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Crystal Decisions, Inc. 895 Emerson St. Palo Alto California, EE.UU. 94301
Copyright 2002 Crystal Decisions, Inc., 895 Emerson St., Palo Alto, California, EE.UU. 94301. Todos los derechos reservados. Edicin 1. Ninguna parte de esta documentacin puede almacenarse en un sistema de recuperacin ni transmitirse o reproducirse de ninguna manera, excepto en lo establecido en los trminos del convenio de licencia de software aplicable. Esta documentacin contiene informacin propiedad de Crystal Decisions, Inc. o sus proveedores. Informacin sobre marcas comerciales 2002 Crystal Decisions, Crystal Reports, Crystal Enterprise, Crystal Analysis, Crystal Services, Crystal Care, Crystal Assist, Crystal Applications, Info y Holos son marcas comerciales o marcas registradas de Crystal Decisions, Inc. en EE.UU. y en otros pases. Todas las dems marcas comerciales o marcas registradas a las que se hace referencia son propiedad de sus respectivos propietarios.
Contenido
Captulo 1: Bienvenidos a Crystal Reports
Acerca de Crystal Reports ................................................................. 2 Acerca de este manual ...................................................................... 2
Contenido por captulo ......................................................................................... 3 Ayuda en lnea ...................................................................................................... 6
Registro del producto ........................................................................ 7 Soporte tcnico de Crystal Care ........................................................ 7 Formacin sobre Crystal ................................................................... 8 Consultora sobre Crystal .................................................................. 8 Convenciones de documentacin ..................................................... 8
ii
Configurar un repositorio nuevo ..................................................... 89 Acceso a de ejemplo Crystal Repository ........................................ 90 Agregar carpetas al repositorio ....................................................... 91 Agregar elementos al repositorio .................................................... 91
Agregar un objeto de texto o una imagen de mapa de bits .................................. 91 Agregar una funcin personalizada .................................................................... 92 Agregar un comando .......................................................................................... 93
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Modificar objetos del repositorio .................................................... 95 Actualizar objetos conectados al repositorio en informes ............... 96 Eliminar elementos del repositorio .................................................. 96 Utilizar la funcin Deshacer en el repositorio ................................ 97
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Procesamiento de la seleccin de registros en el servidor de la base de datos ............................................................................. 129 Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros ................................................................................... 129
Correccin de selecciones que no generan datos .............................................. 131
Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa ................ 146 Agrupar datos jerrquicamente .......................................................................... 147 Edicin de grupos .............................................................................................. 149
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Eliminacin de una seccin .............................................................................. 175 Cmo mover una seccin .................................................................................. 175 Combinacin de dos secciones relacionadas ..................................................... 176
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Ocultar objetos de informes .............................................................................. 200 Ubicacin de objetos base-texto ....................................................................... 201 Ubicacin de objetos basados en texto multilineales ......................................... 204 Importacin de objetos basados en texto desde un archivo ............................... 205 Espaciado entre objetos basados en texto .......................................................... 205 Representacin de campos de desbordamiento ................................................. 211 Seleccin de varios objetos ............................................................................... 212 Ubicacin en modo libre .................................................................................. 212 Ubicacin vertical ............................................................................................. 214 Fuentes TrueType .............................................................................................. 216 Mrgenes de pgina .......................................................................................... 217 Impresora predeterminada ................................................................................. 218 Controladores de impresoras ............................................................................. 219
Propiedades de formato ................................................................ 220 Trabajo con formato absoluto ....................................................... 220
Agregar bordes, color y sombreado a un campo ................................................ 220 Crear un informe o un objeto de slo lectura .................................................... 221 Bloquear el tamao y la posicin de un objeto .................................................. 221 Cambiar los formatos predeterminados de campo ............................................. 222 Agregar y editar lneas ...................................................................................... 224 Agregar y editar cuadros .................................................................................... 224 Adicin de formas a un informe ........................................................................ 225 Uso de formatos de contabilidad convencionales .............................................. 226 Uso del espacio en blanco entre filas ................................................................ 227
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Tipos de mapas ................................................................................................. 259 Dnde ubicar un mapa ..................................................................................... 262 Profundizacin con mapas ................................................................................ 262
Cmo insertar objetos OLE en su informe ..................................... 277 Cmo se representan los objetos OLE en un informe .................... 279
x Manual del usuario de Crystal Reports
Trabajo con Objetos OLE estticos ............................................... 280 Objetos objetos incrustados en relacin con vinculados ............... 281
Objetos incrustados .......................................................................................... 281 Objetos vinculados ........................................................................................... 282
Creacin de un informe de tabla cruzada ..................................... 292 Trabajo con tablas cruzadas .......................................................... 296
Mostrar valores como porcentajes ..................................................................... 297 Abreviar campos resumidos grandes ................................................................ 297 Personalizar etiquetas de fila y de columna ....................................................... 298 Utilizacin de totales acumulados en tablas cruzadas ....................................... 299 Impresin de tablas cruzadas que se distribuyen en mltiples pginas .............. 300
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Actualizacin de un informe OLAP ............................................... 311 Dar formato a datos en una cuadrcula OLAP .............................. 313
Cambiar el color de fondo de una dimensin .................................................... 314 Crear un alias para una dimensin .................................................................... 314 Dar formato a lneas de cuadrcula .................................................................... 314 Etiquetas de las dimensiones ............................................................................. 315
Cmo cambiar la visualizacin de datos OLAP ............................. 315 Ordenar y filtrar datos de cuadrcula OLAP ................................. 316
Ordenar datos en una cuadrcula OLAP ............................................................ 317 Filtrar datos en una cuadrcula OLAP ................................................................ 319
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Uso del Asistente de Crystal Report para crear un informe en Excel ................. 353
xiv
Cmo vincular un subinforme a los datos del informe principal ... 404
Vinculacin de un subinforme al informe principal sin modificar la frmula de seleccin ..................................................................................... 405
xv
Cmo mostrar diferentes vistas de los mismos datos en un informe ............................................................................... 410
Compatibilidad con Unicode en Crystal Reports .......................... 451 Para obtener informacin adicional .............................................. 452
Bienvenidos! Este captulo presenta Crystal Reports, el estndar mundial para elaboracin de informes de escritorio y en el Web, y proporciona informacin general sobre el contenido de este Manual del usuario.
Captulo 8: Seleccin de registros Este captulo muestra cmo filtrar los registros que desea incluir en un informe. Por ejemplo, al usar las herramientas de seleccin de registros, es posible limitar los registros que aparecern para un grupo especfico de clientes, un rango especfico de nmeros de cuenta o un rango de fecha particular. Captulo 9: Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin Ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en informacin til en un informe. Este captulo es una introduccin a los conceptos de ordenar, agrupar y totalizar. Captulo 10: Totales acumulados Los totales acumulados son una manera flexible y poderosa de crear resmenes especializados y totales que se incrementan continuamente. En este captulo se muestra cmo agregar a su informe un total acumulado bsico y un total acumulado dentro de un grupo. Tambin aprender cmo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando frmulas. Captulo 11: Informes de seccin mltiple Este captulo presenta los diversos tipos de informes especializados que se pueden crear usando las capacidades de elaboracin de informes de varias secciones de Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los valores individuales en forma diferente segn los conjuntos de criterios establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creacin de cartas modelo. Captulo 12: Formato Dar formato se refiere a cambios en la organizacin, presentacin y diseo de un informe, as como tambin la apariencia de texto, objetos o secciones completas de informes. Este captulo detalla mtodos que se pueden usar para enfatizar la atencin sobre los datos, cambiar la presentacin de las fechas, nmeros y otros valores, ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe. Captulo 13: Elaboracin de grficos Crystal Reports permite presentar datos resumidos en grficos de colores fciles de leer. Este captulo demuestra cmo crear grficos y cmo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan ms significado y sean ms fciles de entender. Puede elegir de un nmero de tipos y organizaciones de grficos, as como tambin a profundizar para ver los detalles tras los resmenes grficos y dar formato a objetos de grficos.
Captulo 14: Elaboracin de mapas Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geogrficos. Este captulo explica cmo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean ms significativos y fciles de interpretar. Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundizacin para visualizar aquellos detalles tras los resmenes grficos. Captulo 15: OLE Este captulo explica cmo se puede usar la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) para editar grficos u otros objetos desde su informe en vez de abrir una aplicacin adicional. Captulo 16: Objetos de tablas cruzadas Un objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos direcciones. Este captulo le ofrece informacin acerca de cmo puede usar objetos de tabla cruzada en su informe. Captulo 17: Creacin y actualizacin de informes OLAP Este captulo describe cmo se crean informes OLAP, cmo se actualizan cuando la ubicacin de los datos vara y cmo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrcula OLAP. Captulo 18: Impresin, vista y exportacin Este captulo proporciona informacin sobre cmo se distribuyen los informes finalizados mediante el uso de una gran variedad de mtodos (impresin, envo por fax, exportacin).Tambin incluye informacin acerca de las partes del informe y sobre cmo se configuran hipervnculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes. Por ltimo, finaliza con informacin relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe. Captulo 19: Alertas de informe Este captulo le proporciona informacin acerca de cmo crear y utilizar alertas en los informes Crystal. Captulo 20: Creacin de informes desde Excel y Access En este captulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft Access. Explica cmo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report. Captulo 21: Uso de las frmulas En este captulo se explican los conceptos bsicos de las frmulas y se presenta el Taller de frmulas para poder empezar a crear frmulas.
Captulo 22: Campos de parmetro Este captulo explica qu son los parmetros de campo y cmo se pueden aplicar para crear un informe que se puede usar para acceder a tipos de datos diferentes dependiendo de las necesidades del usuario. Captulo 23: Subinformes Un subinforme es un informe incluido en otro. Con los subinformes, puede combinar informes no relacionados en uno solo. Puede coordinar datos que de otra forma no se podran vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en un solo informe. Este captulo le muestra cmo crear y usar subinformes. Captulo 24: Manipulacin de bases de datos Este captulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para comprender el diseo y uso de las bases de datos. Despus de describir las bases de datos relacionales (incluidas las de los orgenes de datos ODBC), la indizacin y la vinculacin de tablas, el captulo introduce los conceptos de procesamiento del lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor) y de asignacin de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de datos y de informe tras la introduccin de cambios en una base de datos). Apndice A: Modelo de procesamiento de informes Este anexo proporciona informacin detallada acerca del modelo de procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden y se manipulan los datos durante la elaboracin de un informe. Glosario Este manual cuenta con un amplio glosario que explica los conceptos bsicos de elaboracin de informes y de bases de datos, as como tambin trminos especficos del programa.
Ayuda en lnea
La Ayuda en lnea de Crystal Reports incluye todos los temas del manual del usuario. Tambin contiene material de referencia adicional que incluye desde informacin especfica de la funcin de un botn hasta informacin general acerca de cmo crear una frmula de informe segn una situacin comercial de muestra.
Informes de muestra
Muchos temas de la ayuda en lnea de Crystal Reports incluyen una lista de informes de muestra relacionados. Use estos informes para ilustrar conceptos descritos en el tema. Estos informes se pueden adaptar a sus necesidades. Los informes de muestra estn ubicados en el directorio Crystal Reports en \Samples\Es\Reports.
Imprima el formulario de registro del producto y envelo por fax al nmero de fax de la oficina ms cercana. Crystal Decisions le enviar a su vez otro fax con un nmero de registro que podr especificar en el producto la prxima vez que lo utilice. Nmeros de fax para registrarse EE.UU./Canad +1 (604) 681-5147 Reino Unido +44 (0) 20 8231 0601 Australia +6 2 9955 7682 Alemania +49 (0) 69 9509 6182 Hong Kong +852 2893 2727 Singapur +65 777 8786 El registro es necesario para obtener acceso a los servicios de soporte tcnico, tanto telefnico como en lnea. Adems, el registro del producto es la nica garanta de que estar al da en lo que respecta a las mejoras y actualizaciones del producto.
Pngase en contacto con su oficina local. Si desea obtener ms detalles, visite el sitio:
http://www.crystaldecisions.com/contact/offices.asp
O pngase en contacto con su oficina local. Para obtener ms detalles, visite el sitio:
http://www.crystaldecisions.com/offices/
O pngase en contacto con su oficina local. Para obtener ms detalles, visite el sitio:
http://www.crystaldecisions.com/offices/
Convenciones de documentacin
Este manual usa las siguientes convenciones: Comandos y botones Para reconocerlas ms fcilmente en los procedimientos, las funciones de la interfaz de usuario se muestran en negrita. Por ejemplo: En el men Archivo, haga clic en Nuevo. Accesos directos de teclado Suprimir significa tanto la tecla Retroceso como la tecla Supr del teclado numrico. Entrar significa la tecla Intro, Entrar o CR, dependiendo de la tecla que aparezca en el teclado. Combinaciones de teclas CTRL+TECLA, MAYS+TECLA y ALT+TECLA son ejemplos de combinaciones de teclas. Mantenga presionada la primera tecla de la combinacin y, al mismo tiempo, presione la segunda tecla de la misma (designada ms arriba como TECLA). Por ejemplo: CTRL+C significa que hay que mantener presionada la tecla Ctrl y presionar simultneamente la letra C del teclado (CTRL+C es el comando Copiar de Windows). La fuente de tipo monospaced (espacio sencillo) indica datos que se especifican utilizando el teclado. Por ejemplo: En el Editor de Frmulas, escriba If Ventas
> 1000 Then crRed
Este captulo explica cmo se instala Crystal Reports localmente desde el CD del producto. Tambin explica cmo instalar Crystal Reports en un servidor de red y cmo instalarlo en una estacin de trabajo desde un servidor de red.
Requisitos de instalacin
Requisitos para la instalacin local (desde el CD)
Microsoft Windows 98 (Segunda edicin), NT 4.0, 2000, Me, XP. RAM mnima: 32 MB (64 MB para Windows NT). RAM recomendada: 64 MB Espacio mnimo requerido en disco duro (todas las ediciones): 60 MB Espacio mximo requerido en disco duro: 350 MB
Tambin se recomienda disponer de 100 MB adicionales de espacio libre en disco en la unidad C: para uso de Windows durante la instalacin. Si su sistema no cumple con estos requisitos, es posible que el programa no funcione correctamente. Nota: Compruebe las notas de la versin en el CD de Crystal Reports para disponer de los requisitos de instalacin actualizados.
Tambin se recomienda tener otros 100 MB de espacio libre en disco en la unidad C: para uso de Windows durante la instalacin. Si su sistema no cumple con estos requisitos, es posible que el programa no funcione correctamente. Nota: Compruebe las notas de la versin en el CD de Crystal Reports para disponer de los requisitos de instalacin actualizados.
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5 Elija el tipo de instalacin que desee: Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 14. 6 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada es C:\Archivos de programa\Crystal
Decisions\Crystal Reports 9\
7 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. 8 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.
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donde <ruta> es la ubicacin del programa de instalacin de Crystal Reports. 2 En el cuadro de dilogo de instalacin del administrador, haga clic en Examinar para elegir la ubicacin de red donde desea instalar los archivos de Crystal Reports. 3 Haga clic en Siguiente. 4 En el cuadro de dilogo de verificacin de la instalacin del administrador, haga clic en Siguiente para comenzar a copiar los archivos en la red. Cuando se terminen de copiar los archivos en la red, los usuarios pueden hacer doble clic en Setup.exe para comenzar la instalacin.
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Personalizacin de la instalacin
5 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar tipo de instalacin. 6 Elija el tipo de instalacin que desee: Tpica instala las funciones ms comunes de la aplicacin. Personalizada le permite elegir las funciones que desea instalar, as como especificar dnde instalarlas y comprobar el espacio de disco necesario para cada funcin. Para obtener detalles, vea Personalizacin de la instalacin en la pgina 14. Nota: Si desea instalar ciertas funciones para que se ejecuten desde la red, elija la instalacin personalizada. 7 Haga clic en Examinar si desea instalar Crystal Reports en un directorio diferente del predeterminado. La ubicacin predeterminada es C:\Archivos de programa\Crystal
Decisions\Crystal Reports 9\
8 Haga clic en Siguiente. Aparece el cuadro de dilogo de inicio de la instalacin. 9 Haga clic en Siguiente para empezar a copiar los archivos en su unidad local.
Personalizacin de la instalacin
Al seleccionar la opcin de la instalacin personalizada, aparece el cuadro de dilogo Seleccionar funciones que permite instalar determinadas funciones, cambiar la ubicacin predeterminada de varias funciones y comprobar la cantidad de espacio en disco necesario para cada funcin.
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Los iconos del rbol de funciones indican si se van a instalar o no la funcin y sus subfunciones: Un icono blanco indica que la funcin y todas sus subfunciones se van a instalar. Un icono sombreado indica que la funcin y algunas de sus subfunciones se van a instalar. Un 1 amarillo indica que la funcin se va a instalar cuando se requiera (instalacin a peticin). Una X roja indica que la funcin o subfuncin no se encuentra disponible o no se va a instalar. Crystal Reports utiliza una tecnologa denominada instalacin a peticin para algunas de sus funciones. Como consecuencia, la primera vez que se utiliza una funcin concreta despus de la instalacin, puede que sea necesario un tiempo de espera adicional para completar la instalacin a peticin. Este comportamiento afectar a las instalaciones nuevas slo una vez y no volver a producirse cuando las funciones se reinicien. Para seleccionar la configuracin y ubicacin de una funcin o subfuncin, haga clic en su icono. Nota: Cada funcin o subfuncin puede tener su propia configuracin y ubicacin. Use la siguiente tabla para determinar las opciones de instalacin para cada funcin o subfuncin: Tipo de instalacin de funcin Se instalar en disco duro local Descripcin de lo que se instalar Instala la funcin en el disco duro local. Utiliza la configuracin de instalacin estndar para instalar algunas de las subfunciones de la funcin en la unidad de disco duro local. Instala la funcin y todas sus subfunciones en el disco duro local. Ejecuta la funcin y sus subfunciones tpicas desde el CD/red. Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas para ejecutarse desde el CD/ red. Estas subfunciones se instalarn en su disco duro local. La funcin completa se instalar para ejecutarse desde el CD/red Ejecuta la funcin y todas sus subfunciones desde el CD/red. Nota: Algunas subfunciones no estn configuradas para ejecutarse desde el CD/ red. Estas subfunciones se instalarn en su disco duro local.
La funcin completa se instalar en disco duro local Se instalar para ejecutarse desde el CD/red
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Personalizacin de la instalacin
Tipo de instalacin de funcin La funcin se instalar cuando sea necesario Ni la funcin ni los subcomponentes estarn disponibles
Descripcin de lo que se instalar Instala la funcin o subfuncin desde el CD/red cuando se utiliza por primera vez. No se instala ni la funcin ni sus subfunciones.
Nota: Las subfunciones se listan bajo cada funcin. Una subfuncin puede tener un tipo de instalacin diferente a la de su funcin principal. Todos los servicios se activan una vez completada la instalacin. Se crea una cuenta de administrador as como una cuenta de usuario invitado. Adems, se instalan informes de muestra. Las instrucciones para la instalacin de Crystal Enterprise se encuentran en la carpeta Documentacin del CD.
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Inicio rpido
Este captulo comienza con una introduccin general a los informes y a los datos de muestra que suelen utilizarse en Crystal Reports. A continuacin, se ofrece informacin general sobre los Asistentes para la creacin de informes; tanto los usuarios nuevos como los experimentados pueden obtener ventajas si consultan el Asistente para la creacin de informes estndar, ya que tiene muchos pasos iguales a los de los dems Asistentes para la creacin de informes. Finalmente, el captulo ofrece dos tutoriales: uno para usuarios inexpertos y otro para usuarios ms avanzados.
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3 : Inicio rpido
Cada asistente gua al usuario en la creacin de un informe proporcionando una serie de pantallas. La mayora de estos asistentes tiene pantallas exclusivas para cada tipo de informe. Por ejemplo, el Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo tiene una pantalla que permite especificar el tipo de etiqueta que se desea utilizar.
Estndar
El Asistente para la creacin de informes estndar es el asistente ms genrico. Gua al usuario en la eleccin de una fuente de datos y en el establecimiento de vnculos entre las tablas de una base de datos. Tambin permite aadir campos y especificar los criterios de agrupamiento, resumen (totales) y ordenamiento que desee utilizar. Por ltimo, el Asistente para la creacin de informes estndar orienta en el proceso de creacin de grficos y seleccin de registros. La pantalla Plantillas contiene diseos predefinidos que se pueden aplicar a los informes para darles un mayor impacto visual.
Tablas cruzadas
El Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas gua al usuario en la creacin de un informe en el que los datos se muestran como un objeto de tabla cruzada. Existen dos pantallas especiales (Tablas cruzadas y Tipo de cuadrcula) que ayudan a crear y dar formato a la tabla cruzada en s.
Etiquetas de correo
El Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo permite crear un informe con un formato para imprimirlo en etiquetas de correo de cualquier tamao. Puede usar la pantalla Etiqueta para seleccionar un tipo de etiqueta comercial o puede definir su propia presentacin de filas y columnas para cualquier informe con diseo de varias columnas.
OLAP
El Asistente de creacin de informes OLAP permite crear un informe en el que los datos OLAP se muestren como un objeto de cuadrcula. Aunque es similar al Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas en muchos aspectos, el Asistente de creacin de informes OLAP es algo diferente debido a los requisitos de trabajar con fuentes de datos OLAP. Primero puede especificar la ubicacin de los datos OLAP y luego elegir las dimensiones que desea incluir en la cuadrcula. A continuacin, puede filtrar los datos del informe y elegir el estilo del objeto de cuadrcula, que tambin puede personalizar. Finalmente, puede definir etiquetas para la cuadrcula e insertar un grfico, si lo desea. sta es slo una breve introduccin general a los cuatro asistentes de informes disponibles en Crystal Reports.
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Antes de comenzar
Este tutorial asume que usted est familiarizado con Microsoft Windows y por lo tanto, usa nombres convencionales y procedimientos comunes al entorno de Windows. Si no est familiarizado con Windows, por favor refirase a la documentacin que viene con Microsoft Windows para una mayor explicacin acerca de estos procedimientos. El programa asigna de forma predeterminada la fuente Arial de 10 puntos a todas las secciones del informe. Si usted ha cambiado la fuente predeterminada o si su impresora no contiene esta fuente, el tamao del campo, el espaciado del campo y el diagrama de la pantalla, sern diferentes a los que se incluyen en este tutorial. Este tutorial se ha diseado utilizando Microsoft Windows 2000. Las ilustraciones de la pantalla podran variar ligeramente si usted est usando una platforma distinta. Si no est familiarizado con el entorno de Crystal Reports, vea Formato en la pgina 191, que describe cmo se trabaja con la cuadrcula, la ubicacin en modo libre, la utilizacin de lneas gua y las actividades de dar formato.
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3 : Inicio rpido
Creacin de informes
1 Haga clic en el botn Nuevo de la barra de herramientas estndar. Aparece la Galera de Crystal Reports.
La galera contiene una serie asistentes que le guiarn en la creacin de tipos concretos de informes. Dado que en este tutorial aprender conceptos de creacin de informes, puede pasar por alto los asistentes y elaborar su propio informe desde el principio. Una vez completado este tutorial, quizs quiera crear algunos informes usando los asistentes para decidir qu mtodo de elaboracin de informes es el ms adecuado para su trabajo. 2 Seleccione Como informe en blanco en el cuadro de dilogo Galera de Crystal Reports y haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Asistente de base de datos. Nota: Puede crear informes basados en archivos de bases de datos, fuentes de datos SQL/ODBC, archivos de diccionario, archivos de consulta y otras fuentes de datos.
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Nota: Para encontrar la base de datos Xtreme se ha de utilizar el cuadro de dilogo Abrir. Si desea ver las propiedades de la base de datos y del servidor, haga clic con el botn secundario en la base de datos del Asistente de base de datos y seleccione Propiedades en el men contextual. 2 Expanda el nodo Tablas de la conexin a Xtreme.mdb para ver una lista de tablas.
Como slo va a trabajar con clientes en este tutorial, tienen que seleccionar la tabla Cliente. 3 Seleccione la tabla Cliente y haga clic en la flecha > para agregarla a la lista de tablas seleccionadas; a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece la ficha Diseo del Report Designer. 4 Haga clic en el botn Explorador de campos de la barra de herramientas Estndar. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos.
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3 : Inicio rpido
Nota: Dependiendo de la apariencia que tuviera la ltima vez que utiliz Crystal Reports, el cuadro de dilogo Explorador de campos se mostrar en modo flotante o acoplado. Se puede acoplar manualmente a los lados izquierdo, derecho o inferior del diseador. En modo flotante, se puede arrastrar y colocar en cualquier parte del diseador. Tambin puede ajustar el cuadro de dilogo arrastrando una de sus orillas con el cursor de ajuste.
Insercin de un campo
Para insertar campos de base de datos al crear un informe nuevo se ha de utilizar el cuadro de dilogo Explorador de campos. Este cuadro de dilogo est diseado para permanecer en la pantalla hasta que desee cerrarlo. Todas las tablas disponibles para usar en su informe estn puestas en lista en este cuadro. De ahora en adelante, comenzar a poner objetos en su informe insertando el campo Nombre del Cliente.
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3 Haga clic en el campo Nombre del Cliente y arrstrelo hasta la seccin Detalles del informe. A medida que arrastra el campo en su informe, aparece un marco de objeto con el cursor de flecha.
El marco de objeto representa el objeto que acaba de seleccionar para colocarlo. El tamao del marco del objeto es aproximadamente el mismo que el de los datos del campo seleccionado. 4 Mueva el marco de objeto lo ms que pueda hacia la izquierda de la seccin Detalles. Si mueve el campo demasiado hacia la izquierda, el cursor de flecha adopta la forma de una seal de Stop, indicando que no se puede arrastrar el campo hasta esa parte de la seccin. Recuerde que no puede poner ningn objeto fuera del margen de la pgina.
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3 : Inicio rpido
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Seleccin de campos
Cuando se selecciona un campo, el marco de objeto aparece con un controlador (cuadro) en cada una de sus orillas: superior, inferior, izquierda y derecha. Los controles indican que se ha seleccionado el campo y que, por lo tanto, est activo. Para trabajar con un campo (cambiar la fuente, moverlo, etc.), antes debe seleccionarlo. Ubique el cursor dentro del marco de objeto y haga clic una vez. Los controladores aparecen, indicando que el objeto est seleccionado. Mueva el cursor hacia afuera del marco de objeto y haga clic en una parte vaca de la ventana. Desaparecen los controles. Eso es todo lo que se hace para activar y desactivar objetos.
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3 : Inicio rpido
4 Ajuste el tamao de los campos hacia la izquierda hasta que tengan aproximadamente 5 centmetros de largo.
Nota: La primera vez que desee ver su informe, debe hacer clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para activar la ficha Vista previa. Esta aparece a la derecha de la ficha Diseo. Despus, simplemente puede alternar entre disear y revisar su informe haciendo clic en la lengeta de la ficha correspondiente. Aqu tiene el comienzo de un informe de lista de clientes, pero todava hay ms campos que deben ser agregados. 2 Cuando termine de revisar el informe, vuelva a la ficha Diseo haciendo clic en ella.
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3 : Inicio rpido
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2 Escriba la informacin acerca de su informe que desee en los cuadros de texto proporcionados. Asegrese de escribir el ttulo Lista de clientes en el cuadro de texto Ttulo. Esta informacin ser usada en la siguiente seccin del tutorial. 3 Haga clic en Aceptar cuando termine.
Adicin de un ttulo
Como puede ver, el informe luce incompleto sin un ttulo. Aunque puede agregar un ttulo usando un objeto de texto, tambin puede indicarle al programa que tome la informacin del ttulo directamente del cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del documento.
Formato de objetos
Ahora puede dar formato al ttulo del informe. Esta vez, sin embargo, permanecer en la ficha Vista previa para hacer el trabajo. Esto le har ms fcil ver su trabajo mientras cambia el formato del ttulo.
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3 : Inicio rpido
3 Con el objeto de ttulo del informe an seleccionado, haga clic en Centrar en la barra de herramientas de formato. El ttulo se centra dentro del objeto. 4 Haga clic con el botn secundario en el objeto y elija Dar formato al campo en el men contextual. 5 Cuando aparezca el Editor de Formato, haga clic en la ficha Fuente. 6 Destaque el ttulo del informe con una fuente ms grande y oscura seleccionando Negrita en la lista Estilo y 16 (o un tamao de punto adecuado para la fuente que est utilizando) en la lista Tamao. 7 Cambie el color del texto seleccionado Marrn en la paleta de Color. Observe que el cuadro Muestra presenta un ejemplo de la apariencia del texto. 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. 9 Ajuste el tamao del objeto verticalmente para acomodar el tamao del ttulo del informe. El ttulo tiene ahora un formato destacado en el informe.
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Enhorabuena! Usted acaba de crear un informe bsico de listas. Durante el resto de este tutorial continuar afinando su informe.
Seleccin de registros
Crystal Reports le permite limitar o restringir los registros que sern incluidos en el informe. En esta seccin aprender a: Seleccionar los registros que desee incluir en su informe. Guardar un informe, incluidos los criterios de seleccin. Por ejemplo, podra ser til tener una lista de clientes que muestre solamente los clientes de los Estados Unidos (EE. UU.). Los datos de muestra contienen registros de clientes de los Estados Unidos y clientes internacionales. El programa facilita la elaboracin de listas restringidas, usando el Asistente de Seleccin. Consulte Seleccin de registros en la pgina 121.
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3 : Inicio rpido
La seccin Campos del Informe de este cuadro de dilogo contiene la lista de todos los campos del informe y la seccin Campos de base de datos contiene la lista de todos los campos disponibles en cada una de las tablas. 4 Como la seleccin de registros se va a basar en el campo de pas, seleccione Pas en la lista Campos y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin.
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Usted completa la frase con la condicin que quiere que el programa use al seleccionar los registros para su informe. Al presente la condicin es es cualquier valor, lo que implica la falta de restricciones. 5 Haga clic en la flecha a la derecha del cuadro desplegable para ver qu otras opciones estn disponibles. Puesto que slo desea los registros en los que el Pas es EE.UU., seleccione la condicin es igual a. Un nuevo cuadro de lista aparece a la derecha. Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente es igual a
Todo lo que necesita para completar esta frase es el valor EE.UU. 6 Haga clic en la flecha del cuadro desplegable. Aparece una lista de todos los valores para el campo pas. Seleccione EE.UU. en la lista. Ahora la frase dir:
Seleccione todos los registros donde el pas del cliente es igual a EE. UU.
7 Haga clic en Aceptar para volver a la ficha Diseo. 8 Haga clic en la ficha Vista previa para revisar los resultados obtenidos. Aparece el cuadro de dilogo Frmula de seleccin de registros cambiada. 9 Haga clic en Actualizar datos. 10 Guarde esta versin del informe sin sobrescribir el informe original eligiendo el comando Guardar como del men Archivo y asigne al nuevo informe el nombre EEUU.rpt. Felicitaciones! Ha comenzado a dar formato a su informe y le ha agregado un criterio de seleccin. An ms, ha aprendido cmo manipular sus datos. Ahora tiene una buena idea de la clase de informes que puede preparar.
Eliminacin de un campo
Ahora que su informe slo contiene registros de los Estados Unidos, ya no se hace necesario desplegar el campo Pas en el cuerpo del informe. Antes de continuar, elimine dicho campo.
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3 : Inicio rpido
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El espaciado entre los campos queda mucho mejor, pero el ttulo del informe no parece estar centrado. 4 Haga clic en el objeto ttulo del informe para seleccionarlo. 5 Ponga el cursor en el controlador derecho del objeto hasta que se transforme en cursor de ajuste. Arrastre el borde derecho del marco del objeto hasta que est a la misma altura que el borde derecho de los datos en el objeto del campo Nombre del contacto. El ttulo del informe se centra automticamente basndose en el tamao del objeto que lo contiene.
Agrupamiento y ordenamiento
Los informes pueden ser agrupados y ordenados en una variedad de formas. Las herramientas para agrupar y ordenar le proveen mucha flexibilidad para personalizar sus informes.
Agrupacin de su informe
En muchos informes usted necesita dividir los datos en grupos para hacerlos ms fcil de leer y entender. Crystal Reportsle permite hacer esto fcilmente. En este ejemplo, agrupar los clientes por regin y luego los ordenar alfabticamente dentro de cada grupo.
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3 : Inicio rpido
2 Seleccione el campo Regin de la tabla Cliente en la primera lista desplegable. El programa tomar todos los registros con el mismo valor del campo Regin y los reunir formando un grupo dentro del informe. 3 Seleccione en orden ascendente en la segunda lista desplegable. El agrupamiento por regin ser desplegado en su informe en orden alfabtico ascendente. 4 Haga clic en Aceptar. Observe que ahora aparecen dos secciones nuevas en la ficha Diseo: GH1 (Encabezado del grupo n 1) y GF1 (Pie de pgina de grupo n 1). As es como el programa indica que se ha agrupado el informe. 5 Haga clic en la ficha Vista previa para ver la apariencia del informe.
6 Si el rbol de grupos no est visible, haga clic en el botn Mostrar/ocultar el rbol de grupos de la barra de herramientas estndar para ver los grupos incluidos en el informe. Puede ver el grupo que desee haciendo clic en su nombre en el rbol de grupos. Por ejemplo, si le gustara ver el grupo de clientes de Texas, simplemente haga clic en TX en el Arbol de Grupos. El programa se adelantar al grupo de Texas, desplegndolo en la ficha Vista previa. El Arbol de Grupos le permite adelantarse rpidamente a cualquier grupo especfico de su inters, en lugar de tener que desplazarse a travs del informe en busca de dicho grupo. Para obtener ms informacin acerca del rbol de grupos, vea Vista rbol de grupos en la pgina 68. Nota: En muchos de sus informes, quizs quiera insertar resmenes, subtotales y totales generales. Por ejemplo, si estuviera creando un informe de ventas en lugar de una lista de clientes, sera bueno calcular el total de ventas para cada regin. Consulte Ordenamiento, agrupamiento y totalizacin en la pgina 133.
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Orden de Registros
En un informe tpico de lista de clientes, los nombres de los clientes son puestos en la lista alfabticamente. En este ejemplo usted ordenar los nombres de los clientes alfabticamente dentro de su correspondiente regin.
El cuadro de lista Campos disponibles muestra todos los campos que tiene el informe en ese momento y todos los campos de la fuente de datos. Puede elegir ordenar en base a cualquiera de estos campos. El cuadro Ordenar Campos muestra los campos que ya estn ordenados en el informe. Debido a que el campo regin ya est ordenado, el ordenamiento que usted har ser dentro de cada regin y no para el informe completo. 2 Resalte el campo Nombre del cliente y haga clic en el botn de flecha > para agregarlo a la lista Ordenar Campos.
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3 : Inicio rpido
3 Haga clic en la opcin Ascendente del cuadro Direccin de ordenamiento y haga clic en Aceptar. Su informe debe lucir similar a la siguiente ilustracin:
Insercin de un logotipo
En esta seccin, colocar el logotipo de la compaa en la parte superior de la primera pgina del informe.
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Nota: Aunque no parece que haya suficiente espacio en la seccin Encabezado del informe cuando ubica el grfico, la seccin se expandir automticamente para acomodar la imagen. 4 Haga clic en la fichaVista previa para ver el informe. Su informe final debe lucir como la siguiente ilustracin:
5 Guarde el informe haciendo clic en el botn Guardar de la barra de herramientas estndar. Usted acaba de terminar su primer informe. Temas relacionados Para obtener informacin sobre la distribucin de informes (impresin, exportacin, etc.), vea los temas sobre impresin de los epgrafes Formato en la pgina 191 y Impresin, vista y exportacin en la pgina 325.
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3 : Inicio rpido
Como alternativa a la creacin de un informe en blanco, puede elegir uno de los cuatro asistentes para la creacin de informes. Vea las muestras de estilo de cada uno efectuando una seleccin en la lista de asistentes. Una vez seleccionado un asistente, puede crear un informe sobre una diversidad de fuentes de datos. 3 Examine el contenido del Asistente de base de datos para buscar la fuente de datos que desee usar en el informe. 4 Seleccione la tabla que desee utilizar en el informe y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista de tablas seleccionadas. 5 Despus de agregar todas las tablas con las que desee trabajar, haga clic en Aceptar en el Asistente de base de datos. Nota: Si selecciona ms de una tabla en el cuadro de dilogo Asistente de base de datos, aparecer la ficha Vnculos. Para obtener ms informacin sobre vnculos, vea Cmo vincular varias tablas en la pgina 72. Aparece la ficha Diseo con las reas de Encabezado de informe, Encabezado de pgina, Detalles, Pie de pgina y Pie de informe. Un informe se crea al insertar y dar formato a los temes en cada una de estas reas. Nota: Si desea usar en su informe tablas adicionales de base de datos y quiere que coincidan registro a registro, haga clic en Asistente de base de datos en la barra de herramientas Asistentes, seleccione las tablas y, a continuacin, establezca los vnculos en la ficha Vnculos cuando aparezca.
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Arrastrar la flecha de la lnea gua para mover dicha lnea gua (y cualquier objeto que est ajustado a ella). Arrastrar la flecha de la lnea gua ms all de la regla para quitar la lnea gua. Consulte Diseo con lneas gua en la pgina 206. 4 Si el cuadro de dilogo Explorador de campos no est visible, haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estndar. Expanda el nodo Campos de base de datos para que se muestre una lista de los campos. Para agilizar la entrada de varios campos, este cuadro permanecer en pantalla mientras no se cierre. Puede mover el cuadro de dilogo hacia una nueva posicin o reajustarlo a su antojo. Consulte Ubicacin de datos en el informe en la pgina 73. 5 Seleccione el (los) campo(s) que quiere que aparezcan en el informe. Puede seleccionarlos y ponerlos uno a la vez, o puede usar la combinacin Mays-clic para seleccionar varios campos contiguos, o tambin, la combinacin Ctrl-clic para seleccionar campos de la lista en forma aleatoria. Tambin puede utilizar el mtodo de arrastrar y colocar. Coloque los campos en la seccin Detalles donde desea que aparezcan. Si pone varios campos, stos aparecern uno al lado del otro en el cuadro de dilogo Explorador de Campos. El programa marca la posicin de cada campo con un marco rectangular. Los caracteres del marco indican si el campo es de texto (XXX...), de nmero (555), de moneda (555 $), de fecha (31/12/99), de hora (00:00:00), de fecha y hora (31/12/99 00:00:00) o booleano (T/F). Nota: Los nombres y tipos de campo se pueden ver al seleccionar la casilla de verificacin Mostrar nombres de campo en el cuadro de dilogo Opciones (ficha Presentacin). El programa coloca automticamente los ttulos de campo en la seccin Encabezado de pgina a menos que no est activada la casilla de verificacin Insertar encabezados de campo detallados en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones. Si se agregan secciones de Detalles adicionales al informe, slo se colocarn ttulos de campo en la seccin Encabezado de pgina de los campos en la seccin Detalles A (el original) de su informe. 6 Despus que haya ubicado objetos en su informe, podra surgir la necesidad de ajustar las secciones del informe de alguna manera. Puede hacerlo usando el men contextual que aparece cuando hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada a la izquierda de la seccin de la regla. Si desea expandir una seccin para alojar una lnea adicional, use el comando Insertar lnea. Si desea que el programa alinee los objetos en la seccin automticamente y en direccin horizontal, use el comando Ordenar lneas.
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3 : Inicio rpido
Si desea reducir el tamao de una seccin para eliminar espacios en blanco innecesarios encima y debajo de los objetos, use el comando Ajustar seccin. Consulte Uso del espacio en blanco entre filas en la pgina 227. 7 Para crear un ttulo de informe, primero debe especificar el ttulo en el cuadro de dilogo Propiedades del documento. En el men Archivo, haga clic en Informacin de resumen. Escriba un ttulo en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del documento. Haga clic en Aceptar. 8 Elija Ttulo del informe en la lista Campos especiales del Explorador de campos. Cuando mueva el cursor sobre el informe, aparecer un marco rectangular de ubicacin. Haga clic una vez en la seccin Encabezado del informe (EI) para ubicar el ttulo del informe en esa seccin. El campo del ttulo del informe contiene el texto que escribi en el cuadro de texto Ttulo del cuadro de dilogo Propiedades del documento. Consulte Agregar una pgina de ttulo al informe en la pgina 83. 9 Para ver cmo se ver su trabajo cuando se imprima, haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar. Para acelerar el tiempo de procesamiento durante la creacin de un informe, puede tener una vista previa usando solamente una pequea parte de los datos disponibles. Para hacer esto, elija el comando Vista previa de muestra del men Archivo | Imprimir. Consulte Ficha Vista previa en la pgina 66. En cualquier caso, el programa muestra la ficha Vista previa. Si quiere, puede afinar su informe en la ficha Vista previa y, al mismo tiempo, ver los resultados como apareceran actualizados en el informe. Tambin puede cerrar la ficha Vista previa y continuar trabajando en su informe en la ficha Diseo.
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2 Si desea crear una frmula para realizar clculos o comparaciones de datos, seleccione Campos de frmula en el Explorador de campos. Nota: Tambin puede hacer clic en Taller de frmulas en la barra de herramientas Asistentes para trabajar con frmulas, funciones personalizadas, enunciados SQL, etc. 3 Haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. Especifique el nombre de la frmula y haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 4 Escriba la frmula en el Editor de frmulas. Introduzca campos, operadores y funciones seleccionndolos en sus listas respectivas o escribindolos. Puede comprobar la sintaxis de las frmulas haciendo clic en Comprobar. 5 Cuando termine la edicin, haga clic en el botn Cerrar para regresar al cuadro de dilogo Explorador de campos. 6 Haga clic en Insertar en informe para colocar la frmula tal como lo hara con un campo de una base de datos. Consulte Uso de las frmulas en la pgina 359. 7 Para insertar un subinforme (un informe dentro de otro informe), haga clic en Insertar subinforme en la barra de herramientas Herramientas de insercin y elija un informe existente para importarlo como subinforme, o use el Asistente para la creacin de informes para crear un nuevo subinforme. Consulte Cmo insertar subinformes en la pgina 401. Si desea que los registros de un subinforme coincidan con los registros del informe principal, haga clic en la ficha Vincular del cuadro de dilogo Insertar subinforme y especifique el vnculo cuando aparezca la ficha. Consulte Para vincular un subinforme a los datos del informe principal en la pgina 404. 8 Para insertar una tabla cruzada en un informe, haga clic en el botn Insertar tablas cruzadas de la barra de herramientas Herramientas de insercin y configure la tabla cruzada en el Asistente de tablas cruzadas cuando ste aparezca. Consulte Objetos de tablas cruzadas en la pgina 285. 9 Para crear un campo de parmetros (un campo que solicita se le proporcione un valor cada vez que se recuperan datos de un informe), haga clic en Explorador de campos en la barra de herramientas estndar y, a continuacin, seleccione Campos de parmetros en el cuadro de dilogo Explorador de campos cuando ste aparezca. Haga clic en Nuevo para establecer un campo de parmetro. Una vez creado, puede insertar el campo de parmetros en un informe tal como lo hara con un campo de una base de datos o seleccionarlo en la lista Campos del Taller de frmulas. Los campos de parmetros se pueden utilizar en informes (como solicitudes de ttulos o etiquetas), en frmulas de seleccin (como solicitudes de criterios de seleccin) y en frmulas (para muchos fines, entre los que se incluye la especificacin de campos de ordenacin). Consulte Campos de parmetro en la pgina 381.
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3 : Inicio rpido
10 Para agregar un grfico, haga clic en Insertar grfico en la barra de herramientas Herramientas de insercin. Consulte Elaboracin de grficos en la pgina 239. 11 Para agregar un mapa, haga clic en Insertar mapa en la barra de herramientas Herramientas de insercin. Consulte Elaboracin de mapas en la pgina 257. 12 Para insertar una hoja de clculo, una imagen u otro objeto OLE que se pueda editar desde el Report Designer usando las herramientas del programa original del objeto, elija el comando Objeto OLE del men Insertar. Vea OLE en la pgina 275 y Trabajo con Objetos OLE estticos en la pgina 280. 13 Para cambiar la direccin de ordenacin de los registros, haga clic en Asistente de ordenacin de registros en la barra de herramientas Asistentes. Aparece el cuadro de dilogo Direccin de ordenamiento de registros. Seleccione el (los) campo(s) que quiere utilizar para ordenar los datos del informe y la direccin del ordenamiento. Consulte Ordenamiento de uno y varios campos en la pgina 135. 14 Si desea limitar el informe de acuerdo con registros especficos (por ejemplo, los registros de los clientes de California que tienen ventas acumuladas superiores a 10.000 $), haga clic en el primer campo en el que desee basar la seleccin y luego haga clic en Asistente de seleccin en la barra de herramientas Asistentes. Cuando aparezca Asistente de Seleccin, especifique su criterio de seleccin de registros. 15 Para imprimir el informe, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas estndar. Y esto es todo. As de fcil es elaborar un informe.
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Este captulo describe los conceptos bsicos del diseo de informes y ayuda a decidir qu informacin desea incluir en el informe.
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Formular el propsito
Cul es el propsito general del informe?
Los informes son herramientas de administracin. Sirven para facilitar una rpida compresin de los elementos bsicos y las relaciones entre los datos sin formato y ayudarle a tomar las decisiones correctas. Para que un informe sea eficaz, debe presentar los datos adecuados de forma lgica. Si presenta datos incorrectos, o datos correctos de forma desordenada, el informe puede retrasar el proceso de decisin o incluso provocar que se tome una decisin incorrecta. Una manera adecuada de comenzar a desarrollar un informe es escribir su propsito en una o dos frases. El enunciado del propsito le permite centrarse en las necesidades bsicas y proporciona al informe un punto de partida y un objetivo. A continuacin se dan algunos ejemplos de enunciados de propsito: El propsito de este informe es mostrar ventas mensuales y ventas acumuladas anuales por representante de ventas, comparar cifras presentes con las del ao anterior, y marcar representantes cuyas cifras de venta no alcanzan los estndares de la empresa. El propsito de este informe es mostrar el movimiento de ventas para cada producto en inventario y sugerir cantidades para rdenes de abastecimiento en base a dicha actividad. El propsito de este informe es calcular el promedio de accidentes por cada cien kilmetros de recorrido y el promedio de infracciones de trnsito por ao de cada conductor de la compaa. La definicin del propsito del informe antes de comenzar es un paso clave en el proceso general.
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El enunciado del propsito del informe puede estar contenido en un bloque de texto creado como objeto de texto y ubicado en cualquier parte del informe. Crystal Reports puede generar informacin como la fecha de impresin o los nmeros de pgina.
Bsqueda de datos
Sabe usted qu datos quiere usar en su informe?
Sabe en qu tipo de base de datos est basando su informe? Tomar los datos de un archivo de datos, de una estructura SQL/ODBC o de un diccionario? Si no lo sabe, pregunte a quien corresponda acerca del tipo de base de datos y la localizacin de sus datos y solicite que le establezcan acceso a esa base de datos, si es que todava no lo tiene. Para obtener ms informacin, consulte Acceso a los orgenes de datos en la ayuda en lnea. Est suficientemente familiarizado con los datos para poder encontrar la informacin que desea? Cuando est buscando el nombre del contacto de un cliente, es capaz de encontrar el campo dentro de la tabla de una base de datos? El profesional en MIS, el administrador de bases de datos o un compaero de trabajo podra ayudarle a familiarizarse con los datos con los que se propone trabajar.
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Existen los datos en campos de datos o necesitan ser calculados a partir de los valores de los campos?
Parte de la informacin del informe puede ser tomada directamente de campos de datos (cifras de ventas, por ejemplo); otra informacin tendr que ser calculada en base a los valores de los campos (comisin de ventas, por ejemplo, es el producto de cifras de ventas por porcentaje de comisin). En su plan, podra ser til separar o marcar los datos que deben ser calculados, de los que pueden ser usados directamente. Consulte Especificacin de frmulas en la pgina 366.
Manipulacin de datos
Quiere que sus datos se ordenen en grupos?
Cmo? Por cliente? Por fecha? Por jerarqua? Por otros criterios? Crystal Reports proporciona varias opciones para agrupar datos en un informe. Consulte Agrupar datos en la pgina 136.
Quiere que su informe se base en todos los registros o grupos en la base de datos o solamente en registros y grupos especficos?
Crystal Reports le da la oportunidad de basar su informe en todos los registros de una base de datos, o en un conjunto limitado de registros de la misma. Usando Crystal Reports usted puede seleccionar registros basado en un simple rango de datos o comparaciones, o puede crear frmulas complejas para identificar los registros que sern incluidos. Tome unos minutos para determinar los registros necesarios para su informe y liste los criterios que sern usados para seleccionar esos registros. Consulte Seleccin de registros en la pgina 122.
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Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez por cada grupo, al final del grupo. Pie de informe Objetos ubicados en el rea del Pie del informe se imprimen una sola vez al final del informe. Grficos y tablas cruzadas ubicados en esta rea contienen datos de todo el informe. Nota: Tanto los grficos como las tablas cruzadas pueden filtrar datos de informes mediante la utilizacin de una ordenacin de grupos; en esos casos, los datos que se muestran en el grfico o en la tabla cruzada son un subconjunto de los datos del informe completo. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una sola vez, al final del informe. Pie de pgina Objetos ubicados en el rea del Pie de pgina se imprimen al final de cada pgina. No es posible ubicar grficos o tablas cruzadas en esta rea. Frmulas ubicadas en esta rea son evaluadas una vez por pgina, al final de cada nueva pgina.
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Decida una secuencia lgica para representar los datos en el cuerpo del informe. Rotule los campos para indicar esa secuencia. 6 Use cuadros pequeos para indicar valores de grupo y totales. 7 Ubique algunas marcas al azar en la columna donde quiere que aparezcan las marcas. 8 Oscurezca cualquier elemento que quiera resaltar para que sobresalga del resto en el prototipo. 9 Revise la apariencia y el balance y haga cambios donde sea necesario.
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Este captulo muestra los aspectos bsicos de la creacin de informes en Crystal Reports. Primero aprender acerca del entorno de diseo de informes, luego acerca de cmo seleccionar tablas de bases de datos, cmo colocar objetos en un informe y cmo ordenar, agrupar y obtener totales de los datos.
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Otro Informe
Si desea crear un informe nuevo basado en otro existente, puede utilizar ese otro informe como modelo. Abra el informe que desee usar de este modo seleccionando la opcin Abrir un informe existente y gurdelo en un archivo nuevo con el comando Guardar como (que se encuentra en el men Archivo). Este mtodo es til para: crear un nuevo informe con un agrupamiento o seleccin de registros diferente al del informe existente; crear una serie de informes, cada uno un poco diferente del anterior; reconstruir un informe basado en un perodo de tiempo pasado, usando la misma estructura de un informe actual; crear un informe completamente nuevo basado en un conjunto de bases de datos que estn vinculadas en otro informe. Usted puede crear un informe y eliminar los campos sin perturbar los vnculos internos. Despus, sin necesidad de establecer vnculos nuevamente, puede construir todos sus nuevos informes basado en este informe. Crystal Reports tambin permite dar formato a un informe mediante la aplicacin de una plantilla. Vea Utilizacin de una plantilla en la pgina 192 para obtener ms informacin.
Informe nuevo
La opcin Como informe en blanco se usa cuando usted quiere crear un informe partiendo de cero. Esta situacin se presenta cuando se desea toda la flexibilidad y el control para crear un informe partiendo de cero, o cuando el tipo de informe que se desea generar es diferente de los numerosos tipos de informe disponibles en los asistentes.
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La opcin Como informe en blanco se eligi para Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 20, ya que el proceso de crear un informe partiendo de cero permite ilustrar con mayor amplitud los conceptos bsicos de la elaboracin de informes.
Ficha Datos
Vista de rbol La ficha Datos del Asistente de base de datos muestra una vista de rbol de los posibles orgenes de datos que se pueden seleccionar al crear un informe. El rbol, en la lista Orgenes de datos disponibles, posee carpetas para: Conexiones actuales Repositorio
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Favoritos Historial Crear nueva conexin La carpeta Crear nueva conexin contiene subcarpetas para numerosos orgenes de datos comunes. Entre stos se encuentran los siguientes: Access/Excel (DAO) Crystal Queries Archivos de base de datos Diccionario/Infoview ODBC (RDO) OLAP OLE DB (ADO) Nota: Las opciones de orgenes de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexin dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalacin. Para obtener una breve descripcin de cada una de estas carpetas y subcarpetas, consulte Seleccin de la fuente de datos en la pgina 70. Men contextual Puede hacer clic con el botn secundario en la lista Orgenes de datos disponibles del Asistente de base de datos para ver un men contextual con las siguientes opciones: Agregar al informe Use esta opcin para agregar una tabla o un procedimiento almacenado a su nuevo informe. Esta opcin tambin est disponible al hacer clic en la flecha > del Asistente de base de datos. Agregar a Favoritos Use esta opcin para agregar un origen de datos seleccionado a la carpeta Favoritos. Quitar del informe Use esta opcin para quitar una tabla o un procedimiento almacenado del informe. Esta opcin tambin est disponible al hacer clic en la flecha < del Asistente de base de datos. Propiedades Use esta opcin para obtener informacin detallada del elemento seleccionado. Cambiar nombre de Favorito Use esta opcin para cambiar el nombre a un origen de datos de la carpeta Favoritos. Eliminar Favorito Use esta opcin para eliminar un origen de datos de la carpeta Favoritos.
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Quitar del repositorio Use esta opcin para eliminar un comando SQL existente de Crystal Repository. Cambiar de nombre el objeto del repositorio Use esta opcin para cambiar el nombre de un comando SQL existente de Crystal Repository. Actualizar Use esta opcin para actualizar la lista de orgenes de datos disponibles en el Asistente de base de datos.
Ficha Vnculos
Las tablas de bases de datos se vinculan para que los registros de una base de datos coincidan con los registros relacionados de otra tabla. Por ejemplo, si activa la tabla Proveedores y la tabla Producto, se establece un vnculo de tal modo que cada producto (de la tabla Producto) coincida con el proveedor que lo fabrica (de la tabla Proveedores). Probablemente, la mayora de sus informes han de requerir datos de dos o ms tablas, por lo que ser necesario establecer vnculos. El proceso de vinculacin se facilita utilizando la ficha Vnculos del Asistente de base de datos. Consulte Vinculacin de tablas en la pgina 417.
El Explorador de campos
Use el cuadro de dilogo Explorador de campos para insertar, modificar o eliminar campos en las fichas Diseo y Vista previa de Crystal Reports. Para ver el Explorador de campos, seleccione el comando Explorador de campos del men Ver.
Vista de rbol
El Explorador de campos muestra una vista de rbol de los campos de bases de datos y de los campos especiales que puede agregar al informe. Tambin muestra campos de frmula, enunciado SQL, de parmetro, de total acumulado y de nombre de grupo que haya definido para usarlos en el informe. Los campos que ya se han agregado al informe o los campos que han sido usados por otros campos (como campos de frmula, grupos, campos de total acumulado, resmenes, entre otros) tienen al lado una marca de verificacin verde.
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La barra de herramientas ofrece las funciones siguientes: Insertar en informe Use esta opcin para agregar un campo al informe. Es posible insertar ms de un campo a la vez seleccionando varios campos, haciendo clic con el botn derecho y eligiendo Insertar a informe. De modo alternativo, para insertar un campo, puede arrastrar y soltarlo en las fichas Diseo o Vista previa. Examinar Use esta opcin para examinar datos de un campo de base de datos, de un campo de frmula o de un campo de enunciado SQL. Nota: En el men contextual, esta opcin se denomina Examinar datos. Nuevo Use esta opcin para crear un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado. Editar Use esta opcin para modificar un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado existente. Cambiar nombre Use esta opcin para modificar el nombre de un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado existente. Eliminar Use esta opcin para eliminar un campo de frmula, un campo de enunciado SQL, un campo de parmetro o un campo de total acumulado. Tambin puede seleccionar varios campos si hace clic con el botn derecho y elige Eliminar para quitarlos todos a la vez. Adems de las funciones disponibles en la barra de herramientas, el men contextual ofrece tambin las funciones siguientes: Mover parmetro arriba (o abajo) Use estas opciones para cambiar el orden de los campos de parmetro. Mostrar tipo de campo Use esta opcin para ver el tipo de campo (cadena, de nmero, etc.) al ver una lista de campos de base de datos. La longitud de los campos de cadena se incluye entre parntesis al final de sus nombres. Actualizar Use esta opcin para actualizar la lista de campos disponibles en el Explorador de campos.
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acumulado, no puede crear un campo de nombre de grupo usando el Explorador de campos. (Un campo de nombre de grupo se crea al insertar un grupo.)
El Explorador de informes
El contenido del Explorador de informes representa el contenido del informe en un rbol de vista. El nodo raz es el propio informe, mientras que los nodos de primer nivel representan las secciones del informe. Dentro de cada seccin se enumeran los objetos y los campos del informe. Los elementos que se seleccionen en la vista de rbol se seleccionarn en el informe (en los modos Diseo o Vista previa). Se pueden modificar los objetos y los campos del informe seleccionndolos en el Explorador de informes. Al hacer clic con el botn secundario en el elemento seleccionado, se ve un men que contiene las acciones que se pueden efectuar en el elemento. Po ejemplo, si se hace clic con el botn secundario en un objeto de texto, el men contendr las opciones para editar el texto, dar formato a la fuente o al color, etc. De igual modo, si se hace clic con el botn secundario en un nodo de seccin, el men contendr las opciones para ocultar, suprimir, dar formato, etc. Nota: No se pueden agregar campos ni objetos de informe cuando se utiliza el Explorador de informes, pero se pueden eliminar. Se pueden seleccionar varios campos para darles formato utilizando las combinaciones Mays-clic o Ctrl-clic.
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La ficha Diseo es el lugar donde se realiza la mayor parte del trabajo inicial cuando se crea un informe. Es aqu donde se disean y se rotulan las diferentes secciones de su informe. Puede ubicar objetos en dichas secciones exactamente donde quiere que aparezcan; especificar sus necesidades de ordenamiento, agrupamiento y totalizacin; hacer su edicin inicial, y muchas otras operaciones. La ficha Diseo provee el entorno ms eficiente para disear su informe porque usted trabaja en la ficha con representaciones de los datos y no con los datos mismos. Cuando ubica un campo en el informe, el programa usa un marco para identificar el campo en la ficha, sin necesidad de recuperar los datos reales. As, puede agregar y eliminar campos y otros objetos, moverlos a su antojo, definir frmulas complejas y hacer mucho ms, sin agotar los recursos de su computadora o de la red en el esfuerzo de recuperacin de datos. El informe que crea en la ficha Diseo es algo as como un informe virtual que tiene la estructura y las instrucciones para crear el informe final, pero no es el informe en si. Para convertir el informe de la ficha Diseo en un informe final o en un informe que usted pueda afinar, slo agregue los datos. Hace esto cada vez que ve la vista previa de su informe, lo imprime o lo enva de alguna manera. Es entonces cuando los datos reales aparecen en el informe.
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Si se aade un grupo, resumen o subtotal al informe, el programa crea dos secciones adicionales: Encabezado de grupo Esta seccin suele contener el campo de nombre de grupo y se puede usar para mostrar los grficos o las tablas cruzadas que contienen datos especficos del grupo. Slo se imprime una vez al principio de un grupo. Pie de pgina de grupo Normalmente, esta seccin incluye el valor de resumen, si lo hay, y se puede utilizar para mostrar grficos y tablas cruzadas. Se imprime slo una vez al final de un grupo. Cuando agrega un grupo, un valor total o un subtotal, el rea del Encabezado de grupo aparece directamente arriba del rea de Detalles y el Pie de grupo aparece directamente debajo del rea de Detalles.
Si incluye ms grupos, el programa crea ms reas entre el rea de Detalles y las reas de Encabezado y Pie de grupo que ya existen.
Al igual que las reas originales, cada una de estas reas nuevas que se agregan puede contener una o varias secciones. De forma predeterminada, cada una contiene una sola seccin.
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Nota: Si ha activado la casilla de verificacin Nombres de seccin cortos del rea de la vista de diseo del cuadro de dilogo Opciones, se usan iniciales (EI, EP, PI, PP, etc.) para identificar cada seccin. Si hace clic con el botn derecho del mouse en el rea sombreada que contiene el nombre de una seccin, aparecer un men contextual con opciones especficas para esa seccin. Si selecciona las opciones Mostrar reglas en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, el programa muestra una regla de seccin inmediatamente a la izquierda de cada seccin. La regla de la seccin se utiliza para agregar, quitar y mover lneas gua y para proveer una referencia visual cuando est ubicando objetos. Consulte Diseo con lneas gua en la pgina 206.
La regla de seccin.
Cada vez que agrega una nueva seccin, el programa crea una regla para esa seccin. Consulte Uso de las secciones mltiples en un informe en la pgina 178.
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En el modo WYSIWYG (What You See Is What You Get: se puede traducir como Lo que ve es lo que obtiene), puede trabajar directamente en los datos reales y afinar los detalles hasta que el informe luzca tal como usted quiere. El programa trabaja con los datos de la manera siguiente: La primera vez que se usa la ficha Vista previa, el programa recupera los datos de los orgenes de datos y los guarda con el informe, a menos que haya configurado el programa para que no guarde los datos. Desde ese momento, el programa utiliza los datos guardados cada vez que obtenga una vista previa del informe, a menos que especficamente actualice los datos o agregue un campo que requiera que el programa recupere nuevos datos. Crystal Reports Crystal Reports proporciona dos formas de vista previa de un informe: Vista estndar Vista rbol de grupos
Vista estndar
En la vista estndar, el informe se muestra por pginas (una cada vez). Usando los botones de navegacin en la ficha Vista previa, puede desplazarse al principio o al final del informe, o puede moverse hacia adelante o hacia atrs a travs de las pginas del informe, pasando una pgina a la vez. Para informes cortos o informes en los cuales su foco de inters son los totales al pie de la pgina, la vista estndar provee toda la funcionalidad que necesita. El Indicador de edad de los datos El Indicador de edad de los datos muestra la fecha cuando los datos fueron actualizados por ltima vez o cuando fueron recuperados por primera vez, cualquiera que sea la ms reciente. Si los datos fueron inicialmente recuperados o actualizados en la corriente fecha (es decir hoy), el Indicador muestra la hora en que dicha accin se llev a cabo.
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La vista rbol de grupos se puede mostrar u ocultar usando el botn Mostrar/ ocultar el rbol de grupos de la barra de herramientas estndar. La vista rbol de grupos presenta la pantalla dividida. El panel de la derecha de la pantalla muestra el informe. El panel de la izquierda muestra un esquema del nivel superior del informe con la jerarqua de grupos y subgrupos en un formato de rbol con el que est familiarizado el usuario. El rbol de grupos generalmente muestra los nombres de los grupos y subgrupos creados en su informe. Sin embargo, es posible personalizar estos nombres usando la ficha Opciones de los cuadros de dilogo Insertar grupo o Cambiar opciones de grupo. Para obtener ms informacin sobre cmo se personalizan los nombres de grupo en la vista rbol de grupos, consulte Agrupar datos en la pgina 136. Cuando hace clic en el nodo del grupo que le interesa, el programa salta inmediatamente a la parte del informe que contiene la informacin de ese grupo. Para informes largos o informes en los cuales usted quiere avanzar o retroceder de un grupo a otro, la funcin de Smart Navigation de la vista de Arbol de grupos, hace su trabajo extremadamente eficiente.
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La ficha Vista previa tiene una regla vertical a la izquierda, en lugar de las reglas de seccin individuales como la ficha Diseo. La funcionalidad de las reglas es la misma. La ficha Vista previa identifica las secciones del informe en el rea sombreada a la izquierda de los datos. De una mirada usted puede saber de cual seccin del informe se estn imprimiendo los datos. Mientras que los nombres de seccin aparecen slo una vez en la ficha Diseo, en la ficha Vista previa se imprimen cada vez que se imprime una seccin. El Contador de registros, el Indicador de edad de los datos (consulte El Indicador de edad de los datos en la pgina 67) y los controles Pgina siguiente/Pgina anterior (consulte Ficha Vista previa en la pgina 66), estn todos activos en la ficha Vista previa. La ficha Vista previa resalta cada valor cuando usted selecciona un campo; a diferencia, slo el marco del campo es resaltado en la ficha Diseo. Trabajar en la ficha Vista previa tiene una sensacin diferente a trabajar en la ficha Diseo. Cada campo en una base de datos contiene docenas, cientos o miles de valores, dependiendo del nmero de registros en la base de datos. Al colocar un campo en la ficha Diseo, un solo cuadro de campo representa todos esos valores. Cuando resalta el campo, los controladores de ajuste de tamao aparecen en el cuadro y ste cambia de color. En la ficha Vista previa, sin embargo, est trabajando con los datos reales. En lugar de un marco representando los valores de los campos, el valor real aparece dentro del marco. Tenga en cuenta los siguientes puntos: Cuando resalta un campo o el valor de un campo de frmula, en realidad est seleccionando todos los valores en el campo: El programa coloca un marco de ajuste de tamao alrededor del valor especfico que seleccione. Resalta los dems valores del campo. De igual manera, cuando selecciona el valor de un resumen, est seleccionando todos los valores de los resmenes relacionados: El programa coloca un marco de ajuste de tamao alrededor del valor especfico que seleccione. Resalta los valores de los resmenes relacionados. Aparte de las obvias diferencias de apariencia, el proceso de elaborar y modificar un informe es el mismo en ambas fichas (Vista Previa y Diseo). Encontrar fcil trabajar en su informe en cualquiera de ellas.
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Crystal Queries Esta opcin permite examinar un archivo de consulta (.qry). Archivos de base de datos Esta opcin muestra una lista de las bases de datos de PC estndar locales. Puede usar Buscar archivo de base de datos para examinar la base de datos de una computadora usando el cuadro de dilogo Abrir. Diccionario/Infoview Esta opcin permite buscar un archivo de diccionario (.dct o .dc5) o de infoview (.civ). ODBC (RDO) Esta opcin muestra una lista de los orgenes de datos ODBC que ya ha configurado para su uso. OLAP Esta opcin abre el Explorador de conexin de Crystal OLAP para que pueda elegir un cubo OLAP como origen de datos. OLE DB (ADO) Esta opcin muestra una lista de los proveedores OLE DB que ya ha configurado para su uso. Tambin se puede especificar un archivo de vnculo de datos de Microsoft. Ms orgenes de datos Esta opcin muestra una lista de otros orgenes de datos a los que se puede obtener acceso mediante controladores nativos. Nota: Las opciones de orgenes de datos disponibles en la carpeta Crear nueva conexin dependen de los componentes de acceso a datos seleccionados durante la instalacin.
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4 Para crear vnculos manualmente, arrastre un campo de una tabla hasta un campo de otra tabla. Si la operacin tiene xito, se crear un vinculo. De lo contrario, recibir un mensaje. Nota: Es posible vincular tablas por nombre o por informacin de clave extranjera. 5 Si elimin vnculos y desea volver a crearlos automticamente, haga clic en Vincular automticamente.
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6 Haga clic en Aceptar cuando termine. Nota: Cuando se crean vnculos manualmente, el campo con el que se establecen vnculos debe tener el mismo tipos de datos que el campo desde el que se establecen dichos vnculos. Cuando se utiliza una conexin nativa, no es necesario que el campo con el que se establecen vnculos est indexado. Para obtener ms informacin, consulte Tablas indexadas en la pgina 415. El Asistente de base de datos se cierra y el usuario vuelve al informe. Las bases de datos vinculadas estn ahora disponibles para ser usadas. Si no est satisfecho con los vnculos, puede modificarlos usando la ficha Vnculos del Asistente de base de datos. Temas relacionados Manipulacin de bases de datos en la pgina 411 Vinculacin de opciones en la pgina 427
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Campos de frmula
Si quiere desplegar datos que son valores calculados, tendr que crear un campo de frmula y ponerlo en su informe. Por ejemplo, si su base de datos solamente contiene las fechas de pedido y recibo de un producto y necesita mostrar el nmero de das que transcurren entre la fecha de pedido y la fecha de recibo, tendr que crear un campo de frmula para calcular la diferencia entre ambas fechas. Este es slo un sencillo ejemplo del uso de campos de frmula. Vea Uso de las frmulas en la pgina 359 para obtener una introduccin sobre las frmulas.
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4 Escriba el enunciado en el Editor de enunciados SQL. Nota: Para obtener informacin general sobre lenguaje de frmulas, consulte Componentes y sintaxis de la frmula en la pgina 364. 5 Haga clic en Guardar.
Campos de parmetro
Para solicitar al usuario de un informe que especifique informacin, se ha de crear un campo de parmetro. Piense en un parmetro como una pregunta que el usuario necesita responder antes de que se genere el informe. La informacin que escribe el usuario, o la forma en que responde, determina lo que aparece en el informe. Por ejemplo, en un informe usado por vendedores, puede existir un parmetro que pida al usuario que elija una regin. El informe devuelve los resultados de la regin especfica en vez de devolver los resultados de todas las regiones. Si desea una introduccin a los campos de parmetro, consulte Campos de parmetro en la pgina 381.
Campos especiales
Use la ficha Otros del cuadro de dilogo Insertar Campos para desplegar campos especiales, tal como Nmero de pgina, Fecha y Comentarios del informe.
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3 Seleccione un comando en la lista Campos especiales para insertarlo en el informe. Cada campo especial es insertado en su informe como un objeto. Aparecer un rectngulo de colocacin. Ahora puede colocarlo en el informe. Nota: Si desea cambiar el formato de un objeto insertado, haga clic en el objeto para seleccionarlo y luego haga clic en el botn Formato de la barra de herramientas Asistentes. Aparecer el Editor de Formato, donde usted puede hacer los cambios deseados. Consulte Formato en la pgina 191.
Objetos de texto
Los objetos de texto sern usados en su informe en una multitud de propsitos. Estos proveen una manera verstil para insertar ttulos, rotular resmenes y otros datos en su informe, y para combinar fcilmente campos de base de datos. Por ejemplo, en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 20, se usan objetos de texto para que se muestren fcilmente los dos campos de base de datos de nombre del contacto como un solo objeto, tanto para insertar un encabezado de columna para el nombre del contacto concatenado, como para insertar un ttulo en el informe.
2 Coloque el objeto de texto en el lugar donde desee que aparezca en el informe. Haga clic una vez en el borde del objeto de texto para seleccionarlo para movimiento y cambio de tamao.
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Haga doble clic dentro del objeto de texto para seleccionarlo para edicin. La regla de la ficha Diseo cambia a una regla del objeto de texto del mismo tamao del objeto seleccionado. A la izquierda, aparecer un indicador de tabulacin. Haciendo clic en el indicador de tabulacin, puede desplazarse cclicamente por las cuatro opciones de tabulacin disponibles.
Ficha de alineacin a la izquierda Ficha de alineacin a la derecha. Ficha de alineacin al centro Ficha de alineacin decimal Arrastre para establecer el margen izquierdo. Arrastre para establecer el margen derecho.
Despus de seleccionar la ficha deseada, haga clic en la posicin de la regla donde desee insertarla.
La regla le permite agregar sangras y alinear texto dentro del objeto de texto. Nota: Cuando inserta un objeto de texto por primera vez en su informe, el objeto queda automticamente seleccionado para edicin.
Campos de imagen
En la elaboracin de informes, muy a menudo surge la necesidad de incluir una imagen. Por ejemplo, usted podra poner el logotipo de su empresa en el encabezado del informe.
2 Seleccione el archivo de imagen que desee en la lista de archivos y haga clic en Abrir para volver al informe. All aparecer un marco con la imagen adentro, listo para ser ubicado.
3 Coloque el objeto de imagen donde desee que aparezca en el informe y haga clic con el botn secundario una vez.
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Campos de hipervnculo
Puede seleccionar un objeto de informe en las fichas Diseo o Vista previa y crear un hipervnculo a otra ubicacin. El hipervnculo se guarda con el informe y otros usuarios pueden tener acceso a l para ver informacin adicional. Nota: Crystal Reports tambin le permite crear hipervnculos con URL relativas, con lo que los informes en el web permanecen independientes de su ubicacin en cualquier servidor particular.
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Los tipos disponibles en el rea superior son: Ningn hipervnculo sta es la opcin predeterminada. No hay ningn hipervnculo asociado con el objeto de informe seleccionado. Un sitio Web en Internet Seleccione esta opcin si desea que el objeto de informe est vinculado a una direccin Web esttica. Use el botn de frmula para crear una direccin URL basada en un valor de campo. Por ejemplo, puede escribir la frmula siguiente si el campo Nombre del cliente contiene informacin relevante para crear una serie de direcciones URL significativas:
http://www. + {Cliente. Nombre del cliente} + .com
Valor de campo del sitio Web actual Seleccione esta opcin si desea que el programa cree un hipervnculo fuera del campo seleccionado. El campo se debe almacenar como un hipervnculo correcto en la fuente de datos. Una direccin de correo electrnico Seleccione esta opcin si desea que se cree una direccin mailto desde el campo seleccionado. Use el botn de frmula para crear una direccin basada en un valor de campo. Un archivo Seleccione esta opcin para crear un hipervnculo a un archivo en un equipo conectado a red o un equipo especfico. Use el botn de frmula para crear una ruta de archivo basada en un valor de campo. Valor de campo del correo electrnico actual Seleccione esta opcin si desea que el programa cree un hipervnculo de correo electrnico fuera del campo seleccionado. El campo se debe almacenar como una direccin de correo electrnico correcta en la fuente de datos. Los tipos disponibles en el rea Slo visor DHTML son: Profundizar en parte del informe Para obtener informacin sobre cmo se utiliza esta opcin, consulte Opcin Profundizar en partes del informe en la pgina 337. Otro objeto de informe Para obtener informacin sobre cmo se utiliza esta opcin, consulte Opcin Otro objeto de informe en la pgina 339. Nota: No todos los tipos de hipervnculos estn disponibles en todo momento. El objeto que selecciona y su ubicacin en el informe determinan los tipos disponibles. 4 Despus de haber seleccionado un tipo de hipervnculo, ingrese la informacin de hipervnculo apropiada (el URL de un sitio web, por ejemplo). 5 Al terminar, haga clic en Aceptar.
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El hipervnculo se inserta como corresponde. Haga clic en el informe para ir al sitio Web, enviar un mensaje de correo electrnico, etc. Para obtener informacin sobre cmo se utilizan los tipos de hipervnculo en el rea Slo visor DHTML, consulte Configurar la exploracin en la pgina 336.
Edicin de datos
Es posible que quiera hacer algunos cambios en el formato de los elementos de su informe. Tal vez le gustara cambiar el tamao de la fuente y el estilo del texto usado en el ttulo. O, si tiene un campo numrico, tal como cifras de venta, quiz quiera poner el signo de moneda antes del nmero o cambiar el nmero de decimales mostrado. Por ejemplo, en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 20, hay que dar formato al ttulo, agregar un objeto de texto para identificar la informacin del nombre del contacto e insertar el logotipo de la empresa. Consulte Formato en la pgina 191.
Seleccin de registros
La seleccin de registros es un paso crucial en la elaboracin de informes, que consiste en ir a travs de todos los datos para incluir solamente los que sean necesarios en su trabajo. En muy raras ocasiones querr un listado completo de toda la informacin en la base de datos. Con mayor frecuencia, le interesarn slo las ventas de un perodo de tiempo dado o de un producto en concreto, etc. Por ejemplo, se puede disear un informe de ventas para que slo incluya las ventas de una lnea de productos correspondientes al ltimo mes. Los datos de muestra usados para Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 20 contienen informacin tanto para clientes de Estados Unidos como para clientes internacionales. Utilizar la funcin de seleccin de registros para crear un informe que solamente haga una lista de los clientes de Estados Unidos. Consulte Seleccin de registros en la pgina 121 y Agrupar datos en la pgina 136.
Agrupamiento de Registros
Para organizar sus datos, puede agrupar informacin relacionada. Por ejemplo, en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 20, despus de agrupar la lista de clientes por regin habr que dividir la lista en grupos por regin. De esta manera, el gerente de ventas de California podr encontrar rpidamente el grupo California y ver slo los clientes que pertenecen a esa regin. Consulte Agrupar datos en la pgina 136.
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Orden de Registros
Crystal Reports permite especificar el orden en que se desea que los datos se presenten en el informe. Por ejemplo, despus de agrupar en Inicio rpido para usuarios inexpertos en la pgina 20, habr que ordenar los registros de cada regin en orden alfabtico por nombre de cliente. Muchos de los informes usarn algn tipo de ordenamiento. Dependiendo del informe, podr ordenar los registros en una lista u en conjuncin con el agrupamiento. Vea Ordenamiento de uno y varios campos en la pgina 135 y Ordenamiento de registros en grupos en la pgina 139.
Cursor de traspasar
Crystal Reports permite profundizar en informacin de grupos o resmenes en la ficha Vista previa, tanto en modo de vista Estndar como en modo de vista rbol de grupos (consulte Vista estndar en la pgina 67 y Vista rbol de grupos en la pgina 68). Cuando pone el cursor sobre un resumen que puede ser traspasado, el programa muestra el cursor de traspasar. Consejo: Los encabezados de grupo aparecen en la ficha Profundizar del mismo modo que en el informe en s. Si hace doble clic, el programa revela los detalles detrs del valor del resumen. Por ejemplo, si el cursor de traspasar se activa sobre el resumen para Ciudad, usted puede hacer doble clic para ver los detalles detrs de ese resumen. Si tiene un solo resumen, puede examinar el resumen o los datos de los registros individuales que han sido resumidos. Si tiene resmenes mltiples, puede examinar los resmenes detrs del resumen que los engloba (por ejemplo, usted podra examinar los resmenes por ciudad que conforman el resumen por regin), o los datos de registros individuales que han sido resumidos.
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25%
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Ver informes con un factor de aumento reducido es til para tener una vista general de la distribucin de los elementos en el informe. La vista usando un factor de aumento alto, es propicia para poder apreciar los detalles del informe.
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La informacin que aparecer slo en la primera pgina del informe va en el Encabezado del informe (EI). La informacin que aparecer slo en la ltima pgina del informe, debe ir en el Pie del informe (PI). La informacin que aparecer al principio de cada pgina del informe, debe ir en el Encabezado de pgina (EP). La informacin que aparecer al final de cada pgina del informe, debe ir en el Pie de pgina (PP). Puede usar texto, campos o frmulas en estas secciones tal como lo hace en la seccin Detalles. Temas relacionados Crear pies de pgina despus de la primera pgina en la pgina 232
4 Desplace el marco de objeto a la seccin Encabezado de informe y haga clic una vez para colocar el marco. 5 Con el ttulo del informe seleccionado, haga clic en el botn Asistente de Seccin de la barra de herramientas Asistentes. Aparece el Asistente de Seccin.
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6 Con la seccin Encabezado de informe resaltada, active la casilla de verificacin Nueva pgina despus. Ahora, el ttulo aparecer en la primera pgina y su informe comenzar en la segunda pgina.
Introduzca la informacin deseada y haga clic en Aceptar cuando termine para volver al informe.
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Crystal Repository
Este captulo ofrece una breve Repository. Muestra cmo se repositorio, cmo se actualizan cmo se utilizan los elementos informes de Crystal.
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Qu es el Crystal Repository?
Qu es el Crystal Repository?
Crystal Repository es la ubicacin central en la que se pueden almacenar y administrar los objetos de informe personales. Las definiciones de datos tales como las funciones personalizadas y los comandos SQL personalizados tambin se pueden almacenar y conservar en Crystal Repository. Por tanto, estos objetos son accesibles a los usuarios y los desarrolladores de informes para su utilizacin en informes nuevos que pueden distribuirse por la empresa. Fsicamente, Crystal Repository es una base de datos que almacena tipos de objetos admitidos. Entre ellos se incluyen: Objetos de Texto Mapas de bits Funciones personalizadas Comandos (consultas) Crystal Repository, que est incluido en Crystal Reports, es una base de datos de Access. De forma predeterminada, su ubicacin es \Archivos de programa\Common Files\Crystal Decisions\2.0\bin\Repository.mdb. Sin embargo, la mayora de los tipos de base de datos estn disponibles para Crystal Repository siempre y cuando se haya configurado un origen de datos ODBC (DSN) vlido para el tipo elegido. Se puede crear una base de datos vaca, configurar el DSN y, a continuacin, establecer la ruta de la base de datos en el archivo orMap.ini. Si se crea una base de datos diferente para Crystal Repository, se reemplaza el repositorio incluido en el programa. Consejo: Para mayor seguridad, se puede utilizar una base de datos ODBC como su Crystal Repository y establecer la caracterstica de seguridad en el nivel de base de datos. Si mantiene un repositorio compartido de objetos de informe, puede modificar un objeto en particular y actualizar todos los informes que contengan dicho objeto al abrirlos. El establecimiento de una ubicacin central para objetos de informe facilita tambin la tarea de administrar los datos; este aspecto es muy importante, porque permite maximizar la productividad y minimizar los costes de la compaa.
Flujo de trabajo
Aunque Crystal Repository se puede utilizar de muchas maneras, este flujo de trabajo de ejemplo permitir familiarizar al usuario con algunas de las tareas que se pueden ejecutar, como las siguientes: Crear una base de datos nueva de repositorio y configurar la conexin (opcional) Crystal Reports incluye una base de datos de ejemplo de repositorio (Crystal Repository). Si desea utilizar esta base de datos, puede prescindir de este paso. Configurar carpetas del repositorio El Explorador del repositorio muestra el contenido de Crystal Repository en forma de rbol con carpetas y subcarpetas. Puede agregar y cambiar de nombre las carpetas que desee.
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6 : Crystal Repository
Agregar objetos de informe al repositorio Esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto que se desee agregar: Seleccione un objeto de texto o una imagen de mapa de bits y arrstrelo hasta colocarlo en una carpeta, o seleccione la opcin Agregar al repositorio del men contextual. Seleccione una funcin personalizada de informe en el Taller de frmulas y haga clic en el botn Agregar al repositorio. Cree o modifique un comando en el Asistente de base de datos y seleccione la opcin Agregar al repositorio. Agregar objetos de repositorio a un informe Esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto: Los objetos de texto y las imgenes de mapa de bits se pueden arrastrar desde el Explorador del repositorio y colocarlos en el informe. Las funciones personalizadas y los comandos se pueden agregar a travs de las interfaces de usuario respectivas. Actualizar objetos de informe en el repositorio Igualmente, esta accin se puede realizar de diferentes maneras, dependiendo del tipo de objeto: Los objetos de texto y las imgenes de mapa de bits se pueden arrastrar de nuevo y colocarlos en el objeto de repositorio original. Las funciones personalizadas y los comandos se pueden actualizar a travs de las interfaces de usuario respectivas.
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Para obtener ms informacin sobre cmo se configura la conexin ODBC, vea Configurar un origen de datos ODBC en la Ayuda en lnea. 5 Haga clic en Aceptar cuando termine. 6 Edite el archivo orMap.ini, que est instalado de forma predeterminada en \Archivos de programa\Common Files\Crystal Decisions\2.0\jars y cambie la asignacin de origen de datos existente del siguiente modo:
<El nombre que desee asignar al repositorio>=<el nombre del DSN de ODBC que ha creado>
Nota: Los caracteres que se indican a continuacin no se pueden utilizar en el nombre del repositorio: - # { } ; / 7 Guarde los cambios efectuados en el archivo .ini. Acaba de configurar el repositorio nuevo. Si la base de datos nueva es segura, la aplicacin le indicar que se conecte la prxima vez que abra el Explorador del repositorio en Crystal Reports.
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6 : Crystal Repository
El Explorador del repositorio puede mostrarse acoplado en el Report Designer dependiendo de la posicin que tuviera la ltima vez que se utiliz Crystal Reports. Puede arrastrarlo y colocarlo en el lugar que desee o acoplarlo en cualquier otro sitio.
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3 Especifique un autor y una descripcin si lo desea y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4 En el Explorador del repositorio, haga clic con el botn secundario en el nodo del repositorio y haga clic en la opcin Actualizar del men contextual. Ver que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestin se ha agregado a la carpeta apropiada. Se podra haber agregado el objeto de texto o la imagen de mapa de bits sin necesidad de utilizar la funcin de arrastrar y colocar. 1 Seleccione el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en el informe y haga clic en la opcin Agregar al repositorio del men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Agregar elemento. Observe que, como no ha arrastrado el objeto hasta una carpeta concreta del repositorio, este cuadro de dilogo contiene un rea en la que se puede seleccionar una ubicacin. 2 En el campo Nombre, cree un nombre para el objeto o la imagen. Nota: Los caracteres que se indican a continuacin no se pueden utilizar en el nombre del objeto: # { } ; / 3 En el rea Ubicacin, haga doble clic en el repositorio, seleccione una carpeta y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 4 En el Explorador del repositorio, haga clic con el botn secundario en el nodo del repositorio y haga clic en la opcin Actualizar del men contextual. Ver que el objeto de texto o la imagen de mapa de bits en cuestin se ha agregado a la carpeta apropiada. Si intenta editar cualquiera de los objetos agregados al repositorio, ver que no puede efectuar cambios porque los objetos estn en modo de slo lectura. Lo cierto es que un objeto de informe almacenado en el repositorio no se puede modificar en el informe mientras est conectado al repositorio. Si hace clic con el botn secundario en el objeto del informe y elige la opcin Desconectar del repositorio del men contextual, el elemento se desconecta del repositorio y ya se puede editar. Si desea que otros informes se actualicen con el objeto de informe editado, debe agregarlo de nuevo al repositorio.
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6 : Crystal Repository
4 Haga clic en el botn Aceptar. Ver que la funcin personalizada se ha agregado al nodo Funciones personalizadas del repositorio. Consejo: Tambin puede agregar una funcin personalizada al repositorio arrastrando su nodo Funciones personalizadas del informe, en el rbol del taller, y colocndolo en el nodo Funciones personalizadas del repositorio.
Agregar un comando
1 En el rea Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos, seleccione el comando que desee agregar al repositorio. 2 Haga clic con el botn secundario en el comando y seleccione la opcin Editar comando del men contextual. 3 En el cuadro de dilogo Modificar comando, seleccione Agregar al repositorio y haga clic en Aceptar. 4 En el cuadro de dilogo Agregar elemento, especifique un nombre y una ubicacin de repositorio para el comando. Encontrar el comando en el nodo Repositorio del Asistente de base de datos, en el cuadro de dilogo Establecer ubicacin del origen de datos y en la pantalla Datos de los Asistentes para la creacin de informes.
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6 : Crystal Repository
3 Haga clic con el botn secundario en el comando y haga clic en la opcin Agregar al informe del men contextual. Ver que el comando se ha agregado al rea Tablas seleccionadas del Asistente de base de datos.
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6 : Crystal Repository
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Este captulo sugiere formas de perfeccionar los informes para aprovecharse de las mejoras de rendimiento realizadas en Crystal Reports. Aunque estas sugerencias son especialmente importantes para optimizar el rendimiento de los informes distribuidos por el entorno thin-wire del Web, la mayora de las lneas gua y procedimientos son aplicables a todos los informes.
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Informacin general
Informacin general
Tanto si distribuye sus informes de empresa en una red local, como en una intranet corporativa o en el Web, puede utilizar las potentes funciones de rendimiento integradas de Crystal Reports para agilizar la creacin de informes en el Web. Crystal Reports proporciona automticamente estas ventajas de rendimiento, aunque no se apliquen las estrategias que se describen en este captulo: Tecnologa de pginas a la orden El acceso a informes de pginas a la orden permite a los usuarios descargar slo aquellas pginas que necesitan ver, lo que minimiza el tiempo de respuesta y el trfico en el web. An ms, los marcadores y tecnologa de pginas a la orden permiten ver inmediatamente pginas y datos de informes en el web, sin tener que esperar el procesamiento de grandes objetos, como grficos y subinformes. Procesador de informes multiproceso y optimizado Las capacidades de subprocesamiento mltiple y los controladores de base de datos compatibles con el proceso del Motor de Crystal Report permiten continuar trabajando en las tareas importantes mientras otras muchas operaciones se procesan simultneamente en segundo plano. El Procesador de informes tambin minimiza el nmero de pasadas realizadas sobre los datos, acelera el proceso con una administracin de memoria mejorada y maneja subinformes y parmetros de la forma ms eficientemente posible. Adems de estas funciones integradas, las Estrategias clave para la optimizacin de informes en el Web que se tratan en las secciones siguientes proporcionan otras mejoras de rendimiento, que suelen ser sustanciales. Cuando disea nuevos informes (o mejora los anteriores) segn estas estrategias, los informes se ejecutan ms rpidamente con menos recursos de procesamiento. De esta manera, los usuarios de los informes pueden fcilmente acceder a los datos que necesitan, incluso con ms rapidez que nunca. Consejo: Si no tiene experiencia en la elaboracin de informes en el Web o en la elaboracin de informes en general, este captulo le preparar para futuras tareas de elaboracin de informes, ya que gracias a ella adquirir los conocimientos necesarios para disear mejores informes con mayor rapidez. Nota: Entender las bases de datos y su funcionamiento es con frecuencia muy importante a la hora de considerar el rendimiento. Para obtener informacin en segundo plano, vea Informacin general sobre las bases de datos en la pgina 412.
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Para obtener sugerencias y consideraciones sobre cmo se crean informes rpidos e interactivos, vea Seleccionar las opciones de diseo adecuadas en la pgina 101. Para obtener informacin sobre cmo se obtiene el mximo provecho de la base de datos existente, vea Simplificar el entorno de elaboracin de informes en la pgina 106. Para minimizar la transferencia de datos y mejorar el rendimiento de los informes, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 109. Para reducir el tiempo de procesamiento y de transferencia de datos de informes agrupados, ordenados o totalizados, vea Mejora del agrupamiento, el ordenamiento y el clculo de totales en la pgina 116. En general, los problemas de rendimiento de informes son parecidos, independientemente de cmo se distribuyan estos informes. Si sigue estas estrategias, observar mejoras significativas no slo en entornos Web de varios usuarios, sino tambin en situaciones de un solo usuario.
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Estos son slo algunas de las ventajas de disear informes dirigidos a los usuarios: Los usuarios de informes ganan control interactivo sobre el tipo y la cantidad de informacin que ven en el Web. La transferencia de datos y el trfico en la red disminuyen, ya que el servidor de la base de datos slo devuelve la informacin solicitada por los usuarios. Cuando los usuarios necesitan informes de datos en tiempo real en el Web, los informes orientados al usuario responden rpidamente y se comunican eficazmente con el servidor de la base de datos. Los informes ganan en utilidad, ya que cada usuario personaliza su contenido, creando por tanto una solucin de elaboracin de informes especfica a su problema de toma de decisiones concreto.
Datos activos
La elaboracin de informes activos proporciona al usuario acceso en tiempo real a los datos activos, directamente desde el servidor de la base de datos. Utilice los datos activos para mantener informados puntualmente a los usuarios de los datos que estn cambiando constantemente, de modo que tengan acceso inmediato a la informacin ms precisa. Por ejemplo, si los directores de un gran centro de distribucin necesitan realizar un seguimiento continuo del inventario enviado, la elaboracin de informes reales es la manera de ofrecerles la informacin que necesitan. Crystal Reports admite la elaboracin de informes activos. Sin embargo, primero debe considerar si desea o no que todos los usuarios accedan al servidor de la base
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de datos de forma continuada. Si los datos no cambian de forma rpida y continua, todas las solicitudes realizadas a la base de datos lo nico que hacen es incrementar el trfico en la red y consumir recursos del servidor. En estos casos, puede preferir utilizar informes con datos guardados. Para asegurar la eficacia de la elaboracin de informes en tiempo real, lea todas las sugerencias que se dan en este captulo. Estos temas, sin embargo, son de particular importancia: Aprovechamiento de los subinformes a la orden en la pgina 104 Ejecucin de agrupamiento en servidor en la pgina 116 Incorporacin de campos de parmetro a las frmulas de seleccin de registros en la pgina 113
Datos guardados
Los informes con datos guardados son tiles para el tratamiento de datos que no se actualizan constantemente. Cuando los usuarios se desplazan por informes con datos guardados y profundizan en busca de detalles en columnas o grficos, no acceden directamente al servidor de la base de datos sino a los datos guardados. Por tanto, los informes con datos guardados no slo minimizan la transferencia de datos a travs de la red, sino que tambin reducen la carga de trabajo del servidor de la base de datos. Puede planificar estos informes desde Crystal Enterprise, de manera que se actualicen automticamente desde la base de datos segn una base predeterminada. Por ejemplo, si su base de datos sobre las ventas slo se actualiza una vez al da o una vez a la semana, puede ejecutar el informe de acuerdo con esta planificacin y guardarlo con datos. De este modo, los representantes de ventas tendrn siempre acceso a los datos de ventas actuales sin necesidad de acceder a la base de datos cada vez que abran un informe. De forma alternativa, puede actualizar los informes con datos guardados segn sus necesidades. Si utiliza informes con datos guardados, incorpore las dems sugerencias de este captulo para asegurarse de que sus informes estn diseados para obtener un rendimiento ptimo. Para guardar un informe con datos, primero asegrese de que est seleccionada la opcin Guardar datos con el informe en el men Archivo; a continuacin, guarde su informe.
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Cuando la seccin Detalles se oculta, los usuarios navegan primero por el rbol de grupo hasta encontrar los datos que desean. A continuacin, al profundizar en el informe, pueden solicitar datos especficos que se devuelven rpidamente sin registros innecesarios. Esto es especialmente importante para mejorar la navegacin en informes resumen que sean extensos, que pueden constar de cientos, miles o incluso decenas de miles de pginas. Para facilitar la navegacin de esta manera, primero es necesario agrupar los datos e insertar los campos de resumen que desea incluir en su informe. Para obtener informacin e instrucciones ms detalladas, vea Agrupar datos en la pgina 136 y Resumen de datos agrupados en la pgina 149. Una vez agrupados y resumidos los datos del informe, oculte la seccin Detalles (y cualquier otra seccin grande del informe) para que los usuarios puedan desplazarse fcilmente hasta la informacin realmente importante para ellos.
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Por ejemplo, cuando disea un informe que muestra las ventas trimestrales de cada empleado para cada producto y cada tipo de producto, tambin puede que desee realizar un seguimiento del progreso de cada empleado incluyendo informacin sobre las ventas de cada semana. Estos datos adicionales, sin embargo, pueden no ser de inters para muchos de los usuarios que vean el informe. En tal caso, extraiga la parte de ventas semanales del informe y adjntelo como subinforme a la orden. Slo se recupera de la base de datos informacin detallada sobre las ventas semanales cuando un usuario profundiza hasta el subinforme a la orden. Muchos objetos de informe, como grandes tablas cruzadas, cuadrculas OLAP, grficos avanzados y mapas, son candidatos ideales para incluirlos en subinformes a la orden, ya que el objeto no se procesa mientras no se profundice en l. Para insertar un subinforme a la orden, vea Cmo insertar subinformes en la pgina 401 y Cmo crear un subinforme a la orden en la pgina 409. Consejo: Tambin podra colocar estos objetos de informes en una seccin Detalles oculta de un informe que utilice la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor. De este modo, el servidor de la base de datos realiza la mayor parte del procesamiento y slo un subconjunto de registros se transfiere desde el servidor hasta el equipo local (los dems registros se recuperan cuando se profundiza en una seccin oculta).
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subinformes a la orden, con el informe principal. Ya que cada subinforme se ejecuta como informe independiente, las tablas vinculadas suelen tener ventajas de rendimiento. Temas relacionados Para obtener lneas gua generales, vea Vnculos de bases de datos frente a subinformes en situaciones de uno a varios en la pgina 400. Para obtener completa informacin, vea Consideraciones de rendimiento en los vnculos uno a varios en la pgina 419.
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registros relacionados de la otra. (La vinculacin de tablas funciona mejor si las tablas de su base de datos estn indexadas.) Vincular las tablas de su base de datos de esta manera es normalmente ms rpido que incorporar subinformes vinculados al informe principal. Cuando vincula dos o ms tablas, desea que el informe lea los menos registros posibles, y que al mismo tiempo encuentre todos los registros coincidentes. La mejor manera de adherirse a estas lneas gua es determinar las necesidades de la elaboracin de informes y planificar la estrategia a seguir antes de crear el informe. Cuando sepa exactamente lo que necesita de su fuente de datos, con Crystal Reports es fcil obtener dicha informacin. Existen muchos otros problemas especficos que hay que considerar a la hora de vincular tablas. Estas consideraciones adicionales, no obstante, dependen enormemente del entorno de elaboracin de informes. En otras palabras, los pasos a seguir para obtener un rendimiento ptimo de la vinculacin de tablas dependen del tipo de la base de datos, de la posibilidad de indexar tablas y del tipo de combinacin necesaria entre las tablas. Para obtener una descripcin completa de las diversas situaciones de elaboracin de informes, vea la seccin Vinculacin de tablas en la pgina 417. En la mayora de estos ejemplos, los siguientes procedimientos generales deberan asegurar que las tablas estn vinculadas para obtener un rendimiento mejorado si no ptimo.
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Temas relacionados Para obtener ms informacin acerca de los procedimientos almacenados, vea Procedimientos almacenados en la pgina 440. Para seleccionar un procedimiento almacenado como origen de datos, vea Procedimientos almacenados de SQL en la Ayuda en lnea.
La consulta SQL generada enviar los 2192 registros a Crystal Reports y, luego, la frmula de seleccin de registros reducir el nmero a 181. Para ver esto, haga clic en Mostrar consulta SQL en el men Base de datos y fjese en que la consulta SQL no tiene clusula WHERE. Esto se debe a que Crystal Reports no puede procesar la funcin Year ( ) en la clusula WHERE.
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Por otra parte, esta frmula de seleccin de registros genera el mismo informe:
{Pedidos.Fecha del pedido} < #Jan 1, 1997#
Esta segunda frmula, sin embargo, se puede procesar en el servidor de la base de datos. La consulta SQL generada slo enva 181 registros a Crystal Reports. Por lo tanto, cuando Crystal Reports evala la frmula de seleccin de registros, no es necesario eliminar ms registros. Haga clic en Mostrar Consulta SQL en el men Base de datos y observe que la consulta SQL resultante tiene una clusula WHERE. Como muestra este ejemplo, la velocidad de procesamiento del informe mejora cuando mejora la frmula de seleccin de registros. En este caso, ambas frmulas generan el mismo informe, pero la segunda aprovecha la potencia y las optimizaciones que el servidor de la base de datos puede utilizar para manejar sus propios datos. Consejo: Vea la seccin siguiente para disponer de informacin adicional y conocer las limitaciones cuando se configuran solicitudes de seleccin de registros. Nota: Si no conoce las frmulas de seleccin de registros, puede ser preferible empezar con el Asistente de Seleccin o con las plantillas de frmulas de seleccin de registros de muestra. Para obtener informacin ms detallada, junto con una introduccin a la seleccin de registros, vea Seleccin de registros en la pgina 122.
Generalidades
Para procesar la seleccin de registros, debe seleccionar Usar ndices o servidor para rapidez en el cuadro de dilogo Opciones del informe, disponible en el men Archivo. En las frmulas de seleccin de registros, evite conversiones de tipos de datos en los campos que no sean de parmetros. Por ejemplo, evite el uso de ToText ( ) para convertir un campo numrico de la base de datos en campo de cadena de base de datos. Puede reducir algunas frmulas de seleccin de registros que usan enunciados constantes.
Bases de datos PC
Slo puede reducir la seleccin de registros de campos indexados. Puede reducir slo clusulas AND (no OR).
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Consideracin n 1
Toda frmula de seleccin de registros que genere completamente con el Asistente de seleccin, sin escribir fragmentos de la frmula manualmente, se puede reducir. Este caso deriva de los puntos siguientes. Sin embargo, es posible escribir ms tipos de frmulas de seleccin de registros usando las sugerencias que se ofrecen a continuacin que usando el Asistente de seleccin. Para realizar esta accin, necesita editar la frmula de seleccin de registros directamente con el Taller de frmulas o en el rea de texto que aparece cuando se hace clic en Mostrar frmula en el Asistente de Seleccin. Para abrir el Taller de frmulas con el fin de modificar la seleccin de registros, haga clic en el men Informe, seleccione Frmulas de seleccin y, a continuacin, seleccione Registro en el submen.
Consideracin n 2
Se puede reducir toda frmula de seleccin que sea de la forma: CampoBaseDatos OperadorCompatible EnunciadoParamtricoOConstante se puede procesar. Naturalmente, CampoBaseDatos es simplemente un campo de base de datos. OperadorCompatible es cualquiera de =, <>, <, <=, >, >=, StartsWith, Like o In. EnunciadoParamtricoOConstante es cualquier enunciado que incluya valores constantes, operadores, funciones y campos de parmetro. No puede incluir variables, estructuras de control ni otros campos que no sean campos de parmetro. Por definicin, se pueden evaluar enunciados constantes y de parmetro sin acceder a la base de datos.
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Nota: Se puede evaluar un enunciado constante o de parmetro con un valor simple, un rango de valores, un valor de matriz o una matriz de valores de rango. He aqu algunos ejemplos de dichos enunciados:
{?parmetro numrico} - 3 Year ({?fecha actual}) CurrentDate + 5 DateDiff ("q", CurrentDate, CDate("Jan 1, 1996")) Month (Maximum ({?parmetro de rango de fecha}) + 15) ["Canad", "Mxico", "EE.UU.", {?ingresar pas}] 1000 To 5000 [5000 To 10000, 20000 To 30000, 50000 To 60000]
Un ejemplo completo: {Pedidos.Fecha del pedido} >= CurrentDate - 3 El programa tambin puede reducir un enunciado que slo contenga un campo booleano (sin las partes de constante y operador).
{Pedidos.Enviado} Not {Pedidos.Enviado}
Consideracin n 3
IsNull (CampoBaseDatos) se puede procesar.
Consideracin n 4
EnunciadoSql OperadorCompatible EnunciadoParamtricoOConstante se puede procesar. Por ejemplo, no es posible reducir la frmula {@PrecioFinal} > 1000 si {@PrecioFinal} = (Cantidad * Precio). Sin embargo, si se reemplaza la frmula @PrecioFinal por el enunciado SQL equivalente, su frmula de seleccin de registros se podr reducir.
Consideracin n 5
Cuando utilice varias expresiones que sigan las consideraciones anteriores, seprelas con los operadores AND y OR; tambin puede utilizar NOT. Puede tener varios operadores de cada uno de ellos, por lo que puede utilizar parntesis para establecer prioridades. Por ejemplo:
{Pedidos.ID del pedido} < Minimum({?rango numrico}) Or {Pedidos.Monto del pedido} >= 1000 (IsNull({Cliente.Regin}) Or {Cliente.Regin} = "BC") And {Cliente.Ventas del ltimo ao} > 2000
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Temas relacionados Si su frmula de seleccin de registros no responde conforme a lo esperado, vea Cmo solucionar problemas en frmulas de seleccin de registros en la pgina 129.
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4 En el Nombre del parmetro, escriba CuotaDeVentas. 5 En Texto de confirmacin, escriba Cul fue la cuota de ventas del ao
pasado?
6 Haga clic en la lista Tipo de valor y seleccione Nmero. 7 Asegrese de que la opcin Valores discretos est seleccionada y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Nota: Ya ha creado el campo de parmetro. Los restantes procedimientos describen cmo se agrega el campo de parmetro a la frmula de seleccin de registros con el Asistente de Seleccin. 8 En el men Informe, haga clic en Asistente de seleccin. Aparece el cuadro de dilogo Elegir campo. 9 Seleccione el campo Cliente.Ventas del ao pasado y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin. 10 En la ficha Cliente.Ventas de ao pasado, haga clic en la lista desplegable y seleccione es mayor que. Aparecer una nueva lista desplegable. 11 Haga clic en esta segunda lista y seleccione {?CuotaDeVentas}. Consejo: Haga clic en el botn Mostrar frmula para ver la nueva frmula de seleccin de registros, que aparece como: {Cliente.Ventas del ao pasado} > {?CuotaDeVentas}. En vez de utilizar el Asistente de seleccin, poda haber creado esta frmula usted mismo en el Editor de frmulas de seleccin de registros. Para ver el editor, abra el Taller de frmulas y seleccione Seleccin de registro en la carpeta Frmulas de seleccin. 12 En el Asistente de seleccin, haga clic en Aceptar. Ya ha agregado su campo de parmetro a la frmula de seleccin de registros. Cuando cambia al modo Vista previa, o hace clic en el botn Actualizar, se le solicitarn nuevos valores de parmetros. Puede entonces introducir un valor numrico que represente la cuota de ventas del ao pasado. El informe resultante slo mostrar los clientes cuyas ventas del ao pasado superen el valor numrico que haya especificado. Por ejemplo, si responde al parmetro introduciendo 40000, el informe mostrar slo aquellos clientes cuyas ventas superaron el ao pasado los $40.000. Observe tambin, en la parte inferior derecha de la ventana Crystal Reports, que slo se devuelven 58 registros para el informe, en vez de 270 registros que se devolvieron antes de colocar el campo de parmetro en una frmula de seleccin de registros. Al mejorar este informe, ha recuperado toda la informacin que necesitaba y, al mismo tiempo, se ha asegurado de que se transfiera desde el servidor de la base de datos el menor nmero posible de registros.
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Temas relacionados Para crear parmetros mejorados, vea Caractersticas avanzadas de parmetro en la pgina 388. Para obtener informacin general acerca de los campos de parmetro, vea Informacin general de parmetros en la pgina 382. Para obtener informacin general acerca de las frmulas de seleccin de registros, vea Seleccin de registros en la pgina 121.
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Temas relacionados Para informacin acerca de SQL, vea Qu es SQL? en la pgina 437 y El lenguaje SQL en la pgina 441. Para obtener instrucciones acerca de cmo crear un campo de enunciado SQL, vea Campos de enunciado SQL en la pgina 74. Para obtener sugerencias para mejorar la frmula de seleccin de registros, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 109. Para obtener procedimientos generales de seleccin de registros, vea Seleccin de registros en la pgina 121.
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Adems, al activar la opcin Ejecutar agrupamiento en el servidor, se ha asegurado de que el procesamiento inicial se completa en el servidor de la base de datos. Por lo tanto, slo se transfieren al informe los registros necesarios. Para obtener ms informacin acerca del procesamiento del lado del servidor, vea Procesamiento del lado del servidor en la pgina 443.
Si el valor de CampoBaseDatos de un registro es igual a ValorEspecificado, entonces se ejecuta Clculo1; para los dems registros, se ejecuta Clculo2. Al incorporar el campo de enunciado SQL, se aprovecha de la capacidad del servidor de la base de datos de procesar Lgica Case. Por lo tanto, el agrupamiento del informe tiene lugar en el servidor, aunque resuma el campo de enunciado SQL en cualquier otra parte del informe. Nota: La sintaxis SQL de este ejemplo es especfica para MS SQL Server 7. Para determinar la sintaxis apropiada para su base de datos, puede que necesite consultar la documentacin de la base de datos o ponerse en contacto con su Administrador.
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Seleccin de registros
Este captulo muestra cmo se filtran los registros que se desea incluir en un informe. Por ejemplo, al usar las herramientas de seleccin de registros, es posible limitar los registros que aparecern para un grupo especfico de clientes, un rango especfico de nmeros de cuenta o un rango de fecha particular.
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Seleccin de registros
Seleccin de registros
Cuando selecciona un campo para que aparezca en su informe, los valores de los campos de cada registro en la(s) tabla(s) activa se imprimen automticamente. En algunas ocasiones, es posible que no desee incluir todos los valores, sino slo un subconjunto de ellos. Por ejemplo, quizs quiera: Incluir registros slo para un grupo especfico de clientes. Incluir registros para un rango especfico de nmeros de cuenta del nmero total de registros de la base de datos. Incluir slo valores de los registros comprendidos en un rango especfico de fechas.
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8 : Seleccin de registros
Si la tabla contiene un campo de Cdigo postal, se puede basar la seleccin de registros en el rango de cdigos postales que se usan para California (Cdigo postal entre n y N). Si la tabla contiene un campo de Cdigo de rea, puede basar su seleccin de registros en los cdigos de rea de California (un cdigo de rea es uno de x, y...z). Nota: Si el cdigo de rea se almacena en el campo del nmero de telfono, no podr realizar la seleccin de este mismo registro con el Asistente de seleccin segn el cdigo de rea. Ser necesario crear una frmula de seleccin de registros mediante el lenguaje de frmula para extraer la parte del cdigo de rea del nmero de telfono y, a continuacin, realizar la seleccin segn ese valor. Como regla general, si puede basar la seleccin de registros en varios campos (como en este ejemplo), se debe seleccionar un campo indexado en lugar de un campo no indexado para obtener un mejor rendimiento.
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Seleccin de registros
Nota: Si hace clic en el botn Asistente de seleccin sin resaltar primero un campo del informe, aparecer el cuadro de dilogo Elegir campo. Destaque el campo en el que desea basar la seleccin de registros y haga clic en Aceptar. Aparece el Asistente de seleccin. 2 Use los cuadros desplegables para introducir su criterio de seleccin para el campo indicado. 3 Haga clic en Aceptar cuando termine. Consejo: Para basar la seleccin de registros en ms de un campo, haga clic en la ficha Nuevo. Seleccione el siguiente campo del cuadro de dilogo Elegir campo. Se generar una frmula de seleccin basada en sus especificaciones que limitar el informe a los registros especificados. Nota: Para ver la frmula de seleccin, haga clic en el botn Mostrar frmula. El Asistente de seleccin se expande para mostrar la frmula. Se puede modificar la frmula en el rea donde aparezca o hacer clic en el botn Editor de Frmulas para modificarla en este editor.
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8 : Seleccin de registros
Temas relacionados Para plantillas de seleccin de grupos y registros de muestra, vea Uso de las plantillas de frmulas en la pgina 126. Para obtener instrucciones completas sobre cmo crear frmulas, vea Uso de las frmulas en la pgina 359. Para obtener informacin sobre las estratgias de seleccin de registros avanzada y las sugerencias de rendimiento, vea Uso de frmulas de seleccin de registros mejoradas en la pgina 109.
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4 Haga clic en el botn Ocultar frmula cuando finalice la revisin. 5 Use el Asistente de seleccin para cambiar su frmula de seleccin. 6 Revise la frmula actualizada haciendo nuevamente clic en el botn Mostrar frmula. 7 Para efectuar cambios en la frmula, haga clic en el botn Editor de Frmulas en el Asistente de seleccin expandido y use las herramientas del Taller de frmulas para hacer los cambios pertinentes. Nota: Los componentes de la frmula de Seleccin que no encajen en ninguno de los criterios establecidos en el Asistente de Seleccin no sern traducidos. Por ejemplo, si parte de su frmula de seleccin de registros extrae los ltimos cuatro caracteres en el nmero de un cliente, la seleccin del cdigo de la frmula que hace esta extraccin no ser convertido a criterio de seleccin del Asistente de Seleccin.
Selecciona aquellos registros en los cuales, el valor en el campo {archivo.CAMPO} comienza con el carcter "C" (incluye valores como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co., excluye valores como Bobs Bikes Ltd., y Feel Great Bikes, Inc.).
not ({archivo.CAMPO} startswith C)
Selecciona aquellos registros en los cuales, el valor en el campo {archivo.CAMPO} no comienza con el carcter "C" (incluye valores como Bobs Bikes Ltd., and Feel Great Bikes, Inc., excluye valores como CyclePath, Corp. y Cyclists Trail Co.).
999 in {archivo.CAMPO}[3 to 5]
Selecciona aquellos registros en los cuales, del tercero al quinto dgito del campo {archivo.CAMPO} es igual a"999"(incluye valores como 10999, 70999, y 00999; excluye valores como 99901 y 19990).
Cycle in {archivo.CAMPO}
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} contiene la cadena "Cycle" (incluye valores como
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8 : Seleccin de registros
CyclePath Corp. y CycleSporin, Inc., excluye valores como Cyclists Trail Co. y Feel Great Bikes, Inc.).
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 99999.
{archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} menor que 99999. Rango de valores
{archivo.CAMPO} > 11111 and {archivo.CAMPO} < 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ni 11111 ni 99999 estn incluidos en ese rango de valores).
{archivo.CAMPO} >= 11111 and {archivo.CAMPO} <= 99999
Selecciona aquellos registros que tienen un valor en el campo {file.FIELD} mayor que 11111 pero menor que 99999 (ambos 11111 y 99999 estn incluidos en el rango de valores).
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo {file.DATE} se encuentra entre 1992 y 1996 (no se incluyen ni 1992 ni 1996).
Year({archivo.FECHA}) >=1992 and year({archivo.FECHA}) <= 1996
Selecciona aquellos registros donde el ao encontrado en el campo {file.DATE} se encuentra entre 1992 y 1996 (incluidos 1992 y 1996).
Month({archivo.FECHA}) in 1 to 4
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {file.DATE} es uno de los primeros 4 meses del ao (incluye enero, febrero, marzo, y abril).
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Month({archivo.FECHA}) in [1,4]
Selecciona aquellos registros en los cuales el mes encontrado en el campo {file.DATE} es el primero o el cuarto mes del ao (incluye enero y abril, excluye febrero y marzo).
Selecciona aquellos registros donde la fecha encontrada en el campo {file.DATE} esta dentro del ltimo mes completo. Si est en el mes de mayo, selecciona todos los registros con la fecha de abril.
no({archivo.FECHA})in LastFullMonth
Selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha encontrada en el campo {file.DATE} est dentro del ltimo mes completo. Si el mes es mayo, selecciona todos los registros, excepto aquellos en que la fecha es abril.
{archivo.FECHA} < CurrentDate
Selecciona todos los registros en los cuales la fecha encontrada en el campo {file.DATE} es anterior a la fecha de hoy.
Selecciona aquellos registros en los cuales el valor en el campo {archivo.CAMPO} comienza con "C"+ y el mes es enero o abril. Por ejemplo, si usa este tipo de frmula con una base de datos de pedidos, puede estar pidiendo un informe que muestre todos los clientes cuyos nombres comiencen con "C" y hayan ordenado algo en enero o en abril.
AOK in {archivo.HISTORIA}[3 a 5] and {archivo.CRDITO} >= 5000
Selecciona aquellos registros en los cuales el campo {archivo.HISTORIA} muestra los caracteres "AOK" como el 3, 4 y 5 y el campo {archivo.CREDITO} (el monto de crdito disponible) es de por lo menos 5000. Puede usar estas plantillas como estn (con sus propios datos), o bien combinarlas para crear frmulas complejas.
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8 : Seleccin de registros
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pero el campo {cliente.CODIGO POSTAL} no se usa en su informe (como en el caso del informe de ventas que usa el cdigo postal para definir territorios pero no lo incluye en los datos del informe), entonces inserte el campo {cliente.CODIGO POSTAL} en un lugar obvio del informe. O, si uno de los campos invocados en la frmula de seleccin est en el informe pero oculto, cambie su estado (mustrelo), desactivando la opcin Ocultar en impresin para ese campo, en el Editor de Formato. 5 Imprima el informe y asegrese que todos los datos de los campos invocados por la frmula impriman satisfactoriamente. Asegrese de que se imprimen todos los datos. Por ejemplo, si hay un nmero x de registros en la base de datos, usted debe obtener un nmero x de impresiones por cada campo invocado. Esto establece una base para comparar los resultados de impresin usando la frmula de seleccin. 6 Cuando est seguro que est obteniendo resultados satisfactorios sin la frmula de seleccin, introdzcala usando slo uno de los selectores. Por ejemplo, si quiere usar lo siguiente en su frmula de seleccin final:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000 and {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = C and {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} >= 5000
esta frmula seleccionar todos aquellos registros que muestren un cdigo postal mayor que 80000, un valor en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} que comience con C y un valor en el campo {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} mayor o igual que 5000. Usted podra empezar con esto como su primera prueba de la frmula de seleccin:
{cliente.CODIGO POSTAL} > 80000
Imprima el informe y evale los datos que se imprimen con slo un selector activado. En su ejemplo, evale los datos en el campo {cliente.CODIGO POSTAL}. Muestra el campo solamente cdigos postales mayores que 80000? Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est funcionando bien. Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin.
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8 : Seleccin de registros
7 Una vez que la frmula trabaja correctamente con un selector activado, agregue el segundo selector. En su ejemplo, la nueva frmula de seleccin podra ser:
{cliente.CODIGO POSTAL} > "80000" y {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}[1] = "C"
8 Obtenga una vista previa del informe y evale los datos que se imprimen cuando tenga dos selectores activados. En su ejemplo, evale los datos en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} (siendo que ya evalu el campo {cliente.CODIGO POSTAL} en el paso anterior). Muestra el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO} slo cadenas de texto que comienzan con C? Si es as, entonces usted sabe que esta parte de la frmula est funcionando bien. Si no, corrija esta parte de la frmula de seleccin. 9 Una vez que la frmula de seleccin trabaja perfectamente con dos selectores activados, agregue un tercer selector, luego un cuarto, etc., hasta que haya probado todos los selectores de la frmula.
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podra cambiarla a:
UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}) = JUAN
Esta ltima frmula convierte primeramente el valor del campo {cliente.NOMBRE DEL CONTACTO} ponindolo en maysculas y despus comprueba si el valor resultante de ese campo es igual a JUAN. Usando esta frmula, cualquier forma de la palabra juan ser vlida, sin importar si las letras son maysculas o minsculas, ya que todas sern convertidas a maysculas para mantener consistencia en la comparacin. Tambin puede usar la funcin LowerCase (minsculas) en forma similar, para establecer coincidencias con juan. Revise su frmula de seleccin cuidadosamente y asegrese de estar usando el formato correcto en cualquier texto que est sometiendo a comparaciones. Si tiene alguna duda, use la funcin UpperCase (o LowerCase) para asegurar coherencia en las comparaciones. Otra frmula que produce resultados similares a la anterior es:
JUAN in UpperCase ({cliente.NOMBRE DEL CONTACTO}
no encontrar ninguna coincidencia Sr., debido a que hay un espacio extra en el termino de comparacin entre la letra r y el punto. Del mismo modo, D r. no coincidir con Dr.. Revise cuidadosamente su frmula de seleccin y asegrese que los espacios de la frmula de seleccin coincidan con los espacios en los campos que est comparando.
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Las acciones de ordenar, agrupar y totalizar son los pasos que convierten los datos desorganizados en informacin til en un informe. Este captulo es una introduccin a los conceptos de ordenamiento, agrupamiento y totalizacin.
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Ordenamiento de datos
Ordenamiento de datos
Ordenar quiere decir poner los valores en un cierto orden para ayudarle a encontrarlos o evaluarlos. Cuando inserta por primera vez un campo de base de datos en su informe, los datos de los campos aparecen en el orden en que se introdujeron originalmente. En este tipo de informes es difcil encontrar informacin. Resulta mucho ms fcil revisar o buscar informacin cuando la puede ver ordenada en un formato lgico. Por ejemplo, es aconsejable tener una lista de clientes ordenada alfabticamente por nombre o por pas.
Campo de ordenamiento
Un campo de ordenamiento es aquel que determina el orden en el que aparecen los datos en su informe. Casi cualquier campo se puede utilizar como campo de ordenamiento, incluidos los campos de frmula. El tipo de datos de un campo determina el mtodo en el que se ordenan los datos del mismo. Nota: No es posible ordenar segn campos de memorando o BLOB. Tipo de campo Campos de cadenas de un solo carcter Ordenar espacios en blanco puntuacin nmeros letras maysculas letras minsculas dos letras tres letras cuatro letras, etc. Por ejemplo: BOB antecede a bob 123 es anterior a 124 (espacio en blanco) antecede a a aa antecede a aaa Campos de moneda Campos numricos Campos de fecha orden numrico orden numrico orden cronolgico
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Tipo de campo Campos de fecha y hora Campos de hora Campos de comparacin booleana Valores Null
Ordenar orden cronolgico valores de igual fecha ordenados por hora orden cronolgico Valores False (0) Valores True (1) valores nulos valores no nulos
Direccin de ordenamiento
La direccin se refiere al orden en que se muestran los valores una vez ordenados. Ascendente De menor a mayor (del 1 al 9, de la A a la Z, de False a True). El programa ordena los registros de forma ascendente segn los valores del campo de ordenamiento seleccionado. Descendente De mayor a menor (del 9 al 1, de la Z a la A, de True a False). El programa ordena los registros de forma descendente segn los valores del campo de ordenamiento seleccionado.
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Agrupar datos
2 Resalte el campo que desee ordenar en el rea Campos disponibles. 3 Haga clic en la flecha >. El campo seleccionado se aade a la lista Ordenar campos. 4 Elegir la direccin de ordenamiento que desee. 5 Si desea ordenar ms de un campo, destaque el segundo campo segn el cual desea ordenar los datos y agrguelo a la lista Campos de ordenamiento. 6 Si desea cambiar el orden de los campos en la lista Ordenar campos, resalte el campo que desee mover y haga clic en los botones de flecha para desplazarlo hacia arriba o hacia abajo. Consejo: El orden de los campos listados en el cuadro Campos de ordenamiento ser el orden de los datos. 7 Al aadir cada campo a la lista Ordenar campos, especifique la direccin de ordenamiento. 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. Los registros se ordenan segn los valores de la lista Campos de ordenamiento.
Agrupar datos
Los datos agrupados son aquellos que se ordenan y desglosan en grupos relevantes. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo consistira de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal, o en la misma Regin. En un informe de ventas, un grupo puede consistir en todos los pedidos hechos por un mismo cliente o todos los pedidos generados por un representante de ventas particular.
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Agrupar datos
2 Seleccione el campo mediante el cual desee agrupar los datos en la primera lista desplegable. 3 Seleccione la direccin de ordenamiento de la segunda lista desplegable. 4 Si desea que se muestre un valor diferente en el encabezado de grupo, haga clic en la ficha Opciones. Nota: De forma predeterminada, el encabezado del grupo muestra el valor del campo segn el cual est agrupando. 5 Active la casilla de verificacin Personalizar campo del nombre del grupo y elija un nuevo nombre de grupo. Por ejemplo, si agrup por {Cliente.Id. del cliente}, en cada cambio de grupo ver la Id. del cliente correspondiente. Si desea mostrar un valor diferente (Id. y nombre del cliente), personalice el campo de nombre de grupo eligiendo un campo de datos alternativo o creando una frmula. Consejo: Para ocultar el nombre de encabezado de un grupo, haga clic con el botn derecho del mouse en el encabezado de grupo, seleccione Dar formato al campo y haga clic en Suprimir en la ficha Comn del Editor de formato. 6 Haga clic en Aceptar. Si los registros de cada grupo no estn ordenados, ser necesario ordenarlos. Consulte Ordenamiento de registros en grupos en la pgina 139. Temas relacionados Agrupar datos en intervalos en la pgina 144 Creacin de encabezados de grupo en la pgina 156
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Por ejemplo, es aconsejable tener un grupo que contenga los registros donde las ventas brutas sean inferiores a cierto valor, un segundo grupo donde sean superiores a cierto valor y un grupo final donde las ventas brutas caigan entre dos valores. En este caso, puede crear sus grupos usando el mismo rango de facilidades de seleccin que estn disponibles para crear consultas de seleccin de registros. El agrupamiento por orden especfico ofrece una solucin a los desafos de ordenamiento y grupos personalizados. Le permite crear los grupos personalizados que aparecen en un informe y los registros que contiene cada grupo. La nica limitacin es que slo se puede asignar un registro a un grupo. Para seguir un tutorial donde puede crear grupos personalizados para ordenar clientes en funcin del monto de los negocios que efectuaron el ao anterior, vea Agrupar datos en intervalos en la pgina 144.
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Agrupar datos
Nota: Los campos de ordenamiento que comienzan por Grupo indican que el ordenamiento se realiz automticamente al agruparse los datos. 2 Resalte el campo por el que desee ordenar los registros dentro de los grupos y haga clic en la flecha > para agregarlo a la lista Ordenar campos. Consejo: El orden de los campos en el cuadro Campos de ordenamiento ser el orden de los datos. 3 Elegir la direccin de ordenamiento que desee. 4 Haga clic en Aceptar cuando termine.
Seleccin de grupos
Cuando agrupa o resume datos, todos los grupos del informe se incluyen de manera predeterminada. Sin embargo, habr ocasiones cuando no desee incluir todos los grupos. Por ejemplo: Quiz desee ver solamente los grupos con determinados nombres de grupo o cuyos valores de resumen cumplan una condicin. Quiz desee ver solamente los grupos con los valores de resumen ms altos o ms bajos. Puede seleccionar de dos formas diferentes los grupos que aparecen en el informe: Consulte Uso del Asistente de seleccin en la pgina 141. Consulte Uso de las frmulas de seleccin en la pgina 142. Nota: Para resultados ms rpidos, limite los registros mediante la seleccin de registros antes de crear los grupos. Consulte Seleccin de registros en la pgina 122.
140
Si ha resumido sus datos, puede establecer la seleccin de grupos segn el campo de nombre de grupo o el campo de resumen. Por ejemplo:
Sum({Cliente.VENTAS DEL AO PASADO}, {Cliente.REGIN}) > 10000
Nota: El Asistente de seleccin se puede usar para establecer solicitudes de seleccin de grupos y de seleccin de registros. Cuando se selecciona un campo de nombre de grupo o de resumen, el programa reconoce que los criterios de seleccin configurados estn dirigidos para la seleccin de grupos. En todos los dems casos, el programa reconoce que est estableciendo una seleccin de registros.
2 Use la lista desplegable para especificar los criterios de seleccin para el campo indicado. 3 Para basar la seleccin de grupos en ms de un campo, haga clic en la ficha Nuevo y elija el campo siguiente del cuadro de dilogo Elegir campo.
141
Agrupar datos
Nota: Si no ha obtenido una vista previa del informe anteriormente ni ha actualizado los datos, no habr datos guardados en el informe. Sin los datos, el programa no puede calcular los valores de grupo; as, no aparecer ningn valor cuando haga clic en la flecha de la lista desplegable derecha. En esta situacin, tendr que escribir los valores que desea. Si desea trabajar con valores reales, primero es necesario obtener una vista previa de su informe. As calcula los valores resumidos reales disponibles con los que puede trabajar. 4 Al terminar, haga clic en Aceptar en el Asistente de seleccin para volver al informe.
142
Para cada pedido, el informe muestra el cliente que hizo dicho pedido, la regin donde se encuentra el cliente, el nmero de ID del pedido y el monto del pedido. 2 Agrupe el informe segn el campo {cliente.REGIN}. 3 Inserte un resumen que calcule subtotales del campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} para cada grupo {cliente.REGIN}. El programa calcula un subtotal en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} cada vez que cambia la regin. Consulte Clculo de subtotales de datos en la pgina 153. 4 Inserte un total general en el campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} para ver el valor total de todos los pedidos hechos. 5 Cree una frmula denominada Porcentaje que calcule cada subtotal como porcentaje del total general para ver el valor de los pedidos para cada grupo de regiones como porcentaje de todos los pedidos hechos.
Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO}, {cliente.REGIN}) % Sum({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
6 Coloque la frmula en la seccin Pie de grupo del informe. 7 Nombre a la frmula (@Porcentaje) en una frmula de seleccin de grupos que slo seleccione aquellos grupos para los cuales el porcentaje (de subtotal a total general) sea inferior al 5%, para poder determinar cules regiones contribuyeron individualmente con menos del 5% de las ventas totales:
{@Porcentaje} < 5
8 En vez de usar el nombre de la frmula (en este caso @Porcentaje) en la frmula de seleccin de grupos, ingrese la frmula misma (la frmula denominada @Porcentaje). As, en vez de usar la frmula de seleccin de grupos:
{@Porcentaje} < 5
Ahora, cuando imprima, slo se imprimirn las regiones que contribuyeron con menos del 5%.
143
Agrupar datos
2 En el men Insertar, haga clic en Grupo. 3 Dado que desea configurar intervalos basndose en las ventas del ao anterior, seleccione el campo Ventas del ao pasado en la lista desplegable del cuadro de dilogo Insertar grupo como campo de referencia para ordenar y agrupar. 4 Seleccione la opcinen orden especificado de la segunda lista de desplazamiento. Aparece la ficha Orden Especfico del cuadro de dilogo Insertar grupo.
144
6 Escriba Menos de $10,000 en el campo Nombre del grupo. Este es el nombre que aparecer como el valor del campo Nombre de grupo para el grupo. 7 Como el primer grupo contendr slo aquellos registros que tienen una cifra de ventas del ao anterior menor a los $10,000, establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin se lea:
es menor que 10,000
8 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico. 9 Haga clic en Nuevo. El cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer. 10 Esta vez, configure un segundo grupo, un grupo que contenga valores de entre $10,000 y $25,000. Escriba 10.000 $ a 25.000 $ en el campo Nombre del grupo. Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea la siguiente: est entre. Especifique un rango de valores: Escriba 10000 en el campo de arriba. Escriba 25000 en el campo de abajo. Ahora, ha configurado el grupo para que contenga todos los valores entre $10,000 y $25,000. 11 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especificado. 12 Haga clic en Nuevo. El cuadro de dilogo Definir Nombre de grupo vuelve a aparecer. 13 Para configurar su grupo final con todos aquellos valores sobre los $25,000. Escriba Ms de 25.000 $ en el campo Nombre del grupo. Establezca los tres cuadros desplegables para que su condicin sea la siguiente: es mayor que. Escriba 25000.
145
Agrupar datos
14 Haga clic en Aceptar para regresar a la ficha Orden Especifico. 15 Haga clic en Aceptar. El informe se agrupa por intervalos en un orden especfico.
2 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo. 4 En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, especifique el nombre que desea para identificar la frmula, por ejemplo Primera letra. 5 Haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 6 Escriba la siguiente frmula en el cuadro de texto de frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1]
7 Haga clic en el botn Cerrar del Taller de frmulas. Se vuelve al informe. 8 En el men Insertar, haga clic en Grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo.
146
9 Seleccione un campo de frmula de la primera lista desplegable como campo segn el cual desea agrupar los datos. 10 Seleccione la direccin de ordenamiento de la segunda lista desplegable. 11 Haga clic en Aceptar. El programa lo regresar a su informe con los datos agrupados por el campo de frmulas que especific. Los datos estn divididos en grupos basado en la primera letra del Nombre del Cliente. La frmula provee un encabezado dinmico para cada grupo. Para mayor informacin sobre encabezados dinmicos, vea Encabezados dinmicos en la pgina 157. Temas relacionados Informacin general de frmulas en la pgina 360 Agrupar datos en la pgina 136 Agrupar datos en intervalos en la pgina 144 Creacin de encabezados de grupo en la pgina 156
147
Agrupar datos
Por ejemplo, si agrup por {Empleado.Id de empleado}, cada vez que cambie un grupo ver la identificacin del empleado correspondiente. Si desea mostrar un valor distinto (nombre del empleado en lugar de Id. de empleado), personalice el campo de nombre de grupo eligiendo otro campo de datos o creando una frmula. 5 Haga clic en Aceptar. El grupo creado se agrega al informe. 6 En el men Informe, haga clic en Opciones de agrupamiento jerrquico. Aparece el cuadro de dilogo Opciones jerrquicas.
7 En la lista Grupos disponibles, seleccione el grupo que desee organizar jerrquicamente. 8 Seleccione la casilla de verificacin Ordenar datos por jerarquas. 9 En la lista Campo de ID principal, seleccione el campo por el que desea que se organice el campo de ID de instancia. Por ejemplo, si se trata de un informe jerrquico de la compaa, puede seleccionar el campo de datos que contiene el supervisor a quin informa el empleado. Nota: Los campos de ID de instancia y de ID principal deben ser del mismo tipo. Por ejemplo, si el campo de ID de instancia contiene datos de cadena, el campo de ID principal tambin debe contener datos de cadena. 10 En el campo Sangra del grupo, escriba una sangra para cada subgrupo. 11 Haga clic en Aceptar. Los datos del informe se agrupan por jerarquas. Si fuera necesario, puede calcular los campos de resumen en el nuevo agrupamiento jerrquico. Al insertar un subtotal, un total general o un resumen de la forma habitual, seleccione la opcin Resumir entre jerarquas. Para obtener ms informacin, consulte Resumen de datos agrupados en la pgina 149 y Clculo de subtotales en la pgina 153. Nota: El nivel de la jerarqua se determina por instancias de grupo que coincidan con el ID de instancia y el ID principal. Si una instancia de grupo no est asociada a ninguna ID principal, sta aparece en la parte superior de la jerarqua.
148
Edicin de grupos
Para editar un grupo
1 En el men Informe, haga clic en Asistente de grupos. 2 En la lista Agrupar por del cuadro de dilogo Asistente de grupos, seleccione el grupo que desee editar. 3 Haga clic en Opciones. 4 En el cuadro de dilogo Cambiar opciones de grupo, edite el grupo cuanto sea necesario. 5 Haga clic en Aceptar una vez para cerrar el cuadro de dilogo Cambiar opciones de grupo y otra vez para cerrar el cuadro de dilogo Asistente de grupos. El informe refleja los cambios hechos al grupo.
149
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3 Seleccione la opcin Todo del cuadro desplegable a la izquierda. 4 Seleccione el resumen en el que desea basar la seleccin de la lista desplegable de resmenes situada a la derecha. Esta lista se emplea en los casos en que se tienen diversos resmenes en una sola seccin de grupo. Por ejemplo, en un informe de pedidos, podra sumar y obtener la media de los pedidos de cada cliente y, a continuacin, mostrar la suma y la media en la misma seccin de grupo. En ese caso, debera seleccionar la suma o la media de esta lista desplegable. 5 Elegir la direccin de ordenamiento que desee. 6 Para seleccionar un segundo ordenamiento de grupo, repita los pasos desde el 2 hasta el 5. Al ejecutar el informe, el programa ordenar los grupos segn el valor o valores especificados.
151
2 Haga clic en Asistente de ordenacin de grupo en la barra de herramientas Asistentes. Aparece el Asistente de ordenacin de grupo con una ficha para el grupo. Nota: Si hay varios grupos, el programa mostrar una ficha para cada uno.
3 Seleccione N Superiores o N Inferiores en la lista desplegable. 4 Seleccione el resumen en el que desea basar la seleccin de la lista desplegable de resmenes situada a la derecha. Esta lista se emplea en los casos en que se tienen diversos resmenes en una sola seccin de grupo. Por ejemplo, en un informe de pedidos, podra sumar y obtener la media de los pedidos de cada cliente y, a continuacin, mostrar la suma y la media en la misma seccin de grupo. En ese caso, debera seleccionar la suma o la media de esta lista desplegable. 5 En el cuadro de texto Donde N es, especifique el nmero de grupos que desee que se muestren. Por ejemplo: Para obtener un informe sobre las tres lneas de productos ms vendidas, establezca que N sea igual a tres. Para obtener un informe sobre las cinco regiones de ventas menos productivas, establezca que N sea igual a cinco. 6 Active la casilla de verificacin Incluir otros, con el nombre y escriba un nombre si desea agrupar todos los dems registros en un solo grupo. 7 Seleccione la opcin Incluir repeticiones para que figuren los grupos cuyos valores resumidos sean iguales. Por ejemplo, suponga que tiene los grupos siguientes: Pedido 1 = 100. Pedido 2 = 90. Pedido 3 = 80. Pedido 4 = 80.
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Si establece en tres el N superior, pero no selecciona la opcin Incluir repeticiones, el informe mostrar Pedido 1, Pedido 2 y Pedido 3. Si, en el mismo caso, s selecciona la opcin Incluir repeticiones, el informe mostrar Pedido 1, Pedido 2, Pedido 3 y Pedido 4 aunque establezca en tres el N superior. De este modo, el programa considera los valores iguales de los pedidos 3 y 4. 8 Haga clic en Aceptar cuando termine. Cuando el programa ejecute el informe, slo incluir los grupos especificados.
Clculo de subtotales
Un subtotal es un resumen que calcula totales o suma valores numricos de un grupo. Nota: Si crea un subtotal utilizando tablas de base de datos que son agrupadas por vnculos de uno a varios, necesite utilizar un total acumulado en vez de un subtotal. Consulte Cmo crear totales acumulados en una relacin de vnculo de uno a varios en la pgina 169.
2 Haga clic con el botn secundario en el campo Ventas del ao pasado, seleccione Insertar y elija Resumen en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen con el campo seleccionado enumerado como campo que se desea resumir. 3 Haga clic en Insertar grupo. Aparece el cuadro de dilogo Insertar grupo en el que puede especificar el grupo que desea agregar al informe. 4 Seleccione el campo por el que desea los datos agrupados, especifique la direccin de ordenamiento y haga clic en Aceptar cuando termine. 5 En el cuadro de dilogo Insertar resumen, seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicacin del resumen y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Se calculan subtotales para los valores de cada grupo.
153
Clculo de subtotales
2 Para crear la frmula de extensin de precios, seleccione la opcin Explorador de campos del men Ver. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de frmula y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Nombre de frmula. 4 Ingrese el nombre que desea para identificar la frmula. 5 Haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 6 Ingrese la siguiente frmula en el cuadro de texto de frmula:
{Detalles del pedido.Cantidad} * {Detalles del pedido.Precio unitario}
7 Haga clic en el botn Cerrar del Taller de frmulas. Vuelve a aparecer el cuadro de dilogo Explorador de campos con el nombre de la frmula enumerada en el nodo Campos de frmula. 8 Arrastre y coloque el campo de frmula a la derecha del campo Precio unitario en la seccin Detalles del informe. 9 Para calcular subtotales de la frmula de extensiones, haga clic con el botn secundario en el campo de frmula, seleccione Insertar y elija Resumen en el men contextual. Aparece el cuadro de dilogo Insertar resumen. 10 Haga clic en Insertar grupo y cree un grupo en el campo {pedidos.FECHA DEL PEDIDO}. 11 Elija para cada semana como intervalo del grupo.
154
Nota: El cuadro desplegable La seccin ser impresa no se activar hasta que elija el campo Fecha del pedido.
12 Haga clic en Aceptar para volver al cuadro de dilogo Insertar resumen. 13 Seleccione el grupo que acaba de crear en la lista Ubicacin del resumen y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Sus datos se ordenan por fecha y se agrupan en intervalos de una semana.
Porcentajes
Clculo de un porcentaje
Puede calcular el porcentaje de un grupo en un agrupamiento ms amplio. Por ejemplo, puede mostrar el porcentaje de ventas de cada ciudad segn las ventas totales de cada pas. O bien puede ver el porcentaje del total general de las ventas que aporta cada pas.
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Encabezados de grupo
5 Haga clic en la casilla de verificacin Mostrar como porcentaje de. 6 Seleccione el grupo en el que desea basar el porcentaje. Puede mostrar un porcentaje de un grupo dentro de otro grupo o mostrar un porcentaje del total general.
Encabezados de grupo
Creacin de encabezados de grupo
Siempre que crea un grupo, un subtotal o un resumen, el programa crea una seccin de Pie de grupo (PG) (donde coloca cualquier valor subtotal o resumido) y una seccin de Encabezado de grupo (EG) (donde coloca automticamente el nombre del grupo o encabezado). Los Encabezados de grupo son tiles e incluso necesarios, si desea que los datos del informe sean claros y fciles de entender. Aunque el programa crea un encabezado de grupo automticamente, usted quizs quiera cambiar o modificar el encabezado para ajustarlo a sus necesidades. En esta seccin aprender cmo crear los cuatro tipos ms comunes de encabezados de grupo: Encabezados estndar en la pgina 157 Encabezados dinmicos en la pgina 157 Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula en la pgina 159 Encabezados para grupos personalizados en la pgina 159
156
Encabezados estndar
Un encabezado estndar es un bloque de texto, utilizado para identificar cada grupo de una manera genrica. Cliente, Estado y Pedidos Mensuales son ejemplos de este tipo de encabezados.
Aunque el encabezado es en cierto modo descriptivo (Ventas Regionales indica claramente que se trata de un grupo regional), nunca se puede saber qu regin est en el grupo sin antes observar los detalles del grupo.
Encabezados dinmicos
Un encabezado dinmico es el que cambia basndose en el contenido del grupo. Si tiene sus datos subtotalizados por regin, por ejemplo, un encabezado dinmico identificara la regin detallada en cada grupo. As, los datos del grupo de Arizona, tendran un encabezado que los identificara como tales y a los de California, como de California y as respectivamente. Nota: Cuando se crea un grupo, el programa inserta automticamente un campo de nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo, a menos que se haya desactivado la opcin utilizando el comando Opciones del men Archivo. La informacin siguiente detalla cmo puede insertar manualmente dicha seccin (si es que el programa no inserta una automticamente) y cmo crear diferentes tipos de encabezados dinmicos para diferentes necesidades.
157
Encabezados de grupo
Nombre de grupo solamente El encabezado dinmico ms fcil de crear es un valor de campo de identificacin.
158
7 Dle al texto el formato que desee. Ahora, cuando ejecute el informe, el programa crear un encabezado dinmico (con texto) para cada uno de sus grupos. Encabezados dinmicos para grupos basados en una frmula Cuando crea un grupo y utiliza un campo de frmula como el campo para ordenar y agrupar, el programa crea automticamente un campo de nombre de grupo basndose en el valor producido por la frmula. Por ejemplo, si usted crea esta frmula:
{cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}[1]
y despus agrupa la frmula, el programa agrupar sus datos basndose en la primer letra del campo Nombre del Cliente. Para crear en encabezado de grupo dinmico para un grupo basndose en una frmula, simplemente inserte el campo nombre de grupo en la seccin Encabezado de grupo. Cuando ejecute el informe, el grupo A tendr a la letra A como encabezado, el grupo B a la letra B y as sucesivamente. Para obtener ms informacin, consulte Agrupar basndose en la primera letra del nombre de una compaa en la pgina 146 y Agrupar datos en intervalos en la pgina 144. Para crear un encabezado ms descriptivo, como Clientes que empiezan con la letra B, consulte Nombre de grupo con texto en la pgina 158.
159
Encabezados de grupo
Nota: Asegrese que cuando asigne nombres a los grupos usando el cuadro de dilogo Definir Grupo Nombrado, los nombres que asigna son los que quiere que aparezcan como encabezados de grupo.
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3 Haga clic en Actualizar. Al colocar el cursor sobre un encabezado de grupo, ste se convierte en una lupa. 4 Haga doble clic en el encabezado de grupo para profundizar hasta la informacin detallada. Aparece una ficha de profundizar en el Report Designer. Haga clic en las fichas Diseo o Vista previa para volver a esa vista. Temas relacionados Utilizacin de la opcin de profundizar en datos resumidos en la pgina 81
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Encabezados de grupo
162
Totales acumulados
10
Los totales acumulados son un medio flexible y eficaz para crear resmenes especializados y totales que se incrementan continuamente. En este captulo se muestra cmo agregar a su informe un total acumulado bsico y un total acumulado dentro de un grupo. Tambin aprender cmo crear totales acumulados condicionales y totales acumulados usando frmulas.
163
164
10 : Totales acumulados
Encabezado de grupo Detalles Pie de pgina de grupo Pie de pgina Pie de informe
Todos los registros hasta el primer registro del grupo actual (incluido). Todos los registros hasta el registro actual (incluido). Todos los registros hasta el ltimo registro del grupo actual (incluido). Todos los registros hasta el ltimo registro de la pgina actual (incluido). Todos los registros del informe
2 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. 4 Introduzca el nombre TotalPedidos en el cuadro Nombre del total acumulado. 5 Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y utilice el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir. 6 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen.
165
7 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de campo y seleccione {pedidos.ID DEL PEDIDO} como campo A cambio de. El total acumulado ser ejecutado cada vez que el campo cambie. 8 En la seccin Restablecer, haga clic en la opcin Nunca (esto le dar un total acumulado que nunca se restablece, es decir, que contina a travs del informe). 9 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El programa vuelve al cuadro de dilogo Explorador de campos. 10 Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a los valores anteriores. Este total contina sin interrupcin a travs del informe.
2 En el men Insertar, haga clic en Grupo y agrupe segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. 3 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 4 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. 5 Introduzca el nombre "GroupRunningTotal" (Agrupar total acumulado) en el cuadro de texto Nombre del Total acumulado.
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10 : Totales acumulados
6 Seleccione {pedidos.MONTO DEL PEDIDO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y utilice el primer botn de flecha para introducir ese campo en el cuadro Campo para resumir. 7 Seleccione suma de la lista desplegable Tipo de resumen. 8 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en la opcin Para cada registro. 9 En la seccin Restablecer, haga clic en Al cambiar de grupo y acepte el nombre predeterminado del grupo 10 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El cuadro de dilogo Explorador de campos volver a aparecer. 11 Inserte el campo de total acumulado en la seccin Detalles del informe, justamente a la derecha de {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. Nota: Si desea ver un total general de cada grupo, coloque el campo de total acumulado en la seccin Pie de grupo de su informe.
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Consejo: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Asistente de ordenacin de registros situado en la barra de herramientas Asistentes. 3 Ordene los registros segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. 4 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 5 Seleccione Campos de total acumulado y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. 6 Ingrese el nombre TotalEEUU en el cuadro Nombre de total acumulado. 7 Destaque {Cliente.VENTAS DEL LTIMO AO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botn de flecha para desplazarse sobre el cuadro Campo para resumir. 8 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen. 9 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Usar una frmula y luego haga clic en el botn Frmula. Aparece el Taller de frmulas con el cuadro de dilogo Frmula de condicin de total acumulado abierto. 10 Introduzca la frmula siguiente en el cuadro Frmula:
{Cliente.Pas} = "EE.UU."
Esto indica al programa que evale el total acumulado cada vez que llegue a un registro donde {Cliente.PAS} es igual a USA. El total acumulado ignorar el resto de los registros (por ejemplo, los de Canad). 11 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar. El cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado volver a aparecer. 12 En la seccin Restablecer del cuadro de dilogo, haga clic en Nunca. 13 Haga clic en Aceptar para guardar el campo de total acumulado. El programa vuelve al cuadro de dilogo Explorador de campos. 14 Coloque el campo de total acumulado en la seccin Detalles de su informe. 15 Ahora cree el campo de total acumulado TotalCanad siguiendo el procedimiento indicado en los pasos 5 a 13. La nica diferencia es que esta vez se ha de establecer la frmula de evaluacin como:
{Cliente.Pas} = "Canad"
16 Al terminar, coloque el campo #TotalCanad en la seccin Detalles de su informe, justo a la derecha del campo {Cliente.VENTAS DEL LTIMO AO}. Nota: Si slo desea ver un total general de las ventas de Estados Unidos y de Canad, coloque los dos campos de total acumulado creados en la seccin Pie de informe del informe.
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10 : Totales acumulados
2 En la barra de herramientas Herramientas de insercin, haga clic en Insertar grupo y cree un grupo segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. 3 Haga clic con el botn secundario en el campo {cliente.VENTAS DEL LTIMO AO} y seleccione la opcin Resumen del submen Insertar. 4 Elija Grupo n 1: Cliente.Nombre del cliente - A para la ubicacin del resumen. Si se fija en los subtotales de cada grupo, observar que no son exactos. Esto se debe a que el campo {cliente.VENTAS DEL LTIMO AO} se duplica por cada pedido del informe. Siga el resto de este procedimiento para ver cmo un total acumulado produce un resultado exacto en la misma situacin. 5 En el cuadro de dilogo Explorador de campos, seleccione Campos de totales acumulados y haga clic en Nuevo. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de total acumulado. 6 Escriba el nombre TotalVUA en el cuadro Nombre del total acumulado. 7 Destaque {Cliente.VENTAS DEL LTIMO AO} en el cuadro Tablas y campos disponibles y use el primer botn de flecha para desplazarse sobre el cuadro Campo para resumir.
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8 Seleccione suma en la lista Tipo de resumen. 9 En la seccin Evaluar del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de campo y agregue el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} del cuadro Tablas y campos disponibles. 10 En la seccin Restablecer del cuadro de dilogo, haga clic en Al cambiar de grupo y elija Grupo n 1: Cliente.Nombre del cliente - A. 11 Haga clic en Aceptar para guardar el campo Total acumulado. 12 Coloque el total acumulado en la seccin Pie de pgina de grupo. Compare el monto del total acumulado con el monto de subtotal de cada grupo. Ver que el total acumulado es exacto mientras que el subtotal no lo es.
2 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. 3 Seleccione Campos de frmula en el cuadro de dilogo Explorador de campos y haga clic en Nuevo. 4 Asigne a la frmula el nombre TotalAcumulado y haga clic en Usar Editor. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo.
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10 : Totales acumulados
6 Haga clic en el botn Cerrar del Taller de frmulas. 7 Coloque esta frmula en la seccin Detalles de su informe, justo a la derecha del campo {pedidos.MONTO DEL PEDIDO}. Esta frmula imprime el total acumulado de los valores del campo Monto del pedido. 8 En el men Insertar, haga clic en Grupo y agrupe el informe segn el campo {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}. 9 En el Taller de frmulas, cree RestablecerMonto:
WhilePrintingRecords; CurrencyVar Monto := 0;
Esta frmula dice: Establecer el valor de la variable Monto en 0. 10 Coloque esta frmula en la seccin Encabezado de grupo n 1 de su informe. Como la seccin Encabezado de grupo n 1 aparece una vez para cada grupo, @RestablecerMonto se ejecutar cada vez que cambie el grupo. As, la variable Monto se restablece en 0 cada vez que comienza un grupo nuevo. 11 Seleccione la frmula @RestablecerMonto en el informe y use el Editor de frmulas para suprimirla, de modo que no aparezca en la impresin final. 12 En el Taller de frmulas, cree MostrarMonto:
WhilePrintingRecords; CurrencyVar Monto;
Esta frmula simplemente muestra el valor actual de la variable Monto en cualquier momento. 13 Coloque esta frmula en la seccin Pie de grupo n 1 del informe. Como la seccin Pie de grupo n 1 aparece una vez para cada grupo, @MostrarMonto se ejecutar cada vez que termine el grupo. As, el valor almacenado en la variable Monto se imprimir cada vez que cambie el grupo.
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Nota: Esta frmula imprime el mismo valor que @TotalAcumulado como total acumulado para el ltimo registro de cada grupo. Pero como se est imprimiendo en la seccin Pie de grupo, acta como subtotal de grupo y no como total acumulado. En el informe, cada fila de la columna de totales acumulados muestra el valor de registro actual agregado a los valores anteriores. El total acumulado comienza a actualizarse con cada grupo nuevo y el total acumulado final correspondiente a cada grupo se convierte en el subtotal de dicho grupo.
172
11
Este captulo muestra los diversos tipos de informes sofisticados que se pueden crear usando las capacidades de elaboracin de informes de varias secciones en Crystal Reports. Estas capacidades le permiten crear informes que tratan los valores individuales en forma diferente segn los conjuntos de criterios establecidos. Estos conceptos se aplican luego a la creacin de cartas modelo.
173
Cada rea contiene una sola seccin cuando comienza a crearse un informe nuevo. No se puede eliminar ninguna de estas secciones originales, pero se pueden ocultar o aadirles otras. Una vez aadidas, podr eliminar las secciones nuevas, moverlas con relacin a otras secciones similares o combinar varias secciones relacionadas.
174
2 Destaque la seccin tras la cual desea insertar una seccin. Por ejemplo, para agregar otra seccin Detalles, resalte la seccin Detalles existente. 3 Haga clic en Insertar. Se inserta una nueva seccin inmediatamente debajo de la seccin destacada.
175
Los datos que estaban originalmente en la Seccin (C) se mueven a la Seccin (A). Los datos en las dems secciones se mueven hacia abajo. Nota: Puede mover una seccin (hacia arriba o hacia abajo) solamente dentro del espacio del rea en que se encuentra. Las letras que identifican las secciones describen su posicin relativa. As, si mueve la seccin C hacia arriba, esta se convierte en seccin B y a la vez, B se convierte en C. De esta forma pierde su designacin C original. Tambin se pueden mover secciones arrastrndolas y colocndolas en el Report Designer.
176
4 Con la Seccin (B) resaltada, haga clic en Combinar y la Seccin (C) se combinar con la Seccin (B) para formar una seccin.
177
Arrastre el cursor de ajuste hacia abajo para agrandar el tamao de la seccin superior.
Las secciones se expanden automticamente en direccin vertical en dos casos: Cuando se coloca un objeto cuyo tamao vertical es mayor que el de la seccin donde se coloca. Cuando se expande un objeto verticalmente y adquiere un tamao vertical mayor que el de la seccin que lo contiene. Nota: No se puede ajustar una seccin a un tamao menor que la altura combinada de todos los objetos contenidos en dicha seccin.
178
Eliminar lneas en blanco cuando los campos estn vacos (vea Eliminacin de lneas en blanco cuando los campos estn vacos en la pgina 180). Agregar lneas en blanco bajo condiciones especficas (vea Adicin de lneas condicionales en blanco en la pgina 180). Una vez que comprenda el poder de las secciones mltiples, descubrir an ms maneras de producir los efectos que desea. Temas relacionados Trabajo con secciones en la pgina 174
Ahora, cuando el informe se ejecute, la seccin con el objeto de longitud variable se imprimir antes que la seccin que est debajo, obtenindose los resultados deseados. Consulte Combinacin de dos o ms informes no relacionados en la pgina 406. Nota: Muchos objetos de informe pueden utilizar la opcin Puede crecer y, por tanto, pueden dar lugar a una sobreimpresin: Campos de texto Campos de frmula Campos de memorndum Campos BLOB
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3 Deje vaca la segunda seccin. 4 En el Asistente de seccin, destaque la segunda seccin. 5 En la ficha Comn, seleccione la casilla de verificacin Suprimir (No profundizar) y luego haga clic en el botn de formato condicional a la derecha. 6 Ingrese la siguiente frmula en el Editor de frmulas de formato:
Remainder (RecordNumber, 5) <> 0
Esta frmula divide cada nmero de registro entre 5. Si la divisin produce un resto, la seccin en blanco se suprime. Pero si el residuo es cero (o sea cada cinco registros, cuando el nmero del registro es mltiplo de cinco), el programa imprime la segunda seccin, incluyendo as una lnea en blanco. Nota: Si usted quiere insertar una lnea en blanco bajo diferentes condiciones, puede modificar la frmula apropiadamente. Consulte Trabajo con formato condicional en la pgina 229.
Cartas modelo
Aunque las cartas modelo por s mismas no son necesariamente informes de seccin mltiple, son utilizadas frecuentemente en este tipo de informes para generar correspondencia personalizada. El tema Cmo imprimir mensajes condicionales en cartas modelo en la pgina 188 explica cmo se utilizan varias cartas modelo o varias versiones de la misma carta modelo para correspondencia personalizada. Las cartas modelo a menudo usan objetos de texto para incluir el contenido del informe. Las secciones siguientes ofrecen una introduccin a los objetos de texto y muestran cmo utilizarlos en cartas modelo.
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Cartas modelo
Modo Mover/Ajustar
Cuando el objeto est en el modo Mover/Ajustar, aparecer con bordes de lnea de diagonales y con controladores para ajustar.
En este modo, puede ajustar el objeto arrastrando cualquiera de los controladores de tamao o moverlo poniendo el cursor dentro del objeto y arrastrndolo a su nueva posicin. Tambin puede insertar campos en este modo pero no puede insertar texto. Para poner un objeto de texto en modo Mover/Ajustar, haga clic en l cuando est inactivo.
Modo de Edicin
Cuando el objeto est en modo de Edicin, aparece como un marco de lneas discontinuas sin controladores para ajustar y con una regla integrada en la parte superior de la ficha (si ha seleccionado la opcin Mostrar reglas en el cuadro de dilogo Opciones).
Cuando se ubica un objeto de texto por primera vez, el programa lo pone en el modo de Edicin. Tambin puede poner un objeto de texto en modo de Edicin al hacerle doble clic si est inactivo o en el modo Mover/Ajustar. Finalmente, puede poner un objeto de texto en modo de Edicin haciendo clic con el botn secundario en l y seleccionando Editar texto en el men contextual. Cada objeto de texto contiene las capacidades de un mini procesador de palabras, incluyendo la habilidad de cambiar la fuente para caracteres y campos individuales, y ajuste automtico de palabras. En el modo de Edicin usted puede insertar texto y objetos no textuales, tales como campos de bases de datos y frmulas. Siempre que el objeto est en el modo de Edicin, contiene un punto de insercin, es decir, una lnea vertical intermitente que indica la posicin inicial del texto tecleado o los campos insertados. El punto de insercin se mueve a medida que usted escriba, permaneciendo automticamente a la derecha del ltimo carcter. Tambin se mueve cuando se inserta un campo, permaneciendo automticamente a la derecha del campo. Se mueve una posicin de carcter a la vez cuando presiona la barra espaciadora. Se mueve una lnea hacia abajo y hacia el borde interior izquierdo del objeto de texto cuando presiona Entrar (con esta accin se inserta un retorno de carro). Se mueve a la posicin de su cursor cuando hace clic en cualquier parte dentro del texto existente. A medida que usted avanza en estos tutoriales, siempre se espera que escriba o inserte campos en el punto existente de insercin, a menos que se le indique lo contrario. Para seleccionar texto en un objeto de texto (con el fin de eliminarlo, cambiar una fuente, etc.), coloque el cursor sobre el texto y, cuando aparezca el cursor en I, arrstrelo para resaltar el texto que desee seleccionar.
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Podra parecer que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no se mover con ste. Para insertar texto, escrbalo y ste aparecer en el punto de insercin.
Nota: Es fundamental que el cursor para arrastrar y colocar aparezca antes de ubicar el campo. Si no aparece, es posible que ubique el campo de modo que ste tape el objeto de texto en lugar de estar insertado en l. Parecer que est dentro del objeto de texto, pero si mueve el objeto, el campo no se mover al mismo tiempo. El punto de insercin est unido con el cursor de arrastrar y ubicar. Si ya tiene algn texto o campo en el objeto de texto, el punto de insercin se mover conforme mueva el cursor de arrastrar y ubicar, permitindole elegir el punto exacto donde desea colocar el campo. El programa siempre coloca el campo en el punto de insercin.
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Cartas modelo
4 Haga clic en el marco del objeto de texto para poner el objeto en el modo Mover/Ajustar.
5 Arrastre el controlador de ajuste situado en el lado derecho del objeto hacia el borde derecho de la ficha Diseo. Esto har al objeto de 8 pulgadas de ancho ms o menos; la anchura aproximada de la pgina. Es posible que tenga que detener el ajuste, desplazar la ventana y ajustar un poco ms para completar la operacin.
6 Haga doble clic dentro del objeto de texto para ponerlo en modo de Edicin. Ahora ya est preparado para que empiece a trabajar. Cuando haga esto, el punto de insercin ser colocado a la extrema izquierda, dentro del objeto.
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{Fecha de impresin} en el men contextual. Realice las modificaciones que desee en la ficha Fecha del Editor de Formato cuando aparezca. 3 Presione Entrar dos veces para poner un poco de espacio en blanco entre la fecha y la direccin y mueva el punto de insercin hacia abajo dentro del objeto de texto. Consejo: Puede que tenga que ajustar el tamao de la seccin Detalles y del objeto de texto si no ha seleccionado la opcin Puede crecer para el objeto de texto en el Editor de Formato.
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Cartas modelo
Nota: Cuando usted ubica un campo dentro de un objeto de texto, es acortado automticamente en ambos lados para que no contenga espacios en blanco.
Creacin de un saludo
1 Presione Entrar cuatro veces para mover el punto de insercin hacia abajo. 2 Escriba la palabra Estimado y un espacio. (Sin incluir las comillas). 3 Del cuadro de dilogo Insertar Campos, resalte el campo Ttulo del Contacto de la tabla Clientes y arrstrelo hacia adentro del objeto de texto, colocndolo inmediatamente despus del espacio. 4 Teclee un espacio. El programa ubica el punto de insercin inmediatamente despus del espacio. 5 Nuevamente, del cuadro de dilogo Insertar Campos, arrastre el campo Apellido del Contacto hacia el objeto de texto y ubquelo en el punto de insercin. El punto de insercin se mueve a la derecha del campo. 6 Escriba dos puntos : en el punto de insercin (sin incluir los parntesis) y presione Entrar dos veces para mover el punto de insercin dos lneas ms abajo.
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Cuerpo de la Carta
1 Ahora escriba Su compaa (sin las comillas) y despus, una coma y un espacio. 2 Arrastre el campo Nombre de la Cliente en el objeto de texto y colquelo en el punto de insercin, justo despus del espacio. 3 Escriba una coma y un espacio. 4 Escriba el texto siguiente (sin las comillas): ha contribuido a que este ao fuera extraordinario para Xtreme Mountain Bikes, Inc. Deseo agradecer a usted y al personal a su mando el apoyo prestado. Espero que el ao 2002 sea un ao sumamente prspero para ustedes. 5 Presione Entrar dos veces. 6 Escriba Atentamente (sin las comillas) y una coma, y despus presione Entrar cuarto veces. 7 Finalmente, para terminar la forma de carta, escriba su nombre. La ficha Diseo deber verse similar al siguiente grfico:
8 Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas estndar para ver como queda el trabajo realizado.
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Cartas modelo
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Por ejemplo:
Formatear esta seccin de tal modo que se suprima cuando el balance sea menor que el lmite de crdito.
Formatear esta seccin de tal modo que se suprima cuando el balance sea mayor que el lmite de crdito.
Ahora, cuando un registro indique disponibilidad de crdito, se imprimir la carta comprar ms. Cuando la cuenta est por encima del lmite de crdito, se imprime la carta excedido en el lmite. Cuando el cliente est justamente en el lmite de su crdito, ninguna de las cartas se imprime. Temas relacionados Trabajo con formato condicional en la pgina 229
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Cartas modelo
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Formato
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La aplicacin de formato se refiere a cambios en el diseo de un informe, as como a la apariencia del texto, los objetos o secciones completas del informe. Este captulo detalla mtodos que se pueden usar para enfatizar la atencin sobre los datos, cambiar la presentacin de las fechas, nmeros y otros valores, ocultar secciones no deseadas y ejecutar una variedad de tareas de formato para darle una apariencia profesional a un informe.
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Conceptos de formato
Conceptos de formato
En este captulo, usted aprender cmo dar formato a su informe. Dar formato se refiere a las cosas que puede hacer para cambiar la presentacin y el diseo de su informe, la apariencia del texto, de objetos o secciones enteras del informe. Usted utiliza el formato para muchas cosas, incluyendo: Dividir las secciones de un informe. Llamar la atencin sobre ciertos datos. Cambiar la presentacin de fechas, nmeros, valores booleanos, valores de moneda y cadenas de texto. Ocultar secciones no deseadas. Dar al informe una apariencia profesional. En las pginas siguientes, aprender acerca de los tipos de formato que puede hacer con Crystal Reports y obtendr instrucciones detalladas para realizar una variedad de tareas de dar formato.
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12 : Formato
4 En la lista Plantillas disponibles, haga clic en el nombre de una plantilla predefinida para ver un ejemplo de la misma en el rea Vista previa. De forma predeterminada, las plantillas de muestra incluidas en Crystal Reports se instalan en \Archivos de programa\Crystal Decisions\Crystal Reports 9\Templates. 5 Si desea aplicar una plantilla basndose en un informe existente de Crystal, haga clic en Examinar. 6 En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione un archivo de informe (.rpt) de Crystal y haga clic en Abrir. El informe se agrega a la lista de plantillas disponibles. Nota: Si el nombre de la plantilla y la vista previa de la imagen se guardaron (en el cuadro de dilogo Propiedades del documento) con el informe que se seleccion como plantilla, ver esta informacin en la pantalla Plantilla. 7 Haga clic en Finalizar. El informe se muestra con el formato de datos correspondiente a la plantilla seleccionada. Nota: El formato no se aplica si el informe elegido no satisface los requisitos de una plantilla. Busque en la Ayuda en lnea de Crystal Reports el tema Consideraciones sobre plantillas.
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12 : Formato
desea utilizar datos de muestra en el informe para ver el aspecto que adopta el formato, puede hacer referencia a campos de base de datos en estas frmulas.
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Caractersticas de la seccin
Un informe consiste de varias secciones, incluyendo el Encabezado del informe, el Encabezado de pgina, el Encabezado de grupo, Detalles, Pie de grupo, Pie de pgina y Pie del informe. Cada seccin del informe est hecha de un serie de lneas. Cuando un objeto basetexto es ubicado en una seccin, es ubicado de tal manera que su base se ajuste a una lnea de la seccin. Luego, la altura de la lnea es ajustada por el controlador de la impresora de tal manera que sea suficiente para acomodar el objeto. Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea, cuyo tamao de fuente es mayor que el del primer objeto, la altura de la lnea se extiende para acomodar el segundo objeto. Si se ubica otro objeto base-texto en la misma lnea y con tamao de fuente an mayor, la altura de la lnea se aumenta nuevamente para acomodar el tercer objeto. En resumen, la altura de una lnea est determinada por el objeto base-texto con tamao de fuente ms grande, ubicado en esa lnea. A medida que se agregan objetos base-texto al informe, ya sea en la misma o en diferentes secciones, la altura de la lnea se ajusta para acomodar las diferentes fuentes. Debido a que el espaciado vertical es determinado por el controlador de la impresora, se hace difcil crear informes diseados para formas preimpresas cuando stas van a ser reproducidas en diferentes entornos. Se recomienda que siga esta directrices cuando disee informes: Imprimir siempre una pgina de prueba. Mantener los mismos tamaos de fuente. Asegurarse de imprimir los formularios preimpresos en la misma mquina.
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12 : Formato
2 Ponga {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} y {cliente.VENTAS DEL AO PASADO} lado a lado en la seccin Detalles de su informe. 3 Para eliminar objetos innecesarios en este ejemplo, elimine el campo de ttulos que el programa pone en el Encabezado de pgina para cada uno de estos campos. 4 En el men Insertar, haga clic en Grupo para dividir los datos en grupos regionales. 5 En la ficha Comn del cuadro de dilogo Insertar grupo, seleccione {cliente.REGIN}. 6 Haga clic en Aceptar.
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Nota: Poner la imagen a la derecha del cuerpo del informe, tal como lo hizo aqu, es la misma tcnica que seguira si quisiera que un grfico o la foto de un empleado apareciera a la par de los detalles correspondientes al grfico o al empleado. 4 Una vez que ha terminado la vista previa del informe, vuelva a la ficha Diseo. 5 Ajuste la imagen verticalmente de modo que su tamao se duplique o se triplique y, a continuacin, obtenga de nuevo una vista previa del informe. Esta vez, la imagen se extiende a ms secciones. El rea a la que la imagen se extiende es determinada por: El tamao de la imagen. La seccin donde se coloc la imagen originalmente. La posicin de la imagen en la seccin. Al modificar el tamao y la ubicacin de un objeto, puede crear diferentes e impactantes efectos usando la capacidad de dicho objeto de extenderse a otras secciones.
Formularios preimpresos
Si imprime sobre formas preimpresas, debe ser capaz de: Digitalizar un formulario. Colocarlo en el informe como un mapa de bits. Utilizar la funcin de subyacer para alinear el mapa de bits y el informe, as como para mover objetos y colocarlos donde desee que se muestren. Imprimir el informe y el formulario como una sola unidad, eliminando as la necesidad de imprimir los formularios independientemente.
Columnas mltiples
En lugar de hacer que los datos se impriman hacia abajo en la pgina, se pueden establecer varias columnas y hacer que los datos fluyan de una columna a otra.
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12 : Formato
Tenga en cuenta el ancho del papel a la hora de decidir el ancho de la columna. Por ejemplo, si la seccin Detalles tiene tres campos y ocupan un espacio de cuatro pulgadas, limite el ancho de la columna a cuatro pulgadas y media para que se pueda ver la informacin de todos los campos. 5 Establezca la separacin Horizontal y/o Vertical que desee mantener entre cada registro de la columna. 6 En el rea Direccin de impresin, elija una direccin. 7 Si el informe al que est aplicando formato contiene grupos, seleccione Dar formato a grupos con cols. mltiples. 8 Haga clic en Aceptar. Cuando obtenga una vista previa del informe, ver que los encabezados de los campos aparecen nicamente en la primera columna. Si desea que los encabezados de los campos aparezcan en la segunda columna, inserte un objeto de texto.
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12 : Formato
Nota: Puede hacer clic en el botn Frmula condicional de cualquiera de estas propiedades y crear una frmula que aplique la configuracin condicional en algn evento. Consulte Trabajo con formato condicional en la pgina 229. Para configurar estas propiedades, seleccione el objeto y, a continuacin, haga clic en Formato en la barra de herramientas Asistentes para abrir el cuadro de dilogo Editor de Formato. Cuando aparezca el Editor de formato, configure las propiedades.
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de datos en el objeto. Al igual que los dems objetos base-texto, el ancho del objeto de texto puede ser ajustado por el usuario. Para campos numricos, tal como double, single, integer, long integer y byte, el valor por omisin del ancho del marco ser diferente para cada caso. Al igual que sucede con todos los objetos, el usuario puede ajustar el ancho.
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12 : Formato
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Ahora, cuando el informe se imprima, las no deseadas lneas blancas ya no aparecern en lugar de campos incrustados vacos. Puede confirmar los cambios en la ficha Vista previa.
Antes de eliminar lneas en blanco, el campo Direccin 2 imprime una lnea en blanco si est vaca.
Despus de eliminar lneas en blanco, el campo Direccin 2 no se imprime si ste est vaco.
Por tanto, en la medida de lo posible, los objetos basados en texto multilineales se deben colocar en la parte inferior de la seccin. En caso que requieran ms lneas para desplegarse, la seccin se expandir hacia abajo para acomodar el crecimiento, sin correr el riesgo de superponerse a otros objetos.
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12 : Formato
Uso de la cuadrcula
La cuadrcula es una serie de coordenadas de lneas y columnas. Cuando se selecciona la cuadrcula y se elige la opcin Ajustar a la cuadrcula en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones, Crystal Reports permite la colocacin de objetos basados en texto slo en estas coordenados, pero no entre ellas. Puede espaciar los datos del informe y alinear objetos segn sea necesario. Si intenta ubicar un objeto entre coordenadas de cuadrcula, el objeto se ajusta automticamente a la cuadrcula; es decir, el objeto se desplaza hacia el conjunto de coordenadas de filas o columnas ms cercano. Cada informe contiene una cuadrcula de diseo. Puede ser activada o desactivada y ajustada a diferentes tamaos segn sea la necesidad. La cuadrcula no est seleccionada de forma predeterminada. Consulte Seleccin de la cuadrcula en la pgina 206.
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Una vez establecida, la cuadrcula permanece del mismo tamao para todas las secciones. Se mide desde la esquina superior izquierda de cada seccin y se extiende hacia abajo y hacia la derecha hasta el final de la seccin. Una nueva cuadrcula del mismo tamao comienza desde la esquina superior izquierda de la siguiente seccin, y contina del mismo modo hasta el final del informe. Si selecciona la opcin Ajustar a cuadrcula, tendrn lugar las condiciones siguientes: La esquina superior izquierda de cualquier objeto base-texto u objeto OLE que usted ubique, se alinear a un punto de la cuadrcula. Los objetos ubicados antes de activar la opcin Ajustar a cuadrcula, no se movern al punto de la cuadrcula ms cercano, es decir, que permanecern donde se encuentren al momento de cambiar la opcin. Si ajusta el tamao de un objeto, el lado (o lados) que est ajustando se ajustarn al punto de la cuadrcula ms cercana.
Seleccin de la cuadrcula
Las fichas Diseo y Vista previa tienen una estructura de cuadrcula subyacente que puede activar en la ficha Diseo del cuadro de dilogo Opciones.
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12 : Formato
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Nota: Si no aparecen lneas gua, asegrese de que est seleccionada la opcin de lneas gua apropiada en el men Ver. En la ficha Vista previa se debe seleccionar un objeto para ver una lnea gua. 2 Para colocar una lnea gua, arrastre su cabeza de flecha por la regla hasta la posicin deseada. 3 Para eliminar una lnea gua, arrastre su cabeza de flecha fuera de la regla. Nota: Si la opcin Ajustar a cuadrcula est activada, slo podr insertar o mover lneas gua en incrementos de la cuadrcula.
Puede ajustar a una lnea gua vertical el borde izquierdo, el borde derecho o la lnea central vertical (la lnea invisible que divide verticalmente un objeto en dos partes iguales) de un objeto.
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12 : Formato
monolineal basado en texto se ajusta a una lnea gua, es la lnea de base del texto, no la trama del objeto la que se ajusta a la lnea gua. Cuando un objeto multilineal basado en texto se ajusta a una lnea gua, la lnea de base del texto o la trama del objeto puede ajustarse a la lnea gua. Para saber si un objeto basado en texto est ajustado a una lnea gua horizontal, slo es necesario buscar los indicadores especiales colocados a cada lado del objeto directamente en la lnea de base (como se seala en la siguiente imagen), en la vista Diseo. Si el objeto se ajusta a una lnea gua vertical, los indicadores especiales aparecen a lo largo del lado del objeto.
Para colocar varios objetos de texto con diferentes tamaos de fuente en una lnea con sus lneas de base alineadas, ajuste la lnea de base de cada objeto a la misma lnea gua horizontal.
Nota: Cuando se mueve una lnea gua, tambin se mueve cualquier objeto que est ajustado a ella. Pero si mueve un objeto que est ajustado a una lnea gua, el programa no mueve la lnea gua.
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3 Cree una segunda lnea gua a la derecha del objeto. Nota: La lnea gua no debe estar en contacto con el objeto. 4 Haga clic en el objeto para activar los identificadores de ajuste de tamao. 5 Arrastre los identificadores de ajuste de tamao sobre la segunda lnea gua de manera que el objeto se ajuste a ella.
6 Repita los pasos 2 a 5 para cada objeto adicional que desee ajustar a ambas lneas gua. 7 Si los objetos todava no son del tamao que usted quiere, arrastre cualquiera de las dos lneas hasta que los objetos alcancen el tamao correcto.
Sangra de lneas
Al usar Crystal Reports, puede controlar las sangras de lneas para campos de memorndum, campos de cadena y objetos basados en texto. Para objetos, tiene la opcin de hacer sangra de lneas para un prrafo en particular al posicionar el cursor al inicio del prrafo. O, si selecciona un objeto completo, puede aplicar las mismas especificaciones de sangra a todos los prrafos dentro de ese objeto. Recuerde que cualquier lnea a continuacin de un retorno de carro se considera como la primera lnea de un prrafo nuevo.
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12 : Formato
4 En el rea de Sangra, puede aplicar sangra en la primera lnea del prrafo; aplicar sangra en cada lnea del prrafo desde el margen izquierdo; y aplicar sangra en cada lnea de prrafo desde el margen derecho. Nota: Slo se aceptan valores de sangra dentro del rango del ancho de campo u objeto. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
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12 : Formato
(aquellos que imprimen en una sola lnea). De esta forma, usted garantiza menos inconsistencias cuando se usan diferentes controladores en la impresin. Sin embargo, aunque el controlador de la impresora ya no controla el espaciado vertical de los objetos base-texto dentro de la seccin, an determina el espaciado horizontal de los caracteres dentro de los objetos base-texto, as como tambin el espacio entre lneas de los objetos de texto multilineales. As, mientras Ubicacin en modo libre le permite mejor control, usted todava debe tomar en cuenta estas consideraciones en el diseo de sus informes. Consulte Ubicacin de objetos basados en texto multilineales en la pgina 204.
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Si est distribuyendo sus informes con secciones de formato Ubicacin forma libre desactivado, y quiere que los objetos aparezcan rodeados por un borde o por lneas, es mejor modificar las propiedades del borde de los objetos, en lugar de insertar cuadros o lneas. De esta manera, los bordes se mantendrn siempre con los objetos. Consulte Agregar bordes, color y sombreado a un campo en la pgina 220. Recuerde que se puede dar formato a cada seccin con la opcin Ubicacin en modo libre activada o desactivada. Aunque es mejor activar la opcin en unos casos y no en otros, se recomienda de manera especial que se d formato a todas las secciones del informe de la misma manera.
Ubicacin vertical
En la ficha Comn del Editor de formato, puede usar las opciones de rotacin de texto para alienar verticalmente los campos y objetos basados en texto en su informe. Cuando se selecciona una rotacin de texto de 90 grados, el texto se mueve 90 grados hacia la izquierda. Cuando se selecciona una rotacin de texto de 270 grados, el texto se mueve 270 grados hacia la izquierda.
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12 : Formato
Nota: Si la rotacin de texto se deja en 0 grados, a su informe se le da formato horizontalmente, de izquierda a derecha. Para la rotacin de texto de objetos basados en texto, se borra automticamente la opcin Puede Crecer en impide que se trunque el texto dentro de un objeto. Para obtener ms informacin sobre la opcin Puede crecer, vea Impedir la truncacin de texto dentro de un objeto en la pgina 202. El texto con formato vertical que sobrepasa el borde de la pgina no se puede mostrar como parte de su informe.
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Fuentes TrueType
Disear su informe usando fuentes especficas de la impresora, puede conducir a problemas a la hora de imprimir usando diferentes impresoras. Podra ser que las fuentes no sean compatibles con otras impresoras o, aun cuando lo fueran, podran no estar instaladas en estas impresoras. Al momento de la impresin, si el controlador de la impresora encuentra fuentes especficas (de otra determinada impresora) que no reconoce, Crystal Reports substituye las fuentes, creando inconsistencias en el resultado. Para evitar esta situacin, se recomienda usar solamente fuentes TrueType de uso comn, en el diseo de informes.
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12 : Formato
Mrgenes de pgina
Establecer Mrgenes Especficos
Crystal Reports ofrece la posibilidad de establecer mrgenes que satisfagan sus especificaciones.
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Impresora predeterminada
En general, es una buena idea no elegir una impresora especfica. Aun cuando una impresora puede ser idntica, la manera en que es reconocida puede variar de acuerdo al sistema operativo. Por ejemplo, una impresora HP Lser III se instala en tres sistemas operativos diferentes. Con Microsoft Windows 98, el nombre de la impresora se puede cambiar de manera que HP Laser III sea Front Reception Printer, pero el controlador de la impresora se enumerar como HPPCL5MS.DRV. Con Windows NT, el nombre de la impresora es tambin por referencia y puede ser cambiado por el usuario, pero el controlador de la impresora es siempre WINSPOOL. Si selecciona una impresora especfica, Crystal Reports buscar esa impresora por su nombre. Si dicha impresora no se encuentra en el sistema, ser reemplazada por la impresora predeterminada, abriendo la posibilidad de inconsistencias en la impresin. Si usted necesita especificar una impresora, tal como una impresora de sobres o de etiquetas, el nombre de la impresora debe ser el mismo que fue usado al momento de disear el informe. Tome en cuenta que cualquiera que imprima el informe debe usar la misma impresora, de lo contrario, podran surgir problemas inesperados. Si su informe es parte de un programa para ser distribuido, puede incluir el cuadro de dilogo Seleccionar Impresora. Usando este cuadro de dilogo, los usuarios del informe pueden elegir la impresora correcta o cambiarle de nombre apropiadamente.
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12 : Formato
Controladores de impresoras
Actualizacin de controladores de impresoras
Para mantener el rendimiento, Crystal Reports consulta al controlador de la impresora sobre cada uno de los elementos de fuente (medidas de fuente), tales como altura promedio de carcter, ancho de carcter, altura de los ascendentes y descendentes, interlineado, etc. Se puede presentar un problema si se usa un controlador de impresora ms antiguo que no devuelve medidas de fuente en forma precisa. Si est experimentando problemas con la impresin (faltas campos, formato incorrecto, etc.), se recomienda que consiga e instale los controladores ms actualizados para su impresora. En muchos casos, los controladores de impresora ms nuevos entrega medidas precisas de fuente y cualquier problema de impresin se resuelve rpidamente.
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Propiedades de formato
Un tercer controlador que mide fuentes ms anchas puede necesitar ms de seis lneas para la misma impresin. La mayora de las veces, esta situacin puede ser evitada. Por lo tanto, si piensa distribuir su informe, una de sus metas es disear un informe que se pueda acomodar a diferentes condiciones con respecto al controlador de impresora e imprimir consistentemente usando cualquier controlador. Para hacer esto, Crystal Reports ofrece varias soluciones de diseo. Si se tienen en cuenta a la hora de crear un informe, estas soluciones pueden asegurar una impresin y distribucin adecuadas del informe en casi cualquier entorno.
Propiedades de formato
Puede establecer las propiedades de formato usando el Editor de Formato para objetos y el Asistente de Seccin para secciones de informes. En la mayora de los casos, se pueden establecer uno o dos tipos de propiedades: Absolutas (aplicar siempre la propiedad). Condicionales (aplicar la propiedad slo si se satisfacen ciertos criterios).
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12 : Formato
2 En el men contextual, haga clic en Editor de Formato. El Editor de Formato aparecer en su pantalla. 3 Haga clic en la ficha Borde. 4 Seleccione el estilo de lnea, color y color de fondo para el campo. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.
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Establecer los formatos predeterminados de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
Los procedimientos siguientes describen en primer lugar cmo se especifican formatos estndar para los campos Fecha, Hora y Fecha y hora y, en segundo lugar, cmo se personalizan los formatos de dichos campos. Nota: Estos ajustes predeterminados slo afectarn a los objetos que posteriormente agregue al informe. Para dar formato a los campos ya agregados al informe, debe hacer clic con el botn derecho del mouse en el campo del informe y seleccionar Dar formato a campo en el men contextual.
Para establecer los formatos predeterminados estndar de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. 2 En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos. 3 Para abrir el Editor de Formato, haga clic en el botn correspondiente al campo cuyo formato desee establecer (Fecha, Hora o Fecha y hora).
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12 : Formato
Nota: Si hace clic en el botn Fecha y hora del Editor de Formato, cualquier cambio realizado con posterioridad afectar slo a los campos Fecha y hora. Debe hacer clic en Fecha u Hora para dar formato a campos de fecha o campos de hora independientes. 4 En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y hora. 5 Seleccione un formato predefinido de la lista (o bien, haga clic en Personalizar para crear el suyo propio). Cuando hace clic en un nuevo formato, puede obtener una vista previa de los resultados en el rea Muestra del Editor de formato. Nota: En la lista de formatos predefinidos, puede seleccionar las opciones predeterminadas del sistema y as asegurarse de que Crystal Reports utiliza los formatos dictados por Windows. Puede modificar la configuracin del sistema en el cuadro de dilogo Propiedades de Configuracin regional del Panel de control. 6 Una vez seleccionado un formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Editor de Formato. 7 Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Opciones. Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a un informe, Crystal Reports debe utilizar el formato especificado.
Para personalizar los formatos de los campos Fecha, Hora y Fecha y hora
1 En el men Archivo, haga clic en Opciones. 2 En el cuadro de dilogo Opciones, haga clic en la ficha Campos. 3 Abra el Editor de Formato haciendo clic en el botn correspondiente al campo cuyo formato desee establecer (Fecha, Hora o Fecha y hora). 4 En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Fecha y hora. 5 Haga clic en Personalizar para abrir el cuadro de dilogo Estilo personalizado. Nota: Si eligi dar formato a los campos Fecha y hora en el paso 3, entonces ver tres fichas en el cuadro de dilogo Estilo personalizado (Fecha y hora, Fecha, y Hora). Los formatos especificados en estas fichas slo se aplican a los dos elementos de los campos Fecha y hora y no afectan a los formatos especificados para campos de fecha o de hora independientes. 6 Cree el formato que desee ajustando las diversas opciones del cuadro de dilogo Estilo personalizado. 7 Cuando haya acabado de disear el formato, haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Estilo personalizado. 8 Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Editor de formato.
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9 Para dar formato a otro tipo de campo, haga clic en el botn pertinente del cuadro de dilogo Opciones. De lo contrario, haga clic en Aceptar para regresar a Crystal Reports. Ahora, cuando agregue los campos Fecha, Hora o Fecha y hora a sus informes, Crystal Reports debe utilizar el formato personalizado que ha creado.
2 Utilice el cursor con forma de lpiz para dibujar la lnea donde desee. Nota: No se pueden dibujar lneas diagonales.
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12 : Formato
2 Utilice el cursor con forma de lpiz para dibujar el cuadro donde desee.
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226
12 : Formato
6 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. 7 Haga clic en Aceptar nuevamente para volver a su informe.
La ficha Diseo en modo libre permite agregar y eliminar espacio en blanco de dos maneras: Ajustando el rea en la ficha Diseo mediante el cursor para cambiar tamao. Cambiando la opcin en el Asistente de Seccin. Nota: Tambin puede hacer clic con el botn secundario en el rea sombreada situada a la izquierda de la seccin y seleccionar Ajustar seccin en el men contextual. El programa ajusta automticamente la seccin para que el borde inferior est parejo con la lnea base del ltimo objeto en la seccin.
Cuando el cursor de ajustar aparezca, arrastre el borde de la seccin para agregar espacio en blanco.
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Nota: Tambin puede agregar espacio en blanco a una seccin haciendo clic con el botn secundario en el rea sombreada situada a la izquierda de la seccin y eligiendo el comando Insertar lnea del men contextual. El programa ajusta la seccin automticamente, agregando la cantidad de espacio necesario para contener una lnea de campos de base de datos tpicos.
Cuando aparezca el cursor de cambio de tamao, arrastre el borde de la seccin hacia arriba hasta eliminar el espacio en blanco que sobra.
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12 : Formato
El programa prueba cada valor para ver si cumple la condicin y regresa una respuesta de s o no. Despus aplica la propiedad a cada valor que regresa un s.
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Cuando se configuran propiedades de atributo condicional, Crystal Reports carga una seleccin de atributos en la lista Funciones del Taller de frmulas. Usted puede hacer doble clic en cualquiera de esos atributos para agregarlos a su frmula. Por ejemplo, si est definiendo la alineacin horizontal condicional, la lista Funciones contiene atributos como DefaultHorAligned, LeftAligned y Justified. Si est definiendo bordes condicionales, la lista Funciones contiene atributos como NoLIne, SingleLine y DashedLine. Nota: Incluya siempre la palabra clave Else en las frmulas condicionales; de lo contrario, los valores que no cumplan la condicin If pueden no retener su formato original. Para conservar el formato original de los valores que no cumplan la condicin If, utilice la funcin DefaultAttribute. Ejemplo de sintaxis Crystal
If Condicin A Then crRed Else DefaultAttribute
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12 : Formato
Usted puede ir ms adelante con este tipo de propiedad. Puede especificar una lista de condiciones y una propiedad por cada una de ellas; usted no est limitado a dos o tres condiciones. Por ejemplo, si tiene un campo numrico en su informe que contiene cifras de ventas de pases alrededor del mundo, puede especificar el nmero de atributo(s) que desea aplicar a cada pas. En este caso, sus condiciones van a especificar que si es del Pas A, aplicar el atributo del Pas A; Pas B, aplicar atributo del Pas B; Pas C, aplicar atributo del Pas C, y as sucesivamente. Con ms de una alternativa, use esta clase de frmula: Ejemplo de sintaxis Crystal
If Condicin A Then crRed If Condicin B Then crBlack If Condicin C Then crGreen Else crBlue
Use una frmula de condicin If-Then-Else mltiple para esta clase de formato condicional.
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4 Para cambiar cualquiera de las opciones de fuente, haga clic en el botn apropiado Frmula, ubicado en el lado derecho del cuadro de dilogo. 5 En el Taller de frmulas se puede especificar que las fuentes condicionales cambiarn slo cuando se satisfagan ciertas condiciones. 6 Haga clic en Guardar. Nota: Si hay un error en la frmula, aparece un cuadro de mensaje preguntando si se desea salir sin examinar el error. Si hay un error en su frmula, el programa mostrar un Error de Compilador de Frmula detallando su error. Si no hay error en la frmula, vuelve al Editor de formato. Observe que ha cambiado el botn Frmula. Esto indica que la frmula ha sido establecida para esa propiedad. 7 Haga clic en Aceptar para volver a su informe.
Esta frmula suprime el pie de pgina en la primera pgina, pero no en ninguna otra pgina. 6 Haga clic en Guardar y cerrar.
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12 : Formato
Nota: Si hay un error en la frmula, aparece un cuadro de mensaje preguntando si se desea salir sin examinar el error. Si hay un error en su frmula, el programa mostrar un Error de Compilador de Frmula detallando su error. Si no hay error en su frmula, el programa regresar al Asistente de Seccin. Observe que ha cambiado el botn Frmula. Esto indica que la frmula ha sido establecida para esa propiedad. 7 Haga clic en el botn Vista previa de la barra de herramientas Estndar para tener una vista preliminar del informe y asegurarse de que el pie de pgina aparece en todas las pginas exceptuando la primera. Nota: Si tiene un pie de pgina de varias lneas y ha puesto las lneas en diferentes secciones Pie de pgina, necesitar suprimir condicionalmente cada una de esas secciones utilizando la frmula de arriba. Para crear un encabezado de pgina que aparezca en todas las pginas excepto la primera, coloque la informacin del encabezado en la seccin Encabezado de Pgina y despus suprima condicionalmente esa seccin utilizando la misma frmula que us para suprimir la seccin Pie de pgina.
Cuando se utiliza para aplicar formato condicional, el Asistente de resaltado permite: Modificar varios atributos de una vez, sin escribir una frmula. Resaltar todos los tipos de campo utilizados en el informe. Dar formato al estilo de fuente, al color de fondo, al color de fuente y al estilo de borde. Dar formato a un campo basndose en sus propios valores o en los valores de otro campo. Resaltar una celda OLAP o de tabla cruzada basndose en valores de encabezado de fila y de columna. Especificar valores utilizando el formato de nmero especfico de la configuracin regional (como 1,224.23 para los usuarios de Amrica del Norte). Especificar fechas con formato numrico o de texto (12 de enero 2001 12 ene. 2001). Deshacer el resaltado rpidamente.
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Cuando se necesita aplicar formato condicional a campos de informe, el Asistente de resaltado es ms rpido y fcil de utilizar que el Taller de frmulas. El Asistente de resaltado se utiliza normalmente para resaltar valores de campo que, de algn modo, se distinguen de otros valores de un informe. Por ejemplo, se pueden resaltar los clientes principales imprimiendo el campo {Cliente.Ventas del ao pasado} con un fondo rojo cuando el valor de las ventas sea superior a 50.000 $. De forma alternativa, para destacar los pedidos de importancia, se puede hacer que el campo {Producto.Nombre del producto} se muestre en negrita cuando el valor de {Pedidos.Enviados} sea False (falso). Sin embargo, el Asistente de resaltado no es tan flexible como el Taller de frmulas. Para utilizar las funciones de formato de Crystal Reports con el mximo provecho, cree sus propias frmulas de formato condicional con el Taller de frmulas (accesible desde el cuadro de dilogo Editor de Formato). Para obtener completa informacin, vea Uso de las frmulas en la pgina 359.
El cuadro de dilogo est dividido en dos reas: el rea Lista de elementos que muestra la frmula y el rea Editor de elemento que permite especificarla. El rea Editor de elemento incluye un campo de muestra que presenta las especificaciones de formato que se estn aplicando.
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12 : Formato
3 En el rea Editor de elemento, haga clic en la lista Valor de y seleccione el campo en el que desee basar la condicin. El campo elegido es el campo en el que se basa la condicin y no es necesario que sea el campo al que se va a dar formato. Para crear una condicin basada en los valores del campo al que se va a dar formato, seleccione este campo en la lista. Para basar la condicin en un campo de informe diferente, seleccinelo en la lista de campos disponibles. Nota: La lista Valor de muestra slo los campos que se han agregado al informe. 4 Seleccione una comparacin en la segunda lista (igual a, menor que, etc.). Este enunciado comparativo funciona como el operador de la frmula condicional que ha creado el asistente. 5 Complete la condicin especificando el valor deseado en el cuadro. Nota: Si el campo seleccionado en la lista Valor de no es numrico, el cuadro de texto se convierte en una lista de valores disponibles, de la que se debe seleccionar un valor. 6 En las listas Estilo de fuente, Color de fuente, Fondo y Borde, especifique los cambios de formato que desee aplicar al campo seleccionado cuando se cumpla la condicin. 7 Repita los pasos 3 y 4 si desea aplicar varias condiciones de resaltado al campo seleccionado. Nota: Puede utilizar el botn Quitar del asistente para eliminar de la lista las frmulas de resaltado.
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8 Use las flechas de Prioridad para especificar el orden en que desee que Crystal Reports aplique las condiciones. Para obtener detalles, vea Establecer prioridades de resaltado en la pgina 236. 9 Haga clic en Aceptar para volver al informe.
Deshacer/Rehacer actividades
Crystal Reports incluye mltiples niveles de deshacer. Con mltiples niveles de deshacer, puede deshacer cualquier cantidad de cambios a un objeto, en orden inverso, hasta tener su informe en la condicin deseada. El programa tambin tiene una caracterstica de rehacer para revierte un deshacer. Si mueve un objeto, por ejemplo, y no le gusta su nueva posicin, puede hacer clic en Deshacer para devolverlo a su posicin original. Si luego cambia de opinin, puede hacer clic en Rehacer para restaurar el ltimo cambio.
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12 : Formato
Los botones Deshacer y Rehacer tienen listas que le permiten deshacer o rehacer una gran cantidad de cambios a la vez. Para deshacer una accin, haga clic en Deshacer en la barra de herramientas Estndar. La primera vez que se hace clic en el botn, se invierte el ltimo cambio introducido en el informe. Cada vez adicional que se hace clic en el botn, ste revierte al siguiente cambio ms reciente. Para deshacer varias acciones a la vez, haga clic en el botn de flecha para mostrar la lista de acciones. Seleccione la serie de acciones que desea deshacer. Para rehacer un cambio despus de haberlo deshecho, haga clic en Rehacer en la barra de herramientas Estndar. El programa desactiva el botn Deshacer y los comandos Deshacer/Rehacer cada vez que no hay nada que deshacer/rehacer o cuando se ha efectuado un cambio que no se puede invertir. Para rehacer varias acciones a la vez, haga clic en el botn de flecha para mostrar la lista de acciones. Seleccione la serie de acciones que desea rehacer. Nota: Solamente se pueden deshacer o rehacer acciones en orden desde la ms reciente hacia atrs. No se puede deshacer una accin sin deshacer acciones ms recientes
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Elaboracin de grficos
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Crystal Reports permite presentar datos resumidos en grficos de colores fciles de leer. Este captulo demuestra cmo crear grficos y cmo usarlos en informes para hacer que los datos del informe tengan ms significado y sean ms fciles de entender. Puede elegir de un nmero de tipos y organizaciones de grficos, as como tambin a profundizar para ver los detalles tras los resmenes grficos y dar formato a objetos de grficos.
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Se pueden crear grficos sobre lo siguiente: Campos de resumen y de subtotal. Campos de detalle, de frmula y de total acumulado. Resmenes de tablas cruzadas. Datos OLAP. Tpicamente, usted usar un grfico al nivel de un grupo para poder ver la informacin de resumen o de subtotales. Sin embargo, segn el tipo de datos con el que est trabajando, puede crear una grfica de cuadrcula Avanzada, de Tabla cruzada u OLAP en su informe.
Diseos de grficos
El Asistente de Grficos provee cuatro esquemas poderosos. Cada grfico es especialmente til para elaborar presentaciones a partir de ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes grficos se pueden usar para crear una presentacin.
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13 : Elaboracin de grficos
Avanzado Use la organizacin avanzada cuando tenga diferentes valores de grficos o cuando no tenga ningn campo de resumen o grupo en el informe. El diseo de grfico Avanzado admite uno o dos campos de condicin: con estos campos de condicin, se pueden crear grficos 2D, 3D o circulares. Otras funciones especficas del esquema de Detalle incluyen: Los valores se pueden agrupar en orden ascendente, descendente o especificado, as como segn N superiores u Organizar totales. Se pueden trazar valores para cada registro. Se pueden trazar valores como total general para todos los registros. Los grficos se pueden basar en campos de frmula y de total acumulado. Grupo El esquema de Grupo es un esquema muy simplificado en el cual usted presenta un resumen a cambio de un campo geogrfico (tal como Regin). Nota: Para crear un grfico usando el esquema de Grupo, el informe debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen. Tablas cruzadas Use el diseo de tablas cruzadas en un objeto de tablas cruzadas. Un grfico de tablas cruzadas utiliza los campos de la tabla cruzada en sus campos de condicin y de resumen. OLAP El esquema OLAP se usa cuando est graficando en una cuadrcula OLAP. Un grfico OLAP utiliza los campos de la tabla cuadrcula OLAP para los campos de condicin y de resumen.
Tipos de grficos
Diferentes conjuntos de datos son particularmente aptos para ciertos tipos de grficos. A continuacin hay una vista general de los tipos de grficos principales y sus usos ms comnes. Barra La mayora de los grficos de barras (tambin conocidos como grficos de columnas) se utilizan para presentar o comparar varios conjuntos de datos. Dos grficos de barras tiles son el grfico de barras Lado a lado y el grfico de Barras apiladas.
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Grfico de barras Lado a Lado El grfico de barras Lado a Lado muestra los datos como serie de barras verticales. Este tipo de grfico es mejor utilizado para representar los datos de varios conjuntos a travs de un perodo de tiempo (por ejemplo, las figuras de ventas del ao pasado en CA, AZ, OR y WA). Grfico de barras Apiladas Un grfico de barras apiladas muestra los datos como serie de barras verticales. Use este tipo de grfico para mejor representar tres series de datos, cada una de las cuales es representada por un color apilado en una sola barra (por ejemplo, las ventas de 1994, 1995 y 1996). Lnea Este grfico presenta sus datos como una serie de puntos conectados por una lnea. El grfico de lneas se usa mejor con los datos de un gran nmero de grupos (por ejemplo, las ventas totales a travs de varios aos pasados). Area Un grfico de rea muestra sus datos como reas llenas de colores o diseos. Use este tipo de grfico para representar los datos de un nmero de grupos limitados (por ejemplo, el porcentaje de las ventas totales de CA, AZ, OR y WA). Grfico circular Un grfico circular muestra los datos como un crculo dividido en secciones de colores o diseos. Este tipo de grfico se usa solamente con un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de las ventas para el inventario completo). Tambin est disponible un grfico Circular Mltiple y un grfico Circular 3D. Grfico de anillos El grfico de Anillo es similar al grfico circular y muestra los datos como secciones de un crculo o anillo. Si, por ejemplo, usted ha graficado las ventas por regin en un informe, vera el nmero total de ventas (la figura) en el centro del anillo, y vera las regiones como secciones del anillo en colores. Como con el grfico circular, tiene la opcin de elegir mltiples grficos de anillo para mltiples grupos de datos. Grfico de ascensin 3D Un grfico de ascensin 3D presenta sus datos en una serie de objetos tresdimensionales, alineados lado a lado, en un plano de tres dimensiones. Este tipo de grfico es excelente para mostrar los puntos extremos de los datos en su informe. Por ejemplo, la diferencia de ventas entre pases es visualmente dinmica cuando se representa en este grfico.
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13 : Elaboracin de grficos
Grfico de superficie 3D Este tipo de grfico presenta una vista topogrfica de conjuntos de datos mltiples. Si, por ejemplo, usted necesita un grfico para mostrar el nmero de ventas por cliente por pas, y lo quiere de manera visualmente dinmica y de formato relacional, podra considerar un grfico de superfcie 3D. Grfico de dispersin XY El grfico de Dispersin XY es esencialmente una coleccin de puntos trazados los cuales representan datos especficos en una fuente de informacin. Este grfico hace posible que el usuario considere una esfera mayor de datos con el propsito de determinar algunas tendencias. Por ejemplo, si usted registra informacin sobre clientes, incluyendo ventas, productos, pases, meses y aos, usted entonces tiene una coleccin de puntos trazados que representan la fuente de informacin de clientes. Poder ver todos estos datos en un grfico de dispersin XY le permitir especular por qu ciertos productos se estn vendiendo mejores que otros o por qu ciertas regiones tienen ms compras que otras. Grfico de radar Este grfico coloca los datos de grupo, tales como pases o clientes, en el permetro del radar. El grfico de radar entonces ubica valores nmericos, aumentando en valor, desde el centro del radar hasta el permetro. De esta forma, el usuario puede determinar, con solo un vistazo, cmo los datos de grupo especficos estn relacionados con todos los datos del grupo. Grfico de burbujas El grfico de burbujas (extensin del grfico de dispersin XY) se utiliza para presentar los datos como una serie de burbujas, donde el tamao de cada burbuja es proporcional a la cantidad de datos. Un grfico de este tipo sera muy efectivo para mostrar el nmero de productos vendidos en cierta regin. Grfico de stock Este tipo de grfico presenta los valores altos y bajos relacionados con unos datos. Por esta capacidad, el grfico de cotizaciones es una herramienta excelente para observar las actividades financieras o de ventas. Eje numrico Un grfico de eje numrico es un grfico de barras, de lneas o de rea que utiliza un campo numrico o un campo de fecha/hora como campo A cambio de. Los grficos de eje numrico proporcionan un medio para aplicar una escala a los valores del eje X, crendose de este modo un eje X numrico verdadero o un eje X de fecha/hora verdadero.
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Indicador Un grfico de este tipo se utiliza para presentar grficamente los valores como puntos en un indicador. Los grficos de indicador, al igual que los grficos circulares, se suelen utilizar para un grupo de datos (por ejemplo, el porcentaje de ventas del inventario completo). Gantt Un diagrama de Gantt es un grfico de barras horizontales que se utiliza normalmente para proporcionar una representacin grfica de una programacin. El eje horizontal muestra un perodo de tiempo, mientras que el eje vertical muestra una serie de tareas o de eventos. Las barras horizontales del grfico representan secuencias de eventos y perodos de tiempo correspondientes a cada elemento del eje vertical. Cuando se crea un diagrama de Gantt slo se deberan utilizar campos de fecha. El campo elegido para el eje de datos se debe establecer en Para cada registro y los campos de fecha inicial y final se deben agregar al rea Mostrar valores de la ficha Datos del Asistente de grficos.
Ubicacin de un grfico
La ubicacin del grfico, determina que datos se muestran y donde son impresos. Por ejemplo, si ubica un grfico en la seccin Encabezado de informe, el grfico incluye datos de todo el informe. Si lo ubica en la seccin Encabezado de grupo o Pie de Grupo, muestra datos especficos del grupo. Nota: Si su informe contiene subinformes, tambin puede ubicar grficos en los subinformes. Consulte Subinformes en la pgina 397.
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13 : Elaboracin de grficos
Creacin de grficos
Creacin de grficos basados en campos de detalle o de frmula (organizacin avanzada)
La organizacin avanzada le permite crear un grfico basado en valores especficos. A menudo, los grficos se crean basados en algn tipo de campo resumido de su informe donde los valores en el grfico dependen de los valores del campo resumido. Usando la organizacin avanzada se puede crear un grfico sin la necesidad de un campo resumido, usando los valores que aparecen en la seccin Detalles de su informe. Para crear La organizacin avanzada necesita especificar dos cosas: Condiciones (puede haber dos). Valores (puede haber varios).
Condition
La Condicin se usa para indicar cundo se marca el punto. Por ejemplo, el grfico que muestra las ventas del ao pasado para cada uno de sus clientes, usa el campo Nombre del cliente como la condicin. Cada vez que la condicin cambia (cambia el nombre del cliente) un punto es marcado. Tambin es posible trazar un punto para cada registro o trazar un punto para todos los registros.
Valor
El grfico en detalle usa Valor para indicar qu se usa como valores en su grfico. Por ejemplo, si quiere crear un grfico mostrando las ventas del ao pasado para cada uno de sus clientes, el campo Ventas del ao pasado ser el valor.
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Creacin de grficos
Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones, asegrese de que la opcin Establecer opciones de grficos automticamente est desactivada. 4 Haga clic en la ficha Datos.
5 En el rea Organizacin, haga clic en Avanzada, si an no se ha seleccionado. 6 En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar grfico, especifique cuntas veces aparece su grfico en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su grfico. 7 En el rea Datos, especifique los campos de la base de datos que desea usar como condiciones. Puede seleccionar A cambio de en la lista y agregar despus hasta dos de estos campos de base de datos en el cuadro situado debajo de la lista. Los botones de flecha del cuadro de dilogo Asistente de grfico le permiten mover campos de una lista a otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. 8 Agregue los campos de la base de datos que desea usar como valores a la lista Mostrar valores. 9 Active la casilla de verificacin No resumir si no desea que Crystal Reports resuma automticamente los valores del grfico correspondientes a un campo de frmula.
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13 : Elaboracin de grficos
10 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. 11 Haga clic en la ficha Texto. 12 Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 13 Haga clic en Aceptar. El grfico se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de la seleccin efectuada en el paso 7. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del grfico finalizado. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
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Creacin de grficos
5 En el rea Organizacin, haga clic en Grupo, si an no est seleccionado. 6 En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar grfico, especifique cuntas veces aparece su grfico en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su grfico. Nota: La lista Ubicar grfico incluye todos los grupos del informe que tienen campos de resumen, excepto el grupo ms interno. 7 En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su grfico, luego en la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su grfico. 8 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. 9 Haga clic en la ficha Texto. 10 Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 11 Haga clic en Aceptar. El grfico se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de la seleccin efectuada en el paso 6. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del grfico finalizado. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
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13 : Elaboracin de grficos
Consejo: Otra forma de realizar esta accin es haciendo clic en el botn Insertar grfico situado en la barra de herramientas Herramientas de insercin. 3 En la ficha Tipo, en la lista Tipo de grfico, seleccione un tipo de grfico. A continuacin, haga clic en el subtipo de grfico que mejor ilustre sus datos. Consulte Tipos de grficos en la pgina 241. 4 Seleccione Configurar automticamente opciones de grfico si desea que el Asistente de grfico use las opciones predeterminadas de las fichas Ejes y Opciones. Nota: Si desea seleccionar manualmente las opciones de las fichas Ejes y Opciones, asegrese de que la opcin Establecer opciones de grficos automticamente est desactivada. 5 Haga clic en la ficha Datos. 6 En el rea Organizacin, haga clic en Tabla cruzada, si an no est seleccionado. 7 En el rea Ubicacin, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su grfico. Nota: Especifique la columna o fila primaria en la cual basar su grfico, usando el cuadro desplegable Graficar en. 8 En el rea Datos, en la lista A cambio de, haga clic en el campo de grupo sobre el que desea basar su grfico. 9 Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria en la que desee basar el grfico. 10 En la lista Mostrar, haga clic en el campo de resumen que desea mostrar en su grfico. 11 Si aparecen las fichas Ejes y Opciones, puede personalizar algunas de las propiedades del grfico, como la escala de los ejes, la leyenda y los puntos de datos. 12 Haga clic en la ficha Texto. 13 Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 14 Haga clic en Aceptar. El grfico se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de la seleccin efectuada en el paso 7. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del grfico finalizado. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
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Creacin de grficos
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13 : Elaboracin de grficos
11 Haga clic en la ficha Texto. Acepte la informacin de ttulo predeterminada o agregue nuevos ttulos a su grfico. 12 Haga clic en Aceptar. El grfico se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de la seleccin efectuada en el paso 7. Es posible que tenga que actualizar el informe para obtener una vista previa del grfico finalizado. Nota: Cuando inserte un grfico, ste podra cubrir una parte de su informe. Necesitar mover y tal vez reajustarlo para que encaje en su informe como usted quiere.
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13 : Elaboracin de grficos
7 Con el cursor de reduccin, haga clic en el grfico. El grfico disminuye un nivel de ampliacin. 8 Haga clic nuevamente en el grfico para volver a aplicar este zoom.
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condiciones que desee. Para obtener informacin sobre el asistente, busque en la Ayuda en lnea el tema Asistente para formato de colores del grfico. Nota: La opcin para aplicar formato condicional no est disponible en todos los tipos de grfico. Un grfico de rea debe tener dos valores A cambio de para que aparezca el formato condicional. Si se trata de un grfico de lneas, ste debe tener marcadores de datos antes de ver el formato condicional. Despus de aplicar formato condicional, se debe seleccionar Color por grupos en la ficha Apariencia del cuadro de dilogo Opciones de grfico antes de ver el formato. Para establecer esta opcin, haga clic con el botn secundario en el grfico, seleccione Opciones de grfico en el men contextual y seleccione el comando General del submen. Esta nota es aplicable a grficos de lneas, de elevador 3D y de superficie 3D con un campo A cambio de, as como a grficos de barras, de eje numrico, de superficie 3D, de radar, de stock y a grficos con dos resmenes. 5 Haga clic en Aceptar.
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13 : Elaboracin de grficos
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Elaboracin de mapas
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Crystal Reports permite incluir mapas con informes realizados a partir de datos geogrficos. Este captulo explica cmo usar mapas en informes para hacer que los datos del informe sean ms significativos y fciles de interpretar. Puede personalizar y reorganizar la apariencia de un mapa y activar el modo de profundizacin para visualizar aquellos detalles tras los resmenes grficos.
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Presentaciones de mapa
El Asistente de Mapas ofrece cuatro esquemas poderosos. Cada esquema es especialmente til para elaborar mapas a partir de ciertos conjuntos de datos. Cualquiera de los siguientes esquemas se pueden usar para crear un mapa: Avanzado Use el esquema de Advanced al usar valores de mapa mltiples, en lugar de slo uno, o cuando no hay grupos o resmenes en el informe. Grupo El esquema de grupo es un esquema muy simplificado en el cual se muestra un resumen en cada cambio de un campo geogrfico (tal como Regin). Nota: Para poder crear un mapa usando el esquema de grupo, debe tener por lo menos un grupo y por lo menos un campo de resumen en su informe. Tablas cruzadas Use el esquema de tablas cruzadas cuando elabore un mapa a partir de un objeto de tablas cruzadas. Un mapa de tabla cruzada no requiere campos de grupo o de resumen. OLAP Use el diseo OLAP cuando cree un mapa sobre una cuadrcula OLAP. Un mapa OLAP no requiere de campos de grupos o de resumen. Nota: Si no hay un mapa relacionado con los datos que ha especificado, aparecer un bloque vaco a menos que la seccin donde se ubica el mapa haya sido formateada para suprimir los bloques en blanco.
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14 : Elaboracin de mapas
Tipos de mapas
El Asistente de Mapas tambin proporciona cinco tipos de mapas bsicos, cada cual est diseado para una estrategia diferente de anlisis de datos. Al decidir qu tipo de mapa se adapta mejor al informe, debe considerar el tipo de datos que desea analizar. Por ejemplo, si desea que el mapa muestre un elemento de datos por cada divisin geogrfica (ciudad, estado, pas, etc.), entonces puede usar un mapa en rangos, de densidad de puntos o graduado. Ahora, si desea que el mapa muestre ms de un valor por cada nueva divisin geogrfica, entonces es preferible usar un mapa de grfico circular o un mapa de grfico de barras. A continuacin hay una vista general de los tipos de mapas principales y sus usos ms comunes. En rangos Un mapa de Rangos divide los datos entre rangos, asigna un color especfico para cada rango y despus pone una clave de color en cada rea geogrfica del mapa para mostrar un rango. Por ejemplo, podra crear un mapa para mostrar las Ventas del Ao Pasado por Regin. Si tiene ventas de cero a 100.000, el mapa podra contener cinco rangos con intervalos equivalentes, cada uno con 20.000. Podra utilizar tonos del color rojo (que van del rojo oscuro al claro) para poner una clave de color en cada regin, de acuerdo con las cifras de ventas. Entonces podra usar este mapa para descubrir dnde hay mayores ventas. Usando intervalos equivalentes, puede que todas sus regiones estn entre cero y 20,000, excepto quizs una regin (por ejemplo, California) donde las ventas son excepcionalmente altas (tales como 98,000). Este mapa sera una representacin de los datos muy distorsionada. Un mapa ms til tendra rangos como 0 - 5000, 5000 - 10000, 10000 - 15000, 15000 - 20000 y por encima de 20000. Es importante definir con cuidado los rangos. Nota: El valor final de cada divisin se repite como valor inicial de la divisin siguiente; el valor real se incluye en el grupo que inicia. Es decir, los rangos del ejemplo anterior son realmente: 0-4999, 5000-9999, etc. Encontrar opciones de rangos diferentes: La cuenta es igual Esta opcin asigna intervalos de modo que el mismo nmero de regiones (o el nmero ms prximo posible a ste) aparezca en cada intervalo. En otras palabras, esta opcin asigna intervalos para que cada color del mapa sea asignado al mismo nmero de regiones. La cantidad numrica de los valores de resumen en cada intervalo pueda ser o no ser igual, dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen. Los rangos son iguales Esta opcin asigna intervalos de modo que los valores de resumen en cada intervalo son numricamente iguales. El nmero de regiones en cada intervalo puede ser o no ser igual, dependiendo de las regiones individuales y sus valores de resumen.
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Interrupcin natural Esta opcin asigna intervalos usando un algoritmo que intenta minimizar la diferencia entre los valores de resumen y el promedio de esos valores, por cada intervalo. Desviacin estndar Esta opcin asigna intervalos de modo que el intervalo medio se interrumpe en la media (o promedio) de los valores de los datos, y los intervalos por encima y por debajo del rango medio estn una desviacin estndar por arriba o por debajo de la media. La desviacin estndar es la raz cuadrada de la varianza. Esto proyecta cmo varios valores en un conjunto de valores se desvan del medio en ese conjunto. Densidad de puntos Un mapa de densidad de puntos muestra un punto por cada instancia de un elemento especificado. Por ejemplo, un mapa de Estados Unidos que muestre un punto por cada fabricante de barcos en la nacin. En un estado como Tennessee no habra ningn punto. En algunos estados costeros, tal como South Carolina, es posible contar los puntos del mapa ya que su dispersin sera bastante amplia. El propsito de un mapa de densidad de puntos es, por lo tanto, proporcionar una impresin general de la distribucin de un elemento especificado. Este tipo de mapa es muy parecido a una foto nocturna de EE.UU. tomada por un satlite, donde es posible ver las luces de todas las ciudades. Tal mapa no es una manera muy precisa para impartir informacin (particularmente si usted tiene un gran nmero de elementos), pero s es una buena forma de dar una impresin de la distribucin de algo. Graduado Un mapa de graduacin es muy parecido a un mapa de rangos, que muestra un smbolo por instancia de un elemento especificado. El smbolo, es un crculo, pero usted puede elegir un smbolo diferente si prefiere. Cada smbolo es proporcional en tamao al valor del elemento que representa (dentro de un rango de tres tamaos). Un mapa de graduacin imparte la misma informacin que un mapa de rangos, pero usualmente el mapa de rangos se usa en casos donde las reas geogrficas tienen bordes geogrficos definitivos (como en caso de regiones), mientras un mapa de graduacin sera ms bien para presentar datos que estn vinculados a ciertos puntos en lugar de reas precisas (como en el caso de ciudades). Por ejemplo, un mapa de una regin individual podra usar crculos graduados para representar las ventas de cada sucursal. El tamao de cada crculo sera proporcional a las ventas (o al rango de ventas) de la sucursal que representa. En este mapa, una oficina que produce $70,000 podra representarse con un crculo grande, mientras que una que produce $20,000 se indicara con un crculo pequeo. As que, un mapa de graduacin ofrece una representacin ms eficiente de datos por puntos comparado con un mapa de rangos, y utiliza smbolos de
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14 : Elaboracin de mapas
distintos tamaos en lugar de colores para distinguir variaciones en los valores de los elementos representados. Grfico circular Un mapa de grfico circular muestra un grfico circular sobre cada rea geogrfica. Los grficos circulares representan elementos de datos los cuales constituyen un total. Cada seccin del crculo representa un elemento individual de los datos y muestra el porcentaje de ese elemento relacionado al total. Por ejemplo, usted podra crear un mapa de grficos circulares para mostrar los tipos de combustibles de calefaccin por regin. Pueden haber cuatro tipos de combustibles de calefaccin (cuatro secciones en cada crculo): electricidad, gas, lea y solar. Entonces cada regin tendra un grfico circular para representar la divisin de tipos de combustibles de calefaccin dentro de esa regin. El estado de Washington probablemente utiliza un alto porcentaje (una seccin grande del crculo) de electricidad debido a la abundancia de energa hidrolgica de esa regin, mientras que Idaho probablemente utiliza un porcentaje ms alto (una seccin grande del crculo) de gas natural. Puede usar este tipo de mapa para comparar la distribucin de varios elementos dentro de una regin en particular. Tambin puede especificar que los grficos circulares tengan tamaos proporcionados, con tal de que, como con los smbolos en un mapa de graduacin, los grficos circulares aparezcan de varios tamaos, dependiendo de los valores de datos subyacentes. Esto permite comparar los totales entre regiones. Grfico de barras Un mapa de grfico de barras funciona como un mapa de grfico circular, pero puede resultar ms til para ciertos conjuntos de datos. Tpicamente, usted usara un mapa de grfico de barras para elementos que no suman el 100% (eso es, para elementos de datos que no constituyen un todo, o para elementos de datos que no estn relacionados). Por ejemplo, podra crear un mapa de grfico de barras para representar el uso de combustibles de calefaccin por regin. Quizs desea analizar el uso de tres tipos de combustibles: electricidad, gas y solar. Cada grfico de barras en el mapa podra contener barras individuales para cada uno de estos tipos. En este ejemplo, los elementos de datos (electricidad, gas y solar) no constituyen un todo. Puede ser que hayan otros tipos de combustibles en uso en estas regiones, tales como lea, pero este mapa slo est interesado en los primeros tres. Adicionalmente, el propsito del mapa es comparar el uso, en cada regin, de cada tipo de combustible comparado con el uso en todas las otras regiones. En un mapa de grfico circular, estos tres tipos de combustibles se podran mostrar como porcentajes de uso del combustible total dentro de cada regin, y aunque as puede comparar los porcentajes de cada regin, probablemente no sera posible comparar los valores actuales para cada regin, ya que cada regin tendra el mismo valor total (100%).
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Creacin de mapas
Creacin de mapas
El proceso de creacin de mapas vara dependiendo de los datos que usa. Las siguientes secciones detallan el proceso de creacin de mapas para el diseo de cada mapa.
Condition
La condicin se usa para indicar dnde se trazan los datos en un mapa. Esta condicin debe ser un campo de cadena. Para que se genere un mapa, el campo debe contener informacin geogrfica. Por ejemplo, el mapa que muestra las ventas del ao pasado correspondientes a cada pas usa el campo Pas como condicin. Cada vez que la condicin cambia (cambia el pas), se resalta esa rea del mapa.
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Valor
El diseo avanzado utiliza el valor para indicar qu informacin se registra cuando se resalta el rea del mapa. Por ejemplo, si se desea crear un mapa que muestre las ventas del ao pasado correspondientes a los pases, el valor sera el campo Ventas del ao pasado.
2 En la ficha Datos, en el rea Diseo, haga clic en Avanzado, si an no se ha seleccionado. 3 En el rea Ubicacin, en la lista Ubicar mapa, especifique cuntas veces aparece su mapa en el informe, haga clic en Encabezado o Pie de pgina para especificar dnde desea ubicar su mapa. 4 En el rea Datos, agregue el campo de base de datos sobre el que desea basar su mapa al Campo geogrfico. Los botones de flecha del cuadro de dilogo Asistente de mapa le permiten mover campos de una lista a otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. Nota: Debe crear un mapa sobre un campo geogrfico, como Ciudad, Regin o Pas; de lo contrario, Crystal Reports no podr generar su mapa. 5 Agregue el campo de base de datos que desea que aparezca con cada cambio al campo Al cambio de.
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6 Agregue los campos de base de datos que desea usar como valores a la lista Valores de mapa. 7 Active la casilla de verificacin No resumir si no desea que Crystal Reports resuma automticamente los valores del mapa correspondientes a un campo de frmula. 8 Haga clic en la ficha Tipo.
9 Haga clic en el tipo de mapa que mejor ilustre sus datos (de rangos, de densidad de puntos, graduado, de grfico circular o de grfico de barras). Consulte Tipos de mapas en la pgina 259. 10 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. 11 Haga clic en la ficha Texto. 12 En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 13 En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes: Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. 14 Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de leyenda. 15 Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 3.
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9 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. 10 Haga clic en la ficha Texto. 11 En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 12 En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes: Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. 13 Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en su mapa, o bien haga clic en Especificar para ingresar su propio ttulo y subttulo de leyenda. 14 Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 4.
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7 Seleccione el tipo de mapa que mejor ilustrar sus datos. Si no hay ningn campo de mapa secundario, puede elegir En rangos, Densidad de puntos o Graduado; si hay un campo de mapa secundario, puede elegir Grfico circular o Grfico de barras. Consulte Tipos de mapas en la pgina 259. 8 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su mapa. 9 Haga clic en la ficha Texto. 10 En el campo Ttulo de mapa, ingrese un ttulo para su mapa. 11 En el rea Leyenda, puede hacer clic en una de las opciones siguientes: Leyenda completa para mostrar una leyenda detallada en su mapa. Comprimir leyenda para mostrar una leyenda condensada en su mapa. Ninguna leyenda para excluir la leyenda de su mapa. Nota: Si hace clic en Leyenda completa, haga clic en Hecho por el mapa para que Crystal Reports cree un ttulo de leyenda basado en el mapa, o haga clic en Especificar para introducir su propio ttulo y subttulo de leyenda. 12 Haga clic en Aceptar. Su mapa se coloca en la seccin Encabezado o Pie de pgina del informe, dependiendo de su seleccin en el paso 4.
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4 En el rea Opciones, aplique las opciones de formato a su nuevo mapa. Las propiedades disponibles varan dependiendo del mapa seleccionado. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
3 En la lista Capas, haga clic en Arriba o Abajo para organizar las capas del mapa. 4 En el rea Propiedades, establezca las propiedades para cada capa, especificando si sta es visible y si se etiqueta automticamente. 5 Si es necesario, haga clic en Presentacin para abrir el cuadro de dilogo Mostrar propiedades. Use este cuadro de dilogo para establecer el modo de visualizacin predeterminado y el nivel de zoom (la mxima y mnima amplificacin posible) para la capa en cuestin; a continuacin, haga clic en Aceptar para volver al cuadro de dilogo Control de capa. 6 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
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4 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve a la ficha Vista previa e implementa los cambios.
Panormica de un mapa
1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Panormica. 3 Arrastre el cursor de panormica a la seccin de mapa deseada.
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Centrar un mapa
1 En la ficha Vista previa, haga clic con el botn secundario en un mapa para abrir el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Centrar el mapa.
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Formato de mapas
Cmo cambiar el borde de un mapa
1 En la ficha Diseo o ficha Vista previa, haga clic en el mapa y elija en el men contextual. 2 En el men contextual, haga clic en Dar formato al mapa. 3 En el cuadro de dilogo Editor de Formato, haga clic en la ficha Borde para ver las opciones disponibles. 4 Puede cambiar el estilo de lnea, el color, y agregar o eliminar una sombra de fondo. 5 Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Crystal Reports vuelve al informe e implementa los cambios.
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OLE
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Este captulo explica cmo se puede usar la vinculacin e incrustacin de objetos (OLE) para editar grficos y otros objetos de los informes en lugar de abrir una aplicacin adicional.
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Terminologa OLE
Para comprender mejor el uso de OLE en Crystal Reports, ser de beneficio conocer algunos de los trminos. OLE OLE es un acrnimo para Object Linking & Embedding, (Vinculamiento e Incrustacin de Objetos). Se refiere a la capacidad de crear compuestos, es decir, documentos que contienen elementos de otros programas y que pueden ser editados usando el programa original. Objeto OLE Un objeto OLE es, a grandes rasgos, una presentacin de datos que se ha creado en otro programa y que mantiene una relacin con el programa en que fue creado. Una imagen (bitmap) creada en el programa de dibujo, una hoja de clculo de Excel, o un grfico de MS graph, pueden ser objetos OLE si es que son insertados en el documento receptor como objetos OLE. Si no son insertados como tales, no mantienen ninguna relacin con el programa que los origin. Programa contenedor OLE Un programa contenedor OLE es aqul que puede contener y procesar objetos OLE creados en otros programas (como Paint o Excel). Crystal Reports es un programa contenedor. Documento contenedor Un documento contenedor es un documento creado con el programa contenedor y que contiene uno o ms objetos OLE. Programa servidor OLE Un programa servidor OLE es aqul que permite que sus documentos se inserten en un documento contenedor OLE como objetos OLE. Por ejemplo, Microsoft Word y Excel son programas que sirven de ambos, servidores de OLE y contenedores de OLE. O sea, pueden crear objetos OLE y pueden contener objetos OLE creados en otros programas. Documento servidor Un documento servidor es el archivo creado en el programa servidor que almacena el objeto OLE original.
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puede pegarlo como un documento de texto de Microsoft Word (que puede ser editado en Word) o como un metarchivo que simplemente es una imagen no editable del texto. Usando el comando Pegar Especial puede ubicar tanto objetos incrustados como vinculados. Finalmente, puede arrastrar y ubicar un objeto de un programa servidor de OLE. Par ello, tiene que abrir Crystal Reports en una ventana y el programa servidor de OLE en otra y arrastrar despus el objeto entre ambos. Cuando arrastra un objeto a un informe, el objeto es incrustado en lugar de ser vinculado. Nota: Al insertar informacin seleccionada (secciones de grandes archivos), es mejor usar las opciones Copiar y Pegar especial, o la edicin mediante arrastrar y colocar. Al insertar archivos completos, haga clic en Objeto OLE del men Insertar.
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Los comandos en el men contextual cambian en forma similar. Estos comandos dinmicos son provistos para darle un mayor control cuando est trabajando con objetos OLE.
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Objetos incrustados
Puede crear un objeto incrustado desde Crystal Reports o usando un archivo existente. Los datos, como tambin la imagen del objeto, son guardados con su informe. Cuando se realizan cambios en un objeto incrustado, no influyen sobre el archivo original y viceversa. Los cambios se hacen slo al objeto del informe.
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Nota: La ubicacin del bitmap puede variar dependiendo del destino especificado durante la instalacin. 5 Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de dilogo Insertar objeto. 6 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Aparecer un rectngulo de colocacin. 7 Coloque el objeto a la derecha de la primera imagen en la seccin Encabezado de Informe. 8 Haga clic con el botn derecho en la imagen y ver que sta tambin est identificada en el men contextual como un objeto OLE. El segundo comando del botn del men contextual lo identifica como un Objeto de Imagen Bitmap. Es un objeto OLE incrustado. 9 Haga doble clic en el objeto. Nota: Permanecer en Crystal Reports, pero todos los mens y barras de herramientas se habrn combinado con los de Microsoft Paint o los de cualquier otro programa de grficos que est instalado en el equipo. Usando esas herramientas usted puede editar la imagen en contexto si lo desea. Recuerde que an cuando est trabajando con las herramientas del programa servidor de OLE, no est trabajando en el objeto original, sino en una copia del original, por lo que nada que usted haga aqu afectar al objeto original.
Objetos vinculados
Cuando un objeto vinculado se inserta en un informe, Windows copia una imagen de los datos (pero no los propios datos) de un archivo existente. La imagen del objeto de agrega al informe junto con una referencia a los datos utilizados para crearlo. Los datos reales permanecen con el archivo original. Cuando abre el objeto desde su informe, el archivo original es abierto dentro del programa en que fue creado. Cualquier cambio que hace cambia directamente el archivo original. Si desea que los datos en el objeto permanezcan disponibles para otros programas y que aquellos siempre reflejen los cambios ms recientes, vincule el objeto a su informe. Un vnculo automtico se actualiza desde el archivo de origen cada vez que se carga el informe; un vnculo manual slo se actualiza cuando se solicita. En el cuadro de dilogo Editar vnculos se puede forzar la realizacin de actualizaciones, interrumpir vnculos o definir nuevos vnculos. Cuando tiene objetos vinculados y por alguna razn corta esa vinculacin usando el cuadro de dilogo Vnculos, usted est cortando toda conexin con los datos originales en el documento servidor. Un objeto vinculado en un programa contenedor es simplemente una presentacin del objeto y un vnculo entre el objeto y el documento servidor. Cuando interrumpe el vnculo, se queda nicamente con la presentacin y sin la relacin con los datos originales o las capacidades de
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edicin del programa servidor. En este caso, Crystal Reports convierte el objeto en un objeto esttico, es decir, un objeto independiente que no se puede editar usando las capacidades de OLE ni convertirse en un objeto OLE editable.
Nota: La ubicacin del bitmap puede variar dependiendo del destino especificado durante la instalacin. 4 Haga clic en Abrir para regresar al cuadro de dilogo Insertar objeto. 5 Active la casilla de verificacin Vincular. 6 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Aparecer un rectngulo de colocacin. 7 Coloque el objeto a la derecha del objeto incrustado. 8 Haga clic con el botn derecho en el objeto y ver que ste tambin est identificado como un objeto OLE. El segundo comando del botn del men contextual lo identifica como objeto de imagen de mapa de bits vinculado. 9 Haga doble clic en el objeto. Note como se abre Microsoft Paint mostrando la versin original del objeto. Cualquier cambio que haga al original se ver reflejado en la versin que aparezca en su informe. 10 Cierre Microsoft Paint o la aplicacin grfica que est usando y vuelva a su informe.
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Un objeto de tabla cruzada es una cuadrcula que muestra valores que se agrupan y resumen en dos direcciones. Este captulo le ofrece informacin acerca de cmo puede usar objetos de tabla cruzada en su informe.
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Las filas de una tabla se presentan en direccin horizontal (de lado a lado). En el ejemplo anterior, Guantes es una fila. Las columnas de una tabla cruzada van verticalmente (de arriba a abajo). En el ejemplo anterior, EE.UU. es una columna. Los campos resumidos se encuentran en la interseccin de una fila con una columna. El valor situado en cada interseccin representa un resumen (suma, recuento, etc.) de los registros que cumplen los criterios de la fila y la columna. En el ejemplo anterior, el valor 4 en la interseccin de "Guantes" y "EE.UU.", representa la cantidad de guantes vendidos en EE.UU. Tablas Cruzadas tambin contienen varios totales.
Al final de cada fila hay un total para esa fila. En el ejemplo anterior, este total representa la cantidad de un producto vendido en todos los pases. Al final de la fila "Guantes" el valor es 8, el nmero total de guantes vendidos en todos los pases. Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada fila. Al final de cada columna hay un total para esa columna. En el ejemplo anterior, este total representa la cantidad de todos productos vendidos en un solo pas. Al final de la columna "EE.UU." el valor es 4, el nmero total de productos (guantes, cintos y zapatos) vendidos en EE.UU.
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Nota: La columna de totales puede estar al principio de cada columna. En la interseccin del Total de columna (total de todos los productos) y el Total de fila (total por pases) es el total general. En el ejemplo anterior, el valor en la interseccin es 12, el nmero total de todos los productos vendidos en todos pases.
Este informe presenta detalles. Cada fila representa un pedido individual. Hay muchos pedidos de cada una de las regiones para los diferentes candados. Pero debido a que no hay un resumen de la informacin, es casi imposible obtener informacin til de un informe como ste.
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El siguiente paso lgico es agrupar los datos de alguna manera. Puede agruparlos por regin o por lnea de productos. Veremos ambas opciones. Veremos ambas opciones.
Cada grupo de Regin contiene pedidos para los diferentes tipos de candados.
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Pero los datos estn dispersos en un informe largo y por lo tanto difcil de analizar. La informacin es til y con un poco de trabajo puede utilizar un informe as para obtener el informe comparativo que necesita. Pero las tablas cruzadas le ofrecen una mejor solucin.
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Regiones.
Nombre de productos.
En este objeto de tabla cruzada: Los nombres de productos son los encabezados de fila. Las regiones son los encabezados de columna. El valor de cada interseccin de fila y columna es la suma de todos los pedidos de un tipo de producto de una regin en particular, por ejemplo, el nmero total de "Guardian Mini Lock" vendidos en British Columbia. El total al final de cada fila es el total de compras de un producto en todas las regiones, por ejemplo, el nmero total de "Guardian ATB Lock" para Alabama, British Columbia, California y Florida combinados. El total al final de cada columna es el nmero total de pedidos de todos los tipos de candados en una regin, por ejemplo, el nmero total de candados vendidos en California. El total en la esquina derecha inferior es el total general mostrando el total de unidades vendidas de todos los candados en todas las regiones. El informe es compacto y usted puede comparar los hbitos de compras de sus clientes en un solo vistazo.
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Adicin de un grfico
1 Seleccione el tipo de grfico que desee ver en el informe. Grfico de barras Grfico de lneas Grfico circular Nota: Si no desea agregar un grfico, deje seleccionada la opcin Sin grfico y vaya a Seleccin de campos en la pgina 294. 2 Cambie la informacin de grficos determinada para que se adapte a su informe.
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Para obtener ms informacin sobre la creacin de grficos de grupos, consulte Creacin de grficos basados en campos de resumen o de subtotal (organizacin de grupo) en la pgina 247. 3 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Seleccin de registro.
Seleccin de campos
Use esta pantalla para aplicar condiciones de seleccin. Esto limita los resultados devueltos a su informe a slo aquellos registros en los que est interesado. 1 Seleccione el campo al que desee aplicar la seleccin. Para este ejemplo elija Regin. 2 Haga clic en la flecha >. El campo se agrega al rea Campos de filtros y aparece la lista de tipos de filtro debajo del rea. 3 En la lista de tipos de filtro elija un mtodo de filtro. En este ejemplo, elija es uno de como mtodo de filtro. 4 En la lista de valores de filtro que aparece, seleccione el valor o valores en los que desee filtrar y haga clic en Agregar. En este ejemplo, elija AZ, CA y OR en la lista desplegable. El informe le entregar un desglose y un resumen de ventas de bicicletas y accesorios para Arizona, California y Oregon. 5 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Estilo.
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Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Definir grupo nombrado. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo Opciones de grupo de tabla cruzada. Eleccin de un estilo predefinido 1 Haga clic en la ficha Estilo. 2 Seleccione un estilo. Aplicacin de un estilo personalizado 1 Haga clic en la ficha Personalizar estilo. 2 Personalice el estilo como desee. Finalizacin de la tabla cruzada 1 Haga clic en Aceptar. 2 Coloque la tabla cruzada ya sea en el Encabezado de informe o en el Pie de informe. 3 En el men Informe, haga clic en Actualizar datos de informe. Aparece el informe actualizado.
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Como primer argumento, elija CurrentFieldValue en la carpeta Funciones de formato del rbol Funciones. Este argumento define el valor real que se va a resumir. Como segundo argumento, especifique el nmero de decimales que desee que se muestren en la tabla cruzada. Como tercer y cuarto argumentos, especifique las cadenas (encerradas entre comillas) que desee que se muestren como smbolos de miles y de millones.
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5 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. 6 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de frmulas. 7 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Guardar y cerrar en la barra de herramientas del Taller de frmulas. Vuelve a mostrarse el cuadro de dilogo Editor de Formato. 8 Haga clic en Aceptar para volver a la tabla cruzada. Los valores de campos resumidos se mostrarn abreviados de la forma que se haya definido. Nota: Se pueden crear funciones personalizadas propias, o se puede copiar y modificar la muestra proporcionada para abreviar un campo resumido. En general, la utilizacin de una funcin personalizada no es un requisito para trabajar con la caracterstica Mostrar cadena. Se pueden escribir las frmulas de Mostrar cadena que se necesiten siempre y cuando su valor de devolucin sea una cadena.
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Este captulo describe cmo se crean informes OLAP, cmo se actualizan cuando la ubicacin de los datos vara y cmo se trabaja con los datos que se muestran en una cuadrcula OLAP.
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4 Haga clic en los botones de flecha Arriba y Abajo asociados con las reas Filas y Columnas para ordenar las dimensiones. Nota: Si agrega accidentalmente una dimensin al rea Filas o al rea Columnas, haga clic en la flecha < para devolverla a la lista Dimensiones. Haga clic en Usar nombre de miembro nico para mostrar los nombres cortos de los miembros de la dimensin (por ejemplo, meses podra aparecer como M01, M02, etc.). Haga clic en Usar ttulo de miembro para mostrar los nombres largos (por ejemplo, enero, febrero, etc.). 5 Seleccione una dimensin en el rea Filas o en el rea Columnas y haga clic en Seleccionar miembros de filas para especificar los miembros que se van a incluir en el informe.
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Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros. 6 Seleccione los miembros que desea incluir. 7 Haga clic en Aceptar. 8 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Sector/Pgina.
Especificar un sector
1 Haga doble clic en una dimensin de la lista Sector para determinar el miembro que se va a usar como sector. Aparece el cuadro de dilogo Selector de miembros. 2 Seleccione el miembro apropiado, expandiendo la estructura si es necesario. 3 Haga clic en Aceptar. 4 Haga clic en Siguiente si no desea agregar una pgina. Aparece la pantalla Estilo.
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Agregar un parmetro
Puede crear un campo de parmetro para establecer vnculos con cualquier dimensin haciendo clic en el botn Crear o editar. Cuando se agrega un parmetro a una dimensin en la cuadrcula OLAP, se solicita a los usuarios que seleccionen un valor al actualizar los datos del informe. Para obtener ms informacin sobre campos de parmetro, consulte Campos de parmetro en la pgina 381.
Nota: Es posible que el color del estilo seleccionado no aparezca correctamente si la resolucin de la pantalla est establecida en 256 colores. Aumente la resolucin para corregirlo. 2 Haga clic en Siguiente. Aparece la pantalla Grfico.
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Insercin de un grfico
1 Seleccione el tipo de grfico que desee agregar al informe entre las opciones que se muestran en la pantalla Grfico. Consejo: Si no desea insertar un grfico, haga clic en Finalizar. 2 Agregue un ttulo para el grfico. 3 En la lista A cambio de, seleccione la dimensin en la que desee basar el grfico. 4 Si es necesario, en la lista Subdividido por, haga clic en una fila o columna secundaria en la que desee basar el grfico. Nota: Asegrese de que el tipo de grfico seleccionado en el paso 3 admite un campo de grficos secundario. 5 Haga clic en Otras dimensiones para definir los valores de campo correspondientes a las dimensiones que ha utilizado en la cuadrcula OLAP pero no en el grfico. Para obtener ms informacin, consulte Creacin de grficos basados en un cubo OLAP (organizacin OLAP) en la pgina 250 y Creacin de grficos en la pgina 245. 6 Para finalizar su informe, haga clic en Finalizar.
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3 Seleccione el nombre del origen de datos, o una tabla individual, y haga clic en Actualizar. El nombre del origen de datos se cambia en el rea Origen de datos actual. 4 Haga clic en Cerrar.
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2 En el rea Opciones de grupo, seleccione el color en la lista Color de fondo. 3 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
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Aparece el cuadro de dilogo Dar formato a lneas de cuadrcula. 2 En la lista, elija la descripcin del rea donde desea que aparezcan las lneas o haga clic en el rea apropiada en el diagrama Dar formato a lneas de cuadrcula. 3 Seleccione el color, estilo y ancho. 4 Active la casilla de verificacin Perfilar para que las lneas aparezcan en el informe. 5 Haga clic en Aceptar. 6 Haga clic en Aceptar si ha finalizado la personalizacin de la cuadrcula.
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En este caso, la cuadrcula OLAP tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de cuadrcula y ordena los valores de datos de forma consecuente. (Frozen Goods precede a Bakery, pero Pastry sigue a Frozen Goods.) En el ejemplo siguiente, la columna Presupuesto permanece organizada en orden ascendente; no obstante, en este caso, est activada la opcin Romper jerarquas.
Ahora el Report Designer no tiene en cuenta las relaciones principales y secundarias entre los miembros de cuadrcula y efecta el ordenamiento basndose slo en el valor de datos. (Frozen Goods sigue precediendo a Bakery, pero Pastry precede a todos los dems.) Se pueden agregar hasta tres ordenamientos tanto a las filas como a las columnas de una cuadrcula. En cada caso, el primer ordenamiento tiene prioridad, y cada ordenamiento complementario sirve para diferenciar ms entre los datos de cuadrcula. Si se agrega un cuarto ordenamiento a una fila o a una columna, los tres primeros se eliminan de la cuadrcula y ste pasa a ser el ordenamiento principal y nico.
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Consejo: Para localizar una fila o una columna ordenada, desplace el puntero del mouse sobre la cuadrcula OLAP. Al pasar por un miembro ordenado, el puntero se convierte en un puntero de doble flecha.
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7 En la lista A la dimensin, haga clic en la dimensin a la que ha contribuido el miembro seleccionado. 8 Seleccione Calcular la contribucin al total general o Calcular la contribucin a cada nivel. Consejo: Haga clic en la ficha Clculo para ver la consulta MDX que ha formulado el asistente. 9 Haga clic en Aceptar para agregar el campo calculado a la cuadrcula OLAP.
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6 Haga clic con el botn secundario en el miembro seleccionado y, en el men contextual, haga clic en Agregar al campo Comparar. 7 Busque y seleccione el miembro que desee utilizar como destino para calcular la variancia. 8 Haga clic con el botn secundario en el miembro seleccionado y, en el men contextual, haga clic en Agregar al campo Con el destino. 9 Elija si Se admiten valores inferiores al destino o No se admiten valores inferiores al destino. 10 Seleccione Calcular la variancia como porcentaje si esta es la opcin que desea. Consejo: Haga clic en la ficha Clculo para ver la consulta MDX que ha formulado el asistente. 11 Haga clic en Aceptar para agregar el miembro calculado a la cuadrcula OLAP.
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La ficha Clculo contiene: Un cuadro Definicin del clculo donde se escribe la consulta MDX. Un cuadro Nombre del clculo para especificar el nombre del nuevo miembro calculado. Herramientas que ayudan a definir el clculo (lista de dimensiones, vista de rbol, teclado numrico y botn Funciones). 5 Especifique un Nombre del clculo. 6 En el rea Definicin del clculo, escriba el clculo en forma de consulta MDX. Use la lista de dimensiones y el rbol de vista para localizar y seleccionar los miembros para el clculo. Haga doble clic en los miembros que desee para agregarlos al clculo. Tambin puede usar funciones en la definicin. Para obtener informacin sobre cmo se agregan funciones de la biblioteca, consulte Utilizacin de funciones MDX en un miembro calculado en la pgina 323. Tambin puede consultar Referencia de funciones MDX (expresiones multidimensionales) en la ayuda en lnea. 7 Haga clic en Aceptar para agregar el miembro calculado a la cuadrcula OLAP.
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Consejo: Seleccione una funcin para ver su descripcin. Haga doble clic en una funcin para agregarla al clculo. Para obtener ms informacin, consulte Definir un miembro calculado como consulta MDX en la pgina 322.
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Este captulo proporciona informacin sobre cmo se distribuyen los informes finalizados mediante el uso de una gran variedad de mtodos (impresin, envo por fax, exportacin). Tambin incluye informacin acerca de las partes del informe y sobre cmo se configuran hipervnculos para poder ver dichas partes en diversos Visores de informes. Por ltimo, finaliza con informacin relativa al uso de etiquetas inteligentes de Office XP en los objetos de informe.
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Distribucin de informes
Distribucin de informes
Crystal Reports permite distribuir el informe mediante el uso de varios mtodos. Esta seccin comprende lo siguiente: Impresin de un informe Enviar un informe por fax Exportacin de un informe Trabajo con carpetas de Enterprise
Impresin de un informe
Para imprimir un informe
1 En el men Archivo, seleccione Imprimir y, a continuacin, haga clic en Impresora. Consejo: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Imprimir en la barra de herramientas estndar. Aparece el cuadro de dilogo Imprimir. 2 Elija lo siguiente: Rango de impresin: todas las pginas o un rango especfico. Nmero de copias. Intercalar copias: si se selecciona esta opcin, el informe imprime cada pgina en orden. Por ejemplo, si va a imprimir dos copias de un informe de cuatro pginas, su informe imprime la pgina uno, dos, tres y cuatro de la primera copia y,a continuacin, la segunda copia. 3 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Imprimiendo registros mostrando el progreso de su trabajo de impresin.
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El cuadro de dilogo Imprimir aparecer en su pantalla. 5 Haga clic en Aceptar. Su programa de fax aparecer, permitindole seleccionar la portada y proveer la informacin apropiada para completar la operacin.
Exportacin de un informe
Usted puede exportar su informe final a cierto nmero de formatos de programas de hojas de clculo y procesadores de texto, al formato HTML, al formato ODBC, y a varios de los formatos ms comunes de intercambio de datos. Esto hace fcil la distribucin de la informacin. Por ejemplo, podra usar los datos de su informe para proyectar tendencias en un programa de hoja de clculo o mejorar la presentacin de los datos en un programa de diseo grfico. Nota: Crystal Reports permite insertar objetos en cualquier lugar de la pgina del informe. Sin embargo, cuando se exporta a formatos tales como MS Word, MS Excel y HTML, los objetos colocados entre lneas se desplazan a la lnea ms prxima en la salida. Para evitar los problemas de formato que este comportamiento puede ocasionar, se recomienda la utilizacin de lneas gua al disear los informes. Para obtener ms informacin, consulte Diseo con lneas gua en la pgina 206. El proceso de exportacin requiere que se especifique un formato y un destino. El formato determina el tipo de archivo y el destino determina dnde se ubica el archivo.
Tipos de formato
Crystal Reports proporciona numerosos tipos distintos de formatos de exportacin. Entre ellos se incluyen: Adobe (PDF) Crystal Reports (RPT) HTML 3.2 HTML 4,0 MS Excel 972000 MS Excel 972000 (solamente datos) MS Word ODBC Estilo de registro (columnas sin espacios) Estilo de registro (columnas con espacios) Definicin de informe Formato de texto enriquecido Valores separados (CSV) Texto separado por tabulaciones Texto XML Nota: Cuando se exporta a formato de texto, la exportacin se basa en caracteres por pulgada.
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Distribucin de informes
Adems de los tipos de formato de exportacin estndar instalados en su equipo, encontrar otros tipos de formato de exportacin adicionales. stos estn determinados por los archivos DLL de su equipo local. Nota: Cuando se exporta un informe a un formato de archivo diferente de Crystal Reports (.RPT), es posible que se pierda una parte o la totalidad de las propiedades de formato del informe. El programa hace lo posible por preservar el formato original, tanto como el formato de exportacin lo permita.
Destino
El destino determina la ubicacin de exportacin de su informe. Crystal Report le permite elegir uno de seis destinos. Entre ellos se incluyen: Aplicacin Archivo de disco Carpeta de Exchange Lotus Domino Correo de Lotus Domino MAPI (Microsoft Mail)
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4 Seleccione Aplicacin en la lista desplegable Destino. 5 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Opciones de formato de Excel. La mayora de las opciones de este cuadro de dilogo son fciles de entender; por ejemplo, se puede elegir la opcin de exportar encabezados y pies de pgina o la de exportar una serie de pginas. Las opciones del rea Ancho de columna permiten definir el ancho de las celdas de Excel en la salida basndose en un ancho de punto (ancho constante) o en un ancho determinado por objetos de diversas secciones del informe de Crystal. Nota: La seleccin de Todo el informe no emula necesariamente el diseo del informe Crystal. En su lugar, el ancho de las celdas de Excel se basa en objetos que se encuentran en cualquier seccin del informe. Asimismo, por ejemplo, la seleccin de Detalles crea anchos de celda basados en los objetos que se encuentran nicamente en la seccin Detalles del informe. 6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. 7 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Exportando Registros. Nota: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el proceso de exportacin. El programa exporta el informe y lo abre en la aplicacin apropiada. En este ejemplo, Microsoft Excel se abre co los datos exportados.
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Distribucin de informes
6 Cambie las opciones de formato en la medida de lo necesario. 7 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Seleccionar archivo de exportacin. 8 Seleccione el directorio apropiado. 9 Ingrese el nombre de archivo. 10 Haga clic en Guardar. Nota: Haga clic en Cancelar exportacin para cancelar el proceso de exportacin. El programa exporta el informe y lo guarda en el directorio designado. En este ejemplo, el archivo se guarda en el directorio temporal en formato .xls.
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8 Seleccione el perfil deseado en la lista desplegable Nombre del perfil. Si el perfil no aparece en la lista, haga clic en el botn Nuevo para crearlo. 9 Haga clic en Aceptar cuando termine. 10 Cuando aparezca el cuadro de dilogo Seleccionar una Carpeta, seleccione la carpeta del perfil donde desee que aparezca el informe y haga clic en Aceptar. El informe es exportado a la carpeta Exchange que seleccion. Se puede tener acceso al informe mediante el cliente Microsoft Exchange.
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Distribucin de informes
10 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Comentarios. 11 Escriba cualquier comentario que quiera que aparezca cuando otro usuario seleccione su informe de Lotus Domino Desktop. 12 Haga clic en Aceptar. Comienza el proceso de exportacin. La prxima vez que un usuario se conecte a Lotus Notes y tenga acceso a la base de datos Lotus Notes que usted seleccion, dicho usuario ver su informe listado en Lotus Notes Desktop. El usuario puede hacer doble clic en el nombre del archivo del informe para desplegar los comentarios que usted escribi y hacer doble clic en el icono del informe para tener una vista del informe completo.
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Ver informes
Si an no se ha conectado a APS (Automated Process Scheduler), aparece el cuadro de dilogo Conectar a APS.
Consejo: Tambin puede conectarse a un APS desde el men Archivo antes de abrir un informe. 3 Haga clic en la lista Iniciar sesin con para seleccionar Autenticacin de Enterprise o Autenticacin de Windows NT. La opcin Autenticacin de Enterprise requiere un nombre de usuario y contrasea que Crystal Enterprise reconozca. La opcin Autenticacin de Windows NT requiere un nombre de usuario y contrasea que Windows NT reconozca. 4 Introduzca su nombre de usuario y contrasea. 5 En el campo APS, especifique el nombre del APS al que desee conectarse. 6 Haga clic en Aceptar. Aparecen las carpetas de Enterprise y ya puede seleccionar un informe para abrirlo en Crystal Reports. Nota: Despus de efectuar los cambios a un informe de una carpeta de Enterprise, debe guardar los cambios hechos a dicho archivo en la misma carpeta de Enterprise.
Ver informes
Se pueden ver informes de Crystal mediante el uso de una serie de visores de informes disponibles a travs de Crystal Enterprise y SDK (Software Development Kit, Kit de desarrollo de software) de Crystal Reports. Para obtener informacin sobre los visores de Crystal Report, consulte el Manual del usuario de ePortfolio en la documentacin de Crystal Enterprise o el Manual del desarrollador en la documentacin de Crystal Reports. En general, los visores de Crystal Report son visores de pgina que permiten ver pginas enteras de los informes de Crystal. Sin embargo, un visor, el Visor de parte del informe, permite ver objetos del informe concretos sin tener que ver la pgina completa. Los objetos del informe que se muestran con dicho visor se denominan Partes del informe.
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Qu es la exploracin?
Las nuevas funciones de exploracin de Crystal Reports le permiten desplazarse a otros objetos del informe o a objetos de otro informe que tengan un contexto de datos especfico. En este ltimo caso, el otro informe se debe gestionar en Crystal Enterprise (CE). Esta funcin est disponible slo en los visores DHTML (sin clientes, visores del lado del servidor). Su ventaja principal consiste en que se pueden establecer vnculos directos de un objeto a otro; el contexto de datos necesario se pasa automticamente, lo que le permite el acceso al objeto y los datos que le interesan. Las Partes del informe utilizan estas funciones de exploracin al establecer vnculos entre los objetos de las mismas. La diferencia fundamental entre explorar partes del informe y la exploracin normal (por pginas) es que al explorar las partes del informe (mediante el Visor de parte del informe), slo se ven los objetos identificados como Partes del informe. En la exploracin normal se accede a los objetos identificados, pero al mismo tiempo se ve la pgina entera.
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Ver informes
Configurar la exploracin
La exploracin (por pginas o por partes del informe) se configura en la ficha Hipervnculo del Editor de Formato (cuadro de dilogo). Al seleccionar Profundizar en partes del informe u Otro objeto de informe, se le pedir que agregue informacin que defina al hipervnculo. En el rea Slo visor DHTML de la ficha Hipervnculo puede seleccionar: El tipo de hipervnculo que desea crear La opcin Profundizar en partes del informe est disponible para campos de resumen, mapas y grficos de grupo y para los campos de encabezado o pie de pgina de grupo del informe. Esta opcin se aplica slo a las partes del informe; la exploracin normal (utilizando la vista de pgina) profundiza de manera predeterminada. Para obtener ms informacin, consulte Exploracin de partes especficas de un informe en la pgina 337. La opcin Otro objeto de informe se puede utilizar tanto para explorar partes del informe como pginas. Esta opcin permite especificar los objetos de destino a los que desea desplazarse, as como especificar el contexto de datos que se debe pasar. El informe al que establecer el vnculo El campo Seleccionar desde toma de manera predeterminada el informe actual (estar vaco cuando se haga referencia a ste). La informacin especfica se puede pegar o agregar manualmente. La instancia del informe Se puede desplazar a la ltima instancia de un objeto de informe gestionado en Crystal Enterprise. Por ejemplo, puede establecer un vnculo entre el objeto de informe de origen y el objeto de informe de destino, y que ambos informes se ejecuten semanalmente. Para cada instancia nueva del informe de origen podr desplazarse hasta la ltima instancia del informe de destino, no slo el original. Los objetos del informe con los que establecer el vnculo (objetos de destino) Al seleccionar uno o varios objetos de este campo, est identificando los objetos de destino de la exploracin. En la exploracin de pginas, esta informacin determina el objeto al que se desplazar dentro de la pgina. En la exploracin de partes del informe, esta informacin determina los objetos que se mostrarn al realizar la exploracin; slo se mostrarn los objetos identificados. En el campo Nombre de objeto se puede seleccionar cualquiera de los siguientes tipos de objeto de informe (se pueden seleccionar uno o varios objetos de la misma seccin del informe): Objetos de campo Grficos o mapas Bitmaps Tablas cruzadas Objetos de Texto
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No se pueden seleccionar como destino los siguientes tipos de objeto de informe: Objetos dentro del Encabezado de pgina o Pie de pgina. Lneas o cuadros. Subinformes o cualquier objeto de un subinforme. Secciones enteras (debe seleccionar los objetos de la seccin individualmente). Se puede agregar informacin especfica de dos maneras: Puede escribir los nombres de los objetos tal y como figuran en el Explorador de informes. Puede copiar los objetos de informe del informe actual o de cualquier otro y pegar la informacin en el campo de objeto. Contexto de datos El campo Contexto de datos se cumplimenta, normalmente, al pegar la informacin de los objetos de destino. Tambin puede personalizar esta opcin mediante el botn Frmula condicional. Para obtener ms informacin, consulte Formatos de contexto de datos en la pgina 341.
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Ver informes
Nota: La opcin Profundizar en partes del informe se puede utilizar nicamente para desplazarse entre objetos de un mismo informe. Puesto que el Visor de parte del informe slo muestra objetos de destino, es necesario definir la Configuracin inicial de partes del informe (es decir, un objeto de origen predeterminado) de un informe a fin de que funcionen los hipervnculos de Profundizar en partes del informe. La Configuracin inicial de partes del informe de un informe define el objeto que se mostrar primero en el Visor de parte del informe. Considere este objeto como el lugar del que partir la ruta de hipervnculos de profundizacin.
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3 En el rea Slo visor DHTML, seleccione Profundizar en partes del informe. El rea Informacin del hipervnculo se modifica para mostrar los campos correspondientes al tipo de hipervnculo. 4 Introduzca el nombre del campo del objeto de destino o seleccinelo en la lista asociada al campo Nombre de objeto. Consejo: Utilice el Explorador de informes para identificar rpidamente los nombres predeterminados asignados a cada uno de los objetos del informe. Para abrir el Explorador de informes, haga clic en el botn correspondiente situado en la barra de herramientas Estndar. Se puede abrir el Explorador de informes al trabajar en la ficha Hipervnculo del Editor de Formato. 5 Si desea agregar otro nombre al campo Nombre de objeto, haga clic en el campo y desplace el cursor al final del texto existente. Introduzca un punto y coma (;) y, a continuacin, el nombre de otro campo de la misma seccin del informe. 6 Haga clic en Aceptar. Acaba de crear un hipervnculo desde el objeto de origen de su informe a otro objeto u objetos de destino. En el Visor de parte del informe ver en primer lugar el objeto de origen y, cuando haga clic para profundizar, los objetos de destino.
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Ver informes
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6 Si desea que la informacin del hipervnculo proceda de la ltima instancia del informe, es decir, de los datos guardados de una versin determinada del informe), seleccione ltima instancia. Si activa esta casilla, la cadena ,LatestInstance se anexa al URI; al desactivar la casilla, la cadena desaparece. Nota: Si el informe mencionado en el campo Seleccionar desde no est conectado a un APS (Automated Process Scheduler), esta opcin no estar disponible. 7 Si desea agregar al informe otros campos de la misma seccin del vnculo, haga clic en el campo Nombre de objeto y desplace el cursor al final del texto existente. Introduzca un punto y coma (;) y, a continuacin, el nombre de los campos. 8 Puede ampliar el Contexto de datos si utiliza un asterisco (*) para representar todos los registros de un grupo. Por ejemplo, si el Contexto de datos es /USA/CA/Changing Gears (que mostrar slo ese registro de detalle concreto), podra cambiarlo por /USA/CA/* para mostrar todos los registros de detalle del grupo. Consejo: Puede que sea ms til copiar la informacin sobre hipervnculos de la ficha Diseo, ya que el contexto de datos ser ms general (es decir, no se copiar slo un registro concreto como podra suceder si se utilizase la ficha Vista previa). Si el informe tiene una frmula de seleccin de grupos, compruebe el contexto de datos del objeto de destino para asegurarse de que contiene el ndice secundario correcto. Para obtener ms informacin, consulte Formatos de contexto de datos en la pgina 341. 9 Haga clic en Aceptar. Acaba de crear un hipervnculo desde el objeto de origen a otro objeto u objetos de destino. En el Visor de parte del informe ver en primer lugar el objeto de origen y, si hace clic para profundizar, los objetos de destino.
Tambin se pueden usar los siguientes formatos: Formato del tipo XPath:
/USA/Bicycle
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Ver informes
Para los objetos de tablas cruzadas, puede realizar exploraciones por celdas, columnas o filas. Para definir el contexto de datos, utilice la funcin de formato GridRowColumnValue. Por ejemplo:
"/" + GridRowColumnValue ("Proveedor.Pas") + "/" + GridRowColumnValue ("Producto.Clase de producto").
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Excel Outlook
Antes de utilizar etiquetas inteligentes, se deben configurar opciones de servidor Web en la ficha Etiqueta inteligente del cuadro de dilogo Opciones. Tambin se debe crear una pgina .asp o .jsp para ver detalles del informe. Normalmente, estas tareas las debe realizar el administrador del sistema. Nota: Los informes que desee utilizar con etiquetas inteligentes deben existir en el servidor Web mencionado en el cuadro de dilogo Opciones de un directorio que refleja la ubicacin real, o el servidor Web se debe configurar para aceptar una ruta UNC.
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4 Abra la aplicacin de Office XP pertinente y pegue el objeto de informe en un documento, una hoja de clculo o un mensaje de correo electrnico. Nota: Vea la tabla de esta seccin para conocer las limitaciones relativas a qu objetos de informe se pueden pegar en cada una de las aplicaciones de Office XP. 5 En la aplicacin de Office XP actual, elija la etiqueta inteligente apropiada entre las opciones correspondientes al objeto de informe pegado. Nota: Vea la tabla de esta seccin para conocer las limitaciones relativas a qu etiquetas inteligentes estn disponibles en cada una de las aplicaciones de Office XP. La pgina .asp o .jsp mencionada en el cuadro de dilogo Opciones muestra la informacin apropiada del informe de host de Crystal.
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Alertas de informe
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Este captulo proporciona informacin sobre la creacin y el uso de alertas en los informes Crystal.
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19 : Alertas de informe
Aparece el cuadro de dilogo Crear alertas. 3 Especifique un nombre para la nueva alerta en el cuadro Nombre. 4 Escriba el mensaje de alerta en el cuadro Mensaje. El cuadro Mensaje permite escribir un mensaje que se utilizar como predeterminado. Si desea que el mismo mensaje aparezca cada vez que se active la alerta, escrbalo en el cuadro Mensaje. Sin embargo, si desea utilizar una frmula de forma que el mensaje sea personalizado con elementos de datos, vea el siguiente paso. 5 Si desea utilizar una frmula para crear un mensaje de alerta, haga clic en el botn de frmula situado a la derecha de Mensaje. Aparece el Taller de frmulas. Para obtener informacin sobre cmo se utiliza el editor, consulte Botones del Trabajo con el Editor de frmulas en la pgina 368. 6 Introduzca la frmula de mensaje de alerta. Por ejemplo, si desea ver el mensaje Pas es un productor destacado (donde Pas es el nombre de un pas especifico), puede crear la frmula siguiente:
GroupName ({Cliente.Pas}) + es un productor destacado
Nota: El resultado de una frmula de mensaje de alerta debe ser una cadena. La funcin DefaultAttribute se puede utilizar para hacer referencia a un mensaje agregado en el cuadro Mensaje. Por ejemplo, si el mensaje del cuadro Mensaje es es un productor destacado, la frmula de mensaje de alerta podra ser:
GroupName ({Cliente.Pas]) + DefaultAttribute
Esta frmula depende del texto que se escriba en el cuadro Mensaje; ese texto se convierte en el parmetro DefaultAttribute. Las frmulas de condicin de mensaje se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic. 7 Haga clic en Condicin. Aparece la Taller de frmulas. 8 Introduzca la frmula de condicin de alerta. Las frmulas de alerta pueden basarse en registros repetidos o en campos de resumen, pero no pueden estar basadas en campos de hora de impresin, como frmulas de totales acumulados o de hora de impresin. Las frmulas de alerta no pueden tener variables compartidas. Si una frmula de alerta est basada en un campo de resumen, cualquier campo repetido utilizado debe ser constante en el campo de resumen. Por ejemplo, si agrupa segn Pas, Regin y Ciudad, podra crear una alerta como esta:
Sum ({Cliente.Ventas del ao pasado}, {Cliente.Regin})
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En este caso, la frmula puede referirse a Pas o Regin, pero no a Ciudad o Nombre del cliente ya que stos no son constantes. Nota: Las frmulas de condicin de alerta se pueden crear utilizando sintaxis de Crystal o de Basic. 9 Desactive la casilla de verificacin Activar si no desea que se evale la alerta. De lo contrario, djela seleccionada. 10 Haga clic en Aceptar para guardar la alerta. Volver al cuadro de dilogo Crear alertas y la nueva alerta aparecer en la lista. Puede ver su nombre y estado (Activada o Desactivada).
Slo las alertas activadas y desactivadas aparecern en el cuadro de dilogo Crear alertas. Si se activa una alerta, puede verse en el cuadro de dilogo Alertas de informe.
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19 : Alertas de informe
2 Seleccione la alerta cuyos registros desee ver. 3 Haga clic en Ver registros. Se abre una ficha de informe nueva que muestra los registros del informe que han activado la alerta. Si el registro est oculto, se muestra el grupo del mismo, pero no se profundiza.
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Nota: Si selecciona ms de una alerta activada antes de hacer clic en el botn Ver registros, los resultados se generan realizando una operacin booleana AND en las alertas seleccionadas. 4 Para volver al cuadro de dilogo Alertas de informe, haga clic en la ficha Vista previa. 5 Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Alertas de informe.
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20
En este captulo se describen los complementos para Microsoft Excel y Microsoft Access. Explica cmo crear informes desde una tabla o consulta de Access y desde una hoja Excel con el Asistente de Crystal Report.
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Nota: Los informes creados con el complemento Access no reflejarn los cambios en la base de datos hasta que Ud. cierre la tabla o consulta modificada en Access y actualice los datos del informe en Crystal Reports. Los informes creados con el complemento Access se deben basar en una tabla o consulta (pero no en una consulta con parmetros de entrada). Despus de crear un informe mediante el asistente, puede obtener una vista previa de aquel con el visor predeterminado ActiveX o bien puede iniciar Crystal Reports para modificarlo.
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2 Ingrese un rango de datos en el cuadro de rango de celda, o haga clic en su botn para elegir un rango directamente de la hoja de clculo. Al hacer clic en el botn el asistente se minimiza de modo que puede hacer clic y arrastrar para seleccionar un rango de datos. Para volver al asistente, haga clic en el botn del asistente minimizado. Nota: Para seleccionar un rango completo de datos de la hoja de clculo, haga clic en Expandir automticamente el rango. 3 Cuando tenga seleccionado un rango de datos, haga clic en Crear informe Crystal. Aparece la Asistente de Crystal Report. Nota: Mientras disea su informe, el programa crea un archivo de base de datos (.mdb). El archivo de base de datos, el archivo de hoja de clculo (.xls), y el archivo del informe (.rpt) no se pueden mover o despus no podr actualizar los datos de su informe. Si desea cambiar el origen de datos de la hoja de clculo del informe, utilice la opcin Establecer ubicacin del origen de datos. Para obtener ms informacin, busque este tema en la Ayuda en lnea de Crystal Reports. 4 Agregue los campos de la base de datos que desee ver en su informe a la lista Mostrar campos.
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Los botones con flecha de este cuadro de dilogo le permiten mover campos de una lista a la otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. 5 Haga clic en Siguiente para elegir qu campos desea agrupar. 6 Agregue los campos de la base de datos que desea agrupar en el cuadro Agrupar por. Cuando selecciona un campo de grupo, puede elegir un orden en el cuadro Orden. 7 Haga clic en Siguiente para elegir qu campos desea resumir. 8 Agregue los campos de la base de datos que desea totalizar en la lista Campos resumidos. Los campos resumidos se aplican al grupo especificado en el cuadro Para el grupo. Puede usar los mismos campos en cada uno de los numerosos grupos. Cuando selecciona un campo de resumen, puede elegir un tipo de resumen para ste y agregar un total general. 9 Haga clic en Siguiente para ordenar los grupos segn sus totales resumidos. Puede seleccionar Ordenar todos los grupos, o puede especificar un N Superior o N Inferior. 10 Haga clic en Siguiente para crear una seleccin de registros para su informe. 11 Agregue los campos de la base de datos que va a usar para filtrar su informe a la lista Campos filtrados. Defina su seleccin de registros eligiendo en el cuadro de operadores limitantes e ingresando el valor de campo adecuado. 12 Haga clic en Siguiente para seleccionar un estilo de informe. 13 Haga clic en Siguiente para ingresar un ttulo y una ubicacin para guardar su informe. 14 Elija un mtodo para ver su informe: Vista previa (slo lectura) Editar con el Crystal Report Designer Ver despus La opcin Vista previa abre el informe en el visor ActiveX. Puede ver, imprimir y actualizar el informe en el visor. La opcin Editar abre el informe en Crystal Reports. Puede ver, imprimir, actualizar y modificar el informe mientras utiliza todas las capacidades del Report Designer. La opcin Ver despus guarda el informe con el nombre que le dio en el directorio especificado. 15 Haga clic en Finalizar.
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Ahora que se ha creado su informe, puede usarlo y modificarlo como lo hara con cualquier otro informe en Crystal Reports. Permanece vinculado a su hoja de clculo Excel de modo que si se actualiza el informe despus de alterar la hoja de clculo, lo que se muestra son sus datos cambiados (vea Acerca del complemento Microsoft Excel en la pgina 352).
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2 En el cuadro de dilogo Elegir una tabla o consulta, seleccione la tabla o consulta que desee usar y haga clic en Aceptar. Aparece la Asistente de Crystal Report. 3 Agregue los campos de la base de datos que desee ver en su informe a la lista Mostrar campos. Los botones con flecha de este cuadro de dilogo le permiten mover campos de una lista a la otra. Una flecha mueve slo el campo seleccionado, la flecha doble mueve todos los campos al mismo tiempo. 4 Haga clic en Siguiente para elegir qu campos desea agrupar. 5 Agregue los campos de la base de datos que desea agrupar en el cuadro Agrupar por. Cuando selecciona un campo de grupo, puede elegir un orden en el cuadro Orden. 6 Haga clic en Siguiente para elegir qu campos desea resumir. 7 Agregue los campos de la base de datos que desea totalizar en la lista Campos resumidos. Los campos resumidos se aplican al grupo especificado en el cuadro Para el grupo. Puede usar los mismos campos en cada uno de los numerosos grupos. Cuando selecciona un campo de resumen, puede elegir un tipo de resumen para ste y agregar un total general. 8 Haga clic en Siguiente para ordenar los grupos segn sus totales resumidos. Puede seleccionar Ordenar todos los grupos, o puede especificar un N Superior o N Inferior. 9 Haga clic en Siguiente para crear una seleccin de registros para su informe. 10 Agregue los campos de la base de datos que va a usar para filtrar su informe a la lista Campos filtrados. Defina su seleccin de registros eligiendo en el cuadro de operadores limitantes e ingresando el valor de campo adecuado.
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11 Haga clic en Siguiente para seleccionar un estilo de informe. 12 Haga clic en Siguiente para ingresar un ttulo y una ubicacin para guardar su informe. 13 Elija un mtodo para ver su informe: Vista previa (slo lectura) Editar con el Report Designer Ver despus La opcin Vista previa abre el informe en el visor ActiveX. Puede ver, imprimir y actualizar el informe en el visor. La opcin Editar abre el informe en Crystal Reports. Puede ver, imprimir, actualizar y modificar el informe mientras utiliza todas las capacidades del Report Designer. La opcin Ver despus guarda el informe con el nombre que le dio en el directorio especificado. Ahora que se ha creado su informe, puede usarlo y modificarlo como lo hara con cualquier otro informe en Crystal Reports.
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En este captulo se explican los conceptos bsicos de las frmulas y se presenta el Taller de frmulas para comenzar a crear frmulas.
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Funciones personalizadas
Las funciones personalizadas son procedimientos que escribe el usuario y que son independientes del informe en el que se usan. Proporcionan una forma de compartir y volver a utilizar la lgica de la frmula en varios informes. Este proceso facilita la creacin de informes tiles y ahorra tiempo a los usuarios. Las funciones personalizadas se pueden escribir en las sintaxis Crystal o Basic. Un informe puede contener funciones personalizadas de ambos tipos de sintaxis. Para utilizar una funcin personalizada en el informe, deber llamarla a partir de una frmula que est utilizando. La sintaxis de la frmula que llama a la funcin personalizada no es relevante al determinar la sintaxis de la funcin personalizada a la que est llamando. Para obtener ms informacin, vea Trabajar con funciones personalizadas en la Ayuda en lnea. Funciones personalizadas y Crystal Repository Las funciones personalizadas se pueden compartir entre informes utilizando Crystal Repository. Puede guardar una funcin personalizada en el repositorio y, a continuacin, copiarla en un informe distinto. Asimismo, puede mantener las funciones personalizadas conectadas al repositorio y actualizar automticamente el informe con la ltima versin despus de modificarlas. Nota: Crystal Repository no est disponible en todas las versiones de Crystal Reports. Funciones personalizadas de muestra Crystal Reports incluye las funciones personalizadas de muestra que pueden encontrarse en Crystal Repository y en el informe de muestra Custom Functions.rpt. Adems, vea Ejemplos de funciones personalizadas en la Ayuda en lnea.
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Lmites aumentados
Las frmulas ahora pueden funcionar con campos de memorndum y procesar cadenas con un tamao mximo de 64 K de longitud, como contraposicin al lmite de tamao de cadena de 255 bytes de las versiones anteriores.
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situaciones. El cuadro de dilogo Extraer funcin personalizada de la frmula es una herramienta de migracin que ayuda a los usuarios a extraer la lgica comercial utilizada en los informes antiguos de forma que se pueda compartir y volver a usar fcilmente. Para obtener ms informacin, vea Usar el cuadro de dilogo Extraer funcin personalizada de la frmula en la Ayuda en lnea.
Funciones nuevas
Funciones de cadena nuevas Roman: Toma un nmero y lo devuelve con el formato de nmero romano. ChrW: Toma un nmero Unicode y devuelve el carcter coincidente. AscW: Toma un carcter o una cadena y devuelve el valor Unicode de dicho carcter o la primera letra de la cadena. ProperCase: Toma una cadena y la devuelve con la primera letra de cada palabra en maysculas. Funciones de rango nuevas HasLowerBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado tiene lmite inferior o no. HasUpperBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado tiene lmite superior o no. IncludesLowerBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado incluye un lmite inferior o no. IncludesUpperBound: Devuelve un valor booleano que depende de si el rango pasado incluye un lmite superior o no. Otras funciones nuevas Enunciado Option Loop: Cuando el valor predeterminado mximo de 100.000 no basta, esta funcin permite establecer el nmero mximo de evaluaciones de condicin de ciclo por evaluacin de una frmula. Disponible en las sintaxis Crystal y Basic. DrillDownGroupLevel: Devuelve un nmero que indica el nivel de grupo de la vista de profundizacin actual. Se trata de una funcin de estado de impresin disponible en las sintaxis Crystal y Basic. Funciones financieras nuevas Hay 42 funciones financieras nuevas en esta versin de Crystal Reports, vea Funciones Finanzass en la Ayuda en lnea para obtener una lista completa de las funciones financieras disponibles.
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Cmo dar formato al texto de un informe Para cambiar a mayscula todos los valores en el campo Nombre de cliente: Ejemplo de sintaxis Crystal:
UpperCase ({Cliente.Nombre de cliente})
Cmo sacar una porcin o porciones de una cadena de texto Para extraer la primera letra del nombre del cliente: Ejemplo de sintaxis Crystal:
{Cliente.Nombre de cliente} [1]
Cmo extraer partes de una fecha Para determinar en qu mes se hizo un pedido: Ejemplo de sintaxis Crystal:
Month ({Pedidos.Fecha de pedido})
Uso de una funcin personalizada Para convertir 500 $ estadounidenses en canadienses: Ejemplo de sintaxis Crystal:
cdConvertUSToCanadian (500)
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Componentes de la frmula
Crear una frmula en Crystal Reports es como crear una en cualquier aplicacin de hoja de clculo. Se puede usar cualquiera de los siguientes componentes en la frmula: Fields Ejemplo: {cliente.APELLIDOS DEL CLIENTE}, {cliente.VENTAS DEL LTIMO AO} Nmeros Ejemplo: 1, 2, 3.1416 Text Ejemplo: Cantidad, :, su texto Operadores Ejemplo: + (sumar), / (dividir), -x (negativo) Los operadores son acciones que puede usar en sus frmulas. Funciones Ejemplo: Round (x), Trim (x) Las funciones realizan clculos tales como promedio, suma y conteo. Todas las funciones disponibles se listan con sus argumentos y se organizan segn su uso. Funciones personalizadas Ejemplo: cdFirstDayofMonth, cdStatutoryHolidays Las funciones personalizadas proporcionan un medio para compartir y reutilizar la lgica de frmulas. Se pueden almacenar en Crystal Repository y agregarse posteriormente a un informe. Una vez incluidas en el informe, estas funciones se pueden utilizar en el Asistente de frmulas a la hora de crear frmulas. Estructuras de control Ejemplo: If y Select, ciclos For
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Valores de campo de grupo Ejemplo: Average (campo, Cpocond), Sum (campo, Cpocond, condicin) Los valores de campo de grupo resumen un grupo. Por ejemplo, Ud. podra usar valores de campo de grupo para buscar el porcentaje del total general aportado por cada grupo. Otras frmulas Ejemplo: {@Beneficios brutos}, {@CUOTA}
Sintaxis de frmulas
Las reglas de sintaxis se usan para crear frmulas correctas. Algunas reglas bsicas son: Incluir cadenas de texto entre comillas. Incluir argumentos entre parntesis (donde sea aplicable). Las frmulas con referencia se identifican por un signo @ situado a la izquierda.
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Especificacin de frmulas
Temas relacionados Para obtener informacin sobre la sintaxis Basic, vea Creacin de frmulas con sintaxis Basic en la Ayuda en lnea. Para obtener informacin sobre la sintaxis Crystal, vea Creacin de frmulas con sintaxis Crystal en la Ayuda en lnea.
Especificacin de frmulas
Hay varios tipos diferentes de frmulas en Crystal Reports: frmulas de informe, de formato, de seleccin, de bsqueda, de condicin de total acumulado y de alerta. La mayora de las frmulas de un informe son de informe y de formatos condicionales. Frmulas de informe Las frmulas de informe son frmulas que se crean para permanecer en un informe de forma autnoma. Por ejemplo, una frmula que calcula los das que hay entre la fecha de pedido y la fecha de envo es una frmula de informe. Frmulas de formato condicional Las frmulas de formato cambian el diseo de un informe, as como la apariencia del texto, de los campos de base de datos, de los objetos o de secciones completas de un informe. D formato al texto con el Editor de Formato. Si necesita crear una frmula de formato, obtenga acceso al Taller de frmulas desde el Editor de Formato. Consulte Trabajo con formato condicional en la pgina 229. Frmulas de seleccin Las frmulas de seleccin especifican y limitan los registros y los grupos que aparecen en un informe. Puede escribir estas frmulas directamente o especificar la seleccin mediante el Asistente de seleccin. A continuacin, Crystal Reports genera la frmula de seleccin de registros y de seleccin de grupos. Tambin puede editar estas frmulas manualmente, pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal. Consulte Seleccin de registros en la pgina 122. Frmulas de bsqueda Las frmulas de bsqueda ayudan a encontrar datos en el informe. Al igual que con las de seleccin, estas frmulas no se suelen ingresar directamente, sino especificando criterios de bsqueda mediante el Asistente de bsqueda. Crystal Reports genera la frmula. Tambin puede editar estas frmulas manualmente, pero debe utilizar para ello la sintaxis Crystal. Nota: Si ya conoce la sintaxis Basic, slo tendr que aprender una pequea parte de la de Crystal para modificar la mayora de las frmulas de seleccin y de bsqueda.
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Frmulas de condicin de total acumulado Estas frmulas permiten definir la condicin en virtud de la cual se evaluar o restablecer el total acumulado. Consulte Crear totales acumulados condicionales en la pgina 167. Frmulas de alerta Las frmulas de alerta ayudan a definir condiciones y mensajes para alertas de informe. Consulte Acerca de las alertas de informe en la pgina 346.
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Especificacin de frmulas
utilizar un comando concreto (por ejemplo, el comando Registro del submen Frmulas de seleccin), se selecciona la carpeta pertinente del rbol y aparece la versin apropiada del Editor de Frmulas. Expanda una carpeta del rbol para ver las frmulas existentes. Se pueden agregar frmulas nuevas y editar o eliminar frmulas existentes segn convenga. Consejo: El rbol del taller se puede acoplar. De forma predeterminada, aparece acoplado en el lado izquierdo del Taller de frmulas, pero se puede acoplar manualmente en el lado derecho. En modo flotante, se puede arrastrar y colocar en cualquier parte del taller.
El Editor de frmulas es un componente del Taller de frmulas. Se utiliza para crear y modificar el contenido de las frmulas.
Funciones
Operadores
Texto de frmula
Eleccin de la sintaxis
En la esquina superior derecha del Editor de frmulas encontrar la lista desplegable donde se elige sintaxis Crystal o sintaxis Basic para la frmula que va a crear. Nota: Al cambiar la sintaxis Crystal a la de Basic o viceversa, cambiar la lista de funciones de la ventana Funciones, as como la lista de operadores de la ventana Operadores. Las funciones y los operadores son distintos en cada sintaxis. Los campos del informe disponibles no cambian, ya que estn disponibles en cada sintaxis.
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Cmo establecer la sintaxis predeterminada Al abrir el Editor de frmulas, aparece la sintaxis Crystal como sintaxis predeterminada. Si desea cambiar la sintaxis predeterminada, seleccione Opciones en el men Archivo y, a continuacin, haga clic en la ficha de elaboracin de informes. Seleccione la sintaxis preferida en la lista desplegable Lenguaje de frmulas y haga clic en Aceptar. Cuando acceda al Editor de frmulas, aparecer de manera predeterminada la sintaxis seleccionada.
El texto anterior le ayuda a organizar las partes necesarias para escribir su frmula.
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1 En el men Informe, haga clic en Taller de frmulas. Consejo: Otra forma de realizar esta accin es hacer clic en el botn Taller de frmulas situado en la barra de herramientas Asistentes. 2 Seleccione Campos de frmula en el rbol del taller y haga clic en Nuevo. 3 En el cuadro de dilogo Nombre de frmula, escriba el nombre con el que desee identificar la frmula. 4 Haga clic en Usar Asistente. Aparece el Asistente de frmulas.
5 En el rea Lgica proporcionada por la funcin personalizada, elija la funcin personalizada en la que desee basar la frmula. Puede elegir una Funcin personalizada del informe (funcin personalizada que existe en el informe actual) o una Funcin personalizada del repositorio (funcin personalizada que est almacenada en el repositorio). Nota: Si selecciona una Funcin personalizada del repositorio, dicha funcin se agrega al informe actual. Si la funcin personalizada requiere otras funciones personalizadas del repositorio, tambin se pueden agregar. 6 En el rea Argumentos de funcin, especifique un valor para cada argumento en el campo Valor apropiado. Puede especificar valores constantes directamente, o seleccionar valores predefinidos o campos de informe en la lista asociada. 7 Haga clic en Guardar para guardar la frmula en la carpeta Campos de frmula del Taller de frmulas. Ahora ya puede utilizar esta frmula en el informe del mismo modo que utilizara una frmula creada en el Editor de frmulas.
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Edicin de frmulas
1 En el men Ver, haga clic en Explorador de campos. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. 2 Haga clic con el botn derecho del mouse en la frmula que desea editar y elija Editar. Aparece el Taller de frmulas con el Editor de frmulas activo. 3 En el Editor de frmulas, edite la frmula. 4 Haga clic en Comprobar para identificar cualquier error en la frmula. 5 Corrija cualquier error de sintaxis identificado por el verificador de frmulas. 6 Cuando la frmula tenga la sintaxis correcta, haga clic en Cerrar en la barra de herramientas del Taller de frmulas. 7 Cuando se solicite, haga clic en S para guardar los cambios efectuados en la frmula.
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Asegrese de que las cadenas de texto usadas en la frmula coinciden con los valores que existen en los datos nuevos.
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Eliminacin de frmulas
Cuando se crea una frmula y se agrega a un informe, el Report Designer: Almacena la especificacin para crear la frmula, usando el nombre que se le asign. Coloca una copia de trabajo de esa frmula en el punto especificado en el informe. Una copia de trabajo es cualquier repeticin de la frmula en el informe. Para eliminar frmulas completamente, es necesario eliminar la especificacin y todas las copias de trabajo de la frmula. Nota: No es posible eliminar la especificacin sin borrar todas las copias de trabajo de la frmula.
Depuracin de frmulas
Para obtener informacin sobre la depuracin de frmulas al guardar la frmula, vea el Tutorial de depuracin. Para obtener ayuda sobre la depuracin de los errores en tiempo de evaluacin que llaman a la lista de pilas del Editor de Frmulas y sobre la depuracin asistida, vea Depuracin de errores en tiempo de evaluacin.
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Depuracin de frmulas
Y sta en sintaxis Crystal: 1/{@Calendar Days Between} Inserte esta frmula en la seccin de detalles del informe y obtenga una vista previa de ella. Obtendr una divisin por cero y se llamar al Editor de Frmulas con la pila de llamadas situada a la izquierda.
Tutorial de depuracin
Siga el ejemplo a continuacin para aprender los pasos necesarios para depurar una frmula. Despus de terminar este ejercicio, use los mismos principios para depurar sus propias frmulas.
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Si est correcta, esta frmula debera seleccionar todos los clientes cuyos nombres comienzan con Bi y cuyas identificaciones de cliente comienzan con 6, al igual que aquellas compaas cuyos nombres comienzan con Ro y cuyas identificaciones de cliente comienzan con 5. Al imprimir el campo, aquellas selecciones se vern como CLIENTE PREFERIDO, mientras que el resto se ver como NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS. Ahora va a desglosar la frmula para verificar y ver que cada condicin de la frmula funciona individualmente.
Frmula1
1 Primero debe crear un informe usando la tabla "Cliente" de Xtreme.mdb y ubicar los siguientes campos de izquierda a derecha en la seccin Detalles:
{cliente.ID DEL CLIENTE} {cliente.NOMBRE DEL CLIENTE}
Para verificar cada porcin de la frmula, va a colocar un nuevo campo de frmula junto a estos dos campos en el informe. 2 Cree una nueva frmula llamada Frmula1. 3 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = Bi Then TRUE Else FALSE
4 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. Aparecer el siguiente mensaje de error:
Falta el ].
5 Corrija la frmula insertando el signo ] que falta despus del 2. 6 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Aparecer el siguiente mensaje:
No se encontraron errores.
7 Haga clic en Cerrar en la barra de herramientas del Taller de frmulas. 8 Inserte el campo de frmula corregida a la derecha de los dos campos de datos en la seccin Detalles del informe. 9 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para verificar los valores del informe y compare los campos para ver si los valores de campo devueltos por @Frmula1 son correctos. Encontrar TRUE junto a los nombres de clientes que comiencen con Bi y FALSE junto a todos los dems. Ahora va a verificar las otras partes de la frmula. Cree Frmula2, Frmula3 y Frmula4 mediante los pasos 1 al 9, usando las frmulas especificadas a continuacin para cada una de ellas.
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Depuracin de frmulas
Inserte cada campo de frmula en la misma lnea de la seccin Detalles para una fcil comparacin. Verifique cada uno de los errores, corrija segn sea necesario y asegrese de que los valores devueltos sean correctos antes de pasar a la Frmula2.
Frmula2
1 Cree una nueva frmula llamada Frmula2. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ToText({cliente,ID DEL CLIENTE}) [1] = 6 Then TRUE Else FALSE
3 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. Aparecer el siguiente mensaje de error:
Este nombre de campo es desconocido.
4 Corrija la frmula cambiando la coma (,) en el nombre de campo por un punto (.). 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. 6 Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula1. 7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para verificar los valores del informe y compare los campos para ver si los valores de campo devueltos por @Frmula2 son correctos. Debe aparecer TRUE junto a todos los nmeros de cliente que empiecen por 6 y FALSE junto a todos los nmeros de cliente que no empiecen por 6.
Frmula3
1 Cree una nueva frmula llamada Frmula3. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = 'Ro Then TRUE Else FALSE
3 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. Aparecer el siguiente mensaje de error:
Falta el ' para esta cadena.
4 Corrija la frmula cambiando la comilla simple () antes de Ro por comillas doble (). 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. 6 Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula2.
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7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para ver los valores del informe y compare los campos para verificar si los valores de campo devueltos por @Frmula3 son correctos. Debe aparecer TRUE junto a todos los nombres de clientes que empiecen por Ro y FALSE junto a todos los nombres de clientes que no empiecen por Ro.
Frmula4
1 Cree una nueva frmula llamada Frmula4. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 5 TRUE Else FALSE
3 Haga clic en Comprobar para verificar posibles errores. Aparecer el siguiente mensaje de error:
Falta la palabra 'then'.
4 Para corregir la frmula escriba la palabra Then al final de la primera lnea despus de 5. 5 Vuelva a hacer clic en Comprobar. Ahora la frmula debe ser correcta. 6 Coloque la frmula a la derecha del campo @Frmula3. 7 Haga clic en Vista previa en la barra de herramientas estndar para ver los valores del informe y compare los campos para verificar si los valores de campo devueltos por @Frmula4 son correctos. Debe aparecer TRUE junto a todas la identificaciones de cliente que empiecen por 5 y FALSE junto a todas las identificaciones de cliente que no empiecen por 5. Ahora que las frmulas ya no tienen errores y los valores de campo devueltos son correctos, va a crear una frmula que vincule los componentes separados. Comenzar vinculando las dos primeras frmulas (@Frmula1 y @Frmula2) y luego agregar @Frmula3 y @Frmula4 para crear la frmula final @FrmulaFinal.
Frmula1+2
1 Cree una nueva frmula llamada Frmula1+2. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro Texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to 2 = Bi and ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = 6) Then TRUE Else FALSE
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Depuracin de frmulas
Debe aparecer TRUE junto a cada cliente cuyo nombre comience con Bi y cuya identificacin comience con 6, y FALSE junto a todas las identificaciones de cliente que no cumplan con estos criterios. Si esta frmula funciona correctamente, puede crear una ltima frmula si agrega el cdigo de @Frmula3 y @Frmula4.
FrmulaFinal
1 Cree una nueva frmula llamada FrmulaFinal. 2 Escriba lo siguiente en el cuadro de texto de frmula del Editor de frmulas:
If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = If ({cliente.NOMBRE DEL CLIENTE} [1 to ToText({cliente.ID DEL CLIENTE}) [1] = CLIENTE PREFERIDO Else NO SE AJUSTA A LOS CRITERIOS; 2 = Bi and 6) or 2 = Ro and 5) Then
3 Coloque la frmula donde quiera que aparezca en la seccin Detalles del informe. Ahora puede borrar todos los dems campos de frmula del informe. Consulte Eliminacin de frmulas en la pgina 375. Puede usar este mismo proceso de prueba condicin por condicin para cualquier frmula y as verificarlas sistemticamente.
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Campos de parmetro
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Este captulo explica qu son los campos de parmetro y cmo se pueden aplicar para crear un informe que se pueda usar para obtener acceso a diferentes tipos de datos dependiendo de las necesidades del usuario.
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22 : Campos de parmetro
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Nota: Cuando cree un parmetro cuyo tipo de valor sea fecha o fechahora, puede cambiar el formato de la fecha para que se ajuste a sus necesidades. Para obtener detalles, vea Cambiar los formatos predeterminados de campo en la pgina 222. 7 Haga clic en Establecer valores predeterminados. Aparece el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados. 8 Verifique que la opcin Examinar tabla est establecida en Cliente. 9 En la lista desplegable Examinar campo, seleccione Pas. 10 Haga clic en >> para mover todos los pases al rea Valores predeterminados. Este ejemplo permite al usuario elegir cualquiera de los pases. Si desea limitar la seleccin, mueva solamente los pases que desee que elija el usuario.
11 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 12 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos con el parmetro Pas seleccionado. 13 Arrastre y suelte el parmetro Pas en su informe. Nota: Si no desea ver el campo de parmetro que ha colocado en su informe, colquelo en una seccin que pueda suprimir, como un encabezado o un pie de pgina.
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22 : Campos de parmetro
5 Haga clic en Aceptar. 6 Haga clic en la ficha Vista previa. El cuadro de dilogo Introduzca el valor de parmetro aparecer en su pantalla. 7 Seleccione la pas sobre el que desea basar el informe. En este ejemplo se usa Brasil.
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8 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Frmula de seleccin de registros cambiada. 9 Haga clic en Actualizar datos. El informe aparece con la informacin de Brasil. Con los campos de parmetro, puede crear un informe que se puede personalizar rpidamente para satisfacer una variedad de necesidades.
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22 : Campos de parmetro
Seleccione la opcin Usar los valores de parmetro actuales si desea utilizar el valor de parmetro actual.
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Seleccione la opcin Confirmar valores de parmetros nuevos si desea introducir un nuevo valor de parmetro. Si selecciona esta opcin y hace clic en Aceptar, aparecer el cuadro de dilogo Introducir Valores de Parmetro. Introduzca valores de cadena exactamente como aparecen en el campo. Si el campo de parmetro permite valores mltiples, usted puede introducir valores de parmetro adicionales usando el botn Agregar. Introduzca valores booleanos usando el siguiente formato: TRUE o FALSE. Introduzca valores numricos exactamente como aparecen en los campos. Introduzca valores monetarios exactamente como aparecen en el campo. Introduzca valores de fecha usando el formato usado en pantalla. Si no se especifica el formato, use el formato Fecha (Ao/Mes/Da). Por ejemplo, Fecha (1997/5/21). Para acceder al calendario, clic en la flecha de la lista desplegable. Introduzca valores de hora usando el formato usado en pantalla. Si no se especifica el formato, use el formato Hora (Horas, Minutos, Segundos AM/PM). Por ejemplo, Hora (04:32:12 AM). Tambin puede seleccionar la unidad de hora y luego usar las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por los nmeros. Introduzca valores de Fecha-Hora usando el siguiente formato: Fecha (Ao/ Mes/Da), Hora (Horas:Minutos:Segundos AM/PM). Por ejemplo, Fecha (1997, 5, 21), Hora (04:32:12 AM). Tambin es posible ingresar valores de fechahora usando la flecha hacia abajo asociada para acceder al calendario y las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por la hora. Nota: La flecha hacia abajo para acceder al calendario para las fechas y las flechas hacia arriba y hacia abajo para desplazarse por las horas slo estn disponibles si tiene la versin correcta (4.70 o posterior) de comctl32.dll. Para usar un valor distinto al valor predeterminado mostrado, escriba un nuevo valor en el cuadro de texto y haga clic en Aceptar. Para usar el valor predeterminado, haga clic en Aceptar. Si el campo de parmetro es limitado por rango, slo puede ingresar valores dentro de un cierto rango. El lmite de rango se especifica en el cuadro de dilogo Establecer valor predeterminado cuando se crea o edita un parmetro. Si el parmetro es un tipo de valor de cadena, puede limitar los valores que el usuario puede ingresar usando la opcin de limitacin de longitud o usando una mscara de edicin para restringir el formato. El programa ahora ejecuta el informe usando los nuevos valores que especific.
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22 : Campos de parmetro
Incorporacin de un parmetro en una frmula. Definicin de un criterio de ordenamiento usando campos de parmetro. Definicin del formato y tipo de entrada usando la mscara de edicin.
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Si las condiciones bajo las cuales usted pone los indicadores en estos elementos no cambia, no hay necesidad de usar campos de parmetro. Simplemente, puede usar frmulas (para indicadores de texto) o dar formato condicional (para indicadores de color o borde). Pero si usted quiere cambiar las condiciones de informe a informe, puede usar campos de parmetro en frmulas y el formato condicional para hacerlo.
Ahora cuando usted actualice los datos, el programa le pedir el valor lmite (el valor que activa el indicador de color). Seguidamente, elabora el informe y pone indicadores a todos los clientes que el ao pasado hicieron compras mayores que la cantidad lmite. Si lo desea, puede cambiar esa cantidad cada vez que elabora el informe y el programa pondr indicadores en un conjunto diferente de Nombres de Clientes. Para obtener ms informacin, consulte Funciones de formato condicional en la ayuda en lnea.
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22 : Campos de parmetro
3 Escriba un nombre para el campo de parmetro en el campo Nombre. 4 Escriba el mensaje que quiere que aparezca en el cuadro de edicin Texto de confirmacin. 5 Seleccione Cadena de la lista desplegable Tipo de valor. 6 Haga clic en Establecer valores predeterminados. Aparece el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados. 7 Para especificar un ttulo predeterminado, escriba el texto deseado en el campo Seleccionar o introducir valor a agregar y haga clic en > para agregar el ttulo al rea Valores predeterminados. Nota: Contine agregando ttulos segn se requieran. 8 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. 9 Haga clic en Aceptar. Aparece el Explorador de campos con el nuevo parmetro seleccionado. 10 Si desea que el ttulo del informe aparezca en cada pgina, coloque el campo de parmetro en la seccin Encabezado de Pgina, o si prefiere que el ttulo aparezca nicamente en la primera pgina, colquelo en la seccin Encabezado del informe. Ahora cuando actualice los datos, el programa le pedir un ttulo para el informe. Puede, si quiere, cambiar el ttulo cada vez que elabora el informe.
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parmetro para la seleccin de registros mostrar todos los registros con valores comprendidos entre 5 y 10. Esto tambin es vlido para los campos de parmetro de cadena. En el caso de un valor inicial de A y un valor final de E, el informe que utilice este parmetro para la seleccin de registros mostrar todos los registros incluidos en un rango alfabtico de A-E. Nota: Si se seleccionan las opciones Permitir valores mltiples y Valores discretos, el campo de parmetro aceptar varios valores simples. En este caso, puede ingresar ms de un valor, pero estos valores se evalan individualmente y no se interpretan como rango. Si se seleccionan las opciones Permitir valores mltiples y Rango de valores, el campo de parmetro aceptar varios rangos. 2 Si procede, haga clic en Establecer valores predeterminados para activar la casilla de verificacin Lmite de longitud y designar as la longitud del campo. Si selecciona Lmite de longitud: Para un campo de parmetro de moneda o nmero, aparecen las opciones para especificar Valor mnimo y Valor mximo. Para un campo de parmetro de fechahora, aparecen las opciones para especificar Fecha-hora de inicio y Fecha-hora de finalizacin. Para un campo de parmetro de fecha, aparecen las opciones para especificar Fecha de inicio y Fecha de finalizacin. Para un campo de parmetro de hora, aparecen las opciones para especificar Hora de inicio y Hora de finalizacin.
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22 : Campos de parmetro
7 Haga clic en Cerrar en el Taller de frmulas. Aparece el cuadro de dilogo Explorador de campos. El nombre de la frmula que acaba de crear se destaca en el cuadro de lista Frmula. 8 Arrastre y suelte la frmula en el informe. 9 Haga clic en Actualizar para generar el informe. Aparece un cuadro de dilogo solicitando valores.
3 Seleccione Cadena de la lista desplegable Tipo de valor. 4 Si quisiera, podra limitar el nmero de caracteres que el usuario puede introducir a uno. Para ello, haga clic en Establecer valores predeterminados. Aparece el cuadro de dilogo Establecer valores predeterminados. 5 Active la casilla de verificacin Lmite de longitud y escriba el nmero 1 en los cuadros de texto Longitud mnima y Longitud mxima; a continuacin, haga clic en Aceptar. Ahora, el campo de parmetro slo aceptar valores de un carcter. El campo aceptar "C" como valor, pero no "Ciudad". 6 Origine una frmula similar a sta y llmela Sort (Ordenar):
If {?SortField} = "C" Then {cliente.CIUDAD} Else If {?SortField} = "R" Then {cliente.REGIN} Else {cliente.PAS}
Esta frmula pide un valor para el campo de parmetro {?SortField}. Si usted escribe "C", la frmula retorna el campo Ciudad. Si escribe "R" retorna el campo Regin. Si escribe cualquier otra cosa, o no escribe nada, la frmula retorna el campo Pas. Para obtener ms informacin, consulte Enunciados If en la ayuda en lnea. 7 Coloque la frmula en la seccin Encabezado de informe y active la opcin Suprimir (No profundizar) en el Asistente de seccin para que no se imprima.
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8 Haga clic en Ordenar registros. 9 Seleccione la frmula y haga clic en Agregar. 10 Haga clic en Aceptar. Ahora cuando usted elabore el informe, el programa le pedir un campo de ordenamiento, la frmula retornar un valor basado en su seleccin y el procedimiento de ordenamiento usar ese valor como su campo de ordenamiento.
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22 : Campos de parmetro
. , : ; - / (caracteres separadores). La insercin de caracteres separadores en una mscara de edicin es algo similar a codificar el formato de un campo de parmetro. Cuando el campo se coloca en el informe, el carcter separador aparece en el marco del campo, por ejemplo: LLLL/0000. Este ejemplo muestra una mscara de edicin que necesita cuatro letras seguidas de cuatro nmeros. < (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a minsculas). > (hace que los caracteres subsiguientes se conviertan a maysculas). \ (hace que el carcter siguiente sea mostrado literalmente. Por ejemplo, la mscara de edicin \A mostrar un valor de parmetro de A. Si la mscara de edicin es 00\A00, entonces un valor de parmetro vlido constara de dos dgitos, la letra "A" y luego dos dgitos ms. Contrasea. Si establece la mscara de edicin en Contrasea, puede crear frmulas condicionales especificando que ciertas secciones del informe se vuelvan visibles solamente cuando se introduzcan determinadas contraseas de usuarios. Nota: Algunos de los caracteres de la mscara de edicin requieren que el usuario introduzca un carcter en su lugar (al introducir un valor de parmetro), mientras que otros le permiten dejar un espacio, en caso necesario. Por ejemplo, si la mscara de edicin es 000099, usted puede introducir un valor de parmetro con cuatro, cinco o seis dgitos, ya que el carcter 9 no requiere la entrada de un carcter. Sin embargo, ya que 0 si requiere tal entrada, usted no podra introducir un valor de parmetro con menos de cuatro dgitos. 5 Introduzca los valores de solicitud predeterminados agregando o seleccionando valores de la lista Seleccionar o introducir valor a agregar y usando los botones > y >> para agregar estos valores a la lista Valores predeterminados. Puede usar los botones < y << para quitar valores de solicitud de la lista. El programa llenar una lista desplegable en el cuadro de dilogo Introducir Valores de Parmetro con el valor solicitado predeterminado que usted especific. 6 Haga clic en Aceptar. Aparece el cuadro de dilogo Crear campo de parmetro. Nota: Cuando se tiene ms de un elemento en el cuadro de lista Valores predeterminados, aparece la casilla de verificacin Permitir edicin de valores predeterminados. Esta casilla es activada predeterminadamente para especificar que usted puede editar o introducir nuevos valores cuando el programa le solicita valores de parmetro. Esta casilla es activada predeterminadamente para especificar que usted puede editar o introducir nuevos valores cuando el programa le solicita valores de parmetro. Active o desactive esta casilla de acuerdo a sus necesidades. 7 Haga clic en Aceptar. El Explorador de campos aparece con el parmetro seleccionado. 8 Arrastre y suelte el parmetro en el informe. Arrastre y suelte el parmetro en el informe.
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Subinformes
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Un subinforme es un informe incluido en otro. Con los subinformes, puede combinar informes no relacionados en uno solo. Puede coordinar datos que de otra forma no se podran vincular y presentar diferentes vistas de los mismos datos en un solo informe. Este captulo le muestra cmo crear y usar subinformes.
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23 : Subinformes
Vinculados
Sucede lo contrario con los subinformes vinculados. Sus datos s estn coordinados. El programa coteja los registros en el subinforme con los registros del informe principal. Por ejemplo, si crea un informe principal con informacin de clientes y los vincula a un subinforme con informacin de pedidos, el programa crea un subinforme para cada cliente e incluye en l todos los pedidos de ese cliente.
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Nota: Si tiene un subinforme vinculado y hace clic en el botn Vista previa en la barra de herramientas estndar de la ficha Diseo del subinforme, el programa elabora el informe por su cuenta, sin primero recibir un valor de campo de parmetro del informe principal. En este caso, el programa muestra el cuadro de dilogo Introducir valores de parmetro para el Subinforme, pidindole un valor. El valor que se escribe en el cuadro es el que utiliza el programa para ejecutar el subinforme.
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23 : Subinformes
Por lo general, si tiene tablas con ndices, campos indexados vinculados o criterios de seleccin de registros con limitacin de rangos basados en los campos indexados, el programa debe leer el mismo nmero de registros tanto si est vinculando tablas en un solo informe como si utiliza subinformes. Dado que cada subinforme se ejecuta como informe independiente, las tablas vinculadas pueden mejorar el rendimiento. Consulte Tablas indexadas en la pgina 415.
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7 Si elige la opcin Subinforme a la orden, haga clic en la ficha de vista previa de subinformes para visualizar el suyo. Esta ficha est etiquetada con el nombre del subinforme. Nota: Usar subinformes a la orden aumentar el rendimiento de informes que contienen subinformes. Para obtener informacin sobre cmo se crea un ttulo personalizado para la ficha de vista previa del subinforme, vea Adicin de ttulos a los subinformes a la orden en la pgina 409.
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23 : Subinformes
Actualizacin de subinformes
Para poder mantener los subinformes actualizados, es preferible volver a importar automticamente un subinforme cuando abra el informe principal. Nota: La reimportacin est disponible slo para subinformes que fueron creados desde un archivo de informe. La reimportacin no slo actualiza los datos, sino tambin el formato, grupo y estructura del subinforme si se han hecho cambios. Si cambia el informe en que originalmente se basaba el subinforme, estos cambios se pueden reflejar en el informe que contiene el subinforme. Puede especificar globalmente que se deben re-importar todos los informes o bien establecer la reimportacin automtica para un subinforme individual.
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23 : Subinformes
Active la casilla de verificacin Seleccione datos basados en el campo y seleccione un campo de la lista desplegable contigua para organizar los datos del subinforme basndose en un campo especfico (ste es el mtodo rpido que equivale a utilizar el Asistente de Seleccin). Si no hay nada especificado aqu, el subinforme adoptar la organizacin del informe principal. 7 Haga clic en Aceptar. Ahora, cuando ejecute el informe, el programa coordinar los datos del informe principal y los del subinforme. Nota: El tipo de campo del Informe Contenedor determina cuales campos del subinforme sern visibles. Ya que el Report Designer lee las fechas ya sea como campos de cadenas, fecha o fecha-hora, usted debe asegurarse que el tipo de campo de parmetro en el subinforme coincide con el tipo de campo establecido en las Opciones del informe en el informe principal para el campo que desea vincular.
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23 : Subinformes
4 Coloque el subinforme que desea imprimir inmediatamente despus del informe principal en el Pie de informe A, l subinforme que desea imprimir despus en el Pie de informe B y as sucesivamente. Despus que se imprima el informe principal, los subinformes se imprimirn en el orden en que los coloc en su informe. Nota: Tambin puede colocar los subinformes lado a lado en la misma seccin de Pie de informe, para que se impriman de esa manera. Se imprimirn uno junto al otro al final del informe. 5 Coloque los subinformes en las secciones de pie de informe y se imprimirn secuencialmente despus del informe principal. Temas relacionados Trabajo con secciones en la pgina 174
Para el valor HR555347487, cualquiera de las dos frmulas extrae el valor 555347487.
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Si bien el valor retornado es un nmero de Seguro Social vlido, el hecho de que fue extrado con una frmula le impide utilizar el campo para vincularlo a un campo de nmero de Seguro Social en otra tabla. Sin embargo, usando un subinforme, usted puede generar un informe y coordinar los valores en las dos tablas.
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23 : Subinformes
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2 Haga clic en la ficha Subinforme. 3 Puede introducir un ttulo de subinforme a la orden o un ttulo de ficha de vista previa haciendo clic en el botn Frmula apropiado y abriendo el Taller de frmulas. 4 Escriba su frmula en el cuadro Texto de frmula. Ejemplo de frmula de sintaxis Crystal:
"Ms Informacin Acerca de" + {Cliente.Nombre del Cliente}
Usando la base de datos de muestra Xtreme.mdb, estas frmulas proporcionaran un ttulo como Ms Informacin Acerca de Pathfinders o Ms informacin Acerca de Rockshocks for Jocks. 5 Haga clic en Comprobar para ver si la frmula tiene errores. Si el programa encuentra un error, le mostrar un cuadro de mensajes con los detalles explicando de la naturaleza del error. 6 Despus de corregir los errores, haga clic en Guardar y cerrar. 7 Haga clic en Aceptar para retorna al Editor de Formato. Nota: Una frmula de texto en una ficha es solamente evaluada cuando se traspasa a un subinforme. Si hace una vista previa de un subinforme separado del informe principal, la frmula no ser evaluada.
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Este captulo describe los aspectos esenciales que necesita saber para entender el diseo y la utilizacin de las bases de datos. Despus de describir las bases de datos relacionales (incluidas las de los orgenes de datos ODBC), la indizacin y la vinculacin de tablas, el captulo introduce los conceptos de procesamiento del lado de servidor (efectuando el procesamiento de informes en el nivel de servidor) y de asignacin de campos (restableciendo asignaciones de campo de base de datos y de informe tras la introduccin de cambios en una base de datos).
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Con frecuencia, los datos de dos tablas diferentes pueden estar relacionados por un campo comn. Por ejemplo, una tabla de Clientes tendr una Id. del Cliente para cada cliente y una tabla de Pedidos tendr el Id. del Cliente de cada cliente que coloc un pedido. Esto demuestra una relacin entre las tablas. Las dos tablas se pueden vincular por un campo comn; vea Vinculacin de tablas en la pgina 417.
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Examine el siguiente diagrama para entender cmo dos tablas pueden estar relacionadas:
Alias
Por diversas razones, los nombres y ubicaciones de bases de datos se cambian. Si usted crea un informe y cambia el nombre o ubicacin de una tabla o archivo, el Report Designer debe encontrar el nuevo nombre y ubicacin. Esto es especialmente importante cuando usted crea frmulas en su informe que tienen acceso una tabla que tiene un nuevo nombre o que ha sido movida. Corregir la referencia para un solo campo no sera difcil, pero encontrar cada frmula que utiliza se campo podra ser una tarea difcil y tediosa. Para solucionar este problema, el Report Designer utiliza alias para referirse a tablas y archivos de base de datos. Los alias son punteros, dispositivos internos que le dicen a Crystal Reports dnde buscar un campo de base de datos. Ahora, si cambia el nombre y ubicacin de la base de datos, simplemente debe restablecer el puntero. Consulte Ubicacin de archivos en la pgina 414. El nombre del alias no cambia, por lo que sus frmulas quedan iguales. El Report Designer busca el alias por la ubicacin y el nombre, va a la nueva ubicacin del campo de base de datos y ejecuta la frmula sin ningn problema.
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El Report Designer asigna automticamente nombres de alias predeterminados a las tablas de la base de datos cuando se selecciona por primera vez la tabla o el archivo. Automticamente, el alias coincide con el nombre original de la tabla. En bases de datos donde la tabla de la base de datos es un archivo diferente (por ejemplo, dBASE), el nombre del archivo es usado sin su respectiva extensin. Por ejemplo, si usted est usando un archivo de dBASE llamado Company.dbf, el programa asignar al archivo el alias Company automticamente. Ustedpuede aceptar este alias predeterminado o asignar uno nuevo a la tabla de la base de datos. Se puede cambiar un alias en cualquier momento utilizando el Asistente de base de datos. Sin embargo, si usted ya ha creado frmulas en su informe usando el nombre original del alias, necesitar editar las frmulas para poder usar el nuevo alias.
Ubicacin de archivos
Si un archivo de base de datos se mueve o recibe un nombre nuevo, Crystal Reports no encontrar los datos la siguiente vez que se imprima el informe. En otras ocasiones, es posible que un informe sea creado en una mquina donde todos los datos de la base de datos estn almacenados en un cierto directorio, y luego el informe sea copiado o movido a otra mquina que almacena los mismos datos en un directorio diferente. En otras ocasiones, es posible que un informe sea creado en una mquina donde todos los datos de la base de datos estn almacenados en un cierto directorio, y luego el informe sea copiado o movido a otra mquina que almacena los mismos datos en un directorio diferente. En cualquiera de estos casos, necesita verificar la ubicacin de los archivos de base de datos que tienen
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acceso por el informe y restablecer los punteros del alias a la nueva ubicacin o nombre de la base de datos.
El comando Comprobar base de datos del men Base de datos comprueba los punteros del alias almacenados en un archivo de informe para ver si los archivos de base de datos esperados estn en los directorios indicados. Si las bases de datos no se encuentran en la ubicacin especificada, el programa le indicar las discrepancias. Utilice el comando Establecer ubicacin del origen de datos del men Base de datos para cambiar los punteros de alias almacenados por Crystal Reports. El comando Establecer ubicacin del origen de datos proporciona una manera sencilla de indicar el nombre nuevo o la ubicacin nueva de los archivos de base de datos. Adems, este comando se puede utilizar para convertir automticamente el controlador de base de datos en el origen de datos ODBC elegido. Por ejemplo, se puede convertir automticamente un origen de datos de acceso directo en un origen de datos ODBC usando el comando Establecer ubicacin del origen de datos. Temas relacionados Vea Cambiar el origen de datos al que tiene acceso un informe en la Ayuda en lnea.
Tablas indexadas
Crear ndices para tablas de bases de datos puede incrementar la velocidad del acceso de datos y reducir el tiempo que le toma al programa evaluar los datos. Algunos programas SABD indexan automticamente sus tablas de base de datos, mientras que otros requieren que usted haga un ndice. Para una elaboracin de
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informes ms eficiente asegrese de que cada una de las tablas de base de datos tenga el ndice correspondiente. Nota: Algunos programas SABD no admiten tablas indexadas. Refirase a la documentacin de su SABD para averiguar si admite ndices y cmo crearlos. Si su documentacin SABD no menciona las tablas indexadas, puede no admitirlas y debe entonces vincular las tablas basadas en campos en comn. La ficha Vnculos del Asistente de base de datos tambin puede ayudar a determinar si las tablas incluyen ndices. Los ndices organizan los registros en una tabla de base de datos relacional para que los datos puedan ser localizados fcilmente. Por ejemplo, suponga que usted tiene una tabla con los siguientes datos: # de Pedido 10444 10470 10485 10488 10495 10501 10511 10544 10568 10579 Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. Sierra Mountain Mountain Toad SFB Inc. La Bomba de Bicicleta BG Mountain Inc. Sierra Bicycle Group Mountain Tops Inc. Sierra Bicycle Group Cantidad 25141.50 19164.30 8233.50 24580.50 7911.80 1956.20 1683.60 19766.20 29759.55 12763.95
La informacin en esta tabla est organizada de acuerdo al campo # de Pedido. Esto est bien siempre que desee buscar informacin en la tabla basada en nmeros de pedido. Sin embargo, qu tal si desea buscar informacin especfica de un cliente determinado? Digamos que desea buscar todos los pedidos hechos por Sierra Bicycle Group. El procesador de base de datos comienza mirando el primer nmero de pedido en la lista y verifica si el nombre de cliente coincide con el pedido. Si no coincide, va al segundo nmero de pedido y verifica el nombre de ese cliente. Cuando llega a un nmero de pedido que contiene el nombre de cliente correcto, el procesador de base de datos recupera la informacin, luego contina con el siguiente nmero de pedido. Usando esta tcnica, los campos # de Pedido y Cliente deben ser ledos para cada uno de los registros en la tabla. Esto toma un largo tiempo y un gran esfuerzo de procesamiento de la computadora para examinar las tablas de base de datos extensas conteniendo miles o incluso millones de registros.
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En lugar de esto, usted puede crear un ndice para la tabla basada en el campo Cliente. Un ndice como se se vera asi: Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad Mountain Tops Inc. SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Puntero al # de Pedido 10444 10470 10511 10501 10488 10568 10495 10544 10579 10485
En este ndice, la informacin est organizada por clientes, no por nmero de pedido. Adems, note que la segunda columna contiene punteros para nmeros de pedido especficos en la tabla original. Al utilizar este ndice, el procesador de base de datos puede buscar slo la informacin en la columna Cliente hasta que encuentre el cliente de su inters, Sierra Bicycle Group. Para cada entrada correcta de cliente que el procesador encuentra en el ndice, busca el pedido coincidente en la tabla de acuerdo al puntero en la segunda columna del ndice. Solamente son ledos los pedidos para el cliente correcto. Finalmente, como la informacin en el ndice est organizada de acuerdo a los nombres de clientes, el procesador de base de datos no necesita continuar buscando por el ndice o la tabla, una vez que encuentra un nombre que no coincide con el cliente requerido. El resultado de esta bsqueda organizada en una tabla de base de datos de acuerdo a un ndice es rapidez. El resultado de esta bsqueda organizada en una tabla de base de datos de acuerdo a un ndice es rapidez. Utilizar ndices acelera la recuperacin de datos y la elaboracin de informes, factores importantes cuando se elaboran informes en archivos grandes de base de datos.
Vinculacin de tablas
Usted vincula las tablas de manera que los registros de una de ellas coincidan con los registros relacionados de otra. Por ejemplo, si activa una tabla de Pedidos y una de Clientes, vincula las tablas para que cada pedido (de la tabla Pedidos) pueda coincidir con el cliente (de la tabla Clientes) que hizo el pedido. Cuando se establece un vnculo, se utiliza un campo comn a ambas tablas. Crystal Reports utiliza el vnculo para hacer coincidir los registros de una tabla con los de la otra. En este ejemplo, el vnculo asegura que los datos en cada fila del informe se refieran al mismo pedido.
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Relaciones de vnculo
Cuando vincula registros de una tabla a otra, tpicamente los registros caern bajo uno de dos tipos de relaciones: Uno a uno Uno a varios Relaciones de uno a uno En una relacin de uno a uno entre registros en dos tablas vinculadas, por cada registro en la tabla principal, slo hay un registro que coinciden con otro en la tabla de comparacin (basada en los campos vinculados). Por ejemplo, en la base de datos Xtreme.mdb, la tabla Empleados puede ser vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del empleado en cada tabla. Por ejemplo, en la base de datos Xtreme.mdb, la tabla Empleados puede ser vinculada a la tabla Direcciones de Empleados basado en el campo Id del empleado en cada tabla. La tabla Empleados contiene informacin sobre los empleados de la compaa, la posicin que ocupan, sus sueldos, sus contratos, etc. La tabla Direcciones de empleados contiene las direcciones de los domicilios de cada empleado. Slo hay un registro por empleado en cada una de estas tablas. Por lo tanto, si la tabla Empleados es vinculada a la tabla Direcciones de Empleados, slo un registro ser encontrado en la tabla Direcciones de Empleados por cada registro en la tabla Empleados. Esta es una relacin de uno a uno. Relaciones uno a varios En una relacin de uno a varios entre registros de dos tablas vinculadas, por cada registro en la tabla principal, puede haber ms de un registro coincidente en la tabla de comparacion, basado en los campos vinculados. En la base de datos Xtreme.mdb, la tabla Cliente puede ser vinculada a la tabla Pedidos basado en el campo Id del Cliente en cada tabla. La tabla Cliente contiene informacin acerca de cada cliente que ha colocado un pedido con la compaa. La tabla Pedidos contiene informacin acerca de los pedidos que los clientes han colocado. Como los clientes pueden colocar ms de un pedido, puede haber ms de un registro en la tabla Pedidos por cada cliente en la tabla Cliente. Esta es una relacin de uno a varios.
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Frmula de Seleccin Incluye el informe principal una frmula de seleccin de registros que establece lmites de rango en el campo clave (indexado) de la tabla A? Indice A Est indexada la tabla A en el campo que va a utilizar para hacer coincidir los registros? Indice B Est indexada la tabla B en el campo que va a utilizar para hacer coincidir los registros? Leer A Cuntos registros de la tabla A tiene que leer el programa para encontrar los dos registros que est buscando? Por cada A lee en B Cuntos registros de la tabla B tiene que leer el programa para encontrar los 200 registros que est buscando? Total de Registros Leidos Cul es el nmero total de registros que el programa tiene que procesar para completar la tarea? Datos de PC Vnculo/ Subinforme Vnculo Vnculo Vnculo Subinforme Subinforme Subinforme Subinforme Subinforme Subinforme Frmula de Seleccin No S S No No No S S S Indice A S o No No S No S S No No S Indice B S S S No No S No S S Leer A 26 26 2 26 2 26 2 26 2 Por cada A lee en B 100 (26*100) 100 (26*100) 100 (2*100) 2600 (26*2600) 2600 (26*2600) 100 (26*100) 2600 (2*2600) 100 (26*100) 100 (2*100) Total de Registros Leidos 2600 2600 200 67,600 67,600 2600 5200 2600 200
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Datos de SQL Vnculo/ Subinforme Vnculo Vnculo Subinforme Subinforme Frmula de Seleccin No S No S Leer A 26 2 26 2 Por cada A lee en B 100 (26*100) 100 (2*100) 100 (26*100) 100 (2*100) Total de Registros Leidos 2600 200 2600 200
En esta frmula, la parte anterior al operador and contiene los criterios de seleccin de rangos del campo Regin. La regin debe caer alfabticamente entre CA e IL. El programa pasa este tipo de condicin al DLL de la base de datos (para datos PC) o al servidor (para datos SQL). Consulte Seleccin de registros en la pgina 121. La segunda mitad de la frmula de seleccin, sin embargo, requiere procesamiento que debe ser hecho en el Procesador de Informes. Utiliza una funcin interna para manipular y evaluar un valor de campo y no puede ser hecho en el DLL de la base de datos o el servidor. El programa no pasa esta condicin al DLL de la base de datos. Si hay un ndice en la tabla A y la condicin de seleccin del lmite de rango est basada en el campo indexado {cliente.REGION} en este ejemplo, el programa va directamente al registro que est buscando en la tabla A (el primer registro CA) y lo lee. Para ese registro, ubica el primer registro coincidente en la tabla B, utilizando el ndice de la tabla B. Pasa este registro combinado (A+B) de regreso al Report Designer, que lo verifica frente a toda la frmula de seleccin.
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Despus lee el segundo registro coincidente y pasa el registro combinado, posteriormente el tercer registro coincidente y asi sucesivamente hasta que lee todos los registros coincidentes. Despus regresa a la tabla A y lee el siguiente registro. No hay necesidad de verificar el registro para ver si cumple la condicin CA; esto es porque el campo est indexado y los registros estn en orden alfabtico. Pero verifica si el registro va ms all de la condicin IL (por ejemplo, puede ser el siguiente registro de Mississippi o Tennessee?). Si el registro est dentro del rango especificado, comienza de nuevo el proceso de cotejar para ese registro. Contina el proceso hasta que ha localizado todos los registros en la tabla A y los registros coincidentes de la tabla B. Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A, el programa lee 200 registros. Si no hay un ndice en la tabla A o si hay un ndice pero la condicin de seleccin de lmite de rango no est basada en el campo indexado, el programa lee el primer registro que encuentra. Para ese registro, ubica el primer registro coincidente en la tabla B, utilizando el ndice de la tabla B. Pasa el registro combinado (A+B) de regreso al procesador de informe que lo verifica frente a toda la frmula de seleccin. Despus ubica el segundo registro coincidente en la tabla B y pasa el registro combinado de regreso, despus el tercer registro y asi sucesivamente hasta que haya ubicado, combinado y pasado todos los registros en la tabla B que coinciden con el primer registro en la tabla A. Despus regresa al siguiente registro en la tabla A y empieza de nuevo el proceso de cotejar y combinar. Para encontrar los dos registros en la tabla A y los 100 registros en la tabla B que coinciden con los registros de la tabla A, el programa lee 2500 registros. Subinformes y archivos de datos Si su informe principal est basado en la tabla A, el subinforme en la tabla B y los registros estn vinculados, sus consideraciones principales son las siguientes: El nmero de subinformes que ejecuta el programa viene determinado por la situacin del ndice y de la frmula de seleccin en el informe principal: Si la tabla A est indexada y si el informe principal tiene una frmula de seleccin que pasa las condiciones del lmite de rango para el campo indexado, el programa ejecuta 2 subinformes. Si la tabla A no est indexada o si la tabla A est indexada pero la frmula de seleccin no pasa las condiciones de lmite de rango para el campo indexado, el programa ejecuta 25 subinformes. El nmero de registros ledos para cada subinforme viene determinado por la situacin del ndice en la tabla B.
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Si tiene un ndice en la tabla B, el programa leer slo los registros coincidentes (100) cada vez que ejecuta un subinforme. Si no tiene un ndice en la tabla B, el programa leer siempre cada registro en la tabla B (2500) cada vez que ejecuta un subinforme. Si no tiene un ndice en la tabla B, el programa leer siempre cada registro en la tabla B (2500) cada vez que ejecuta un subinforme.
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En esta situacin, el programa ve que puede pasar la condicin antes del operador and pero no la condicin posterior. Como los registros que satisfagan la segunda condicin tendrn que satisfacer tambin la primera, pasa la primera condicin, recupera el conjunto de datos que satisfacen la condicin y luego aplica la segunda condicin a los datos recuperados. La regla para situaciones de AND es que el programa pasa las condiciones que puede. Nota: Si todas las condiciones en una situacin AND pueden ser satisfechas en el servidor o DLL de base de datos, el programa las pasa todas. situaciones OR (O)
({cliente.REGION} = "CA" OR {cliente.ID DEL CLIENTE[3 to 5] = "777")
En esta situacin, el programa tambin ve que puede pasar la condicin antes del operador Or pero no la condicin posterior. Como hay registros que pueden satisfacer la segunda condicin sin satisfacer la primera, pasar la primera condicin no tiene sentido porque recuperar un conjunto de datos incompleto. En otras palabras, aunque recupere todos los datos que cumplen la primera condicin, todava habr que recuperar todos los datos de las tablas para poder aplicar la segunda condicin en el Report Designer. Por lo tanto, en lugar de duplicar partes de la recuperacin de datos, el programa no pasa nada.
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Recupera todos los datos y luego ejecuta ambas pruebas en el Report Designer. La regla en situaciones OR es que el programa pase todas las pruebas o ningna. Nota: Si todas las pruebas en una situacin OR pueden ser realizadas en el servidor o en el DLL de bases de datos, el programa las pasa toda. Consideracin n 2 Para asegurarse de que el programa puede utilizar el ndice en la tabla A para mejorar el rendimiento, asegrese de que: hay una frmula de seleccin, hay lmites de rango en la frmula de seleccin en el campo clave (indexado) en la tabla A, y la opcin Usar ndices est activada en el cuadro de dilogo Opciones. Consideracin n 3 Si los campos que est usando de la tabla A no estn indexados, pero hay un campo indexado que puede utilizar en su solicitud de seleccin de registros, utilcelo. Por ejemplo, suponga que tiene tres productos (Producto 1, Producto 2 y Producto 3) y quiere identificar todas las ventas del Producto 2 en EE.UU. No hay ndice en el campo Producto pero hay uno en el campo Fecha de Pedido. Como usted sabe que el Producto 2 no comenz a ser enviado sino desde julio de 1995, utilizando la frmula de seleccin, puede incrementar la velocidad al limitar su informe a pedidos en y despus de julio de 1995. En este caso, el programa utiliza el ndice Fecha de Pedido para recuperar slo los pedidos de julio de 1995 en adelante (un pequeo subconjunto de toda la base de datos) y despus busca las veces que aparece el Producto 2 en ese subconjunto, no en toda la base de datos.
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estarlo. El campo de vinculacin de la tabla de bsqueda tampoco necesita estar indexado, salvo que no se est utilizando un controlador nativo para la conexin. Adems, los campos usados para vincular dos tablas deben tener el mismo tipo de datos. Por ejemplo, usted puede vincular un campo de cadena de caracteres en una tabla a un campo de cadena de caracteres de otra tabla, o un campo numrico en una tabla a un campo numrico en otra tabla, pero no puede vincular un campo numrico en una tabla a un campo de cadena de caracteres en otra tabla. Nota: Algunos programas SABD le permiten convertir el valor en un campo a otro tipo de datos en el ndice. Por ejemplo, el campo en la tabla puede ser numrico, mientras el ndice convierte el valor del campo a cadena de caracteres. Sin embargo, si utiliza ese campo para vincular otra tabla, debe hacerlo a un campo del tipo de datos original. No puede vincular un valor de cadena de caracteres a un campo numrico que ha sido convertido a cadena de caracteres en el ndice. Si est vinculando tablas de dos tipos diferentes de fuentes de datos ODBC, por ejemplo, MS SQL Server y Oracle, slo puede utilizar campos de cadena de caracteres para vincular las tablas. Los campos de cadena de caracteres son guardados en bases de datos de la misma manera, sin importar la fuente de datos. Sin embargo, es posible que otros tipos de valores no estn almacenados de la misma manera en orgenes de datos diferentes, por lo que el nico medio para vincular orgenes de datos diferentes en Crystal Reports es la utilizacin de valores de cadena. Cuando est vinculando tablas de bases de datos de acceso directo mediante controladores nativos (que no es SQL), el nico tipo de unin disponible es la unin Extrema izquierda. Cambiando indices usados en vnculo Cuando se utiliza la funcin Vnculo inteligente para vincular tablas mediante un campo que es un componente de varios ndices (dos o ms), Crystal Reports selecciona uno de los ndices para el vnculo. Ese ndice puede o no ser el que usted desea usar. Elimine el vnculo creado mediante la funcin Vnculo inteligente y vincule manualmente las tablas. Vea Cmo vincular varias tablas para obtener ms informacin. Nota: No todas las aplicaciones DBMS admiten tablas indexadas. Verifique que su base de datos utilice ndices antes de intentar seleccionar un ndice para vincular. Refirase a su documentacin de SABD para averiguar si su SABD puede usar ndices y cmo crearlos.
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Por ejemplo, si ha elegido las tablas Crdito, Cliente, Pedidos y Detalles de pedidos de la base de datos de muestra Xtreme, la ficha de vnculos muestra las tablas vinculadas del siguiente modo.
En este caso, los vnculos se procesarn primero entre las tablas Credit/Customer, despus entre Customer/Orders y, finalmente, entre Orders/Orders Details. El cuadro de dilogo Orden de vnculos muestra este orden predeterminado y permite cambiar las posiciones en la jerarqua de procesamiento segn se desee. Nota: Distintos pedidos de vnculos pueden tener como resultado conjuntos de datos diferentes devueltos para su uso en el informe. Asimismo, el orden de los vnculos tiene un efecto relevante en el rendimiento.
Vinculacin de opciones
Crystal Reports permite especificar el tipo de combinacin y el tipo de vnculo que se desea utilizar cuando se vinculan tablas. Las combinaciones y los vnculos indican cmo se comparan los campos vinculados de dos tablas cuando se leen los registros. Las opciones de combinacin y vinculacin se pueden especificar en el cuadro de dilogo Opciones de vnculo. Nota: Cuando se vinculan campos utilizando combinaciones, no es necesario que haya campos indexados. Los tipos de unin son: Combinacin interna en la pgina 428 Combinacin externa izquierda en la pgina 428 Combinacin externa derecha en la pgina 429 Combinacin externa completa en la pgina 430
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Los tipos de vnculo son: Vnculo igual que [=] en la pgina 431 Vnculo Mayor que [>] en la pgina 432 Vnculo Mayor o igual que [>=] en la pgina 433 Vnculo Menor que [<] en la pgina 434 Vnculo Menor o igual que [<=] en la pgina 435 Vnculo No Igual que [!=] en la pgina 435 Combinacin interna La combinacin interna es el tipo normal de combinacin. El conjunto de resultados de una combinacin interna incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Por ejemplo, se puede utilizar una combinacin interna para ver todos los clientes y los pedidos que han realizado. No se obtendr ninguna coincidencia para los clientes que no hayan realizado pedidos. Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95 8233.50
Combinacin externa izquierda El conjunto de resultados de una unin Extrema Izquierda incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Tambin incluye una fila por cada registro en la tabla principal (izquierda) cuyo valor del campo vinculado no tiene coincidencia en la tabla de comparacin. Por ejemplo, podemos utilizar una unin Extrema Izquierda para ver todos los clientes y todos los pedidos que han hecho, pero tambin obtenemos una fila para cada cliente que no ha hecho pedidos. Estos clientes aparecen al final de la lista con espacios en blanco en los campos que mantendran esa informacin:
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Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain Bicicletas Aztecas Deely MTB Inc.
Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95 8233.50
Nota: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si se tiene acceso a la base de datos a travs de ODBC, Crystal Reports utiliza sintaxis ODBC en el enunciado SQL. Si se est conectando a una base de datos SQL directamente (no a travs de ODBC), Crystal Reports utiliza una sintaxis nativa para la base de datos. Para informacin completa sobre cmo se ve una unin Extrema en un enunciado SQL, refirase a la documentacin de Microsoft ODBC o a la documentacin de su base de datos SQL. Combinacin externa derecha El conjunto de resultados de una unin Extrema Derecha incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincide exactamente. Tambin incluye una fila por cada registro en la tabla de comparacin (derecha) cuyo valor de campo vinculado no coincide con la tabla principal. Si se vincula la tabla Clientes a la tabla Pedidos, se obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya realizado un cliente. Tambin obtiene una lnea por cada pedido hallado que no puede ser vinculado a un cliente. Tericamente, esto no debera suceder, pero si un vendedor sin experiencia se olvid de asignar una Id. del cliente a un pedido, puede localizar rpidamente ese pedido con una
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unin Extrema Derecha. La tabla resultante deja un espacio en blanco en cualquier campo de Clientes para el pedido sin un cliente:
:
Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95 8233.50 10320.87
Nota: Las uniones Extrema Izquierda y Extrema Derecha son manejados de manera diferente en el lenguaje SQL a los otros tipos de uniones. Si se tiene acceso a la base de datos a travs de ODBC, Crystal Reports utiliza sintaxis ODBC en el enunciado SQL. Si se est conectando a una base de datos SQL directamente (no a travs de ODBC), Crystal Reports utiliza una sintaxis nativa para la base de datos. Para informacin completa sobre cmo se ve una unin Extrema en un enunciado SQL, refirase a la documentacin de Microsoft ODBC o a la documentacin de su base de datos SQL. Combinacin externa completa Una combinacin externa completa es una combinacin externa bidireccional en la que se pueden ver todos los registros de las tablas vinculadas. El conjunto de resultados de una combinacin externa completa incluye todos los registros donde el valor del campo vinculado en ambas tablas coincida exactamente. Tambin incluye una fila para cada registro de la tabla principal (izquierda) en que el valor del campo vinculado no tenga ninguna coincidencia en la tabla de bsqueda y una fila para cada registro de la tabla de bsqueda (derecha) en que el valor del campo vinculado no tenga ninguna coincidencia en la tabla principal. Si se vincula la tabla Clientes a la tabla Pedidos, se obtiene una fila en la tabla por cada pedido que haya realizado un cliente. Tambin se obtiene una fila para cada pedido encontrado que
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no se pueda vincular a un cliente y una fila para cada cliente para el que no se pueda encontrar un pedido.
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Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95 8233.50
10320.87
El conjunto de resultados de un vnculo Igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado en ambas tablas coincida exactamente. En el siguiente ejemplo, la tabla Clientes est vinculada a la tabla Pedidos por el campo Id del Cliente. Cuando una Id del Cliente se encuentra en la tabla Pedidos que coincide con la Id del Cliente de la tabla Clientes, la informacin es mostrada para los registros correspondientes en ambas tablas. SQL usa la siguiente sintaxis para describir un vnculo Igual que:
SELECT Cliente. Id del Cliente, Cliente. Nombre de Cliente, Pedidos. Monto del Pedido FROM Cliente Cliente, Pedidos Pedidos WHERE Cliente.Id del Cliente = Pedidos.Id del Cliente
431
Este enunciado produce los siguientes datos: Tabla Clientes Id. del Cliente 52 53 53 57 58 60 62 63 63 64 Vnculo Mayor que [>] El conjunto de resultados de un vnculo Mayor que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal sea mayor que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Como un ejemplo, una compaa puede desear comparar los salarios de todos sus agentes de ventas con los salarios de sus gerentes de ventas. Los ejecutivos de la compaa quieren asegurarse de que ningn agente de ventas gane ms que uno de los gerentes. Teniendo en cuenta esto, se puede vincular la tabla Agente de Ventas con la tabla Gerente, mediante el campo Sueldo de cada tabla, utilizando un vnculo Mayor que:
SELECT Agente de Ventas. Apellido, Agente de Ventas. Sueldo, Gerente. Apellido, Gerente. Sueldo FROM Agente de Ventas Agente de Ventas, Gerente Gerente WHERE Agente de Ventas. Sueldo > Gerente. Sueldo
Tabla Clientes Nombre de Cliente Allez Distribution BG Mountain Inc. BG Mountain Inc. Hansen MTB Inc. La Bomba de Bicicleta Mountain Toad SFB Inc. Sierra Bicycle Group Sierra Bicycle Group Sierra Mountain
Tabla Pedidos Monto del Pedido 25141.50 19164.30 1683.60 15716.40 1956.20 24580.50 7911.80 19766.20 12763.95 8233.50
Este enunciado SQL puede producir datos similares a stos: Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Davolio Davolio Tabla Agente de Ventas Sueldo $35,000.00 $35,000.00 $35,000.00 Tabla Gerente Apellido Fuller Brid Buchanan Tabla Gerente Sueldo $32,000.00 $30,000.00 $29,500.00
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Tabla Agente de Ventas Apellido Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Dodsworth Patterson
Tabla Agente de Ventas Sueldo $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 $30,000.00
En esta tabla no se ha establecido una relacin entre los agentes de ventas y los gerentes. Ya que los gerentes estn en un nivel superior al de los agentes de ventas, una compaa quizs encuentre necesario indagar si es que cualquier agente de ventas gana ms que un gerente lo que indicara un problema salarial que debe ser resuelto. Vnculo Mayor o igual que [>=] El conjunto de resultados de un vnculo Mayor o igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es mayor o igual que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. El ejemplo en este caso es idntico al ejemplo de la combinacin Mayor que, aunque utiliza el vnculo Mayor o igual que:
SELECT Agente de Ventas. Apellido, Agente de Ventas. Sueldo, Gerente. Apellido, Gerente. Sueldo FROM Agente de Ventas Agente de Ventas, Gerente Gerente WHERE Agente de Ventas. Sueldo >= Gerente. Sueldo
Este enunciado puede producir resultados as: Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Davolio Davolio Davolio Dodsworth Dodsworth Dodsworth Tabla Agente de Ventas Sueldo $35,000.00 $35,000.00 $35,000.00 $35,000.00 $48,300.00 $48,300.00 $48,300.00 Tabla Gerente Apellido Fuller Brid Buchanan Martin Hellstern Fuller Brid Tabla Gerente Sueldo $32,000.00 $30,000.00 $29,500.00 $35,000.00 $45,000.00 $32,000.00 $30,000.00
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Vnculo Menor que [<] El conjunto de resultados de un vnculo Menor que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es menor que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Utilizando el vnculo Menor que, se pueden comparar los sueldos de los agentes de ventas y de los gerentes en una direccin diferente. Una vez ms, el campo Sueldo en cada tabla es usado como campo de vnculo. Sin embargo, el vnculo se establece desde la tabla Gerentes a la tabla Agente de Ventas utilizando un vnculo Menor que en los campos Sueldo vinculados:
SELECT Gerente. Apellido, Gerente. Sueldo, Agente de Ventas. Apellido, Agente de Ventas. Sueldo FROM Gerente Gerente, Agente de Ventas Agente de Ventas WHERE Gerente. Sueldo < Agente de Ventas. Sueldo
Este enunciado SQL genera una tabla algo diferente a la que genera el vnculo Mayor que: Tabla Gerente Apellido Fuller Fuller Brid Brid Buchanan Buchanan Buchanan Martin Hellstern Tabla Gerente Sueldo $32,000.00 $32,000.00 $30,000.00 $30,000.00 $29,500.00 $29,500.00 $29,500.00 $35,000.00 $45,000.00 Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Patterson Dodsworth Dodsworth Tabla Agente de Ventas Sueldo $35,000.00 $48,300.00 $35,000.00 $48,300.00 $35,000.00 $48,300.00 $30,000.00 $48,300.00 $48,300.00
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Vnculo Menor o igual que [<=] El conjunto de resultados de un vnculo Menor o igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal es menor o igual que el valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. El ejemplo en este caso es idntico al ejemplo del vnculo Menor que, pero utiliza el vnculo Menor o igual que:
SELECT Gerente. Apellido, Gerente. Sueldo, Agente de Ventas. Apellido, Agente de Ventas. Sueldo FROM Gerente Gerente, Agente de Ventas Agente de Ventas WHERE Gerente. Sueldo <= Agente de Ventas. Sueldo
Este enunciado SQL produce datos como los siguientes: Tabla Gerente Apellido Fuller Fuller Brid Brid Brid Buchanan Buchanan Buchanan Martin Martin Hellstern Tabla Gerente Sueldo $32,000.00 $32,000.00 $30,000.00 $30,000.00 $30,000.00 $29,500.00 $29,500.00 $29,500.00 $35,000.00 $35,000.00 $45,000.00 Tabla Agente de Ventas Apellido Davolio Dodsworth Davolio Dodsworth Patterson Davolio Dodsworth Patterson Davolio Dodsworth Dodsworth Tabla Agente de Ventas Sueldo $35,000.00 $48,300.00 $35,000.00 $48,300.00 $30,000.00 $35,000.00 $48,300.00 $30,000.00 $35,000.00 $48,300.00 $48,300.00
Vnculo No Igual que [!=] El conjunto de resultados de un vnculo No Igual que incluye todos los registros en que el valor del campo vinculado de la tabla principal no es igual al valor del campo vinculado de la tabla de bsqueda. Este tipo de vnculo se puede usar para encontrar posibles combinaciones de elementos cuando una tabla se combina consigo misma (autocombinacin).
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Por ejemplo, una compaa puede tener una tabla que describe todos los productos que vende. Si deciden tener una venta especial, ofreciendo a sus clientes que si compran un artculo podrn llevarse el segundo a mitad de precio, necesitarn tener una lista de todas las posibles combinaciones de dos productos:
SELECT Producto1. Nombre de Producto, Producto2. Nombre de Producto, FROM Producto Producto1 Producto Producto2 WHERE Producto1. Nombre de Producto != Producto2. Nombre de Producto
En este enunciado SQL, la tabla Producto es abierta dos veces. La primera vez, se le da el alias Producto1. La segunda vez, se le da el alias Producto2. Luego, el campo Nombre de Producto es usado para vincular desde la tabla Producto1 a la tabla Producto2. sta es la misma tabla, pero como se ha abierto dos veces utilizando alias diferentes, Crystal Reports la considera como dos tablas independientes. Un vnculo No Igual que se usa para vincular las tablas mediante el campo Nombre de Producto. Como resultado, cada producto es apareado con cada uno de los otros productos, pero no es apareado consigo mismo. Producto1 Nombre de Producto Craze Adult Helmet Craze Adult Helmet Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock Craze Mtn Lock Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove InFlux Lycra Glove InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Roadster Micro Mtn Saddle Roadster Micro Mtn Saddle Producto2 Nombre de Producto Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet InFlux Lycra Glove Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock Roadster Micro Mtn Saddle Craze Adult Helmet Craze Mtn Lock InFlux Lycra Glove
Nota: El smbolo != se utiliza para representar un vnculo No Igual que, si el controlador del origen de datos ODBC de los datos a los que se est teniendo acceso admite este smbolo. En caso contrario, el smbolo predeterminado <> se utiliza para representar un vnculo No Igual que.
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Qu es SQL?
SQL es un lenguaje de consulta diseado para organizar, administrar, desarrollar y consultar grandes bases de datos relacionales en redes de computadoras. SQL es un lenguaje comn en la Ciencia de la Informacin y la industria de la Administracin de la Informacin. El lenguaje ha sido estandarizado por el American National Standards Institute (ANSI) y la International Standards Organization (ISO), esto significa que hay caractersticas especficas que deben estar presentes en cualquier versin de SQL producida por una compaa de software para que esa versin sea oficialmente llamada SQL. Muchos distribuidores de software agregan caractersticas ms avanzadas a su versin de SQL en un esfuerzo de mejorar el lenguaje y atraer clientes, pero debe, como mnimo, retener los estndares originales establecidos por ANSI e ISO. Usted debe comprender que SQL no es un verdadero lenguaje de computadora. No puede ser utilizado para crear sistemas operativos o programas de computadora que funcionen por si mismos. SQL es referido algunas veces como un sublenguaje que puede ser usado desde otros lenguajes o programas; el propsito del lenguaje SQL es especfico para trabajar con bases de datos relacionales. La sintaxis del lenguaje SQL est construida en un sistema de mandar enunciados SQL al servidor de la base de datos SQL. Cada enunciado es una peticin para realizar una operacin de base de datos como crear un archivo de base de datos, agregar tablas y campos a la base de datos o recuperar datos desde bases de datos. El servidor SQL analiza el enunciado SQL y realiza la operacin requerida. Si el enunciado es una peticin de datos, el servidor rene los datos y los regresa a la estacin de trabajo del cliente para que el usuario pueda verlos.
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Una consulta SQL es un enunciado SQL diseado especficamente para solicitar datos de una o ms bases de datos SQL. Algunos programas SQL requieren que usted escriba una consulta SQL directamente utilizando un editor de texto, mientras que otros proporcionan interfaces grficas que guan al usuario a travs del proceso de consultar una base de datos. En este ltimo caso, el programa debe crear un enunciado SQL basada en la informacin que usted proporciona. Este enunciado es la consulta SQL real y es la que se utiliza para solicitar los datos. Crystal Reports pertenece a ambas categoras de aplicaciones compatibles con SQL. Arquitectura cliente/servidor Una de las caractersticas ms poderosas de los programas SQL SABD es su habilidad para usar eficientemente la arquitectura de la red de cliente/servidor.
Una estructura de red simple consta de uno o ms servidores de red que proporcionan una ubicacin comn en la que todos los usuarios de la red pueden obtener datos y programas. Muchos servidores de red tambin proporcionan seguridad de red, servicios automatizados tales como hacer copias de seguridad de datos y recursos de supervisin de red para proporcionar el mejor servicio posible a todas las estaciones de trabajo de la red. Debido a las altas demandas de procesos requeridos por un servidor de red, la computadora utilizada como servidor a menudo es una mquina poderosa y rpida que puede tener varios procesadores, varias unidades de disco duro y varias unidades CD-ROM. Un cliente de red es una estacin de trabajo de una sola computadora usada regularmente por uno o ms empleados de la compaa. Un usuario trabaja en el cliente y tiene acceso a los datos y programas del servidor por medio de la red. Los procesamientos voluminosos que requieren mucho tiempo y recursos son manejados por el servidor y los resultados finales son enviados de regreso al cliente. Esto proporciona a los usuarios una administracin ms eficiente del tiempo porque la estacin de trabajo local ocupa menos tiempo en procesamiento y tiene ms tiempo "libre" disponible para el usuario.
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Muchos programas computacin de modernos estn basados en la arquitectura operacional cliente/servidor. Un programa cliente/servidor tiene dos partes, un programa basado en servidor que est ubicado en un servidor de red y un programa basado en cliente que est ubicado en la estacin de trabajo del usuario. El programa del servidor maneja complejos procesos que consumen mucho tiempo y requieren mucha capacidad de procesamiento, pudiendo aprovechar los recursos y capacidad de procesamiento de la computadora del servidor de la red, mientras que el programa de cliente provee una interfaz fcil de usar, diseada para ayudarles a hacer el trabajo ms rpido y mejor de lo que podra ser hecho de otra manera.
En ocasiones, un programa cliente/servidor estar disponible para un cierto nmero de puestos, dependiendo del coste del programa. Cada sitio es una estacin de trabajo de cliente o un solo usuario de cliente, que puede ser conectado y utilizar el software de cliente/servidor, dependiendo de lo que haya elegido el distribuidor. Muchas veces, los distribuidores de software venden sitios adicionales para sus programas y cada sitio contenie un juego completo de software del programa del cliente. No confunda los programas servidores con una computadora servidora de red. Ambos son referidos frecuentemente como servidores. Sin embargo, un programa servidor reside en el servidor de la red, tomando en cuenta las capacidades del equipo y sistemas operativos del servidor. Un servidor es una mquina fsica a la que los clientes de la red estn conectados por cables o algn otro dispositivo de conexin.
El SABD SQL
Un Sistema de Administracin de Base de Datos (SABD) SQL es un ejemplo comn de un paquete de software cliente/servidor. Un SABD SQL estndar incluir un programa SQL del servidor que controla todo el trabajo real de constrair y trabajar con bases de datos y sus datos. El SABD incluir por lo menos un conjunto de software SQL de cliente (un sitio) que se puede conectar al servidor SQL por medio de la red. El software de cliente SQL generalmente consiste de, al menos un editor de enunciados
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SQL que puede utilizar para escribir y ejecutar enunciados SQL y una capa subyacente de comunicaciones que trabaja con el programa del servidor SQL en la red. Cuando ejecuta un enunciado SQL, el software de cliente pasa el enunciado a la capa de comunicaciones, la cual lo enva por la red al servidor de software. El servidor SQL analiza el enunciado, realiza la operacin requerida y regresa cualquier dato pedido al software de cliente. Si el software de cliente recibe cualquier dato de regreso, muestra los datos al usuario.
Procedimientos almacenados Adems de los atributos comunes de bases de datos relacionales (tablas, campos, registros, etc.), muchos sistemas DBMS SQL admiten procedimientos almacenados. Un procedimiento almacenado es un programa SQL compilado, consistente de uno o ms enunciados SQL. Un procedimiento almacenado puede ser usado para definir una consulta SQL que usted usar en forma repetida. Adems, variables, expresiones condicionales y argumentos de variables pueden ser definidos en procedimientos almacenados de manera tal que usted tenga que proporcionar cierta informacin antes de que el procedimiento sea ejecutado.
Dado que los procedimientos almacenados pueden devolver un conjunto de resultados, pueden proporcionar un conjunto especfico de datos al ejecutarse. De hecho, Crystal Reports permite ejecutar un procedimiento almacenado en una base de datos SQL y usar los datos devueltos para disear un informe. Si el procedimiento almacenado est diseado para solicitar a un usuario la informacin sobre la que se basa la consulta, Crystal Reports solicitar dicha informacin cuando se seleccione el procedimiento almacenado para el informe.
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El lenguaje SQL
Dado que Crystal Reports usa el lenguaje SQL para tener acceso a las bases de datos cliente/servidor a travs de ODBC, se puede comprender mejor el proceso de elaborar informes si se conocen algunas de las clusulas (comandos) SQL que se utilizan: SELECT La clusula SELECT indica elementos de datos especficos a recuperar de las tablas de base de datos. El elemento recuperado puede ser el valor en un campo de base de datos (columna) o puede ser el resultado de una operacin de clculo realizada mientras se recuperan los datos. Por ejemplo:
SELECT TABLAX. NOMBRE, TABLAX. ESTADO
DISTINCT La clusula DISTINCT obliga a la consulta a recuperar slo conjuntos de datos nicos (distintos). Una fila de resultados ser recuperada slo una vez. El enunciado SELECT anterior puede ser cambiado para usar la clusula DISTINCT:
SELECT DISTINCT TABLAX. NOMBRE, TABLAX. ESTADO
FROM La clusula FROM especifica las fuentes de los campos de base de datos indicados en la clusula SELECT. FROM enumera las tablas de base de datos reales que contienen los campos y registros teniendo los datos requeridos. La clusula FROM generada por Crystal Reports antecede al nombre de cada tabla con el alias que usa
441
para identificar la tabla en el informe. Lo que sigue ilustra la clusula FROM con la clusula SELECT:
SELECT TABLAX. NOMBRE, TABLAX. ESTADO FROM TABLAX TABLAX
WHERE La clusula WHERE tienes dos propsitos: Especificar un criterio de seleccin de registros. Mostrar cmo se combinan dos tablas de base de datos. Cuando WHERE es usado para especificar un criterio de seleccin de registros usando una condicin de bsqueda, ste determina qu registros (filas de datos) van a ser recuperados. Por ejemplo:
SELECT MITABLA. VENDEDOR, MITABLA. TOTALVENTAS FROM MITABLA MITABLA WHERE MITABLA. TOTALVENTAS < 10000.00
Si WHERE es usado para especificar la manera en que dos tablas son vinculadas, un operador de unin SQL se interpone entre los dos nombres de las tablas. Consulte Vinculacin de opciones en la pgina 427. El siguiente es un ejemplo de la clusula WHERE uniendo dos tablas:
SELECT CLIENTE. ID DEL CLIENTE, CLIENTE. NOMBRE DEL CLIENTE, PEDIDOS. MONTO DEL PEDIDO FROM CLIENTE CLIENTE, PEDIDOS PEDIDOS WHERE CLIENTE. ID DEL CLIENTE = PEDIDOS. ID DEL CLIENTE
ORDER BY La clusula ORDER BY indica que los registros de base de datos recuperados sean ordenados de acuerdo a los valores en un campo especfico. Si la clusula ORDER BY no es usada, los registros son recuperados en el orden en que aparecen en la base de datos original. Si ms de un campo es especificado despus de la clusula ORDER BY, los registros son ordenados de acuerdo a los valores en el primer campo especificado, luego, dentro de ese ordenamiento, son ordenados de acuerdo a los valores en el segundo campo, y as sucesivamente.
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Nota: ASC indica que los valores en el campo son ordenados de manera ascendente en lugar de descendente (DESC). El ascendente ordena las letras de la A a la Z y los nmeros de 0 a 9. GROUP BY La clusula GROUP BY recupera un conjunto de datos de resumen. En lugar de recuperar los datos en si, GROUP BY los agrupa y resume cada grupo de acuerdo a una funcin de resumen SQL. El servidor slo devuelve a Crystal Reports la informacin de resumen correspondiente a cada grupo. Por ejemplo:
SELECT MITABLA. ESTADO, MITABLA. CODIGO POSTAL, SUM (MITABLA. VENTAS) FROM MITABLA MITABLA GROUP BY MITABLA. ESTADO, MITABLA. CODIGO POSTAL
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servidor, liberndose de este modo memoria y recursos locales para tareas ms importantes. Es por eso que el procesamiento del lado del servidor slo funciona para aquellos informes que han sido ordenados y agrupados; si el informe ho ha sido agrupado y ordenado (por ejemplo, si el informe consiste de una lista simple), entonces no hay ningn procesamiento que pasar al servidor. Tambin debe observarse que el procesamiento del lado del servidor trabaja slo para informes basados en orgenes de datos SQL. Nota: Esta descripcin slo es aplicable al proceso de pasar las tareas de agrupamiento y ordenamiento al servidor. Se pueden utilizar grandes cantidades de recursos del servidor para las bases de datos temporales que se requieren cuando se pasa la tarea de agrupamiento al servidor. Recuerde siempre que para ejecutar el agrupamiento en el servidor, su informe debe satisfacer las siguientes condiciones: La opcin Ejecutar agrupamiento en servidor (en el cuadro de dilogo Opciones) debe estar activada. Para obtener ms informacin, consulte Cmo activar el procesamiento del lado del servidor en la pgina 446. El informe debe usar alguna forma de agrupamiento. El informe debe estar al menos parcialmente oculto (por lo menos, la seccin Detalles debe estar oculta). Ya que el servidor procesar aquellas secciones que estn ocultas, cuanto ms grande sea la porcin visible del informe, mayor ser la cantidad de procesamiento que debe ejecutarse en el lado del cliente. Si la seccin de Detalles es visible, no ser posible el procesamiento del lado del servidor. En algunos casos, los campos de frmula deben ser procesados en lado del cliente. Si el agrupamiento se basa en un campo de frmula, o si se usa una frmula en un campo de resumen, entonces todos los registros deben ser transferidos al lado del cliente antes de evaluar la frmula. Esto aumentar el tiempo requerido para ejecutar el informe. Por lo tanto, talvez sera ms conveniente para usted usar enunciados SQL como una alternativa para las frmulas. Nota: Las frmulas usadas para la seleccin de registros son una excepcin y se pueden procesar en el servidor. Para que el informe pueda ser procesado en el servidor, todos los totales acumulados que aparecen en el informe deben ser basados en campos de resumen (ya que los datos necesarios para los totales acumulados sern movidos al lado del cliente). Para que el informe sea procesado en el servidor, no debe contener resmenes basados en las funciones Average o Distinct. El informe no debe contener agrupamientos de valores especficos.
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Nota: Cuando usted traspasa en una seccin oculta de un informe que usa procesamiento del lado del servidor, la conexin al servidor se iniciar automticamente. Si el cliente est desconectado del servidor (por ejemplo, si usted descarga un informe a su laptop y trabaja en l desde una ubicacin remota), el traspasar en los datos producir un error. Si usted guarda un informe que ha sido parcialmente procesado en el servidor usando la opcin Guardar los datos con el informe, el programa guardar solamente aquellos registros que han sido tansferidos al lado del cliente. En otras palabras, si se ha profundizado en una seccin oculta y hay una ficha para esos datos en Crystal Reports (indicando que los datos se han transferido), dichos registros se guardarn con el informe.
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La lista inferior izquierda muestra los nombres de los campos de informe asignados. Cuando usted asigna campos en las listas superiores, estos aparecern en las listas inferiores. La lista inferior derecha mustra los nombres de los campos de base de datos asignados. Cuando usted asigna campos en las listas superiores, estos aparecern en las listas inferiores. Por cada campo de base de datos que ha cambiado, seleccione el campo de informe y el campo de base de datos en las secciones superiores y haga clic en Asignar. Los nombres de los campos sern movidos de las listas superiores a las inferiores. Usted no tiene que reasignar cada campo del informe. Por ejemplo, si elimina un campo de base de datos, no es necesario reasignar el campo de informe correspondiente, ya que no tendr tal campo en su informe. Puede hacer clic en Aceptar para cerrar el cuadro de dilogo sin reasignar cada campo listado en la lista superior izquierda. En algunas ocaciones, tendr que desasignar o desvincular ls campos de informe y de base de datos que ya ha asignado. Por ejemplo, usted podra asignar los campos equivocados o intentar asignar un campo de informe a un campo de base de datos ya asignado. En estos casos, puede seleccionar un campo de informe en las listas inferiores (el programa automticamente selecciona el campo de base de datos) y hacer clic en Desasignar. El nombre del campo ser movido de las listas inferiores a las superiores. Nota: Crystal Reports no actualiza automticamente los datos del informe cuando se cierra el cuadro de dilogo Campos Asignados. Si quiere actualizar sus datos, haga clic en el botn Actualizar de la barra de herramientas estndar.
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posible, el programa verifica cada nombre de campo en el informe con el campo correspondiente en la base de datos. Si hay inconsistencia en alguno de los nombres de campo, el cuadro de dilogo Asignar Campos aparecer automticamente. Nota: Los campos del informe que se dejan sin asignar sern removidos del informe.
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El comando Establecer ubicacin del origen de datos muestra el cuadro de dilogo Campos Asignados si detecta alguno de los cambios siguientes en la estructura de la base de datos: Se ha eliminado un campo de la base de datos. Se ha cambiado el nombre de un campo de la base de datos. La base de datos es totalmente nueva. Nota: El programa buscar estos cambios solamente si la base de datos tiene un nombre diferente o si el nombre ha sido cambiado. Si la base de datos tiene el mismo nombre, el cuadro de dilogo Asignar Campos no aparecer, y usted tendr que verificar la base de datos cuando haya terminado de establecer la ubicacin. Para obtener ms informacin, consulte Uso del proceso de verificacin de base de datos en la pgina 448.
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5 Haga clic en el botn Asignar. Los campos resaltados del informe y de la base de datos desaparecen de las listas mencionadas y aparecen en las listas correspondientes de la parte inferior. 6 Repita los pasos del 3 al 5 por cada campo no asignado que desee reasignar. Nota: Si el nombre de algn campo del informe permanece en la lista de la parte superior izquierda cuando sale del cuadro de dilogo, el programa lo quita del informe. 7 Haga clic en Aceptar. El programa reasigna los campos del informe a los campos alterados de la base de datos.
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Este anexo proporciona informacin detallada acerca del modelo de procesamiento de informes. Este modelo determina el orden en el cual se acceden y se manipulan los datos durante la elaboracin de un informe.
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Informacin general
Informacin general
Crystal Reports usa un mtodo de tres pasadas para elaborar los informes. Las siguientes secciones describen lo que sucede durante cada paso de este proceso. Para obtener una representacin visual, consulte el diagrama de flujo situado al final de este anexo.
Qu es una pasada?
Una pasada es un proceso que Crystal Reports usa cada vez que se leen o se manipulan los datos. Dependiendo de la complejidad del informe, Crystal Reports puede hacer 1, 2 o 3 pasadas sobre los datos. Esta funcin permite complejas tareas de elaboracin de informes y manipulacin de frmulas.
Pasada previa n 1
Al observar una vista previa de un informe, los primeros elementos que se evalan son las frmulas constantes. Las frmulas constantes son aquellas que tienen un valor constante durante todo el informe. Es decir, no cambian de un registro a otro. Por ejemplo, 100* 30 sera una frmula constante. Las frmulas constantes se evalan al comienzo del proceso de generacin de impresin y no se vuelven a evaluar. Este proceso se conoce como BeforeReadingRecords. Si ubicara un campo de frmula constante (es decir, 100*30) en la seccin Detalles, el resultado sera 3.000 para cada registro que se muestre.
Pasada n 1
Despus que se ha producido el proceso BeforeReadingRecords, Crystal Reports comienza a leer los registros de la base de datos. Durante el proceso de lectura de registros, ocurrir lo siguiente: Recuperacin de registros. Donde la posible seleccin y ordenamiento de registros se transfieren a la base de datos en este paso. Evaluacin de frmulas recurrentes. Estas frmulas contienen campos de base de datos, pero no contienen referencias a subtotales o informacin de resumen. Este tiempo de evaluacin se conoce como WhileReadingRecords. Las frmulas que contienen referencias a subtotales o informacin de resumen se procesan en la segunda pasada. Aplicacin local de la seleccin de registros. Si la seleccin de registros es demasiado compleja para transferirla a la base de datos, Crystal Reports se encarga de aplicarla en este paso. Ordenamiento, agrupamiento y clculo de totales. En este paso, Crystal Reports ordena los registros, los separa en grupos y luego calcula los subtotales y resmenes necesarios para cada grupo.
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Generacin de tablas cruzadas, grficos y mapas. Slo las tablas cruzadas, los grficos y los mapas que estn basados totalmente en campos de base de datos y las frmulas peridicas se generan en la Pasada n 1. Si estos objetos incluyen totales acumulados o frmulas PrintTime, se generan en la Pasada n 2. Almacenamiento de datos guardados. Despus de terminar el proceso de clculo de totales, todos los registros y totales se almacenan en la memoria y en archivos temporales. Crystal Reports no lee la base de datos nuevamente, sino que utiliza los datos guardados durante todo el procesamiento posterior.
Pasada previa n 2
Durante la Pasada previa n 2, Crystal Reports ordena los grupos del informe para lograr un agrupamiento jerrquico o N superiores/inferiores. Los registros no se leen en este proceso, en cambio Crystal Reports slo ve las instancias de grupo de la Pasada 1 y toma los N superiores como apropiados, o bien ordena los grupos segn la configuracin especificada de agrupamiento jerrquico.
Pasada n 2
Crystal Reports realiza la segunda pasada por los datos para dar formato a las pginas. A las pginas se les da formato a la orden. Esto significa que Crystal Reports no dar formato a una pgina hasta que el usuario lo indique o hasta que lo requiera el recuento total de pginas en la Pasada n 3. Durante el proceso de dar formato a las pginas, Crystal Reports realiza lo siguiente: Frmula de seleccin de grupos. Totales acumulados. Clculo de frmulas marcadas como WhilePrinting Records. Estas frmulas contienen referencias a los subtotales o a la informacin de resumen, tambin conocidas como frmulas PrintTime. Este tiempo de evaluacin se conoce como WhilePrinting Records. Tablas cruzadas, grficos y mapas. Las tablas cruzadas, los grficos y los mapas que incluyen totales acumulados o frmulas PrintTime, y los grficos que estn basados en tablas cruzadas se generan en la Pasada n 2. cuadrculas OLAP. Subinformes. Generar pginas a la orden Nota: Puede que los subtotales, los totales generales y los resmenes parezcan incorrectos si el informe tiene una frmula de seleccin de grupos. Esto ocurre porque los totales generales y resmenes se calculan durante la Pasada n 1, pero la frmula de seleccin de grupos vuelve a filtrar los datos en la Pasada n 2. Es posible usar los campos de totales acumulados en lugar de los resmenes para totalizar los datos de los informes con una frmula de seleccin de grupos.
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Informacin general
Pasada n 3
En la tercera y ltima pasada, se determina el recuento total de pginas. Esto se aplica a los informes que utilizan los campos especiales de nmero total de pginas o Pgina N de M.
Pasada previa 1
Frmulas "constantes"
WhileReadingRecords
Registros de la base de datos Frmulas recurrentes Frmula de seleccin de registros Ordenamiento, agrupamiento, y totalizacin Registros guardados
Pasada 1
Pasada previa 2
Agrupamiento jerrquico
WhilePrintingRecords
Pasada 2
Seleccin de grupo
Totales acumulados
Frmulas PrintTime
Pginas a la orden
Pasada 3
Nota: Aunque los subinformes aparecen en la Pasada n 2 en el diagrama de flujo, se pueden usar subinformes bajo demanda para asegurarse de que el informe principal sigue siendo un informe de una sola pasada. Con los subinformes a la orden, Crystal Reports todava tiene que hacer una segunda pasada sobre los datos; sin embargo, esta segunda pasada no empezar hasta que usted profundice en el subinforme. En consecuencia, puede aumentar el rendimiento de los informes que contienen subinformes mediante el uso de subinformes a la orden.
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Glosario
acceso
Tener acceso a datos significa recuperar datos.
Acrobat Reader
Programa usado para revisar e imprimir manuales en lnea.
ajuste de lnea
Ajuste de lnea es una propiedad de tipo de procesador de texto que automticamente mueve una palabra a la siguiente lnea cuando la palabra es demasiado larga para ajustarse al espacio disponible en la lnea actual.
alias
Un alias es otro nombre asignado a un origen de datos o a una tabla de base de datos. Si una base de datos se llama CLIENTE.DB, por ejemplo, se puede asignar el alias cliente, empresa, DB1, o algn otro nombre que se ajuste a sus necesidades. Los alias hacen ms fcil usar un informe creado con una base de datos cuyo nombre y/o ubicacin ha cambiado desde que se creo el informe.
ancho de campo
El ancho de campo es el tamao del campo en la base de datos original. Un ancho de campo generalmente es fijo, y los valores en el campo pueden llenar todo o solamente una parte del ancho asignado. El programa incluye funciones Trim (de Ajuste) para quitar el espacio en blanco excesivo de los valores de campo que no llenan sus campos respectivos.
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anidar
En Crystal Reports, anidar significa utilizar una expresin If-Then-Else dentro de otra. Por ejemplo, If el grado acadmico de los empleados no es doctor. Then (si el sexo del empleado es masculino, utilice el saludo Estimado Sr. Else utilice el saludo Estimada Sra./Srta.) Else utilice el saludo Estimado Dr. En este ejemplo, la expresin anidada If-Then-Else va entre parntesis. El ejemplo dice: revisar el campo de grado acadmico en el registro de empleado para cerciorarse que el empleado no es doctor. Si esa condicin es verdadera (el empleado no es doctor) entonces se utiliza un saludo de carta basado en el sexo indicado en el registro del empleado. (Si es masculino, entonces utiliza un saludo para el gnero masculino. Si no [si es femenino] utiliza un saludo para el gnero femenino). Si no (esto es, si el empleado es un doctor) utiliza un saludo para Dr. Al utilizar este tipo de construccin de frmula, usted puede crear un conjunto ms amplio de condiciones y consecuencias ms fcil de lo que podra hacerlo sin la funcin anidar.
archivo
Un archivo es un grupo de datos relacionados almacenados bajo un solo nombre. En Crystal Reports, cada informe es almacenado como un archivo nico.
rea
Una rea es un grupo de secciones similares (por ejemplo, Detalles A y Detalles B) que comparten las mismas caractersticas pero pueden ser formateados en forma diferente.
rea Detalles
Una coleccin de una o ms secciones de detalles, por ejemplo, Detalles A, Detalles B, etc.
argumento
Un argumento es un elemento o uno de un grupo de elementos, que recibe la accin de una funcin.funcin Proporciona la informacin que la funcin necesita para operar. La funcin Truncate (truncar), por ejemplo, no puede operar por s misma. Necesita un argumento que identifique el elemento a ser truncado. As, en la frmula en sintaxis Crystal:
Truncate ({pedidos.MONTO DEL PEDIDO})
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Glosario
arrastrar
Arrastrar significa diferentes cosas dependiendo del contexto: Cuando se refiere a mover un campo, arrastrar significa hacer clic en el cuadro del campo y manteniendo el botn apretado, mover el campo a una nueva posicin utilizando el mouse. Suelte el botn del mouse cuando el campo este en la posicin deseada. Cuando se refiere a cambiar de tamao un campo, arrastrar significa hacer clic en uno de los controles de cuadro de campo y, manteniendo el botn apretado, agrandar o achicar el campo utilizando el mouse. Suelte el botn cuando el campo est del tamao deseado. Cuando se refiere a formatear texto, arrastrar significa seleccionar o resaltar el texto de inters moviendo el cursor I sobre el texto mientras aprieta el botn. Suelte el botn cuando ha terminado de seleccionar.
asistente
Crystal Reports incluye un nmero de asistentes que ayudan a crear informes con instrucciones paso a paso. Los asistentes no utilizan un sistema de fichas; en su lugar, se presentan al usuario con una serie de pantallas. Siga simplemente las instrucciones de las pantallas que aparecen y el asistente le guiar a travs de los procedimientos, en otras circunstancias complejos, con un mnimo de esfuerzo.
Asistente de mapas
El Asistente de mapas es una herramienta poderosa que le permite organizar sus datos con la ubicacin de mapas geogrficos en un informe. Usted puede traspasar en estos mapas para ver los datos subyacentes.
Asistente de resaltado
El Asistente de resaltado se usa ms comnmente para resaltar valores de campo de nmeros o de monedas que de alguna manera se distinguen de los otros valores en el informe. Este Asistente ofrece un amplio rango de formatos condicionales, los cuales incluyen el color de la fuente, color de fondo y estilo de bordes. El Asistente de resaltado se puede considerar como un editor de frmulas avanzado que ejecuta la siguiente ecuacin: Si la condicin se cumple, slo entonces aplique estas especificaciones de formato.
atributo
Un atributo es una cualidad aplicada a un objeto (por ejemplo, tamao de fuente, color, etc.).
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barra de herramientas
Es una barra localizada en la parte superior de la ventana de Crystal Reports la cual contiene varios botones sobre los que puede hacer clic para activar los comandos usados con ms frecuencia.
base de datos
Una base de datos es un banco de datos relacionados. Cada unidad (registro) de la base de datos tpicamente est organizada en un formato fijo que facilita recuperar sectores especficos de datos cuando se necesiten. Cada registro est compuesto de uno o ms campos de datos y cada campo de datos puede contener una unidad de datos (conocido como un valor).
bitmap
Un archivo de grficos que puede ser agregado a un informe.
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Glosario
Booleano
Las frmulas Booleanas son frmulas que devuelven un valor S/No (VERDADERO/ FALSO). Por ejemplo, la frmula booleana {detalle de pedidos.CANTIDAD} > 6 compara el valor del campo {detalle de pedidos.CANTIDAD} con 6. Si el valor es mayor que 6 devuelve un S; si es 6 o menor, devuelve un No. Compare esto con una frmula no booleana como {detalle de pedidos.CANTIDAD} * 6. En este caso, el programa devuelve un nmero, el valor de {detalle de pedidos.CANTIDAD} multiplicado por 6. Todas las frmula de seleccin y frmulas de seleccin grupos deben ser booleanas.
cadena
Una cadena es una serie de caracteres conectados (letras, nmeros, smbolos, espacios), almacenados y utilizados como texto. La palabra "hola" es una cadena de texto como lo es la frase "Pedido # 2453" y el nmero de cliente "B30-124-777". Las cadenas son referidas algunas veces como cadenas de texto o cadenas de caracteres.
cadena nula
Una cadena nula es una cadena vaca. No contiene caracteres. Si usted fuera a utilizar la funcin Count (Contar) para contar la cadena, regresara una longitud cero. Se usa "" para designar una cadena nula.
cadena vaca
Una cadena vaca (designada como ) es una cadena que no contiene caracteres. Use una cadena vaca para especificar que nada sea impreso. Por ejemplo, en la frmula:
If {archivo.CAMPO} = 3.5, Then "Cum Laude" Else ""
Usted especifica que las palabras Cum Laude se impriman (Then) si el promedio de notas es 3.5 o mayor. Est utilizando la cadena vaca " " para indicar que nada se imprima (Else) si el promedio de notas es menor que 3.5.
campo BLOB
Un campo BLOB (Binary Large Objects ) es un campo de base de datos cuyos datos constan de objetos grandes binarios, como grficos en mapa de bits, imgenes, objetos OLE, metarchivos, etc. Insertando un campo BLOB en su informe le permite tener acceso a estos objetos binarios de la misma manera como lo hara con otros tipo de datos.
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campo de datos
Un campo de datos (o campo) es el bloque de construccin bsico de un registro. Cada registro est compuesto de uno o ms campos de datos y cada campo de datos puede contener una unidad de datos (conocido como un valor). Un registro de clientes en una base de datos de direcciones de clientes tpica podra contener campos de datos similares a estos: Nombre, Direccin, Ciudad, Estado, Cdigo postal, Telfono, Nmero de Fax. Un campo de datos puede estar vaco o contener un valor. Los datos del campo de datos por lo general se muestran o son impresos en columnas en la Seccin Detalles de un informe.
campo de ordenamiento
Un campo de ordenamiento es un campo de datos en el que se basa el procedimiento de ordenamiento. Una lista de correo, podra estar ordenada, en orden ascendente en el campo {cliente.CDIGO POSTAL}; esto es, los clientes estaran ordenados de manera que aqullos con los cdigos postales ms bajos (menores) apareceran primero y aqullos con los cdigos postales ms altos (mayores) apareceran al final. El informe tambin podra ser ordenado en orden alfabtico ascendente en el campo {cliente.APELLIDO DEL CONTACTO}; esto es, los clientes cuyos apellidos comienzan con A apareceran primero y aquellos cuyos apellidos comienzan con Z apareceran al final.
campo de parmetro
Una clase de campo especial que pide un valor al usuario. Puede utilizar campos de parmetro para ttulos de informe, seleccin de registros, ordenamientos y una variedad de otros usos. Utilizar campos de parmetro le permite crear un informe nico que se puede modificar rpidamente y ajustarse a diferentes necesidades. Nota: El trmino "campo de parmetro" en Crystal Reports es el trmino "parmetros de consultas" en Microsoft Access.
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Glosario
campo resumido
Un campo resumido es un campo que determina la suma de los valores, el valor promedio, el valor mximo, el valor mnimo, o cuenta de valores en un grupo de valores en un campo dado. Al igual que un subtotal, un campo resumido agrupa los datos segn sus especificaciones y luego realiza el clculo o la determinacin requerida.
campos indexados
Campos en la base de datos ordenados en forma especfica para acelerar la recuperacin de registros especficos. En lugar de buscar en todos los datos de todos los registros, el programa va primero al ndice y encuentra un puntero que lo dirige al registro especfico. Los campos indexados estn marcados con puntas de flecha en el Asistente de Seccin.
carta modelo
En Crystal Reports, una carta modelo es una carta que puede ser reproducida y personalizada a gusto, utilizando las excelentes capacidades de los objetos de texto del programa. Las carta modelo generalmente incluyen tanto texto como valores de campo. Usted crea la carta y el programa la ejecuta insertando, cada vez, valores de diferentes registros en la base de datos.
columna
Una columna es el despliegue de datos de una frmula o un campo. Las columnas van de arriba a abajo en la pgina. Contraste con la definicin de fila.
comandos
Si la base de datos que utiliza admite un lenguaje de consulta como SQL, puede escribir su propio comando que se representar en Crystal Reports como un objeto Table. Esto permite a los usuarios con ms experiencia en bases de datos obtener un control total sobre el procesamiento de datos que se transmite al servidor de la base de datos.
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comentarios
Los comentarios son bloques de texto que acompaan a las frmulas y describen su funcionalidad. Crystal Reports ignora los comentarios cuando desarrolla la frmula.
comodn
Un comodn es un carcter que representa cualquier carcter (?) o un grupo de caracteres (*) en la cadena de bsqueda. Por ejemplo, si usted est buscando Dan*, la cadena de bsqueda regresar cadenas como Danielito o Daniel.
concatenar
Concatenar significa juntar dos o ms cadenas de texto para formar una sola cadena continua.
condiciones
En una frmula If-Then-Else, la condicin es la parte If de la frmula, el conjunto de circunstancias que deben suceder (ser verdad) para pasar a la parte Then (o consecuencia) de la frmula. En la frmula If x<5 Then x Else 5, la expresin x<5 es la condicin.
consecuencia
En una frmula If-Then-Else, la consecuencia es la parte Then de la frmula, la accin realizada si la condicin If se cumple. En la frmula If x<5 Then x Else 5, la expresin Then x es la consecuencia.
constante
Una constante es un valor fijo e invariable, contrario a un valor variable que puede tener valores diferentes dependiendo de las circunstancias. El valor 5 es una constante; el valor del campo Cantidad (que algunas veces puede ser 5, algunas veces puede ser un nmero diferente) es un valor variable. Por ejemplo, en la frmula para convertir libras a onzas Onzas = Libras * 16, 16 es una constante mientras que Onzas y Libras son variables. En la frmula Hoy - 1 de Enero de 1900, 1 de Enero, 1900, es una constante, mientras que Hoy es una variable que cambia siempre que la fecha actual cambia. En Crystal Reports, las constantes pueden ser nmeros, cadenas de texto, fechas, cantidades en dlares, hora, fecha/hora, o el resultado de una frmula que en s misma no contiene variables (por ejemplo, 14-9).
control ActiveX
Control personalizado para Visual Basic que incorpora la tecnologa de Vinculamiento e Incrustacin de Objetos (OLE). Antes conocido como control OLE (OCX).
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Glosario
criterio de ordenamiento
El criterio de ordenamiento es un indicador de la direccin en que se quiere mostrar los datos ordenados. Los datos son impresos, tpicamente, bajo uno de dos criterios de ordenamiento: Ascendente (menor a mayor, ms antiguo a ms reciente, primero a ltimo, de A a Z, etc.) o descendente (de mayor a menor, ms reciente a ms antiguo, ltimo a primero, de Z a A, etc.).
cuadrcula
En Crystal Reports, la cuadrcula es una red de "lneas" subyacentes similares a las lneas de papel de grficos. Se usan estas lneas para alinear campos y grficos. Si ha activado la opcin Ajustar a la cuadrcula en el Opciones (cuadro de dilogo), Crystal Reports alinear automticamente cualquier campo que se inserte o cambie de tamao a las coordenadas ms prximas de la cuadrcula.
depurar
Eliminar errores que ocurren cuando se ejecuta una frmula.
desviacin estndar
La desviacin estndar es la raz cuadrada de la variancia. Es una prueba estadstica de cmo algunos valores en un conjunto de valores se desvan del valor trmino medio o promedio para ese conjunto. Puede utilizar la desviacin estndar, por ejemplo, para evaluar la dificultad relativa de las pruebas realizadas a los estudiantes, para evaluar y proyectar las tendencias de compra de los clientes o para comparar los resultados obtenidos por dos o ms productos en evaluacin (anlisis sanguneos de laboratorio, detectores de humo, detectores de radar, etc.). Los usos son infinitos. La desviacin estndar (a diferencia de la desviacin estndar de poblacin) se usa a menudo para proyectar la desviacin estndar de toda una poblacin (todos los valores) basada slo en el anlisis de una pequea muestra de la poblacin. Por ejemplo, una compaa que produce bateras con un nuevo proceso de fabricacin deseara probar las bateras para determinar cuanto tiempo duran antes que se agoten. Si la compaa probara todas las bateras, no tendra productos para vender. Como una alternativa, la compaa podra probar treinta bateras seleccionadas aleatoriamente y proyectar el tiempo de agotamiento promedio y la desviacin estndar para todas las bateras basados en los resultados obtenidos en esas treinta bateras de prueba. Nota: Esta comparacin sugiere simplemente un uso tpico. En la prctica, algunos usuarios prefieren un clculo basado en valores N (PopulationStdDev) mientras que otros prefieren un clculo basado en valores N-1 (StdDev). Ambas formas de desviacin estndar estn en el programa.
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diccionario
Una fuente de datos, rpida y fcil de usar creada para usuarios finales por los profesionales de la computacin en su empresa. El diccionario elimina la necesidad del usuario final, de buscar mltiples bases de datos, lidiar con vnculos, construir frmulas y descodificar nombres de campos crpticos. El usuario slo selecciona los datos que ella o el necesitan del diccionario y, procede a crear el informe.
direccin de ordenamiento
La direccin de ordenamiento describe la manera en que los registros o grupos son impresos en su informe. Se imprimen ya sea en orden ascendente (A a Z, 0 a 9), u orden descendente (Z a A, 9 a 0).
documento contenedor
Un archivo que contiene un objeto OLE vinculado o incrustado.
documento servidor
Archivo que almacena el objeto OLE original.
edicin directa
La capacidad de cambiar las propiedades de un objeto OLE en Crystal Reports. Los elementos de men cambian para proporcionar las herramientas de edicin de la aplicacin de servidor, de modo que pueda efectuar los cambios con facilidad.
elemento
La palabra elemento se usa a veces para describir componentes individuales del informe tales como campos de base de datos, frmulas, campos de grupo. La ficha Diseo utiliza cuadros rectangulares para representar campos.
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Glosario
encabezado
Un encabezado es texto que aparece en la parte superior de una pgina de informe, arriba del cuerpo del informe. Mientras que un encabezado puede contener virtualmente cualquier tipo de informacin, suele contener elementos como el ttulo del informe, el nombre de la compaa, la fecha, el rango de fechas incluidas en el informe, etc. Crystal Reports permite imprimir el encabezado en todas las pginas del informe o slo en las que se seleccionen.
Encabezado de grupo
Un Encabezado de grupo es una seccin creada por el programa cada vez que usted inserta un grupo, un resumen, o un subtotal. La seccin de Encabezado de grupo es utilizada tpicamente para desplegar el nombre del grupo o alguna otra informacin de identificacin.
Encabezado de informe
La seccin de Encabezado de informe es la primera seccin de su informe en la ficha Diseo. En esta seccin se puede poner un ttulo o cualquier dato que desea que slo aparezca en la primera pgina de su informe.
encabezado de pgina
Una seccin que se imprime en la parte superior de cada pgina. Tpicamente, los encabezados de pgina se usan para ttulos y otra informacin de identificacin.
encabezado dinmico
Un encabezado dinmico es un encabezado que cambia de acuerdo con el contenido de un campo. Si usted agrupa sus datos por regin, por ejemplo, un tpico encabezado de grupo dinmico imprimira el nombre de la regin al inicio de cada grupo.
entero
Un entero es un nmero positivo o negativo o cero. Los enteros no tienen lugares decimales.
explorador
El explorador es una programa para ver documentos en un formato HTML.
exportar
Exportar significa distribuir el informe a un archivo de disco o por correo electrnico. Crystal Reports le permite exportar sus informes en muchos formatos populares de hoja de clculos, base de datos, procesador de texto, HTML, e intercambio de datos.
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expresiones Booleanas
Una expresin Booleana define una relacin lgica entre dos o ms elementos. Una expresin Booleana es VERDADERA o FALSA. A>5 And B<10 es una expresin Booleana que utiliza el operador Booleano And. Para que la expresin sea VERDADERA, ambas condiciones (unidas por el operador And) deben ser verdaderas. El valor de A debe ser mayor que 5 y el de B, menor que 10. Si los valores no estn comprendidos en esos rangos, la expresin es FALSE. Las expresiones Booleanas son tiles en las frmulas If-Then-Else. Por ejemplo:
If A>5 And B<10 Then "En rango" Else ""
Esta frmula Crystal dice: Si la expresin booleana A>5 y B<10 es TRUE, se imprime En rango; de lo contrario (si la expresin booleana es FALSE) no se imprima nada (como indica la cadena vaca "").
fecha vaca
Una fecha vaca [designada como Date (0,0,0)] es una fecha que no contiene mes, da, o ao, y por lo tanto no se imprime. Use una fecha vaca en frmulas If-ThenElse que pueden regresar una fecha o no. Por ejemplo, la frmula:
If PageNumber = 1 Then PrintDate Else Date(0,0,0)
Imprime la fecha de impresin en la primera pgina y nada en las dems pginas. Ya que la parte Then de la frmula es una fecha (PrintDate), la parte Else tambin debe ser una fecha, pero una fecha que no se imprime. Para crear una fecha que no se imprime (vaca) utilice la funcin Date y los argumentos (0, 0, 0).
fichas
Las fichas se usan en muchos cuadros de dilogo y Asistentes en Crystal Reports. Las fichas se asemejan a las fichas en las carpetas de archivo comunes. Las fichas siempre tienen texto para indicar lo que usted encontrar en la ficha.
fila
Una fila es el despliegue de datos de un registro nico. Las filas van a lo ancho de la pgina. En este manual, las palabras fila y registro son usadas algunas veces en forma anloga. Contraste con columnas.
formato absoluto
Es el formato que siempre se asigna a un objeto. Vea tambin formato condicional.
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Glosario
formato condicional
Es la habilidad de poder asignar formato a objetos y secciones slo en ciertas situaciones. Por ejemplo, se puede dar formato condicional a campos numricos de base de datos para que se muestren en rojo cuando son negativos.
frmula
Una frmula es una expresin simblica de las manipulaciones que se realizan sobre ciertos datos antes de que sean impresos en su informe. Por ejemplo, si su informe va a tener un campo {archivo.VENTAS} y un campo {archivo.COSTO}, le convendra crear un campo Ganancia Bruta y definir sus cadenas de texto como {archivo.VENTAS} - {archivo.COSTO}. Es una frmula sencilla que le dice al programa que reste el valor del campo {archivo.COSTO} del valor del campo {archivo.VENTAS} y luego imprima el resultado. Puede utilizar las frmulas para calcular valores numricos, comparar un valor con otro y seleccionar otras acciones basndose en la comparacin, unir varias cadenas de texto en una sola y realizar muchas otras operaciones. Crear una frmula en Crystal Reports es como crear una frmula en su hoja de clculo favorita. Nota: El trmino frmula en Crystal Reports es equivalente al trmino expresin en Microsoft Access.
frmula de seleccin
Una frmula de seleccin es una frmula que especifica los registros o grupos de registros que desea incluir en su informe.
fuente de datos
Una fuente de datos es una base de datos, tabla, consulta, diccionario o conjunto de resultados de procedimientos almacenados que provee los datos para el informe.
funcin
Una funcin es un procedimiento o subrutina integrado, usados para evaluar, hacer clculos, o transformar datos. Cuando usted especifica una funcin, Crystal Reports realiza el conjunto de operadores construidas en la funcin sin que usted tenga que especificar cada operacin por separado. De esta forma, una funcin es una especie de taquigrafa que hace ms fcil y rpida la creacin de informes. Crystal Reports incluye una ampla gama de funciones, as como herramientas que permiten crear y guardar funciones adicionales.
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funcin personalizada
Una funcin personalizada es un procedimiento que se crea en Crystal Reports para evaluar y hacer clculos en datos, o para transformarlos. Cuando se utiliza una funcin personalizada en una frmula, todas las operaciones de su definicin se realizan sin tener que especificarlas individualmente en la propia frmula. De este modo, la funcin personalizada proporciona un medio para compartir y reutilizar la lgica de frmulas, con lo que, a su vez, el proceso de creacin de informes resulta ms fcil y rpido para los usuarios.
funciones de agrupamiento
Una operacin que resume datos (suma, calcula un promedio, identifica un valor mximo, etc.). El trmino "funciones de agrupamiento" es frecuentemente asociado con las fuentes de datos SQL.
Galera de Informes
La Galera de Informes es un cuadro de dilogo especial que aparece al hacer clic en el botn Nuevo en la barra de herramientas estndar o al elegir el Nuevo (comando) del men Archivo. La Galera de Informes sirve como un puerta de acceso a todos los asistentes de creacin de informes de Crystal Reports y a la interfaz grfica para seleccionar el informe y tipo de datos para la creacin de informes personalizados.
grupo
Un grupo es un conjunto de registros que de alguna manera estn relacionados uno con otro. Por ejemplo, en una lista de clientes, un grupo consistira de todos aquellos clientes que viven en la misma Zona postal, o en la misma Regin. En un informe de ventas, un grupo podra consistir de todos los pedidos del mismo cliente, o todos los pedidos generados por un agente de ventas especfico. Crystal Reports le ofrece una flexibilidad enorme para agrupar los datos en el informe.
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Glosario
HTML
El lenguaje utilizado por la Web para publicar pginas web en el Internet que contengan vnculos a otras pginas.
indicador
Un indicador es un carcter o grupo de caracteres utilizados para resaltar o identificar elementos de inters y llamar la atencin de los lectores. Por ejemplo, en un informe de cuentas por cobrar, la palabra vencida podra ser impresa como un indicador al lado de cada cuenta vencida.
ndice
Un ndice es un archivo pequeo que identifica la ubicacin de cada registro en una base de datos. Ya que un pequeo archivo de ndice puede ser buscado u ordenado mucho ms rpido que una base de datos grande, Crystal Reports utiliza archivos de ndice para acelerar el proceso de elaboracin de informes. Por ejemplo, en una bsqueda, Crystal Reports busca en el ndice la ubicacin correcta del campo. Una vez hallado, el programa va directamente al campo de base de datos. Semejante bsqueda soluciona la necesidad de buscar cada campo de datos de cada registro en una base de datos. Una base de datos puede tener varios ndices, cada uno basado en un campo (o campos) especfico(s).
informe
Un informe es simplemente una presentacin organizada de datos. Como una herramienta de administracin, el informe proporciona a la gerencia de la empresa la perspectiva necesaria para dirigir efectivamente la organizacin. Crystal Reports le permite crear fcil y rpidamente informes administrativos comprensibles, personalizados y atractivos. Pero, informes en Crystal Reports tambin se refiere a facturas, cartas modelo, etiquetas de correo, y otros elementos relacionados que requieren la organizacin y produccin de datos.
lneas gua
Las lneas gua son lneas que no se imprimen y que son usadas para mover, alinear y cambiar de tamao, con precisin, objetos. Las lneas gua le permiten trabajar en un ambiente de modo libre (sin cuadrcula) y an tener control absoluto sobre la colocacin de objetos en su informe.
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marco de objeto
Un marco de objeto es un cursor rectangular que aparece como una ayuda para ubicar campos y frmulas en el informe. Una vez que ha seleccionado un campo de datos o creado una frmula, aparece el marco del objeto. Cuando mueve el marco a la posicin en donde quiere la frmula o campo y hace clic, el programa inserta el elemento en el punto especificado.
matriz
Una matriz es un grupo de valores, separados por comas. Las matrices se usan con una variedad de Crystal Reports funcines: Average ([matriz]), Maximum ([matriz]), etc. En estas funciones, la matriz es el argumento de la funcin. La funcin trabaja sobre los elementos en la matriz. Los elementos en una matriz pueden ser constantes, campo de datoss o resultados de frmulas.
men contextual
Men dinmico disponible en las fichas Diseo y Vista Previa. Puede tener acceso al men contextual seleccionando un objeto y haciendo clic con el botn derecho.
modo libre
Modo libre implica que la ubicacin de objetos no est limitada a cuadrculas (verticales u horizontales).
muestra
Una muestra, como se usa en estadstica, es un subconjunto de una poblacin utilizado para representar toda la poblacin. A menudo, los investigadores no tienen la opcin de analizar toda una poblacin antes de formular conclusiones basadas en sus pruebas. En tales casos, se usa una muestra para representar el todo. Por ejemplo, a menudo, las encuestas polticas preelectorales estn basadas en las preguntas a cuatrocientas o quinientas personas. De las respuestas de esta muestra, se puede hacer predicciones sobre cmo votar toda la nacin.
nulo
Nulo significa que no hay un valor dentro de un campo de base de datos para un registro dado. No significa cero porque cero es un valor.
numrico
Datos numricos son datos en los que se pueden efectuar operaciones aritmticas. La designacin numrica se refiere a la manera en que los datos son manejados por Crystal Reports y programas de base de datos, no la manera como usted ve los datos. Por ejemplo, un nmero de serie 12345 se ve numrico, esto es, cada carcter es un nmero. Pero un nmero de serie no es la clase de datos sobre los cuales usted
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Glosario
puede efectuar operaciones aritmticas as que probablemente almacenara un nmero de serie como texto en lugar de como datos numricos. Datos numricos es uno de los muchos tipo de datoss. Los programas de base de datos requieren designar un tipo de dato al crear un campo de datos que se va a utilizar en una base de datos. El tipo de datos que usted selecciona determina las reglas que sigue el programa cuando trabaja con los valores almacenados en ese campo.
nmero vaco
Un nmero vaco [designado como cero (0)] es un valor de campo impreso por lo general cuando un valor no cumple con una condicin especfica en una frmula If-Then-Else numrica. Use un nmero vaco para especificar que se imprima 0. Por ejemplo, en la frmula:
If {archivo.CAMPO} = 3.5 Then {archivo.CAMPO} Else 0
Usted est especificando que el promedio de notas numrico sea impreso (Then) si el promedio de notas es 3.5 o mayor. Usted est usando el nmero vaco 0 para indicar que 0 sea impreso (Else) si el promedio de notas es menor que 3.5. Con frecuencia, un usuario dar formato al campo que contiene esta frmula para que se suprima si es 0. En este caso, no se imprime nada si el valor es cero.
objeto
Un objeto es uno de varias clases de elementos de informe que generalmente contiene datos y tiene propiedades especficas que definen su comportamiento o presentacin. Crystal Reports utiliza las siguientes clases de objetos: Field Text Tablas cruzadas Grfico Subinforme imgenes OLE Cada uno de estos objetos pueden ser formateados individualmente, movidos, cambiados de tamao, duplicados, etc.
objeto de texto
Un objeto de texto es un objeto especializado que puede contener texto, campos de base de datos y campos de frmula. Contiene su propio mini procesador de palabras que puede ser utilizado en cualquier funcin, desde agregar una etiqueta hasta crear un documento completo.
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objeto vinculado
Un objeto vinculado contiene una presentacin del objeto y un puntero dirigido a una parte definida del documento en el servidor. Cuando usted modifica el objeto original en el documento servidor, el vnculo asegura que el objeto en su informe es automticamente modificado tambin. Asimismo, si modifica el objeto en el documento contenedor el archivo original del objeto tambin es modificado.
ODBC
ODBC significa Open Database Connectivity (Conectividad Abierta de Base de Datos). Esta es una interfaz que permite a los programas recuperar datos en los sistemas de administracin de datos utilizando SQL para tener acceso a tales datos. La interfaz permite a un programador desarrollar, compilar, y enviar programas sin especificar sistemas especficos de administracin de base de datos. Tambin se la llama interoperabilidad.
OLE
OLE es un acrnimo para Object Linking & Embedding, (Vinculamiento e Incrustacin de Objetos). Se refiere a la capacidad de crear informes compuestos, esto es, informes que contienen elementos de otros programas y que pueden ser editados utilizando el programa original.
operador
Operadores son smbolos especiales que describen una operacin o una accin que ocurre entre dos o ms valores. Por ejemplo, el smbolo / es un operador que significa dividir. A / B significa divida A entre B. Crystal Reports lee los operadores en una frmula y realiza las acciones especificadas. Crystal Reports contiene operadores aritmticos, de cadena, de comparacin, Booleanos, de conversin, de fecha, y de rango entre otros.
orden de precedencia
El orden de precedencia es un conjunto de reglas que determina el orden en el cual se efectan las operaciones aritmticas en una frmula que involucra mltiples operaciones aritmticas. La multiplicacin (*) y divisin (/) se hacen primero (operaciones de primer orden), seguidas por la suma (+) y resta (-) (operaciones de
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Glosario
segundo orden). Cuando hay mltiples operaciones incluyendo el mismo orden, el orden de precedencia dicta que las operaciones sean realizadas de izquierda a derecha. Si necesita alterar el orden normal, puede utilizar un parntesis.
ordenar
Ordenar es un mtodo para organizar la ubicacin en el cual aparecen los datos en su informe. Crystal Reports tiene herramientas excepcionales para ordenar los datos de su informe.
pegar
Pegar significa recuperar y ubicar datos desde el Portapapeles, dentro de un informe o frmula. Los datos pueden haberse obtenido del mismo informe o frmula o desde uno diferente.
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pie de informe
La seccin Pie de informe es la ltima seccin de su informe en la ficha Diseo. Usted puede poner un resumen en esta seccin, para que slo aparezca en la ltima pgina de su informe.
pie de pgina
Un pie de pgina es texto que aparece al final de una pgina del informe. El texto del pie de pgina a menudo incluye los nmeros de pgina y algunas veces otra informacin que describe o identifica el informe. Crystal Reports le da la opcin de imprimir el pie de pgina en todas las pginas o slo en pginas seleccionadas de su informe.
Pie de informe
La seccin de pie de informe es la ltima seccin de un informe en la ficha Diseo. En esta seccin puede colocar un resumen que desee aparezca solamente en la ltima hoja de un informe.
plantilla
Una plantilla puede ser una copia de un informe que se utiliza como punto de partida para crear un informe nuevo, o puede ser un informe cuyo formato se aplica a un informe nuevo creado en el Asistente para la creacin de informes estndar. Cuando se utiliza un informe como plantilla, no se altera el informe original.
poblacin
Una poblacin es el conjunto total de valores que pudieran ser analizados estadsticamente, en contraste a una muestra que es un subconjunto de la poblacin. Una poblacin no necesariamente se refiere a un grupo de gente; se puede referir al nmero de automviles producidos en una lnea de montaje o al nmero de empresas constructoras licitando un proyecto. Por ejemplo, un agente de inmobiliaria podra vender 20 casas en un ao. La poblacin de casas vendidas por esa persona en ese ao es 20.
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Glosario
propiedad de ajustar
Ajustar es una propiedad "magntica" que atrae objetos cercanos. Crystal Reports usa dos recursos que tienen la propiedad de ajustar: Lneas gua y Cuadrcula. Siempre que un objeto es movido cerca de una lnea gua o una coordenada de cuadrcula, el programa lo ajusta a la posicin para ubicacin y alineacin precisas.
propiedades
Propiedades son cualidades que definen la apariencia o accin de un objeto o una seccin. Hay dos clases de propiedades en Crystal Reports: Activar/Desactivar Propiedad que slo se puede activar o desactivar. Atributo Propiedad para la que hay que proporcionar un valor.
propiedades condicionales
Realizadas en un objeto slo si la expresin de comparacin regresa True (verdadera).
propiedades fijas
Propiedades que siempre sern realizadas en el objeto.
punto de insercin
El punto de insercin es una lnea vertical que indica el punto en el que Crystal Reports insertar cualquier texto que se escriba. Se establece el punto de insercin moviendo el cursor en I a la posicin deseada para insertar el texto y haciendo clic. Cuando escribe por primera vez en una seccin de la ficha Diseo, el programa fija el punto de insercin a la izquierda de la seccin del texto, sin importar donde haya hecho clic con el cursor I.
477
rango
Un rango es un conjunto de valores que caen dentro de un cierto lmite e incluyen un lmite superior e inferior definidos. Por ejemplo, el rango 10 a 20 incluye 10, 20, y todos los nmeros que caen entre medio. Tambin, el rango 1ro. de Enero de 1991 al 30 de Enero de 1991, incluye el 1ro. de Enero, el 30 de Enero, y todas las fechas que caen entre stos. En Crystal Reports, un rango puede estar formado de nmeros, cantidades en dlares, o fechas.
registro
En una base de datos, un registro es una unidad completa de informacin relacionada, una carpeta de archivo electrnico que contiene todos los datos sobre una entidad dada. Cada registro contiene uno o ms campos que contienen los datos especficos de inters. En una base de datos de clientes, por ejemplo, un registro almacenara todos los datos sobre un solo cliente. En una base de datos de inventario, un registro almacenara todos los datos sobre un solo artculo de inventario. Los datos de un registro individual son mostrados o impresos como una fila de datos en un informe de columnas.
regla
La regla proporciona una referencia visual para ubicar y cambiar de tamao campos, grficos, lneas, cuadros, y bitmaps. Los incrementos en la regla estn basados en su configuracin de medicin en la seccin Internacional del panel de control de Windows. La regla tambin permite cambiar los mrgenes de pgina mientras que al mismo tiempo, ve el resultado de los cambios introducidos al informe mismo. La regla es visible tanto en la ficha Diseo como en la ficha Vista previa cuando sus respectivas casillas de verificacin estn activadas en el Opciones (cuadro de dilogo).
regla integrada
Regla que aparece al editar un objeto de texto. Esta regla le permite definir fichas y ubicar objetos con precisin.
regresar
La palabra regresar o retornar se refiere al resultado de una funcin, un operador o una frmula. Por ejemplo: Cuando usa una funcin, sta realiza un clculo o manipulacin que resulta en un cambio de datos de algn tipo. Los datos que resultan son los que la funcin regresa. Por ejemplo, Average(1, 2, 3, 4, 5) devuelve el promedio de la matriz 1, 2, 3, 4, 5. Truncate (1,2345) devuelve la parte entera (nmero completo) del nmero 1,2345.
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Glosario
Cuando utiliza un operador, el resultado de la operacin usando ese operador es lo que regresa la operacin. Por ejemplo, 5*6 es igual a 30. Se puede decir que la operacin 5*6, devuelve 30. Adems, la operacin 100<200 compara los dos valores y devuelve True; 200<100 compara los dos valores y devuelve False. Cuando se utiliza una frmula que contiene funciones u operadores, cada funcin u operacin dentro de la frmula regresa un resultado, pero la frmula total tambin regresa un resultado. Cuando se habla de una frmula, es el resultado de la frmula lo que interesa, no el resultado de las funciones u operaciones individuales. Por ejemplo, en la frmula siguiente:
If {archivo.CANTIDAD} < {archivo.MONTO DE REORDEN} Then "Reordenar" Else ""
Una operacin interna compara el valor del campo {archivo.CANTIDAD} con el valor del campo {archivo.MONTO DE REORDEN}. Si {archivo.CANTIDAD} es menor que {archivo.MONTO DE REORDEN}, esa operacin individual regresa el valor Verdadero, pero eso no es lo que la frmula en su totalidad regresa. La frmula regresa el indicador "Reordenar" cuando la operacin regresa internamente el valor Verdadero.
repositorio
El Crystal Repository es una ubicacin central en la que se pueden almacenar y administrar los objetos de informe personales. Las definiciones de datos tales como las funciones personalizadas y los comandos SQL personalizados tambin se pueden almacenar y conservar en el repositorio. Por tanto, estos objetos son accesibles a los usuarios y los desarrolladores de informes para su utilizacin en informes nuevos que pueden distribuirse por la empresa.
resumen
Un resumen es el valor generado como resultado de una evaluacin, una cuenta, o un clculo realizado sobre los datos de un solo grupo. En un promedio de grupo, Crystal Reports promedia los valores en un grupo de registros; en una cuenta de grupo, cuenta los valores en un grupo de registros, y as sucesivamente. Los valores de resumen son importantes herramientas para la creacin de informes excepcionales.
seccin
Una seccin es una parte del entorno de diseo del informe. El programa divide el entorno de diseo en varias secciones, cada una de las cuales tiene diferentes caractersticas de impresin. Usted pone objetos en las diversas secciones para construir su informe.
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Seccin Detalles
La seccin Detalles de un informe es la parte principal del informe. Usted estructura el informe en esta seccin insertando campo de datoss, frmulas y otros elementos del informe.
seleccionar
Si se trata de un elemento del informe (campo de datos, frmula, etc.), seleccionar significa sealar el elemento y hacer clic para elegirlo como el objeto de la prxima seleccin de men. Con respecto a texto, seleccionar significa resaltar el texto arrastrando el cursor I sobre ste. Con respecto a registros, seleccionar significa identificar y elegir aquellos registros de inters mientras se descartan otros. Con respecto a grupos, seleccionar significa identificar y elegir aquellos grupos de inters mientras se descartan otros.
sintaxis
Sintaxis es un conjunto de reglas que especifican la manera adecuada para usar las funciones y operadores en las frmulas. Al crear frmulas, tiene la opcin de usar sintaxis Crystal o Basic.
solicitud
Una solicitud es un conjunto de criterios que especifican el subconjunto de datos que desea usar en su informe. Por ejemplo, si desea que su informe slo contenga datos de California, se puede crear una solicitud de seleccin de registros que slo recupere registros de California para su informe. Las solicitudes de seleccin de registros y grupos se crean utilizando el Asistente de Seccin.
SQL
SQL es un acrnimo para Structured Query Language (Lenguaje Estructurado de Consultas); un sistema para administrar, organizar y recuperar datos almacenados en una base de datos de computadora. El Lenguaje Estructurado de Consultas es un lenguaje de computadora que permite interactuar con un tipo especfico de base de datos llamada base de datos relacional.
subcadena
Una subcadena es simplemente una parte de una cadena ms grande. "Columbia" es una subcadena de la cadena "British Columbia," "1040" es una subcadena del nmero de cliente "B-1040-0032456," y "B" es una subcadena de la cadena "Presidente Bill Clinton".
480
Glosario
subinforme
Un subinforme es un informe incluido en otro. Tiene todas las caractersticas de un informe con una excepcin: no puede incluir un subinforme. Los subinformes pueden ser de categora libre o pueden estar vinculados a los datos en el informe principal. Crystal Reports le permite insertar tantos informes como desee.
subinforme a la orden
Los subinformes a la orden aparecen slo como hipervnculos en el informe principal. Los datos reales de la base de datos no se leen hasta que el usuario profundiza en el hipervnculo. Slo se recuperarn de la base de datos aquellos datos para el subinforme a la orden que se visualicen. Estos subinformes se denominan a veces informes en tiempo real.
subtotal
Un subtotal es un total parcial, un total de un grupo de datos limitado y especfico en un campo. Por ejemplo, dado los siguientes datos:
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7
un subtotal despus del 3 produce el valor 6 (1 + 2 + 3). Un segundo subtotal despus del 6 produce el valor 15 (4 + 5 + 6). Un subtotal es la suma de todos los valores de un campo, de todos los registros en un grupo. En un informe de ventas, por ejemplo, si subtotaliza la cantidad ordenada por representante de ventas, Crystal Reports junta todos los registros que pertenecen a un determinado representante de ventas y totaliza las cantidades ordenadas de todos los registros.
subyacer
Es la capacidad de imprimir un objeto (un mapa de bits, un grfico, etc.) situado por debajo de varias secciones posteriores a la seccin en la que se coloc. Por ejemplo, puede poner un bitmap en una seccin, formatear la seccin para que aparezca en las siguientes secciones y entonces agrandar el bitmap para que aparezca como fondo en toda la pgina de su informe.
suprimir
Si se suprime algo deja de aparecer. En Crystal Reports se pueden suprimir secciones de informes (encabezados, detalles y pies de pgina), filas y columnas que no contengan valores, as como valores especficos.
481
tabla cruzada
Tablas cruzadas son informes que resumen datos y luego presentan los resmenes en un formato compacto de filas y columnas que facilita el hacer comparaciones e identificar tendencias.
Taller de frmulas
El Taller de frmulas se utiliza para crear y editar numerosos tipos de frmulas en Crystal Reports. Consta de una barra de herramientas, un rbol que enumera los tipos de frmulas que se pueden crear o modificar, y un rea para definir la frmula propiamente dicha. El rea para definir la frmula cambia en funcin del tipo de frmula que se est creando.
tiempo de evaluacin
El tiempo de evaluacin se refiere al tiempo en el proceso de elaboracin de informes en que se evala una frmula. Tres funciones de tiempos de evaluacin son: BeforeReadingRecords WhileReadingRecords WhilePrintingRecords
tipo de datos
Un tipo de datos es una clasificacin de los datos que aparecen en un campo o frmula. Cada parte de dato utilizado en un informe o frmula viene de uno de los siguientes tipos de datos: texto, moneda, nmero, fecha, fecha/hora, hora o Booleano (VERDADERO/FALSO). Es importante entender los tipos de datos porque cada funcin y operador trabaja slo con un nmero limitado de tipos de datos (a menudo uno solo). Para algunos operadores (+ y - por ejemplo), el programa utiliza un conjunto diferente de reglas de clculo para un tipo de datos de los que utiliza para otro.
total
Un total es una suma de valores. Vea tambin total general, total acumulado y subtotal.
total acumulado
Los totales acumulados por lo general son totales mostrados de registro en registro. Totalizan todos los registros (del informe, del grupo, etc.) hasta e incluido el ltimo registro. Por ejemplo, si sus primeros tres registros tienen los valores de 2, 4, y 6, los totales acumulados para cada uno de los tres registros seran 2, 6 y 12, respectivamente.
total general
Un total general es el resumen de todos los valores en una columna para el informe completo.
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Glosario
truncar
Truncar significa cortar o eliminar todos los datos que vienen despus de un punto decimal. Por lo tanto, si trunca 1,2345 se obtiene el valor 1. Si trunca el valor 1,9999 tambin se obtiene el valor 1. Truncar no significa redondear valores sino simplemente eliminar datos no deseados.
uno a varios
Uno a varios se refiere a una situacin que ocurre en bases de datos vinculadas en las cuales un registro en una base de datos puede ser cotejada con muchos registros en otra base de datos. Un ejemplo de un vnculo Uno a varios ocurrira al vincular una tabla de clientes a una tabla de pedidos. En tal caso, para cada cliente en la base de datos principal, habra tpicamente muchos pedidos en la segunda base de datos (de bsqueda).
valor
Un valor es un dato que se encuentra en un campo de datos. En un campo llamado {cliente.NOMBRE DE CONTACTO}, por ejemplo, Juan o Mara podran ser el valor. En un campo llamado {pedidos.MONTO DEL PEDIDO }, 1234.55 o $200 podran ser el valor.
valor predeterminado
Un valor predeterminado es una respuesta precargada a una peticin de datos del software. Es la respuesta que la computadora acepta automticamente si no ingresa datos diferentes.
variancia
La variancia es el cuadro de la desviacin estndar. Es una medida de la cantidad por la cual todos los valores dentro de un grupo varan del valor del trmino medio (promedio) dentro de un grupo. Es una prueba estadstica que puede ser utilizada para evaluar la variabilidad dentro de un grupo de valores (por ejemplo, la cantidad presupuestada por cada uno de los postores en un proyecto de construccin). La variancia (en oposicin a Variancia de poblacin) se usa para proyectar la variancia de toda una poblacin (todos los valores) basndose en pequeas muestras de esa poblacin. Por ejemplo, en un nmero limitado de ofertas de un proyecto de construccin, quizs desee proyectar la variancia de todas las ofertas basndose en la muestra ya tomada. O bien, basndose en las cifras de ventas de los tres primeros meses del ao, quizs desee proyectar la variancia de los pedidos de todo el ao (incluidos los nueve meses que faltan). Nota: Estas comparaciones son simplemente un uso tpico. En la prctica, algunos usuarios prefieren clculos basados en valores N (PopulationVariance) mientras que otros prefieren un clculo basado en valores N-1 (Variance). Ambas formas de variancia estn en el programa. Para una mejor explicacin sobre como usar la variancia, consulte cualquier texto adecuado de estadstica.
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variancia de poblacin
La variancia de poblacin es el cuadrado de la desviacin estndar. Es una medida de la cantidad en que los valores en toda una poblacin varan del valor promedio para esa poblacin. La variancia de poblacin se usa tpicamente cuando todos los valores estn siendo evaluados en lugar de una muestra de esos valores solamente (Variancia). Nota: Esta comparacin sugiere simplemente un uso tpico. En la prctica, algunos usuarios prefieren un clculo basado en valores N (PopulationVariance) mientras otros prefieren un clculo basado en valores N-1 (Variance). Ambas formas de variancia estn en el programa.
verificar
En trminos de Crystal Reports verificar no significa reparar y compactar la base de datos (archivo MDB) como en Access. Significa permitir que el informe entienda los cambios hechos a la estructura de la base de datos (campos y tablas, NO registros).
vnculo
Un vnculo es un campo en comn para dos o ms bases de datos, que sirve como punto de conexin entre esas bases de datos. Crystal Reports usa el vnculo para hacer coincidir los registros de una base de datos con aquellos de otra(s). Por ejemplo, si cada una de las bases de datos contiene un campo de nmero de cliente (aunque los campos pudieran tener nombres diferentes), Crystal Reports puede utilizar esos campos para conectar electrnicamente todos los registros en una base de datos con los correspondientes registros en la(s) otra(s). Cuando se crea un solo informe basado en varias bases de datos, el vnculo garantiza que todos los datos de cada fila de ese informe hacen referencia al mismo cliente (transaccin, factura, etc.). Nota: El trmino "vnculo" en Crystal Reports es equivalente al trmino "relacin" en Microsoft Access.
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Indice
A
accesos directos de teclado ........................................ 8 Access, complemento..................................... 352, 356 actualizar datos campos de parmetro....................................... 382 datos del informe ............................................. 387 agregar clculos a cuadrcula OLAP ............................. 320 filtros a cuadrcula OLAP ................................. 319 Miembros calculados ....................................... 320 agrupar................................................................... 136 con enunciados SQL ........................................ 118 datos en intervalos ........................................... 144 direccin de ordenamiento original ................. 137 en la primera letra del nombre ......................... 146 en servidor ....................................................... 116 informes............................................................. 36 orden especificado........................................... 137 por jerarqua .................................................... 147 y rendimiento................................................... 116 ajustar tamao campos .............................................................. 26 objetos ............................................................. 182 secciones para agregar espacio en blanco ................... 227 para eliminar espacio en blanco.................. 228 ajuste de objetos a lneas gua ................................ 208 alertas de informe creacin........................................................... 346 edicin............................................................. 348 eliminar ........................................................... 349 hacer referencia en las frmulas....................... 350 visualizacin.................................................... 349 alias........................................................................ 413 alineacin, modificacin en celdas......................... 301 alto, modificacin en celdas................................... 301 ancho, modificacin en tabla cruzada .................... 301 aplicaciones de SABDR .......................................... 412 aplicaciones, instalacin........................................... 10 archivo de datos vnculos ....................................... 421 archivos, base de datos, ubicacin ......................... 414 reas geogrficas en mapas de grfico circular ....... 261 reas, identificacin.................................................. 65 arquitectura cliente/servidor ................................................ 438 procesamiento del lado del servidor............ 443 modelo relacional ............................................ 412 asistencia tcnica ....................................................7, 8 Asistente de clculo contribucin (%).............................................. 320 crecimiento...................................................... 321 personalizado .................................................. 322 Variancia ......................................................... 321 Asistente de creacin de informes OLAP .................. 19 Asistente de Crystal Report ..............................352, 353 crear un informe de Access.............................. 356 crear un informe en Excel ................................ 353 Asistente de frmulas ............................................. 370 Asistente de grficos............................................... 240 modificar grficos con ..................................... 251 Asistente de Mapas................................................. 259 editar mapas con ............................................. 269 Asistente de N Superiores/Ordenamiento ............... 150 Asistente de resaltado............................................. 233 como establecer prioridades ............................ 236 formato condicional......................................... 234 Asistente de seleccin .....................................123, 141 para seleccin de grupos ................................. 141 y Editor de Frmulas ........................................ 125 Asistente de vnculo visual ..................................... 425 Asistente para la creacin de informes de etiquetas de correo............................................................. 19 Asistente para la creacin de informes de tablas cruzadas.............................................................. 19 Asistente para la creacin de informes estndar ....... 19 asistentes.................................................................. 18 correo ................................................................ 19 estndar............................................................. 19 grfico ............................................................. 251 mapas.............................................................. 259 N superior/ordenar grupo................................. 150 OLAP................................................................. 19 resaltado.......................................................... 233 seleccin ......................................................... 123 tablas cruzadas .................................................. 19 atributo condicional, propiedades .......................... 230 ayuda, asistencia tcnica.........................................7, 8
B
bases de datos ........................................................ 412 alias................................................................. 413 cambio de nombre y de ubicacin................... 413 controladores compatibles con el proceso ....... 108 ejemplo ............................................................. 18
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relacional .........................................................412 seleccionar .........................................................21 tablas, vinculacin ...........................................425 y rendimiento ...................................................106 bases de datos relacionales .....................................412 ndices..............................................................415 Basic (sintaxis), crear frmula..................................370 BeforeReadingRecords ............................................454 bordes agregar .............................................................220 cambio de grficos ...................................................253 de mapas .....................................................274 botones, convenciones ...............................................8
C
cadenas de caracteres, para seleccionar registros ....126 calcular contribucin.....................................................320 en cuadrculas OLAP........................................320 subtotales de datos agrupados ..........................153 campo de frmula creacin de grficos .........................................245 insertar ...............................................................74 vinculacin hacia o desde un ...........................407 campo de ordenamiento .........................................134 campos acceso a datos BLOB..........................................78 ajustar tamao ....................................................26 alias..................................................................413 apariencia ..........................................................25 bloquear tamao y posicin .............................221 cambiar formatos predeterminados...................222 crear de slo lectura .........................................221 eliminar..............................................................34 formato individual en tabla cruzada .........................301 varios a la vez..............................................302 insertar ...............................................................23 adicional .......................................................26 campos especiales .........................................75 conteo total de pginas..................................75 fechas de impresin.......................................75 nmeros de grupo..........................................75 nmeros de pgina ........................................75 nmeros de registro .......................................75 ordenar.............................................................134 reordenar cuadrcula OLAP ..............................316 seleccionar .........................................................26 valores truncados .............................................211 vinculacin hacia o desde campos calculados ......................................................407 campos BLOB ...........................................................78 campos calculados, vinculacin hacia o desde .......407
campos de base de datos combinacin en un objeto de texto .................... 27 insertar ............................................................... 23 reasignar campos alterados .............................. 449 ubicacin en el informe ..................................... 73 campos de detalles creacin de grficos ......................................... 245 creacin de mapas sobre.................................. 262 campos de enunciado SQL colocacin en informes ...................................... 74 creacin ............................................................. 74 cundo usarlos ................................................. 115 para Lgica Case .............................................. 118 para rendimiento.............................................. 115 campos de fecha formato ............................................................ 222 personalizacin................................................ 223 campos de Fecha/Hora formato ............................................................ 222 personalizacin................................................ 223 campos de hipervnculo, insertar .............................. 78 campos de hora formato ............................................................ 222 personalizacin................................................ 223 campos de moneda, formato con el Asistente de resaltado ....................................................... 233 campos de parmetro ............................................. 382 creacin ........................................................... 383 ttulo de informe con ................................... 390 eliminar ........................................................... 386 filtrado de datos ............................................... 113 formato condicional con .................................. 389 insertar ............................................................... 75 para establecer el criterio de ordenamiento...... 393 para rendimiento.............................................. 113 responder a solicitudes..................................... 387 subinformes vnculos ....................................... 399 utilizar en seleccin de registros ............................. 113 para vincular subinformes ........................... 399 campos de resumen, creacin de grficos............... 247 campos de subtotal, creacin de grficos................ 247 campos especiales, insertar....................................... 75 campos incrustados, eliminar lneas en blanco ....... 203 caracterstica de subyacer usar con mapas ................................................ 274 uso con grficos ............................................... 254 caractersticas de zoom .......................................... 252 carpeta de Exchange, exportar a ............................. 330 carpetas de Enterprise, abrir informes con............... 333 cartas modelo creacin ........................................................... 183 imprimir mensajes condicionales ..................... 188 insertar direccin ............................................. 185 insertar una fecha............................................. 184 saludo .............................................................. 186
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usar objetos de texto ........................................ 181 celdas modificacin de alineacin ............................. 301 modificacin del ancho/alto ............................ 301 clusula DISTINCT................................................. 441 clusula FROM ...................................................... 441 clusula GROUP BY .............................................. 443 clusula ORDER BY ............................................... 442 clusula SELECT ..................................................... 441 clusula WHERE .................................................... 442 cliente/servidor, arquitectura .................................. 438 color, agregar ......................................................... 220 colores de fondo, formato (filas/columnas) ............. 301 comandos agregar al repositorio ......................................... 93 convenciones ...................................................... 8 OLE ................................................................. 280 comandos de men, OLE dinmico........................ 279 comandos imagen (OLE) ........................................ 280 combinacin externa completa .............................. 430 combinacin interna .............................................. 428 combinaciones de teclas ............................................ 8 combinar, ordenar y agrupar .................................. 136 compatibilidad con Unicode.................................. 451 complemento Access ............................................. 356 complemento Excel................................................ 352 complementos.................................................352, 353 condicional, formato .............................................. 229 constantes, frmulas............................................... 454 consultas SQL, edicin........................................... 441 conteo igual, en mapa de rangos............................ 259 contraer miembros de dimensin ........................... 315 contribucin (%), calcular ...................................... 320 controladores de bases de datos compatibles con el proceso ......................................................... 108 controladores de impresora actualizacin ................................................... 219 inconsistencias ................................................ 219 convenciones de contabilidad, uso ........................ 226 crecimiento, calcular.............................................. 321 criterio de ordenamiento ascendente ...............................................135, 137 descendente .............................................135, 137 especificado .................................................... 137 original ............................................................ 137 usando campos de parmetro .......................... 393 criterio de seleccin ................................................. 33 Crystal (sintaxis) crear frmula ................................................... 370 Crystal Enterprise.................................................... 101 Crystal Repository Vea repositorio cuadrcula OLAP adicin de totales ............................................ 316 agregar clculos............................................... 320 filtrar................................................................ 319
formato.............................................................313 girar..................................................................316 ordenar.............................................................317 reordenar campos.............................................316 cuadros formato.............................................................225 insertar .............................................................224 cubo OLAP creacin de grficos .........................................250 creacin de mapas ...........................................267
D
datos activos..............................................................102 actualizar informe ............................................387 agrupar....................................................... 36, 136 en intervalos ................................................144 en la primera letra del nombre.....................146 por jerarqua................................................147 campos BLOB ....................................................78 campos de ordenacin .....................................134 creacin de grupos personalizados...................138 de muestra..........................................................18 direccin de ordenamiento original..................137 formato de informes ...........................................80 guardados.........................................................103 informes seleccin de registros ...........................80 minimizacin de transferencia............................99 orden ascendente ..................................... 135, 137 orden descendente ................................... 135, 137 orden especificado ...........................................137 ordenamiento de registros en grupos ................139 resumen de agrupados......................................149 subtotales agrupados ........................................153 tablas cruzadas.................................................286 ubicacin en el informe......................................73 vnculos..............................................................72 datos OLAP filtrar ................................................................319 ordenar.............................................................317 datos resumidos, profundizar en ...............................81 DBMS, SQL ............................................................439 deshacer/rehacer actividades ..................................236 diseo de informes...................................... 48, 50, 220 agregar encabezados de campo .................................31 resumen de informacin .......................... 29, 84 ttulo..............................................................30 ttulos a subinformes....................................409 una pgina de ttulo.......................................83 ajustar tamao campos..........................................................26 secciones para agregar espacio en blanco .......227 secciones para eliminar espacio en blanco .......................................................228
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cambio borde de un grfico .....................................253 bordes de un mapa ......................................274 ttulos de mapas...........................................269 campos balance del espaciado ...........................35 caractersticas de impresin................................52 columnas mltiples ..........................................198 combinacin de secciones relacionadas...........176 cmo se presentan los objetos OLE ..................279 con la ficha Diseo ............................................63 creacin de grficos en resmenes de tabla cruzada ....................248 en un campo de detalle ...............................245 en un campo de frmula..............................245 en un campo de resumen ............................247 en un campo de subtotal .............................247 en un cubo OLAP ........................................250 creacin de prototipos........................................54 decisiones sobre el contenido.............................48 dividir y ajustar el tamao de secciones ...........177 eliminar campos..........................................................34 secciones.....................................................175 espaciado entre objetos basados en texto .........205 estrategias clave ...............................................100 formato absoluto.......................................................220 condicional .................................................229 datos..............................................................80 objetos...........................................................30 insertar campos adicionales .......................................26 campos de base de datos ...............................23 campos de hipervnculo ................................78 campos especiales .........................................75 imgenes .......................................................77 objetos de texto .............................................76 objetos OLE en ............................................277 secciones.....................................................174 manipulacin de datos .......................................51 modificar el texto de leyenda de un grfico ......254 mover seccin ..................................................175 ocultar objetos.........................................................200 secciones.....................................................199 organizacin de datos ........................................80 propiedades condicionales de activar o desactivar .......................................................229 seleccin de registros .........................................80 seleccin mltiple de objetos ...........................212 suprimir secciones para eliminar espacio en blanco ............................................................228
ubicacin campo de frmula ......................................... 74 campos de base de datos en .......................... 73 campos de enunciado SQL............................ 74 campos de parmetro .................................... 75 campos de total acumulado .......................... 75 campos especiales......................................... 75 datos ............................................................. 73 grficos ....................................................... 244 mapas ......................................................... 262 objetos de texto ............................................. 76 utilizar ficha Diseo, reas........................................ 64 ficha Vista previa antes de imprimir .............. 66 mltiples secciones en ................................ 178 objetos de cuadrcula OLAP ........................ 306 vincular dos o ms tablas de base de datos ........ 72 Diseo, ficha ............................................................ 63 DISTINCT, clusula ................................................ 441
E
Editor de Frmulas.................................................. 368 elaboracin de informes dos pasadas...................................................... 454 pasada mltiple................................................ 454 eliminar lneas en blanco ............................................... 180 miembros calculados ....................................... 324 secciones ......................................................... 175 Encabezado de informe, seccin .............................. 64 Encabezado de pgina, seccin ................................ 64 encabezados de campo, insertar ............................................. 31 de grupo dinmicos, creacin .......................... 157 de grupo personalizado, creacin .................... 159 de pgina ........................................................... 82 estndar de grupo, creacin ............................. 157 encabezados de grupo creacin ........................................................... 156 dinmico, basado en una frmula .................... 159 dinmicos .......................................................... 38 eliminar ........................................................... 160 profundizacin................................................. 160 encabezados de grupo dinmicos basado en una frmula..................................... 159 entorno de diseo de informe establecer la orientacin de pgina y el tamao de papel ........................................................ 218 formas preimpresas .......................................... 198 importacin de objetos basados en texto desde un archivo ...................................................... 205 impresora predeterminada ............................... 218 mrgenes de pgina ......................................... 217 objetos basados en texto multilineales, ubicar...... 204 secciones caractersticas de.............................. 196
488
soluciones de diseo ....................................... 195 true-type fuentes .............................................. 216 enunciados SQL ....................................................... 74 enviar informes por fax........................................... 326 escalabilidad con Crystal Enterprise ....................... 101 espaciado entre campos, equilibrar .................................... 35 entre caracteres ............................................... 215 entre lneas ...................................................... 215 espaciado entre objetos basados en texto ............... 205 sangra de lneas .............................................. 210 seleccin de la cuadrcula ............................... 206 uso de la cuadrcula ........................................ 205 espacio en blanco .................................................. 227 agregar a secciones al ajustar........................... 227 borrar al suprimir una seccin ......................... 228 eliminar al ajustar ............................................ 228 etiquetas inteligentes .............................................. 343 Excel complemento ...........................................352, 353 exportar a ........................................................ 328 expandir miembros de dimensin .......................... 315 exploracin ............................................................ 335 configuracin .................................................. 336 formatos de contexto de datos ......................... 341 Otro objeto de informe .................................... 339 Partes del informe ............................................ 337 Profundizar en parte del informe ..................... 337 exportar a carpeta Exchange .......................................... 330 a Excel ............................................................. 328 a Lotus Domino ............................................... 331 a Microsoft Mail .............................................. 332 a un archivo de disco ...................................... 329 a una aplicacin .............................................. 328 destinos ........................................................... 328 informes .......................................................... 327 por fax ............................................................. 326 tipos de formato de exportacin ...................... 327 extrema derecha..................................................... 429
F
fechas, para seleccionar registros ........................... 127 ficha Diseo............................................................. 63 ajustar el tamao de secciones .......................... 66 reas.................................................................. 64 comparacin con la ficha Vista previa ............... 68 dividir secciones................................................ 66 guas horizontales .............................................. 66 guas verticales .................................................. 66 secciones........................................................... 23 ficha Enunciados SQL .............................................. 74 ficha Vista Previa.................................................27, 66 rbol de grupos.................................................. 68 comparacin con la ficha Diseo ...................... 68
vista estndar......................................................67 figuras, insertar .........................................................77 filas, agregar/quitar espacio en blanco entre ...........227 filtros, agregar a cuadrcula OLAP...........................319 formas preimpresas .................................................198 formas, adicin .......................................................225 formato ...................................................................192 absoluto ...........................................................220 agregar formas .........................................................225 lneas...........................................................224 lneas condicionales en blanco....................180 alineacin de celdas.........................................301 ancho/alto de celdas.........................................301 bordes, color y sombreado ...............................220 campos de tabla cruzada individualmente........301 color de fondo de filas y columnas de una tabla cruzada ..................................................301 condicional ......................................................229 condicional con campos de parmetro.............389 condicional con el Asistente de resaltado .........233 convenciones contables ...................................226 cuadrcula OLAP ..............................................313 de datos informes ...............................................80 eliminacin de lneas en blanco .......................180 establecer prioridades de resaltado ...................236 Formato de varios campos a la vez ...................302 modificacin de lneas .....................................224 objetos ...............................................................30 propiedades......................................................220 tablas cruzadas......................................... 286, 300 formato condicional con campos de parmetro ................................389 usando el Asistente de Resaltado ......................233 formatos, cambiar valores predeterminados de campo................................................................222 frmulas..................................................................360 agregar .............................................................370 Asistente de frmulas........................................370 Booleano..........................................................229 buscar y reemplazar texto.................................372 campos de parmetro .......................................382 componentes....................................................364 especificar ...................................................369 con campos de parmetro ................................382 constantes ........................................................454 copiar de la ayuda en lnea ....................................373 de un informe a otro ....................................374 creacin ...........................................................370 campos de parmetro ..................................383 en el Asistente de Frmulas .........................370 totales acumulados ......................................170 cundo evitarlas ...............................................118 de seleccin de registros mejoradas..................109
489
depuracin de errores en tiempo de evaluacin ......................................................376 depurar.............................................................375 edicin .............................................................372 copias de frmulas.......................................374 Editor de Frmulas............................................368 eliminar............................................................375 insercin en informes .......................................370 novedades ........................................................360 plantilla de seleccin de registros .....................126 procesamiento de la seleccin..........................109 seleccin de registros .......................................122 sintaxis .............................................................365 elegir ...........................................................368 solucin de problemas .....................................129 Taller de frmulas.............................................367 tipos .................................................................366 frmulas de alerta ........................................367 frmulas de bsqueda..................................366 frmulas de condicin de total acumulado......367 frmulas de formato condicional .................366 frmulas de informe.....................................366 frmulas de seleccin ..................................366 usos tpicos.......................................................363 y resmenes .....................................................119 y totales acumulados ........................................119 frmulas de seleccin campos de parmetro .......................................382 condiciones de lmite de rango.........................423 plantillas para ...................................................126 solucin de problemas .....................................129 y rendimiento ...................................................109 frmulas de seleccin de grupo creacin ...........................................................142 solucin de problemas .....................................142 frmulas de seleccin de registros ajuste................................................................131 avanzado..........................................................111 creacin ...........................................................142 espacios en blanco ...........................................132 estrategias para escribir ....................................111 inconsistencias de maysculas y minsculas ....131 para rendimiento ..............................................109 plantillas para ...................................................126 solucin de problemas .....................................129 trabajo con campos de parmetro ....................382 FROM, clusula ......................................................441 fuentes condicionales, cambiar ....................................231 definir tamaos fraccionarios............................216 funciones en clculos OLAP.............................................323 MDX ................................................................323 funciones personalizadas agregar al repositorio..........................................92 utilizar en el Asistente de frmulas ...................370
G
girar cuadrculas OLAP ........................................... 316 graduacin mapas .................................................. 260 Grfico Circular...................................................... 242 Grfico de Anillo .................................................... 242 Grfico de Area ...................................................... 242 Grfico de Ascensin 3D ........................................ 242 Grfico de Barras.................................................... 241 zoom ............................................................... 252 Grfico de Burbujas................................................ 243 Grfico de Cotizaciones ......................................... 243 Grfico de Dispersin XY ....................................... 243 Grfico de Lneas.................................................... 242 zoom ............................................................... 252 Grfico de Radar .................................................... 243 Grfico de Superfcie 3D ........................................ 243 grficos................................................................... 240 cambio del borde ............................................. 253 caractersticas de zoom .................................... 252 creacin ........................................................... 245 en campos de detalles ................................. 245 en campos de frmula ................................. 245 en campos de resumen................................ 247 en campos de subtotal................................. 247 en resmenes de tabla cruzada ................... 248 en un cubo OLAP........................................ 250 diseo .............................................................. 240 especificacin condiciones................................................. 245 value ........................................................... 245 formato condicional ......................................... 253 insertar ......................................................... 39, 77 modificacin con comandos de Opciones de grfico ....... 252 con el Asistente de grficos ......................... 251 texto de leyenda .......................................... 254 organizacin automtica .................................. 253 profundizacin................................................. 244 con leyendas ............................................... 244 tipo .................................................................. 241 anillo........................................................... 242 rea ............................................................. 242 barra, zoom................................................. 252 barras .......................................................... 241 burbujas ...................................................... 243 circular........................................................ 242 cotizaciones ................................................ 243 Grfico de ascensin 3D ............................. 242 Grfico de superficie 3D ............................. 243 lnea............................................................ 242 lnea, zoom ................................................. 252 radar ........................................................... 243 ubicacin ......................................................... 244 uso de la propiedad de subyacer con ............... 254 GROUP BY, clusula.............................................. 443
490
grupos clculo de un porcentaje ................................. 155 creacin de grupos personalizados............................ 138 totales acumulados ..................................... 166 totales acumulados condicionales de .......... 167 totales acumulados usando una frmula ..... 170 edicin ............................................................ 149 ordenar registros en ................................................. 139 segn valores resumidos ............................. 150 seleccionar con el Asistente de Seleccin ........ 141 subtotales ........................................................ 153 Guardar archivo como, cuadro de dilogo ............... 32 Guardar como, cuadro de dilogo............................ 32 guardar informes ...................................................... 32 Guardar, cuadro de dilogo ..................................... 32
I
If-Then-Else con Lgica Case.................................. 118 imgenes, insertar ...............................................39, 77 importacin de objetos basados en texto desde un archivo ......................................................... 205 impresin actualizacin de controladores de impresoras...... 219 caractersticas del rea de informe ..................... 52 consideraciones sobre controladores de impresora ....................................................... 219 de tablas cruzadas en mltiples pginas .......... 300 orientacin horizontal ..................................... 218 orientacin vertical .......................................... 218 impresora predeterminada...................................... 218 inconsistencias de datos, solucin en mapas .......... 271 incrustados, en relacin con vinculados................. 281 indicador de edad de los datos................................. 67 ndices de datos guardados .................................... 450 seleccionar campos para indexar ..................... 451 ndices de tablas, para rendimiento ........................ 106 ndices, para rendimiento....................................... 106 informes actualizar datos ............................................... 387 actualizar objetos de repositorio en ................... 96 agregar resumen de informacin ............................... 84 una pgina de ttulo ...................................... 83 agrupar datos........................................................... 136 registros ........................................................ 80 aumento o reduccin de la vista ........................ 82 bsqueda de datos ............................................. 50 cambio bordes de un mapa ..................................... 274 nombres de bases de datos ......................... 413 ttulos de mapas.......................................... 269 ubicaciones de bases de datos .................... 413
campos de parmetro en ....................................75 campos de total acumulado en...........................75 caractersticas del rea impresin .......................52 combinacin de secciones relacionadas...........176 cmo se presentan los objetos OLE ..................279 complemento Access................................ 352, 356 complemento Excel .................................. 352, 353 consideraciones de diseo para rendimiento ....101 consideraciones de rendimiento .......................424 creacin .............................................................18 informe OLAP..............................................307 nueva ............................................................21 nuevo con Inicio rpido.................................40 crear de slo lectura .........................................221 decisiones sobre el contenido.............................48 diseo bsico .....................................................48 dividir y ajustar el tamao de secciones ...........177 dos informes no relacionados combinacin....... 406 eliminar seccin ...............................................175 encabezados y pies de pgina ............................82 enviar por fax ...................................................326 exportar............................................................327 a Lotus Domino ...........................................331 a Microsoft Mail ..........................................332 a un archivo de disco ..................................329 a una aplicacin ..........................................328 a una carpeta de Exchange ..........................330 formato con una plantilla .........................................192 datos .............................................................80 formato absoluto ..............................................220 formato condicional .........................................229 formular el propsito ..........................................48 frmulas campos ................................................74 guardar...............................................................32 insertar campos de base de datos ...............................23 campos de hipervnculo ................................78 campos especiales .........................................75 objetos de texto .............................................76 objetos OLE .................................................277 secciones.....................................................174 ttulo..............................................................30 manipulacin de datos .......................................51 mover seccin ..................................................175 optimizar el rendimiento ....................................99 ordenar datos con campos de ordenamiento ............134 registros .........................................................81 organizacin ......................................................49 organizacin de datos ........................................80 representacin de desbordamiento de campo.... 211 resumen para facilitar su uso ............................103 resmenes ..........................................................81
491
seleccionar base de datos.................................................21 fuente de datos ..............................................70 subinformes vnculos........................................399 subtotales ...........................................................81 totales.................................................................81 ubicacin campos de base de datos en ..........................73 campos de enunciado SQL ............................74 campos especiales en ....................................75 datos en.........................................................73 grficos........................................................244 mapas..........................................................262 objetos de texto en ........................................76 utilizar datos OLAP .................................................306 ficha Diseo para crear..................................63 ficha Vista previa antes de imprimir...............66 mltiples secciones en.................................178 objetos de repositorio en ...............................93 objetos de texto para crear cartas modelo....181 subinformes para combinar no relacionados..............................................406 vista rbol de grupos para mostrar .....................68 vista estndar para mostrar .................................67 vista previa por primera vez .............................387 informes de columnas mltiples..............................198 informes de dos pasadas .........................................454 informes de pasada mltiple ...................................454 informes de resumen, para facilitar su uso ..............103 informes en el Web, optimizar el rendimiento ..........99 informes, alertas Vea alertas de informe informes, asistentes Vea asistentes instalacin Crystal Reports ...................................................10 desde CD ...........................................................11 desde una red .....................................................13 en una red ..........................................................12 instalacin personalizada ...................................14 requisitos............................................................10 intervalos, agrupar datos en ....................................144
insertar ............................................................. 207 modificacin del tamao de objetos con.......... 209 ubicacin de objetos con ................................. 209 visualizacin .................................................... 207 Lgica Case ............................................................ 118 logotipos, insertar ............................................... 39, 77 Lotus Domino, exportacin .................................... 331
M
mapa de grfico circular ......................................... 261 mapa de grfico de barras....................................... 261 mapas..................................................................... 258 aplicacin de zoom ......................................... 272 cambio bordes ......................................................... 274 capas........................................................... 270 mapas geogrficos....................................... 271 tipo ............................................................. 269 ttulos .......................................................... 269 centrar ............................................................. 273 creacin sobre campos de detalle con diseo avanzado .................................................. 262 sobre campos de grupo con diseo de grupo ................................................... 265 sobre un cubo OLAP con diseo OLAP ....... 267 diseo .............................................................. 258 editar con Asistente de mapa ........................... 269 incongruencias de datos................................... 271 insertar en tablas cruzadas ............................... 266 panormica ...................................................... 272 profundizacin................................................. 262 tipos ................................................................. 259 ubicacin ......................................................... 262 usar la caracterstica de subyacer ..................... 274 mapas de densidad de puntos................................. 260 mapas de rangos..................................................... 259 conteo igual ..................................................... 259 desviacin estndar opcin .............................. 260 opcin de interrupcin natural ......................... 260 opcin de rangos iguales.................................. 259 mrgenes de pgina................................................ 217 mensajes condicionales, imprimir en cartas modelo .............................................................. 188 men Insertar comando imagen ............................................. 280 objeto OLE ....................................................... 280 Microsoft Mail, exportar a....................................... 332 miembros calculados agregar ............................................................. 320 agregar funciones ............................................. 323 definir con MDX .............................................. 322 edicin............................................................. 324 eliminar ........................................................... 324 miembros de dimensin, mostrar y ocultar ............. 315
L
lenguaje de frmula, novedades .............................360 lenguajes, SQL ........................................................441 lneas adicin condicional en blanco .........................180 agregar .............................................................224 modificacin ....................................................224 lneas en blanco, eliminar ............................... 180, 203 lneas gua ajuste de objetos a............................................208 diseo con........................................................206
492
modo de edicin (objetos de texto) ........................ 182 modos, mover/ajustar ............................................. 182 mostrar miembros de dimensin ............................ 315 mltiples secciones ................................................ 174 eliminacin de lneas en blanco ...................... 180 uso en informes ............................................... 178
N
N Inferior ordenar ............................................................ 455 seleccin de grupos ......................................... 151 seleccin de porcentajes.................................. 151 N Superior ordenar ............................................................ 455 seleccin de grupos ......................................... 151 seleccin de porcentajes.................................. 151 Navegador de mapa mostrar ............................................................ 273 ocultar ............................................................. 273 nmeros en seleccin de registros.................................. 127 formato ............................................................ 226 nmeros de fax, registro ............................................. 7
O
objeto de campo de plantilla.................................. 194 objeto de imagen bitmap, vinculado ...................... 283 objetos ajuste a lneas gua .......................................... 208 arrastrar y soltar OLE ....................................... 278 combinacin de secciones relacionadas .......... 176 cuadrcula OLAP ............................................. 306 de longitud variable ......................................... 179 formato .............................................................. 30 imagen bitmap vinculada ................................ 283 incrustados ...................................................... 281 modificacin del tamao con lneas gua......... 209 OLE ................................................................. 276 OLE esttico .................................................... 280 texto, insertar ..................................................... 76 ubicacin con lneas gua ................................ 209 vinculados e incrustados (OLE) ........................ 281 y lneas gua .................................................... 206 objetos basados en texto multilineales, ubicar........ 204 objetos basados en texto, utilizacin de lneas gua .................................................................. 206 objetos de cuadrcula OLAP................................... 306 objetos de repositorio............................................... 88 actualizar en informes ....................................... 96 eliminar ............................................................. 96 modificacin ..................................................... 95 uso en informes ................................................. 93 objetos de texto...................................................... 181 combinacin de campos.................................... 27 insertar .............................................................. 76
modo de edicin ..............................................182 modo mover/ajustar..........................................182 ubicacin en el informe......................................76 usar para crear una carta modelo .....................183 objetos OLE arrastrar y soltar................................................278 estticos ...........................................................280 incrustados .......................................................281 insercin en informes .......................................277 presentados en el informe.................................279 vinculados e incrustados ..................................281 ocultar encabezados de grupo......................................160 miembros de dimensin ...................................315 objetos de informe............................................200 OLAP actualizar la ubicacin de la base de datos.......311 cambiar visualizacin de cuadrcula ................315 creacin de un informe OLAP ..........................307 elaboracin de informes ...................................306 objetos de cuadrcula .......................................306 OLE ........................................................................276 comandos de men dinmicos .........................279 funcionalidad ...................................................277 objetos incrustados...........................................281 objetos incrustados en relacin con vinculados ......................................................281 y el comando Imagen .......................................280 opcin de desviacin estndar, mapa de rangos .....260 opcin de interrupcin natural, mapa de rangos .....260 opcin de rangos iguales, mapa de rangos ..............259 orden ascendente ............................................... 135, 137 descendente ............................................. 135, 137 especificado .....................................................137 ordenamientos, agregar a cuadrcula OLAP ............317 ordenar campos simples ................................................135 con enunciados SQL ........................................118 cuadrcula OLAP ..............................................317 grupo................................................................455 grupos segn valores resumidos .......................150 informes .............................................................36 N Inferior..........................................................455 N Superior........................................................455 por registro .......................................................134 registros..............................................................38 en grupos ....................................................139 y rendimiento ...................................................116 ORDER BY, clusula ...............................................442
P
parmetros, dar formato a los campos de fecha/hora en .....................................................222 partes de un informe ...............................................335
493
pasada diagramas de flujo de informes de pasada mltiple ..........................................................456 N superiores/inferiores......................................455 ordenar grupo...................................................455 previa n 1........................................................454 previa n 2........................................................455 previa n 3........................................................456 Pie de informe, seccin.............................................64 Pie de pgina, seccin ..............................................64 pie de pgina ............................................................82 crear despus de la primera pgina ..................232 pila de llamadas......................................................376 plantilla ..................................................................192 aplicacin ........................................................192 elegir en el asistente .........................................192 eliminar............................................................193 nueva aplicacin ..............................................194 presentaciones de grfico Avanzado ................................................. 241, 245 Grupo....................................................... 241, 247 OLAP ....................................................... 241, 250 Tablas cruzadas........................................ 241, 248 presentaciones de mapa Avanzado .........................................................258 Grupo...............................................................258 OLAP ...............................................................258 Tablas cruzadas................................................258 procedimientos almacenados..................................440 y rendimiento ...................................................108 proceso de lectura de registros ................................454 profundizacin con grficos......................................................244 con leyendas de grfico....................................244 con mapas........................................................262 datos resumidos..................................................81 propiedades condicionales de activar o desactivar ...............229 de atributo condicional ....................................230 prototipos de informe, diseo ...................................54 prototipos, desarrollo en papel..................................54
relacin de vnculacin.................................... 418 seleccionar con combinaciones de caracteres/fecha/ numero ..................................................... 128 con rangos de fecha predeterminados ......... 128 mediante cadenas de caracteres .................. 126 por fecha ..................................................... 127 por nmeros................................................ 127 reimportar subinformes........................................... 403 rendimiento con subinformes............................................... 104 consideraciones de diseo ............................... 101 consideraciones para informes ......................... 424 consideraciones para seleccin de registros .................................................. 109, 110 estrategias clave ............................................... 100 opciones de vinculacin de tablas ................... 106 optimizacin ...................................................... 99 uso de ndices de tablas ................................... 106 reordenar campos OLAP......................................... 316 repositorio ................................................................ 88 acceso al repositorio de ejemplo ........................ 90 agregar carpetas ................................................. 91 agregar elementos .............................................. 91 comandos ..................................................... 93 funcin personalizada ................................... 92 imagen de mapa de bits ................................ 91 objeto de texto .............................................. 91 configurar nuevo ................................................ 89 flujo de trabajo................................................... 88 utilizar la funcin deshacer ................................ 97 resumen de datos agrupados................................... 149 resumen de informacin, adicin ............................. 29
S
Seccin Detalles ....................................................... 64 ocultar ............................................................. 104 Seccin Encabezado de grupo .................................. 65 Seccin Pie de grupo ................................................ 65 secciones................................................................ 196 ajustar para eliminar espacio en blanco ........... 228 ajustar tamao ................................................. 177 combinacin de dos relacionadas .................... 176 Detalles.............................................................. 64 dividir .............................................................. 177 eliminar ........................................................... 175 Encabezado de informe...................................... 64 Encabezado de pgina ....................................... 64 identificacin ..................................................... 65 insertar ............................................................. 174 mover .............................................................. 175 mltiples en informe ........................................ 178 suprimir para borrar espacio en blanco ............ 228 secciones de informes............................................... 23 agregar ............................................................. 174
R
rangos de fecha, para seleccin de registros............128 redes, cliente/servidor .............................................438 registro nmeros de fax .....................................................7 sitio web...............................................................7 registro del producto, mtodos....................................7 registros configuracin de seleccin ...............................122 creacin de totales acumulados........................165 ordenar....................................................... 38, 134 campos simples ...........................................135 en grupos.....................................................139
494
caractersticas de impresin ............................... 52 combinar ......................................................... 174 Detalles ............................................................. 64 eliminar ........................................................... 174 Encabezado de grupo ........................................ 65 Encabezado de informe ..................................... 64 Encabezado de pgina ....................................... 64 mover .............................................................. 174 Pie de informe ................................................... 64 Pie de pgina ..................................................... 64 Pie de pgina de grupo ...................................... 65 seleccin de registros ............................................... 33 configuracin .................................................. 122 procesamiento ................................................. 109 sugerencias de rendimiento ............................. 110 uso de las frmulas .......................................... 124 uso del Asistente de seleccin ......................... 123 seleccionar mltiples objetos ................................. 212 SELECT, clusula .................................................... 441 servidores, agrupamiento en................................... 116 Sistemas de administracin de bases de datos, SQL ................................................................... 439 sitios Web consultora........................................................... 8 formacin ............................................................ 8 registro ................................................................ 7 soporte ................................................................ 7 solucin de problemas frmulas de seleccin de grupo ....................... 142 frmulas de seleccin de registros ................... 129 soluciones de diseo .............................................. 195 soporte sitio web ...........................................................7, 8 tcnico .............................................................7, 8 SQL........................................................................ 437 agrupamiento del lado del servidor.................. 445 bases de datos ................................................. 423 utilizar ........................................................ 437 clusula DISTINCT .......................................... 441 clusula FROM ................................................ 441 clusula GROUP BY ........................................ 443 clusula ORDER BY......................................... 442 clusula SELECT .............................................. 441 clusula WHERE .............................................. 442 consideraciones acerca de bases de datos al vincular.......................................................... 423 lenguaje........................................................... 441 procedimientos almacenados ...................108, 440 SABD............................................................... 439 tablas ............................................................... 427 uso de enunciados ........................................... 115 y Crystal Reports .............................................. 441 subinformes............................................................ 398 a la orden, para rendimiento............................ 104 actualizacin de informes vinculados .............. 403 actualizacin manual ...................................... 403
adicin de ttulos..............................................409 crear a la orden ................................................409 cundo usarlos .................................................398 diferentes vistas de los mismos datos ................410 guardar como informe principal .......................402 insertar .............................................................401 para rendimiento ..............................................104 precaucin al utilizar........................................104 situaciones de uno a varios frente a vnculos de bases de datos.................................................400 utilizar con datos no vinculables ...........................407 para combinar informes no relacionados .....406 vinculados y no vinculados ..............................398 vnculos............................................................105 a datos de informes principales....................404 a informe principal sin modificar la frmula de seleccin ..............................................405 vista previa .......................................................402 volver a importar ..............................................403 y bases de datos SQL........................................423
T
tablas ......................................................................427 agregar ...............................................................71 alias..................................................................413 Asistente de vnculo visual ...............................425 eliminacin de lneas en blanco .......................180 externa completa ..............................................430 extrema izquierda.............................................428 indexadas .........................................................415 vnculos.......................................................425 interna..............................................................428 orden de procesamiento de vnculos ................426 SQL vinculadas ................................................423 unin extrema derecha.....................................429 vincular a .........................................................418 vincular desde ..................................................418 vnculos.................................................... 417, 425 dos ................................................................72 no indexadas ...............................................408 para rendimiento .........................................106 registros .......................................................418 tablas cruzadas .......................................................286 campos resumidos abreviar .......................................................297 direccin de presentacin............................303 eliminar filas y columnas vacas ................................302 subtotales y etiquetas...................................303 totales generales ..........................................302 formato.............................................................300 campos individuales ....................................301 color de fondo de fila/columna....................301 varios campos a la vez.................................302
495
imprimir tablas cruzadas en mltiples pginas ...........................................................300 insertar grfico..................................................248 insertar mapa....................................................266 modificacin alineacin de celdas ....................................301 ancho/alto de celdas....................................301 personalizar etiquetas de fila y de columna ......298 trabajo ..............................................................296 utilizacin de totales acumulados en ................299 valores como porcentajes .................................297 tablas de bases de datos, ndices.............................415 Taller de frmulas ...................................................367 rbol del taller ..................................................367 tipos de grficos ......................................................241 tipos de mapas........................................................258 Densidad de puntos..........................................260 En rangos..........................................................259 Graduado .........................................................260 Grfico circular ................................................261 Grfico de barras..............................................261 tipos de vnculo ......................................................427 igual .................................................................431 mayor que ........................................................432 menor que........................................................434 no igual que .....................................................435 uniones mayor o igual que ...............................433 uniones menor o igual que ...............................435 tipos de vnculo SQL...............................................427 ttulos agregar a subinformes.......................................409 agregar un ttulo de pgina .................................83 insertar ...............................................................30 mapas...............................................................269 totales .......................................................................81 con enunciados SQL ........................................118 y rendimiento ...................................................116 totales acumulados condicionales, crear para grupos ......................167 creacin ...........................................................165 de grupos.....................................................166 usando una frmula.....................................170 en relacin de vnculo de uno a varios .............169 transferencia de datos, minimizacin ........................99 true-type fuentes .....................................................216
V
valores campos de parmetro....................................... 382 creacin de grupos personalizados .................. 138 direccin de ordenamiento .............................. 135 monetarios ....................................................... 211 numricos ........................................................ 211 orden ascendente ..................................... 135, 137 orden descendente ................................... 135, 137 ordenamiento de campos simples .................... 135 valores de grupo resumidos, ordenamiento............. 150 valores numricos, uso de convenciones de contabilidad ...................................................... 226 variables globales, cundo evitarlas........................ 119 variancia, calcular .................................................. 321 vinculacin de opciones......................................... 427 vinculacin inteligente ........................................... 425 vnculos de tablas con varios ndices ............... 426 vinculados en relacin con incrustados ............................. 281 objeto de imagen bitmap ................................. 283 subinformes y rendimiento ............................... 105 tablas SQL........................................................ 423 vnculo igual que.................................................... 431 vnculo mayor o igual que ...................................... 433 vnculo mayor que.................................................. 432 vnculo menor o igual que...................................... 435 vnculo menor que ................................................. 434 vnculo no igual que ............................................... 435 vnculos a tabla .............................................................. 418 a/desde campos calculados .............................. 407 archivo de datos............................................... 421 Asistente de vnculo visual ............................... 425 consideraciones acerca de bases de datos SQL .... 423 desde tabla....................................................... 418 dos o ms tablas de base de datos ...................... 72 hacia o desde un campo de frmula ................ 407 relaciones de.................................................... 418 subinforme a informe principal ........................ 404 subinformes ..................................................... 400 tablas ......................................................... 72, 417 tablas indexadas............................................... 425 tablas no indexadas.......................................... 408 tablas para rendimiento.................................... 106 uno a uno ........................................................ 418 uno a varios ............................................. 400, 418 Visor de parte del informe ...................................... 335
U
ubicacin en modo libre activada............................................................212 desactivada ......................................................213 uso de lneas gua.............................................214 ubicacin vertical ...................................................214 uniones extrema izquierda ......................................428 uno a muchos consideraciones de rendimiento .......................419 procesos ...........................................................421
W
web, trabajo con carpetas de .................................. 333 WHERE, clusula.................................................... 442
X
Xtreme.mdb.............................................................. 18
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