Alvendi

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Table Of Contents
1. Introduccin .............................................................................................................................. 2 1.1 Qu es Alvendi .................................................................................................................... 2 1.2 Descripcin breve ............................................................................................................... 2 2. El registro de productos ............................................................................................................ 3 2.1 Cmo registrar nuevos productos ...................................................................................... 3 2.2 Cmo consultar o modificar los datos de productos .......................................................... 5 3. El registro de clientes/proveedores .......................................................................................... 6 3.1 Como registrar nuevos clientes/proveedores .................................................................... 6 3.2 Como modificar datos de clientes o proveedores .............................................................. 7 4. El registro de compras o entradas ............................................................................................ 8 4.1 Cmo registrar una compra o entrada de productos ......................................................... 8 4.2 Seleccion de articulos ....................................................................................................... 10 4.3 Cmo modificar una compra ............................................................................................ 11 5. El registro de ventas................................................................................................................ 13 5.1 Cmo registrar una venta o salida de productos .............................................................. 13 5.2 Seleccion de articulos a vender ........................................................................................ 14 5.3 Cmo modificar una venta................................................................................................ 15 6. Impresin de reportes ............................................................................................................ 16 6.1 Cmo imprimir cualquier reporte ..................................................................................... 16 7. Ms funciones ......................................................................................................................... 18 8. Alvendi PRO............................................................................................................................. 18

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1. Introduccin
1.1 Qu es Alvendi
Arriba(See 1.1) Siguiente(See 1.2)

Alvendi es un sistema de control del inventarios. Incorpora funciones para el registro de productos, ventas y compras, clientes y proveedores. Adems, varias otras de utilidad como la posibilidad de realizar copias de seguridad, y personalizar algunos aspectos operativos.

Tambin existe la versin comercial denominada Alvendi PRO (haga clic aqu(See 8.) para ver sus caractersticas). Adems, si usted necesita otras funciones, dispone de la posibilidad de solicitar modificaciones o mejoras. Vea la seccin 'Ms funciones(See 7.)'
Busque actualizaciones en: http://www.SistemasPaez.com (c) Luis Paez R. - LuisPaezRocha@yahoo.com

1.2 Descripcin breve En general, los pasos a seguir para trabajar con el programa sern los siguientes:

1. Registro de productos o artculos (imprescindible)

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2. Registro de clientes (opcional) 3. Registro de proveedores (opcional)

(estas funciones se encuentran en el submen de Registros )

4. Registro del stock inicial como una compra 5. Registro de compras o entradas de productos 6. Registro de ventas 7. Registro de pagos de clientes
(estas funciones se encuentran en el submen de Movimientos)

8. Generacin de los reportes necesarios

2. El registro de productos
2.1 Cmo registrar nuevos productos Para registrar un item de su inventario debe ingresar a la opcin correspondiente del men principal.

El formulario que ver ser similar al siguiente:

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El campo CODIGO es alfanumrico y admite hasta 15 caracteres. Este dato debe identificar unvocamente a cada artculo.

En el campo DESCRIPCION registre el nombre o descripcin de producto o artculo. Dispone de 40 caracteres para esto.

El campo TAMAO puede registrar informacin adicional del producto, probablemente acerca del tamao o presentacin del producto.

El campo rotulado U. medida (unidad de medida) corresponde a la denominacin de la unidad de venta. Por ejemplo: pieza, caja, frasco, docena, etc. Este dato est en relacin con el siguiente que identifica en cuantas partes se puede dividir.

La FRACCION se refiere a las partes en que puede dividirse la unidad de medida para su venta. Por ejemplo, supongamos que un paquete de CD's contiene 25 CD's y que pueden venderse unidades sueltas, entonces en el campo U.medida se escribira Paq. y en el campo

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Fraccin 25. Por el contrario, si el usuario decide que no se venden CD's sueltos, entonces debera colocar 1 en el campo Fraccin.

PRECIO se refiere al importe en que se vende el producto, mientras que el siguiente campo se refiere al COSTO, es decir, el importe que ser utilizado para valuar el inventario.

La casilla STOCK MINIMO debe sealar la menor cantidad que se considera aceptable de este producto. Este valor ser utilizado para el reporte que seala los productos cuya existencia es demasiada baja.

En el campo STOCK IDEAL indique la cantidad que considera conveniente para mantener en existencia.

El campo STOCK refleja la cantidad de unidades en existencia actualmente, mientras que IMPORTE seala la valuacin de tal existencia. Para este clculo se emplea el costo definido en esta misma ventana. 2.2 Cmo consultar o modificar los datos de productos El men que se despliega al seleccionar la opcin 'Registros' del men horizontal permite la modificacin o consulta de los datos de los productos.

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Antes de poder modificar los datos del artculo, deber selecionar el de su inters en una lista que muestra el cdigo, descripcion y medida del nombre del producto (puede ordenar por la columna de su inters si hace clic en el ttulo de tal columna)

Despus de la seleccin tendr a la vista la misma pantalla que vio al registrar un nuevo producto, pero con los datos del producto en cuestin.

3. El registro de clientes/proveedores
3.1 Como registrar nuevos clientes/proveedores Para registrar los datos de un cliente o preveedor usted debe ingresar a la opcin correspondiente del men de Registros.

Posteriomente se presentar el formulario de registro de nuevo cliente o proveedor (ambos son similares).

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Slo es imprescindible registrar el nombre del cliente o proveedor. El resto de los campos puede ser dejado en blanco, aunque usted ver cuales son de su inters.

El campo N.I.T. se refiere al Nmero de Identificacin Tributaria que tambin puede ser conocido como RUT, RUC, etc. 3.2 Como modificar datos de clientes o proveedores
La modificacin de los datos de clientes o proveedores se realiza en el mismo fomulario en el que se ha registrado el alta, aunque previamente debe seleccionar el cliente o proveedor cuyos datos se actualizarn.

Opcin de men para modificacin

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Seleccin de proveedor/cliente

Formulario de modificacin de datos

Para eliminar un registro dispone de un botn en la esquina inferior izquierda del formulario.

4. El registro de compras o entradas

4.1 Cmo registrar una compra o entrada de productos El registro de una compra de productos slo se puede hacer si previamente se tiene registrado cada uno de los productos.

La ventana presentada es similar a la siguiente:

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El NUMERO se presenta automticamente y no es posible modificarlo.

La FECHA muestra la actual, pero puede ser modificada. Su formato es dd/mm/aa.

Si existe algn nmero de comprobante o referencia, puede escribirlo en la siguiente casilla rotulada precisamente "Referencia"

El campo desplegable rotulado Proveedor mostrar todos los proveedores registrados. Si son muchos, usted puede presionar una letra para que el cursor se dirija rpidamente al primer registro cuyo nombre comience con tal letra.

El pequeo botn marcado con una "X" sirve para dejar nuevamente esta casilla en blanco.

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El pequeo botn marcado con un signo "+" sirve registrar un nuevo proveedor.

En el campo rotulado Notas puede escribir alguna anotacin o aclaracin pertinente.

Inicialmente la grilla estar vaca, pero para incluir los productos slo debe presionar el botn marcado con un signo '+' (el botn marcado con '-' quitar el producto o artculo seleccionado). 4.2 Seleccion de articulos En el registro de entrada de productos o compras se usa el botn marcado con un signo "+" para seleccionar el articulo, la cantidad y el costo.

Despus de la presin del botn marcado, ver una ventana similar a la siguiente:

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El procedimiento para la seleccin podra ser la eleccin en la grilla, la presin de INTRO que llevar el cursor a la casilla de Cantidad y una nueva presin de INTRO que llevar el cursor a la casilla de Costo unitario que mostrar el definido en la ficha del producto. Por supuesto tambin puede usar el ratn para mover el cursor o la tecla TAB.

Importante: La cantidad puede registrar fracciones como en el ejemplo de la figura donde se ha colocado 1.12 para representar una caja y doce unidades, ya que antes se habra definido Caja en el campo Medida y 24 en el campo Fraccin, lo que significa que una caja contiene 24 unidades.

Como otro ejemplo, digamos que un producto se vende por Kilos y tambin por gramos, entonces se colocara 1000 en el campo Fraccin. En el caso de que el mismo producto se vendiera por kilos pero no fraccionado, entonces se colocara 1 en el campo Fraccin. 4.3 Cmo modificar una compra La modificacin de una compra es simplemente un proceso de escoger la opcin correspondiente del submen de 'Registros', seleccionar la compra deseada de la lista que se le presentar y, cuando tenga los datos de la compra en el formulario que us para registrarla inicialmente, podr cambiar toda la informacin a excepcin del nmero de compra.

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Seleccin de la opcin de modificacin

Seleccin de la compra/entrada

Formulario de modificacin de la compra

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5. El registro de ventas
5.1 Cmo registrar una venta o salida de productos El registro de una venta o salida de productos slo se puede hacer si existe la cantidad suficiente, por lo que si esta recin iniciando con el programa deber registrar como una primera compra su stock inicial.

La ventana presentada es similar a la que se muestra al registrar la entrada o compra de productos:

El NUMERO se presenta automticamente y no es posible modificarlo.

La FECHA muestra la actual, pero puede ser modificada. Su formato es dd/mm/aa.

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Si existe algn nmero de comprobante, puede escribirlo en la siguiente casilla.

En el siguiente campo desplegable se puede seleccionar el cliente a quien se vende.

En el campo rotulado Notas puede escribir alguna anotacin pertinente.

Inicialmente la grilla estar vaca, pero para incluir los productos slo debe presionar el botn marcado con un signo '+' (el botn marcado con '-' quitar el producto seleccionado).

El botn LIMPIAR simplemente elimina los datos en pantalla. 5.2 Seleccion de articulos a vender En el registro de venta de productos o artculos se usa el botn marcado con un signo "+" para seleccionar el articulo, la cantidad y el costo.

Despus de la presin del botn marcado, ver una ventana similar a la siguiente:

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El procedimiento para la seleccin podra ser la eleccin en la grilla, la presin de INTRO que llevar el cursor a la casilla de Cantidad y una nueva presin de INTRO que llevar el cursor a la casilla de Precio unitario que mostrar el definido en la ficha del producto. la siguiente casilla refereidad al total pagado mostrar el producto de la cantidad por el precio y permitir su modificacin. De esta manera se puede registrar un pago total o parcial del importe.

Importante: La cantidad puede registrar fracciones como en el ejemplo de la figura donde se ha colocado 0.10 para representar diez unidades, ya que antes se habra definido Caja en el campo Medida y 24 en el campo Fraccin, lo que significa que una caja contiene 24 unidades.

Como otro ejemplo, digamos que un producto se vende por Kilos y tambin se puede vender cuarto kilo, medio kilo y tres cuartos, entonces se colocara 4 en el campo Fraccin pues el kilo se podra fraccionar en 4 para su venta. En el caso de que el mismo producto se vendiera por kilos pero no fraccionado, entonces se colocara 1 en el campo Fraccin. 5.3 Cmo modificar una venta La modificacin de una venta o salida de productos es simplemente un proceso de escoger la opcin correspondiente del submen de 'Movimientos', seleccionar la venta deseada de la lista que se le presentar y, cuando tenga los datos de la venta en el formulario que

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us para registrarla inicialmente, podr cambiar toda la informacin a excepcin del nmero de venta.

La seleccin se efecta en una lista similar a la siguiente:

6. Impresin de reportes
6.1 Cmo imprimir cualquier reporte Todos los reportes que puede imprimir se encuentran bajo la opcin 'Reportes'.

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Segn el reporte seleccionado el programa pedir alguna informacin y posteriomente presentar el reporte en un ventana similar a la que se muestra abajo.

Si el reporte contiene varias pginas, los primeros cuatro botones estarn habilitados para moverse entre pginas.

Los botones con figuras de lupas y hojas cambian el acercamiento del reporte.

Por supuesto, el botn con la imagen de una impresora permitir sacar una copia impresa.

Finalmente, el botn que muestra una pequea puerta sirve para abadonar esta ventana de vista previa.

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7. Ms funciones
Si usted considera que este programa realiza las tareas que necesita, pero an requiere otras funciones, caractersticas o reportes, entonces podra efectuar un pequeo pago para incorporar dichas mejoras o adiciones. Slo pngase en contacto. email: LuisPaezRocha@yahoo.com sitio web: http://www.SistemasPaez.com

8. Alvendi PRO
La versin comercial de Alvendi tiene las siguientes ventajas:

Funciona en red Es posible imprimir comprobantes de las compras, ventas o cobros. Es posible manejar los inventarios de varias empresas. Se puede establcer una contrasea que impida la modificacin de movimientos Se pueden realizar cierres de periodo

Consulte precios y formas de pago mediante el correo

LuisPaezRocha@yahoo.com

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