Sunteți pe pagina 1din 9

Compartiment/ Nume i prenume Funcia Semntura...................................... Data.................................................

CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern/ managerial la


Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului I. MEDIUL DE CONTROL Standardul 1 Etic, integritate A fost comunicat personalului un cod de conduit, care stabilete reguli de comportament etic n realizarea atribuiilor de serviciu, aplicabil att personalului de conducere, ct i celui de execuie din cadrul compartimentului? Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li se aplic un sistem de monitorizare a respectrii normelor de conduit? Standardul 2- Atribuii, funcii, sarcini DA/NU Rspuns i explicaii Explicaie asociat rspunsului La nivelul structurii stadiul standardului I/ PI / NI I

DA

La nivelul serviciului a fost comunicat Codul de conduit al funcionarilor publici, prevzut n Legea nr.7/2004, este cunoscut de ctre angajai i respectat

DA

La nevoie, personalul beneficiaz de consiliere etic din partea persoanei desemnate n acest sens prin dispoziia primarului

Personalului i sunt aduse la cunotin documentele actualizate privind misiunea entitii, regulamentele interne i fiele posturilor? Sarcinile/atribuiile asociate posturilor sunt stabilite n concordan cu competenele decizionale necesare realizrii acestora? Standardul 3 Competen, performan Au fost analizate i stabilite cunotinele necesare a fi deinute n vederea ndeplinirii sarcinilor/atribuiilor asociate fiecrui post? Sunt identificate nevoile de perfecionare a pregtirii profesionale a personalului? Sunt elaborate i realizate programe de pregtire profesional a personalului, conform nevoilor de perfecionare identificate anterior? Standardul 4 Funcii sensibile A fost ntocmit inventarul funciilor sensibile? Este stabilit o politic adecvat de rotaie a salariailor din funciile sensibile? Standardul 5- Delegarea Sunt stabilite i comunicate limitele competenelor i responsabilitilor care se deleag? Delegarea/subdelegarea de competen se realizeaz n baza unor proceduri specifice

DA

DA

Modificarea legislaiei de specialitate atrage modificarea parial a regulamentului intern, precum i a fielor posturilor personalului din cadrul serviciului. Misiunile instituiei, ROF,ROI i fiele postului sunt aduse la cunotina personalului. Fiecrui post i sunt stabilite atribuiile i sarcinile n concordan cu competenele decizionale, realizrii obiectivelor instituiei. La ocuparea fiecrui post sunt analizate i stabilite cunotiinele necesare ocuprii postului respectiv, concretizate prin stabilirea de criterii care trebuie ndeplinite la ocuparea posturilor Sunt identificate nevoile de perfecionare i pregtire profesional i sunt cuprinse n Programul anual de perfecionare la nivelul instituiei Programele de pregtire profesional a personalului este realizat n funcie de resursele financiare disponibile Nu a fost efectuat inventarierea funciilor sensibile. Nu a fost stabilit o politic de rotaie, fiindc nu a fost efectuat inventarierea funciilor sensibile. Delegrile de competene i responsabilitile sunt stabilite prin fia postului sau dispoziia primarului. n baza unor proceduri i a legislaiei n vigoare.

DA

DA DA

I PI

NU NU DA DA

NI NI I I

aprobate? Standardul 6 Structura organizatoric Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activiti, n scopul identificrii eventualelor disfuncionaliti n fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fiele posturilor i n stabilirea atribuiilor compartimentului? Structura organizatoric asigur funcionarea circuitelor i fluxurilor informaionale necesare supravegherii i realizrii activitilor proprii? II. PERFORMANA I MANAGEMENTUL RISCULUI Standardul 7 - Obiective Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului? Obiectivele sunt astfel stabilite nct s rspund pachetului de cerine SMART(Unde S- precise, M-msurabile i verificabile, A-necesare, R-realiste, Tcu termen de realizare) Sunt stabilite activitile individuale pentru fiecare salariat, care s conduc la atingerea obiectivelor specifice compartimentului? Standardul 8 - Planificarea Resursele alocate sunt astfel repartizate nct s asigure activitile necesare realizrii obiectivelor specifice compartimentului?

DA

Sunt efectuate analize la nivelul principalelor activiti pentru identificarea eventualelor disfuncionaliti , analize care stau la baza stabilirii sarcinilor de lucru individuale. Sarcinile de lucru individuale sunt stabilite prin fiele postului Este asigurat funcionarea circuitelor i fluxurilor informaionale prin stabilirea , cunoaterea i respectarea procedurii privind circuitul documentelor n cadrul serviciului i la nivelul instituiei precum i circuitul fluxului informaional .

DA

DA DA

Exist stabilite i inventariate obiectivele specifice serviciului Fiecrui obiectiv i sunt stabilite activiti conform pachetului de cerine SMART.

I I

DA

Prin fia postului, pentru fiecare activitate inventariat.

DA

Datorit situaiei din sistemul bugetar exist posturi blocate n cadrul serviciului, iar activitile desfurate necesare realizrii obiectivelor specifice se realizeaz cu mari eforturi din partea personalului existent.

n cazul modificrii obiectivelor specifice, DA sunt stabilite msurile necesare pentru ncadrarea n resursele repartizate? Standardul 9 - Coordonarea Sunt adoptate msuri de coordonare a DA deciziilor i activitilor compartimentului cu cele ale altor compartimente, n scopul asigurrii convergenei i coerenei acestora? n compartiment se realizeaz consultarea DA prealabil, n vederea coordonrii activitilor? Standardul 10 Monitorizarea performanelor Este instituit un sistem de monitorizare i DA raportare a performanelor, pe baza indicatorilor asociai obiectivelor specifice? Atunci cnd necesitile o impun, se DA efectueaz o reevaluare a relevanei indicatorilor asociai obiectivelor specifice, n scopul operrii coreciilor cuvenite? Standardul 11 Managementul riscului Sunt identificate i evaluate principalele DA riscuri, proprii activitilor din cadrul compartimentului? Sunt stabilite msuri de gestionare a DA riscurilor identificate i evaluate la nivelul activitilor din cadrul compartimentului? Este asigurat completarea/ actualizarea DA registrului riscurilor?

n cazul modificrii obiectivelor specifice se vor stabili msuri necesare pentru ncadrarea n resursele repartizate astfel ca obiectivele s fie atinse. Exist colaborare ntre compartimente, fluxul informaional este asigurat la nivel de eficien optim.

La nivelul serviciului exist o colaborare i consultare ntre eful de serviciu , personalul din subordine i efii ierahici superiori pentru coordonarea activitii Evaluarea performanelor profesionale individuale se realizeaz anual prin fia/raportul de evaluare de ctre eful ierarhic superior Atunci cnd se impune se efectueaz analize i reevaluri a indicatorilor asociai obiectivelor specifice. n urma reevalurilor efectuate se vor face coreciile necesare Sunt identificate i evaluate principalele riscuri la nivelul activitilor desfurate la nivelul serviciului. Sunt stabilite msuri de gestionare a riscurilor prin Planul de aciune. De ctre o persoan mputernicit prin Dispoziia Primarului.

I I PI

Standardul 15- Ipoteze, reevaluri Stabilirea obiectivelor specifice are la baz formularea de ipoteze/premise, acceptate prin consens? Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci cnd se constat modificri ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza finalizrii acestora? III. INFORMAREA I COMUNICAREA Standardul 12- Informarea Au fost stabilite tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora, astfel nct personalul de conducere i cel de execuie, prin primirea i transmiterea informaiilor, s i poat ndeplini sarcinile de serviciu? Colectarea, prelucrarea i centralizarea informaiilor se realizeaz n sistem informatizat? Standardul 13- Comunicarea Circuitele informaionale( traseele pe care circul informaiile) asigur o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung la timp la utilizatori? Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii i personalul de execuie din cadrul unui compartiment s fie informai cu privire la proiectele de decizii sau iniiative, adoptate la nivelul altor compartimente,

DA DA

Stabilirea obiectivelor specifice servciului ine cont de ipotezele formulate n acest sens Conform modificrii ipotezelor se analizeaz i se reevalueaz obiectivele specifice.

I I

DA

Prin radiograme, metodologii, pota electronic, FTP, SMEC , pota militar i alte forme de transmitere a informaiilor este asigurat funcionarea n condiii optime a serviciului. Prin programe informatice, baze de date, pot electronic. Circuitele informaionale la nivelul serviciului asigur o difuzare rapid, fluent i precis a informaiilor. Aceasta este posibil datorit cunoaterii i respectrii procedurii privind circuitul informaional din instituie. Exist colaborare pe toate nivelurile ierarhice, astfel comunicarea ntre conductorii instituiei i personalul de execuie este foarte bun

DA

DA

DA

care le-ar putea afecta sarcinile i responsabilitile? Standardul 14- Corespondena i arhivarea Sunt aplicate proceduri pentru primirea/expedierea, nregistrarea i arhivarea corespondenei?

DA

Reglementrile legale n vigoare cu DA privire la manipularea i depozitarea informaiilor clasificate sunt cunoscute i aplicate n practic? Standardul 16 Semnalarea neregularitilor A fost comunicat salariailor procedura DA aplicabil n cazul semnalrii unor neregulariti? n cazul semnalrii unor neregulariti, DA conductorul de serviciu/ compartiment a ntreprins cercetrile adecvate n scopul elucidrii acestora i a aplicat msurile care se impun? IV. ACTIVITI DE CONTROL Standardul 17- Proceduri Pentru activitile proprii au fost DA elaborate/ actualizate proceduri operaionale? Procedurile operaionale comunicate DA salariailor sunt aplicate? Standardul 18- Separarea atribuiilor Funciile de iniiere , verificare i DA aprobare a operaiunilor sunt funcii separate i exercitate de persoane diferite?

Se realizeaz primirea / expedierea, nregistrarea n registre specifice i arhivarea corespondenei n conformitate cu Nomenclatorul arhivistic. Sunt respectate procedurile privind corespondena i arhivarea acesteia. Exist un registru de nregistrare a corespondenei clasificate la nivel de instituie, iar depozitarea acestora se face n fiete speciale, n conformitate cu prevederile legale. Prin informarea salariailor referitor la Regulamentul de ordine interioar i al procedurilor. Se fac cercetri, se ntocmete referat ctre comisia de disciplin,(atunci cnd este cazul) se analizeaz i n funcie de gravitatea abaterilor disciplinare se stabilesc msuri.

PI I

Au fost elaborate proceduri urmnd a fi actualizate conform Ordinului nr. 946/205. Sunt cunoscute la nivelul serviciului i sunt aplicate. Este respectat principiul separrii funciilor.

PI I I

Conceperea i aplicarea procedurilor asigur separarea atribuiilor ? Standardul 19- Supravegherea Managerii supravegheaz i supervizeaz activitile care intr n responsabilitatea lor direct? Supervizarea unor activiti care implic un grad ridicat de expunere la risc se realizeaz pe baza unor proceduri prestabilite? Standardul 20- Gestiunea abaterilor n situaia n care, din cauza unor circumstane deosebite, apar abateri fa de procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor? Se efectueaz o analiz periodic a circumstanelor i a modului cum au fost gestionate abaterile n vederea desprinderii, pentru viitor, a unor concluzii de bun practic? Standardul 21- Contuitatea activitii Sunt inventariate situaiile generatoare de ntreruperi n derularea unor activiti? Sunt stabilite i aplicate msuri pentru asigurarea continuitii activitii, n cazul apariiei unor situaii generatoare de ntreruperi? Standardul 22 Strategii de control Au fost elaborate strategii de control adecvate pentru atingerea obiectivelor

DA DA DA

Fiecare funcie din cadrul serviciului specifice.

are atribuii

I I I

Exist prghii de supraveghere i supervizare a activitii serviciului. Exist atribuii prestabilite la unele activiti cu grad ridicat de risc n funcie de necesitile aprute.

DA

Se ntocmesc documente care s justifice abaterile de la obiectiv i de la proceduri .

DA

Se efectueaz o analiz periodic ce influeneaz evaluarea anual.

DA DA

Exist astfel de situaii inventariate prevzute de legislaia actual. Exist un Plan strategic.

I I

DA

Exist autoevaluri la nivelul serviciului i activiti de auditare.

specifice? Strategiile de control aplicate furnizeaz DA o asigurare rezonabil cu privire la atingerea obiectivelor specifice? Standardul 23- Accesul la resurse Sunt emise acte administrative de DA reglementare a accesului salariailor din compartiment la resursele materiale, financiare i informaionale? Accesul personalului la resurse se DA realizeaz cu respectarea strict a normelor cuprinse n actele administrative de reglementare cu acest obiect? V. AUDITAREA I EVALUAREA Standardul 24- Verificarea i evaluarea controlului Conductorul compartimentului DA realizeaz, anual, operaiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern/ managerial existent la acest nivel? Operaiunile de autoevaluare a DA subsistemului de control intern/ managerial au drept rezultat date, informaii i constatri pertinente necesare lurii de decizii operaionale, precum i raportrii? Standardul 25- Auditul intern Compartimentul de audit intern execut, DA n afara misiunilor de asigurare, planificate i aprobate de manager, i misiuni de consiliere privind pregtirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern/ managerial al

Strategiile au la baz analiza riscurilor i activitile de minimizare a riscurilor pentru realizarea obiectivelor. Accesul la resursele materiale, financiare se realizeaz prin referate aprobate de conducerea instituiei, iar la cele informaionale prin acte administrative de reglementare. Accesul la resurse se realizeaz cu respectarea normelor legale n vigoare.

Prin completarea unor chestionare.

Prin raportri anuale i intermediare.

Atunci cnd la nivelul serviciului se consider necesar solicitarea consilierii.

compartimentului? Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit ? Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern/managerial

DA

Misiunile programate prin planul anual de audit sunt realizate n totalitate. Consider c stadiul de implementare a standardelor de control intern este parial implementat i poate fi mbuntit prin parcurgerea tuturor etapelor prevzute de standarde, pentru ca implementarea acestora s fie integral. Parcurgerea tuturor etapelor i participarea personalului din cadrul serviciului la implementarea standardului de control la nivelul serviciului i al instituiei.

PI

Msuri de adoptat