Las fallas frecuentes de las reuniones de trabajo Las reuniones de trabajo son pan de cada da en las empresas y particularmente

al interior de grupos y equipos de trabajo, se entiende que son un buen ejercicio de integracin y comunicacin y en conjunto resulta ms efectivo el desarrollo de ideas y planes de accin para una divisin, un departamento o toda la empresa, pero tanta reunin aburre a los miembros de los grupos y despus de un tiempo los resultados de las mismas son mnimos o nulos. Las siguientes son las siete fallas ms frecuentes de las reuniones de trabajo y algunos elementos que permiten solucionarlas: Falla 1. La gente no toma las reuniones con seriedad, llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la reunin no presta atencin. Para solucionar este problema hay que hacerle entender a la gente que las reuniones hacen parte de su trabajo. La peor frase para dar por terminada una junta es "la reunin termin, pueden volver a trabajar". Grave error, como tomarn los asistentes esta sentencia, qu estbamos haciendo entonces? se podrn preguntar y muy seguramente a la siguiente reunin llegarn tarde, buscarn excusas para salir antes de lo previsto o no asistir. Una buena tctica para hacerles comprender que las reuniones son parte importante del trabajo es ubicar en lugares visibles del recinto, una serie de avisos en los que se hagan preguntas como: sabe cul es el propsito de esta junta?, sabe cul ser su participacin en la reunin?, de esta manera se est involucrando a la persona en el desarrollo de la reunin, sabr de antemano que la junta tiene un propsito especfico y que su presencia es necesaria. Falla 2. Son demasiado largas: Los expertos aconsejan que la duracin mxima de una reunin productiva debe ser de 90 minutos. Si se demuestra a los organizadores y a los dems participantes, despus de una larga junta de tres o ms horas, que el tiempo es oro y se les ensea cunto dinero cuestan las reuniones demasiado extensas seguro que a la prxima irn al grano y se dejarn de rodeos. Se pueden utilizar adems herramientas tecnolgicas para hacerlas ms giles. Falla 3. Se divaga ms de lo que se discute: El aprendizaje en equipo implica dos prcticas, dilogo y discusin, el problema es que las personas se estancan en el dilogo. Hay que estructurar una agenda y ajustarse a ella, determinar tiempos para cada asunto clave y respetarlos, no es cosa del otro mundo. Falla 4. No pasa nada despus de terminar la junta, las decisiones no se convierten en acciones. El problema no est en que la gente sea perezosa o irresponsable sino que cada quien sale de la reunin con una percepcin diferente de lo que debe hacerse, por ello lo adecuado es trabajar sobre documentos comunes. No se trata solo de tener una reunin, se trata de crear un documento que lleve a la accin comn. La reunin es el medio para conseguir un plan de accin.

Falla 5. La gente no dice la verdad. Es una falla comn que se acenta por una cultura de negocios orientada a la culpabilizacin. A la gente le da miedo expresarse sinceramente por temor a posibles represalias o simplemente porque cree que sus opiniones no sern tomadas en cuenta. Para solucionarla se puede habilitar el mecanismo del anonimato, que cada quien exprese lo que verdaderamente piensa y siente sin temor a ser "visto entre ojos" por ello. La tecnologa permite ampliar esta posibilidad, por ejemplo a travs de foros de discusin (en internet o intranet) en los que el personal no tenga que revelar su identidad. Falla 6. Siempre hace falta informacin lo cual genera aplazamientos en la toma de decisiones crticas. Antes de planear cualquier reunin hay que asegurarse que los datos requeridos se han recolectado, de lo contrario la prdida de tiempo ser inmensa y la frustracin mayor. Falla 7. Las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismos errores. Muchas veces no mejoran simplemente porque nunca se hacen bien, hay que tratar de mejorar en cada junta, cada reunin debe mejor que la anterior, y presente ms espacios para la creatividad, el aprendizaje en equipo y la diversin, dando prioridad a la accin, a la toma de decisiones y por encima de todo a los resultados, de otra manera jams se motivar a los individuos para que las tomen en serio y saquen buen provecho de ellas. Texto tomado del a pagina http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/29/reuniones.htm de internet