Microsoft Access

Cuprins

Capitolul 1 - Mediul Access. Capitolul 2 - Crearea unei noi baze de date. Capitolul 3 - Crearea unui tabel pornind de la zero. Capitolul 4 - Editarea structurii unui tabel. Capitolul 5 - Crearea relaiilor dintre tabele. Capitolul 6 - Crearea formularelor. Capitolul 7 - Modificarea unui formular Capitolul 8 - Adugarea controalelor speciale n formulare Capitolul 9 - Sortarea, filtrarea i indexarea datelor Capitolul 10 - Adugarea cmpurilor la o interogare Capitolul 11 - Crearea unui raport simplu Capitolul 12 - Tiprirea obiectelor Access

- Capitolul 1 Mediul Access.

Introducere
Microsoft Access este un pachet de programe performant pentru baze de date relaionale, care faciliteaz crearea i gestionarea bazelor de date complexe. Cu Access putei crea rapid o baz de date, pornind de la zero sau utiliznd Access Database Wizard. Dup ce ai creat baza de date, Access furnizeaz toate instrumentele de care avei nevoie pentru a introduce i manipula date. Access v poate ajuta s gestionai bazele de date de orice dimensiune, de la simple liste cu persoane de contact pn la baze de date complexe ale unei firme. Utiliznd Microsoft Access, putei face urmtoarele: Crea rapid o nou baz dedate, utiliznd Database Wizard. Crea tabele pornind de la zero sau utiliznd o aplicaie expert (wizard). Aduga i edita informaiile dintr-o baz de date utiliznd att tabele ct i formulare. Manipula date dintr-un numr de tabele, utiliznd interogri i rapoarte.

n termeni foarte exaci, o baz de date este o colecie de informaii. Cartea de telefon, de exemplu, constituie o baz de date. Containerul electronic pus la dispoziie de Access pentru pstrarea datelor dvs. se numete tabel (fig. 1).

Un tabel const din rnduri i coloane. Access stocheaz fiecare intrare din baza de date n propriul rnd al intrrii; acesta se numete nregistrare. Fiecare nregistrare conine informaii specifice legate de o persoan, de un loc sau de un obiect. Fiecare nregistrare este mprit n informaii individuale, numite cmpuri. Fiecare cmp const dintr-o coloan de tabel separat. Fiecare cmp conine cte o alt informaie. Luate la un loc, acestea formeaz o

nregistrare. De exemplu Prenume este un cmp. Toate prenumele din ntregul tabel (toate din aceeai coloan) sunt cunoscute global de cmpul Prenume. Tabelul este doar un tip de obiect din Access. Putei lucra, de asemenea, cu formulare, interogri i rapoarte. Un formular este utilizat pentru introducerea i vizualizarea datelor dintr-un tabel, nregistrare cu nregistrare. O interogare v permite s punei ntrebri bazei dvs. de date. Rspunsul la interogare poate fi utilizat pentru a manipula datele dintr-un tabel, cum ar fi tergerea unor nregistrri sau vizualizarea datelor dintr-un tabel, care ndeplinesc anumite criterii. Un raport v permite s rezumai informaiile unei baze de date ntr-un format potrivit pentru tiprire.

Lansarea programului Access

Putei lansa Access pe mai multe ci, n funcie de modul n care l-ai instalat. O cale este s utilizai butonul de maniu Start. Urmai aceti pai:

1. Executai clic pe butonul Start. Apare un meniul Start. 2. Evideniai sau indicai Programs. Apare o list de programe instalate n calculatorul dvs. 3. n lista de aplicaii, executaii clic pe Microsoft Access. Access este lansat.
Alte cteva moduri de a lansa Access necesit o mai bun cunoatere a sistemului Windows i a pchetului Microsoft Office. Dac aceste metode v deruteaz, rmnei fidel primei metode descris n seciunea anterioar. Putei crea o pictogram de scurttur pentru Access pe suprafaa dvs. de lucru, dup aceea putei lansa Access executnd dublu clic pe pictogram. Pentru a crea pictograma de scurttur, tragei articolul Access din meniul Start pe suprafaa de lucru. Cnd rsfoii fiiere n Windows Explorer, putei s executai clic pe orice fiier de date. Fiierele de date Access au o extensie .mdb i o mic pictogram lng ele, care seamn cu pictograma de lng intrarea Microsoft Access din meniul Programs. Dac nu putei gsi Access, l putei cuta. Executai clic pe butonul Start i selectai Find, selectai Files or Folders, dup care tastai msaccess.exe n caseta de text Named. Deschidei lista Look In i selectai My Computer. Dup aceea, executai clic pe Find Now. Cnd apare fiierul n lista de la baza ferestrei Find, executai clic pe acesta pentru a lansa Access i tragei-l pe suprafaa de lucru (Desktop), pentru a crea o scurttur Access.

Pri ale ecranului Access

Access este foarte asemntor cu orice alt program pentru sistemul de operare Windows: conine meniuri, bare de instrumente, o bar de stare, caseta Ask a Question din figura 2 ofer o imagine a acestor zone diferite ale ferestrei Access.

Probabil ai observat c majoritatea butoanelor de pe bara de instrumente nu sunt disponibile. Acest lucru se ntmpl deoarece nu ai creat nici un obiect, cum ar fi un tabel sau un formular pentru noua baz de date. Bara de instrumente afiat curent n fereastra Access este bara de instrumente Database. Access are de fapt cte o bar de instrumente diferit pentru fiecare obiect de baz de date, cum ar fi un tabel sau un formular. n unele cazuri, pentru un obiect exist mai multe bare de instrumente, n funcie de faptul c introducei date n obiect sau schimbai parametrii de proiectare ai obiectului. Un lucru care trebuie menionat n legtur cu fereastra Access este faptul c la un moment dat n fereastra Access poate fi deschis o singur baz de date. Nu putei lucra cu mai multe baze de date simultan, aa cum putei lucra cu mai multe documente sau foi de calul n Word sau Excel.

Ieirea din programul Access

Dei de-abia ai fcut cunotin cu Access, vei vedea cum putei s prsii aplicaia. Putei iei din programul Access n mai multe moduri:

Selectai File, dup care selectai Exit. Executai clic pe butonul Close (x) din fereastra Access, aflat n colul din dreapta-sus al ferestrei Access. Apsai simultan tastele Alt+F4.

Planificarea unei baze de date

Access este un tip special de baz de date, numit baz de date relaional. O baz de date relaional mparte informaiile n submulimi distincte. Fiecare submulime grupeaz informaiile pe o anumit tem, cum ar fi informaiile privind clienii, comenzile pentru vnzri sau produsele. n Access, aceste submulimi de date rezid n tabele individuale. Access v permite s creai relaii ntre tabele. Aceste relaii se bazeaz pe un cmp comun din dou tabele. Fiecare tabel trebuie s aib un cmp numit cheie principal. Cheia principal trebuie s identifice n mod unic fiecare nregistrare din tabel. Astfel cmpul de cheie principal este n mod caracteristic un cmp care atribuie un numr unic (nu exist dubluri n tabel) fiecrei nregistrri. De exemplu, un tabel Clieni ar putea conine un cmp Identificare clieni, care identific fiecare client printrun numr unic (cum ar fi codul numeric personal). Ai putea avea un tabel care conine toate comenzile de produse. Pentru a lega tabelul Vnzri de tabelul Clieni, includei n tabelul Vnzri cmpul Identificare clieni. Aceasta identific fiecare vnzare prin client i leag tabelul Vnzri de datele din tabelul Clieni.

Stabilirea tabelelor
Tehnic vorbind, avei nevoie de un singur tabel pentru a forma o baz de date. Totui, deoarece Access este un program pentru baze de date relaionale, e destinat s trateze mai multe tabele simultan i s creeze relaii ntre acestea. De exemplu, ntr-o baz de date care urmrete comenzile clienilor, ai putea avea urmtoarele tabele: Clieni Comenzi Produse Vnztori Metode de transport

Utilizarea mai multor tabele care pstreaz subseturi de informaii ale bazei de date v pot ajuta s evitai repetarea inutil a datelor introduse. De exemplu, s presupunem c dorii s pstrai informaiile de contact ale clienilor mpreun cu o nregistrare a fiecrei tranzacii pe care o efectueaz. Dac ai pstra toate informaiile ntr-un tabel, ar trebui s repetai integral numele clientului, adresa i numrul de telefon al acestuia de fiecare dat cnd introducei o nou tranzacie. Ar fi un comar dac adresa clientului s-ar schimba; ar trebui s schimbai adresa n fiecare nregistrare de tranzacie pentru respectivul client.

O cale mai bun este s atribuii fiecrui client un cod numeric pentru identificare. Includei acel cod ntr-un tabel care conine numele i adresele, dup care folosii acelai cod numeric ca legtur la un tabel de tranzacii separat. n esen, fiecare tabel din baza dvs. de date ar trebui s aib o anumit tem de exemplu Informaii de contact pentru angajai) sau Tranzaciile clientului). Nu ncercai s avei mai multe teme ntr-un tabel. O cerin care se impune n proiectarea tabelelor este s v asigurai c fiecare tabel pe care-l creai utilizeaz primul cmp (prima coloan a tabelului) drept mod de identificare unic a fiecrei nregistrri din tabel. Acest cmp poate servi ulterior drept cheie principal a tabelului. De exemplu, clienilor li se poate atribui cte un cod de client sau vnztorilor li se poate atribui cte un cod de tranzacie. Cheia principal este singura modalitate prin care putei lega ulterior tabelul la un alt tabel din baza de date. Este bine s punei mai nti pe hrtie o list de tabele care vor fi coninute n baza de date i liste de cmpuri care vor fi coninute n aceste tabele. Restructurarea tabelelor datorit unei proiectri defectuoase nu este imposibil, dar nu e nici prea plcut.

Stabilirea formularelor
Formularele sunt folosite pentru introducerea datelor. Acestea v permit s introducei datele, nregistrare cu nregistrare. Pot fi construite i formulare complexe, care v permit s introducei date n mai multe tabele simultan (deoarece cmpurile pot introduce date n mai multe tabele din aceeai baz de date, utiliznd un singur formular). Planificarea formularelor pe care le folosii pentru introducerea datelor nu este att de important ca proiectarea tabelelor care formeaz baza de date. Formularele ar trebui proiectate astfel nct s simplifice introducerea datelor. Aceste sunt nemaipomenite pentru c v permit s v concentrai pe introducerea datelor sau editarea datelor, nregistrare cu nregistrare. Vei dori s avei cte un formular pentru fiecare tabel din baza de date, sau vei dori s creai formulare compuse, care v permit s introducei n formular date care sunt depozitate n mai multe tabele. Ceea ce este extraordinar la un formular este faptul c nu trebuie s conin toate cmpurile dintr-un anumit tabel. De exemplu, dac punei pe altcineva s introduc datele pstrate ntr-o baz de date cu angajai, dar nu dorii ca acest operator s vad salariile angajaiilor, putei proiecta un formular care nu conine cmpul de salariu.

Stabilirea interogrilor
Interogrile v permit s manipulai datele din tabelele bazei de date. O interogare poate conine criterii care v permit s tergei nregistrrile cu clienii vechi sau v pot furniza o list de angajai care lucreaz n firm de peste 10 ani.

Stabilirea interogrilor pe care le vei folosi, nainte ca toate datele s fie introduse, poate fi un lucru dificil. Exemplu, n cazul n care conducei un magazin i tii c este important pentru dvs. s inei un inventar strict al produselor, vei dori s construii interogri care s urmreasc vnzrile i inventarul. Interogrile constiutuie o modalitate excelent de a determina situaia firmei dvs. De exemplu, ai putea crea o interogare care s v furnizeze cifra total a vnzrilor pe o anumit lun. Interogrile sunt de fapt ntrebri. Utilizai interogri pentru a obine rspunsurile de care avei nevoie, pornind de la informaiile coninute n baza de date.

Stabilirea rapoartelor
Un raport este utilizat pentru publicarea datelor din baza de date. Acesta plaseaz datele pe pagin (sau pagini), ntr-un format ct mai lizibil. Rapoartele sunt destinate a fi tiprite (spre deosebire de tabele i formulare, care sunt folosite de obicei pe ecran). De exemplu, s presupunem c conducei un club i dorii un raport cu toi membrii care nu i-au pltit abonamentul. De un raport beneficiaz de obicei alte persoane, care nu stau cu dvs. lng calculator. Un raport poate extrage simultan date din mai multe tabele, poate efectua calcule cu datele (cum ar fi nsumarea sau calcularea mediei) i v poate prezenta rezultatele ntr-un format agreabil. n orice moment putei crea rapoarte noi; nu trebuie s le proiectai nainte s creai baza de date. Totui, dac tii c vei dori un anumit raport, ai putea proiecta tabelele dvs. n formatul care va fi cel mai eficient pentru utilizarea raportului.

Proiectarea corect a bazelor de date se nv. Cu ct lucrai cu mai multe baze de date, cu att va fi
mai bun fiecare dintre acestea.

- Capitolul 2 Crearea unei noi baze de date.

Alegerea modului de creare a bazei de date
nainte s putei crea tabelele bazei de date i s introducei datele, trebuie s creai un fiier tip baz de date. Baza de date este doar un fiier container care conine toate celelalte obiecte ale bazei de date, cum ar fi tabelele, formularele i rapoartele. Avei, de asemenea, dou opiuni pentru crearea unei baze de date: putei crea o baz de date vid pornind de la zero sau putei crea o nou baz de date pornind de la un ablon de baz de date. Crearea unei noi baze de date pornind de la un ablon nseamn c beneficiai de avantajele oferite de Database Wizard care nu doar creeaz noul dvs. fiier de baz de date, ci v ajut i s creai noul dvs. fiier de baz de date, ci v ajut i s creai rapid tabele, formulare i alte obiecte pentru baza de date. n unele cazuri, este posibil ca abloanele s nu corespund cerinelor dvs. De exemplu, dac dorii s creai o baz de date complex, care v permite s urmrii vnzrile, clienii i performanele angajailor, ar putea s fie mai simplu s creai o baz de date vid, dup care s creai o baz de date vid, dup care s creai fiecare tabel al bazei de date pornind de la zero. S ncepem prezentarea crerii unei baze de date cu crearea unei baze de date vide.

Crearea unei baze de date vide

Crearea unei baze de date vide se realizeaz foarte uor. Dup cum s-a menionat anterior, creai doar fiierul container care conine toate obiectele care formeaz de fapt baza de date. Pentru a crea o baz de date vid, urmai paii:

1. Deschidei fereastra Access (clic pe Start, Programs, Access). 2. n panoul pentru taskuri selectai Blank Databases sau executai clic pe butonul New
din bara de instrumente Database. Apare caseta de dialog File New Database (vezi fig. 1 de mai jos).

3. Utilizai caseta cu list derulant Save In, pentru a localiza dosarul n care dorii s
salvai noua baz de date. n caseta de text File Name tastai un nume pentru noul fiier.

4. Cnd suntei pregtit s creai fiierul de baz de date, executai clic pe Create. Noua
fereastr de baz de date apare n spaiul de lucru Access. (vezi fig. 2)

n partea superioar a panoului Object, n partea dreapt a ferestrei bazei date, sunt furnizate scurtturi pentru diversele metode creare a tabelelor. Dup ce ai creat un nou tabel pentru baza de date, tabelul apare n acest panou.

Fereastra bazei de date v permite s vedei diferitele obiecte pe care le-ai creat pentru o anumit baz de date (sau cele care au fost create cnd ai folosit Databases Wizard). Cnd dorii s trecei n fereastra bazei de date la un alt obiect Access, tot ce avei de fcut este s executai clic pe pictograma potrivit din lista Objects.

Crearea unei baze de date pornind de la un ablon

O alt posibilitate de a crea o baz de date nou o reprezint folosirea unuia dintre abloanele pentru baze de date din Access. Sunt disponibile abloane pentru urmrirea produselor, gestionarea informaiilor de contact, controlul inventarului i alte tipuri de baze de date. Un alt ctig suplimentar al utilizrii unui ablon Access pentru crearea unei baze de date este acela c o aplicaie Database Wizard creeaz tabele i alte obiecte, cum ar fi formulare i rapoarte, pentru noua baz de date. Aplicaia expert configureaz, de asemenea, relaiile dintre tabele (realiznd o baz de date relaional). Interaciunea dvs. cu Database Wizard este ntructva limitat; aplicaia expert v permite s selectai cmpurile care vor fi folosite n tabelele pe care le creeaz pentru baza de date. Totui, nu avei nimic de spus n privina ordinii de creare a tabelelor (tabelele pot fi terse oricnd mai trziu, dac nu avei nevoie de acestea). Vi se ofer, totui, ocazia s alegei formatul de afiare pe ecran pentru rapoartele tiprite. Pentru a crea o baz de date pe baza unui ablon, urmai aceti pai:

1. n fereastra Access, executai clic n panoul pentru taskuri, pe General Templates.

Dac panoul pentru taskuri nu se afl curent n fereastra Access, selectai File, New, pentru a-l deschide. Deschiderea panoului pentru taskuri. Cnd lucrai cu o anumit baz de date i dorii s deschidei panoul pentru taskuri, selectai View, indicai Toolbars, dup care selectai Task Pane.

2. Apare caseta de dialog Templates. Dac este necesar, executai clic pe eticheta
Databases din caseta de dialog, pentru a vedea abloanele de baze de date. (fig. 3)

3. Executai clic pe ablonul de baz de date pe care dorii s-l folosii (de exemplu,
ablonul Contact Management), dup care executai clic pe OK. Apare caseta de dialog File New Database.

4. Specificai un loc pentru stocarea bazei de date, utiliznd lista derulant Save In,
tastai un nume pentru baza de date, dup care executai clic pe Create pentru a continua. Este creat un nou fiier de baz de date, dup care este lansat Database

10

Wizard asociat cu ablonul. De exemplu, dac alegei ablonul Contact Management, apare aplicaia expert i explic tipul de informaii coninute de baza de date.

5. Pentru a trece de fereastra de deschidere a aplicaiei expert, executai clic pe Next. n

ecranul urmtor apare o list de tabele care vor fi create (vezi fig. 4). Tabelele din baza de date sunt enumerate n partea stng a ecranului, iar cmpurile tabelului selectat apar n dreapta.

11

6. Selectai un tabel pentru a-i examina cmpurile. Dac nu dorii s includei un cmp n
tabel, tergei csua de validare de lng numele cmpului. Cmpurile facultative sunt de asemenea enumerate pentru fiecare tabel i sunt scrise cu caractere cursive. Pentru a include un cmp facultativ, executai clic pe acesta, pentru a plasa o bif lng cmp. Cnd ai terminat de vizualizat tabelele i cmpurile acestora, executai clic pe Next pentru a continua. Fii ateni la deselectarea cmpurilor! Deoarece suntei legat de tabelele create de Databases Wizard, trebuie s fii foarte ateni cnd eliminai cmpurile care identific n mod unic nregistrrile dintr-un tabel, cum ar fi Contact ID. Aceste cmpuri sunt folosite adesea pentru a face legtura ntre tabelele bazei de date. Vei dori s lsai toate cmpurile neschimbate iniial cnd utilizai aplicaia expert.

7. n ecranul urmtor vi se cere s selectai stilul de afiare pe ecran, pe care dorii s-l
utulizai. Acesta afecteaz modul n care apar formularele pe ecran. Executai clic pe un stil de afiare din list, pentru a examina stilul nainte de a-l aplica; dup ce selectai stilul pe care dorii s-l utilizai, executai clic pe Next.

8. n ecranul urmtor, aplicaia expert v solicit s specificai un stil pentru rapoartele

dvs. tiprite. Executai clic pe un stil de raport i examinai-l nainte de a-l aplica. Cnd v-ai decis la un stil, executai clic pe acesta, dup care executai clic pe Next.

9. n urmtorul ecran al aplicaiei expert, vi se cere s furnizai un titlu pentru baza de

date. Acest titlu apare n rapoarte i poate s difere de numele de fiier. Introducei un titlu aa cu se arat n figura 5.

12

10. (Facultativ) Pentru a include o imagine n formularele i rapoartele dvs. (de exemplu
sigla firmei dvs.), executai clic n csua de validare Yes Id Like to Include a Picture. Dup aceea, executai clic pe butonul Picture, selectai un fiier imagine de pe disc (sau din alt surs) i executai clic pe OK pentru a reveni la aplicaia expert.

11. Executai clic pe Next pentru a continua. Suntei transportat n ultimul ecran al
aplicaiei expert; executai clic pe Finish pentru a deschide noua baz de date. Aplicaia expert trece la lucru crend baza de date i obiectele acesteia. Dup ce aplicaia expert a terminat de creat baza de date, apare fereastra Main Switchboard a bazei de date (fig. 6). Main Switchboard se deschide automat, ori de cte ori deschidei baza de date.

13

Toate bazele de date create utiliznd unul din abloanele Access (diferit de Blank Database) includ cte un Main Switchboard. Switchboard nu este nimic altceva dect un formular fantezist, avnd ncorporate elemente de programare. Acesta v permite s executai operaii obinuite de gestionare a bazei de date, executnd clic pe un buton. Este foarte util cnd cineva nu este familiarizat cu manipularea diverselor obiecte dintr-o baz de date. Pentru a vedea tabelele create de aplicaia expert, executai clic pe tipul de obiect Tables. Executai clic pe alte tipuri de obiecte (cum ar fi formularele), pentru a vedea celelalte obiecte create de aplicaia expert. Tabelele create de aplicaia expert sunt, desigur, vide. Dup ce le umplei cu date (fie introducnd datele direct n tabel, fie utiliznd un formular), vei putea rula interogri i crea rapoarte.

Deschiderea unei baze de date

Una dintre cele mai uoare ci de deschide o baz de date pe care ai folosit-o recent este s o selectai din meniul File. Urmai aceti pai:

1. Deschidei meniul File. Vei vedea pn la patru baze de date pe care le-ai folosit cel
mai recent, enumerate la baza meniului.

2. Dac baza de date de care avei nevoie este enumerat aici, executai clic pe ea.

14

O list cu cel mai recent utilizate baze de date apare, de asemenea, n susul panoului pentru taskuri din Access. Putei deschide oricare dintre fiiere executnd clic pe numele de fiier (pentru a deschide panoul pentru taskuri selectai View, Toolbars, Task Pane). Dac un fiier pe care dorii s-l deschidei nu se afl nici n lista meniul File, nici n panoul pentru taskuri, l putei deschide utiliznd comanda Open. Urmai aceti pai:

1. Selectai File, Open sau executai clic pe butonul Open din bara de instrumente. Apare
caseta de dialog Open (vezi fig. 7)

2.

Dac fiierul nu se afl n dosarul afiat curent, utilizai lista derulant Look In pentru a accede la unitatea de disc corect, dup care executai dublu clic pe dosarele afiate n caseta de dialog, pentru a localiza fiierul.

3. Dup ce ai localizat fiierul baz de date, executai dublu clic pe fiier, pentru a-l
deschide.

nchiderea unei baze de date

Cnd terminai de lucrat cu o baz de date, vei dori s o nchidei, pentru a v putea concentra pe crearea unei noi baze de date.

15

Dac dorii s nchidei o baz de date, exist mai multe posibiliti: putei s executai clic pe butonul Close(x) din fereastra bazei de date sau putei selecta File, Close. n oricare dintre cazuri, fereastra bazei de date se nchide, golind spaiul de lucru din Access.

16

- Capitolul 3 Crearea unui tabel pornind de la zero.

Crearea unui tabel n modul de vizualizare Table Design
Modul de vizualizare Design. Acest mod de vizualizare v pemite s introducei nume de cmpuri, s selectai tipul de date pe care le conine un camp i s particularizai proprietile fiecrui cmp. Pentru toate obiectele Access, inclusiv tabele, interogri i rapoarte, este disponibil cte un mod de vizualizare Design. Cnd creai un tabel n mdul de vizualizare Design, creai structura tabelului: o list de cmpuri care vor fi n tabel. De asemenea, selectai tipul de date pentru fiecare camp. (Cmpurile pot s conin text, numere, chiar imagini mai trziu vei nva tipurile de cmpuri care pot fi create). Mai avei posibilitatea de a introduce o descriere pentru fiecare cmp. Descrierile cmpurilor sunt utile ntruct furnizeaz un rezumat al tipului de date care sunt introduse n cmp. Reguli de denumire a cmpurilor. Numele de cmpuri din Access pot avea lungimea maxim de 64 caractere i pot s conin spaii i caractere alfanumerice i numerice. Nu putei folosi dou puncte sau semnul de exclamare, evitai caracterele speciale (cum ar fi $, % sau #) n numele de cmpuri, deoarece unele dintre aceste caractere speciale au semnificaii speciale n codul Access. Pentru a crea un tabel n modul de vizualizare Table Design, urmai paii:

1. n fereastra bazei de date (a unei anumite baze de date) executai clic pe pictograma
Tables, dac este necesar, dup care executai dublu clic pe Create Table in Design View. Se deschide modul de vizualizare Table Design. (fig.1)

2. Asigurai-v c punctul de inserare este n primul rnd al coloanei Field Name. Tastai
numele de cmp pentru primul cmp din tabelul dvs. Dup aceea, tastai Tab sau Enter, pentru a trece n coloana Data Type.

3. Cnd trecei n coloana Data Type, apare o sgeat pentru o list derulant.
Parametrul prestabilit pentru tipul de date este Text; sunt disponibile mai multe tipuri de date, cum ar fi AutoNumber care numeroteaz automat fiecare dintre nregistrrile dvs. Acest tip de cmp este foarte potrivit pentru cmpurile cu numrul clientului sau pentru cmpurile cu numrul clientului sau pentru cmpurile pentru codul de identificare a angajatului. Executai clic n lista derulant Data Type i selectai un tip de cmp. Diferitele tipuri de date sunt discutate n seciunea Ce sunt tipurile de date i formatarea acestora.

17

4. Dup selectarea tipului de date, tastai Enter pentru a trece n coloana Description;
tastai o descriere a cmpului (acest lucru este facultativ).

5. Introducei alte cmpuri i tipurile de date ale acestora (descrierile sunt facultative),
dup necesiti. tergerea unui cmp. Dac introducei un cmp i decidei c nu l dorii n structura tabelului, selectai cmpul (ntregul rnd al acestuia) i apsai Delete.

Stabilirea Cheii Principale (Primary Key)

Un aspect important al proiectrii structurii unui tabel este c fiecare tabel trebuie s aib un cmp utilizat pentru a identifica n mod unic nregistrrile din tabel. Acest cmp se numete cheie principal. Stabilirea unei chei potrivite este mai complicat dect pare, deoarece oricare dou nregistrri nu pot avea aceeai valoare de cheie. ntr-un tabel cu clieni, de exemplu, ai putea considera c numele ar putea fi un cmp cheie potrivit, dar aceast teorie este infirmat de ndat ce descoperii c avei mai muli clieni cu acelai nume. O cheie principal mai potrivit pentru clieni este un cod numeric personal, deoarece identific n mod unic fiecare client. O regul general adecvat este s creai un cmp de identificare, cum ar fi un numr de client, care v permite s atribui cte un numr fiecrui client, pe msur ce-i adugai n

18

tabelul adecvat din baza de date. Access v poate ajuta s atribuii numere clienilor, deoarece pentru cmpul Numr client putei stabili tipul de cmp AutoNumber. Un tip de cmp AutoNumber atribuie un numr fiecarei nregistrri, ncepnd cu cifra 1. Pentru a stabili o cheie principal, urmai paii:

1. n modul de vizualizare Table Design, selectai cmpul dorit pentru cheia principal. 2. Selectai Edit, Primary Key sau executai clic pe butonul Primary Key de pe bara de
instrumente. La stnga numelui de cmp apare un simbol n form de cheie, dup cum se arat n fig. 2

3.

Dup ce selectai cheia principal i dup ce ai terminat de introdus cmpurile tabelului dvs., ar trebui s salvai tabelul. Executai clic pe butonul Save de pe bara de instrumente Table Design, pentru a deschide caseta de dialog Save As.

4. Introducei un nume pentru tabel, dup care executai clic pe OK. 5. Dup salvarea tabelului, putei fie s trecei n modul de vizualizare Datasheet (pentru
a introduce date), executnd clic pe butonul View de pe bara de instrumente, fie s nchidei tabelul, executnd clic pe butonul Close (x) al tabelului. Fr cheie principal! Dac ncercai s nchidei noul dvs. tabel n modul de vizualizare Design fr a specifica o cheie principal (chiar dac ai salvat tabelul), apare un mesaj care

19

v anun c nu a fost atribuit nici o cheie principal. Executai clic pe Yes n caseta de mesaj, pentru a determina Access s atribuie o cheie principal tabelului. Dac v-ai configurat tabelul astfel nct s conin un cmp AutoNumber, Access va transforma acest cmp n cheie principal. n caz contrar, Access creeaz un nou cmp AutoNumber n tabel i-l specific drept cheie principal. Putei schimba numele acestui nou cmp dup cum este necesar.

Ce sunt tipurile de date i formatele acestora ?

Pentru a atribui tipuri de date potrivite cmpurilor pe care le creai ntr-un tabel, este necesar s tii ce difereniaz diferitele tipuri de date disponibile, pentru a fi utilizate pentru cmpurile tabelului dvs. Cnd creai un cmp, dorii s-i atribuii un tip de date, pentru ca Access s tie cum s-i trateze coninutul. Iat diferitele tipuri de date pe care le putei alege: Text Text i numere coninnd un numr de maxim 255 caractere (numere ce nu sunt folosite n calcul) Memo Text lung Date/Time Valori pentru dat i or Currency Numere formatate ca valori monetare AutoNumber Numere secveniale pentru fiecare nou nregistrare. mod caracteristic pentru cmpul de cheie principal. Yes/No V permite s configurai cmpuri cu un tip de date true/false (adevrat/fals) OLE (Object Linking and Embedding) o imagine, foaie de calcul sau alt articol provenind dintr-un alt program Hyperlink o legtur la un alt fiier sau adres dintr-o pagin Web. Acest tip de cmp v permite s facei un salt din cmpul curent la informaii dintr-un alt fiier. Lookup Wizard Acest tip de cmp i alege valorile dintr-un alt tabel. Pe lng un tip de cmp, fiecare cmp mai are i opiuni de formatare pe care le putei aplica. Acestea apar n jumtatea de jos a casetei de dialog, n zona Field Properties. Opiunile de formatare se schimb n funcie de tipul de cmp; acestea sunt prea multe pentru a le enumera aici, dar tabelul de mai jos arat cteva dintre cele mai importante pe care le vei ntlni: ntr-un tabel poate fi plasat doar un singur cmp AutoNumber. Acest tip de cmp este utilizat n

Opiuni de formatare
Field Size (Dimensiune de cmp) Format

Descriere
Numrul maxim de caractere pe care un utilizator le poate introduce n respectivul cmp (se aplic doar cmpurilor de text). O list derulant cu formatele disponibile pentru respectivul tip de cmp. Putei crea i formate particularizate.

20

Decimal Places (Poziii zecimale) Default Value (Valoare prestabilit)

Pentru cmpurile numerice, putei stabili poziii zecimale afiate de un numr. Dac un cmp va conine n mod mormal a anumit valoare (de exemplu un anumit cod potal pentru aproape toate nregistrrile), putei defini de aceasta drept opiune Default Value. Aceast valoare apare ntotdeauna ntr-o nou nregistrare, dar putei tasta peste valoarea prestabilit n rarele cazuri n care aceasta nu se aplic.

Required (Necesar)

Selectai Yes dac se impune completarea unui cmp n fiecare nregistrare.

Cea mai bun regul general pentru stabilirea tipului de date al cmpului este s v acordai o clip pentru a v gndi ce tip de date vor fi introduse n respectivul cmp. De exemplu, dac lucrai cu o valoare monetar a unui produs, vei dori probabil formatul Currency. Diferitele opiuni de formatare furnizate pentru un cmp n caseta Field Properties sunt folosite adesea pentru a v ajuta s v asigurai c datele sunt introduse corect. De exemplu, opiunea Field Size poate fi utilizat pentru a limita la una sau dou cifre un cmp avnd tipul de date Number. n cazul valorii prestabilite, putei economisi timpul de introducere a datelor.

Crearea unui tabel n modul de vizualizare DATASHEET

Crearea tabelelor n modul de vizualizare Datasheet este ntr-adevr util doar c simii nevoia s introducei rapid cteva date n tabel n modul de vizualizare Datasheet. Urmai paii:

1. n fereastra bazei de date (cu pictograma Table selectat) executai dublu clic pe
Create Table by Entering Data. n suprafaa de lucru a programului Access apare un nou tabel n modul de vizualizare Datasheet. (fig. 4)

21

2. Pentru a introduce numele de cmpuri, executai dublu clic pe orice cap de coloan a
unui cmp (Field1, Field2, .a.m.d.). Dup aceea, tastai numele cmpului.

3. Dup ce ai plasat numele de cmpuri, putei ncepe introducerea datelor.

Crearea unui tabel n modul de vizualizare Datasheet ar putea fi potrivit pentru introducerea rapid a datelor, dar tot va trebui probabil s comutai la un moment dat la modul de vizualizare Table Design i s stabilii diferitele tipuri de date i proprieti pentru cmpuri. Putei trece n modul de vizualizare Datasheet clic pe pictograma View de pe bara de instrumente Table Datasheet.

22

- Capitolul 4 Editarea structurii unui tabel.

Editarea cmpurilor i a proprietilor acestora
Definitivai structura tabelului nainte s ncepei s introducei date. Ar trebui s ncercai s finalizai structura de cmpuri a tabelului i s stabilii proprietile acestora nainte s introducei date. Schimbarea tipurilor de date sau a altor proprieti de cmpuri poate terge datele pe care le-ai introdus deja n tabel. Putei deschie un tabel existent n modul de vizualizare Table Design, procednd n mai multe moduri: n fereastra bazei de date, executai clic pe pictograma de obiect Table, selectai n panoul din dreapta al ferestrei bazei dedate tabelul cu care dorii s lucrai, dup care executai clic pe butonul Design din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. Executai clic-dreapta pe tabelul din fereastra bazei de date i selectai Design View din meniul rapid care apare. Dac suntei n modul de vizualizare Datasheet al tabelului, executai clic pe butonul View de pe bara de instrumente din modul de vizualizare Table Datasheet.

Schimbarea numelor de cmpuri i a tipurilor de date

Cnd suntei n modul de vizualizare Design (fig. 1), putei mbunti sau prelucra din nou structura tabelului. De exemplu, putei schimba numele unui cmp. Este suficient s executai dublu clic pe numele curent al cmpului i tastai un nume nou. Putei schimba i tipul de date pentru un cmp existent. Executai clic pe caseta Data Type a cmpului i selectai un nou tip de date din lista derulant. Nu uitai c atunci cnd schimbai numele unui cmp sau tipul de date al unui cmp trebuie s salvai modificrile pe care le-ai efectuat n structura tabelului.

23

Stabilirea proprietilor de cmp

Proprietile cmpurilor pot fi editate, de asemenea, pentru fiecare cmp, utiliznd diferitele casete Properties din panoul Field Properties. Se furnizeaz o scurt trecere n revist a ctorva dintre proprietile disponibile. O alt proprietate de cmp foarte util, n special pentru cmpurile care folosesc intrri de text este o masc de intrare. O masc de intrare este utilizat pentru a formata datele aa cum le tastai n cmp. De exemplu, ai putea dori s introducei o dat calendaristic ntr-un anumit format, cum ar fi formatul xx/xx/xx. Masca de intrare poate fi utilizat astfel nct atunci cnd introducei data calendaristic n cmpul pentru dat, tot ce trebuie s tastai s fie valorile de cte dou cifre pentru lun, zi i an. Access plaseaz automat slash-uri n cmp, n locul dvs. Mtile de intrare sunt, de asemenea, foarte utile pentru introducerea codurilor potale. Masca de intrare limiteaz numrul de caractere care pot fi introduse (cum ar fi un cod potal), iar dac utilizai formatul de numr de telefon internaional, de exemplu (compus din codul de ar, codul localitii i numrul de telefon), masca de intrare poate plasa cratime n numrul de telefon n locul dvs. Pentru a crea o masc de intrare pentru un cmp (cum ar fi un cmp de dat calendaristic sau un cmp n modul de vizualizare Design), urmai aceti pai:

24

1. Executai clic pe caseta Field Name, pentru a selecta cmpul pentru care dorii s creai masca de
intrare.

2. n panoul Field Properties, executai clic pe caseta Input mask. n caset apare butonul Input Mask
Wizard.

3. Executai clic pe butonul Input Mask Wizard pentru a deschide caseta de dialog (fig. 2)

4. Input Mask Wizard ofer o list de mti posibile pentru un cmp, pe baza tipului de date ale
cmpului. De exemplu, fig. 2 arat Input Mask Wizard utilizat pentru un cmp care are selectat tipul de date Date. Selectai unul dintre formatele de masc enumerate, dup care executai clic pe Next.

5. Urmtorul ecran al aplicaiei expert v arat masca de intrare pe care ai ales-o i v d posibilitatea
s schimbai formatul. Putei testa, de asemenea, formatul de masc de intrare tastnd cteva date n caseta Try It. Dac este necesar, editai formatul mtii de intrare, dup care executai clic pe Next, pentru a continua.

6. Suntei transportat la ultimul ecran al aplicaiei expert. Executai clic pe Finish, pentru a crea masca
de intrare. Masca de intrare apare n caseta Input Mask din panoul Field Properties (fig.3)

7. Executai clic pe butonul Save, pentru a salva modificrile pe care le-ai efectuat n structura
tabelului.

Adugarea, tergerea i mutarea cmpurilor

Putei aduga, de asemenea, cmpuri suplimentare structurii tabelelor dvs. Tot ce avei de fcut este s adugai un rnd nou la lista de cmpuri, dup care introducei noul nume de cmp i tipul de date. Urmai paii:

1. Executai clic pe selectorul de nregistrare (ptratul gri de la stnga numelui de cmp), pentru a
selecta cmpul care va urma dup noul cmp pe care-l creai (n lista de cmpuri).

25

2. Selectai Insert Row. Apare un rnd vid n lista Field Name. 3. Introducei un nume, un tip dedate, o descriere i altele pentru noul cmp.
Putei, de asemenea, terge oricte cmpuri nedorite. Executai clic pe selectorul de cmp pentru cmp, dup care apsi tasta Delete de pe tastatur. Apare o caset de mesaj care v cere s confirmai tergerea cmpului. Executai clic pe Yes pentru a terge cmpul. Nu tergei cmpurile importante. Fii ateni cnd tergei cmpuri dup ce ncepei s introducei nregistrri n tabelul dvs. Cnd tergei un cmp, toate informaiile stocate pentru fiecare nregistrare n acel cmp se pierd, de asemenea. Mai putei rearanja cmpurile din tabel. Executai clic pe selectorul de cmp, pentru a selecta cmpul. Dup aceea, utilizai mouse-ul, pentru a trage cmpul pe o nou poziie n lista de cmpuri. Nu uitai s salvai orice modificare pe care ai efectuat-o.

tergerea unui tabel

Indiferent ct de mult lucrai la proiectul unui tabel, putei descoperi n timp ce proiectai celelalte tabele pentru baza dvs. de date c nu avei nevoie de un anumit tabel. Un tabel este uor de ters. Pur i simplu urmai aceti pai: 1. 2. 3. 4. n fereastra bazei de date executai clic pe tipul de obiect Table. n panoul din dreapta al ferestrei bazei de date selectai tabelul pe care dorii s-l tergei. Selectai Edit, Delete, sau apsai tasta Delete de pe tastatura dvs. Apare un mesaj care v ntreab dac suntei sigur c dorii s facei acest lucru. Executai clic pe Yes.

26

- Capitolul 5 Crearea relaiilor dintre tabele.

Relaii ntre tabele
S presupunem c n baza dvs. de date avei dou tabele. Un tabel, Clieni, conine nume i adrese; celelalt, Comenzi, conine comenzi fcute de clieni. Ambele tabele conin un cmp comun: ClientID. Toate nregistrrile din tabelul Comenzi corespund unei nregistrri din tabelul Clieni. (acesta se numete o relaie unu-la-mai-muli deoarece un client poate face mai multe comenzi.) Secretul crerii relaiilor graviteaz n jurul cheilor principale ale tabelelor dvs. De exemplu, ntr-un tabel Clieni, cheia principal este ClientID. Aceasta identific n mod unic fiecare nregistrare a unui client. Dup aceea, cnd proiectai un tabel Comenzi, v asigurai c includei cmpul ClieniID. n tabelul Comenzi, ClientID nu este cheie principal (de fapt este numit cheie strin sau secundar); un cmp ca Numrul Comenzii ar fi cmpul de cheie principal. Includei cmpul ClientID n tabelul Comenzi, pentru ca informaiile din comenzi s poat fi legate la informaiile despre clieni din tabelul Clieni.

Crearea unei relaii ntre tabele

Pentru a crea o relaie ntre tabele, deschiei fereastra Relationships. nainte s putei crea relaii ntre tabele, trebuie s adugai tabelele n fereastra Relationships. Urmai aceti pai:

1. n baza de date, selectai Tools, Relationships sau executai clic pe butonul Relationships
de pe bara de instrumente, pentru a deschide fereastra Relationships.

2. Dac pn n prezent nu ai selectat vreun tabel, va aprea automat caseta de dialog Show
Table (fig. 1). Dac aceasta nu apare, selectai Relationships, Show Table.

3. Executai clic pe un tabel pe care dorii s-l introducei n fereastra Relationships, dup care
executai clic pe butonul Add.

27

4. Repetai pasul 3 pentru a selecta toate tabelele de care avei nevoie n fereastra Relationships,
dup care executai clic pe Close. Fiecare tabel apare n propria sa caset, n fereastra Relationships, dup cum se arat n fig. 2. Fiecare caset de tabel enumer toate cmpurile din respectivul tabel.

5. Dup ce avei tabelele disponibile n fereastra de relaii, putei crea relaiile dintre tabele. Nu uitai c
trebuie s legai tabelele utiliznd un cmp comun. De exemplu, putei lega tabelul Clieni la tabelul Comenzi, utiliznd cmpul ClieniID. Selectai cmpul comun din tabelul n care este cheie principal (n acest caz, tabelul Clieni). Tragei cmpul i plasai-l peste corespondentul su (acelai nume de cmp) din cellalt tabel (n acest caz, Comenzi). Se deschide fereastra Edit Relationships (fig. 3)

6. Caseta de dialog Edit Relationships arat cmpurile care vor fi legate. V mai permite s impunei
integritatea referenial, aspect despre care vei nva n seciunea urmtoare. Pentru moment, executai clic pe Create. Este creat o relaie, iar dvs. vei vedea o linie de unire ntre cele dou cmpuri din fereastra Relationships.

28

Cnd creai relaii ntre tabele, este important s salvai relaiile curente (i lista de tabele din fereastra Relationships). Executai clic pe butonul Save de pe bara de instrumente Relationships, pentru a salva relaiile curente (i lista de tabele disponibile n fereastra Relationships).

Impunerea integritii refereniale n caseta Edit Relationships se afl o csu de validare numit Enforce Referential Integrity. Ce
nseamn aceasta? Integritatea referenial nseamn c datele introduse ntr-un cmp utilizat pentru a lega dou tabele trebuie s coincid n ambele tabele. De fapt, datele introduse n tabelul n care cmpul nu este cheie principal trebuie s coincid cu intrrile din tabelul n care cmpul servete drept cheie principal. De exemplu, ai putea lega un tabel Clieni, care are un cmp ClientiID drept cheie primar a acestuia, la un tabel Comenzi care conine de asemenea cmpul ClieniID, tabel n care acesta nu mai servete drept cheie principal (ClieniID asigur o legtur pentru relaie). Dac impunei integritatea referenial, valorile introduse n cmpul ClientID din tabelul Comenzi trebuie s coincid cu valorile deja introduse n cmpul ClieniID al tabelului Clienti. Impunerea integritii refereniale este o cale de a v asigura c datele sunt introduse corect n al doilea tabel. Cnd este compromis integritatea referenial, prin introducerea de date (ceea ce nseamn c este introdus o valoare n al doilea tabel al relaiei, aceast valoare neexistnd n cmpul de legtur din tabelul principal), apare un mesaj de eroare. Cnd datele introduse ntr-un cmp compromit integritatea referenial, mai pot aprea dou alte opiuni. Figura 6 arat Edit Relationships cu csua Enforce Referencial Integrity selectat. Celelalte dou opiuni oferite sunt: Cascade Update Related Field Dac aceast csu de validare este selectat, orice schimbri de date pe care le aplicai cmpului de legtur din tabelul principal sunt actualizate n tabelul secundar. Cascade Delete Related Field Dac este bifat aceast csu de validare i schimbai o informaie din cmpul de legtur din tabelul principal, astfel nct intrrile acestui cmp nu mai coincid cu intrrile din cmpul corespunztor din tabelul secundar, informaia din cmp este tears din al doilea tabel. De aceea, dac ai schimba un numr ClientiID n tabelul Clieni, datele de cmp din cmpul ClientiID din tabelul Comenzi vor fi terse. Probabil ar trebui s v configurai relaiile i s impunei integritatea referenial nainte s introducei date n tabelele legate. Ar trebui, de asemenea, s introducei n primul rnd datele n tabelul n care cmpul de legtur este cheie principal.

29

Editarea unei relaii

Putei edita oricare dintre relaiile pe care le creai ntre tabelele dvs. Este suficient s executai dublu clic pe linia de relaie iar caseta de dialog Edit Relationships va aprea (fig. 6). De exemplu, vei dori s impunei integritatea referenial ntr-o relaie existent sau s schimbai alte opiuni legate de relaie, dup cum s-a artat n seciunea precedent. Dup ce ai terminat de editat relaia, executai clic pe OK, pentru a nchide caseta Edit Relationships. Astfel revenii n fereastra Relationships.

tergerea unei relaii

Pentru a terge o relaie, executai clic pe aceasta n fereastra Relationships (linia dintre tabele devine groas, pentru a indica faptul c este selectat), dup care tastai Delete. Access cere o confirmare; executai clic pe Yes iar relaia va disprea. Dac tergei relaiile dintre tabele, afectai modul n care pot fi combinate informaiile ntr-o interogare, ntrun formular sau ntr-un raport. Este bine s proiectai tabelele astfel nct acestea s poat fi legate. Nu uitai c fiecare tabel ar trebui s conin o submulime a mulimii informaiilor din baza de date. Dac fiecare tabel este configurat corect, atunci ar trebui s aib cel puin nc un tabel n baza de date, la care s poat fi legat.

30

- Capitolul 6 Crearea formularelor.

O alternativ la introducerea datelor n tabel este utilizarea unui formular. Cu un formular putei aloca att de mult spaiu ct avei nevoie pentru fiecare cmp, putei s v concentrai pe cte o nregistrare la fiecare moment i putei crea formulare care introduc simultan date n mai multe tabele. Putei crea un formular procednd n trei moduri: 1. Formularele automate furnizeaz rapid formulare generice, care conin toate cmpurile dintr-un singur tabel. 2. Form Wizard v ajut s creai un formular furniznd o serie de ecrane n care putei selecta cmpurile dintr-un singur tabel. 3. Crearea unui formular pornind de la zero nseamn c lucrai n modul de vizualizare Form Design i selectai cmpurile din tabelul sau tabelele potrivite. Aceasta este calea cea mai dificil de a crea un nou formular ( la nceput), dar asigur, de asemenea, controlul cel mai strict.

Crearea unui formular utiliznd AutoForm

Cea mai simpl cale de a crea un formular este utiliznd AutoForm. AutoForm ia cmpurile dintr-un anumit tabel i creeaz un formular ce nu e foarte flexibil, dar este foarte convenabil. Pentru a utiliza caracteristica AutoForm, urmai paii:

1. n fereastra bazei de date, executai clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executai clic pe butonul New din bara de instrumente din fereastra bazei de date.
Apare caseta de dialog New Form (fig. 1):

31

3. Putei s executai clic pe mai multe tipuri de formulare, printre care:

AutoForm:Columnar un fromular pe coloan. Acesta creeaz un formular care conine cmpurile dvs. ntr-o singur coloan, de sus n jos. AutoForm:Tabular un formular care se aseamn cu un tabel AutoForm:Datasheet un formular care se aseamn cu o foaie de date.

4. Deschidei lista derulant de la baza casetei de dialog i selectai tabelul sau

interogarea pe care o dorii s-o utilizai ca surs a cmpurilor din formular.

5. Executai clic pe OK. Formularul este afiat, pregtit pentru introducerea datelor. Crearea unui formular utiliznd Form Wizard
Form Wizard ofer un compromis avantajos ntre automatizarea oferit de

AutoForm i controlul crerii unui formular pornind de la zero. Aplicaia expert v permite s selectai cmpurile pentru formular i s alegei aezarea n pagin i aspectul formularului. Pentru a utiliza Form Wizard, urmai paii:

1. ntr-o fereastr de baz de date, executai clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executai dublu clic pe Create Form by Using Wizard pentru a deschide Form
Wizard (fig. 2)

32

3. Din lista derluant Tables/Queries selectai un tabel sau o interogare din care s
selectai cmpuri.

4. Executai clic pe un cmp din lista Available Fields, pe care dorii s-l includei n
formular, dup care executai clic pe Add (>) pentru a-l muta n lista Selected Fields.

5. Repetai pasul 4 pn cnd ai selectat toate cmpurile pe care dorii s le includei din
acel tabel. Dac dorii s includei cmpuri dintr-un tabel sau dintr-o alt interogare, revenii la pasul 3 i selectai un alt tabel.

6. Executai cli pe Next pentru a continua. Vi se cere s alegei o aezare n pagin:

Columnar, Tabular, Datasheet sau Justified. Executai clic pe fiecare buton pentru a vedea o ilustrare a tipului respectiv. Selectai aezarea n pagin pe care o dorii s-o folosii, dup care executai clic pe Next.

7. Urmtorul ecran v cere s alegei un stil pentru formularul dvs. Executai clic pe
fiecare stil enumerat, pentru a veea o ilustrare a acestuia; executai clic pe Next, dup ce ai selectat stilul.

8. n ultimul ecran introducei un titlu pentru formular n caseta de text din susul csetei de
dialog (dac dorii un titlu diferit de cel prestabilit).

9. Executai clic pe butonul Finish. Formularul este afiat, pregtit pentru introducerea
datelor.

Crearea unui formular pornind de la zero

Mai putei crea un formular pornind de la zero, n modul de vizulaizare Form Design. Aceast metod ar putea prea dificil la nceput, dar Access furnizeaz instrumente cum ar fi lista Field i Toolbox pentru a v ajuta s creai formularul. Cea mai performant i mai dificil cale de a crea formulare este cu modul de vizualizare Form Design. n acest mod de vizualizare, stabilii exact unde plasai fiecare cmp i modul n care-l formatai. Pentru a deschide modul de vizualizare Form Design i a crea un nou formular, urmai paii:

1. n fereastra bazei de date executai clic pe tipul de obiect Forms. 2. Executai clic pe butonul New. Apare caseta de dialog New Form. 3. Executai clic pe Design View. 4. Selectai un tabel sau o interogare din lista derulant de la baza casetei de dialog. Acest
tabel furnizeaz o list Field care faciliteaz plasare cmpurilor n formular.

5. Executai clic pe OK. Apare o fereastr Form Design. Suntei pregtit s creai
formularul. (fig. 3)

33

Observai c n modul de vizualizare Form Design apare o list Field i o caset de instrumente Toolbox. Mai putei ncepe procesul de construire a unui formular n modul de vizualizare Design, executnd dublu clic pe legtura Create Form in Design View n fereastra bazei de date. Deoarece nu specificai un tabel pentru a fi utilizat de lista Field (aa cum ai procedat la paii subliniai n aceast seciune), acea list Field nu va fi disponibil. n schimb, trebuie s specificai un tabel pentru lista Field. Pentru face acest lucru, execuatai clic pe butonul Properties din bara de

instrumente Form Design. Apare caseta de dialog pentru proprietile formularului (fig. 4):

n caseta de dialog pentru proprieti verificai s fie selectat eticheta All. Executai clic n caseta Record Source, dup care utilizai sgeata de derulare care apare pentru a specifica

34

tabelul care va servi drept cmp surs pentru formular. Apare lista Field. nchidei caseta de dialog pentru proprieti.

Adugarea controalelor ntr-un formular

Pentru a aduga un control care afieaz un cmp n formular, urmai paii:

1. Afiai lista Field dac aceasta nu este afiat. Pentru a face acest lucru, selectai Field
List din meniul View.

2. Tragei un cmp din lista Field n zona detail a formularului. Indicatorul mouse-ului se
schimb, pentru a arta c este plasat un cmp.

3. Repetai pasul 2, pentru a aduga n formular orict de multe cmpuri dorii.

Cnd tragei un cmp din lista Field ntr-un formular, acesta se transform ntr-un control care afieaz date din acel cmp de tabel n formular. n esen este o legtur ntre cmpul tabelului i controlul din formular. Putei trage simultan mai multe cmpuri n formular, utiliznd paii descrii mai devreme. Totui, la pasul 2, n loc s executai clic i s tragei un singur cmp, efectuai una dintre urmtoarele aciuni nainte de tragere: Pentru a selecta un bloc de cmpuri succesive, executai clic pe primul cmp dorit i meninei apsat tasta Shift n timp ce executai clic pe ultimul. Pentru a selecta cmpuri care nu se afl n succesiune, meninei apsat tasta Ctrl i executai clic pe fiecare dintre cmpurile dorite. Pentru a selecta toate cmpurile dintr-o list, executai dublu clic pe bara de titlu Field List.

Introducerea datelor ntr-un formular

Scopul crerii unui formular este acela de a introduce mai uor date n tabelele dvs. Formularul acioneaz ca o masc atractiv care v protejeaz de realitatea dezolant a modului de vizualizare Datasheet. Pentru a introduce date ntr-un formular, urmai aceti pai:

1. Deschidei formularul. n fereastra bazei de date executai clic pe eticheta Form, dup
care executai dublu clic pe numele formularului.

2. Executai clic n cmpul cu care dorii s ncepei i tastai datele. 3. Tastai Tab pentru a trece la cmpul urmtor. Dac trebuie s v ntoarcei, putei tasta
Shift+Tab pentru a trece la cmpul anterior. Cnd ajungei la ultimul camp, tastnd Tab trecei n primul camp al unei noi nregistrri vide.

35

Pentru a trece la nregistrarea urmtoare nainte de a ajunge la ultimul camp, sau pentru a v deplasa n urm cu cteva nregistrri, executai clic pe butoanele cu sgeat la stnga, respective la dreapta, de la captul stng al barei de navigare, aflat la baza ferestrei.

4. Repetai paii 2 i 3 pentru a introduce toate nregistrrile dorite. Acestea sunt salvate
automat, n timp ce le introducei.

36

- Capitolul 7 Modificarea unui formular.

Mutarea controalelor de cmp
Cea mai obinuit modificare ntr-un formular este repoziionarea unui control. De exemplu, ai putea dori s mutai mai multe controale n jos, pentru a putea dori s mutai mai multe controale n jos, pentru a putea insera un nou control, sau ai putea dori s rearanjai controalele fa de gril. Dac ai plasat n formular controale de la care se pornete (n loc s folosii AutoForm sau Form Wizard), ai observat probabil c un control const din dou pri: o etichet i controlul propriu-zis. Putei manipula diverse atribute ale etichetei i controlului n mod independent (cum ar fi dimensiunile acestora sau distana dintre ele). Urmai aceti pai:

1. n fereastra bazei de date selectai un formular din lista Form, dup care executai clic pe butonul
Design din bara de instrumente din fereastra bazei de date. Formularul este deschis n modul de vizualizare Design.

2. Executai clic pe eticheta unui control, pentru a-l selecta. n jurul etichetei apar punctele de control
de selecie (un punct de control de deplasare apare de asemenea pe control, dar nu vei dori s v preocupai de acesta acum). Putei s selectai mai multe controale, meinnd apsat tasta Shift n timp ce executai clic pe eticheta fiecrui control.

3. Poziioani indicatorul mouse-ului pe marginea etichetei controlului, pentru ca indicatorul s se

transforme ntr-o mn. Dac mutai mai multe controale selectate, putei poziiona indicatorul mouse-ului pe orice etichet a controlului selectat.

4. Tragei pe o nou poziie eticheta controlului i controlul. 5. Eliberai butonul mouse-ului cnd controlul este pe poziia dorit.
Eticheta s-a mutat, dar controlul anexat a rmas pe loc ! Cnd poziionai indicatorul mouse-ului deasupra controlului de mutat, asigurai-v c indicatorul se transform ntr-o mn deschis. Dac vedei un deget ntins, v aflai deasupra csuei de deplasare a controlului. Degetul ntins este utilizat pentru a muta controale i etichete n mod independent.

Mutarea n mod independent a controalelor i etichetelor de cmp n funcie de modul n care dispunei controalele din formularul dvs., ai putea dori s separai controlul de
eticheta controlului. Pentru a muta un control sau eticheta ataat acestuia n mod independent, urmai paii:

1. Executai clic pe controlul pe care dorii s-l separai de eticheta acestuia.

37

2. Poziionai indicatorul mouse-ului peste punctul de control dedeplasare din colul din stngasus al etichetei sau controlului. Indicatorul mouse-ului se transform ntr-un deget ntins.

3. Tragei eticheta sau controlul pe o nou poziie.

Separarea unei etichete de un control v permite s rearanjai controalele dvs. n tot felul de configurri tabelare i pe coloan pe grila formularului. Trebuie ns s v asigurai c pstrai eticheta corect n aproprierea controlului corespunztor.

Schimbarea dimensiunilor etichetelor i controalelor

Mai putei schimab limea sau nlimea unei etichete sau unui control. Separarea unei etichete de controlul acesteia v asigur un spaiu pentru redimensionarea independent a etichetei sau controlului. Pentru a schimba limea (lungimea) unei etichete sau unui control, urmai aceti pai:

1. Executai clic pe etichet sau pe control, pentru a-l selecta. Dac vei redimensiona chiar
controlul, verificai s executai clic pe control. n jurul acestuia apar puncte de control (mici casete) de selecie.

2. ncercai s poziionai indicatorul mouse-ului fie pe dreapta fie pe stnga eticehtei sau
controlului, pn cnd indicatorul mouse-ului se transform ntr-un instrument de dimensionare (o sgeat orizontal, cu dou capete) fig. 1

3. Tragei punctul de control de dimensionare a etichetei sau controlului, pentru a crete sau
descrete lungimea, dup cum este necesar. Dup aceea, eliberai butonul mouse-ului.

Vizualizarea anteturilor i subsolurilor

Pn acum ai lucrat n partea principal a grilei formularului, numit zona Detail. Zona Detail este acolo unde plasai diferitele controale de cmp pentru formular.

38

Exist i alte zone ale formularului. De exemplu, un antet de formular poate fi utilizat pentru a include un titlu de formular (informaiile de antet apare n susul formularului). Celelalte zone de formular sunt: Form Header Zon din susul formularului, care poate fi utilizat pentru repetarea informaiilor, cum ar fi titlul formularului. Form Footer O zon din josul formularului, care poate fi utilizat pentru repetarea informaiilor, cum ar fi data curent sau informaii explicative legate de formular. Page Header Formularele care sunt construite pentru adugarea datelor n mai multe tabele pot consta din mai multe pagini. Putei include i o zon Page Header pe un formular, care v permite s includei informaiile care dorii s se repete pe fiecare pagin a formularului la momentul tipririi acestuia, cum ar fi pagin a formularului la momentul tipririi acestuia, cum ar fi numele dvs. i numele firmei. Page Footer Aceast zon v permite s plasai informaii, cum ar fi numerotarea paginilor, care apar pe fiecare pagin cnd este tiprit formularul. Aceste zone diferite ale grilei formularului nu sunt afiate n mod prestabilit; pentru a afia aceste zone, cum ar fi Form Header/Footer, utilizai meniul View, Form Header/Footer. Cnd creai un formular cu Form Wizard, zonele Form Header i Form Footer apar n modul de vizualizare Design, dar nu conin nimic. Pentru a face loc ca s lucrai n Form Header, executai clic pe bara Detail Header pentru a o selecta, poziionai indicatorul mouse-ului ntre bare i tragei mouse-ul n jos. (fig.2)

39

Seciunea Detail conine contoale ale cror date se schimb n fiecare nregistrare. Dup cum am menionat, Form Header conine text care dorii s se repete pe fiecare formular de pe ecran. Asta face din Form Header un loc extraordinar pentru adugarea unei etichete care conine un titlu pentru formular.

Adugarea etichetelor
Putei aduga o etichet n oricare dintre zonele formularului. Adugarea etichetelor la un formular v permite s plasai titluri, subtitluri sau text explicativ n formular. Deoarece vei dori ca aceste tipuri de etichete s se repete n susul sau la baza unui formular, cel mai bun loc pentru adugarea acestora este antetul sau subsolul formularului. Pentru a aduga titluri i alte informaii generale ntr-un antet sau subsol, sau pentru a aduga n zona Detail anumite informaii despre anumite controale, urmai paii:

1. n cazul n care caseta de instrumente nu este afiat, selectai Toolbox din meniul View
sau executai clic pe butonul Toolbox de pe bara de instrumente.

2. Executai clic pe instrumentul Label din caseta de instrumente (cel cu literele Aa nclinate pe
el). Indicatorul mouse-ului se transform ntr-un A nsoit de un semn plus lng acesta.

3. Plasai indicatorul Label pe o zon din grila formularului, cum ar fi zona Form Area. Tragei
mouse-ul pentru a crea o caset sau un dreptunghi pentru introducerea textului.(fig. 3)

4. Cnd eliberai butonul mouse-ului, apare o nou caset de etichet, coninnd un punct de
inserare. Tastai textul pe care dorii s-l conin caseta de etichet.

40

Trebuie s tastai textul acum ! Dac nu tastai nimic nainte s trecei la pasul 5, caseta dispare de ndat ce executai clic n afara acesteia.

5. Executai clic oriunde n exteriorul suprafeei controlului pentru a ncheia, sau tastai Enter. Formatarea textului dintr-un formular
Dup ce plasai toate informaiile ntr-un formular (adic acele controale pe care dorii s le inserai n formular i etichetele pentru afiarea oricrui titlu sau text explicativ), la pasul urmtor facei formularul s arate mai atractiv. Toate instrumentele de formatare de care avei nevoie se afl pe bara de instrumente Formatting (bara de instrumente de sus din modul de vizualizare Form Design). Pentru a formata un control sau o etichet, selectai-o, dup care executai clic pe instrumentul de formatare potrivit, pentru a aplica formatul controlului sau etichetei. (fig. 4)

Unele instrumente, cum ar fi instrumentele Font i Size, sunt liste derulante. Executai clic pe sgeata n jos, de lng instrument, dup care alegei din list. Alte instrumente sunt simple butoane pentru activarea sau dezactivarea scrierii cu caractere aldine sau cursive. Alte instrumente, cum ar fi instrumentele Color i Border, combin un buton cu o list derulant. Dac executai clic pe un buton, acesta aplic culoarea curent. Putei s executai clic pe sgeata n jos de lng buton, pentru a schimba valoarea. Putei schimba i culoarea fundalului de formular. Este suficient s executai clic pe antetul pentru seciunea pe care dorii s-o modificai (de exemplu, Detail) pentru a selecta ntreaga seciune. Dup aceea executai clic-dreapta i selectai culoarea Fill/Back, pentru a schimba culoarea.

Schimbarea ordinii etichetelor

Cnd introducei date ntr-un formular, tastai Tab pentru a v deplasa de la un control la altul, n ordinea n care acestea apar n formular. Trecerea de la un control la altul n formular se numete ordine de tabulare. Cnd creai pentru prima dat un formular, ordinea de tabulare se desfoar de sus n jos. Cnd deplasai i rearanjai controale, ordinea de tabulare nu se shimb automat. De exemplu, s presupunem c ai avut 10 controale dispuse ntr-o coloan i c le-ai rearanjat astfel nct al X lea s apar acum la nceput. Ar fi necesare tot 10 apsri ale tastei Tab pentru a deplasa punctul de inserare n

41

primul control, chiar dac este n susul formularului. Acest aspect ngreuneaz completarea formularului, aa c vei dori s schimbai ordinea de tabulare, pentru a reflecta noua structur a formularului. Pentru a ajusta ordinea de tabulare, urmai paii:

1. Selectai View, Tab Order. Apare caseta de dialog Tab Order (fig. 5)

2. Selectai seciunea pentru care dorii s stabilii ordinea de tabulare. Seciunea prestabilit
este Detail.

3. Controalele apar n ordinea de tabulare. Pentru a schimba ordinea, executai clic pe un

control, dup care tragei-l n sus sau n jos, n list.

4. Pentru a stabili ordinea de tabulare pe baza poziiilor curente ale controalelor din formular
(de sus n jos), executai clic pe butonul AutoOrder.

5. Executai clic pe OK.

Dup ce ai terminat de fcut diferite mbuntiri n formularul dvs., trebuie s salvai modificrile. Executai clic pe butonul Save din bara de instrumente Form Design.

42

- Capitolul 8 Adugarea controalelor speciale n formulare.

Utilizarea controalelor de formular speciale

Pn acum ai studiat adugarea controalelor la un formular, controale legate direct de cmpurile dintr-un tabel sau de tabele. Asta nseamn c n cazul n care controlul nu este legat la un cmp dintr-un tabel care utilizeaz tipul de date AutoNumber, va trebui s tastai n ntregime informaiile pe care le introducei n formular (la fel cum ai proceda ntr-un tabel). Din fericire, Access ofer cteva controale de formular speciale, care pot fi utilizate pentru a v ajuta s introducei date. De exemplu, o caset cu list poate s conin o list de intrri pentru un control. Tot ce avei de fcut este s selectai intrarea potrivit din list. Exist i alte controale speciale care pot simplifica inserarea datelor n formular. Aceste controale sunt: Caseta cu list Prezint o list din care alegei un articol Grupul combinat La fel ca ocaset cu list, dar putei tasta alte intrri, n plus fa de cele din list. Grupul de opiune V furnizeaz diverse tipuri de butoane de intrare (putei alege doar un tip de buton atunci cnd creai un grup de opiune). Putei utiliza butoane de opiune, butoane de comutare sau csue de validare. Butonul de comand Cnd executai clic pe acesta, este rulat o funcie, cum ar fi lansarea unui alt program, tiprirea unui raport, salvarea nregistrrii sau orice altceva specificai Figura 1 arat cteva controale speciale n modul de vizualizare Form

43

Toate aceste controale speciale pot fi create utiliznd butoanele din Toolbox. Sunt disponibile i aplicaii expert care v conduc prin etapele crerii fiecruia dintre aceste tipuri de controale speciale. Pentru a utiliza aplicaia expert pentru un anumit control special, asigurai-v c este activat butonul Control Wizards n Toolbox.

Crearea unei casete cu list sau a unei casete combinate

O caset cu list sau o caset combinat se poate dovedi foarte util dac tastai n mod repetat anumite valori ntr-un cmp. De exemplu, dac trebuie s introducei numele uneia dintre cele 12 filiale ale unei firme de fiecare dat cnd utilizai un formular, ai putea considera c este mai uor s creai o caset cu list care conine numele filialelor, dup care putei s executai clic pentru a selecta un anumit numr din list. n cazul unei casete du list, persoana care efectueaz introducerea datelor este limitat la opiunile care sunt afiate n list. Urmai aceti pai pentru a crea o caset cu list sau o caset combinat n modul de vizualizare Form Design:

1. Asigurai-v c este selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executai clic pe butonul Combo Box din Toolbox. Indicatorul mouse-ului se schimb,
pentru a afia tipul de caset pe care l-ai selectat.

3. Tragtei mouse-ul pentru a desena o caset pe gril, pe poziia pe care dorii s-o plasai.
Cnd eliberai butonul mouse-ului, este lansat aplicaia expert pentru casete cu list sau pentru casete combiante.

4. n primul rnd ecran al aplicaiei expert (fig. 2), executai clic pe butonul de opiune I Will
Type In The Values That I Want. Dup aceea, executai clic pe Next.

44

5. n ecranul urmtor este furnizat o coloan de casete (nainte s introducei valori se vede o
singur caset) pe care o utilizai pentru a introduce valori le care dorii s apar n list. Introducei-le (dup cum arat fig. 2), apsnd tasta Tab dup fiecare intrare. Dup aceea executai clic pe Next.

6. n ecranul urmtor alegei opiunea prin care fie Access reine valorile din list pentru o
utilizare ulterioar (cum ar fi calculele), fie introduce un anumit cmp o valoare selectat din list. Deoarece utilizai aceast caset pentru introducerea datelor, Selectai Store That Value in This Field, dup care alegei un cmp din lista derulant furnizat. De exemplu, dac dorii ca aceast list s furnizeze date din cmpul dvs. Product Description, selectai cmpul din lista derulant. Executai clci pe Next pentru a continua.

45

7. n ecranul urmtor, tastai textul etichetei pentru noul control caset cu list combinat. 8. Executai clic pe Finish. Noua dvs. caset cu lista sau caset combinat apare n formular.
Legarea unei casete sau a unei casete combinate de un cmp. Cea mai bun cale de a aborda casetele cu list sau casetele combinate este s creai un formular care include toate cmpurile dintr-un anumit tabel. Dup aceea, putei terge n modul de vizualizare Form Design acele controale pentru cmpuri pe care dorii s le re-creai sub form de casete cu list sau casete combinate. Dup aceea, salvai valorile din caseta combinat ntr-unul dintre cmpurile pe care le-ai ters din formular.

Crearea unui grup de opiune

Un alt control special util este grupul de opiune. Un grup de opiune furnizeaz diferite tipuri de butoane sau casete de introducere, care pot fi utilizate pentru a insera rapid informaii ntr-un formular. Un grup de opiune poate utiliza unul dintre urmtoarele tipuri de butoane: Butoane de opiune (Option) este furnizat cte un buton de opiune separat pentru fiecare opiune pe care o punei la dispoziie n formular. Pentru a face o anumit alegere, executai clic pe butonul de opiune potrivit. Csue de validare (Check) este furnizat cte o csu de validare separat pentru fiecare opiune pe care o punei la dispoziie n formular. Pentru a face o anumit alegere, executai clic pe csua de validare potrivit. Butoane de comutare (Toggle) Pentru rspunsul necesar, este furnizat un buton care poate fi activat i dezactivat prin clic pe buton.

46

Grupurile de opiune funcioneaz optim n cazul unui numr limitat de opiuni disponibile, iar atunci cnd creai grupul dvs. de opiune, ar trebui s selectai tipul de buton sau de caset care corespunde cel mai bine cerinelor dvs. Dac avei mai multe rspunsuri cnd este valabil unul singur, utilizai butoane de opiune. Dac avei o situaie n care sunt posibile mai multe rspunsuri, utilizai csue de validare. Butoanele de comutare sunt utilizate cnd este posibil un singur rspuns i se rspunde la o ntrebare prin da sau nu. Butonul de comutare este activat sau dezactivat atunci cu un clic de mouse. Pentru a crea un control Option Group (vei crea un control care utilizeaz butoanede opiune), urmai aceti pai:

1. Verificai s fie selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executai clic pe butonul Option Group din Toolbox. Indicatorul mouse-ului se schimb,
pentru a afia pictograma Option Group.

3. Tragei indicatorul mouse-ului n formularul dvs., pentru a desena o caset n care dorii s
apar grupul de opiune. Cnd eliberai butonul mouse-ului, plivcaia experet este lansat.

4. Aplicaia expert v cere s introducei etichetele dorite pentru fiecare buton (sau csu de
validare sau buton de comutare), vezi fig. 3. Vei avea nevoie de cte o etichet pentru fiecare buton care va aprea n grup. Aceste etichete ar trebui s aib tipul de date pe care l-ai insera n mod normal n cmpul pentru care construii un grup de opiune (este specificat la pasul 7). Introducei etichetele necesare, tastnd Tab dup fiecare; dup aceea executai clic pe Next.

5. n ecranul urmtor, putei selecta una dintre etichetele pe care le-ai introdus la pasul 4 drept
opiune prestabilit pentru grupul de opiune. Specificai eticheta, dup care executai clic pe Yes, the Default Choice Is sau executai clic pe No, I Dont Want a Default As the Other Possibility. Dup aceea, executai clic pe Next.

6. n ecranul urmtor, aplicaia expert v ntreab ce valoare dorii s atribuii fiecrei opiuni
(cum ar fi 1, 2 .a.m.d.). Aceste valori furnizeaz un echivalent numeric pentru fiecare etichet pe care ai enumerat-o la pasul 4 i sunt utilizate de Access pentru a stoca rspunsul furnizat de un anumit buton de opiune sau de o anumit caset de validare. Ar trebui s utilizai valorile prestabilite furnizate de Access. Executai clic pe Next pentru a continua.

7. n ecranul urmtor decidei dac valoarea pe care ai atribuit-o fiecreia dintre etichetele de
opiune este stocat ntr-un anumit cmp sau este salvat de Access pentru o utilizare viitoare. Deoarece folosii grupul de opiune pentru a introduce date ntr-un anumit cmp, verificai s fie selectat butonul de opiune Store the Value in this Field. Astfel stocai datele furnizate de grupul de opiune ntr-un anumit cmp. Selectai cmpul din lista derulant furnizat. Dup aceea, executai clic pe Next pentru a continua.

8. n ecranul urmtor, selectai tipul de control (buton de opiune, csu de validare sau buton
de comutare vezi fig. 3 pe care dorii s-l utilizai i un stil pentru controale; dup aceea executai clic pe Next.

47

9. n ultimul ecran, tastai o etichet pentru noul control. Dup aceea, executai clic pe Finish.
Noul dvs. control de opiune apare n zona de gril din formular. Toate valorile de opiune diferite pe care leai introdus apar n control. Cnd trecei n modul de vizualizare Form pentru a introduce date, putei utiliza diferitele butoane de opiune sau csue de validare pentru a selecta o valoare actual pentru respectivul cmp.

Adugarea butoanelor de comand

Un alt tip de control special pe care-l putei aduga n formularul dvs. este un buton de comand. Butoanele de comand sunt utilizate pentru a efectua o anumit aciune. De exemplu, ai putea pune ntr-un formular un buton de comand care v permite s trecei la nregistrarea urmtoare sau s tiprii formularul. Access ofer diferite tipuri de butoane de comand pe care le putei plasa n formularele dvs.: Record Navigation Putei aduga butoane de comand care v permit s trecei la nregistrarea urmtoare, anterioar, la prima sau la ultima nregistrare. Record Operations Putei crea butoane care terg, dubleaz, tipresc, salveaz sau anuleaz o nregistrare. Form Operations Butoanele de comand pot tipri un formular, pot deschide o pagin (ntr-un formular cu mai multe pagini) sau pot nchide formularul. Aplicaie Butoanele de comand pot determina ieirea din Access sau rularea unei alte aplicaii. Diverse Butoanele de comand pot tipri un tabel, pot rula o macrocomand, pot executa o interogare sau pot utiliza AutoDialer pentru a apela un numr de telefon specificat ntr-un formular. Pentru a plasa un buton de comand ntr-un formular, urmai aceti pai:

48

1. Asigurai-v c este selectat butonul Control Wizards din Toolbox. 2. Executai clic pe Command Button din Toolbox. Indicatorul mouse-ului dvs. se schimb,
afind pictograma Command Button.

3. Executai clic n formularul dvs., acolo unde dorii s apar butonnul de comand (cum ar fi
antetul formularului). Se deschide Command Button Wizard.

4. n primul ecran al aplicaiei exepert, selectai o categorie de aciune din lista Categories i
apoi, din caseta Actions (vezi fig. 4), selectai aciunea pe care ar trebui s-o execute butonul. Dup aceea, executai clic pe Next.

5. n ecranul urmtor putei alege ca pe butonul de comand s apar fie text, fie o imagine.
Pentru text, selectai Text, dup care introducei textul n caseta potrivit. Pentru a plasa o imagine pe buton, selectai Picture, dup care selectai o imagine din lista furnizat sau din alte liste; utilizai butonnul Browse pentru a le localiza). Dup aceea, executai clic pe Next.

6. n ecranul urmtor, tastai un nume pentru noul dvs. buton. Dup aceea, executai clic pe
Finish. Butonul apare n formularul dvs. l putei deplasa la fel ca orice alt control.

n acest lecie ai nvat s creai casete cu list i casete combinate, grupuri de opiune i butoane de
comand.

49

- Capitolul 9 Sortarea, filtrarea i indexarea datelor.

Sortarea datelor
Dei ai introdus nregistrrile n tabel ntr-o ordine care are o logic oarecare, eventual dup codul angajatului sau data angajarii, posibilitatea de a schimba ordinea nregistrrilor din tabel pe baza unui anumit parametru de cmp paote fi un lucru extrem de util. Aici intervine caracteristica Sort. Utiliznd Sort, putei rearanja din tabel pe baza oricrui cmp din tabel (pot fi create i sortri mai complexe, care v permit s efectuai sortri dup mai multe cmpuri, cum ar fi mai nti Prenume i dup aceea Nume). Putei efectua sortri fie n ordine cresctoare (de la A la Z sau de la 1 la 10), fie n ordine descresctoare de la (Z la A sau de la 10 la 1). Cea mai rapid cale de a sorta este utiliznd fie butonul Sort Ascending, fie butonul Sort Descending din bara de instrumente Table. Totui, aceast cale simpl de a sorta nregistrri v limiteaz la sortarea dup un cmp sau dup cmpuri alturate. Pentru a sorta nregistrri, urmai aceti pai:

1. Plasai punctul de inserare n cmpul dup care dorii s sortai tabelul (dac dorii s sortai
dup mai multe cmpuri alturate, selectai coloanele cmpurilor executnd clic i tragnd mouse-ul peste numele de cmpuri).

2. Pentru a sorta nregistrrile din tabel dup acel cmp, n ordine cresctoare (alfabetic de la
A la Z), executai clic pe butonul Sort Ascending.

3. Pentru a sorta nregistrrile n ordine descresctoare, executai clic pe butonul Sort

Descending.

4. Pentru a plasa nregistrrile la loc n ordinea lor dinaintea sortrii, selectai meniul Records,
dup care selectai Remove Filter/Sort. Dup cum s-a menionat deja, putei sorta un tabel dup cmpuri alturate, utiliznd butoanele de sortare. Tot ce avei de fcut este s selectai capetele de coloan pentru acele coloane de cmp, dup care s executai clic pe butonul de sortare corect. De exemplu, dac ai fi dorit s sortai un tabel cu clieni dup nume, dup care s-l sortai dup prenume, numele ar fi trebuit s fie n coloana care este imediat la stnga cmpului prenume.

Filtrarea datelor
Dei sortarea rearanjeaz nregistrrile din tabel, ar putea fi necesar s vedei o parte din nregistrri dintr-un tabel, pe baza unui anumit criteriu. n acest scop este utilizat filtrarea. Caracteristica Filter ascunde temporar nregistrrile din tabel care nu corespund criteriilor de filtrare.

50

De exemplu, ai putea dori s vedei nregistrrile dintr-un tabel de angajai, n care angajaii i-au depit planul la vnzri pe an. n alt tabel, ai putea dori s gsii comenzile care au fost emise la o anumit dat. Filtrele v pot ajuta s micorai temporar numrul de nregistrri din tabel, pe baza criteriilor stabilite de dvs. Putei aplica un filtru n trei moduri: Filter by Selection (sau Filter Excluding Selection), Filter by Form i Advanced Filter/Sort. Primele dou metode sunt ci foarte uoare de filtrare rapid a nregistrrilor dintr-un tabel. Caracteristica Advanced Filter/Sort utilizeaz un mod de vizualizare Design care este aproape identic cu modul de vizualizare Query Design.

Filtrarea dup selecie

Filtrarea dup selecie este cea mai simpl metod de filtrare, dar nainte s o putei utiliza trebuie s localizai un cmp care conine valoarea pe care dorii s-o folosii pentru a filtra tabelul. De exemplu, dac dorii s filtrai un tabel cu clieni dup o ar, cum ar fi Germania, trebuie s localizai un cmp n nregistrare care conine textul Germania. Pentru a filtra dup selecie, urmai paii:

1. Localizai un cmp dintr-o nregistrare, care conine valoarea pe care dorii s-o utilizai
pentru a filtra tabelul. De exemplu, dac dorii s vedei toi clienii din Germnania, ar trebuie s gsii o nregistrare care conine Germania n coloana de cmp ara.

2. Selectai datele din cmp. 3. Executai clic pe butonul Filter by Selection de pe bara de instrumente sau selectai
Records, indicai Filter, dup care alegei Filter by Selection. nregistrrile care corespund criteriilor vor fi afiate n tabel. Finisrea caracteristicii Filter by Selection. Putei filtra de asemenea tabelul, selectnd doar o poriune a unei intrri dintr-un cmp. De exemplu, dac dorii s filtrai nregistrrile dup numele care ncep cu litera S, selectai S dintr-un nume care apare n cmpul Prenume al unei nregistrri. Cu Filter by Selection putei filtra dup un singur criteriu la un moment dat. Totui dup primul filtru putei aplica filtre succesive, pentru a micora i mai mult lista nregistrrilor potrivite. Mai putei filtra cutnd nregistrri care nu conin valoarea selectat. Urmai aceiai pai ca cei descrii n aceast seciune, dar la pasul 3 selectai Records, indicai Filter i selectai Filter Excluding Selection. Dup ce ai ncheiat examinarea nregistrrilor care corespund criteriilor dvs. de filtrare, vei dori s aducei toate nregistrrile tabelului napoi pe ecran. Selectai Records, Remove Filter/Sort.

51

Filtrarea dup formular

Filtrarea dup formular este o metod de filtrare mai performant dect filtrarea dup selecie. Cu Filter by Form putei filtra dup mai multe criterii la un moment dat. Pentru a filtra dup formular, urmai aceti pai:

1. Cu tabelul deschis n modul de vizualizare Datasheet, executai clic pe butonul Filter by

Form din bara de instrumente sau selectai Records, indicai Filter, dup care

selectai Filter by Form. Apare un formular vid, semnnd cu o foaie de date goal, avnd o singur linie de nregistrare.

2. Executai clic n cmpul pentru care dorii s stabilii un criteriu. Apare o sgeat n jos
pentru o list derulant. Executai clic pe sgeat n jos pentru list derulant. Executai clic pe sgeat i selectai valoarea dorit din list (fig. 1). Putei s tastai valoarea i direct n cmp, dac preferai.

3. Introducei criterii suplimentare pentru filtru, dup cum e necesar, utiliznd listele derulante
furnizate de celelalte cmpuri din tabel.

4. Dup ce introducei criteriile, executai clic pe butonul Apply Filter

instrumente. Datele dvs. filtrate apar n fereastra Table.

de pe bara de

Cum s-a specificat la Filter by Selection, putei terge un filtru, executnd clic pe butonul Remove Filter sau selectnd Records, Remove Filter/Sort.

52

Salvarea filtrului ca interogare

Dac proiectai un filtru pe care ai dori s-l pstrai, l putei salva ca interogare. Dup ce este salvat ca interogare, acesta rezid n lista Query din fereastra bazei de date. Pentru a salva un filtru ca interogare, urmai paii:

1. Afiai filtru n modul de vizualizare Filter by Form. 2. Selectai File, Save As Query. Access v cere numele noii interogri. 3. Tastai un nume i executai clic pe OK. Access salveaz filtrul ca interogare. Indexarea datelor
Dei nu reprezint o metod de manipulare a datelor, ca sortarea sau filtrarea, indexurile asigur o metod prin care grbesc cutrile, sortrile i filtrrile, catalognd coninutul unui anumit cmp. Cmpul de cheie principal dintr-un tabel este indexat automat. Dac avei un tabel de baz de date voluminos i efectuai frecvent cutri, sortri sau filtrri dup un cmp care nu este cmpul cheie principal, ai putea dori s creai un index pentru respectivul cmp. NU poate fi indexat. Nu putei indexa un cmp al crui tip de date este Memo, Hyperlink sau OLE Object. Nu este exist nici o metod prin care Access s verifice coninutul cmpurilor care conin aceste tipuri de intrri, fcnd imposibil crearea unui index. Pentru a indexa un cmp, urmai paii:

1. Deschidei tabelul n modul de vizualizare Design. 2. Selectai cmpul pe care dorii s-l indexai. 3. n panoul Field Properties din eticheta General. Executai clic n caseta Indexed. 4. Din lista derulant a cmpului Indexed, selectai fie Yes (Duplicates OK), fie Yes (No
Duplicates), n funcie de oportunitatea unicitii coninutului cmpului pentru fiecare nregistrare (fig. 2).

53

De exemplu, n cazul indexrii unui cmp care conine nume, vei dori s fie permise dubluri (Duplicates OK), dar n cazul unui cmp numeric pentru codul numeric personal n care tii c fiecare intrare este unic, nu vei dori s permitei dubluri (No Duplicates).

5. Salvai modificrile aduse structurii tabelului executnd clic pe butonul Save din bara de
instrumente Design.

6. nchidei modul de vizualizare Design al tabelului.

Indexurile nu sunt strlucitoare. Acestea funcioneaz n culise pentru a grbi cutrile i filtrrile. Indexurile nu au n realitate vreo funcie de sine stttoare.

54

- Capitolul 10 Adugarea cmpurilor la o interogare.

Indiferent dac creai interogarea dvs. Pornind de la zero sau modificnd o intergare existent, modul de vizualizare Query Design ofer posibilitatea de a aduga cmpuri de tabel care vor fi coninute n interogare. Verificai ca tabelele care conin cmpurile pentru interogare s fie prezente n fereastra de proiectare.

Adugarea mai multor tabele. Putei aduga tabele la interogare n orice moment. Executai clic pe
butonul Show Table de pe bara de instrumente sau selectai Query, Show Table. Dup aceea, selectai tabelele dorite i executai clic pe Add. Executai clic pe Close pentru a reveni la proiectul dvs. de interogare. Pentru a duga un cmp la interogare, urmai paii:

1. n prima coloan de cmp a grilei interogrii executai clic n caseta Field. Apare sgeata
unei liste derulante.

2. Executai clic pe lista derulant i selectai un cmp (vezi fig. 3). Deoarece sunt enumerate
toate cmpurile diponibile n tabelele pe care le-ai selectat pentru interogare, vei fi probabil nevoit s derulai lista pentru a gsi cmpul pe care dorii s-l utilizai.

3. Executai clic pe urmtoarea coloan de cmp i repetai procedura. Adugai celelalte

cmpuri pe care dorii s le includei n interogare, dup necesiti.

55

Pe msur ce adugai cmpuri la interogare, de la stnga la dreapta, trebuie s tii c aceasta va fi ordinea n care cor aprea cmpurile n interogare atunci cnd o rulai. Dac dorii s schimbai cmpul pe care l-ai plasat ntr-o anumit coloan de cmp, utilizai lista derulant Field a coloanei pentru a selecta un alt cmp.

Adugarea rapid a cmpurilor la un formular. Mai putei aduga cmpuri la formular direct din
tabelele care apar n panoul Table al modului de vizualizare Query Design. ntr-unul dintre tabele, localizai cmpul pe care dorii s-l plasai n prima coloan de cmp i executai dublu clic pe numele din prima coloan din cmp a grilei interogrii. Pentru a aduga cmpul urmtor, localizai-l ntr-un tabel, dup care executai dublu clic pe cmp. Aceast metod v permite s selectai cmpuri din anumite tabele n loc s derulai o list lung, continu de nume de cmpuri.

tergerea unui cmp

Dac plasai ntr-o coloan de cmp un cmp nedorit, l putei nlocui utiliznd lista derulant din caseta Field (a coloanei respective) pentru a selecta un cmp diferit. Dac nu dorii ca n acea coloan de cmp s apar vreun cmp, putei terge cmpul din interogare. tergerea cmpului determin tergerea ntregii coloane de cmp din interogare. Putei utiliza dou metode pentru tergerea unei coloane de cmp din interogare:

1. Executai clic oriunde n coloan i selectai Edit, Delete Columns. 2. Poziionai indicatorul mouse-ului imediat deasupra coloanei, astfel nct indicatorul s se
transforme ntr-o sgeat neagr, ndreptat n jos. Dup aceea executai clic pentru a selecta ntreaga coloan. Pentru a terge coloana de cmp selectat, tastai Delete.

Adugarea criteriilor
Criteriul sau criteriile pe care le stabilii pentru interogarea dvs. determin modul n care vor aprea n interogarea finalizat informaii din cmpurile selectate. Stabilii criterii n interogare pentru a filtra datele din cmpuri. De exemplu, s presupunem c avei o interogare n care ai selectat cmpuri dintr-un tabel Angajai i Departament (care sunt legate). Interogarea enumer angajaii i departamentele n care lucreaz acetia. Ai dori, de asemenea, s enumerai doar angajaii care au fost angajai nainte de martie 1999. Asta nseamn c vei stabili pentru cmpul dvs. Dat nceput un criteriu de filtrare de <03/01/99. Utiliznd semnul mai mic dect (<) i comunicai programului Access c dorii ca interogarea s filtreze nregistrrile angajaiilor pentru care data de angajare este anterioar (mai mic) de 1 martie 1999. Pentru a stabili criterii pentru un cmp din interogarea dvs., urmai paii:

1. n modul de vizualizare Query Design, executai clic pe rndul Criteria din coloana de cmp dorit. 2. Tastai criteriul pe care dorii s-l utilizai.

56

3. Interogrile pot conine mai multe criterii. Repetai paii 1 i 2, dup cum este necesar, pentru a
aduga criterii suplimentare la coloanele de cmp din interogare. Criteriile de interogare pot aciona att asupra datelor dintr-un cmp alfanumeric (text) ct i asupra datelor numerice (date care sunt considerate de Access ca informaii numerice). Cnd lucrai cu criterii, sunt folosite simboluri (cum ar fi semnul pentru mai mic dect - <) pentru a preciza cum ar trebui s reacioneze interogarea raportat la irul de date pe care le plasai n caseta Criteria. Tabelul de mai furnizeaz o list a ctorva dintre aceste simboluri mpreun cu utilizarea lor.

Simbol < (mai mic dect) > (mai mare dect) <= (mai mic sau egal cu) >= (mai mare su egal cu)

Utilizat pentru Valorile potrivite trebuie s fie mai mici dect (sau ninte de , n cazul literelor) irul numeric specificat Valorile potrivite trebuie s fie mai mari dect (sau dup, n cazul literelor) irul numeric specificat Valorile potrivite trebuie s fie mai mici sau egale cu valoarea utilizat n criteriu Valorile potrivite trebuie s fie mai mari sau egale cu valoarea utilizat n criteriu Valorile potrivite trebuie s fie egale cu irul din criteriu. Acest simbol poate fi uitilizat i pentru intrri de text i pentru intrri numerice. Valorile care ndeplinesc criteriul nu vor fi incluse n

= (egal cu)

Not

rezultate. De exemplu, Not PA elimin toate nregistrrile n care n cmpul respectiv apare PA

Utilizarea rndului Total ntr-o interogare

Putei face, de asemenea, calcule ntr-o interogare, cum ar fi o informaie numeric totalizatoare ntr-un anumit cmp sau calcularea mediei unor informaii numerice coninute ntr-un anumit cmp al interogrii. Pentru a aduga calcule la o interogare, trebuie s adugai rndul Total la grila Query Design. Dup ce rndul Total este disponibil n grila interogrii, pot fi alese diverse calcule dintr-o list derulant n oricare dintre cmpurile pe care le-ai ales pentru interogare. De exemplu, putei nsuma (totaliza) informaiile numerice dintr-un cmp, putei calcula media i putei face analize statistice mai aprofundate utiliznd formule, cum ar fi calcularea abaterii minime, a abaterii maxime i abaterii standard.

57

Pentru a aduga un calcul la un cmp din grila interogrii, urmai paii:

1. n modul de vizualizare Query Design, executai clic pe butonul Totals de pe bara de

instrumente Query Design. La grila Query Design este adugat rndul Total (imediat sub rndul Table).

2. Executai clic n rndul Total pentru un cmp din grila Query Design, care conine informaii
numerice. Apare o sgeat de derulare.

3. Executai clic pe sgeata de derulare (vezi fig. 4) pentru a selecta formula pe care dorii s o
plasai n caseta Total a cmpului. Urmtoarele sunt cteva dintre cele mai des utilizate expresii de formule: Sum totalizeaz valorile gsite n cmp Avg claculeaz media valorilor gsite n cmp Min afieaz cea mai mc valoare (minimul) gsit n cmp Max Afieaz cea mai mare valoare (maximul) gsit n cmp Count Calculeaz numrul de intrri din cmp; de fapt numr intrrile StDev calculeaz abaterea standard pentru valorile din cmp. Abaterea standard calculeaz ct de mult difer valorile unui cmp fa de valoarea medie a cmpului. 4. Repetai paii 2 i 3 pentru a plasa formule n alte coloane de cmp.

Cnd utilizai rndul Total, putei rezuma din punct de vedere matematic informaiile dintr-un anumit cmp cnd rulai interogarea. De exemplu, ai putea dori s totalizai numrul de comenzi pentru un anumit produs, aa c vei utiliza formula de sumare furnizat de lista derulant Total.

Vizualizarea rezultatelor interogrii

Dup ce ai selectat cmpurile pentru interogare i ai stabilit criteriile pentru cmpuri, suntei pregtit s rulai interogarea. Ca n cazul tabelelor create n modul de vizualizare Design i a formularelor create n modul de vizualizare Design, ar trebui s salvai interogarea dup ce ai terminat proiectarea acesteia. Este suficient s executai clic pe butonul Save din bara de instrumente Query Design. Dai un nume interogrii, dup care executai clic pe Yes.

Acum suntei pregtit s rulai interogarea. Executai clic pe butonul Run un tabel Access.

de pe bara de instrumente

Query Design sau selectai Query apoi, Run. Rezultatele interogrii apar ntr-o foaie de date care arat ca

58

- Capitolul 11 Crearea unui raport simplu.

Ce sunt rapoartele ?
Tabelele i formularele furnizeaz diverse diverse ci de introducere a nregistrrilor n baza de date, iar interogrile v permit s sortai i s filtrai datele din baza de date. Acum v vei ndrepta atenia asupra unui obiect al bazei de date, care este proiectat pentru a rezuma datele i a oferi un rezultat tiprit al informaiilor din baza de date un raport Access. Rapoartele sunt proiectate special pentru a fi tiprite i partajate cu alii.

Crearea unui raport utiliznd Report Wizard

Report Wizard asigur un compromis bun ntre uurina de utilizare i controlul asupra raportului creat. Cu Report Wizard putei construi un raport creat. Cu Report Wizard putei construi un raport care utilizeaz mai multe tabele i interogri. Putei alege de asemenea o aezare n paginn i un format pentru raport. Pentru a crea un raport cu Report Wizard, urmai paii:

1. Deschidei baza de date care conine tabelul sau interogarea pentru care dorii raportul. 2. Executai clic pe pictograma Reports din fereastra bazei de date. 3. n panoul Reports al ferestrei bazei de date, executai dublu clic pe Create Report by
Using Wizard pentru a lansa Report Wizard (fig. 1). Primul ecran al aplicaiei expert v permite s alegei cmpurile de inclus n raport.

59

4. Din lista derulant Tables/Queries, selectai un tabel sau o interogare din care dorii s
includei cmpuri. (fig. 2)

5. Executai clic pe un cmp din lista Available Fields, dup care executai clic pe butonul
Add (>), pentru a-l muta n lista Selected Fields. Repetai acest pas pentru a selecta toate cmpurile dorite, sau executai clic pe Add All (>>) pentru a muta toate cmpurile deodat.

6. Pentru un raport care utilizeaz cmpuri din mai multe tabele, selectai un alt tabel sau o alt
interogare din lista Tables/Queries i repetai pasul 5. Pentru a construi tabelul din mai multe tabele, trebuie s creai o relaie ntre tabele. Dup ce ai terminat de selectat cmpurile, executai clic pe Next pentru a continua.

7. n urmtorul ecran al aplicaiei wizard, Access v ofer opiunea de vizualizare a datelor

dup o anumit categorie de informaii. Aplicaia expert furnizeaz aceast opiune doar cnd construii un raport pornind de la mai multe tabele. De exemplu, dac avei un raport care include cmpuri pentru un tabel Clienti, un tabel Produse i un tabel Comenzi, informaiile din raport pot fi organizate dup informaiile referitoare la client, produs sau comand. Selectai punctul de vedere pentru date din lista de la stnga din ecranul aplicaiei exeprt; dup aceea selectai Next pentru a continua.

8. n urmtorul ecran al aplicaiei expert putei grupa mai departe nregistrrile din raport dup
un anumit cmp. Pentru a efectua o grupare dup un anumit cmp, executai clic pe cmp, dup care executai clic pe butonul >. Putei alege mai multe niveluri de grupare, n ordinea dorit. Pentru a continua, executai clic pe Next. (fig. 3)

n mod prestabilit, datele de cmp din raport nu sunt grupate. Prin selectarea diferitelor niveluri de
grupare putei grupa informaii dup un anumit cmp pe care-l alegei. Gruparea datelor v permite s creai un raport care a fost mprit n subseciuni logice.

60

9. Aplicaia expert v ntreab dac dorii s sortai nregistrrile din raport (fig. 4). Dac dorii
s sortai nregistrrile dup un anumit cmp sau dup anumite cmpuri, cum ar fi dup nume i prenume), deschidei lista derulant de sus i selectai un cmp dup care s se realizeze sortarea. Din lista derulant, selectai pn la patru cmpuri de sortare, dup care executai clic pe Next.

61

10. n urmtorul ecran al aplicaiei exeprt selectai o opiune de aezare n pagin din seciunea
Layout. Cnd executai clic pe un buton de opiune pentru o anumit aezare n pagin, mostra din caset se schimb, artndu-v ce ai selectat.

11. n urmtoarea caset de dialog a aplicaiei expert alegei un stil de raport. Sunt enumerate
mai multe stiluri; executai clic pe unul pentru a vedea o mostr de aplicare a acestuia, dup care executai clic pe Next cnd suntei mulumit de alegerea dvs.

12. n ultimul ecran al aplicaiei expert vi se cere un titlu pentru raport. Introducei un nume n
caseta de text Report i executai clic pe Finish pentru a vedea raportul dvs. n Print Preview.

Vizualizarea i tiprirea rapoartelor n Print Preview

Cnd creai un raport fie cu AutoReport, fie cu Report Wizard, raportul apare n Print Preview (fig. 5).

De acolo putei tipri un raport dac suntei mulumit de acesta, sau putei trece n modul de vizualizare Report Design pentru a face modificri. n modul Print Preview putei mari sau icora dimensiunea de afiare a raportului pe ecran, utiliznd instrumentul Zoom (executai clic o dat pentru mrire i executai clic din nou pentru micorare). Utiliznd butonul potrivit din bara de instrumente Print Preview, putei afia de asemenea raportul pe o singur pagin, pe dou sau pe mai multe pagini.

62

Dac dorii s tiprii raportul i s precizai orice opiuni de tiprire (cum ar fi numrul de copii) selectai File, Print. Dac dorii rapid o copie tiprit, executai clic pe butonul Print din bara de instrumente. Dac executai clic pe butonul Close (x) din bara de instrumente Print Preview, suntei transportat direct n modul de vizualizare Report Design. n lecia urmtoare vei nva despre modul de vizualizare Report Design.

63

- Capitolul 12 Tiprirea obiectelor Access.

Tiprirea rapoartelor
Dup cum ai nvat din capitolul precedent, raportul Access este formatul ideal pentru prezentarea informaiilor din baza de date pe pagina tiprit. Utiliznd rapoarte putei aduga controlae de numerotare a paginilor i alte informaii de antet i subsol, care se repet pe fiecare pagin a raportului. Indiferent dac creai un raport utiliznd AutoReport sau Report Wizard, raportul finalizat apare n modul Print Preview. Putei trimite imediat raportul ctre imprimanta prestabilit, executnd clic pe butonul Print din bara de instrumente Print Preview. Dac descoperii c ar trebui s schimbai marginile raportului sai s modificai orientarea raportului pe pagin, executai clic pe butonul Setup din bara de instrumente Print Preview. Apare caseta de dialog Page Setup. (fig. 1)

n caseta de dialog Page Setup sunt dou sau trei etichete (n funcie de softul instalat pentru imprimant): Margins Aceast etichet v permite s stabilii marginile de sus, de jos, din stnga i din dreapta ale paginii. Pentru a schimba dintre valorile prestabilite, tastai noua valoare n caseta pentru margine potrivit. Columns Acesat etichet v permite s schimbai numrul de coloane din raport i distana dintre coloane. Deoarece coloanele pentru raport sunt determinate cnd creai raportul, utiliznd AutoReport sau Report Wizard, probabil nu vei dori s modificai parametrii de coloan. Este mai uor s schimbai distana dintre controalele de cmp n modul de vizualizare Report Design.

64

Page Aceast etichet v permite s schimbai orientarea paginii raportului pe pagina tiprit. Portrait, care este parametrul prestabilit, orienteaz textul raportului de sus n jos pe o pagin obinuit A4. Landscape ntoarce pagina cu 180 de grade. Aceast orientare (pe orizontal) este potrivit pentru rapoarte care conin un numr mare de cmpuri plasate de la stnga la dreapta n raport.

Utilizai modul de vizualizare Report Design pentru a face modificri de aspect. Dac desoperii c raportul are nevoie de cteva schimbri majore, executai clic pe butonul View pentru a trece n modul de vizualizare Design. Dup ce ai terminat de fcut alegerile n caseta de dialog Page Setup, executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog. Acum putei tipri raportul.

Tiprirea altor obiecte ale bazei de date

Cea mai rapid cale de a tipri un obiect al bazei de date, cum ar fi un tabel, un formular sau o interogare, este s selectai obiectul din fereastra bazei de date. Este suficient s selectai pictograma de obiect potrivit din fereastra bazei de date i s selectai un obiect din lista de obiecte, cum ar fi un tabel. Dup ce este selectat obiectul, executai clic pe butonul Print din bara de instrumente a bazei de date. Obiectul dvs. de baz este trimis ctre imprimant. Dac ai dori s examinai naintea tipririi un tabel, un formular sau o interogare, fie selectai obiectul n cauz din fereastra bazei de date, fie deschidei obiectul n cauz, dup care executai clic pe butonul Print Preview. Dup aceea obiectul va fi afiat n modul Print Preview (fig. 2). Cnd tiprii tabele, formulare sau interogri, numele obiectului i data curent sunt plasate sus pe pagina tiprit. Numerele de pagin sunt plasate sus pe pagina tiprit. Numerele de pagin sunt plasate automat la baza paginilor tiprite. Putei controla marginile i aezarea n pagin (pe orizontal sau pe vertical) pentru tabelul (sau alt obiect) tiprit, utiliznd caseta de dialog Page Setup.

65

Utilizarea casetei de dialog Print

Pn n prezent, s-a presupus c dorii s tiprii utiliznd imprimanta prestabilit. Putei tipri un raport sau un alt obiect al bazei de date la o imprimant diferit i putei controla domeniul de pagini care sunt tiprite sau nregistrrile care sunt tiprite. Aceti parametri sunt controlai n caseta de dialog Print. Din modul Print Preview sau avnd un anumit obiect deschis n fereastra Access, selectai File, Print. Apare caseta de dialog Print (fig. 3). Pentru a selecta o imprimant diferit (alta dect cea prestabilit), executai clic pe lista derulant Name i selectai un nume de imprimant. Dac dorii s selectai un domeniu de pagini de tiprit (cum ar fi un domeniu de pagini dintr-un raport), executai clic pe opiunea Pages, dup care tastai domeniul de pagini n casetele de pagin. n cazul tabelelor i al interogrilor, putei tipri de asemenea nregistrri selectate. nainte s deschidei caseta de dialog Print, selectai nregistrrile din tabel sau din interogare. Dup aceea, cnd deschidei caseta de dialog Print, executai clic pe butonul de opiune Selected Record(s).

66

Dup ce ai terminat de schimbat imprimanta prestabilit, sau de specificat un domeniu de pagini sau tiprirea de nregistrri selectate, suntei pregtit s tiprii obiectul. Executai clic pe butonul OK. Astfel nchidei caseta de dialog Print i trimitei obiectul ctre imprimant.

67