Programa de Melhoria da Gesto em Hospitais Filantrpicos

Edio 02/08

Programa de Melhoria da Gesto em Hospitais Filantrpicos

Seminrio Kaizen

Apresentaes:
Nome Cidade Nome do Hospital Atividade desenvolvida Ati id d d l id Tempo de experincia profissional

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Cronograma do Seminrio Kaizen

O que?
Apresentao do Projeto Mais Gesto e das organizaes envolvidas. p j g Apresentao da metodologia: conceitos e definies da filosofia Kaizen. Apresentao da filosofia Kaizen. Responsabilidades do Hospital para a Semana Kaizen Blitz. Perfil do Hospital. Processo e fluxograma. Oportunidade de melhoria e metas. Apresentao final por cada Hospital.

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Semana Kaizen Blitz Melhoria da Gesto Operacional

P h it i fil t i Promover nos hospitais filantrpicos...
...o aumento da satisfao do cliente; ...a melhoria da gesto; ...o aumento na produtividade e qualidade atravs da melhoria dos processos; ...a cultura da melhoria contnua; ...a sinergia com ganho setorial; ...a capacitao, o engajamento e a motivao da equipe;

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O que Kaizen Blitz ?

KAI (Japo): Mudana ZEN (Japo): Para melhor BLITZ (Alemo): Fazer Agora KAIZEN BLITZ = Melhoria Contnua Agora
Abordagem com foco na reduo do DESPERDCIO.

Hoje melhor do que ontem, amanh melhor do que hoje!

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Cultura de um Processo Kaizen

Envolver e utilizar a fora do crebro de todos para criar uma grande organizao. Comprometer-se com total comunicao. Criar antes de gastar. Promover uma postura pr-ativa. Valorizar os que esto comprometidos na melhoria da organizao.

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Base do Processo Kaizen

ESTRUTURA

COMPORTAMENTO

RESULTADOS

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Responsabilidades para a Semana Kaizen Blitz

Cabe ao Hospital... Cumprir as datas e os cronogramas do p g p g programa; ; Disponibilizar local adequado para a acomodao da equipe de trabalho durante a Semana Kaizen Blitz. necessrio que o local permita a projeo de apresentaes, bem como a fixao de material nas paredes da sala; Disponibilizar data show, folhas de flip chart, ... Estar com o perfil do hospital elaborado; Ter o processo definido e mapeado, conforme orientaes do Seminrio KB; Estar com a oportunidade de melhoria e metas definidas; Estar com a equipe de trabalho da Semana Kaizen Blitz definida e disponvel para as atividades, no perodo de uma semana. A equipe deve ser formada por profissionais que participam do processo escolhido, em todas as suas fases; Ter a medio atual dos objetivos relacionados ao processo escolhido;

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Agenda Semana Kaizen

Oque?
Apresentao do Projeto Mais Gesto e das organizaes envolvidas. Validao da oportunidade de melhoria. Validao do fluxo do processo (visita as reas envolvidas). Apresentao da metodologia: conceitos e definies da filosofia Kaizen. Ferramentas teis para eliminar os desperdcios. Etapas de aplicao da metodologia. Tipos de desperdcios. Tipos de atividades que realizamos. Montagem do fluxo de valor. Coleta de dados da situao atual. Concluso do mapa de fluxo de valor. Elaborao do grfico da situao atual (AV e NAV). Identificao de problemas e desperdcios. Elaborao das aes para eliminar os desperdcios e aprovao do plano de ao. Incio de implementao das melhorias BLITZ. Elaborao da apresentao dos resultados da Semana Kaizen Blitz. Incio de implementao das melhorias BLITZ. Elaborao da apresentao dos resultados da Semana Kaizen Blitz. Turno de contingncia.

Quando?
Segunda-feira

Turno?
Manh

Segunda-feira

Tarde

Tera -feira

Manh/Tarde

Quarta -feira Quinta -feira Sexta -feira Sexta -feira

Manh/Tarde Manh/Tarde Manh Tarde

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Perfil do Hospital
O Perfil uma apresentao geral da organizao. Deve propiciar uma viso global do Hospital, do seu negcio, perfil e porte.
Requisitos para a descrio do Hospital: Denominao do hospital; Forma de atuao; Data de fundao. Informar um breve histrico da origem da organizao; Descrio do negcio como especialidades atendidas e servios oferecidos; Informaes sobre o porte da organizao, por exemplo: quantidade de instalaes, nmero de atendimentos realizados, composio da equipe de profissionais; Distribuio dos atendimentos do hospital (particular, principais convnios, SUS); Descrio da rea de abrangncia da instituio (principais municpios/regies atendidas); Outros aspectos importantes, principalmente se estiverem relacionados ao processo escolhido.

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Atividade Prtica 1:
Atividade: Elaborar o perfil do Hospital. Como Realizar: Cada equipe deve elaborar o perfil de seu hospital, conforme o roteiro apresentado anteriormente; Transcrever o perfil do hospital para uma folha de flip chart. Materiais Necessrios: Folha de F lh d rascunho; h Folha de flip chart; Pincel atmico.

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Processo
um conjunto de atividades inter-relacionadas que transformam insumos (entradas) em produtos (sada). um agrupamento seqencial das tarefas dirigidas obteno de um determinado resultado (Peter Scholtes). a forma pela q p qual um conjunto de atividades cria, trabalha ou j transforma insumos com a finalidade de produzir bens ou servios (Tadeu Cruz).

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Processo
Todo o trabalho realizado em uma organizao faz parte de um processo, portanto, no existe um produto ou servio oferecido sem um processo.
Processo o resultado da articulao de: Pessoas Tecnologia (i t l T l i (instalaes, equipamentos, i t materiais, etc) Conhecimento

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Definio do Processo
O processo a ser escolhido... ...no deve deve incluir etapas vinculadas ao

tratamento mdico. no deve estar em mudana ou reestruturao. Esta situao afeta a capacidade do processo em termos de medio dos tempos e anlise, no aproveitando os benefcios da semana KB.

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Sugestes de Processos para a Semana Kaizen Blitz

Recepo/internao Alta Lavanderia Nutrio Higienizao Farmcia Compras Estoque Faturamento

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Fluxograma
uma representao grfica mostrando todos os passos d um processo. de

O fluxograma apresenta uma excelente viso do processo e pode ser uma ferramenta til para verificar como os vrios passos do processo esto relacionados entre si.

O fluxograma utiliza smbolos reconhecidos facilmente para representar cada etapa do processo.

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Fluxograma
Incio Indica NCIO ou FIM do processo p Representa a atividade, o processo, a etapa Representa execuo Representa a necessidade de tomar decises Indica caminhos em funo da resposta p

Treinar...

Indica conexo

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Mapeamento do Processo
1. Definio do processo. 2. Relao das reas envolvidas no processo (escopo). 3. Organizao das atividades na ordem de execuo. 4. Conexo das atividades.
Farmcia
Emisso da solicitao de compra do mat/med Recebimento e conferncia do mat/med Fim

Compras

Conferncia dos tens

Cotao sim Anlise da cotao

Efetua Compra

Administrao

Cotao aprovada? no

Fim

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Ferramenta de Elaborao de Fluxograma

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Atividade Prtica 2:
Atividade: Definir e mapear o processo a ser melhorado (fluxograma). Como Realizar: Cada equipe deve definir o processo que ser trabalhado na Semana KB; Mapear o processo considerando todas as reas envolvidas, a seqncia de atividades e a sua conexo. Utilizar a simbologia do fluxograma; Desenhar o processo em uma folha de flip chart. Materiais Necessrios: Folha de rascunho/formulrio; Folha de flip chart; Pincel atmico.

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Oportunidade de Melhoria
Definio: D fi i Desejo de mudana para estado ou condio melhor.

Exemplos: Reduzir os restos e sobras de refeies. Reduzir o tempo de fechamento da conta do paciente.

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Meta
Definio: o valor pretendido para os objetivos propostos, em um determinado perodo d t de tempo. Representa onde se quer chegar. A meta deve ser mensurvel. Para a Semana KB: As metas estabelecidas para melhoria no devem ser vinculadas diretamente a valores financeiros e sim em relao a aumento de capacidade operacional, reduo de tempo na execuo de atividades, produtividade, . Exemplos: Aumentar em 30% o giro de leitos. Reduzir em 20% os restos e sobras de refeies.

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Sugestes de Objetivos
Recepo/internao Lavanderia Giro de leito Kilos de roupas lavadas por paciente Tempo mdio para lib liberao d l it Taxa de relavagem d roupa da T di do leito T d l (da desocupao do leito at a Vida til da rouparia liberao para nova ocupao) Nmero de ciclos de lavagem/dia Horas dedicadas a higienizao Nmero de ciclos de lavagem terminal do leito pesada/dia Horas dedicadas a higienizao Nmero de ciclos de lavagem terminal do quarto leve/dia Alta Reduo de material/ms Giro de leito Reduo de material de limpeza por Tempo mdio para a desocupao kilo de roupa lavada/ms do leito (da alta mdica at a sada Reduo de gua/ms do paciente) Reduo de energia eltrica/ms

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Sugestes de Objetivos
Nutrio % resto alimentar terminal do leito Horas dedicadas a higienizao terminal do quarto % sobra limpa Horas dedicadas a higienizao de Reduo de desperdcio de gneros rotina dos quartos alimentcios Nmero de leitos higienizados sem ndice de aproveitamento da internao (retrabalho) refeio/dia Compras Reduo de desperdcio de refeio/dia Tempo mdio de retorno as solicitaes de compra (da solicitao Horas dedicadas a limpeza da loua a entrega do item/produto ao Reduo de gs de cozinha solicitante) Higienizao Tempo dedicado ao atendimento de Reduo de material de limpeza fornecedores/ms Horas dedicadas a higienizao

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Sugestes de Objetivos
Estoque Devolues de materiais e medicamentos no utilizados com Giro de estoque identificao do paciente e do Reduo de perdas medicamento (%) Farmcia Faturamento Taxa de erro na dispensao da % de contas no faturadas medicao % de contas incompletas Estoque de materiais e (retrabalho) medicamentos (em R$) CEDOP (documentao) Estoque de materiais e % de pronturios no medicamentos nas unidades (em R$) devolvidos/extraviados Devolues de materiais e % pronturios completos medicamentos para a farmcia por motivos de alta, bito, alterao da Tempo de respostas as solicitaes de pronturios prescrio mdica (%) ndice de perdas

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Atividade Prtica 3:
Atividade: Definir a oportunidade de melhoria, objetivos e metas. Como Realizar: Cada equipe deve definir a oportunidade de melhoria, os outros objetivos e as metas; Transcrever para uma folha de flip chart. Materiais Necessrios: Folha de rascunho; Folha de flip chart; Pincel atmico.

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Orientaes para a Medio da Situao Atual do Processo

Para a semana Kaizen Blitz o Hospital deve verificar/medir a situao atual dos objetivos relacionados ao processo escolhido.

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Atividade Prtica 4:
Atividade: Apresentao do perfil do Hospital, do processo mapeado, da oportunidade de melhoria dos objetivos e metas definidos melhoria, definidos. Como Realizar: Cada equipe deve apresentar o perfil do Hospital, o processo mapeado, a oportunidade de melhoria, os objetivos e metas definidos. Materiais Necessrios: Folhas de flip chart preparadas nas atividades 1 2 e 3 1, 3.

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Mensagem Final
No so as espcies mais fortes que sobrevivem, nem as mais inteligentes, mas aquelas que respondem melhor mudana.
Charles Darwin Ch l D i

Tartaruga de Galpagos - Geochelone Nigra

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