presupuesto de caja: ejercicio prctico PRESUPUESTOS La preparacin del presupuesto de caja debe prepararse de manera cuidadosa ya que por

estar ligado con datos basados en pronsticos, no son totalmente confiables, por ello las decisiones que tomen los administradores financieros estarn sujetas a la informacin que este presupuesto arroje. El presupuesto de caja suministra cifras que indican el saldo final en caja, este puede determinar si en el futuro la empresa enfrentar un dficit o un excedente de efectivo. Tambin permite que la empresa programe sus necesidades de corto plazo, para obtener flujos positivos de efectivo. El departamento financiero de la empresa planea permanentemente los posibles excedentes de caja como sus dficits, al contar con esta informacin, el administrador toma las decisiones adecuadas en cuanto a situaciones de sobrantes para inversin o por el contrario si hay faltante debe buscar los medios para obtener financiamiento en el corto plazo. A continuacin se presenta un ejemplo prctico de la preparacin de un presupuesto de caja, con todos sus componentes y suposiciones. Comentario: Para mayor comprensin del ejercicio, se aconseja complementarlo con la informacin contenida en el artculo "El presupuesto de caja". Este puede darle bases para comprender el fundamento terico de este pronostico. INFORMACIN INICIAL Para la realizacin del ejercicio, se asumir una empresa cualquiera, que esta constituida legalmente y puede tener como objeto la produccin o la prestacin de servicios. Ejemplo: La compaa ABC esta preparando un presupuesto de caja para los meses de octubre, noviembre y diciembre. las ventas en agosto fueron de $100.000 y en septiembre $200.000. Se pronostican ventas de $400.000 para octubre, $300.000 para noviembre y $200.000 para diciembre. El 20% de las ventas de la empresa se han hecho al contado, el 50% han generado cuentas por cobrar que son cobradas despus de 30 das y el restante 30% ha generado cuentas por cobrar que se cobran despus de dos meses. No se tiene estimacin de cuentas incobrables. En diciembre la empresa espera recibir un dividendo de $30.000, proveniente de las acciones de una subsidiaria. A continuacin se presentan los datos.

Programa de entradas de efectivo proyectado de la Compaa ABC Agosto Ventas $100.000 pronosticadas Ventas al contado (20%) Cuentas por cobrar Un mes (50%) Dos meses (30%) Otras entradas efectivo Total entradas efectivo mismos meses. Las compras de la empresa representan el 70% de las ventas, el 10% de las compras se paga al contado, el 70% se paga en el mes siguiente al de compra y el 20% restante se paga dos meses despus del mes de compra. En el mes de octubre se pagan $20.000 de dividendos. Se paga arrendamiento de $500 mensuales. Los sueldos y salarios de la empresa pueden calcularse agregando 10% de sus ventas mensuales a la cifra del costo fijo de $8.000. En diciembre se pagan impuestos por $25.000. Se compra una mquina nueva a un costo de $130.000 en el mes de noviembre. Se pagan intereses de $10.000 en diciembre. Tambin en diciembre se abona a un fondo de amortizacin $20.000. No se espera una readquisicin o retiro de acciones durante este periodo. El programa de desembolsos de efectivos es el que se presenta a continuacin: UNA EMPRESA QUE ESPERA TENER UN EXCEDENTE DE CAJA PUEDE PROGRAMAR INVERSIONES, EN TANTO QUE UNA EMPRESA QUE ESPERE DFICITS DE CAJA, DEBE PLANEAR LA FORMA DE OBTENER FINANCIAMIENTO A CORTO PLAZO. Septiembre $ 200.000 Octubre Noviembre Diciembre $ 200.000 $ 40.000

$ 400.000 $ 300.000

$ 20.000

$ 40.000

$ 80.000

$ 60.000

$ 50.000

$ 100.000 $ 200.000 $ 30.000

$ 150.000 $ $ 60.000 120.000 $ 30.000

$ 210.000 $ 320.000

$ 340.000

Ahora se relacionan todas las erogaciones hechas y proyectadas por la compaa ABC durante los

Programa de desembolsos de efectivo proyectado de la compaa ABC Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Compras (70% $ $ $ 140.000 $ 210.000 $ 140.000 ventas) 70.000 280.000 Compras al contado (10%) Pagos Un mes (70%) Dos meses (20%) Dividendos Sueldos y salarios Arrendamientos Impuestos Compra mquina intereses Fondo de amortizacin Readquisicin acciones Total desembolsos $ 7.000 $ 14.000 $ 28.000 $ 98.000 $ 14.000 $ 20.000 $ 48.000 $ 5.000 $ 21.000 $ 14.000

4.900

$ 196.000 $ 147.000 $ 28.000 $ 56.000

$ 38.000 $ 28.000 $ 5.000 $ 5.000

$ 25.000 $ 130.000 $ 10.000 $ 20.000 $ -

$ $ 418.000 $ 305.000 213.000

El flujo neto de efectivo, el saldo final de caja y financiamiento. El flujo neto de efectivo se obtiene deduciendo cada mes los desembolsos hechos por la empresa de las entradas obtenidas por la actividad econmica. Agregando el saldo inicial de caja en el periodo al flujo neto de efectivo obtenemos el saldo final de caja para cada mes. Por ltimo cualquier financiamiento adicional para mantener un saldo mnimo de caja debe agregrsele al saldo final de caja, para conseguir un saldo final con financiamiento. Entonces tenemos que para el mes de septiembre el saldo final de caja fue de $50.000 y se desea tener durante los siguientes meses un saldo mnimo de caja de $25.000. Basndose en los datos recogidos anteriormente podemos realizar el presupuesto de caja para la compaa ABC, as:

Presupuesto de caja para la compaa ABC Octubre Noviembre Total entradas de efectivo $ 210.000 $ 320.000 (-) Total desembolsos $ 213.000 $ 418.000 Flujo neto de efectivo $ -3.000 $ -98.000 (+) Saldo inicial en caja $ 50.000 $ 47.000

Diciembre $ 340.000 $ 305.000 $ 35.000 $ -51.000

$ 47.000 $ -51.000 $ -16.000 Saldo final en caja (+) financiamiento $ - $ 76.000 $ 41.000 Saldo final con financiamiento $ 47.000 $ 25.000 $ 25.000 Interpretacin del Presupuesto de caja El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera un dficit o un excedente de efectivo durante cada perodo que abarca el pronstico. El encargado del anlisis y de los recursos financieros debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento mximo, si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los pronsticos de ventas. El desarrollo de este ejercicio permite la aplicacin de los conceptos expuestos en la teora que en ocasiones no son lo suficientemente claros. Comentario: El ejercicio del cual es objeto este artculo, fue tomado del libro "Fundamentos de administracin financiera" de Lawrence Gitman.

Cmo elaborar un Flujo de Caja

El Flujo de Caja es un informe financiero que muestra los flujos de ingreso y egreso de efectivo que ha obtenido una empresa. Ejemplos de ingresos de efectivo son el cobro de facturas, cobro de prstamos, cobro de intereses, prstamos obtenidos, cobro de alquileres, etc. Ejemplos de egresos de efectivo son el pago de facturas, pago de impuestos, pago de sueldos, pago de prstamos, pago de intereses, pago de servicios de agua o luz, etc. La diferencia entre los ingresos y los egresos de efectivo se le conoce como saldo, el cual puede ser favorable (cuando los ingresos son mayores que los egresos) o desfavorable (cuando los egresos son mayores que los ingresos). A diferencia del Estado o la Cuenta de Resultados, el Flujo de Caja muestra lo que realmente sale o ingresa en efectivo a caja como, por ejemplo, los cobros de una venta

que realmente se hicieron efectivos. En el Flujo de Caja, el trmino ganancia o prdida no se utiliza. La importancia del Flujo de Caja es que ste nos permite conocer la liquidez de la empresa, es decir, conocer con cunto de dinero en efectivo se cuenta, de modo que, con dicha informacin podamos tomamos decisiones tales como:
y y y y y y

cunto podemos comprar de mercadera. si es posible comprar al contado o es necesario o preferible solicitar crdito. si es necesario o preferible cobrar al contado o es posible otorgar crditos. si es posible pagar deudas a su fecha de vencimiento o es necesario pedir un refinanciamiento o un nuevo financiamiento. si tenemos un excedente de dinero suficiente como para poder invertirlo, por ejemplo, al adquirir nueva maquinaria. si es necesario aumentar el disponible, por ejemplo, para una eventual oportunidad de inversin.

El Flujo de Caja Proyectado

Para elaborar un Flujo de Caja debemos contar con la informacin sobre los ingresos y egresos de efectivo que haya realizado la empresa, esta informacin la obtenemos de la contabilidad que hayamos realizado. Pero tambin podemos elaborar un Flujo de Caja Proyectado (tambin conocido como Presupuesto de Efectivo), para el cual necesitaremos las proyecciones de los futuros ingresos y egresos de efectivo que realizar la empresa para un periodo de tiempo determinado. La importancia de elaborar un Flujo de Caja Proyectado es que nos permite, por ejemplo:
y y

anticiparnos a futuros dficit (o falta) de efectivo y, de ese modo, por ejemplo, poder tomar la decisin de buscar financiamiento oportunamente. establecer una base slida para sustentar el requerimiento de crditos, por ejemplo, al presentarlo dentro de nuestro plan o proyecto de negocios.

Veamos a continuacin un ejemplo sencillo de cmo elaborar un Flujo de Caja Proyectado: Una empresa manufacturera cuenta con los siguientes datos:
y y y y

proyecciones de ventas: enero: 85000, febrero: 88000, marzo: 90000, abril: 92000. proyecciones de la compra de insumos: enero: 47000, febrero: 51000, marzo: 50000, abril: 52000. las ventas son 40% al contado, y 60% a 30 das. las compras se realizan al contado.

y y y

se obtiene un prstamo del banco por 40000, el cual se debe pagar en cuotas de 5000 mensuales. los gastos de administracin y ventas son el 20% de las proyecciones de ventas. proyecciones del pago de impuestos: enero: 3080, febrero: 2710, marzo: 3260, abril: 2870.

En primer lugar elaboramos nuestro presupuesto de cuentas por cobrar (esto debido a que el total de las ventas no se cobran el mismo mes en que se realizan, sino que se cobran un 40% el mes en que se realizan, y el 60% al siguiente mes, y al elaborar un Flujo de Caja, como ya hemos mencionado, debemos registrar el efectivo que realmente ingresa a o sale de la empresa): Presupuesto de cuentas por cobrar enero febrero marzo 34000 35200 36000 51000 52800 34000 86200 88800 Abril 36800 54000 90800

Ventas al contado (40%) Ventas al crdito a 30 das(60%) TOTAL

Flujo de Caja Proyectado (Presupuesto de efectivo) enero INGRESO DE EFECTIVO Cuentas por cobrar Prstamos TOTAL INGRESO EN EFECTIVO EGRESO DE EFECTIVO Cuentas por pagar Gastos de adm. y de ventas Pago de impuestos TOTAL EGRESO EN EFECTIVO FLUJO NETO ECONMICO Servicio de la deuda FLUJO NETO FINANCIERO 34000 40000 74000 febrero 86200 86200 marzo 88800 88800 Abril 90800 90800

47000 17000 3080 67080 6920 5000 1920

51000 17600 2710 71310 14890 5000 9890

50000 18000 3260 71260 17540 5000 12540

52000 18400 2870 73270 17530 5000 12530