ELECTROCENTRO S.A.

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES UNIDAD DE COBRANZAS Y CONTROL DE VENTAS

3.3.7.0

FEBRERO 2010

ELECTROCENTRO S.A. MOF

UNIDAD DE COBRANZAS Y CONTROL DE VENTAS

PAG: CODIGO: FECHA:

1 DE 12 3.3.7.0 ENERO 2007

1.0

Objetivo y Finalidad Lograr que se brinden productos y servicios de calidad a los clientes, dentro de su mbito de responsabilidad de la empresa, mediante la programacin, ejecucin y control de los procedimientos de comercializacin incluyendo la cobranza dentro del marco legal vigente y las normas tcnicas de calidad de los servicios elctricos.

2.0

Funciones Generales 2.0 Proponer directivas y procedimientos comerciales a la Gerencia Comercial, que propulsen el incremento de la venta de energa e ingresos complementarios. 2.1 Proponer directivas y procedimientos de crditos y cobranzas, morosidad. que propulsen la disminucin de la

3.0

Funciones Especificas 3.0 Realizar la gestin de cobranza, cobranza judicial, extrajudicial y otorgar facilidades de pago. 3.1 Informar peridicamente los resultados de facilidades de pago. 3.2 Evaluar y proponer procedimientos para fijar los precios de los servicios no regulados. 3.3 Cumplir las normas de seguridad e higiene ocupacional y conservacin del ambiente.

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3.4

Utilizar mecanismos de cobranza para prevenir el incremento de la morosidad.

3.5

Otras responsabilidades que se le asigne.

4.0

Clasificacin y Ubicacin en la Estructura Orgnica de la Empresa

La Unidad de Cobranzas y Ventas es una unidad de lnea dependiente de la Gerencia Comercial Regional y tiene dependencia funcional de la Gerencia Corporativa Comercial.

5.0

Estructura Orgnica

La Unidad de Cobranzas y Control de Ventas esta constituida por los siguientes cargos: 6.0 Jefe Unidad de Cobranzas y Control de Ventas Supervisor de Ventas Analista de Cobranzas Auxiliar de Cobranzas

Funcionario Responsable

El Jefe de la Unidad de Cobranzas y Control de Ventas es el responsable por el cumplimiento del objetivo de la Unidad y como tal tiene autoridad sobre todo el personal que se le asigne.

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7.0 Cuadro de Asignacin de Personal

PUESTO Jefe Unidad Cobranzas y Control de Ventas Supervisor de Ventas Analista de Cobranzas Auxiliar de Cobranzas

CODIGO PUESTO 1.3.23

OCUPANTE Nlida Minaya Zoricich Dina Munive Lagos Grimalda Margarita Acevedo Vega Nancy Crdova Illesca

CATEGORIA

NIVEL SALARIAL

2.2.18 2.3.23 4.2.06

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8.0.

ORGANIGRAMA

JEFE UNIDAD COBRANZA Y CONTROL DE VENTAS

1.3.23

SUPERVISOR DE VENTAS 2.2.18

AUXILIAR DE COBRANZAS 4.2.06

ANALISTA DE COBRANZAS 2.3.23

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ELECTROCENTRO S.A. DESCRIPCION DE PUESTOS A. IDENTIFICACION DEL PUESTO GRUPO OCUPACIONAL CLASE OCUPACIONAL DIRECTIVO FUNCIONARIO NOMBRE DEL PUESTO JEFE UNIDAD DE COBRANZAS Y CONTROL DE VENTAS CODIGO DEL PUESTO 1.3.23

REPORTA: GERENTE COMERCIAL

REEMPLAZADO POR:

B. FUNCIONES GENERALES 1. 2. 3. 4. Control de la Cobranza a Nivel de Empresa. Control de procedimientos de cobranza: Cuenta activa y Morosa Control de procedimientos de refinanciamiento de deuda. Control de procedimiento de ventas.

C. FUNCIONES ESPECIFICAS:
1. Control de Cobranza por Unidades y Servicios, por estratos de deuda, cobranza por lneas de facturacin, por ndices de cobranza establecidos, por antigedad de deuda cobranza por lnea de facturacin, por ndice de cobranza establecidos, por antigedad de deuda por suministros o recibos. 2. Control de los mecanismos establecidos para efectuar la cobranza en condiciones de acuerdo a lineamientos bsicos ya sean en directivas o en documentos generados de acuerdo a las situaciones que se vayan dando. 3. Control de las formas de otorgamiento de los refinanciamientos de deuda por energa de acuerdo al perfil de los clientes, situacin econmica, riesgo crediticio, margen de ganancia al privilegiar las lneas de intereses. 4. Proponer y controlar estrategias de cobranza judicial y extrajudicial de acuerdo a la segmentacin que se haya establecido. 5. Control de los saldos de la Empresa a travs de los autos arqueos de la cuenta activa y morosa. 6. Atencin al cliente cuando corresponda para solucionar la deuda o motivos conexos al tratamiento de la deuda. 7. Supervisar las actividades de persuasin de cobranza en campo a traves de la cuadrilla de cobranza utilizando el corte del servicio de auto reconectados, cortes no ejecutados, extensiones ilegales y hurtos por morosidad. 8. Presupuestar la cobranza desde el resultado de las ventas y controlar su ejecucin. 9. Preparar informacin de cobranza y ventas para tramitar y mejorar la gestin empresarial. 10. Control de las metas de ventas. 11. Ejecucin y control de los presupuestos de persuasin de cobranza, control en las Unidades y Servicios. 12. Elaboracin de metas del Cuadro de Mando Integral correspondiente a la Gerencia Comercial. 13. Otras responsabilidades que se le asigne.

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ELECTROCENTRO S.A. REQUERIMIENTO DEL PUESTO D. FORMACIN ACADMICA EDUCACIN: Profesional Universitario en Ingeniera Elctrica, Mecnica, Administracin o afines CAPACITACIN: En Administracin de recursos financieros, conciliacin, negociacin, arbitraje. EXPERIENCIA: E. PERSONALIDAD APTITUDES: HABILIDADES: ACTITUDES: Responsabilidad, Honestidad, Veracidad. Rapidez, manejo asertivo de soluciones. Satisfaccin y compromiso con el trabajo, compromiso organizacional. ASPECTO EMOCIONAL: Soportar cargas laborales altamente dinmicas y que requieren rapidez. F. AMBITO LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO: RESPONSABILIDADES: Preparado para trabajar en campo y oficina, Desarrollo de trabajos bajo presin. Manejo de informacin confidencial, veraz y oportuna y sin infidencia. USO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS: G. OBSERVACIONES Utilizacin adecuada de equipos de computacin y otros asignados en condiciones de seguridad. 03 aos en puestos de similar responsabilidad.

Elaborado por:

Gerente de rea:

Gerente Regional:

Gerente Corporativo:

Gerente General:

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ELECTROCENTRO S.A. DESCRIPCION DE PUESTOS A. IDENTIFICACION DEL PUESTO GRUPO OCUPACIONAL CLASE OCUPACIONAL NOMBRE DEL PUESTO PROFESIONAL SUPERVISOR SUPERVISOR DE VENTAS REPORTA: REEMPLAZADO POR: CODIGO DEL PUESTO JEFE UNIDAD DE 2.2.18 COBRANZAS Y CONTROL DE VENTAS B. FUNCIONES GENERALES Lograr encontrar nuevas formas de crear, comunicar y ofrecer un valor agregado total a nuestros clientes a travs de nuestro producto y/o servicio, desarrollando estudios de mercado para el incremento de ventas de energa y la participacin del mercado. C. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Ejecucin de estudios de mercados orientados al incremento de venta de energa e incremento de participacin de mercado. 2. Evaluacin y anlisis del comportamiento del consumidor (a fin de identificar condiciones insatisfechas para posterior desarrollo de nuevos productos y/o servicios. 3. Analizar, evaluar y plantear mecanismos que permitan el posicionamiento de la empresa a nivel del pblico consumidor. 4. Analizar, evaluar y plantear alternativas de nuevos canales de distribucin. 5. Analizar, evaluar y plantear alternativas de nuevos canales de comunicacin. 6. Planificacin y distribucin de valor agregado total al consumidor a travs de nuestros productos y/o servicios. 7. Evaluacin del nivel de satisfaccin del cliente. 8. Manejo e interpretacin de la informacin estadstica de la empresa. 9. Elaboracin de informes requeridos por la SEDE Corporativa e instituciones externas de actividades Comerciales. 10. Elaboracin de informes de gestin de la Gerencia Comercial 11. Elaboracin de metas del Cuadro de Mando Integral correspondiente a la Gerencia Comercial. 12. Elaboracin de los programas de cortes y reconexiones en Huancayo. 13. Supervisin de la ejecucin del corte y reconexin a nivel de Empresa 14. Anlisis de las normas de OSINERG para la aplicacin de la gestin empresarial. 15. Cumplir con las normas de seguridad e higiene Ocupacional y conservacin del Medio Ambiente. 16. Otras responsabilidades que se le asigne

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ELECTROCENTRO S.A. REQUERIMIENTO DEL PUESTO D. FORMACIN ACADMICA EDUCACIN: Profesional Universitario en Ingeniera Elctrica CAPACITACIN: Planeamiento estratgico, planes de negocio, plan estratgico de marketing, estrategias de ventas. Conocimiento de la ley de Concesiones Elctricas, y normas legales que rigen el negocio elctrico. Mnimo 3 aos en labores similares. Conocimiento de estudios de mercado, conocimiento de Marketing empresarial. Habilidad en solucin de problemas y conflictos, poder de negociacin, adaptacin rpida a los cambios. Responsabilidad a los trabajos encomendados. Disposicin de nimo en lograr los resultados.

EXPERIENCIA: E. PERSONALIDAD APTITUDES:

HABILIDADES:

ACTITUDES:

ASPECTO EMOCIONAL: Manejo de emociones frente a distintos problemas F. AMBITO LABORAL CONDICIONES DE Trabajo realizado en Oficina y campo TRABAJO: RESPONSABILIDADES: Compromiso con la gestin y metas propuestas, responsabilidad en el manejo de recursos Humanos y Materiales. USO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS: G. OBSERVACIONES Computadora a nivel usuario (Word, Excel, Windows, Power Point, etc) Manejo de Sistemas de informacin.

Elaborado por:

Gerente de rea:

Gerente Regional:

Gerente Corporativo:

Gerente General:

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ELECTROCENTRO S.A. DESCRIPCION DE PUESTOS A. IDENTIFICACION DEL PUESTO GRUPO OCUPACIONAL CLASE OCUPACIONAL NOMBRE DEL PUESTO PROFESIONALES ANALISTAS ANALISTA DE COBRANZAS REPORTA: REEMPLAZADO POR: CODIGO DEL PUESTO JEFE UNIDAD DE 2.3.23 COBRANZAS Y CONTROL DE VENTAS B. FUNCIONES GENERALES 1. Atencin de consultas diarias de clientes respecto de la cobranza por deuda morosa. 2. Responsable de la cobranza por consumo de energa elctrica y servicios complementarios. 3. Ejecucin de la cobranza judicial y control en las Unidades y Servicios. C. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. Atencin de cobranza morosa en mdulos de atencin al cliente, para el otorgamiento de facilidades de pago y pagos a cuenta. 2. Informe legal para la atencin de reclamos derivados de la cobranza. 3. Atencin OSINERG por reclamos derivados de cobranza. 4. Visitas y cobranza personalizadas a clientes y ex clientes con deudas importantes con el soporte de la cuadrilla de cobranzas. 5. Seguimiento y control de las deudas de clientes en Huancayo, Unidades de Negocio y Servicios Elctricos. 6. Control eventual de los Cortes a clientes que se reconectan e incumplen con las facilidades de pago y pagos a cuenta. 7. Diseo de las notificaciones de pago segn las condiciones de deuda y por estratos de deuda: Activo, Activo Moroso y Retirado Moroso. 8. Apoyo en la deteccin, verificacin y seguimiento de las extensiones ilegales y hurtos de suministros con deuda. 9. Propuesta, ejecucin y seguimiento de demandas judiciales por obligacin de dar suma de dinero por deudas de consumo de energa. 10. Supervisin de las reaperturas y nuevas conexiones domiciliarias cuando los solicitantes tengan deudas anteriores con Software Estndar Optimus o Software Adicional. 11. Otras responsabilidades que se le asigne.

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ELECTROCENTRO S.A. REQUERIMIENTO DEL PUESTO D. FORMACIN ACADMICA EDUCACIN: Profesional Universitario en las Especialidades de Administracin, Contabilidad, Economa y/o Derecho CAPACITACIN: Actualizacin en sistemas de recaudacin y cartera morosa. Mnimo 02 aos en cargos de similar responsabilidad .

EXPERIENCIA: E. PERSONALIDAD APTITUDES:

Disposicin para implementar nuevas estrategias administrativas. Persuasivo, activo, Colaborador Prolijo, Detallista y eficiente en la Ejecucin.

HABILIDADES: ACTITUDES:

ASPECTO EMOCIONAL: Buen estado fsico y mental F. AMBITO LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO: RESPONSABILIDADES: Labores en oficina

Responsable de los Valores de la empresa.

USO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS: G. OBSERVACIONES

Computadora a nivel usuario (Word, Excel, Power Point, etc)

Elaborado por:

Gerente de rea:

Gerente Regional:

Gerente Corporativo:

Gerente General:

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ELECTROCENTRO S.A. DESCRIPCION DE PUESTOS A. IDENTIFICACION DEL PUESTO GRUPO OCUPACIONAL CLASE OCUPACIONAL NOMBRE DEL PUESTO APOYO AUXILIARES AUXILIAR DE COBRANZA REPORTA: REEMPLAZADO POR: CODIGO DEL PUESTO JEFE UNIDAD DE 4.2.06 COBRANZAS Y CONTROL DE VENTAS B. FUNCIONES GENERALES 2. Conciliaciones diarias y mensuales de Cobranzas de la cuenta dudosa y archivo de las facilidades de pago de Huancayo. 3. Atencin a clientes para tratamiento de deudas dudosa y morosa cuando corresponda. 4. Auto arqueos de cuenta dudosa 129, 192 y castigos. 5. Archivo y actualizacin de expedientes de cuenta dudosa 6. Supervisin de retiro de materiales de campo por morosidad, resolucin de contratos por deuda, acta de retiro de materiales

C. FUNCIONES ESPECIFICAS: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Conciliaciones diarias y Mensuales de Cobranza de recibos de cuenta morosa. Emisin de auto arqueos de cuenta 129, 192 y castigo de Huancayo. Control y recopilacin de auto arqueos a Nivel de Empresa. Conciliacin de las cuentas 129, 192 con la Contabilidad. Reportes y consolidados para Contabilidad y Tesorera. Reportes de ex clientes y bajas de cobranza 129 y 192 para la gestin. Registros Comerciales de Cobranza Dudosa. Ejecucin de las notificaciones de pago cuenta morosa y dudosa. Elaboracin de las cartas de resolucin de contrato, actas de retiros de materiales, control sistema 10. Elaboracin de las actas tcnicas y actas de incobrabilidad con la informacin que aporta la cuadrilla de cobranza. 11. Elaboracin, Supervisin, muestreo y verificacin del reparto de notificaciones de 3 a 8 meses deuda y ex clientes. 12. Otras responsabilidades que se le asigne.

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ELECTROCENTRO S.A. REQUERIMIENTO DEL PUESTO D. FORMACIN ACADMICA EDUCACIN: Superior o Inst. Superior en Ciencias Administrativas y Contables o carreras afines. CAPACITACIN: Contabilidad, Administracin, Cursos de Computacin y Sistemas, trato al Pblico. Mnima 1 ao en el puesto Manejo de personal y trato al pblico Responsabilidad, Honestidad, Seriedad. Solucin de problemas Rapidez con el trabajo cotidiano, Actitud Colaboradora, Actitud Dinmica

EXPERIENCIA: E. PERSONALIDAD APTITUDES: HABILIDADES: ACTITUDES:

ASPECTO EMOCIONAL: Estable, Sereno F. AMBITO LABORAL CONDICIONES DE Ambiente adecuado y Seguro, Orden TRABAJO: RESPONSABILIDADES: Total responsabilidad sobre la documentacin y sustentos de cobranza, Responsabilidad sobre los materiales y equipos asignados para el desarrollo de sus actividades. USO DE EQUIPOS Y HERRAMIENTAS: Uso adecuado de equipos y herramientas asignados necesarios para el desarrollo de sus actividades: Computador, Impresora, Lectora Cdigo de Barras, Calculadora, Sellos, etc.

G. OBSERVACIONES

Elaborado por:

Gerente de rea:

Gerente Regional:

Gerente Corporativo:

Gerente General:

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