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Introduccin
Una base de datos es una recopilacin de informacin relativa a un asunto o propsito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una coleccin de msica. Si la base de datos no est almacenada en un equipo, o slo estn instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de informacin procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos. Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la informacin desde un nico archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede dividir los datos en contenedores de almacenamiento independientes denominados tablas; puede ver, agregar y actualizar datos de la tabla por medio de formularios en pantalla; puede asimismo buscar y recuperar slo los datos que desee por medio de consultas y puede analizar o imprimir datos con un diseo especfico por medio de informes. Puede permitir a otros usuarios ver, actualizar o analizar datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet por medio de pginas de acceso a datos. Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas. Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.
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Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseo que cree desde el principio.
Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales. Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para pginas, o con un diseo que cree desde el principio. Los usuarios pueden interactuar con los datos gracias a las caractersticas de la pgina de acceso a datos.
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6. Perfeccionar el diseo
Una vez diseadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseo y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es ms sencillo cambiar el diseo de la base de datos ahora que una vez que haya rellenado las tablas con datos. Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir suficientes datos de ejemplo en las tablas para poder comprobar el diseo. Para probar las relaciones de la base de datos, compruebe si puede crear consultas para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimnelas. Si encuentra problemas, perfeccione el diseo.
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Si ya tiene una base de datos abierta o si ha cerrado el cuadro de inicio, haga clic en Nueva base de datos en la barra de herramientas y luego haga doble clic en el icono Base de datos en blanco en la ficha General. Especifique un nombre y una ubicacin para la base de datos y haga clic en Crear. Despus de crear una base de datos en blanco, debe seguir algunos pasos adicionales para definir los objetos que formarn su base de datos.
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Consultas Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos. El tipo de consulta ms habitual es una consulta de seleccin. Una consulta de seleccin recupera datos de una o ms tablas utilizando los criterios que especifique y despus los muestra en el orden que desee. Personalizacin de una Tabla En la vista Diseo de la tabla, puede personalizar una tabla de muchas maneras diferentes. Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue ms campos. Si el nombre de un campo existente no es suficientemente descriptivo, puede cambiarlo. La configuracin del tipo de datos de un campo define el tipo de valores que puede escribir en el mismo. Por ejemplo, no puede escribir texto en un campo Moneda. Si se elige un tipo de datos adecuado, puede asegurarse de que los datos se escriben de la forma correcta para ordenar, realizar clculos y otras operaciones. Las propiedades de campo son un conjunto de caractersticas que proporcionan un control adicional sobre el funcionamiento de un campo. Por ejemplo, en funcin de la Configuracin regional del Panel de control de Windows, si se establece la propiedad Formato (Format) a Moneda para un campo con un tipo de datos Numrico o Moneda, el valor numrico mostrado reflejar el formato de moneda especificado en Configuracin regional, en el Panel de control. Se utiliza una etiqueta nica, denominada clave principal, para identificar los registros de la tabla. De la misma manera que la matrcula de un automvil identifica al mismo, la clave principal identifica un registro de manera nica.
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Cmo funcionan las relaciones En el ejemplo anterior, los campos de las cinco tablas deben coordinarse de modo que muestren informacin acerca del mismo pedido. Esta coordinacin se lleva a cabo mediante las relaciones entre las tablas. Una relacin hace coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayora de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador nico para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creacin de una relacin entre la tabla Empleados y la tabla Pedidos a travs de los campos Id. de empleado. Relacin uno a varios La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de la Tabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A. Relacin varios a varios En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas A y B. Por ejemplo, las tablas Pedidos y Productos tienen una relacin varios a varios definida mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Relacin uno a uno En una relacin uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registro coincidente en la Tabla B y viceversa. Este tipo de relacin no es habitual, debido a que la mayora de la informacin relacionada de esta forma estara en una sola tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes en un partido de ftbol benfico. Definir relaciones Para definir una relacin, es necesario agregar a la ventana Relaciones las tablas que se desea relacionar y, a continuacin, arrastrar el campo clave de una tabla y colocarlo en el campo clave de la otra tabla. El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los campos relacionados.
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Se crea una relacin uno a varios si uno de los campos relacionados es una clave principal o tiene un ndice nico. Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales o tienen ndices nicos. Una relacin varios a varios es, en realidad, dos relaciones uno a varios con una tercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dos tablas.
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