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OUTILS DE GESTION DE PROJETS : Outils dorganisation

Mise jour du 11 mai 2011

Rmi Bachelet
La version la plus rcente de ce cours est disponible ici : cours de gestion de projet Cette formation est galement enregistre en vido

Cours distribu sous licence Creative Commons,


selon les conditions suivantes :

Image : Source

Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :
1. Danimer les runions :
Mettre en uvre le PDCA

Bien organiser les runions : ordre du jour, compte-rendu


Des bases danalyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc.. Une matrice de dcision
2

2.

Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :


3.

Piloter un projet en utilisant :


Rmi Bachelet

11 mai 2011

Utilisation ou copie interdites sans citation

Chapitre 1/6

Animer un projet
1. Organiser des runions efficaces
Objectifs Le PDCA

2. Quatre types de runions

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11 mai 2011

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Des runions utiles ?


Une runion cote cher cot = salaire horaires X nombre de participants + .. En France, on a souvent la runionite 1. 2. La runion va t-elle se drouler ?
Fixer une date ni trop tt ni trop tard. Idalement proposer 4 crneaux trois semaines
avant la date prvue.

.avec les bons participants ?


Les personnes prsentes sont-elles les bonnes ? Ex assommer un hirarchique en
transformant une runion davancement en runion technique, faire une runion sans savoir prcisment ce que lon attend des participants, vouloir entriner une dcision sans le dcideur.

3.

Pourquoi investit-on du temps ?


Prparer la runion : 1h de runion = jusqu 4h de prparation (tous les participants
la runion ont une tche de prparation et on doit leur avoir rappel laquelle). avant de commencer : balayer les objectifs de la runion : ordre du jour + tour de table des sujets + rappel de la prparation effectue

4. 5.

Deux rles tenir


Lanimateur est le garant de lefficacit / temps et de lordre du jour Le secrtaire rdige et envoie le compte-rendu

Quest-ce qui a t dcid ? Concrtement ?


Un compte-rendu doit dboucher sur des objectifs daction prcis
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Quest-ce quun bon objectif ?


CAMERA
Cadr (spcifique, prcis, dfini) Approuv, consensuel Pas diminuer labsentisme Mesurable, critre de validation donn mais rduire labsentisme de chance prcise dans le temps, dat 15% . Ne demandez pas Raliste, faisable.. dtre moins ferm mais proposez prendre la .. mais Ambitieux responsabilit de tel travail collectif ou danimer
tel type de runion Trop facile, un objectif nest pas stimulant. Trop difficile, risque de se dcourager.

On nimpose pas un objectif quelquun, on le discute (ou idalement cest la personne ou le groupe qui propose lobjectif quelle souhaite atteindre).

En anglais SMART

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Stretching, Measurable, Agreed-upon, Realistic, Time-Framed

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Cycle daction : le PDCA

Version franaise : Prparer

Drouler Contrler Ancrer


Le PDCA peut aussi tre un tableau qui donne en ligne les rsultats attendus en colonne les actions engager , la preuve qu'elles ont t faites et que les actions ont bien produit l'effet souhait.
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Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation

4 types de runions (1/2)


1. Runion de travail/technique
Participants : membre(s) de lquipe concerns, spcialistes du domaine, client But : approfondir des points prcis Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs Dure : peut prendre du temps !

2. Runion de chantier
Participants : Avec les encadrants, le comit de pilotage But : prsenter l'avancement Squences : ordre du jour, prsentation, questions, (dlibration), bilan Dure : jamais plus dune heure

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4 types de runions (2/2)


3.
2 objectifs Contrle : Le travail tant rparti au sein de diffrents ples, chacun prsente ses avances au groupe et valide ses Runion interne objectifs de la semaine. Participants : toute lquipe-projet cas de blocage, la runion permet d'exprimer le Entraide : En problme et l'ensemble du groupe cherche rsoudre la But : suivre lavancement situation.

Squences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs

4. Stand-up meeting

Participants : But : faire un point rapide Squences : tour de table, traitement point par point, objectifs Dure : trs courte !

2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du groupe projet se rencontrent la pause de 10h pour discuter membresde leur avancement et de leurs blocages disponibles

Toutes les runions sont suivies d'un compte-rendu pour formaliser ce quil y a faire
plus ou moins dvelopp (stand-up meeting = CR light )
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Chapitre 2/6

Le compte rendu
1. Contenu
Informations, dcisions, actions Modles de comptes rendus

2. Conseils

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Le compterendu

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Modles de compte-rendu
En texte .doc et Google Docs. En mind map au format Freemind, en flash, sur Mindmeister

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Le compte-rendu : Les plus

La cohrence : Le modle de CR est standard Le dtail des objectifs : En plus du pilote /action /dlai, le tableau dobjectifs prcise :
Le moyen de validation de chaque objectif (le livrable) Quelle est la personne qui valide (diffrente du responsable de laction)

Le suivi : Commencer par la validation des objectifs du CR prcdent. La rapidit daction : Le compte-rendu est envoy aux participants et aux absents sous 48h.
Lapprobation est demande.. par dfaut (si ncessaire, merci de bien
vouloir amender avant le XX/XX)
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Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Chapitre 3/6

Cadrer le projet
En mettant en uvre 1. Lanalyse fonctionnelle
Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,

2. Diagrammes des travaux / des responsabilits


WBS/OBS La matrice RACI

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Reprsenter et planifier un projet cest


1. Dfinir lobjectif atteindre (un produit fabriquer) 2. Le dcomposer en sous-parties
Le diagramme fonctionnel

3. Dfinir les tapes pour le raliser


Le diagramme des travaux (WBS), des responsabilits (OBS/RACI) Le PERT Le GANTT

4. Prciser les moyens


Le budget

5. Inventorier et grer les risques


toutes ces tapes on peut utiliser les outils des mthodes de rsolutions de problmes, notamment le brainstorming
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Dfinir lobjectif atteindre


Cest lobjet des mthodes de conception
On reprsente dabord lobjet en termes fonctionnels ..
Diagramme fonctionnel = Analyse fonctionnelle externe

en termes fonctionnels signifie en

vitant de parler de

solutions techniques.
Lanalyse fonctionnelle tudie le besoin, elle permet dobtenir le Cahier des charges fonctionnel (CdCF) qui doit tre valid par le client.

.. Puis, une fois le besoin valid



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Analyse fonctionnelle interne AMDEC Analyse de la valeur Plans, CAO


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Diagramme fonctionnel basique

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Source de limage: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net

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Diagramme fonctionnel FAST


Diagramme FAST du systme de sparation des tages du nano-lanceur :
Sparer les tages Commander la sparation

Effectuer la sparation

Grer le choc
Ecarter les deux morceaux aprs la sparation

Grer l'environnement extrieur

Protger contre la temprature Protger contre la pression

Rcuprer les dbris

Grer les dbris

Eviter un trop grand nombre de dbris

temps
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Contrler l'effectuation de la tche

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Projet PERSEUS2 17 Utilisation ou copie interdites sans citation

Diagramme fonctionnel SADT

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Source de limage: http://www.sbaysite.netsans citation Utilisation ou copie interdites

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Diagrammes UML : de cas d'utilisation, de squence,


d'activits (processus mtiers et processus applicatifs)

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Source de limage: copie interdites sans citation Utilisation ou http://www.sbaysite.net

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Diagramme fonctionnel : pieuvre


Pour en savoir plus : Guide Comment raliser une analyse fonctionnelle
Guide de base , Guide avec un exemple dapplication + autres documents http://rb.ec-lille.fr

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Chapitre 3/6

Cadrer le projet
En mettant en uvre 1. Lanalyse fonctionnelle
Diagramme fonctionnel : SADT, FAST,

2. Diagrammes des travaux / des responsabilits


WBS/OBS La matrice RACI

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Dcomposer les tches : diagramme des travaux (WBS Work Breakdown Structure)

Lot de travail

Faire un dcoupage des lots, appropri



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trop simple : on oublie des lments importants trop dtaill : ingrable / perte de temps
Utilisation ou copie interdites sans citation http://www.fineline-software.co.uk/wbs.gif

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Diagramme des travaux /WBS

Conseil : pour un projet de 6 personnes, se limiter 6 catgories de de lots avec 3-4 sous-lots quilibrs en terme de charge
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Diagramme des responsabilits (OBS Organization Breakdown Structure)

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Source : projet COMPTAGE Utilisation ou copie interdites sans citation

09-11 24

Du WBS l'OBS : la matrice RACI


Dans le diagramme des tches, des lots ont t dfinis
Lot 1 Lot 5 Lot 6

Tous les lots doivent tre affects un responsable par une matrice RACI
Didier Claire Pilote Brice Alex DS

Lot 2

Projet XXX
Lot 3

Lot 1
Lot 7 Lot 8

Lots technique A

Lot technique B
Lot 2 Lot 3 Lot technique C Lot technique D Lot technique E Lot technique F Lot 4 Lot 5 Lot de gestion G Lot de gestion H Lot de gestion I Lot 6 Lot 7 Lot 8 Lot 9 Lot de gestion J Lot de gestion K Lot de gestion L Lot de gestion M

RA
R R R A RA A R R A RA R R A R A A R A

I
I A I I C C R C C C A C C I

Lot 4 Lot 9 Lots techniques Lots de gestion de projet

Matrice RACI
R = Ralisation, tche A = Approbation, lead C = Consultation, avant I = Information, aprs
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Attention, les significations de R et A sont diffrentes en anglais (R = Responsible = lead)

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Chapitre 4/6

Planifier un projet
1. Le PERT
Dates au plus tt, dates au plus tard, chemin critique

2. Le GANTT

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Le diagramme PERT

PERT = Program Evaluation and Review Technique


( Technique dlaboration et de mise jour de programme )

Outil dvelopp pour la marine amricaine en 1957


Le dlai initial du programme Polaris tait de 7 ans, lapplication du PERT aurait permis de le rduire 4 ans

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Calculer un PERT
marge libre = dlai de retard la mise en route d'une tche

Quel est son intrt ?

Au plus tt!

Dates au plus tt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin o date au plus tt = date au plus tard.


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Au plus tard !
http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule
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Organiser les tches, dterminer le chemin critique.. PERT


Quel est son intrt ?

.. un retard sur le chemin critique retarde la date de fin du projet


.. Acclrer le chemin critique permet de terminer le projet plus vite Dates au plus tt Dates au plus tard

Le chemin critique est le chemin o date au plus tt = date au plus tard.


http://www004.upp.so-net.ne.jp/s_honma/schedule

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tablir les priorits, planifier.. PERT

Quelle est ltape la plus importante du projet ? Quelles sont les priodes les plus charges ?

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Le diagramme de Gantt

Dvelopp par Henry L. Gantt, ingnieur amricain, vers 1910


Calendrier de ralisation d'un projet Visualiser lensemble du projet
Lots de travail (ou groupe de lots) Runions

Identifier les marges existantes sur certaines tches, Piloter le projet

Image : Wikimedia Commons

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Calendrier dun projet : Gantt

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Utilisation ou copie interdites sans citation Image : source sur http://www.conduitedeprojet.info

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Exemple de Gantt

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Chapitre 5/6

Conception densemble du projet


1. Rcapitulation des outils de projet
Questions rsoudre Enchainement des outils

2. Le budget

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Concevoir un projet, cest rsoudre une srie de questions en suivant un ordre rigoureux
1. Dfinir ce qui est demand :
Quelles sont les fonctions raliser, les contraintes ?

2.

Lister les tches


Quest-ce qui doit tre fait ? Comment dcouper le projet en lots ?

3.

tablir les responsabilits


Qui coordonne, ralise et valide chaque tche ?

4.

valuer la dure et lordre des taches


Combien de temps faut-il pour faire ? Dans quel ordre doit-on procder ?

5.

Prendre en compte les ressources et contraintes


Quelles sont les ressources disponibles/ncessaires (comptence + temps) ?

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Les outils de conception/planification de projet senchainent rigoureusement


1. Poser les bases de ce qui est demand :
Analyse fonctionnelle, diagramme fonctionnel

2.

Analyse fonctionnelle + oprations ncessaires la ralisation


WBS (diagramme des travaux)

3.

Diagramme des travaux + qui fait/coordonne quoi


OBS/matrice RACI (diagramme des responsabilits)

4.

Diagramme des responsabilits + dure et ordre de succession des tches


PERT

5.

PERT + ressources disponibles


Gantt (calendrier du projet)

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Dfinir et grer les moyens: le budget

3 types de ressources
Ressources humaines, personnel Mise disposition de locaux, de machines, dons en nature Argent

Sert
valuer la faisabilit Demander des financements Suivre lavancement (% dpens) .. rendre des comptes

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Exemple de budget

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Le budget est aussi un instrument de suivi


Tenir jour un journal des dpenses.. ds le lancement du projet

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Chapitre 6/6

Piloter un projet
1. Piloter cest jalonner et mettre jour 2. Les outils de pilotage :
Le tableau dindicateurs La gestion des risques La matrice de dcision

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Le pilotage ... une mise jour ?


Piloter un projet cest vrifier quon est sur la bonne trajectoire vers le livrable final

Deux prrequis :
1. 2. Des livrables intermdiaires Des jalons (milestones) : runions de validation la fin des lots importants.

Suivre lavancement grce aux outils utiliss lors de la conception de projet


CdC WBS OBS/RACI PERT Planning Gantt Budget

Si on a un problme, on retravaille avec les outils de conception de projet Mais le mieux cest dintervenir avant dtre en difficult trois outils le permettent..
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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Les indicateurs

Voir formation valuation de projet


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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Dfinir / prioriser / suivre les risques


Voir formation gestion des risques

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Image : source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Faire les bons choix

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Matrice de dcision

Voir formation brainstorming


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Source http://www.rosyth.moe.edu.sg/social/presentations/Wits/decision.gif Utilisation ou copie interdites sans citation

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Conclusion
1. Retour sur les objectifs 2. Outils logiciels 3. Quelques conseils
Matrialiser le projet Trouver lquilibre entre gestion de projet et ralisation Revenir systmatiquement sur les carts

4. Carte conceptuelle du chapitre 2


Lanimation de runions
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Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les bases des outils de projet permettant :
1. Danimer les runions :
Mettre en uvre le PDCA

Bien organiser les runions : ordre du jour, compte-rendu


Lanalyse fonctionnelle Le diagramme des travaux Le diagramme des responsabilits et la matrice RACI Le PERT, le planning de Gantt Le budget, la gestion de risques, les indicateursetc.. Une matrice de dcision
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2.

Reprsenter et planifier un projet en mettant en uvre :


3.

Piloter un projet en utilisant :


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Logiciels de gestion de projet gratuits


La plupart des outils de projet : comptes-rendu, matrice RACI, budget
ne demandent pas doutil logiciel spcifiques, vous pouvez utiliser un traitement de texte ou un tableur, comme ceux proposs par Open Office. Pour les diagrammes fonctionnels, on pourra utiliser Visual Understanding Environment (VUE) :
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais Tlchargeable directement ici. Document-type propos : amorce de Diagramme d'environnement

Pour les WBS et OBS, on pourra utiliser Freeplane :


C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais Tlchargeable directement ici. Documents-types proposs : 3 diagrammes - fonctionnel, OBS, WBS

Pour les PERT et Gantt, les meilleurs logiciels sont payants, mais on peut
commencer en utilisant GanttProject
C'est un logiciel gratuit, libre et multi-plateformes, traduit en franais Permet de crer des diagrammes de Gantt et des rseaux PERT, calcul du chemin critique. Voici une vido d'introduction GanttProject
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Matrialiser le projet.
Aide penser un objectif lointain et se runir autour d'un projet commun
Lancement de projet
Nom du projet, logo, plaquette

Montage/conception de projet
Croquis, maquette

Conduite de projet
Prototypes, dmonstrateurs

Garder toute la documentation du projet dans un classeur de projet amen toutes les runions.

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Image : Source1, Source2, Source3 Utilisation ou copie interdites sans citation

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Grer ou raliser : trouver lquilibre

Raliser un projet, cest avant tout faire, mais cest aussi


Concevoir Organiser et planifier Rendre compte Contrler ..

Il faut trouver le juste quilibre entre les tches de management de projet et celles de ralisation
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Image : Source Utilisation ou copie interdites sans citation

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Pilotage : revenir systmatiquement sur les carts


..pour les comprendre
Principe de base : tre honnte Chercher la cause
et pas le bouc missaire
Temps insuffisant, Manque de comptence, Outils non adapts Pas de suivi, faible motivation Objectifs pas CAMERA / SMART

Positiver "ce qui a t fait" + Replanifier de manire plus raliste


Dcoupage en livrables intermdiaires plus simples, rsolution des problmes dtects..

..objectif non atteint + cause non analyse = L'analyse des carts et la base du pilotage de projet
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Lanimation de runions : une carte conceptuelle

Thomas Briand

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Questions ?

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Rmi BACHELET

Enseignant-chercheur, Ecole Centrale de Lille


Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr

Mes principaux cours Centrale Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de donnes, prvention du plagiat, module de marchs financiers, cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes, tablir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipdia et CentraleWiki, formation au coaching pdagogique et l'encadrement

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Mes autres cours :


en vido :
Comment animer un Brainstorming, analyse stratgique des projets, Fondamentaux de la gestion de projet et Animation dquipe-projet et motivation, utiliser les cartes conceptuelles, valuer la valeur actuelle nette dun investissement ou dun projet. Fondamentaux de la gestion de projet Les bases des outils d'organisation projet Groupware et outils informatiques de gestion de projets Introduction l'analyse stratgique en management de projet et 4 topos de Mthodes de Rsolution de Problmes Cours d'analyse fonctionnelle Introduction la gestion des risques Dmarche de gestion des risques et plan de prvention

en diapositives animes :


Rmi Bachelet

Enfin, voici des cartes conceptuelles rsumant certaines de ces formations


Cours de finance de march Autres cours de sociologie des organisations cours de qualit et mthodes de rsolution de problmes cours de rfrencement / SEO Wikipdia en tant que systme de gestion des connaissances
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