Manual organizacional de Recursos Humanos

1. 2. 3. 4. Introduccin Glosario Antecedentes histricos Estructura funcional

Introduccin
Mediante la utilizacin de este manual se pretende dar a conocer las actividades que se desarrollan dentro del departamento de gerencia de recursos humanos, y la relacin que existen entre los diversos puestos del departamento. Adems se exponen sus antecedentes histricos, las funciones de cada puesto, se muestra su jerarquizacin y los representantes de cada departamento. Mediante la utilizacin de este manual, se pretende que el nuevo personal que se incorpore al departamento de RH, pueda mejorar sus procesos degestin, solicitud y envi de informacin para la optimizacin del tiempo y la mejora continua del departamento. Dentro del manual se muestra de una manera ms especfica la relacin que existe entre la Gerencia de RRHH y los departamentos que la conforman, adems de informar al usuario las personas correctas para la solicitud de algn tipo de informacin. En caso de alguna correccin, modificacin prevista por algn usuario hacia dicho manual, favor de dirigirse con el representante del departamento al que compete el cambio, cada departamento que se encuentra en la seccin de directorio. Recuerde que el manual ser usado para capacitacin, y al trmino de ella, se tendr disponible en un rea especfica de cada departamento para cualquier duda o aclaracin.

Glosario
Para mejorar el entendimiento de este manual, los usuarios, debern leer primero esta seccin donde se explican algunas de las palabras que podran causar confusin o problemas a los lectores. Si por algn motivo, no se comprende alguna frase, el lector deber de recurrir directamente al departamento de RRHH. DEFICIENCIA: Problema que afecta a las personas u organizacin y repercute principalmente en la baja competitividad. RECLUTAMIENTO: Proceso mediante el cual, una empresa u organizacin, lanza a dominio pblico sus vacantes laborales. SELECCIN: Proceso de eleccin del personal obtenido por el reclutamiento. FUNCIONES: Serie de actividades especificas a desarrollar por algn trabajador dentro de su departamento. CANDIDATOS: Personas que cumplen con el perfil del puesto y estn por entrar en la fase de seleccin. RENDIMIENTO: Nivel de trabajo esperado por los directivos sobre puestos determinados. Directorio

10 GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Lic. Jos Alberto Olivetto Ocampo 10.1 DEPARTAMENTO DE PUESTOS Lic. Paulina Vargas Knapp 10.12 DECRIPCIN Y ANALISIS Lic. Arturo Pea Mata 10.13 VALUACIN DE PUESTOS Lic. Nayeli Daz Guzmn 10.2 DEPARTAMENTO DE PROVISIN Lic. Roci Aguirre 10.21 PLANEACIN Y RECLUTAMIENTO Lic. Carmen Armendriz Prez 10.22 SELECCIN Lic. Paola Puga Ramos 10.3 EVALUACION DE DESEMPEO Lic. Alejandro Gonzlez Dorado 10.4 SEGURIDAD E HIGIENE Lic. Laura Romo Snchez

Antecedentes histricos
A principios del mes de enero del ao en curso, la Universidad Politcnica de Aguascalientes, decidi crear el departamento de Recursos Humanos a consecuencia que se encontraba una deficiencia en el reclutamiento y seleccin del personal, mismo que reflejaba un alto grado de ineficiencia en eldesempeo del trabajo de los empleados. Habiendo detectado dicha necesidad se asignaron los siguientes departamentos:
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Gerencia Valuacin y descripcin de puestos Seguridad e higiene Reclutamiento y seleccin.

Estos departamentos sern los encargados de corregir las imperfecciones realizadas en el pasado e implementar nuevas estrategias que favorezcan el desempeo y crecimiento de la empresa, mismas que beneficiaran a los empleados y al organismo. Organigrama

Estructura funcional
A continuacin se muestra de manera detallada las funciones de cada rea de departamento de Recursos Humanos. Gerencia de recursos humanos Estudiar y determinar todos los requisitos, responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige para poder desempearlo de manera adecuada. FUNCIONES ESPECFICAS
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Velar por observancia y el cumplimiento de las obligaciones legales de la organizacin. Aplicar las medidas disciplinarias vigentes en la Empresa y velar porque se cumplan las normas de personal. Establecer los procedimientos que han de seguirse para asegurarse el buen funcionamiento de los servicios de informacin y comunicacin. Determinar las necesidades de la organizacin en lo que se refiere a registros, archivos, informacin comunicacional y otros servicios comunes.

y Controlar la adecuada administracin de las prestaciones que se tienen dentro de la empresa. y Planificar, coordinar, dirigir y controlar las funciones del departamento, optimizando la utilizacin de los recursos. y Coordinar la colocacin de avisos de puestos vacantes de las diferentes divisiones administrativas. y Preparar memorias e informes de labores.
Departamento de puestos Suele poseer informacin detallada sobre los puestos de otros departamentos; esa informacin se obtiene mediante el anlisis de puestos. Si carecen de un sistema adecuado de informacin,

los responsables de la toma de decisiones no podrn encontrar candidatos que renan las caractersticas necesarias para un puesto, ni sealar niveles salariales. FUNCIONES ESPECFICAS
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Coordinar la descripcin el anlisis de puestos Verificacin de la valuacin de puestos

Descripcin y anlisis Indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo. Los trabajadores se encargan en un determinado puesto. Mediante la observacin y el registro de la ejecucin de cada tarea especfica de su puesto. Este procedimiento se realiza para poder definir tareas especficas y propsitos a determinados puestos. FUNCIONES ESPECFIAS
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Describir el cargo, tareas o funciones que lo conforman. Enumeracin detallada de las funciones del cargo. Elaborar mtodos aplicados para la ejecucin del cargo. Elaboracin de un inventario de los aspectos significativos del cargo. Anlisis del cargo en relacin con los aspectos extrnsecos.

Valuacin de puestos Dado que la descripcin de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripcin nos servir para determinar hasta qu punto la persona est desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. FUNCIONES ESPECFICAS
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Agrupar las tareas en categoras muy generales y amplias. Fijar el nmero de "grados" o "categoras Formular las definiciones para aclarar de manera lo ms precisa posible. Comparar, con el empleo de las definiciones, cada uno de los puestos a evaluar, decidiendo en cada caso el grupo en el cual se cataloga. Hacer una lista de los puestos Comparar cada lista con los dems y discutir las discrepancias que se adviertan, hasta llegar a un acuerdo.

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Departamento de provisin Recluta de fuentes externas o internas, cmo y en qu condiciones reclutar, se pueden utilizar tcnicas de reclutamiento preferidas por la organizacinlos recursos humanos que la organizacin requiera.

Seleccin de recursos humanos y estndares de calidad para la admisin en cuanto se refiera a las aptitudes fsicas e intelectuales, experiencia y potencial de desarrollo, teniendo en cuenta el universo de cargos de la organizacin. Integrar con rapidez y eficacia los nuevos miembros en elambiente interno de la organizacin. FUNCIONES ESPECFICAS
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Anlisis del entorno externo de la empresa. Analizar nuevas estrategias de mercadotecnia. Asesorar a otras reas de la empresa. Actualizacin de mtodos de reclutamiento y seleccin. Estrategias de reduccin de gastos en el reclutamiento y seleccin.

Planeacin y reclutamiento Se encarga de determinar las fuentes del reclutamiento, estos son los lugares donde es ms probable que encontremos suficiente nmero de personas que se ajusten a los requisitos exigidos. La planeacin se encarga de anticiparse a los periodos de escases adems de proporcionar oportunidades de empleo mediante el reclutamiento interno como externo y organizar programas de capacitacin para los empleados. FUNCIONES ESPECFICAS
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Anlisis de los diferentes medios de reclutamiento. Crear estrategias de mejora continua. Creacin de convocatorias para reclutamiento de personal. Investigacin y anlisis de los medios de difusin. Anlisis de variables del entorno externo.

Seleccin Es la eleccin de la batera de pruebas psicolgicas que se utilizar para medir las caractersticas aptitudinales y de personalidad que buscamos. Tambin servir de gua para la entrevista de seleccin y para los distintos procedimientos selectivos que se utilicen: dinmicas de grupo entre otras. FUNCIONES ESPECFICAS
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Revisin y anlisis de los solicitantes. Aplicacin de exmenes para medicin de habilidades. Realizacin de entrevistas. Orientacin de posibles candidatos. Canalizacin por actividades y/o habilidades. Implantacin de simuladores.

Evaluacin de desempeo

Indicar si la seleccin y el entrenamiento han sido adecuados mediante las actividades de las personas en sus tareas, para en caso de hacer necesario tomar las medidas respectivas. Sirve de control y se utiliza para conceder ascensos, premios, incentivos, detectar los mejores elementos y recompensarlos, jugando sta deteccin un papel vital en el desarrollo y crecimiento de la organizacin, identificar, personas de poca eficiencia, para entrenarlos mejor o cambiarlos de puesto. Evala tambin eficiencia del rea o departamento administrativo, mtodos de trabajo para calcular costos. FUNCIONES ESPECFICAS
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Establecer normas y medir el desempeo de los colaboradores Justifica el monto de remuneracin establecida por escala salarial El mejoramiento del desempeo laboral Reajustar las remuneraciones Ubicar a los colaboradores en puestos o cargos compatibles con sus conocimientos habilidades y destrezas La rotacin y promocin de colaboradores Detectar necesidades de capacitacin de los colaboradores

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Seguridad e higiene Previene los accidentes laborales, los cuales se producen como consecuencia de las actividades de produccin, por lo tanto, una produccin que no contempla las medidas de seguridad e higiene no es una buena produccin. Una buena produccin debe satisfacer las condiciones necesarias de los tres elementos indispensables, seguridad, productividad y calidad de los productos. Por tanto, contribuye a la reduccin de sus socios y clientes. FUNCIONES ESPECFICAS
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Conocer las necesidades de la empresa para poder ofrecerles la informacin ms adecuada orientada a solucionar sus problemas. Comunicar los descubrimientos e innovaciones logrados en cada rea de inters relacionado con la prevencin de accidentes. Los accidentes ocurridos en las empresas deben ser investigados, con la finalidad de determinar las verdaderas causas que les dieron origen, para corregirlas y de ese modo evitar accidentes similares en el futuro. Visitas al rea de produccin. Atencin al personal. Verificacin y anlisis de procedimientos de seguridad e higiene.

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Autor: Alberto Olivetto Ocampo

Universidad Politcnica de Aguascalientes Abril 2010