Sunteți pe pagina 1din 42

Cuprins Capitolul 1 - Interfaa utilizator i personalizarea mediului de lucru ................................ 4 Comenzile n aplicaia Word 2010 ......................................................................................

4 Ecranul de lucru a aplicaiei Word 2010 i principalele elemente........................................ 5 Comenzile meniului File ..................................................................................................... 7 Personalizarea mediului de lucru........................................................................................ 7 Capitolul 2 - Gestionarea documentelor Word .................................................................. 9 Crearea unui nou document ............................................................................................... 9 Salvarea unui document ................................................................................................... 10 Deschiderea unui document Word ................................................................................... 11 nchiderea unui document i nchiderea aplicaiei ............................................................ 11 Capitolul 3 - Tehnici de introducere i editare a textului ................................................ 11 Introducerea textului i caracterelor speciale .................................................................... 11 Tehnici de selectare ......................................................................................................... 13 Copiere, mutarea, tergerea textelor sau obiectelor din documente Word ........................ 13 Anularea i refacerea operaiilor (Undo i Redo) .............................................................. 14 Cutarea i nlocuirea textului .......................................................................................... 14 Corectarea ortografic i gramatical ............................................................................... 16 Capitolul 4 - Tehnici de formatare .................................................................................... 17 Formatarea textului .......................................................................................................... 17 Formatarea paragrafelor .................................................................................................. 18 Chenare i culori de fundal ............................................................................................... 21 Stiluri pentru formatarea textului i paragrafului ................................................................ 22 Liste numerotate sau cu marcatori (bullets) ...................................................................... 23 Capitolul 5 - Organizarea documentelor Word ................................................................ 25 Formatarea paginilor ........................................................................................................ 25 mprirea documentului n seciuni .................................................................................. 25 Antet i subsol de pagin ................................................................................................. 26 Numerotarea paginilor ...................................................................................................... 27 Tabela de coninut (Cuprins) ............................................................................................ 27 Capitolul 6 -Organizarea informaiilor n coloane i tabele............................................. 29 Prezentarea textului n coloane ........................................................................................ 29 Liste de tip tabel ............................................................................................................... 29 Tabele n documente Word .............................................................................................. 29 Modificarea structurii tabelelor .......................................................................................... 31 Operaii cu date n tabele ................................................................................................. 32 Formatarea tabelelor ........................................................................................................ 33 2

Capitolul 7 - Obiecte grafice n documente Word ............................................................ 34 Imagini, desene i casete de text ..................................................................................... 34 Diagrame n documente Word .......................................................................................... 36 Ilustraii SmartArt .............................................................................................................. 37 Editarea ecuaiilor ............................................................................................................. 38 Capitolul 9 mbinarea documentelor pentru coresponden .......................................... 39 Noiunea de mbinare pentru coresponden .................................................................... 39 Etapele procedurii de mbinare ......................................................................................... 39

Capitolul 1 - Interfaa utilizator i personalizarea mediului de lucru


Microsoft Word este un program modern de procesare a textelor din suita de programe Microsoft Office. Microsoft Word ofer instrumentele necesare pentru realizarea de documente de la cele mai simple la documente complexe, de tip rapoarte, flyere, scheme, brouri, diagrame, formulare, coresponden, contracte, newsletters, cri etc. Procesarea textelor reprezint un ansamblu de operaii specifice lucrului cu texte dar i cu obiecte grafice care completeaz informaia oferit de text . Aplicaia Microsoft Word ofer utilizatorilor instrumentele necesare realizrii de documente care pe lng text conin: tabele, imagini, diagrame i scheme personalizate, obiecte grafice precum i ghidul de mbinare a documentelor pentru coresponden (Mail merge)

Comenzile n aplicaia Word 2010


Interfaa utilizatorului n noile versiuni ale aplicaiilor Microsoft Office se bazeaz pe un mod intuitiv i rapid de accesare a comenzilor pentru executarea unei activiti (RibbonX). Comenzile afiate pe o panglic sau ribon (ribbon) sub forma unor butoane ilustrate sugestiv se pot extinde fr ca aspectul ribonului s se modifice. Exist trei pri ale ribonului:

(1) Tab-ul (numele) n partea de sus a ribonului, este partea permanent vizibil, activarea sau selectarea ribonului se face cu click pe tab atunci cnd este necesar o comand de pe ribon. Riboanele au nume sugestive n funcie de categoria de activiti pentru care sunt apelate comenzile (ex. Insert, Page Layout). (2) Grupurile sunt seturi de comenzi destinate unui tip de activitate din categoria comenzilor de pe ribon. Grupurile sunt seciuni ale ribonului marcate cu un chenar, pe care sunt dispuse comenzile; numele grupului este nscris n partea de jos a chenarului. (3) Comanda este reprezentat pe ribon prin: buton, buton cu list derulant de comenzi sau buton pentru deschidere meniului ancor. Meniul ancor deschide o fereastr pentru opiuni suplimentare, compatibil cu casetele de opiuni din versiunile precedente. O comanda selectat poate avea efect imediat sau afieaz o caset sau fereastr de opiuni necesare executrii comenzii. Ribonul se adapteaz n funcie de spaiul disponibil pe ecranul de lucru, tipul de activitate, obiectul selectat la un anumit moment. Riboane de context sunt afiate doar dac obiectul selectat sau activitatea curent necesit prezena unor comenzi specifice. De exemplu pentru lucrul cu tabele sau obiecte grafice se vor afia tab-urile contextuale grupate n Table Tools (riboanele Design i Layout) sau Picture Tools (ribonul Format). 4

Exemple de butoane: n grupul Paragraph de pe ribonul Home

Ecranul de lucru a aplicaiei Word 2010 i principalele elemente

Quick Access Toolbar (Bara de instrumente de acces rapid), n partea stng a barei de titlu, prezint butoane pentru operaiile cele mai des folosite cum ar fi salvarea, anularea unei acuni i revenirea. Este permanent prezent pe ecran indiferent de operaia care se execut.

Personalizarea barei cu acces rapid, afiarea sau ascunderea unor butoane de comand, se realizeaz prin deschiderea meniului de personalizare - butonul din partea dreapt a barei de acces rapid . Pot fi adugate pe bara de acces rapid comenzi cum ar fi: deschiderea unui nou document, trimiterea documentului pe e-mail, previzualizare nainte de tiprire, deschiderea unui alt document, lansarea operaiei de corectare ortografic etc. 5

Riboanele afiate permanent n fereastra aplicaiei Word sunt: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View. Selectarea unui tab are ca efect activarea ribonului iar comenzile pot fi accesate. Home Comenzi pentru formatarea textelor (grupul Font) i paragrafelor (grupurile Paragraph i Styles) precum i comenzi de editare (grupurile Clipboard i Editing) Insert Comenzi pentru controlul introducerii de: - caractere de control pentru pagini - grupul Pages - tabele - grupul Tables - ilustraii, imagini miniaturi, desene, diagrame, grafice - grupul Illustrations - hyperlink-uri i referine n document - grupul Links - anteturi i subsoluri - grupul Header &Footer - texte cu format special, cmpuri variabile, fiiere documment - grupul Text - caractere speciale - grupul Symbol. Page Layout Comenzi pentru formatarea paginilor: - dimensiune, orientare, textului n coloane (grupul Page Setup), - culori de fundal i chenare (grupul Page Beckground), - spaierea i dispunerea paragrafului fa de margini (grupul Paragraph), - alinierea, grupare obiectelor i poziia fa de text (grupul Arrange) View Comenzi pentru: - selectarea modului de afiare a documentului pe ecran (grupul Document Views), - rigle orizontale i verticale, grile, panou de navigare (grupul Show), - procent de panoramare (grupul Zoom), - afiarea mai multor ferestre document simultan sau a unui document n mai multe ferestre i comutarea ntre acestea (grupul Windows) - nregistrare i editare comenzi macro References Comenzi de introducere a tabelelor de coninut (grupul Table of Contents), note de subsol i de final (grupul Footnotes), referine la tabeke de figuri, etichete, indeci .a. Mailing Comenzi pentru crearea documentelor mbinate pentru coresponden (grupul Create), definirea tipului document i filtrarea datelor (grupurile Start Mail Merge i Write&Insert Field), finalizarea procesului de mbinare (grupurile Preview Results i Finish) Review Comenzi urmrirea modificrilor din document efectuate de mai muli utilizatori (grupurile Comments, Tracking i Changes), instrumente pentru corectarea ortografic i gramatical (grupurile Proofing i Language), protecia documentului (grupul Protect). Ribon minimizat: pentru creterea spaiului de lucru, riboanele pot fi ascunse (minimizate) n totalitate, doar tab-ul va fi afiat. Metode de ascundere: (1) Dublu click pe numele tab-ului sau CTRL+F1 sau (2) Selectarea butonului Minimize the Ribbon Afiarea riboanelor: click pe un tab sau click pe butonul revenire . 6

Meniu contextual: lista comenzilor care pot aplicate unui element de text sau obiect selectat n document se obine cu click pe butonul din dreapta al mouse-ului. Informaii de ajutor (Help) - Afiarea ferestrei pentru obinerea informaiilor de ajutor (Help) se face (1) prin dublu click pe butonul din dreapta tab-urilor sau (2) tastare F1. Se afieaz fereastra Word Help n care pot fi cerute informaii prin tastarea cuvntului cheie sau selectarea unei noiuni deja afiate; click pe see all afieaz toate categoriile de comenzi Microsoft Word pentru care se pot obine informaii de utilizare.

Comenzile meniului File


Meniul File sau lista de comenzi Backstage (din culise) conine comenzile pentru gestiunea documentelor i pentru personalizarea mediului de lucru. Save: salvarea modificrilor ntr-un document Save As: salvarea unui document nou sau salvare document cu modificarea opiunilor de salvare: locaie, nume, format document (tip) Open: deschiderea unui document se vor furniza informaii asupra locaiei i numelui fiierului Close: nchiderea documentului dar nu i a aplicaiei Word Info: afiarea informaiilor despre document dimensiune, data i ora modificrii, autorul, setarea permisiunilor de partajare i acces, versiunile documentului Recent: afieaz cele mai recente documente cu care s-a lucrat dar i cele mai recente foldere din care au provenit documentele deschise. New: afiarea comenzilor pentru crearea unui nou document de tip Blank Document sau document nou cu un model selectat din lista abloanelor (Template) din galeria Office. Print: comenzilor pentru controlul tipririi documentului selectarea imprimantei, numrul de exemplare i modul de colaionare, paginile care se vor imprima. Save&Send: comenzi pentru salvarea documentului n format pdf dar i difuzarea acestuia n mediul reea: e-mail, postarea pe blog, pagin web, salvare n Share Point. Options: personalizarea mediului de lucru i proprietilor documentelor realizate. Help: deschide fereastra pentru obinerea de informaii Exit: nchiderea documentelor deschise i a aplicaiei Word 2010.

Personalizarea mediului de lucru


Metode de personalizare a mediului de lucru i opiuni de realizare a documentelor: Moduri de afiare a documentului Modurile de afiare ale unui document Word pe ecran: - Print Layout (Aspect de pagin imprimat)- cel mai folosit mod de afiare a documentelor. Se pot efectua operaii de introducere, editare i formatareaa textului, introducere i formatare obiecte. Ofer o imagine real a paginii, cu toate elementele de text i grafic introduse i formatate. - Full Screen Reading (Ecran complet citire) - documentul este afiat pe tot ecranul pentru a avea o imagine de ansamblu asupra documentului oferind condiii optime pentru a fi citit. - Web Layout (Aspect de pagina web) documentul este afiat cu aspect de pagin Web n vederea obinerii paginilor web din documente (afiate n browser). 7

- Outline (Schi) prezentarea documentului n form schi, utilizat mai ales pentru realizarea i controlul structuriid ocumentelor. - Draft (Ciorn) prezentarea n form simplificat, unele obiecte nu sunt afiate. Moduri de selecie a formatului de afiare a documentului: (1) click pe butonul minimizat corespunztor opiunii: Print Layout, Full Screen, Web Layout, Outline, Draft, din partea dreapt jos a barei de stare (2) seleectarea butonului din grupul Document Views (ribonul View)

Procentul de panoramare (zoom) Vizualizarea paginii, oricare ar fi modul de afiare selectat, poate fi setat pentru un anumit procent de panoramare (expunere) din comenzile grupului Zoom (ribonul View). Procentul de panoramare (expunere) nu are efect asupra mrimii reale a caractererelor din pagin. Bara de selectare a modului de afiare i cursorul pentru procentul de panoramare sunt n dreapta barei de stare. Caractere de control sau ascunse Activarea butonului Show/Hide din grupul Paragraph (ribonul Home) are ca efect afiarea caracterelor de control a textului, cum ar fi: nceput de paragraf, spaii, caracterele tab, ntreruperi de linii sau de pagin etc. sau a textelor celor marcate Hidden (ascunse). Ascunderea acestor caractere se face prin deselectarea butonului. Bara de stare Click dreapta pe bara de stare, n partea de jos a ecranului de lucru, are ca efect afiarea unei liste de opiuni pentru prezentarea sau ascunderea de pe bar a unor informaii sau setarea unor opiuni de lucru. Informaii pe bara de stare: numrul seciunii, numrul paginii curente i numrul total de pagini, activarea/dezactivarea urmririi modificrilor, limba de editare, bara de panoramare, poziia punctului de inserie vertical i orizontal. Rigle i ghidaje Grupul de comenzi Show de pe ribonul View prezint opiunile de afiare/ascundere a instrumentelor necesare pentru alinierea textului, paragrafelor, obiectelor grafice i a panoului de navigare. - Ruler - rigla orizontal (n partea de sus a panoului documentului chiar sub ribon) i rigla vertical (n stnga panoului documentului), folosite pentru alinerea textului, paragrafului, definirea tabulatorilor - Gridlines ghidaje pentru poziionarea obiectelor grafice, textului, tabelelor din document Panou de navigare - Navigation Pane - panoul de navigare n partea stng a panoului documentului; conine caseta pentru cautarea unui cuvnt sau expresii n document i trei file pentru: (1) afiarea mapei documentului (structura bazat pe headinguri), (2) miniaturile paginilor pentru accesul rapid (3) rezultatele operaiei de cutare a cuvntului (expresiei) 8

Opiunile meniului File Meniul File prezint grupul de opiuni pentru personalizarea mediului de lucru, Options.. Fereastra Word Options are n panoul din stnga lista grupurilor de opiuni iar panoul din dreapta se afieaz opiunile n grupului selectat n panoul din stnga. Prezentarea opiunilor: - General: personalizarea numele utilizatorului, afiarea minitoolbar, setarea adresei e-mail pentru expedierea online a documentelor. - Display: modul de afiare a coninutului documentului, modul de tiprire, afiarea caracterelor de control. - Proofing: lista de corectare a cuvintelor AutoCorrect, opiuni de corectare ortografic i gramatical - Save: opiuni implicite pentru tipul fiierelor salvate n aplicaie, locaia implicit (exemplu: C:\Users\ibr\Documents\) etc. - Language: dicionarele insatlate pentru verificarea ortografic, limba implicit de editare a documentelor. - Advanced: opiuni avansate: editare, salvare, tiprire, afiare. Exemple: setarea unitii de msur: n grupul Display, lista Show measurements in units of sau afiarea barei de defilare orizontale i/sau verticale Show orizontal scrool bar i/sau Show vertical scrool bar. - Customize Ribbon: declaneaz operaia de personalizare a riboanelor prin afiarea n panoul din stnga a listei complete a comenzilor iar n dreapta lista comenzilor grupate pe riboanele existente. . - Quick Access Toolbar: personalizarea barei de acces rapid la comenzi. - Trust Center: opiuni de securitate i protecie.

Capitolul 2 - Gestionarea documentelor Word


Crearea unui nou document
(1) Deschiderea aplicaiei Word cu dublu click pe iconul aplicaiei, creaz un document nou numit temporar Document 1. Documentul nou se salveaz utiliznd comanda Save care va declana dialogul n fereastra de opiuni Save As. Dac ntr-o sesiune de lucru se deschid mai multe documente noi, acestea vor avea nume temporare Document1, Document 2, samd. (2) Crearea unui document nou cu un ablon: click meniul File New; n panoul din dreapta se alege un ablon: - din galeria local Available Template - Home abloane instalate pe calculator odat cu aplicaia Word, cum ar fi: Blank document, Sample Templates ( rapoarte, scrisori comerciale, faxuri, rezumate, postri pe blog), My templates (abloane proprii, documente ablon create de utilizator i salvate n galerie). - Din galeria online, Office.com Templates - trebuie s existe conexiune la internet. Se selecteaz ablonul; n panoul din dreapta se va afia o previzualizare a ablonului selectat i butonul de creare a unui document sau a unui alt ablon. Dac ablonul este din galeria online acesta trebuie descrcat; se folosete comanda Download apoi va fi deschis pentru creare de document sau ablon.

(3) Un document nou cu ablonul Blank Document se creaz direct n folderul n care va fi salvat cu click pe butonul din dreapta n fereastra de rsfoire (browser) a folderului n care se dorete crearea documentului, New - Microsoft Office Word Document.

Salvarea unui document


Salvarea unui document nou (1) meniul File - opiunea Save; se afieaz fereastra Save As sau (2) click pe butonul Save Quick Access Toolbar sau se tasteaz CTRL+S n fereastra Save As afiat, se completeaz urmtoarele: unitatea de stocare, folderul/subfolderul (calea/path) n care se salveaz documentul File name - numele documentului i extensia n funcie de tipul selectat Save as type: .docx este formatul implicit pentru documentele Word 2010;

10

Alte tipuri de fiiere n care se pot salva documentele Word 2010: - Word 97-2003 Document (.doc) compatibil cu versiunile anterioare Word; - Rich Text Format (.rtf) format de text recunoscut de procesoare de text dar nu memoreaz obiecte i formate speciale - PDF (.pdf) - Portable Document File - Text (.txt) format care recunoate doar textul, fr obiecte i formatri - Document Template (.dotx) format ablon, tip special de document n care se memoreaz, texte i obiecte precum i formatele acestora - Hyper Text Markup Language (.html) format de pagin web - XML Word XML Documents Salvarea modificrilor unui document Comanda Save din Quick Acces Toolbar salveaz documentul n aceeai locaie, cu acelai nume i format, acoperind varianta anterioar. Se folosete atunci cnd documentul are deja definite locaia de stocare, numele i tipul iar coninutul a fost modificat ulterior. Salvarea unui document (Save As): bfolder), (1) Comanda Save As din meniul File deschide fereastra Save As n care se completeaz locaia nou, numele sau tipul fiierului. (2) Meniul File, opiunile Save & Send ofer multiple posibiliti de salvare cu un alt format iar n categoria Change File Type butonul Save As deschide fereastra opiunilor de salvare n alt locaie i un alt tip de fiier.

Deschiderea unui document Word


(1) dublu click pe numele documetului Word n folderul documentului sau (2) n meniul File a aplicaiei Word se selecteaz comanda Recent i click nume; sau (3) n meniul File a aplicaiei Word - comanda Open; n fereastra de rsfoire (Browser...) se caut unitatea de stocare, folderul/subfolderul i click numele fiierului.

nchiderea unui document i nchiderea aplicaiei


(1) n meniul File - comanda Close; se nchide fereastra documentulului dar fereastra aplicaiei Word rmne deschis pentru lucrul cu alte documente. (2) n meniul File - comanda Exit; se nchide aplicaia Word

Capitolul 3 - Tehnici de introducere i editare a textului


Introducerea textului i caracterelor speciale
Introducerea textului ntr-un document Word se face prin (1) tastarea caracterelor n punctul de inserie prin cele dou metode: inserare (implicit) i suprascriere. Suprascrierea se face prin activarea opiunii Use overtype mode: n meniul Office Word Options Advanced Editing options. Tasta Enter are ca efect introducerea unui caracter nceput de paragraf i deplasarea punctului de inserie la nceputul rndului urmtor iar Alt+Enter introduce un caracter 11

ntrerupere linie (line break) care deplaseaz punctului de inserie la nceputul rndului urmtor dar rmne n acelai paragraf. (2) introducerea caracterelor care nu sunt pe tastatur cum ar fi caractere cu diacritice din alte limbi dect cea pentru care este setat tastatura sau a simbolurilor (semne monetare, matematice etc. ) se realizeaz prin activarea ribonului Insert, click comanda meniu Symbol i selectarea simbolului de introdus. Opiunea More Symbols afieaz fereastra de opiuni Symbol n care pot fi selectate caracterele de introdus din fontul curent sau se selecteaz alt font ce conine caracterul de introdus (caseta Font).

Prin selectarea tab-ul Special characters n fereastra Symbol, se pot introduce semnele caracterelor speciale cum ar fi: Paragraph(), Trademark(), Copyright(), Seciune().

12

Tehnici de selectare
Selectare textului este operaia care trebuie s precead comenzile de modificare a aspectului textului sau altor operaii: copiere, mutare, tergere i se realizeaz prin mai multe metode: Metoda de selectare utiliznd tastatura - cu tasta Shift apsat i una din tastele sgei (stnga), (dreapta),(sus), (jos), n funcie de direcia n care se dorete selecia. Selectarea cu ajutorul mouse-ul (metoda cea mai folosit): - se poziioneaz prompterul la o extremitate a textului i se gliseaz cursorul deasupra textului de selectat innd butonul stng apsat pn la cealalt extremitate a textului. Un text selectat este marcat prin fundal colorat. Tehnici de selectare rapid - cuvnt Dublu clic pe cuvnt - linie de text Cursorul n stnga liniei de text i click - fraz Tasta CTRL i click oriunde n textul frazei - paragraf Triplu click oriunde n paragraf - document Triplu clic pe cursorul sau tastare simultan Ctrl i A

Comanda Select din grupul Editing de pe ribonul Home conine o list de comenzi pentru selectarea rapid: - a ntregului document (Select All), - selectarea obiectelor(Select object) - selectarea textului cu format similar unui text selectat nainte de activarea comenzii (Select Text with Similar Formatting). - selectarea unor obiecte grafice din document (Selection Pane...)

Copiere, mutarea, tergerea textelor sau obiectelor din documente Word


Dup ce a fost introdus n document, un text poate fi modificat, mutat sau copiat n alt loc n document sau n alt document Word ori alt aplicaie. Pentru copiere i mutare se utilizeaz funciile Copy / Cut i Paste, utilizate n sistemele de operare Windows; prin intermediul memoriei tampon Clipboard. Copierea: (1) Selectarea textului sau obiectului din documentul Word care urmeaz a fi copiat; poate fi selecie multipl de texte sau obiecte (2) Click pe Copy, grupul Clipboard (ribonul Home) sau click dreapta i din menul scurt Copy sau tastarea CTRL+C. O copie a textului sau obiectului selectat se afl acum n memoria tampon 13

Clipboard. Coninutul Clipboard-ului se afieaz cu click pe meniul ancor a grupului Clipboard ntr-un panou n stnga panoului documentului. (3) Se poziioneaz punctul de inserie n locul n care se va copia, click comanda Paste (Lipirea) sau tastarea CTRL+V; pentru lipirea mai multor obiecte din Clipboard, se selecteaz n panoul Clipboard i apoi click Paste (sau CTRL+V) Mutarea: (1) Selectarea textului sau obiectului din documentul Word care urmeaz s fie mutat; poate fi selecie multipl de texte sau obiecte (2) Click pe Cut grupul Clipboard (ribonul Home) sau click dreapta i din menul scurt Cut sau tastarea CTRL+X. Textul sau obiectul Word este tiat din locul selectat i mutat n Clipboard (3) Se poziioneaz punctul de inserie n locul n care se va muta (destinaia), click comanda Paste (Lipirea) sau tastarea CTRL+V; pentru lipirea mai multor obiecte din Clipboard, se selecteaz n panoul Clipboard i apoi click Paste (sau CTRL+V). Implicit, ultimul obiect din lista Clipboard va face obiectul copierii sau mutrii. tergerea textului sau obiectelor din document Se selecteaz textul sau obiectul de ters din document i se apas tasta Del, sau Se poziioneaz punctului de inserie n partea stng a textului de ters i cu tasta Del se face tergerea textului de la stnga la dreapta sau cu tasta Backspace() e face tergerea de la dreapta la stnga punctului de inserie.

Anularea i refacerea operaiilor (Undo i Redo)


Majoritatea operaiilor efectuate n Word (introducerea textului, tergerea, copierea, deplasarea, mutarea, formatarea etc.) pot fi anulate imediat ce s-au produs sau pot fi anulate dup ce s-au derulat mai multe operaii, operaiile fiind pstrate ntr-o list pentru acest scop, unde sunt afiate n ordine invers producerii acestora. Comenzi pentru anularea i refacerea operaiilor: (1) Undo de pe bara de access rapid comanda pentru anularea operaiei (2) Redo refacerea unei operaii anulate pe bara de access rapid (3) Comenzile Undo / Redo au buton list derulant care deschide lista operaiilor efectuate, de la cel mai recent la cel mai vechi, care pot fi anulate, respectiv refcute, utiliznd comenzile Undo, respectiv Redo. Efectul unor operaii nu poate fi anulat, cum ar fi salvarea i tiprirea documentului.

Cutarea i nlocuirea textului


Cutarea unui cuvnt sau expresii se realizeaz prin urmtoarele metode: Cutarea rapid Find - se selecteaz cuvntul sau expresia i click comanda Find (nu pe sgeata Find !) grupul Editing (ribonul Home) sau n panoul de navigare, se completeaz cuvntul de cutat n caseta Search Document.

n panoul de navigare, Navigation, n fila pentru afiarea rezultatelor comenzii de cutare, sunt afiate toate apariiile cuvntului sau expresiei cutate n text, numrul apariiilor i contextul.

14

n acest fel se poate interveni asupra fiecrei apariii n mod individual, n panoul de navigare sau n textul documentului. Prin nchiderea procesului de cutare (click butonul a filei Search a panoului de bnavigare) vor fi deselectate i apariiile din text. Pentru nlocuirea unor cuvinte sau expresii gsite prin operaia Find, sau nlocuirea tuturor cuvintelor gsite cu alt cuvnt (expresie) se folosete comanda Replace din grupul Editing sau comanda Advanced Find... din lista butonului Find. Se afieaz caseta de dialog Find and Replace pentru nlocuire. n fereastra de dialog Find and Replace se completeaz textul cutat n caseta Find what (caseta pstreaz o list a cutrilor din sesiunea curent).

Cutarea se declaneaz cu Find Next iar la gsirea textului cutarea este ntrerupt iar textul cutat este selectat. n funcie de context se nlocuiete cu expresia sau cuvntul introdus n caseta Replace With sau nu i continu procesul de cutare i nlocuire cu Find Next. Cutarea se poate rafina (butonul ), cu opiunile de cutare (Search options) a unor carctere special (Special) sau a unui text cu un anumit format (Format). Dac textul nu este gsit n document, utilizatorul este ntiinat printr-un mesaj. Textul gsit cu Find poate fi marcat cu fundal luminos n tot documentul prin selectarea butonului Reading Highlight i click pe opiunea Highlight All; anularea marcajului se face prin selectarea opiunii Clear Highlighting. Textul cutat poate fi nlocuit cu un alt text folosind comanda Replace din fereastra de dialog Find and Replace. n caseta Replace with se completeaz textul ce va nlocui textul gsit. Butonul Replace declaneaz nlocurea iar butonul Replace All aplic nlocuirea n tot documentul. Pentru cutarea/nocuirea caracterelor speciale cum ar fi tabulatori, marcaje de sfrit de paragraf, ntrerupere de linie (line break), completarea casetei Find what / Replace with se face prin selectarea butonului More>> , apoi n fereastra afiat, cu se afieaz lista de caractere special - butonul Special se selecteaz caracterul.

15

Corectarea ortografic i gramatical


Spelling &Grammar - Corectarea ortografic i gramatical trebuie precedat de setarea dicionarului pentru limba n care textul este editat; trebuie ca acest dicionar s fie instalat pentru a se proceda la corectarea ortografic folosind dicionarul limbii respective. Funcia Languge din ribonul Review (grupul Language) deschide caseta pentru setarea opiunii pentru limba de editare a textului documentului.

Opiunea Customize Status Bar (click dreapta pe bara de stare) permite afiarea butonului pentru setarea limbii de editare a documenului (

Corectarea ortografic se lanseaz prin activarea butonului de comand de pe ribonul Review, Spelling &Grammar. Se deschide caseta de dialog pentru verificare; sunt semnalate erori de ortografiere i sugestii pentru corectare. Butonul Change va opera modificarea conform sugestiei sau cuvntul se corecteaz n caseta de verificare. Butoanele Ignore Once (sau Ignore All) nu vor opera nici o corecie. AutoCorrect Este funcia de corectare a cuvintelor ortografiate frecvent greit sau prescurtri ale unor expresii elaborate, aflate ntr-o list definit, mpreun cu expresia sau cuvntul cu care se vor nlocui imediat ce sunt introduse n document. n lista predefinit a coreciilor se pot aduga i alte intrri sau, unele pot fi terse (nu din setul standard!). Lista standard AutoCorrect este furnizat la instalarea aplicaiei Word sau adugat pentru dicionarele prin instrumente suplimentare. In meniul File, se selecteaz Options, apoi click pe Proofing - AutoCorrect Options. n caseta de dialog AutoCorrect, se afieaz fila AutoCorrect. Se introduce cuvntul sau expresia de corectat n caseta din coloana Replace iar n caseta din coloana With cuvntul 16

sau expresia cu care se va nlocui automat la introducerea n text; validarea se face cu click pe butonul Add. tergerea unui cuvnt sau expresii (care nu face parte din lista standard de nlocuiri) se selecteaz cuvntul i click pe butonul Delete. Funcia AutoCorrect este activat dac butonul pentru selecia Replace text as you type este bifat; dac nu mai se dorete folosirea listei de nlocuire n mod automat se anuleaz selecia funciei. n fereastra AutoCorrect sunt opiuni pentru: corectarea a dou majuscule succesive, transformarea n majuscula a primei litere din propoziie (dup punct) i prima din celula tabelului, folosirea accidental a tastei CapsLock. Verificarea ortografic la introducerea textului Verificarea ortografic pentru ntregul document, n timpul introducerii textului, se face prin activarea opiunii avansate din meniul File Options Proofing - Check Spelling as You type. Acest opiune trebuie precedat de setarea opiunii de limb i instalarea dicionarului corespunztor.

Capitolul 4 - Tehnici de formatare


Operaia de modificare a caracteristicilor elementelor unui document (texte, obiecte grafice) este cunoscut cu numele de formatare. ntr-un document se identific urmtoarele entiti care pot fi supuse formatrii: text (caractere), paragraf, pagin, ntregul document.

Formatarea textului
Formatarea caracterelor se refer la atributele pe care le au caracterele dintr-un document: aspect, form, dimensiune, efecte speciale. Comenzile pentru selectarea atributelor sunt n grupul Font (ribonul Home) iar pentru efecte speciale sau atribute de spaiere a caracterelor se acceseaz ancora grupului Font. Efectul se aplic doar textului selectat. Atributele ce definesc formatarea textului: - tipul fontului (Arial, Times New Roman, etc.) - dimensiuneafontului (12,14,16,18,...,72) 17

- mrirea, respectiv micorarea dimensiunii caracterelor (font size) - Change Case - deschide lista de opiuni pentru formatarea textului selecta Sentence case prima liter din propoziie - majuscul; lowercase toate caracterele devin litere mici, UPPERCASE toate caracterele devin litere mari, Capitalise Each Word prima liter a cuvntului - majuscul; tOGGLE cASE convertete literele mari n mici i invers. - stilul (B-bold aldin, I-Italic cursiv, U-underline subliniat) - culoarea fontului (Automatic, standard, gradient, mai multe culori) - efecte vizuale (schi, umbr, reflexie, luminozitate, format 3D) - marcarea textului (evideniere prin culoare de fundal) - anularea tuturor formatrilor aplicate unui text Mai multe efecte pot fi selectate din fereastra Font (click pe meniul ancor a grupului Font) Effects - se bifeaz efectul, caseta Preview afieaz imaginea textului cu efectul aplicat iar pentru validarea modificrilor click butonul OK: Strikethrought tiere cu o linie Double Strikethrought tiere cu dou linii Superscript scriere ca exponent
Subscript scriere ca indice Small Caps scriere doar cu litere mici All Caps scriere doar cu litere mari Hidden text ascuns

Formatarea paragrafelor
Definirea noiunii paragrafca entitate de formatare n programe de editare a textului: textul din documentul sau obiectele introduse n linie cu textul, ntre dou caractere nceput de paragraf introduse cu tasta Enter. Principalele atribute de formatare a paragrafului: Alinierea paragrafului n spaiul util al paginii modul n care sunt aliniate rndurile fa de marginile stngadreapta: stnga (Left), centru (Center), dreapta (Right), stnga-dreapta n mod uniform (Justified) - stnga - toate liniile unui paragraf ncep n marginea stng a spaiului de lucru. - dreapta - liniile paragrafului se termin n partea dreapt a spaiului de lucru. - centru - toate liniile sunt centrate pe orizontal n spaiul util al paginii. - Justified - toate liniile ncep n marginea stng a spaiului de lucru i se termin n marginea dreapt a spaiului de lucru. Ultima linie din paragraf se termin n poziia n care sa tastat <Enter>. Pentru a realiza acest mod de aliniere se mresc spaiile dintre cuvinte. Indentarea distana la care se poziioneaz textul paragrafului fa de marginea din stnga a paginii i fa de marginea din dreapta a paginii. Indentarea paragrafelor realizeaz introducerea textului spre interior. Exist trei tipuri de indent-uri: stnga, dreapta i speciale pentru prima linie.

18

Indentarea primei linii (First line) fa de marginea din stnga realizeaz poziionarea primei linii a paragrafului spre interior iar indentarea agat poziioneaz toate liniile paragrafului spre interior cu excepia primei linii (Hanging) O indentare rapid se obine folosind rigla orizontal afiarea riglei (Ruler) se face prin bifarea casetei din grupul Show (ribonul View). Unitatea de msur de pe rigl este data de opiunea din meniul File Options - Advanced categoria Display Show measurements in units of. Rigla gradat are indicatori care culiseaz indicnd:

O indentare rapid se obine folosind butoanele: Realizeaz indentarea ntregului paragraf la poziia urmtoare de tabulare Indentarea ntregului paragraf la poziia anterioar de tabulare Spaierea: definete distana dintre liniile paragrafului - Line spacing: single,1.5 lines, double, ..) i spaiul ntre paragrafe Spacing: Before After; dimensiunile se msoar n puncte tipografice. Butonul list prezint spaieri predefinite pentru liniile paragrafului i opiunea avansat Line Spacing Options care deschide fereastra de opiuni Paragraph (meniul ancor a grupului Pargraph). Opiuni de indentare i spaiere rapid a paragrafelor sunt pe ribonul Page Layout grupul Paragraph. Controlul pentru indentare i spaiere se face prin creterea sau scderea dimensiunii folosind sgeile butoanelor corespunztoare indentrii i spaierii. Fila Line and Page Break din fereastra de Paragraph conine opiuni pentru modul n care Word controleaz dispunerea liniilor paragrafului la sfritul paginii: - Widow/ Orphan Control: Paragraful nu va avea prima i ultima linie pe o pagin iar restul liniilor pe pagina urmtoare. - Keeps Lines Together: Liniile paragrafului vor fi pstrate mpreun pe aceeai pagin. - Keep with Next: Liniile paragrafului vor fi pe aceeai pagin cu prima linie a paragrafului urmtor - Page Break Before: naintea paragrafului va fi inserat un marcaj de pagin nou, paragraful va fi ntotdeauna la nceputul unei pagini. Tabulatorii sau modul de poziionare a punctului de insere dup apsarea tastei Tab se utilizeaz pentru a obine diferite alinieri ale textului n cadrul unui paragraf cu tasta Tab. 19

Tipuri de tabulatori (alinierea textului fa de poziia tabulatorului): stnga la tastarea Tab, textul este introdus de la stnga la dreapta ncepnd de la poziia tabulatorului centru la tastarea Tab, textul este introdus centrat innd cont de poziia tabulatorului dreapta la tastarea Tab, textul este introdus i aliniat la dreapta pn la poziia tabulatorului separator zecimal textul se aliniaz nainte de punctul zecimal la stnga i dup punctul zecimal la dreapta Bar nu poziioneaz textul; introduce un caracter bar n locul poziiei de stop a tabulatorului. Implicit, toate paragrafele au un tabulator stnga poziionat la distana de 1,27 cm ( inch); la tastarea Tab cursorul se va deplasa de la stnga la dreapta la primul multiplu de 1,27 cm. Poziionarea tabulatorilor; metode : (1) Pe rigla orizontal (Ruler) se selecteaz tipul de tabulator din colul stnga sus, la intersecia riglei orizontale cu rigla vertical apoi click pe rigla orizontal n poziia tabulatorului; tabulatorul se afieaz pe rigl.

tergerea unui tabulator se realizeaz prin tragerea marcajului tabulatorului oriunde n afara riglei orizontale (2) n fereastra meniului ancora Paragraph, ribonul Home, butonul Tabs deschide fereastra de opiuni pentru poziionarea tabulatorilor paragrafului selectat

Mini Toolbar Atunci cnd un text este selectat, se afieaz o bar de butoane de comenzi miniaturizat semitransparent; comenzile de pe bar pot fi selectate i aplicate prin deplasarea cursorului pe comand i click pe buton. Bara de comenzi este numit mini toolbar i are comenzile 20

cele mai folosite pentru formatare textului i paragrafului: font, dimensiune, culoarea textului, evideniere (marcare fundal), efecte vizuale, indentarea, spaierea liniilor, formatare ca element de list cu marcatori sau list cu numere, copierea formatrii.

Format Painter Pentru a copia elementele de formatare ale unui text sau obiect grafic se selecteaz textul sau obiectul cu formatul considerat model apoi click pe butonul Format Painter (ribonul Home). Prompterul mouse-ului se transform ntr-o linie de selectare nsoit de iconul Format Painter cu care se selecteaz paragraful sau obiectul cruia i se va aplica formatul. Activarea comanzii Format Painter cu aciune pe mai multe texte sau obiecte dispuse in locuri discontinue se face cu dublu click pe comanda Format Painter; dup aplicarea formatelor se deselecteaz comanda cu click pe butonul Format Painter.

Chenare i culori de fundal


Un paragraf sau un text se poate evidenia prin ncadrarea ntr-un chenar i/sau schimbarea culorii de fond. Conturarea poate fi fcut pe toate laturile dreptunghiului care nconjoar paragraful sau o parte din laturi. Chenarul poate fi personalizat prin alegerea grosimii, stilului liniei i culorii. Mod de lucru: (1) Se selecteaz textul sau paragraful care urmeaz a fi marcat prin chenar i/sau culoare de fundal (2) Din lista derulant a butonului Borders and Shading din grupul Paragraph (ribonul Home), se alege tipul de chenar pentru selecie; din mapa de culori afiat la click pe butonul pentru culori Shading se selecteaz culoarea de fond.

(3) Opiuni personalizate pentru chenar i culoare de fundal pot fi setate n fereastra de opiuni afiat prin selectarea butonului list, Borders and Shading ce deschide fereastra de dialog:

21

- Settings: tipul de chenar: Box,Shadow, 3/D, Custom - Style: stilul chenarului tipul liniei, continu, punctat etc. - Color: culoarea chenarului - Width: grosimea chenarului - Apply to: chenarul va fi aplicat paragrafului (Paragraph) sau textului selectat (Text) Anularea chenarelor unui paragraf sau text prin selectarea opiunii Setting: None. Pentru a aduga chenar paginilor documentului, n fereastra Borders and Shading se selecteaz fila Page Border i dup alegerea opiunilor (are n plus un tip de chenar artistic Art) se aplic ntregului document sau doar seciunii curente. Pentru aplicarea culorilor de fundal pentru un paragraf sau un text selectat, se selecteaz fila Shading n fereastra Borders and Shading. Opiunile sunt: Fill selectarea culorii de umplere din setul standard sau Patterns nuan de gri sau alt mostr de umplere.

Stiluri pentru formatarea textului i paragrafului


Stilul (Style) constituie o colecie de atribute de formatare a textului i paragrafului, salvat cu un nume n lista stilurilor rapide Quick Style; stilul (atributele din lista ce constituie stilul) poate fi aplicat oricnd unui paragraf n documentul curent sau n alt document, obinnd documente cu formatare unitar. Aplicarea stilului unui paragraf realizeaz o formatare mult mai rapid i uniform dect aplicarea manual a fiecrui atribut n parte. Modificarea ulterioar a stilului are avantajul modificrii automate a paragrafelor care au acelai stil, n ntreg documentul. Grupul Styles (ribonul Home) conine butoane pentru galeria de stiluri predefinite Quick Styles i meniul ancor pentru afiarea ferestrei de modificare a stilurilor.

Aplicarea stilului unui paragraf sau unui text: se selecteaz textul sau paragraful i click pe numele stilului din grupul Styles; dac stilul nu este vizibil se deschide lista cu butoanele din dreapta. Modificarea unui stil: (1) Se selecteaz stilul de modificat din Quick Styles, click buton dreapta; din lista de comenzi afiat se selecteaz Modify sau (2) Click butonul ancor a grupului Styles, din lista Styles se selecteaz stilul i click pe butonul lista derulant din care seselecteaz comanda Modify (3) n fereastra ModifyStyle se aplic modificrile asupra atributelor fontului sau paragrafului, click butonul OK pentru aplicarea modificarilor. Crearea unui stil nou metode - Se selecteaz un paragraf i se aplic atribute de formatare. Din lista derulant a butonului Quick Style se selecteaz comanda Save Selection as a New Quick Style.n fereastra Create New Style from Formatting se completeaz numele stilului nou. 22

- click butonul ancor a grupului de comenzi Style (ribonul Home); se deschide o list cu toate stilurile din document i ablonul documentului. Click pe butonul New Style care va deschide fereastra Create News Style from Formatting n care se completeaz numele noului stil precum i atributele de formatare. Noul stil se adaug listei Quick Styles pentru documentul curent sau ablonului cu care documentul a fost creat n funcie de opiunea selectat n fereastra de creare a stilului.: Only in this document sau New documents based on this template.

Stiluri de tip Heading Un rol important n structura unui document o au stilurile perdefinite denumite Heading urmat de numrul nivelului de ierarhizare a paragrafului n document. Aceste stiluri se aplic paragrafelor care realizeaz o structur ierarhic a paragrafelor documentului, cu rol de titlu a unei uniti de context a documentului, a unei sub-uniti, sub-sub-uniti samd. Navigarea ntr-un document n care sunt paragrafe cu stiluri de tip Heading va putea fi mai uor de realizat prin: panoul de navigare - fila pentru heading-uri sau afiarea n format Outline cu opiuni de afiare a nivelurilor de ierarhizare care intereseaz. Paragrafele de tip Heading constituie suportul pentru generarea tabelelor de coninut. Dac un stil de tip heading de un anumit nivel nu se gsete n list se aplic setarea urmtoare: se afieaz lista stilurilor cu click pe meniul ancora a grupului Styles; se selecteaz butonul Options poziionat la sfritul panoului, se bifeaz Show next heading when previous level is used

Liste numerotate sau cu marcatori (bullets)


Paragrafele care necesit evidenierea clar a ideilor se constituie n structuri de tip list. Evideniereaacestor paragrafe se realizeaz cu marcaje de list (bullets) sau adugarea numrului de ordine din list (numbering) . Programul permite folosirea mai multor metode de numerotare : litere, cifre arabe, cifre romane mari sau mici, combinaii de litere i cifre. Numerotarea se face ntr-o secven cresctoare ncepnd cu o valoare precizat (implicit 1 sau prima liter), cu modificare automat a seriei la introducerea sau eliminarea unor elemente de list . Aplicarea, respectiv eliminarea, marcatorilor sau numerotrii se realizeaz cu butoanele din grupul Paragraph (ribonul Home):

Bullets (marcatori) Se deschide lista de opiuni pentru selectarea tipului de marcator sau pentru alegerea unui alt marcator. Define New Bullet deschide o fereastr de opiuni de selectare a unui font sau liste de imagini pentru alegerea unui alt marcator.

23

Numbering (schi numerotat) Se deschide lista de opiuni pentru selectarea formatului numerelor, pentru alegerea unui alt format de numr sau un alt numr de nceput a listei. Opiunea schi numerotat ofer posibilitatea de a ordona paragrafele, numerotarea cu cifre arabe sau litere precum i personalizarea numerotrii (numrul de nceput al listei Set Numbering Value)

Multinivel List (List multinivel) Se aplic pentru numerotarea paragrafelor subordonate. Prin indentarea paragrafelor se obine o numrare automata a nivelului, subnivelului etc. Prin descreterea indentrii se modific i numrul atribuit elementului de list. Stilul numerelor precum i numrul de nceput al listei pot fi personalizate prin activarea ferestrelor de opiuni pentru definirea unei liste multinivel sau modificarea setrilor pentru una exeistent; comenzile sunt n lista derulant a butonului list multinivel. Sortarea listelor Listele cu marcatori sau chiar paragrafele nemarcate pot fi sortate cresctor sau descresctor, n ordine alfabetic, dup prima liter a paragrafului sau sortare numeric, dac paragrafele sunt numerotate. Mod de lucru: (1) Se selecteaz paragrafele cu marcatori sau numerotate care trebuie sortate (2) Click butonul Sort din grupul Paragraph (3) n fereastra Sort se introduc opiuni i criterii de sortare. n lista derulant Sort by opiunea de sortare dup paragraf sau cmp, sortare cresctor sau descresctor; Then by va avea al doilea criteriu de sortare (dac este cazul) samd. 24

(4) Dac se schimb coninutul pargrafelor (inserare sau tergere de paragrafe), sortarea trebuie refcut.

Capitolul 5 - Organizarea documentelor Word


Formatarea paginilor
n general, documentele Word sunt pregtite pentru a fi imprimate pe hrtie. Pentru stabilirea caracteristicilor paginiilor se acceseaz comenzile de pe ribonul Page Layout.

Cele mai importante opiuni sunt pentru setarea urmtoarele elemente: lista Size dimensiunea paginii de hrtie, dimensiunea standard este A4 (implicit Letter), alte dimensiuni pentru documente special lista Margins fixarea marginilor hrtiei n care nu va fi text; sunt opiuni predefinite (ex. 2,54 cm) sau se pot personaliza Custom Margins. lista Orientation opiuni: Portrait (orientarea pe vertical) sau Landscape (dispunere pe orizontal, tip vedere) Page Background Page Color: selectarea culorii de fundal a paginii care poate fi o culoare din schema standard (Theme Colors) sau selectarea unui efecte special pentru fundal (Fill Effects). Efectele speciale de fundal pot fi de tip culoare de baz dispus gradat (Gradient), textur (Texture), Pattern, sau imagine (Picture). Watermark: opiuni pentru introducerea unui text sau a unei imagini n fundalul paginii (ex. Draft, Confidential etc.). Textul din fundal poate fi personalizat: coninut, font, nuan de culoare, modul de dispunere, transparen etc.) prin selectarea opiunii Custom Watermark. Fundalul Watermark poate fi ters opiunea Delete Watermark Page Border: opiuni pentru aplicarea unui chenar paginilor documentului. Modul de aplicare este acelai ca i la paragrafe, opiunile sunt n fereastra de chenare i culori de fundal Border and Shading fila Page Border.

mprirea documentului n seciuni


mprirea documentului n seciuni este necesar atunci cnd exist diferenieri ale paginilor din punct de vedere ale atributelor acestora, cum ar fi:

n mod normal, un document are o singur seciune. Crearea unei noi seciuni: comanda Breaks din ribonul Page Layout, grupul Page Setup, deschide o list derulant cu opiuni grupate: Section Break i Page Break. 25

Grupul de opiuni Page Break: Page: marcheaz punctul n care se termin o pagin i ncepe o pagin nou Column: marcheaz faptul c textul ce urmeaz va fi plasat n coloana urmtoare - Text Wrapping: textul va fi dispus n jurul unui obiect n pagina web Grupul de opiuni Section Break permite introducerea urmtoarelor variante de nceput de seciune: - Next Page seciune ncepe pe pagina urmtoare; exemplu trecerea de la o pagin orientat Portret (tablou) la una orientat Landscape (vedere) - Continous seciunea nou este generat pe aceeai pagin; exemplu trecerea de la text pe o coloan la text pe dou coloane i invers. - Even Page noua seciune este generat la nceputul unei pagini noi, impare; exemplu seciunile vor avea anteturi i subsoluri diferite. - Odd Page noua seciune la nceputul unei pagini pare. Pentru afiarea marcajelor de seciunea se activeaz butonul Home grupul Paragraph. Show / Hide din ribonul

Antet i subsol de pagin


Zona documentului n care sunt introduse informaii de tip text sau obiecte grafice, localizat n afara paginii utile i care se repet pe fiecare pagin a documentului, este numit antet (header n partea de sus a paginii ) i subsol (footer n partea de jos a paginii). Informaiile care se introduc n antet i subsol pot fi: numele lucrrii, numele autorului, nsemnele firmei, numrul paginii, data, etc. Comenile pentru introducerea antetului sau subsolului unei pagini sunt ribonul Insert, grupul Header&Footer - Header respectiv Footer. Se introduce un format predefinit cu click pe un format din list sau se selecteaz opiunea Edit Header/Edit Footer care. va activa zona de nscriere a antetului i subsolului i va dezactiva pagina documentului.

Antetul i subsolul sunt vizibile doar n modul de afiare Print Layout. La generarea antetului i subsolului este afiat o seciune marcat ce prezint poziia antetului.

26

Cnd este activat header-ul sau footer-ul se activeaz ribonul context Design Header&Footer Tools ce conin comenzi pentru pentru editarea antetului sau subsolului. Introducerea i editarea textului n aceste zonele antet i subsol se face respectnd acelai reguli ca i n restul documentului. n timp ce se lucreaz n grupul antet sau subsol, textul documentului este afiat n culoare gri i nu poate fi accesat. La nchiderea seciunii antet i subsol cu Close Header and Footer sau dublu click pe zona documentului, se poate lucra n document dar antetul i subsolul vor deveni inaccesibile. Butoane pentru particularizarea antetului i subsolului - introducerea urmtoarelor elemente: - Page Number - Numrul paginii curente i numrul total de pagini; - Date & Time - Data, ora i setarea formatului acestora; - Quick Parts Proprieti ale documentului i alte cmpuri variabile - Picture - Imagini din fiier tip imagine ntr-un folder propriu sau din galeria ClipArt - Options - Opiuni pentru coninutul diferit al antetului respectiv subsolului pe prima pagin (Different First Page) sau pe pagini pare i impare. - Position distana fa de marginea real a paginii a antetului i subsolului. - Implicit, coninutul antetului i subsolului este comun pentru ntreg documentul. Pentru introducerea anteturilor i subsolurilor diferite pentru unele seciuni ale documentului, se deselecteaz opiunea Link to Previous (click) din grupul Navigation (ribonul Design ), atunci cnd se introduce antetul sau subsolul pentru seciunea cu antet diferit.

Numerotarea paginilor
Butonul Insert Page Number se afl att pe ribonul Insert ct i pe cel destinat introducerii de anteturi i subsoluri, Design. Din lista Page Number se alege zona n care se va introduce numrul paginii: antet sau subsol, precum i modul de aliniere fa de margini. Format Page Numbers va deschide fereastra de opiuni pentru formatul numrului, valoarea cu care ncepe numrarea paginilor.

Tabela de coninut (Cuprins)


Un document cu mai multe pagini, editat professional n Word, trebuie s conin o tabel de coninut (TOC Table of Content) ce va servi i ca pagin de index cu referine la paragrafele de tip Heading i numerele de pagin unde se gsesc n document. Metode de introducere a tabelei de coninut (Cuprins): Generarea tabelei de coninut prin introducerea manual a cuprinsului 1. Se introduce o pagin nou la nceputul sau la sfitul documentului i se plaseaz punctul de inserie n pagina nou (punctul de inserie poate fi oriunde n document). 2. Click pe ribonul References i din meniul list derulant Table of Content se selecteaz opiunea Manual Table. 3. n punctul de inserie se introduce un draft al tabelei; utilizatorul va completea titlurile capitolelor (titlurile subcapitolelor - Type 27

chapter title (level 1)) i numerele paginilor corespunztoare titlurilor introduse. Metoda este folosit pentru documente fr titluri sau subtitluri de tip heading. Generarea tabelei de coninut prin metoda automat Este metoda prin care va introduce o tabel fr erori i omisiuni, cu un minim de efort, care se poate actualiza rapid dac documentul a fost modificat. Tabela de coninut se constituie din paragrafele cu stilurile Heading (pn la nivelul precizat n opiuni) i numerele paginilor acestor paragrafe. Etape de lucru: 1. Se atribuie stiluri de tip Heading paragrafelor titluri de uniti de text care vor fi intrri n tabela de coninut. 2. Se poziioneaz punctul de inserie n locul n care se va genera tabela de coninut (de obicei pagin nou la nceputul sau la sfritul documentului) 3. Se activeaz ribonul References i n grupul Table of Content, click pe butonul de comanda list Table of Content; se selectreaz una din opiuni pentru: a) Generarea unei tabele de coninut, cu format definit de ablon, Built In Automatic Table 1 (sau 2) care va genera o tabel de coninut cu stilurile Heading 1 3 conform abloanelor. b) Generarea unei tabele deconinut personalizat - Insert Table of Contents. n fereastra de opiuni afiat Table of Contents n care se introduc opiunile pentru: Formats - formatul tabelei, Show levels: numrul nivelurilor de Heading Use Hyperlink.- tabela de coninut ca hyperlink 4. Actualizarea tabelei de coninut: prin selectarea tabelei, click buton dreapta, Update Field. n caseta de dialog afiat se opteaz pentru: actualizatea ntregii tabele (Update entire table ): coninut, structur, numr pagin sau actualizarea numrului paginii corespunztoare headingurilor din tabela de coninut. 5. tergerea tabelei de coninut se face prin selectarea tabelei i click pe opiunea Remove table of contents din lista Table of Contents.

28

Capitolul 6 -Organizarea informaiilor n coloane i tabele


Informaia dintr-un document Word este prezentat n paragrafe de text. Pentru a face textul mai uor de citit i pentru a scoate n eviden anumite informaii, textul poate fi dispus n dou sau trei coloane (tehnic practicat pentru editare de brouri, flyere, newsletters etc.) sau poate fi organizat n structuri tip tabel (rnduri i coloane) mai ales n documente tip raport, sintez, prezentarea unor valori numerice.

Prezentarea textului n coloane


Implicit, textul unui document Word este dispus ntr-o singur coloan. 1. Se selecteaz textul care urmeaz a fi dispus n mai multe coloane; 2. De pe ribonul Page Layout, click pe butonul Columns i se selecteaz numrul de coloane predefinit (One, two, three) sau More columns pentru opiuni suplimentare n fereastra de opiuni Columns. 3. n fereastra Columns, se completeaz numrul coloanelor i modul de dispunere a acestora n coloane egale (Equal column width) sau limi specificate n cm, spatial dintre coloane (spacing), prezena sau nu a unei linii ntre coloane (Line between). 4. Word creaz o seciune nou cu textul dispus n mai mult de o coloan i insereaz marcaje de nceput i sfrit de seciune. 5. Dac se dorete terminarea unei coloane dup un text anume se introduce ntrerupere de coloan. Punctul de inserie se poziioneaz n faa textului care va ncepe coloana urmtoare i din ribonul Page Layout , grupul Page Setup, se face click Column din lista Breaks.

Liste de tip tabel


Listele de tip tabel se introduc n documente dac un text relativ mic trebuie afiat, n coloane simple, separate de tabulatori cu aspect de tabel sau prin importul unor date din alte aplicaii cu text n coloane realizate cu tabulatori. Exemplu: O list cu primul tabulatori stnga setai la 2,5 cm i la 7,5 cm.

Tabele n documente Word


Un tabel este o structura de coloane verticale i linii orizontale. Fiecare coloan i fiecare rnd poate avea titlu; unele tabele au numai nume de coloan sau nume de rnd. La intersecia dintre coloan i rnd este o caset numita celul n care sunt introduse date de tip text, informaii numerice sau chiar obiecte grafice. Se pot crea structuri de tabele fr coninut sau structuri predefinite care se personalizeaz, n urmtoarele moduri:

29

Insert grupul Tables - se deschide lista opiunilor de introducere a unui tabel. Pentru introducerea unui tabel simplu, cu numr mic de linii i coloane se selecteaz structura tabelului prin glisarea prompter-ului pe grila afiat, selectnd liniile i coloanele. Insert, - grupul Tables, se selecteaz comanda Insert Table din butonul list Tables. n caseta de opiuni se introduc date referitoare la structura tabelului, numrului de rnduri i de coloane, limea coloanelor, modul de dispunere a coninutului n celule

particularizat, nestandard, se poate face cu instrumente de desenare a tabelului opiunea Draw Table din lista Tables. Dup selectarea opiunii se afieaz un prompter de tip creion cu care se deseneaz structura tabelului; prompterul tip creion dispare la deselectarea comenzii Draw Table. n aceste tabele nu exist un control asupra dimensiunii rndurilor i coloanelor i asupra dispunerii textului n celule. Excel Spreadship. Datele se introduc prin activarea foii de calcul (dublu click) avnd toate facilitile unui tabel Excel: introducerea i formatarea datelor, introducere de formule, funcii, formate speciale, grafice.

Quick Table (Built in) - introducerea unor tabele predefinite. Coninutul i structura pot fi personalizat dup introducere. Galeria prezentat conine formate predefinite de calendare, liste, cataloage. Pentru lucrul cu tabele, introducerea datelor, formatarea i introducerea de calcule n tabele, se afieaz dou riboane context Design i Layout sub un numele de Table Tools. Fila Layout conine butoane pentru operaii asupra structurii tabelului: inserarea i tergerea rndurilor i coloanelor, unirea i scindarea celulelor, setarea dimensiunii rndurilor i coloanelor i dispunerea textului n celule, modificarea proprietilor tabelului sau celulelor. operaii cu date: sortarea, formulelor de calcul i conversii tabel text i invers alinierea textului n celule i direcia acestuia (orizontal, vertical). Fila Design conine butoane de comand pentru schimbarea aspectului tabelului: aplicarea unui stilul predefinit sau personlizarea stilului aplicarea chenarelor i culorilor de fundal n tabele aplicarea de formate diferite pe prima linie sau prima coloan sau ultima coloan Datele introduse n celule pot fi de tip: text, numere, obiecte grafice. Mutarea cursorului de la o celul la alta se face cu click n celul, folosind tastele sgei , , , dar i prin apsarea tastei Tab. Acionarea tastei Tab atunci cnd cursorul este n ultima celul din tabel se va introduce un rnd nou sub ultimul rnd. 30

Pentru efectuarea modificrilor structurii tabelului sau elementelor acestuia trebuie mai nti ca tabelul sau elementele, (cum ar fi rnduri, coloane, grup de celule sau celula) asupra crora urmeaz s se efectuieze modificrile (sau formatarea) s fie selectate. Lista Select de pe ribonul Layout prezint comenzi pentru selectarea unei celule, a unei coloane, a rndului sau a ntregului tabel. selectare coloan prompterul deasupra coloanei i click la afiarea sgeii negre de selecie a coloanei. selectare rnd - prompterul n stnga rndului i click. selectare tabel click pe stelua afiat n stngasus, dac prompterul este n tabel selectare celul se poziioneaz prompterul pe linia din stnga celulei; se afieaz o sgeat neagr oblic i click sau dublu click n celul.

Modificarea structurii tabelelor


1) Inserarea de linii i coloane: Se poziioneaz prompterul ntr-o coloan sau un rnd adiacent poziiei unde se dorete introducerea unui rnd sau coloane. n ribonul context Table Tools Layout grupul Row&Columns, se selecteaz butonul corespunztor poziiei n care se introduce rnd/coloana: - Insert Above - inserare nainte de selecie, - Insert Below - inserare dup, - Insert Left - inserare la stnga, sau - Insert Right - insere la dreapta. Se introduc attea rnduri, respectiv coloane cte rnduri sau coloane au fost selectate naintea operaiei de Insert. Pot fi inserate doar celule prin selectarea meniului ancor Rows&Columns i selectarea opiunii pentru introducerea unei celule i modul n care se vor deplasa celulele adiacente sau introducerea unui rnd sau coloane. 2) tergerea unui rnd sau a unei coloane: click oriunde n rndul sau coloana de ters i din grupul Rows & Columns click pe butonul Delete. 3) Redimensionarea limii coloanelor sau nlimii rndurilor tabelei: se deplaseaz punctului de inserie pe chenar, se obine un prompter de tip sgeat ) i se trage (drag&drop) dreapta sau stnga pentru modificarea limii coloanei i sus sau jos pentru modificarea nlimii rndului. Tasta Alt apsat n timpul glisrii va afia n orice moment pe rigla orizontal limea coloanei sau pe rigla vertical nlimea rndului. Dac a fost selectat doar o celul, redimensionarea limii coloanei se va face pentru celula selectat, nu pentru ntreaga coloan. Detarea dimensiunilor ale rndurilor, respectiv coloanelor se face utiliznd comenzile din grupul Cell Size: - Height -nlimea rndului, - Width - limea coloanei, - Distribute Rows i Distribute Columns aloc dimensiuni egale pentru rnduri, respectiv coloane prin redistribuirea spaiului alocat tabelului. 4) Mutarea tabelului n alt locaie: click n orice celul din tabel, click pe butonul de mutare a tabelului (buton sub form de stelu, colul stnga sus) i tragere (drag) n locaia nou. O alt metod pentru mutarea tabelului: selectarea tabelului i utilizarea comenzilor Copy / Cut apoi Paste. 31

5) Unirea celulelor: se selecteaz grupul de celule pe rnd, respectiv pe coloan i click butonul Merge din grupul Merge ribonul Layout. Se va obine o celul care are coninutul celulelor unite. 6) Scindarea unei celule n mai multe celule, respectiv mai multe rnduri i/sau coloane: se selecteaz celula i click butonul Split din grupul Merge, ribonul context Layout. n fereastra Split Cells se completeaz numrul de coloane, respectiv numrul rndurilor ce vor rezulta din scindare.

Operaii cu date n tabele


1) Sortarea rndurilor Operaia de sortare va reface ordinea rndurilor din tabel n funcie de criteriul de sortare. Se poziionez punctul de inserie n tabel, click butonul Sort din grupul Data, ribonul context Layout. Sortarea se poate face dup o coloan, dou sau trei, ordinea n care se va face sortarea precum i modul ordonare cresctor sau descresctor sunt opiuni pe care utilizatorul le introduce n fereastra Sort. Dac prima linie din tabel definete numele coloanelor (tip Header, este marcat opiunea Header Row) atunci numele coloanelor vor constitui lista derulant pentru categoriile Sort by i Then by. Liniile tabelului se ordoneaz dup primul criteriu de sortare apoi dac mai multe rnduri au n coloana care constituie primul criteriu valori identice, atunci aceste rnduri se sorteaz dup al doilea criteriu definit. 2) Formule de calcul n tabele Word pentru realizarea operaiilor cu valori numerice se introduc formule utiliznd instrumentele din caseta de dialog Formula, grupul Date, ribonul Layout. Prompterul se introduce n celula n care se dorete obinerea formulei apoi click pe Formula. n fereastra afiat se introduce formula care const n semnul egal (=) urmat de numele funciei, de exemplu Sum urmat de paranteze () n care se introduce locaia celulelor care se vor folosi n calcul, Above- datele din celulele de deasupra, n aceeai coloan, Left datele din celulele de din stnga, n acelai rnd, Right datele din celulele de din dreapta, n acelai rnd. n lista Paste Function sunt funcii de tip agregat pentru calcule cu seturi de valori cum ar fi media aritmetic (AVERAGE), numrarea valorilor introduse intr-o coloan sau rnd (COUNT), valoarea maxima (MAX) sau valoarea minim (MIN). Actualizarea calculelor din formul (dac setul de date s-a modificat) se face selectnd celula ce conine formula i se apas tasta F9 sau click buton dreapta pe formul i click Update Field. 3) Conversia tabel text sau text tabel Conversia text tabel 32

Textul care se poate transforma n tabel trebuie fie pregtit pentru conversie, exist un caracter de departajare a coloanelor cum ar fi: caracterul Tab, virgula, punct i virgul sau chiar spaiu, iar sfritul rndului este marcat de Enter. 1. Se selecteaz textul i 2. Activare ribon Insert; din butonul list de comenzi Table se aplic Convert Text to Table. Conversia unui tabel n text: 1. se selecteaz tabelul i din ribonul context Table Tools - Layout grupul Data Convert to Text. 2. rezulta un text n care liniile tabelului devin pragrafe n text iar coloanele sunt marcate de caractere Tab.

Formatarea tabelelor
Aspectul unui tabel se poate controla n caseta de dialog Table Properties, care se afieaz cu clic pe butonul Properties n grupul Table de pe fila Layout. Fereastra de opiuni afiat are mai multe file pentru setarea opiunilor: Table - se specific: - limea ntregului tabel (Size) - alinierea tabelului fa de marginile stnga dreapta a paginii documentului (Alignement): stnga, centru, dreapta - modul n care se poziioneaz tabelulfa de text: cu textul n spaiile disponibile n stnga i dreapta, cu text doar n partea de sus i de jos. Butoanele Border and Shading... i Options deschid ferestre de opiuni pentru setri particularizate de chenare i culor de fundal i poziia textului din celule fa de marginile celulei. Row - specific nlimea fiecrui rnd; opiunea ca un rnd s fie dispus pe mai multepagini; specific dac un rnd cu rol de titlu de coloane, header, trebuie s se repete n partea de sus a fiecrei pagini pe care este dispus tabelul (rndul header trebuie s fie primul rnd din tabel). Column - se seteaz limea fiecrei coloane cu o dimensiune fix; limea coloanei se poate fixa i prin drag&drop cu prompterul mouse-ului poziionat ntre coloane, se trage spre dreapta sau stnga pentru dimensionare. Cell opiuni pentru limea celulei i alinierea pe vertical a textului n cadrul celulelor. Limea celulei selectate se poate seta prin schimbarea setrilor n grupul Cell Size din de pe ribonul context Layout. Opiuni de aliniere, orientarea textului n celul i poziia textului fa de marginile celulei sunt pe ribonul Layout n grupul Alignement. Butoanele au inscripia ilustrativ pentru poziia textului fa demarginile celulei att pentru alinierea textului pe vertical (marginile de sus i de jos) i pe orizontal (marginile stnga dreapta. Butonul de comand Text Direction permite poziionarea textului pe orizontal sau pe vertical, unde se specific cu direcia de jos n sus sau de sus n jos. 33

Butonul de comand Cell Margins deschide ferestra de opiuni pentru distana ntre marginile celulei i textul din celul. Marginile implicite pot fi modificate poate fi adugat spaiu ntre celule. Opiunea Automatically resize to fit contents permite redimensionarea nlimii rndului celulei pentru a fivizibil textul introdus; altfel celula pstreaz dimensiunile definite iar textul nu va fi n ntrgime vizibil. Alt Text - se introduce o descriere a tabelului; se utilizeaz atunci cnd un tabel este inclus n pagini Web i exist riscul ca un Browser s nu-l poat afia.

Capitolul 7 - Obiecte grafice n documente Word


Imagini, desene i casete de text
Inserarea unei imagini Pentru o prezentare ct mai atractiv a informaiilor ntr-un document se folosesc elementele grafice: fotografii digitale, diagrame, grafice.care s susin i s completeze informaia din text. Mod de lucru: Se poziioneaz punctul de inserie n locul n care trebuie introdus imaginea (poza) apoi click ribonul Insert, de unde se acceseaz butonul Picture n casteta de cutare se acceseaz cale de salvare a pozei i tipul din lista Files of Type (sunt permise foarte multe formate de fiiere imagini) Click pe butonul Insert dup ce s-a selectat imaginea n fereastra de cutare.

Inserarea imaginilor miniatur n document Dac nu exist imagini ilustrative personalizate pentru completarea textului, suita programelor Office pune la dispoziia utilizatorilor o galerie de imagini miniatur sau ClipArt. ClipArt sau imagini miniatur conine o galerie de ilustraii, fotografii, clipuri video i clipuri audio, prezentate n diferite stiluri i formate, avantajul folosirii acestora n documente este c sunt gratuite i disponibile fr restriciile dreptului de autor. Miniaturile sunt descrcate pe calculator odat cu instalarea suitei Office, fiind accesibile din toate aplicaiile suitei, sau pot fi descrcate de pe site-ul Web Office.com. Cutarea unui anume tip de miniatur se face secvenial sau utiliznd cuvinte cheie n galeria ClipArt de pe staia de lucru sau galeria online. Se poziioneaz punctul de inserie n locul n care trebuie introdus miniatura apoi click tab-ul Insert, de unde se acceseaz butonul ClipArt n panoul ClipArt afiat n dreapta ecranului, introducei cuvntul cheie pentru cutare n caseta Search for: i selectai din lista Results should be, tipul de miniatur: ilustraii, fotografii i click butonul Go. Opiunea Include Office.com selectat va lansa cutarea i n situl office.com. Dac nu se introduce un criteriu de cutare vor fi afiate toate miniaturile din galeria Office Dac nu se gsete imaginea potrivit, cutarea poate continua n galeria online n situl Office.com, selectnd comanda Find more at Office.com n panoul ClipArt 34

Dup ce a fost gsit imaginea potrivit se face click pe miniatura din panoul ClipArt pentru a introduce imaginea n punctul de inserie. Casete de text Caseta de text ofer utilizatorului posibilitate de a include blocuri de text fr s fie n linie cu textul documentului, poziionat acolo unde este nevoie. 1 Se tasteaz textul n document, se selecteaz i click butonul list Text Box de pe ribonul Insert, grupul Text, click Draw Text Box sau Se selecteaz mai nti comanda Draw Text Box, cu prompterul n form de cruce se deseneaz cadrul n document apoi se introduce textul n punctul de Caseta text inserie din caseta desenat. 2 Textul poate fi formatat ca orice alt text i paragraf dup selectarea casetei de text. Selectarea casetei se realizeaz cu click pe cadrul casetei; caset text este nconjurat de o bordur punctat, este pregtit pentru editarea textului. Desenarea i modificarea formelor Adugarea unui efect vizual se realizeaz n document i prin desenarea unor scheme, desene, realizate cu ajutorul formelor. Formele pot avea forma unor figuri geometrice simple, cum ar fi linii, cercuri, ptrate, sau mai complexe, cum ar fi stele, inimi, i sgei, baloane indicatoare etc. Pentru a desena o form direct de pe pagina Word: Click pe butonul Shapes din grupul Ilustrations (ribonul Insert), i click pe forma dorit din galeria formelor. Se gliseaz indicatorul (n form de cruce) peste pagin pentru a crea un desen de mrimea i forma dorit. Dup terminarea desenului forma rmne selectat pentru modificare. Selectarea ulterioar pentru modificri se face cu click pe form. Forma se selecteaz cu click pe ea i se pot opera modificri de dimensiune, form, culoare de umplere, contur, efecte ve, 3D sau perspective, ordinea afirii i poziia fa de text, adugarea textului n form etc. Formatarea imaginilor, formelor i casetelor de text Comenzile pentru formatarea imaginilor i formelor sunt poziionate pe cu tab-urile context Drawing Tools - Format pentru forme i Picture Tools Format pentru imagini. Selectarea desenelor i imaginilor click pe imagine sau form care, atunci cnd sunt selectate se adaug puncte de redimensionare (coluri i mijloacele laturilor) punct pentru rotaie i marcaje pentru modificarea formei. Copierea, mutarea, tergerea dup selectare, se vor folosi comenzile Copy/Cut i Paste pentru copierea i mutarea textului. Comenzile sunt pe ribonul Home sau se utilizeaz tastele rapide: CTRL+C / CTRL+X i CTRL+V. Redimensionarea drag&drop cu punctele marcate la selectare pentru redimensionare, se poate mri/ micora o dimensiune dac se trage marcajul de pe mijlocul laturii sau dou dimensiuni dac se trage marcajul din col;

O dimensionare precis se realizeaz n ribonul context Drawing Tools Format - Size unde se introduc dimensiunile pentru lungime i lime. Meniul ancor a acestui grup deschide fereastra i pentru alte opiuni: culori de umplere, poziia fa de text, opiuni pentru contur. 35

Taierea (crop) decuparea unei poriuni din imagine dar care poate fi ulterior readus la dimensiunea iniial: de pe ribonul contextual Picture Tools Format grupul Size - Crop.; se obin instrumente de decupare pe laturile imaginii Poziionarea obiectului fa de text i fa de alte obiecte grafice, opiunile din lista Wrap Text: n linie cu textul, nconjurat de text i poziionat n orice poziie se dorete, conform machetei. Stilurile obiectelor grafice: culoarea de umplere i efecte vizuale 3D, format i culoare de contur Alinierea i direcia textului i crearea legturilor casetelor de text sunt comenzi pe ribonul context Format - Drawing Tools

Diagrame n documente Word


De multe ori, n documentele Word, este nevoie s se completeze informaia cu cifre. Diagramele se introduc n document cnd este important s se neleag tendinele, s se identifice valorile exacte, pentru a prezenta informaiile numerice ntr-un mod vizual sugestiv. Diagramele adugate pe baza unor abloane pot fi modificte prin schimbarea aspectului sau tipului de diagram, stilul i aspectul, elemente de culoare, exact ca n diagramele Microsoft Excel 1. Din ribonul Insert grupul Illustration - click pe butonul Chart 2. Se afieaz caseta Insert Chart care are n panoul din stnga lista tipurilor de grafice disponibile iar n dreapta o previzualizare a acestor diagrame

3. Se selecteaz tipul din stnga i subtipul din panoul dreapta i OK 4. Se afieaz o fereastra Excel, n dreapta ferestrei Chart, cu o machet de tabel care trebuie modificat cu datele reale pentru crearea graficului dorit

6 5 4 3 2 1 0

Series 1 Series 2 Series 3

36

5. Dup modficarea datelor click n document sau se nchide fereastra Excel. Diagrama introdus n document poate fi ulterior modificat i editat cu butonale de pe riboanele Chart Tools: Layout, Design, Format. 6. Modul de lucru pentru modificrile asupra datelor, design-ul precum i schimbarea tipului de grafic este similar cu cel din Microsoft Excel.

Ilustraii SmartArt
Ilustraiile SmartArt sunt obiecte grafice de tip nomogram prin care se transmit informaii. Documentele de afaceri includ adesea asemenea ilustraii pentru clarificarea conceptelor, descrierea proceselor, ilustrearea relaiilor. Programul Word 2010 pune la dispoziia utilizatorilor un instrument puternic pentru introducerea nomogramelor numit SmartArt. Utiliznd abloanele se pot produce nomograme, n care se personalizeaz att textul ct i: formatul, gama de culori, dimensiunea, poziia, stilul. Tipuri de nomograme: List (Liste): liste ale informaiilor independente, cum ar fi o list de articole (itemi ) care completeaz o activitate (activitate) Process (Procese): aceste diagrame descriu vizual un set de msuri ordonate, necesare pentru a finaliza o sarcin (de exemplu paii pentru obinerea aprobrii unui proiect) Cycle (Cicluri): aceste diagrame reprezint o secven de pai circulari, sarcini sau evenimente sau relaia cu un set de pai, sarcini sau evenimente care se raporteaz la un element de baz central cum ar fi procesul de looping pentru mbuntirea continu a unui unui produs bazat pe feedback-ul clientului. Hierarchy (Ierarhia) : aceste diagrame ilustreaz structura unei organizaii sau entiti de exemplu, structura de conducere de nivel superior al unei companii Relationship (Relaia): aceste diagrame arat relaiile dintre elemente: convergena, divergena, suprapunerea, fuzionarea sau elemente de izolare-de exemplu, modul n care folosind metode similare pentru a organiza e-mail, calendar, contacte i pot mbunti productivitatea. Matrix (Matrici): aceste diagrame arat relaia ntre componentele unui ntreg, de exemplu, echipele de lucru ntr-un departament. Pyramid (Piramida): aceste diagrame ilustreaz relaiile proporionale sau interconectare, de exemplu, timpul n care ar trebui s fie realizate n mod ideal, diferite etape ale un proiect. Pictura ( Imagine) aceste diagrame se bazeaz pe imagini n loc de text pentru a crea una dintre celelalte tipuri de diagrame. 1. Se selecteaz ribonul Insert grupul Illustration click butonul SmartArt. 2. Se alege tipul de nomogram, se introduc informatiile de tip text pentru completarea ilustraiei n formele predefinite.

37

3. Se selecteaz formatul, aspectul, gama de culori din tab-urile SmartArt Tools (Design i Format) care se afieaz atunci cnd diagram este selectat. 4. Folosind butoanele din aceste riboane se pot obine diagrame personalizate, cu forme, culori, relaii care pot fi slectate cu uurin din formele predefinite.

5. Cnd ilustraia este selectat, pe chenarul din stnga este marcat butonul pentru afiarea casetei de editare a elementelor diagramei : adugare.element nou i elemente subordonate, schimbarea aspectului elementului din diagram, tergerea unui element al diagramei.

Editarea ecuaiilor
Comanda Equation din ribonul Insert permite introducerea n documentul Word a ecuaiilor matematice oricare ar fi gradul de complexitate a acestora. Funcia pune la dispoziia utilizatorilor instrumentele necesaare introducerii i modificrii ecuaiilor pe riboane contextuale care se afieaz la comanda . De exemplu, introducerea ecuaiei pentru calcularea valorii nete actualizate 1) Din ribonul Insert grupul Symbols din lista Equation Insert New Equation 2) La punctul de inserie se afieaz cadrul pentru introducerea ecuaiei i ribonul contextual Equation Tools Design 3) Click pe butonul cu semnul de introdus i acesta va aprea n cadrul ecuaiei.

Dac simbolul nu este vizibil se folosesc sgeile din partea dreapta a panoului Symbols i se deschide mapa tuturor simbolurilor matematice Basic Math. Cu butonul sgeat de pe bara de titlu a acestei casete se dechide lista categoriilor simbolurilor. Structuri de baz din matemetic cu ajutorul crora se construiesc expresiile.

38

1. n grupul Structures click pe ablonul pentru structura dorit 2. n casetele afiate se introduce textul 3. Click n afara cadrului ecuaiei pentr a ncheia introducerea ecuaiei. Modificrile ulterioare n ecuaie se opereaz prin plasarea prompterului n cadrului ecuaiei; se afizeaz ribonul contextual Equation Tools.

Capitolul 9 mbinarea documentelor pentru coresponden


Noiunea de mbinare pentru coresponden
Corespondena de afaceri dar i alte tipuri de comunicaii ale organizaiilor cu clienii sau membrii unui grup, se realizeaz prin intermediul scrisorilor, buletinelor informative, materiale de promovare care sunt trimise tuturor membrilor unei liste de coresponden. Astfel de documente de coresponden sunt pregtite pentru pota tradiional (adres potal de coresponden) sau pentru mesaje electronice (adresa de e-mail). Cel mai simplu mod de a genera un set de documente care sunt identice, cu excepia unor anumite informaii personalizate cum ar fi numele, adresa, formula de adresare sau alte informaii specifice scrisorilor de afaceri este utilizarea expertului de mbinare a documentelor pentru coresponden. Dac exist o list de poteniali destinatari, stocat ntr-un anumit format, se poate folosi procesul de mail merge pentru a produce cu uuriin un set de documente personalizate sau chiar etichete pentru plicuri. Microsoft Word pune la dispoziia utilizatorulor expertul de mbinare pentru coresponden care ghideaz utilizatorul n procesul de realizare a acestor documente de format coresponden. Se definete sursa datelor, n care se pot aduga i alte nregistrri, se sorteaz i se filtreaz. Apoi, n documentul format coresponden se adaug cmpurile de tip adres, nume destinatar, form de adresare sau alte cmpuri specifice unui gen de coresponden. Se verific i se previzualizeaz apoi documentele rezultate sunt expediate. Procesul mail merge combin informaiile statice stocate ntr-un singur document (documentul principal, scrisoarea) cu informaii variabile, stocate n documentul surs a datelor, dup cum urmeaz: Documentul principal conine textul static ce va aprea n toate documentele rezultate din fuzionare. Desemenea, conine substituenii, aa numitele cmpuri de mbinare (merged field) care specific unde anume vor fi inserate informaiile variabile. Sursa datelor un document structurat, cum ar fi un tabel Word, tabel Excel, table sau interogare din baza de date Access sau alt baz de date, lista de contacte din Outlook. Acesta conine seturile de informaii, nregistrrile (records) ntr-un format impus. Se poate utiliza o surs de date existent sau se creeaz una nou, chiar n procesul de mbinare pentru coresponden.

Etapele procedurii de mbinare


Etapele procesului de mbinare, indiferent de tipul de documentului rezultat: (1) setarea documentului principal care poate fi scrisoare, mesaj e-mail, plicuri, etichete, cataloage; tipul de document va determina paii care se petrec ulterior. (2) conectarea documentului la o surs de date, (3) selectarea i filtrarea elementelor din list propuse pentru pentru mbinare, (4) adugarea cmpurilor de mbinare n documentul principal, (5) examinarea mbinrii i finalizarea procesului de fuziune. 39

n combinarea pentru coresponden se folosesc butoanele de comand de pe ribonul Mailings sau expertul de mbinare de Mail Merge, activat de Step by Step Mail Merge Wizard din lista Start Mail Merge (Word 2003) Se acceseaz tab-ul (meniul) Mailings (Corespondene) i corespondenei se va realiza utiliznd aceste patru grupuri: mbinarea

1. Start Mail Merge (Pornire mbinare coresponden) - Acesta este punctul de nceput n care putei s alegei un tip de document i apoi s selectai, s creai sau s editai lista de destinatari. 2. Write& Insert Fields (Scriere i inserare cmpuri) Aici avei posibilitatea s inserai cmpuri, s utilizai reguli i caracteristici speciale. 3. Preview Results (Examinare) Aici avei posibilitatea de a vedea documentele individuale mbinate nainte de a termina mbinarea. 4. Finish (Finalizare) Aici vei finaliza mbinarea i vei combina documentele individuale ntr-un document cuprinztor, sau printeaza-le sau trimite-le electronic. Pentru a ncepe o mbinare de coresponden, facei clic pe meniul Mailings (Corespondene) i se apas butonul Start Mail Merge (Pornire mbinare coresponden). Apoi din lista derulant alegei tipul de document pe care dorii s le utilizai n mbinarea de coresponden.

S presupunem c am ales Letters (Scrisori). Urmtorul pas va fi sa selectm sursa de date care va conine datele ce vor fi inserate n document (Select Recipients).

Dac nu este creat nicio surs de date se alege Type New List (Tastarea unei noi liste). Alegerea acestei opiuni va deschide fereastra n care vei alege structura datelor i vei introduce datele ce vor fi mbinate:

40

Dac dorii s modificai structura implicit a listei apsai butonul Customize Columns (Particularizare coloane) ce va duce la deschiderea ferestrei de dialog: Adugarea unui cmp tergerea unui cmp Redenumirea unui cmp

Schimbarea ordinii cmpurilor

Dup stabilirea structurii tabelului i a denumirii cmpurilor va trebui s introducei datele n tabel.

Adugarea unui rnd nou

tergerea unui rnd Dup ce ai finalizat de introdus toate datele apsai butonul OK. Se va deschide o fereastr n care va trebui s precizai numele sursei de date i locaia n care va fi salvat.

41

n cazul n care sursa de date exist deja se va alege din Select Recipients - Use Existing List (utilizarea unei liste existente). Alegerea acestei opiuni va deschide o fereastr n care vei localiza sursa de date.

Dup localizare se apas pe butonul Open (Deschide) i fereastr n care va fi prezentat coninutul sursei de date:

Word va derchide o

Aceeai fereastr se dechide i la apsarea butonului Edit Recipient List (Editare List Destinatari) unde putem s verificm sau sa modificm coninutul listei. n documentul principal se plaseaz punctul de inserie n locul n care se va completa informaia din fiecare nregistrare din cmpul al crui nume se introduce din lista numelor cmpurilor. Comanda Insert Merge Field din grupul Write /Insert Field (ribonul Mailing) afieaz lista coloanelor tabelului (numele cmpurilor). Numele cmpurilor introduse sunt marcate (evideniate) dac opiunea Highlight Merge Fields este activat. Previzualizarea scrisorii nainte de a fi tiprit sau expediat prin e-mail (dac documentul este de tip e-mail) se realizeaz cu Preview Result. 42

Pentru finalizarea mbinrii se face click pe Finish & Merge: (1) Edit individual Documents: editarea scrisorilor individuale, cte una pentru fiecare nregistrarea (rnd) din tabel, ntr-un document nou numit generic Letters . (2) Print Documents: fuziunea sau mbinarea pentru tiprire; pot fi imprimante scrisori pentru toate nregistrrile selectate n faza Edit Recipient List sau pentru o parte din acestea, completnd intervalul nregistrri (FromTo ).

(3) Completarea mbinrii pentru mesaje electronice se va face prin selectarea comenzii Send E-mail Messages din lista butonului Finish&Merge din ribonul Mailings. Dac tipul documentului pentru fuziune este e-mail atunci lista surs a datelor va conine o coloan cu adresa valid e-mail. n fereastra Merge to E-mail se completeaza: To: numele coloanei care conine adresele de email din lista pentru fuziune iar Subject line: titlul mesajelor trimise prin imbinare Mail format: HTML sau Attachment sau Plain Text Select Records: Selectarea adreselor de e-mail pentru trimiterea mesajului se face utiliznd cele 3 opiuni: All- toate adresele, Current record: adresa pentru nregistrarea selectat n acel moment sau interval definit de From:To . Pentru expedierea mesajelor se folosete programul de pot electronic Microsoft Outlook ce trebuie s fie configurat pentru o adres de mail expeditor iar mesajele vor avea ca expeditor adresa de e-mail configurat n programul Microsoft Outlook. Mesajele trimise se vor regsi n folderul Sent a programului Outlook. La deschiderea unui document principal dintr-o mbinare pentru coresponden va fi afiat un mesaj de restabilire a legturii cu documentul surs de date; se rspunde Yes pentru restabilire i No dac se folosete o alt surs de date.

43