MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITCNICO SANTIAGO MARIO NCLEO BARINAS

PROFESOR: SIMON LINARES CTEDRA: SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

INTEGRANTES: ADAMO ONDINA DE LEON DAILENIS PEA MARIA JOSE ING. SISTEMAS SECCION: S 6

C.I. N 14.814.504 18.838.958 16.073.070

EVALUACIN: 3 CORTE POR TUTORIA BARINAS, ENERO DE 2.012

INTRODUCCIN Cuando se disean formularios es esencial seguir un proceso que a travs de sus diferentes pasos nos gue en la construccin de sistemas usables y accesibles. Antes que nada, es necesario incluir una fase de anlisis que nos ayude a determinar lo que necesitamos y cuales son los medios que se utilizarn para lograr nuestros objetivos. Conociendo bsicamente cual es el objetivo del formulario, a quin est dirigido y cmo quieren que se les devuelva la informacin, tendremos un panorama acerca del diseo funcional del formulario, los campos necesarios, la programacin a utilizar, la forma de almacenamiento y de entrega de la informacin a los encargados de recopilarla y analizarla. Este documento establece el concepto de formularios, designando sus objetivos, fase del diseo y consideraciones para la elaboracin de los formularios, su sistema de control y la relacin de los mismos con los manuales.

FORMULARIOS En la actualidad, la mayora de las labores realizadas por el hombre, se emplean los formularios, stos son documento impreso que contiene informacin estructurada "fija" sobre un determinado aspecto, para ser complementada con informacin "variable" segn cada aplicacin y para satisfacer un objetivo especfico. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. Cuando una forma se completa pasa a ser un documento y, segn el tipo de informacin y el grado de dificultad para su llenado, puede acompaarse de un instructivo. En la Administracin Pblica los formularios son modelos bsicos de comunicacin que, con ligeras variantes, un interesado utilizar para reclamar, solicitar, denunciar o como sustituto de algn impreso. Tambin es til para entregar adjunta documentacin o informacin a la Administracin. PARTES DEL FORMULARIOS y Extremo superior o cabeza:

Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificacin del organismo, ttulo o denominacin de la forma y otros. Representa la introduccin respecto a la accin que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario. y Cuerpo del formulario: Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la accin implcita los cuales se determinan, de acuerdo con la informacin que se desea obtener, mediante la utilizacin de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribucin siguiendo una secuencia lgica de colocacin. y Extremo inferior o pie: Contiene los datos de cierre o conclusin del formulario, firmas y sellos para aprobar o conformar la informacin registrada en el cuerpo del mismo, y tambin se asienta el cdigo de registro y Objetivo: Llenar las necesidades que las oficinas demandan, son aquellos medios para alcanzar un fin.

Objetivos especficos:

Facilitar el flujo de informacin y el procesamiento de datos, imprimir uniformidad en los procedimientos, sintetizar y relacionar informacin y por ultimo, dar valor legal a determinadas transacciones. y Importancia: Su importancia radica en que sirven de soporte a las transacciones y los empleados trabajan guindose por los formularios, adems cualquier acto administrativo se refleja en un formulario. Uso de los formularios. Se utilizan para garantizar la uniformidad de informacin, dar precisin y para eliminar la necesidad de copiar a mano. Presentacin. De acuerdo a la presentacin se pueden encontrar formularios como: talonarios, juego-listo o snap-out, formas continuas, autocopiante qumico, fsico o carbonizado, y cuaderno.

OBJETIVOS Eliminar duplicidad de esfuerzo Facilitar el trabajo Reducir costos Proveer uniformidad de los

datos que se registran, informa o se analiza en una agencia.

DISEO DEL FORMULARIO El proceso de elaboracin del diseo del formulario, se deben cumplir la fase del pre-diseo, diseo y post-diseo. Fases para el diseo Fase prediseo Se debe realizar una lista de comprobacin y determinar con detalles las necesidades que se han de satisfacer. Para cumplir con los requerimientos de esta fase, se realiza una serie de preguntas para comprobar la efectividad del prediseo y proceder a realizar la fase del diseo. Fase del diseo Fase del Post-diseo

Preparacin de una Para completar esta fase forma segn su objeto, se debe tener en cuenta tipo de informacin que tipo, peso y color del contendr, origen, papel, color de la tinta, mtodo de llenado, papel carbn total o procedimiento en el que parcial, perforaciones, se utilizara, numero de para el archivo, tipos de copias, usuarios y impresin por una o resultados esperados. ambas caras; de ser el Es necesario hacer caso, direccin de datos, consideraciones en mrgenes, numeracin, cuanto al llenado. numero de ejemplares, fecha de entrega e Una vez realizado el impresin continua. diseo, se debe hacer o preparar las instrucciones de impresin. En un formulario usado por personas ajenas externa no debe aparecer el nombre de la empresa, al igual que el nombre del departamento de origen.

Partes de un instructivo Todo formulario debe ir acompaado de su respectivo instructivo, el cual agiliza la implementacin de forma eficaz. Debe estar elaborado en un lenguaje claro y preciso. El instructivo esta divido en:       Titulo del formulario Objetivos (razn de la situacin) Generalidades Modo de llenado (maquina o a mano) Medio de obtencin Tiempo estimado             Caractersticas de impresin: Nmero de copias Papel (color, marca y base del original y copias) Tinta, color de tinta. Mrgenes (lado y ancho para archivar) Indicar si lleva perforaciones. Encuadernacin (hojas sueltas o cosidas) Juego (desglosables o sueltos) Encolados Indicar lado Lomo abierto o cubierto Tapas de papel o cartulina, sujetas con tornillo u otro Instrucciones de cmo llenar los espacios en blanco.

CONSIDERACIONES PARA LA ELABORACIN DEL FORMULARIO A continuacin se presentan diversas alternativas para la elaboracin de formularios. Offset Mediante este proceso se prepara un negativo fotogrfico de los originales que despus se pasa a una placa metlica, la cual imprime por medio de una prensa. Cada lmina soporta hasta 300 mil impresiones. Se emplean estnciles o plantillas hechas a maquina, impresora o a mano, permite reproducir de 100 a 500 ejemplares. Consiste en la formacin de lneas con letras de tipos y tamaos distintos hasta completar textos para su impresin.

Mimegrafo

Linotipo

Fotograbado

Se utiliza la fotografa, a partir del original se hace un negativo, que es revelado por la accin de la luz y tintas especiales y despus queda grabado en una placa metlica plana. Es anloga al fotograbado, pero para el grabado se emplean rodillos de cobre, resulta adecuada cuando la impresin supera el milln de ejemplares. Es un trabajo de mecanografiado preparada con maquina de escribir elctrica o mecnica.

Rotograbado

A maquina

Computadora Implica el desarrollo de programas especficos o el uso de software especializado, puede usarse como modelo de cualquier alternativa de presentacin, ya sea por medio de impresin en papel o en discos pticos, disketes o cintas. PROCESO DE CONTROL DE FORMULARIOS Tcnicas de control de procesos se aplican extensamente en muchas aplicaciones en la industria y la vida diaria en humanos. Proceso de Sistemas de Control se forman como los siguientes tipos: el control de procesos discretos, control de procesos por lotes y el control de proceso continuo. A continuacin se presentan los detalles de estas formas. 1. Control de procesos discretos. Esta forma de control del proceso se encuentra en la fabricacin de muchos de movimiento y aplicaciones de embalaje, montaje de robtica, como la que se encuentra en la produccin de automviles, se puede caracterizar como control de procesos discretos. Y de fabricacin ms discretos implica la produccin de piezas discretas de producto, tales como el metal estampado. 2. Control de procesos por lotes. Algunas aplicaciones requieren que las cantidades especficas de las materias primas se combinan de manera especfica para las duraciones particular, para producir un resultado intermedio o final. Un ejemplo de estas aplicaciones es la produccin de adhesivos y pegamentos, que generalmente requieren la mezcla de materias primas en un recipiente calentado por un perodo de tiempo para formar una cantidad de producto final. Otros ejemplos importantes de este tipo son la produccin de alimentos, bebidas y medicamentos, procesos por lotes se utilizan generalmente para producir una cantidad relativamente baja a intermedia de producto por ao (unos kilos a millones de libras). Control de lotes de proceso son ampliamente utilizados aqu.

3. EL control del proceso continuo. Muy a menudo, un sistema fsico se representa bien las variables que son suaves y sin interrupciones en el tiempo. Por ejemplo, el control de la temperatura del agua en una camisa de calentamiento, es un ejemplo de control de proceso continuo. Algunos procesos continuos importantes son la produccin de combustibles, productos qumicos y plsticos. Los procesos continuos, en la fabricacin, se utilizan para producir grandes cantidades de producto por ao (millones de millones de libras). En estas zonas, control de proceso continuo es necesario. SISTEMAS DE CONTROL DE FORMULARIOS Es un plan o mtodo usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalizacin del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma ms eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. Consideraciones generales de los sistemas de control. Eliminar formularios innecesarios y evitar su creacin, consolidar formularios que se complementen, redisear formularios para aumentar la eficiencia y disminuir lo errores. Mantener cantidades adecuadas de formularios en existencia. Establecer un procedimiento adecuado para suministrar formularios a los usuarios. Trabajar en coordinacin con el departamento de compras para evitar la adquisicin de formularios no autorizados. Revisar muestras de los formularios antes de su impresin final a fin de lograr del impresor lo que se quiere. Nivel de organizacin. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organizacin como para dar una visin amplia, necesaria para la revisin, coordinacin y mejora de la instalacin de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinin del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cmo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cules son los datos necesarios. Control de formularios. En la etapa del control de formularios se incluye el establecimiento de un programa de control como poltica de la empresa y la comprensin de los factores

que componen el problema. Debe existir relacin entre el control y, los sistemas y procedimientos. Los componentes bsicos de este programa deben ser la funcin que efecta la forma, el tema principal de la forma y el tema secundario. El ndice Funcional Es la principal herramienta en la unidad de control, contiene los formularios agrupados de acuerdo con el propsito a que sirven. El ndice funcional es para uso exclusivo de quienes son responsables del control de formularios. Los formularios destinados a propsitos similares pueden ser analizados para determinar cul puede ser eliminado y cul puede ser ms ampliamente usado. Para las necesidades de nuestras empresas, es suficiente con los propsitos de acordar autorizar, facturar, instruir, notificar, registrar, reportar y requerir. Pasos para elaborar el ndice funcional Tomar muestra de todos los formularios, posteriormente agrupar los formularios por los que se hayan escogido, as como las subdivisiones de esos temas, y codificar por temas, agrupar por funcin, codificar por funcin, preparar carpetas para archivar las muestras, preparar una lista tabulada con la informacin del nmero y nombre del formulario, y el nmero de ndice funcional que le corresponde. RELACIN ENTRE FORMULARIOS Y MANUALES Los formularios son una pieza de papel que contiene datos y espacios en blanco para registrar informacin variable, el cual tendr diferente utilizacin segn el rea funcional a la cual pertenezca. Puede considerarse tambin como un instrumento de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos. En ellos se imprime informacin constante y que tiene una serie de espacios para asentar informacin variable. Es todo papel que contenga informacin, texto, epgrafes, impresos o en blanco para rellenarlos posteriormente Los formularios pueden contribuir a la eficiencia, ahorrando tiempo a las operaciones, si son bien diseados, con objetivos y usuarios concretos y en cantidad razonable. Lo contrario induce al papeleo y a la ineficiencia. Los manuales, por su parte, deben reunir informacin actual y autorizada sobre determinados procesos o normas. Su existencia contribuye a democratizar la informacin tcnica y operacional horizontal, disminuir el error y favorecer la confianza y la eficiencia. Su ausencia induce a lo contrario.

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemtica una serie de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeo y cursos de accin que debern seguirse para cumplir con los objetivos trazados. Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relacin con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada. Los Manuales Administrativos representan una gua prctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organizacin y comunicacin, que contiene informacin ordenada y sistemtica, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, polticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administracin. Son considerados uno de los elementos ms eficaces para la toma de decisiones en la administracin, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientacin precisa que requiere la accin humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecucin, pues son una fuente de informacin que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realizacin de las actividades que se le han encomendado. Su elaboracin depende de la informacin y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier rea componente de la organizacin, su alcance se ve limitado nicamente por las exigencias de la administracin.

CONCLUSIN Los formularios son instrumentos de trabajo cuyo objetivo es trasportar informacin para simplificar y facilitar el desarrollo de los procedimientos administrativos En la construccin del un formulario no hay ninguna ciencia oculta, simplemente como todo, se trata de sentido comn, los formularios deben ser fcilmente completados por los usuarios Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el anlisis, diseo y control de formularios es indispensable en toda organizacin para garantizar una adecuada sinterizacin del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creacin, impresin y almacenamiento de los formularios, as como su procesamiento y circulacin. Por otra parte, los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin que permiten registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica, informacin de una organizacin. Sus objetivos son: instruir al personal, precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa, servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingresos, aumenta la eficiencia de los empleados, ayuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades, permite conocer el funcionamiento interno Unas de sus ventajas es lograr y mantener un slido plan de organizacin, facilitar el estudio de los problemas de organizacin y determinar la responsabilidad de cada puesto, entre otros. Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal. Por otro lado, sus desventajas, su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones, el costo de produccin y actualizacin puede ser alto, si no se actualiza peridicamente, pierde efectividad. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

BIBLIOGRAFA

es.wikipedia.org/wiki/Instancia_(formulario)html.rincondelvago.com/ma nuales-administrativos.html

www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/manualesadmi nistrativos/

www.gestiopolis.com/canales8/ger/importancia-de-los-manualesadministrativos.htm

www.webtaller.com/maletin/articulos/formularios-usables-accesibles.php

y www.inverter-china.com/blog-es/articles/Process-Control/the-forms-ofprocess-control-systems.html