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Anlisis de la toma de decisiones gerenciales en la organizacin

Autor: Walter Mariscal Briones. ESTRATEGIA Y DIRECCIN ESTRATGICA 06 / 2004

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El presente artculo comprende una clarificacin bsica de los tipos de decisiones que un ejecutivo lleva a cabo en una organizacin la que se denominarn Decisiones Gerenciales. Adems, se aclararn conceptos y el modo en que estas decisiones estn vinculadas con las actividades del proceso administrativo (Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar) conocidas ampliamente en el campo de la administracin y las principales herramientas administrativas de apoyo.
SI DESEA VER ESTE ARTCULO EN FORMATO PDF, HACER CLICK EN EL VNCULOANLISIS DE LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN LA ORGANIZACIN DECISIONES GERENCIALES Las necesidades de informacin requeridas dentro de la organizacin varan de acuerdo al nivel dentro de la estructura organizacional. Las decisiones de los ejecutivos o directores son menos estructuradas donde no existen situaciones repetitivas y por ende no pueden aplicarse recetas nicas de solucin; por el contrario deben establecerse criterios de evaluacin y puntos de vistas para cada situacin donde muchos de los datos deben provenir de fuentes externas y subjetivas en entornos con riesgos e incertidumbre. Debido a que es imposible

determinar y controlar todas las variables o factores que inciden en una situacin es que se busca a travs de modelos representar la realidad para su anlisis en el se espera que las decisiones tomadas sean decisiones satisfactorias y no ptimas dentro del contexto de racionalidad de quines deben tomar decisiones. Las decisiones que los ejecutivos efecten se desplegarn en todos los niveles de la organizacin traducidas en objetivos y acciones ms especficas y concretas en cada nivel hacia abajo. La informacin requerida en estas decisiones representan el punto de partida para llevar a cabo acciones que finalmente afectarn el desempeo de la organizacin.

Informacin -> Decisiones -> Acciones -> Desempeo Organizacional El objetivo general del desempeo de toda organizacin es el de Crear Valor Econmico, y es por lo tanto el objetivo ltimo global que debe lograr toda decisin gerencial. Las malas decisiones destruyen valor y es ms notorio es organizaciones pequeas que cuentan con menos capacidades acumuladas para soportar un perdida en el valor econmico. Los buenos negocios que crean valor son el resultado de buenas decisiones y el uso eficiente y efectivo de los recursos y capacidades. Buenos Negocios = Buenas Decisiones + Recursos y Capacidades Debido al vertiginoso entorno globalizado con clientes ms exigentes y mayores competencias, las buenas decisiones no pueden asegurar buenos resultados a futuro, pero son una proteccin posible contra los malos resultados. Como objetivos intermedios para crear valor se encuentran lograr competencias sostenibles en el tiempo y en el aspecto funcional fomentar competencias esenciales en las actividades internas. Con esto se desecha la idea tradicional de evaluar el desempeo en trminos netamente financieros que es de mayor inters para los dueos, la rentabilidad es un resultado retrospectivo que comunica lo que se ha hecho en el pasado. Las nuevas decisiones deben ser el resultado de un proceso que debe considerar una perspectiva hacia el futuro y el entorno atendiendo no slo los intereses de los dueos sino que adems considerar los intereses presentes de los clientes, el aprendizaje dentro de la organizacin y los procesos internos orientados al cliente (Norton & Kaplan). De esta forma se estar atendiendo los factores que inciden en el resultado financiero. Las decisiones que un ejecutivo lleva a cabo en las distintas unidades de una organizacin se denominarn Decisiones Gerenciales. Las Decisiones Gerenciales puede ser clasificas desde el punto de vista de la gestin en dos tipos: Decisiones de Planificacin y Decisiones de Control de Gestin. Esto se debe a que un director o ejecutivo desempea mayoritariamente decisiones en cuanto a la planificacin (Qu se va hacer?) y un poco menos en el control dentro del proceso administrativo (Se est haciendo lo previsto?). Las funciones de planificacin y control estn estrechamente ligadas en la actualidad debido al carcter cclico del proceso, dinmico del entorno y adaptativo de la organizacin. Las Decisiones de Control de Gestin estn en un punto intermedio entre las Decisiones de Planificacin y las del Control de Operaciones, ya que ste ltimo debe asegurar la eficiencia y eficacia de las tareas individuales de acuerdo a la implantacin de la estrategia. De aqu en adelante las decisiones de control de gestin se

denominarn Decisiones de Control como forma de simplificar su nombre, ya que las decisiones de control de operaciones estn orientadas a las transacciones que requieren muy poca participacin de los directores debido a que son mayoritariamente sistemticas, con datos exactos y especficos donde es posible automatizar y utilizar herramientas cientficas (Ejemplo: el control numrico para optimizacin). Debido a la importancia de la estrategia y los compromisos emanados de sta en toda la organizacin, las decisiones de planificacin estn circunscritas principalmente en el proceso que se denomina Planificacin Estratgica que es un proceso sistemtico donde se definen los objetivos y se formulan las estrategias para conseguirlo (Qu hacer?); se especifican los programas de accin a largo plazo con la correspondiente asignacin de recursos (Cmo implementarlas?). Las decisiones de planificacin se denominarn Decisiones Estratgicas cuando se determinan en el proceso de Formulacin de Estrategia donde se definen los objetivos para la organizacin y de las estrategias para lograrlas, stas tienen la propiedad de ser mayoritariamente decisiones proactivas, tendientes a delinear el futuro o establecer una situacin deseada; en cambio las Decisiones de Control son ms bien de carcter reactivo y tendientes anticipar un problema futuro sealado por un indicador de referencia o en el peor caso tomar acciones correctivas ante un problema ya ocurrido. En las decisiones de control existe un detector (Medida) que estimula a un evaluador (Ejecutivo) a llevar a cabo una accin. Las Decisiones de Control tambin se denominarn de Control Estratgico en la medida que exista una estrategia ligada a l. Sin embargo, las Decisiones Estratgicas tambin pueden tener un carcter reactivo, en especial cuando surgen de cambios imprevistos en el entorno. Cuando esto ocurre y se efecta una planificacin para enfrentar los cambios se le denomina Planificacin Oportunista. El caso normal cuando es programado y se efecta con cierta periodicidad se le denomina Planificacin Formal. Ambas son necesarias para mantener la viabilidad de la organizacin ya que la planificacin oportunista aparece cuando los problemas no han sido anticipados por la planificacin formal. Las decisiones tomadas en ambos mbitos derivan distintos resultados y acciones. Las decisiones estratgicas no son sistemticas, ms a largo plazo, con datos ms inexactos del futuro, estn representadas en un Plan Estratgico que describe el cmo se va implantar la estrategia, estos estn expresados adems en forma cuantitativa a travs de un Presupuesto. La formulacin de estrategias requiere para el ejecutivo un carcter creativo e innovador (Hay que competir menos, se debe ganar antes la batalla), no es sistemtica deriva de la conclusin del anlisis de las amenazas y oportunidades del entorno, por lo tanto puede provenir de cualquier fuente y en cualquier momento. Las decisiones de control de gestin estn representadas en un plan de accin que tiene menor alcance, ya que es ms especfico donde debe solucionar un problema puntual con un tiempo de respuesta ms breve. Un plan de accin correctivo como respuesta a un problema requiere de la especificacin para cada objetivo de indicadores y metas donde es necesario medir, analizar y diagnosticar la causa del problema y posteriormente seleccionar dentro de alternativas una accin correctiva adecuada. Tabla 1: Diferencias entre las Decisiones Estratgicas y de Control de Gestin 3HUVSHFWLYD Decisiones Estratgicas Decisiones de
Control 3URFHVR UHODFLRQDGR Planificacin Estratgica Control de Gestin

2EMHWLYR

Especificar objetivos y estrategias

Implantar los objetivos y estrategias Corregir (Reactivas) Corto Plazo Unidades de la organizacin

3URSVLWR +RUL]RQWH $OFDQFH

Anticipar (Proactivas) Largo Plazo Toda la organizacin

5HSUHVHQWDFLQ

Plan Estratgico No estructuradas (Situaciones Distintas)

Plan de Accin Ms estructuradas

)XHQWHVGHGDWRV

Cuantitativas y Cualitativas Ms Inexactos

Cuantitativas (Medidas-Metas) Ms Exactos Objetivos

&ULWHULRVGH HYDOXDFLQ

Subjetivos

HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS PARA LAS DECISIONES GERENCIALES Las herramientas Administrativas para apoyar ambos tipos de decisiones estn relacionadas con un Sistema de Control de Gestin (SCG) para apoyar a los ejecutivos en las Decisiones de Control y con la Planificacin Estratgica para apoyarlos en las Decisiones Estratgicas. El conjunto de decisiones resultantes de la planificacin estratgica y de un sistema de control gestin es lo que se enmarca en el proceso de Direccin Estratgica. La Direccin Estratgica es un proceso global de toma de decisiones que debe asegurar la viabilidad de la organizacin a travs de la correcta formulacin de la estrategia, su implementacin y control; para esto utiliza no slo el Sistema de Control de Gestin como forma de implantacin y control sino que adems considera los cambios a la estructura de la organizacin, la administracin de recursos humanos y los factores propios de la cultura de la organizacin. La estructura es donde se especifican las responsabilidades y relaciones de dependencias; La administracin de recursos humanos centrados en las personas como el principal activo (difciles de sustituir con un Know-How propio donde el saber supera al tener); y por ltimo, la cultura que est relacionada con los valores y creencias comunes que incide y que est afecta a la forma de direccin y en el comportamiento de los dirigidos considerando adems los aspectos no formales. Todo lo anterior es lo que se denomina Arquitectura de la Organizacin y engloba los medios integrales de implantacin de la estrategia y sustenta al sistema de control de gestin.

Ilustracin 1: mbito de las Decisiones Gerenciales. Favor ver esta imagen en la versin de PDF: ANLISIS DE LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES EN LA ORGANIZACIN Un Sistema de Control de Gestin tiene como objetivo asegurar que las personas dentro de la organizacin implementen las estrategias formuladas por los directivos alineando los objetivos especficos de cada individuo con los objetivos globales para que contribuyan a los objetivos organizacionales. Esto involucra que la planificacin sea en cascada para cada nivel; con objetivos, indicadores, metas y personas responsables; alineamiento vertical de los objetivos para atender los intereses de los dueos en cuanto a la rentabilidad y alineamiento horizontal para satisfacer los requerimientos de los Clientes. La negociacin de los compromisos de cada persona con su superior es a travs de metas para cada indicador (Las metas no estn predeterminadas). La premisa es que todos prefieren ser controlados en la medida que SCG sea adecuado y sirva como retroalimentacin para cada individuo y su superior, as como base para establecer un sistema de incentivos y recompensas ms objetivo, transparente y justo. El sistema no es automtico requiere de un evaluador que haga uso de sus sentidos para evaluar, requiere de coordinacin de individuos donde existen decisiones tomadas en base a la percepcin personal del evaluador y adems de un auto-control derivado de sus propias opiniones. Caractersticas de los Sistemas de Control Gestin Modernos Integracin de las funciones de planificacin y control Administra el cambio Orientado al futuro, gestin prospectiva Utiliza indicadores financieros y no financieros Se administra el valor y no slo los costos Las mejoras del desempeo son con respecto al cliente y competencia Considera los cambios en el comportamiento de las personas Orientado a los procesos El saber debe estar distribuido en todos en la organizacin Descentralizada y con nfasis en la direccin estratgica. Los principales Herramientas administrativas para un Sistema de Control de Gestin de apoyo las decisiones de control son: Cuadro de Mando Integral (CMI) Presupuestos Estados Financieros

Reingeniera de Procesos y Precios de Transferencias SixSigma Sistemas ABM (Activity Based Management)-Costeo ABC (Activity Based Costing) Calidad Total (TQM Total Quality Management) La Planificacin Estratgica es el proceso mediante el cual la organizacin hace frente a las oportunidades y amenazas del entorno aprovechando sus capacidades y recursos para crear ventajas competitivas sostenibles. Los componentes principales del proceso son: Visin Misin Filosofa Estrategias Objetivos Metas Polticas Programas Procedimientos Reglas Presupuestos Unidades de negocios Integracin de las unidades de negocios (horizontal y vertical para lograr sinergia) Gestin de cartera (Recursos para cada Negocios) Herramientas Administrativas para la planificacin estratgicas de apoyo a las decisiones estratgicas: Anlisis de la industria (5 fuerzas de Porter). Anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Cadena del valor. Matriz BCG, FODA, Atractividad. Presupuestacin Estudios de Mercado rboles de decisin Simuladores Anlisis Estadstico Bibliografa Anthony Robert & Govindarajan Vijay. Sistemas de control de gestin. Dcima Edicin. McGraw Hill Interamericana (Espaa).2003.

Hax, Arnold y Nicols Maxluf, Gestin de empresa con una visin estratgica. Chile. Santiago, ediciones dolmen. 1995. Fox, W Toma de decisiones y Eficacia organizacional: Enfoque de sistemas universidad de florida, e.u.a, 1995.