rgo: Secretaria Especial de Preveno Dependncia Qumica Titular: Francisco Duran Borges Perodo Inspecionado: maro de 2005 a fevereiro

o de 2006 poca da Inspeo: 27 a 31 de maro de 2006

Equipe Inspecionante: Claudio Costa Andrade Tcnico de Controle Externo Matr. 40/901.358 Jones Wilson G. Flexa Tcnico de Controle Externo Matr. 40/901.385

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ndice
1.0 INTRODUO ....................................................................................................3 2.0 BREVE HISTRICO DA SEPDQ.......................................................................4 3.0 INSPEO ANTERIOR .....................................................................................5 4.0 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS.......................................................................5 5.0 - VISITAS REALIZADAS .......................................................................................6 6.0 ALMOXARIFADO ...............................................................................................8 7.0 BENS MVEIS...................................................................................................9 8.0 PROCESSOS ANALISADOS...........................................................................10 8.1- Sistema Descentralizado de Pagamentos (SDP) ...........................................10 8.2- Pagamento de Faturas ...................................................................................11 8.3 - Dirias ...........................................................................................................12 8.3.1 - Processo Administrativo n 26/000.089/2005 ........................................12 8.3.2 - Processo Administrativo n 26/000.079/2005 ........................................13 8.3.3 - Processo Administrativo n 26/000.052/2005 ........................................13 8.4 - Execuo Contratual .....................................................................................14 8.4.1 - Processo Administrativo n 26/000.081/2005.........................................14 8.4.2 - Processo Administrativo n 26/000.014/2005.........................................16 9.0 IMPROPRIEDADES E RECOMENDAES ...................................................17 10.0 CONCLUSO.................................................................................................18

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1.0 INTRODUO A Comisso Inspecionante, formalizada pelo Ofcio n TCM/SCE/070/2006, de 17/03/2006, em cumprimento ao Plano de Inspees Ordinrias aprovado por esta Corte de Contas para o ano de 2006, na Sesso de 23/01/06, atravs do processo de n 40/000.020/2006, procedeu ao exame na Secretaria Especial de Preveno Dependncia Qumica - SEPDQ, situada na Praa Pio X, n 119, 4 andar - Centro, Rio de Janeiro, abrangendo o perodo de maro/2005 a fevereiro/2006, baseando-se em um programa consubstanciado em papis de trabalho, onde toda a documentao utilizada encontra-se arquivada nesta IGE para eventuais consultas. Os objetivos e procedimentos da inspeo limitaram-se ao seguinte escopo: Verificar a execuo operacional e financeira dos contratos e/ou convnios celebrados no perodo de maro de 2005 a fevereiro de 2006, atravs de licitaes, bem como de instrumentos no remetidos a este Tribunal por fora da Deliberao TCM n 127/99; Verificao das normas e procedimentos do almoxarifado, de acordo com a Resoluo CGM n 365/2001, bem como o confronto das existncias fsicas com o registrado em estoque; Verificao do registro, controle e da inventariao dos bens patrimoniais, de acordo com a Resoluo CGM n 415/2002, bem como o confronto das existncias fsicas com o registrado no Cadastro de Bens Patrimoniais; Anlise das despesas realizadas atravs do Sistema Descentralizado de Pagamento (SDP); Apreciao dos processos referentes ao pagamento de faturas e concesso de dirias; Avaliao dos problemas detectados nas inspees anteriores, com a identificao da soluo implantada, se for o caso. Ressalte-se que os exames foram realizados com base em testes, no sendo possvel identificar todos os problemas porventura existentes aplicveis gesto.

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Os papis de trabalho utilizados foram: anotaes pessoais com informaes fornecidas pelos funcionrios do rgo; cpias dos contratos celebrados e demais documentos fornecidas pelos responsveis dos setores inspecionados do rgo; fotos dos ncleos regionais de preveno dependncia qumica; cpias dos processos de prestao de contas do SDP, dirias e pagamentos de faturas. 2.0 BREVE HISTRICO DA SEPDQ O Rio de Janeiro, como outras importantes cidades, vem testemunhando vrios problemas decorrentes do uso de drogas e da dependncia qumica, como o aparecimento de enfermidades relacionadas ao seu consumo e o aumento da violncia. A Prefeitura do Rio de Janeiro, preocupada com a dimenso que estes problemas alcanaram, tomou a atitude de criar a primeira Secretaria em mbito municipal, com a finalidade especfica de trabalhar em sua preveno. Com a misso de definir, planejar e coordenar, na esfera deste Municpio, a poltica pblica de preveno ao uso indevido de substncias entorpecentes e drogas, lcitas e ilcitas, que causem dependncia, foi instituda, pela Lei Municipal n 3.172 de 27 de dezembro de 2000, a Secretaria Especial de Preveno Dependncia Qumica. Deste modo, atuando atravs do desenvolvimento de uma cultura adversa ao consumo de drogas, caracterizada por uma educao social, escolar e familiar, onde as drogas aparecem ligadas verdadeira dimenso de doena, com evidentes conseqncias negativas para quem as consome, formam-se cidados conscientes do seu papel, contribuindo para uma sociedade saudvel e a conseqente reduo da violncia.

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3.0 INSPEO ANTERIOR Realizada no perodo de 01 a 14 de maro de 2005 e abrangendo o perodo de maio de 2004 a fevereiro de 2005, a inspeo anterior foi processada nesta Corte sob o n 40/1886/2005. Os autos, inicialmente, foram baixados em diligncia e, posteriormente, aps recebimento e anlise das respostas remetidas pela SEPDQ, foram arquivados nesta Corte, em Sesses Ordinrias de 04/07/05 e 01/02/06, respectivamente. 4.0 ATIVIDADES DESENVOLVIDAS Inicialmente, cabe ressaltar que, de acordo com informaes prestadas pela SEPDQ, as aes implementadas so contnuas, sendo avaliadas e, quando necessrio, reformuladas a cada exerccio, no havendo, portanto, concluso das mesmas. Capacitao de Agentes Multiplicadores em Preveno Dependncia Qumica Formao, atravs de cursos, para rgos governamentais e sociedade civil organizada; Preveno Volante Orientao populao de diversas reas de Planejamento do Municpio atravs da utilizao de veculos; Ncleo Regional de Preveno Descentralizao do acesso da populao aos cursos de capacitao de agentes e ao servio de ouvidoria, que compreende a escuta, orientao e encaminhamento de pessoas e familiares com problemas relacionados ao uso de drogas, buscando atender as necessidades especficas de cada regio; Concurso de Textos Teatrais Tirando a Droga de Cena Sensibilizao de professores e alunos do ensino fundamental da Rede de Ensino Municipal atravs da arte cnica;

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Ouvidoria Atendimentos preventivos realizados por psiclogos e assistentes sociais visando orientao e encaminhamento para tratamento de usurios, familiares, empresas e outros segmentos; Preveno s Drogas atravs de Eventos Elaborao de materiais informativos, didticos e de divulgao visando atingir o maior nmero possvel de pessoas atravs de aes em locais de grande concentrao de transportes de massa e circulao de pessoas; Atendimento a infratores Por meio de convnio firmado entre a Prefeitura desta Municipalidade e o Tribunal de Justia do Estado do Rio de Janeiro e os Juizados Especiais Criminais, a SEPDQ e a SMDS (atual SMAS) proporcionaram atendimentos aos usurios de drogas (Lei n 6368/76, art. 16) visando conscientizar o infrator das vantagens de aplicao de penas alternativas visando sua recuperao, como atividades teraputicas e medidas scio-educativas. Isto posto, objetivando ampliar o acesso da populao aos servios prestados por esta Secretaria por meio da descentralizao da atuao, foram implantados, em 2004, dois Ncleos Regionais de Preveno: o Centro de Cidadania Rinaldo de Lamare - CCRL, no bairro de So Conrado, e a Cidade das Crianas Leonel Brizola CCLB, em Santa Cruz. Alm disto, de acordo com o Relatrio Anual do Ncleo CCLB, a SEPDQ tem como meta, para o ano de 2006, a atualizao e organizao, em Bangu, do sistema de referncia e contra-referncia para o atendimento de usurios de drogas e seus familiares, consolidando as aes desta Secretaria na Zona Oeste. 5.0 - VISITAS REALIZADAS Dentro do programa de inspeo foram visitadas os Ncleos Regionais na Cidade das Crianas Leonel Brizola e no Centro de Cidadania Rinaldo de Lamare.

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Cidade das Crianas Leonel Brizola: Sala destinada orientao e distribuio de panfletos referentes preveno do uso de drogas.

Recepo da clientela

Sala de atividades/palestras para a clientela Dependncias do Centro de Cidadania Rinaldo de Lamare.

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6.0 ALMOXARIFADO Conforme previsto na Resoluo n 365/01, o registro e contabilizao de bens e produtos estocados em almoxarifados no so obrigatrios quando o total de entradas for inferior a R$ 8.000,00 ao ms ou R$ 96.000,00 ao ano. Deste modo, o setor de almoxarifado no existe oficialmente na estrutura da SEPDQ. Contudo, emitido mensalmente o Demonstrativo de Movimentao de Estoque, que fica disposio dos rgos de controle. O almoxarifado est informatizado atravs do Programa SIGMA - Sistema Gesto de Almoxarifado, o mesmo utilizado pela Secretaria de Administrao, de acordo com o que determina a Resoluo n 365/01 da Controladoria Geral do Municpio. Conforme apontado em inspees anteriores, o almoxarifado mantm as caractersticas de pouca ventilao e espao fsico insuficiente para a estocagem de todo o material de consumo, sendo guardados diversos tipos: limpeza, higiene, expediente, escritrio e informtica. Cabe ressaltar que, segundo informao prestada pela jurisdicionada, no h possibilidade de modificao/mudana do imvel, pois se trata de cesso de espao em face de dvida tributria (IPTU) da proprietria com o Municpio. Para a checagem do estoque, foram escolhidos, aleatoriamente, 40 (quarenta) itens dos 142 (cento e quarenta e dois) constantes na listagem obtida pelo SIGMA, uma amostragem abrangendo aproximadamente 28% do total, tendo sido constatado que a quantidade estocada estava de acordo com o registrado nas respectivas fichas, sendo observada apenas uma divergncia: o item blocos com 100 folhas de papel auto-adesivo 100x75mm, o qual verificou-se existirem onze unidades estocadas, que estavam de acordo com a respectiva ficha, porm, o SIGMA listou somente dez unidades.

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7.0 BENS MVEIS De acordo com relatrio de inventrio fornecido pela SEPDQ, esta possui 71 bens inventariados, oito a mais que no relatrio apresentado na inspeo anterior, sendo informado pela jurisdicionada que no houve novas aquisies no decorrer do perodo e que a diferena apontada era referente a itens que naquela ocasio ainda estavam registrados no sistema como pertencentes Secretaria Municipal de Administrao. Com relao aos bens pertencentes a outros rgos e cedidos SEPDQ, somente foram verificados Documentos de Transferncia Patrimonial (DTPs) referentes aos itens de propriedade da SMA, localizados no Centro de Cidadania Rinaldo de Lamare. De posse desta documentao, procedeu-se visita ao referido Centro, onde no foi constatada a j determinada inventariao dos bens a partir da deciso desta Corte em funo da inspeo anterior. Outrossim, foram verificadas somente etiquetas da SMDS (atual SMAS) nos bens, segundo alegao de uma pessoa que se apresentou como funcionria desta Secretaria, com a finalidade de um controle informal dos mesmos. Deste modo, procedeu-se localizao dos bens, a qual foi dificultada pelas razes acima. Foram verificadas na contagem fsica as mesmas quantidades constantes no DTPs anteriormente citados para a maioria dos itens, porm, em relao s cadeiras, foi constatado um nmero maior que o listado, devido existncia de cadeiras das duas secretarias no mesmo ambiente, todas com etiquetas da SMDS. No que tange aos bens localizados na sala ocupada pela SEPDQ na Cidade das Crianas Leonel Brizola, gerida pela Secretaria Municipal de Esportes e Lazer (SMEL), foi informado que todos pertencem a esta Secretaria. Contudo, no foram apresentados DTPs ou Termos de Cesso de Uso relacionando-os.

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Cabe ressaltar que as imperfeies assinaladas acima j haviam sido apontadas na inspeo anterior e que, em resposta conseqente diligncia determinada por esta Corte de Contas, a jurisdicionada informara: os bens de propriedade da SEPDQ localizados no CCRL se encontravam em processo de inventariao; a SMEL realizaria uma anlise da situao de seus bens arrolados na CCLB para ento decidir acerca da formalizao da cesso para os rgos lotados neste ncleo. 8.0 PROCESSOS ANALISADOS Foram analisados 40 processos, relativos a contratos e outros instrumentos, prestao de contas do SDP, dirias e pagamento de faturas. Destacam-se abaixo aqueles que apresentaram alguma imperfeio ou que necessitam de esclarecimentos, a saber: 8.1- Sistema Descentralizado de Pagamentos (SDP) Foram avaliados 7 processos administrativos relativos ao SDP, sendo instrutivo o de n 26/000.001/04 e os demais referentes prestao de contas:

26/000.032/05 26/000.125/05

26/000.071/05 26/000.060/04

26/000.054/05 26/000.093/05

Foram observadas compras como sacos de ptalas, acar, chocolates e biscoitos, de pequeno valor, as quais so vedadas pelo Decreto n 20.633/01, art. 4, 1, o qual determina que no ser permitida a realizao de despesas com gneros alimentcios, flores, cartes de visitas, txi e combustvel, salvo os casos autorizados formalmente pelo Prefeito.

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A jurisdicionada apresentou esta autorizao, a qual encontra-se encartada no processo instrutivo, de n 26/000.001/04, e permite a realizao de despesas sem restrio de espcie ou natureza com fulcro no Decreto n 13891/95, art. 1, 2.

8.2- Pagamento de Faturas Foram analisados 29 processos administrativos relativos ao pagamento de faturas referentes aos servios prestados de julho de 2005 a fevereiro de 2006, a saber: Locao de Veculos com Motoristas 26/000.063/05 26/000.076/05 26/000.085/05 26/000.100/05 26/000.113/05 26/000.003/06 26/000.008/06 26/000.016/06 Locao de Veculos sem Motoristas 26/000.096/05 26/000.104/05 26/000.120/05 26/000.002/05 26/000.009/06 26/000.015/06

Locao de Impressoras Laser 26/000.065/05 26/000.075/05 26/000.084/05 26/000.101/05 26/000.112/05 26/000.001/06 26/000.010/06 26/000.017/06 Locao de Copiadora 26/000.074/05 26/000.078/05 26/000.092/05 26/000.108/05 26/000.119/05 26/000.004/06 26/000.011/06

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Aps anlise dos autos, verificou-se que at o fim desta inspeo, em 31/03/06, no foram realizadas a atestao das notas fiscais, a anlise de conformidade da despesa, a liquidao, e conseqentemente o pagamento, das faturas relativas aos meses de dezembro de 2005, janeiro e fevereiro de 2006, embora, segundo a prpria SEPDQ, todos os servios tivessem sido prestados a contento. Tambm foi observado que as faturas referentes aos meses de outubro e novembro de 2005 somente foram pagas em 01/03/06. A jurisdicionada informou que estes atrasos ocorreram em conseqncia da edio do Decreto n 25955, de 16/11/05, o qual dispe sobre o encerramento do exerccio financeiro de 2005 e limita a 19 e 14 de dezembro a liquidao e pagamento das despesas, respectivamente. 8.3 - Dirias Cabe ressaltar que os processos referentes a dirias foram analisados conforme as determinaes do Decreto n 25.077/05, legislao em vigor no perodo. 8.3.1 - Processo Administrativo n 26/000.089/2005 Assunto: Participao em conferncia, nos dias 05 a 07 de outubro de 2005, no CESC de Nogueira. Valores: 2 dirias (DAS-08) passagem total R$ 380,00 R$ 380,00

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8.3.2 - Processo Administrativo n 26/000.079/2005 Assunto: Participao no I Seminrio Anti-drogas em Cubato. Valores: 03 dirias de R$ 170,00 para 1 servidor 03 dirias de R$ 210,00 para 1 servidor 03 dirias de R$ 190,00 para 1 servidor Total R$ 510,00 R$630,00 R$ 570,00 R$1.710,00

8.3.3 - Processo Administrativo n 26/000.052/2005 Assunto: Representao do Prefeito no III Frum sobre Drogas em Blumenau. Valores: 04 dirias de R$ 250,00 para 1 servidor (SE) 04 dirias de R$ 170,00 para 1 servidor 04 dirias de R$ 170,00 para 1 servidor 04 dirias de R$ 170,00 para 1 servidor 04 dirias de R$ 190,00 para 1 servidor (DAS-06) 04 dirias de R$ 190,00 para 1 servidor (DAS-06) Total R$ 1.000,00 R$ 680,00 R$ 680,00 R$ 680,00 R$ 760,00 R$ 760,00 R$ 4.560,00

Aps anlise, observou-se, com relao ao de n 26/000.089/2005, que no obstante folha 03 - Ofcio Circular CEDCA n 145, de 27/09/2005 - do processo em pauta ser informado que as despesas com hospedagem e alimentao sero garantidas pelo CEDCA (Conselho Estadual de Defesa da Criana e do Adolescente), foi concedida diria integral participante de SEPDQ, contrariando, dessa forma, ao previsto no art.2 do Decreto n 25.077/2005, que dispe sobre as

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dirias a serem concedidas aos servidores quando parte das despesas for atendida por instituio estranha ao Municpio. Quanto aos demais, no foram constatadas impropriedades. 8.4 - Execuo Contratual 8.4.1 - Processo Administrativo n 26/000.081/2005 Contrato n 006/2005 Partes: SEPDQ e Cooperativa de Trabalho Superguia dos Profissionais Autnomos da rea de Motoristas Ltda. Objeto: Prestao de servios de locao de veculos destinados ao transporte de pessoal, expediente e material, no mbito do Municpio do Rio de Janeiro, mediante licitao na modalidade Convite n 004/2005. Valor: R$ 43.596,00. Prazo: 12 meses (10/11/05 a 09/11/06) Fundamentao: Lei n 8666/93, art. 23, II, a. O contrato determina que os servios em tela sejam executados em conformidade com o Termo de Referncia, anexo 3 do edital de licitao, o qual estabelece para os 2 veculos (sedan e kombi) a cor branca, o prazo mximo de 60 meses de fabricao e a seguinte documentao regularizada: Carteira Nacional de Habilitao, Certificado de Registro e Licenciamento de Veculo, Bilhete de Seguro DPVAT pago e IPVA pago. Alm disso, todas as despesas decorrentes da operao e manuteno da frota, tais como: combustvel, lubrificao, consertos, substituio de peas e pneus ficam ao encargo da contratada. Para fins de apurao de custos, considera-se a jornada de 12 horas por dia e a franquia de 3.300 Km mensais, correspondentes a 22 dias trabalhados, o que equivale a 150 Km dirios por automvel.

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Na verificao da execuo deste contrato, foi fornecido relatrio consolidado relativo aos meses de agosto/05 a maro/06, no qual constam informaes relativas aos BDTs da Kombi e do sedan, das quais destacamos o que segue: VW Kombi ms/ano ago/05 set/05 out/05 nov/05 dez/05 jan/06 fev/06 mar/06 FIAT Uno Mille ms/ano ago/05 set/05 out/05 nov/05 dez/05 jan/06 fev/06 mar/06 dias trabalhados 22 21 19 12 12 20 15 9 quilmetros rodados 881 784 977 403 283 400 187 300 dias trabalhados 22 21 19 8 12 9 3 20 quilmetros rodados 1217 1229 1320 256 429 158 133 811

Como pode ser observado nas tabelas acima, as maiores quilometragens alcanadas nos meses analisados foram registradas em outubro/05, 1.320 Kms e 977 Kms para cada veculo, perfazendo, contudo, apenas 40 % e 30% da franquia, respectivamente.

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Cabe ressaltar, em relao Kombi, os meses de janeiro e fevereiro/06, nos quais foram utilizados 158 e 133 Kms, que correspondem a aproximadamente 5% e 4% da franquia , respectivamente. Destarte, foi calculado que a quilometragem mdia mensal rodada dos dois veculos foi de 660 Kms, estando este valor aproximadamente 80% abaixo do acordado. Alm disto, verificou-se que do perodo mensal de 22 dias que os veculos ficaram disposio da SEPDQ, este total no foi, em regra, efetivamente trabalhado, com destaque para fevereiro/06, no qual a Kombi foi utilizada somente em 03 dias deste ms. Face ao exposto, aparentemente a franquia mensal contratada de 3.300 Kms e 22 dias de trabalho est superdimensionada.

8.4.2 - Processo Administrativo n 26/000.014/2005 Contrato n 001/2005 Partes: SEPDQ e Riotron Servios e Assistncia Tcnica Ltda. Objeto: Prestao de servios de locao de mquina copiadora. Valor: R$ 5.964,00. Prazo: 12 meses (07/04/05 a 06/04/06) Fundamentao: Lei n 8666/93, art. 24, II. O termo em anlise estabelece uma franquia mensal de 6.000 (seis mil) cpias por ms, pressupondo-se, deste modo, uma necessidade mensal compatvel com esta quantidade. Na inspeo anterior constatou-se que em ms algum do perodo analisado poca, de 12/03/04 at 31/12/04, a franquia foi alcanada, sendo gastas em mdia 3.408 cpias por ms.

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Deste modo, foi sugerido SEPDQ que promovesse a reduo da franquia para um patamar mais prximo da mdia observada no referido perodo com a possibilidade de acmulo do nmero de cpias no utilizadas em determinados meses para uso futuro, quando fosse necessrio ultrapassar esta nova franquia. Em resposta a jurisdicionada informou que foram feitas recomendaes ao Setor de Pesquisa de Preos para que, na ocasio da consulta ao mercado, fosse assinalado que os saldos quantitativos deveriam ser acumulados para o ms seguinte, reduzindo, assim, a franquia contratada. Contudo, tal recomendao aparentemente no foi seguida, pois no se verificou no processo em anlise qualquer apontamento neste sentido. Aps o exame do quadro de leitura da copiadora compreendendo o perodo de fevereiro/05 a janeiro/06, observou-se que o controle dos gastos pode ser dificultado, dado que o mesmo no necessariamente realizado mensalmente. Ressalte-se que a quantidade de cpias gasta no perodo analisado na inspeo atual, confrontada com a da anterior, aumentou para 4.601 cpias mensais, correspondendo a 77% da franquia contratada, ou seja, 6.000 (seis mil) cpias por ms. 9.0 IMPROPRIEDADES E RECOMENDAES Os seguintes pontos do relatrio podem ser destacados objetivando o pronunciamento da jurisdicionada: 1. Com relao ao item 7.0, justificar: a. a no inventariao dos bens mveis de propriedade da SEPDQ localizados no CCR de Lamare, j determinada anteriormente; b. a no regularizao, por meio de Termos de Cesso de Uso, da guarda dos bens de propriedade da SMEL cedidos SEPDQ na Cidade das Crianas, j determinada anteriormente;

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2. Com relao ao item 8.3, esclarecer a concesso de diria integral participante da SEPDQ, apesar de o Ofcio Circular CEDCA n 145, de 27/09/2005, encartado fl. 03 do processo em pauta, informar que as despesas com hospedagem e alimentao seriam garantidas pelo CEDCA, contrariando desta forma o Decreto n 25.077/05, art. 2 ; 3. Com relao ao item 8.4.1, sugere-se, tendo em vista os dados assinalados e visando o atendimento do interesse pblico, em futuros contratos, que a SEPDQ promova a reduo da franquia para um patamar mais prximo da mdia apontada no que tange tanto quilometragem, quanto ao total de dias trabalhados em um ms; 4. Com relao ao item 8.4.2, sugere-se, tendo em vista que o consumo mdio mensal de 77% da franquia contratada de 6.000 cpias e visando o atendimento do interesse pblico, que, em futuros contratos, a Secretaria procure acordar junto ao contratado a possibilidade de acmulo do nmero de cpias no utilizadas em determinados meses para uso futuro, quando fosse necessrio ultrapassar esta nova franquia. 10.0 CONCLUSO Por todo o exposto, sugere-se o encaminhamento do presente Relatrio SEPDQ, a fim de que esta, com base no contido no item 9.0, preste os esclarecimentos necessrios, adotando as providncias cabveis, com posterior encaminhamento a esta Corte, fixando-se para tanto prazo razovel. 4 IGE, 26 de abril de 2006.

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