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RESUMEN / ABSTRACT
Se explica como los programas de mantenimiento preventivo e inspecciones (MPI) pueden ser significativamente alterados aumentando su efectividad y aplicando una adecuada planificacin de los recursos a travs de la introduccin de un sistema informatico de gestin de mantenimiento. El Centro de Bioingeniera (CEBIO) ha desarrollado un nuevo sistema informtico de gestin de mantenimiento, el mismo se est implementando en el Departamento de Ingeniera Clnica del Centro Internacional de Restauracin Neurolgica (CIREN). El sistema calcula la prioridad del equipamiento teniendo en cuenta: elementos de riesgos, requerimientos de mantenimiento preventivo, nivel de uso, condiciones de operacin y otros elementos. Es capaz de planificar las actividades de MPI por medio de un algoritmo matemtico adems de tener un potente sistema de reporte de indicadores benchmarking.
Palabras claves: Mantenimiento preventivo, mantenimiento asistido por computadoras.
This paper explains how the IPM (inspection and preventive maintenance) programs can be significantly altered to increase its effectiveness by efficiently allocating resources by introduction of Computerized Maintenance System (CMMS). The Bioengineering Center (CEBIO) has developed a new CMMS and the result are implementing in a Clinical Engineering Department of International Center of Neurological Restoration (CIREN). The system calculates the priority of equipment taking into account risk element, preventive requirement, use, operation condition, and others. It is capable to schedule the IPM task by means of mathematical algorithm and has a strong comprehensive report-generating structure based on Benchmarking indicators.
Key words: Preventive maintenance system, computarized maintenasnce system.
INTRODUCCIN
Se desarroll un sistema de gestin tecnolgica (SGT)1 teniendo en cuenta las normativas de la Comisin Conjunta para la Acreditacin de las Instituciones de Salud (JCAHO),2 Asociacin para el avance de Instrumentacin Mdica (AAMI)3 y los requerimientos planteados en la Asociacin Nacional para la Proteccin contra Incendios (NFPA).4 Para facilitar la implementacin del SGT se crearon diferentes herramientas informticas. Para desarrollar este sistema
informtico de gestin de mantenimiento se consultaron en la literatura otros sistemas reportados,4-10 en un perodo que abarc diez aos (1980-1999). Los sistemas consultados tratan de alguna manera, a travs de la informtica de responder a las preguntas: cundo se deben realizar las actividades de mantenimiento preventivo?, cmo realizar las actividades de mantenimiento preventivo?, quin debe realizar estas actividades? y qu es necesario para realizar estas actividades?, pero muchos no tienen incorporados un sistema de indicadores benchmarking tales como: costo del
servicio-costo de adquisicin,10 tiempo de respuesta,10 tiempo promedio fuera de servicio.10 El benchmarking es un factor muy importante, ya que permite hacer: comparaciones entre diferentes instituciones entre diferentes momentos de su propia institucin referidas a indicadores de costo y calidad, por ltimo puede determinar cul es una institucin de referencia en cuanto a buenas prcticas y aplicarlas a una institucin en particular. Por las razones antes expuestas es que hoy en da es muy importante tratar de hacer estas comparaciones en los departamentos de Ingeniera Clnica. Por otra parte, la determinacin del tiempo medio entre fallas (TMF) permite optimizar el mantenimiento preventivo, esto permite planificar de manera ms exacta, la frecuencia de mantenimiento, este ltimo aspecto unido a los mtodos de priorizacin permite que los tecnicos pasen a una nueva forma de enfrentar las actividades de mantenimiento: De intervenir todos los equipos, a intervenir solo los equipos que realmente necesitan ser intervenidos.4 Concretando sobre ideas y experiencias publicadas acerca de estudios de benchmarking relacionados con la Ingeniera Clnica12,13 y los mtodos de prioridad del equipamiento,4 se cre un nuevo Sistema Informtico de Gestin de Mantenimiento, en el cual sus principales elementos son: metodologa para detrrminar la prioridad del equipamiento, un sistema de reportes basados en indicadores benchmarking y un algoritmo matemtico para planificar el mantemiento preventivo basado en el clculo del tiempo medio entre fallas (TMF); adems tiene la posibilidad de incorporar el Sistema Universal de Nomenclatura de Equipos Mdicos, creada por ECRI. Actualmente el sistema est implementado completamente en el Centro Internacional de Restauracin Neurolgica (CIREN).
por meses del ao: por equipo, centro de costo y tipo de servicio Reporte del expediente e historial del equipo. La figura 1 muestra un esquema donde se resumen las funciones fundamentales de este sistema: FUNCIONES FUNDAMENTALES
DESARROLLO
Funciones fundamentales del nuevo sistema informtico de gestin de mantenimiento Clculo del nivel de prioridad del equipamiento y asignacin de un nmero llamado: nivel de prioridad. Clculo del TMF y asignacin de la frecuencia de mantenimiento preventivo. Impresin de un procedimiento de mantenimiento de las actividades de mantenimiento por modelo y tipo de equipo. Algoritmo matemtico de planificacin del mantenimiento preventivo. Reporte donde se muestran de los materiales, piezas de repuesto, herramientas y equipos de pruebas necesarios para realizar las actividades de mantenimiento preventivo (por meses del ao y semanas). Generacin automtica de las rdenes de trabajo por semanas. Generacin de las rdenes de trabajo correctivas a travs de un reporte de averas. Sistema de reportes basados en indicadores de benchmarking. Anlisis de productividad. Clculo de los costos de mantenimiento y analisis de estos 88
Figura 1 Funciones fundamentales del sistema informatico de gestin de mantenimiento propuesto.
SISTEMA...
Los parmetros se pueden seleccionar mediante un formulario y el sistema le devuelve el clculo del nivel de prioridad.
los tiempos estndares para cada una de estas intervenciones y tambin fueron incorporadas a la base de datos. La figura 2 muestra la estructura de informacin antes descrita.
donde: R: Razn de fallas en una hora. TMF: Tiempo medio entre fallas (h). El sistema usa el TMF y el nmero de horas de trabajo del equipo mensual como punto de partida para establecer la frecuencia de mantenimiento preventivo mediante la formulacin:
m T0 = TMF/ H w (meses)
...(2)
El ciclo de mantenimiento es definido como el perodo de tiempo entre dos intervenciones mayores, la unidad de tiempo ser: meses. Por medio de la razn de fallas y las horas de trabajo del equipo mdico para el mismo perodo, el sistema calcula la cantidad de actividades de mantenimiento utilizando la siguiente formulacin:
m Cantidad de intervenciones por ciclo = H w /MTBF
...(3)
La frecuencia es determinada por medio de la ecuacin (2). El ciclo de mantenimiento es un arreglo de tipos de intervenciones separados por el mismo perodo de tiempo (T0), en meses. Todos estos aspectos mencionados se muestran en la figura 3. El algoritmo comienza haciendo una lista basada en los niveles de prioridad, esta lista es realizada de mayor a menor prioridad. Acto seguido en flujo de corrida se cuestiona si el equipo est destinado a mantenimiento preventivo o correctivo (DPMC o DCM) punto (1) en el diagrama de bloques. En caso positivo, el programa fija el inicio del ciclo de mantenimiento preventivo. Luego el algoritmo cuestiona si un {(TT)semana}*m de un tcnico i es menor que el tiempo estndar programado, en caso de ser positivo, como To es conocido se fijan las restantes intervenciones de la siguiente manera: Inicio de ciclo preventivo +To. En caso negativo, el sistema pregunta si el nmero de la semana es 52, si la respuesta es negativa se desplaza el inicio del ciclo a la prxima semana y se retroalimenta el lazo al punto inicial. En el caso contrario se fijan todas las intervenciones, pero se sealiza que no existe capacidad. En la figura 4 se muestra este proceso mediante un diagrama en bloques. Los resultados de la corrida de este algoritmo son: Una matriz donde en sus filas se encuentran los equipos mdicos y en las columnas los meses del ao, en los cuales les corresponden las intervenciones, este resultado tambin puede ser consultado por semanas. Una matriz donde se muestra el balance de carga-capacidad por especialista.
Una matriz donde se muestra la cantidad de piezas de repuesto, herramientas, accesorios y materiales necesarios para garantizar las actividades de mantenimiento. Reporte donde se muestra de los materiales, piezas de repuesto,
herramientas y equipos de pruebas necesarios para realizar las actividades de mantenimiento preventivo (por meses del ao y semanas) Como se dijo anteriormente, uno de los resultados de la corrida del algoritmo es una matriz donde se puede consultar la cantidad de piezas de repuesto, herramientas, accesorios y materiales necesarios para garantizar las actividades de mantenimiento. Pero para que se pueda consultar informacin de este tipo el sistema antes ofrece la posibilidad al usuario de introducir a la base de datos toda la informacin relacionada con el soporte tcnico necesario, mediante un formulario llamado soporte tcnico. As el usuario puede especificar la cantidad de piezas de repuesto, herramientas, accesorios y materiales por modelo y tipo de equipos.
un reporte de averas El sistema permite tambin la emisin de las rdenes de trabajo correctivas, estas son emitidas en funcin del nivel de prioridad. 90
SISTEMA...
Al igual que el caso de las preventivas el usuario puede actualizar los datos que resultaron del trabajo realizado, como por ejemplo: tiempo de inicio y de terminacin de la orden de trabajo, el tiempo real consumido en el trabajo realizado, el soporte tcnico consumido, el estado en que qued el equipo y la orden como tal.
downtime), costo del servicio-costo de adquisicin, costos totales, productividad del personal tcnico usando tiempos estndares.11 Cohen en su artculo: Validating medical repair and maintenance metrics: A progress report, plantea: "hay grandes variaciones y dificultades en cuanto a la recoleccin de datos referidos a cantidad de ordenes de trabajo y tiempo total de indisponibilidad ".12 Por esta razn es que es necesario, si se quieren realizar estudios de benchmarking una definicin exacta y por igual de estos conceptos a todas las instituciones que entren en la comparacin. Para ello se propone el diagrama en bloques (figura 5), en aras de que sirva como generalizacin para la definicin de una nueva orden de trabajo, tiempo de indisponibilidad y tiempo que el equipo se encuentra sin realizar sus funciones primarias. De acuerdo con el diagrama mostrado en la figura 5, se puede interpretar que no se abrir una nueva orden de trabajo hasta que no surja un nuevo problema y no se haya resuelto el anterior.
Anlisis de productividad
Suma de tiempos estndares para Productividad = realizar una serie de tareas Suma de los tiempos reales para realizar la misma serie de tareas
Este clculo fue factible de realizar porque se definieron los tiempos estndares por intervencin, segn la experiencia internacional y la propia. Cada especialista tiene asignado un grupo de equipos. Luego se conoce el tiempo real de la intervencin debido a que est documentado a travs de la orden de trabajo.
Figura 5 Modelo de generacin de las ordenes de trabajo correctivas, clculo del tiempo de indisponibilidad y tiempo que el equipo se encuentra sin realizar sus funciones primarias y cantidad de orden de trabajo.
RESULTADOS Y CONCLUSIONES
Despus de la implementacin del sistema, el Departamento redujo el TAT de 40 h a 5,6 h (en el hospital que es de 300 camas), el cumplimiento del mantenimiento preventivo y correctivo estuvo en un porcentaje de 95 y 93,5 % respectivamente, por ltimo, el tiempo de respuesta fue reducido en 1,5 h. Con la implementacin de un sistema informtico de gestin de mantenimiento se reducen costos, tareas administrativas, se estandariza la informacin y se evitan redundancias en esta. Lo que trae sin lugar a dudas una mejor eficiencia en la institucin de salud
REFERENCIAS
1. CRUZ, ANTONIO MIGUEL: "Diseo y propuesta de un sistema de gestin tecnolgica", Ingeniera Electrnica, Automtica y Comunicaciones, Vol. XX, No. 1, 2000. 2. JCAHO, Accreditation Manual for Hospitals. Oakbrook Terrace, IL: Join Commission on Accreditation of Health Care Organization, 1 (EC) pp. 195-202, USA, 1995. 3. AAMI Advanced Association for Medical Instrumentation on CD-ROOM, 1998. 4. NFPA 99, Standards for Health Care Facilities,1993. 5. CAPUANO, M. & STEVE KORITKO: "Risk Oriented Maintenance System", Biomedical Instrumentation and Technology, 30:1:25-35, 1996. 6. JOHNSTON, G. I.: "Proposed Information System for Management of Electromedical Equipment", Computing in Biomedical and Clinical Engineering, 1rst ed., pp. 46-56, 1983. 7. Inspection and Preventive Maintenance System, 3rd. ed. pp. 5-20, ECRI, 1995. 8. GENE, L. R.: "Medical Equipment Data Retrieval Program". Computing in Biomedical and Clinical Engineering, 1rst. ed.; 1: No. 2, pp. 42-45, USA, 1983. 9. NIPA, H. J.: "Biomedical Equipment Management Using a
Microcomputer". Computing in Biomedical and Clinical Engineering, 1rst. ed. pp. 31-37, 1983. 10. VELUCHAMY, S.: "A Proposed Computer Assisted Preventive Maintenance System", Computing in Biomedical and Clinical Engineering, 1rst ed. 1: No. 2, pp. 57-61, 1983. 11. COHEN, T.: "Benchmark Indicators for Medical Equipment Repair and Maintenance". Biomedical Instrumentation and Technology, 29:4, pp. 308-320, 1995. 12. _______ : Validating Medical Equipment Repairs and Maintenance Metrics: A Progress Report. Biomedical Instrumentation and Technology, 31:1, pp. 23-31, USA, 1995. 13. COHEN, T.: "Validating Medical Equipment Repairs and Maintenance Metrics, Part II: Result of the 1997 Survey". Biomedical Instrumentation and Technology, 32:2, pp. 136-144, USA, 1998. 14. MOSQUERA, et al.: Component Readability Chapter", "Readability of Industrial System", Venezuela, University, editions UGMA, 12:21, Barcelona, Venezuela, 1995.
AUTORES
Antonio Miguel Cruz Ingeniero Nuclear. Master en Bioingeniera Correo electrnico: fleitas@electrica.ispjae.edu.cu Ernesto Rodrguez Denis Ingeniero Electricista, Doctor en Ciencias Tcnicas Correo electrnico: denis@tesla.ispjae.edu.cu Mara Caridad Snchez Ingeniera Industrial y Master en Sistemas Correo electrnico: mcsanchez@electrica.ispjae.edu.cu Leyden Martnez Fonte Ingeniera en Mquinas Computadoras Correo electrnico: leyden@electrica.ispjae.edu.cu
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