Universitatea Babe-Bolyai Facultatea de tiine Politice, Administrative i ale Comunicrii Secia Comunicare i Relaii Publice Anul universitar 2011-2012

Semestrul 1

Bazele PR I. Informaii generale

Date de identificare curs i contact tutori: Numele cursului: Bazele PR Codul cursului: UCRP 2113 Anul II, Semestrul I Tipul cursului: obligatoriu Pagina web a cursului Tutori: Paul Frca Adresa e-mail tutori: farcasp@yahoo.com

Date de identificare a cursului Date de contact ale titularului de curs: Nume: Flaviu Clin Rus Birou: str. G-ral T. Mooiu, nr.71, sala V/1 Telefon: 0264-431505 Fax: 0264-406054 E-mail: farcasp@yahoo.com Consultaii: mari orele: 16.00-18.00

Condiionri i cunotine prerechizite Pentru o nelegere mai bun a acestui curs sunt utile cunotiinele acumulate n anul I la cursul de Introducere n Comunicare i Relaii Publice. Studentul trebuie s tie s defineasc termenul de relaii publice i s cunoasc cel puin cteva dintre caracteristicile muncii de PR i ale unui consilier PR. Descrierea cursului Obiectivele cursului: 1. Cunoaterea principalelor concepte (aciune planificat, comunicare intrainstituional, comunicare interinstituional, instrumente i tactici PR, strategie, campanie PR) specifice domeniului Relaiilor Publice 2. Operaionalizarea cunotinelor de specialitate n comunicare i PR; nelegerea i utilizarea n comunicarea profesional scris i verbal din cadrul organizaiei i ntre organizaii a limbajului specific relaiilor publice. 3. Stpnirea acelor abiliti profesionale care permit organizarea unor evenimente PR i capacitatea de a planifica strategic anumite activiti Pe parcusul acestui curs studenii trebuie s neleag care sunt prile aciunii planificate: analiza i sinteza, planificarea propriu-zis, punerea n practic a strategiilor i control succesului. Cursul ofer o prezentare ampl a ceea ce nseam comunicarea intrasistemic (comunicare din interiorul organizaiei), comunicarea intersistemic (comunicarea extern cu mediul extern organizaiei sistemele nvecinate i cele dependente) i comunicarea cu mediile de informare in mas (comunicarea cu mass-media). Aceste trei tipuri de comunicare sunt extrem de importante n munca de PR i orice viitor consilier PR trebuie s cunoasc instrumentele specifice fiecrui tip de comunicare. O atenie sporit trebuie acordat comunicrii cu massmedia i redactrii materialelor pentru pres. Acest curs ofer cunotiinele fundamentale pe care trebuie s le dein orice viitor consilier PR. 1

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Organizarea temelor n cadrul cursului Aciunea planificat Comunicarea intrasistemic Comunicarea cu sistemele nvecinate Comunicarea cu sistemele dependente Comunicarea cu mediile de informare n mas Structura materialelor informative Conferina de pres

Formatul i tipul activitilor implicate de curs Cursul se va desfura pe dou module care vor aborda teme diferite. Metode utilizate n cadrul predrii: expunerea, exemplul demonstrativ, sinteza cunotinelor, descoperire dirijat. Materiale bibliografice obligatorii Coman, Cristina, Relaiile Publice i Mass-Media, Ed. Polirom, Iai, 2000. Newsom, Doug, Turk Van Slyke, Judy, Kruckeberg, Dean, This is PR. The Realities of Public Relations, seventh edition, Ed. Wadsworth, Belmont, 2000. erb, Stancu, Relaiile Publice i Comunicarea, Ed. Teora, Bucureti, 2000. Rus, Flaviu Clin, Relaiile Publice i Publicitatea, Ed. Institutul European, Iai, 2004. Materiale i instrumente necesare pentru curs Suportul de curs, mpreun cu celelate materiale indicate ca bibliografie pot fi mprumutate acas sau consultate n biblioteca facultii. Calendar al cursului Prezena studenilor la curs nu este obligatorie. Pentru fiecare curs, studenilor li se cere s citeasc capitolele aferente din minim una din crile prezentate la bibliografie. Cursul se va desfura n cadrul celor dou ntlniri din lunile noiembrie i ianuarie. Calendarul acestora va fi comunicat n timp util de ctre secretariatul IDD. Curs1 (noiembrie 2011). Aciunea planificat i comunicarea intrasistemic. Teme: Aciunea planificat: Obiective: Analiza planificrii, principalului parametru n baza cruia se desfoar munca de P.R. Prezentarea principalelor forme de evaluare. Determinare modului de formulare a elurilor. Noiuni cheie: Planificare, credibilitate, senzitivitate, realism, profil al polaritilor, chestionar, interviu, coordonare, control, motivare, eluri. Comunicarea intrasistemic: Obiective: Determinarea principalelor modaliti de realizare a comunicrii intrasistemice. Analiza organizrii comunicrii intrasistemice. Noiuni cheie: Intrasistemic, servicii de informare rapid, ziarul sistemului, internet, adunri generale de sistem, manifestri avnd la baz discuiile i dialogul. Bibliografie: Rus, Flaviu Clin, Relaiile Publice i Publicitatea, Ed. Institutul European, Iai, 2004, pg. 7-50. - Suport de curs pg. 3-13 2

Curs2 (ianuarie 2012). Comunicarea cu sistemele nvecinate i comunicarea cu mediile de informare n mas. Teme: Comunicarea cu sistemele nvecinate: Obiective: Analiza principalelor modaliti prin care se realizeaz comunicarea cu sistemele nvecinate. Determinarea principalelor tehnici de empatizare cu sistemele vecine. Noiuni cheie: Imagine, materiale promoionale, ziua porilor deschise, ziarul sistemelor vecine. Comunicarea cu sistemele dependente: Obiective: Deprinderea principalelor instrumente prin care se realizeaz acest tip de comunicare. Determinarea gradului de aplicabilitate a instrumentelor de P.R. n relaiile cu sistemele dependente. Noiuni cheie: culoar de comunicare, club al sistemului, magazin al sistemelor dependente. Comunicarea cu mediile de informare n mas: Obiective: Prezentarea diferitelor modaliti de realizarea i promovare a legturilor cu massmedia. Determinarea pattern-urilor caracteristice fiecrui mijloc de comunicare n mas pentru realizarea transferului informaional n matricile specifice acestuia. Noiuni cheie: Mass-media, opinia public, materiale informative, persuasiune, infotainment, radio, televiziune, agenii de pres, birouri de pres, norme standard, scrisoare deschis, dreptul la replic, arhivare, el, press-kit, feed-back. Bibliografie: Rus, Flaviu Clin, Relaiile Publice i Publicitatea, Ed. Institutul European, Iai, 2004, pg. 50-129. - Suport de curs pg. 13-24. Politica de evaluare i notare Evaluarea se va realiza pa baza unui examen scris. Nota de la acest examen va reprezenta nota final a studentului. Elemente de deontologie academic n acord cu reglementrile Universitii Babes-Bolyai. Pentru informaii suplimentare cu privire la respectarea standardelor de onestitate academic, va rugm consultai adresa: http://www.polito.ubbcluj.ro/polito/documente/reguli_plagiat.pdf Fraudarea examenului se penalizeaz prin exmatriculare. Discuiile sau colaborrile n timpul examenelor se sancioneaz cu nota 1. Contestarea notei primit la un examen, se face n scris, la catedra de Comunicare i Relaii Publice, n termen de 48 ore de la afiarea rezultatelor. Nota final la disciplina respectiv este cea obinut n urma contestaiei. Studeni cu dizabiliti Studenii cu dizabiliti pot adresa solicitrile lor pe adresa de e-mail a tutorelui. Strategii de studiu recomandate Studentul trebuie s citeasc cu atenie informaiile din suportul de curs i s aprofundeze materia. O simpl citire a suportului de curs nu este suficient pentru obinerea unei note de trecere. Pentru o mai bun nelegere a unor elemente prezentate n suportul de curs se poate recurge la bibliografia opional. 3

II.

Suportul de curs propriu-zis

Cursul va fi structurat pe dou module care, la rndul lor vor fi mprite dup cum urmeaz: Titlul i numrul modulului Bazele PR, UCRP 2113

Scopul i obiectivele Obiective: 1. Analiza modalitilor de a realiza imagine pentru orice sistem. 2. Deprinderea unor abiliti de consiliere pe probleme PR . 3. nsuirea instrumentelor PR care aparin de comunicarea intern i extern a unei organizaii. Competeneele specifice disciplinei: 1. Cunoatere i nelegere -cunoate diferena dintre Relaiile Publice ca domeniu i relaiile cu publicul; cunoate principalele forme de evaluare a unei aciuni PR, dar i modul de formulare al elurilor; cunoate principalele instrumente care sunt folosite n comunicarea intrasistemic, intersistemic i n comunicarea cu mediile de informare n mas; difereniaz instrumentele specifice comunicrii interne de cele caracteristice comunicrii externe. 2. Explicare i interpretare -explic paii care trebuie parcuri n cadrul aciunii planificate; explic termeni precum: profil al polaritilor (profil bipolar), credibilitate, sezitivitate, adaptare la realitate; difereniaz tipurile de instrumente folosite n comunicarea intrasistemic, n comunicarea cu sistemele dependente i n comunicarea cu mediile de informare n mas; 3. Instrumental aplicative -proiecteaz aplicarea unor instrumente PR n interiorul i n exteriorul unei organizaii; proiecteaz instrumente de evaluare specifice fiecrei aciuni PR; 4. Atitudinale -manifest interes fa de domeniul Relaiilor Publice ca tiin; promoveaz un sistem de valori bazat pe etica n Relaiile Publice; Metode utilizate: expunerea, exemplul demonstrativ, sinteza cunotinelor, descoperire dirijat Coninutul informaional detaliat I. Aciunea Planificat

Obiective: Analiza planificrii, principalului parametru n baza cruia se desfoar munca de P.R. Prezentarea principalelor forme de evaluare. Determinare modului de formulare a elurilor. Noiuni cheie: Planificare, credibilitate, senzitivitate, realism, profil al polaritilor, chestionar, interviu, coordonare, control, motivare, eluri.

Planificarea este aciunea n baza creia se desfoar munca de P.R. Astzi exist firme care mai folosesc simul comun n P.R.- n S.U.A. 20%, n Europa 40%. Comunicarea intra- i interinstituional se realizeaz innd cont de urmtoarele criterii: 1. - Criteriul credibilitii ncrederea reciproc cere timp, se construiete greu i trebuie ntreinut permanent, prin elemente pozitive, aduse de ambele pri care comunic 2. - Criteriul senzitivitii este important s ne orientm n funcie de dorinele i ateptrile partenerilor notri. Munca de PR trebuie s aib drept rezultat atingerea elurilor proprii, alturi de nelezarea partenerilor de discuie sau a oricrui fel de competitor 3. - Criteriul realismului orice sistem prin munca de PR trebuie s-i cunoasc exact potenialul, punctele tari i punctele slabe. Sistemul trebuie s se sprijine pe elementele puternice i trebuie s se fereasc de eventualele probleme create de punctele slabe.

Aciunea planificat cuprinde 4 pri: 1. Analiza i sinteza. 2. Planificarea propriu-zis. 3. Punerea n practic. 4. Controlul succesului. 1. Analiza i sinteza. Problemele referitoare la P.R. care apar n orice sistem trebuie identificate. n acest sens se recomand un plan n trei pai: 1. Se strng ct mai multe informaii despre sistem. 2. Se pregtesc grupe de analiz pentru a sintetiza informaia. 3. Se determin gradul de complexitate al informaiilor precum i capacitatea acestora de a influena o anumit problem. Problemele de comunicare apar n trei cmpuri majore: 1. Intrasistemic cu cele dou laturi ale procesului de comunicare: cea orizontal i cea vertical. 2. Intersistemic trebuie fcut distincia ntre dou pri ale aceluiai tot unitar: a. Se refer la modalitatea i capacitatea propriului sistem de a implementa informaii n mediul exterior i de a recepta informaii de la acesta. b. Se refer la diferite modaliti de percepie ale tuturor subsitemelor mediului exterior, precum i la toate modalitile de a comunica ale acestor subsisteme 3. Imaginii propriului sistem imaginea trebuie s fie caracteristic propriului sistem i trebuie s contin elemente distinctive ale acestuia. n primul rnd, consilierul PR, n momentul n care creeaz sau consolideaz o anumit imagine, trebuie s in seama de dorinele elementelor sistemului pe care l reprezint, precum i de percepia acestor elemente ale propriului sistem, adic de cum vd membrii acestuia, propriul sistem. n al doilea rnd, el trebuie s in seama de modalitatea celorlalte sisteme, din mediul exterior, de a privi sistemul su, precum i de dorinele acestor sisteme, pozitive sau negative, fa de acesta. n sfrit, consilierul PR va trebui s in seama de dorinele maselor, precum i de percepia acestora fa de propriul sistem i s acioneze n consecin 5

Instrumente folosite pentru crearea unei viziuni de ansamblu asupra sistemului propriu: 1. Profilul polaritilor sau profilul bipolar: propriu i strin. Procedeul de realizare a acestui profil al polaritilor este urmtorul: se aleg, n general, 10 caracteristici care pot face referiri la diferite aspecte ale sistemului. Se formeaz, astfel, doi poli: unul cuprinznd caracteristici pozitive, celalalt cuprinznd contrarele lor. Cele 10 caracteristici se aranjaz pe orizontal, una sub alta, rezultnd 2 coloane, ntre care se las un spaiu liber, astfel nct rndul care unete 2 caracteristici contrare s poat fi mprit n apte csue. Cu ct se va bifa o csu mai apropiat de o anumit caracteristic, cu att prerea va fi mai apropiat de acea caracteristic. 2. Chestionarul cuprinde ntrebri referitoare la: a. funcionarea sistemului de comunicare; b. la petrecerea timpului liber att a membrilor sistemului ct i a elementelor din afara sistemului. 3. Interviul. Dup culegerea de date prin cele 3 instrumente dup analiza i sinteza acestora, rezult un profilimagine al sistemului care cuprinde : a. Pri puternice. b. Pri slabe. Pentru a pute arealiza anumite schimbri intrasistemice, trebuie s inem cont ntotdeauna, de urmtoarea teorem: Prile puternice ale sistemului ne ajut la redresarea prilor slabe ale acestuia!

2. Planificarea. Prima faza a planificrii este reprezentat de cristalizarea elurilor. Aceasta ajut consilierul s realizeze trei funcii: 1. Coordonarea toate activitile desfurate s fie convergente i s contribuie fiecare la realizarea unui anumit el. Coordonarea se refer att la implementarea de personal, la msurile luate i etapizate ct i la resursele bugetare sau de alt natur, necesare elurilor propuse. 2. Controlul necesit un el clar formulat; o dat stabilit este un punct de reper, n raport cu care se poate compara fiecare stare intermediar prin care trece sistemul, n drumul su spre acest el. O dat cu aceste eluri intermediare, se verific i dac msurile propuse sunt aplicate ntocmai i dac exist o convergen a tuturor aciunilor, necesar pentru atingerea elului major 3. Motivarea cel mai frecvent procedeu folosit este cel al recompensei.

Munca de P.R. se deruleaz cu att mai bine cu ct elurile sunt mai bine formulate. Pentru realizarea acestui deziderat trebuie urmate cinci criterii: 1. Limbajul elurilor s fie ct mai simplu. 6

2. Formularea elurilor s fie ct mai precis. 3. Conducerea sistemului trebuie s aib acces n orice moment la orice tip de el. 4. Formularea elurilor trebuie astfel conceput nct ele s fie msurabile n orice moment al derulrii fazelor strategiei de P.R. 5. Fiecare el trebuie astfel gndit nct s poat fi realizat ntr-o perioad de timp bine determinat. elurile n P.R. sunt de dou tipuri: a. superioare. b. Inferioare. Pentru atingerea elurilor este nevoie de strategii sau tehnici. Strategiile trebuie realizate inndu-se cont de urmtorii parametri: 1. Aducerea la cunotina membrilor sistemului elurile propuse. 2. Promovare propriilor idei n mediul exterior sistemului: a. unidirecional. b. bidirecional. 3. Calcularea resurselor materiale precum i a necesarului uman pentru derularea n bune condiii a oricrui proiect. n urma analizelor consilierul P.R. va avea un proiect, pe care-l va promova att membrilor sistemului ct i mediului exterior prin dou tipuri de mesaje: a. de trend major. b. de trend minor. 4. Etapizarea strategiei. Aceasta sprijin trei scopuri principale: a. Coordonarea aciunilor n orice tehnic. b. Punerea n eviden a fazelor critice de derulare. c. Flexibilitatea. Resursele financiare necesare pentru derularea oricrei strategii se pot obine din: a. Bugetul sistemului care deine o sum fix special pentru derularea strategiilorfonduri de rezerv. b. Suma reprezentnd un procent din beneficiile sistemului. c. Sum fix cuprins n bugetul sistemului.

3. Punerea n practic a strategilor. Pentru a aplica diferite strategii consilierul P.R. trebuie s in cont de urmtorii parametri: 1. Lucrul cu mediile de informare n mas promovarea informaiilor prin oate mediile:pres scris, radio, televiziune i internet. 2. Diferite instrumente de P.R materiale promoionale i modul de realizare al acestora. 3. Diferite aciuni promoionale specifice ar fi: expoziii, congrese, party-uri prin modul de derulare al acestor aciui trebuie s realizm 2 caracteristici: s informm i s convingem publicul. 4. Diferite modaliti de ajutor sau de sponsorizare. Alturi de parametri mai sus amintii o strategie superioar de P.R. trebuie s se bazeze i pe originalitatea i creativitatea consilierului.

4. Controlul succesului. Exist dou categorii de strategii pe care, din punct de vedere al succesului, le putem controla: a. Strategii cu efecte imediate sau pe termen scurt. b. Strategii cu efete n timp sau pe termen lung. Pentru a pune n eviden relevana unei strategii se folosesc urmtoarele metode i instrumente: a. Pretestul are rolul de a evalua starea n care se gsete sistemul, nainte de a aplica orice strategie. b. Analiza pe parcursul derulrii ne ilustreaz modul i msura n care se dezvolt aciunea planificat. Aceast metod evalueaz gradul de aplicabilitate al strategiei i nu o anumit stare a sistemului. c. Posttestul se folosete pentru a putea evalua succesul sau insuccesul unei anumite strategii. n scopul determinrii saltului calitativ al imaginii sistemului produs de o anumit strategie se folosesc urmtoarele trei tehnici: 1. Evaluarea proprie att elementele propriului sistem ct i cele din afara sistemului sunt rugate s-i exprime prerea fa de o anumit stare a sistemului sau un anumit el pe care trebuie s-l ating sistemul. Tehnica const dintr-o sum de idei sau preri ale indivizilor vizavo de sistem. 2. Analiza presei (mass-media) se recomand chiar i decuparea tuturor articolelor referitoare la propriul sistem i realizarea aa-numitelor oglinzi de pres. Presa este cea are reflect o anumit imagine a sistemului i din adunarea tuturor articolelor referitoare la propriul sistem, se pot trage foarte multe concluzii. 3. Analize socio-psihologice complexe n cadrul acestui grup d emetode se disting: analiza cantitativ i calitativ, analiza rspunsurilor rezultate n urma diferitelor tipuri de chestionare, analiza de imagine, analiza informaiilor rezultate din interviuri i anchete sau studii de caz i analiza profilelor bipolare.

Teme: n baza cror criterii se realizeaz comunicarea intra-i intersistemic? Care sunt cele patru pri ale aciunii planificate? Care sunt scopurile sprijinite de etapizarea strategiei? Ce instrumente sunt folosite pentru a determina relevana unei strategii?

II.

Comunicarea intrasistemic:

Acest tip de comunicare se deruleaz n interiorul sistemelor. Obiective: Determinarea principalelor modaliti de realizare a comunicrii intrasistemice. Analiza organizrii comunicrii intrasistemice. Noiuni cheie: Intrasistemic, servicii de informare rapid, ziarul sistemului, internet, adunri generale de sistem, manifestri avnd la baz discuiile i dialogul. Instrumente ale comunicrii intrainstituionale: A. Servicii de informare rapid fluturaii de informare se realizeaz pe hrtie tip sau A5; au diferite titluri: informare rapid, x v informeaz, info expres, etc.; au mai multe culori n funcie de ideea pe care o conin; se focalizeaz pe o singur idee sau tem. B. Ziarul sistemului: ofer informaii mai ample dect fluturaii de informare. Ziarul sistemului este sprijinit de urmtoarele motive: - Asigurarea permanent a membrilor sistemului cu informaii despre instituia n care acetia lucreaz. - Exprimarea liber a opiniilor tuturor membrilor sistemului n raport cu o problem aprut. - Sprijinirea comunicrii verticale ntre conducerea sistemului i angajai. - Stimularea comunicrii orizontale. - Prezentarea imaginii sistemului. - Oferirea de informaii despre viitoare specializri sau noi locuri de munc ale sistemului. - Sprijinirea membrilor sistemului n formare unei opinii despre acesta. - Realizarea legturilor ntre diferite sectoare ale sistemului. - Infotainment. - Construirea n mod constant a imaginii sistemului. Ziarul sistemului nu are voie s conin: - Informaii confideniale. - Preri politice dect n cazul n care sistemul e un partid politic. - Denigrri. Ziarul sistemului trebuie s conin imagini ct mai reprezentative despre acesta. Pentru realizarea acestui deziderat trebuie respectate urmtoarele: - Angajarea unui fotograf profesionist. - Folosirea arhivelor cu fotografii ale ziarelor. - Folosirea arhivelor altor sisteme. - Folosirea arhivelor membrilor sistemului. - Folosirea arhivelor tuturor prietenilor. - Folosirea internet-ului.

Tipuri de ziar de sistem: 1. Ziarul sub forma serviciului de informare sau sub forma foii de informare: format A4 sau A3, conine 4 sau 8 pagini, este scris pe hrtie de o calitate medie. 2. Ziarul propriu-zis: are forma unui ziar obinuit, are lay-out, conine numai poze albnegru. 9

3. Ziarul avansat: are 12 pagini, pozele i titlurile sunt colorate, hrtia pe care e tiprit, e mult mai bun n raport cu celelalte dou tipuri. 4. Ziarul - jurnal: are forma i coninutul cu un cotidian i conine ntre 16 i 24 de pagini. 5. Ziarul magazin: este cel mai amplu, conine pn la 32 de pagini, este viu colorat i este tiprit pe o hrtie de foarte bun calitate. Sistemele puternice au i reviste proprii focalizate pe o anumit bran. Resursele financiare necesare realizrii ziarului sistemului provin: a. Din bugetul sistemului. b. Din vnzarea ziarului. c. Din anunuri care apar n ziar. d. Din servicii contra servicii. C. ntlniri i discuii a. Adunri generale de sistem. b. Diverse manifestri avnd la baz discuiile i dialogul. c. Mese cu larg participare a membrilor sistemului. d. Manifestri sub forma unei prezentri.

Teme: Care sunt cele trei tipuri mari de instrumente prin intermediul crora se realizea-z comunicarea interinstituional? Enumerai dou titluri pentru fluturaii de informare. Descriei cele cinci tipuri de ziar de sistem.

III.

Comunicarea cu sistemele nvecinate

Obiective: Analiza principalelor modaliti prin care se realizeaz comunicarea cu sistemele nvecinate. Determinarea principalelor tehnici de empatizare cu sistemele vecine. Noiuni cheie: Imagine, materiale promoionale, ziua porilor deschise, ziarul sistemelor vecine Comunicarea cu sistemele nvecinate are drept scop principal promovarea bunelor relaii cu acestea. Pentru derularea unui transfer i a unui contratransfer informaional n bune condiii cu sistemele vecine consilierul P.R. va recomanda aplicarea urmtoarelor aciuni: 1. Dialogarea cu toate sistemele vecine. 2. Propria conducere trebuie s discute personal, nu prin interpui, cu forurile de conducere ale sistemelor vecine. 3. ncercarea de a face primul pas n orice relaie, mai ales n momentul n care apare o nenelegere, fr a se atepta situaia de criz. 4. Oferirea de informaii despre propriul sistem vecinilor, att cu caracter global ct i de amnunt . 5. Folosirea constanei i responsabilitii n relaiile cu sistemele vecine. 10

6. Punerea n practic a tot ceea ce se rspndete prin materialele promoionale. 7. ncercarea de a rspunde ntrebrilor sistemelor vecine i promovarea unui sistem transparent de comunicare. 8. Formularea de ntrebri referitoare la sistemele vecine i din partea conducerii propriului sistem. 9. Afiarea unui comportament impecabil fa de orice sistem vecin. 10. Folosirea n dialogul cu un sistem vecin, a mai multor afirmaii pozitive fa de un al treilea sistem neprezent la discuie.

Ziua porilor deschise este o alt metod prin care se poate comunica cu sistemele vecine. Aceast tehnic se realizeaz n baza unui plan care cuprinde urmtoarele: 1. Primirea se face de ctre personal calificat, capabil s explice cele mai mici detalii legate de sistem. 2. Vizionarea unui film de 10-15 minute documentarul trebuie astfel realizat nct s promoveze o imagine pozitiv a sistemului. 3. Vizita propriu-zis traseul trebuie astfel ales nct vizita s curga de la un segment la altul, iar n urma prezentii vizitatorul trebuie s rmn cu o viziune de ansamblu. 4. ncheierea vizitei desprirea trebuie s aibe loc ntr-o ncpere special amenajat, unde vizitatorilor s li se ofere i un mic cadou, constn n materiale promoionale ale propriului sistem. Ziarul sistemelor vecine este o alt tehnic de meninere a bunelor relaii cu vecinii. Acesta prezint toate caracteristicile ziarului sistemului. Teme: Ce aciuni trebuie s recomande consilierul P.R. pentru realizarea unui bun proces de comunicare cu sistemele vecine? Care sunt elementele planului n baza cruia se realizeaz ziua porilor deschise?

Comunicarea cu sistemele dependente Obiective: Deprinderea principalelor instrumente prin care se realizeaz acest tip de comunicare. Determinarea gradului de aplicabilitate a instrumentelor de P.R. n relaiile cu sistemele dependente. Noiuni cheie: culoar de comunicare, club al sistemului, magazin al sistemelor dependente. Comunicarea cu sistemele dependente se bazeaz pe ncredere reciproc. Acest deziderat care asigur un flux continuu de informaii n ambele sensuri, din sistem n exterior i invers, se bazeaz pe anumite tehnici. Acestea sunt urmtoarele: 1. Realizarea unui culoar direct de comunicare cu sistemele dependente. Acesta la rndul su cuprinde urmtoarele : a. Crearea unui club al tuturor celor care au avut legturi cu propriul sistem. b. Crearea unei legturi directe cu sistemele dependente prin intermediul computerului. c. Telefonul clientului. d. Serviciul prin pot. 11

2. Realizarea unui ziar tip magazin pentru sistemele dependente. 3. Realizarea unei ntruniri de mare amploare a tuturor clienilor.

Teme: Care sunt cele trei modaliti prin care se realizeaz ncrederea reciproc n relaia cu sistemele dependente? Care sunt modalitile prin care se realizeaz un culoar direct de comunicare cu sistemele dependente? IV. Comunicarea cu mediile de informare n mas

Obiective: Prezentarea diferitelor modaliti de realizarea i promovare a legturilor cu massmedia. Determinarea pattern-urilor caracteristice fiecrui mijloc de comunicare n mas pentru realizarea transferului informaional n matricile specifice acestuia. Noiuni cheie: Mass-media, opinia public, materiale informative, persuasiune, infotainment, radio, televiziune, agenii de pres, birouri de pres, norme standard, scrisoare deschis, dreptul la replic, arhivare, el, press-kit, feed-back. Pentru a realiza imaginea unui sistem este foarte important ce se public dar mai ales cum se public despre acesta. Scopul oricrui sistem este acela de a-i promova o imagine pozitiv. Sistemele i pot face cunoscut imaginea prin dou modaliti: A. Prin mass-media. B. Prin mijloace proprii. Mass-media va primi informaii despre sistem n form standardizat, care ofer anumite avantaje acestuia. Avantajele informrii mass-media ar fi urmtoarele: 1. Informaia poate ajunge prin intermediul mass-media direct la public i astfel sistemul i poate crete notorietatea. 2. Informaia pentru mass-media este scris i de aceea poate fi analizat cu mare atenie de ctre jurnaliti. De asemenea ea este clar i precis. 3. Informaia trimis mass-media se poate arhiva. 4. Informaia pentru mass-media este gndit de consilierul P.R. al sistemului, astfel nct ea s sprijine interesele acestuia. 5. Informaia pentru mass-media este gratuit i nu cost nimic. 6. Trimiterea constant de informaii pentru pres determin n timp cristalizarea unor legturi ntre consilierul P.R. i jurnaliti, care este foarte benefic pentru promovarea imaginii sistemului. Exist de asemenea i o serie de dezavantaje ale informrii mass-media: 1. Nu exist nici o garanie c informaiile trimise de sistem vor fi publicate de ctre massmedia. 2. Jurnalitii verific informaiile primite bazndu-se pe cel puin dou surse, aspect care necesit o anumit perioad de timp, pn ce se public materialul trimis. Verificarea e necesar pentru a nu exista confuzii de ordin semantic referitoare la textul trimis mijloacelor de informare n mas. 12

3. Situaiile complexe pot fi descrise cu greu de un singur material informativ. Structurarea materialelor informative Nu de puine ori, materialele informative transmise presei nu atrag atenia, deoarece forma sau maniera de prezentare a informaiilor nu este cea corect sau cea dorit. n proporie de peste 80% sunt alese materialele informative care aduc noul, ineditul. Pentru ca un material informativ s aib valoarea unei tiri, acesta trebuie neaprat s satisfac 5 criterii principale: 1. Actualitatea 2. Noutatea 3. Importana 4. Originalitatea 5. Convingerea sau puterea de persuasiune Exist diferite motive sau ocazii despre care putem scrie i care s reprezinte o tem care s fie prelucrat ntr-un material informativ. Dintre acestea amintim: 1. Aciuni speciale dureaz o sptmn i se desfoar sub un anumit slogan. Ex: sptmna crii, sptmna reducerilor cu 50% 2. ntmplri care au loc o singur dat pe an 3. Noi domenii de activitate sau noi linii tehnologice 4. Produse sau servicii noi 5. Contracte spectaculoase 6. Rezultate noi n munca d ecercetare 7. Dezvoltarea economic 8. Noi piee de desfacere sau noi filiale 9. Evenimente de interes naional 10. Expoziii 11. Apariia de noi brouri 12. Sigurana locurilor de munc 13. Modificri sau schimbri ale adresei sediului de munc 14. Hotrri importante 15. Fundaii 16. Expoziii sau conferine pentru marele public 17. Vizite ale personalitilor vieii politice, culturale etc. att din propria ar ct i din strintate 18. Direcii de activitate cu tent social 19. Jubileu sau aniversare 20. Participare la concursuri 21. Serbri sau diferite manifestri cu caracter de infotainment La nceputul fiecrei luni, toate mediile de informare n mas trebuie s aib pus la dispoziie un plan lunar, n care trebuie s fie trecute unul, maxim trei evenimente majore care vor avea loc n luna respectiv. Planurile lunare fac parte dintr-un plan general anual care nu se trimite la pres i care trebuie s rmn la consilierul PR i din care se extrag elemente pentru fiecare lun. Planul anual nu are voie s fie trimis tot dintr-o dat.

13

Plan de informare mass-media Teme principale Luna Vor fi trecute temele Se va scrie luna n care vor principale care vor sta la baza avea loc aceste evenimente evenimentelor viitoare Mass-media Vor fi menionate toate mijloacele de informare n mas ctre care am trimis planurile lunare informative

Mijloacele de informare n mas sunt: Pres scris 1. Cotidiene: ziare care apar n fiecare zi 2. Pres uoar: publicaii care informeaz populaia despre teme ale vieii de zi cu zi, cum ar fi:locuine, mobil, preparate culinare... 3. Pres specializat pe un anumit domeniu: ziare i reviste care promoveaz informaii specifice dintr-o anumit bran: medicin, construcii, fizic atomic, calculatoare 4. Foi informative Audio-vizual 1. Radio: posturi naionale, regionale, locale 2. Televiziune Alte mijloace 1. nternet 2. Ageniile de pres 3. Birouri de pres Alturi de planurile anuale i cele lunare trebuie s eleborm i o alt categorie de planuri punctuale, focalizate pe desfurarea unui singur eveniment,fiind denumite i planuri de finee. Aceste planuri de finee sunt mprite n dou categorii: A. Planuri proprii nu vor fi trimise mediilor d einformare n mas B. Planuri pentru medii vor fi trimise mediilor de informare n mas Norme standard de realizare a materialelor pentru pres Pentru a-l orienta mai bine pe jurnalist, pentru ca acesta s recunoasc mai uor de la cine vine materialul informativ ntotdeauna prima pagin va trebui s arate la fel, urmtoarele pagini putnd fi scrise normal. Prima pagin a materialului pentru pres trebuie s conin urmtoarele elementele: 1. Sigla sistemului 2. Numele sistemului. 3. Sloganul sistemului. 4. Info pentru pres, radio i T.V. 5. Coninutul materialului pentru pres. 6. Emis de biroul de pres al sistemului X. 7. Adresa. 14

8. Telefon. 9. Fax. 10. E-mail.

Coninutul materialului pentru pres cuprinde urmtoarele elemente: 1. Titlul. 2. Nivelul de baz prin care se rspunde la cele 6 ntrebri: cine?, ce?, Cum?, Cui?, Unde? i De Ce? 3. Amnunte macro. 4. Subtitluri-doar dac materialul informativ e mai lung. 5. Detalii - Subtiliti-la sfritul materialului. 6. Localitatea i data emiterii. 7. Persoana de contact din partea sistemului emitent. 8. Adresa firmei i toate modalitile de a lua legtura cu persoana de contact aparintoare sistemului: telefon, fax, e-mail.

Pentru ca materialul informativ trimis ctre mass-media s fie ct mai inteligibil i mai persuasiv acesta trebuie s aib urmtoarele caracteristici: 1. Informaia s fie clar, logic i cursiv. 2. Maniera n care este scris materialul informativ trebuie s emane dinamism. 3. n locul substantivelor se vor folosi ct mai multe verbe. 4. Nucleul fiecrui material informativ trebuie poziionat n centrul acestuia i e format din date i fapte. 5. Materialul informativ trebuie s conin combinaii de dou maxim trei culori.

Valoarea unui material informativ crete dac este nsoit i de o fotografie. Pe spatele fiecrei fotografii trebuie scris: 1. Firma Z. 2. Sediul firmei Z din oraul X. 3. Se poate publica gratis. 4. Firma Z cu sediul n oraul X de pe strada Z. 5. Telefon, Fax, E-mail . 6. Realizator foto. 15

Totul unitar informativ n final va lua forma un aa-numit press-kit. Acesta cuprinde urmtoarele: 1. Materialul pentru pres. 2. Alte informaii utile n completarea acestui material. 3. Informaii speciale despre tema abordat: scurt istoric, aspecte socio-economice, impact asupra altor medii, perspective i efecte, fotografii, preri pozitive ale altor persoane fa de tema abordat, literatur i alte surse de informare. Dac dorim ca materialul informativ s fie publicat doar dup o anumit dat, pe acesta trebuie specificat: a se publica doar dup data X ora Z. Nici o redacie nu trebuie omis i de aceea consilierul P.R. al sistemului va trebui s aib o list cu toate redaciile i cu toi jurnalitii. Pe plicul n care trimitem materialul pentru pres diferitelor redacii, numele destinatarului trebuie tiprit i nu scris de mn. De asemenea scrisul trebuie s fie ct mai ordonat. Unii consilieri P.R. folosesc o metod auxiliar, dup ce trimit materialul informativ i anume contacteaz telefonic redaciile respective, pentru a se interesa dac acestea au primit materialul trimis. E o tehnic prin intermediul creia se atrage atenia jurnalistului n mod elegant, asupra faptului c ia fost trimis un material informativ. Modalitile prezentate anterior se refer la procesul firesc, prin care un material informativ e publicat n forma trimis sau, nu e publicat. Exist i situaii n care, materialul care apare n pres, este diferit de cel pe care l-a trimis consilierul P.R. spre a fi publicat. O astfel de situaie poate avea dou cauze: 1. Materialul nu a fost corect neles. 2. Materialul nu s-a vrut s fie corect neles - n sensul dorit de consilierul i a fost denaturat cu bun tiin. n astfel de situaii consilierul P.R. va trebui s contacteze telefonic respectiva redacie i, chiar dac are informaii referitoare la faptul c redacia cu bun tiin a denaturat materialul, el trebuie s se comporte, ca i cum ar fi sigur c a fost o greeal neintenionat din partea acesteia i, s-l roage pe respectivul redactor ef s publice nc o dat materialul n sensul dorit de emitent. Consilierul P.R. va trebui s-i explice jurnalistului care e conotaia corect aferent material informativ trimis. Dac nu ajunge la o nelegere cu respectivul jurnalist, consilierului P.R. i mai rmn i alte variante de aciune i anume: a. Scrisoarea deschis. b. Dezminirea. c. Dreptul la replic. 16

Relevana n mass-media a oricrui material informativ sau a oricrei strategii de P.R. se realizeaz prin monitorizarea acesteia dup modelulul caracteristicilor i anume: articol sau emisiune pozitiv despre sistem, neutr sau negativ. Materialele referitoare la sistem sau la orice eveniment creat de sistem trebuie arhivate din mai multe motive: 1. Pentru a nu repeta eventualele greeli. 2. Pentru analiza evoluiei n timp a imaginii sistemului. 3. Pentru perfecionarea continu a imaginii sistemului.

Exist patru tipuri mari de arhivare: 1. Arhivarea materialului informativ: arhivarea tuturor informaiilor care au servit la realizarea acestuia; arhivarea materialului informativ propriu-zis. 2. Arhivarea fotografiilor.

3. Arhivarea rezultatelor. 4. Arhivarea special audio-video.

Ultima aciune specific pe care trebuie s o deruleze consilierul P.R. n ceea ce privete materialul informativ este reprezentat de controlul final. Acesta se realizeaz n baza urmtorilor parametri: 1. elul. 2. Tema i motivele. 3. Timpul. 4. Consecvene. 5. Data trimiterii. 6. Coninutul. 7. Forma. 8. Fotografii sau alte ilustraii. 9. Acordul conducerii sistemului. 10. Press-Kit-ul sau mapa de prezentare. 11. Analiza feed-back-ului.

17

Teme: Care sunt cerinele pe care trebuie s le ndeplineasc un material informativ, pentru ca acesta sa poat lua forma unei tiri? Care sunt elementele pe care trebuie s le cuprind coninutul unui material informativ? Ce elemente cuprinde un press-kit? Care sunt variantele de aciune ale consilierului P.R., n cazul n care apare o disfuncionalitate cu un jurnalist? Care sunt principalele tipuri de arhivare?

V. Conferina de pres

Obiective: Analiza modului de concepere i derulare a acestui mijloc P.R. prin care se creeaz imagine sistemelor. Prezentarea avantajelor i dezavantajelor conferinei de pres. Focalizarea pe aplicarea n practic a acestui mijloc de P.R.

Noiuni cheie: empatie, triri emoionale, dialog, control, neprevzutul.

Definiie: Conferina de pres e un mijloc de P.R., prin intermediul cruia se prezint un sistem sau un eveniment legat de acesta, avnd ca scop realizarea, ntreinerea i amplificarea imaginii acestuia. Realizarea unei conferine de pres prezint o serie de avantaje dar i dezavantaje. Dintre avantaje amintim: 1. Explicaii suplimentare. 2. Cunoaterea oamenilor de pres. 3. Dezvoltarea tririlor emoionale. 4. Prezentarea direct a unor noi produse. 5. Dialogul.

18

Dezavantajele sunt urmtoarele: 1. Preul ridicat. 2. Controlul discuiilor. 3. Apariia unor momente delicate. 4. Neprevzutul.

Teme: Ce este o conferin de pres? Care sunt avantajele realizrii unei conferine de pres? Care sunt dezavantajele realizrii unei conferine de pres?

Bibliografie modul Coman, Cristina, Relaiile Publice i Mass-Media, Ed. Polirom, Iai, 2000. Newsom, Doug, Turk Van Slyke, Judy, Kruckeberg, Dean, This is PR. The Realities of Public Relations, seventh edition, Ed. Wadsworth, Belmont, 2000. erb, Stancu, Relaiile Publice i Comunicarea, Ed. Teora, Bucureti, 2000. Rus, Flaviu Clin, Relaiile Publice i Publicitatea, Ed. Institutul European, Iai, 2004.

III.

Anexe

Bibliografia complet a cursului Coman, Cristina, Relaiile Publice i Mass-Media, Ed. Polirom, Iai, 2000. Newsom, Doug, Turk Van Slyke, Judy, Kruckeberg, Dean, This is PR. The Realities of Public Relations, seventh edition, Ed. Wadsworth, Belmont, 2000. erb, Stancu, Relaiile Publice i Comunicarea, Ed. Teora, Bucureti, 2000. Rus, Flaviu Clin, Relaiile Publice i Publicitatea, Ed. Institutul European, Iai, 2004. Scurt biografie a titularului de curs

19