Ao del Centenario de Machu Picchu para el mundo FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS Y COMERCIALES

CURSO: AUDITORIA OPERATIVA TTULO DEL TRABAJO REALIZADO: Auditoria Operativa Departamento de Control Y Supervisin COMPRA DE REPUESTOS, ACCESORIOS Y BIENES DE ALCANTARILLADO ETC INTEGRANTES: Vsquez Lozano, Paola Vicentello Donayre, Luis Manuel Velsquez Rodrguez, Luis Eduardo Pereyra Salazar, ngela Pereyra Salazar, Cesar Aurelio PROFESORA: Chirinos, JESUS SECCIN: A06

LOS OLIVOS - LIMA - PER 2011 I

EMPRESA AGUA POTABLE S.A CONOCIMIENTO INICIAL

Razn Social Ruc Tipo De Empresa Vigencia De La Empresa Actividad Econmica Ciiu Inicio De Actividades

Empresa Agua Potable S. A. 20465261116 Sociedad Annima Cerrada Activo CAPTACION, DEPURACION Y DISTRIBUCION DE AGUA 41000 17-03-1995

Marca De Actividad Comercio Exterior Sin Actividad Direccin Completa Referencia De Va Ubicacin Geogrfica Fax Telfonos Calle Amador Merino Reyna #307 Av. Javier Prado Este Lima / Lima / San Isidro 4418080 4412323

HISTORIA DE LA EMPRESA AGUA POTABLE S. A. La Empresa Agua Potable S.A., ms conocida como EAP, es una empresa que se constituye luego de que sus accionistas fueran los concesionarios del proyecto Aprovechamiento Optimo de las Aguas Superficiales y Subterrneas del Ro Chilln, decidindose su participacin mediante concurso pblico Se funda en marzo de 1995, y desde entonces hasta la fecha, actuando siempre como concesionaria, se a dedicado a la construccin, reparacin, conservacin y explotacin del proyecto antes mencionado, con la intensin de llevar a cabo un servicio de tratamiento y entrega onerosa de agua a Sedapal y usuarios sectorizados. Por otra parte, esta empresa se adjudic un beneficio por presentar la menor tarifa mensual por metro cbico de agua tratada (S/. 0.216 por m3 de agua) para el abastecimiento de un promedio de 3715,200 metros cbicos de agua mensual.

Sus accionistas son: Acea SpA (45%), Impregilo SpA (45%) Cosapi S.A. (10%) (Acea vendra a ser la empresa operadora del proyecto, teniendo por ello que mantener al menos el 25% del accionariado durante todo el periodo de la Concesin) DESTACA POR OFRECER LOS SIGUINTES PRODUCTOS Y/O SERVICIOS Se dedica a la extraccin de agua. Prestacin de servicios de saneamiento como agua potable y alcantarillado sanitario. Tambin ejecuta mantenimiento, control y desarrollo de los servicios bsicos, elaboracin de proyectos, financiacin, ejecucin de obras, asesora y asistencia tcnica ORGANIZACIONALMENTE EMPRESA AGUA POTABLE S. A. CUENTA CON LA SIGUIENTE ESTRUCTURA 1. Gerente General - Ing. Pedro Pablo Aguas Blancas 2. Gerente de Administracin y Finanzas - CPC. Rubn Daro Blanco Purificado 3. Gerente Tcnico Ral Romero Daz 4. Gerente de Control Operativo Dani Daniel Sukuya

ADICIONALMENTE, DESTACAN LOS SIGUIENTES ASUNTOS Para llegar a alcanzar las metas de la empresa toma en cuenta lo siguiente puntos estratgicos: 1. Asegurar la sostenibilidad de los servicios de agua potable y alcantarillado. 2. Mejorar la calidad de los servicios. 3. Mejorar la eficiencia econmica y financiera. 4. Facilitar el acceso a los servicios de agua potable y alcantarillado El monto total de activos al ao 2008 asciende a S/. 4,800,000, nuevos soles. As como el monto total de pasivos asciende a S/. 1,600,000, nuevos soles Poltica de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo Declaramos nuestro compromiso de contribuir al desarrollo sostenible de las ciudades de Lima y Callao, brindando un servicio eficiente de agua potable y alcantarillado; gestionando nuestros procesos con calidad y seguridad, sobre la base de la mejora continua del desempeo, la prevencin

de la contaminacin ambiental, los daos y deterioro de la salud, cumpliendo los requisitos del cliente, la legislacin, reglamentacin y otras regulaciones aplicables Objetivos: Reducir el contenido de contaminantes de los efluentes del proceso de tratamiento y contribuir a la recuperacin en volumen del Ro Rmac aguas abajo de la captacin. Metas:

Cumplir al 100% el programa de monitoreo del precedimentador de tratamiento de los Cumplir con lo dispuesto en la Resolucin de Autorizacin Sanitaria de Vertimiento otorgado Construir una nueva Planta de Lodos para los Estanques Reguladores y Desarenadores de

efluentes en el 2009. por DIGESA. la Planta de Tratamiento al ao 2012. Objetivos: Prevenir la contaminacin sonora en la poblacin de las viviendas y zonas aledaas, a la Estacin CR-192 OVNI. Metas:

Mantener los niveles de ruido en las viviendas vecinas a valores menores a lo exigido por la Ordenanza Municipal 015-86-MLM y Reglamento de Estndares Nacional de Calidad Ambiental para Ruido, D.S. N 085-2003 PCM. Programacin: Disposicin de Residuos Lquidos Orgnicos e Inorgnicos. Objetivo: Mantener mecanismos de eliminacin y/o reduccin de Residuos Qumicos Orgnicos e Inorgnicos en el Laboratorio Fisicoqumico del Equipo Operacin de Plantas. Metas: Remover la concentracin de metales txicos en el efluente en un porcentaje no menor del 70%. Mantener la concentracin de Naftilamina en el efluente, al 40%. Objetivo: Mantener mecanismos para la adecuada disposicin de los residuos lquidos orgnicos e inorgnicos de la Planta1.

Metas: Disponer adecuadamente el 100% de los residuos lquidos generados en el laboratorio en la Planta1. Visin de futuro Ser lderes, en Latinoamrica, en servicios de agua y alcantarillado Misin Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin, administrando eficientemente el recurso agua y la recoleccin y disposicin final de aguas servidas, controlando la preservacin del medio ambiente Ejecuta la poltica del sector en la operacin, mantenimiento, control y desarrollo de los servicios bsicos, con funciones especficas en aspectos de normatividad, planeamiento, programacin, Elaboracin de proyectos, financiacin, ejecucin de obras, asesora y asistencia tcnica. Adems puede dedicarse a otras actividades afines, vinculadas, conexas y/o complementarias a su objeto social.

FUENTE DE INFORMACIN PARA EL PLANEAMIENTO

Para recabar la informacin requerida en forma gil y ordenada se puede emplear alguna o una combinacin de las siguientes tcnicas: I. Investigacin documental Observacin directa Acceso a redes de informacin Entrevistas Cuestionarios Cdulas Investigacin documental Este aspecto de la auditoria implica localizar, seleccionar y estudiar la documentacin que puede aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes de documentales bsicas a las que se puede acudir son:

a. NORMATIVA Acta constitutiva Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamento interno Reglamentacin especfica Tratados y convenios Decretos y acuerdos Normas (nacionales e internacionales) Oficios circulares

b. ADMINISTRATIVA

Organigramas Manuales administrativos Sistemas de informacin y certificacin Cuadros de distribucin del trabajo Estadsticas de trabajo Plantilla de personal Proyectos estratgicos Inventarios de mobiliario y equipo Redes para el anlisis lgico de problemas Sociogramas Indicadores financieros y de gestin Estudios de mejoramiento Auditorias administrativas previas

c. MERCADO Productos y/o servicios reas Poblacin Ingresos Factores limitantes

d. COMPORTAMIENTO DE LA DEMANDA Situacin actual Caractersticas Situacin futura (proyectada)

e. COMPORTAMIENTO DE LA OFERTA f. Situacin actual Anlisis del rgimen del mercado Situacin futura (previsible) Determinacin de precios

UBICACIN GEOGRFICA Localizacin Orden espacial interno Caractersticas del terreno Cercana con el mercado (clientes y proveedores) Distancias y costos de transporte Alternativas de conexin con unidades nuevas Justificacin y relacin al tamao y procesos

g. ESTUDIOS FINANCIEROS Recursos financieros para inversin Anlisis y proyecciones financieras Programas de financiamiento Evaluacin financiera Creacin de valor

h. SITUACIN ECONMICA Sistema econmico Naturaleza y ritmo del desarrollo de la economa Aspectos sociales

 i.

Variables demogrficas Relaciones con el exterior

COMPORTAMIENTO DEL CONSUMIDOR Cultura Estratos sociales o nivel socio econmico Grupos de referencia y convivencia (baby boomers, generacin X y generacin Y) Familia Ciclo de vida del consumidor Factores internos de influencia (percepcin, aprendizaje y motivacin ) Proceso de compra (necesidad sentida, actividad previa, decisin y sentimiento posterior)

II.

Observacin directa T.V. OCULAR Este recurso que puede ser empleado por los auditores consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Es recomendable que el auditor responsable encabece la observacin directa, comente y analice su percepcin con los otros auditores para asegurar que existe consenso en torno a las condiciones de funcionamiento de rea y definir los criterios a los que deber sujetarse en todo momento la auditoria.

III.

Acceso a redes de informacin El acceso a redes, entre otras, intranet, o query , permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que, a su vez, facilita el intercambio electrnico de datos y mantener una relacin interactiva con el entorno.

IV.

Entrevista T.V. ORAL

Esta tcnica consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms empleado Y uno de los que pueden brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto directo con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Para que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos: 1. Saber lo que es quiere y tener en claro el propsito y el sentido. Para ello se recomienda, con base en su conocimiento, preparar previamente una gua de entrevista que contenga la informacin que de desea obtener, para que el trmino de la misma se pueda comprobar si se han cubierto las necesidades predeterminadas. 2. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo. Desarrollar un esquema de trabajo, asignar responsabilidades y determinar las reas o unidades a auditar. 3. Concertar previamente la cita. Verificar que el entrevistado este debidamente preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesaria para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. 4. Atender al compromiso. Acudir con la debida antelacin a la hora convenida al rea de entrevista para llevarla a cabo en la forma programada. Para lograr un desarrollo eficaz es conveniente observar los siguientes pasos: a. Concentrarse de manera relajada. b. Seguir un mapa mental para captar la informacin de manera lgica y consecuente. c. Utilizar preguntas de term

d. No hacer preguntas irrelevantes. e. En la medida de lo posible escuchar no hablar. f. Asegurarse de no presionar a la entrevista.

g. Evitar la confianza en su memoria. h. Dejar abierta la puerta.

5. Clasificar la informacin que se obtenga. Esto significa diferenciar la situacin real de la relativa a observaciones y sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. 6. Registrar la informacin de una bitcora. V. Cuestionarios Estos instrumentos, que se emplean para obtener la informacin deseada en forma homognea, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por captulos o temtica especifica, con el propsito de que muestren la interrelacin y conexiones lgicas entre las diferentes reas y rubros para que en conjunto brinden un perfil completo de la organizacin. La calidad de la informacin que se obtenga depender de su estructura y forma de presentacin. En trminos generales, todo cuestionario debe expresar el motivo de su preparacin, y se debe procurar que las preguntas sean claras y concisas, presentadas en orden lgico, con redaccin comprensible y facilitada de respuestas, esto es necesario evitar recargarlo con demasiadas preguntas. Si el caso lo amerita, puede incluirse un instructivo de llenado. Cuando el proyecto de auditora sea muy amplio o la estrategia de implementacin as lo exija, las pruebas para respaldar las conclusiones pueden resultar muy costosas en relacin con el beneficio que se espera de la auditoria, por lo cual se puede emplear el muestreo sin necesidad de investigar todas las reas de organizacin. Existen tablas de muestreo que, de acuerdo con las especificaciones y volumen de la informacin representativa del todo-muestra- que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de ella tengan validez. No obstante, si en el curso de la revisin se advierten situaciones de las que se pueda inferir que existen irregularidades, las pruebas debern ampliarse hasta conseguir la evidencia suficiente.

VI.

Cdulas Estas herramientas se utilizan para captar la informacin requerida de acuerdo con el objeto y alcance de la auditoria. Estn integradas por formularios cuyo diseo incluye casillas, bloques y columnas que facilitan la agrupacin y divisin de su contenido para su revisin y anlisis, amn de que abren la posibilidad de ampliar el rango de respuesta. Su incorporacin al proyecto de auditora permite abrir el rango de captacin de informacin y comparar conceptos en las respuestas, lo que facilita el anlisis de resultados. Tambin hacen ms fcil asociar los indicadores que orientan el trabajo con el comportamiento organizacional, condicin que favorece el proceso de toma de decisiones. Como herramientas de diagnostico y evaluacin posibilitan no solo revisar las variables, sino apreciar su influencia en otras variables o reas de operacin

ANLISIS PRELIMINAR-EVALUACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Flugrama rea de compra yDepartamento de control y supervisin comprasPresupu esto estableci GERENCIA do Sxsdds
subcontrataci n Necesidad de

LOGSTICA/COMPRAS

DIR. CONTABLE Y FINANCIERO

CONTABILIDAD DE PROVEEDORES

Definir las necesidades de compra o subcontratacin

SI Se revisa el stock en el almacn

Consum ibles habitual es?

NO
Evaluar a proveedores (como mnimo tres cotizaciones)

ELECCIN DEL MEJOR

Elige el presup uesto?

NO

SI Registro del proveedor

Factura de la compra Registro de la Factura de la compra

Realizar la compra de repuestos, bines de alcantarillado.

Emisin de la O/C con sus copias

Gestin de pagos a proveedores

Realizar el seguimiento de la compra Necesidades

Comprobaci n y visado de las facturas de compra

de compra gestionadas

RESUMEN DE DEFICIENCIAS: No existe una adecuada segregacin de funciones Existe una sub rea compra de repuestos, accesorios y bienes de alcantarillado no definida dentro del Departamento de control y supervisin La solicitud de cotizacin de alguna necesidad de adquirir un producto se realiza va telefnica Las cotizacin que nos hacen los proveedores no son archivadas ni ordenadas No existe ningn documento formal para la adquisicin de materia prima ms costosa y tampoco existe un archivo de este documento Para la recepcin de los repuestos al almacn no se realiza ninguna verificacin y conformidad de lo recibido por el proveedor

Para efecto de obtener la informacin requerida, utilizamos fuentes tanto internas como externas, incluyendo en las primeras los niveles de organizacin y los sistemas de informacin, y en las segundas las redes de informacin electrnicas. INVESTIGACIN PRELIMINAR Para comenzar la investigacin, consultamos el rea de Compras Departamento de control y supervisin, de la cual obtuvimos las principales funciones que debe desempear, obteniendo la siguiente informacin: 1. Promover el orden del ingreso de los repuestos y bines de alcantarillado mediante el otorgamiento de documentacin sustentara en la respectiva rea. 2. Evaluar y otorgar las rdenes de compra segn presupuesto, objetivamente y con bases slidas con el fin de minimizar el riesgo. 3. Cancelar oportunamente las Obligaciones, actuando con firmeza y respeto al proveedor. 4. Procesar las rdenes compra, con el fin de agilizar el proceso de compra. 5. Promover relaciones comerciales duraderas, a travs de actitudes positivas con los proveedores.

As mismo se nos facilit el acceso al manual de operaciones de rea de Compras donde pudimos obtener informacin relacionada con la Misin, Visin y polticas, y aunque este existe, el personal del rea no cuenta con acceso y/o no tiene conocimiento de l, como pudimos observar al llevar a cabo nuestra labor auditora. El siguiente paso fue realizar entrevistas al Departamento de Control y Supervisin, con la finalidad de proporcionarnos la informacin necesaria para obtener una percepcin general de la empresa, con lo cual podremos lograr un desarrollo ptimo de la auditoria. A continuacin se describen detalladamente: El Departamento de Control y Supervisin es de suma importancia, ya que es la que se encarga de Definir las responsabilidades de las reas (control de crditos y descuentos y control ciudadano), relacionadas con la solicitud y otorgamiento de crdito, que permitan optimizar el manejo, administracin y recuperacin de la cartera de proveedores a crdito.

APLICACIN DE LO COMPONENTES DE CONTROL INTERNO La empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estos documentos, ya que constituyen parte de su activo por el ingreso a alma, y sobretodo debe controlar que stos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero.

AMBIENTE DE CONTROL Respecto al Control Interno. El anlisis de rea de compra de repuestos, accesorios y bienes de alcantarillado se dedica a la evaluacin de informacin de las cotizaciones y rdenes de compra del rea solicitante para determinar si estos estn a la altura de los estndares de calidad de la empresa. 1. Verificar la existencia y aplicacin de una poltica para el manejo de las cuentas por pagar. 2. Determinar la eficiencia de la poltica para el manejo de las cuentas por pagar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por pagar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por pagar se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por pagar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa.

6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por pagar sean correctamente autorizadas por quien corresponda.

8. Verificar que las cuentas por pagar ests adecuadamente respaldadas. 9. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por pagar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de ste por parte de los proveedores. 10. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 13. Controlar Notas de dbito y de crdito (Rebajas por volmenes de compras, etc). 14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. Procedimientos: 1. Verificar fsicamente junto con la persona responsable de las cuentas por pagar los documentos que respalden los documentos por pagar. 2. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. 3. Comprobar fsicamente la existencia de ttulos en empresas relacionadas. 6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUC, domicilio particular y laboral, etc. 7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estn legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario. 9. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notara, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo). 10. Verificar qu cuentas por pagar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas. 11. Examinar las facturas de proveedores, as como otros documentos justificativo cuentas por pagar. s de las

Se refiere a los casos en que, despus de haber realizado una compra de mercaderas y haberla pagado, tal mercanca result defectuosa o lleg con algn faltante, y el proveedor atender el reclamo mediante una nota de crdito.

12. Verificar las notas de crditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolucin.

13. Verificar si existen depsitos en garanta de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depsito garantizado que el objetivo de tal contrato ser cumplido. 14. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garanta citada en el punto anterior. 15. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresa se ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadera o de la prestacin del servicio. CONCLUSIN Respecto a los documentos por pagar es importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia fsica de stos as como verificar su formalidad para asegurarse que stos puedan convertirse realmente en dinero. El programa que hemos mostrado contiene pruebas que varan de acuerdo a cada profesional responsable de la Auditora, pues de acuerdo a la aplicacin de stas el Auditor basar su opinin en relacin a la situacin real de la empresa.

1.

EVALUACION DE RIESGOS

Segn la evaluacin desarrollada se ha detectado debilidades y/o riesgos que no contribuyen al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

REGISTRO DE IDENTIFICACION DE RIESGOS EMPRESA: EMPRESA POTABLE S.A PROCESO: DE AGUA COMPRA CAUSA (FACTORES INTERNO Y EXTERNO) EFECTOS CONCECUENCIA

OPERACIONES / REQ. TIPO DE RIESGO

OBJETIVO DEL SUBPRODUCTO

Creara desorden y no No cuenta con una base desabramos el Contar con una base de datos actualizada de lascorrelativo de la Riesgo Operativo datos actualizada rdenes de compra que sedocumentacin e emiten. historial de las emisiones. Por la falta de control, en Generara suspicacias, Aprobacin del algunas ocasiones se envan ya que podran Departamento de Riesgo Operativo las rdenes de compra al entender que hubo control y supervisin proveedor sin la autorizacin favoritismo. de administracin No tendramos No hay un control de losconocimiento de la Realizacin segn nota Riesgo Operativo suministros que se ingresa alcantidad de suministros de pedido almacn. que ingresaron a almacn.

Dilatacin del tiempo en el envo de la Elaborar un catlogo No tiene lista de proveedorescotizacin por parte del previa investigacin y Riesgo Operativo y mejores precios. proveedor que se evaluacin. generara en el rea de compras.

rea

Riesgo detectado

Poltica establecida afectada Registro de firmas (emisin de cheques, firmas conjuntas, autorizacin de pagos), o por transferencias previa aprobacin de reporte de cuentas por pagar.

Evaluacin de la 3 E Eficiencia Los servicios producidos y los recursos utilizados no estn rindiendo comparando con el estndar de desempeo establecido. Eficacia No cumple los objetivos y metas programadas . Economa La adquisicin de servicio cuenta con la calidad y la cantidad apropiada pero no con la entrega oportuna, incrementan los costos del servicio.

Acciones preventivas Impresin de las transferencia s realizadas en forma correlativa y cronolgica, a la vez adjuntando con el documento a cancelar para evitar el doble pago. Acciones preventivas Uso de sellos que permitan identificar cuando el documento ya fue cancelado as tambin se detectar esta incidencia en las conciliaciones bancarias.

voucher de Transferencias no estn autorizados y/o con VB por el COM encargado del PRAS departamento de control y supervisin.

rea

Riesgo detectado Posible duplicidad pagos facturas falta de sellos respectivos

Poltica establecida afectada Registro de firmas (emisin de cheques, firmas conjuntas, autorizacin de pagos por transferencias bancarias o interbancarias)

Evaluacin de la 3 E Eficienci a Los servicios producido s y los recursos utilizados no estn rindiendo comparan do con el estndar de desempe o estableci do. Eficacia No cumple los objetivos y metas programadas . Economa La adquisicin de servicio cuenta con la calidad y la cantidad apropiada pero no con la entrega oportuna, incrementan los costos del servicio.

de de por los

COM PRA S

2.

ACTIVIDAD DE CONTROL En este punto se ha establecido directivas que regirn para la mejora procesos en el rea de operaciones. de los

ACTIVIDAD DE CONTROL SUBPRODUCTO rea de compras IMPLEMENTACION DE LA ACTIVIDAD DE CONTROL El encargado de operaciones deber necesariamente contar con la aprobacin del departamento de control y supervisin para la emisin de la orden de compra. Se tendra una coordinacin con el rea de almacn para un mejor orden y control de la mercadera.

Almacn

3.

INFORMACIN Y COMUNICACIN El encargado de operaciones cuenta con un plazo determinado para realizar el proceso de compra, coordinando con el proveedor la pronta entrega de lo ordenado, esto ayudar que los suministros lleguen de manera oportuna y evitar retrasos y prdidas de tiempo que generara un gasto o costo adicional para la empresa.

CVPLAN DE AUDITORA MEMORNDUM DE PLANEAMIENTO De A : : CPCC. Marco Antonio Salinas Zapatero Jefe de Equipo CPCC. Gilbert Orlando Torres Pacifico.

Asunto

Auditora Operativa al departamento de control de supervisin de la Empresa de Agua Potable s.a

Fecha : 04 de Diciembre de 2011 _____________________________________________________________________

PLANEACIN a. Diagnstico preliminar La estructura orgnica est diseada de forma adecuada para cumplir con su misin. Sin embargo se detectan necesidades de formalizacin de las metodologas, funciones y actividades. Propuesta tcnica a. Alcance: rea de Control y Supervisin. b. Antecedentes: Como consecuencia de que se concesion el servicio de agua en el Distrito de Tamshiyacu, se decide crear el organismo rector para supervisar a la concesionaria del cual se deriva la direccin comercial a la que pertenece el rea bajo auditora. Acciones: En funcin de la problemtica anotada, se estim conveniente precisar el alcance de la auditora. Misin: Hacer de la ciudad de Tamshiyacu un mejor ambiente, sustentable, segura y participativa y de la comunidad los ms dignos y humanos. CAPA Vigilar el cuidado y buen uso del agua, implementando estrategias ptimas de supervisin a la Concesionaria Agua Potable S.A.C., de mejoramiento de la infraestructura hidrulica y de reduccin de costos, garantizando un servicio de calidad que satisfaga a la poblacin. Parte importante de esta misin es ser un organismo con alta vocacin de servicio que propicie un desarrollo integral de su personal.

Visin: CAPA en coordinacin con la Concesionaria debern orientar al Municipio de la ciudad de Tamshiyacu para ser una unidad organizada y activamente participativa, con capacidad jurdica poltica y administrativa que se apoye en la

planeacin para fortalecerse como Institucin ms cercana a la comunidad en su desarrollo. Programas: 1. Cultura del agua Este programa tiene por objeto fomentar en todos los habitantes de la ciudad una cultura integral del agua, incrementando la eficiencia en su uso y evitando el dispendio a travs de: a. Promover el ahorro del agua. b. Extender el campo de accin y vigilancia de los Guardianes del Agua. c. Incrementar las inspecciones domiciliarias para descubrir fugas o instalaciones clandestinas. d. Publicitar la cultura del agua a travs de folletos, calcomanas, promociones, teatro, etc. 2. Calidad en el servicio Mediante este programa se tratar de mejorar la atencin a la ciudadana, implementando el trato amable y cordial, se reducirn tiempos de respuesta en la atencin de quejas y se agilizarn los trmites. Adems se apoyar la capacitacin y la preparacin del personal mediante: a. Realizacin de auditoras aleatorias para determinar la oportunidad en la atencin de quejas y solicitudes en los diferentes mdulos. b. La aplicacin de encuestas para medir la satisfaccin por la atencin y la calidad del servicio que reciben los usuarios. 3. Capacitacin y reuso del agua Este programa pretende incrementar la reutilizacin de agua residual para el riego de reas verdes y en procesos no aptos para el consumo humano, as como el mayor aprovechamiento de las aguas pluviales (lluvias intensas). Las lneas de accin ms importantes para llevarlo a cabo sern las siguientes: a. Se legisle sobre el uso de agua residual tratada en principalmente en los negocios, industrias, pruebas sanitarias. b. Obligar a las industrias y negocios para que cuenten con registro de descarga de aguas residuales. 4. Supervisin eficaz

Para dar mayor eficiencia a las acciones de vigilancia de la concesionaria, velando por el cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Contrato de Concesin, para lo cual se realizar: a. Verificacin de la aplicacin tarifaria a la facturacin de la Concesionaria. b. Evaluar los sistemas de desinfeccin y la eficiencia de los equipos de cloracin, para garantizar la calidad bacteriolgica del agua suministrada. c. Supervisin de las fugas, instalaciones clandestinas y retiro de escombros. d. Incrementar la eficiencia de la utilizacin de energa elctrica de los equipos de bombeo. e. Fortalecer la supervisin a EAP a travs de delegaciones municipales e institucionales para que el servicio que presta llegue en cantidad, calidad y precio justo a los usuarios. f. Revisin y evaluacin de los conceptos que integran los costos de operacin y mantenimiento. c. Objetivo: Evaluar las actividades definidas para cumplir la misin de la Direccin Comercial de CAPA, especficamente el departamento de control de supervisin el cual est encargada de la atencin ciudadana y el rea de compra de insumos y materia prima. d. Estrategia: Realizar la auditora operativa con un enfoque sistmico. e. Acciones: Planeacin, instrumentacin (familiarizacin), trabajo de campo (examen), comunicacin de resultados (informe), implementacin de la auditora operativa (seguimiento). f. Recursos: El equipo de auditora g. Resultados esperados: Emitir recomendaciones con alto valor agregado y las acciones que permitan detectar el camino a seguir para el cumplimiento de la misin. h. Informacin complementaria: Plan municipal de desarrollo 2007 2011

Plan de Trabajo En el siguiente diagrama se muestran las actividades planeadas para la realizacin de la auditora operativa con la asignacin de tiempos y responsables para cada una de ellas. (CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES)

PLANEAMIENTO AUDITORES / ACTIVIDADES AGOSTO 21 22 23 24 1 CPC. Angie Pereyra Cargo : Supervisor Actividades a Realizar : Revisin del Plan de Auditora Evaluacin de los hallazgos a comunicar Revisin de los Informes de auditoria, corto, largo y presupuestario Revisin de los papeles de trabajo X X 2 3 4 27 5 SETIEMBRE

TRABAJO DE CAMPO OCTUBRE

ELABORACION DE INFORME TOTAL HORAS

2 29 03 04 05 06 07 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 01 02 03 04 05 10 11 12 15 16 17 18 19 22 23 24 25 26 8 67 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45

80

x x x

x x

x x

CPC Cesar Pereyra Cargo: Jefe de Equipo Actividades a Realizar: Evaluacin del control interno de Administracin. x Formulacin del Plan de Auditoria y memorando de control interno Formulacin de los hallazgos de auditoria Formulacin del Informe Corto y Largo de Auditoria, revisin del informe presupuestario Conclusin de los P/T.

360

x x

x x x x x x x x x x x

CPC. Paola Vsquez Cargo : Auditor Actividades a Realizar: Evaluacin del sistema de control interno de la oficina de contabilidad x Formulacin de las observaciones de control interno Evaluacin de los EEFF de SEDAPAL S.A. Formulacin de los hallazgos de auditoria 360

x x

DEFINICIN DE LOS CRITERIOS AUTORIZADOS INSTRUMENTACIN (FAMILIARIZACIN) La recopilacin de informacin y evidencias se llev a cabo con las siguientes tcnicas de auditora 1. Anlisis documental NORMATIVA Contrato de Concesin Ley que ordena la creacin de la organizacin Reglamentacin especfica Decretos y acuerdos

ADMINISTRATIVA Organigramas Manuales administrativos Cuadros de distribucin del trabajo Estadsticas de trabajo Proyectos estratgicos Indicadores financieros y de gestin Estudios de mejoramiento Auditorias administrativas previas

COMPORTAMIENTO DE LA DEMANDA Situacin actual Caractersticas Situacin futura (proyectada)

COMPORTAMIENTO DE LA OFERTA

Situacin actual de la oferta de servicios de la entidad Anlisis del mercado Situacin futura previsible de los planes (estratgico, presupuestario) Determinacin de precios

2. Observacin directa 3. Entrevista y aplicacin de cuestionarios al director y personal operativo de la Institucin CONCESIN INICIAL En 1995, el gobierno central implant un plan de estabilizacin econmica, que significo elevados ajustes en los impuestos y precios de los productos y servicios que prestaba. Los aumentos de las tasas de intereses y de los precios de insumos aunados a los insignificantes ingresos por el cobro del servicio de agua colocaron a CAPA en una condicin financiera insostenible. Ese ao, la cuota fija del agua que cobraba el municipio en una casa de tipo medio era de S/. 64.00 cada dos meses. Segn las autoridades municipales, cada metro cbico servido a la poblacin le significaba una erogacin de S/. 30.00, y el usuario solo pagaba, en promedio, la decima parte de su costo. En agosto de ese ao, la Municipalidad anunci que algunas funciones de ese servicio serian concesionadas a una empresa particular y que la tarifa mnima seria incrementada a S/. 600.00 cada dos meses. En el mes de agosto, la empresa EAP haba aceptado la invitacin de CAPA para hacer diversos estudios sobre la situacin en las redes de distribucin hidrulica urbana, la capacidad de pozos y la posibilidad de abastecer a la ciudad desde la zona de Santa Brbara para que, con base en los resultados de este examen se propusiera un esquema de concesin, que permitieran lograr el manejo eficiente de CAPA. Segn el contrato, la Empresa recibir un pago en funcin de los gastos que realizara en la operacin del servicio, CAPA ejercera la rectora del mismo y seria la responsable financiera de obtener los prestamos necesarios de los Bancos. Los resultados de de los estudios de la empresa sealaron la existencia de una escasez ficticia del vital liquido y descubrieron que le verdadero problema resida en las deficiencias tcnicas en la construccin y operacin de los pozos y en la operacin y el mantenimiento de las redes y de alcantarillado. Adems se detectaron usuarios

clandestinos, un padrn incompleto de toma domiciliaria y la ausencia de un sistema comercial adecuado. CAPA renov y ampli el contrato de servicios con EAP, en las zonas populares, las tarifas del agua representaban un tercio del salario mnimo diario para cubrir el servicio mensual. Por esos aos, el gobierno haba emprendido un ambicioso proyecto de construccin de fraccionamientos populares con miles de lotes al oriente de la ciudad a los que haba necesidad de brindar el servicio de agua potable y alcantarillado, por lo que se pusieron en funcionamiento varios pozos en esta zona. El nmero de pozos pas de 89 a 120, ms 66 en comunidades rurales, y el nmero de usuarios de 74,000 a 108,000. Sin embargo como ocurre con una empresa que ampla la venta de un artculo que se comercializa por debajo de su costo, signific incurrir en prdidas cada vez mayores. Cuando se entreg la concesin a EAP, la inflacin acumulada fue de 90%, en tanto que las tarifas del agua se haban incrementado solo 50%, es decir, nuevamente se deterioraron los, de por s, precarios ingresos por el servicio. La solucin del desequilibrio financiero de CAPA, motivado por las nuevas inversiones y el gasto corriente de los servicios prestados por EAP, se logr a travs de la contratacin de prstamos con BANkOC que otorg crditos por 25.4 millones de Nuevos Soles. Al problema econmico derivado del endeudamiento creciente se unieron los problemas comerciales provocados por tarifas insuficientes, aumento del padrn de usuarios, deficiencias en el sistema de cobro y elevados costos de operacin derivados de la mala operacin fsica del sistema hidrulico de la Planta 1. En el ejercicio 2008 se estim que de 73 millones de metros cbicos que se inyectaban en la red slo se facturaban 30 millones (41%) a causa de las elevadas prdidas que se producan en las tuberas de conduccin y tomas domiciliarias y a las instalaciones clandestinas. Las prdidas ms importantes se concentraban en los nuevos desarrollos habitacionales del cono norte y del cono sur. Ese ao slo se recaud lo correspondiente a 21 millones de metros cbicos, esto es 70% de lo facturado. A estas alturas el endeudamiento de CAPA ascenda a 92 millones de nuevos soles; los crditos de administraciones anteriores a 45 millones de nuevos soles (capital e intereses); el pasivo internacional por 5.3 millones de nuevos soles; un adeudo por pago de derechos de uso con los regentes de Regado de Agua por 4.9 millones de nuevos soles; deudas diversas por 1.7 millones de nuevos soles y un adeudo con EAP por 2.73 millones de nuevos soles.

La solucin pareci encontrarse a travs del otorgamiento de una concesin a la empresa para que asumiera la responsabilidad de los pasivos vigentes e hiciera directamente frente a las futuras inversiones, bajo un ajuste tarifario de fondo que le diera autosuficiencia econmica. El adeudo con EAP se incorporara a la nueva empresa como aportacin de capital y as se le dara oportunidad de recuperar su inversin va la operacin del servicio. Forzados por esta circunstancias y sin cubrir las normas aplicables del caso, en noviembre de 2007 se otorg a EAP el ttulo de concesin por 20 aos para operar el sistema. A partir de una tarifa media de S/. 1.311 por metro cbico en septiembre de 2008 se aplicara un incremento bimestral de 10% hasta el quinto bimestre de 2011, cuando alcanzara un promedio de S/.1.55 por metro cbico. Este ndice, como el de las tasa de inters, mostraban tendencias decrecientes y haba confianza de una mejora en la economa de la empresa. El flujo de efectivo esperado por la empresa registraba prdidas los dos primeros aos; sin embargo, a partir del tercero, se lograran condiciones de supervit operativo. Del valor total de la tarifa ajustada, en el primer ao (2007), se destinaran el 42% a gastos de operacin, mientras que el resto sera destinado a los servicios financieros. Para el noveno ao estos porcentajes seran de 60% y 40% respectivamente, y para el ltimo ao de 66% y 34%. Al iniciar la operacin de la concesin se instalaron miles de micromedidores domiciliarios, lo que aunado al ajuste de las tarifas provocaron inconformidad en muchos usuarios. Esta situacin entr progresivamente en crisis cuando el modelo financiero de la concesin sufri un severo revs con la cada del dlar. CRISIS ECONMICA, RESCATE Y NUEVO TTULO Durante 2005, el costo del dinero afectaron severamente al modelo de la Empresa. Los gastos crecieron debido a la elevacin de los costos de los insumos, situacin que se agrav por el alto apalancamiento. Por otro lado, los ingresos esperados cayeron, pues los ajustes de las tarifas fueron bloqueados por la rebelin de los usuarios. En otros aspectos, el contrato original se modific para ampliar el perodo de vigencia de 20 a 30 aos, la tarifa mnima de pago de consumo de 10 metros cbicos mensuales en lugar de los 20 anteriores y la capacidad para revisar los gastos de la Empresa deriva dos de la subcontratacin de servicios, pues se estimaba que los costos operativos eran exagerados. ACCIONES

En funcin a la informacin proporcionada y a las problemticas anotadas, se estima conveniente precisar la infraestructura operativa, econmica y financiera de la empresa con la Auditora Operativa.

REA DE CONTROL Y SUPERVISIN Organizacin y Normatividad Orde n SI 01 El rea de Control y Supervisin est integrada 02 con el resto de tiene la el organizacin? Qu nivel NO Comentarios P/T Preguntas Respuestas Ref

jerrquico

responsable del rea de Control y 03 04 05 Supervisin? Existen objetivos, polticas y

programas claramente definidos? El personal del rea, tiene experiencia en el campo de trabajo? Se revis informacin relativa a: a. Normatividad? b. Distribucin del rea? c. Procesos? d. Factor humano? En cumplimiento de la normatividad, se ha incorporado anlisis de: a. Prevencin de la salud? b. Accidentes? c. Seguridad ocupacional? Qu papel desempean

06

07 08

los

Guardianes del Agua? Qu acciones se implementan para reducir las fugas de agua, instalaciones clandestinas y el retiro de escombros? Se han impuesto sanciones por la

09

violacin 10

de

las

disposiciones de los

normativas en la materia? Se hacen evaluaciones de los equipos de cloracin?. Qu mecanismos se implementado para

sistemas de desinfeccin y la eficiencia 11 han la

incrementar

eficiencia de la utilizacin de energa 12 elctrica de los equipos de bombeo Se han efectuado revisiones y

evaluaciones de los conceptos que integran los costos de operacin y mantenimiento, para que el servicio que presta la Institucin llegue en cantidad, calidad y precio justo a los usuarios?.

Fecha: -----------------------------Responsable -------------------------------------Auditor

REA DE CONTROL Y SUPERVISIN PROGRAMA DE AUDITORA PARA EVALUAR, IDENTIFICAR Y SELECCIONAR LAS REAS CRTICAS
Hecho OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS por Ref . P/T

Fecha

OBJETIVO GENERAL La auditoria de la identificacin y seleccin de reas crticas en general debe ser suficientemente amplia como para determinar:

o Identificar las reas dbiles o crticas de la Institucin, o

mediante la evaluacin de los sistemas de control interno operativo, obteniendo evidencia suficiente sobre su efectividad. Seleccionar las operaciones o actividades ms importantes para orientar hacia ellas los esfuerzos de auditora.

Procedimientos 1. Aplique el cuestionario de control interno para el rea correspondiente para determinar su efecto en la naturaleza, oportunidad y extensin de los procedimientos de auditora que se debern aplicar. 2. Elabore las cdulas sumarias con la finalidad de verificar los saldos iniciales al 01.ENE.2008 y finales al 31.DIC.2008 y de ser factible efecte las reclasificaciones de los saldos acreedores y porcin no corriente. 3. En cumplimiento con lo establecido en la NIA 510, solicite el balance general, balance de comprobacin y los informes de auditoria al cierre del perodo anterior al auditado, as como el balance de comprobacin del mes de enero, con la finalidad de verificar si el saldo de apertura es concordante con las cifras reflejadas tanto en el informe corto, as como el balance de comprobacin del perodo anterior. 4. Elabore el movimiento contable y proceda a seleccionar el mes o meses que tengan mayor movimiento, con la finalidad de obtener como mnimo un 30% de alcance de revisin, describiendo la base de seleccin y alcance. Tener en cuenta la directiva sobre tratamientos de deudas y modificaciones de comprobantes de pago relacionados con la deuda activa y antigedad de deuda por suministro de energa elctrica. 5. Obtenga anlisis por antigedad y verifique sumas y saldos cotejndolos con el mayor general y registros auxiliares. 6. Seleccione una muestra para obtener confirmacin directa al 31 de diciembre del 2008 o una fecha cercana y prepare una hoja del trabajo realizado.

Hecho OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS por

Ref . P/T

Fecha

7. Con relacin a la circularizacin, efectuar lo siguiente: a) Investigar las solicitudes que hayan sido devueltas por el correo.

b) Por los saldos con reparos, entregar a EGASA para su aclaracin.

c) Por las no recibidas, efectuar procedimientos alternativos y efectuar segundo requerimiento.

8. Estudiar el movimiento de las cuentas, observando regularidad de abonos, utilice procedimientos alternativos por saldos importantes no confirmados. 9. Reclasifique saldos acreedores y porcin no corriente. 10. Aplique otros procedimientos alternativos que considere necesarios.