Decreto 2378 de 2008

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MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL
RESOLUCION NUMERO 2378 DE 2008

(Junio 27)
Por la cual se adoptan las Buenas Prcticas Clnicas para las instituciones que conducen investigacin con medicamentos en seres humanos
EL MINISTRO DE LA PROTECCIN SOCIAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por el artculo 8 de la Ley 10 de 1990, el numeral 2 del artculo 173 la Ley 100 de 1993, el numeral 6 del artculo 2 del Decreto 205 de 2003, y
CONSIDERANDO Que mediante oficio radicado No. 28655 del 10 de marzo de 2005, la Organizacin Panamericana de la Salud -OPS, remiti a este Ministerio el documento Buenas Prcticas Clnicas, el cual fue elaborado por los Grupos Tcnicos de Trabajo delegados por los pases que conforman la Red Panamericana de Armonizacin de la Reglamentacin Farmacutica REDPARF, durante la reunin llevada a cabo en Repblica Dominicana los das 2 al 4 de marzo de 2005, en donde particip por Colombia, I Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, quedando como compromiso de la REDPARF, a travs de la OPS, la entrega oficial del documento a los pases participantes, para su posible adopcin. Que conforme al literal f) del artculo 6 de la Resolucin 8430 de 1993, la investigacin que se realice en seres humanos deber ser realizada por profesionales con conocimiento y experiencia para cuidar la integridad del ser humano bajo la responsabilidad de una entidad de salud, supervisada por las autoridades de salud, siempre y cuando, cuenten con los recursos humanos y materiales necesarios que garanticen el bienestar del sujeto de investigacin. Que las investigaciones clnicas con medicamentos en seres humanos, tienen la probabilidad de generar efectos no deseados en los participantes y, la persona sujeto de investigacin puede sufrir algn dao, como consecuencia inmediata o tarda del estudio.
Que son derechos fundamentales de los ciudadanos la vida, la integridad fsica y la salud. Que en toda investigacin en la que el ser humano sea sujeto de estudio, deber prevalecer el criterio del respeto a su dignidad y la proteccin de sus derechos y su bienestar. Que las investigaciones de medicamentos en farmacologa clnica comprenden la secuencia de estudios que se llevan a cabo, desde que se administran por primera vez al ser humano, hasta que se obtienen datos sobre su eficacia y seguridad teraputica en grandes grupos de poblacin. Que mediante la Resolucin 3823 de 1997 se estableci que los proyectos de investigacin en medicamentos sern evaluados por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y
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Alimentos - INVIMA, quien debe remitir un informe trimestral al Ministerio de la Proteccin Social, con copia de los resultados de dichos estudios, una vez stos hayan concluido. En mrito de lo expuesto, RESUELVE: ARTCULO 1.- OBJETO.- Adoptar oficialmente y con carcter obligatorio las Buenas Prcticas Clnicas para instituciones que conducen investigacin con medicamentos en seres humanos contenidas en el Anexo Tcnico que hace parte integral de la presente resolucin. ARTCULO 2.- BUENAS PRCTICAS CLNICAS.- La implementacin de las Buenas Prcticas Clnicas y su estricto cumplimiento, estar bajo la responsabilidad del rea de investigacin de la institucin investigadora, o quien haga sus veces. PARGRAFO.- Slo se podrn iniciar ensayos clnicos para demostrar la eficacia y seguridad de un medicamento, siempre que exista justificacin. ARTCULO 3.- CERTIFICADO DE BUENAS PRCTICAS CLNICAS.- El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA, deber verificar que las instituciones que desarrollen investigaciones en seres humanos con medicamentos, cumplan con las Buenas Prcticas Clnicas que se adoptan a travs de la presente resolucin, en desarrollo de lo cual, deber expedir un certificado. PARGRAFO.- El certificado de las Buenas Prcticas Clnicas, expedido por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA, tendr una validez de cinco (5) aos. ARTCULO 4.- REGISTRO DE PROYECTOS DE INVESTIGACIN CON MEDICAMENTOS EN SERES HUMANOS.- Todo proyecto de investigacin con medicamentos en seres humanos deber registrarse ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA. PARGRAFO PRIMERO.- El Instituto Nacional de Medicamentos y Alimentos - INVIMA, verificar las investigaciones en las instalaciones de las instituciones Investigadoras, cuando as lo estime conveniente. PARGRAFO SEGUNDO.- Las instituciones donde se lleven a cabo investigaciones con seres humanos, mediante la aplicacin y uso de medicamentos, debern contar con la certificacin de condiciones del Sistema nico de Habilitacin. PARGRAFO TERCERO.- Los proyectos de investigacin debern anexar la copia del registro del proyecto ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, en el momento de solicitar la aprobacin del mismo. ARTCULO 5.- APROBACIN DE PROYECTOS.- No se podrn iniciar proyectos de investigacin clnica con medicamentos en seres humanos, que no estn aprobados por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, o que no hayan obtenido visto bueno previo por parte de dicho Instituto. ARTCULO 6.- INTERRUPCIN DE INVESTIGACIONES.- El Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA, podr interrumpir en cualquier momento la realizacin de una investigacin clnica o exigir la introduccin de modificaciones en su proyecto, en los siguientes casos: a) Alteracin de las condiciones de autorizacin.
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b) Incumplimiento de las Buenas Prcticas Clnicas. c) Proteccin a los seres humanos sujetos de ensayo. d) Defensa de la salud pblica. PARGRAFO.- Los resultados favorables o desfavorables de cada investigacin clnica, tanto si sta llega a su fin como si se abandona, debern ser comunicados al Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. ARTCULO 7.- COMIT DE TICA INSTITUCIONAL.- Las instituciones investigadoras debern contar con un Comit de tica Institucional que cumpla con lo establecido en el Anexo Tcnico que hace parte integral de la presente resolucin. PARGRAFO PRIMERO.- Toda investigacin que recaiga sobre seres humanos debe ser evaluada y aprobada por el Comit de tica Institucional. El Comit debe evaluar el proyecto de investigacin, el formulario de consentimiento informado (documento que explica el objeto de la investigacin, incluidos los riesgos y beneficios a los potenciales participantes), la informacin conocida sobre el frmaco (incluidos los informes de acontecimientos adversos inesperados) y toda publicidad potencial planificada para obtener participantes. PARGRAFO SEGUNDO.- Los proyectos de investigacin de las instituciones que no cuenten con un Comit de tica Institucional, debern estar aprobados por un Comit de tica Institucional de otra institucin que cuente con el certificado de cumplimento de las Buenas Prcticas Clnicas, expedido por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos - INVIMA. ARTICULO 8.- PLAN GRADUAL DE CUMPLIMIENTO.- Todas las instituciones que conduzcan investigacin clnica con medicamentos en seres humanos, debern presentar dentro de los seis (6) meses siguientes a la expedicin de la presente resolucin un plan gradual de cumplimiento que permita la implementacin, desarrollo y aplicacin de las Buenas Prcticas Clnicas. El cronograma deber contener las fechas lmites anuales de control de cumplimiento, el cual ser sujeto de verificacin por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA y deber anexarse a todo proyecto de investigacin. ARTCULO 9.- SANCIONES.- El incumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente resolucin, dar lugar a la aplicacin de las sanciones sealadas en el artculo 577 de la Ley 09 de 1979, o en las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan. ARTCULO 10.- TRANSITORIO.- Las instituciones que conduzcan investigacin clnica con medicamentos en seres humanos, tendrn un plazo de dos (2) aos para obtener la certificacin de las Buenas Practicas Clnicas, expedida por el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos INVIMA. ARTCULO 11.- VIGENCIA.- La presente resolucin rige a partir de la fecha de su publicacin. PUBLQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D. C., a los (Original firmado por) DIEGO PALACIO BETANCOURT Ministro de la Proteccin Social
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ANEXO TCNICO
CAPTULO I
GLOSARIO
Acceso Directo. Autorizacin para examinar, analizar, verificar y reproducir cualquier registro e informe que sea importante para la evaluacin de un estudio clnico. Cualquiera de las partes (por ejemplo, autoridades y auditores del patrocinador) que tenga acceso directo, deber tomar todas las precauciones razonables, dentro de lo estipulado en los requerimientos reguladores aplicables, para mantener la confidencialidad de la identidad de los sujetos y de la informacin propiedad del patrocinador. Aseguramiento de la calidad. Todas las acciones planteadas y sistemticas que se establecen para garantizar que el estudio se est realizando y que los datos son generados, documentados (registrados) y reportados en cumplimiento con la Buena Prctica Clnica (BPC) y las normas que les aplique. Asignacin Aleatoria. Es el proceso de asignar los sujetos de un estudio a los grupos de tratamiento o de control, utilizando el azar para determinar las asignaturas con el fin de reducir el sesgo. Auditora. Es un examen sistemtico e independiente de las actividades y documentos relacionados con el estudio para determinar si las actividades fueron evaluadas y los datos fueron registrados, analizados y reportados con exactitud de acuerdo al proyecto, procedimientos operativos estndar del patrocinador (Poes), Buena Prctica Clnica y los requerimientos reguladores aplicables. Auditora de los Datos del Estudio. Una comparacin de los datos fuente y registros asociados con el informe intermedio o final, para determinar si los datos fuente fueron informados en forma precisa, establecer si los estudios fueron llevados a cabo segn el proyecto y las BPC aplicables, obtener informacin adicional no prevista en el informe y establecer si en la obtencin de los datos fueron utilizados procedimientos que pudieran invalidarlos. Bioseguridad en el laboratorio clnico. Es el conjunto de normas y procedimientos que garantizan el control de factores de riesgo fsico, qumico, biolgico y ergonmico que pudieran afectar al personal mismo vinculado al laboratorio clnico o a los miembros de la comunidad. Buena Prctica Clnica (BPC). Estndar para el diseo, conduccin, realizacin, monitoreo, auditora, registro, anlisis y reporte de estudios clnicos que proporciona una garanta de que los datos y los resultados reportados son crebles y precisos y de que estn protegidos los derechos, integridad y confidencialidad de los sujetos del estudio. Bienestar (de los sujetos del estudio). Corresponde a la integridad fsica y mental de los sujetos que participan en un estudio clnico. Cegamiento. Procedimiento en el cual una o ms partes del estudio desconocen la(s) asignacin(es) al tratamiento. El cegamiento simple generalmente se refiere a que el (los) participante(s) desconoce(n) la asignacin y cegamiento doble se refiere a que el (los)
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participante(s), investigador(es), monitor y en algunos casos, el analista, desconocen la asignacin al producto de investigacin. Centro donde se realiza el Estudio. Lugar(es) donde se realiza(n) realmente las actividades relacionadas con el estudio. Certificado de Auditora. Es el acta firmada por las partes que intervinieron en la auditora, en donde el auditor confirma su realizacin. Cdigo de Identificacin del Sujeto participante. Identificador nico que el investigador asigna a cada sujeto del estudio para proteger la identidad de ste y que se usa en lugar del nombre del sujeto cuando el investigador reporta eventos adversos y/o algn otro dato relacionado con el estudio. Comit Coordinador. Un comit que puede organizar el patrocinador para coordinar la conduccin de un estudio multicntrico Comit de tica Institucional (CEI). Organizacin independiente integrada por miembros mdicos, cientficos y no cientficos cuya responsabilidad es garantizar la proteccin de los derechos, seguridad y bienestar de los seres humanos involucrados en un estudio por medio de, entre otras cosas, la revisin, aprobacin y revisin constante del proyecto de estudio y enmiendas de la documentacin y el consentimiento informado de los sujetos del estudio. Comit de tica Independiente. Una organizacin independiente (un consejo de revisin o un Comit Institucional, regional, nacional o supranacional), integrada por profesionales mdicos / cientficos y miembros no mdicos / no cientficos, cuya responsabilidad es asegurar la proteccin de los derechos, la seguridad y el bienestar de los seres humanos involucrados en un estudio y proporcionar una garanta pblica de esa proteccin de los derechos, a travs, entre otras cosas, de la revisin y aprobacin/opinin favorable del proyecto del estudio, la capacidad del investigador(es) y lo adecuado de las instalaciones, mtodos y material que se usarn al obtener y documentar el consentimiento informado de los sujetos del estudio. Confidencial. Corresponde a informacin, informes o comunicaciones, propiedad del patrocinador o a la identidad de un sujeto, las cuales solamente pueden ser reveladas a otros que estn autorizados o a la entidad sanitaria correspondiente. Comparador. Un producto de investigacin o comercializado (por ejemplo control activo) o placebo utilizado conferencia en un estudio clnico. Consentimiento informado. Un proceso mediante el cual un sujeto confirma voluntariamente su deseo de participar en un estudio en particular, despus de haber sido informado sobre todos los aspectos de ste que sean relevantes y puedan afectar su decisin de participar. El consentimiento informado se documenta por medio del formato de consentimiento informado, que debe ser firmado y fechado por el participante, dos testigos y el medico investigador.
Control de Calidad (CC). Las tcnicas y actividades operacionales realizadas dentro del sistema de aseguramiento de la calidad para verificar que se han cumplido los requerimientos de calidad de las actividades relacionadas con el estudio Documentos Esenciales. Documentos que individual y colectivamente permiten una evaluacin de la conduccin de un estudio y de la calidad de los datos generales. Documentos Fuente. Documentos, datos y registros originales (por ejemplo, registros de hospital, hojas clnicas, notas de laboratorio, memorandos, diarios de los sujetos o listas de
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verificacin de evaluacin, registros de entrega de la farmacia, datos registrados de instrumentos automatizados, copias o transcripciones certificadas despus de verificarse que son copias exactas, microfichas, negativos fotogrficos, medios magnticos o microfilm, rayos x, expedientes de los sujetos y registros conservados en la farmacia en los laboratorios y en los departamentos mdico-tcnicos involucrados en el estudio clnico). Enmienda al Proyecto. Descripcin escrita de cambio(s) o aclaracin formal de un proyecto. Entidad Financiadora. Individuo, compaa, institucin u organizacin responsable de financiar un estudio clnico. Espcimen Biolgico/Muestra. Tejidos, lquidos o sustancias derivadas del cuerpo humano con el propsito de ser analizadas y as proveer informacin para el diagnstico, prevencin o tratamiento de cualquier enfermedad o para la evaluacin de la salud de una persona. Estudio Clnico. Cualquier investigacin que se realice en seres humanos con intencin de descubrir o verificar los efectos clnicos, farmacolgicos y/o cualquier otro efecto farmacodinmico de producto(os) en investigacin y/o identificar cualquier reaccin adversa a producto(os) de investigacin y/o para estudiar la absorcin, distribucin, metabolismo y excrecin de producto(o) en investigacin, con el objeto de comprobar su seguridad y/o eficacia. Estudio No Clnico. Estudios biomdicos no realizados en seres humanos. Estudio Multicntrico. Estudio Clnico conducido de acuerdo a un slo proyecto pero en ms de un lugar y por lo tanto, realizado por ms de un investigador. Evaluador. Persona designada por el INVIMA, u otra entidad encargada de ejecutar el proceso de evaluacin, para llevar a cabo la evaluacin en una o ms instituciones. Evento Adverso (EA). Cualquier ocurrencia mdica adversa en un paciente o sujeto de una investigacin clnica a quien se le administr un producto farmacutico y que no necesariamente tiene una relacin causal con este tratamiento. Por lo tanto, un evento adverso (EA) puede ser cualquier signo desfavorable y no intencionado (incluyendo un hallazgo anormal de laboratorio), sntoma o enfermedad asociada temporalmente con el uso de un producto medicinal (de investigacin), est o no relacionado con ste. Evento Adverso Serio (EAS). Cualquier ocurrencia mdica adversa en un paciente o sujeto de una investigacin clnica a quien se le administr un producto farmacutico y que no necesariamente tiene una relacin causal con este tratamiento. Por lo tanto, un evento adverso (EA) puede ser cualquier signo desfavorable y no intencionado (incluyendo un hallazgo anormal de laboratorio) sntoma o enfermedad asociada temporalmente con el uso de un producto medicinal (de investigacin), est o no relacionado con ste, que a cualquier dosis: a) Resulta en fallecimiento, b) Amenaza la vida, c) Requiere hospitalizacin del paciente o prolongacin de la hospitalizacin existente, d) Da como resultado incapacidad/invalidez persistente o significativa. Formulario de Reporte de Caso (FRC). Es un documento impreso, ptico o electrnico diseado para registrar toda la informacin requerida en el proyecto para ser reportada al patrocinador sobre cada sujeto del estudio.
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Guas Operativas del Comit (GOC). Instrucciones detalladas y escritas para lograr uniformidad en la ejecucin de una funcin especfica. Equivalentes al Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados (MPOE). Inspeccin. La accin de las autoridades sanitarias o del Ministerio de la Proteccin Social, de realizar una revisin oficial de los documentos, instalaciones, registros y de cualquier otro recurso que la(s) autoridad(es) considere(n) est(n) relacionada(s) con el estudio clnico y que puedan ser localizada(s) en el sitio donde se realiza el estudio, en las instalaciones del patrocinador y/o de la organizacin de la investigacin por contrato (OIC) o en otros sitios que la(s) autoridad(es) considere(n) apropiadas. institucin prestadora de servicios de salud. Para efectos de la presente resolucin, se consideran como tales, los prestadores de servicios de salud y los grupos de prctica profesional que cuentan con infraestructura fsica para prestar servicios de salud. Investigador. Persona responsable de la conduccin de un estudio clnico en la institucin. Si un estudio es conducido por un grupo de individuos, el investigador es el lder responsable del grupo y se le llamar investigador principal. Manual del Investigador . Compilacin de los datos clnicos y no clnicos sobre el (los) producto(s) de investigacin que es relevante para el estudio del (de los) producto(s) en investigacin en seres humanos. Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados (MPOE). Instrucciones detalladas y escritas para lograr uniformidad en la ejecucin de una funcin especfica. Equivalente a las Guas Operativas Escritas (GOC). Monitoreo. Es el acto de vigilar el proceso de un estudio clnico y de asegurarse que ste sea conducido, registrado y reportado de acuerdo con el proyecto, Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados (MPOE), Buena Prctica Clnica (BPC) y los requerimientos regulatorios aplicables. Organizacin de investigacin por contrato. Persona u organizacin (comercial, acadmica o de otro tipo ) contratada por el patrocinador para realizar una o ms de las labores y funciones del patrocinador relacionadas con el estudio. Participante del Estudio/Sujeto Participante. Individuo que participa en un estudio clnico ya sea como receptor del producto(s) en investigacin o como un sujeto control. Patrocinador. Individuo, compaa, institucin u organizacin responsable de iniciar, administrar/ controlar y/o financiar un estudio clnico. Esta funcin puede ser desempeada por una corporacin u agencia externa a la institucin o por el investigador o institucin hospitalaria. Patrocinador investigador. Individuo que inicia y conduce, slo o junto con otros, un estudio clnico y bajo cuya direccin inmediata, el producto en investigacin se administra, o entrega o es utilizado por el sujeto. Las obligaciones de un patrocinador-investigador incluyen tanto las de un patrocinador como las de un investigador. Procedimientos Operativos Estndar ( POEs) . Instrucciones detalladas y escritas para lograr uniformidad en la ejecucin de una funcin especfica. Producto en Investigacin/Medicamento. Forma farmacutica de un ingrediente activo o placebo que se est probando o usando como referencia en un estudio clnico, incluyendo un producto con una autorizacin de comercializacin cuando se utiliza o se acondiciona (formulado o empacado) en una manera diferente a la aprobada o cuando se usa para obtener mayor informacin sobre un uso previamente aprobado.
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Proyecto. Documento que describe el o los objetivos, diseo, metodologa, consideraciones estadsticas y organizacin de un estudio. Generalmente, tambin proporciona los antecedentes y fundamentos para el estudio, pero stos podran ser proporcionados en otros documentos referenciados en el proyecto. Este trmino incluye las enmiendas del mismo. Reporte de Auditora. La evaluacin escrita del auditor del patrocinador sobre los resultados de la auditora. Sujeto del Estudio. El individuo que participa en un estudio clnico ya sea como receptor del o de los productos en investigacin, o como un control. Sistema de Calidad. Se define como el grupo de acciones y procesos que tienen como fin garantizar la calidad de los resultados a lo largo del tiempo, detectar inmediatamente alteraciones en los resultados por fallas en alguno de los componentes de los procesos y monitorizar los diferentes factores que pueden alterar la precisin de los resultados. Testigo Imparcial. Persona independiente del estudio, que no puede ser influenciada de mala fe por el personal involucrado en la investigacin, quin est presente en el proceso de la obtencin del consentimiento informado, si el sujeto o el representante del sujeto legalmente aceptado no sabe leer, y quien es el responsable de leer el consentimiento informado y cualquier otra informacin escrita proporcionada al sujeto o por el sujeto.
CAPTULO II
REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LAS INSTITUCIONES QUE ADELANTAN INVESTIGACIN CLNICA EN SERES HUMANOS
I. PROCESO DE EVALUACIN INSTITUCIONAL La evaluacin es un proceso en el que participan las directivas de la institucin o sus delegados, el presidente o el coordinador del Comit de tica Independiente (CEI), los investigadores activos de la institucin, los coordinadores de investigaciones y la persona delegada por la entidad gubernamental, quien se llamar el Evaluador. Para que este proceso sea eficiente se considera imprescindible que las directivas de la institucin sometida a evaluacin conozcan con anterioridad los aspectos y requisitos en los que se basa la evaluacin, recopilados en esta norma. El proceso de Evaluacin Institucional constar de dos etapas bsicas: en la primera, la institucin a evaluar recopila la informacin requerida, mientras que en la segunda, el (los) evaluador(es) realiza(n) una o varias visitas a la institucin y verifican el cumplimiento de cada aspecto. Los prrafos que siguen describen de forma ms especfica los pasos a seguir durante estas dos (2) etapas: 1. NOTIFICACIN A LA INSTITUCIN SOBRE EL INICIO DE SU EVALUACIN El Invima o la entidad gubernamental encargada de la evaluacin notifica a la institucin sobre el inicio del proceso de evaluacin. En esta notificacin se hace entrega a la institucin en evaluacin del presente documento tcnico. Por su parte, la institucin en evaluacin debe designar un delegado que asista el proceso de evaluacin, coordine las
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visitas del evaluador y contacte los miembros de la institucin que harn parte de la evaluacin. 1.1 Visita del evaluador En esta visita el Evaluador se entrevista con el delegado de la institucin a cargo de asistir el proceso de evaluacin. Durante esta visita el evaluador debe: a) Revisar el registro de proyectos de investigaciones en curso y terminados en el ltimo ao (contado como los doce (12) meses anteriores a la fecha de visita). b) Realizar la seleccin aleatoria de los proyectos que harn parte del proceso de evaluacin; se considera que una seleccin al azar de 10% o al menos de dos (2) de los proyectos en curso o finalizados en el ltimo ao pueden ser una buena representacin de los procesos que se adelantan en la institucin. c) Programar las fechas de visitas subsecuentes, en un plazo no mayor de diez (10) das hbiles para: 1) evaluar el CEI; 2) evaluar los investigadores de los proyectos seleccionados; y 3) evaluar los patrocinadores de los estudios seleccionados (esta evaluacin se har simultneamente con la evaluacin del investigador).
1.2. Visitas Subsecuentes De acuerdo con las citas acordadas el evaluador realizar las vistas necesarias para recopilar la informacin requerida en la Ficha Tcnica de Evaluacin Institucional. La informacin ser recopilada a travs de entrevistas a las personas involucradas (presidente del CEI, investigadores, coordinadores de la investigacin y el encargado de oficina de investigaciones de la institucin, si la hay, etc) y verificada mediante la revisin de manuales, de los archivos del CEI y de los proyectos en curso. 2. EVALUACIN DEL COMIT DE TICA EN INVESTIGACIN (CEI) 2.1. Proceso de Evaluacin Institucional. Para la evaluacin del CEI el evaluador realizar una entrevista con el presidente y/o el secretario del mismo. Durante esta entrevista se requiere que el CEI permita al evaluador revisar, los manuales, guas o documentos en los que se describan las funciones, responsabilidades y procedimientos del CEI. Adicionalmente, el evaluador debe verificar el cumplimiento de los requisitos mediante la revisin de las actas, los archivos de correspondencia y otros archivos del Comit. Basado en estas revisiones el evaluador podr recolectar la informacin requerida para determinar si el CEI en cuestin cumple en su ejercicio con las pautas, responsabilidades y funciones establecidas por escrito. Los principales aspectos que debe cumplir un CEI se presentan en las Tablas 1 a 3 del presente anexo El evaluador debe tener en cuenta que en algunas instituciones el CEI se dedica exclusivamente a evaluar los aspectos ticos de los proyectos de investigacin, delegando la revisin metodolgica en comits tcnicos, mientras que en otros casos el CEI revisa simultneamente los aspectos ticos y cientficos. Adicionalmente, en algunas instituciones el CEI puede delegar algunos aspectos operativos en una oficina de investigaciones. En consecuencia, es posible que el evaluador deba verificar el cumplimiento de estos aspectos revisando los archivos de otros comits o de la oficina de investigaciones.
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Si el CEI cuenta con Guas Operativas del Comit (GOC) o con un manual o reglamento de procedimientos operativos estandarizados, la tarea inicial del evaluador durante la visita ser identificar cules de los aspectos descritos como requisitos se encuentran incluidos en dichos documentos, cules en documentacin adicional facilitada por el comit y cules, aparentemente, no se han contemplado previamente en dichos documentos. Una vez finalizada esta revisin inicial, el evaluador debe verificar o confirmar el cumplimiento de dichas guas operativas, los aspectos que el comit debe seguir mediante la revisin de otros documentos como actas de reuniones, correspondencia a investigadores y documentos de proyectos especficos. En otras palabras, el que determinados procedimientos formen parte de las GOC no debe llevar a asumir que en la prctica se siguen dichas guas operativas. Por ltimo, la informacin recolectada por el evaluador debe registrarse en el Anexo 1: Evaluacin del Comit de tica en Investigacin de la Ficha Tcnica para la Evaluacin Institucional. En caso que el CEI no cuente con GOC se sealar la necesidad de presentar dicho documento para la siguiente evaluacin. Sin embargo, el evaluador continuar esta evaluacin tratando de establecer el cumplimiento de los aspectos a travs de la revisin de otros documentos. 2.2. Aspectos que debe cumplir el Comit de tica en Investigacin Los aspectos esenciales que debe cumplir un CEI incluyen elementos que aseguran el cumplimiento de su responsabilidad con las personas y la sociedad, as como aspectos que aseguran que en sus procesos y en el ejercicio de sus funciones el CEI salvaguarda los derechos fundamentales de los sujetos participantes de las investigaciones que se adelantan en la institucin. Estos aspectos se han agrupado en tres categoras: a) Responsabilidades (Tabla 1) b) Composicin (Tabla 2) c) Procedimientos (Tabla 3)
TABLA 1. RESPONSABILIDADES DEL COMIT DE TICA EN INVESTIGACIN (CEI)
Aspecto- Requisito Esencial
Forma de Evaluacin
Observaciones
1. Salvaguardar los derechos de los participantes en la investigacin Revisin de: Guas Operativas Comit (GOC)
del
2. Evaluar y aprobar o reprobar, antes de su inicio, las investigaciones propuestas Revisin de: GOC Actas de sesin del CEI Correspondencia del CEI
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3. Obtener y mantener la documentacin requerida de cada estudio puesto a su Revisin de: consideracin GOC Archivos del comit. Propuestas evaluadas en el ltimo ao. Archivos de estudios
4. Considerar la investigadores
competencia
de
los Revisin de: GOC Archivos de (hojas de vida)
estudios
5. Evaluar peridicamente el progreso de los estudios aprobados y en desarrollo Revisin de: GOC Actas de sesin del CEI. Archivos de estudios
TABLA 2. COMPOSICIN DEL COMIT DE TICA EN INVESTIGACIN (CEI)
Aspecto- Requisito Esencial 1. El Comit debe estar constituido por al menos 5 miembros
Forma de Evaluacin Revisin de: Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de sesin del CEI Listado de miembros del comit Revisin de: GOC Listado de miembros del CEI Revisin de: GOC Actas de sesin del CEI Listado de miembros del CEI
Observaciones
2. Debe existir balance por sexo y edad de los miembros del Comit.
3. El Comit debe tener un carcter multidisciplinario a) Debe haber a menos un miembro cuya rea primaria de inters sea un rea no cientfica. b) Debe haber al menos un mdico. c) Debe haber al menos un miembro que sea independiente de la institucin / sitio donde se llevar a cabo el estudio 4. Se sigue la regulacin sobre la particin de consultores, cuando aplique.
Revisin de: Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de sesin del CEI Listado de miembros
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del CEI
5. Deben estar explcitos los requisitos y procesos para la seleccin de los miembros en cuanto a los siguientes aspectos: a) Persona(s) a cargo de seleccionar los miembros del Comit b) Procedimientos para seleccionar los miembros del comit (designacin, consenso, votacin, otros). c) Forma de evaluacin de los Posibles conflictos de inters de los candidatos. d) Aspectos considerados como Inhabilidades de las personas para ser miembros del comit
Revisin de: Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de conformacin del CEI
6. Las condiciones del nombramiento de los miembros del comit deben incluir: a) Disposiciones / aceptacin de los miembros a hacer pblica alguna informacin personal (nombre, profesin afiliacin) b) Disposicin de los miembros a registrar y tener disponible la informacin referente a los pagos y reembolsos recibidos por su trabajo como miembros del Comit (si los hay) c) Acuerdo de confiabilidad por escrito y debidamente firmado sobre todos los temas tratados en el comit
Revisin de: Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de nombramiento Actas de conformacin del CEI
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7. los trminos de la membresa deben incluir: a) Duracin del nombramiento b) Polticas para la renovacin del nombramiento c) Polticas sobre descalificacin d) Polticas de renuncia e) Polticas de sustitucin f) Nombre del cargo(presidente, secretario, miembros) g) Responsabilidades de acuerdo con el cargo 8. Los requisitos sobre qurum para sesionar y deliberar deben incluir: a) Nmero mnimo de miembros requeridos b) Calificaciones y disciplinas de los miembros para cumplimiento del qurum de sesin de nombramiento 9. Las condiciones para participacin de consultores invitados independientes al Comit, deben especificarse claramente.
Revisin de: Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de sesin del CEI
Revisin de: GOC Actas de sesin del CEI
Revisin de: Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de sesin del CEI Revisin de: GOC Actas de sesin del CEI Documentacin adicional(certificados materiales de curso) Revisin de la biblioteca del CEI
10. Debe existir una descripcin del entrenamiento o capacitacin que deben cumplir los miembros del Comit.
TABLA 3. PROCEDIMIENTOS DEL COMIT DE TICA DE INVESTIGACIN (CEI) Aspecto- Requisito Esencial Forma de Evaluacin
1. El Comit debe especificar: a) La autoridad institucional bajo la cual se encuentra establecido Revisin de : b) Si se encuentra libre de subordinacin directa GOC de esa autoridad para deliberar y decidir
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2. La metodologa que sigue el comit para evaluar las propuestas que se presentan debe estar establecida por escrito y especificar: a) El nmero de miembros que evala la documentacin de cada propuesta (todos los miembros o algunos delegados). Revisin de : b) La documentacin mnima que deben GOC evaluar todos los miembros c) El tiempo mnimo requerido para la evaluacin de propuestas (entrega de documentacin) 3. Los requisitos para tomar decisiones luego de la evaluacin de propuestas durante las sesiones del comit deben estar claramente descritos e incluir: a) El mtodo predefinido para alcanzar una decisin (por consenso, por votacin) b) Que en la medida de lo posible las decisiones deben tomarse por consenso c) Los mecanismos de decisin cuando no se logra un consenso d) Las polticas de restriccin para participar en la evaluacin de propuestas, en las cuales uno o ms miembros del comit tengan conflictos de inters 4. El comit debe establecer los requisitos y los mecanismos para realizar una aprobacin expedita/ extraordinaria, que incluya: a) El tipo de estudio elegible para este tipo de aprobacin. b) Que este procedimiento es aceptable solo para estudios con riesgo mnimo. c) El procedimiento a seguir para la revisin d) El mecanismo para la ratificacin, por parte del comit, de la decisin tomada en forma expedita
Revisin de : Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de sesin
Revisin de : Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de sesin Archivos de correspondencia del Comit
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5. El comit debe especificar los documentos que los investigadores deben presentar con cada solicitud de evaluacin de una propuesta de investigacin. Estos documentos deben incluir, como mnimo: a) Hoja de vida del investigador b) Proyecto del estudio c) El consentimiento informado d) Documentos que buscan atraer e) participantes potenciales en el estudio f) El presupuesto del proyecto
Revisin de : Guas Operativas del Comit (GOC) Documentos informativos para el investigador Archivos de estudio
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6. El comit debe describir por escrito los puntos que considera durante la evaluacin de cada propuesta sometida a aprobacin. Estos puntos deben incluir : a) Idoneidad del investigador para desarrollar el estudio (experiencia, Calificacin, grupo de soporte) b) Informacin disponible sobre el producto (medicamento, dispositivo) en investigacin c) Antecedentes cientficos de la propuesta d) Calidad tcnica del proyecto de la investigacin e) Factibilidad del proyecto de la investigacin (posibilidad de alcanzar las conclusiones esperadas, balance de beneficio, riesgo e inconvenientes para los participantes, Revisin de: financiacin y recursos necesarios) Guas Operativas del Comit (GOC) f) Pertinencia e idoneidad de la informacin Actas de sesin que se dar a los sujetos participantes g) Contenido del consentimiento informado h) Aspectos ticos relacionados con la inclusin de poblaciones vulnerables. i) Indemnizacin y compensacin en caso de dao o muerte atribuible a la terapia en estudio j) Medida en que se debe compensar o retribuir la participacin de los sujetos k) Las caractersticas del patrocinador (relacin con el investigador, conflictos de inters)
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7. El comit debe notificar por escrito al investigador las decisiones tomadas respecto al proyecto sometido a evaluacin dentro de un periodo de dos semanas despus de la reunin. Esta notificacin debe incluir, como mnimo: a) Identificacin del estudio b) Documentos estudiados c) Fecha de evaluacin y nmero del acta de la sesin correspondiente a) Decisiones u opiniones relacionadas con el estudio b) Motivos de las decisiones, en especial en caso de reprobacin c) Procedimientos que debe seguir el investigador para someter el proyecto a reconsideracin
Revisin de: Guas Operativas del Comit (GOC) Agendas y actas del Comit Archivo de correspondencia del Comit
8. El comit debe contar con medidas tendientes a asegurar el xito de sus sesiones. Estas incluyen: a) Programar las sesiones del comit con la debida anterioridad b) Notificar oportunamente a los miembros c) Enviar a cada miembro previamente los documentos necesarios para la sesin d) Consignar lo discutido y decidido en el acta e) Mantener el archivo de las actas f) Mantener los archivos de correspondencia a los miembros del comit
Revisin de: GOC Agendas y actas del comit Archivos de correspondencia del comit
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9. Deben especificarse por escrito los procedimientos establecidos por el comit para seguir el progreso de los estudios desde la aprobacin hasta la terminacin . Estos procedimientos deben incluir: a) Criterios para definir la periodicidad del seguimiento (mnimo una vez al ao). b) Metodologa para el seguimiento de cada proyecto, incluyendo una revisin anual con base en nmero de sujetos reclutados, ltima versin del proyecto, resumen de eventos adversos, resumen de problemas no anticipados, resumen de nueva informacin disponible, copia del consentimiento actual .
Revisin de: Guas Operativas del Comit (GOC) Archivos de correspondencia del comit Archivo de estudios en curso
10. El comit debe establecer procedimientos para: a) Evitar la inclusin de sujetos en un estudio antes de que el comit emita su aprobacin por escrito. a) Evitar que se implementen cambios enmiendas en el proyecto sin previo aviso. b) Evitar incumplimientos en la presentacin de los informes para el seguimiento de los proyectos c) Asegurar que el investigador notifique las desviaciones al proyecto d) Asegurar que el investigador notifique las reacciones o eventos adversos e) Asegurar que el investigador notifique sobre nueva informacin que pueda afectar en forma adversa la seguridad de los sujetos o la conduccin del estudio f) Informar a los investigadores sobre las sanciones que ocasiona el incumplimiento de este numeral
Revisin de: GOC Archivo de correspondencia del comit Archivo de estudios en curso
11. Se debe especificar por escrito el tipo de documentos y las comunicaciones Revisin de: relacionadas con proyectos, que el comit GOC debe conservar en el archivo, as como el Archivo de estudios en curso y finalizados tiempo mnimo que estos documentos deben permanecer archivados.
2.3 Documentacin y registros que debe conservar el CEI
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Los documentos son parte importante de los procesos de evaluacin y aseguramiento del cumplimiento de los principios ticos en la investigacin con sujetos humanos, convirtindose en la constancia que tiene el CEI respecto a su desempeo en las diferentes funciones que le competen dentro de la investigacin institucional. La existencia de guas o lineamientos que orienten sus actividades y procesos internos, as como las actas de sesin y las comunicaciones intercambiadas con los investigadores, son consideradas como la evidencia que refleja el desempeo del CEI y el cumplimiento o no de varios de los aspectos enunciados anteriormente. La tenencia y archivo de estos documentos facilita adems, los procesos de auditora interna y externa que debe realizar la institucin como parte de sus mecanismos de mejoramiento de la calidad. La Tabla 4 recopila una lista de documentos que debe tener el CEI. En la verificacin de la existencia de estos documentos, nuevamente el evaluador debe tener en cuenta que en algunas instituciones estos pueden hacer parte de los archivos del CEI, de los comits de investigacin y / o de la oficina de investigaciones. TABLA 4. DOCUMENTACIN Y ARCHIVO DE REGISTROS DEL COMIT DE INVESTICACION (CEI) Tipo de Archivo ARCHIVO OPERATIVO DEL COMIT Lista de miembros Hojas de vida de miembros Registros financieros: ingresos, egresos, pagos a los miembros Formatos de aplicacin para revisin de propuestas Agenda de reuniones Actas de reuniones, incluyendo un reporte anual del funcionamiento del comit. Copia de correspondencia no ligada al funcionamiento de proyectos. Normatividad para investigadores. Copia de todos los documentos de las propuestas revisadas y NO aprobadas. Manual del investigador (todas las versiones) (estos documentos deben estar por cada estudio en curso) Hoja de vida del investigador principal Hoja de vida de los co-investigadores Proyecto completo aprobado inicialmente Aprobacin del proyecto inicial Cartas de sometimiento para aprobacin de enmiendas al proyecto Aprobacin de enmiendas del proyecto Formato de consentimiento informado (todas las versiones) Aprobacin del consentimiento informado inicial Cartas de sometimiento para aprobacin de enmiendas al consentimiento informado Aprobacin de versiones subsecuentes del consentimiento informado Informacin para entrega a los sujetos participantes Aprobacin de materiales suministrados a los sujetos participantes Anuncios de reclutamiento Aprobacin de anuncios de reclutamiento Documento Manual de procedimientos operativos estandarizados
ARCHIVOS DE ESTUDIOS
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Aspectos financieros: presupuesto Pliza de seguro para los participantes Contrato con el patrocinador- Institucin/Investigador Copia de correspondencia sobre decisiones y recomendaciones hechas por el CEI a los investigadores. Aprobacin de incentivos y compensaciones a sujetos participantes no previstas en revisiones previas Aprobacin de informe anual del proyecto Notificacin de eventos adversos Notificacin de desviaciones / violaciones al proyecto Reporte final de proyectos 3. EVALUACIN DE LOS INVESTIGADORES ACTIVOS EN LA INSTITUCIN 3.1 Proceso de Evaluacin Para el proceso de evaluacin de los investigadores institucionales se han diseado las tablas 5 a 7, las cuales permiten evidenciar el desempeo del investigador en los proyectos en los que est participando. Esta evaluacin incluye la entrevista con los investigadores y/o coordinadores de estudios y la revisin de proyectos y manuales de procedimientos y dems documentos de cada proyecto, de forma que se pueda definir con adecuada confiabilidad si los investigadores respetan los derechos de los sujetos participantes de su investigacin y cumplen con las responsabilidades y funciones establecidas en las Buenas Practicas Clnicas. Con el fin de facilitar el proceso de evaluacin de los investigadores se ha generado una lista de aspectos a considerar durante la evaluacin, los cuales se presentan en las Tablas 5 y 6 de este documento, acompaada de la forma de evaluacin del cumplimiento de cada uno. La Tabla 7, en especial, presenta la lista de los documentos que debe tener el investigador; el evaluador debe verificar la existencia y archivo de los mismos. Las Tablas 8 a 17 permiten evaluar el investigador principal y la Tabla 18 al patrocinador del estudio. De acuerdo con el proceso de evaluacin descrito anteriormente en este documento, durante la primera visita a la institucin en evaluacin la persona encargada por la institucin para asistir la evaluacin informar al evaluador los nombres de los estudios de investigacin con medicamentos que se encuentren activos en la institucin en el momento. Sobre ellos el evaluador realizar una seleccin aleatoria de los estudios-investigadores sobre los que basar su evaluacin (10% del total de estudios en curso o al menos dos estudios). Los investigadores de estos estudios sern citados para evaluacin en una segunda visita que realizar el evaluador en una fecha acordada y dentro de un trmino no mayor a 10 das hbiles. En caso de que la institucin no tenga estudios en curso se seleccionarn para evaluacin, con el mismo proceso descrito antes, los proyectos concluidos en el ltimo ao. Durante la visita el evaluador entrevistar a cada investigador y/o al coordinador del estudio y realizar la verificacin del adecuado funcionamiento del mismo, mediante la revisin de formatos de recoleccin de datos de sujetos participantes, formatos de coordinacin y monitoreo y otra documentacin. El evaluador seleccionar los archivos de algunos de los sujetos participantes incluidos en el estudio. El nmero de archivos de pacientes a evaluar depende del total de pacientes incluidos en el estudio al momento de la evaluacin (Cuadro 1).
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Cuadro 1. Nmero de archivos de sujetos participantes a evaluar por cada estudio seleccionado Nmero de sujetos participantes incluidos en el estudio Nmero de archivos a evaluar
1 a 20 Entre 21 y 50 51 y ms
2 4 6
Para verificar los requisitos de cumplimiento relacionados con el Consentimiento informado se requiere revisar un mayor nmero de archivos de sujetos participantes. El evaluador determinar el nmero de archivos a evaluar de acuerdo con el nmero de participantes reclutados al momento de evaluacin, siguiendo la instruccin que se presenta en el cuadro 2. Cuadro 2. Nmero de archivos a seleccionar para evaluar el consentimiento informado Nmero de sujetos participantes incluidos en el estudio 1 a 50 Ms de 50 Nmero de Consentimientos informados a evaluar Todos 50 seleccionados al azar
Es indispensable que durante este proceso est siempre presente el investigador o la persona delegada por l, para orientar al evaluador en la ubicacin de ciertos documentos claves y de esta forma optimizar la evaluacin. La informacin recolectada por el evaluador durante este proceso ser consignada en la Seccin 2 , Ficha Tcnica para la evaluacin institucional. El evaluador debe consignar los datos de cada evaluacin en formas independientes, diligenciando una copia de la Seccin 2 para cada investigador. Si en la institucin bajo evaluacin se estn realizando gran nmero de estudios de investigacin con medicamentos se realizarn las visitas necesarias por parte del evaluador, hasta completar la evaluacin de todos los investigadores.
TABLA 5. COMPETENCIA DEL INVESTIGADOR
Aspecto Requisito Esencial 1. El investigador debe tener la formacin adecuada para la conduccin de un estudio: a) Formacin Acadmica b) Experiencia c) Adiestramiento
Forma de evaluacin
Hoja de vida del Investigador y otra documentacin relevante
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2. El investigador debe estar familiarizado con el uso apropiado del producto sujeto a la investigacin 3. El investigador debe conocer : a) Las normas de buenas practicas clnicas b) Los principios ticos para investigacin en humano c) Reglamentacin colombiana
Certificados capacitacin pre-estudio Proyecto Manual del investigador Certificados de entrenamiento o asistencia a cursos de Buena Prctica Clnica. Conocimiento de la Declaracin de Helsinki, Pautas ticas del CIOMS y Resolucin 8430 de 1993 y dems normas que la modifiquen o complementen Revisin de declaracin de conflictos de inters, en el proyecto o el carta al CEI
4. El investigador debe declarar sus conflictos de inters al conducir el estudio.
3.2 Funciones y responsabilidades del investigador El investigador principal (IP) juega un papel primordial en la planeacin, conduccin y finalizacin de la investigacin. Para mayor facilidad en la identificacin, comprensin y evaluacin de los aspectos relacionados con las responsabilidades y funciones que debe cumplir el IP, stos se han dividido de acuerdo con cada proceso.
TABLA 6. FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL REFERENTES A LA ESTANDARIZACIN DE PROCEDIMIENTOS
Aspecto Requisito Esencial
Forma de evaluacin
El investigador, o una persona delegada Revisin del archivo del proyecto (coordinador del estudio), debe disear y tener disponible para su consulta el Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados de la Investigacin
TABLA 7. FUNCIONES DEL INVETIGADOR PRINCIPAL CON RESPECTO AL PERSONAL DEL ESTUDIO
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Forma de evaluacin Aspecto Requisito Esencial 1. El investigador debe tener disponible un Hojas de vida personal participante nmero suficiente de personal calificado para la duracin prevista del estudio 2. El investigador es el responsable de Formato de responsabilidades manejar el presupuesto del estudio
3. Debe mantener una lista de las personas Lista u organigrama del personal del calificadas a quienes les haya delegado estudio. tareas relacionadas con el estudio
4. El investigador debe asegurar que el personal que participa en el estudio est informado adecuadamente sobre: a) El proyecto del estudio b) El producto en investigacin c) Deberes y funciones relacionadas con el estudio. d) Principios ticos y de Buena Prctica Clnica
Certificados de capacitacin pre- estudio. Formato de responsabilidades para cada persona involucrada en el estudio. Constancia de talleres informativos
TABLA 8. FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL REFERENTES AL CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES TICAS
Forma de evaluacin
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1. Antes de iniciar un estudio el investigador deber contar con la aprobacin escrita y fechada por parte del CEI, de los siguientes documentos: a) Proyecto del estudio b) Formato de consentimiento informado c) Actualizaciones del formato de Consentimiento informado d) Informacin para los participantes en el estudio (sujetos de investigacin)
Revisin de: Cartas aprobatorias por parte del CEI sobre : Proyecto de Investigacin Consentimiento informado Actualizaciones de procedimientos y materiales de reclutamiento.
2. El investigador deber proporcionar al CEI una copia vigente del Manual del Investigador, as como la informacin previamente obtenida Verificar existencia del Manual del sobre farmacologa clnica del medicamento Investigador en los archivos del CEI.
3. El investigador debe tener disponibles para revisin y auditora todos los contratos y registros requeridos relacionados con el estudio, y permitir su inspeccin por parte de autoridades competentes y por parte del CEI
Revisin de: Contrato Aprobaciones del CEI Aprobaciones por INVIMA medicamento bajo estudio
del
TABLA 9. FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL REFERENTES A LA ADHERENCIA AL PROYECTO DURANTE LA CONDUCCIN DEL ESTUDIO
Aspecto Requisito Esencial Forma de evaluacin 1. El investigador debe asegurar que el estudio se conduzca de acuerdo con el proyecto acordado y aprobado por el CEI. Revisin de: Proyecto o manuales Verificacin de la existencia de un plan detallado de conduccin y monitoreo del estudio. Certificados de entrenamiento de involucrados
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2. En caso de requerir cambios al proyecto el investigador debe: a) Acordar el cambio previamente con el patrocinador. b) Solicitar nueva aprobacin del proyecto y la enmienda al CEI 3. El investigador debe notificar cualquier desviacin o cambio imprevisto del proyecto al patrocinador y CEI, explicando las razones y si fuera apropiado explicando las enmienda(s) propuesta del proyecto
Revisin de: Correspondencia con el patrocinador Cartas al CEI para aprobacin de enmiendas al proyecto
Revisin de: Notificacin de desviaciones del proyecto al patrocinador y al CEI Cartas al CEI para aprobacin
4. El investigador debe asegurar que durante la investigacin se sigan los Revisin de: procedimientos de asignacin aleatoria Procedimiento de aleatorizacin descrito en el del estudio (cuando es pertinente). proyecto Verificacin sobre lista de participantes aleatorizados
5. El investigador debe documentar y explicar inmediatamente al patrocinador Revisin de: cualquier rompimiento prematuro del Reportes de desviaciones del proyecto cegamiento. Revisin de Notificaciones al patrocinador
6. El investigador debe responder ante el patrocinador y el Comit de tica por la Verificacin de: adherencia al proyecto durante la Cumplimiento de registro de datos, conduccin del estudio seguimiento de participantes, reportes de eventos adversos y reportes de desviaciones del proyecto
TABLA 10. FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL REFERENTES AL MANEJO DE LA INFORMACIN
Forma de evaluacin
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1. El investigador deber asegurar que los datos reportados en los formatos de reporte de caso y en todos los informes requeridos sean Revisin de los formatos de reporte de precisos, legibles y estn completos y caso actualizados.
2. El investigador debe asegurar que los datos reportados en los formatos de reporte de caso Revisin de: que se deriven de los documentos fuente, Formatos de reporte de caso sean consistentes con dichos documentos. En Informes de discrepancias caso contrario debe diligenciarse una nota donde se aclare la inconsistencia.
3. Todos los formatos de reporte de caso deben ir debidamente firmados por el investigador. En caso de necesitar correcciones el investigador debe: a) Firmar y fechar al lado del dato corregido b) Asegurar que los datos se han corregido correctamente (el dato errneo solo debe tacharse con una lnea horizontal, de tal forma que permita ver el registro original)
Revisin de: Formatos de reporte de caso Correcciones en los formatos de reporte de caso
4. El investigador debe asegurar que los Revisin de: documentos del estudio se guardan en un Archivos de documentos relacionados lugar seguro, privado y bajo llave. con el estudio
5. El investigador, de comn acuerdo con el patrocinador, debe guardar los documentos esenciales por lo menos 2 aos despus de la ltima aprobacin de una solicitud de Archivo del estudio o proyecto comercializacin o hasta que haya transcurrido al menos 2 aos desde la suspensin formal del desarrollo clnico del producto en investigacin.
TABLA 11. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL RESPECTO A LOS EVENTOS ADVERSOS PRESENTADOS EN SUJETOS PARTICPANTES
Forma de evaluacin
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1. El investigador debe reportar al patrocinador los eventos adversos y/o anormalidades de Revisin de: laboratorio identificadas, de acuerdo con los Reportes de eventos adversos requerimientos de informe y dentro de los Reportes de anormalidades de laboratorio perodos de tiempo especificados en el proyecto.
2. El investigador debe reportar al Patrocinador todos los eventos Adversos serios, cumpliendo las siguientes guas: a) Un plazo no mayor de 24 horas b) Despus del reporte inmediato enviar una notificacin detallada del evento. c) Mantener la confidencialidad de .la informacin (no incluir datos . persona les que . puedan identificar al participante) d) Realizar el reporte de acuerdo con los requerimientos de informe establecidos en el proyecto
Revisin de : Procedimiento de reporte de eventos adversos serios descritos en el proyecto o manuales. Reporte de eventos adversos (fecha y hora) Reportes de anormalidades de laboratorio descritos. Verificacin de la implementacin del sistema de envo descrito. Verificacin de reportes enviados. Reportes de seguimiento de Eventos adversos
3. El investigador debe proporcionar al patrocinador y al CEI la informacin adicional Revisin de informes al CEI que se le solicite para los casos de muerte patrocinador reportados. Verificacin de reportes de muertes
al
TABLA 12. FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL REFERENTES A LA INCLUSIN Y SEGUIMIENTO DE LOS PARTICIPANTES EN EL ESTUDIO
Forma de evaluacin Aspecto Requisito Esencial 1. El investigador debe asegurar que el nmero de participantes incluidos en el estudio sea el Revisin de: especificado por el proyecto o patrocinador. El proyecto La lista de participantes 2. El investigador debe asegurar que se mantiene la privacidad y la confidencialidad Revisin de : de los participantes en la investigacin Manual de estudio Funciones del personal de estudio 3. El investigador debe asegurar que todos los participantes cumplan con los criterios de Revisin de: elegibilidad listados en el proyecto Lista criterios de inclusin/ exclusin Formatos de reporte de caso (inclusin) de los participantes
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4. El investigador debe asegurar que el responsable de todas las decisiones mdicas relacionadas con los participantes del estudio estn a cargo de un mdico calificado (investigador o co-investigador ) 5. El investigador debe asegurar que la atencin mdica que se brinda a un participante en caso de algn evento adverso o que necesite atencin mdica por alguna causa sea la ms apropiada.
Revisin de : Manual de estudio Funciones del personal de estudio
Revisin de: Especificaciones de manejo participantes segn el proyecto. Historias clnicas de los participantes. Informacin dada al participante. Consentimiento Informado
de
6. El investigador debe hacer el mayor esfuerzo posible para obtener la informacin completa y mantener el seguimiento de todos participantes que ingresan al estudio, mediante las siguientes acciones: a) Identificar.. los.. participantes. perdidos durante el seguimiento. b) Documentar causas de retiro voluntario c) Tratar de medir el desenlace final en participantes que no terminan el seguimiento d) Establecer medidas correctivas para evitar nuevas perdidas al seguimiento.
Revisin de: Lista de participantes ingresados al estudio. Formatos de cumplimiento de seguimientos. Agendas y registro de controles de seguimiento.
TABLA 13. FUNCIONES / RESPONSABILIDADES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL RESPECTO A LA SOLICITUD DE CONSENTIMIENTO INFORMADO
Forma de evaluacin
1. El investigador debe cerciorarse de que todo participante incluido en el estudio ha dado el consentimiento informado de acuerdo a las disposiciones legales Colombianas: a) Firma del participante con documento de Revisin de: identificacin informados de b) Firma de dos testigos con documento de Consentimientos los participantes incluidos al estudio. identidad c) Firma del mdico responsable de la Investigacin que inform al participante sobre el estudio.
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2. En casos de estudio que incluyen poblaciones vulnerables (por ejemplo, menores, subordinados o participantes con compromiso mental) el investigador debe asegurar que: a) Quien da el consentimiento de participar en el estudio es una persona idnea (ej: el representante legal). b) El participante haya sido informado sobre el estudio hasta donde sea compatible con su entendimiento y, si tiene la capacidad deber firmar y y fechar personalmente el consentimiento informado.
Revisin de: Procedimiento estandarizado para solicitud de consentimiento informado.
Revisin de consentimientos informados
3. El investigador debe asegurar que el participante en el estudio tenga una copia del Revisin de: consentimiento informado firmado y fechado Formatos de consentimiento informado 4. El investigador debe asegurar que en la historia clnica del participante haya una nota Revisin de: especificando su participacin en el estudio. Historia clnica de participantes
5. El investigador debe actualizar el formato de consentimiento informado e informar a los participantes o a sus representantes legales cualquier informacin nueva que pudiera ser relevante para el deseo de continuar su participacin en el estudio y documentar que se hizo esta notificacin
Revisin de: Consentimiento informado Cartas de informacin de cambios al consentimiento
TABLA 14. RESPONSABILIDADES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL RESPECTO AL MANEJO DEL PRODUCTO (MEDICAMENTO) EN INVESTIGACIN
Aspecto Requisito Esencial 1. El investigador es responsable de la contabilidad del producto en investigacin, sin embargo, podr delegar esta actividad a una persona idnea que est bajo su supervisin
Forma de evaluacin
Revisin de: Funciones del personal del estudio en el proyecto
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2. Respecto al manejo del medicamento bajo a) estudio el investigador debe asegurar que: Los registros de recibo y entrega del medicamento estn llevndose adecuadamente. b) Existe un inventario del producto en existencia en la institucin. c) Existe el registro de entrega del medicamento a cada participante especificando cantidad entregada, dosis fecha de entrega y fecha programada de control de adherencia d) Todos los registros del medicamento bajo estudio especifiquen: nmero de lote/ serie, fechas de caducidad, nmeros de cdigo nico asignados al producto en investigacin, nmeros de aleatorizacin o identificacin del participante 3. El investigador se deber cerciorar de que el producto de investigacin se almacene de acuerdo a lo especificado por el fabricante 4. El investigador debe asegurarse de que el producto en investigacin se use solamente dentro del proyecto aprobado por el CEI.
R Revisin de: Registros de contabilidad del producto en investigacin. Registros de entrega de medicamento al participante
Revisin de: Condiciones de almacenamiento dados por el patrocinador o fabricante en el proyecto o en el manual del estudio Revisin de: Registros de contabilidad del producto de investigacin Archivo de estudio Formatos de entrega de medicamentos
5. El investigador debe asegurar que el participante recibe las instrucciones adecuadas sobre el uso del medicamento en estudio (terapias experimentales y de control)
Revisin de: Informacin a participantes Idoneidad de la persona encargada de entregar la medicacin Registro de medicamento de cada participante
TABLA 15. RESPONSABILIDADES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL RESPECTO A LA TOMA Y PROCESAMIENTO DE MUESTRAS Y ESPECIMENES BIOLGICOS
Aspecto Requisito Esencial 1. En caso de que sea necesario analizar muestras biolgicas, el investigador es responsable de: a) Asegurar que existan procedimientos escritos sobre el manejo de las muestras tomadas para el estudio. b) Identificar la persona / laboratorio
Forma de evaluacin
Revisin de: Manual de procedimientos para toma, almacenamiento, transporte y procesamiento de las muestras Verificar la identificacin y calificacin de la persona o laboratorio encargado de
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/institucin idnea para realizar la toma procesamiento y manejo de muestras. a) Tener disponible el certificado o constancia que acredite a la persona, el laboratorio o institucin. 2. El investigador es responsable de que los resultados de pruebas sobre muestras biolgicas sean vlidos y confiables, mediante: a) Disponibilidad de infraestructura e insumos requeridos para realizar la prueba (reactivos, equipos instalaciones locativas y dems) b) Estandarizacin de prueba de acuerdo con el manual de procedimientos operativos del laboratorio. 3. El investigador debe asegurarse que durante el procesamiento y reporte de muestras y especimenes biolgicos se respeta el derecho de confidencialidad del participante en el estudio. 4. El investigador debe asegurar la correcta interpretacin de los resultados de pruebas de laboratorio, conociendo y teniendo disponibles los valores normales en el archivo del estudio. 5. En caso de necesidad de envo de muestras a otros laboratorios o instituciones, el investigador deber asegurar la adecuada conservacin y manejo de las muestras mediante: a) La formulacin de indicaciones sobre almacenamiento y envo de muestras. b) Contratacin de personal calificado y entrenado para realizar la conservacin y el envo de muestras . c) Verificando que la institucin cuenta con los insumo s e instalaciones necesarias para conservacin y envo d) Llevando los registros de envo de las muestras biolgicas tomadas y enviadas
procesar las muestras.
Revisin de: Proyecto del estudio Verificacin de insumos e infraestructura requerida de acuerdo con el proyecto y el tipo de prueba a realizar a los participantes.
Revisin de: Archivo del estudio en el laboratorio Documentos sobre el laboratorio
Revisin de: Archivo del estudio. Documentos sobre el laboratorio
Revisin de: Proyecto de investigacin Manual de manejo de muestras Certificaciones de la IATA para bacterilogo o laboratorio encargado de envo de muestras. Registros de toma y envo de muestras. Verificacin de existencia infraestructura necesaria. de la
TABLA 16. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL RESPECTO A LA DIVULGACIN DE RESULTADOS DE LA INVESTIGACIN
Forma de evaluacin
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1. El investigador deber presentar al CEI resmenes escritos del estado del estudio como mnimo una vez al ao o con mayor frecuencia si Documentos enviados al CEI para el el CEI lo requiere. proceso de seguimiento 2. El investigador debe notificar cualquier cambio significativo que afecte la conduccin del estudio: Entrevista con el investigador a) Traslados / renuncias del grupo Revisin de cartas al CEI investigador b) Vacaciones / cambios de contratacin con Empresas Promotoras de Salud EPSs 3. Al terminar el estudio el investigador debe proporcionar al CEI un resumen del estudio, Revisin de cartas al CEI incluyendo el nmero de participantes aleatorizados y nmero de participantes que terminaron el estudio. 4. El investigador es responsable de asegurar que los datos del estudio sean difundidos entre la Revisin de clusulas comunidad cientfica, independiente de si stos publicacin en el contrato. son o no favorables para las terapias en estudio.
sobre
3.3 Documentacin y registros que debe conservar el investigador principal en sus archivos Los documentos son parte importante de los procesos de investigacin, convirtindose en la constancia del desarrollo ha tenido la investigacin en las diferentes fases. El proyecto del estudio, se considera el contrato que tiene el investigador con el CEI, los sujetos participantes y el patrocinador. Los manuales, cartas y comunicaciones intercambiadas con los dems actores involucrados en la investigacin son considerados como la evidencia que refleja el desempeo del investigador en varios de los aspectos presentados anteriormente. La tenencia y archivo de estos documentos facilitan adems los procesos de auditora interna y externa que debe realizar la institucin como parte de sus mecanismos de mejoramiento de la calidad. La tabla 17 recopila una lista de documentos que debe tener el Investigador Principal (IP) de acuerdo con las Buenas Prcticas Clnicas (BPC) y las regulaciones nacionales.
TABLA 17. DOCUMENTOS Y REGISTROS QUE DEBE TENER EL INVESTIGADOR PRINCIPAL EN LOS ARCHIVOS
Tipo de Archivo
Documento
Observaciones
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estudio
Versin inicial del proyecto; pgina de firmas. Carta de sometimiento del proyecto para aprobacin del CEI Carta aprobatoria de proyecto inicial por el CEI Revisiones del proyecto. Pgina de firmas. Carta de notificacin de revisiones del proyecto al CEI. Enmiendas del proyecto. Pgina de firmas. Carta de sometimiento de enmiendas al CEI. Carta aprobatoria de enmiendas por el CEI.
Proyecto de
informado
Formato inicial de consentimiento informado. Carta .de sometimiento del consentimiento informado inicial al CEI Carta de aprobacin del consentimiento informado inicial por el CEI En caso de cambio del consentimiento informado, carta de sometimiento para aprobacin de la actualizacin del consentimiento informado al CEI. Carta aprobatoria de la actualizacin del consentimiento informado por el CEI. Copia del recibo del consentimiento informado por parte de los participantes Anuncios publicitarios para el reclutamiento
Consentimiento
Otros documentos aprobados
Carta de sometimiento a anuncios publicitarios para el reclutamiento Carta aprobatoria de anuncios publicitarios para el reclutamiento Materiales entregados a los participantes Carta de sometimiento Carta probatoria de materiales entregados a los participantes Carta de sometimiento a los incentivos propuestos al CEI. Carta aprobatoria de incentivos por el CEI Presupuesto del estudio Contrato y acuerdos con financiadores
Aspect os admini strativo sy financi eros
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Contrato y acuerdos con patrocinadores Informes de contabilidad sobre manejo del proyecto Informes Informes semestrales sobre adelantos del estudio enviados al CEI Notificaciones desviaciones del proyecto al CEI y al patrocinador Informe final del estudio al CEI Instrucciones de almacenamiento del producto de investigacin Registros de contabilidad del producto de investigacin: generales (inventario) y de cada participante Copia de Registros de aprobacin del medicamento por el INVIMA Lista del personal del estudio Hoja de vida del investigador Principal. Hoja de vida del co-investigador y miembros del grupo de trabajo. Certificados de capacitacin investigador, co-investigadores y personal del estudio del otro
Personal de investigacin
Producto de investigacin
Formato de responsabilidades del investigador principal Formato de responsabilidades de coinvestigadores Formato de responsabilidades de otro personal del estudio Pgina de firmas del investigador Pgina de firmas del co-investigador Pgina de firmas de otro personal del estudio Inscripcin en el registro especial de prestadores de servicios de salud ante la Entidad Departamental o Distrital correspondiente.
Laboratorio clnico
Transporte de las muestras ( Normatividad vigente) Valores normales de laboratorio Manual de laboratorio Registros de envo muestras biolgicas Inventario de muestras biolgicas tomadas y almacenadas Consentimiento informado firmado por cada participante Reportes de exmenes paraclnicos y de laboratorio originales o fotocopia
Archiv os de particip antes (format os de reporte de caso)
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Formato de reporte de caso de cada participante, formatos de discrepancias Reportes de eventos adversos desde el inicio del reclutamiento de participantes hasta la fecha Reporte fallecimientos desde el inicio del reclutamiento de participantes hasta la fecha Directorio de participantes Declaracin de conflictos de inters del grupo investigador Lista de participantes tamizados (verificar criterios de seleccin) Lista de participantes aptos para estudio (preseleccionados) Lista de participantes definitivamente Manual de estandarizados investigacin por incluidos
Otros documentos base
procedimientos sitios de
Manual del investigador y carta de envo de copia del Manual del Investigador al CEI. Actualizaciones al manual del investigador Guas de Buena Prctica Clnica Declaracin de Helsinki Resolucin 8430 de 1993 Reportes de visitas de monitoreo Reportes de auditoras por regulatoria (CEI o patrocinador) Reporte visita de cierre del estudio Registro de suministros entidad
4. EVALUACIN DEL PATROCINADOR DE LAS INVESTIGACIONES 4.1. Proceso de Evaluacin La evaluacin del patrocinador se realizar sobre el mismo 10% de los estudios seleccionados aleatoriamente para evaluacin de los investigadores. Al escoger un determinado estudio, se debe identificar si el patrocinador es el investigador o si el patrocinador es una corporacin o agencia externa a la institucin. De acuerdo con esta clasificacin el Evaluador deber recolectar la informacin segn sea el caso en la seccin correspondiente de la Ficha Tcnica para la Evaluacin Institucional. En caso que el investigador se desempee como patrocinador, sus obligaciones y funciones deben ser evaluadas desde el punto de vista de patrocinador y de investigador en forma independiente. 4.2. Responsabilidades y Funciones del Patrocinador Las Tablas 18 a 20 presentan las funciones y responsabilidades que el patrocinador externo de una investigacin debe cumplir con el investigador, la institucin y los participantes del estudio. La institucin debe asegurar que el patrocinador externo o interno cumple con cada uno de los aspectos enunciados en dichas tablas; as mismo, si la institucin es el
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patrocinador de la investigacin es su responsabilidad demostrar que cumple con dichos aspectos. En caso que el investigador o la misma institucin en evaluacin sean el patrocinador del estudio, ellos debern asumir las responsabilidades descritas en la Tabla 18 y cumplir con las funciones descritas en la Tabla 19. Adicionalmente, estarn encargados de las relaciones con la entidad financiadora, que debe cumplir los aspectos enunciados en la Tabla 20. TABLA 18. RESPONSABILIDADES DEL PATROCINADOR DEL ESTUDIO
Aspecto- Requisito Esencial 1. El patrocinador debe garantizar la proteccin y seguridad de los participantes en la investigacin tomando como: a) Implementacin de un sistema de monitorizacin de seguridad c) Reporte de eventos adversos a nivel mundial (estudios multicntricos) 2. El patrocinador debe asegurar la calidad y el control de calidad durante la investigacin. Estas medidas incluyen: a) Asegurar que el personal del estudio cuenta con entrenamiento en el manejo y procedimientos del estudio b) Asegurar que la conduccin de los estudios y los datos generados estn de acuerdo con el proyecto y en cumplimiento con las BPC c) Controlar el manejo de datos para asegurar su confiabilidad d) Tener por escrito todos los acuerdos con el investigador / institucin 3. El patrocinador debe obtener y documentar la aprobacin del uso del producto del estudio por parte del INVIMA.
Forma de Evaluacin Revisin de: Proyecto Plan de monitorizacin de seguridad Archivos del proyecto
Revisin de: Archivo del estudio. Certificados de capacitacin estudio.
pre
Acta del Invima en donde se aprueba el proyecto
4. El patrocinador debe asegurar el control de la distribucin y devolucin del producto de Cartas de entrega y devolucin del investigacin durante el estudio. Estas producto de investigacin medidas incluyen: a) Suministrar el producto de investigacin b) Mantener registros que documenten el envo, recepcin, devolucin y destruccin del producto involucrado en el estudio
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5. Asegurar que el personal del estudio conoce y maneja adecuadamente el producto de Revisin de los investigacin, a travs de las siguientes acciones: contabilidad del a) Entrenamiento del personas encargadas investigacin de manejar y dispensar el producto. b) Entrega por escrito de los procedimientos e instrucciones de manejo y almacenamiento del medicamento del estudio especificando: 1. Procedimiento de recepcin adecuada y segura de los medicamentos 2. Condiciones de almacenamiento. 3. Forma de entrega a participantes. 4. Disposicin final del medicamento no usado en el estudio
registros producto
de de
6. Tener disponible los datos de seguridad y eficacia de estudios clnicos o preclnicos previos para sustentar su administracin en humanos. a) Va de administracin b) Dosis c) Periodo de tiempo d) Poblacin del estudio e) Reacciones adversas f) Contraindicaciones
Proyecto y manual del investigador
7. El patrocinador debe entregar el presupuesto del estudio clnico para el centro participante especificando: a) Compensacin para los investigadores b) Presupuesto destinado a participantes c) Compra de equipos d) Exmenes paraclnicos y de Laboratorio
Presupuesto del estudio
TABLA 19. FUNCIONES DEL PATROCINADOR Aspecto- Requisito Esencial 1. El patrocinador debe garantizar la proteccin de la confidencialidad de los participantes: a) Asignar cogidos de identificacin b) Proporcionar recursos para que el archivo de la hoja de identificacin de sujeto sea independiente al FRC Forma de Evaluacin
Revisin de: Proyecto del estudio Sistemas de aleatorizacin Archivos de sujetos participantes
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5. El patrocinador debe asegurar que las responsabilidades del investigados, los coordinadores y dems personal requerido en el estudio estn documentadas claramente y son aceptadas por los involucrados
Revisin de GOC
6. El patrocinador debe asegurar que todos los investigadores y coordinadores del estudio que hayan recibido las instrucciones y el entrenamiento en el seguimiento del proyecto, Registros diligenciamiento de los formatos de reporte de caso y de los reportes especiales. 7. El patrocinador debe facilitar las condiciones necesarias para archivar los documentos de estudios en curso 8. El patrocinador debe asegurar y facilitar la conservacin del archivo de documentos esenciales por lo menos durante dos aos. Revisin archivo de: instalaciones de
Proyecto: Acuerdo con el Correspondencia patrocinador
patrocinador con el
9. El patrocinador debe garantizar un sistema peridico de monitoreo durante la duracin del Reportes de Monitoreo estudio, y reportar por escrito lo hallazgos de cada visita. 7. El patrocinador debe establecer una obligacin contractual o acuerdo con el investigador/ Archivo de cada estudio . Institucin. Archivo de la institucin a) Cumplir con los trminos fijados en el contrato b) Efectuar los pagos y desembolsos que se han establecido en el contrato 8. El patrocinador debe asegurar que el monitor cumple con las siguientes funciones durante las visitas de monitoreo: a) Verificar de la adherencia al proyecto por parte del grupo investigador b) Confirmar que todo paciente ingresado al estudio haya dado y firmado el consentimiento informado. c) Asegurar que el investigador reciba el folleto del investigador vigente.
Reportes de Monitoreo
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d) Verificar e) f) g) h) i)
j)
los procesos de inclusin y aleatorizacin de sujetos elegibles Reportar la tasa de reclutamiento de sujetos Verificar que el investigador proporcione todos los informes, notificaciones o solicitudes. Determinar si todos los eventos adversos son reportados apropiadamente dentro de los Reportes de Monitoreo periodos de tiempo requeridos Determinar si el investigador conserva los documentos esenciales para la conduccin del estudio Comunicar desviaciones del proyecto y tomar las medidas apropiadas para prevenir una recurrencia de las desviaciones detectadas. Pasar un informe escrito al investigador sobre las visitas de monitoreo realizadas y las medidas correctivas a problemas encontrados.
9. El patrocinador debe crear mecanismos para auditar el estudio y garantizar un sistema de auditora Procedimientos y Registros. independiente. 10. El patrocinador debe establecer las medidas Archivo de cada estudio (sanciones) e informarlas al investigador, que Archivo del investigador/ archivo del tomar en caso de incumplimiento y/o persistente patrocinador del proyecto por parte del investigador / institucin. 11. El patrocinador deber informar a los investigadores Archivo de cada estudio y a la institucin y al CEI, los motivos para terminar o Archivo del investigador archivo del suspender de forma prematura un estudio. patrocinador
TABLA 20. RELACIONES CON LA ENTIDAD FINANCIADORA
Aspecto- Requisito esencial
Forma sugerida de Evaluacin
1. La entidad financiadora debe establecer una obligacin contractual o acuerdo con el investigador / institucin en la que se establezca: Revisin de: a) Trminos de inicio y terminacin del contrato Archivo individual de cada estudio b) Fechas y formas de pagos y desembolsos c) Productos esperados de la actividad financiada d) Clusulas de cumplimiento
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2. El investigador / institucin que patrocine el estudio Revisin de: debe permitir la auditora del proceso de Archivo individual de cada estudio investigacin por parte de la entidad financiadora
3. El investigador / institucin que patrocine el estudio debe elaborar un informe peridico de los avances del estudio para ser presentados a la entidad financiadora de acuerdo con lo establecido en el contrato.
Revisin de: Archivo individual de cada estudio
5. ANLISIS DE LA INFORMACIN OBTENIDA DURANTE LA EVALUACIN INSTITUCIONAL La institucin que adelanta investigacin clnica con medicamentos debe cumplir con todos los aspectos planteados en este documento, garantizando as que los procesos de investigacin se desarrollen en forma idnea y que se protege tanto la seguridad de los sujetos participantes como la validez de los resultados obtenidos por la investigacin. Reconociendo que algunos de estos aspectos son de mayor relevancia que otros, a continuacin se presentan clasificados en tres categoras que han sido definidas teniendo en cuenta la relacin que tiene cada aspecto evaluado con la seguridad y derechos de los sujetos participantes en las investigaciones. La informacin obtenida por el evaluador durante la evaluacin institucional se analizar de acuerdo con esta clasificacin, de forma que la Entidad Sanitaria pueda optar por diferentes medidas correctivas en caso de incumplimiento por parte de la institucin de algunos o varios de los aspectos evaluados. Para esta clasificacin el evaluador cuenta con los criterios de evaluacin que hace parte de la seccin 5 de Ficha Tcnica para la Evaluacin Institucional (Anexo 3). 5.1 Aspectos de alta importancia o crticos Se consideran aspectos de alta importancia aquellos que en caso de no cumplirse conllevan un aumento en el riesgo para los sujetos participantes en la investigacin o ponen en riesgo la validez de los resultados de la investigacin. En consecuencia, la falta de cumplimiento de los aspectos de alta importancia requiere de una accin inmediata, y suspensin del proceso investigativo, hasta que se adopten medidas correctivas. Igualmente se considera crtico, la falta de procedimientos escritos estandarizados de operacin aun cuando en la prctica los procedimientos si se cumplen. 5.2 Aspectos de mediana importancia o no crticos En esta categora se consideran los aspectos que deben corregirse en la institucin en un tiempo mnimo, ya que de lo contrario puede llegar a tener impacto en la integridad de los resultados de la investigacin o en la aceptacin de las conclusiones del estudio, pero sin afectar de manera directa la seguridad ni los derechos de los sujetos participantes en la investigacin. CAPTULO III FICHA TCNICA PARA LA EVALUACIN INSTITUCIONAL
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I. INSTRUCTIVO DE APLICACIN La Ficha Tcnica para la Evaluacin Institucional, es el instrumento que el evaluador usar para recolectar la informacin necesaria respecto a los aspectos que deben cumplir las instituciones que adelantan investigacin clnica con sujetos humanos, con referencia a los principios ticos y de buena prctica clnica. Para su correcta aplicacin l debe conocer el documento tcnico para evaluacin de instituciones que adelantan investigacin clnica en seres humanos, en el cual se describen claramente los aspectos que se consideran en la evaluacin y que proporciona una gua sobre cmo evaluar su cumplimiento. 1. Proceso de Evaluacin Institucional. El proceso de evaluacin institucional busca obtener informacin sobre los siguientes aspectos: a) El Comit de tica e Investigacin (CEI). b) La labor de los investigadores y, a travs de ellos, de los aspectos relevantes de coordinacin del estudio. c) La labor de los patrocinadores de los estudios, verificando, a travs de ellos, el cumplimiento de las actividades de monitora y supervisin de la conduccin del estudio. 2. Etapas de la evaluacin Institucional. La evaluacin institucional se cumple en dos etapas bsicas: en la primera la institucin a evaluar recopila la informacin requerida, mientras que en la segunda el (los) evaluador(es) realiza(n) una o varias visitas a la institucin y verifican el cumplimiento de cada aspecto. Estas dos etapas conllevan que el Evaluador siga los siguientes pasos: a) Hacer contacto con la institucin para informarle acerca de la evaluacin, y solicitar la designacin de un delegado de la institucin para que asista la evaluacin. El plazo entre la notificacin de la evaluacin y las visitas no debe exceder a 10 das hbiles. b) Entregar a la institucin el Documento Tcnico para Evaluacin Institucional de las instituciones que adelantan investigacin clnica con sujetos humanos. Esto permitir a la institucin preparar la informacin requerida para las visitas de verificacin. c) Solicitar a la institucin la lista de los estudios activos a la fecha y de los finalizados en el curso del ltimo ao calendario. d) Seleccionar al azar de dicha lista de investigaciones en curso o finalizadas recientemente un nmero equivalente al 10% (como mnimo dos estudios), para sobre esta muestra realizar la evaluacin de los investigadores, patrocinadores y ciertos aspectos de verificacin de procedimientos del Comit de tica en Investigacin (CEI). Una vez seleccionados, se deber informar a la institucin cuales fueron los estudios escogidos. e) Programar la visita para realizar la evaluacin del CEI en una entrevista acordada con el presidente o su delegado. f) Verificar durante la visita si el CEI cumple en su ejercicio con las Buenas Prcticas Clnicas (BPC) para la investigacin en humanos, mediante la revisin de: 1. Los manuales, reglamentos, actas u otros documentos en los cuales se describan las funciones, las responsabilidades y los procedimientos operativos del CEI. 2. Actas de sesin, archivos de correspondencia y otros archivos del CEI en los cuales debe constar que el Comit cumple con los principios recomendados en trmino de sus responsabilidades, composicin y procedimientos (Tablas 1 a 3 del Documento Tcnico para la Evaluacin Institucional), y que conserva de manera adecuada el registro de sus actividades (Tabla 4 del mismo documento). En caso de que la institucin delegue la revisin de aspectos metodolgicos u operativos de los proyectos de investigacin a otros comits u oficinas de investigaciones, el evaluador deber verificar el cumplimiento de estos aspectos revisando los archivos
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de dichos comits o de la oficina de investigaciones. g) Registrar la informacin recolectada sobre el CEI en el numeral 2 de esta ficha h) Programar una cita con el investigador principal (IP) o el coordinador de los los estudios seleccionados para realizar la evaluacin. Esta visita de evaluacin de los estudios puede adelantarse en la misma fecha que la de evaluacin del CEI i) Verificar si el Investigador Principal (IP) de los estudios seleccionados cumple con las BPC para la investigacin en humanos mediante la revisin de: 1. El proyecto y los manuales de operaciones del estudio 2. Los archivos del estudio y de los sujetos participantes. Para guiar esta esta verificacin y consignar los resultados de manera sistemtica el evaluador evaluador puede seguir lo descrito en las Tablas 5 a 16 del documento tcnico para la evaluacin Institucional. Para la revisin de aspectos relacionados con los archivos de sujetos participantes se debe realizar una seleccin al seleccin al azar de acuerdo al nmero de participantes incluidos en el estudio en el momento de evaluacin, segn se presenta en el Cuadro 1, del anexo 1. j) Seccionar los archivos de participantes sobre los cuales se realizar la evaluacin de los aspectos relacionados con el consentimiento informado descritos en la Tabla 13 del anexo 1. Esta seleccin debe ser de acuerdo con el nmero de sujetos participantes reclutados al momento de evaluacin, segn se presenta en cuadro 2 del anexo 1. k) Registrar la informacin recolectada sobre la evaluacin de cada investigador en la Seccin 3 de esta ficha. l) Realizar la evaluacin de los aspectos que debe cumplir el patrocinador, descritos en las Tablas 18 a 20 del anexo 1 Documento Tcnico la Evaluacin Institucional. Esta evaluacin puede hacerse simultneamente o inmediatamente despus de la evaluacin del investigador de cada proyecto, lo que facilita la labor de verificacin pues a menudo es necesario revisar los mismos archivos de cada proyecto. m) Registrar la informacin sobre el patrocinador del estudio en la Seccin 4 de la ficha tcnica para la evaluacin institucional. n) Repetir esta evaluacin (del investigador y del patrocinador) las veces que sea necesario de acuerdo con el nmero de estudios seleccionados. ) Elaborar un informe con los resultados de la evaluacin. II. FICHA TCNICA PARA LA EVALUACIN INSTITUCIONAL DE ENTIDADES QUE ADELANTAN INVESTIGACIN CLNICA CON SERES HUMANOS 1. INFORMACIN GENERAL
da mes ao Fecha de evaluacin inicio de la
da mes ao Fecha de terminacin de la evaluacin
1.1 Identificacin de la institucin en evaluacin 1. Nombre de la Institucin 2. Inscripcin en registro especial prestadores servicios de salud 3. Direccin el de de
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4. Telfonos
Telfono 1
Telfono 2 (fax)
5. Nombre de la persona delegada para asistir la evaluacin
Cargo
1.2 Identificacin del evaluador 1. Nombre del evaluador 2. Entidad representa 3. Cargo a la que
2. EVALUACIN DEL COMIT DE ETICA EN INVESTIGACIN (CEI) En esta seccin se recopila la informacin referente a las responsabilidades, funciones y procedimientos del Comit de tica en Investigacin (CEI). Para su evaluacin debe entrevistarse con el director del comit y consultar los Manuales o Guas Operativas de Comit (GOC).Adicionalmente, debe verificar si los aspectos consignados en las guas operativas del Comit se estn cumpliendo, mediante la revisin de actas de sesin y dems archivos del CEI. En las preguntas sobre requisitos de procedimientos escritos se encontrarn dos opciones de respuesta y un espacio de comentario para ampliar la informacin que considere necesaria. Marque: SI , en caso que el requisito SI se incluya en los documentos NO , en caso que el requisito NO se incluya en los documentos En las preguntas de verificacin usted encontrar nuevamente tres opciones de respuesta, marque: SI , en caso que el requisito SI se haya cumplido en todos los casos revisados NO , en caso que el requisito NO se haya cumplido en ningn caso A/C , en caso que el requisito se haya cumplido slo en algunos casos 2.1 Informacin general del comit de tica en investigacin 1. Nombre del Comit Nombre
2. Nombre del presidente actual
Nombre
2.2 Responsabilidades del comit de tica en investigacin
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Para su evaluacin se debe consultar el Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados (MPOE), Guas Operativas del Comit (GOC) y/o actas de constitucin del Comit y verificar si estos aspectos estn descritos. Comentario
1.El Comit identifica dentro de sus responsabilidades proteger los derechos de los sujetos participantes en investigacin Si NO 2.El Comit de tica en investigacin tiene establecido entre sus responsabilidades evaluar, aprobar o reprobar, las investigaciones propuestas antes de su inicio? Si NO 3.El Comit identifica dentro de sus responsabilidades obtener y mantener la documentacin requerida de cada estudio puesto a su consideracin? Si NO 4.El Comit identifica dentro de sus responsabilidades evaluar la competencia de los investigadores? Si NO 5.El Comit identifica dentro de sus responsabilidades evaluar peridicamente los estudios aprobados y en desarrollo? Si NO
Comentario
Comentario
Comentario
Comentario
2.3 Revisin de procedimientos estandarizados escritos Las preguntas que encuentra a continuacin hacen referencia a la composicin y a los procedimientos del Comit de tica en Investigacin de la institucin. Para su evaluacin se debe consultar el Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados (MPOE), Guas Operativas del Comit (GOC) y/o actas de constitucin del Comit y verificar si estos aspectos estn descritos. 1.El Comit cuenta con un manual o Gua Operativa del mismo (GOC)? Si NO 2.Se establece claramente el nmero mnimo de miembros que debe tener el Comit? Si NO 3.Se contempla la proporcin de hombres/mujeres mujeres que debe tener el Comit? Si NO Comentario Comentario
Comentario
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4.Se estipula que los miembros del Comit deben deben representar diversos grupos de edad? Si NO 5.Se establece que los miembros del Comit deben deben tener un carcter multidisciplinario? Si NO 6.Se describen las caractersticas cualitativas (i.e., disciplinas de base) mnimas que deben cumplir los miembros del Comit? Si NO 7.Se describe la figura de miembros suplentes, sus sus funciones y facultades? Si NO 8.Existen procedimientos escritos que rijan el proceso de seleccin y nombramiento de los miembros del Comit? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 10 9.Verifique si entre los procedimientos escritos para la seleccin de los miembros se especifica: a) Persona(s) a cargo de seleccionar los miembros del Comit. b) Procedimientos para seleccionar los miembros del Comit (designacin, consenso, votacin u otra). c) Forma de evaluacin de los posibles conflictos de inters de los candidatos. 10.Se establecen claramente las condiciones que deben cumplir los miembros electos? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 12
Comentario
Comentario
Comentario
Comentario
Comentario
Si NO Si NO Si NO
Comentario
11.Verifique si dentro las condiciones que deben cumplir los miembros del Comit se especifica: a) Disposicin / aceptacin de los miembros Si NO a hacer pblica su formacin acadmica y experiencia profesional. b) Disposicin de los miembros a tener disponible la informacin sobre pagos y Si NO reembolsos recibidos por su trabajo como miembros del comit. c) Que el acuerdo de confidencialidad deber estar Si NO firmado por los miembros, as como todos los temas tratados por el Comit .
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12.Se describen claramente los trminos de la Membresa respecto a los siguientes aspectos?: a) Nombre del cargo (presidente, secretario y miembros). b) Proceso de seleccin para cada cargo. c) Duracin de la membresa-cargo. d) Responsabilidades. e) Condiciones para sustitucin / remocin o renuncia. f) Inhabilidades por conflicto de intereses.
Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO
13.Se especifica el nmero de miembros necesario para cumplir el qurum para sesionar? Si NO 14.Se describen las caractersticas cualitativas (disciplinas) que deben tener los miembros asistentes a la sesin para cumplir el qurum de sesin? Si NO 15.Se contempla la participacin de consultores externos al Comit? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 17
Comentario
Comentario
Comentario
Comentario 16.Se especifican las condiciones para participacin de estos consultores? la
Si NO 17.Se describen los procesos/ mecanismos para capacitacin inicial y la educacin continua de los miembros del Comit? Si NO 18.Se define en las GOC o en su defecto en el acta de constitucin del comit, bajo qu autoridad institucional se encuentra establecido el CEI? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 20 19.Se define en el MPOE/ GOC si el Comit se encuentra libre de subordinacin directa de esta autoridad para deliberar y decidir? Si NO Comentario Comentario Comentario
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20. Se establece por escrito la metodologa que sigue el comit para evaluar las propuestas? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 22 21. Verifique si en la metodologa de evaluacin de las propuestas especificas se debe indicar : a) El nmero de miembros que debe evaluar la propuesta para presentarla al Comit. b) La lista de documentos mnimos que debe ser evaluada por todos los miembros. c) El tiempo requerido para evaluar una propuesta. 22. Se describen los requisitos para tomar decisiones luego dela evaluacin de propuestas? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 24 23. Verifique si los requisitos descritos para la toma de decisiones incluyen: a) El mtodo predefinido para alcanzar una decisin (por consenso, por votacin, otro). b) Que en la medida de lo posible las decisiones deben tomarse por consenso c) Los mecanismos decisorios cuando no se logra un consenso. d) Las polticas de restriccin para participacin en la evaluacin de propuestas en las cuales uno o ms miembros del Comit tengan conflictos de inters. 24. Se describen los puntos y aspectos que el Comit considera en la evaluacin de cada propuesta de investigacin? Si NO
Comentario
Si NO Si NO Si NO Comentario
Si NO Si NO Si NO Si NO
Comentario
25. Se establecen los mecanismos y los requisitos para Comentario realizar una aprobacin expedita / extraordinaria de propuestas de investigacin? Si NO 26. Se especifican por escrito los documentos requeridos por el Comit para someter a consideracin una propuesta? Si NO
27. Se especifican por escrito los puntos que deben
Comentario
Comentario
contener las notificaciones que el comit enviar a los investigadores sobre las propuestas evaluadas? Si NO
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28. Las estrategias para seguimiento de los proyectos de
Comentario
investigacin en curso, estn formuladas por escrito? Si NO

29. Se especifican por escrito las medidas o
sanciones que tomar el Comit en caso de: a) Incluir sujetos participantes en un estudio antes de que el Comit emita su aprobacin y opinin por escrito? a) Implementar cambios en el proyecto sin previa aprobacin? b) No proveer la informacin necesaria para el seguimiento de los proyectos? d) No notificar al CEI las desviaciones al proyecto? c) No notificar CEI las reacciones o eventos adversos a los medicamentos? f) No informar al CEI la informacin nueva que pueda afectar en forma adversa la seguridad de los sujetos participantes del estudio?
Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO
30. Estn descritos los documentos relacionados con
proyectos que el Comit debe conservar?
Comentario
Si NO
31. Se especifica el tiempo que deben conservarse estos
Comentario
documentos? Si NO
32. El
CEI tiene establecida la periodicidad para la presentacin de informe de avances de cada proyecto? Si NO
Comentario
2.4. VERIFICACIN DE CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS DEL CEI
EN
LOS
PROCESOS
Las preguntas que encuentra a continuacin pretenden confirmar si los aspectos de composicin y procedimientos descritos anteriormente se estn cumpliendo. Para su evaluacin usted deber revisar las actas, los archivos del CEI y los archivos de los proyectos seleccionados para revisin al inicio del proceso de evaluacin. 1. Cuntos miembros actualmente? hacen parte del CEI Nmero miembros
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2.Cuntos hombres / mujeres Comit actualmente?
hacen
parte
del
Nmero Hombres
Nmero Mujeres
3. Entre los miembros del Comit actual hay al menos: a) Un miembro cuya rea primaria de inters sea un rea no cientfica. b) Un mdico. c) Un miembro que no este vinculado a la institucin. 4. Verifique si en los archivos del comit o en las actas de nombramiento de los miembros se especifican los siguientes aspectos con respecto a la membresa: a) Nombre del cargo designado. b) Descripcin de cmo fue el proceso de seleccin de los miembros. c) Duracin de la membresa-cargo. d) Responsabilidades. e) Declaracin de conflicto de intereses .
Si NO Si NO Si NO
Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO
5. Verifique si existe algn soporte o certificado Comentario muestre que se hayan realizado actividades de educacin a los miembros del comit. Si NO 6. El Comit tiene una biblioteca en donde los miembros puedan consultar documentos referencia? Si NO Comentario
7. Verifique si en las actas de sesiones del Comit existe constancia de que al momento de Comentario deliberar y decidir sobre proyectos de investigacin se han tenido en cuenta los posibles conflictos de inters de los miembros participantes ( polticas de restriccin para deliberacin o votacin en caso de conflicto de inters). Si NO
8. Verifique si en las actas de las sesiones del Comit o, en su defecto, en los archivos de estudios seleccionados (reportes escritos de los evaluadores, listas de chequeo), existe constancia de que los aspectos descritos a continuacin han sido considerados en el proceso de evaluacin:
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a) Idoneidad del investigador para desarrollar el estudio propuesto (experiencia, calificacin, grupo de soporte) b) Informacin disponible sobre el producto (medicamento) en investigacin. c) Antecedentes cientficos de la propuesta de investigacin. d) Calidad tcnica del proyecto de la investigacin. e) Factibilidad del proyecto de la investigacin (posibilidad de alcanzar las conclusiones esperadas, balance de beneficios, riesgos e inconvenientes para los sujetos participantes, financiacin y recursos necesarios). f) Pertinencia e idoneidad de la informacin que se dar a los posibles sujetos participantes. g) El formato de consentimiento informado. h) Aspectos ticos sobre la inclusin de poblaciones vulnerables (menores, estudiantes, subordinados, embarazadas, discapacitados). i) Indemnizacin y compensacin planeada en caso de dao o muerte atribuible a la terapia en estudio. j) Medida en que se debe compensar o retribuir la participacin de los sujetos participantes. k) Tasas esperadas de reclutamiento. l) Caractersticas del patrocinador (relacin con el investigador y conflictos de inters).
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C
9. Verifique si en las actas de las sesiones del Comit o, en su defecto, en los archivos de estudios no aprobados, existe constancia de los aspectos descritos a continuacin: a) Se especifican las razones para la reprobacin. b) Los procedimientos que debe seguir el investigador para someter el proyecto a reconsideracin.
Si NO A/C Si Si NO A/C
10. En el ltimo ao el CEI ha realizado aprobaciones expeditas de estudios clnicos con medicamentos? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 12
Comentario
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11. Verifique si en las actas de las sesiones del Comit o, en su defecto, en las cartas de notificacin enviadas a los investigadores, existe constancia del cumplimiento de los siguientes aspectos : a) El(los) tipo(s) de estudio(s) aprobado(s) en forma expedita era(n) apto(s) para este tipo de aprobacin. b) Se cumpli la revisin de por lo menos uno de los miembros a) La aprobacin se ratific en la siguiente sesin ordinaria del Comit.
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C
12 Verifique en los archivos de las propuestas de investigacin seleccionadas para evaluacin si se han presentado los siguientes documentos como mnimo: Si NO A/C a) Hoja de vida del investigador Si NO A/C b) Proyecto del estudio. Si NO A/C c) Consentimiento informado. Si NO A/C d) Documentos que buscan atraer participantes potenciales al estudio Si NO A/C e) El presupuesto
13. Verifique si en los archivos de correspondencia hay C evidencia de que el Comit si notifica por escrito sus decisiones al investigador. Si NO Si responde NO pase a la pregunta 16 14. Verifique si las notificaciones enviadas a los investigadores de los estudios seleccionados incluyeron los siguientes puntos: a) Identificacin del estudio. b) Documentos estudiados. c) Fecha de evaluacin y nmero del acta de la sesin correspondiente. d) Decisiones u opiniones relacionadas con el estudio.
Comentario
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C
15. Verifique si las notificaciones enviadas a los investigadores de los estudios seleccionados fueron entregadas en un plazo prudencial (10 a 20 das) despus de la deliberacin del Comit. Si NO A/C
Comentario
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16. Existe una programacin de las fechas de reuniones ordinarias del Comit? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 18
Comentario
17. Verifique si la programacin de las sesiones Comentario cumple con los siguientes aspectos: a) La programacin de sesiones del Comit esta al libre acceso de investigadores y patrocinadores de investigaciones. b) Existe copia de las notificaciones enviadas a los miembros del Comit sobre las fechas de sesiones o citaciones a las mismas. c) Existe copia de las notificaciones enviadas a los miembros del Comit para entrega de los documentos que se que se revisaran en la sesin programada. d) Existen actas de cada reunin del Comit segn programacin realizada. 18. Verifique en las actas de sesiones y/o en los archivos de correspondencia de los proyectos seleccionados si el CEI tiene en cuenta los siguientes aspectos para el seguimiento (anual) de investigaciones en curso (Si un proyecto evaluado tiene una duracin menor de un ao, aclrelo en la casilla de comentario): a) Nmero de sujetos reclutados. Si NO A/C Come b) Ultima versin del proyecto. Si NO A/C ntario c) Resumen de eventos adversos. Si NO A/C d) Resumen de problemas no anticipados. Si NO A/C e) Resumen de nueva informacin disponible Si NO A/C f) Copia actual del consentimiento informado 19. Existen mecanismos de informacin por parte del CEI, para los investigadores que quieran solicitar evaluacin de proyectos? Si NO Si responde NO pase al numeral 2.5 20. Verifique si la informacin que el CEI da a los investigadores o patrocinadores incluye los siguientes aspectos: a. Especifica la documentacin requerida para evaluar una propuesta b. Aspectos que considera el Comit en la evaluacin de propuestas c. Condiciones que se deben cumplir antes de iniciar el reclutamiento d. Pasos y requisitos que debe cumplir ante enmiendas o Cambios en el proyecto Comentario
Si NO Si NO Si NO Si NO
2.5. REVISIN Y VERIFICACIN DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVOS QUE DEBE CONSERVAR EL CEI.
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Pase a verificar si en los archivos del Comit se encuentran los documentos descritos en las listas de chequeo que aparecen a continuacin. Para el chequeo de los archivos de estudios revise las carpetas de los proyectos seleccionados. Si alguno de los documentos no se encuentra en TODOS los estudios revisados, marque la casilla A/C de algunos casos. Igualmente, puede encontrar documentos que no aplican al proyecto en evaluacin, como por ejemplo enmiendas al proyecto o formato de consentimiento informado, si no se han realizado. En tal caso marque la casilla N/A, de no aplica. 2.5.1. Lista de chequeo para archivo operativo del comit Tipo de Documento Archivo Manual de procedimientos operativos estandarizados o Gua de Procedimientos Operativos del Comit. Lista de miembros Hojas de vida de miembros Registro financieros: ingresos, egresos, pagos a los miembros Formatos de aplicacin para revisin de propuestas. Agenda de reuniones ARCHIVO OPERATIVO DEL COMIT Actas de reuniones, incluyendo un reporte anual del funcionamiento del Comit. Copia de correspondencia no ligada al funcionamiento de proyectos. Normatividad para investigadores. Copia de todos los documentos de las propuestas revisadas y NO aprobadas. Manual del investigador (todas las versiones) Hoja de vida del investigador principal Hoja de vida de los co-investigadores Proyecto completo aprobado inicialmente Carta de aprobacin del proyecto inicial Cartas de sometimiento para aprobacin enmiendas al proyecto Presente en el archivo Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si Si Si Si NO NO NO NO A/C
ARCHIBOS DE ESTUDIOS SELECCIONADOS
Si NO A/C Si NO A/C de Si NO A/C N/A Si NO A/C N/A Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C N/A
Aprobacin de enmiendas del proyecto Formato de consentimiento informado (todas las versiones) Aprobacin del consentimiento informado inicial Cartas de sometimiento para aprobacin de enmiendas al consentimiento informado Aprobacin de versiones subsecuentes del consentimiento informado Informacin para entrega a los sujetos participantes
Aprobacin de materiales suministrados a los Si NO A/C N/A sujetos participantes Anuncios de reclutamiento Si NO A/C N/A Aprobacin de anuncios de reclutamiento Si NO A/C N/A Aspectos financieros: presupuesto Pliza de seguro para los participantes Si NO A/C Si NO A/C
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Contrato con investigador
el
patrocinador-
Institucin
/ Si NO A/C
Copia de correspondencia sobre decisiones y Si NO recomendaciones hechas por el CEI a los investigadores. Aprobacin de incentivos y compensaciones a Si NO N/A sujetos participantes no previstas en revisiones previas Informe anual del proyecto Si NO A/C N/A Notificacin de eventos adversos Notificacin proyecto de desviaciones / violaciones Si NO N/A al Si NO N/A Si NO N/A
Reporte final de proyectos
Terminada de recolectar la informacin correspondiente a la evaluacin del CEI pase a evaluar los investigadores de acuerdo con los pasos descritos en el numeral 3
3. EVALUACIN DE INVESTIGADORES
NOTA: Reproduzca esta seccin de la gua el nmero de veces que requiera de forma que haya una para cada estudio seleccionado para la evaluacin. Las preguntas que se encuentran a continuacin hacen referencia a los requisitos que deben cumplir los investigadores de proyectos activos o terminados recientemente en la institucin. Para esta parte de la evaluacin se han seleccionado previamente 10% del total de investigaciones que se adelantan en la institucin en evaluacin. Usted debe entrevistarse con el investigador principal de cada uno de ellos. Para facilitar la recoleccin de la informacin solicitada en esta seccin usted debe contar con la asistencia del investigador o su delegado durante toda la evaluacin. Las preguntas de verificacin de la informacin debern ser respondidas de acuerdo con la revisin de los archivos de sujetos participantes incluidos en la investigacin y seleccionados para la evaluacin. Para las preguntas sobre requisitos se dan tres (3) opciones de respuesta, marque: Si , en caso que el requisito SI se cumpla NO , en caso que el requisito NO se cumpla N/A , cuando el requisito no aplique para el caso especfico evaluado En las preguntas de verificacin se encuentran respuesta, marque: nuevamente tres opciones de
Si , en caso que el requisito SI se haya cumplido en todos los casos revisados NO , en caso que el requisito NO se haya cumplido en ningn caso A/C , en caso que el requisito se haya cumplido slo en algunos casos. 3.1 Informacin general del investigador
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1. Nombre del investigador 2. Titulo del proyecto de investigacin que esta adelantando 3. Cargo dentro de la institucin 4. Tipo de contratacin con la institucin
3.2 Competencia del equipo de investigacin Comentario
1. En la hoja de vida del investigador, hay evidencia que soporte su titulo de profesional? Si NO 2
En la hoja de vida del investigador, hay evidencia que Comentario muestre que tiene experiencia o conocimientos en el rea de investigacin? Si NO
Existe evidencia (certificados, reuniones de capacitacin) que muestre que todas las personas involucradas en el manejo de sujetos participantes estn adecuadamente informadas sobre: a) El proyecto de investigacin? b) Procedimiento de asignacin y seguimiento de evaluacin de sujetos participantes del estudio c) Manejo de el(los) producto(s) de investigacin d) Buenas Prcticas Clnicas e) Los principios ticos para investigacin en en humanos f) Regulaciones nacionales sobre la investigacin clnica
Se encuentra disponible la declaracin de conflictos de inters firmada por el investigador? Si NO
Comentario
3.3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL INVESTIGADOR
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Respecto a la organizacin y conduccin del estudio 1.Se encuentra disponible un manual que recopile los procedimientos estandarizados de la investigacin? Si NO 2. Existe un organigrama sobre el funcionamiento del grupo de trabajo involucrado en el estudio? Si NO 3. Existe un manual donde se describan las funciones de los diferentes miembros del grupo de trabajo involucrados en el estudio? Si NO 4. En el manual se describe quin es el responsable de todas las decisiones mdicas relacionadas con los sujetos participantes del estudio? Si NO 5.La persona a cargo del manejo de los sujetos participantes en el estudio es un mdico calificado calificado? (Investigador o co-investigador del estudio). Si NO 6. El estudio cuenta con la aprobacin escrita y fechada por parte del CEI, de los siguientes aspectos: a) Proyecto de estudio? b) Formato de consentimiento informado? c) Informacin a sujetos participantes en el estudio? d) Actualizaciones del formato de consentimiento? e) Enmiendas al proyecto? 7. Verifique si a las aprobaciones obtenidas para este estudio cumplen con los siguientes requisitos: a) La fecha de la carta de aprobacin del proyecto de estudio y del consentimiento informado antecede a la fecha de inclusin del primer sujeto participante al estudio. b) Las enmiendas al proyecto contaron con la aprobacin por el CEI antes de ser implementadas. c) Las actualizaciones del consentimiento Informado y los procedimientos de reclutamiento de sujetos participantes contaron con la aprobacin por el CEI antes de ser implementadas Comentario
Comentario
Comentario
Comentario
Comentario
Si NO Si NO Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A
Fecha dd/mm/a a
Si NO
Si NO N/A Si NO N/A
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8. El investigador ha presentado al CEI el informe anual sobre el estado del estudio? Si NO N/A Si responde NO N/A pase a la pregunta 10 9. Verifique si los informes incluyen los siguientes requisitos: a) Nmero de pacientes aleatorizados/incluidos. b) Resumen de eventos adversos serios y no serios. c) Resumen de problemas no anticipados. d) Resumen de nueva informacin disponible. 10.El investigador tiene disponible el Manual del Investigador? Si NO N/A
Comentario
Si NO Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A Comentario
11. El estudio contempla que la asignacin a Comentario los tratamientos debe ser aleatoria? Si NO N/A Si responde NO/NA pase a la pregunta 13 12.Verifique si: Si NO a) El proyecto y/o MPOE se describe el procedimiento para la asignacin aleatoria a los tratamientos. Si NO b) Existe una lista con los nmeros de aleatorizacin de cada sujeto participante 13.El estudio ya reclutamiento? termin el periodo de Comentario
Si NO Si responde NO pase a la pregunta 15
14. Verifique s i el nmero de pacientes reclutados Comentario es igual al tamao de muestra especificado en en el proyecto. Si NO N/A Respecto a la adherencia al proyecto 15.Desde el inicio del estudio, ha habido cambios o enmiendas al proyecto? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 17 16. Verifique si los cambios/ enmiendas han cumplido con los siguientes requisitos: a) Aprobacin por parte del CEI. b) Fecha de aprobacin ha sido anterior a la implementacin del cambio/ enmienda. c) Aprobacin por parte del patrocinador. 17. Desde el inicio del estudio ha habido desviaciones o violaciones del proyecto? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 19 Comentario
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Comentario
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18.Verifique si las desviaciones/ violaciones del proyecto han cumplido posteriormente con los siguientes requisitos: a) Notificacin al CEI a la mayor brevedad. b) Notificacin al patrocinador. 19. Desde el inicio del estudio se ha requerido realizar un rompimiento prematuro del cegamiento o desenmascarar las terapias bajo estudio Si NO N/A Si responde NO o N/A pase a la pregunta 21 20. Verifique si la ruptura del cegamiento cumpli con Los siguientes requisitos: a) Informe inmediato con la explicacin de la causa del incumplimiento. b) Informe al CEI
Si NO A/C Si NO A/C
Si NO A/C Si NO A/C
Respecto a los sujetos participantes y sus archivos 21.Los documentos de informacin de sujetos participantes se encuentran en un archivo seguro (privado y bajo llave)? Si NO 22.Se lleva un archivo con los documentos y los formatos de reporte de caso (FRC) para cada sujeto participante incluido en el estudio? Si NO 23. Verifique si los formatos de reporte de caso (FRC) de los sujetos participantes seleccionados para revisin cumplen los siguientes requisitos: a) Son legibles b) Estn completos y actualizados a la fecha de evaluacin c) Estn firmados por el investigador d) Las correcciones se han hecho de forma adecuada y s encuentran firmadas y fechadas Comentario
Comentario
Comentario
24.La forma de registro en los FRC asegura que la privacidad y la confidencialidad de los sujetos participantes de investigacin se mantenga?. Si NO
Comentario
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25.Verifique si los sujetos participantes seleccionados para revisin cumplen con todos los criterios de seleccin listados en el proyecto. Si NO A/C
Comentario
26.Verifique si con los sujeto participantes seleccionados para revisin se han cumplido todos los controles de seguimiento hasta el momento de evaluacin de acuerdo con lo especificado en el proyecto. Si NO A/C 27.Desde el inicio del estudio ha habido prdidas al seguimiento de los sujetos participantes en el estudio? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 29 28.Verifique si en los casos perdidos se ha cumplido con las siguientes acciones: a) Identificar los sujetos participantes perdidos. b) Documentar la causa de retiro. c) Tratar de medir el desenlace final en sujetos participantes que no terminaron el seguimiento. d) Establecer medidas correctivas para evitar prdidas al seguimiento. 29.En la historia clnica de los sujetos participantes seleccionados hay una nota del investigador especificando su participacin en el estudio? Si NO
Comentario
Comentario
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Comentario
Respecto al proceso de consentimiento informado Comentario
30. Verifique si en los archivos del estudio, hay constancia de que los sujetos participantes recibieron una copia del consentimiento informado. Si NO
31. Revise 50 de los consentimientos informados dados por los sujetos participantes del estudio. En caso de tener menos sujetos reclutados al momento de la evaluacin, revise la totalidad de ellos. Verifique si los consentimientos cumplen con la informacin solicitada en la pregunta 32 y regstrela en la tabla que que aparece a continuacin.
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32. Verifique si el consentimiento informado cumple con los siguientes requisitos: a) Firma del sujeto participante con documento de identificacin. b) En caso de inclusin de poblaciones vulnerables, firma del representante legal o acudiente que ha dado el consentimiento. c) Firma de dos testigos con documento de identidad d) Firma del mdico responsable de la investigacin que inform al sujeto participante sobre el estudio. e) En caso de que se hayan realizado cambios/actualizaciones al consentimiento Informado, este debe estar actualizado, firmado y fechado por los sujetos Participantes en seguimiento :
Nmero de identificacin al ingreso
Firma participante/ representante legal Si No
Firma testigo 1
Firma testigo 2
Firma mdico responsable
Si No
Si No
Si No
Firma de versin actualiza da/ vigente Si No N/A
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Respecto a los eventos adversos 33.Se han presentado eventos adversos y/o anormalidades de laboratorio identificadas en el proyecto desde el inicio del estudio? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 34 34.Verifique si con los eventos adversos presentados se cumplieron los siguientes requisitos: a) Fueron reportadas al CEI. b) Fueron reportados al patrocinador. c) El reporte se realiz dentro del tiempo acordado en el proyecto. 35.Se han presentado eventos adversos serios (EAS) desde el inicio del estudio? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 36 36.Verifique si con los EAS presentados se cumplieron los siguientes requisitos: a) Fueron reportadas al CEI b) Fueron reportados al patrocinador c) El reporte se realiz dentro de las primeras 24 horas de ocurrido el evento d) Se envi adicionalmente una notificacin detallada del evento e) Se mantuvo la confidencialidad de la informacin del sujeto participante f) Se realiz un seguimiento al EAS Comentario
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Comentario
Respecto al producto en investigacin 37.En el proyecto o en el Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados (MPOE) se especifica quien es la persona responsable de la contabilidad del producto en investigacin? (El investigador principal o una persona delegada). Si NO Comentario
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38.Verifique si respecto al manejo del producto en investigacin, se cumplen los siguientes requisitos: a) Existen registros de recibo y entrega del producto en investigacin a la institucin b) Existe un inventario del producto en existencia en la institucin. c) Existe el registro de entrega del producto en investigacin a cada sujeto participante especificando cantidad entregada, dosis, fecha fecha de entrega y fecha programada de control de adherencia. 39. Verifique si en los registros del producto en investigacin se especifica: a) Nmero de lote/serie. b) Fecha de caducidad. c) Nmero de cdigo nico asignado al producto en investigacin. d) Nmero de aleatorizacin o ID del sujeto participante. 40.En el proyecto o en el Manual de Procedimientos Operativos Estandarizados (MPOE) se Especifican las condiciones de almacenamiento del producto en investigacin? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 41 41.Verifique si el producto de investigacin se almacena de acuerdo a lo especificado por el fabricante/ proyecto Si NO 42.Existe un documento informativo para los sujetos participantes con las instrucciones adecuadas sobre el uso del producto en investigacin (terapias experimental y de control)? Si NO
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Comentario
Comentario
Comentario
Respecto a la toma de muestras y especmenes biolgicos 43.El proyecto del estudio incluye la toma de Comentario muestras o especimenes biolgicos a los sujetos participantes? Si NO Si responde NO pase al numeral 3.4.
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44. Verifique si respecto al manejo de muestras biolgicas se cumplen los siguientes requisitos: requisitos :
a) Existen procedimientos escritos sobre el manejo b) Se c) d)

de muestras biolgicas. especifica la persona/ laboratorio/ institucin encargada de realizar la toma, procesamiento y manejo de muestras. Existe un certificado o constancia que acredite dicha persona, laboratorio o institucin. Hay la disponibilidad de infraestructura e insumos requeridos para realizar las pruebas (reactivos, maquinas, instalaciones locativas y dems). Se cuenta con la estandarizacin de prueba De acuerdo con el manual de procedimientos operativos del laboratorio.
e) f)
45. Verifique si el encargado de realizar la toma, procesamiento y manejo de las muestras es el laboratorio institucional, y si este laboratorio ya cumpli con el requisito de evaluacin de laboratorios clnicos adscritos a instituciones que adelantan investigacin con sujetos humanos. Si NO N/A 46. Verifique si se han tomado las medidas para asegurar que durante el procesamiento y reporte de muestras y especimenes biolgicos se respeta el derecho de confidencialidad del sujeto participante en el estudio. Si NO A/C 47. Se describe en el proyecto o en el MPOE la forma de correcta interpretacin de los los resultados de pruebas de laboratorio? Si NO 48. Verifique si los valores normales de las pruebas de laboratorio se encuentran en el archivo o en el manual del estudio. Si NO 49. En el proyecto o el manual del estudio se describe la necesidad de envo de muestras a otros laboratorios o instituciones? Si NO Si responde NO pase al numeral 3.4.
Comentario
Comentario
Comentario
Comentario
Comentario
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50 . Verifique si respecto al envo de muestras biolgicas se cumplen los siguientes requisitos: a) En el proyecto o en el manual hay especificaciones escritas sobre envo y almacenamiento de muestras. b) El personal encargado de preparar y realizar el envo se encuentra calificado y entrenado para realizar la conservacin y el envo de muestras para transporte areo c) La Institucin cuenta con los insumos e instalaciones necesarias para la conservacin de las muestras. d) Se cuenta con los insumos necesarios para realizar el envo de acuerdo con las especificaciones. e) Se llevan rregistros de envo de las muestras biolgicas.
Si NO Si NO N/A Si NO Si NO Si NO Si NO
3.4. Documentacin y archivos que debe tener el investigador principal Verificar si en los archivos del estudio se encuentran los documentos descritos en la lista de chequeo que aparece a continuacin. Usted puede encontrar documentos que no aplican al proyecto en evaluacin, como por ejemplo, enmiendas al proyecto o al formato de consentimiento informado, si no se han realizado. En tal caso marque la casilla N/A, de no aplica. Lista de chequeo sobre documentos de archivo que debe tener el investigador
Documento Proyecto versin inicial Pgina de firmas Carta de sometimiento del proyecto para aprobacin del Comit de tica Institucional (CEI) Carta aprobatoria de proyecto inicial por el CEI Revisiones del proyecto Pgina de firmas Carta de notificacin de revisiones del proyecto al CEI Enmiendas del proyecto Pgina de firmas Carta de sometimiento de enmiendas al CEI Carta aprobatoria de enmiendas por el CEI Formato de consentimiento informado inicial Carta de sometimiento consentimiento Informado inicial al CEI Carta aprobatoria de consentimiento informado inicial por el CEI Carta de sometimiento para aprobacin de la actualizacin del consentimiento Informado al CEI Carta aprobatoria de la actualizacin del consentimiento Informado por el CEI
Presente en el archivo Si NO Si NO N/A Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO
N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A
Si NO N/A Si NO N/A
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Formato de recibo copia del consentimiento informado por Si NO parte de los sujetos participantes Anuncios publicitarios para el reclutamiento Si NO N/A Carta de sometimiento anuncios publicitarios para reclutamiento Carta aprobatoria de anuncios publicitarios para reclutamiento. Materiales entregados a los sujetos participantes el Si NO N/A
el Si NO N/A Si NO N/A
Carta de sometimiento materiales entregados a los sujetos Si NO N/A participantes Carta aprobatoria de materiales entregados a los sujetos Si NO N/A participantes Carta de sometimiento a incentivos propuestos al CEI Si NO N/A Carta aprobatoria de incentivos por el CEI. Si NO N/A
Documento Presupuesto del estudio Contrato y acuerdos con financiadotes Contrato y acuerdos con patrocinadores Informes de contabilidad sobre manejo del proyecto Informes anuales sobre adelantos del estudio enviados al Comit de tica Institucional (CEI) Notificaciones, desviaciones y violaciones del proyecto al CEI Informe final del estudio al CEI Instrucciones de almacenamiento del producto de investigacin Registros de contabilidad del producto de investigacin Lista del personal del estudio Hoja de vida del investigador principal Hoja de vida de co- investigadores Hoja de vida dems personal del estudio Certificados capacitacin investigador, co-investigadores y otro personal del estudio Formato de responsabilidades del investigador principal Formato de responsabilidades de co-investigadores Formato de responsabilidades de otro personal del estudio Pgina de firmas del investigador Pgina de firmas del co-investigador Pgina de firmas de otro personal del estudio Encuesta del investigador Declaracin de conflictos de inters Lista de criterios de inclusin/exclusin Lista de sujetos participantes preseleccionados Lista de sujetos participantes incluidos Manual de procedimientos del estudio Lista de miembros del CEI Manual del investigador Carta de envo de copia del manual del investigador al CEI
Presente en el archivo Si NO Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A
Si NO N/A Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO N/A Si NO N/A Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO N/A N/A N/A N/A
N/A N/A
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Actualizaciones al manual del investigador Carta aprobatoria del proyecto inicial por parte del INVIMA Carta aprobatoria de enmiendas al proyecto por parte del INVIMA Guas de Buena Prctica Clnica Declaracin de Helsinki Resolucin 8430 de 1993 Certificado de acreditacin del laboratorio Certificado emitidos por una entidad reconocida, en donde se constate que el personal est entrenado para llevar a cabo los procesos de envos, Valores normales de laboratorio Documento Manual de laboratorio Registros de envo muestras biolgicas Inventario de muestras biolgicas tomadas y almacenadas Consentimiento informado inicial firmado por cada sujeto participante y actualizaciones Reportes de laboratorio originales u de otros exmenes Formulario de Reporte de Casos (FRC) de cada sujeto participante Formatos de discrepancias de FRC Historia clnica de cada sujeto participante Reportes de eventos adversos de cada sujeto participante Reporte fallecimientos Correspondencia con cada sujeto participante Contactos telefnicos con cada sujeto participante Correspondencia con el patrocinador Contactos telefnicos con el patrocinador Reportes de visitas de monitoreo Reporte visita de cierre del estudio
Si NO N/A Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO N/A Si NO Si NO Presente en el archivo Si NO Si NO N/A Si NO N/A Si NO Si NO N/A Si NO Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO N/A N/A N/A N/A N/A
Se ha terminado de recolectar la informacin correspondiente a la evaluacin del Investigador principal del primer estudio seleccionado. Sobre este mismo estudio se deber diligenciar la informacin sobre el patrocinador, antes de pasar a evaluar los investigadores de los dems estudios.
4. EVALUACIN DEL PATROCINADOR DEL ESTUDIO
NOTA: Reproduzca esta seccin de la gua el nmero de veces que requiera de forma que haya una para cada estudio seleccionado para la evaluacin. Las preguntas que encuentra a continuacin hacen referencia a los requisitos que deben cumplir los patrocinadores de proyectos activos con respecto a los sujetos participantes y la institucin donde se adelanta la investigacin.
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Esta parte de la evaluacin tambin se basa en los estudios seleccionados previamente del total de investigaciones que se adelantan en la institucin en evaluacin. Se debe entrevistar el investigador principal de cada uno de ellos. Para facilitar la recoleccin de la informacin solicitada en esta seccin se debe contar con la asistencia del investigador o su delegado durante toda la evaluacin. Las preguntas de verificacin de la informacin debern ser respondidas con base en la revisin de los archivos del estudio y de los sujetos participantes incluidos en la investigacin. En las preguntas sobre requisitos se encontrarn tres opciones de respuesta, marque: SI , en caso que el requisito SI se cumpla NO , en caso que el requisito NO se cumpla N/A , cuando el requisito no aplique para el caso especfico evaluado En las preguntas de verificacin se encontrarn nuevamente tres opciones de respuesta, marque: SI , en caso que el requisito SI se haya cumplido en todos los casos revisados NO , en caso que el requisito NO se haya cumplido en ningn caso A/C , en caso que el requisito se haya cumplido slo en algunos casos Cuando el investigador o la institucin sean los mismos patrocinadores del estudio en revisin, se debe aplicar las mismas preguntas descritas para el patrocinador externo y adicionalmente, responder las preguntas del numeral 4.4. 4.1 Informacin general del patrocinador 1. Nombre del patrocinador 2. Ttulo del proyecto de investigacin que esta patrocinando 3.Tipo de patrocinador de la investigacin (marque X segn corresponda): a) Industria farmacutica b) Institucin acadmica c) Institucin Prestadora de Servicios de Salud d) Instituciones Gubernamentales e) Fundacin u organizaciones de apoyo a investigacin f) El investigador
4.2 Responsabilidades del patrocinador del estudio 1. Estn disponibles los datos sobre seguridad y eficacia del producto en investigacin obtenidos en estudios clnicos o no clnicos previos para sustentar su administracin en humanos? Si NO Comentario
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2. Existe documento de aprobacin del uso del producto en investigacin por parte del INVIMA? Si NO 3.El patrocinador ha tomado las siguientes medidas para garantizar la proteccin y seguridad de los sujetos
Comentario
participantes en la investigacin? a) Implementacin de un sistema de monitorizacin de seguridad b) Implementacin de un sistema de reporte y seguimiento de eventos adversos con todas las instituciones participantes en el estudio (estudios multicntricos c) Provisin de una pliza contractual y extra contractual para eventos adversos asociados y atribuibles al producto de investigacin, cuyo valor estar de acuerdo con estndares internacionales 4. El patrocinador ha organizado cursos de entrenamiento para asegurar la competencia de las personas involucradas en la investigacin, en cuanto a los siguientes aspectos? a) El proyecto de investigacin? b) Procedimientos de asignacin, seguimiento y evaluacin? c) Procedimientos de asignacin, seguimiento, evaluacin de sujetos participantes del estudio d) Manejo de el (los) producto(s) de investigacin e) Buenas Practicas Clnicas? f) Los principios ticos para una investigacin en humanos g) Regulaciones nacionales sobre la investigacin clnica ? 5. El patrocinador suministra el producto de investigacin (medicamento) para el estudio? Si NO Si responde NO pase a la pregunta 7
Si NO Si NO
Si NO
Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO Si NO
Comentario
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6. Verifique si el patrocinador cumple con los siguientes requisitos respecto al manejo del producto e investigacin: a) Lleva el control de la distribucin y devolucin del productos de investigacin. b) Proporciona los registros para consignar Informacin sobre el envo, recepcin, devolucin y destruccin del producto de investigacin. c) Proporciona los insumos requeridos para almacenar y conservar el producto. d) Entrega copia de los registros de manejo del producto en investigacin. 7. Verifique si las instrucciones de manejo del producto en investigacin incluyen los siguientes aspectos: a) Procedimiento de recepcin adecuada y segura. c) Condiciones de almacenamiento. d) Forma de entrega a sujetos participantes. d) Eliminacin del producto en investigacin no usado en el estudio. 8. Existe una copia del presupuesto del estudio clnico para el centro participante entregado por el patrocinador del estudio? Si NO Si la respuesta es NO pase al numeral 4.3 4. 9.Verifique si el presupuesto dado por el patrocinador especifica los siguientes rubros: a) Compensacin para los investigadores b) Presupuesto destinado a sujetos participantes. Si c) Compra de equipos. Si d) Exmenes paraclnicos y de laboratorio e) Seguro para participantes cuyo valor estar de acuerdo a estndares internacionales . Nota: Cuando por cualquier caso o circunstancia, el Seguro no cubra completamente los daos; respondern solidariamente de los mismos, aunque no medie culpa, el promotor del ensayo el investigador principal del estudio y el titular de la Institucin o centro en que se hubiere realizado. Ni la autorizacin administrativa ni el informe del Comit tico les eximirn de la responsabilidad 4.3. Funciones del patrocinador del estudio
Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A Comentario
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1. Verifique si el patrocinador ha cumplido cumplido con los siguientes requisitos para asegura la proteccin de la confidencialidad de los sujetos participantes: a) Asignar cdigos de identificacin. b) Proporcionar facilidades para que el Archivo de la hoja de identificacin de cada sujeto participante sea independiente al Formulario de reporte de caso ( FRC)
Si NO Si NO
2. En los documentos del estudio se Comentario especifican las responsabilidades del investigador, de los coordinadores, y dems personal requerido en el estudio? Si NO Si la respuesta es NO pase a la pregunta 4 3. Existen cartas de compromiso o Comentario aceptacin de las funciones y responsabilidades de las personas involucradas en el estudio? Si NO 4.El patrocinador asegur que los Comentario investigadores y coordinadores reciban el entrenamiento adecuado sobre el proyecto antes de iniciar el estudio? Si NO Si la respuesta es NO pase a la pregunta 6 5. Verifique si el entrenamiento realizado a los investigadores y coordinadores del estudio incluy los siguientes aspectos: a) Procedimiento de aleatorizacin. b) Diligenciamiento de formatos reporte de caso c) Reportes de eventos adversos. d) Reportes de desviaciones del proyecto. 6 .El patrocinador ha facilitado a la institucin las condiciones necesarias para cumplir con los siguientes requisitos respecto a los documentos del estudio? a) Archivar en forma segura los documentos del estudio. b) Conservacin del archivo de documentos esenciales por al menos cinco aos despus de terminado el estudio.
Si Si Si Si
NO N/A NO N/A NO N/A NO N/A
Si NO Si NO N/A
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7. El patrocinador proporciona un sistema de monitoreo durante la conduccin del estudio? Si NO Si la respuesta es NO pase a la pregunta 10 8. Verifique si el monitoreo que se realiza cumple con los siguientes requisitos: a) Las visitas de monitoreo sern peridicas y de acuerdo con la tasa de reclutamiento de sujetos participantes b) Las visitas se programan con el investigador y coordinador del estudio c) Se deja un reporte por escrito de los hallazgos de cada visita. 9. Verifique en los reportes de visitas de monitoreo, si en las visitas se han evaluado los siguientes aspectos: Adherencia al proyecto por parte del grupo investigador. a) Confirmacin de que todo sujeto participante haya dado y firmado el consentimiento informado b) Verificacin de cumplimiento de los Los procesos de inclusin y aleatorizacin de sujetos participante elegibles. c) Reporte de la tasa de reclutamiento sujetos participantes. d) Verificacin de cumplimiento de los Informes y notificaciones por parte del investigador principal. e) Revisin y verificacin de los reportes de eventos adversos. f) Verificar que los documento esenciales para la conduccin del estudio son preservados en condiciones que garanticen la integridad de los datos contenidos en ellos g) Comunicacin sobre desviaciones del proyecto h) Definicin de las medidas correctivas para prevenir una recurrencia de las desviaciones detectadas.
Comentario
Si NO A/C Si NO A/C
10 En el caso de que el patrocinador sea Comentario externo, se ha establecido una obligacin contractual o acuerdo con el investigador o institucin? Si NO Si la respuesta es NO pase al numeral 4.4. 11.Verifique si el contrato o acuerdo cumple con los siguientes requisitos: a) Establece los trminos fijados para
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inicio y terminacin del contrato. b) Establece la forma de pagos y desembolsos por parte del patrocinador. c) Productos esperados por el patrocinio otorgado. d) Establece las medidas (sanciones) que el patrocinador tomar en caso de incumplimiento persistente del proyecto por parte del investigador / institucin. e) Especifica que el patrocinador deber informar a los Investigadores y a la f) institucin y al CEI, los motivos para terminar o suspender de forma prematura un estudio.
Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C
Si NO A/C
4.4 Relaciones con el financiador del estudio cuando el investigador es el patrocinador Las preguntas que aparecen a continuacin deben diligenciarse nicamente cuando el investigador o la institucin son los patrocinadores del estudio y existe una financiacin externa para realizar la investigacin. De lo contrario marque N/A y contine con la evaluacin de los patrocinadores de los otros estudios. 1. La entidad financiadora ha establecido una Comentario obligacin contractual o acuerdo con el investigador/institucin? Si NO N/A Si la respuesta es NO o N/A pase a la pregunta 3 2. Verifique si en el contrato se especifican los siguientes aspectos: a) Trminos de inicio y terminacin del contrato. b) Monto de financiacin de acuerdo con el presupuesto del estudio. c) Fechas de pagos y desembolsos. d) Productos esperados de la relacin o actividad financiada. e) Compromisos del investigador/ institucin.
Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A
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3. Verifique si el investigador /Institucin cumple con el manejo del presupuesto en los siguientes aspectos: a) Pago al grupo de trabajo. b) Seguimiento de ingresos y gastos del estudio (informes de contabilidad). c) Compromisos del investigador/ institucin referente a compra de equipos e insumos para el estudio. d) Pago a sujetos participantes de acuerdo al presupuestado. 4. Se encuentra estipulado por escrito que el financiador realizar auditora del proceso de la investigacin? Si NO N/A Si la respuesta es NO o N/A usted termino la
Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A Si NO N/A
Comentario
evaluacin del patrocinador 5. Verifique si se ha han cumplido los siguientes aspectos referentes a la auditora: Si NO N/A a) Visitas del auditor encargado. b) El investigador/ institucin ha elaborado Si NO N/A informes peridicos de los avances del estudio. 5. CRITRIOS DE EVALUACIN SEGN SU RELEVANCIA Crtico: El incumplimiento de aspectos crticos tiene alto impacto en la calidad del la investigacin y puede poner en peligro la seguridad de los participantes. Se consideran aspectos crticos los siguientes: 1) Nmero de miembros (hombres y mujeres) 2) Actas del Comit 3) Aprobacin del proyecto por INVIMA o la Entidad Sanitaria delegada. 4) Archivos 5) Referentes a la Evaluacin de Investigadores 6) Hojas de vida de los investigadores 7) Registros y certificados de capacitacin de todo el personal 8) Declaraciones de conflicto firmadas por el investigador. 9) Manuales de procedimientos 10) Manejo y procedimiento de las enmiendas 11) Formatos de reportes de casos 12) Procedimientos escritos y Registros 13) Seleccin de los participantes 14) Controles y seguimiento a todos y cada uno los participantes seleccionados para el estudio 15) Reportes de lo s efectos adversos 16) Manejo de las muestras biolgicas 17) Instrucciones de manejo del producto a investiga 18) Consentimiento informado 19) Registro del proyecto en una red pblica o privada de ensayos clnicos.
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No Critico : El incumplimiento de este numeral tiene impacto medio en la calidad de la investigacin y no pone en peligro la seguridad de los participantes. Se consideran aspectos no crticos los siguientes: 1) Manual o gua operativa del Comit 2) Manual y/o formato para la elaboracin de los informes 3) Especificacin en el manual del nmero de miembros que se requieren para cumplir con qurum 4) Coincidencia en el Nmero de pacientes reclutados y el tamao de muestra especificado en el proyecto. a) Verificacin de que el paciente cuenta con copia de el consentimiento informado. b) Copia del acta o certificacin en donde el INVIMA aprob el uso del producto para la investigacin. CAPTULO IV
VERIFICACIN DE LOS REQUISITOS QUE DEBEN CUMPLIR LOS LABORATORIOS CLNICOS DE LAS INSTITUCIONES QUE ADELANTAN INVESTIGACIN CLNICA EN SERES HUMANOS
INTRODUCCIN La evaluacin de los laboratorios clnicos de las instituciones que realizan estudios clnicos tiene como propsito verificar que el laboratorio cuenta con la infraestructura necesaria y la organizacin adecuada para participar en investigacin clnica, de acuerdo con los principios ticos y tcnicos universales relacionados con la investigacin en humanos. En consecuencia, la presente evaluacin est enfocada especficamente al cumplimiento de criterios y estndares nacionales para la investigacin, e incluye la revisin de aspectos relacionados con la infraestructura mnima requerida para toma, el procesamiento, conservacin, seguridad y transporte de especimenes biolgicos necesarios en las investigaciones, as como la revisin de los procesos relacionados con la investigacin. De acuerdo con los principios de Buena Prctica Clnica en la investigacin en humanos, este proceso de evaluacin debe cumplir con los siguientes objetivos bsicos: a) Establecer si durante el proceso de toma, anlisis y reporte de resultados se respetan los derechos de los participantes en la investigacin. b) Determinar si el laboratorio evaluado cumple con los estndares de calidad y criterios que permiten garantizar la seguridad de las muestras biolgicas tomadas a los sujetos participantes en la investigacin, as como la validez de los resultados de los anlisis realizados. 1. Requisitos de obligatorio cumplimiento para los laboratorios clnicos Todo laboratorio que adelante en Colombia el anlisis de especimenes biolgicos como parte de una investigacin clnica, debe cumplir previamente con los siguientes requisitos que lo autorizan para desempearse como laboratorio clnico dentro del sistema General de Seguridad Social en Salud: a) Estar inscrito en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud b) Cumplir con los estndares de calidad definidos en la normatividad vigente. c) Cumplir con la normatividad para laboratorios clnicos vigente, en Colombia, en el momento de la evaluacin.
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TABLA 1. REQUISITOS OBLIGATORIOS QUE DEBE CUMPLIR TODO LABORATORIO CLNICO
Requisitos Forma sugerida de Evaluacin 1. El laboratorio debe estar inscrito en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud, de acuerdo con lo sealado en a normatividad sanitaria vigente. Revisin de: Certificado de inscripcin al Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud
2. El laboratorio debe cumplir con los Certificado de cumplimiento de estndares de calidad definidos en el condiciones de habilitacin Sistema obligatorio de Garanta de Calidad de la Atencin de Salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud . En las secciones siguientes de este documento se recopilan los aspectos adicionales a los definidos en el sistema nico de habilitacin, que deben cumplir los laboratorios clnicos que deseen participar en investigacin clnica con sujetos 2. Requisitos adicionales que debe cumplir todo laboratorio clnico que participa en investigacin La evaluacin de los laboratorios que participan en investigacin clnica se basa, en requisitos especficos que deben cumplir en referencia a los procesos de investigacin clnica, con lo cual se pretende: a) Determinar si el laboratorio evaluado cumple con los estndares de calidad que garanticen la seguridad de las muestras biolgicas tomadas a los sujetos participantes en la investigacin y la validez de los resultados en los anlisis realizados. b) Establecer s durante el proceso de anlisis y reporte de resultados se respeta los derechos de los participantes en la investigacin. 2.1 Personal de Laboratorio Dentro del personal que debe tener un laboratorio clnico se identifican tres actores con responsabilidades y funciones directamente relacionadas con la investigacin clnica: el director del laboratorio, una persona designada por el director como encargada del estudio en el laboratorio y la(s) persona(s) que realiza(n) directamente las pruebas o anlisis requeridos por la investigacin. Las Tablas 2 a 6 presentan las requisitos definidos como las obligaciones y responsabilidades que deben cumplir cada una de estas personas para participar en investigacin clnica con medicamentos.
TABLA 2. REQUISITOS PARA EL DIRECTOR DEL LABORATORIO
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Forma de evaluacin Responsabilidades 1. Conocer y asegurar que el personal del laboratorio conozca y cumpla con: Revisin de: a) Los principios ticos para investigacin en humanos Certificados de entrenamiento b) La normatividad nacional personal en estos temas c) Las Guas de Buena Prctica Clnica d) El Manual y el Sistema de Calidad del laboratorio 2. De acuerdo con las pruebas y anlisis de muestras requeridos por los estudios, el director debe asegurar los siguientes aspectos: a) El perfil profesional y la experiencia del personal asignado a las pruebas y anlisis b) La infraestructura fsica c) Los equipos d) La disponibilidad de insumos necesarios
del
e) La disponibilidad de una gua tcnica apropiada f) El nmero de profesionales requeridos 3. Asegurar la existencia y el cumplimiento de un sistema de garanta de calidad que Revisin de Manual de Calidad, garantice la validez de los resultados de las registros Sistema de Calidad pruebas y anlisis que se realizan en el Verificacin con pruebas que ofrece laboratorio 4. Asignar para cada estudio una persona encargada como responsable del manejo de los especimenes biolgicos de los participantes. Esta persona debe cumplir con las siguientes caractersticas: a) Apropiada calificacin b) Entrenamiento y experiencia profesional mnima de 2 aos antes de iniciar el estudio c) Conocimiento de las Guas de Buenas Prcticas Clnicas (GBPC) 5. Asegurar que en el laboratorio se conocen y se cumplen las normas de bio-seguridad
Revisin de: Hoja de vida de profesionales encargados de investigaciones que se adelantan en el laboratorio Certificacin de entrenamiento en BPC
Revisin de: Manuales y registros de cursos en bioseguridad. Manuales de toma, transporte y conservacin de muestras.
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6. Asegurar que el laboratorio cumple con las normas nacionales o internacionales para recoleccin, transporte y envo de muestras biolgicas.
Revisin de: Certificado emitidos por una Entidad reconocida, en donde se constate que el personal est entrenado para llevar a cabo los procesos de envos. Manuales de POE sobre conservacin y transporte de muestras.
7. Asegurar que en el laboratorio se respetan los derechos de los sujetos participantes en la investigacin durante la toma y el procesamiento de las muestras y en el reporte de los resultados, adoptando estrategias que permitan: a) Mantener la privacidad del paciente durante la toma de muestras o exmenes (proveer, vestidos, batas, etc., en los casos que amerite) b) Mantener la confidencialidad de la informacin y de los resultados de los pacientes durante todas las fases del
Revisin de: Registros de pruebas de los pacientes del estudio Revisin del manual del estudio Esta verificacin se complementa con la revisin de los aspectos relacionados con procedimientos.
proceso analtico, utilizando un sistema de codificacin que solo permita a los encargados del estudio relacionar al participante en la investigacin con los resultados de la prueba (identificacin por cdigos) c) Garantizar un mecanismo de informacin al sujeto participante en caso de dao o prdida del espcimen o la muestra (folleto o instructivo) d) Asegurar que el participante ha dado (firma del consentimiento informado) su consentimiento para la toma de muestra o espcimen
Revisin de: Registros de pruebas de los pacientes del estudio Revisin del manual del estudio Esta verificacin se complementa con la revisin de los aspectos relacionados con procedimientos.
5. Definir un programa de calibracin Revisin del y registros. mantenimiento de los equipos del laboratorio y llevar registros.
programa
de
los
TABLA 3. REQUISITOS DEL PROFESIONAL ENCARGADO DEL ESTUDIO EN EL LABORATORIO CLNICO.
Responsabilidad
Forma de evaluacin
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1. El profesional asignado como encargado de la investigacin en el laboratorio debe tener ttulo de formacin acadmica en cualquiera de las siguientes profesiones y experiencia profesional en laboratorio clnico de al menos dos (2) aos: a) Bacteriologa b) Microbiologa c) Qumica o qumica farmacutico con formacin en una de las reas tcnicas del laboratorio clnico d) Medicina con especializacin en patologa clnica o en una de las reas tcnicas del laboratorio clnico. 2. El profesional asignado como encargado de la investigacin en el laboratorio debe tener conocimiento y experiencia en aplicacin de BPC, adoptadas por el Ministerio de la Proteccin Social. 3. Conocer el proyecto, procedimientos y tcnicas descritas en el manual del estudio respecto al manejo de las muestras y especimenes biolgicos de los participantes. 4. Adherirse estrictamente al proyecto y a los procedimientos descritos en el manual del estudio respecto al manejo y procesamiento de especimenes biolgicos y notificar cualquier desviacin, en forma oportuna al grupo investigador. 5. Asignar la distribucin del trabajo relacionado con el estudio de acuerdo con las necesidades de la investigacin, teniendo en cuenta la capacitacin y experiencia de cada uno de los funcionarios del laboratorio.
Revisin de: Hoja de vida del profesional. Documentos y certificacin entrenamientos
de
Revisin de: Certificaciones y hoja de vida.
Revisin de: Manual del estudio. Verificar que conoce el manual del estudio
Manual del estudio Formatos de reporte de desviaciones del proyecto/MPOE
Lista de Responsabilidades del personal del estudio en el laboratorio
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6. Conocer y asegurar el cumplimiento de los POE para recoleccin, transporte y envo de muestras biolgicas 7. Asegurar que todos los resultados sean documentados, reportados y archivados segn est descrito en el manual del estudio 8. Asegurar que en el reporte y archivo de los resultados de las pruebas realizadas a los sujetos participantes en la investigacin se mantiene la privacidad y confidencialidad de los datos de identificacin. 6. Firmar y fechar los reportes de resultados enviados para indicar que el profesional encargado del estudio en el laboratorio asume la responsabilidad sobre validez del resultado
Revisin de: MPOE y verificacin con Registros del manejo / envo de muestras Revisin de: Responsabilidades del personal del laboratorio con el estudio. Reportes entregados al investigador del estudio / archivos de pacientes
Verificacin de registros de resultados identificados por un documento de identidad.
Revisin de: Reportes de resultados
7. Asegurar que en el laboratorio quede con una Revisin de: copia del resultado de las pruebas Archivos de documentos del estudio realizadas a los pacientes del estudio. 8. Asegurar que el archivo de los resultados se conserve por un perodo de dos (2) aos despus de terminado el estudio. 9. Llevar dentro del laboratorio un archivo de documentos del estudio de investigacin que facilite las monitoras e incluya: a) Proyecto del estudio b) Lista de funcionarios del laboratorio asignados a la investigacin c) Hoja de vida de funcionarios asignados a la investigacin Proyecto del estudio d) Conocimiento de las buenas prcticas clnicas de todos los participantes en la investigacin e) Responsabilidades del personal del laboratorio con el estudio. f) Copia de los procedimientos operativos
Revisin de: Archivos y registros de pruebas realizadas en estudios anteriores
Revisin de : Archivo del flder/ carpeta del estudio en el laboratorio
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estandarizados de todas las pruebas que requiere el estudio y/o investigacin g) Lista de los sujetos participantes atendidos en el laboratorio h) Relacin de entrega de resultados al centro coordinador del estudio
TABLA 4. REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR EL PERSONAL INVOLUCRADO EN LA TOMA, PROCESAMIENTO, CONSERVACIN Y TRANSPORTE DE LOS ESPECMENES BIOLGICOS DE LOS SUJETOS PARTICIPANTES EN LA INVESTIGACIN
Responsabilidades 1. El personal tcnico involucrado en la toma, procesamiento y reporte de pruebas realizadas a sujetos participantes de una investigacin deben tener ttulo en cualquiera de las siguientes profesiones y experiencia profesional en laboratorio clnico de al menos dos (2) aos: a) Bacteriologa b) Microbiologa c) Qumica con formacin en una de las reas tcnicas del laboratorio clnico 2. Conocer las guas de Buenas Practicas Clnicas y los manuales del estudio que se relacionan con su trabajo dentro del laboratorio / estudio 3. Conocer y aplicar el sistema de calidad del laboratorio en todos los procedimientos que realiza
Forma de evaluacin
Revisin de: Hoja de vida, Certificacin y/o tarjeta profesional de involucrados segn aparezca descrito en la lista de involucrados y funciones del archivo del estudio en el laboratorio
Revisin de: Verificar conocimiento del manual del estudio
Verificacin del conocimiento sobre el sistema de calidad del laboratorio descrito en los manuales de calidad del laboratorio
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4. Realizar las pruebas de control de calidad Revisin de: de Registros de programa de control de los anlisis requeridos para el estudio. calidad (grficos etc.) de los ltimos 6 meses o un ao) 5. Orientar a los participantes del estudio sobre Revisin de: los requisitos para toma de muestras Instrucciones de toma de muestras en MPOE y Manual del estudio Mecanismos de informacin a participantes en el estudio
6. Conocer e implementar los POE descritos para Verificar conocimiento sobre los procedimientos que realice y/o procedimientos de las pruebas bajo participe su cargo segn sus responsabilidades en la investigacin 7. Comunicar al profesional encargado del Revisin estudio en el laboratorio cualquier desviacin proyecto. o inconsistencia en los POE de manera oportuna 8. Registrar los resultados de manera precisa y oportuna de acuerdo con los principios de Buena Prctica Clnica
de
desviaciones
del
Revisin de: Reportes de resultados. Formatos de registro de resultados del estudio. Formatos de seguimiento de pacientes en el laboratorio
9. Tomar medidas de prevencin para minimizar Verificar: los riesgos para su salud, cumpliendo con las Registros normas de bioseguridad Conocimiento de las normas de bioseguridad. Conocimiento del manual de bioseguridad del Laboratorio Constancia de cursos en bioseguridad
2.2 Garanta de la Calidad.
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a) Programa de control de calidad b) Programa de garanta de calidad (mantenimiento de equipo e instalaciones, seguridad, bioseguridad) c) Evaluacin de habilidades y competencia del personal (formacin, capacitacin, actualizacin) d) Pruebas de suficiencia (comparacin con laboratorios externos) Teniendo en cuenta que las Buenas Prcticas Clnicas buscan garantizar la seguridad de los sujetos participantes y asegurar la precisin y validez de los resultados de la investigacin, el sistema de calidad constituye uno de los pilares ms importantes para los laboratorios que realizan pruebas y anlisis de muestras de sujetos participantes en investigacin. La Tabla 5 resume los aspectos ms importantes que debe tener el sistema de calidad de un laboratorio clnico que procesa muestras para un estudio clnico.
TABLA 5: SISTEMA DE CALIDAD
Requisito
Forma de evaluacin
1. El laboratorio debe contar con un sistema de calidad que involucre como mnimo, lo siguiente: a) Programa de Control de Calidad b) Programa de Garanta de Calidad c) Evaluacin de Habilidades y Competencia d) Pruebas de Suficiencia (control externo)
Revisin de: Manual del sistema de calidad. Registros de implementacin del sistema de calidad
2. El laboratorio debe contar con un Manual de Calidad del Laboratorio (MCL) que Revisin de: defina el sistema de calidad, y describa sus Manual del sistema de calidad polticas, componentes, as como las funciones y responsabilidades de los diferentes funcionarios del laboratorio, requeridos para la correcta implementacin del sistema de calidad.
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3. El MCL debe establecer el tipo y frecuencia de las actividades de control de calidad con el fin de: a) Detecta r inmediatamente alteraciones en los resultados debidas a fallas en los equipos, condiciones ambientales o errores del operador. b) Monitorizar a lo largo del tiempo los diferentes factores que pueden alterar la precisin de los resultados (mediante control interno y control externo)
Revisin de: Manual del sistema de calidad Registros y grficos de control de calidad de los ltimos seis meses o un ao.
4. El sistema de calidad debe ser llevado a cabo por uno o varios evaluadores designados por el director del laboratorio
Revisin de: Manual del sistema de calidad Registros y formas de evaluacin y seguimiento.
5. El laboratorio debe contar con la documentacin que permita comprobar la aplicacin de los diferentes componentes del sistema de calidad en el ltimo ao (segn la fecha de evaluacin del laboratorio): a) Registro-Grficos con resultados de control de calidad de cada una de las pruebas/ anlisis que se realizan en el laboratorio b) Registros de mantenimiento, garanta del proveedor y hojas de vida de los equipos y tecnologa usada en el laboratorio c) Registro o certificacin del entrenamiento en el uso de la tecnologa con que cuenta el laboratorio por parte de tcnicos y profesionales del laboratorio Certificaciones de capacitacin del personal tcnico del laboratorio respecto a cursos de educacin continua d) Registro de eventos adversos asociados al uso de los equipos y tecnologa que se usa en el laboratorio e) Certificaciones de certificacin del personal tcnico del laboratorio respecto a cursos de educacin continuada f) Registro del proceso de evaluacin del Desempeo (habilidad y competencias) de tcnicos y profesionales
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del laboratorio. g) Registros de los resultados de actividades de control externo (evaluaciones, comparaciones con otros
2.3 Auditora para el mejoramiento Los laboratorios clnicos que adelantan anlisis de especmenes biolgicos en contribucin a la investigacin de medicamentos en sujetos humanos deben establecer y cumplir un programa de auditora interna basada en estndares de calidad que guen las diferentes actividades que se realizan en el laboratorio, de forma que se garantice un mejoramiento continuo de la calidad de acuerdo con lo establecido en la normatividad sanitaria vigente. La auditora es un medio requerido para lograr el mejoramiento continuo de la calidad de la atencin en salud. La auditora para el mejoramiento de la calidad se considera el mecanismo sistemtico y continuo de evaluacin del cumplimiento de estndares de calidad complementarios a los que se determinan como bsicos en el Sistema nico de Habilitacin, la auditora interna, como el proceso de autocontrol y la auditora externa como componentes de un programa integral de auditora.
TABLA 6: PROGRAMA DE AUDITORA INTERNA
Requisito 1. El director del laboratorio es responsable de: a) Asegurar la existencia de un programa de auditora interna b) Asignar y asegurar el entrenamiento de los auditores internos c) Preparar la agenda de auditoras internas
Forma de evaluacin
Revisin de: Documentos del programa de auditora. Esta revisin se complementa con la verificacin de los dems aspectos descritos en esta tabla
2. El laboratorio (o institucin) debe contar con un programa escrito de auditora interna el cual debe contener: Revisin de: a) Propsito (auditar el sistema no Manual de calidad de la institucin o del
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las personas) Estructura Procedimientos Mecanismos de implementacin Persona encargada del programa de auditora f) Auditores g) Contenidos del reporte de auditora 3. El programa de auditora debe ser llevado a cabo por uno o varios auditores designados por el director del laboratorio (o institucin) cuyos cargos dentro del programa de calidad deben aparecer descritos en el manual de calidad del laboratorio 4. Los auditores pueden ser empleados por el laboratorio o consultores externos, y ser calificados en procesos de auditora. b) c) d) e) 5. Los auditores internos deben demostrar que : a) Conocen los reportes de auditoras anteriores. b) Conocen los requerimientos y los estndares locales (manual de calidad, MPOEs, instrucciones de trabajo etc.) c) Conocer el programa de auditoras. d) Contar con una lista de chequeo estandarizad a para la auditora de cada rea y /o procedimiento a auditar. 6. El programa de auditora interna debe mostrar que disea y planea llevar a cabo chequeos frecuentes para asegurar que : a) La documentacin del sistema de calidad responde a las necesidades del laboratorio y por ende a las de la investigacin b) Los procedimientos documentados y las instrucciones son prcticas, entendibles e implementables c) El entrenamiento de los empleados es acorde con las necesidades de sus funciones y responsabilidades
laboratorio
Revisar el manual de calidad de la institucin o del laboratorio
Revisin de: Hoja de vida de auditores Certificacin de entrenamiento auditora
en
Verificacin de: Registros y/o reportes de auditoras Verificacin del conocimiento de Normas de Calidad Agenda de auditoras Documentos de registro de hallazgos durante la auditora
Revisin de: Programa de componentes.
auditora
sus
Registros de capacitacin.
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7. La agenda de auditora interna debe cubrir la evaluacin de todos los aspectos del sistema de calidad por lo menos una vez al ao. Sin embrago actividades especficas pueden ser auditadas ms frecuentemente dependiendo de su importancia. 8. La agenda de auditora interna debe incluir la posibilidad de auditoras no programadas en respuesta a: a) Problemas no anticipados b) Problemas identificados en auditoras c) anteriores d) Solicitudes del director del laboratorio o entidades regulatorias . 9. Debe existir un plan de auditoras internas. El plan de cada auditora debe precisar: a) El auditor b) Lo auditado c) La fecha en que se llevar a cabo (en la planeacin el mes programado para la auditora es suficiente) 10. El laboratorio debe contar con documentacin que permita verificar la existencia, funcionamiento y efectividad de las auditoras. La documentacin sobre cada auditora realizada debe incluir: a) Ficha estandarizada de recoleccin de informacin sobre cada rea proceso auditado. b) Evidencia recolectada de conformidad o no conformidad con el proceso auditado c) Reporte de la auditora, el cual debe incluir: 1. Descripcin de los hallazgos (puntos buenos y malos) 2. Sugerencias constructivas para mejoramiento de los procesos en cada rea 3. Identificacin clara de las reas
Revisin de: Agenda de auditoras Plan de auditoras
Revisin de: Agenda de auditoras Descripcin del programa.
Revisin de: Plan de auditoras Verificacin del desempeo de auditores en registros de reportes de auditoras
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que requieren acciones correctivas 4. Definicin de medidas correctivas y de quien es responsable 5. El nombre del auditor, reas auditadas, los auditados, lugar y fecha de la auditora
11. La descripcin de los hallazgos Revisin de: reportados por la auditora, Programa de auditora deben Reportes de auditoras realizadas satisfacer los siguientes criterios de clasificacin: a) Aceptable: satisface los requerimientos de las BPC y los requerimientos propios del laboratorio segn, manual de calidad, MPOEs, etc. b) Falta mayor: falla en satisfacer los requerimientos de las BPC c) Falta menor: satisface los requerimientos de las BPC pero falla en satisfacer los requerimientos propios del laboratorio (descritos en manuales de calidad, MPOE) d) Requiere observacin: un rea que puede ser mejorada.
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12. El laboratorio debe asegurar que las Acciones de autocontrol y seguimiento propuestas en el programa de auditora interna s se han cumplido. a) Implementar un plan de accin en respuesta a los hallazgos de la auditora b) Llevar un registro (para verificacin) de las acciones realizadas como medidas correctivas que incluya: 1. Medida adoptada 2. Objetivo 3. Accin implementada 4. Involucrados / participantes 5. Fecha de implementacin 6. Seguimiento para evaluacin de 7. efectividad
Requisitos Revisin de: Registros y documentos del programa de auditora
Verificacin de plan de accin vs reportes de cumplimiento.
13. El auditor es responsable de chequear y realizar el seguimiento de las acciones correctivas adoptadas: a) Debe asegurarse que la medida o Revisin de: acciones correctivas han sido implementadas Reportes de auditora b) Debe registrar en el reporte de Reportes de seguimiento auditora los seguimientos realizados sobre la implementacin de acciones correctivas c) Registrar en el reporte de auditora, el cierre del seguimiento cuando las acciones correctivas hayan sido completadas. 3.4. Equipos de anlisis de especimenes biolgicos y procedimientos
Esta seccin describe los aspectos que el laboratorio clnico debe cumplir respecto a los procedimientos y uso de equipos o tecnologa necesaria para la toma, el procesamiento, el anlisis y conservacin de las muestras, de forma que se asegure la calidad de estos procesos (Tablas 7 y 8). Adicionalmente se incluyen los aspectos mnimos que se deben considerar en los diferentes manuales de procedimientos operativos estandarizados del laboratorio (Tabla 9), los cuales se convierten, en el caso del laboratorio, en una herramienta indispensable para la definicin de procesos evaluables en los programas de garanta de calidad.
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TABLA 7. MANEJO DE LAS MUESTRAS DE LOS PARTICIPANTES EN LA INVESTIGACIN
Forma de evaluacin Requisito 1. El laboratorio debe contar con un sistema de registro que garantice la confidencialidad de la informacin del paciente por medio de: Revisin de a) Cdigos para identificacin de los Registro de pacientes (cdigos) participantes en la investigacin Lugar de archivo de los registros b) Los registros de pacientes del estudio se encuentran guardados en lugar seguro al que slo tiene acceso el encargado del estudio en el laboratorio 2. El laboratorio debe contar con la infraestructura adecuada para tomar, manipular, transportar y conservar los especmenes biolgicos de los sujetos Revisin de POE especficos participantes de la investigacin de Revisin registros toma de muestras manera ptima: Revisin de la infraestructura a) La infraestructura debe cumplir con todos los aspectos descritos como necesarios en los POE especficos para la toma, manipulacin, transporte y conservacin de cada espcimen segn cada prueba/ anlisis a realizar b) El encargado de la investigacin en el laboratorio debe designar las personas que realizarn la toma, manipulacin y conservacin de los especimenes, y cumplir con las funciones y responsabilidades descritas en la tabla 4 3. El laboratorio debe asegurar que cuenta con un sistema de transporte de muestras que garantice la adecuada conservacin y seguridad de las muestras tomadas a los participantes en la investigacin:
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a) Deben existir procedimientos operativos estandarizados escritos (POE) basados en buenas prcticas para garantizar la seguridad y conservacin de las muestras b) Debe contar con la infraestructura y tecnologa necesaria para que el envo cumpla con a las normas internacionales para recoleccin, manejo y transporte de muestras biolgicas. c) Debe tener funcionarios entrenados y certificados por entidades reconocidas para preparar y llevar a cabo los procesos de envos. d) Debe asegurar que slo los funcionarios entrenados realizaran el transporte de los especimenes de los participantes en la investigacin.
Revisin de MPOE especfico Registros de envo Revisin de certificados o constancias de estudios.
TABLA 8. EQUIPOS, MATERIALES Y REACTIVOS
Requisito
Forma de evaluacin
1. Los equipos y materiales usados en el proceso de anlisis de muestras deben ser los adecuados Revisin de: segn se describa en los POE de las pruebas que Inventario de equipos y el laboratorio ofrece a la investigacin materiales documentado y fsico
2. El laboratorio debe asegurar el correcto funcionamiento de los equipos / tecnologa usados para pruebas y anlisis: a) Cada equipo debe tener un mantenimiento peridico (segn recomendacin de fabricante) b) Los equipos deben ser calibrados de acuerdo con lo descrito en su manual de operaciones y en el Programa de Garanta de Calidad. c) Los registros de las actividades de calibracin y mantenimiento deben estar disponibles 3. El laboratorio debe garantizar la integridad y uso adecuado de los reactivos y qumicos: a) Los reactivos y qumicos deben ser los requeridos para las pruebas / anlisis b) El almacenamiento de reactivos y qumicos debe cumplir con los requisitos exigidos de normatividad sanitaria vigente, y con a las condiciones especificadas por el fabricante
Revisin de: Hoja de vida del instrumento o equipo Registros de mantenimiento, calibracin, inspeccin y reparacin de equipos
Revisin de: Inventario documentado y actual de los reactivos Congruencia entre POE y registros de reactivos Registros de INVIMA Fechas de vencimiento
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TABLA 9. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS ESTANDARIZADOS
Requisito 1. El laboratorio debe garantizar que el proceso de anlisis de muestras de los sujetos del estudio se realizan en forma adecuada y estandarizada: a) Debe contar con procedimientos operativos estandarizados (POE) escritos para cada procedimiento que se realiza en el laboratorio. b) Los POE deben ser basados en estndares de buena practica y aprobados por la administracin c) Los POE deben estar escritos en un lenguaje claro, de tal forma que permita su ejecucin y auditora. d) Todos los POE deben hacer parte del MPOE del laboratorio e) Los funcionarios encargados de realizar los anlisis deben conocer y seguir estrictamente los POE descritos y aprobados por el laboratorio f) Las actualizaciones y modificaciones de los POE deben ser documentadas (fecha, cambio o inclusin) y basados en la evidencia cientfica debidamente referenciada.
Forma de evaluacin
Revisin de: MPOE POE especficos Fechas de actualizacin y referencias que sustentan la modificacin
Revisin de: MPOE POE especficos Fechas de actualizacin y referencias que sustentan la modificacin
2. Debe haber procedimientos estandarizados escritos para la atencin al paciente e incluir: a) Instrucciones para preparacin del paciente b) Normas para la atencin al paciente c) Recoleccin de datos de identificacin del paciente d) Registro y conservacin de la informacin del participante, que asegure su confidencialidad.
Revisin de: Procedimientos Estandarizados paciente
(POE)
Operativos atencin al
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3. Contar con procedimientos estandarizados escritos para manejo de la muestra/ muestra/ espcimen biolgico e incluir de acuerdo a cada prueba y anlisis: a) Instrucciones de recoleccin b) Criterios de aceptacin y rechazo del espcimen c) Transporte, preparacin, estabilidad y preservacin d) Descontaminacin y descarte 4. Contar con procedimientos estandarizados escritos para el procedimiento analtico que incluyan: a) Procedimiento de los anlisis b) Controles de calidad especficos para cada examen c) Valores de referencia d) Interferencias en la tcnica 5. Contar con procedimientos estandarizados escritos sobre el funcionamiento adecuado de cada equipo que incluyan: a) Procedimiento de operacin b) Mantenimiento preventivo c) Limpieza d) Calibracin de equipos de medicin e) Signos de alarma f) Medidas de seguridad en el uso 6. Contar con procedimientos estandarizados escritos sobre el manejo de archivos que especifiquen: a) Reporte de resultados b) Organizacin de documentos c) Almacenamiento d) Recuperacin de registros y resultados 7. Contar con procedimientos estandarizados escritos sobre el manejo de archivos que especifiquen: a) Reporte de resultados b) Organizacin de documentos c) Almacenamiento d) Recuperacin de registros y resultados
Revisin de: POE manejo de muestras
Revisin de: POE procedimiento analtico
Revisin de: POE equipos
Revisin de: POE archivos
8. Las desviaciones de los procedimientos establecidos deben ser registradas, Revisin de: reportadas y guardadas dentro de los Registro de desviaciones de POE archivos del laboratorio
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Decreto 2378 de 2008

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MINISTERIO DE LA PROTECCION SOCIAL

RESOLUCION NUMERO 2378 DE 2008

EL MINISTRO DE LA PROTECCIN SOCIAL

TABLA 1. RESPONSABILIDADES DEL COMIT DE TICA EN INVESTIGACIN (CEI)

Aspecto- Requisito Esencial

los Revisin de: GOC Archivos de (hojas de vida)

TABLA 2. COMPOSICIN DEL COMIT DE TICA EN INVESTIGACIN (CEI)

Revisin de: GOC Actas de sesin del CEI

Revisin de : Guas Operativas del Comit (GOC) Actas de sesin

2.3 Documentacin y registros que debe conservar el CEI

TABLA 5. COMPETENCIA DEL INVESTIGADOR

Hoja de vida del Investigador y otra documentacin relevante

4. El investigador debe declarar sus conflictos de inters al conducir el estudio.

TABLA 6. FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL REFERENTES A LA ESTANDARIZACIN DE PROCEDIMIENTOS

Aspecto Requisito Esencial

TABLA 8. FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL REFERENTES AL CUMPLIMIENTO DE REGULACIONES TICAS

Aspecto Requisito Esencial

TABLA 10. FUNCIONES DEL INVESTIGADOR PRINCIPAL REFERENTES AL MANEJO DE LA INFORMACIN

Aspecto Requisito Esencial

Aspecto Requisito Esencial

Revisin de : Manual de estudio Funciones del personal de estudio

Aspecto Requisito Esencial

Revisin de: Procedimiento estandarizado para solicitud de consentimiento informado.

Revisin de consentimientos informados

Revisin de: Consentimiento informado Cartas de informacin de cambios al consentimiento

Revisin de: Funciones del personal del estudio en el proyecto

procesar las muestras.

Revisin de: Archivo del estudio en el laboratorio Documentos sobre el laboratorio

Revisin de: Archivo del estudio. Documentos sobre el laboratorio

Aspecto Requisito Esencial

Otros documentos aprobados

Aspect os admini strativo sy financi eros

Archiv os de particip antes (format os de reporte de caso)

Otros documentos base

Revisin de: Archivo del estudio. Certificados de capacitacin estudio.

Acta del Invima en donde se aprueba el proyecto

Proyecto y manual del investigador

Presupuesto del estudio

Proyecto: Acuerdo con el Correspondencia patrocinador

TABLA 20. RELACIONES CON LA ENTIDAD FINANCIADORA

Aspecto- Requisito esencial

Forma sugerida de Evaluacin

Revisin de: Archivo individual de cada estudio

da mes ao Fecha de evaluacin inicio de la

da mes ao Fecha de terminacin de la evaluacin

5. Nombre de la persona delegada para asistir la evaluacin

2. Nombre del presidente actual

2.2 Responsabilidades del comit de tica en investigacin

Comentario 16.Se especifican las condiciones para participacin de estos consultores? la

28. Las estrategias para seguimiento de los proyectos de

investigacin en curso, estn formuladas por escrito? Si NO

30. Estn descritos los documentos relacionados con

proyectos que el Comit debe conservar?

2.4. VERIFICACIN DE CUMPLIMIENTO PROCEDIMIENTOS DEL CEI

2.Cuntos hombres / mujeres Comit actualmente?

Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C

Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C

Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C

Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C Si NO A/C

2.5. REVISIN Y VERIFICACIN DE DOCUMENTACIN Y ARCHIVOS QUE DEBE CONSERVAR EL CEI.

ARCHIBOS DE ESTUDIOS SELECCIONADOS

Contrato con investigador