: Para qu se tiene facilidad Cules son las cualidades sobresalientes Con qu competencias (talentos) se cuenta En este sentido pueden considerarse al menos tres aspectos, desde la perspectiva laboral: 1. Estudios
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2. Capacidades intelectuales 3. Habilidades interpersonales y de inteligencia emocional Anlisis de Oportunidades Ver opciones de la vida laboral que pueden aprovecharse. Por ejemplo este es el momento ideal para desarrollar una carrera laboral dirigida a: Administracin de redes mediante certificaciones oficiales Desarrollo de sistemas operativos o aplicativos para dispositivos mviles Anlisis de Debilidades Este anlisis es el ms difcil por la dificultad de tomar conciencia de estos aspectos. En el caso de las debilidades, una vez detectadas, es donde ms importante resulta hacer acciones para superarlas. Para alguien puede ser terminar o empezar estudios, pero para otro puede ser superar un mal genio; o para otro, superar una gran timidez que le quita opciones de desarrollo profesional. Todas las debilidades pueden (y deben) superarse. Anlisis de Amenazas Requieren de un exmen atento y lcido del entorno: Qu puede afectarme en el futuro prximo? Qu cambios pueden suceder que si me pillan sin preparacin me perjudiquen? Por ejemplo, a veces un cambio tecnolgico o la fusin de dos empresas con plataformas de desarrollo pueden a la larga dejarte sin trabajo. Un ejemplo de un F.O.D.A. Personal
TAREA: PIENSEN EN UN RUBRO Y EN UN NOMBRE PARA SU EMPRESA, Para la siguiente clase
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MOF
El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) es un documento normativo donde se describe las funciones, objetivos, caractersticas, los requisitos y responsabilidades de cada cargo que se desarrolla en una organizacin, as tambin un conocimiento integral de este, permitiendo un mejor desarrollo del ente en la sociedad. El MOF proporciona informacin a los servidores, Directivos y Funcionarios sobre sus funciones y ubicacin dentro de la estructura general de la organizacin. Importancia
Facilita el proceso de induccin del personal y permite el perfeccionamiento y/o orientacin de las funciones y responsabilidades del cargo al que han sido asignados, as como aplicar programas de capacitacin. Determina las funciones especificas, responsabilidad y autoridad de los cargos dentro de la estructura orgnica de cada dependencia Proporciona informacin a los funcionarios y servidores sobre sus funciones especficas, su dependencia jerrquica y coordinacin para el cumplimiento de sus funciones. Elaboracin de un MOF
Primero se creara un equipo tcnico para la elaboracin del MOF Constitucin del equipo tcnico
Entre todos revisan y verifican conclusiones del anlisis de los puestos con respecto a sus actividades y deberes. Por tanto la elaboracin del MOF suele implicar un esfuerzo comn entre el equipo tcnico, los trabajadores y sus jefes inmediatos.
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El perfil del Puesto y los pasos para hacerlo: Es un proceso mediante el cual se busca determinar las actitudes, cualidades y capacidades que son fundamentales para una adecuada ocupacin. Para la elaboracin del perfil es conveniente tomar en cuenta la experiencia laboral el nivel de formacin adquirida y las condiciones de trabajo. 1 PASO Anlisis de Jerarquizacin Luego de reunir la informacin requerida se revisa la estructura orgnica para determinar la dependencia jerrquica del puesto y con que unidades orgnicas mantiene una relacin directa de coordinacin. 2 PASO Anlisis desde los objetivos institucionales A partir de la informacin recogida e revisara si el anlisis de cargos realizado corresponde realmente al perfil que la institucin desea y necesita para mejorar el desarrollo de sus funciones: se revisara la conducta requerida a los empleados, las condiciones de trabajo y los requerimientos humanos. Es el perfil del trabajador para el puesto?. Si no lo es Cul es el adecuado? Las tareas y actividades son suficientes para el puesto? 3 PASO Elaborar la descripcin del puesto: Con la informacin y el anlisis realizado se elabora una descripcin y especificacin del puesto: La descripcin del puesto incluye las responsabilidades inherentes al mismo as como las caractersticas importantes y las condiciones de trabajo La especificacin del puesto resume las cualidades personales necesarias para el desempeo del puesto. 4 PASO Revisin del anlisis con los participantes: El anlisis realizado debe ser verificado con el trabajador Esta verificacin ayudara si la descripcin realizada es correcta, esta completa y es fcil de entender para todos los involucrados. 5 PASO Llenar los formatos del MOF
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ROF
El ROF es el Reglamento de Organizacin y Funciones de una entidad, que se constituye en un documento tcnico normativo de gestin institucional que establece: a) La estructura orgnica de la entidad. b) Las funciones generales y especficas de la entidad y de cada uno de sus rganos y unidades orgnicas. c) Las relaciones de coordinacin y control entre rganos, unidades orgnicas y entidades cuando corresponda. Este instrumento de gestin formaliza las competencias de cada rea dentro de la organizacin y en funcin a ello se puede determinar las responsabilidades que le corresponde en el logro de los objetivos institucionales. TRABAJO: Buscar modelos de Ficha tcnica, con el objeto de llenarlos y tener una visn y mas amplia de nuestro negocio.
CONSTITUCIN DE EMPRESAS Un paso importante despus de haber decidido nuestra idea de negocio es la formalizacin de una empresa ante las entidades del estado y para ello les recomiendo ingresar a la pgina de:
www.CreceMype.com
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EXPOSICION PROYECTO EMPRESA

PRESENTACIN
Mencionarse a si mismo y su cargo dentro de la empresa, brevemente describir su empresa, como es y los productos que ofrece. A QUE SE DEDICA Mencionar la ramo o rubro de su empresa, mencionar empresas competidoras HISTORIA Como surgi la empresa, en base a que idea. MERCADO Cual es su publico objetivo, o a que publico se enfocan PRODUCTO Descripcin de los producto y servicios que ofrece la empresa PORQUE LES COMPRARIAN Que es lo que les diferencia de las dems empresa del mismo rubro, garantas, calidad, etc. PERSONAL Mencionar cuanto de personal se cuenta o se desea tener describiendo su labor de cada uno de ellos ESTRATEGIA Cuales son sus estrategias de ventas o que piensan implementar para atraer cliente, en la medida posible mencionar las fechas (28 de julio, navidad, ao nuevo, verano, etc.) VISION DE LA EMPRESA A FUTURO Como piensa estar la empresa a unos aos mas adelante, a que aspira.
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Como dice una persona en la tv, de seguro la conocen, me refiero a la Doctora Ana Mara Polo:
Anden con cuidado, Respeten para que los respeten, y Edquense lo ms que puedan y que dios los ampare
Nos vemos, hasta luego!
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INVESTIGAR Y REPASAR ADM ESTRATEGICA Y ADM OPERATIVA

Se tiene en cuenta el cmo de la estrategia, no solamente los resultados

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D) El plan estratgico debe ser respaldado por una autoridad competente.

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Gestin del abastecimiento Gestin del inventario Programacin Mantenimiento

TRABAJO PRCTICO: Tema: FODA, MOF Y ROF

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FODA MOF ROF

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Nos vemos, hasta luego!

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