Sunteți pe pagina 1din 17

Universitatea George Bacovia Bacu Facultatea de Finane i Contabilitate Specializarea : Management financiar contabil Program Master

Analiza critic a sistemului informaional financiar contabil WinMENTOR la S.C. SIMALEX TRADING S.R.L.

ndrumtor : Lect. univ. dr. Radu Blb Masterand: Patrichi (Rusu) G. Simona Elena

~Bacu Ianuarie 2011~

1. INTRODUCERE
n contextul dezvoltrii afacerilor folosirea programelor pentru inerea contabilitii firmei, i nu numai, a devenit o necesitate pentru succesul oricrei firme orientat spre profit. Utilizarea unui soft corespunztor i potrivit afacerii desfurate are multiple avantaje, dintre care putem aminti: reducerea timpului de rspuns pentru obinerea informaiilor preioase managementului financiar-contabil din firm, reducerea volumului de munc, reducerea costurilor legate de personalul nsrcinat cu gestiunea financiar, reducerea costurilor cu pstrarea informaiilor financiare (consum redus de hrtie, depozitare etc.). n ultimul deceniu majoritatea firmelor din Romnia au achiziionat cel puin o soluie informatic pentru contabilitate. Rezultatele unui studiu efectuat asupra pieei de software din Romnia relev faptul c achiziionarea unui soft de contabilitate se afl nc n topul preferinelor majoritii firmelor mici i mijlocii din Romnia. Majoritatea soft-urilor de contabilitate ofer o structur standard a modulului principal i posibilitatea adugrii de alte module necesare diverselor operaii: gestiunea mijloacelor fixe, lucrul cu casa, modul pentru analiz financiar etc. Chiar dac majoritatea firmelor productoare de aplicaii pentru contabilitate promit compatibilitatea soft-ului oferit cu orice tip de afacere, de obicei acest lucru nu este n totalitate adevrat. Cnd se hotrte achiziia unei soluii informatice pentru inerea evidenei finaciar contabile, trebuie s se ia n considerare o serie de factori determinani, cum ar fi: Cel mai important criteriu ar fi eficiena economic, sau rentabilitatea. Pentru a putea spune despre un soft de contabilitate c este rentabil, n primul rnd, este foarte important ca raportul rezultatelor obinute prin implementarea i exploatarea lui, i totalitatea costurilor de realizare s fie ct mai mare. La fel de important este i ca sistemul informatic achiziionat s vin n ntmpinarea nevoilor reale ale beneficiarului, s satisfac cerinele i preferinele lui. n acest scop, ar fi ideal ca proiectanii s in cont de sugestiile i propunerile beneficiarilor, s "gndeasc" sistemul mpreun i s lucreze n echip. Sistemul proiectat s nu fie dependent de dotarea actual a beneficiarului i Sistemul trebuie s se poat plia uor att la cerinele pieii n continu s se aib n vedere noi achiziii de tehnic de calcul, n pas cu noile tehnologii. transformare, ct i la modificrile legislative care apar pe parcurs. cu spaiu de

De remarcat sunt i ofertele de e-contabilitate pe care le ofer diferite firme n Romnia. Prin externalizarea serviciului de contabilitate, societatea care apeleaz la o astfel de variant va avea acces la situaiile financiare proprii prin intermediul Internetului. Chiar dac serviciile de contabilitate online nu sunt foarte agreate de un procent foarte mare de firme din Romnia, pe viitor se estimeaz c tot mai multe societi vor apela la o astfel de soluie. Un avantaj n plus fa de externalizarea tradiional a serviciilor de contabilitate l constituie posibilitatea cunoaterii curente a situaiei firmei folosind mediul online, de aici venind i denumirea de contabilitate online. Tendinele ultimilor ani se manifest i pe linia achiziionrii de sisteme ERP care au integrate i module specifice evidenei financiar-contabile. Problemele achiziiei se leag de criteriile care stau la baza alegerii unui astfel de produs. De obicei, se constat c fr o consultan de specialitate, companiile eueaz n achiziionarea unor soluii nepotrivite cu tipul de afacere i cu cerinele viitorilor utilizatori, urmnd ca n anii urmtori firmele s abandoneze sistemul respectiv n favoarea altora. Existena unei ntreprinderi este derulat printr-o activitate tot mai complex i mai diversificat, care necesit tot mai multe aplicaii specifice rezolvrii tuturor problemelor aprute n desfurarea proceselor economice. De multe ori aceste aplicaii nu in cont de logica economic a proceselor pe care le sprijin i de legtura cu celelalte aplicaii de ntreprindere. Enterprise Resource Planning (ERP) reprezint sisteme bazate pe arhitectura client/server dezvoltate pentru prelucrarea tranzaciilor i facilitarea integrrii tuturor proceselor, din faza planificrii, dezvoltrii produciei, pn la relaiile cu furnizorii, clienii sau ali parteneri de afaceri. ERP este considerat expresia fidel a interdependenei dintre economic i tehnologia informaional. Elementul conceptual de baz al sistemelor ERP este fluxul de proces sau tranzacie, care reprezint desfurarea unui proces funcional. Ideea de baz a unui sistem ERP este c acest sistem are dou caracteristici eseniale, care trebuie s se manifeste permanent: funcionalitatea i integrarea. ERP schimb modul de lucru al personalului ntreprinderii, mbuntete modul de preluare a comenzilor, de producere a bunurilor, de distribuie i plat a lor, dar i modul de realizare al afacerilor, adugnd noile faciliti introduse de softul specific acestui sistem. Viitorul programelor de contabilitate este promitor, n urmtorii ani majoritatea firmelor care vor dori s-i in evidena contabil proprie vor apela la o soluie informatic pentru contabilitate fie prin achiziionarea unui soft specializat fie folosind o metod online.

2.

PREZENTAREA S.C. SIMALEX TRADING S.R.L.

SIMALEX TRADING este o societate comercial cu raspundere limitat, nfiinat n anul 2007 i constituit pe o perioad nelimitat. Sediul societii este n Bacu, Str. Erou Costel-Marius Hasan, Bl. 14, Sc. A, Ap. 12. Societatea are ca domeniu de activitate "Servicii", iar obiectul principal de activitate este "Intermedieri n comerul cu produse diverse". Ca i obiecte de activitate secundare putem enumera: producia de mobilier, comerul cu ridicata i cu amnuntul al diferitelor produse agro-alimentare i nu numai, activiti ale ageniilor de voiaj i a tur-operatorilor, activiti de asisten turistic. Capitalul social al societii este de 200 lei, divizat n 20 pri sociale a cte 10 lei fiecare. Aportul asociailor la constituirea capitalului social este: pierderi de 50%; RUSU GH. SIMONA ELENA, aport la capital 100 lei, echivalnd cu 10 pari sociale reprezentnd 50% din capitalul social total, avnd cota de participare la beneficii i pierderi de 50%. Societatea nu are personal angajat, ci este administrat i reprezentat n relaiile cu terii de ambii asociai, cu puteri depline i nelimitate. Evidena financiar- contabil a societii este inut de cei doi asociai (ambii cu studii economice) cu ajutorul programului de contabilitate WinMentor, program ce va fi prezentat n urmtorul capitol. RUSU S. ALEXANDRU, aport la capital 100 lei, echivalnd cu 10 pri sociale reprezentnd 50% din capitalul social total, avnd cota de participare la beneficii i

3.

PREZENTAREA PROGRAMULUI WINMENTOR

3.1. Prezentare general WinMentor


WinMentor este un produs software de contabilitate i gestiune al firmelor SC INFOMENTOR SRL i SC TH JUNIOR SRL, realizat pe baza unui nucleu elaborat iniial n Borland Pascal i dezvoltat ulterior n mediul C++ i apoi n Visual C. Versiunea pentru reea a fost elaborat n mediul de programare vizual Delphi i tehnologie DCOM. El a fost creat special pentru lucrul n reea i la distan i poate fi instalat pe calculatoare cu sistem de operare Windows '95, Windows '98, 2000, ME, XP sau NT. Clienii WinMENTOR beneficiaz de certificate de licen care atest dreptul de utilizare a programelor achiziionate. Utilizatorului i se asigur instalare, consultan n vederea configurrii conform domeniului specific de activitate al firmei i instruirea unui operator la cumprarea programului. Toate acestea sunt incluse n preul de livrare. Asistena tehnic permanent post-instalare, cu personal specializat, ofer certitudinea utilizrii pachetului de programe la ntreaga sa capacitate. Protejarea programului prin cheie de protecie hard asigur independen total, deoarece programele nu mai sunt legate prin protecie software de sistemul de calcul. Compact-discul sau dischetele de instalare pot fi folosite fr restricie. Versiunea demonstrativ se instaleaz gratuit i este nsoit de ghidul de utilizare n format electronic. Aceast variant poate fi utilizat nelimitat i folosete ca date de intrare notele contabile. WinMENTOR este destinat utilizrii de ctre firme cu profil de comer en-gros i en-detail, producie industrial i agricol, construcii, audit financiar-contabil, alimentaie public, servicii, etc. Pachetul de programe este astfel conceput nct poate fi folosit i de ctre persoane neiniiate n contabilitate, odat ce configurarea iniiat a fost definitivat sub ndrumarea coordonatorului compartimentului economic. n momentul introducerii datelor din documentele n machete, programul genereaz automat nregistrrile contabile aferente, acestea putnd fi vizualizate imediat. WinMENTOR poate ine evidena pentru un numr nelimitat de firme. Pentru fiecare firm n parte se poate configura modul de realizare a nregistrrilor contabile, astfel nct acestea s fie conforme cu activitatea sa specific.

Nu este necesar o conexiune fizic ntre calculatoarele utilizatorului. n cazul n care activitatea sa se desfoar n mai multe puncte de lucru, pachetul de programe permite introducerea datelor n fiecare dintre ele i apoi transferul pe un calculator central (aflat, de obicei, la sediul firmei, la serviciul de contabilitate). Datele transferate sunt cuplate logic, dup cuplare avnd aceleai proprieti ca i cele introduse pe calculatorul central. Configuraie recomandat Hardware/Software Aplicaia WinMENTOR poate rula pe o gam larg de calculatoare, cu caracteristici ct se poate de diferite. Eficiena cu care se folosete depinde, ns, de utilizarea unor configuraii hardware/software performante. Iat mai jos configuraiile recomandate, care permit exploatarea WinMENTOR la ntreaga sa capacitate. Monopost Procesor: Memorie: Hard Disk:

optime

RECOMANDAT 1.2 GHz 512 Mb 5 GB spaiu liber

Sistem operare:

Win XP SP2/SP3

Reea(1-3 posturi WinMENTOR) Server RECOMANDAT Procesor: Dual Core 2 GHz Memorie: 1 GB Hard Disk: 7200 RPM (SATA2) Sistem operare: Clieni Procesor: Memorie: Hard Disk:

WinXP Pro SP2/SP3 RECOMANDAT 1.2 GHz 512 Mb 5 GB spaiu liber


Sistem operare:

Win XP SP2/SP3

Evidena contabil WinMENTOR asigur posibilitatea introducerii planului de conturi specific fiecrui tip de firm. Cu aceste adaptri putem folosi analitice pe un numr nelimitat de niveluri. Programul calculeaz automat coeficientul diferenelor de pre la mrfuri, nchide automat conturile de venituri i pe cele de cheltuieli, conturile de TVA. Pentru firmele asociate n participaiune, programul asigur distribuirea procentual a veniturilor i cheltuielilor. ntruct nregistrrile contabile sunt efectuate automat, programul compune i explicaiile acestora, detaliate conform opiunii utilizatorului. nregistrrile contabile 6

efectuate automat de program pot fi completate, eventual, cu note contabile diverse (exemplu: pentru cheltuieli de constituire, repartizarea profitului, impozit pe dividende). Este posibil i obinerea unei balane cumulate pentru firmele din cadrul unui grup. Mijloace fixe Modul permite calculul automat al amortizrii mijloacelor fixe i obiectelor de inventar, aflate n gestiunea societii utilizatorului n regim liniar, accelerat sau degresiv. Faciliti de calcul: posibilitatea modificrii duratei de utilizare a mijlocului fix n timpul ciclului de amortizare, posibilitatea reevalurii amortizrii mijloacelor fixe i a valorii de inventar, etc. Stocuri WinMENTOR rezolv integral problema stocurilor, n strns legtur cu aspectul contabil. Iat cteva caracteristici: valorice. Rezolvarea documentelor legate de nregistrarea stocurilor i a serviciilor se face pe machete specializate, cu aspect asemntor cu cel al formularelor tipizate. Posibiliti: evidena multi-gestiune cantitativ-valoric sau global-valoric; descrcarea automat din stoc pe baza metodelor de gestiune cunoscute: nomenclatorul articolelor de stoc este compact (pentru intrri cu preuri posibilitatea nregistrrii automate a patru taxe asociate pentru fiecare identificarea rapid a articolelor din stoc prin folosirea claselor de folosirea de uniti de msur multiple, cu transformarea automat a evidena de serii, termene de garanie i date de expirare; calculul coeficientului de diferene de pre n cazul evidenei global-

FIFO, LIFO, CMP, identificarea specific; diferite la acelai articol nu se creeaz posturi noi n nomenclator); articol de stoc n parte; ncadrare i a atributelor de caracterizare; cantitii i a preului de baz paritilor specificate;

corespunztoare; avize de expediie;

intrri de stocuri sau servicii pe facturi, avize de expediie, bonuri de

achiziie, cu evidenierea diferenelor constatate la recepie i tiprirea de note de recepie intrri din import (DVI) i calcul automat al preului de import, cu toate intrri din producia proprie; ieiri spre consum, cu preluare automat a consumurilor specifice aferente vnzri de mrfuri sau produse din stoc sau vnzri de servicii evideniate vnzri la export, cu tiprirea de invoice; transfer de articole din stoc ntre gestiuni, modificri de stoc (modificarea

componentele acestuia (transport, asigurare, taxe i comisioane vamale, accize, etc.);

comenzilor interne lansate n producia i tiprirea de bonuri de consum; de agenii de vnzri, cu tiprirea facturilor sau avizelor de expediie;

preului de nregistrare, mriri sau diminuri de stoc), cu tiprirea de note de transfer sau evidena comenzilor emise de ctre furnizori i a comenzilor de la clieni, evidena facturilor nesosite, aferente intrrilor pe avize de la furnizori i a WinMENTOR nregistreaz orice tip de discount, cu posibilitatea de distribuire la preuri a discounturilor de la furnizori i generarea automat de discounturi pentru vnzri n funcie de valoarea facturii, volumul tranzaciilor ncheiate cu clientul, cantitatea facturat ctre un client sau termenul de plat a facturii. Pentru toate tipurile de documente de vnzare se pot urmri termene de plat i majorri de ntrziere la plat. Furnizori i clieni WinMENTOR d posibilitatea mpririi n clase de ncadrare, n funcie de necesitile curente de operare, pentru identificarea rapid a partenerilor. Pachetul de programe pstreaz n nomenclatorul de parteneri o singur nregistrare, indiferent de moneda tranzaciei sau tipul contabil al partenerilor (furnizori, furnizori de imobilizri, furnizori pltii n avans, furnizori-facturi nesosite, clieni, ncasri n avans de la clieni, clieni-facturi de ntocmit); n funcie de macheta n care este utilizat un partener, fie el furnizor sau client, programul identific tipul contabil potrivit pentru a trata corect cazul propus spre rezolvare.

cu tiprire de facturi proforme; facturilor de ntocmit, posibilitatea tipririi facturilor corespunztoare avizelor emise.

Pe baza creditelor acordate clienilor, WinMENTOR semnaleaz situaiile n care pe un document de ieire este depit plafonul de creditare acordat unui client. Programul permite acordarea de discounturi automate pentru fiecare articol din stoc sau serviciu vndut n funcie de volumul tranzaciilor nregistrat n decursul timpului cu un client. Se pot consulta n orice moment fie lunare sau anuale de clieni i furnizori n lei sau valut, balane de furnizori sau clieni, situaia furnizorilor neachitai sau a clienilor datornici. WinMENTOR permite lucrul cu parteneri externi (cu care se efectueaz tranzacii n valut), precum i efectuarea operaiunilor de compensare cu terii, pe baz de proces verbal de compensare. Stingerea obligaiilor de plat sau ncasare pentru parteneri poate fi fcut i ntr-o moned diferit de cea care a generat obligaia respectiv. Lista ncasrilor lunare de la clieni, permite evidena stingerii obligaiilor de ncasare pe clase de parteneri sau pe ageni de vnzri care au intermediat vnzrile. ncasri i pli WinMENTOR permite legarea plilor i ncasrilor de documente primare care au generat obligaia de plat sau ncasare. Problema plilor i ncasrilor n valut este rezolvat complet, cu nregistrarea automat a diferenelor de curs valutar. De asemenea, programul permite: etc.); gestioneaz complet avansurile de trezorerie prin pli, restituiri i tiprete registre de casa i de banc n lei sau valut, sumele n curs de justificarea sumelor cheltuite; decontare pot fi tiprite separat pentru ncasri sau pli n curs, cu evidenierea datei reale sau probabile de decontare. Producia Creat pentru a veni n ntimpinarea utilizatorilor ce i-au dezvoltat activitatea de producie, modulul ofer posibilitatea asistrii utilizatorului n urmtoarele etape: evidenierea operaiunile bancare aflate n curs (cambie, cec, bilet la ordin

pe produs;

pregtirea fabricaiei-ncrcarea consumului de materiale i de manopera lansarea n producie-elaborarea comenzilor interne de producie i urmrirea consumurilor de materiale i manopera, a produciei realizate; transmiterea realizrilor lunare ale angajailor n modului SALARII n postcalculul produciei lunare realizate conform programului de fabricaie evidena realizrii produciei-abateri realizate la nivel de comanda intern

generarea programului lunar de fabricaie;

vederea furnizrii indicatorilor implicii de realizare a salariilor n acord; (cu preluarea datelor din modulul SALARII n ceea ce privete consumurile de manoper); n ceea ce privete consumurile de materiale i manoper, stadiul realizrii programului de fabricaie lunar, situaia realizrii comenzilor de la clieni, etc. Salarii Ofer posibilitatea calculului salariilor angajailor, lsnd utilizatorului s opteze ntre nregistrarea lor contabil direct n modulul de baz WinMENTOR i includerea lor manual prin note contabile. n afar de aceast posibilitate, care permite funcionarea modulului independent de produsul de baza WinMENTOR, acest modul are faciliti de configurare a contribuiilor, indemnizaiilor, sporurilor i reinerilor, ce ii confer un grad ridicat de adaptabilitate la cerinele utilizatorului i la modificrile de legislaie. Adugnd gradul ridicat de configurare a listelor specifice, rezult un instrument ideal pentru optimizarea activitii de eviden a personalului i calcul al salariilor. Integrat n produsul de baza WinMENTOR, modulul permite preluarea realizrilor din producie pentru angajaii salarizai n acord, calculnd automat indicele de realizare a salariului i oferind date pentru calculul costurilor pe produs realizat. Exist, de asemenea, posibilitatea de a exporta fiele fiscale i declaraiile ctre CAS n format electronic, n fiiere de tip txt. Casa de marcat Modulul se adreseaz utilizatorilor de case de marcat "OPTIMA" (off-line, emulare tastatur), "HIT" (off-line), "OPTIMUS" (off-line) i "SAPEL" (off-line pe memoria extins, emulare tastatur). Funcii principale:

10

preluarea stocurilor gestiunilor pe care le deservete (directing stoc la editarea raportului "Z", mpreuna cu generarea monetarului i modificarea furnizarea raportului privind vnzrile din casa n orice moment al zilei nregistrarea automat n contabilitate a monetarelor operate. Liste i rapoarte Pentru a rezolva problemele legate de marea varietate de imprimante aflate pe

nceput sau ulterior de pe tranzaciile de recepie sau transfer intern); efectiva a stocului din WinMENTOR; fr s ntrerup funcionarea casei de marcat sau s influeneze n vreun fel funcionarea ei;

piaa de produse hardware, programul permite listare n mod grafic (imprimante laser sau cu jet) sau mod text (imprimante cu ace). Astfel, pentru cei ce dein imprimante care nu pot tipri n mod text liste n format landscape, modul grafic permite imprimarea pe formate A4 pentru orice list, indiferent de lime. Ordonarea dup valorile cresctoare din oricare coloan, gruparea liniilor dup valori comune din coloane, impunerea de condiii de filtrare a liniilor din list, centralizarea automat i alte operaii asemntoare pot fi configurate de utilizator n funcie de necesitile aprute n exploatarea pachetului de programe. Foarte important este faptul c, n situaia n care aceeai list necesit grupri, filtrri i configurri diferite pentru a rspunde unor cerine diverse, utilizatorul poate salva variante ale listei originale, astfel nct denumirea specificat apare n meniul modului de liste la acelai nivel cu lista original livrat odat cu WinMENTOR. Cteva dintre listele ce pot fi obinute: liste contabile: balana de verificare n lei sau valut, registrul jurnal de nregistrri contabile, fie analitice de cont, fie ah de cont, cartea mare, realizri pe activiti n lei sau valut, deconturi de asociere n participaiune, declaraii privind obligaii de plat la bugetul de stat, .a.; liste de TVA: jurnal de cumprturi, jurnal de vnzri, registrul de ncasri liste pentru cas i banc: registre de cas i banc (lei sau valut), liste de din magazin, declaraiile de TVA; pli i ncasri n curs de decontare (cambie, cec, bilet la ordin), etc.;

11

stocuri: liste de intrri de la furnizori (inclusiv importuri, cu detalierea

modului de calcul a preului de import) sau din producie proprie, liste de consumuri, liste de vnzri, fie de magazie, balana stocurilor, raport de gestiune, .a.; liste de furnizori / clieni / avansuri de trezorerie : fia de furnizori / clieni, balana de furnizori / clieni, fia de avans spre decontare, balana avansurilor spre decontare, lista furnizori neachitai, clieni datornici, lista ncasrilor de la clieni. Variante WinMENTOR Varianta "Standard" a pachetului WinMENTOR ofer posibilitatea evidenierii stocurilor att valoric ct i cantitativ. Pentru a avea accesul la toate facilitile pe care WinMENTOR le poate oferi, se recomand varianta "Extins". n afar de evidena contabil (prezentat n ambele variante WinMENTOR), evidena global-valoric i de cea cantitativ-valoric (n varianta "Standard"), varianta "Extins" d accesul la: generarea de rapoarte noi (cu integrare automat n meniul de liste), rapoarte manageriale n valut, termene de plat i majorri de ntrziere, evidena vnzrilor pe ageni, evidena profitului pe activiti, comenzi ctre furnizori, comenzi de la clieni, comenzi interne de fabricaie, consumuri specifice, discounturi automate la facturare, limitarea vnzrilor pe baz de credite acordate clienilor, evidena stocurilor cu serii, termene de expirare, certificate de calitate, mprirea articolelor din stoc, parteneri, gestiuni pe clase de caracterizare, diferenierea articolelor din stoc dup atribute specifice, facturarea abonamentelor, raportarea datoriilor la bugetul de stat, accesul la modulul de bugete i proiecte obiective, grafice, etc. Module suplimentare MIFIX- mijloace fixe; CASA DE MARCAT (OPTIMA, HIT, OPTIMUS, EURO, DATECS .a.); SALARII; PRODUCIE; EXPERT (modul de analiz economic i bugetare previzional); COMERCIAL; STOCURI-COMENZI ON-LINE (pe fiecare locaie); RESTAURANTE (pe fiecare locaie); DOC-IMP-SERVER (import documente - pe fiecare locaie). 12

3.2. Avantajele utilizrii programului WinMentor


Odat cu sporirea complexitii din activitatea de eviden contabil i creterea importanei informrii economico-financiare din firm, simultan cu creterea numrului de clieni, asociaii SC SIMALEX TRADING SRL au luat decizia achiziionrii unui soft de eviden contabil i de gestiune. Dup un studiu ndelung al programelor informatice de contabiliate

13

existente pe pia, s-a ajuns la concluzia c programul WinMentor se preteaz cel mai bine la nevoile societii. n urma implementrii programului WinMentor s-au redus considerabil timpul i volumul de munc la nivelul evidenelor contabile i de gestiune. S-a realizat uurina obinerii de informaii pentru toate compartimentele pe baza rapoartelor disponibile din aplicaie si astfel s-a putut evalua n timp real activitatea firmei. Obiectivul prioritar al oricrui sistem de eviden informatic, acela de a furniza informaii rapid i corect, a fost atins. n cteva cuvine, WinMentor nseamn pentru firma SC SIMALEX TRADING SRL utilitate, rapiditate, eficien. Soluia WinMentor ofer cteva avantaje precise: operare unic, eviden contabil i de gestiune n timp real i acces la baza de date n reeaua intern a firmei. Pachetul de programe de gestiune WinMENTOR, pe care firma SC SIMALEX TRADING SRL l folosete, este conceput pentru a respecta cerinele pieei actuale, oferind un acces prompt i simplu la toate resursele disponibile. WinMENTOR cuprinde instrumente integrate pentru stocarea, analiza i raportarea rapid a informaiilor permind astfel accesul rapid la informaiile contabile i de gestiune. Firma SC SIMALEX TRADING SRL a folosit avantajele programului informatic WinMENTOR, realiznd cu ajutorul acestuia: Stocuri optimizate de materiale, Corelarea aprovizionrii cu comenzile de la clieni, Analiza vnzrilor i rulajelor lunare, Urmrirea scadenelor de ncasri i pli, Semnalarea ntrzierilor la plata facturilor, Semnalarea stocurilor fr micare pentru care trebuie organizate promoii, Semnalarea stocurilor cu rulaj mare care trebuie urmrite special pentru a Definirea unei strategii i politici coerente de preuri n funcie de Realizarea topului clienilor n funcie de rulajele anuale comandate, top de Urmrirea soldului creditelor i disponibilitilor la bnci, Evidena mijloacelor fixe achiziionate n leasing si nu numai, Analize comparative ale cifrei de afaceri i profitului pe intervale de timp Upgrade, update rapid. 14

evita amestecarea lor la livrare sau aprovizionare, promoiile furnizorilor, evoluiile de curs valutar i discounturile pentru clienii fideli, care se ine cont atunci cnd se stabilesc condiiile contractuale pentru anul viitor,

(anual, trimestrial, semestrial),

Pe lng aceste avantaje, strict legate de buna desfurare a activitii societii, am mai constatat i urmtoarele: programul WinMentor este foarte uor de utilizat si are o interfa foarte prietenoas i particular. El poate fi folosit i de persoane fr cunotine financiar contabile dac, n prealabil, au fost fcute, de ctre un specialist, configurrile necesare; WinMentor poate ine evidena unui numr nelimitat de firme, putndu-se configura modul de efectuare a nregistrrilor contabile, astfel nct acestea s fie conforme cu activitatea specific; aferente salariilor; n urma salvrii se pot vizualiza articolele completate anterior; nu permite introducerea repetat a aceluiai document, deoarece chiar dac s-a facut nchiderea lunii de lucru, se poate reveni oricnd programul genereaz automat declaraia 394, precum i declaraiile

avertizeaz dac se introduce un numar de document nregistrat deja n baza de date; pentru corectarea eventualelor greeli constatate n urma unui control mai amnunit;

3.3. Dezavantajele utilizrii programului WinMentor


Chiar dac este un program complex i este agreat de majoritatea utilizatorilor de programe de contabilitate, WinMentor a reuit s adune cteva puncte i la capitolul dezavantaje. Astfel: programul nu genereaz salvri automate, existnd posibilitatea pierderii programul nu se preteaz pentru evidena financiarcontabil n partid WinMentor nu este compatibil cu sistemul de operare Windows Vista (cel de date i informaii n cazul unei cderi de tensiune sau a ntreruperii curentului electric; simpl sau pentru societile ce au ca obiect de activitate servicii de turism; mai des utilizat pentru configuraiile calculatoarelor existente pe pia la ora actual). Se poate ajunge totui la un compromis, dar doar n urma unui lung ir de setri ale sistemului;

15

Programul nu sincronizeaz automat evidena sintetic cu cea analitic, WinMentor permite operarea livrrilor la articolele cu stocuri 0, ceea ce Utilizatorul nu este atenionat automat dac n balana de verificare debitul

permind apariia unor discrepane ntre cele dou situaii; duce la apariia stocurilor negative; nu este egal cu creditul, situaie ce se poate ivi, de exemplu, n momentul n care, din greeal, din neatenie sau din multe alte motive, la crearea unui articol de tip Obiect de inventar se alege ca i tip contabil Obiecte de inventar n afara bilanului; Programul nu atenioneaz n cazul n care apar necorelri n balana, de Nu apar atenionri din partea programului nici n cazul n care se regsesc Nu se pot genera automat din program declaraiile 100, 101, 102, 390, Winmentor nu ofer posibilitatea introducerii mai uoare a datelor de exemplu daca nu exist egalitate ntre clasa7-clasa6 i soldul contului 121; valori negative la soldurile zilnice din registrul de cas; precum i situaiile financiare. intrare cu ajutorul echipamentelor/ dispozitivelor periferice. O asemenea facilitate ar reduce i mai mult timpul alocat introducerii datelor n program precum i numrul erorilor umane legate de introducerea eronat de date.

3.4. Concluzii
n urma analizei efectuate, eu consider c programul WinMentor se afl nc n topul preferinelor societilor comerciale pentru inerea evidenei contabile. Aplicaia acoper toate funciile contabilitii, oferind informaii importante managementului financiar din cadrul societilor. Perfecionarea programelor contabile trebuie s in cont de opiniile, indicaiile i sugestiile utilizatorilor direci, a celor care exploateaz programul. Numai printrun efort conjugat cu dorina de creare a unui instrument puternic de gestionare a informaiilor financiar-contabile se va realiza aceast perfecionare a programului i modulelor suplimentare WinMentor. A putea concluziona c exist aspecte pozitive (interfaa de lucru a pachetului de programe pentru gestiune i contabilitate este prietenoas i particular; n urma salvrii se pot vizualiza articolele completate anterior; este un program complet), dar i negative (salvare automat a datelor) ale programului WinMENTOR.

16

n concluzie, WinMENTOR, produsul program pentru contabilitate i gestiune poate fi utilizat cu succes de aproape orice societate mic i mijlocie.

17