Como funciona a formao de uma identidade de negcio Introduo Aqueles que tm seus prprios negcios sabem que importante

e o cliente reconhecer o nome e o logotipo de seu negcio. Contudo, voc sabia que quanto mais clara a identidade de seu negcio, mais chances ele tem de sobreviver ou prosperar? Para que a identidade seja clara para seus clientes, ela tem de ser nica e consistentemente exibida em cada aspecto de seu negcio. As pessoas so altamente afetadas pelos elementos visuais. Lembra do provrbio popular uma "foto vale mais que mil palavras"? por isso que usar uma imagem visual consistente to importante para os negcios. No mercado congestionado de hoje, ter um senso de coeso em relao aos negcios, ao que voc faz, ao que voc e sua cultura muito importante. Estabelecer uma identidade clara e memorvel o primeiro e provavelmente o mais fcil dos passos que voc vai dar. A parte difcil manter a consistncia da identidade, especialmente quando seus negcios comeam a crescer. Neste artigo, vamos falar sobre o trabalho envolvido no estabelecimento de uma identidade de negcio, mas vamos nos concentrar principalmente na estruturao das diretrizes escritas para assegurar que a imagem exibida ao pblico seja consistente. Qual a sua posio? Se voc ler o nosso artigo "Construindo seu plano de marketing" provavelmente vai ter uma idia do que posicionamento. Nesse artigo declaramos que o posicionamento a percepo que o seu pblico-alvo tem de seu produto. Planejar o posicionamento de seu produto deve envolver levar em considerao questes como a concorrncia e como os produtos dela so vistos, as necessidades e desejos do seu pblico-alvo e o elemento mstico ou dramtico que seu produto ou servio naturalmente tem sobre ele. Em mercados lotados muito importante posicionar seu produto adequadamente. Pense nas mensagens publicitrias com as quais seu pblico bombardeado todos os dias. Para se sobressair, seu produto tem de ter uma posio clara na mente das pessoas. Mas como voc atinge o posicionamento para o seu produto? Primeiro, voc tem de determinar um posicionamento amplo. Isto significa determinar se seu produto deve cair em um nicho, ser um lder de baixo custo ou um produto diferenciado. Estes so os caminhos diferentes de cada estratgia e levaro voc em diferentes direes quando voc sintonizar bem a sua mensagem. Pense nas qualidades de seu produto, seus pontos fortes e fracos, as oportunidades que voc descobriu, o preo que voc considerou e seu mercado-alvo para determinar que posio ampla ser tomada. Depois, voc tem de determinar um posicionamento especfico. Isto pode ser baseado em uma determinada qualidade ou benefcio de seu produto tal como a facilidade de uso, durabilidade, confiabilidade, segurana, convenincia, etc. Em alguns casos voc pode at mesmo posicionar seu produto baseado em duas qualidades. Por exemplo, pense em um Volvo. Segurana e durabilidade so suas posies principal e secundria. Slogans e afirmaes de posicionamento Uma vez que voc tiver uma posio especfica desenvolvida que se ajuste ao seu negcio, seu produto, seus objetivos e s necessidades de seu cliente, transforme essa posio em uma nica afirmao que possa ser usada com o seu logotipo em tudo o que seja gerado de seu negcio. Parece difcil? Claro que . Voc tem que ser criativo e geralmente conseguir ajuda externa como a de uma empresa de relaes pblicas ou agncia de publicidade. Esta uma boa idia porque eles so novos olhos vendo o seu negcio provavelmente como os seus clientes o vem. Ou, pelo menos conseguir um consenso da famlia, amigos, associados e seus funcionrios. Fale com o maior nmero de pessoas que puder. Seu slogan algo que voc no vai mudar. Vai ser usado em mensagens publicitrias, em itens promocionais, psters, banners, sua pgina na Internet. Tome a deciso correta desde o comeo e fique com ela.

Cultura de negcio Criar uma cultura de negcio tambm essencial para estabelecer sua identidade como empresa. Uma cultura de negcio reune a experincia total, significando a viso e misso da sua empresa. A cultura tem de ser comunicada e integrada com seu estilo e imagem. Sua viso e misso no devem apenas ter relao com sua posio, mas tambm devem ditar a maneira como comunica quem voc para seus clientes. Declarao de viso Uma declarao de viso uma imagem de sucesso do negcio formada em termos de sua contribuio sociedade. uma declarao mais derivada da emoo que revela uma imagem visual do destino da empresa. o sonho que fez tudo virar realidade. Talvez voc tenha visto um problema e sua viso a soluo para o tal problema. Sua viso o produto final. Por exemplo, uma viso de arquiteto o produto final de seu projeto. A viso de um artista a arte final que ele cria. Igualmente, a viso de seu negcio o objetivo perfeito do que voc est tentando realizar ou como est tentando alterar o cenrio atual em seu mercado para melhor-lo. Abaixo, alguns exemplos de declaraes de viso de empresa. y Do departamento de educao do Estado. Cada escola ser o exemplo de uma comunidade de virtude na qual cuidado, justia, integridade, respeito, responsabilidade, lealdade e aprendizado de servio so regularmente esperados, modelados, ensinados e celebrados como parte integral do curriculum e funcionamento dirio da escola. Trabalhando em conjunto com a famlia e comunidade, estas prticas resultam na realizao do aperfeioamento do estudante, segurana, ambiente escolar pacfico e cidados que so membros contribuintes da sociedade. Da Associao Americana de Condicional e Sursis. Vemos uma sociedade clara, justa e segura na qual as parcerias da comunidade esto restaurando a esperana ao adotar um equilbrio de preveno, interveno e proteo. De uma cadeia de hotis. Ser uma empresa hoteleira de primeira, superar os padres da indstria atravs da inovao e excelncia dos membros da equipe, assegurando a satisfao de nossos hspedes e acionistas.

Declarao de misso Uma declarao de misso definida como as diretrizes do negcio que declaram quais so os objetivos da empresa, os seus valores e para onde eles esto voltados. A declarao de misso define o plano geral da empresa de uma maneira interessante e suscinta com um tom que reflete o tom do prprio negcio. Ela deve responder questes como: y y y Quais as necessidades que direcionam o negcio? Ou, qual o propsito do negcio? Como o negcio direciona estas necessidades? Quais so os princpios e crenas que guiam como a empresa direciona a necessidade?

Veja alguns exemplos de declaraes de misso y y De uma empresa de assistncia mdica residencial "Para melhorar a qualidade de vida de seus clientes." De uma organizao big brother/big sister. "Fazer uma diferena positiva na vida de crianas e jovens, primeiramente atravs de uma relao apoiada profissionalmente por um adulto e assisti-los na realizao de seu alto potencial enquanto eles crescem para se tornarem confiantes, competentes e solidrios, gerando voluntrios comprometidos, liderana nacional e padres de excelncia."

Marca do empregador A marca do empregador a imagem que sua empresa exibe a funcionrios em potencial e constri com os funcionrios uma vez que so contratados. Muito da marca do empregador vai se sobrepor identidade corporativa. Na verdade, de acordo com uma pesquisa da The Conference Board Inc., Nova Iorque, os objetivos de marca corporativa e de marca do empregador tm uma sobreposio significante em cerca de 90% de todas as empresas.

A marca do empregador ajuda os funcionrios a incorporar os valores e objetivos da empresa. Criando um sentimento unificado entre seus funcionrios, voc pode comunicar com mais eficcia aquela mesma mensagem para seus clientes. A marca efetiva do empregador tambm promove um bom servio ao cliente e uma mensagem consistente por toda a empresa. Este artigo deve dar a voc algumas idias sobre o que sua identidade de negcios pode ser, ou pelo menos como dar cada passo para determinar as informaes que voc precisa para definir sua identidade de negcio. Agora vamos falar sobre como colocar as informaes no papel, diretrizes por escrito que sero utilizadas por voc e seus funcionrios para ajudar a atingir a consistncia da imagem da sua empresa exibida para o pblico. Afinal, voc no quer desperdiar todo o tempo e esforo gastos em alcanar a posio de sua empresa permitindo que uma confuso de imagens chegue at seus clientes. Diretrizes escritas Mesmo que sua empresa seja pequena, faz sentido escrever diretrizes sobre como usar e exibir sua identidade de negcio. Lembre-se da importncia de uma "aparncia" consistente. Isto significa estabelecer um documento de diretrizes com informaes como: y y y y y y y uso do logotipo; uso do material de escritrio; placas e letreiros; material de marketing; materiais de apresentao; materiais de publicidade; embalagem dos produtos.

Este documento deve ser detalhado e cobrir cada rea necessria ao seu negcio. Por exemplo, se voc tiver filiais que devem desenvolver seu prprio material de marketing, provavelmente dar a elas as diretrizes do logotipo no suficiente. Voc tambm deve ter um modelo ou guia de layout, diretrizes para textos escritos, paleta de cores, tipo de papel que utilizar e possivelmente at mesmo grficas escolhidas. Mesmo se voc ainda no tem vrios escritrios de filiais, voc deve desenvolver este documento como se tivesse. Isto dar um padro de qualidade e uma aparncia para seu negcio e para seus materiais que pode ser uma referncia para voc mesmo. Voc provavelmente vai descobrir que difcil lembrar como algo foi feito um ano atrs. Se tiver este documento, basta recorrer a ele e saber se voc est dentro de suas diretrizes. Vamos seguir com as informaes e os detalhes que voc deve incluir em seu documento. A "aparncia" Como manter a aparncia de seu negcio consistente atravs de diferentes mdias? H vrios elementos de projeto que desempenham um papel crtico em ajud-lo a fazer isso. Logotipo Antes de tudo, o logotipo de sua empresa tem de permanecer consistentemente exibido em cores, tamanho e relaes de espao com os elementos ao redor dele. Escolha de cores A cor pode ser padronizada por meio de um sistema de cores tal como o Sistema de Combinao Pantone (PMS) (em ingls) . A impressora que voc selecionar vai usar uma cor de tinta especfica do PMS designada por voc e o designer de seu logotipo. Usando estas cores de tinta PMS, voc pode ter certeza de que seu logotipo ter uma cor consistente em todos os materiais e documentos. Veja aqui um exemplo de algumas cores do Pantone e como o seu sistema numrico funciona:

 claro que existem muito mais cores do que estas exibidas aqui. Sua grfica ou designer deve ter um quadro de cor impresso que voc pode olhar para determinar a cor exata que deseja usar. difcil selecionar uma cor especfica somente vendo-a na tela do computador. Porque os monitores variam muito a exibio de cores, pea para ver uma amostra impressa para ter certeza. Tintas de impresso Por que as tintas de Verses em branco e preto impressoras so comumente Voc precisa se certificar de transparentes, o papel que voc que seu logotipo ser to bem usa para sua literatura e impresso em preto e branco material de escritrio tambm quanto em cores. Se voc sabe afetar o resultado final da cor. que o logotipo ser enviado por Mesmo uma cor sutil por baixo fax e copiado em mquinas copiadoras, ento tambm tenha certeza de alterar a cor do logotipo. que ainda assim ele ficar bom. Voc pode precisar de variaes do Verifique com a grfica se a cor logotipo para usar nestes de documentos. Isto algo que deve ser pode ser afetada antes de desenvolvido para muitos de seus documentos como papis timbrados, imprimir muito material. Voc formulrios, etc. tambm deve consultar a grfica ou o seu designer sobre Fundo as mudanas de cores na Voc deve dar as orientaes quanto ao posicionamento do seu logotipo impresso que utiliza o sobre fundos padronizados ou coloridos. O fundo pode prejudicar processo de separao de consideravelmente a aparncia e o impacto do logotipo e deve ser limitado cores e na impresso que utiliza ao branco (ou o que voc achar melhor). o processo de impresso spot color (impresso com cores especiais). Imprimir um folheto Variaes do logotipo Algumas vezes necessrio reverter seu logotipo para imprimi-lo em um em cor cheia (ou 4 cores) fundo escuro. Por exemplo, se voc fizer camisas da empresa, voc pode significa que todas as cores so produzidas pela combinao de querer usar cores escuras que vo requerer o logotipo em branco. Certifique-se de ter verses reversas de seu logotipo especialmente para tintas ciano, magenta, amarelo estes usos. s vezes, o processo de reverso muda certos elementos do e preto. Geralmente isto produz uma cor levemente diferente da logotipo, como reas sombreadas e degrads. Criando estas verses sua cor de tinta PMS usual. Sua inicialmente, voc as ter definidas em um formato usvel desde o grfica ou designer tambm comeo e pode cuidar destas mudanas sem pressa para que voc no deve ter um quadro de cores tenha surpresas no caso de algum evento especial. impressas para mostrar como a sua seleo de cores PMS ser Consideraes de tamanho e espao Defina os tamanhos mnimo e mximo dos logotipos que sero usados em impressa com separao de cores. Se a diferena for muito materiais e documentos comuns. Geralmente o logotipo reduzido para grande, voc pode acrescentar caber em determinados espaos e acaba ficando ilegvel no documento cores especiais ao trabalho de final. Isto cria uma imagem ruim que fica pior se o documento enviado impresso, tornando-o um por fax ou fotocopiado. trabalho de 5 cores e no de 4. Voc vai pagar mais por isto, Alm do tamanho, tambm importante ajustar os requerimentos de mas se a diferena de cor for espao ao redor de seu logotipo. Veja os exemplos abaixo para entender grande, vale a pena. o que queremos dizer. O documento direita polui o logotipo e no tem uma aparncia profissional.

Ilustre em suas diretrizes o espao em branco requerido ao redor do logotipo. Isto vai garantir que o logotipo tenha o impacto e a aparncia que voc trabalhou tanto para desenvolver. Estes exemplos mostram como isto pode ser ilustrado.

Usos incorretos do logotipo Defina uma pgina de exemplo de usos incorretos do logotipo. Isto de extrema importncia se voc tem outras filiais que possam estar criando seu prprio material. Disponibilizar uma verso eletrnica de seu logotipo para os outros pode ser til ou prejudicial. Exemplos de uso incorreto incluem cores inadequadas, alongamento, achatamento ou outras distores. Veja alguns exemplos.

Instrues para usar arquivos do logotipo uma boa idia ter instrues sobre como usar os arquivos eletrnicos do logotipo. Se voc disponibilizar o logotipo eletronicamente para seus funcionrios, provavelmente ouvir muitas dvidas sobre como us-lo. A primeira coisa que voc vai ouvir ser: "No consigo abrir o logotipo". Este sempre ser o caso a menos que seus funcionrios tenham programas grficos que possam ler os formatos do arquivo do logotipo. Mais provavelmente voc vai ter o formato .pcx ou .bmp para uso dirio no Word. Seus funcionrios vo precisar saber que, para usar tais arquivos, ele precisam "colocar" ou "inserir" o arquivo do logotipo como um arquivo grfico ou clip-art no documento na posio onde querem que ele aparea. Por exemplo, no Word da Microsoft para colocar um arquivo de logotipo .pcx em um documento, voc simplesmente precisa abrir o menu "Inserir" e selecionar "Figura" para que uma caixa pop-up aparea e pea o tipo de arquivo. L, basta selecionar "do arquivo" e ento direcionar exatamente para o local do arquivo na HD. Isto insere uma cpia escalvel do grfico do logotipo em sua pgina. Outros formatos de arquivo do logotipo devem estar disponveis. Por exemplo, sua grfica ou designer vai precisar do logotipo em um formato .eps (encapsulated postscript) ou em um formato .tif. Seu web designer vai usar um formato .jpg ou .gif. Voc tambm pode querer disponibilizar seu logotipo em formatos .gif e .jpg para seus funcionrios usarem em apresentaes de computador. Estes arquivos so projetados para uso na tela e geralmente seu tamanho menor. Fontes Um elemento que pode ter quase tanto impacto quanto o logotipo no reconhecimento de seu negcio, o tipo de fonte usado em seu material de markering, documentos e outros impressos. Selecione uma famlia de fonte padro e use-a consistentemente em todos os documentos. Isso tem um efeito cumulativo em como seus clientes reconhecem e percebem sua empresa. Este nvel de ateno aos detalhes contribui tanto para o reconhecimento como para a percepo da imagem de sua empresa, alm do profissionalismo que sua empresa demonstra ao pblico.

Assim como voc fez com as diretrizes para o logotipo, tambm precisar definir diretrizes para as fontes que a empresa vai usar, alm de como e onde cada estilo ser usado. Veja aqui um exemplo de como voc pode definir a fonte padro e as diretrizes para o seu uso. Certifique-se de tambm ter regras contra alteraes nas fontes exatamente como voc fez com o logotipo. Isso incluiria restries como mudana de largura (a largura real da letra) ou kerning (o espaamento entre as letras) da fonte ou o uso de espaos irregulares entre as linhas do texto. Todas essas coisas afetam a aparncia do documento. Paleta de cores As cores que sua empresa usa obviamente sero ditadas pelas cores que voc vai usar no logotipo. Contudo, deve haver cores adicionais selecionadas para uso em mdia e documentao que possam suportlas. Selecionar uma paleta de cores para sua empresa usar garante que as matizes e sombras das cores usadas complementam as cores do logotipo. Se sua empresa tem divises ou reas de negcios diferentes, voc pode at mesmo definir uma cor padro para cada uma delas para estabelecer um tipo de subidentidade para elas. Lembre-se de considerar as emoes que as diferentes cores evocam e faa sua seleo adequadamente. Por exemplo, verde tem um efeito calmante, enquanto o vermelho tem um efeito mais intenso e excitante. O azul tende a trazer um sentimento mais sbrio e contemplativo, enquanto o roxo leva a algo magnificente, nobre e at mesmo mstico. O amarelo e o laranja induzem mais sentimentos de alegria, energia e disposio. Ainda que estas associaes no sejam absolutas, elas podem ser usadas como um tipo de guia para a seleo de cores. Alguns exemplos de combinaes de cores que podem funcionar so mostrados direita. Use sua imaginao quando pensar nas cores que sero utilizadas. Muitas destas combinaes de cores podem no ser algo que voc considere funcional, mas quando usadas em materiais ou em apresentaes de marketing, elas podem criar um bom impacto e uma imagem profissional. Papel O papel no qual seu material de escritrio, cartes de visita, brochuras e outros materiais so impressos tambm tem um impacto. Voc deve fazer sua seleo de papel baseado na cor, textura e peso, bem como no custo. Tenha em mente que se voc escolher uma cor sem ser o branco, suas tintas de impresso tambm sero alteradas. Outra coisa para se ter em mente que toda a matria-prima branca no exatamente igual. H vrios nveis de brilho para a matria-prima branca. Geralmente, quanto mais brilhante a matria-prima, maior a qualidade e tambm o preo. Isto nem sempre verdade, mas pode ser observado. H muitos produtores de papel e centenas de estilos de papel. Visite uma grfica e veja seu livro de amostras para ter uma idia do que voc quer. Ou, se voc usar os servios de um designer para desenhar seu material e identidade, provavelmente ele tambm ter algumas boas sugestes e amostras para voc ver. Os papis esto disponveis em muitos pesos diferentes dentro da mesma famlia de estilo e cor. Tambm pode haver variaes de graduao dentro de uma famlia especfica de textura. Isto pode funcionar bem para diferenciar os vrios segmentos de seu negcio, como mencionamos acima na seo de paleta de cores. Depois de determinar as matrias-primas e pesos que voc quer usar para o seu material, voc deve ter certeza de identificar estes estilos nas diretrizes de identidade que voc colocou no papel. Se voc tem uma empresa pequena, isto vai ajud-lo a manter o estilo sem perder a consistncia quando precisar de reimpresses. Em muitos casos, a grfica vai manter um registro do que voc usou anteriormente, mas no

dependa apenas deles para manter os registros dos detalhes. Se voc tem outras filiais, detalhar estas informaes em suas diretrizes escritas vai dar a eles as informaes necessrias para que possam imprimir seu prprio material. Agora, vamos mudar para o projeto de seu material de escritrio e como voc pode manter a consistncia da aparncia atravs de todos os seus documentos. Material de escritrio O material de escritrio de seu negcio consiste em papis timbrados e matria-prima associada no impressa para pginas adicionais, etiquetas para correspondncia e envios, blocos de anotaes, cartes de visita e muito mais. Cada um destes documentos deve ser projetado com um layout consistente, ou seja, eles devem ter a mesma "aparncia". Em suas diretrizes, mostre exemplos de cada um deles e determine padres para como eles devem e no devem ser usados. Por exemplo, voc pode querer limitar o uso de seu papel timbrado para correspondncia sem relao com os negcios, ou pode querer mostrar exatamente como as cartas ou relatrios devem ser formatados. (Falamos sobre determinar modelos de padro e documentos abaixo.) Voc deve informar como cada item impresso deve ser usado. Por exemplo, se voc tem um bloco de anotao da empresa, voc pode querer descrever o tipo de coisas para as quais deve ser usado, tal como convites, notas de agradecimentos ou outros tipos de comunicaes com os clientes. Criando modelos A criao de modelos de documento para coisas como cartas, memorandos, relatrios, propostas e apresentaes, pode garantir um nvel mais alto de consistncia para tudo o que sai do seu escritrio e chega ao cliente. Um modelo simplesmente um arquivo em branco formatado que tem estilos fixos que podem ser usados para cada seo do documento. Para os relatrios ou propostas que tm muitas sees similares, introdues padro ou reas que no mudam, voc pode criar um tipo de documento padro que tenha estes elementos j inseridos corretamente. Estes documentos devem ser salvos como "modelos" em "salvar" "opes" em seu software. Salvando-os como modelos ao invs de apenas como documentos comuns, voc protege o documento original. Quando voc abre um modelo obtm um novo documento sem ttulo que baseado no original. muito fcil esquecer e renomear um novo documento ou escrever sobre o original se voc no estiver usando um modelo! Mestres eletrnicos formatados Outros itens padro impressos incluem as folhas de exemplos de fax, memorandos e formulrios do escritrio. Estes documentos podem ser configurados tanto no Word ou convertidos em arquivos PDF (Formato de Documento Porttil do Adobe) que continuam a manter a exata formatao que voc definiu. Os documentos PDF no podem ser alterados sem o software Adobe Acrobat, mas podem ser lidos e impressos com o software Acrobat Reader gratuito. Este software pode ser baixado do site da Web da Adobe (em ingls). Se voc no tem um Adobre Acrobat para criar estes documentos, verifique com seu fabricante de software ou com a Adobe sobre exportar os documentos de seu programa existente para o formato PDF. Isto pode ser to simples quanto salvar o arquivo como "PDF" ou selecionar uma opo PDF sob o comando "imprimir". Crie uma biblioteca de documentos sempre til ter um diretrio estabelecido em sua rede ou intranet (se voc tiver uma), ou simplesmente um disquete ou CD-ROM contendo arquivos eletrnicos, mestres formatados e modelos de documentos para ser usados por voc e seus funcionrios. Se voc tem uma pgina na Internet, voc pode ter uma pgina sem link ou "oculta" que contm os links para o download destes documentos. Configurando desta forma, voc pode facilmente manter os documentos atualizados quando atualizar sua pgina na Internet. Para evitar que os visitantes entrem na pgina, voc pode determinar uma senha para proteger a pgina. Seu webmaster pode fazer isso facilmente. Independentemente de como voc distribui estes documentos, importante ter certeza de t-los configurado corretamente e que voc e seus funcionrios saibam como us-los. Portanto, dentro dessa biblioteca bom ter arquivos explicando "Como usar os arquivos eletrnicos do logotipo", "Como usar os

modelos de documentos" e "Como usar os documentos mestre". Voc pode at mesmo ter uma cpia de suas Diretrizes de Identidade disponvel para download. H tambm a opo de colocar as diretrizes escritas diretamente em sua pgina na Internet com links para baixar os documentos, modelos e logotipos. Materiais de marketing e secundrios Seu material de marketing provavelmente tem o maior impacto no reconhecimento e imagem do seu negcio. Se for impresso, transmitido ou um stand de feira, ele deve ter uma aparncia consistente com tudo o mais que voc est usando. Um designer pode ajudar a determinar os projetos iniciais, mas no caso de o designer no estar por perto, voc tambm vai querer saber como os novos materiais devem ser determinados para combinar com os outros. Todos os padres de que falamos anteriormente, tais como fontes, cores, papel, etc. tambm so transferidos para o seu material de marketing. Se voc tiver filiais que preparam seu prprio material, pelo menos ter as diretrizes para as suas grficas e designers. Folhas pr-impressas informais Se seus funcionrios tm necessidade por quantidades pequenas de "folhetos" personalizados, pode ser til ter modelos configurados para que eles possam inserir texto e criar documentos customizados e com aparncia profissional em segundos. Estes documentos podem ser impressos via impressora a laser em um papel pr-impresso branco. As informaes pr-impressas na folha pode ser simplesmente o logotipo da empresa e alguns elementos grficos que puxam a folha para o padro da aparncia dos outros materiais da empresa. Este mtodo tem um bom custo/benefcio para produzir materiais de marketing rpidos e baratos. As folhas pr-impressas podem ser impressas em grande quantidade e distribudas para serem usadas por todos dentro da empresa. A chave o uso dos arquivos modelos para que o produto final tenha a mesma formatao de texto e aparncia do restante do material. Espaamentos e fontes so muito importantes. Instrues claras devem ser includas em suas diretrizes escritas destacando o uso adequado das folhas soltas e como produzi-las em vrios softwares. Voc tambm deve definir as diretrizes sobre quando as quantidades produzidas deixam de ser "pequenas" e devem ser impressas profissionalmente. A maioria da prensas offset no tem problema de fazer a impresso final neste tipo de papel pr-impresso. Na verdade, voc deve usar esta tcnica de pr-impresso para outros tipos de necessidade de literatura. Use sua imaginao um bom modo de conseguir mais cor em seus materiais a um custo mais baixo. Itens promocionais Provavelmente, voc vai pedir todos os itens promocionais como canetas impressas, canecas, bloco de anotaes, etc, de uma fonte central e estoc-los at que precise ou distribui-los entre suas filiais (se voc tem vrias filiais). Isto outro aspecto que precisa de diretrizes para o caso de outras pessoas fazerem seus prprios pedidos de novos itens. Se voc vai ter vrios funcionrios ou filiais solicitando seus prprios itens de brindes para feiras ou eventos especiais, ento importante definir alguns limites. Estes catlogos fazem voc pensar na necessidade deses materiais. Primeiro, monte uma lista de itens aprovados com o nvel de descrio que voc considera necessrio para limitar os itens que voc quer aprovar. Segundo, crie diretrizes grficas para como o logotipo deve ser colocado em cada item e como pode ser alterado. Lembre-se do exemplo que usamos sobre as camisas com logotipo. Se voc tiver que reverter o logotipo, pelo menos pode se sentir confortvel com a aparncia dele. Terceiro, defina um sistema de aprovao que garanta que voc tenha a ltima palavra sobre o desenho final. Isto pode parecer meio extremo, mas lembre-se de que alguns itens de "brinde" podem ser to malfeitos que no merecem o seu logotipo estampado neles. Anncios impressos Anncios impressos de sua empresa em jornais, revistas, boletim informativo ou outra mdia tambm deve ter um design estabelecido e estritamente seguido. Determine layouts para vrios tamanhos e formatos de

anncios que seguem o mesmo design. Veja abaixo um exemplo de algumas especificaes que voc pode querer incluir.

Defina as diretrizes para cada tamanho e formato de anncio que voc espera precisar. Como a maioria das mdias impressas vai ter seu prprio tamanho de anncio especfico, voc no vai precisar definir um anncio padro que possa ser usado em qualquer lugar. Se o fizer, cuidado com as publicaes que dizem que podem alterar o anncio para voc, pode acabar com uma verso achatada ou esticada do original! Tenha uma nova definio do anncio para o tamanho especificado sempre que possvel. Informativo de imprensa Apesar de no ser to importante no layout como o contedo, seu informativo de imprensa deve pelo menos seguir um formato padro com a data de publicao, informaes de contato e o assunto claramente indicado no alto da pgina. Vamos falar mais sobre os guias de estilo e voz para o texto escrito mais adiante. Embalagem dos produtos Isto pode estar comeando a parecer um disco quebrado, mas ... sim, a embalagem de seu produto no deve se distanciar drasticamente da imagem estabelecida para o restante da empresa. possvel que a embalagem seja a nica coisa que alguns cliente jamais vero da "aparncia" da sua empresa. Se este for o caso, ela vai depender, claro, do tipo de negcio que voc tem. Preste bastante ateno na consistncia da aparncia e do projeto de sua embalagem. No desvie da paleta de cores, embora voc possa acabar tendo de ampli-la se tiver uma ampla linha de produtos. Mas pelo menos selecione as cores sabiamente e assegure-se de que elas complementam as outras cores padro. Depois, certifique-se de que a literatura de apoio e os anncios para estes produtos usam as mesmas cores. A cor uma parte bem notvel de nosso mundo. Pesquisas mostram que o uso consistente de uma cor no marketing de um produto tem um impacto significante na distribuio de um produto. Apresentaes uma boa idia ter modelos de apresentaes definidos para que os funcionrios possam usar em apresentaes de vendas, treinamentos ou outras necessidades. Estes modelos podem fazer parte de sua biblioteca de modelos, documentos e arquivos-mestre. Fotos, arte e imagens Outra pea importante do quebra-cabea de imagens so as fotos e a arte que acompanham quase todas

as peas de literatura, apresentaes e outras mdias. Assumindo que voc use irrestritamente essas fotos e imagens, recomendamos que elas tambm faam parte de sua "biblioteca" para que os funcionrios possam us-las quando precisarem. Novamente, as instrues necessrias sobre a utilizao da imagem sero fornecidas juntamente com as restries de uso, como alteraes ou mal uso. Voc pode ter uma lista extensa de documentos e materiais sobre os quais precisar escrever diretrizes, mas fazer isso vai garantir a qualidade dos seus papis que circulam por a. Questes de propriedade As placas/letreiros e outros atributos fsicos que anunciam a localizao do seu negcio fazem parte de outra rea importante que deve permanecer consistente quanto aparncia e imagem. Particularmente, se voc tiver mais do que uma filial, precisar garantir que cada uma delas tenha uma aparncia consistente. Algumas grandes cadeias de lojas como a Toys 'R Us e outras garantem que cada loja seja montada da mesma maneira para que os clientes possam rapidamente encontrar o que esto procurando, independentemente da filial onde estejam. Isto requer muito planejamento e ateno aos detalhes. Voc pode fazer isto tambm, mesmo no tendo muitas filiais em cada Estado! Placas/letreiros internos e externos Se voc tiver uma nica filial, provavelmente no precisa se preocupar muito com o layout, cores e projetos das placas e letreiros de sua empresa, alm de se certificar que eles acompanhem sua "imagem" estabelecida. Se voc tem vrias filiais, tanto atravs da aquisio ou simplesmente da expanso, precisar lidar consideravelmente com o direcionamento do projeto, produo e colocao de placas/letreiros dentro e fora de suas filiais. A primeira coisa que voc deve fazer determinar o material, layout, tamanho e localizao que considera necessrios para as placas e letreiros do seu negcio. Isto incluiria a deciso entre placas de alumnio com letras de vinil versus pintadas, ou mesmo placas de madeira entalhadas mo, tudo dependendo de seu negcio e sua imagem. Tambm pode haver restries dos proprietrios do edifcio (em ingls). Verifique com eles antes de definir seus padres ou permita excees para certos locais. Algumas cidades tm restries quanto altura, tamanho e at mesmo as cores das placas e letreiros dos negcios. Verifique as leis da cidade sobre essas questes. Distribuidores Depois de ter resolvido os detalhes do projeto e conhecer as restries, sabendo o que voc pode e o que no pode fazer, ento prossiga definindo suas diretrizes. Voc pode considerar criar todos as placas e letreiros com uma empresa do ramo e envi-las para cada filial ou selecionar um distribuidor nacional que possa produzir o mesmo produto em todas as cidades nas quais voc tem filiais do seu negcio. Se preferir a ltima opo, voc vai precisar de diretrizes de material para as placas e letreiros, como material do fundo e material das letras, selees de cores especficas (provavelmente voc no poder indicar uma cor PMS para as lojas de placas), seleo de fontes, tamanhos e layout. A maioria das lojas de placas e letreiros pode trabalhar a partir de uma amostra de layout impresso por computador que indica tamanho, layout e outras especificaes. Algumas podem at mesmo pegar os arquivos eletrnicos do logotipo e produzir verses de mquina de recorte para as suas placas e letreiros. V at algumas dessas lojas e descubra suas capacidades e habilidades artsticas. Colocao Onde colocar as placas e letreiros tambm uma questo importante que deve ser abordada nas suas diretrizes de identidade. Porm, como mencionamos acima, voc pode ser limitado por seu patro e outros. Assim, certifique-se de verificar primeiro. Outras coisas que devem (ou podem) ser padronizadas Detalhes, detalhes e detalhes. Quanto mais ateno voc d a eles, mais profissional e organizado seu negcio vai parecer para seus clientes. Obviamente, tipos diferentes de negcios vo ter detalhes muito

diferentes que precisam ser observados. Veja abaixo alguns detalhes que podem fazer parte de muitos negcios e que voc deve considerar na padronizao. y Mensagens de telefone - a etiqueta telefnica geralmente algo negligenciado nos negcios. A maneira como suas filiais devem atender suas ligaes, mensagens de correio de voz e at mesmo mensagens deixadas para os clientes podem ter um impacto geral sobre o seu negcio. As diretrizes para estas reas, em particular se voc tem vrias filiais, pode ajudar a criar comunicaes esperadas e consistentes para seus clientes. Protocolo e polticas - as diretrizes de protocolo para eventos inesperados tambm podem ser teis. Por exemplo, se o seu negcio sofre com condies climticas, ento tambm deve haver protocolos para a interao e comunicao com os clientes durante estes perodos de fechamento relacionados ao clima. Voc deve, por exemplo, estabelecer um protocolo que instrua os funcionrios a colocarem uma mensagem especfica nos sistemas de correio de voz direcionando as pessoas para um nmero central ou para outra filial no afetada pelo fechamento ou mesmo estabelecendo um nmero domstico de emergncia para os clientes ligarem. Veculos - veculos de propriedade da empresa tambm so itens que devem ser considerados. Voc tem funcionrios que viajam para as empresas dos clientes em carros da empresa? Estes carros so adequadamente sinalizados como sendo parte do seu negcio? Isto necessrio para o seu tipo de negcio? Uniformes - os uniformes dos funcionrios podem ou no ser especificamente calas e camisas "padronizadas". Eles podem simplesmente significar um tipo ou estilo de vesturio para ocasies especiais, como feiras ou seminrios. Pode ser to casual como calas caqui e uma camisa plo com o logotipo impresso. Esta outra rea que precisa de algumas consideraes e algum tipo de diretriz.

claro que esta lista no uma lista completa, mas ela d a voc um bom ponto de partida. Seus negcios vo ter suas prprias necessidades e desafios nicos. Voz e estilo Outro aspecto da imagem geralmente esquecido, mas ainda assim importante, o estilo e voz de seu material escrito, correspondncia e anncios. Sua empresa quer transmitir uma imagem de vanguarda, humorstica ou uma imagem austera, sria e talvez mais profissional? As escolhas de palavras e a sintaxe de seus documentos escritos e at mesmo o estilo lingstico das questes especficas da indstria ou do mercado podem precisar ser examinados e padronizados. Voc tem funcionrios realizando seminrios de treinamento que usam diferentes palavras para termos especficos da indstria? Isto algo que voc precisa corrigir. Use o seu bom senso e consiga os detalhes de que precisa. Isto faz diferena a longo prazo na maneira como seus clientes percebem a coeso de seus negcios, por sua vez, pode influenciar como eles percebem a qualidade geral do seu negcio. O que voz? A voz o tom com que suas declaraes escritas so retransmitidas ao leitor. o sentimento e geralmente o impacto emocional que a escolha de palavras e estilo lingstico evocam. Pode ser coloquial, formal, informal, familiar, e pode se encaixar em vrios nveis. A entonao que voc usa importante, bem como a estrutura das oraes. Pense sobre a diferena entre uma notcia escrita e uma histria editorial. claro que o propsito da histria editorial transmitir a opinio do autor, mas h uma ntida diferena at quando se compara as descries das informaes bsicas da histria antes da considerao das opinies. A voz de seu negcio deve seguir uma voz formal, institucional, que siga estritamente os fato e deixe de lado qualquer emoo ou personalidade? Ou, ela deve seguir padres mais informais como em conversas e discursos espontneos? A deciso vai ficar, mais uma vez, por conta do tipo de negcio, seu nvel de relacionamento com seus clientes e os tipos de materiais escritos que voc produz. Voc um consultor? Se sim, voc pode ter mais do que uma relao pessoal com alguns de seus clientes. Isto pode levar voc a decidir que um tom mais coloquial necessrio em seus materiais escritos. Voc escreve livros "Como Fazer?". Ento definitivamente deve usar um tom mais coloquial. Voc no quer que seus leitores tenham que traduzir o que est dizendo para a linguagem informal. Facilite as coisas para eles. claro que muitos negcios no podem funcionar assim porque o uso de tons mais coloquiais pode lev-los a deixar de fora alguns detalhes que possibilitam deix-los vulnerveis. Por exemplo, a indstria legal deve

se certificar de que as declaraes escritas abordem todos os aspectos bsicos e no deixem nada que possa gerar uma interpretao potencialmente incorreta. Procure responder a estas questes quando determinar a voz mais eficaz para o seu tipo de negcio. Ento descreva claramente a voz e o tom que voc espera. D exemplos e oferea um ponto de apoio, como um porta-voz da empresa ou um gerente de comunicaes. Guias de estilo No esquea dos detalhes de estilo: y como o nome de sua empresa escrito. Voc usa "Inc." depois do nome de sua empresa, coloca pontos depois das iniciais, utiliza a letra "e" ou usa um &? Isto tambm se aplica a outras frases especficas da indstria ou do mercado; opes de como soletrar as palavras que voc geralmente usa; ttulos e designaes de funcionrios e gerentes; uso de marcas registradas e seus smbolos.

y y y

Defina um guia que trate de cada uma destas questes de estilo e declare suas exigncias claramente. Depois de definir seu estilo de escrita e de voz, certifique-se de que eles sejam incorporados em todos os materiais escritos, incluindo: y y y y y y y todas as comunicaes de marketing; sua pgina na Internet; seus boletins informativos; todas as propostas, cartas e relatrios; e-mail; informativos de relaes pblicas; manuais, livros e guias de usurio publicados.