Herramientas Las 5 Ss

Las 5'S son herramientas de mejora que se centran en la eliminacin de prdidas. Una prdida es una ganancia potencial, as que la filosofa de las 5'S se centra en el trabajo efectivo, lo simplifica y reduce las prdidas al mismo tiempo que mejora la calidad y la seguridad. Las 5'S son iniciales de cinco palabras japonesas: 1. Seiri: Ordenar. 2. Seiton: Arreglos sistemticos. 3. Seiso: Limpio y rpido. 4. Seiketsu: Normalizacin. 5. Shitsuke: Auto disciplina. 1. Seiri. Mantener slo lo necesario en el rea de trabajo, guardar en un rea de almacenaje distinta los elementos menos utilizados, desechar los no necesarios. El Seiri lucha contra el hbito de guardar bienes porque pueden ser necesarios algn da. Ayuda a mantener el rea de trabajo limpia y ordenada. Tambin es una excelente manera de ganar terreno til y eliminar herramientas viejas o estropeadas. 2. Seiton. Arreglos sistemticos para una bsqueda ms efectiva. Ejemplos tpicos de Seiton son el panel de herramientas, o pintar el suelo de manera que se pueda apreciar la suciedad, delimitar reas de trabajo..., etc. El Seiton tambin es una herramienta muy efectiva en conjuncin con otra tcnicas de mejora como el SMED (Single Minute Exchange of Die) o el TQM (Total Productive Maintenance). 3. Seiso. Despus de que la primera limpieza sea llevada a cabo es necesario hacer una limpieza diaria para mantener una mejora continua. La limpieza tambin es til para notar daos en los mquinas, como desajustes, goteras o desalineaciones. Estos pequeos fallos si se dejan sin atender puedan desembocar en fallos ms grandes que afecten a toda la produccin. Al igual que en el caso anterior el Seiso es una pieza importante en el TQM. 4. Seiketsu. Una vez que se han desarrollado las tres primeras S debera convertirse en una norma mantener estas buenas prcticas en el rea de trabajo. Si esto no se cumple la situacin se deteriorar hasta volver a los viejos hbitos. Se debe tener unas normas fciles de seguir y de desarrollar y permitir a los empleados participar en su desarrollo. 5. Shitsuke. Finalmente, para mantener las 4 S vivas es necesario hacer una formacin continua entre todo el

personal. Para ello se debe desarrollar un sistema formal, con un seguimiento y una comprobacin de resultados.

EL MOVIMIENTO DE LAS 5'S

Las 5'S, Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke, conceptos de origen japons que hacen parte integral de los procesos de mejoramiento continuo

El concepto de las 5'S no debera resultar nada nuevo para ninguna empresa, pero desafortunadamente s lo es. El movimiento de las 5'S es una concepcin ligada a la orientacin hacia la calidad total que se origin en el Japn bajo la orientacin de W.E. Deming hace ms de cuarenta aos y que est incluida dentro de lo que se conoce como mejoramiento continuo o gemba kaizen. Este concepto se refiere a la creacin y mantenimiento de reas de trabajo ms limpias, ms organizadas y ms seguras, es decir, se trata de imprimirle mayor "calidad de vida" al trabajo Las 5'S provienen de trminos japoneses que diariamente ponemos en prctica en nuestras vidas cotidianas y no son parte exclusiva de una "cultura japonesa" ajena a nosotros, es ms, todos los seres humanos, o casi todos, tenemos tendencia a practicar o hemos practicado las 5'S, aunque no nos demos cuenta. Las 5'S son: Seiri: clasificar, organizar, arreglar apropiadamente Seiton: orden Seiso: limpieza Seiketsu: limpieza estandarizada Shitsuke: disciplina La poca aplicacin de estos conceptos, principalmente en empresas manufactureras y de produccin en general, en las que pocas veces (ms bien nunca) se recibe al cliente final en sus instalaciones, es generalizada, lo cual no deja de ser preocupante, no solo en trminos del desempeo empresarial sino humanos, ya que resulta degradante, para cualquier trabajador, desempear su labor bajo condiciones insanas. Este hecho hace pensar que bajo estos entornos ser difcil alcanzar niveles de productividad y eficiencia elevados, lo que pone de presente la necesidad de aplicar consistentemente las 5'S en nuestra rutina diaria, ya sea como trabajadores o como estudiantes, siempre ser mejor desarrollar nuestras actividades en ambientes seguros y motivantes.
Objetivo 5'S El objetivo central de las 5'S es lograr el funcionamiento ms eficiente y uniforme de las personas en los centros de trabajo

DEFINICIN DE LAS 5'S 1. SEIRI - DESECHAR LO QUE NO SE NECESITA Seiri o clasificar consiste en retirar del rea o estacin de trabajo todos aquellos elementos que no son necesarios para realizar la labor, ya sea en reas de produccin o en reas administrativas. Dentro de esta organizacin se deben cambiar los cuartos de San Alejo por

archivos o bodegas que solo almacenen elementos de manera clasificada y se deben eliminar las obsolescencias. No hay que pensar en que este o aquel elemento podra ser til en otro trabajo o si se presenta una situacin muy especial, los expertos recomiendan que ante estas dudas hay que desechar dichos elementos. 2. SEITON - UN LUGAR PARA CADA COSA Y CADA COSA EN SU LUGAR Seiton u orden significa ms que apariencia. El orden empresarial dentro del concepto de las 5'S se podra definir como: la organizacin de los elementos necesarios de modo que resulten de fcil uso y acceso, los cuales debern estar, cada uno, etiquetados para que se encuentren, retiren y devuelvan a su posicin, fcilmente por los empleados. El orden se aplica posterior a la clasificacin y organizacin, si se clasifica y no se ordena difcilmente se vern resultados. Se deben usar reglas sencillas como: lo que ms se usa debe estar ms cerca, lo ms pesado abajo lo liviano arriba, etc. 3. SEISO - LIMPIAR EL SITIO DE TRABAJO Y LOS EQUIPOS Y PREVENIR LA SUCIEDAD Y EL DESORDEN Seiso o limpieza incluye, adems de la actividad de limpiar las reas de trabajo y los equipos, el diseo de aplicaciones que permitan evitar o al menos disminuir la suciedad y hacer ms seguros los ambientes de trabajo. Slo a travs de la limpieza se pueden identificar algunas fallas, por ejemplo, si todo est limpio y sin olores extraos es ms probable que se detecte tempranamente un principio de incendio por el olor a humo o un malfuncionamiento de un equipo por una fuga de fluidos, etc. As mismo, la demarcacin de reas restringidas, de peligro, de evacuacin y de acceso generan mayor seguridad y sensacin de seguridad entre los empleados. 4. SEIKETSU - PRESERVAR ALTOS NIVELES DE ORGANIZACIN, ORDEN Y LIMPIEZA El Seiketsu o limpieza estandarizada pretende mantener el estado de limpieza y organizacin alcanzado con la aplicacin de las primeras tres S, el seiketsu solo se obtiene cuando se trabajan continuamente los tres principios anteriores. En esta etapa o fase de aplicacin (que debe ser permanente), son los trabajadores quienes adelantan programas y disean mecanismos que les permitan beneficiarse a s mismos. Para generar esta cultura se pueden utilizar diferentes herramientas, una de ellas es la localizacin de fotografas del sitio de trabajo en condiciones ptimas para que pueda ser visto por todos los empleados y as recordarles que ese es el estado en el que debera permanecer, otra es el desarrollo de unas normas en las cuales se especifique lo que debe hacer cada empleado con respecto a su rea de trabajo. 5. SHITSUKE - CREAR HBITOS BASADOS EN LAS 4'S ANTERIORES Shitsuke o disciplina significa evitar que se rompan los procedimientos ya establecidos. Solo si se implanta la disciplina y el cumplimiento de las normas y procedimientos ya adoptados se podr disfrutar de los beneficios que ellos brindan. El shitsuke es el canal entre las 5'S y el mejoramiento continuo. Shitsuke implica control peridico, visitas sorpresa, autocontrol de los empleados, respeto por s mismo y por los dems y mejor calidad de vida laboral.
Un rea de trabajo desorganizada y sucia genera prdidas de eficiencia y disminuye la motivacin

POR QU NO SE APLICAN LAS 5'S? Hay una serie de preceptos que acompaan la no aplicacin de las 5's en las empresas, dentro de ellos se tienen: La maquinaria no puede parar. La presin por cumplir con cronogramas y tiempos de entrega hace que no se tomen las precauciones necesarias en el mantenimiento de la maquinaria La limpieza es una prdida de tiempo y recursos. Algunos empleadores creen que el hecho de que los propios empleados mantengan aseada y segura su rea de trabajo representa una prdida de tiempo y por lo tanto de recursos "yo les pago para que trabajen no para que limpien" o de parte de los empleados "me contrataron para trabajar no para limpiar" La costumbre. Cuando las personas y la empresa se acostumbran a adelantar sus tareas en medio de ambientes no slo sucios y desordenados sino inseguros, creen

que no hay necesidad de aplicar las 5'S "para qu si llevamos ms de cinco aos trabajando as y mrenos no nos ha pasado nada" QU BENEFICIOS GENERA LA APLICACIN DE LAS 5'S La implementacin de una estrategia de 5'S es importante en diferentes reas, por ejemplo, permite eliminar despilfarros y por otro lado permite mejorar las condiciones de seguridad industrial, beneficiando as a la empresa y sus empleados. Algunos de los beneficios que genera la estrategias de las 5'S son: Mayores niveles de seguridad que redundan en una mayor motivacin de los empleados Reduccin en las prdidas y mermas por producciones con defectos Mayor calidad Tiempos de respuesta ms cortos Aumenta la vida til de los equipos Genera cultura organizacional Acerca a la compaa a la implantacin de modelos de calidad total y aseguramiento de la calidad
Una empresa que aplique las 5'S *Produce con menos defectos, *Cumple mejor los plazos, *Es ms segura, *Es ms productiva, *Realiza mejor las labores de mantenimiento, *Es ms motivante para el trabajador, *Aumenta sus niveles de crecimiento....

Las 5'S son un buen comienzo hacia la calidad total y no le hacen mal a nadie, est en cada uno aplicarlas y empezar a ver sus beneficios.

Un mtodo para ser productivos: las 5 ESES- Por el Lic. Edgardo Denegri Este mtodo de orden y limpieza, les ha dado a los japoneses grandes resultados en empresas de todo tipo. Creado por el profesor universitario Japons Motomu Baba, se ha transformado en Japn y en otros pases del mundo en algo ms que un mtodo para mejorar los hbitos de trabajo, se ha transformado en un modo de vivir, pretendiendo lograr un ambiente de vida mas agradable apostando continuamente al mejoramiento personal y grupal. Por cierto, los que han tenido el placer de visitar empresas japonesas, o de ver algn que otro documental sobre ellas, pueden apreciar que todo funciona a la perfeccin, como un reloj, todo sincronizado. Cual es el secreto de este funcionamiento? , el tener arraigado un mtodo , que les permita utilizar al mximo y sin desperdicio el tiempo disponible. Ese mtodo es el de las 5 ESES. Su nombre se debe a que son cinco reglas que en japons comienzan con la letra "S", ellas son: 1-Seiri: Separar 2-Seiton: Ordenar 3-Seisou: Limpiar 4-Siketsu: Mantener 5-Shitsuke: Capacitar Al or esto, muchas veces sentimos una gran decepcin. Nos cuesta creer que la manera de ser mas eficientes y productivos pueda estar detrs de un simple mtodo de orden y limpieza; y eso tal vez se debe a que en realidad no estamos concientes de las serias complicaciones y altos costos que trae aparejado el desorden. Veamos algunos ejemplos:

Supongamos que un operario, al cual le ha asignado una tarea determinada en un taller, dentro de una empresa, deba utilizar una herramienta para realizar esa tarea (por Ej. martillo, tenaza, llave fija, etc) y que para obtener esa herramienta deba buscarla por un tiempo de 15 minutos . Esto implica que la empresa PIERDE 15 minutos del tiempo productivo diario de ese empleado a causa del desorden. Ahora, si en la empresa trabajan 20 empleados, y 1 empleado es victima del desorden, entonces no hay razn para no pensar que los otros 19 tambin lo son , por lo tanto haciendo un simple clculo, el tiempo improductivo total pasa de 15 minutos a 300 minutos, o sea 5 horas diarias. Cunto le cuesta a la empresa en un mes, o en un ao?. El problema se empieza a agravar. No solo ocurre en esto en un taller, tambin sucede en las oficinas, donde a menudo encontrar tal o cual contrato, factura o simplemente una tijera se transforma en una "bsqueda alocada" . No !!. Miremos tambin a nuestro alrededor, sobre nuestros escritorios, en los cajones de este, en los estantes, armarios; es muy probable que encontremos elementos que no usamos ocupando espacio innecesario y lo que debemos usar o necesitamos no aparece por ningn lado. Que solucin adoptamos: compramos otro escritorio, otro armario, etc., porque el problema pareciera ser la falta de espacio. A Ud., No le sucede tambin?. Estos problemas que ocurren a menudo, traen como consecuencia mayores costos, mayores gastos, menos posibilidad de competir, menores ventas por costos altos en los productos que elaboramos, etc, etc,. en definitiva el inicio del fin. Qu hacemos para mejorar y solucionar todos estos problemas? Lo mismo que hicieron empresas que se encontraron con los mismos problemas, aplicar el mtodo de las 5 ESES. Tratemos de descubrirlo, analizando cada una de ellas: 1-Seiri: Separar. Consiste en separar lo necesario de lo innecesario, para luego deshacerse de lo innecesario, o sea libere el espacio. La pregunta a veces es Qu hago con lo innecesario?, trelo, vndalo, recclelo pero no lo guarde "Por si acaso". Los lugares tiles estn ocupados por muchos "por si acaso", que difcilmente sean usados nuevamente. 2- Seiton: Ordenar. Una vez que eliminamos lo innecesario y que nos quedamos con solo lo necesario, ordenamos, asignando "Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar". No es cmodo apilar, por ejemplo cajas, carpetas, etc. ,y as cuando necesitamos la de abajo (que siempre ocurre) debemos mover toda la pila. Que cada elemento tenga su lugar, y si ese elemento no est, entonces el lugar que ocupa estar vaco y no ocupado por otro elemento u objeto. 3-Seisou: Limpiar. Primero separamos, luego ordenamos y por ltimo limpiamos; el piso, las mquinas, la oficina, el puesto de trabajo, etc. Otro agregado que corresponde a esta regla es "Identificar", pongmosle nombres a los elementos u objetos, por ejemplo un cartel en una caja identificando lo que esta contiene en su interior nos facilitar enormemente la tarea a la hora de una bsqueda; lo mismo que un armario o carpeta. 4-Siketsu: Mantener. Significa no desordenar, seguir con el alto nivel de orden y limpieza que se ha alcanzado, independientemente de la cantidad de tareas que se deban realizar. 5-Shitsuke: Capacitar. Esto lo debo hacer con todo el personal involucrado, el objetivo es que cada uno siga estas reglas autnomamente, por propio convencimiento y con iniciativa. Que beneficios importantes podemos obtener al aplicar las 5 S * Se aumenta la eficiencia en el trabajo, es mejor utilizado el tiempo disponible y se disminuyen o eliminan los obstculos. * Se detectan ms fcil y rpido los problemas porque el desorden no los oculta. * Se mejora la imagen de la empresa ante nuestros clientes y aumenta el orgullo de los empleados por mostrarla * Fomenta el trabajo en equipo al lograr una mayor motivacin y mejoramiento de las relaciones entre jefes, supervisores y empleados. * Es el escaln inicial hacia la Calidad Total, Hoy da, en Japn y en otras partes el mundo ya se comienza a hablar de 9 eses, siendo las restantes : 6-Shikari: Perseverar 7-Shitsukoku: Comprometer 8-Seishoo: Coordinar 9-Seido: Estandarizar

pero esto lo analizaremos en otra oportunidad Por ltimo, quiero cerrar esta nota, citando unas palabras del Dr. Masaaki Imai en su visita a nuestra ciudad el 16 de Diciembre del ao 1.999, con motivo de realizarse el Primer Foro Regional de la Calidad. Dijo lo siguiente: - "Cualquier empresa que no sea capaz de implementar algo tan sencillo como el mtodo de las 5 eses, muy lejos puede estar de pretender alcanzar metas superiores". Es por ello, que decimos que el mtodo de las 5 eses es el escaln inicial en el camino hacia la Calidad Total, y que la filosofa a aplicar en todo proyecto de crecimiento deber estar basada en tres pilares fundamentales: Las cosas, Las personas y La empresa. Lic. Edgardo Denegri.