Sunteți pe pagina 1din 216

TEHNICI DE SECRETARIAT Lector univ.

Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZA II 1.1. Organiza ia i structura ei organizatoric Organiza ia este o form concret de desf urare a activit ii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat . De aceea, orice organiza ie func ioneaz ca un sistem ale c rui componente sunt n strns leg tur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a r spunde unei nevoi. Organiza ia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de produc ie i de informa ii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat . n vederea ob inerii obiectivelor social-economice, orice organiza ie ndepline te mai multe func ii: a) b) c) d) e) func ia de cercetare-dezvoltare; func ia comercial i de marketing;

func ia de produc ie; func ia financiar-contabil ; func ia de personal.

Structura organizatoric a unei organiza ii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i leg turile care se stabilesc ntre ele. O structur organizatoric ra ional este condi ia esen ial pentru: asigurarea func ion rii normale a compartimentelor de munc , repartizarea precis a responsabilit ilor, stabilirea riguroas a dependen elor ierarhice, a unit ii ntre responsabilit ile unei func ii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organiza ii poart numele de organigram . Indiferent de ramura economic sau activitatea social desf urat , structura

organizatoric este alc tuit din urm toarele elemente: 1. Func ia (func ia de conducere i func ia de execu ie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente func ionale i compartimente opera ionale) 5. Nivelurile ierarhice 6. Rela iile organizatorice 7. Activit ile La baza nfiin rii unei organiza ii st Regulamentul de Organizare i Func ionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competen elor unei institu ii. Este un act normativ care reglementeaz func ionarea compartimentelor (stabile te competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribu ii i responsabilit i) i este adoptat de forul de conducere superior al organiza iei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angaja ilor n rela iile de serviciu, programul de lucru, circula ia documentelor i este adoptat pe cale de dispozi ie de c tre conduc torul unit ii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiin are i care le reglementeaz func ionarea (ROF), unit ile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i func ionarea adaptate la structura organizatoric , aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activit ilor, atribu iilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organiza iei respective. ROF al organiza iei are un caracter general i este completat de Statul de Func ii. Statul de Func ii are un caracter intern i prevede num rul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i preg tirea angaja ilor, precum i rela iile dintre ace tia. Este o completare necesar a ROF pe baza c reia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1. La rndul s u, este completat de fi a postului care cuprinde atribu iile i obliga iile fiec rui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei institu ii nu intr n vigoare pn la

adoptarea ROF i a Statului de Func ii. 1.2. Activitatea de secretariat Printre activit ile cu importan deosebit n cadrul unei organiza ii economicosociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desf oar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administra iei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (prim rii, consilii locale), ct i la nivelul agen ilor economici, al unit ilor de profiluri diferite (academii, institu ii de nv mnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, num rul de func ii i unele atribu ii sunt diferite de la o organiza ie la alta. Munca de secretariat n administra ia public prezint unele particularit i fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsu i managementul institu iilor publice i structura organiza ional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei institu ii cu personalul angajat i cu persoanele din afar institu iei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a direc iilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribu iilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribu ii privind personalul, activit i administrative, activit i de rela ii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condi iile necesare realiz rii principalelor sale func ii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condi ii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esen ial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de func ii i respectiv persoane care le ocup ) cu activit i, atribu ii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializa i sunt reuni i sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari- efi) autoritate subordonat la rndul s u direct conducerii i care are precizate atribu ii cu caracter permanent pentru efectuarea lucr rilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activit i. 1) Activit i cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea coresponden ei).

2) Activit i prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribu iile prev zute n fi a postului (documentare, coresponden , protocol, organizarea manifest rilor, etc.) 3) Activit i pe care le decid, le ini iaz singure (cursuri de perfec ionare, instruire a secretarelor din subordine), 4) Activit i de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discu ii cu parteneri de afaceri, etc.) Activit ile se descompun n atribu ii, iar atribu iile n sarcini. Atribu ia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribu iilor de c tre un compartiment presupune competen a membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activit i. 1.3. Atribu iile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat i revin atribu ii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucr tor. Atribu iile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organiza iei respective i sunt cuprinse n fi a postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care func ioneaz ca un serviciu autonom), ea include urm toarele atribu ii i sarcini : executarea lucr rilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur . lucr ri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea coresponden ei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urm rirea rezolv rii coresponden ei primite, ntocmirea unor r spunsuri pe baza document rii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a coresponden ei cu materialul de baz ; preg tirea coresponden ei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct , dup caz, asigurarea transportului coresponden ei prin organizarea muncii curierilor. atribu ii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune func ion ri a arhivei unit ii. scrierea rapid , stenografierea discu iilor din edin ele, conferin ele, ntlnirile de afaceri, stenografierea dup dictare ( i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind ma ina de scris sau

calculatorul (folosind metoda oarb ), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea ma inilor de copiat, corectarea gre elilor, cunoa terea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte, coresponden , materiale documentare, cunoa terea unei limbi str ine de circula ie interna ional scris i vorbit. probleme de protocol i rela ii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desf urarea n bine condi ii a ntlnirilor cu persoane din af r institu iei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoa terea, documentarea n ceea ce prive te regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, preg tirea coresponden ei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. eviden a necesarului de consumabile i eviden a de personal (secretara ntocme te referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine eviden a orelor suplimentare, concediilor, eviden a delega iilor, a deplas rilor i a evenimentelor profesionale. preg tirea c l toriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, ob inerea vizei (dac este cazul), preg tirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoa terea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, ma ina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoa terea tehnoredact rii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informa ional: primirea prelucrarea i transmiterea informa iilor. ntocmirea contabilit ii primare a firmei primirea i transmiterea comunic rilor telefonice organizarea edin elor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruc iunilor cu caracter de circulat .

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilit i persoanelor din subordine. perfec ionarea permanent din punct de vedere profesional. supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia,

evaluarea posibilit ilor fiec ruia i stabilirea responsabilit ilor. respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribu iilor de c tre un compartiment presupune exercitarea responsabilit ilor, a prerogativelor dar i competen a n a le realiza. Competen a celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz ; un dactilograf ndemnatic, scriind f r gre eli de tastare i limb ; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n con inut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, coresponden ei i documentelor, capabil s le g seasc , la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane str ine, s fac cunoscute ideile reprezentan ilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentan ilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor str ini f r denatur ri; un bun organizator al sistemului informa ional, capabil s primeasc , s prelucreze i s transmit informa ii, precum i s in la zi eviden ele pentru conducere i celelalte compartimente ale unit ii; un bun traduc tor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn /limba str in ; un bun cunosc tor al lucr rilor de secretariat i coresponden , capabil s nregistreze, repartizeze i s urm reasc rezolvarea coresponden ei primite, s preg teasc r spunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat coresponden a mpreun cu materialul de baz , s ntocmeasc formele de expediere a coresponden ei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edin e, conferin e); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s -l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou i

(calculatoare, ma ini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucr tor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunic rilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicit rilor i ntreruperilor frecvente ale activit ii conducerii n anumite perioade. un lucr tor capabil s redacteze rapoarte, referate, inform ri pe baza unor directive generale i a materialului documentar; un bun specialist pentru controlul i corectura editorial materialelor n curs de multiplicare. 1.4. Organizarea secretariatelor In scopul desf ur rii activit ii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine preg tite i capabile s se adapteze permanent la nout ile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condi iile de munca n acest domeniu, i anume: spa iul de lucru ; obiecte de iluminat; obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier; i tipografic a

ma ini i aparate moderne de birou (ma ini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) In func ie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: n unit ile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat; n administra iile centrale i locale, n organiza ii mari, a ezarea fizic este par ial centralizata (birouri colective), par ial descentralizata ( efi de cabinet, secretarii conduc torilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urm toarele avantaje: concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la

capacitate maxima; preg tirea noilor cadre este rapid , afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influen eaz pozitiv formarea i perfec ionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformit ii metodelor de operare n munca de birou; costul performantelor este sc zut, ca i al investi iilor n ma ini de birou i al ntre inerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.

.5. Rolul secretariatului n sistemul informa ional al organiza iei Indiferent de domeniul de activitate al unei organiza ii, de forma sa organizatoric , de m rimea ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul decizional, pe lng cuno tin e, experien , intui ie, o mare valoare o are informa ia. Informa ia corect i ob inut n scurt timp, st la baza adopt rii unei strategii adecvate n ceea ce prive te activitatea unei firme. Organiza ia este privit ca un sistem n care p r ile componente contribuie la ndeplinirea activit ii acesteia. Sistemul organiza ional este alc tuit din : sistemul decizional sau de conducere ; sistemul opera ional sau de execu ie ; sistemul informa ional ;

ntre sistemul opera ional i cel decizional leg tura se stabile te prin sistemul Informa ional (SI). Sistemul Informa ional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circula ie, proceduri i mijloace de tratare a informa iilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organiza iei. Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit informa ii utile n cadrul sistemului organiza iei. Mijloacele materiale se refer la ma ini i echipamente de birou (calculator, ma ina de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.). Informa ia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect starea unui sistem sau a modului n care aceasta func ioneaz i care aduce receptorului date noi, un plus de cunoa tere.

Fiec rei activit i umane desf urate n forma de organizare i structur specifice i corespund informa ii specifice. Sursele de informa ie se reg sesc att pe plan decizional ct i opera ional. Informa ia este util cuiva dac este cerut de un consumator de informa ie, indiferent dac acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesit cteva elemente esen iale :

Informa ia circul ntre emi tor i receptor prin canale specifice (po t , telefon, etc.) i poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secven e audio sau video etc. Cantitatea de informa ii care se vehiculeaz ntre emi tor i receptor constituie fluxul informa ional. Distingem un flux de intrare de informa ii i un flux de ie ire de informa ii. De exemplu, leg tura cu alte organiza ii aduce un flux de informa ii din afar (o cerere de ofert , o comand , etc.). n fluxul de ie ire al informa iilor se pot ncadra diverse forme de coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informa iei care circul att n cadrul organiza iei ct i ntre aceasta i exterior. Comunicarea n cadrul unei organiza ii sau n afar acesteia se desf oar n bune condi ii doar n cazul n care fluxul informa ional cu elementele sale componente preluarea prelucrarea i transmiterea informa iilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informa ii potrivite, la modific rile, transform rile, prelucrarea n vederea ob inerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informa ii) prin respectiva informa ie. De asemenea, un rol important l are i forma de prezentare precum i alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informa iei. Este un lucru recunoscut c n acest proces preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin sarcini importante. O secretar trebuie s tie de unde s ob in informa iile solicitate, cum s ob in n timp util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situa ie. Este cunoscut faptul c la angajare, firmele solicit secretarei (asistentei manager) cuno tin e despre utilizarea Internetului, a calculatorului i a altor mijloace moderne de informare. Preluarea informa iei necesit cunoa terea surselor de informa ii. Sursele de informa ii pot fi comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercet ri de pia , baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organiza ii, programe de activitate, serviciul de informa ii teletext, Internetul, re eaua Intranet, manuale, fi e, biblioteca proprie etc. Dup preluarea unei informa ii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne de transmitere a informa iei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot p stra informa ia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare

sau la nivel extern, sub forma unei informa ii r spuns adecvate. Informa ia ce urmeaz a fi transmis cap t un caracter special i n func ie de modul de prezentare. Modalitatea de prezentare a informa iilor transmise constituie un element cheie n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare trebuie avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s r spund intereselor celor care au cerut s fie ntr-o form ct mai atractiv . Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coeren a informa iei i canalul ales pentru transmitere. n caz contrar pot ap rea distorsiuni n receptarea informa iei. Astfel : dac informa ia trebuie transmis rapid unui num r mare de oameni se va alege fax-ul, e-mail-ul ; dac se impune desf urarea unei edin e i pentru a reduce costurile (timp i bani) se va alege videoconferin a ; dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explica ii suplimentare se va alege discu ia fa n fa sau telefonul ; dac informa iile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

In concluzie, putem spune c informa ia, pe lng caracterul de unitate i utilitate, trebuie : s fie exact i complet ;

s fie furnizat la timp ; s corespund att cantitativ ct i calitativ ; s fie transmis pe canalul cel mai scurt ; s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil .

Secretariatul reprezint un important canal informa ional, un releu intermediar i n anume condi ii un emi tor de informa ii. El ac ioneaz n ambele sensuri ale circula iei informa iei (ascendent i descendent). Secretariatul este o sta ie att n circuitul ascendent (de la sistemul opera ional la cel decizional) ct i n circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel opera ional). n sens ascendent al informa iei secretariatul furnizeaz conducerii informa ii, unele selectate prin mijloace directe, altele ob inute pe baza deleg rii de autoritate de la alte compartimente sau unit i subordonate.

Acestei etape i sunt specifice informa ii furnizate de secretariat ca: prevederi din acte cu caracter normativ; prezentarea notelor de comunic ri telefonice;

comunic ri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anun area unor chem ri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.) prezentarea programelor, a unor materiale documentare; extrase din acte i coresponden a clasat sau arhivat ; prezentarea coresponden ei primite;

prezentarea rapoartelor referatelor, inform rilor cu privire la situa ii existente sau trecute; prezentarea unor situa ii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice; Astfel de informa ii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor. n sens descendent al circula iei informa iei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se concretizeaz n: activitatea de redactare de ordine, dispozi ii circulare, redactate uneori de secretariate; transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le execute; note scrise de conducere cu indica ii pentru efectuarea unor lucr ri, constituind decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme; Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpret ri ulterioare care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea par ial sau incorect a unor sarcini. A treia etap a circuitului informa ional, n care secretariatului i revin sarcini importante este din nou n sens ascendent n cursul execut rii deciziei. n aceast etap n afar informa iilor date de compartimentele opera ionale, secretariatul informeaz permanent conducerea asupra respect rii termenelor de execu ie. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de eviden e operative, (scadentarul de termene, agend , fi iere n care sunt incluse

detaliat toate deciziile conducerii) care i permit s urm reasc pentru informarea conducerii stadiului realiz rii acestora. Schimbul de informa ii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunic ri permanente. Permanentul schimb de informa ii, de i util prin operativitate poate duce uneori la frecvente ntreruperi n munca de concep ie a conducerii dar i a secretariatului. Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este mp r it n dou : o parte pentru comunic ri c tre secretariat, iar cealalt parte de la secretariat. Sunt exceptate informa iile foarte urgente care sunt transmise imediat.

2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA PROFESIONAL CONTEMPORAN

2.1. Func ia de secretar Func ia (postul) unui lucr tor ntr-o organiza ie constituie participarea sa permanent la desf urarea diferitelor activit i ce permit realizarea obiectivelor firmei. Multe func ii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activit ile care trebuie ndeplinite i rezultatele care se a teapt din partea persoanei care le ndepline te). Totu i pentru a avea o imagine clar a unei func ii trebuiesc luate n considerare urm toarele elemente : educa ia (specific nivelului de educa ie cerut : liceu, studii superioare, coli sau cursuri preg titoare etc.) ; experien profesional (unele fun ii se pot ncredin a imediat dup terminarea colii, altele necesit o anumit experien ) ; pozi ia n structura organiza ional sau n structura ierarhic superioar . n aceast etap se va descrie pozi ia pe care o ocup func ia de secretar (asistent manager) n ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organiza iei. atribu ii i sarcini impuse func iei respective ; calit i personale cerute pentru ocuparea func iei ;

un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate).

Func ia de secretar este definit n fi a postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabile te un sistem de punctaj n func ie de : gradul de preg tire de baz i de specialitate experien a acumulat i manifestat , gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea func iei, priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ; cunoa terea i practicarea curent a unei limbi de circula ie interna ional . Func ia de secretar presupune omniprezen a ei la diferite activit i organizate de conducere, consemnarea lucr rilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate, etc. Pentru func ia de secretar nu exist o descriere universal valabil , dar definirea func iei presupune considerarea cel pu in a urm toarelor elemente : scopul i rolul secretariatelor n sistemul general al activit ii economico-sociale i n organiza ia respectiv , pozi ia pe care activitatea de secretariat o de ine, responsabilit ile, gradul de autoritate primit de la manager, rela iile cu to i factorii implica i n respectivul proces al muncii. Manualele de specialitate dau urm toarea clasificare a func iilor de secretare: 1) Secretare ucenice dactilografiaz scrisori, diverse materiale, multiplic materialele, preiau mesaje, ajut la expedierea coresponden ei prin fax, po t , nu au responsabilit i,

2) Tinere secretare dactilografiaz coresponden a pornind de la noti e stenodactilografiate, casete audio, editeaz texte pe computer, preiau i transmit mesaje, redacteaz coresponden a simpl , expediaz coresponden a, prime te vizitatorii,

organizeaz

edin e, conferin e,

stenografiaz la diferite edin e, au responsabilit i multiple dar limitate.

3) Secretare personale apar in de obicei unui director executiv, a c rui activitate o organizeaz , redacteaz i claseaz coresponden a,

cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator, redacteaz singur rapoarte, referate, bro uri, ntocmesc d ri de seam , primesc vizitatorii, organizeaz c l torii de afaceri, organizeaz agenda efului, au cuno tin e de contabilitate, particip la ntlnirile de afaceri, traduc din i n limbi str ine organizeaz edin e, conferin e,

au responsabilit i care le permit s participe la actul de conducere,

4) Asistente personale reprezint func ia secretarial cea mai important , lucreaz n sfera conducerii, apar in unui director general (manager) sau pre edinte, supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare, supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu,

traduc din i n limbi str ine, organizeaz protocolul la edin e, conferin e, ntlniri de afaceri, organizeaz cursuri de perfec ionare, analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat,

iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate), au cuno tin e de contabilitate, drept, management, etc., se ocup de recrutarea personalului din secretariat pot avansa pe scara ierarhic .

Desigur, con inutul no iunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele: secretar ef , ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de nv mnt etc. Statisticile demonstreaz c 95% din func iile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrive te ca o m nu femeilor c ci ele din na tere au, o capacitate mai mare de supunere, nclina ie spre detaliu, loialitate, abilitate rela ional i chiar o mai mare inteligen emo ional . In zilele noastre meseria de secretar /asistent manager este foarte c utat , accentul punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este a a sunt i zecile de anun uri care apar zilnic n ziare i reviste. Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care principalele atribu ii erau cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden , telefonul, dar mai presus de toate ocrotirea efului de prezen a inoportun a diver ilor solicitan i, ast zi lucrurile s-au schimbat. Aceast imagine perceput de ochiul public ntr-un anumit cli eu plasat undeva n sfera derizoriului a disp rut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism, calit ii serviciilor de comunicare i administra ie pe care le pot oferi. Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe transform ri dup 1989, odat cu apari ia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i informare. Secretara nu nseamn doar pu in dactilografie, picioare frumoase i arta de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folose te Internetul, are cuno tin e de management, marketing, drept, prime te i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi str ine pe care le st pne te mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informa ional, dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb . Ea ntocme te i folose te sisteme sigure de eviden , fiind la curent cu institu iile, organismele i

departamentele din ar i str in tate cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara evenimentelor institu iei sale, autoare de anale nepublicate. E mai u or s g se ti un expert sau un strateg dect o secretar bun (Mircea Mali a). n prezent secretara de ine o func ie indispensabil pentru bunul mers al organiza iei din care face parte i care a devenit acum o ocupa ie de un nalt profesionalism. O secretar este o profesionist n adev ratul sens al cuvntului. Existen a a numeroase coli postliceale, cursuri pentru secretare i chiar colegii care preg tesc tinerele secretare sau asistentele manager, existen a Asocia iei Europene a Secretarelor Profesioniste confirm caracterul profesionist al acestei activit i. Profesiunea de secretar , ca attea altele se practic i din voca ie, o voca ie care se poate descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educa iei continue. Secretara modern este o persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a n elege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii profesionale, cuno tin e legate de profilul firmei i de opera iile tehnice specifice muncii de secretariat, i calit ii manageriale la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc institu ia din care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele. Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent . Spre deosebire de un contabil manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament. Ea lucreaz pentru al ii, munca ei folose te muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adev ratul sens al cuvntului cu drepturi i obliga ii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esen ial ca eful i secretara s gndeasc , s planifice i s ac ioneze ca o echip . A a cum succesul juc torilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiec ruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot a a eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a- i dezvolta strategia de echip . Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; ac iunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direc ionate spre acela i scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz , l stilizeaz . Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribu ia celor dou persoane, existen a uneia depinznd de existen a celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic , secretara este luat cu el. (nu este mai pu in adev rat c pentru unele secretare exist riscul s r mn f r post atunci cnd eful este schimbat pe criterii politice). Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau institu ii. Ea reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact ( tim cu to i c prima impresie conteaz ; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important . Nu de pu ine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat a a sau se comport a a ce s mai zicem de ef). Trebuie s recunoa tem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n institu iile publice de stat, secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informa ii i asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea

ostil pe care o afi eaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i institu iei unde lucreaz . Rolul secretarei devine mai pu in acela de servitoare a managerului i mai mult de manager administrativ. Schimb rile politice din ultimii ani, dispari ia confrunt rilor Est-Vest au modificat i pie ele: ntreprinderile se afl n lupt concuren ial , ele trebuie s ac ioneze i s gndeasc global, deoarece structurile tradi ionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii, orientat ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reac iona rapid i flexibil la cerin ele clien ilor. Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume: n cadrul restructur rii conducerii, n multe unit i se desfiin eaz niveluri ierarhice ntregi sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai pu ini efi, automat exist mai pu ine secretare; presiunea cre te asupra secretarelor r mase, pentru c eliminarea unor niveluri ierarhice nu nseamn i dispari ia tuturor sarcinilor. De regul , sarcinile sunt redistribuite i m resc spectrul de sarcini al celor r ma i. progresul tehnologic oblig la nv area continu , timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme sau mai trziu slujba; apari ia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru a- i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a coresponden ei. Aceasta poate fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren . De regul , este mai pu in economic i eficient ca efii s - i scrie singuri coresponden a. Ei sunt prea costisitori i prea lipsi i de experien pe post de scribi. (C i dintre ei pot scrie repede dup metoda oarb , cu zece degete?) restructur rile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se testeaz : secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la distan etc. Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune.

Dezvoltarea continu a tehnologiei informa ionale i comunica ionale reprezint o ans pentru secretare. E-mail (po ta electronic ), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin , mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai s rac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informa iilor se vor accelera. Aceasta presupune, ns , cunoa terea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezint pentru secretare urm torul avantaj: timpul c tigat pe care l poate folosi pentru a ob ine sarcini mai atractive.

Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume: 1) asisten a managerial calificat : Dac pe viitor vor fi mai pu ini efi, ace tia vor avea mai mult de lucru, deci, cre te domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de conducere. Conducerea subordona ilor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate psihologic. n spatele efilor eficien i vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, ni te administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i p r i din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate); 2) prest rile de servicii n mediul birotic: A a cum am mai spus, tot mai multe firme experimenteaz noi forme de organizare pentru prest rile de servicii birotice. O astfel de form o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei c ruia clien ii i comand ntocmirea utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz video-conferin ele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edin elor, congreselor. 3) externalizarea unor func iuni din ntreprinderi: reprezint , poate, o nou ans pentru secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la tradi ionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifest rilor, aranjamentele de c l torii, traducerile i stagiile de formare profesional , cercetarea informa ional sau coordonarea. Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndr znesc s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i posibilitatea acord rii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesional continu devine obliga ie, prin aceasta nu se n elege formarea tradi ional , ci nv area pe tot parcursul vie ii profesionale. Cu ct este mai calificat competen a profesional , cu att mai interesante sunt sarcinile ( i salariile lor) i cu att mai sigure sunt locurile lor de munc . Prin mbun t irea performan ei i eficien ei muncii lor, ele contribuie la o n elegere mai bun i la o percep ie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al secretarei n societatea modern . A avea o prezen fizic agreabil , a st pni o limb str in i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de a suplini cei apte ani de acas , permanenta preocupare de a nv a, de a se autodep i, precum i grija constant de a p stra propor iile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilal i. Competente i con tiente de sine a a le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de mine. Sper m ca i n con tiin a concet enilor no tri s se formeze acea imagine pe care o merit secretarele de mult vreme.

n concluzie, putem spune c orict de multe schimb ri vor fi n structura organizatoric a institu iilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reu i s nlocuiasc niciodat o secretara competent , care se va perfec iona continuu. 2.2. Func ia de asistent manager Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n acela i timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispozi ii nim nui, f r a fi delegat n acest sens de director, doar dac la rndul s u are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc. Activitatea de asistent manager ofer nenum rate satisfac ii personale i profesionale, dar i o serie de constrngeri: Avantaje: un salariu mai mare; condi ii de munc mai bune; contacte variate; mai multe responsabilit i; mai mult putere de influen ;

Constrngeri : deplas ri frecvente n provincie i/sau str in tate ; program flexibil ; raport ri permanente ; obliga ii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ; stagii de perfec ionare.

Pe de o parte, orice director i dore te un asistent care s primeasc dispozi iile f r a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independen a, inteligen a, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele calit i pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul.

Sarcinile i atribu iile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de pozi ia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea desf urat de aceasta. Fa de secretara din institu iile de stat, asistentului manager i se cer mai multe cuno tin e i abilit i (cuno tin e de management, marketing, drept, psihosociologie, informatic , rela ii publice etc.) ; au mai multe responsabilit i. Cele mai importante competen e ale asistentei manager sunt : administrarea gestionarea documentelor coresponden a cu partenerii de afaceri motivare-stimulare rezolvare a conflictelor luarea deciziilor negocierea controlul delegarea responsabilit ilor raportarea activit ii optimizarea for ei de munc coordonarea perfec ion rii for ei de munc comunicarea interpersonal

Aceste unit i de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar a a cum am mai spus, ele se stabilesc n func ie de domeniul n care lucreaz i de pozi ia pe care o ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.). Asistenta manager ocup o func ie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea de vizit a firmei n fa a partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i indiferen a ac ioneaz n mod negativ asupra clien ilor. De aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de clien i, s respecte timpul celorlal i, s fie amabil , binevoitoare i s poat purta n mod pl cut o conversa ie. 2.3. Calit tile i aptitudinile secretarei (asistentei manager)

n condi iile organiz rii moderne a unit ilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat s se in cont nu numai de preg tirea profesional , de cuno tin ele de cultur general , dar i de anumite calit i i aptitudini. Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate cerin ele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe din aceste calit i, pe care, printr-o educa ie permanent le poate dobndi sau dezvolta. 1. Inteligen a n cele dou forme ale sale, teoretic i practic , inteligen a presupune:

ra ionament i reflec ie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situa ie real ; capacitate de analiz i sintez , ceea ce contribuie la optimizarea activit ii;

capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie s in cont de schimb rile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe m sura noilor situa ii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor lucr ri n favoarea altora mai urgente i mai importante. bun sim i n elegere, n vederea rezolv rii cazurilor sau problemelor dificile i complicate care apar obiectiv n procesul muncii; perspicacitate pentru sesizarea nuan elor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacit ii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de important ; spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al priorit ilor i din necesitatea utiliz rii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.); 2. Discern mnt pentru a permite distinc ia ntre laturile unei probleme i alegerea celei mai bune solu ii. Complexitatea vie ii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situa ia de a alege ntre dou solu ii, ambele rele, pe cea mai pu in rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm , la fel cum o alegere gre it poate fi n defavoarea unit ii respective. 3. Memorie face parte din calit ile indispensabile pentru buna exercitare a atribu iilor unei secretare; ea trebuie s re in fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informa ii. Re inerea i utilizarea informa iilor este mult u urat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adev rat c memoria este o calitate nativ , dar tot la fel de adev rat este c oamenii mai pu in dota i ob in rezultate performante prin exerci iu de memorie. 4. Aten ia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s re in informa ii, nregistrnd i transmi nd datele f r erori.

5. Ini iativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competen elor atribuite. Ini iativa secretarei scute te conducerea de a nso i unele decizii mai pu in importante de multe am nunte, dar nu scute te secretara de a solicita preciz ri suplimentare (dac este cazul). n strns leg tur cu ini iativa este competen a, care implic r spunderea, responsabilitatea celui care o ia. Ini iativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n ini iativele celorlalte compartimente; 6. Spirit creativ este n strns leg tur cu ini iativa. Creativitatea nseamn c utarea continu de solu ii care ar putea mbun t ii activitatea firmei. 7. Sim ul estetic se concretizeaz n: preocuparea pentru realizarea unui mediu pl cut, ordonat i confortabil, att n spa iul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii; preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papet rie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O aten ie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afi rii (anun uri, etichete, postere etc.). aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice. preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil , ncepnd cu mbr c mintea, nc l mintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant , f r a avea un caracter festiv. Nu de pu ine ori, n institu iile publice sau la locul de munc suntem agresa i vizual de culorile stridente ale vestimenta iei, ale p rului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru institu ia din care face parte i de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat . prezentarea documentelor ntr-o form atractiv ; aranjarea corect a textelor n pagin ; 8. Calit i de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul conduc torilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiec rui executant n parte i presupune: ordine n idei; ordine n acte; ordine n p strarea materialelor de referin ; ordine n aranjarea obiectelor.

9. Calit i de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul n care vorbe ti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezint o institu ie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpret rile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului s u), precis (pentru a nu mai fi nevoie de l muriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de polite e. 10. Polite ea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost , dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste polite e i respect pentru toate persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s r spund la ntreb rile ce li se pun chiar i prin da sau nu, dect s r spund nu tiu, veni i mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de impolite e s mesteci gum n timp ce vorbe ti cu cineva (chiar i la telefon). 11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s p trund n esen a fiec rei probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd informa iile pe care secretara le folose te dar i documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se p trund n esen a problematicii, astfel nct informa iile prezentate conducerii s fie ct mai exacte. 12. Tact i diploma ie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfac ie tuturor, de a-i face s se simt importan i, chiar i atunci cnd au primit un r spuns negativ. Se tie c nemul umi ii sunt o constant a oric rui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diploma ie secretara trebuie s -i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesit ii rezolv rii lor, dndu-le de n eles c problemele lor nu pot fi prioritare. De multe ori apare urm toarea situa ie : eful i cere s nu-l deranjeze o jum tate de or orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clien ii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important . n aceast situa ie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu stricte e indica ia efului. l va ruga pe client s a tepte pu in i l va informa pe ef de situa ia ap rut . Cu tact i diploma ie l asigur pe ef c a n eles instruc iunea lui, dar c mesajul clientului i s-a p rut suficient de important. eful va fi recunosc tor c a n eles situa ia i c l-a ntrerupt cu tact. 13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifest ri tiin ifice. 14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situa ie

autocontrolul este o opera ie nu numai indispensabil , dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbr ca i alte forme: n rela iile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic , comportare. 15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c , cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angaja ii firmei, dar i cu furnizorii i clien ii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz . Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompens ri prin avans ri i m riri de salariu sunt cele cu abilit i de comunicare. 16. Independen a. De i secretara este o verig ntr-un lan , ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s -i cear mereu explica ii, sau solu ii. 17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condi ii, pentru realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilal i angaja i ai firmei. Ea trebuie s le pun la dispozi ie toate informa iile necesare. 18. Atitudinea pozitiv fa de munc . n mod evident duce la productivitatea de ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini : Negativ Nu este destul de practic, mai bine renun m De ce s achizi ion m un alt dispozitiv ? Pozitiv S analiz m toate posibilit ile. Poate achizi ionarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului.

19. Buna dispozi ie i sim ul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului s u. ndeplinirea cu pl cere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului. 20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm , este una dintre cele mai importante calit i ale unei secretare. Loialitatea presupune ata ament fa de locul de munc , fa de eful direct, ap rarea secretului de serviciu, ap rarea intereselor unit ii ; orice ef i dore te un subaltern loial pe care s poat baza oricnd. 21. Confiden ialitatea. ncepe s devin o cerin care cnt re te destul de greu atunci cnd cineva trebuie s ob in un post. Sunt institu ii care pun foarte mare accent pe confiden ialitate (se acord chiar sporuri la salariu). P strarea confiden ialit ii informa iilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul institu iei este o sarcin

dificil . Presiune exercitat cu scopul de a ob ine informa ii se poate manifesta cu o intensitate crescut , mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o pozi ie cheie ntr-o institu ie. 22. Eficien a secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adev rata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect priorit ile pentru a fi eficient . 24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejur ri se manifest ca reac ie stresul i iritabilitatea. F r s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, f r s jigneasc pe cineva. In afar de aceste calit i i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur general , justificat de faptul c ea intr n contact cu mul i oameni, diferi i ca stil, mai ales atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cuno tin e din diverse domenii. Ast zi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care i permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie interesat de acestea. Cerin ele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le ndepline te aceasta n cadrul firmei. Calit ile profesionale se ob in prin studiu permanent, prin observarea celorlal i i adaptarea la modul de lucru al organiza iei. Cerin ele profesionale se refer la: cunoa terea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica, vocabular); cunoa terea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale: procedee de scriere i citire rapid ; procedee de codificare i clasare; cunoa terea a una, dou limbi str ine; cunoa terea lucrului pe calculator: tehnoredactare; baze de date;

po ta electronic ; noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informa iilor.

cunoa terea unor no iuni de psihologie i comportament n rela iile cu publicul (secretara trebuie s fie un bun psiholog, reu ind s descopere ce fel de om are n fa i ce pozi ie trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia). cunoa terea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s aib cuno tin e de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc. cunoa terea lucr rilor de secretariat i coresponden ;

dorin a de a se perfec iona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate i a publica iilor de profil.

[1] Margit Gatjens, Claudia Behrens, Manual de secretariat i asisten traducere, Editura Tehnic , Bucure ti, 1999, p. 14. [2] Ibidem.

managerial ,

3. Rolul secretariatului n stabilirea rela iilor interpersonale Secretara prin atribu iile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucr torii din unitate, ci i cu un num r mare de persoane din afar unit ii (delega ii, clien i vizitatori, persoane ce se prezint n audien sau cer diferite rela ii). Un element important pentru o secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii. Abilitatea secretarei n rela iile interpersonale const n : stabilirea i men inerea rela iilor de lucru ; depistarea i rezolvarea problemelor folosind ra iunea i spiritul de ini iativ ;

influen area opiniei celorlal i i ducerea la bun sfr it a negocierilor ; sprijinirea i supervizarea personalului din subordine ; comunicarea efectiv cu alte persoane ;

F cnd o grupare a rela iilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urm toarele categorii : 1) rela iile secretariat conducere (executiv) ;

2) 3) 1)

rela iile secretariat alte compartimente ; rela iile secretariat persoane din afar unit ii. Rela iile secretariat conducere (executiv)

Acest tip de rela ie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte cerin elor de disciplin , punctualitate i ordine. In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglement rilor de ordine interioar , a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i p strarea secretului profesional. Intr-o organiza ie pot fi c iva directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei manageriale i secretara are un rol important n func ionarea cu succes a acestei echipe. Rela iile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n func ie de acestea. De asemenea, secretara trebuie : s se asigure c toate informa iile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ; s fie capabil s r spund cu diploma ie oric rei cereri telefonice, iar executivul trebuie s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confiden ial ; s fie capabil s rezume esen a unor lucr ri, scutind conducerea de a le mai studia ; s n eleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absen a acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n lipsa sa ; s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s -i poat fi de ajutor cnd trebuie ; s men in un climat de bun dispozi ie ;

La rndul s u, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au ap rut din cauza lui ; s permit secretarei s aib ini iativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca secretarei (dac nu material, m car verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea.

Ca secretar ea va stabili rela ii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edin e sau s cear informa ii urgente). De bunele rela ii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condi ii a sarcinilor de serviciu. 2) Rela iile secretariat alte compartimente

Secretarele au leg turi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate. Coresponden a primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de secretar cu rezolu iile conducerii, lucr rile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de speciali tii din compartimente. Pentru a colabora ct mai bine cu ceilal i angaja i, secretara trebuie s - i ndeplineasc sarcinile de serviciu (s -i sprijine cu materiale documentare, fi e, s le transmit imediat i cu precizie hot rrile, dispozi iile conducerii, s le dea l muriri), respectnd n acela i timp i alte condi ii de ordin comportamental. Secretara trebuie s fie demn , serioas , modest , s arate solicitudine i polite e fa de colegii de munc diferit fa de cei n vrst , polite e i amabilitate n general. Manifest rile de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii rela iilor interpersonale. O bun rela ie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare sarcin [1] . Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca acestora cnd este bun , iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul a teptat, cu tact i diploma ie, ea va ar ta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s - i mbun t easc munca. Comunicarea permanent cu personalul din subordine iat cheia multor satisfac ii personale. 3) Rela iile secretariat persoane din afara unit ii Secretariatul este un factor important n realizarea leg turilor ntre institu ia pe care o reprezint i persoanele din afar , fie c sunt cet eni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri. Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea rela iilor ntre cei care sunt viitori colaboratori n afaceri. Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc :

secretara se opre te din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se prezint . Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hot r dac problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dore te s spun scopul, eful este cel care va hot r dac l va primi sau nu. Nu este de competen a secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dore te s -i comunice personal efului scopul vizitei. s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activit ii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important ); s manifeste deferen i aten ie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i cu ce problem se prezint la secretariat;

s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n m sura n care aceasta este posibil ); s aib o atitudine corect ; s nu discute cu colegii cu voce tare i s - i supravegheze convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana str in ; s -l prezinte pe vizitator cu numele i func ia acesta nseamn respect;

vizitatorii din afar , nainte de a pleca vor fi ruga i s - i comunice num rul de telefon pentru a putea fi contacta i; n nici o situa ie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admira ie, surpriz , nemul umire; nu trebuie s discute probleme personale; s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct mai pl cut ; autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa secretariat. Primirea vizitatorilor de c tre efi se va face astfel: 1) Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l prezint apoi se retrage. 2) Dup un timp de a teptare n acest caz vizitatorul a teapt n biroul secretariatului (secretara i propune o cea c de ceai sau cafea); dac perioada de a teptare se prelunge te secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator. 3) n cazul n care conducerea nu g se te oportun primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o de cel care se prezint n

not scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemul umirea, secretara trebuie s r mn calm , politicoas dar ferm . De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i ora. In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori str ini), secretara trebuie s fie capabil s discute cu ei, s le dea anumite rela ii (ea trebuie s cunoasc cel pu in o limb str in de circula ie interna ional ), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le consider m normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general, vizitatorii str ini i exprim n scris, cu mult timp nainte, inten ia de a vizita institu ia respectiv. 4) Rela iile cu mass-media Rela iile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu reprezentan ii radioului, televiziunii sau presei. Mass-media poate contribui la promovarea unor bune rela ii ale firmei cu publicul. A adar, este n interesul firmei s ofere presei informa ii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n rela iile cu mass-media secretara trebuie: s fie amabil i cooperant ;

s aib grij s nu divulge informa ii secrete sau confiden iale;

s noteze numele redactorului respectiv, num rul de telefon, numele ziarului, postul de radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz ; dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere, l sndu-i acesteia timp s - i preg teasc r spunsul. n contextul rela iilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie la desf urarea normal i fructuoas a acestor rela ii. Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura func iei s contribuie la stabilirea unor rela ii interpersonale, se num r cunoa terea i respectarea unor reguli de protocol la care se adaug cele de comportament i conduit uzual . Cunoa terea i respectarea regulilor n privin a manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de comportament care se aplic n anumite situa ii le va scuti de gre eli i gafe. Ast zi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din via a noastr , cnd b rba ii i femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd mul i

tineri, oameni de afaceri m nnc la fast-food aceste cerin e de comportament pot p rea demodate, dar ar fi o mare gre eal s nu le acord m aten ia cuvenit . Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totu i vom fi apreciate dac ne vom comporta a a cum cer regulile, iar satisfac iile profesionale nu vor ntrzia s apar .

[1] John Harrison, Curs de secretariat, Editura All, Bucure ti, 1996, p. 219. 4. CORESPONDEN A CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR 4.1. No iuni introductive No iunea de coresponden include forma scris pe care o iau rela iile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice, sau fizice, acestea alc tuiesc subiectul coresponden ei oficiale sau private. Coresponden a oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic , n scopul stabilirii unor rela ii ntre ele. ntre o scrisoare i act exist urm toarele deosebiri: scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obliga ie etc. actul are titlu, scrisori purt toare de titlu se ntlnesc mai rar; actul are specificat n cuprinsul s u titularul n folosul c ruia se face constatarea; majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit ;

scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ie ire; actele au numere proprii de ordine, pe baza c rora se ine eviden a emiterii i circula iei lor (n Registrul de intrareie ire sunt nregistrate scrisorile nso itoare ale actelor); scrisorile pot fi redactate i semnate de orice func ionar cu delega ie de corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de func ionari investi i printr-o dispozi ie expres a unui act normativ cu aceste drepturi; actul circul de la autor la beneficiar nso it de o scrisoare; cnd nu se folose te scrisoarea nso itoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semn tur ;

Sfera coresponden ei oficiale este larg , ea cuprinznd probleme cu con inut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distan ele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzac iilor, fac necesar comunicarea prin intermediul coresponden ei oficiale. De remarcat c predominant este con inutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare. Importan a activit ii de coresponden const n faptul c :

este un element de baz pentru stabilirea rela iilor ntre unit ile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s - i rezolve anumite probleme n comun; ofer posibilitatea consemn rii scriptice a unei activit i; constituie un element de nregistr ri contabile; serve te ca prob n justi ie;

permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem , constituirea unui ciclu de coresponden ce oglinde te apari ia, modificarea sau stingerea unor rela ii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice. devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd stadiile evolu iei raporturilor economice, precum i ale evolu iei vocabularului din domenii diferite de activitate. 4.2. Clasificarea coresponden ei Coresponden a oficial se poate clasifica dup mai multe criterii: a) dup criteriul de circumscriere:

coresponden a intern (ntre compartimente sau responsabili ai acelea i organiza ii); coresponden a externa (c tre sau de la o institu ie spre mediul exterior alt institu ie sau persoan ) ; b) dup domeniul de activitate:

coresponden a juridic (contesta ia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare n judecat etc.);

coresponden a administrativ (referatul, raportul, darea de seam , procesul verbal, decizia, ordinul, dispozi ia); coresponden a protocolar (invita ii, scrisori de felicitare, felicit ri, coresponden a tehnica a departamentelor de protocol etc.); coresponden a comercial (cererea de ofert , oferta, comanda, reclama ia economic , avizul de nso ire a m rfii, scrisoarea de garan ie etc.); coresponden a diplomatic (nota diplomatic , scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic , nota verbal etc.) c) d) dup scopul ei: coresponden a de solicitare (cererea economic , juridic , etc.); coresponden a de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam , etc.); coresponden a de constatare (procesul verbal, etc.) coresponden a de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia); coresponden a de reclama ie (reclama ia economic , juridic ); coresponden a nso itoare de acte; dup criteriul accesibilit ii:

coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n sistemul institu ionalizat (Birou Documente Secrete - BDS); coresponden a deschis (transmis pe cale obi nuit i poate lua toate formele materiale ale coresponden ei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.) e) f) dup ini iativa trimiterii scrisorii: scrisoarea ini ial ; de r spuns ; de revenire; dup criteriul suportului: coresponden a clasic scrisoarea;

g) h)

coresponden a telegrafic telegrama, telexul; coresponden a electronic e-mail-ul; dup modul de ntocmire: documente tipizate ; documente netipizate; dup natura i destina ia exemplarelor: i

originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semn tur tampil , nr. de nregistrare;

copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are tampil nici semn tur original . Are num r de nregistrare.;

duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se men ioneaz duplicat; are puterea originalului; copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi : copia certificat are configurarea c este valabila; se folose te pentru p strarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unit ii care p streaz originalul. Dup cola ionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semn tura i tampila ; copia legalizat este eliberat de notariat. Ea con ine reproducerea exact a con inutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de legalizare, sub semn tura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntru-un registru special la notariat; fotocopia are valoare numai n cazul legaliz rii de notariat;

extrasul constituie copia unei p r i, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condi ionat de certificare. 4.3. Cerin e actuale fa de coresponden oficial

Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a rela iilor ntre oameni, conform rolului fiec ruia, coresponden a se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris r mne.

Se impune din aceast cauz , din partea celor care ntocmesc coresponden a o preocupare permanent pentru nsu irea i respectarea unor principii ce stau la baza coresponden ei, dintre acestea amintim: 1) Promptitudinea r spunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul coresponden ei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un r spuns. Dac r spunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau institu ia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect . 2) Elaborarea coresponden ei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papet ria i timbrele, ci i costul manevr rii scrisorii prin sistemul po tal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spa iu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai pu in costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urm toarele aspecte. propozi ii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte ( abloanelor), astfel de acces ri fiind mult u urate de calculator; redactarea corect implicit revenirile. i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nen elegerile i

3) Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n func ie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi: s inform m sau s afl m ceva; s motiv m sau s influen m; s ne scuz m; s solicit m sau s oferim ceva; s accept m sau s refuz m; s felicit m;

4) Nivelul ierarhic. Presupune diferen ierea i limitarea coresponden ei pe paliere ierarhice.

5)

Eficien

i credibilitate.

Eficien a coresponden ei se refer la: promptitudine (transmiterea la timp a informa iilor); precizia i caracterul complet al informa iilor;

informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectiv ; Credibilitatea informa iilor transmise reprezint o condi ie esen ial n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n r spunsurile la reclama ii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu: reclama strident promisiunile exagerate; informa iile nefondate i neverificabile;

pretextele formul rile preten ioase n care vina este dat pe al ii sau pe for a major . 6) Corectitudinea i aspectul pl cut: mecanica textului (punctua ia i gramatica) trebuie s fie corect , o gre eal de ortografie vorbe te despre nivelul de profesionalism al celui care scrie. alegerea stilului corespunz tor;

asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual c tig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac . 7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s reac ioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal motivare i nu manipulare). 8) Atitudinea i exprimarea pozitiv . Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv sentimente pozitive i tendin a de a ac iona n mod pozitiv. Exist mai multe modalit i de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modalit i i g sesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii r spunsului (element al atitudinii pozitive) comunic polite e i considera ie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de polite e, considera ie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv

un ton pozitiv poate genera ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare r u c nu putem s v pl tim cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de) Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem. De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s -l admonest m sau s -l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne p str m atitudinea pozitiv i s ne concentr m aten ia asupra rezolv rii problemei. 4.4. Stilul coresponden ei oficiale Stilul coresponden ei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficialadministrativ se ntlne te n textele i activit ile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat , dar poate lua i forma dialogului (n coresponden a oficial , n negocieri, n raporturile cet enilor cu autorit ilor sau n ac iunile judiciare. Se desf oar ntr-un cadru institu ional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hot rri, ordonan e, instruc iuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezolu ia, contractul etc.) de informare (anun ul, declara ia, n tiin area, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc). In raport cu alte stiluri este nchis la influen e, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic. Fiind mai pu in diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apari iei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce prive te puritatea n func ie de situa ie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale. Func iile dominante sunt cele denominativ-referen iale i persuasive (destinatarul fiind avut permanent n vedere n formularea comunic rilor specifice). Stilul coresponden ei oficiale prezint anumite particularit i lexicale, gramaticale, sintactice i stilistice. Particularit i lexicale

Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n comunicare gndurilor. Una din condi iile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i n eles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu no iunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis no iunea sau situa ia tratata i poate exprima ideea unei propozi ii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folose te expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai conving toare i mai clar . Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesiguran a, comoditate, lipsa de informa ie precum i diferi ilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte preten ioase i savante cred, n mod gre it, c aceasta nsemn a scrie bine. Ace tia asociaz competen a cu parada cuvintelor. Particularit i gramaticale In redactarea coresponden ei oficiale se respect formele gramaticale prev zute de gramatica limbii romne, dar specificul stilului coresponden ei const i n folosirea anumitor particularit i, i anume: se folose te pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordan a ntre num rul real i cel gramatical (se nume te pluralul autorit ii): V rug m s , Confirm m primirea ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de polite e ale pronumelui personal dumneavoastr , care se acord cu predicatul la plural : Dv. ve i primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. sunte i reprezentantul firmei. se folose te neconcordan a ntre timpul real i cel gramatical, n unele situa ii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguran a i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru numirea n func ie se nume te n func ia de n loc de se va numi n func ia de . se folose te reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expozi ia s-a deschis nu expozi ia a fost deschis ; reflexivul impersonal nlocuie te diateza activ : se certific vechimea n func ie..., se aplic regulamentul.... Aceste exprim ri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal . gerunziul folosit la nceput de fraz ; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propozi iei principale. Astfel, formularea: Mul umindu-v pentru scrisoare, primi i, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este gre it . Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mul umindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primi i ..

se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folose te infinitivul cu valoare de imperativ: a se urm ri ndeplinirea formalit ilor i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., Vor fi sanc iona i abunden a construc iilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condi iile legii, conform deciziei, n scopul ob inerii). frecven a mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, solu ionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, to i, fiecare etc.) a prepozi iilor i conjunc iilor, neutralizarea opozi iei de gen la unele substantive personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul). Particularit i de ordin sintactic In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n acest domeniu exist anumite particularit i: folosirea ordinii directe n propozi ie i fraz (subiect i determinan ii s i, predicatul i determinan ii s ); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric. construirea de propozi ii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau na tere la confuzii, producnd greut i n n elegere; nlocuirea subordonatelor cu p r i de propozi ie corespunz toare, cnd acest mod de construc ie scurteaz textul, m rind precizia exprim rii. n loc de Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de introducerea unor forma iuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (din cauz ...) sau consecin a (de unde rezult c ...), a unor expresii precum Drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu. Particularit i stilistice Principalele caracteristici ale stilului coresponden ei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, polite ea i demnitatea, naturale ea i simplitatea. Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctua ie, de fonetic . n coresponden , corectitudinea stilului este urm rit i pentru exigen e speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare m sur respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden a contribuie la evitarea confuziilor i interpret rilor gre ite pe care ar

putea s le provoace gre elile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctua ie, a altor manuale nu este o dovad de incultur , ci, dimpotriv , de cunoa tere i dorin a de perfec ionare. Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de con inutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cota ii, etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente n rela iile dintre parteneri. Claritatea este o particularitate comun oric rui stil, dar n coresponden a, n scrierea documentelor este urm rit cu mult grij , ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situa ii, drepturi, obliga ii, r spunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii p r ilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circula ie general sau care exprim aproxima ii, nesiguran a, n elesuri alternative. Concizia este o condi ie specific stilului coresponden ei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast tr s tur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propozi ii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de n eles (ex. vom spune dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce prive te productivitatea, Acest calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte bune). n acela i timp, o scrisoare trebuie s fie complet . Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare. Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unit ilor de m sur oficiale, prin exprimarea n litere, al turi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantit i, etc. Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s -l ofere certific rile i toate relat rile care se fac n coresponden . Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de nc rc tura afectiv . Polite ea i demnitatea stilul coresponden ei trebuie s fie prin defini ie un stil al polite ii i demnit ii. Polite ea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oric rui om civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mul umesc, va rog, apreciez, sunt recunosc tor, etc. sunt formul ri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form , polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite nepl ceri. Folosirea pluralului autorit ii, al pronumelor de polite e asigura aceste cerin e.

Naturale ea i simplitatea. n baza acestor condi ii, stilul coresponden ei, este i trebuie s fie direct i firesc, nefor at; se impune folosirea cuvintelor simple, nepreten ioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite). Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propozi iilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situa iei, contextului i destinatarului, produce reac ia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percep ia destinatarului, de ceea ce cite te ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se define te astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reac ii cititorului (destinatarului). Dificultatea control rii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percep ia cititorului, percep ie care este strict individual . Abrevieri folosite n coresponden a oficial Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce prive te redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spa iu n pagin i economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, ma ini de scris, cartu , cerneal n cazul folosirii imprimantei. Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al pozi ion rii n fraz . Se recomand , utilizarea ra ional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i n elegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint , ct i la considerarea scrisorii ca o lips de polite e fa de destinatar. In coresponden a oficial se admit, n general, numai: abrevieri prev zute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obi nuit. abrevieri consacrate de tiin ele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar , financiar , contabil , matematic , fizic , etc.) abrevieri consacrate n uzan a lucr rilor de secretariat i coresponden noastr , pentru scrisori ntocmite n limba romn . n ara

Abrevieri consacrate n coresponden a interna ional , cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.)

4.5. Elaborarea mesajului scris Succesul unor scrisori nu este ntmpl tor; el este rezultatul unei munci i experien e ndelungate. Cei ce scriu trebuie: s in seama de termenii de specialitate adecva i;

s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical; s aib un stil agreabil; s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales con inutul. Un con inut i neadecvat, erorile de adresare, gre elile gramaticale, tonul, impactul i stilul gre it sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint . Se cunoa te faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz . O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal. Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, f r prea multe preg tiri. Experien a ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru r spunsurile la scrisorile de rutin , secretara va nota pe margine sau sub textul expeditorului indica iile necesare. Pentru a c tiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise. Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct i amplific rii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au ap rut i modalit i noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s - i p streze locul i importan a lor. In fapt, abstrac ie f cnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cuno tinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a coresponden ei n forma sa clasic . Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o aten ie deosebit , este necesar o preg tire temeinica a acestor. Etapele ntocmirii unei scrisori sunt:

1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare); 2) Documentarea consta n culegerea informa iilor necesare pentru tratarea subiectului; informa iile se pot ob ine prin: studiul coresponden ei deja existente; folosirea documenta iei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informa ii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selec ie, modificare prin opera iile de analiza, sinteza, etc. 3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schi e care poate fi simpl sau dezvoltat ; 4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la ob inerea formei finale. n aceast etap se acord aten ie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care r mne destinatarul). 5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal . Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd gre elile gramaticale, de punctua ie i stng ciile lingvistice. 6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a ma ini de scris, apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant ). Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra con inutului. Noile posibilit i de concep ie aduc cu ele i tenta ia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori.

[1] Ion Toma, Ioana Dinca, Stilistic

i compozi ie, Ed. Niculescu, Bucure ti 1998, p. 18.

.6. Forma de prezentare a scrisorilor n ceea ce prive te forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urm toarele cerin e: plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n func ie de acesta; p strarea unei margini fixe n partea stnga a colii de hrtie (3-3,5);

alinierea capetelor de rnd n partea dreapt , ct mai uniform posibil (2-2,5cm); Pe lng motiva ia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am c uta s economisim hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnot ri sau pentru ndosariere. fa evitarea desp r irii cuvintelor n silabe la cap tul rndului; dispunerea textului n paragrafe, l snd ntre acestea un interval suplimentar de rndurile din text, dac scriem la un rnd;

continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta con ine minimum dou rnduri; distan a dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe pagina respectiv , ct i de scopul scrisorii. alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunz toare cu scopul scrisorii. Pentru coresponden a de afaceri se recomand fonturi cu m rime de 12-14 puncte pentru o mai bun lizibilitate. scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau por iuni de text; 1. structurarea enumer rilor n mod diferit: prin liniu e; prin puncte de enumerare (cu aceea i m rime de font ca i textul) prin cifre;

a)

prin litere mici;

textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul) eventuala ata are la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de pre uri, bro uri, etc.) cu men ionarea lor n textul scrisorii i n paragraful coresponden ei (n partea stng jos); evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijen e din partea expeditorului; n uzan a interna ional exist dou forme de aranjare a textului n pagin : forma bloc preferat de firmele americane;

forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca form derivat a formei bloc este forma semi-bloc; Este indicat folosirea unui singur model de aranjare n pagin (cel folosit n firm ). n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las spa iu dublu fa de spa iul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate. n forma dantelat (numit i forma indentat ), unele elemente (expeditorul, formula de introducere, etc.) sunt pozi ionate n marginea din stnga, iar n dreapta (nr. i dat , adresa destinatar, semn tura expeditorului, formula de ncheiere). Primul rnd al fiec rui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stnga. Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat , rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semn tura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc. Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit . De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folose te i cea colorat mai mult pentru copii i numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl , reciclabil pn la hrtia satinat , marmorat sau lucrat

manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu nc rcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat, acela i lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100gr. De asemenea, Po ta Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii. Respectarea anumitor pozi ii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect necesar n func ie de aceasta se orienteaz pozi ia ferestrei n cazul plicului cu fereastr . Plicul folosit pentru expedierea coresponden ei trebuie s fie confec ionat dintr-o hrtie calitativ , iar elementele ce se men ioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului. Exist mai multe tipuri de plicuri: plicuri standard de coresponden n dou ; plicuri adaptate pentru coli A4 mp turite

plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mp turite pe lung; plicuri dosar pentru coli A4 nemp turite;

Plicurile sunt diferite ca m rime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (institu iei) imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urm toarele men iuni: adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere al con inutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul po tal, eventual ara, (atunci cnd coresponden a se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indica ii de transmitere a coresponden ei c tre un anumit serviciu sau persoan . Ex: n aten ia adresa expeditorului poate fi plasat n col ul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tip rit pe plic. indica ii speciale de aten ionare (se refer la caracterul coresponden ei): personal, confiden ial, urgent, etc. care se scriu n col ul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos. indica ii pentru po t (se refer la categoria sau tariful po tal, fie la modul de trimitere a coresponden ei). Putem ntlni una din men iunile, par-avion, prin curier, recomandat , post-restant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de c tre serviciile po tale, la cererea expeditorului).

4.7. Elementele componente ale scrisorii Conform uzan elor interna ionale scrisoarea oficial are urm toarea structur : antet, num rul i data, referin ele, adresa destinatarului, formula de salut, formula de adresare, obiectul scrisorii, con inutul, formula de ncheiere, formula de salut, semn tura, referiri, anexe.

ANTETUL n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tip rit sau gravat, plasat n partea superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar complet ri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tip rit acesta este dactilografiat. Forma i grafica antetelor este extrem de variat , dar el trebuie s fie simplu i cu aspect pl cut, f r elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng func ia de identificare i informare i pe cea de publicitate. Antetul cuprinde: elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele institu iilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.); denumirea societ ii; forma sa juridic ;

adresa i sediul central (se indic strada, num rul, localitatea, codul po tal, ara); num rul de nregistrare la Registrul Comer ului; codul fiscal; contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;

num rul de telefon, precedat de prefixul ora ului, eventual i cel al cazul coresponden ei cu partenerii str ini); num rul de fax; e-mail-ul;

rii (n

O hrtie de coresponden con innd toate informa iile de la adres pn la contul bancar nu este indicat n orice situa ie. De exemplu pentru coresponden a protocolar pe invita ii la dineuri i recep ii, la felicit ri se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz ). De men ionat, faptul c firmele care au rela ii de afaceri cu ri din spa iul vorbitor de limb englez ) adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere po tal (este important ca po ta ul s n eleag unde s duc coresponden a). Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cet ean care se adreseaz unei autorit i publice), obiceiul este de a ad uga informa ii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semn tur , sau scrise sus n partea dreapt ; nu trebuie s ne d m noi n ine un titlu de polite e: Domnul sau Doamna Exemplu de antet: S.C. DESING SRL Mihai Bravu nr. 2, Bucure ti, Sector 1 Nr. nregistrare la Registrul Comer ului J/5082/1991 Cod fiscal P 1533521 Cont 542327682 BCR-sector 1 Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro Exemplu de adres interna ional a unei firme romne ti de export: IMPEX SRL Str. Prieteniei, 45 Bucure ti 7000

ROMNIA Telephone: (00401) 6477340 Facsimile: (00401) 7777775 NUM RUL I DATA Num rul i data nregistr rii unei scrisori sunt elemente de mare importan . Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obliga ii (de a r spunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin, etc.) i st la baza clas rii numerice i cronologice. Num rul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucr rii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lui se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data poate fi scris diferit n coresponden a n limba englez . Forma britanic este asem n toare celei romne ti mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele p r i ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002). De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localit ii prin virgul . Numele locului de expedi ie este, de obicei, numele din antetul tip rit. Excep ie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora . n aceste condi ii precizarea locului de expedi ie mpreun cu data devine obligatorie. REFERIN ELE Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acela i rnd din dat n partea dreapt . Referin ele sunt incluse n scrisoare n scopul identific rii cu mai mare u urin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referin a se noteaz prin abrevierea Ref. i include in ialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur , num rul de dosar al contractului, etc. Exemplu: Ref.: VN/822/1.X.2002. Exist uzan a includerii n scrisoare nu numai a referin elor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identific rii cu u urin a coresponden ei anterioare.

ADRESA DESTINATARULUI Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc. Aceasta cuprinde: denumirea unit ii (inclusiv biroul, direc ia c reia i este destinat scrisoare);

adresa (localitatea precedat de codul po tal, str. i nr., jude ul, sectorul (pentru Bucure ti), ara (pentru str in tate). Adresa poate fi precedat de cuvntul c tre (dup care nu se pune virgul ). Cele mai utilizate forme de adresare sunt: 1) unei persoane fizice de la o anumit firm sau institu ie ne adres m cu numele s u complet. Numele va fi precedat de formula de polite e Domnului, Doamnei precum i de func iile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A. 2) unui func ionar al c rui nume nu l cunoa tem sau unui serviciu din cadrul unei institu ii, ne adres m denumind func ia acestuia sau serviciul. Aceast indica ie poate fi scris i la sfr itul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n aten ia Directorului General / Serviciului Import Export; 3) unei institu ii, firme, ne putem adresa men ionnd doar numele acesteia.

Iat dou exemple des ntlnite n coresponden : Domnului Nicolae Nicescu, Manager SC DISING SRL os. Mihai Bravu 45 Bucure ti, Romnia Sau S.C. DISING SRL os. Mihai Bravu 45, sector 3 Bucure ti, Romnia

n aten ia Directorului General sau n aten ia Serviciului Export FORMULA DE SALUT (DE ADRESARE) Plasat de la margine sau de la alineat, se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea c reia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei, cu att aceast inscrip ie va fi mai evident fa de adres . Se plaseaz aproximativ trei spa ii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprim m depinde de formula pe care am folosit-o anterior. Forma cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate vom ad uga: Domnul primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist func ii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate. Formula de polite e cuplat cu titlul func iei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe responsabilit i care i confer tot attea titluri, poate de ine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adres m rectorului unei universit i care prezideaz o campanie de finan are pentru un organism de ntrajutorare i coresponden a se refer la aceast campanie, titlul de pre edinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va n elege natura textului pe care l va citi . ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine se poate ad uga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg). Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de func ie, dup cum ne-am adresat). Exist cuvinte a c ror form de feminin este marcat doar prin titluri de polite e: Doamna Ministru, Doamna Judec tor etc. (aten ie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Fran a sau Anglia, SUA, polite ea ne oblig s ne inform m n prealabil i s respect m op iunea fiec ruia. Dac ne adres m unei firme sau institu ii n general, formula de salut va fi Stima i Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei). n coresponden a redactat de institu ii i firme din SUA formula de salut este

Domnilor urmat de :. OBIECTUL SCRISORII Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau Ref., rolul s u este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a u ura opera ia de ndrumare i de clasare a coresponden ei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei. CON INUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII Reprezint partea esen ial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit aten ie. Cuprinde: paragraful de introducere; mesajul (sau cuprinsul); ncheierea; de

Cele trei p r i se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spa iu dublu fa distan a dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul. INTRODUCEREA

Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l con ine, de exemplu: confirmarea primirii unei coresponden e, m rfuri, documente, formularea unui r spuns la o scrisoare anterioar , etc. n coresponden a comercial , introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de polite e i de un anumit caracter personal (n func ie de destinatar). Exemple: 1) Pentru scrisorile ini iale

Prin prezenta v inform m c v aducem la cuno tin c

Pentru confirmarea dumneavoastr v comunic m c

Avem pl cerea de a v informa c a v aduce la cuno tin c

Suntem ncnta i/bucuro i/ferici i s v inform m c Ne folosim de acest prilej pentru Obiectul scrisorii noastre este: s v inform m despre s v anun m s v avertiz m de s v atragem aten ia n leg tur cu

2) Pentru scrisorile de r spuns Ca r spuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de Ne-a f cut pl cere s primim scrisoarea dumneavoast din Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de Folosim acest prilej pentru a v mul umi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de 3) Pentru scrisorile de revenire Revenim la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de ntruct nici pn ast zi nu am primit r spuns la scrisoarea noastr nr. . MESAJUL (CUPRINSUL) Con ine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nl n uire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunz tor. Este recomandabil folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct , f cnd obiectul unui paragraf separat. Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit explica ii (motivarea), con inutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia.

Exemplu: Prin prezenta, se mputernice te Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea restan elor n livr ri. n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode: metoda direct motivare concluzie

ntruct m rfurile nu corespund calitativ, nu le putem recep iona metoda indirect concluzie motivare

Nu putem recep iona m rfurile, ntruct nu corespund calitativ Metoda indirect este considerat i metoda modern . Avantajul acestei metode const n aceea c destinatarul cunoa te de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare). De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat , din punctul de vedere al stilului (ton i impact): pentru majoritatea scrisorilor neutre (r spunsul la cereri de informa ii, darea de instruc iuni i explica ii), pentru mesajele care con in ve ti bune (exemplu: aprobarea unor solicit ri, cereri, anun area promov rii) pentru mesajul care exprim bun voin (felicit ri, aprecieri pozitive, etc.)

Nu este ns potrivit pentru anumite situa ii n care mesajul este de convingere sau con ine elemente ce vin n contradic ie cu interesele destinatarului (r spuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei conven ii etc.) . n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune preg tirea destinatarului pentru vestea negativ . Alegerea metodei se face n func ie de importan a care se d motiv rii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folose te metoda direct , iar dac motivarea este simpl se folose te metoda indirect . NCHEIEREA ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorin e de continuare sau nt rire a rela iilor de colaborare cu partenerul, a

mul umirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori, etc. Exemplu: A tept m cu ner bdare r spunsul dumneavoastr . V mul umim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat V rug m s primi i/accepta i scuzele noastre Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n leg tur cu propunerea f cut mai sus i sper m c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare. De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaz : Anex m acestei scrisori FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea sem turii. Pentru scrisorile destinate unor oficialit i nalte, cele mai folosite formule de salut sunt: V rog s accepta i expresia distinselor mele sentimente V rog s binevoi i a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele. De re inut c , pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule. V rog s agrea i, Domnule Ministru, expresia naltei mele considera ii. V rog s primi i, Domnule Procuror cele mai respectuoase sentimente. V rog s primi i, Domnule Pre edinte, omagiul celui mai profund respect. V rog s primi i, Domnule Ambasador, Excelen a Voastr , asigurarea ntregii noastre stime. Alte formule folosite:

Cu stim , Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut. Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar , folosit de la egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar . Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la func ionar la patron. Cu sinceritate Al dumneavoastr Cu cele mai alese gnduri. ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise. n coresponden a protocolar , diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n pu ine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului. SEMN TURA Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii. n general, scrisoarea cuprinde dou semn turi: a conduc torului unit ii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea. Aranjarea semn turii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text func ia autorului, urmat obligatoriu de virgul . Se las un spa iu pentru semn tura olograf , apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna. TAMPILA Se aplic pe semn tura conduc torului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu ini ialele LS. Elementele ocazionale sunt: Men iunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nso it de anexe i acestea se scriu sub numele destinatarului principal, n stnga. Ini ialele celui care a redactat scrisoarea n col ul din stnga jos, desp r ite prin linie de frac ie (bar ).

FUNC IILE SECRETARIATULUI MODERN Lector univ. drd Maria PARIZA Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Universitatea Ovidius Constan a Considera ii generale privind evolu ia meseriei de secretar O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evolu iei istorice a managementului i a mijloacelor de comunica ie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esen iale care i-au marcat func ionarea pn ast zi: meseria de secretar a ap rut i a func ionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vie ii economico- sociale; tratarea informa iei scrise, a stat la baza acestei activit i i, confiden ialitatea, a constituit o cerin esen ial sub aspect deontologic.

Coordonata confiden ialit ii este sugerat chiar de termenul secretar( ), provenind din latinescul secretum (secret, tain ) i desemnnd o persoan care tie i p streaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apari ia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au ap rut din necesit ile administra iei de stat de a emite dispozi ii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apari ia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorit ilor, considera i a constitui prima celul a birocra iei, n Orientul antic [1] . n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializa i n comunicarea scrisa. Problema confiden ialit ii se punea, la vremea respectiv , numai pe cale oral , fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc . A a se explic i practica unor autorit i de a t ia limba scribilor, spre a se asigura de p strarea secretului profesional. Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce prive te posibilit ile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii.

Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evolu ia mijloacelor de comunica ie, se contureaz alte coordonate func ionale ale acestei profesii. [3] In perioada feudalismului, o data cu schimb rile produse n sistemele de conducere prin apari ia anumitor grade de ierarhizare si, prin apari ia hrtiei ca suport informa ional, munca de secretariat cap t contururile specializ rii. Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de coresponden a monarhului sau a unor nal i demnitari. Aceasta presupunea men inerea n continuare, a sarcinilor ini iale de caligrafiere a textelor, la care sau ad ugat alte opera iuni de expediere dar i de eviden a circula iei documentelor scrise. In epoca modern , o dat cu p trunderea ma inilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s preciz m, ns , c din punct de vedere istoric, aceast meserie a apar inut b rba ilor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile cet ene ti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revolu ia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n via a administrativ , dar a declan at goana dup o egalitate de sexe. [4] n epoca contemporan , conform statisticilor, 95% din func iile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect b rba ii n domeniul competen ei sociale i al inteligen ei emo ionale. [5] Se contureaz , astfel, noi cerin e, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informa ionale, la aceasta aducndu- i contribu ia tiin e precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului s u de baz , secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informa ionale i comunica ionale care au revolu ionat via a birourilor. Ast zi, competen ele secretariatului impun n egal m sur , cuno tin e, informa ii i deprinderi cerute muncii tradi ionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerin ele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: st pnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informa iei i comunica ie; cunoa terea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circula ie interna ional ; cuno tin e generale de statistic i contabilitate; abilit i de comportament n rela iile cu publicul i al i factori; Din aceast perspectiv , activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat . Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia p r i din activit ile conducerii spre a le prelucra independent, s

gestioneze fluxuri de informa ii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informa iei i de comunica ie. Posibilit ile sale de degrevare a ac iunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: [6] a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este dep it i c n viitor va disp rea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evolu ia rolului calculatorului pentru activitatea fiec rui manager i de aici, ideea c , n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; b) n a doua categorie pot fi ncadra i cei care consider ca, dimpotriv , rolul secretarei este n continu cre tere i c nici calculatorul nici altceva nu va reu i s-o suplineasc ; c) un al treilea curent, sus ine c , n perspectiv , secretara i va dep i statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activit i paraprofesionale n care competen ele ei s impun cuno tin e noi din alte domenii (economie, management, juridic), al turi de cele tradi ionale. Privit din aceast perspectiv , activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prest ri de servicii birotice sau pentru lucru la distan . 1. Func iile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucr ri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului func iei n cauz . n echipa manager-secretar , o sarcin unic este finalizat prin contribu ia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezolu ie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate opera iunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informa iilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc , variaz n func ie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de preg tire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esen ial de amplificare a eficacit ii muncii manageriale.

Un secretariat bine organizat i competent poten eaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de ac iuni de rutin , pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea ra ional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condi iile preliminare pentru realizarea de c tre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organiza iei; asigur vehicularea corespunz toare a informa iilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul e alonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea ra ional a activit ii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor func ii ce revin secretariatului: Func ia de tratare a informa iilor; Func ia de documentare; Func ia de filtru i leg tur n contactele conducerii; Func ia de asistare direct a managerului; Func ia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activit ile i atribu iile specifice pe care le implic fiecare func ie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendin ele de evolu ie a profesiunii n contextul general al transform rilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit , ns , doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic , o serie de activit i pe care le vom trata distinct n exercitarea unei func ii, sunt necesare n ansamblul exercit rii acestei profesiuni. I. FUNC IA DE TRATARE A INFORMA IEI

1.1. Rolul secretariatul n sistemul informa ional al organiza iilor No iunea de informa ie, n activit ile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informa ie tiin ifica, care constituie baza unei cercet ri.

La nivelul organiza iilor, orice angajat care vorbe te, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaz o chitan a, o schi a etc. emite informa ii. De asemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tip re te rezultatul unui calcul, emit informa ii. Se poate observa, deci, c informa iile n sensul pe care l-am men ionat, pot fi generate de un emi tor uman dar i de c tre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informa iei pentru desf urarea activit ilor administrative se face n urm toarele etape succesive: Culegerea informa iilor adic recep ionarea planificat , urm rind un anumit scop;

Prelucrarea informa iilor presupunnd totalitatea transform rilor la care sunt supuse mesajele recep ionate, n a a fel nct, s rezulte informa ii distincte de cele recep ionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un func ionar va ntocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informa ii noi, fa de datele recep ionate; prelucr ri de informa ii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau ma inile de calcul. n general, prelucrarea informa iilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informa ional. Stocarea informa iilor (sau memorarea) este opera ia prin care o cantitate de informa ii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informa ie poate fi recep ionat de mai multe ori, fiind conservat , n func ie de necesit i sau importan , pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp. Parcurgerea acestor etape constituie a a numitele procese informa ionale. Pentru a fi valorificate, informa iile trebuie s circule. Schimbul de informa ii n interiorul organiza iilor sau ntre organiza ii este denumit comunica ie. Procesele comunica ionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informa iilor. In orice structur organizatoric , aceste procese nu se desf oar la ntmplare ci sunt strns intercolerate, constituind sistemul informa ional al unei organiza ii. Orice angajat, implicat n activit ile de birou, trebuie s cunoasc provenien a informa iilor pe care le culege, natura informa iilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de prelucrare, direc ia de transmitere i rolul lor n sistem. Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz , desigur, cu informa iile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organiza iei. Gradul de complexitate, al activit ilor specifice procesului informa ional, variaz n func ie de complexitatea activit ii de management, a deciziilor i ac iunilor ntreprinse de managerul c ruia i este subordonat secretariatul. Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de c tre speciali ti n domeniu, se consum astfel: primirea de informa ii 23 %

luarea de decizii 41% dare de dispozi ii 1% schimb de informa ii 4% elaborare de informa ii 4% executare de lucr ri 5%_ confirmare decizii 8 % explica ii, ndrum ri 14%

In aceste condi ii, se poate afirma c informa ia constituie o resurs fundamental a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organiza iei. Sistemul informa ional al organiza iilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informa ia circul pe canale formate de leg turi ierarhice i func ionale materializate de structura organizatoric a unit ii. Din sistemul informa ional face parte i sistemul de comunica ii prin care se pun n contact sursele de informa ii prin intermediul re elelor. 1.2. Tipologia circuitelor informa ionale la nivelul secretariatului In sistemul informa ional al organiza iilor, secretariatele manageriale se constituie ca adev rate centrale de comuta ie a informa iilor, unde acestea converg din toate p r ile ntreprinderii i din exterior. O structurare orientativ circuitelor informa ionale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta astfel [1] : A) n secretariate se constituie un important canal informa ional n rela iile ierarhice directe cu conducerea, n sensurile: de la conducere spre secretariat circuit informa ional linear i descendent;

se concretizeaz prin dispozi ii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indica ii pentru efectuarea unor lucr ri, rezolu ii pe acte, pe scrisori, solicit ri de leg turi telefonice, etc. de la secretariat spre conducere circuit informa ional ascendent i linear;

se concretizeaz prin: comunic ri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anun area sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea coresponden ei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc. B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informa iei ce se desf oar ntre conduc tor i subsistemul condus: circuit ascendent n etapa premerg toare deciziilor, furniznd conducerii informa iile ob inute de la diferite compartimente ale organiza iei, eventual selectate prin tehnici specifice. circuit descendent prin care conducerea organiza iei, n exercitarea func iei de comand , emite decizii de organizare, coordonare i execu ie c tre subsistemul condus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispozi ii, circulare, redactate i transmise de c tre secretariat. circuit ascendent n cursul execut rii deciziilor, adic informa iile de control prin care conduc torul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de d ri seama, rapoarte, pontaje i alte situa ii sintetice. Este faza de retroac iune (feed-back-ul) n exercitarea func iei ce control i evaluare. C) Secretariatul este o central de comuta ie a informa iilor pentru informa iile care intr din mediul extern c tre toate nivelurile organiza iei i a celor care ies din organiza ie spre mediul extern. Orice organiza ie are rela ii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organiza ii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agen ii, sucursale), alte organiza ii i parteneri de afaceri. Comunic rile oficiale se desf oar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr-o faz ini ial se poart eventuale comunic ri verbale. D) Circuit informa ional orizontal i linear se stabile te ntre diferite compartimente de secretariat, n cadrul rela iilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organiza iei permit astfel de structuri. Experien a practic arat c : procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direc ionat a informa iilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat. Tratarea informa iei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de opera iuni care sunt n general: logice (sortare, clasare, grupare);, intelectuale (redactare de texte, traduceri);

de prezentare (nscriere simpla, imprimare special , afi aj, etc.). -administrative (ndosarieri, set ri, tampil ri etc.).

In vederea u ur rii activit ii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i automatizate. Tratarea eficienta a informa iei scrise specifice activit ii de secretariat este condi ionata de o serie de factori, dintre care cei mai importan i ar fi: gradul de preg tire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de lucru; gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul; gradul de st pnire a mijloacelor tehnice de tratare a informa iei; gradul de adaptare la ritmuri variate de munc .

Organiza iile genereaz o mul ime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economic , administrativ social , cultural sau tiin ific , apare nti ca idee, apoi se concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte. Documentele scrise sunt utilizate, n propor ie ridicat , i pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organiza iei. Dincolo de situa iile n care comunicarea scris este absolut necesar , n practic se nregistreaz a a numitul mit al hrtiei. Sistemele de computere genereaz o mul ime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz reproducerea documentelor ntr-o larg distribu ie, avnd n vedere u urin a cu care acestea pot fi ob inute. Conform unor investiga ii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informa iilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20% se g seau sub form structurat , memorat electronic. Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informa ii Informa iile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i f cute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clien i i la modalit ile de facturare corespunz toare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem men iona b ncile, societ ile de asigur ri generale i de s n tate, societ i de telefoane etc. In principal, tratarea informa iei n secretariate presupune: activit i cu coresponden a organiza iei; reproducerea de texte sau scrierea dup dictare; traducerea documentelor.

Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul coresponden ei.

1.3. Activitatea cu coresponden a No iunea de coresponden include forma scris pe care o iau rela iile dintre dou sau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alc tuiesc obiectul coresponden ei oficiale sau private. Coresponden a oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic . Sfera coresponden ei oficiale este larg i cuprinde probleme cu con inut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc. Pentru exercitarea acestei activit i trebuie respectare anumite principii: evitarea coresponden ei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic; promtitudinea r spunsurilor operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul coresponden ei.

In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei po tale electronice comunica ia prin coresponden clasic predomin n via a organiza iilor. Factorii care stau la baza men inerii acestei forme de comunicare se justific astfel: consemnarea scriptic a unei activit i cu elementele de autenticitate ( tampile, isc lituri) au valoare probatorie juridic , deci, putere de convingere mai mare n rela iile oficiale ale organiza iilor; constituie o baza de nregistr ri contabile; expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;

elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea ideilor ; comport un anumit ascendent al emi torului fa de receptor;

scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau po ta electronic );

permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem , constituirea unui ciclu de coresponden ce oglinde te na terea, modificarea sau stingerea unor rela ii ntre persoane juridice i persoane fizice; prin constituirea unui fond arhivistic, coresponden a poate deveni o surs de documentare. In ceea ce prive te dezavantajele comunic rii scrise, putem enumera: depersonalizarea comunic rii prin eliminarea rela iei directe ntre participan i;

consum ridicat de energie uman n prelucrarea informa iei, cu implica ii asupra multiplic rii posturilor din structura organizatoric ; costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n dosare i spa ii special amenajate; prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de costuri sociale: exploatarea p durilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu. 1. 3.1. Ciclul opera iunilor practice de secretariat cu coresponden a A) Opera iuni cu coresponden a primit Verificarea coresponden ei este opera iunea necesar pentru a constata eventuale gre eli de expedi ie, dac num rul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expedi ie sau dac sunt n stare bun . Semn tura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil . In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan . Indiciile n acest sens ar fi: o form sau o m rime neobi nuit , srme ata ate, urme de ulei sau de gr sime pe ambalaj, greutate prea mare fa de m rimea lor, miros de migdale sau o gaur de ac n ambalaj. Se recomand , ca n astfel de situa ii, s se a eze pachetul pe o suprafa plan , ct mai departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de c tre persoane competente n astfel de situa ii. Deschiderea plicurilor se face, n general de c tre secretar , numai dac exist acordul conducerii n acest sens. Recomand ri:

nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz de primire), private (confiden iale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori Adresate gre it. Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate; Nu se deschid scrisorile care poart men iunea Personal strict secret, Strict personal Verificarea con inutului scrisorii dup deschidere Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii; Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de distribuire; Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat expeditorului aceast problem ; Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea; Plicul se prinde de scrisoare n urm toarele situa ii: a) dac scrisoarea nu are adresa expeditorului; b) dac adresa men ionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza ntrzierii prin verificarea tampilei po tei; Sortarea coresponden ei primite Dup deschiderea plicurilor, coresponden a se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit aten ia conducerii; b) cele care necesit aten ia altor persoane din organiza ie; c) cele care necesita aten ia secretariatului. Pentru u urarea opera iunii de distribuire a coresponden ei, de o deosebit utilitate s-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu. Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare Men ionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urm toarele motive: constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu ntrziere a documentului; data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a scrisorii;

Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acela i loc, adic sub data de origine a expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin , pentru coresponden a ie it ca r spuns sau din oficiu. nregistrarea coresponden ei n Registrul de Intrare-Ie ire Aceast opera iune se efectueaz conform instruc iunilor de aplicare a Legii Arhivelor Na ionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Eviden a documentelor (nota de trimitere la Arhivistic ). Repartizarea coresponden ei pe compartimente In prealabil, se face o selec ie a scrisorilor oficiale de cele personale i se a eaz n ordinea importantei. Dac mai multe persoane trebuie s ia cuno tin procedeaz astfel: se face un duplicat al scrisorii se ntocme te un tabel cu urm toarele elemente: primitor, semn tura, data de con inutul unei scrisori se

tabelul se transmite fiec rei persoane nso it de scrisoare, fiecare semnnd de primire. Avantajele sistemului: - scrisoarea original r mne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea; - prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai u or compartimentele n care a fost re inut mai mult timp. Alte posibilit i: secretariatul trimite cte o copie a scrisorii c tre toate compartimentele, dup aplicarea rezolu iei de c tre conduc tor; secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit compartiment. B) Opera iuni cu coresponden a expediat Scrisorile expediate de organiza ii pot fi: - r spunsuri la scrisori primite

- scrisori expediate din ini iativa organiza iei cunoscute sub denumirea de coresponden din oficiu. Coresponden a poate s provin din toate compartimentele organiza iei. Dac solu ionarea unei coresponden e primite comport o perioad mai ndelungat de timp, organiza ia expeditoare trebuie anun ata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul ntrzierii i termenul prev zut pentru r spunsul definitiv. Indiferent de metoda folosit , secretariatul mai are urm toarele responsabilit i: s anun e termenul la care trebuie s r spund ;

s vegheze asupra respect rii termenului i ob inerii ciornelor pentru dactilografiere. Redactarea coresponden ei Situa ii: a) Scrisoarea este conceput de manager. In aceast situa ie, secretariatul va asigura documenta ia necesar (scrisoarea primit alte date sau informa ii legate de con inutul scrisorii expediate. b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n num rul de exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor gre eli de formulare sau de ortografie, gramatic sau punctua ie; va verifica i va ata a anexele la scrisoarea corespunz toare; i

c) Scrisoarea este conceput de secretariat n cazul coresponden ei de r spuns, se analizeaz rezolu ia i dispozi ia primit , se consult coresponden a anterioar i documenta ia la care se refer ; n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden , se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informa ii de la serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente). se ntocme te ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare personalului de specialitate.

se dactilografiaz sau proceseaz coresponden a; se verifica identitatea ciornei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor gre eli sau omisiuni. - Introducerea coresponden ei n mapa managerului i prezentarea la semnat. Coresponden a de r spuns se prezint n mapa nso it de coresponden a de baz . - tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de c tre cei n drept i numai de c tre persoana ns rcinat cu p strarea tampilei. tampila se aplic pe semn turile autorizate. nregistrarea coresponden ei n Registrul de eviden la rubrica Ie iri i aplicarea datei i num rului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata. - Scrierea adresei pe plic Distribuirea rapid a coresponden ei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele str zii; i num rul; numele localit ii; ora ul cu oficiul po tal; numele jude ului/ districtului; codul po tal; ara. Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;

Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila po tei ; Se scrie codul po tal n partea de jos a adresei;

Se scrie orice men iune special , ca de exemplu: Personal, Secret, In aten ia , separat de adresa, de obicei la dou spa ii albe de numele destinatarului; men iunea Urgent se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei; Se verific dac timbrele corespund cerin elor po tei Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mp turire.

- mp turirea i introducerea scrisorilor n plic Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n partea de sus; Se evit mp turirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic. - Introducerea anexelor n plicuri Anexele de m rimea scrisorii se mp turesc simplu, mpreun cu scrisorile;

Dac anexele con in mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de scrisori. Se mp ture te anexa, se mp ture te scrisoarea i se introduce anexa n ultima mp turire a scrisorii; Anexele mai mari dect scrisoarea (bro uri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, n func ie de cerin e, i introdus n plicul mare; Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n col ul de sus, stnga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra. Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n aceea i direc ie; b) recomandate; c) str in tate - Expedierea coresponden ei prin po t In organiza iile mari, se ocupa de primirea i expedierea coresponden ei, serviciul de registratura. Modalit ile de expediere a coresponden ei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor. Alegerea uneia sau alteia dintre aceste c i se face n func ie de distan a pn la destinatar, de importan a scrisorii, de costul expedierii .a. Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urm torul model (vezi model). Borderou de expedi ie nr. Nr. Nr. Data Destinatar crt. nregistrare Localitatea Greutatea Taxa (lei) Nr. recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urm toarele situa ii: scrisori simple loco; scrisori recomandate loco; scrisori simple alte localit i; scrisori recomandate alte localit i; scrisori simple pentru str in tate;

scrisori recomandate pentru str in tate.

Pot fi stabilite i alte categorii n func ie de specificul activit ii organiza iei. Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru desc rcarea func ionarului responsabil cu aceast problem , de sumele sau timbrele po tale ce i-au fost ncredin ate. Borderoul se ntocme te zilnic cnd exist coresponden de expediat prin po t .

Toate scrisorile primite i expediate de o institu ie ntr-o zi, se numesc po ta zilei. In cazul expedierii coresponden ei prin curier se folose te Condica de expedi ie cu urm toarele rubrici (vezi tabel). Nr. crt. Data Nr. de Destinatar nregistrare Nume i penume Semn tura

Expedi ia prin curier se practic n aceea i localitate. Condica de expedi ie este un instrument de eviden i control asupra mi c rii coresponden ei i actelor. Poate fi folosit n acela i scop pentru distribuirea i circula ia actelor i n cadrul organiza iei, ntre compartimente. Dup expedierea coresponden ei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de resort, iar coresponden a secretariatului se ordoneaz n dosare. .4. Reproducerea documentelor Tratarea informa iei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice. Pe lng coresponden , n secretariate se reproduc o serie de documente, cu con inut i frecven variabil . Unele intr numai n sfera de atribu ii a managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor. Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n func ie de gradul de responsabilitate pe carel implic . Putem enumera, astfel: adresele cele mai simple materiale de coresponden care con in, de regula, 23 fraze i se folosesc pentru nso irea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat;

notele interne adresate personalului din cadrul organiza iei sunt ntocmite redactate i difuzate de secretariat; instruc iunile sunt reproduse de secretariatul;

d rile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente i reproduse de secretariat; procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat; inform rile sunt ntocmite de diferi i angaja i i reproduse de secretariat;

rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu privesc problemele acestuia. Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifest rilor colective: invita ii, programe, afi e, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc. De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conduc torului rezumatele diferitelor materiale care sunt prea vaste, n scopul degrev rii managerului de lectura. Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minu ios documentele nainte de a intra n posesia acestora spre a nl tur problemele care nu sunt presante n lista de priorit i. Un astfel de demers presupune cunoa terea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez . 1.5. Traducerea documentelor Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o atribu ie a secretariatului. n mod curent, n organiza iile care au rela ii de colaborare cu parteneri str ini, una dintre cerin ele obligatorii, privind ocuparea func iei de secretara o constituie i cunoa terea a 12 limbi de circula ie interna ionala. Sarcinile sale, n acest sens, sunt limitate la traducerea coresponden ei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunic ri directe. In cazul unor reuniuni interna ionale care implic responsabilit i mari, de natur protocolar , economic , publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a informa iilor Partea sistemului informa ional, n care informa iile sunt tratate cu mijloace automatizate, se nume te sistem informa ie de birou sau sistem birotic [1] .

Birotica studiaz ansamblul activit ilor de producere, distribu ie i exploatare a informa iei din perspectiva muncii de birou. Aplica iile biroticii se ncadreaz n trei categorii: Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i arhivarea acestora; Birotica de transmisie care permite schimbul de informa ii de la un post la altul, dar f r ca postul receptor s poat automat s recupereze informa ia primit , pentru a o transforma dup interesul sau. Cuprinde: telefonul, faxul, b ncile de date, arhiv rile pe discuri optice. Birotica de comunica ie pe care o vom aborda n subcapitolul urm tor. Mijloacele de tratare automatizat a informa iei iau g sit ecou larg n activit ile birourilor de secretariat, unde predomina activit ile de rutin , mari consumatoare de timp. Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel : modul simplu de prelucrare i ntre inere a informa iilor pentru toate tipurile de informa ii (documente, date structurate, termene etc.); mbun t irea calit ii informa iilor prin punerea la dispozi ie a tuturor informa iilor necesare i existente; scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i a teptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare; accelerarea c ut rii informa iilor prin instrumente adecvate (b nci de date pentru c utare direc ionat i structurat , sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilit i de accesare a documentelor arhivate dup con inutul acestora, posibilitatea c ut rii n hiper text); reutilizarea direc ionat a informa iilor (de pild , pentru evalu ri, redactarea de scrisori n serie); calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin asigurarea actualit ii documentelor sau datelor folosite. 1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor

Prelucrarea textelor, dup cum am men ionat, ocup n continuare o mare parte din timpul secretariatului. Evolu ia merge univoc de la ma ina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor, datorit posibilit ilor extinse de concep ie. Astfel: toate format rile pot fi introduse i modificate rapid;

se poate stabili i implementa u or un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga ntreprindere, aceasta constituind o contribu ie importanta pentru Identitatea organiza iei; textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile; se pot introduce, decupa i muta sau copia por iuni de text n alte locuri;

textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel s fie memorate i reg site; salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;

datorita programelor de verificare ortografica pot fi g site i corectate rapid gre elile de ortografie i cele de tastare; programele de separare n silabe u ureaz separarea corect a cuvintelor la sfr itul rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta acestuia); existenta dic ionarelor de sinonime contribuie la evitarea repet rii cuvintelor, oferind alternative; ofer posibilitatea prelucr rii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai u or i mai pl cut prin prezentarea vizual . Avnd n vedere faptul c , reproducerea textelor r mne n continuare o sarcin important a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri. 1.7. Comunica ia birotic O alt categorie de aplica ie a biroticii o constituie i Birotica de comunica ie sau comunica ia birotic .

In acest form de comunica ie, receptorul poate asigura toate func iile emi torului, adic : poate recupera automat informa iile primite; le poate transforma dup interesul s u. Comunica ia birotic a fost posibil o dat cu apari ia de noi medii, prin care tehnologii odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunica iilor, au putut fi interconectate odat cu apari ia calculatoarelor multimedia [2] . Cuprinde: mesageria electronic , Intranetul i Internetul. Conectarea Internetului n re elele locale i publice deschide alte posibilit i de informare de o nsemn tate deosebita i n birourile secretariatelor. Introducerea tehnicilor moderne de comunica ie birotica constituie o necesitate n secretariate, oferind posibilitatea utiliz rii eficiente a cuno tin elor interne i externe, a prelucr rii, si distribuirii direc ionate a informa iilor. In realizarea posibilit ilor de comunica ie birotic , un rol important l are infrastructura tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice. In organiza iile mari se extind a a numitele Sisteme client server, clien ii reprezentnd computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzac iile de afaceri i procesele de comunica ie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecin e enorme i asupra cerin elor profesionale ale angaja ilor. Internetul este o re ea de computere, cu ramifica ii mondiale, n care sunt interconectate circa 60 000 de re ele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acela i nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a utiliza documente hipermedia. Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse a a numitele Intraneturi. La realizarea aplica iilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informa iile generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres , informa iile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informa ii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc. Avantajele re elei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organiza ii. Pentru birourile care desf oar procese informa ionale care implic mai multe locuri de munc , au fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru comunica ia eficient , avnd n vedere faptul c , mai multe persoane, participa la ndeplinirea unei sarcini.

Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup func ioneaz pe principiul po tei electronice (Electronic Mail). Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie po tal electronic (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. Func iile principale ale acestui sistem sunt: primirea coresponden ei; trimiterea de mesaje; confirmarea automat a primirii coresponden ei; memorarea de documente i de mesaje; compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii; distribuirea coresponden ei electronice.

In aceste codi ii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun a unor sarcini intelectuale comune. 1.7.1. Aplica iile po tei electronice n secretariate Secven ele de activit i n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi: preg tirea edin elor sau a altor manifest ri de grup ; punerea de acord n inform ri curente; difuzarea informa iilor generale pentru angaja i (Avizier electronic); planificarea i coordonarea unor proiecte comune; coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilit ilor de aplica ie a comunica iei birotice n cazul exercit rii func iei de tratare a informa iei. Asupra altor posibilit i de comunica ie birotic n exercitarea altor func ii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective 1.7.2 Internetul n secretariate. Poten iale de aplicare Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informa ii i comunicare global . n scop orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda:

procur ri de informa ii (informa ii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de tiri); afaceri online (rezerv ri calatorii, cump r turi electronice, opera iuni bancare electronice); publicare (marketing de produse, rela ii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (EMail, E Fax, telefon, conferin e). 1.7.3 Utilitatea comunica iei birotice moderne Prin utilizarea noilor tehnologii informa ionale i comunica ionale se poate creste eficienta economica n birouri i n administra ie. Tehnologiile informa ionale i comunica ionale aduc o contribu ie important la cre terea capacit ii de presta ie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului). In general, prin utilizarea telecomunica iilor, n activitatea birourilor se urm re te: sporirea eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea rela iilor cu clien ii. mplinirea unor astfel de deziderate, n via a birourilor este foarte important , pentru orice ntreprindere, pentru a asigura p strarea competitivit ii i succese economice remarcabile.

II. FUNC IA DE DOCUMENTARE

2.1. No iuni generale privind tiin a document rii Materia prim a acestei activit i o constituie documentul. Etimologic, termenul document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce serve te la a nv a, a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism n limba romn , circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia tiin ei documentarii. In accep ie larg , no iunea de document este definit ca: orice baz de cunoa tere fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob . Ini ial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. O dat cu evolu ia mijloacelor de comunicare materializate, n elesul modern al termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe al ii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu.

In accep iune curent , a documenta nseamn a depista, a colec iona, conserva i pune la dispozi ia consumatorilor de informa ii surse de cuno tin e dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast defini ie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obi nuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoa tere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informa ia presupune un fapt de cunoa tere care poate fi emis sau recep ionat sub form materializat sau nematerializat , pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat . ntre cele dou posibilit i de cunoa tere, exist , ns , nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informa ia transmis oral, rapid, este recep ionat cu un grad de aproxima ie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o recep ionare mai metodic i mai temeinic , memoria vizual a fiin ei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vie ii, deci i cea mai important . Valoarea informa iei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spa iu dar i n timp. Permanen a este calitatea esen ial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cuno tin e al omenirii s-a p strat mai ales prin obiecte concrete, purt toare de informa ii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast con tientizare a omului asupra necesit ii nregistr rii informa iilor pe suport material rezistent. Tipologia informa iei documentare cunoa te ast zi o diversitate att de mare, nct, posibilit ile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi schema 1) O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne conven ionale de transmitere a mesajului. Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purt tor de informa ie sau mediu de nregistrare) sunt : a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil , piatr , papirus, pergament, t bli e de lemn, pnza etc.). b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.)

c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport) a) documente ob inute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise; documente dactilografiate (ma ina mecanic de scris); documente tip rite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat ); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra). b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare: - nregistrare electromagnetic : documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator); - nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fi ierele de date i software-urile de aplica ie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar) Dup semnele conven ionale folosite; a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) - schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii); - imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustra ii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele men ionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii. Vom reda, n acest sens, cteva posibilit i de subclasare a documentelor scrise pe suportul modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de interes a muncii administrative. A) Documentele imprimate

Dup natura mesajului: texte date (numerice, alfanumerice)

Dup form : foi volante bro uri c ri

Dup gradul de implicare intelectuala: documente primare (c r i beletristice, tratate, monografii, studii)

documente secundare (dic ionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. ob inute din prelucrarea documentelor primare) B) Documentele manuscrise: documente istorice: inscrip ii, condici, acte, coresponden a elaborat de-a lungul timpului de c tre organe de stat, institu ii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporane: documente create de organele de stat, organiza ii publice s-au private. In cazul unei clasific ri, sub aspectul comunic rii, dup forma de emitere sunt: documente vizuale documente sonore

iar dup forma de receptare, vor fi respectiv: vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice) auditive: banda magnetic , discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere. audio-vizuale: film sonor, televiziune tactile alfabetul Braille pentru nev z tori.

Organiza iile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n func ie de sfera de activitate. Putem men iona, astfel:

dup sfera de aplicare: legi, decrete, hot rri guvernamentale, ordine, decizii, dispozi ii, hot rri judec tore ti etc. dup destina ie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, d ri de seama etc.), documente care intra i ies din organiza ie (coresponden a); dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc. Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apari ia altor defini ii, cu sens mai restrns, n func ie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informa ie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789). In sens juridic, unele dic ionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adevere te sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoa te o obliga ie. In Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscrip ii, urme de civiliza ie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistr rilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoa terea istoric . Func ia general a documentarii tiin ifice este aceea de a sprijini cercetarea i crea ia. Astfel, personalul care are atribu ii de documentare mediaz informa ia ntre produc torii i consumatorii de informa ii. Desigur, problemele acestei tiin e la nivel de institu ii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce prive te specializarea personalului, tehnicile de specialitate i func iile sale. Ceea ce am inten ionat s eviden iem este faptul c , n propor ii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiin e au p truns i n activitatea organiza iilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiin ei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colec ionare, ordonare, eviden iere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organiza iilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit. 2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n m sura n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informa iei n scopul reg sirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la

documente a c ror problem a fost tratat , documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate. Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informa ie con inut n acestea, att la solicit rile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribu iile sale fundamentale n exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoa tere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, con inut, destina ie, etc.), precum i o bun st pnire a metodelor i tehnicilor de evident , sistematizare clasare i arhivare. ntr-o abordare sistematizat , aceast activitate poate fi privit din dou direc ii, fiecare presupunnd particularit i de ac iune. a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activit ile managerului s-au ale altor compartimente din organiza ie, n cazul n care func ioneaz centralizat, i gestioneaz informa iile con inute n acestea. n aceasta situa ie are rol pasiv atunci cnd le prime te i activ cnd le prelucreaz i transmite . b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: c r i, reviste etc. n aceasta situa ie are rol activ n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, ac iunile avnd tangenta cu domeniul documentarii tiin ifice. 2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul organiza iei Spre deosebire de alte birouri care au func ii specializate, informa iile fiind mai omogene i mai u or de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de diverse informa ii. Acestea difer att n privin a con inutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n plus, aceste informa ii se g sesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM). De asemenea, cele tradi ionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, bro uri, pliante, plan e, etc. Aceste documente se p streaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat , n scopul valorific rii practice. Cerin e generale, n asigurarea condi iilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simpl i rapid ;

S fie u or accesibile, adic dulapurile trebuie a ezate ntr-un loc convenabil iar dosarele din interior s fie u or de localizat; Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul, m rimea, i natura coresponden ei; Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar; Folosirea spa iului numai pentru documente folosite n mod curent; Existen a unor condi ii de siguran privind informa iile confiden iale.

Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de p strare. Pn la etapa de constituire a unit ilor arhivistice, secretariatul trebuie s - i construiasc o strategie zilnica de repartizare a documentelor. n continuare, vom reda n ordinea priorit ii, cteva strategii de operare, n acest sens. A. Organizarea locurilor de sta ionare Regula coordonatoare: Existen a prea multor locuri de sta ionare ngreuiaz reg sirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot g si documentele. ntr-o prim etap , trebuie abordat problema distribuirii n spa iu a documentelor, dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situa ie, problema este foarte simpl : se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici. Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organiza iei i documente audio-vizuale, filme fotografii a c ror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiin ific etc. Probleme deosebite, n privin a sta ionarii documentelor, le ridic , desigur, foile volante, reprezentnd documenta ia specifica activit ii administrative. Multe secretare se confrunt cu problema reg sirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu: n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua respectiva; pe supor i proprii a teptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii;

n vrafurile de documente de pe birourile efilor; n teancul de documente preg tit pentru sortare i clasare; n arhiva curenta a compartimentului.

In afara de acestea, informa iile se pot g si i n sistemul de prelucrare automat a datelor. Se pot evita astfel de situa ii, aplicndu-se urm toarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar : 1. Se verific dac acesta este important pentru al ii, sau pentru secretariat. Ac iune: a) dac este important pentru alte persoane din organiza ie va fi transmis imediat, notnduse unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2. 1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Ac iune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3; 2. va fi analizat sub aspectul urgentei i priorit i execu iei. Ac iune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n a teptare iar celelalte vor r mne la dispozi ie pe birou. Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri: a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de trat ri ulterioare, fie sub forma de r spuns, fie c genereaz obliga ii ulterioare periodice, deci documente asupra c rora trebuie s revenim pentru urm rirea unor probleme. Astfel de documente sunt: coresponden a, rapoartele de activitate, planurile. n vederea p str rii lor s-au conceput o serie de sisteme. b) c) n arhiva, unde va fi introdus n unit ile clasate; n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.

n cazul coresponden ei, aceasta situa ie se rezolv prin consultarea Registrului de Intrare-Ie ire. B) Reducerea volumului de documente sta ionate n birou

Este o opera iune necesar pentru economisire de timp i spa iu. De aceea, dup opera iunile men ionate anterior, secretariatele trebuie s - i construiasc o strategie de a mai diminua din hrtiile r mase. Sunt situa ii n care, prin experien a practic , este u or de luat decizii n acest sens.

Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invita ii la manifest ri care nu prezint interes pentru organiza ie. Selec ia devine ns dificil n cazul informa iilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o operare corespunz tor n astfel de situa ii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al organiza iei, cu conduc torul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie s - i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motiva iile pentru care trebuie p strate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privin a distrugerii anumitor documente, astfel: a a cer forurile legislative pot constitui dovezi, demonstra ii sau fundament ri n anumite situa ii ulterioare

sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie concepe noi solu ii sau idei creatoare poate fi util n oferirea de servicii clien ilor interni i externi

asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organiza ie de documentul n cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui. n vederea p str rii documentelor ac iunile de organizare presupun doua etape: C) Clasarea documentelor opera iune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utiliz rii se aranjeaz ntr-un sistem ra ional n condi ii de accesibilitate i siguran a, formnd arhiva activa. D) Arhivarea opera ie prin care, n momentul ie irii din uz documentele grupate n unit i arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organiza iei. * (nota de trimitere la arhivistic ). 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este opera iunea prin care documentele care sta ioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plan e, c r i, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activit ii, de volumul documentelor manipulate.

n cazul documentelor generate de activit ile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urm toarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organiza iei emitente Nume de persoane i func ii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Num r de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitan a, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (con inut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru reg sirea mai simpl a documentelor. dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organiza ii sau numele de persoane eviden iate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie re inut, referitor la aceast etap : Un sistem de clasare nu se stabile te dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficien a, conturate n func ie de cerin e practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe m sura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ie ire. Avantajele sistemului: reg sirea unui document se rezolva rapid, cu condi ia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat.

Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul coresponden ei curente, aceasta poate fi localizat cu u urin , documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceea i problem , s fie desp r ite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*)

Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic , n special, n institu iile de administra ie public cum ar fi prim riile, n firme de export, organiza ii cu sucursale, filiale, unit i comerciale care au rela ii cu furnizori, clien i, servicii de personal, organiza ii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de p strare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organiza iilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general , putem men iona sistemul c r ilor de telefon sau al dic ionarelor. Intr rile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde interna ionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s men ionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informa iilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplic rii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organiza ii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organiza ie, este indicat s existe la

dispozi ie aceste Standarde. Pentru orientare general , vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se a eaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul ini ialelor identice se claseaz dup a doua liter , dac i aceasta este identic , dup a treia liter , s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat . Ini iala se folose te numai pentru patronimic. n situa iile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini ialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, ini iala reprezentnd numele tat lui va fi luat n considera ie ca element subdirector sau o func ie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitra cu Gheorghe C.; Dumitra cu Gheorghe N. sau Dumitra cu Gheorghe (contabil); Dumitra cu Gheorghe (jurist), etc. Numele f r ini ial va precede, n ordonare, numele cu ini iala; Numele compuse din ini iale desp r ite cu puncte, preced numele obi nuite;

n cazul numelor compuse cu cratim , primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceea i regula se aplica i n cazul numelor compuse f r cratima. Situa iile se ntlnesc, n special, la numele femeilor c s torite care-si p streaz i numele anterior c s toriei, ad ugat de obicei dup numele de c s torie. n cazul n care se opereaz cu nume str ine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate interna ionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noble e (de, von) aceasta nu se ia n considerare;

M.

Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda eviden ierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situa iile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clien i, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se reg sesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferi i recipien i sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organiza ii

Denumirile organiza iilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe ac iuni, regie autonoma, asocia ie, universitate, funda ie, prim rie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Naviga ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organiza ii, n special, cu acela i obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de op iune a fondatorilor pentru a- i eviden ia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combina ii de silabe, de ini iale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organiza ii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n fa a unor astfel de situa ii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clas rii n scopul reg sirii rapide. n cazul Societ ilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organiza iei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA.

Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organiza ii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu ini iale. Exemple: Camera de comer Industrie i Naviga ie, antierul de Construc ii Navale, Societatea de investi ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat , pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organiza iei; Cnd o organiza ie are un nume alcatuit din ini iale, stabilite n mod subiectiv, f r ca acestea s aibe leg tur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic , se respect urm toarea regul : a) dac ini ialele ce compun numele sunt desp r ite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desp r ite prin aceste semne, sunt tratate ca ni te cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozi ia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organiza iilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unit i de stat cu acela i obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organiza ii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organiza ii ncepe cu o cifr , documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic , astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acela i cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr , gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, num rul de documente corespunz tor dosarului unei litere este prea

mare, dep ind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submp r i n mai multe subunit i, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunz toare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica con inutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clas rii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a con inutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de op iune de clasare, se atribuie numere fiec rui corespondent, departament sau angajat, n func ie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta num rul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a num rului atribuit fiec rui document. Clasarea numerica se aplic , n special, n unit ile care func ioneaz n mai multe cl diri sau n cazul organiz rii coresponden ei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane - 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Reparti ia se face, desigur, n func ie de volumul de munc cu corespondenta al fiec rui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza u or documentele, numai la vederea num rului de nregistrare. - Permite clasarea unui num r mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circula ie. Exist totu i solu ia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asem narea a dou numere s conduc la gre eli de amplasare.

Clasarea zecimal Folosirea nota iei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mp r irea lucr rilor tiin ifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu prec dere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n func ie de subiectele pe care le trateaz . C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuin eaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o nota ie zecimala, prin mp r irea totalit ii cuno tin elor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal , att n privin a con inutului (cuprinde totalitatea cuno tin elor omene ti) ct i n privin a nota iei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctua ie, a c ror n elegere i semnifica ie este interna ional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cuno tin ele omene ti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generalit i Filozofie Religie tiin e sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiin e naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare num r este tratat ca o frac ie zecimal cu zero-ul ini ial omis, i aceasta determina ordinea aranj rii. Pentru u urin a citirii, num rul este, n mod obi nuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect con inutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att num rul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiin e sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Rela ii de munc

331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiin a muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronun at . In cazul documentelor generate de organiza ii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activit i, specifice unei organiza ii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unit ilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic ) unde documentele se grupeaz n dosare cu con inut similar inndu-se seama de reglement rile n vigoare i de obliga iile legale privind p strarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea document rii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalan a de informa ii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce prive te

mediul ambiant: natura economic , tehnic , politic , demografic , cultural , tiin ific , organizatoric , juridic , psiho-social , educa ional i ecologic . Eficienta economicosocial , n contextul economiei de pia a este tot mai dependent de ace ti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis , capabil s valorifice ntr-un mod superior poten ialul mediului. n cazul n care n organiza ie nu func ioneaz un serviciu specializat cu atribu ii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de opera iuni de depistare a surselor de informa ii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informa ii rapid i u or. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colec ionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activit i presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n func ie de spa iul disponibil i de preferin ele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce prive te dimensiunile, con inutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilit ile r mn deschise n func ie de aspira iile profesionale, organizatorice i culturale sau tiin ifice ale managementului. Orice spor de cunoa tere dobndit i prin exploatarea acestei posibilit i nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimit ri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns , putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s men ionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz func ionarea organiza iei; Regulamentul de Organizare i Func ionare al organiza iei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, d rile de seam retrospective;

Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispozi ii i instruc iuni ale forului conduc tor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fi e, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine func iile i rela iile dintre diferite compartimente ale organiza iei n care lucreaz , s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informa iile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilit ile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Ob inerea informa iilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune c utarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publica ii periodice, materiale de referin , informa ii pe suport tehnic etc. Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra institu iilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raport m la ordinea de prioritate n ceea ce prive te necesitatea documentarii managerului, o aten ie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerin a fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului func ioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n func ie de transform rile mediului economic, social, politic etc. n organiza iile n care nu func ioneaz un oficiu juridic asigurarea colec iei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispozi ia celor interesa i, legi i acte normative privind desf urarea activit ii organiza iei. Publica iile oficiale Publica ia na ional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urm toarele par i: Partea I public legile, decretele, hot rrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative na ionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publica ii i anun uri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publica ii ale Agen ilor economici, acte constitutive, falimente, bilan uri. Poten ialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind : Constitu ia Romniei

Legisla ia privind constituirea Societ ilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organiza iei; Legisla ia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, institu iilor de cercetare sau ale autorit ilor locale; Legea Arhivelor Na ionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publica ia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achizi ionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot ob ine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (jude ene municipale) de unde se pot ob ine xerocopii sau nregistr ri pe medii electronice. Pentru organiza iile care doresc s - i constituie o colec ie integrala a legisla iei se pot achizi iona i volumele Legisla ia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hot rri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legisla ia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unit ile n care func ioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz func ionarea organiza iei, precum cele men ionate. Pentru orientare eficient , secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma fi ierelor tradi ionale sau pe mediu electronic, care s reflecte con inutul publica iilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup num rul de ordine. Informa ia de trimitere n descrierea unei fi e din index s-ar prezenta astfel: Munca

Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid . Publica iile seriale de specialitate Sintagma de publica ie seriala se utilizeaz , conform standardelor interna ionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tip rit care apare n fascicule succesive, nl n uindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publica iile seriale cuprind publica iile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de d ri de seam , de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucr ri ale manifest rilor tiin ifice. Secretariatul poate ndeplini activit i specifice documentarii i cu acest tip de publica ii venind n ntmpinarea inform rii n organiza ie spre diverse direc ii cum ar fi: colec ionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organiza iei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publica ii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organiza iei. Din categoria acestor publica ii, pot constitui un poten ial informativ i publica iile na ionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publica ia Standarde Romane. Standardele sunt publica ii care con in prescrip ii, reguli i metode n scopul generaliz rii i folosirii unitare de solu ii optime n domeniul produc iei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urm re te, n principal, protec ia vie ii, s n t ii i mediului nconjur tor, precum i nl turarea barierelor tehnice n calea comer ului interna ional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de c tre speciali ti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administra iei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n produc ia na ional . Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, func ioneaz pe lng societ i comerciale, institu ii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele interna ionale de standardizare,

fiind membra a Organiza iei Interna ionale de Standardizare (ISO). Conform legisla iei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, num rul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intr rii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colec ii de standarde, publicate de Editura Tehnic . Lucr ri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publica ii cu rol informativ, din domeniul telecomunica iilor sau transporturilor, precum: C r ile abona ilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abona ii telefonici locali, Pagini Na ionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publica ii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publica ii care indic diferente de fus orar, i alte informa ii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucr ri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dic ionarul Explicativ al Limbii Romane, dic ionare bilingve, ndreptare de punctua ie, ortografie, ortoepie i gramatic , precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi str ine. Ca repere profesionale, se pot colec iona o serie de c r i i manuale din literatura de specialitate, precum cele men ionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importan a acestor publica ii n ceea ce prive te noutatea informa iei difuzate. Nu ntmpl tor, n limbi de circula ie interna ional , aceste publica ii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Poten ialul informativ oferit de aceste publica ii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conduc torului o serie de informa ii, degrevnd managerul de lectur , n momente de maxim solicitare sau de absen a din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colec ia documentar a biroului, extrase din aceste publica ii, prin xerografiere. Nu este indicat p strarea integral a publica iilor, deoarece duce la aglomerarea spa iului cu informa ii inutile.

Dincolo de informa iile de interes general, aten ia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce con in informa ii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organiza iei servicii po tale i telecomunica ii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor unit i cu acela i domeniu de activitate, locale, na ionale i chiar interna ionale: produse de birotic centre de preg tire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar

semnale, recenzii, lans ri de c r i ce intr n sfera de interes a managementului; manifest ri colective, trguri, expozi ii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informa ii secretariatul trebuie s cunoasc i poten ialii furnizori de informa ii. Cele mai pre ioase surse de informa ii institu ionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradi ionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informa iile con inute n colec ii. Accesul rapid la informa ii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societ i de televiziune ce furnizeaz informa ii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condi ii meteorologice, anun uri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informa ii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finan e servicii publice

telecomunica ii c l torii etc.

Materialele selectate, care trebuie p strate o perioad mai ndelungat , vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit g sirea rapida i u oar . Dac informa iile solicitate se refer la lucr rile unui autor, se pot organiza fi iere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urm toarele elemente: Numele autorului Titlul c r ii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apari iei Num rul paginilor pentru c r i .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desf urndu- i activitatea pe lng factorii de decizie ai organiza iei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confiden ialitatea asupra acestor informa ii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esen ial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organiza ie, p strarea secretului profesional i g se te o serie de explica ii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de siguran a na ional sau n unele cazuri pentru ap rarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor inven ii, proiecte, scrieri etc. Exist organiza ii n care sunt organizate birouri speciale pentru p strarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situa ii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unit ii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organiza iei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace; Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus

la cuno tin a efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In rela iile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informa ii de orice fel. Solicitan ii vor fi ndruma i spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Eviden a informa iilor secrete, indiferent de suportul informa ional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obi nuit este aceea de a marca lng num rul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informa ii cu caracter secret se ntocmesc de c tre conducerea unit ii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 M suri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fi ier atunci cnd se p r se te locul de munc , chiar pentru o perioad scurt , aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucr ri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor p stra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salaria i; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participan ilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edin elor, este interzis transmiterea de informa ii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu

sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien , precum i obiectul audientei; Con inutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organiza iei; La sfr itul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fi ete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va l sa pe birou nici o hrtie cu antetul organiza iei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. O problem major a organiza iilor o constituie i gestionarea informa iilor secrete i ap rarea patrimoniului economico-financiar n cazul utiliz rii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a ap rut i o nou profesiune, ilegal , escroc de informa ii nregistrate i prelucrate electronic. [1] Indexare mod de analiz n care con inutul unui document este reprezentat dup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri) 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este opera iunea prin care documentele care sta ioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plan e, c r i, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activit ii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activit ile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urm toarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organiza iei emitente

Nume de persoane i func ii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Num r de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitan a, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (con inut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru reg sirea mai simpl a documentelor. Exemple: dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organiza ii sau numele de persoane eviden iate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie re inut, referitor la aceast etap : Un sistem de clasare nu se stabile te dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficien a, conturate n func ie de cerin e practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe m sura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ie ire. Avantajele sistemului: reg sirea unui document se rezolva rapid, cu condi ia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc.

n cazul coresponden ei curente, aceasta poate fi localizat cu u urin , documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceea i problem , s fie desp r ite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic , n special, n institu iile de administra ie public cum ar fi prim riile, n firme de export, organiza ii cu sucursale, filiale, unit i comerciale care au rela ii cu furnizori, clien i, servicii de personal, organiza ii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de p strare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organiza iilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general , putem men iona sistemul c r ilor de telefon sau al dic ionarelor. Intr rile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde interna ionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s men ionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informa iilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplic rii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organiza ii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organiza ie, este indicat s existe la dispozi ie aceste Standarde. Pentru orientare general , vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se a eaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul ini ialelor identice se claseaz dup a doua liter , dac i aceasta este identic , dup a treia liter , s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat . Ini iala se folose te numai pentru patronimic. n situa iile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini ialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, ini iala reprezentnd numele tat lui va fi luat n considera ie ca element subdirector sau o func ie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitra cu Gheorghe C.; Dumitra cu Gheorghe N. sau Dumitra cu Gheorghe (contabil); Dumitra cu Gheorghe (jurist), etc. Numele f r ini ial va precede, n ordonare, numele cu ini iala; Numele compuse din ini iale desp r ite cu puncte, preced numele obi nuite;

n cazul numelor compuse cu cratim , primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceea i regula se aplica i n cazul numelor compuse f r cratima. Situa iile se ntlnesc, n special, la numele femeilor c s torite care-si p streaz i numele anterior c s toriei, ad ugat de obicei dup numele de c s torie. n cazul n care se opereaz cu nume str ine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate interna ionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noble e (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda eviden ierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situa iile posibile de ordonare alfabetica pot fi:

de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clien i, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se reg sesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferi i recipien i sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organiza ii

Denumirile organiza iilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe ac iuni, regie autonoma, asocia ie, universitate, funda ie, prim rie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Naviga ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organiza ii, n special, cu acela i obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de op iune a fondatorilor pentru a- i eviden ia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combina ii de silabe, de ini iale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organiza ii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n fa a unor astfel de situa ii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clas rii n scopul reg sirii rapide. n cazul Societ ilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organiza iei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organiza ii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu ini iale. Exemple: Camera de comer Industrie i Naviga ie, antierul de Construc ii Navale, Societatea de investi ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat , pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organiza iei;

Cnd o organiza ie are un nume alcatuit din ini iale, stabilite n mod subiectiv, f r ca acestea s aibe leg tur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic , se respect urm toarea regul : a) dac ini ialele ce compun numele sunt desp r ite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt desp r ite prin aceste semne, sunt tratate ca ni te cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozi ia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organiza iilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unit i de stat cu acela i obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organiza ii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organiza ii ncepe cu o cifr , documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic , astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acela i cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr , gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, num rul de documente corespunz tor dosarului unei litere este prea mare, dep ind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submp r i n mai multe subunit i, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunz toare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica con inutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clas rii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a con inutului documentelor. Clasare numeric

Atunci cnd exist o astfel de op iune de clasare, se atribuie numere fiec rui corespondent, departament sau angajat, n func ie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta num rul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a num rului atribuit fiec rui document. Clasarea numerica se aplic , n special, n unit ile care func ioneaz n mai multe cl diri sau n cazul organiz rii coresponden ei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane - 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc. Reparti ia se face, desigur, n func ie de volumul de munc cu corespondenta al fiec rui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza u or documentele, numai la vederea num rului de nregistrare. - Permite clasarea unui num r mare de documente, mai ales n firmele mari. Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circula ie. Exist totu i solu ia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asem narea a dou numere s conduc la gre eli de amplasare. i

Clasarea zecimal Folosirea nota iei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mp r irea lucr rilor tiin ifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de

ordonare este folosit cu prec dere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n func ie de subiectele pe care le trateaz . C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuin eaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o nota ie zecimala, prin mp r irea totalit ii cuno tin elor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal , att n privin a con inutului (cuprinde totalitatea cuno tin elor omene ti) ct i n privin a nota iei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctua ie, a c ror n elegere i semnifica ie este interna ional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cuno tin ele omene ti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generalit i Filozofie Religie tiin e sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiin e naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare num r este tratat ca o frac ie zecimal cu zero-ul ini ial omis, i aceasta determina ordinea aranj rii. Pentru u urin a citirii, num rul este, n mod obi nuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect con inutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att num rul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiin e sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Rela ii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiin a muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronun at . In cazul documentelor generate de organiza ii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activit i, specifice unei organiza ii.

Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unit ilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic ) unde documentele se grupeaz n dosare cu con inut similar inndu-se seama de reglement rile n vigoare i de obliga iile legale privind p strarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea document rii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalan a de informa ii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce prive te mediul ambiant: natura economic , tehnic , politic , demografic , cultural , tiin ific , organizatoric , juridic , psiho-social , educa ional i ecologic . Eficienta economicosocial , n contextul economiei de pia a este tot mai dependent de ace ti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis , capabil s valorifice ntr-un mod superior poten ialul mediului. n cazul n care n organiza ie nu func ioneaz un serviciu specializat cu atribu ii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de opera iuni de depistare a surselor de informa ii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informa ii rapid i u or. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colec ionare a surselor documentare.

Exercitarea unei astfel de activit i presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n func ie de spa iul disponibil i de preferin ele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce prive te dimensiunile, con inutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilit ile r mn deschise n func ie de aspira iile profesionale, organizatorice i culturale sau tiin ifice ale managementului. Orice spor de cunoa tere dobndit i prin exploatarea acestei posibilit i nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimit ri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns , putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s men ionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz organiza iei; Regulamentul de Organizare structurii organizatorice; i Func ionare al organiza iei func ionarea i Organigrama

Analizele, rapoartele, d rile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispozi ii i instruc iuni ale forului conduc tor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fi e, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine func iile i rela iile dintre diferite compartimente ale organiza iei n care lucreaz , s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informa iile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilit ile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Ob inerea informa iilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune

c utarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publica ii periodice, materiale de referin , informa ii pe suport tehnic etc. Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra institu iilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raport m la ordinea de prioritate n ceea ce prive te necesitatea documentarii managerului, o aten ie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerin a fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului func ioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n func ie de transform rile mediului economic, social, politic etc. n organiza iile n care nu func ioneaz un oficiu juridic asigurarea colec iei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispozi ia celor interesa i, legi i acte normative privind desf urarea activit ii organiza iei. Publica iile oficiale Publica ia na ional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urm toarele par i: Partea I public legile, decretele, hot rrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative na ionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publica ii i anun uri (pierderi de acte)

Partea a IV-a, publica ii ale Agen ilor economici, acte constitutive, falimente, bilan uri. Poten ialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind : Constitu ia Romniei

Legisla ia privind constituirea Societ ilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organiza iei; Legisla ia referitoare la resursele umane i problemele muncii;

Acte normative ale ministerelor de profil, institu iilor de cercetare sau ale autorit ilor locale; Legea Arhivelor Na ionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publica ia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achizi ionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot ob ine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (jude ene municipale) de unde se pot ob ine xerocopii sau nregistr ri pe medii electronice. Pentru organiza iile care doresc s - i constituie o colec ie integrala a legisla iei se pot achizi iona i volumele Legisla ia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hot rri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legisla ia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unit ile n care func ioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz func ionarea organiza iei, precum cele men ionate. Pentru orientare eficient , secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma fi ierelor tradi ionale sau pe mediu electronic, care s reflecte con inutul publica iilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup num rul de ordine. Informa ia de trimitere n descrierea unei fi e din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid . Publica iile seriale de specialitate Sintagma de publica ie seriala se utilizeaz , conform standardelor interna ionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tip rit care apare n fascicule succesive, nl n uindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia.

Publica iile seriale cuprind publica iile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de d ri de seam , de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucr ri ale manifest rilor tiin ifice. Secretariatul poate ndeplini activit i specifice documentarii i cu acest tip de publica ii venind n ntmpinarea inform rii n organiza ie spre diverse direc ii cum ar fi: colec ionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organiza iei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publica ii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organiza iei. Din categoria acestor publica ii, pot constitui un poten ial informativ i publica iile na ionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publica ia Standarde Romane. Standardele sunt publica ii care con in prescrip ii, reguli i metode n scopul generaliz rii i folosirii unitare de solu ii optime n domeniul produc iei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urm re te, n principal, protec ia vie ii, s n t ii i mediului nconjur tor, precum i nl turarea barierelor tehnice n calea comer ului interna ional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de c tre speciali ti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administra iei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n produc ia na ional . Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, func ioneaz pe lng societ i comerciale, institu ii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele interna ionale de standardizare, fiind membra a Organiza iei Interna ionale de Standardizare (ISO). Conform legisla iei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, num rul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intr rii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colec ii de standarde, publicate de Editura Tehnic . Lucr ri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publica ii cu rol informativ, din domeniul telecomunica iilor sau transporturilor, precum: C r ile abona ilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abona ii telefonici locali, Pagini Na ionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publica ii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i

autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publica ii care indic diferente de fus orar, i alte informa ii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucr ri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dic ionarul Explicativ al Limbii Romane, dic ionare bilingve, ndreptare de punctua ie, ortografie, ortoepie i gramatic , precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi str ine. Ca repere profesionale, se pot colec iona o serie de c r i i manuale din literatura de specialitate, precum cele men ionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importan a acestor publica ii n ceea ce prive te noutatea informa iei difuzate. Nu ntmpl tor, n limbi de circula ie interna ional , aceste publica ii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Poten ialul informativ oferit de aceste publica ii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conduc torului o serie de informa ii, degrevnd managerul de lectur , n momente de maxim solicitare sau de absen a din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colec ia documentar a biroului, extrase din aceste publica ii, prin xerografiere. Nu este indicat p strarea integral a publica iilor, deoarece duce la aglomerarea spa iului cu informa ii inutile. Dincolo de informa iile de interes general, aten ia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce con in informa ii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organiza iei servicii po tale i telecomunica ii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor unit i cu acela i domeniu de activitate, locale, na ionale i chiar interna ionale: produse de birotic centre de preg tire profesional servicii de traduceri

servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lans ri de c r i ce intr n sfera de interes a managementului; manifest ri colective, trguri, expozi ii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informa ii secretariatul trebuie s cunoasc i poten ialii furnizori de informa ii. Cele mai pre ioase surse de informa ii institu ionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradi ionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informa iile con inute n colec ii. Accesul rapid la informa ii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societ i de televiziune ce furnizeaz informa ii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condi ii meteorologice, anun uri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informa ii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finan e servicii publice telecomunica ii c l torii etc.

Materialele selectate, care trebuie p strate o perioad mai ndelungat , vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit g sirea rapida i u oar . Dac informa iile solicitate se refer la lucr rile unui autor, se pot organiza fi iere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urm toarele elemente: Numele autorului Titlul c r ii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului

Data apari iei Num rul paginilor pentru c r i .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desf urndu- i activitatea pe lng factorii de decizie ai organiza iei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confiden ialitatea asupra acestor informa ii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esen ial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organiza ie, p strarea secretului profesional i g se te o serie de explica ii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de siguran a na ional sau n unele cazuri pentru ap rarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor inven ii, proiecte, scrieri etc. Exist organiza ii n care sunt organizate birouri speciale pentru p strarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situa ii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unit ii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organiza iei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cuno tin a efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In rela iile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informa ii de orice fel. Solicitan ii vor fi ndruma i spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Eviden a informa iilor secrete, indiferent de suportul informa ional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obi nuit este aceea de a marca lng num rul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informa ii cu caracter secret se ntocmesc de c tre conducerea unit ii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 M suri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fi ier atunci cnd se p r se te locul de munc , chiar pentru o perioad scurt , aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucr ri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor p stra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salaria i; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participan ilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edin elor, este interzis transmiterea de informa ii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien , precum i obiectul audientei;

Con inutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organiza iei; La sfr itul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigo-uri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fi ete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va l sa pe birou nici o hrtie cu antetul organiza iei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. O problem major a organiza iilor o constituie i gestionarea informa iilor secrete i ap rarea patrimoniului economico-financiar n cazul utiliz rii computerului.

Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a ap rut i o nou profesiune, ilegal , escroc de informa ii nregistrate i prelucrate electronic.

[1] Indexare mod de analiz n care con inutul unui document este reprezentat dup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri) III. Func ia secretariatului de leg tur i filtru n contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordona i, colaboratori i clien i din mediul economicosocial extern. Solicit rile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influen nd negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere. Problema supradivizion rii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de speciali tii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investiga ii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desf oar cu secven e mai scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai pu in de 20%. Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea func iei de leg tur i filtru att n comunic rile telefonice ct i n solicit rile de contacte directe. 3.1. Comunic rile telefonice Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie echipamentul esen ial de birou n ceea ce prive te rapiditatea comunica iei. n general, informa iile care circul n interiorul sau n afara organiza iilor se transmit ini ial telefonic. n exercitarea func iei de leg tur i filtru secretariatul se poate afla n situa ii diferite.

3.1.1. Secretariatul asigur leg turile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara organiza iei Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urm toarele rubrici: numele i adresa organiza iei; numele persoanei i func ia; codul rii; codul zonei; num rul de interior.

n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz , n ordine alfabetic , adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a organiza iei. n cazul unit ilor care opereaz cu un num r mare de persoane cu care conducerea are leg turi, Registrul poate fi nlocuit cu un fi ier ordonat alfabetic, cuprinznd fi a cu numele fiec rui agent economic sau persoan . Fi ierul prezint avantajul ca poate permite o actualizare permanent , f r a afecta ordinea alfabetic . Orice nume nou de persoan sau organiza ie care apare pe parcurs poate fi u or intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, s pt mnal) se poate ntocmi o fi care se va a eza n fa a celorlalte n fi ier. De asemenea, fi ele pot permite i notarea altor informa ii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng cele men ionate anterior, pentru list . Numele i adresa Companiei Nume persoane Num rul de telefon Cod Telefon Zon 8700 623145

Func ia CORES IND SRL Petrescu Ion 0241 Hotel Aurora, ap.1012. Constan a comp paper sa director vnz ri Ion Mirela 0241

Cod ar

num r exemp 4

8600

688841 0722197422

Secretariat Direct

Str. Celulozei nr.6 Director general Constan a Agenda cu adrese i numere de telefon

Satisfac iile deosebite le poate oferi, ns , Agenda electronic , care permite reg sirea rapid a informa iilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului. Profesionalism la telefon nainte de a apela, se noteaz informa iile care vor fi solicitate; se recomand ca o convorbire telefonica s fie la fel de bine preg tit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunz toare; La semnalarea r spunsului, secretara i roste te clar numele precum i numele persoanei cu care dore te s ntre n contact;

n cazul n care conducerea dore te s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan ierarhic superioar i aceasta accept , primul care va face leg tura este secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s g seasc la aparat eful, nu secretara; ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura leg turile concomitente ale celor doi conduc tori; ntre conducere i personalul subordonat, leg tura se face prin c utarea de c tre secretara a celui solicitat, care va fi rugat s a tepte leg tura cu conducerea; n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea siguran a c mesajul a fost bine n eles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet ntotdeauna; n cazul cuvintelor mai greu de n eles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul: A de la ANA B de la BARBU C de la COSTICA etc. 3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicit rilor de contacte directe este una dintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adev rat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea pozitiv a situa iilor depinde de mputernicirea pe care conduc torul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste n elegeri n principii i tehnici, f r a intra n conflict cu solicitan ii. n acest sens, se pot contura recomand ri, cum ar fi: ntlnirea, la nceputul fiec rei zile, cu conduc torul, pentru revizuirea agendei de birou, privind ntlnirile, program rile i pentru stabilirea planurilor de ac iune pentru cele mai importante i urgente chestiuni care necesit aten ie; ntocmirea unei liste de accesibilit i cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru care conduc torul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evita i n totalitate; acest procedeu presupune confiden ialitate, iar aplicarea lui f r a se face sim it de cei ce solicit accesul, depinde de inspira ia secretarei. Imagina ia este nelimitat n astfel de situa ii. n cazul unor telefoane repetate, neprev zute n agenda zilei, secretara va culege mai nti toate informa iile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul

conduc torului, l va informa asupra acestor interven ii, stabilind urgen a contactului sau o programare ntro perioad de timp viitoare. Profesionalismul la telefon, n ideea filtr rii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe aptitudini de comunicare eficient : secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;

telefonul nu trebuie l sat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz ; la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele organiza iei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agen ia EFICIENT, Buna ziua !; se vor evita, astfel ntreb ri i discu ii inutile pentru stabilirea leg turii; o dat ridicat receptorul, se ascult conversa ia chiar dac cel care sun este pe lista de persoane restric ionate sau evitate; leg tura telefonic cu conduc torul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate; n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza, la rndul ei, cu tact i polite e, s fac leg tura, sugerndui s i exprime n scris comunicarea, eventual cu men iunea confiden ial urgent atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organiza ie, convorbirile vor fi direc ionate c tre acestea; dac cei care apeleaz , lungesc inutil discu ia, r spunsurile monosilabice prin da i nu sunt indicate pentru a o descuraja.

n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informa ii, secretara va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei; ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor; dac se ntrerupe ntmpl tor leg tura, se pune telefonul n furc alt apel; i se a teapt un

eticheta conversa iilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun cap t convorbirii; este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru nota ii curente, care vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii; dac informa iile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat informate asupra con inutului;

n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informa ii ce presupun actualizarea unor documente, aceast interven ie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea conduc torului. Telefoanele care afi eaz num rul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoa te num rul de unde se sun exist oportunitatea preg tirii unui r spuns nainte de a ridica receptorul mai ales cnd se cunoa te motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgen elor i priorit ilor. Preluarea mesajelor n absen a conduc torului i informarea operativ a acestuia. n astfel de situa ii, exist cteva reguli: mesajele vor fi ntotdeauna notate;

nota pentru preluarea mesajelor poate fi par ial imprimat , cuprinznd urm toarele elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei c reia i a fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; num rul de telefon; detalii precise despre mesajul primit. MODEL A Not telefonic nr. din. Pentru .. Numele solicitantului .. Numele, adresa i num rul de telefon/fax al firmei A telefonat .va reveni dore te s vad V rog s suna i ..va trece pe aici problema urgent . Con inutul mesajului . Dataora.. Cine transmite Cine prime te

MODEL B Dl. Mihai St nescu n timp ce era i plecat Dl. George Iv nescu De la S.C. MARVIMEX SRL Nr.telefon 041/ 691423 A telefonat X Rug m suna i X A trecut pe aici Va reveni Dore te s v vad Urgent X Mesajul: Dl. George Iv nescu va fi n ora s pt mna viitoare vnd ar dori s v ntlni i pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din data de 3 ianuarie. V roag s l suna i n cursul zilei de azi. Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30 Mesaj primit de: Laura Panait De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urm toarele solu ii: dac dore te s vorbeasc cu altcineva; dac va reveni; dac dore te s lase un mesaj. Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n lini te, dup un crochiu luat pe hrtie. Notele telefonice se nregistreaz cu num rul de ordine i se dateaz . Transmiterea unui mesaj. Recomand ri: innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite, se va face pauz dup fiecare fraz ; atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau litere; se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

nu este indicat s se transmit informa ii confiden iale prin telefon pentru c nu exist siguran a identit ii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent , secretariatul va insista pentru revenirea cu un telefon, avnd r gazul s se consulte cu conduc torul. Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas . Robotul poate fi programat s r spund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul prenregistrat care invita la l sarea mesajului dorit trebuie s cuprind : numele organiza iei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul. n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand , de asemenea, ca cei care sun , s specifice data i ora la care la care au sunat. Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost c utate. 3.2. Filtrarea solicit rilor de contacte directe cu conducerea Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprev zute, cu / sau f r leg tura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai pu in definite. Aceste solicit ri de contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tenta ia ca ele s creasc . n astfel de situa ii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neesen iale. Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situa ii, se pot exprima abilit ile personale ale secretarei dar, de multe ori, este esen ial acel acord ce stabile te spontan n tandemul conduc torsecretar . Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situa ii, de politica managementului privind contactele cu vizitatorii. Conform unor studii de management[1] n practic , managerii opereaz prin sintagmele u a nchis i u a deschis care trebuie n elese n mod metaforic n sensul introducerii sau elimin rii unor bariere precum: a) pentru u a nchis : stabilirea unui sistem al orelor interzise prin pl cu e indicatoare sau printrun sistem al becule elor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tran ant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlal i; constituirea unui munte de hrtii n fa etc. b) pentru u a deschis : to i vizitatorii sunt bineveni i chiar dac u a biroului este practic nchis , aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputa ii care invit la ntreruperi frecvente.

Aceast politic , de i asigur o popularitate, n ciuda atractivit ii superficiale duce la propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacit ii muncii. n ceea ce prive te secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip u a nchis devine la fel de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce m sur poate nlesni sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient . Pentru secretara aflat ntruna din extremele men ionate, o posibil strategie ar fi o bun cunoa tere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai potrivite momente pentru a stabili leg turile. i n aceste situa ii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restric ionat sau interzis. Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei func ii depinde n mod special de spiritul de echip n rela ia managersecretar .

[1] Ted. JOHN, Organizarea perfecta a timpului, Bucure ti, Na ional, 1998, p. 23. IV. FUNC IA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI

Exercitarea acestei func ii presupune: participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea manifest rilor colective temporare, de propor ii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formalit i financiare, organizarea c l toriilor ntocmirea delega iilor, confirmarea delega iilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc. programarea ac iunilor managerului i urm rirea realiz rii lor la termen prin ntocmirea unor instrumente de eviden . A) Comunic rile de grup sau de echip n cadrul organiza iilor 4.1. edin ele. Consf tuirile. ntlnirile de lucru

edin ele, consf tuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n luarea deciziilor. edin a este cea mai utilizat metod de management. La edin pot participa de la c iva colaboratori ai managementului sau un num r destul de numeros al angaja ilor n func ie de scopul urm rit. Caracteristici specifice: Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general, edin ele coordonate de managerul general; Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organiza iei; Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabilit i; Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative; Particip persoane concrete, nominalizate; Se desf oar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore;

Se comunic direct unilateral i bilateral; Ponderea particip rii este propor ional i cu dimensiunile organiza iei.

innd cont de apartenen a participan ilor la organiza ie sau mediu extern, edin ele pot fi: a) edin e organizate numai cu participarea personalului angajat: edin e la nivel de conducere ( edin ele Consiliului de administra ie, edin e A.G.A.), edin e cu diferite compartimente, adun ri generale, edin e de negociere cu organiza ia sindical , conferin e cu asocia ii profesionale interne, consf tuiri, conferin e de pres , ntlniri de lucru. n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit ( edin ele A.G.A.) pot participa i reprezentan i ai autorit ilor de stat centrale sau locale. b) edin e organizate i cu participarea unor reprezentan i din mediul economico-social extern; precum: parteneri de afaceri, asocia i, clien i, colaboratori, reprezentan i ai autorit ilor de stat. edin ele, consf tuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se:

culege informa ii; schimba p reri i analiza situa iei periodice; informa participan ii despre obiective, servicii, produse, achizi ii; prezenta proiectele i deciziile luate; solu iona problemele mpreun ; face schimb de interese; stimula contracte; ncheia contracte; rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai pu in, sunt delimitate urm toarele tipuri de edin e: edin e decizionale organizate n scopul adapt rii unor decizii de ordin tactic i strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective; edin e de informare prin care se urm re te transmiterea sau colectarea de informa ii, edin a fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed back-ului. n func ie de domeniul vizat, aceste edin e se pot desf ura conform unui calendar prestabilit (s pt mnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situa ii speciale, urgen e i/sau complexe; edin e de exploatare destinate cercet rii implica iilor unor decizii adoptate, unor situa ii speciale previzibile n viitor, precum i a adun rii solu iilor posibile de exploatare. Putem spune c exploateaz zona viitorului. n general, aceste edin e se bazeaz pe stimularea i exploatarea poten ialului de creativitate al personalului; edin e de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea ac iunilor personalului din compartimentele aflate pe acela i nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regul sunt edin e operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebit ; edin ele eterogene ntrunesc mijloacele de ac iune a dou sau mai multe tipuri de edin e prezentate anterior, fiind organizate cu prec dere la nivelul managementului

superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investiga iilor de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de timp a participan ilor sau prin ignorarea utiliz rii edin ei ca pe o metod cu specific i cerin e proprii. edin ele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprev zute, care presupun i rezolvare urgen : vizite importante neprev zute, apari ia unor legi sau ordonan e care implic schimb ri. 4.1.1. Proceduri organizatorice Rezultatele unei edin e depind, n primul rnd, de con inutul acesteia i de hot rrile luate. ntr-o mare m sur , ele depind i de buna planificare, preg tire i desf urare a ntlnirii precum i de urm rirea respect rii hot rrilor ce se iau n cadrul acestuia. Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la toate etapele organiz rii. De multe ori conduc torii se bizuie complet pe secretare n preg tirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea acestora. Preg tirea edin elor Din cercet rile efectuate de diver i speciali ti rezult c etapa de preg tire a unei edin e este foarte important pentru desf urarea ei cu succes. Etapa de preg tire presupune o serie de ac iuni anterioare edin ei cu 7-14 zile, precum: stabilirea tipului de edin , a obiectivului i a ordinii de zi; stabilirea listei participan ilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor edin ei; stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare inform rii i a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte); stabilirea locului, datei, orei de ncepere. Toate acestea sunt aduse la cuno tin participan ilor printr-o not cunoscut sub diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Con inutul agendei este stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edin a. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participan i asupra subiectelor ce vor fi discutate. Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consf tuire, pentru ca membrii participan i s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s poat preg ti, eventual, documentele necesare.

De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a- i programa timpul sau de a anun a eventuala absen motivat . Ordinea de zi poate fi nso it i de documente necesare pentru desf urarea discu iilor.

Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edin ei prin fax sau tabele nominale, pe baz de semn tur , unde sunt nscrise toate numele participan ilor la edin . Dac exist situa ii n care, n edin ele anterioare, au r mas probleme asupra c rora dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi men ionat n not la punctul: Probleme ale ultimei edin e. De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare. De asemenea, pre edintele consiliului de administra ie sau membrii consiliului, pot cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin . Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urm toarea ordine: 1) Antetul organiza iei; edin a (Direc ia general , Directori de

2) Denumirea grupului care organizeaz departamente etc.); 3) 4)

Data (ziua, luna, anul) edin ei, ora de ncepere i de ncheiere, locul; Scuze pentru absen ;

5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edin ei i/sau a problemelor de discutat) i procesul verbal al edin ei precedente (pentru conformitate). Exist i situa ii n care poate fi desemnat nregistrarea discu iilor. ANTET NOT DE CONVOCARE cu privire la edin a (Consiliului de Administra ie) organizata la . n ziua de . cu ncepere de la ora pn la ora Puncte ale Agendei i persoana care se va ocupa de

1. Scuze pentru absen

------------------------

2. Probleme ale ultimei edin e ---------------3. Ordinea de zi: 1. 2. Dac ave i puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rug m s specifica i n spa iul de mai jos i s napoia i aceast not la secretariat, la data de . Pute i ata a Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dori i s-o include i. .... Data DIRECTOR/PRE EDINTE, Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora. Sunt situa ii, n care, edin ele pot fi programate s se desf oare s pt mnal, decadal sau lunar, n acelea i zile i ore. Este cazul edin elor de informare, pentru care, participan ii sunt, n general, preg ti i. Secretariatul poate face cteva verific ri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru constatarea eventualelor absen e. n cazul edin elor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de administra ie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale men ionate. n cazul societ ilor comerciale cu un num r mare de ac ionari, ordinea de zi se public n ziare locale sau centrale, de larg circula ie, n conformitate cu actele normative care impun aceasta. Agenda de lucru a conduc torului este alt document al edin elor care con ine informa ii suplimentare fa de nota de convocare la edin . Sunt detalii care i ofer conduc torului detaliile necesare conducerii edin ei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se lase un spa iu liber unde conduc torul i noteaz propriile observa ii. Secretariatul este implicat i n preg tirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta cu conduc torul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor termene limita de rezolvare.

Pentru elaborare, se vor parcurge urm toarele etape: se verific , prin r spunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru ordinea de zi; se consult procesele verbale anterioare edin ei, pentru a reactualiza problemele a c ror dezbatere trebuie continuat ; se verific calendarului anual al organiza iei, pentru ca problemele edin ei curente s nu se suprapun cu problemele prev zute n edin ele periodice; se introduc punctele agendei n ordine logic ; s n eleag

se aduc informa ii suplimentare pentru ca participan ii la edin fiecare punct din ordinea de zi; se indic persoanele care vor prezenta punctele edin ei;

se specific , la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau alt scop; se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, d ri de seam , oferte de pre uri etc.) i indic anexarea lor; se include punctul Diverse i se specific dac exist participan i care mai trebuie anun a i despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edin ei; se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni; se men ioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz , cine ntocme te procesul verbal i dac aceste func ii se exercit prin rota ie; se depune schi a agendei pentru dactilografiat;

se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discu ii, tuturor persoanelor ce trebuie s participe la edin a. Desf urarea edin elor

Rolul decisiv, n reu ita dezbaterilor, i apar ine conduc torului. Acesta va deschide edin a, prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute. n orice edin , n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia final , argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de ac iune.

Cele mai multe edin e, indiferent de scop, beneficiaz de nregistr ri n procese verbale sau minute. Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel comunic ri verbale, de unde i vine i numele. i exact a unei

Orice ntlnire de grup, n cadrul organiza iei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie nregistrat , nscris , pentru a servi drept baza pentru ac iunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei ntlniri, nregistrarea scris , sub forma proceselor verbale, este extrem de utila i necesara. Aceste consemn ri, furnizeaz referiri utile, privind evolu ia problemelor, reducnd, astfel, posibilitatea nen elegerii hot rrilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie p strate, putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor nen elegeri ce pot afecta organiza ia. Procesul verbal este autentificat prin semn tura participan ilor, care se realizeaz la sfr itul edin ei. nainte de a fi semnat, se cite te cu voce tare n fa a participan ilor la reuniune de c tre o alt persoan dect cea care a scris. Redactarea proceselor verbale intr , de obicei, n responsabilitatea secretariatului. n vederea preg tirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin , secretara s se informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organiza iei n acest sens, i dac trebuie respectat. Elementele procesului verbal de consemnare sunt: 1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participan ilor, num rul persoanelor absente i ordinea de zi; 2) con inutul rezumat al informa iilor, al problemelor discutate, solu iile adoptate, i persoanele responsabile, termene de execu ie dac e cazul. Se noteaz numele fiec rui vorbitor, prezentndu-se n rezumat interven ia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a III-a, timpul trecut. 3) partea final , n care se prezint , dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine ierarhic numele participan ilor pentru semn tur . Model: Proces verbal ntocmit cu ocazia edin ei din (data, ziua, luna, anul)

edin a s-a inut n prezen a: (nume, func ii) i a celor . (nr.) de membri, n total (nr.) de persoane. S-au constatat(nr.) absen e: (nr.) motiva i i(nr.) nemotiva i. edin a a nceput la ora; Dl. . anun 1. 2. Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces verbal. Numele participan ilor pentru semn tur . (Se respect ordinea ierarhic a func iilor) Minutele edin ei au acela i rol ca i procesele verbale, diferen a dintre ele, fiind doar de procedura: Procesul verbal, ntocmit n timpul edin ei sub forma manuscris , reprezint forma final a documentului, fiind citit i semnat la sfr itul edin ei. Procesele verbale se consemneaz de obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop; Minutele, elaborate n timpul edin ei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau procesate dup edin , dup care sunt verificate de conduc tor i distribuite participan ilor pentru semnare i pentru reluarea discu iilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse n minute reprezint doar situa ia discu iilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urm rit. Procedeul consemn rii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form preliminar de nregistrare a discu iilor i n elegerilor ntre delega ii anumitor unit i, atunci cnd se urm re te ncheierea unui contract economic. Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discu iile, ci doar noteaz argumentele pro i contra pentru decizii importante. Etape de ntocmire, n timpul edin ei: se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edin a; ordinea de zi:

se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen ;

se identific subiectele discu iei; se folose te agenda ca ghid;

urmeaz , conform unei ordini conven ionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin : minutele ultimei edin e, citite i semnate, problemele ap rute din minute, coresponden a primit ; se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un scurt rezumat al discu iei, decizia luat i ac iunea cerut , de cine i pn cnd; se d fiec rei minute un num r de referin , consecutiv; se ine pasul cu evolu ia edin ei; se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu; i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt

se nregistreaz sub form de not cu cuvnt;

se folosesc propozi ii i paragrafe scurte i clare. Dup edin :

se schi eaz minutele clar; se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edin ei; se dactilografiaz , folosind o a ezare n pagin clar ;

se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin , precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate; se ndosariaz minutele cu grij : organiza iile pot avea reguli n privin a ndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate. se verific dac ac iunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.

Observa ii: n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urm toarele: strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse; introducerea prea multor nume de persoane; introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;

amnarea redact rii, n cazul minutelor; informa iile nu vor mai fi la fel de proaspete n memorie; faptul de a fi influen a i de statutul membrilor;

neglijarea datelor de desf urare a urm toarei edin e, secretara asigurndu-se ca locul, data, ora au fost stabilite. In cazul minutelor, exist i posibilitatea elabor rii din timp a unor formulare tip, par ial imprimate, care vor fi completate n timpul edin ei, eliminndu-se, astfel o serie de opera iuni care sustrag aten ia [1] . MINUTA EDIN EI Participan i Distribu ie adi ional Dl.Barbu Dl.Panait Dra Moise Dl.Petre Dl.Cristea D.Furtun D.Costea Dl.Popescu Dl.Cristea Dl.Furtun Dl.Costea Dl.Popescu - c r i tehnice de calitate - certificare de garan ie - condi ii de vnzare/nchiriere Subiect: Vnzare i nchiriere ma ini i utilaje Data Ora 23.04.2002 Locul 10,00 Condus de

S.C. ERCO SA Dl.Barbu Organizat de: Telefon S.C. ERCO SA 041/689.351

- caracteristici tehnice Subiect Sumar/Ac iuni Responsabil Termen Cre terea vnz rilor Actelor necesare 30.04.2002 Dl.Costea Dra Moise -27.04.202 __ 02.05.2002

nchirierea autobasculant Vnzare excavator

Proces verbal de nchiriere

Asisten a i controlul secretariatului se exercit , n astfel de manifest ri, printr-o planificare a ac iunilor, astfel:

Cu trei s pt mni nainte de edin : se stabile te proiectul listei participan ilor;

se ntocme te lista materialelor ce vor fi prezentate n edin a pe baza indica iilor conducerii; se alege o sal corespunz toare; se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile nainte de edin a: se verific primirea invita iilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirm rile de participare la edin a; se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;

se ob in toate documentele sau informa iile necesare de la persoanele care nu pot participa la edin a; se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edin a i se iau m suri pentru multiplicare; se difuzeaz materialele participan ilor;

Cu ase zile nainte de edin : se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n edin a; se preg tesc dosare pentru to i participan ii;

se asigur aparatura de proiec ie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare i se verifica func ionarea acesteia; se stabilesc stenografele care vor lucra n edin a;

Cu dou zile nainte de edin : se va preg ti rechizita necesar desf ale agendei de lucru; ur rii edin ei, inclusiv exemplare n plus

se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea s lii cu suficiente scaune, sau mese, condi ii de aerisire i iluminat, decora iuni, etc.

se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura men ionat ; se va asigura de existen a indicatoarelor spre sala de edin e, dac e cazul;

In ajunul edin ei: se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;

se verific func ionarea aparaturii n sala de edin e, pozi ia prizelor i a altor aspecte legate de func ionarea acestora; se va asigura de existen a produselor r coritoare, a paharelor, scrumierelor, erve elelor etc. n sala de edin a;

va preg ti un anun , care va fi atrnat pe u a s lii, spre a atrage aten ia trec torilor s nu deranjeze; va verifica cu suficient timp nainte de edin , lista acestor probleme, s se asigure de rezolvarea lor; In ziua edin ei se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n func iune a robotului telefonic; va ndeplini rolul de gazd , avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup ntlnire; va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea s lii cu toate cele men ionate anterior va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun moment c nu vor participa la edin ; n ultimul

va citi procesul verbal al edin ei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i coresponden a indicata de conduc tor; l va ajuta pe conduc torul edin ei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n discu ie; va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;

n timpul redact rii procesului se va asigura c a n eles corect problemele ridicate, cernd explica ii dac este cazul;

va discuta cu conduc torul edin ei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hot rrile adoptate i ac iunile de stabilit; dac se ntmpl s piard firul discu iilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup politicos pe cel care discut , pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au ntmplat; Dup noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor; are grij ca to i participan ii la edin edin strnge toate hrtiile r mase n sal ; s semneze procesul verbal.

dac se practic metoda consemn rii discu iilor prin minute, dup edin secretara dactilografiaz procesul verbal n forma final , pentru a fi trimis participan ilor pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prev zut pentru prezentare); ndosariaz documentele folosite n edin a; consemneaz n agend data urm toarei edin e;

va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden , eventuale termene de scaden sau alte ac iuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat pentru ndeplinirea lor la timp. Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai u or ndatoririle participan ilor la edin [2] . 4.1.2 ntlnirile de lucru Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edin ele. Se desf oar de obicei cu participarea unui num r redus de persoane, din rndul angaja ilor sau al partenerilor de afaceri. Constituind modalit i concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme ap rute n dinamica procesului de coordonare a organiza iei, ntlnirile de lucru presupun o preg tire din timp pentru ntrunirea participan ilor, chiar dac se desf oar n condi ii mai reduse de timp. Dificult i de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un num r mai mare de persoane. Iat , cteva aspecte ce trebuie avute n vedere:

Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat , aceasta va fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat . Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite de comun acord. Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu func ie ierarhic superioar , se va solicita n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit . Secretara trebuie s includ n agend ziua i locul ntlnirii. i s comunice conducerii cu precizie ora

Secretara va preg ti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situa ii financiare, scheme etc. ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane. O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i ore care s convin tuturor persoanelor implicate. n practica secretariatului se recurge la urm toarele procedee: se contacteaz succesiv, fiecare persoan , i se stabile te data i ora n func ie de cea stabilit de primul interlocutor; se ntocme te un tabel n care se men ioneaz data i ora la care este disponibil fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor. 4.1.3 Teleconferin ele Teleconferin ele reprezint metode de desf urare a edin elor i altor tipuri de ntlniri, f r a fi necesar deplasarea participan ilor afla i la distan , fiind suficient prezen a lor n fa a unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferin e: Videoconferin ele Videoconferin a se desf oar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag persoane din diferite localit i. Fiecare camer de conferin e este echipat cu camere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organiza ii mari, na ionale i interna ionale, au propriile lor studiouri. n timpul conferin ei se pot folosi hrtii desene, schi e, imagini video. Avantaje:

Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau dou zeci de ori mai pu in dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe to i participan ii la o edin . Urgen a demar rii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe opera iuni, precum cele men ionate, pentru preg tire i desf urare. Dezavantaje: Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct , cum ar fi cel al perceperii mesajului nonverbal sau al posibilit ii unor negocieri prin comunic rile neoficiale realizate n pauze. De asemenea se pierde posibilitatea unei valorific ri a ideilor prin participare nelimitat la discu ie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de luat vederi s focalizeze. Audioconferin a Conferin ele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participan ilor afla i la distan . Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are facilit ile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale ob inute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discu ia cu persoane din str in tate poate fi angajat un translator. De asemenea, discu iile pot fi nregistrate i ascultate. Avantaje: Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferin elor dar costurile sunt mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edin e scurte ntr-o s pt mn dect una lung pe lun . 4.1.4. Teleconferin a pe computer Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul po tei electronice. Dialogurile de grup pot fi simplu direc ionate pe mari perioade de timp i pe spatii cuprinz toare. Aplica iile tipice pentru sistemele de conferin e sunt: Conferin ele on-line pe cale electronica Sprijinirea proceselor de decizie n grup

Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea preg tirii, desf ur rii i a evalu rii edin elor i a conferin elor. n acest scop se pun la dispozi ie instrumente care

permit desf urarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direc ionat a mesajelor. B) Reuniunile sau manifest rile colective temporare Expresia manifest ri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de cele mai multe ori persoane care lucreaz n acela i domeniu de activitate, n diferite organiza ii, chiar concurente. n func ie de con inutul dezbaterilor, aceste manifest ri pot fi tiin ifice, profesionale, culturale, inaugurale sau aniversare. Organizarea lor are loc, deopotriv , la nivel macro i microeconomic, n institu ii de nv mnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a- i pune de acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care fiin eaz . n cadrul acestor manifest ri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un domeniu de activitate, din mediul extern. Cele mai multe manifest ri colective se concretizeaz sub form de simpozioane, consf tuiri, sesiuni de comunic ri, seminarii mese rotunde colocvii etc. O delimitare clar ntre aceste no iuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desf oar , simpozion, congres, conferin etc. aceste manifest ri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel: Toate reprezint o parte necesar a comunic rii organiza ionale cu mediul economico-social. Nici o organiza ie nu poate tr i izolat de mediul n care-si desf oar activitatea ea fiind ns i produsul mediului respectiv. De aceea ele cap t o amploare deosebit n via a economico-social , constituind una dintre ac iunile esen iale pentru afirmarea identit ii i imaginii unei organiza ii. Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existen a unui auditoriu; Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;

Desf urarea este temporar , variind de la cteva ore la la cteva zile n func ie de amploarea manifest rii; Cadrul de desf urare este special amenajat

In practica organiza iilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gndit n func ie de c iva factori, precum:

propor iile particip rii gradul de oficializare procedurile organizatorice Astfel, se pot distinge:

4.2. Manifest ri de propor ii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ; 4.3. Manifest ri de propor ii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese rotunde i dezbateri, consf tuiri; 4.4. Manifest ri cu caracter mai pu in oficial, precum mesele de lucru (masa bufet, cocktailurile, recep iile, dejunul, dineul) sau festivit ile cu diverse prilejuri (aniversari, Cr ciun, pensionari, excursii organizate de firm etc). Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discu ii sau sesiuni de comunic ri scrise ntre speciali ti, n fa a unui auditoriu interesat de tematica abordata. Dup propor iile manifest rii pot fi: Simpozioane interna ionale cu participarea speciali tilor din diferite colturi ale lumii care s-au constituit n asocia ii profesionale sau tiin ifice sau care desf oar activit i n diferite organisme de cercetare, nv mnt sau produc ie. Se organizeaz pe o anumit tematic din paleta de preocup ri a speciali tilor. Uneori simpozioanele interna ionale sunt numite i congrese interna ionale sau n alte cazuri conferin e. Simpozioanele na ionale sunt reuniuni ale speciali tilor dintr-un anumit domeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care apar in unor asocia ii na ionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezb tut . Colocviile tiin ifice sunt convorbiri, discu ii dezbateri organizate pe o anumit tema dinainte stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiin ei. Conferin ele se pot desf ura sub mai multe forme, precum:

expuneri f cute n fa a unui public, asupra unei teme tiin ifice, literare, politice, economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului. ntruniri culturale, tiin ifice, economice etc. cu reprezentan i autoriza i cu scopul de a dezbate probleme de specialitate i de a hot r asupra activit ii curente sau de perspectiv .

conferin e-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situa iile de formare i perfec ionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare na ional sau interna ional . Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un num r mai restrns de invita i. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu aplicabilitate imediat ct i de perspectiv . 4.2.1 Gestionarea manifest rilor colective Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc esen iali urm torii factori: a) temeinicia preg tirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile. Pentru coordonarea unor astfel de activit i se ns rcineaz , de obicei, o echipa responsabila, compusa din salaria i dac organiza ia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau Rela ii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prev zut cu termenele de ndeplinire ale acestora. In gestionarea acestor manifest ri, conduc torii se bizuie, de obicei, pe secretare in special n planificarea ac iunilor i urm rirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n ac iuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat. Gestionarea manifest rilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de specializare pe aceast direc ie, innd cont de faptul c aceste manifest ri reprezint parte a comunica iei i Rela iilor Publice. De aceea vom ncerca s red m n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare etap a manifest rilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul. Aceste recomand ri, care pot asigura succesul manifest rilor, decurg din experien a organiza iilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, binen eles actualizat i l rgit n func ie de noi tehnici i idei Indica ii generale Gestiunea manifest rilor se compune din urm toarele faze: definirea obiectivelor; planificarea execu ia evaluarea

verificarea succesului

Definirea obiectivelor i planificarea manifest rii sunt faze care sunt coordonate de conduc torul manifest rii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia preg tind o list cuprinz toare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifest rii respective. Planificarea presupune clarificarea urm toarelor probleme: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Tipul manifest rii i tema; Cercul participan ilor; Momentul manifest rii; Durata manifest rii; Locul desf ur rii ur rii).

Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desf

ntreaga desf urare a manifest rilor depinde de buna organizare care presupune urm toarele opera iuni: scrierea invita iilor

stabilirea locurilor de cazare, conven iile cu hotelurile dac e cazul i locurile de parcare; alegerea i angajarea referen ilor; stabilirea i organizarea manifest rilor auxiliare echiparea s lilor; rezervarea caz rilor la hotel;

In func ie de durata i tipul manifest rii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian normal , efectuarea multiplelor preg tiri. Pentru aceasta este nevoie de multe noti e i eventual de a g si, la nevoie nlocuitor, mai ales n toiul evenimentelor. Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie uitate lucruri m runte dar care pot avea efecte negative n derularea ac iunilor. n

general lista trebuie s cuprind ac iunile i materialele ce fac parte din procesul organiz rii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situa ii stnjenitoare. De i manifest rile colective sunt diferite ca scop i substan a, punctele de pe list sunt universal valabile. Iat , n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control: - Publicitate promovare-anun are: afi e, anun uri, invita ii, locul manifest rii, cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres , contacte cu reprezentan ii presei, copii ale interven iilor, copii ale desf ur torului reuniunii, ilustra ii, avizier, contacte personale diverse. - Amenajarea localului: capacitatea s lii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi g sit, acustica, u i, grupuri sanitare, acces la telefon, sc ri, ascensoare, instala ii de termoreglare, instala ii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea s lii, spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emo ional (design, estetica), diverse. - Dot ri necesare: mese (num r, dimensiuni), scaune (confort, num r), microfoane, casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afi are de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, c ni i pahare cu ap , instala ii i ce ti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, ma ini de scris, co uri de hrtii, table de afi at buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse. - Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartona e cu numele participan ilor, pixuri cu mine groase i sub iri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifest rii, publica iile organiza iei, materiale de expozi ie, flori sau aranjamente florale, decora iuni, postere, afi e, foi cu instruc iuni, men ionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifest rii, mape, diverse. - Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferin e, chiria pentru dotare tehnic , chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tip rire buletine, hrtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participan ilor, bar, cafea, r coritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiec ii, operator microfoane, traduc tori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse. - Dup manifestare: debarasarea s lii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate; sortarea i p strarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea noti elor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invita ilor de onoare, referen ilor i eventual participan ilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de

deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea pl ii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifest ri; rezolvarea eventualei coresponden e, notarea i memorarea modific rilor de adrese. Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest scop o banc proprie de date n care poate nc rca i din care poate apela pentru culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc. Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom (compact discuri). De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferin e, precum cele men ionate n capitolul Comunica ia birotic . Po ta electronic poate fi de un real folos pentru comunicare cu participan ii, dac exist posibilit i de acces la Internet, evitndu-se multe costuri de comunicare.

V. FUNC IA DE REPREZENTARE Func ia secretariatului de reprezentare se exercit , n mod special, n rela iile interpersonale ale managerului cu personalul organiza iei sau cu mediul extern. Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esen ial a procesului de management, asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea r spunsului ce o caracterizeaz . Cercet rile speciali tilor n domeniul managementului eviden iaz faptul c , peste 70% din timpul de lucru al managerului se consum n comunic ri interpersonale i comunic ri de grup sau de echip [1] . n general, se insist asupra persuad rii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organiza iilor, n scopul declan rii de ac iuni care conduc la atingerea obiectivelor n aceste condi ii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului, au evoluat spre o alt coordonat , aceea a competen elor sociale. Dincolo de provoc rile profesionale n fa a tehnologiei informa ionale i comunica ionale, competen ele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organiza iilor care se desf oar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor cerin e.

Situa ii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit func ia de reprezentare, la nivelul organiza iilor, le reprezint : primirea vizitatorilor, audientele, rela iile cu reprezentan ii presei, negocierile. Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condi iile preliminare pentru desf urarea eficient i n bune condi iuni a acestor contacte. Exercitarea func iei de reprezentare nu poate fi, ns , raportat numai la aceste ac iuni specifice procesului de management. Posibilit ile de reprezentare dep esc aceast sfer , dac ne raport m la fluxurile comunica ionale gestionate la acest nivel al organiza iei, men ionate n capitolele anterioare. Dincolo de rela iile ierarhice cu eful direct, solicit rile secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informa ii sau eliber ri de nscrisuri pn la situa ii complexe de comunicare oficial n absen a managerului. Func ia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organiza ie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organiza ii, n sensul c , ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influen a pozitiv sau negativ imaginea organiza iei. n lipsa unui serviciu de Rela ii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de ac iuni de imagine, mai ales n cazul comunic rii n interior i exterior. De pild , felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influen eaz puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adev rate pun i ntre oamenii cu care comunic organiza ia. Posibilit ile lor de influen are direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria ini iativ i iradiere personala. Cunoa terea clar a acestor obiective, consider m c poate constitui deja o premiz n perfec ionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar trebuie s plac , s tie s se fac pl cut . n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului care place, care tie s se fac pl cut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercet rii, precum psihologia social , n contextul acestui manual am ncercat doar s exprim m cteva idei care s releve idealul. n acest sens, reproduce un adev r verificat n orice profesiune: Cunoa terea este arma cu care se nvinge n orice profesiune. Bibliografie 1. AIFTINCA, Marin. Babilonul informa iei: C tre o noua ordine informa ionala n domeniul comunic rii i informa iei. Bucure ti: Editura politica, 1987;

2. 3.

ALEXANDRU, Ioan. Administra ie public . Bucure ti: Lumina Lex, 999 ; AMOS, Julie Ann. Managing your time.- London, 1998;

4. BALDRIGE, Leti ia. Codul manierelor n afaceri. Bucure ti: Business Tech Interna ional Press, 1997. 5. BERCIU DRAGHICESCU, Adina. Arhivistica i documentaristica, Bucure ti: Universitatea Bucure ti, 2001; 6. 1983; BOTEZ, Victor. Informa ie: Cunoa tere: Actiune, Bucure ti: Editura politica,

7. BRATESCU, Gheorghe. De la desenele rupestre la sateli ii de comunica ie: Povestiri din lumea c r ii. Bucuresti: Albatros, 1987; 8. CANDEA, Rodica; CANDEA Dan. Comunicarea managerial aplicat , Bucure ti: Expert; 9. COX, Desiree. An introduction to the Office management for secretaires.

10. DEVERS, Thomas. Secretaires, apprivoisez, la bureautique, Paris: Les editions d organisation, 1987; 11. DIC IONAR al tiin elor speciale ale istoriei, Bucure ti: Editura tiin ific enciclopedic , 1982; 12. 13. DIC IONAR de drept al muncii, Bucure ti: Lumina Lex, 1997; DIC IONAR de informatica, Bucure ti: Editura tiin ific i enciclopedic , 1981; i

14. DUSSAULT, Louis. Protocolul instrument de comunicare, Bucure ti: Galaxia, 1996; 15. GATJEN-REUTER, Margit; BEHRENS, Claudia. Manual de secretariat i asistenta manageriala, Bucure ti: Editura tehnica, 1999; 16. GEORGESCU, Toma. Tehnici de comer exterior: Negocierea afacerilor i uzan e de protocol, Bucure ti: Sylvi, 1997; 17. 18. GIBLIN, Les. Arta dezvolt rii rela iilor interumane. Bucure ti: Curtea Veche, 2000; GULEA, Michaela. Scrisoarea comercial .- Bucure ti: Oscar Print, 1999; i

19. GUU, Stelian. Sisteme informatice n administra ie, Bucure ti: Editura tiin ific enciclopedic , 1984;

20.

HARRISON, John. Curs de secretariat, Bucure ti: ALL, 1996;

21. HASCAL, Abela; PREOTESIU, Lucre ia. Coresponden a i tehnici de secretariat, Bucure ti: Editura didactic i pedagogic , 1992; 22. HINDLE, Tim. Cum s gestionam timpul, Bucure ti: RAO, 2000; i comportamentul civilizat. Timi oara: Facla,

23. IZDRAILA, Vasile. Buna-cuviin 1998; 24. 25. 26.

JALOBEANU, Mihai. Internet Informare i instruire. Cluj: Promedia Plus, 1995; JOHNS, Ted. Organizarea perfecta a timpului, Bucure ti: Na ional, 1998; JOHNSON, Richard. Manipularea subalternilor, Bucure ti: Antet XX Press, 2001;

27. LEFTER, V.; MANOLESCU, A. Managementul resurselor umane, Bucure ti: Editura didactica i pedagogica, 1995; 28. MANOLESCU, Adrian. Putere i informa ie, Craiova: Certi, 1996;

29. MARIN, George. Uzan e diplomatice i de protocol: Caiet de seminar, Bucure ti: Academia de studii Economice, 1996; 30. NAFTAN IL , Ion; COLESCA, Sofia. Birotica i secretariat, Bucure ti: Editura ASE, 1999; 31. NECROPONTE, Nicholas. Era digitala, Bucure ti: ALL, 1999;

32. NICOLESCU, Ov.; VERBONCU, I. Management, Bucure ti: Editura economic , 1996; 33. NICORESCU, Elisabeta. Elemente de modernitate ntr-un birou, Bucure ti: Editura didactica i pedagogica, 1998; 34. OKITA, Saburo. Cu fata spre secolul 21, Bucure ti: RAI, 1992;

35. POPESCU, Maria. Management pentru tinere secretare, Bucure ti: Universitatea Marii Negre, 1995; 36. POPOVICI, M.; ROMAN, E. Lucr ri de birou i secretariat, Bucure ti: Editura didactica i pedagogica, 1971; 37. 38. ROSCA, D.; VARZARU, M. Craiova: Certi, 1994; RUSU, Costache; VOICU, Monica. ABC-UL managerului, Iasi: Gh. Asachi, 1993;

39. 40. 41. 42.

SITTERLEI, Connie. Femeia manager, Bucure ti: Codex, 1993; SOCOBEANU, Iordana. Manual de secretariat, Bucure ti: Eficient, 2002 STANCU, Serb. Rela ii publice i comunicare, Bucure ti: Teora, 2001; STANTON, Niki. Comunicarea, Ia i: Societatea tiin a i Tehnica, 1997;

43. STEUEART, R.; MORAN, B. Management pentru biblioteci i centre de informare, Bucure ti: ABBPR. 1998; 44. SURCEL, Traian; SOFRONIE, Gheorghe; PREDA, Stefan. Word perfect pentru secretariat i coresponden a de afaceri, Bucure ti: Calipso 2000, 1995; 45. SINCAI, Ana. Informa ie i comunicare: Informarea documentara o disciplina n expansiune, Pite ti, 2002; 46. TABARCEA, Petrea; GHIAUR, Gheorghe. Tehnologii noi de telecomunica ii, Bucure ti: Editura tiin ific , 1991; 47. TAYLOR, Judith. Succesfull tehnique how to improve your organiza ion s image, London: Kogan page, 1994; 48. UDROIU, Neagu. Gutenberg sau Marconi ?: Momente din evolutia comunicatiilor de masa, Bucure ti: Albatros, 1981; 49. VEDINAS, Virginia. Elemente de protocol, Bucure ti: Lumina Lex, 2000;

50. VIVIEN, Georges; ARNE, Veronique. Secretara perfect , Bucure ti: Sigma Primex, 1995;

ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. Adina Berciu-Dr ghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti Prof. Maria Petre Arhivele Na ionale Istorice Centrale Bucure ti

Arhivistica este disciplina care are domenii de investiga ie izvoarele scrise pe supor i friabili (u ori deteriorabili) i pe baza c rora se efectueaz cercet ri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solu iilor optime de selec ionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Al turi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informa iile, datele cuprinse n documente, n publica ii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic , de reg sire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care con in informa ii tiin ifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar . Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevere te (sau se preconizeaz ) un fapt, se confer un drept sau se recunoa te o obliga ie. Potrivit normelor interna ionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informa ie sau o informa ie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informa ii, nregistrarea lor, suportul. No iunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accep iune foarte larg . Astfel n Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistr rilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoa terea istoric [1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tip rit, inscrip ie sau orice alt m rturie care serve te la cunoa terea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de con inut i n eles de sine st t tor. Legea Arhivelor din 1996 men ioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Na ional al Romniei se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, afi e, chem ri, planuri, schite, har i, pelicule cinematografice i alte asemenea m rturii precum i nregistr ri foto, video, audio i informa ia cu valoare istoric , realizate n ar sau de c tre creatori romani n str in tate[2]. Arhivele ar fi, a adar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informa iei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive na ionale, departamentale (jude ene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec ii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organiza ii sau de persoanele fizice care au ndeplinit func ii sau misiuni de r spundere n stat sau au avut un rol deosebit n via a politic , social , economic , tiin ific , cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoa tere a istoriei patriei, a dezvolt rii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]. In actuala Lege a Arhivelor Na ionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de c tre organele de stat, organiza iile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de c tre persoanele fizice[4].

Colec ia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a c ror adunare laolalt s-a f cut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organiza ie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularit i externe, lingvistic) f r a se ine cont de provenien a lor[5]. Colec ia are mai mul i creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asem n toare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selec ionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administra iei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare: A. B. C. D. Dup de inerea arhivelor: arhive de inute de organiza iile creatoare de arhiv ; arhive ale Arhivelor Na ionale; arhive de inute de alte organiza ii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur ); arhive de depozit; arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social : arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija p str rii lui revenea celui c ruia i era destinat i care beneficia de con inutul lui);

E.

arhiva la emitent (grija p str rii actului revine celui care l creeaz ); arhiva de registru (de pe actele emise se f cea o copie pentru o mai bun ordine i eviden ); copierea se f cea n registru; arhiva de registru (se mai nume te i arhiva de secretariat sau administrativ ). Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de institu iile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, prim rii, consilii populare;

arhive judec tore ti sau judiciare, create de institu ii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, cur i cu juri etc.; arhive poli iene ti provin de la institu iile de la perioada modern care aveau n sarcin men inerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la institu ii care au avut atribu ii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comer ului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiin area oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de R zboi, Marele Stat Major; arhive sanitare apar in unor institu ii create la sfr itul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, m suri de prevenire, epidemii; arhive sociale ale unor organiza ii pe ramuri de produc ie, constituite cu scopul de a- i p stra interesele lor, de a-i organiza pentru ob inerea de privilegii (bresle i corpora ii); arhive culturale create de institu ii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; arhive de nv mnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng m n stiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nv mntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universit i; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn ast zi, cu documentele cele mai vechi;

arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate con tient de c tre o persoan ;

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destina ia lor s-au p strat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent , exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, m tase, metal, papirus (material sub form de foi , prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris ob inut din prelucrarea pieilor unor animale), scoar a de copac. G. Dup modul de percepere de c tre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste defini ii i explica ii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturba ii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea l rgi accesul la cercetarea arhivelor istorice na ionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hot rrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transform rile produse n sistemul institu ional, apari ia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Na ionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Pre edintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz de c tre Arhivele Na ionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unit ilor creatoare i de in toare de documente la revin o serie de obliga ii privind eviden a, selec ionarea, p strarea, folosirea i depunerea la Arhivele Na ionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional. Acestea constituie cerin ele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor unit i, dovad c legiuitorul recunoa te importan a i rolul arhivelor n stat.

Urm rind organizarea i desf urarea activit ii arhivistice la nivel na ional, n mod unitar, Arhivele Na ionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruc iuni privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente. Aceste instruc iuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispozi iile cuprinse n Legea Arhivelor Na ionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruc iunilor cuprinde n 7 articole dispozi ii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protec ia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Na ionale; obliga iile de in torilor i creatorilor de arhiv n nfiin area compartimentelor de arhiv , conform complexit ii i cantit ii de arhiv precum i structura i competen a compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unit ilor creatoare i de in toare de arhiv , cu avizul de specialitate al Arhivelor Na ionale; atribu iile personalului compartimentului de arhiv i obliga ia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale, nfiin area, reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite n activitatea institu iilor cu implica ii asupra compartimentului de arhiv ; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obliga iile creatorilor i de in torilor de documente ncepnd de la eviden a, inventarierea, selec ionarea, p strarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Na ionale i r spunderile i sanc iunile ce se aplic n cazul nerespect rii acestor obliga ii. Eviden a documentelor Legisla ia arhivistic prevede obliga ia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ie ite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general , ntr-un singur registru de intrare-ie ire sau n mai multe (atunci cnd institu ia creeaz un num r unic de documente), f r ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existen a oficial a acestora i reprezint actul de na tere al fiec rui document i de corectitudinea nregistr rii depinde, n mare m sur , asigurarea p str rii lor. Num rul mare i diversitatea documentelor care intr organizarea precis a circuitului lor. i ies de la un creator necesit

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un num r mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc , la registratura general nscriindu-se num rul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiec rui an. n registrul de intrare-ie ire se vor preciza urm toarele elemente: num rul de nregistrare; data nregistr rii; num rul i data documentului date de emitent; num rul

filelor documentului; num rul anexelor; emitentul; con inutul documentului pe scurt; compartimentul c ruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolv rii; destinatarul; num rul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceea i problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiec rui document conexat se trece n rubrica corespunz toare, num rul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele ini iale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca r spuns, acestea vor primi num rul de nregistrare al documentului la care se r spunde. Gruparea documentelor n dosare Opera iunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup con inut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legisla ia arhivistic stabile te c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima opera ie n cadrul form rii dosarului const n a ezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferi i coresponden i, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de r spuns (dac au necesitat r spuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se a ezarea documentelor n ordinea descresc toare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a form rii dosarului n care evolueaz , concomitent cu cea de rezolvare a lucr rilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discern mnt, repartizndu-se la aceea i map numai documentele care se refer la aceea i problem i cu acela i termen de p strare, pe baza unor indicatori prestabili i, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o institu ie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocme te de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc , categorii de documente grupate pe probleme n termene de p strare. El este un element analitic i serve te att la registratur , n vederea repartiz rii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, c ci dosarul nu cap t aceast accep iune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat.

Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asem n tor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiin area Arhivelor Statului. Primele instruc iuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceea i baz . Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intr rii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legisla ia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existen a i aplicarea lui corect depinznd toate activit ile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de p strare, constituirea unit ilor arhivistice, inventarierea lor, selec ionarea, valorificarea informa iilor documentare etc. O arhiv f r nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a c rui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acela i timp, operativ.[11] Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desf urate, structura schemei de organizare a creatorului unit ii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de p strare. El se ntocme te de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12] n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc , n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc cu litere majuscule. i se numeroteaz

n rubrica a treia se trece, n rezumat, con inutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc . n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman , litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca p r i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau mici compartimente de munc .

La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ie ire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de p strare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importan a practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan a tiin ific a informa iilor pe care le con in documentele. n dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se p streaz temporar, cifra care reprezint num rul anilor ct se p streaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c , n anumite conjuncturi, informa iile documentelor pot avea importan tiin ific , lng termenul de p strare temporar se men ioneaz C.S. (comisie de selec ionare). La expirarea termenului de p strare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selec ionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau re inute permanent. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea i problem , cu acela i termen de p strare. n cazul acelora i genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de p strare diferite (planuri, d ri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de p strare. Astfel, documentele cu valoare permanent , care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se p streaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se p streaz ntr-un dosar separat cu men iunea cpii, c ruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruc iunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se p streaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribu ii, dar ele se vor reg si n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semn turile, aprob rile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleia i probleme se creeaz documente cu termene de p strare diferen iate, n raport cu importan a informa iilor pe care le nsumeaz , se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documenta iile corespunz toare, planurile periodice, situa iile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de p strare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n a a fel nct nici o categorie de documente s nu r mn pe dinafar , ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncerc ri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualit ii documentelor i imposibilitatea nominaliz rii i reg sirii lor.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimb ri n structura creatorului de documente. Adic se nfiin eaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu

dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prev zute ini ial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganiz ri, restructur ri de compartimente, schimb ri de atribu ii etc, se ntocme te un nomenclator nou. De men ionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informa iile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup acelea i reguli dar se p streaz separat, pe termene de p strare. Dup expirarea termenului de p strare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14] Legisla ia arhivistic stabile te responsabilitatea alc tuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiec rui compartiment r spunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz , n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unit ii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Na ionale, i al nivel local de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplic rii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea coresponden ei c tre compartimente precum i pentru men ionarea n registrul de intrare-ie ire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul s u s-a desprins din termenul de acta. Primele instruc iuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz , n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic , dup data primirii, urmat de conceptul de r spuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul leg toriei de c r i. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabile te i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu dep easc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfr itul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur , potrivit c ruia actele dintr-un an au fost p strate n strict ordine cronologic , dup num rul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al num rului de baz , adic de grupare a actelor referitoare la aceea i chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acela i fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranzi ie ntre sistemul cronologic de p strare a actelor i

cel al dosarelor i preg tesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15] Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv , n al doilea an de la constituire. n vederea pred rii dosarelor se efectueaz o serie de opera iuni. Prima opera iune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folose te ordinea cronologic , actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei opera ii o aten ie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemn ri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au leg tur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate gre it, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nl turate cu avizul comisiilor de selec ionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apar in. nscrierea acestor elemente este necesar , ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integrit ii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este opera iunea de luare n eviden a unit ilor arhivistice, n urma c reia rezult inventarul fondului sau colec iei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fi e. Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spa iu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majorit ii creatorilor de arhiv . Prin metoda indirect , inventarierea se execut pe baza fi elor. Aceast metod permite nl turarea eventualelor gre eli n redactarea con inutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fi ele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fi ier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16] Legisla ia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela i termen de p strare, create n cursul unui an, de c tre un compartiment de munc . Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de p strare sunt prev zute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un num r direct, distinct.

Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar r mne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv . Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc , se trec n inventarul anului respectiv, cu men ionarea nepred rii lor, n felul acesta se nl tur pericolul r t cirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect . n momentul pred rii lor ulterioare, n inventare se va men iona acest lucru. Rubrica Con inutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden , sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele con inute i perioada la care se refer . Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din con inutul dosarului. Dup el este men ionat emitentul cu denumirea complet , apoi destinatarul tot cu denumirea complet . Problema sau problemele con inute n dosar constituie esen a lui i se va reproduce ct mai exact. nl turarea neesen ialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la reg sirea rapid a informa iilor. Dosarele care cuprind acte din mai mul i ani se vor inventaria la anul de nceput, men ionndu-se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informa iile existente n arhiv , determin eficien a maxim a reg sirii informa iilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem , ci include o diversitate de probleme conexe. Informa ia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputin a de a reda diversitatea de probleme n con inutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obliga ia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei program ri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordan a ntre con inutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constat rii unor neconcordan e, ele se aduc la cuno tin a compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Eviden a dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent , conform modelului prev zut la anexa 4 din Legisla ia arhivistic .[20] Dac compartimentul de arhiv p streaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Prelu ri se trec, n ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un num r de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz : Num rul de ordine al inventarului

Data prelu rii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Num rul dosarelor l sate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ie iri se trec: Data ie irii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, num rul i data actului pr baza c ruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ie ite

Scoaterea dosarelor din eviden a arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, n urma selec ion rii, transferului c tre alt unitate de in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.[21] Articolul 28 din Legisla ia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte, dup caz: Proces-verbal de selec ionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deterior rii complete sau par iale a documentelor sau a lipsei acestora Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selec ionare, aprobat de conducerea unit ii creatoare sau de in toare i confirmat de Arhivele Na ionale.

Selec ionarea documentelor Selec ionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan , ntruct n cadrul ei se apreciaz importan a documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hot r te p strarea sau eliminarea lor definitiv , angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv . Selec ionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric , n vederea pred rii lor la Arhivele Na ionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de p strare ocup an de an spa ii de depozitare i solicit nsemnate fonduri b ne ti pentru conservarea i eviden a lor. Termenele de p strare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiin ific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un num r de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribu iei .a).[24] Legisla ia arhivistic prevede c n cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documente s func ioneze cte o comisie de selec ionare numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit ii respective. Ea este compus din pre edinte, secretar i un num r impar de membri, numi i din rndul speciali tilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv . eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec ionare.[25] Membrii comisiei de selec ionare trebuie s fie numi i din rndul speciali tilor cu experien care prin preg tirea, discern mntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n m sur s hot rasc asupra importan ei informa iilor cuprinse n documente. Efectuarea n bune condi ii a selec ion rii documentelor este determinat de preg tirea i experien a celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se p streaz permanent sun suficient de cuprinz toare, concludente n ce prive te rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selec ionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de p strare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informa iilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompeten a pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selec ionare se ntrune te anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de p strare expirate. O aten ie

deosebit va fi dat dosarelor care au men iunea C.S. (comisa de selec ionare). Dac comisia constat gre eli de ncadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile te ca unele dintre acestea s fie p strate permanent, ele se trec n inventarele corespunz toare termenului lor de p strare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucr rilor, comisia ntocme te procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legisla ia arhivistic [27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unit ii. Sunt selec ionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte unit i i p strate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec ionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unit ii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selec ionarea (cte un exemplar) se nainteaz , cu adres nregistrat , pentru confirmare, la Arhivele Na ionale, n cazul unit ilor centrale, sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul unit ilor locale.[28] Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene pot hot r p strarea permanent a unor dosare, chiar dac , potrivit nomenclatorului, acestea au termene de p strare temporar . Este evitat astfel pierderea unor informa ii importante. Documentele supuse selec ion rii se p streaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na ionale, n vederea confirm rii lucr rii de selec ionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confec ionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea d rii lor n folosin , ntr-un registru.[29] Selec ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec ionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nso it de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Na ionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi men ionat data prelu rii i denumirea organiza iei (sau numele persoanei) de la care sa preluat matricea, materialul din care este confec ionat placa metalic (aur, argint, o el etc) ct i suportul (filde , lemn, ebonit etc), forma (rotund , p trat , triunghiular ), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg , textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn , ntre paranteze) i anul confec ion rii. Selec ionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de preg tire n vederea intr rii lui n Arhivele Na ionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului c ruia i se ncredin eaz lucrarea spre avizare s -i determine pe membrii comisiei de selec ionare s judece documentele nu att de pe pozi ii administrative, ct de pe pozi ia cercet torului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocup rile genera iei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32] Ordonarea, inventarierea i selec ionarea documentelor secrete de stat

Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prev d la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz , manipuleaz , studiaz i p streaz potrivit actelor normative n vigoare privind ap rarea secretului de stat.[33] Conform acelora i instruc iuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informa ii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa ii, grafice, schi e, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componen a dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urm tor cre rii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv , pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. P strarea i selec ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acela i mod ca la documentele nesecrete. Documentele secret de stat care i p streaz acest caracter i dup expirarea termenului de p strare prev zut n nomenclator se selec ioneaz la compartimentul special de o comisie de selec ionare compus din persoane care au acces la date, informa ii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercet rile tiin ifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inven iile i inova iile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast opera iune este l sat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urm rii cu aten ie a declasific rii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar- tiin ific .[34] Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare n situa ia n care num rul creatorilor de arhiv este n continu cre tere, datorit dezvolt rii economiei de pia , iar la vechii creatori munca de arhiv a fost l sat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispari ia unui num r important de institu ii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se g se te arhiva neprelucrat . Instruc iunile privind activitatea de arhiv la de in torii de documente prev d la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare. Astfel de in torii arhivelor prelucrate sunt obliga i s determine apartenen a la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezolu ia sau notele tergale i con inutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc , iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe

probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai mul i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, f r a se lua n considera ie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu num rul 1, pe fiecare an.[35] n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de p strare, apoi comisia de selec ionare cerceteaz dosarele pozi ie cu pozi ie, stabilind unit ile arhivistice care se elimin i cele care se re in, prezentnd importan a tiin ific i practic . n procesul ordon rii documentelor f r eviden , se separ documentele de acela i fel, cu termene de p strare 1-5 ani (boniere, chitan iere, fi e de pontaj, condici de prezen ), n vederea elimin rii lor globale, cu ocazia selec ion rii, la expirarea termenului de p strare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: num rul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau unit i arhivistice), pozi ia n nomenclator i termenul de p strare.[36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare f cut cu profesionalism i sim de r spundere va aduce n circuitul cercet rii tiin ifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn. Folosirea documentelor Bog ia de informa ii cuprins n depozitele de arhiv a diver ilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Na ional poate fi folosit pentru cercetarea tiin ific ; rezolvarea unor lucr ri administrative, inform ri, document ri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Na ionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de c tre cet enii romni i str ini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de in toare. Legea stabile te c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37] Articolul 44 din Instruc iunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i de in torii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le de in, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc , studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic , iar referatul pe baza c ruia

se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a f cut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unit ilor arhivistice cercetate (anul i num rul din inventar). Dac , la cererea peti ionarului sau din dispozi ia conducerii unit ii creatoare sau de in toare, recercetndu-se documentele, se g sesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, men ionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea num rului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, men ionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt num r de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situa ie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoa te unitatea de in toare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei unit i, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, ters turi sau complet ri printre rnduri, r spunderea asupra exactit ii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului s u legal sau se expediaz prin po t . Dac n dosarul n care s-a f cut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semn tur , re inndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru reg sirea facil a informa iilor, eviden a cererilor se va ine pe baz de fi e ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fi a va cuprinde numele i prenumele solicitantului, num rul i data nregistr rii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i reg sire a cererilor i actelor eliberate.[39] Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu num rul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas ; apoi rubrica unde se noteaz cota unit ii arhivistice, a a cum este ea trecut pe copert ; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i func ia ndeplinit n institu ia de in toare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unit ii arhivistice i semn tura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unit ii arhivistice i semn tura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observa ii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fi a de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fi a de control va fi anulat . Ea cuprinde: denumirea fondului (colec iei) din care face parte dosarul scos

pentru cercetare, denumirea compartimentului, num rul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste opera iuni sunt respectate ntocmai, situa ia fiec rei unit i arhivistice dintrun depozit este foarte u or de reg sit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fi ei de control. n acela i timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unit ii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cuno tin e de ordonare, inventariere i selec ionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv . Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purt toare de informa ie tehnic sau produse ale ac iunii de nregistrare tehnic pe supor i magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informa iilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ie irea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie ire, fie pe calculator, ntr-un fi ier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntro registratur general , ori pe compartimente, cu condi ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor n circula ia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntrun grupaj sau temei pentru crearea unei unit i arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de p strare). Unit ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a acelea i ca i pentru arhiva general . Intr rile i ie irile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale: Principiul unit ii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, institu ie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selec ionate de o institu ie, familie sau persoan fizic (colec ie) trebuie s se p streze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respect rii fa de creator presupune respectarea succesiunii unit ilor arhivistice n fond sau colec ie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunit ilor locale presupune p strarea fondurilor i colec iilor arhivistice din zona geografic n care au fost create.

Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supor i diferite naturi i care impun condi ii de p strare specifice (principiul priorit ii conserv rii), este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi ie arhivistic (principiul compatibilit ii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot ap rea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colec ii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustra ii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selec iona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe unit i arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat , ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic ( i n cadrul lui cronologic). Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i colec iilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46] P strarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin p strarea documentelor sau p strarea arhivei se n elege preocuparea pentru asigurarea existen ei i integrit ii documentelor, dar i procesul de prelungire a vie ii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de m suri tehnice i organizatorice.[47] Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i prin legisla ia arhivistic s p streze documentele n condi ii corespunz toare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii sau comercializ rii lor. Documentele de arhiv se p streaz n depozite construite special sau n nc peri amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, varia iilor de temperatur i umiditate, surselor de infec ie, pericolului de foc, inunda ii sau infiltra ii de ap . Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i f r emana ii. Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protec ie (cutii, containere), ale spa iului de construc ie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacu ri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie a ezate perpendicular pe sursa de lumin natural , iar iluminatul artificial s urm reasc culoarul dintre rafturi. ntre pere i i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spa iu liber de 0,70,8 m. l ime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu c rucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n a a fel nct s fie evitat deteriorarea.

Documentele se p streaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se a eaz n rafturi pe man eta de ndosariere sau pe man eta inferioar . Dac creatorul de ine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care con in material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umidit i relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se m soar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instala ii de climatizare. Se vor asigura cur enia i ordinea interioar prin despr fuire, cur ire mecanic , dezinsec ie i deratizare, ultimele dou opera iuni, cel pu in odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, re ourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntrerup toarelor defecte. Depozitele vor fi prev zute cu sting toare portabile cu nc rc tur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instala ii de stingere automat a incendiilor. Orice situa ie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Na ionale sau direc iilor jude ene. n depozitele de arhiv , dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de p strare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de p strare. Pe rafturi, dosarele se a eaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poli ele se numeroteaz .[48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt men ionate fondurile, rafturile, poli ele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale Institu iile creatoare i de in toare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional se depun la Arhivele Na ionale pentru p strarea permanent astfel: lor; Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil , dup 100 de ani de la ntocmirea lor; Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea

Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i de in torii de documente le pot de ine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desf ur rii activit ii, pe baza aprob rii Arhivelor Na ionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le de in, al Arhivele Na ionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Na ionale, urm toarele institu ii: Ministerul Ap r rii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz , alte organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, Academia Romn .[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiin eaz f r ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocme te un proces-verbal n prezen a reprezentatului Arhivelor Na ionale, n care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin at i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Na ionale. Documentele cu valoare tiin ific vor fi preluate de Arhivele Na ionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i de in tori de c tre Arhivele Na ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit ile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocme te i se nregistreaz la unitatea creatoare sau de in toare, num rul lui fiind trecut n registrul de eviden curent , n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Na ionale. Un exemplar r mne la unitatea creatoare sau de in toare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Na ionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional sunt bunuri de interes na ional, c rora statul le acord protec ie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integrit ii lor sau nu iau m suri privind eviden a, selec ionarea i p strarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional constituie infrac iuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraven iilor i aplicarea sanc iunilor se fac de mputernici ii Arhivelor Na ionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se face n termen de 15 zile de la primirea comunic rii, la judec toria n a c rei raz teritorial a fost s vr it contraven ia. Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, elaborate n spiritul noii legisla ii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucr torilor

din sectorul registratur -arhiv , iar formarea, perfec ionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Na ional de Perfec ionarea Arhivistic asigur desf urarea ntregii activit i arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri. ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. Adina Berciu-Dr ghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti Prof. Maria Petre Arhivele Na ionale Istorice Centrale Bucure ti Arhivistica este disciplina care are domenii de investiga ie izvoarele scrise pe supor i friabili (u ori deteriorabili) i pe baza c rora se efectueaz cercet ri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solu iilor optime de selec ionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Al turi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informa iile, datele cuprinse n documente, n publica ii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic , de reg sire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care con in informa ii tiin ifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar . Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevere te (sau se preconizeaz ) un fapt, se confer un drept sau se recunoa te o obliga ie. Potrivit normelor interna ionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informa ie sau o informa ie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informa ii, nregistrarea lor, suportul. No iunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accep iune foarte larg . Astfel n Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistr rilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoa terea istoric [1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tip rit, inscrip ie sau orice alt m rturie care serve te la cunoa terea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de con inut i n eles de sine st t tor. Legea Arhivelor din 1996 men ioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Na ional al Romniei se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, afi e, chem ri, planuri, schite, har i, pelicule cinematografice i

alte asemenea m rturii precum i nregistr ri foto, video, audio i informa ia cu valoare istoric , realizate n ar sau de c tre creatori romani n str in tate[2]. Arhivele ar fi, a adar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informa iei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive na ionale, departamentale (jude ene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec ii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organiza ii sau de persoanele fizice care au ndeplinit func ii sau misiuni de r spundere n stat sau au avut un rol deosebit n via a politic , social , economic , tiin ific , cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoa tere a istoriei patriei, a dezvolt rii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]. In actuala Lege a Arhivelor Na ionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de c tre organele de stat, organiza iile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de c tre persoanele fizice[4]. Colec ia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a c ror adunare laolalt s-a f cut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organiza ie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularit i externe, lingvistic) f r a se ine cont de provenien a lor[5]. Colec ia are mai mul i creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asem n toare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selec ionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administra iei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare: A. B. Dup de inerea arhivelor: arhive de inute de organiza iile creatoare de arhiv ; arhive ale Arhivelor Na ionale; arhive de inute de alte organiza ii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur );

C. D.

arhive de depozit; arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social : arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija p str rii lui revenea celui c ruia i era destinat i care beneficia de con inutul lui); E. arhiva la emitent (grija p str rii actului revine celui care l creeaz ); arhiva de registru (de pe actele emise se f cea o copie pentru o mai bun ordine i eviden ); copierea se f cea n registru; arhiva de registru (se mai nume te i arhiva de secretariat sau administrativ ). Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de institu iile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, prim rii, consilii populare;

arhive judec tore ti sau judiciare, create de institu ii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, cur i cu juri etc.; arhive poli iene ti provin de la institu iile de la perioada modern care aveau n sarcin men inerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la institu ii care au avut atribu ii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comer ului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiin area oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de R zboi, Marele Stat Major;

arhive sanitare apar in unor institu ii create la sfr itul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, m suri de prevenire, epidemii; arhive sociale ale unor organiza ii pe ramuri de produc ie, constituite cu scopul de a- i p stra interesele lor, de a-i organiza pentru ob inerea de privilegii (bresle i corpora ii); arhive culturale create de institu ii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; arhive de nv mnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng m n stiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nv mntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universit i; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn ast zi, cu documentele cele mai vechi; arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate con tient de c tre o persoan ;

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destina ia lor s-au p strat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent , exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, m tase, metal, papirus (material sub form de foi , prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris ob inut din prelucrarea pieilor unor animale), scoar a de copac. G. Dup modul de percepere de c tre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste defini ii i explica ii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturba ii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea l rgi accesul la

cercetarea arhivelor istorice na ionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hot rrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transform rile produse n sistemul institu ional, apari ia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Na ionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Pre edintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz de c tre Arhivele Na ionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unit ilor creatoare i de in toare de documente la revin o serie de obliga ii privind eviden a, selec ionarea, p strarea, folosirea i depunerea la Arhivele Na ionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional. Acestea constituie cerin ele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor unit i, dovad c legiuitorul recunoa te importan a i rolul arhivelor n stat. Urm rind organizarea i desf urarea activit ii arhivistice la nivel na ional, n mod unitar, Arhivele Na ionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruc iuni privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente. Aceste instruc iuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispozi iile cuprinse n Legea Arhivelor Na ionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruc iunilor cuprinde n 7 articole dispozi ii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protec ia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Na ionale; obliga iile de in torilor i creatorilor de arhiv n nfiin area compartimentelor de arhiv , conform complexit ii i cantit ii de arhiv precum i structura i competen a compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unit ilor creatoare i de in toare de arhiv , cu avizul de specialitate al Arhivelor Na ionale; atribu iile personalului compartimentului de arhiv i obliga ia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale, nfiin area, reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite n activitatea institu iilor cu implica ii asupra compartimentului de arhiv ; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obliga iile creatorilor i de in torilor de documente ncepnd de la eviden a, inventarierea, selec ionarea, p strarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Na ionale i r spunderile i sanc iunile ce se aplic n cazul nerespect rii acestor obliga ii. Eviden a documentelor Legisla ia arhivistic prevede obliga ia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ie ite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general , ntr-un singur registru de intrare-ie ire sau n mai multe (atunci cnd institu ia creeaz un num r unic de documente), f r ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete.

nregistrarea documentelor marcheaz existen a oficial a acestora i reprezint actul de na tere al fiec rui document i de corectitudinea nregistr rii depinde, n mare m sur , asigurarea p str rii lor. Num rul mare i diversitatea documentelor care intr organizarea precis a circuitului lor. i ies de la un creator necesit

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un num r mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc , la registratura general nscriindu-se num rul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiec rui an. n registrul de intrare-ie ire se vor preciza urm toarele elemente: num rul de nregistrare; data nregistr rii; num rul i data documentului date de emitent; num rul filelor documentului; num rul anexelor; emitentul; con inutul documentului pe scurt; compartimentul c ruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolv rii; destinatarul; num rul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceea i problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiec rui document conexat se trece n rubrica corespunz toare, num rul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele ini iale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca r spuns, acestea vor primi num rul de nregistrare al documentului la care se r spunde. Gruparea documentelor n dosare Opera iunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup con inut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legisla ia arhivistic stabile te c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima opera ie n cadrul form rii dosarului const n a ezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferi i coresponden i, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de r spuns (dac au necesitat r spuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se a ezarea documentelor n ordinea descresc toare a numerelor de

nregistrare. Aceasta este prima faz a form rii dosarului n care evolueaz , concomitent cu cea de rezolvare a lucr rilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discern mnt, repartizndu-se la aceea i map numai documentele care se refer la aceea i problem i cu acela i termen de p strare, pe baza unor indicatori prestabili i, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o institu ie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocme te de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc , categorii de documente grupate pe probleme n termene de p strare. El este un element analitic i serve te att la registratur , n vederea repartiz rii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, c ci dosarul nu cap t aceast accep iune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asem n tor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiin area Arhivelor Statului. Primele instruc iuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceea i baz . Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intr rii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legisla ia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existen a i aplicarea lui corect depinznd toate activit ile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de p strare, constituirea unit ilor arhivistice, inventarierea lor, selec ionarea, valorificarea informa iilor documentare etc. O arhiv f r nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a c rui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acela i timp, operativ.[11] Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desf urate, structura schemei de organizare a creatorului unit ii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de p strare. El se ntocme te de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12] n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc , n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane.

n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc cu litere majuscule.

i se numeroteaz

n rubrica a treia se trece, n rezumat, con inutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc . n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman , litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca p r i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau mici compartimente de munc . La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ie ire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de p strare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importan a practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan a tiin ific a informa iilor pe care le con in documentele. n dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se p streaz temporar, cifra care reprezint num rul anilor ct se p streaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c , n anumite conjuncturi, informa iile documentelor pot avea importan tiin ific , lng termenul de p strare temporar se men ioneaz C.S. (comisie de selec ionare). La expirarea termenului de p strare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selec ionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau re inute permanent. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea i problem , cu acela i termen de p strare. n cazul acelora i genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de p strare diferite (planuri, d ri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de p strare. Astfel, documentele cu valoare permanent , care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se p streaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se p streaz ntr-un dosar separat cu men iunea cpii, c ruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruc iunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se p streaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribu ii, dar ele se vor reg si n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semn turile, aprob rile i avizele respective.

Atunci cnd n cadrul aceleia i probleme se creeaz documente cu termene de p strare diferen iate, n raport cu importan a informa iilor pe care le nsumeaz , se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documenta iile corespunz toare, planurile periodice, situa iile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de p strare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n a a fel nct nici o categorie de documente s nu r mn pe dinafar , ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncerc ri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualit ii documentelor i imposibilitatea nominaliz rii i reg sirii lor.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimb ri n structura creatorului de documente. Adic se nfiin eaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prev zute ini ial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganiz ri, restructur ri de compartimente, schimb ri de atribu ii etc, se ntocme te un nomenclator nou. De men ionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informa iile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup acelea i reguli dar se p streaz separat, pe termene de p strare. Dup expirarea termenului de p strare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14] Legisla ia arhivistic stabile te responsabilitatea alc tuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiec rui compartiment r spunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz , n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unit ii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Na ionale, i al nivel local de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplic rii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea coresponden ei c tre compartimente precum i pentru men ionarea n registrul de intrare-ie ire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul s u s-a desprins din termenul de acta. Primele instruc iuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau

obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz , n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic , dup data primirii, urmat de conceptul de r spuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul leg toriei de c r i. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabile te i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu dep easc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfr itul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur , potrivit c ruia actele dintr-un an au fost p strate n strict ordine cronologic , dup num rul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al num rului de baz , adic de grupare a actelor referitoare la aceea i chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acela i fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranzi ie ntre sistemul cronologic de p strare a actelor i cel al dosarelor i preg tesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15] Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv , n al doilea an de la constituire. n vederea pred rii dosarelor se efectueaz o serie de opera iuni. Prima opera iune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folose te ordinea cronologic , actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei opera ii o aten ie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemn ri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au leg tur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate gre it, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nl turate cu avizul comisiilor de selec ionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apar in. nscrierea acestor elemente este necesar , ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integrit ii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este opera iunea de luare n eviden a unit ilor arhivistice, n urma c reia rezult inventarul fondului sau colec iei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fi e. Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de

inconveniente: necesit spa iu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majorit ii creatorilor de arhiv . Prin metoda indirect , inventarierea se execut pe baza fi elor. Aceast metod permite nl turarea eventualelor gre eli n redactarea con inutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fi ele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fi ier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16] Legisla ia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela i termen de p strare, create n cursul unui an, de c tre un compartiment de munc . Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de p strare sunt prev zute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un num r direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar r mne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv . Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc , se trec n inventarul anului respectiv, cu men ionarea nepred rii lor, n felul acesta se nl tur pericolul r t cirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect . n momentul pred rii lor ulterioare, n inventare se va men iona acest lucru. Rubrica Con inutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden , sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele con inute i perioada la care se refer . Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din con inutul dosarului. Dup el este men ionat emitentul cu denumirea complet , apoi destinatarul tot cu denumirea complet . Problema sau problemele con inute n dosar constituie esen a lui i se va reproduce ct mai exact. nl turarea neesen ialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la reg sirea rapid a informa iilor. Dosarele care cuprind acte din mai mul i ani se vor inventaria la anul de nceput, men ionndu-se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informa iile existente n arhiv , determin eficien a maxim a reg sirii informa iilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem , ci include o diversitate de probleme conexe. Informa ia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputin a de a reda diversitatea de probleme n con inutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obliga ia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei program ri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordan a ntre con inutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constat rii unor neconcordan e, ele se

aduc la cuno tin a compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Eviden a dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent , conform modelului prev zut la anexa 4 din Legisla ia arhivistic .[20] Dac compartimentul de arhiv p streaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Prelu ri se trec, n ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un num r de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz : Num rul de ordine al inventarului Data prelu rii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Num rul dosarelor l sate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ie iri se trec: Data ie irii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, num rul i data actului pr baza c ruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ie ite

Scoaterea dosarelor din eviden a arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, n urma selec ion rii, transferului c tre alt unitate de in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.[21] Articolul 28 din Legisla ia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte, dup caz:

Proces-verbal de selec ionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deterior rii complete sau par iale a documentelor sau a lipsei acestora Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selec ionare, aprobat de conducerea unit ii creatoare sau de in toare i confirmat de Arhivele Na ionale.

Selec ionarea documentelor Selec ionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan , ntruct n cadrul ei se apreciaz importan a documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hot r te p strarea sau eliminarea lor definitiv , angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv . Selec ionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric , n vederea pred rii lor la Arhivele Na ionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de p strare ocup an de an spa ii de depozitare i solicit nsemnate fonduri b ne ti pentru conservarea i eviden a lor. Termenele de p strare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiin ific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un num r de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribu iei .a).[24] Legisla ia arhivistic prevede c n cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documente s func ioneze cte o comisie de selec ionare numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit ii respective. Ea este compus din pre edinte, secretar i un num r impar de membri, numi i din rndul speciali tilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv . eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec ionare.[25] Membrii comisiei de selec ionare trebuie s fie numi i din rndul speciali tilor cu experien care prin preg tirea, discern mntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n m sur s hot rasc asupra importan ei informa iilor cuprinse n documente.

Efectuarea n bune condi ii a selec ion rii documentelor este determinat de preg tirea i experien a celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se p streaz permanent sun suficient de cuprinz toare, concludente n ce prive te rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selec ionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de p strare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informa iilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompeten a pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selec ionare se ntrune te anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de p strare expirate. O aten ie deosebit va fi dat dosarelor care au men iunea C.S. (comisa de selec ionare). Dac comisia constat gre eli de ncadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile te ca unele dintre acestea s fie p strate permanent, ele se trec n inventarele corespunz toare termenului lor de p strare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucr rilor, comisia ntocme te procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legisla ia arhivistic [27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unit ii. Sunt selec ionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte unit i i p strate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec ionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unit ii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selec ionarea (cte un exemplar) se nainteaz , cu adres nregistrat , pentru confirmare, la Arhivele Na ionale, n cazul unit ilor centrale, sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul unit ilor locale.[28] Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene pot hot r p strarea permanent a unor dosare, chiar dac , potrivit nomenclatorului, acestea au termene de p strare temporar . Este evitat astfel pierderea unor informa ii importante. Documentele supuse selec ion rii se p streaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na ionale, n vederea confirm rii lucr rii de selec ionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confec ionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea d rii lor n folosin , ntr-un registru.[29] Selec ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec ionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nso it de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Na ionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi men ionat data prelu rii i denumirea organiza iei (sau numele persoanei) de la care sa preluat matricea, materialul din care este confec ionat placa metalic (aur, argint, o el etc) ct i suportul (filde , lemn, ebonit etc), forma (rotund , p trat , triunghiular ), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele

caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg , textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn , ntre paranteze) i anul confec ion rii. Selec ionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de preg tire n vederea intr rii lui n Arhivele Na ionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului c ruia i se ncredin eaz lucrarea spre avizare s -i determine pe membrii comisiei de selec ionare s judece documentele nu att de pe pozi ii administrative, ct de pe pozi ia cercet torului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocup rile genera iei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32] Ordonarea, inventarierea i selec ionarea documentelor secrete de stat Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prev d la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz , manipuleaz , studiaz i p streaz potrivit actelor normative n vigoare privind ap rarea secretului de stat.[33] Conform acelora i instruc iuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informa ii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa ii, grafice, schi e, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componen a dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urm tor cre rii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv , pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. P strarea i selec ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acela i mod ca la documentele nesecrete. Documentele secret de stat care i p streaz acest caracter i dup expirarea termenului de p strare prev zut n nomenclator se selec ioneaz la compartimentul special de o comisie de selec ionare compus din persoane care au acces la date, informa ii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercet rile tiin ifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inven iile i inova iile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast opera iune este l sat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urm rii cu aten ie a declasific rii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar- tiin ific .[34] Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare n situa ia n care num rul creatorilor de arhiv este n continu cre tere, datorit dezvolt rii economiei de pia , iar la vechii creatori munca de arhiv a fost l sat pe

ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispari ia unui num r important de institu ii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se g se te arhiva neprelucrat . Instruc iunile privind activitatea de arhiv la de in torii de documente prev d la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare. Astfel de in torii arhivelor prelucrate sunt obliga i s determine apartenen a la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezolu ia sau notele tergale i con inutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc , iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai mul i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, f r a se lua n considera ie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu num rul 1, pe fiecare an.[35] n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de p strare, apoi comisia de selec ionare cerceteaz dosarele pozi ie cu pozi ie, stabilind unit ile arhivistice care se elimin i cele care se re in, prezentnd importan a tiin ific i practic . n procesul ordon rii documentelor f r eviden , se separ documentele de acela i fel, cu termene de p strare 1-5 ani (boniere, chitan iere, fi e de pontaj, condici de prezen ), n vederea elimin rii lor globale, cu ocazia selec ion rii, la expirarea termenului de p strare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: num rul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau unit i arhivistice), pozi ia n nomenclator i termenul de p strare.[36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare f cut cu profesionalism i sim de r spundere va aduce n circuitul cercet rii tiin ifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn. Folosirea documentelor Bog ia de informa ii cuprins n depozitele de arhiv a diver ilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Na ional poate fi folosit pentru cercetarea tiin ific ; rezolvarea unor lucr ri administrative, inform ri, document ri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Na ionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de c tre cet enii

romni i str ini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de in toare. Legea stabile te c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37] Articolul 44 din Instruc iunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i de in torii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le de in, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc , studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic , iar referatul pe baza c ruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a f cut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unit ilor arhivistice cercetate (anul i num rul din inventar). Dac , la cererea peti ionarului sau din dispozi ia conducerii unit ii creatoare sau de in toare, recercetndu-se documentele, se g sesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, men ionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea num rului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, men ionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt num r de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situa ie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoa te unitatea de in toare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei unit i, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, ters turi sau complet ri printre rnduri, r spunderea asupra exactit ii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului s u legal sau se expediaz prin po t . Dac n dosarul n care s-a f cut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semn tur , re inndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru reg sirea facil a informa iilor, eviden a cererilor se va ine pe baz de fi e ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fi a va cuprinde numele i prenumele solicitantului, num rul i data nregistr rii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i reg sire a cererilor i actelor eliberate.[39] Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu num rul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului

i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas ; apoi rubrica unde se noteaz cota unit ii arhivistice, a a cum este ea trecut pe copert ; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i func ia ndeplinit n institu ia de in toare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unit ii arhivistice i semn tura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unit ii arhivistice i semn tura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observa ii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fi a de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fi a de control va fi anulat . Ea cuprinde: denumirea fondului (colec iei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, num rul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste opera iuni sunt respectate ntocmai, situa ia fiec rei unit i arhivistice dintrun depozit este foarte u or de reg sit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fi ei de control. n acela i timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unit ii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cuno tin e de ordonare, inventariere i selec ionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv . Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purt toare de informa ie tehnic sau produse ale ac iunii de nregistrare tehnic pe supor i magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informa iilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ie irea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie ire, fie pe calculator, ntr-un fi ier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntro registratur general , ori pe compartimente, cu condi ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor n circula ia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntrun grupaj sau temei pentru crearea unei unit i arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de p strare). Unit ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a acelea i ca i pentru arhiva general . Intr rile i ie irile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale:

Principiul unit ii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, institu ie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selec ionate de o institu ie, familie sau persoan fizic (colec ie) trebuie s se p streze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respect rii fa de creator presupune respectarea succesiunii unit ilor arhivistice n fond sau colec ie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunit ilor locale presupune p strarea fondurilor i colec iilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supor i diferite naturi i care impun condi ii de p strare specifice (principiul priorit ii conserv rii), este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi ie arhivistic (principiul compatibilit ii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot ap rea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colec ii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustra ii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selec iona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe unit i arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat , ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic ( i n cadrul lui cronologic). Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i colec iilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46] P strarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin p strarea documentelor sau p strarea arhivei se n elege preocuparea pentru asigurarea existen ei i integrit ii documentelor, dar i procesul de prelungire a vie ii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de m suri tehnice i organizatorice.[47] Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i prin legisla ia arhivistic s p streze documentele n condi ii corespunz toare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii sau comercializ rii lor. Documentele de arhiv se p streaz n depozite construite special sau n nc peri amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, varia iilor de temperatur i umiditate, surselor de infec ie, pericolului de foc, inunda ii sau infiltra ii de ap . Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile,

anticorozive i f r emana ii. Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protec ie (cutii, containere), ale spa iului de construc ie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacu ri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie a ezate perpendicular pe sursa de lumin natural , iar iluminatul artificial s urm reasc culoarul dintre rafturi. ntre pere i i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spa iu liber de 0,70,8 m. l ime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu c rucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n a a fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se p streaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se a eaz n rafturi pe man eta de ndosariere sau pe man eta inferioar . Dac creatorul de ine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care con in material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umidit i relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se m soar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instala ii de climatizare. Se vor asigura cur enia i ordinea interioar prin despr fuire, cur ire mecanic , dezinsec ie i deratizare, ultimele dou opera iuni, cel pu in odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, re ourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntrerup toarelor defecte. Depozitele vor fi prev zute cu sting toare portabile cu nc rc tur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instala ii de stingere automat a incendiilor. Orice situa ie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Na ionale sau direc iilor jude ene. n depozitele de arhiv , dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de p strare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de p strare. Pe rafturi, dosarele se a eaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poli ele se numeroteaz .[48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt men ionate fondurile, rafturile, poli ele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale

Institu iile creatoare i de in toare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional se depun la Arhivele Na ionale pentru p strarea permanent astfel: lor; Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil , dup 100 de ani de la ntocmirea lor; Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i de in torii de documente le pot de ine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desf ur rii activit ii, pe baza aprob rii Arhivelor Na ionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le de in, al Arhivele Na ionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Na ionale, urm toarele institu ii: Ministerul Ap r rii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz , alte organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, Academia Romn .[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiin eaz f r ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocme te un proces-verbal n prezen a reprezentatului Arhivelor Na ionale, n care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin at i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Na ionale. Documentele cu valoare tiin ific vor fi preluate de Arhivele Na ionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i de in tori de c tre Arhivele Na ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit ile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocme te i se nregistreaz la unitatea creatoare sau de in toare, num rul lui fiind trecut n registrul de eviden curent , n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Na ionale. Un exemplar r mne la unitatea creatoare sau de in toare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Na ionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional sunt bunuri de interes na ional, c rora statul le acord protec ie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii

integrit ii lor sau nu iau m suri privind eviden a, selec ionarea i p strarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional constituie infrac iuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraven iilor i aplicarea sanc iunilor se fac de mputernici ii Arhivelor Na ionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se face n termen de 15 zile de la primirea comunic rii, la judec toria n a c rei raz teritorial a fost s vr it contraven ia. Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, elaborate n spiritul noii legisla ii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucr torilor din sectorul registratur -arhiv , iar formarea, perfec ionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Na ional de Perfec ionarea Arhivistic asigur desf urarea ntregii activit i arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri. ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. Adina Berciu-Dr ghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucure ti Prof. Maria Petre Arhivele Na ionale Istorice Centrale Bucure ti Arhivistica este disciplina care are domenii de investiga ie izvoarele scrise pe supor i friabili (u ori deteriorabili) i pe baza c rora se efectueaz cercet ri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solu iilor optime de selec ionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Al turi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informa iile, datele cuprinse n documente, n publica ii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic , de reg sire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care con in informa ii tiin ifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar . Documentul este un act oficial sau particular prin care se adevere te (sau se preconizeaz ) un fapt, se confer un drept sau se recunoa te o obliga ie. Potrivit normelor interna ionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informa ie sau o informa ie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informa ii, nregistrarea lor, suportul.

No iunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accep iune foarte larg . Astfel n Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistr rilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoa terea istoric [1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tip rit, inscrip ie sau orice alt m rturie care serve te la cunoa terea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de con inut i n eles de sine st t tor. Legea Arhivelor din 1996 men ioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Na ional al Romniei se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, afi e, chem ri, planuri, schite, har i, pelicule cinematografice i alte asemenea m rturii precum i nregistr ri foto, video, audio i informa ia cu valoare istoric , realizate n ar sau de c tre creatori romani n str in tate[2]. Arhivele ar fi, a adar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informa iei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive na ionale, departamentale (jude ene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec ii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organiza ii sau de persoanele fizice care au ndeplinit func ii sau misiuni de r spundere n stat sau au avut un rol deosebit n via a politic , social , economic , tiin ific , cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoa tere a istoriei patriei, a dezvolt rii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]. In actuala Lege a Arhivelor Na ionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alc tuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de c tre organele de stat, organiza iile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de c tre persoanele fizice[4]. Colec ia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a c ror adunare laolalt s-a f cut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organiza ie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularit i externe, lingvistic) f r a se ine cont de provenien a lor[5]. Colec ia are mai mul i creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asem n toare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selec ionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administra iei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare: A. Dup de inerea arhivelor:

B. C. D.

arhive de inute de organiza iile creatoare de arhiv ; arhive ale Arhivelor Na ionale; arhive de inute de alte organiza ii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur ); arhive de depozit; arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social : arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija p str rii lui revenea celui c ruia i era destinat i care beneficia de con inutul lui); E. arhiva la emitent (grija p str rii actului revine celui care l creeaz ); arhiva de registru (de pe actele emise se f cea o copie pentru o mai bun ordine i eviden ); copierea se f cea n registru; arhiva de registru (se mai nume te i arhiva de secretariat sau administrativ ). Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de institu iile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, prim rii, consilii populare;

arhive judec tore ti sau judiciare, create de institu ii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, cur i cu juri etc.;

arhive poli iene ti provin de la institu iile de la perioada modern care aveau n sarcin men inerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la institu ii care au avut atribu ii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comer ului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiin area oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de R zboi, Marele Stat Major; arhive sanitare apar in unor institu ii create la sfr itul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, m suri de prevenire, epidemii; arhive sociale ale unor organiza ii pe ramuri de produc ie, constituite cu scopul de a- i p stra interesele lor, de a-i organiza pentru ob inerea de privilegii (bresle i corpora ii); arhive culturale create de institu ii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; arhive de nv mnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng m n stiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nv mntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universit i; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn ast zi, cu documentele cele mai vechi; arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate con tient de c tre o persoan ;

arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destina ia lor s-au p strat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent , exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, m tase, metal, papirus (material sub form de foi , prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris ob inut din prelucrarea pieilor unor animale), scoar a de copac. G. Dup modul de percepere de c tre om: arhive vizuale;

arhive sonore; arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste defini ii i explica ii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturba ii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea l rgi accesul la cercetarea arhivelor istorice na ionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hot rrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transform rile produse n sistemul institu ional, apari ia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Na ionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Pre edintele Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz de c tre Arhivele Na ionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unit ilor creatoare i de in toare de documente la revin o serie de obliga ii privind eviden a, selec ionarea, p strarea, folosirea i depunerea la Arhivele Na ionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional. Acestea constituie cerin ele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor unit i, dovad c legiuitorul recunoa te importan a i rolul arhivelor n stat. Urm rind organizarea i desf urarea activit ii arhivistice la nivel na ional, n mod unitar, Arhivele Na ionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruc iuni privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente. Aceste instruc iuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispozi iile cuprinse n Legea Arhivelor Na ionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruc iunilor cuprinde n 7 articole dispozi ii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protec ia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Na ionale; obliga iile de in torilor i creatorilor de arhiv n nfiin area compartimentelor de arhiv , conform complexit ii i cantit ii de arhiv precum i structura i competen a compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unit ilor creatoare i de in toare de arhiv , cu avizul de specialitate al Arhivelor Na ionale; atribu iile personalului compartimentului de arhiv i obliga ia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale, nfiin area, reorganizarea sau oricare alte modific ri survenite n activitatea institu iilor cu implica ii asupra compartimentului de arhiv ;

Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obliga iile creatorilor i de in torilor de documente ncepnd de la eviden a, inventarierea, selec ionarea, p strarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Na ionale i r spunderile i sanc iunile ce se aplic n cazul nerespect rii acestor obliga ii. Eviden a documentelor Legisla ia arhivistic prevede obliga ia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ie ite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general , ntr-un singur registru de intrare-ie ire sau n mai multe (atunci cnd institu ia creeaz un num r unic de documente), f r ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existen a oficial a acestora i reprezint actul de na tere al fiec rui document i de corectitudinea nregistr rii depinde, n mare m sur , asigurarea p str rii lor. Num rul mare i diversitatea documentelor care intr organizarea precis a circuitului lor. i ies de la un creator necesit

Atunci cnd creatorul de documente creeaz un num r mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc , la registratura general nscriindu-se num rul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiec rui an. n registrul de intrare-ie ire se vor preciza urm toarele elemente: num rul de nregistrare; data nregistr rii; num rul i data documentului date de emitent; num rul filelor documentului; num rul anexelor; emitentul; con inutul documentului pe scurt; compartimentul c ruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolv rii; destinatarul; num rul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceea i problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiec rui document conexat se trece n rubrica corespunz toare, num rul de nregistrare al documentului la care se face conexarea. Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele ini iale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca r spuns, acestea vor primi num rul de nregistrare al documentului la care se r spunde. Gruparea documentelor n dosare

Opera iunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup con inut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legisla ia arhivistic stabile te c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de p strare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima opera ie n cadrul form rii dosarului const n a ezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferi i coresponden i, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de r spuns (dac au necesitat r spuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se a ezarea documentelor n ordinea descresc toare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a form rii dosarului n care evolueaz , concomitent cu cea de rezolvare a lucr rilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discern mnt, repartizndu-se la aceea i map numai documentele care se refer la aceea i problem i cu acela i termen de p strare, pe baza unor indicatori prestabili i, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o institu ie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocme te de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc , categorii de documente grupate pe probleme n termene de p strare. El este un element analitic i serve te att la registratur , n vederea repartiz rii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, c ci dosarul nu cap t aceast accep iune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asem n tor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiin area Arhivelor Statului. Primele instruc iuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceea i baz . Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intr rii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legisla ia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existen a i aplicarea lui corect depinznd toate activit ile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de p strare, constituirea unit ilor arhivistice, inventarierea lor, selec ionarea, valorificarea informa iilor documentare etc. O arhiv f r nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a c rui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acela i timp, operativ.[11]

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desf urate, structura schemei de organizare a creatorului unit ii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de p strare. El se ntocme te de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12] n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc , n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc cu litere majuscule. i se numeroteaz

n rubrica a treia se trece, n rezumat, con inutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc . n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman , litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca p r i componente numai compartimente de munc f r subdiviziuni sau mici compartimente de munc . La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ie ire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de p strare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importan a practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan a tiin ific a informa iilor pe care le con in documentele. n dreptul grupelor de documente care se p streaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se p streaz temporar, cifra care reprezint num rul anilor ct se p streaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de p strare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c , n anumite conjuncturi, informa iile documentelor pot avea importan tiin ific , lng termenul de p strare temporar se men ioneaz C.S. (comisie de selec ionare). La expirarea termenului de p strare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selec ionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau re inute permanent. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceea i problem , cu acela i termen de p strare. n cazul acelora i genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de p strare diferite (planuri, d ri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de

p strare. Astfel, documentele cu valoare permanent , care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se p streaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se p streaz ntr-un dosar separat cu men iunea cpii, c ruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruc iunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se p streaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribu ii, dar ele se vor reg si n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semn turile, aprob rile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleia i probleme se creeaz documente cu termene de p strare diferen iate, n raport cu importan a informa iilor pe care le nsumeaz , se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documenta iile corespunz toare, planurile periodice, situa iile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de p strare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n a a fel nct nici o categorie de documente s nu r mn pe dinafar , ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncerc ri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualit ii documentelor i imposibilitatea nominaliz rii i reg sirii lor.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimb ri n structura creatorului de documente. Adic se nfiin eaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prev zute ini ial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganiz ri, restructur ri de compartimente, schimb ri de atribu ii etc, se ntocme te un nomenclator nou. De men ionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informa iile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup acelea i reguli dar se p streaz separat, pe termene de p strare. Dup expirarea termenului de p strare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14] Legisla ia arhivistic stabile te responsabilitatea alc tuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiec rui compartiment r spunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz , n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unit ii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Na ionale, i al nivel local de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplic rii lui.

Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea coresponden ei c tre compartimente precum i pentru men ionarea n registrul de intrare-ie ire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul s u s-a desprins din termenul de acta. Primele instruc iuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz , n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic , dup data primirii, urmat de conceptul de r spuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul leg toriei de c r i. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabile te i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu dep easc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfr itul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur , potrivit c ruia actele dintr-un an au fost p strate n strict ordine cronologic , dup num rul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al num rului de baz , adic de grupare a actelor referitoare la aceea i chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acela i fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranzi ie ntre sistemul cronologic de p strare a actelor i cel al dosarelor i preg tesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15] Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv , n al doilea an de la constituire. n vederea pred rii dosarelor se efectueaz o serie de opera iuni. Prima opera iune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folose te ordinea cronologic , actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei opera ii o aten ie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemn ri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au leg tur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate gre it, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nl turate cu avizul comisiilor de selec ionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apar in. nscrierea acestor elemente este necesar , ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integrit ii fondului.

Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este opera iunea de luare n eviden a unit ilor arhivistice, n urma c reia rezult inventarul fondului sau colec iei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fi e. Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit spa iu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majorit ii creatorilor de arhiv . Prin metoda indirect , inventarierea se execut pe baza fi elor. Aceast metod permite nl turarea eventualelor gre eli n redactarea con inutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fi ele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fi ier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16] Legisla ia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acela i termen de p strare, create n cursul unui an, de c tre un compartiment de munc . Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de p strare sunt prev zute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un num r direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar r mne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv . Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc , se trec n inventarul anului respectiv, cu men ionarea nepred rii lor, n felul acesta se nl tur pericolul r t cirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect . n momentul pred rii lor ulterioare, n inventare se va men iona acest lucru. Rubrica Con inutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden , sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele con inute i perioada la care se refer . Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din con inutul dosarului. Dup el este men ionat emitentul cu denumirea complet , apoi destinatarul tot cu denumirea complet . Problema sau problemele con inute n dosar constituie esen a lui i se va reproduce ct mai exact. nl turarea neesen ialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la reg sirea rapid a informa iilor. Dosarele care cuprind acte din mai mul i ani se vor inventaria la anul de nceput, men ionndu-se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informa iile existente n arhiv , determin eficien a maxim a reg sirii informa iilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem , ci include o diversitate de

probleme conexe. Informa ia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputin a de a reda diversitatea de probleme n con inutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obliga ia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei program ri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urm rind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordan a ntre con inutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constat rii unor neconcordan e, ele se aduc la cuno tin a compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Eviden a dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent , conform modelului prev zut la anexa 4 din Legisla ia arhivistic .[20] Dac compartimentul de arhiv p streaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Prelu ri se trec, n ordinea prelu rii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un num r de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz : Num rul de ordine al inventarului Data prelu rii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Num rul dosarelor l sate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ie iri se trec: Data ie irii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, num rul i data actului pr baza c ruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ie ite

Scoaterea dosarelor din eviden a arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de in torilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, n urma selec ion rii, transferului c tre alt unitate de in toare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprev zute.[21] Articolul 28 din Legisla ia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urm toarele acte, dup caz: Proces-verbal de selec ionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deterior rii complete sau par iale a documentelor sau a lipsei acestora Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selec ionare, aprobat de conducerea unit ii creatoare sau de in toare i confirmat de Arhivele Na ionale.

Selec ionarea documentelor Selec ionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan , ntruct n cadrul ei se apreciaz importan a documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hot r te p strarea sau eliminarea lor definitiv , angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv . Selec ionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentar-istoric , n vederea pred rii lor la Arhivele Na ionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de p strare ocup an de an spa ii de depozitare i solicit nsemnate fonduri b ne ti pentru conservarea i eviden a lor. Termenele de p strare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiin ific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un num r de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribu iei .a).[24] Legisla ia arhivistic prevede c n cadrul fiec rei unit i creatoare i de in toare de documente s func ioneze cte o comisie de selec ionare numit prin decizia sau ordinul conduc torului unit ii respective. Ea este compus din pre edinte, secretar i un num r impar de membri, numi i din rndul speciali tilor proprii, reprezentnd principalele

compartimente de arhiv . eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec ionare.[25] Membrii comisiei de selec ionare trebuie s fie numi i din rndul speciali tilor cu experien care prin preg tirea, discern mntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n m sur s hot rasc asupra importan ei informa iilor cuprinse n documente. Efectuarea n bune condi ii a selec ion rii documentelor este determinat de preg tirea i experien a celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se p streaz permanent sun suficient de cuprinz toare, concludente n ce prive te rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selec ionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de p strare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informa iilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompeten a pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selec ionare se ntrune te anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de p strare expirate. O aten ie deosebit va fi dat dosarelor care au men iunea C.S. (comisa de selec ionare). Dac comisia constat gre eli de ncadrare a documentelor la termenele de p strare sau stabile te ca unele dintre acestea s fie p strate permanent, ele se trec n inventarele corespunz toare termenului lor de p strare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucr rilor, comisia ntocme te procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legisla ia arhivistic [27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unit ii. Sunt selec ionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte unit i i p strate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec ionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unit ii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selec ionarea (cte un exemplar) se nainteaz , cu adres nregistrat , pentru confirmare, la Arhivele Na ionale, n cazul unit ilor centrale, sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul unit ilor locale.[28] Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene pot hot r p strarea permanent a unor dosare, chiar dac , potrivit nomenclatorului, acestea au termene de p strare temporar . Este evitat astfel pierderea unor informa ii importante. Documentele supuse selec ion rii se p streaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na ionale, n vederea confirm rii lucr rii de selec ionare.

Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confec ionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea d rii lor n folosin , ntr-un registru.[29] Selec ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de c tre comisiile de selec ionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nso it de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Na ionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi men ionat data prelu rii i denumirea organiza iei (sau numele persoanei) de la care sa preluat matricea, materialul din care este confec ionat placa metalic (aur, argint, o el etc) ct i suportul (filde , lemn, ebonit etc), forma (rotund , p trat , triunghiular ), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg , textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn , ntre paranteze) i anul confec ion rii. Selec ionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de preg tire n vederea intr rii lui n Arhivele Na ionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului c ruia i se ncredin eaz lucrarea spre avizare s -i determine pe membrii comisiei de selec ionare s judece documentele nu att de pe pozi ii administrative, ct de pe pozi ia cercet torului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocup rile genera iei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32] Ordonarea, inventarierea i selec ionarea documentelor secrete de stat Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prev d la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz , manipuleaz , studiaz i p streaz potrivit actelor normative n vigoare privind ap rarea secretului de stat.[33] Conform acelora i instruc iuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informa ii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete; documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa ii, grafice, schi e, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componen a dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urm tor cre rii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv , pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. P strarea i selec ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acela i mod ca la documentele nesecrete. Documentele secret de stat care i p streaz acest caracter i dup expirarea termenului de p strare prev zut n nomenclator se selec ioneaz la compartimentul special de o comisie de selec ionare compus din persoane care au acces la date, informa ii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercet rile tiin ifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inven iile i inova iile pn la punerea lor n

practic etc.) pentru altele, aceast opera iune este l sat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urm rii cu aten ie a declasific rii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentar- tiin ific .[34] Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare n situa ia n care num rul creatorilor de arhiv este n continu cre tere, datorit dezvolt rii economiei de pia , iar la vechii creatori munca de arhiv a fost l sat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispari ia unui num r important de institu ii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se g se te arhiva neprelucrat . Instruc iunile privind activitatea de arhiv la de in torii de documente prev d la articolele 40-42, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de p strare. Astfel de in torii arhivelor prelucrate sunt obliga i s determine apartenen a la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezolu ia sau notele tergale i con inutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc , iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai mul i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, f r a se lua n considera ie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu num rul 1, pe fiecare an.[35] n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de p strare, apoi comisia de selec ionare cerceteaz dosarele pozi ie cu pozi ie, stabilind unit ile arhivistice care se elimin i cele care se re in, prezentnd importan a tiin ific i practic . n procesul ordon rii documentelor f r eviden , se separ documentele de acela i fel, cu termene de p strare 1-5 ani (boniere, chitan iere, fi e de pontaj, condici de prezen ), n vederea elimin rii lor globale, cu ocazia selec ion rii, la expirarea termenului de p strare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: num rul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau unit i arhivistice), pozi ia n nomenclator i termenul de p strare.[36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare f cut cu profesionalism i sim de r spundere va aduce n circuitul cercet rii tiin ifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn.

Folosirea documentelor Bog ia de informa ii cuprins n depozitele de arhiv a diver ilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Na ional poate fi folosit pentru cercetarea tiin ific ; rezolvarea unor lucr ri administrative, inform ri, document ri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Na ionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de c tre cet enii romni i str ini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de in toare. Legea stabile te c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37] Articolul 44 din Instruc iunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i de in torii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le de in, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc , studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic , iar referatul pe baza c ruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a f cut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unit ilor arhivistice cercetate (anul i num rul din inventar). Dac , la cererea peti ionarului sau din dispozi ia conducerii unit ii creatoare sau de in toare, recercetndu-se documentele, se g sesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, men ionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea num rului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, men ionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt num r de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se g sesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situa ie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoa te unitatea de in toare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei unit i, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, ters turi sau complet ri printre rnduri, r spunderea asupra exactit ii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului s u legal sau se expediaz prin po t . Dac n dosarul n care s-a f cut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semn tur , re inndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei.

Pentru reg sirea facil a informa iilor, eviden a cererilor se va ine pe baz de fi e ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fi a va cuprinde numele i prenumele solicitantului, num rul i data nregistr rii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i reg sire a cererilor i actelor eliberate.[39] Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu num rul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas ; apoi rubrica unde se noteaz cota unit ii arhivistice, a a cum este ea trecut pe copert ; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i func ia ndeplinit n institu ia de in toare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unit ii arhivistice i semn tura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unit ii arhivistice i semn tura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observa ii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fi a de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fi a de control va fi anulat . Ea cuprinde: denumirea fondului (colec iei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, num rul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste opera iuni sunt respectate ntocmai, situa ia fiec rei unit i arhivistice dintrun depozit este foarte u or de reg sit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fi ei de control. n acela i timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unit ii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cuno tin e de ordonare, inventariere i selec ionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv . Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purt toare de informa ie tehnic sau produse ale ac iunii de nregistrare tehnic pe supor i magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informa iilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ie irea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ie ire, fie pe calculator, ntr-un fi ier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntro registratur general , ori pe compartimente, cu condi ia asigur rii reg sirii rapide a documentelor n circula ia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntrun grupaj sau temei pentru crearea unei unit i arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de p strare). Unit ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la

arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a acelea i ca i pentru arhiva general . Intr rile i ie irile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale: Principiul unit ii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, institu ie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selec ionate de o institu ie, familie sau persoan fizic (colec ie) trebuie s se p streze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respect rii fa de creator presupune respectarea succesiunii unit ilor arhivistice n fond sau colec ie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunit ilor locale presupune p strarea fondurilor i colec iilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supor i diferite naturi i care impun condi ii de p strare specifice (principiul priorit ii conserv rii), este necesar g sirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi ie arhivistic (principiul compatibilit ii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot ap rea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colec ii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustra ii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selec iona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe unit i arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat , ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic ( i n cadrul lui cronologic). Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i colec iilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46] P strarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin p strarea documentelor sau p strarea arhivei se n elege preocuparea pentru asigurarea existen ei i integrit ii documentelor, dar i procesul de prelungire a vie ii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de m suri tehnice i organizatorice.[47]

Creatorii i de in torii de documente sunt obliga i prin legisla ia arhivistic s p streze documentele n condi ii corespunz toare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degrad rii, sustragerii sau comercializ rii lor. Documentele de arhiv se p streaz n depozite construite special sau n nc peri amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, varia iilor de temperatur i umiditate, surselor de infec ie, pericolului de foc, inunda ii sau infiltra ii de ap . Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i f r emana ii. Dimensionarea elementelor de p strare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protec ie (cutii, containere), ale spa iului de construc ie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacu ri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie a ezate perpendicular pe sursa de lumin natural , iar iluminatul artificial s urm reasc culoarul dintre rafturi. ntre pere i i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spa iu liber de 0,70,8 m. l ime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu c rucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n a a fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se p streaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se a eaz n rafturi pe man eta de ndosariere sau pe man eta inferioar . Dac creatorul de ine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care con in material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umidit i relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 14-18 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se m soar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instala ii de climatizare. Se vor asigura cur enia i ordinea interioar prin despr fuire, cur ire mecanic , dezinsec ie i deratizare, ultimele dou opera iuni, cel pu in odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, re ourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntrerup toarelor defecte. Depozitele vor fi prev zute cu sting toare portabile cu nc rc tur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instala ii de stingere automat a incendiilor. Orice situa ie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Na ionale sau direc iilor jude ene.

n depozitele de arhiv , dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de p strare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de p strare. Pe rafturi, dosarele se a eaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poli ele se numeroteaz .[48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt men ionate fondurile, rafturile, poli ele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale Institu iile creatoare i de in toare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional se depun la Arhivele Na ionale pentru p strarea permanent astfel: lor; Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor; Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil , dup 100 de ani de la ntocmirea lor; Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i de in torii de documente le pot de ine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desf ur rii activit ii, pe baza aprob rii Arhivelor Na ionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le de in, al Arhivele Na ionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Na ionale, urm toarele institu ii: Ministerul Ap r rii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz , alte organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, Academia Romn .[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiin eaz f r ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocme te un proces-verbal n prezen a reprezentatului Arhivelor Na ionale, n care se consemneaz : denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin at i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Na ionale. Documentele cu valoare tiin ific vor fi preluate de Arhivele Na ionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i de in tori de c tre Arhivele Na ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit ile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se

consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocme te i se nregistreaz la unitatea creatoare sau de in toare, num rul lui fiind trecut n registrul de eviden curent , n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Na ionale. Un exemplar r mne la unitatea creatoare sau de in toare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Na ionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional sunt bunuri de interes na ional, c rora statul le acord protec ie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integrit ii lor sau nu iau m suri privind eviden a, selec ionarea i p strarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional constituie infrac iuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraven iilor i aplicarea sanc iunilor se fac de mputernici ii Arhivelor Na ionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se face n termen de 15 zile de la primirea comunic rii, la judec toria n a c rei raz teritorial a fost s vr it contraven ia. Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de in torii de documente, elaborate n spiritul noii legisla ii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucr torilor din sectorul registratur -arhiv , iar formarea, perfec ionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Na ional de Perfec ionarea Arhivistic asigur desf urarea ntregii activit i arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri.