1.5.1 Administracin de proyectos.

La administracin de proyectos es el proceso de combinar sistemas, tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad. El uso de tcnicas de administracin de proyectos puede parecer una carga adicional, sin embargo, ahorra tiempo y dinero a largo plazo. Aqu podemos notar cinco caractersticas muy notarias que se deben tener en un proyecto: 1. 2. 3. 4. 5. Un proyecto tiene principio y fin definidos. Los proyectos usan recursos (personas, tiempo, dinero). Los resultados del proyecto tienen metas especficas de calidad y desempeo. Los proyectos siguen una planeacin. Un proyecto incluye un equipo de personas.

1.5.2 Las fases del proyecto

1. Inicio

2. Planeacin

3. Ejecucin

4. Control

5. Conclusion

1. Inicio     Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo. Determinar lo que el proyecto debe lograr. Definir la meta global del proyecto. Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los interesados.  Precisar el alcance general del proyecto.  Seleccionar los miembros iniciales del equipo.

2. Planeacin      Perfeccionamiento del alcance del proyecto. Listado de tareas y actividades que llevaran al logro de las metas del proyecto. Secuencia de actividades. Desarrollo de un calendario y presupuesto. Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados.

3. Ejecucin      Dirigir el equipo. Reunirse con los miembros del equipo. Comunicarse con los terceros involucrados. Resolver los conflictos o problemas que pueden surgir. Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).

4. Control        Vigilar las desviaciones del plan. Emprender acciones correctivas. Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados. Cambiar los calendarios del proyecto. Adaptar los niveles de recursos. Cambiar el alcance del proyecto. Regresar a la etapa de planeacin para realizar ajustes.

5. Conclusin      Reconocimiento de logros y resultados. Cierre de las operaciones y dispersin del equipo. Aprendizaje de la experiencia del proyecto. Revisin del proceso y resultados. Redaccin del informe final.

1.5.3 Participantes claves del proyecto.

Para poder cumplir con las expectativas de xito de un proyecto, se depende en gran medida de la integracin de muchas organizaciones y personas hacia un objetivo en comn: el objetivo del proyecto. Para poder cumplir las expectativas de los involucrados claves, ser necesario primero identificarlos. Para identificarlos de una manera ms clara los definiremos como las organizaciones y personas que sern afectadas o beneficiadas por el desarrollo del proyecto. De esta manera se pueden identificar 3 tipos de participantes:  EQUIPO DIRECTIVO  EQUIPO EJECUTOR  INVOLUCRADOS CIRCUNSTANCIALES El equipo directivo est integrado por el CLIENTE que puede ser el contratante, propietario o desarrollador del proyecto quien en un momento dado autoriza, define el alcance y establece los lineamientos y criterios de aceptacin. Tambin se encuentra dentro de este equipo el PATROCINADOR que es la persona a cargo de la direccin del proyecto en la empresa y quien asegura la toma de decisiones a tiempo, apoya la asignacin de recursos, supera conflictos y

barreras organizacionales para una mejor realizacin del proyecto, apoya y asigna al gerente de proyecto. El equipo ejecutor est integrado por el GERENTE DEL PROYECTO como encargado del proyecto y que dirige al equipo del proyecto para alcanzar los objetivos, asegura la comunicacin efectiva entre la administracin y otras organizaciones, asegura que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo y adecuadamente. Tambin forma parte de este bloque el resto de los MIEMBROS DEL EQUIPO como el gerente, los organizadores, el staff y los proveedores quienes elaboran el plan del proyecto, ejecutan y controlan siguiendo el plan, colaboran en la integracin de los equipos para lograr los objetivos del proyecto. Por ltimo se encuentran los involucrados circunstanciales que aunque no se encuentren ligados directamente con el proyecto si resultan afectados o impactados de alguna manera como en el caso de los medios, los vecinos, etc.

1.5.4 Proceso de desarrollo de un proyecto.

Ciclo de vida de un proyecto. Los proyectos son finitos: tienen un comienzo y final bien definidos, y en ocasiones parecen tener vida propia. En consecuencia, es lcito pensar que un proyecto tiene un ciclo de vida natural que consta de cuatro fases: concepcin, formacin, operacin y terminacin. CONCEPCION Durante la fase de concepcin se estudia la idea de realizar un proyecto. Si es beneficioso y factible, la idea se transforma en una propuesta de proyecto, y luego se toma la decisin de realizarlo o no realizarlo . En la propuesta deben incluirse los beneficios esperados, los estimados de los recursos requeridos (personas, capital, equipo, etc.) y la duracin del proyecto. Cuando se aprueba la propuesta, el proyecto pasa a la fase formativa. FORMACION Durante la fase formativa del proyecto se definen con claridad los objetivos, se selecciona el tipo de organizacin y se asigna al administrador del proyecto. Luego, se transforma la propuesta en un plan de proyecto maestro y se elaboran en detalle programas, requerimientos de recursos y presupuestos. La planeacin del proyecto se realiza con el fin de prever los problemas y asegurar que se cuente con los recursos apropiados en el momento adecuado. Esto significa que todos los interesados en el proyecto deben participar en la etapa de planeacin, la cual puede exigir tiempo, ser difcil y costosa, en especial si no se explican con claridad los detalles de las tareas que deben ejecutarse. OPERACIN

En la fase operativa ya debe estar conformado el equipo de proyecto. En este momento comienza el trabajo en el proyecto. Realizar el proceso de seguimiento al progreso del proyecto, actualizar los planes de proyecto y vigilar de cerca el equipo son responsabilidades administrativas clave en esta etapa. Ocuparse de cambios propuestos en el trabajo por hacer o en los objetivos del proyecto es, quiz, la tarea ms desafiante de todas. TERMINACIN En la fase de terminacin ya se debe haber completado el trabajo en el proyecto (o suspendido prematuramente). Durante esta fase se analizan los xitos y fracasos del proyecto (incluida su estructura organizativa), se prepara un informe detallado para los equipos de proyectos futuros y se les asignan nuevas tareas a los miembros del equipo.

1.5.5 Evaluacin del proyecto.

Para la evaluacin de proyectos de desarrollo, se debe tener en cuenta en primera medida los grandes ciclos de todo proyecto, para establecer en qu fase o ciclo pretende establecer los puntos de control y evaluacin del proyecto, dichos ciclos son:

 Pre-inversin: En esta se realizan todos los estudios necesarios que permitan tomar con mayor claridad la decisin de realizar el proyecto. Las tres actividades principales son: Identificacin, presentacin y justificacin del problema, evaluacin de objetivos y formulacin y preparacin de las alternativas de solucin. En esta fase la evaluacin que se realiza es la denominada Ex-ante y centra su anlisis principalmente en los objetivos y las alternativas de solucin.  Inversin: Tambin llamada de ejecucin, es la segunda dentro del ciclo. En ella se realizan todas las inversiones y adquisiciones para poner en marcha el proyecto. En esta se realiza la evaluacin de tipo seguimiento o monitoreo fsico - financiero de los proyectos, el cual busca garantizar el buen uso de los recursos de inversin asignados.  Operacin: Es el ltimo ciclo del proyecto y en esta se generan los beneficios para los cuales el proyecto fue diseado, en algunos proyectos esta etapa se lleva a cabo simultneamente con la de inversin. Para esta fase se recomienda la evaluacin de resultados o impacto, as como la eficiencia y eficacia del cumplimiento de los objetivos trazados en el diseo del proyecto.

1.5.6 Como cerrar el proyecto.

Cerrar el proyecto es el proceso que consiste en finalizar todas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de direccin de proyectos para completar formalmente el proyecto o una fase del mismo. Al cierre del proyecto, el director del proyecto revisar toda la informacin anterior procedente de los cierres de las fases previas para asegurarse de que todo el trabajo del proyecto est completo y de que el proyecto ha alcanzado sus objetivos. Puesto que el alcance del proyecto se mide con relacin al plan para la direccin del proyecto, el director del proyecto revisar este documento para cerciorarse de su culminacin antes de considerar que el proyecto est cerrado. El proceso Cerrar Proyecto tambin establece los procedimientos de anlisis y documentacin de las razones de las acciones emprendidas en caso de que un proyecto se d por terminado antes de su culminacin. Esto incluye todas las actividades necesarias para el cierre administrativo del proyecto o fase, incluyendo metodologas paso a paso relativas a: las acciones y actividades necesarias para satisfacer los criterios de terminacin o salida de la fase o del proyecto las acciones y actividades necesarias para transferir los productos, servicios o resultados del proyecto a la siguiente fase o a la produccin y/u operaciones las actividades necesarias para recopilar los registros del proyecto o fase, auditar el xito o fracaso del proyecto, reunir las lecciones aprendidas y archivar la informacin del proyecto para su uso futuro por parte de la organizacin.

Fuentes de consulta
http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/eco/adproyectanto.htm http://www.itnuevolaredo.edu.mx/takeyas/Apuntes/Seminario_Tesis/Apuntes/Metodologia/ Administracion%20de%20Proyectos1.pdf http://es.scribd.com/doc/50389246/25/PARTICIPANTES-CLAVE-EN-EL-PROYECTO http://www.eumed.net/ce/2008b/jtd.htm http://gestionpublicaperu.com/noticias/?p=8537