Sunteți pe pagina 1din 22

MANAGEMENTUL TIMPULUI

1. TIMPUL O RESURSA CE NU POATE FI STOCATA 1) O RESURSA CE NU POATE FI STOCATA Administrarea timpului joaca un rol important in viata ta.
Timpul este o resursa fundamentala si modul in care o folosesti iti influenteaza: succesul: - Ce anume face diferenta intre cei care au succes si cei care nu au? Deseori ceea ce face diferenta este faptul ca primii isi folosesc timpul in mod eficient, pe cand ceilalti au tendinta sa il risipeasca. sanatatea: - Modul in care iti folosesti timpul iti influenteaza nivelul stresului.Cu cat esti mai organizat, cu cat iti planifici mai bine activitatile, cu atat te vei simti mai putin stresat,iar sanatatea ta va fi mai buna. Cunoastem cu totii persoane acaparate de munca lor, care nu pot beneficia niciodata de concediu. Astfel de persoane nu isi administreaza eficient timpul si isi pun in pericol sanatatea. fericirea: - Administrarea timpului iti poate influenta chiar fericirea! Daca iti folosesti eficient timpul poti s amentii un echilibru intre munca, viata de familie si activitatile de ralaxare.

2) O RESURSA LIMITATA Timpul nu poate fi stocat. Daca nu avem bani, putem imprumuta sau putem gasi o cale de a castiga mai multi.Daca nu avem suficiente resurse umane,putem angaja personal.Daca avem nevoie de mai multe echipamente,putem cumpara.In privinta timpului, lucrurile sunt foarte diferite: nu vom putea schimba niciodata faptul ca sunt n umai 24 ore intr-o zi, 168 ore intr-o saptamana. Mai mult, este dificil sa lucrezi eficient mai mult de 10 sau 12 ore pe zi, sau 60 pana la 70 de ore pe saptamana. Timpul este una dintre acele resurse care nu poate fi pusa la pastrare si nu poate fi cumparat sau imprumutat, iar acest lucru nu il putem decide noi, nu il putem negocia. Cele trei ore petrecute intr-o sedinta nefructuoasa, cele doua luni dedicate unui proiect inutil sunt pierdute definitiv.

3) O RESURSA DISTRIBUITIVA IN MOD EGAL Timpul: singura resursa data in mod egal tuturor. Chiar daca timpul are valoare diferita pentru persoane diferite, este singura resursa distributiva in mod egal tuturor. Fiecare om are exact aceeasi zestre de timp: 24 ore pe zi, 168 ore pe saptamana, 7 zile pe saptamana. Diferenta pentru o perioada data, consta i ceeace realizam cu timpul disponibil.

4) O RESURSA VALOROASA Timpul inseamna bani. Benjamin Franklin a spus: Time is money. In cele mai multe situatii, timpul alocat diferitelor activitati este convertit in bani si este inclus in costurile totale aferente acelei activitati sau proiect. 5) TIMPUL: O RESURSA CARE TREBUIE GESTIONATA Un bun manager isi valorifica la maximum timpul. Diferenta de baza dintre managerii care reusesc si cei care esueaza consta in modul in care ei isi folosesc timpul intr-o perioada data.Cei care reusesc isi valorifica timpul la maximum, pe cand ceilalti nu, muncesc mult dar isi folosesc timpul ineficient. Ceea ce conteaza este cum utilizezi timpul disponibil. Daca iti gestionezi eficient timpul, poti sa muncesti acelasi numar de ore si sa obtii rezultate mai bune; sau sa lucrezi mai putine ore si sa obtii aceleasi rezultate; sau sa muncesti mai multe ore si sa obtii rezultate exceptionale. Solutii: - Pentru a administra mai bine timpul, trebuie sa nu subestimezi dificultatea schimbarii obiceiurilor! - Administrarea eficienta a timpului necesita sa urmezi un program riguros in doua etape: Etapa 1: adopta o atitudine pozitiva; Etapa 2: dobandeste abilitati necessare. 1.1 ETAPA 1: ADOPTA O ATITUDINE POZITIVA Constientizarea importantei timpului Daca vrei sa iti gestionezi in mod eficient timpul,incepe perin a adopta o atitudine pozitiva. Cum poti sa ajungi sa ai aceasta atitudine?

Fii convins ca timpul este bunul tau cel mai pretios Raspunde la urmatoarele intrebari: - Stii costul orar al muncii tale? - Esti constient de pierderea oportunitatilor? - Stii ca modul tau de folosire a timpului iti influenteaza: - nivelul de stres/sanatate? - succesul? - fericirea? Poti sa controlezi folosirea propriului timp! Fii convins ca poti sa-ti imbunatatesti modul in care iti folosesti propriul timp Succesul si eficienta ta depind de administrarea timpului.Inceteaza sa spui ca ceilalti sunt de vina pentru timpul tau pierdut.Inceteaza sa ma atribui lipsa ta de timp unor cauze externe. Desigur ca exista un numar de factori care nu depind de tine; dar cea mai mare parte a timpului tau este sub controlul tau.In cele mai multe cazuri,diferenta de baza intre ceea ce este si ceea ce nu este sub controlul nostru este o problema de atitudine. Factorii care constituie obstacole pentru gestionarea timpului sunt adesea lucruri precum ezitarea,teama sau indoiala.Convinge-te pe tine insuti ca poti sa iti controlezi timpul. Actioneaza! Decide-te sa iti imbunatatesti gestionarea timpului. Raspunde la urmatoarele intrebari: - Sunt hotarat sa ma supun unei autodiscipline riguroase pentru aplicarea tehnicilor de administrare a timpului? - Sunt hotarat sa-mi fac timp pentru a-mi administra timpul? Atitudinea ta este un factor cheie. Concluzie Totul depinde de tine.Atitudinea ta este un factor cheie pentru succesul administrarii propriului timp.Atitudinea ta determina ceea ce poti sau ceea ce nu poti sa faci cu timpul. Persoanele care au reusit in administrarea timpului au adoptat la inceput o atitudine pozitiva si optimista fata de abilitatea lor de a-si gestiona timpul; ei au fost convinsi ca administrarea timpului depinde de ei si au actionat in consecinta. 1.2 ETAPA 2: DOBANDESTE ABILITATILE NECESARE Categorii de abilitati si deprinderi care trebuie dobandite. Trebuie sa ai deja o atitudine pozitiva fata de gestiunea timpului.Dar ai abilitatile necesare? Sunt patru mari categorii de abilitati necesare pentru gestionarea eficienta a timpului.Acestea sunt:

a. a stabili prioritatile; b. a planifica; c. a organiza timpul; d. a delega. a. Stabilirea prioritatilor si planificarea Stabilirea prioritatilor este punctul de inceput al administrarii timpului.trebuie ca mai intai sa fii capabil sa identifici si sa stabilesti prioritatile astfel incat apoi sa iti concentrezi cea mai mare parte din timp si efort pentru realizarea lor.Acesta este singurul mod posibil de a te focaliza pe ceea ce este cu adevarat important. Planificarea te ajuta sa economisesti timp.Daca ti-ai stabilit prioritatile poti incepe sa planifici.Trebuie mai intai sa decizi ce trebuie facut.Apoi poti sa elaborezi planuri de actiune zilnice,saptamanale,lunare,anuale. Toate te vor ajuta sa economisesti timp. b. Organizarea timpului Mai multe elemente ale muncii noastre zilnice ne consuma o mare parte din timp.Degeaba ai planificat si ai stabilit prioritati daca apoi devii dezorganizat. Organizarea timpului si a elementelor consumatoare de timp sunt la fel de importante.Trateaza-le cu multa rigurozitate! c. Delegarea Delegarea poate fi o metoda buna pentru a obtine rezultatele dorite cu ajutorul unor resurse umane suplimentare.

2. PLANIFICAREA TIMPULUI SI STABILIREA PRIORITATILOR


1) EFECTUL PARETO (REGULA 20/80) In cele mai multe cazuri 20% din factori produc 80% din rezultate In secolul trecut(1906), economistul italian Vilfredo pareto a efectuat numeroase studii care au condus la concluzia ca in cele mai multe situatii un numar limitat(20%) de factori au cel mai mare efect(80%). Acesta este Efectul Pareto sau Regula 20/80. Ea se aplica numerelor mari si a fost confirmata de multe studii,desi proportia poate varia de la 15/85 la 35/65.

Efectul Pareto si administrarea timpului. Efectul Pareto se aplica si in administrarea timpului: 20% din activitatile managerului produc 80% din rezultate si invers, 80% din activitatile unui manager au un efect foarte mic, in termeni de rezultate.Aceasta inseamna ca unele activitati ale unui manager aduc un beneficiu mare si altele un beneficiu mic. O activitate cu beneficiu mare contribuie semnificativ la obtinerea rezultatelor. Ce este o activitate cu beneficiu mare? O activitate cu beneficiu mare este aceea care aduce o contributie majora la realizarea unui obiectiv sau scop.Activitatile pot sa difere de la un post, departament la altul sau de la o firma la alta,dar ele contribuie semnificativ la realizarile managerului. Exemple: - stabilirea obiectivelor; - elaborarea planurilor de actiune; - delegarea competentei; - creatia si inovatia; - organizarea; - valorificarea oportunitatilor. O activitate cu beneficiu mic contribuie putin la obtinerea rezultatelor. Ce este o activitate cu beneficiu mic? Spre deosebire de activitatile cu beneficiu mare, cele cu beneficiu mic nu contribuie semnificativ la realizarea obiectivelor managerului. Activitatile cu beneficiu redus produc putine rezultate. Exemple: - a face o munca ce poate fi delegata; - a astepta; - a calatori; - a participa la intalniri; - a face o munca ce nu este necesara; - a primii vizitatori neinvitati; - a face ceva fara un scop precis. 2) IDENTIFICAREA ACTIVITATILOR CU BENEFICIU Analizeaza propria ta pozitie. Nu exista o formula magica de identificare a activitatilor cu beneficiu mare; judecata si discernamantul sunt intotdeauna necesare. Sunt utile urmatoarele intrebari:

Care este scopul si functia departamentului/organizatiei,locului de munca? Ce se asteapta de la mine? Care parte a muncii mele este cu adevarat importanta ? Daca ar trebui sa fac numai trei lucruri care ar fi acelea? Daca as avea timp destul, ce probleme as putea rezolva? Care activitati pot fi facute numai de mine?

Alcatuieste o lista a activitatilor tale cu beneficiu mare O lista cu nu mai mult de 10 activitati cu beneficii mari Dupa ce identifici activitatile pe care le consideri cu beneficiu mare si pe cele cu beneficiu mic,alcatuieste o lista a lor.O astfel de lista contine in mod obisnuit patru pana la sapte activitati cu beneficiu mare, si nu mai mult de zece. Daca lista ta are mai mult de zece,reciteste-o atent si intreaba-te pe tine insuti cu privire la fiecare activitate. Acesta activitate contribuie intr-adevar in mod semnificativ la atingerea obiectivelor mele? Pentru ca lista mea sa fie de folos pune-o in ghidul tau de administrare a timpului si consult-o in mod regulat. Revizuieste lista periodic Schimbarile variate pot sa iti afecteze lista activitatilor cu beneficiu mare Activitatile tale cu beneficiu mare nu sunt batute in cuie; exista multe ratiuni pentru care ele pot fi modificate in timp: schimbari in strategia companiei,promovarea ta,urgentele etc. De aceea, este important sa verifici in mod regulat lista pentru a fi sigur ca eforturile tale sunt inotdeauna concentrate asupra celor mai profitabile si mai productive activitati. 2) CONCENTREAZA-TE ASUPRA ACTIVITATILOR CU BENEFICIU MARE Activitati cu beneficiu mare Pentru a-ti administra bine timpul, trebuie sa te concentrezi asupra activitatilor cu beneficiu mare. PRIORITATI MARI,BENEFICII MARI Stabilirea prioritatilor este esentiala Cum poti sa faci conexiunea intre activitatile cu beneficii mari si munca de zi cu zi? Cum poti sa conciliezi ceea ce este important cu ceea ce este urgent? Trei pasi pentru stabilirea prioritatilor

Exista o singura solutie : stabilirea prioritatilor. Stabilirea prioritatilor inseamna determinarea ta de a-ti cencentra eforul si energia pe baza prioritatilor anuale, lunare sau chiar zilnice. Cum poti sa-ti stabilesti prioritatile?Urmeaza acesti pasi simpli dar sistematici - Stabileste rezultatele cheie pe care le vrei sau trebuie sa le obtii; - Identifica activiatile necesare obtinerii acestor rezultate; - Stabileste activitatile prioritare. STABILESTE-TI REZULTATELE CHEIE Punctul de pornire: precizeaza rezultatele care trebuie obtinute Orice actiune pe care vrei sa o faci trebuie sa corespunda unui rezultat precis,astfel iti vei dedica timpul unor prioritati false. In termeni mai concreti,rezultatele cheie sunt cele pe care doresti sa le obtii pe termen scurt.Ele definesc campul tau de ACTIUNE. Ce este de facut? Specifica termenul limita Numeste responsabilul Foloseste verb de actiune Numeste rezultatul Cum? Pana la sfarsitul lunii; pana pe 25 iulie Eu Voi realiza; voi finaliza Doua rapoarte, etc.

IDENTIFICA ACTIVITATILE NECESARE Pentru fiecare rezultat,identifica ce activitati trebuie facute pentru a-l obtine,estimeaza cat va dura fiecare activitate si numele persoanei care o va face. Acum separa activitatile cu beneficiu mare de cele cu beneficiu mic. Inainte de a face alegerea, aminteste-ti ca activitatile cu beneficiu mare sunt acelea care contribuie semnificativ la atingerea obiectivelor tale. STABILESTE PRIORITATILE Urgent sau important? Multi manageri lucreaza sub presiune,impartiti intre activitatile importante si cele urgente. Activitatile urgente reclama atentie imediata si impiedica focalizarea pe activitatile important,in timp ce acestea pot deveni ele insele urgente. Managerii de acest tip isi ocupa timpul cu stingerea focului in loc sa actioneze asupra situatiilor. Nu confunda importanta cu urgenta,astfel iti vei consuma timpul numai cu activitati urgente fara a face ceva cu adevarat important. Deci,pentru ati stabilii prioritatile,intreaba-te mai intai daca fiecare activitate este urgenta sau nu.

Exista patru combinatii posibile intre activitati urgenete sau neurgente si importante sau neimportante: - Beneficiu mare / Urgente - Beneficiu mare / Neurgente - Beneficiu mic / Urgente - Beneficiu mic / Neurgente Stabileste prioritatile Cand stabilesti prioritatile trebuie sa iei in considerare doua criterii: - beneficiul activitatilor - termenele limita. Activitatile tale prioritare trebuie sa fie: - cu beneficiu mare - urgente, aceasta insemnand cu cel mai apropiat termen limita. Dupa ce ai indeplinit aceste sarcini prioritare, te poti concentra pe realizarea celorlalte tipuri, activitatile care au beneficiu mare dar nu sunt urgente si acele care au urgente dar nu au un beneficiu mare. Exemplu de mod de impartire a activitatilor dupa urgenta si importanta. Urgent I Important - Crize; - Probleme presante; - Proiecte cu scadenta apropiata,intrevederi, urgente,sedinte III Neimportant - Intreruperi,anumite telefoane; - O parte din coresponenta, din rapoarte; - Unele intruniri,unele sedinte; - Multe din chetsiunile imediate presante, dar nu foarte importante; Mai putin urgent II - Planificare; - Crearea unor relatii; - Recreere autentica; - Delegare,formare; - Management. IV - Discutii informale,rutina; - Corespondenta neimportanta; - Unele apeluri telefonice; - Activitatile sau indivizii care te fac sa-ti pierzi timpul; - Activitati de relaxare,de evadare din realitate.

3. PLANIFICAREA TIMPULUI PROPRIU Reguli de aur pentru administrarea timpului. Exista cateva reguli simple si practice care ne vor ajuta sa ne folosim timpul mai bine. Stabileste o marja de siguranta pentru activitatile neprevazute (urgentele). Ca si la stabilirea bugetelor financiare,trebuie sa prevedem atat pentru cheltuielile curente(rutina), cat si pentru neprevazute(actiune). Trebuie sa stabilim fonduri pentru imbunatatiri(actiune). Daca nu urmam aceste principii de alocare, ne vom cheltui fondurile, dar nu vom stii pe ce si de ce. Stabileste prioritatile cat mai curand posibil in perioada de planificare(la inceputul saptamanii,al zilei, etc).Acest lucru te va ajuta sa te concentrezi pe activitatile cu adevarat importante.

ADMINISTRAREA TIMPULUI

RUTINA 20 30 %

ACTIUNE 25 40 %

REACTIE 30 40 %

-apeluri telefonice -contacte -intalniri -calatorii -rapoarte -etc.

Rezultate cheie Prioritati -neprevazute -crize -urgente - etc. INVAZIE

4. UTILIZAREA INSTRUMENTELOR DE PLANIFICARE Planificarea timpului reclama utilizarea unor instrumente de planificare foarte bune.Fiecare dintre cele patru instrumente are un rol particular; utilizarea lor in mod adecvat va furniza un sistem de planificare complet si riguros. Aceste instrumente sunt: - planul lunar; - planul saptamanal; - planul zilnic; - planul de actiune.

4.1. PLANUL LUNAR Cand? - In ultima zi de vineri a lunii sau in prima zi de luni a lunii; Cum? - Analizeaza cu atentie luna precedenta si determina: - daca ti-ai atins toate obiectivele; - daca au aparut probleme noi. - Alcatuieste o lista a activitatilor care trebuie realizate in cursul lunii ; - Estimeaza timpul necesar pentru fiecare activitate; - Rezerva in agenda ta lunara timpul cerut de fiecare activitate. Sugestii - Programeaza cele mai importante activitati la inceputul lunii; - Pastreaza flexibilitatea in programare; - Deleaga. Instrumente - Agenda; - Lista de obiective; - Planul lunar; - Planul de actiune.

4.2 PLANUL SAPTAMANAL Cand? - Vineri dupa-amiaza sau luni dimineata. Cum? - Examineaza prioritatile si rezultatele cheie; - Listeaza activitatile care trebuie facute in timpul saptamanii; - Ordoneaza activitatile in ordinea prioritatii. Sugestii - Programeaza sa realizezi cele mai importante activitati la inceputul saptamanii; - Pastreaza flexibilitatea in programare; - Grupeaza activitatile similare in aceasi perioada a saptamanii; - Comunica celorlalti programarea ta. Instrumente - Agenda.

4.3. PLANUL ZILNIC Cand? - Primul lucru dimineata cand ajungi la serviciu sau ultimul lucru seara inainte de a pleca de la serviciu. Cum? - Examineaza prioritatile zilei; - Listeaza prioritatile pentru ziua respectiva; - Estimeaza timpul necesar pentru fiecare; - Ordoneaza prioritatile; - Decide ce vei face tu insuti/insati si ce vei delega. Sugestii - Programeaza sa realizezi cele mai importante activitati la inceputul zilei; - Pastreaza flexibilitatea in programare; - Comunica celorlalti programarea ta; Instrumente - Agenda.

4.4. PLANUL DE ACTIUNE Cand? - Inaintea unui proiect important. Cum? - Defineste obiectivele priectului: - corespund cu propiile tale obiective? - sunt compatibile cu prioritatiile tale? - Listeaza activitatile necesare pentru realizarea proiectului; - Estimeaza timpul necesar pentru fiecare activitate; - Ordoneaza activitatile intr-o secventa logica; - Stabileste resposabilii pentru fiecare activitate; - Intocmeste pleanificarea pe baza infoematiilor de mai sus. Sugestii - Incepe cu termenul limita(deadline) si urmeaza calea inversa pana la data de inceput a proiectului; - Comunica celor implicati planificarea proiectului. Instrumente - Planul de actiune.

5. ORGANIZAREA TIMPULUI PROPRIU 5.1. CARE FACTORI SUNT SUB CONTROLUL TAU? A schimba metodele altora este dificil; a le schimba pe ale tale este mai usor. Esti tipul de manager care sustine ca lipsa sa de timp se datoreaza celorlalti sau factorilor care sunt in afara controlului sau? Daca esti, inseamna ca ti se pare foarte dificil sa iti organizezi munca intr-un mod rational; pentru a face asta, trebuie sa schimbi obiceiurile celorlalti, iar acest lucru este mai mult decat imposibil pentru tine. Controlezi cea mai mare parte din timpul tau. Situatiile in care nu poti face nimic sunt foarte rare. Exista si vor exista intotdeauna factoripe care nu-i poti controla; dar este sigur ca tu ai sub control majoritatea factorilor. Acceptand aceasta ipoteza, incepe o analiza atenta a

practicilor tale! Intreaba-te daca nu poti sa castigi timp printr-o mai buna organizare a: - calatoriilor; - convorbirilor telefonice; - corespondentei; - lecturilor; - hartiilor/documentelor; - sedintelor. Cateva aspecte ale muncii tale zilnice iti consuma mult timp. Fiind mai bine organizat in aceste arii inseamna sa economisesti timp pretios care sa fie dedicat activitatilor cu beneficiu mare. Organizarea: un factor controlabil Aceste activitati sunt controlabile in mare masura. Analizeaza-le in detaliu si cu siguranta vei gasi modalitati de imbunatatire. 5.2. PRINCIPII FUNDAMENTALE Este mai eficient sa grupezi activitatile similare. Grupeaza activitatile. Este intotdeauna mai eficient sa grupezi activitati similare.De exemplu, poti sa dai toate telefoanele in aceeasi perioada de timp. Concentreaza-te Poti sa iti optimizezi concentrarea si sa iti maresti eficienta prin minimizarea numarului de intreruperi care apar de-a lungul zilei de lucru.Aranjeaza astfel incat colegii tai sa recunoasca situatiile in care nu vrei sa fii intrerupt. Intreruperile(telefoanele,secretara,subordonatii,superiorii,colegii,prietenii etc) reprezinta unul dintre cele mai mari obstacole pentru gestionarea eficienta a timpului.Este imperativ sa lucrezi asupra unei singure probleme o singura data. Nu incerca sa faci mai multe lucruri in acelasi timp. 5.3. CUM SA ITI ORGANIZEZI TIMPUL IN MOD EFICIENT Pentru a organiza munca in mod eficient si a economisi timp,poate fi utilizata urmatoarele procedura: - identificarea factorilor care cauzeaza pierderea de timp; - utilizarea instrumentelor de economisire a timpului. Jurnalul de activitate este un instrument esential pentru o buna administrare a timpului.

IDENTIFICA FACTORII CARE DETERMINA PIERDEREA TIMPULUI(HOTII DE TIMP) Pentru a-ti organiza munca in mod eficient trebuie mai intai sa examinezi metodele de lucru si sa identifici cauzele reale ale pierderii de timp. Analizeaza-ti programul in detaliu.Acest lucru iti va permite sa iei decizii importante in privinta eliminarii sau reducerii timpului pierdut. Sugestie: completeaza un jurnal de activitate care te va ajuta sa descoperi unde apar pierderile de timp si de ce. Jurnalul zilnic iti arata activitatile inutile Identifica hotii de timp din activitatea zilnica. Consulta jurnalul si identifica toate activitatile neproductive.Clasifica-le pe categorii ca: intreruperi, sarcini administrative, intalniri etc. Aceste activitati sunt obstacole majore pentru o organizare eficienta. Analizeaza hotii de timp Analizeaza aceste obstacole in ordinea importantei lor(timpul pierdut,consecintele). Care dintre aceste obstacole sunt sub controlul propriu?Ce metode pot sa folosesc pentru a le reduce sau a le elimina? UTILIZEAZA INSTRUMENTE SI TEHNICI DE ECONOMISIRE A TIMPULUI. Tehnici Pentru a-ti gestiona eficient timpul trebuie sa aplici diverse tehnici de economisire a timpului privind elemente ca: - apeluri telefonice; - intreruperile; - problemele si crizele; - intalnirile/sedintele; - corespondenta si hartiile de lucru; - cititul, calatoriile. Organizer-sprijin pentru organizare si planificare Utilizarea unei agende de tip organizer te va ajuta sa aplici tehnicile si metodele de organizare eficienta a timpului.

5.4. CONTROLUL FACTORILOR CONSUMATORI DE TIMP TELEFONUL Daca este utilizat eficient,telefonul reprezinta un instrument care iti permite sa economisesti timp si efort. Mesajele telefonice - data si ora apelului; scopul apelului; - numele persoanei,numarul de telefon; - aminteste-ti ca numai un masaj clar este util; - deleaga sarcina de a raspunde mesajelor oricand este posibil. Convorbirile telefonice - Grupeaza toate apelurile intr-o anumita perioada a zilei; - Planifica-ti convorbirile/ apelurile; - Inainte de a suna intreaba-te cand este cel mai probabil sa gasesti persoana cu care trebuie sa comunici; - Comunica in mod eficient; - Triaza convorbirile. INTRERUPERILE Intreruperile de orice fel(vizitatori,colegi,telefoane etc) sunt obstacole majore pentru eficienta timpului. De ce? Pentru ca ele limiteaza nivelul si durata puterii de concentrare. Invata sa limitezi intreruperile. - Acorda-ti timp sa fii singur; - Stabileste intalniri; - Planifica intalnirile; - Limiteaza numarul de ointalniri pe zi astfel incat sa ramana o rezerva pentru cele neprevazute. Invata cum sa reactionezi la intreruperi. - Inavata sa spui nu; - Invata sa fii ferm; - Specifica cat timp ai la dispozitie; - Invata cum sa pui punct unei conversatii care dureaza prea mult; - Rezuma sau solicita interlocutorului sa rezume cele mai importante puncte ale discutiei.

6. PROBLEME SI CRIZE Uneori, cand nimic nu pare a merge bine,evenimentele nu sunt sub controlul tau.Panica si improvizatia inlocuiesc actiunea rationala,planificata.

a. Analizeaza cu calm situatia - Inainte de a face ceva privind o problema neasteptata,incepe prin a nu face nimic; - Daca aceasta maniera contravine naturii tale,repeta-ti de multe ori: Ma grabesc foarte, foarte incet; - Problema depinde de tine? - Acorda-ti timp pentru a aduna toate informatiile relevante; - Identifica toate aspectele implicate si clasifica-le in ordinea prioritatii, pe baza consecintelor probabile; b. Cauta solutiile posibile - Alcatuieste o lista cu toate masurile fezabile; - Alege-le pe cele care pot fi aplicate fara intarziere. c. Decizia - Care este cea mai realista solutie in circumstantele date? - Care solutie va avea cele mai putine consecinte negative? d. Pregateste un plan de actiune simplu si eficient - Ce masuri trebuie luate ? Cand ? De catre cine ? Cum ? Cine trebuie informat ? e. f. Actioneaza rapid, ferm si cu mult calm Analizeaza situatia retrospectiv Care au fost cauzele crizei ? Ce masuri ar fi putut preveni criza ? Ce masuri trebuie luate penru a preveni acest tip de criza ? Cine trebuie informat asupra acestor masuri ?

GLOSAR DE TERMENI
-

Abordare integrata. Este o metoda pentru managementul celor sase faze ale ciclului proiectului(programare,identificare,formulare,finantare,implementare si evaluare). Ea analizeaza cele mai importante elemente ale fiecarei faze si criteriile de coeziune si dezvoltare durabila aplicabile de-a lungul intregului ciclu al proiectului. Activitati. Suma mai multor sarcini,toate avand acelasi obiectiv.Activitatile reprezinta actiunile concrete minime ce au nevoie de planificare.Ele trebuie indeplinite pentru a produce rezultate. Analiza factorilor implicati(stakeholders). Analiza partenerilor implica identificarea tuturor grupurilor de factori implicati ce vor fi probabil afectati (fie pozitiv, fie negativ) de interventia propusa, de identificare si analiza intereselor, a problemelor, a potentialului lor. Concluziile acetsei analize sunt integrate ulterior in conceptul proiectului. Analiza obiectelor. Identificarea potentialelor obiective prin transformarea situatiilornegative in teluri pozitive. Ceea ce rezulta in urma unei analize a obiectivelor este arborele obiectivelor. Analiza problemelor. O investigatie structurata a aspectelor negative ale unei situatii pentru a stabili cauzele si efectele lor. Rezultatul acestei analize este arborele problemelor. Analiza strategiei. Evaluarea esentiala a cailor alternative de atingere a obiectivelor si selectarea uneia si a mai multora pentru interventiile viitoare. Analiza SWOT. Analiza a punctelor tari si a punctelor slabe ale unei organizatii, a oportunitatilor si a amenintarilor cu care se confrunta aceasta. Un instrument ce poate fi folosit in timpul tuturor fazelor procesului de planificare. Arborele obiectivelor. O reprezentare sub forma de diagrama a situatiei din viitor, dupa ce problemele au fost remediate, urmand unei analize a problemelor si indicand o relatie de mijloc-scop. Arborele problemelor. O reprezentare sub forma de diagrama a rezultatelor analizei problemelor ce indica relatia de cauza-efect. Avanrtaje. Factori externi ce ar putea afecta derularea sau succesul proiectului, dar asupra carora managerul de proiect nu are un control direct. Ele formeaza a patra coloana din cadrul de lucru logic si sunt formulate de o maniera pozitiva. Cadru logic de lucru. Este un set de concepte ce se afla in legatura, ce descriu intr-o maniera operationala si sub forma unei matrice cele mai importante aspecte ale proiectului. Ofera o cale de verificare daca proiectul a fost bine conceput si daca beneficiaza de o monitorizare si o evaluare imbunatatite. Conditii sine-qua-non. Conditii ce trebuie indeplinite inainte ca proiectul sa poata incepe motiv pentru care trebuie luate anumite masuri de siguranta.

Contributie. Vezi Resurse. Costuri. Costurile repezinta transformarea in termeni financiari a tuturor resurselor identificate. DAC. Development Assistance Committee(Comitetul de Asistenta pentru Dezvoltare) al OECD- Organization for Economic Co-operation and Development (Organizatia pentru cooperare economica si dezvoltare). Dezvoltare durabila. Posibilitatea de continuare a producerii beneficiilor unui proiect dupa ce s-a incheiat perioada de sprijin extern. Diagrama GANTT. O metoda grafica de prezentare a informatiei pentru a monitoriza simultan planul de actiune si executia sa reala in timp. Diagrama PERT/CPM. Acronim al Programme Evaluation and review Technique (Tehnica de evaluare si revizuire a programelor) si respectiv a Critical Path Method(Metoda caii cruciale). O metoda de prezentare a caii de urmat in activitatile cruciale prevazute in procesul de planificare prin legarea sarcinilor de datele limita ale executiei. Eficacitate. Gradul de atingere a rezultatelor asteptate, a obiectivelor si a scopului prin evaluara indicatorilor lor. Eficienta. Volumul de resurse (umane,materiale,financiare etc.) folosite/consumate in legatura cu rezultatele asteptate. Evaluarea. Aceasta permite echipei sa stie daca ceea ce a planificat a fost implementat si astfel daca obiectivele au fost atinse si in ce masura. Evaluarea ar trebui sa acopere intregul proces, nu sa fie facuta doar la sfarsit. Factori de risc. Factori externi si evenimente ce ar putea afecta derularea sau succesul priectului.Posibilitatea ca acestea sa se infaptuiasca este foarte mica. Ei sunt formulati intr-o maniera negativa. Factori implicati(stakeholders). Orice persoana, grup de persoane, institutii sau firme ce ar putea avea o relatie cu proiectul/programul sunt definiti ca factori implicati. Ei pot, direct sau indirect, pozitiv sau negativ, sa afecteze sau sa fie afectati de proces si de rezultatele interventiilor. De obicei trebuie luate in considerare diferite subgrupuri. Factori externi. Vezi avantaje si factori de risc. Fezabilitate. Se refera la siguranta ca obiectivele proiectului pot fi intradevar atinse. Gen. Diferentele sociale carora subscriem si care sunt invatate de femei si barbati si care variaza in timp si de la o societate sau grup la altul. Genul difera de sex care face referire la diferentele determinate biologic dintre femei si barbati. Ierarhia obiectivelor. Vezi arborele obiectivelor. Impact. Vezi eficacitate Logica interventiei. Este strategia de baza a proiectului ce acopera toti pasii ce vor fi urmati in cadrul logic de lucru pentru a contribui la scopul general. Mijloace. Vezi Resurse. Monitorizare. Monitorizarea este un rpoces intreprins pentru a minimiza riscul potential de devieri si cheltuieli neasteptate prin stabilirea unui numar

de mecanisme pentru a ajuta echipa sa verifice procesul si sa masoare rezultatele in mod regulat. Obiectiv. Obiectivul da sens proiectului si indica directia de urmat in timpul fazelor de programare si implementare. Sensul sau generic se refera la rezultatele asteptate, obiectivul proiectului si scopul general. Obiective specifice. Vezi rezultate asteptate. Obiectivul general. Vezi obiectivul proiectului. Obiectivul proiectului. Obiectivul ce trebuie atins de catre acest proiect singur fara interventia altor proiecte. Este obiectivul general ce trebuie atins dupa ce proiectul a fost implementat. Atingerea obiectivului proiectului ar trebui sa contribuie direct la atingerea scopului general. Produs. Vezi rezultate asteptate. Program. Un numar de proiecte legate si activitati organizate pentru a atinge acelasi obiectiv.

BIBLIOGRAFIE
-

Broughton, Bernard si Hampshire , Jonathan. Bridging the gap. A guide to monitoring and evaluating development projects. Canberra: Australian Council for Overseas Aid (ACFOA) (Consiliul Australian pentru ajutor extern), 1997. Comisia europeana. EuropeAid Co-operation Office (Biroul pentru cooperare EuropeAid). Manual Project Cycle Management (manual pentru managementul ciclului de desfasurare a unui proiect). Bruxelles: martie 2001. GTZ. ZOPP working materials. Introduction to the method. (Materiale de lucru ZOPP. Introducere in metoda). Tabele de prezentare. Frankfurt : GTZ,1987. Federatia internationala a Societatilor de Cruce Rosie si Semiluna RosieProcesul de Planificare a Proiectelor, 2003. March, Candida. Concept and frameworks for gender analysis and planning. A tool kit. (Concepte si cadre de lucru pentru analize de gen si planificare. Set de instrumente.). Oxfam UK/Irlanda, iulie 1996. NORAD. The Logical Framework Approach (LFA). Handbook for Objective-Oriented Planning. (Abordarea cadrului de lucru logic.Manual pentru planificarea orientate spre obiective). Oslo, 1993. Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) (Organizatia pentru cooperare economica si dezvoltare). Principles for project assessment.(Principii pentru evaluarea proiectelor). Paris : Development Assistance Committee (DAC)(Comitetul de Asistenta pentru dezvoltare), 1998. Swiss Development Cooperation (SDC), Evaluation Service. (Cooperarea in dezvoltare elvetiana, Serviciul de evaluare). Cooperation planning. A

working aid for beginners and more experienced planners. (Planificarea in cooperare. Un ajutor pentru incepatori si planificatori cu experienta). Berna, 1993. Zivetz, Laurie. Project Identification, Design and Appraisal : a manual for NGOs. (Identificarea , conceperea si evaluarea proiectelor; un manual pentru ONG-uri). Gaberra: Australian Council for Overseas Aid (ACFOA) (Consiliul australian pentru ajutor extern), 1997. The Seven Habits Effective People, Covey, Stephen, 1989. Managementul timpului sau cum ne stabilim prioritatile Stephen Covey, 1998 Inteligenta emotionala, Daniel Goleman, 1995; Note de curs si observatii din cadrul unor cursuri de pregatire cu tematica managementul timpului cu participanti din Romania (Florin Ghinda, perioada 2002-2006).

>>Site-uri web recomandate Comisia Europeana. EuropeAid Co-operation Office (Biroul pentru cooperare EuropeAid); http://europa.eu.int/cmm/europeaid MDF Management for Development Foundation Consultancy Services (Fundatia pentru dezvolatare in management, serviciile de consultanta): http://www.mdf.nl./Con-planbud.htm Oxfam: http://www.oxfam.org.uk/policy/gender/99jul/799asse.htm PCM Group. Process Consultants and Moderators (Grupul PCM. Consultanti si moderatori ai procesului): http://www.pcm-group.com

Managementul timpului

Baudelaire Timpul este doar un fluid din care pescuiesc eu. Carl Sandburg Timpul este moneda vietii tale. Este singura moneda pe care o ai si numai tu poti hotari cum o vei cheltui. Fii atent ca nu cumva sa-i lasi pe altii s-o cheltuiasca pt tine. Faith ulBaldwin Timp este un croitor specializat in modificari Hector Berliaz Timpul este cel mai bun profesor. Din pacate el isi omoara toti elevii. Woody Allen Timpul este modalitatea naturii de a face ca sa nu se intample toate deodata. Baruch Spinoza Timpul nu este o calitate a lucrurilor ci numai un mod de a gandi. Jonathan Swift Timpul e singurul predicator caruia omul e dispus sa-i dea ascultare; el ne da invatatura de minte pe care, la vremea lor, cei varstnici s-au straduit zadarnic si ne-o impartaseasca. Emil Cioran Timpul este un surogat metafizic al marii, spunea in Amurgul gandurilor Benjamin Franklin in Ce trebuie sa faca o fata? : Timpul este materia din care este formata viata. Platon Timpul este imaginea mobila a eternitatii imobile. Nichita Stanescu Timpul este un lup devorator. Gene Roddenberry Timpul este focul in care ardem. Mircea Eloade in Huligannii Timpul este lucru care se pierde intr-adevar. Kazimierg Matan Timpul este singurul drum cu sens unic, de la cap la coada. Octavian Paler Timpul este o fiara care are nesfarsita rabdare de a inghitii totul. Dumitru Staniloae Timpul este distanta dintre chemarea lui Dumnezeu si raspunsul tau. George Calinescu Timpul este evaluare de sentiment pentru unii trece prea repede , pentru altii prea incet. Timpul vindeca orice rana. Tu poti sa intarzii, dar Timpul nu va intarzia. Timpul si distanta pot stinge iubirile mici, dar le fac sa creasca pe cele mari. Timpul ma face sa pretuiesc vesnicia Nu timpul ti se potrivest etie, ci tu potriveste-te cu timpul. Timpul pierdut nu se mai intoarce. Timpul descopera toate. In amanare se afla primejdia S-ar putea ca ziua de maine sa fie a altuia. Cine l-a vazut pe maine ?

Stradania tineretii este odihna batranetii. A ajunge la spartul targului Ceasul diminetii e aurul vietii Ceasul pierdut nu-l intoarce anul. Unul din lucrurile dragute la batranete este ca poti sa fluieri in timp ce-ti speli dinti Celui ce stie sa astepte, timpul ii deschide portile. Secretul rabdarii este sa faci altceva intre timp. Mintea nu poate lua mult timp locul inimii. Fii fericit cat traiesti pentru ca mort o sa fii mult timp Daca judeci pe cineva, nu-ti mai ramane timp sa iubesti Lucrul la timp daruit , pretuieste indoit Amanarea e hotul timpului Vremea trece, vremea vine - primul vers al celebrei Glosa a lui M. Eminescu si exemplifica curgerea infinita a timpului Trecerea timpului aduce alinare,uitare,resind sa vindece cele mai aspre rani. Felul cum utilizam timpul liber ne tradeaza caracterul (Plinius) Seneca : Socoteste fiecare zi o viata. Balzac : Un minut de indoiala, face cat o vesnicie de suferinta. Ceea ce vrem noi sa facem, s-o facem atunci cand vrem, pentru ca acest vrem se schimba si are scaderi si amanari (Shakespeare) Femeia vede unde barbatul abia zareste Fa-ti datoria si nu te teme de nici o razbunare Scorpionul inteapa si tot el tipa Smerenia este forma ca mai grava a arogantei.