1.

Qu es una hoja electrnica de clculo?

Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad bsica de informacin en la hoja de clculo, donde se insertan los valores y las frmulas que realizan los clculos. Habitualmente es posible realizar clculos complejos con frmulas y funciones y dibujar distintos tipos de grficas. Diferentes hojas de clculo
    

Calc, - OpenOffice.org Microsoft Excel- Microsoft Office Gnumeric - Gnome Office para linux Numbers - iWork de Apple Lotus 1-2-3 - IBM

1.2

Componentes

La pantalla inicial Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial, vamos a ver sus componentes fundamentales, as conoceremos los nombres de los diferentes elementos.

La barra de ttulo Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de acceso rpido La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer.

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona personalizar banda de opciones de acceso rpido.

La Banda de Opciones La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens.

En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones.

La barra de frmulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Desde aqu tambin es posible introducir informacin.

La barra de etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual podremos buscar la ayuda necesaria.

1.3

Teclas de edicin de celdas y hojas

Tan solo una pequea parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es necesario moverse por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para poder desplazarse a travs de la hoja son:

Accin
Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa deshacer copiar pegar borrar Seleccionar todo buscar editar
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Teclas
FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FLECHA ARRIBA FIN FLECHA ABAJO FIN FLECHA IZQUIERDA o INIC FIN FLECHA DERECHA Crtl + Z Crtl + C Crtl + V Supr Crtl + E Crtl + B F2

1.4.- Funciones de formato

Excel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resaltando la informacin ms interesante, de esta forma con un solo vistazo podremos percibir la informacin ms importante y as sacar conclusiones de forma rpida y eficiente.

Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda.

Alineacin Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados de una forma determinada.

Justificar: Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. Centrar En La Seleccin: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. Alineacin del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas.
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Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. Orientacin: Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en varias filas dentro de la celda. Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Combinar celdas: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Bordes Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas.

Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: y y y y y y y Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes.

Rellenos Excel nos permite tambin sombrear las celdas de una hoja de clculo para remarcarlas del as dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:

y y y y y y

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar la pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Muestra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color de fondo: Se elegir de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color.

Nmeros Excel nos permite modificar la visualizacin de los nmeros en la celda.

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A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no selecciona por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

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Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. Cientifica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.

Proteccin de celdas Vamos a estudiar la proteccin de celdas disponible en Excel2007 para no permitir la modificacin de celdas por error o por no tener permiso para ello. Adems de la proteccin mediante contraseas para los libros de trabajo, Excel2007 ofrece varias rdenes para proteger las celdas del libro. Para ello tenemos que realizar dos operaciones: la primera que consiste en proteger las celdas que no queremos que sufran variaciones, y la segunda que consiste en proteger la hoja. Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo. Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones.

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1.5.-Insercin de formulas
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una frmula son : OPERADORES ARITMTICOS se emplean numricos. Ejemplo: + - * / % ^ para producir resultados

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

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OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lgico (verdadero o falso) como resultado de la comparacin. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la frmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unin indicado por una coma (,), une los valores de dos o ms celdas. Ejemplo: A1,G5 Cuando hay varias operaciones en una misma expresin, cada parte de la misma se evala y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores. Se pueden utilizar parntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolucin de algunas partes de una expresin antes que otras. Las operaciones entre parntesis son siempre ejecutadas antes que las que estn fuera del parntesis. Sin embargo, dentro de los parntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de ms de una categora, se resuelve antes las que tienen operadores aritmticos, a continuacin las que tienen operadores de comparacin y por ltimo las de operadores lgicos . Los operadores de comparacin tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:
COMPARACIN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)

Los operadores lgicos y aritmticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):

ARITMTICOS Exponenciacin (^) Negacin (-) Multiplicacin (*) y Divisin (/) Adicin (+) y Sustraccin (-) Concatenacin de caracteres (&)

LGICOS Not And Or

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Cuando hay multiplicacin y divisin en la misma expresin, cada operacin es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresin, cada operacin es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenacin de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmtico pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparacin.

1.6.- Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin (argumento1; siguientes reglas: y y y y argumento2;...;argumentoN). Siguen las

Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma.

Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

Funciones matemticas y trigonomtricas: Funcin ABS(nmero) Devuelve el valor absoluto de un nmero, es decir, el msmo nmero pero con signo positivo. Ejemplo: =ABS(-34) devuelve 34 Funcin ALEATORIO() Devuelve un nmero entre 0 y 1. Ejemplo: =ALEATORIO() devuelve 0,345511245 Funcin COMBINAT(nmero;tamao) Devuelve el nmero de combinaciones posibles de un determinado tamao a partir de un nmero determinado de elementos.
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Ejemplo: Tenemos una clase de 20 alumnos y queremos formar parejas (tamao 2), vamos a ver cuntas combinaciones de parejas nos saldra escribimos =COMBINAT(20;2) en la celda A5 y nos da como resultado 190, quiere decir esto que podemos hacer 190 combinaciones de parejas distintas.

Funcin COS(nmero) Devuelve el coseno de un ngulo. Ejemplo: =COS(0) devuelve 1 Funcin ENTERO(nmero) Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo. Ejemplo: =ENTERO(10,45) devuelve 10, pero si escribimos =ENTERO(-8.42) devuelve -9 Funcin EXP(nmero) Realiza el clculo de elevar e (la base del logartmo neperiano, e = 2.718) a la potencia de un nmero determinado. Ejemplo: =EXP(1) devuelve 2,718281828 Funcin FACT(nmero) Devuelve el factorial de un nmero. Ejemplo. =FACT(5) devuelve 120 --> 1*2*3*4*5. Funcin RAIZ(nmero) Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado. Ejemplo: =RAIZ(25) devuelve 5 Funcin RESIDUO(nmero;nm_divisor) Devuelve el resto de la divisin. Ejemplo: =RESIDUO(26;5) devuelve 1

Funciones estadsticas:

Funcin MEDIA.ARMO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivo Ejemplo: =MEDIA.ARMO(5;5;2) devuelve 3.33333 Funcin MAX(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mximo de la lista de valores.
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Ejemplo: =MAX(5;5;2;15;12;18) devuelve 18 Funcin MIN(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor mnimo de la lista de valores. Ejemplo: =MIN(5;5;2;15;12;18) devuelve 2 Funcin MEDIANA(nmero1;nmero2;...) Devuelve la mediana, el nmero central, de la lista de valores. Ejemplo: =MEDIANA(5;5;2;15;12;18) devuelve 8,5 Funcin MODA(nmero1;nmero2;...) Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores. Ejemplo: =MODA(5;5;2;15;12;18) devuelve 5 Funcin PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media aritmtica de la lista de valores. Ejemplo: =PROMEDIO(5;5;2) devuelve 4 Funcin VAR(nmero1;nmero2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores. Ejemplo: =VAR(5;5;2;7;12) devuelve 13,7

1.7.- Base de datos

Al hablar de bases de datos en Microsoft Excel no nos referimos a que ste lleve a cabo las funciones de un sistema gestor de bases de datos, sino ms bien a que podemos aprovechar la potencia de clculo de la aplicacin para procesar datos, que podemos escribir directamente o importar de bases de datos y aplicaciones externas. Excel tiene la posibilidad de recoger automticamente el resultado de consultas a bases de datos, ficheros de texto, otras hojas de clculo, etc., y realizar clculos con los datos importados. Las tablas son muy tiles porque adems de almacenar informacin, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cmoda.

Entre las operaciones ms interesantes que podemos realizar con las listas tenemos: y y y Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algn criterio. Utilizar frmulas para la lista aadiendo algn tipo de filtrado.
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y y

Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos

Crear una tabla Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos: - Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacas) que queremos incluir en la lista. Seleccionar del Tabla en la pestaa Insertar. Aparecer a continuacin el cuadro de dilogo Crear tabla.

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora. Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificacin La lista tiene encabezados. Al final hacer clic en Aceptar. Al cerrarse el cuadro de dilogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaa Diseo, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de clculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

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Filtrar el contenido de la tabla Filtrar una lista no es ni ms ni menos que de todos los registros almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algn criterio fijado por nosotros. Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista. Utilizando el Filtro (autofiltro). Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro. Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaa Datos marcando o desmarcando el botn Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un men desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si slo marcamos Moreno, Excel filtrar todos los registros que tengan Moreno en el 1er apellido y las dems filas 'desaparecern' de la lista. Funciones de base de datos Estas funciones se utilizan cuando queremos realizar clculos sobre alguna columna pero aadiendo una condicin de seleccin de las filas que entrarn en el clculo, es decir aplicando previamente un filtro.
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Por ejemplo si tenemos una columna con el beneficio obtenido por nuestros automviles (ver figura ms abajo) y queremos saber cunto ha sido el beneficio de los Ford, no podemos utilizar la funcin suma porque sumara todos los automviles, en este caso lo podramos conseguir con la funcin de Base de datos BDSUMA incluye la condicin de filtrado automvil="Ford" Para explicar las funciones de Base de datos que nos ofrece Excel, utilizaremos la hoja:

En esta hoja tenemos una lista con los automviles de la empresa, con los datos de plazas, aos, rentabilidad y beneficio obtenido. Nota: Las filas 1 a 4 se utilizan para definir los filtros. Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas por Excel. Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la funcin, un rango de criterios para indicar la condicin que deben cumplir las filas que sern utilizadas en el Clculo de la funcin (el filtro).

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Funciones de base de datos Funcin BDCONTAR (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un nmero en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el recuento. Para formar las condiciones que vayamos a utilizar en el parmetro rango_criterios, debemos reservar una zona en nuestra hoja de clculo para dichas condiciones (preferiblemente antes de la base de datos). En esta zona tendremos que escribir en una fila los nombres de los campos de la hoja de clculo para realizar una operacin en toda una columna de la base de datos, introduzca una lnea en blanco debajo de los nombres de campo en el rango de criterios. Funcin BDCONTARA (rango_datos; nombre_campo; rango_criterios) Cuenta las celdas que contienen un valor (que no sea blanco) en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Funcin BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el valor mximo encontrado en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Funcin BDPRODUCTO (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Devuelve el producto de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin.
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rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a utilizar en el clculo. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Funcin BDPROMEDIO (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene el promedio de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin.de una columna o lista que cumplen los criterios establecidos. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Funcin BDSUMA (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Obtiene la suma de los valores encontrados en una determinada columna (campo), considerando unicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Funcin BDEXTRAER (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Extrae de la base de datos un nico valor contenido el campo indicado y en la fila que cumpla la condicin establecida mediante el rango de criterios. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene el valor a extraer. rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que debe cumplir el registro buscado. Si ningn registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #VALOR!. Si ms de un registro coincide con los criterios, BDEXTRAER devuelve el valor de error #NUM!. Funcin BDVAR (rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) Calcula la varianza basndose en una muestra de los valores contenidos en una determinada columna (campo), considerando nicamente las filas que cumplan una determinada condicin. rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista. nombre_campo: indica el nombre del campo que se utiliza en la funcin.
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rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condicin que deben cumplir los registros que entran en el clculo. Crear un resumen de datos Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una tabla nos estamos refiriendo a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Por ejemplo si tenemos una lista de nios con los campos nombre, direccin, localidad y edad; podemos obtener un resumen de la edad media de los nios por localidad. Otro ejemplo, el que te enseamos abajo, disponemos de una lista de vehculos clasificados por marca y modelo; y queremos averiguar el coste total de cada marca.

Para agregar los subtotales automticamente debemos situarnos sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opcin Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaa Diseo.

Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaa con una lista de las funciones que podemos usar para calcular el total de esa columna.
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1.8.- Grficos
Un grfico es la representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin. Vamos a ver en esta unidad, cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas. Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo: y y Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto. Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

Veamos cmo crear de un grfico. Crear grficos Para insertar un grfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa Insertar.

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Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita. Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado de los que se encuentran disponibles. En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior del listado que muestra Todos los tipos de grfico... Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.

Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para empezar a crearlo. Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido. Aadir una serie de datos Este paso es el ms importante de todos ya que en l definiremos qu datos queremos que aparezcan en el grfico. Una vez tengamos un grfico sobre la hoja de clculo, aparecern nuevas pestaas para mostrarnos nuevas opciones. Si observamos la pestaa Diseo encontraremos dos opciones muy tiles:

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Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de dilogo:

Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

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As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. En el caso de la imagen, las celdas que se tomaron eran 5 y tenan los valores 445, 453, 545, 453 y 345.

Modificar las caractersticas del grfico En la pestaa Presentacin podrs encontrar todas las opciones relativas al aspecto del grfico. Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:

Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn en el grfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada. Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico. Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos tridimensionales disponibles:

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Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus comportamientos y resultados. Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes sacarle a estas caractersticas. Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la visualizacin de los objetos que insertemos).

Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos. Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes (reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas. Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.

1.9 Impresin
Vamos a ver las diferentes tcnicas relacionadas con la impresin de datos, como puede ser la configuracin de las pginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la impresin y por supuesto la operacin de imprimir los datos.

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Vista preliminar La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla Pero primero es aconsejable ver la Vista de Diseo de pgina para poder ver los saltos de pgina, mrgenes, encabezados y pies de pgina, el formato completo de la hoja. Para visualizar la Vista de Diseo de pgina, seguir los siguientes pasos:

Selecciona la pestaa Vista. Elige la opcin Vista de Diseo de pgina.

En el centro de la ventana aparecer una pgina de nuestra hoja de clculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la pgina 1 de un total de 1 pgina. Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de clculo como hasta ahora, la nica diferencia es que sabremos cmo quedar en la hoja al imprimirla. Una vez terminado, para ver la vista preliminar de la hoja en una pgina utiliza la opcin Vista preliminar que encontrars en el Botn Office, haciendo clic en la flecha a la derecha de Imprimir.

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La pgina se mostrar de este modo:

Si la hoja de clculo se encuentra preparada para la impresin, hacer clic sobre el botn imprimir, para que aparezca el cuadro de dilogo Impresin.

Si la hoja de clculo necesita alguna modificacin de aspecto, hacer clic sobre el botn configurar pagina, para que aparezca el cuadro de dilogo Configurar pgina.

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En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botn cerrar vista preliminar para cerrar la Vista preliminar. Cuando volvemos a nuestra hoja de clculo, aparecern unas lneas discontinuas que nos indicarn donde har Excel 2007 los saltos de pgina, estas lneas no se imprimirn.

Configurar pgina Antes de imprimir una hoja de clculo, Excel 2007 nos permite modificar factores que afectan a la presentacin de las pginas impresas, como la orientacin, encabezados y pies de pgina, tamao del papel. Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, desde la vista preliminar, deberemos hacer clic en el botn Configurar pgina. Aparecer el cuadro de dilogo Configurar pgina. Dicho cuadro consta de 4 fichas. La primera de las fichas se denomina Pgina y permite indicar caractersticas como la orientacin del papel, el tamao del papel que utilizamos y otros parmetros.

Selecciona la orientacin del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocar el papel siempre de la misma forma). En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, as se imprimir en una sola hoja,...).

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Observa como en la parte derecha disponemos de un botn para ir a opciones especficas de la impresora seleccionada para imprimir. Para modificar los mrgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir, utilizar la ficha Mrgenes.

En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior, inferior, derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. Si la hoja tiene encabezado: o pie de pgina, tambin nos permite indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se siten. Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como verticalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

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En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso estn vacos, ya que no hay ningn encabezado ni ningn pie de pgina asignado a nuestra hoja de clculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie cuando hay alguno definido. En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles encabezados a utilizar. Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botn Personalizar encabezado... En el recuadro Pie de pgina: aparece el tipo de pie de pgina elegido, en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecern posibles pies de pgina a utilizar. Para modificar el pie de pgina, hacer clic sobre el botn Personalizar pie de pgina...

Imprimir Una vez nuestra hoja est preparada para imprimir, es aconsejable guardarla, y despus, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre la opcin Imprimir del Botn Office. Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podremos cambiar alguna opcin de impresin como puede ser la impresora donde queremos que imprima o el nmero de copias deseadas.

En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora que tenemos instalada en nuestra computadora.
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En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrir. Con el botn Propiedades podremos cambiar algunas caractersticas de la impresora. En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango de Pginas, especificndolo en Desde y hasta En el recuadro Imprimir, podrs indicar si deseas imprimir Todo el libro, o slo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja. Por ltimo en Nmero de copias: podrs indicar el nmero de copias a realizar y si las quieres Intercalar. Puedes imprimir la hoja directamente sin pasar por este cuadro de dilogo haciendo clic en la opcin Impresin Rpida que se encuentra en el desplegable Imprimir del Botn Office.

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Conclusin
Una hoja de clculo es un programa que permite manipular datos numricos y alfanumricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas. En la actualidad es difcil pensar en alguna empresa o negocio en el que no se ocupe una hoja de clculo ya que sirve no solo para realizar clculos y trabajar con nmeros. Si no tambin para almacenar datos que e informacin que sea relevante. Es por ello la importancia de conocer el manejo de la hoja de clculo.

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Fuentes Consultadas
http://es.wikipedia.org/wiki/Hoja_de_calculo

La biblia de Excel 2007

http://www.aulaclic.es/excel2007

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