Diagnstico

Para el

Sistema informtico de gestin documental

CASO: ARCHIVO CENTRAL UNIDAD DE RECAUDACIONES - GMLP

Version 1.0 Preparada por Rodolfo Daniel Flores Salguero

DEFENSA DE GRADO

Fecha de creacin: 26/10/2011

DIAGNSTICO DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO I. INTRODUCCIN Mediante el presente documento se pretende realizar un anlisis y diagnostico de cada uno de los procesos con los que cuenta el rea de Archivo Central de la Unidad Especial de Recaudaciones, adems de describir cada proceso, identificar a los actores que intervienen en cada proceso, detectar los problemas, identificar los sistema y equipos informticos existentes que tengan relacin a cada proceso, con el objetivo de extraer posibles soluciones para cumplir con los requerimientos del responsable del rea de Archivo Central. II. DIAGNOSTICO DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO
1. Proceso Recepcin de documentos

1.1. Anlisis y diagnostico Estructura Organizacional

Problemas en el proceso Recepcin de documentos

Las listas Excel elaboradas por el rea remitente donde se

detallan los documentos fsicos que se entregan al rea de Archivo Central pueden ser modificadas o alteradas sin ningn control, adems que las lista puede contener informacin errnea.

El funcionario de archivo central elabora otra lista Excel para el los datos de la lista de documentos que elabora el rea

registro de la recepcin de documentos. Existe la posibilidad de que remitente no sean iguales a la lista que elabora el funcionario de Archivo Central, pese a que ambas deberan ser iguales. No existe un documento en el cual ambas partes firmen la conformidad de lo entregado.

El funcionario de Archivo Central revisa o verifica los requisitos

que debe cumplir el rea remitente para el envi de documentos

(organizacin de documentos, Nota de entrega, Lista Excel de documentos fsicos). Si existen errores o falta algn requisito, se efecta la devolucin de documentos al rea remitente, esto ocasiona una prdida de tiempo en el proceso de recepcin de documentos teniendo en cuenta que puede ser realizada ms de una vez. Requerimientos del proceso Eliminar Hojas Excel

Posibles formas de solucin del proceso

El rea que enva documentos al Archivo Central debe organizar los documentos clasificndolos por tipo, ordenndolos secuencialmente y agruparlos como paquetes:
Paquete 1 Paquete 2 Paquete 3

3 3 1 2 4

2 1

Expediente

Expediente

Expediente

Formularios 401 Inmuebles

Formularios 402 Inmuebles

Formularios 402 Patentes

El funcionario de dicha rea acceder al sistema de gestin documental (Login), dentro del sistema podr ingresar a la ficha Elaborar requisitos

para envo, registrara los siguientes datos generales en el formulario del sistema

Responsable del rea que enva documentos Funcionario quien enva los documentos rea Gestin Tipo de documentos, Ej: Formularios 401, tramites de inmuebles

Paquete Cantidad de Expedientes

En el listado se registraran los siguientes datos por cada expediente Numero de orden Numero identificador de tipo de documento, Ej (N de inmueble) Fecha del documento Fojas PMC Estado Observaciones

Despus de haber registrado en detalle cada paquete, el sistema emitir automticamente una caratula impresa por cada paquete como tambin una nota de entrega que los funcionarios de ambas reas deben firmar (Quien enva y quien recibe)

Los datos guardados en el sistema no podrn ser modificados o eliminados por personal no autorizado. Una vez que la documentacin se encuentra en manos del Archivo Central, se revisara en el sistema el listado de documentos en detalle, despus de haber efectuado la revisin de los documentos fsicos en relacin a la lista del sistema se procede a digitalizar la documentacin. Cada expediente digitalizado se identificara por el nmero de orden y el numero identificador del tipo de documento y ser registrado en el sistema clasificndolo como Documentos digitalizados. Finalmente el sistema

Sistematizar la elaboracin de los siguientes documentos para el rea remitente: Nota de entrega, caratula, lista Excel de documentos Automatizar el registro de recepcin de documentos Automatizar el registro de devoluciones por observaciones al rea remitente Automatizar el registro de ubicacin fsica de todos los documentos ingresados al rea de Archivo Central Sistemas informticos en actual funcionamiento

No existe ningn sistema informtico que se utilice en este proceso, solamente el uso de la herramienta de Microsoft Excel para la elaboracin de las listas de documentos y el registro de recepcin de documentos. Equipamiento informtico instalado

Cada funcionario que efecta la recepcin de documentos cuenta con una computadora con la cual realiza sus operaciones Costos que involucra la recepcin de documentos

No se realiza ningn gasto al efectuar la recepcin de documentos, pero al automatizar los puntos descritos en las posibles soluciones se puede reducir el consumo de papel al minimizar la cantidad de veces en que se realice la devolucin de documentos por observaciones al rea remitente, es decir que si no existe una devolucin por observaciones evitaramos volver a imprimir la nota de entrega, caratula y dems anexos para efectuar el envo de documentos al rea de Archivo Central Tiempos que consume la recepcin de documentos

El tiempo que demora la recepcin de documentos en general inicia desde el momento que el rea remitente empieza a reunir los requisitos para el envo de documentos (Organizar los documentos, Elaborar nota de entrega, Elaborar lista de documentos en Excel), este tiempo puede variar dependiendo de la cantidad de documentos que se enviaran. Una vez reunidos los requisitos y enviados al rea de Archivo Central, se procede a verificar la documentacin, de igual manera, de acuerdo a la cantidad de documentos el tiempo de verificar puede variar, pero se tiene un promedio de 4 hrs. Si existen observaciones el tiempo se alarga, puesto que se efectua la devolucin de documentos al area remitente para corregir las observaciones y que la documentacion pueda ser enviada nuevamente. La recepcin de documentos puede durar hasta 2 dias hbiles si existen devoluciones. En este proceso en particular se puede reducir la probabilidad de que exista una devolucin de documentos al area remitente por observaciones puesto que dicha area contara con un modulo en el

sistema de gestion documental que le permita elaborar los requisitos para el envio de documentos (Nota de entrega, Lista de documentos). Esto ayudara a reducir los errores contando con controles de verificacin de datos en el sistema y solo existir una devolucin en casos mucho ms complejos Ej: Documentos fsicos equivocados en relacin a la lista digital. Tambin se reducir el tiempo en el proceso ya que la lista de documentos fsicos que el rea remitente elabore en el sistema ser la misma que utilice el rea de Archivo Central para registrar la recepcin de documentos en el sistema, mitigando el riesgo de que exista ambigedad en los datos de los documentos. 2.
2.1.

Proceso Registro de datos de documentos Anlisis y diagnostico Estructura organizacional

Personal y sus funciones

Problemas en el proceso Registro de datos de documentos

 Solo se registra la ubicacin fsica de los formularios 401 y 402, los dems documentos no pasan por esta operacin.
Las hojas Excel permanecen guardadas en el computador del

funcionario hasta que termine de registrar todo el paquete de documentos, los registros pueden ser modificados o borrados sin ningn control. Se transfiere los datos de Excel a un Base de datos sin filtrar errores en los campos o espacios en blanco. Requerimientos del proceso Registro de datos de documentos Sistematizar la planilla de registro de documentos Posibles formas de solucin del proceso
Sistematizar las planillas de registro de datos de todos los

documentos que ingresan al rea de Archivo Central por la recepcin de documentos Contar con controles de verificacin de datos en el formulario de registro de datos de documentos para evitar errores, como tambin tener la opcin de modificar la ubicacin fsica de los documentos si son trasladados para contar con informacin confiable y actualizada. Disear una Base de Datos para efectuar consultas y extraer reportes de la documentacin resguardada por el rea de Archivo Central Sistemas informticos en actual funcionamiento Paralelamente a la herramienta de Microsoft Excel para el registro de datos de documentos y una vez efectuada la transferencia a una

Base de Datos, se utiliza una aplicacin desarrollada en PHP para realizar las bsquedas de los documentos.

Equipamiento informtico instalado Cada funcionario que efecta el registro de datos de documentos cuenta con una computadora con la cual realiza sus operaciones

Costo que involucra el proceso La Unidad Especial de Recaudaciones no efecta ningn gasto econmico al realizar el registro de datos de documentos.

Tiempo que consume el proceso El tiempo depende de la cantidad de documentos que existen en un paquete, visualmente se detecto que un funcionario tarda hasta 2 das hbiles en registrar los datos de documentos de un paquete, pero puede ser en menos tiempo. Todas las reas de la Unidad Especial de Recaudaciones que enva documentos al rea de Archivo Central elabora una lista electrnica detallando los documentos fsicos; en el proceso de recepcin de documentos se propuso como una posible solucin el desarrollo de un modulo que permita al rea remitente elaborar la lista de documentos en el sistema de gestin documental eliminando las hojas Excel. El funcionario que realice el registro utilizara esta lista como referencia de los datos de cada y agregara la ubicacin fsica

donde se archivaran los mismos. De esta manera se agilizara el registro y acomodo de documentos. 3. Proceso Organizacin fsica de documentos - Acomodo Estructura Organizacional

Personal y sus funciones

Problemas en el proceso Organizacin Fsica de documentos Si existe poco espacio fsico para un determinado tipo de documento Ej: Formularios 402, se cambia temporalmente la ubicacin fsica de algunos paquetes de documentos. No se modifica la Base de Datos donde se registro la ubicacin dejndola desactualizada e inservible para futuras consultas.

Requerimientos del proceso Organizacin Fsica de documentos El responsable del rea de Archivo Central anuncio ningn requerimiento respecto a este proceso

Posibles formas de solucin

 Cada movimiento de documentos fsicos debe ser registrado y actualizado de acuerdo a su nueva ubicacin. Visualizar grficamente mediante el sistema los espacios libres y llenos de los vagones del rea de Archivo Central Sistemas informticos en actual funcionamiento No existe ningn sistema o aplicacin en relacin al proceso de organizacin fsica de documentos Equipamiento informtico instalado Los funcionarios que realizan el acomodo de documentos en los vagones no cuentan con ningn equipo informtico para cumplir con sus operaciones. Costo que involucra el proceso La organizacin fsica de documentos no requiere de ningn gasto econmico que el rea de Archivo Central o la Unidad Especial de Recaudaciones deba cubrir. Tiempos que consume el proceso El acomodo de documentos es inmediato, la ventaja de optimizar este proceso es de mantener actualizada la Base de datos respecto a la ubicacin fsica de los documentos y de esta manera agilizar las futuras bsquedas y consultas en general. 4. Proceso Prestamos y devoluciones Estructura organizacional

Personal y sus funciones

Problemas en el proceso Prestamos y devoluciones No se tiene un registro en sistema de los prestamos efectuados Las devoluciones no son controladas y son efectuadas en cualquier momento
No se actualiza el registro de datos si el documento fsico ha sido

modificado o si se incrementaron el numero de hojas de la documentacin durante el prstamo

Las celdas de los vagones que se encuentran libres por

prstamos

son

utilizados

sin

ninguna

verificacin

la

documentacin que es devuelta es acomodada en otra ubicacin fsica, dejando al registro de datos de documentos desactualizada Requerimientos del proceso Prestamos y devoluciones

Realizar un seguimiento a los movimientos de documentos fsicos Posibles formas de solucin Sistematizar el proceso de prstamo y devolucin de documentos
Controlar mediante el sistema los documentos que tengan

demora para realizar la devolucin de los mismos al rea de Archivo Central

Al realizar el prstamo puede incrementar el nmero de hojas que

contiene un documento, o pudo haber sido modificado, estos cambios deben ser actualizados cuando retornen al rea de Archivo Central Cada movimiento de documentos en los vagones del rea de Archivo Central debe ser registrado en el sistema Sistemas informticos en actual funcionamiento No existe ningn sistema o aplicacin que se relacione con el proceso de prstamo y devolucin de documentos Equipamiento informtico instalado Los funcionarios que efectan la bsqueda de documentos en el sistema cuentan con una computadora que les permite realizar las operaciones asignadas Costo que involucra el proceso El prstamo y devolucin de documentos no requiere de ningn gasto econmico que el rea de Archivo Central o la Unidad Especial de Recaudaciones deba cubrir. Tiempos que consume el proceso

El tiempo de prstamo depende de la rapidez con que se realiza la bsqueda de documentos, hay casos en que los documentos solicitados tardan hasta 3 meses para ser prestados. Se optimizara el proceso contando con un registro de documentos actualizados que permita agilizar las bsquedas, contar con reportes que listen los documentos que han sido prestados, como tambin los que se encuentran en mora para su devolucin, brindando al rea solicitante informacin inmediata del estado o la ubicacin del documento. 5. Proceso Digitalizacin de documentos Estructura Organizacional

Personal y sus funciones

Problemas en el proceso Digitalizacin de documentos No todos los documentos son digitalizados (Inventarios de

documentos digitalizados incompleta)

 El sistema de solicitudes permite a cualquier funcionario de la Unidad

Especial de Recaudaciones, pedir documentos digitalizados para continuar con sus trmites. El problema radica en que el funcionario del rea de Archivo Central puede revisar las solicitudes en el sistema pero el envi de documentos digitalizados lo realiza por medio de correo electrnico
Los documentos digitalizados se encuentran guardados en la

computadora manejada por el encargado de sistemas sin ningn control de seguridad, y el envi de documentos digitalizados no son registrados
El sistema de solicitudes actual emite un listado de todas las

solicitudes efectuadas, pero no tiene ningn propsito excepto el de saber cuntas solicitudes se realizaron hasta la fecha Requerimientos del proceso Digitalizacin de documentos Automatizar el proceso de bsqueda de documentos digitalizados directamente desde el rea solicitante Posibles formas de solucin Digitalizar los documentos en el proceso de recepcin
Los documentos ya archivados en los vagones debern ser

digitalizados

de

forma

ordenada

desde

la

gestin

vigente

descendiendo hasta las gestiones pasadas sucesivamente El rea solicitante contara con un modulo en el sistema que le permitir efectuar la bsqueda de documentos digitalizados directamente; el sistema registrara automticamente la operacin brindando al rea de Archivo Central la informacin necesaria para futuras consultas.

 El sistema contara con un modulo para digitalizar documentos Sistemas informticos en actual funcionamiento Sistema de solicitudes o OBJETIVO Solicitar mediante el sistema documentos digitalizados o ALCANCE El sistema es capaz de acumular las solicitudes hasta su respuesta. El envo de documentos no es realizado mediante el sistema o DESCRIPCION GENERAL El sistema de solicitudes del rea de Archivo central est desarrollado para reducir el tiempo de respuesta al solicitar documentacin, los funcionarios de las reas solicitantes pueden realizar tantas solicitudes como se requieran al da y sern respondidas por el funcionario encargado de realizar bsquedas en el rea el Archivo Central. o PLATAFORMA El SISTEMA DE SOLICITUDES opera bajo una plataforma WINDOWS, el desarrollo del sistema se hizo con el lenguaje de programacin PHP, y con el motor de Base de Datos MySQL Equipamiento informtico instalado SERVIDOR (Cantidad = 1) Caracteristicas Core 2 QUAD 2.66 Ghz Intel Q9400 Observaciones

Procesador ChipSet

Memoria RAM Disco Duro Tarjeta de Video

2 GB 1 TB 512 MB

No RAID Integrada

Costo que involucra el proceso La solicitud y digitalizacin de documentos no requiere de ningn gasto econmico que el rea de Archivo Central o la Unidad Especial de Recaudaciones deba cubrir.

Tiempos que consume el proceso El rea de Archivo Central solo cuenta con 2 escanners para realizar la digitalizacin de documentos, es por esta razn que se opto por digitalizar los documentos solamente cuando son solicitados por otras reas. Si contamos con ms escanners agilizaramos el proceso de digitalizacin de documentos y se podra realizar durante la recepcin de documentos, contando con un registro en el sistema actualizado. Por otra parte, el funcionario del rea solicitante que requiera documentos digitalizados podr consultar directamente al sistema y lo descargara inmediatamente, reduciendo el tiempo en que el funcionario del rea de Archivo Central recibe solicitudes y va respondiendo a cada funcionario individualmente

6.

Proceso Transferencia de documentos Estructura organizacional

Personal y sus funciones

Problemas en el proceso Transferencia de documentos No existe un registro de los documentos que son trasladados al almacn FAMTUL Los documentos que son trasladados a FAMTUL dejan un espacio libre en los vagones del rea de Archivo Central, estos mismos espacios son ocupados por documentos que requieren ser archivados con urgencia sin registrar dicha operacin de ninguna manera Los documentos que se encuentran en FAMTUL pueden ser solicitados por cualquier rea al Archivo Central de la Unidad Especial de Recaudaciones, sin embargo el tiempo de traslado de estos documentos solicitados pueden demorar hasta 3 meses, provocando molestias y quejas por parte de los contribuyentes y las reas solicitantes de la Unidad Especial de Recaudaciones. No se efecta un registro de los documentos que son trasladados de FAMTUL al rea de Archivo Central de la UER

Requerimientos del proceso Transferencia de documentos

El responsable del rea de Archivo Central no informo ningun

requerimiento referente a este proceso Posibles formas de solucin Desarrollar un modulo en el sistema que permita al funcionario de Archivo Central, registrar el traslado y actualizando el registro de datos de documentos. Automatizar el envi de informes tanto al responsable del rea de Archivo Central como tambin al Jefe de la Unidad de Recaudaciones sobre los traslados efectuados Visualizar grficamente en el sistema los vagones que estn quedando sin espacio fsico y efectuar el proceso de traslado de documentos Sistemas informticos en actual funcionamiento No existe ningn sistema ni aplicacin que se relacionen con el proceso de traslado de documentos Equipamiento informtico instalado Los actores que forman parte de este proceso cuentan con una computadora para realizar tareas asignadas (Emitir listados de documentos para traslados, Emitir informes de documentos trasladados, etc.) Costo que involucra el proceso La Unidad Especial de Recaudaciones cubre los gastos de combustible cuando se efecta el traslado de documentos de un Archivo a otro.

Se pueden minimizar los gastos de combustibles si se definen fechas nicas en que se realizan traslados, eliminando por completo trasladar pocos documentos en cualquier momento. Tiempos que consume el proceso

El traslado de documentos del Archivo Central a FAMTUL se realiza cualquier momento, en cambio el traslado de FAMTUL al rea de Archivo Central es mucho ms prolongado, la razn de esta demora es porque la bsqueda de documentos en FAMTUL es muy complicada, la Ubicacin Fsica de la documentacin se encuentran en saquillos y no en vagones como en el rea de Archivo Central Se agilizara el proceso de traslado de documentos registrando la Ubicacin Fisica en FAMTUL de los documentos que son trasladados a dicho almacn, guardando en el sistema el nmero identificador del saquillo donde se resguarda la documentacin, esto permitir al funcionario del rea de Archivo Central extraer los documentos del saquillo correspondiente rpidamente gracias a un reporte emitido por el sistema 7. Proceso Destruccin de documentos Estructura organizacional

Personal y sus funciones

Problemas en el proceso Destruccin de documentos No se cuenta con un registro de documentos destruidos, mucho menos de una copia digitalizada de los mismos Informacin inexistente de formularios con ms de 17 aos de antigedad

Requerimientos del proceso Destruccin de documentos El responsable del rea de Archivo Central no informo ningun requerimiento referente a este proceso

Posibles formas de solucin Registrar los datos de documentos y la fecha de su destruccin en el sistema Digitalizar todos los documentos que sern destruidos para contar con una copia digitalizada de los mismos Registrar en el sistema quienes efectuaron la destruccin

Sistemas informticos en actual funcionamiento No existe ningn sistema ni aplicacin que se relacione con el proceso de destruccin de documentos

Costo que involucra el proceso El gasto econmico de la UER al realizar la destruccin de documentos es incierto, la informacin solo la maneja el Jefe de la Unidad

Tiempo que consume el proceso El tiempo del proceso de destruccin oscila entre 1 semana aproximadamente. Implementando en el sistema un modulo que permita registrar los datos de documentos y digitalizarlos quiz demora un poco ms de lo descrito, pero la ventaja es que el rea de Archivo Central tendr un registro y una copia digital de los documentos destruidos, permitiendo a los funcionarios efectuar consultas futuras.

8.

Servicios al contribuyente (Certificacin, legalizacin, Desarchivo

documental) Estructura organizacional

Personal y sus funciones

Problemas en el proceso Servicios al Contribuyente Requerimientos del proceso Servicios al Contribuyente Posibles formas de solucin Sistemas informticos en actual funcionamiento Equipo informtico instalado Costo que involucra el proceso Tiempo que consume el proceso

III.CONCLUSIONES En conclusin debemos redisear los procesos del rea de Archivo Central, de manera en que se los pueda agrupar en procesos generales y que los mismos cuenten con subprocesos. Los procesos de registro, digitalizacin y organizacin fsica deben realizarse dentro del proceso de recepcin de documentos, de igual manera los procesos de traslado y destruccin de documentos se convertirn en subprocesos pertenecientes al proceso Gestin de documentos fsicos. Se aadir un nuevo proceso que ser el de gestin de personal que nos permitirn relacionar a los funcionarios con los diferentes procesos del rea de Archivo Central. IV.RECOMENDACIONES Se recomienda al rea de Archivo Central definir un cronograma para el registro y digitalizacin de documentos que ya se encuentran resguardados en los vagones del Archivo, para as contar con un inventario actualizado y que el sistema pueda realizar consultas a todos los documentos sin temor de que el registro no exista. Se recomienda realizar una capacitacin al personal informndoles los cambios en los procesos del rea de Archivo Central, para mitigar inconformidades en el uso del sistema una vez finalizado V. ANEXOS

1. Modelado de Procesos del negocio (Como es ahora AS IS)

ARCHIVO CENTRAL

RECEPCION DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE DATOS DE DOCUMENTOS

DIGITALIZACION

PRESTAMOS Y DEVOLUCIONES

TRASLADO DE DOCUMENTOS

DESTRUCCION DE DOCUMENTOS

SERVICIOS AL CONTRIBUYENTE

PRESTAMOS

DEVOLUCIONES

2. Modelado de Procesos del negocio (Como quisiramos que sea TO BE)

GESTIN DOCUMENTAL

RECEPCIN DE DOCUMENTOS

PRSTAMOS Y DEVOLUCIONES

GESTION DOCUMENTOS FISICOS

SERVICIOS

GESTION DEL PERSONAL

Recepcin

Prestamos

Traslado de la documentacin

Certificaciones

Registro de datos del personal

Registro de datos

Devoluciones

Destruccin de documentacin inservible

Legalizaciones

Control de asistencia

Digitalizacin

Desarchivo

Permisos

Archivo de Documentacin

Bajas

3. Actores que intervienen en los procesos del negocio Proceso Recepcin de documentos

CARGO
Responsable Archivo Central

NOMBRE
Carlos Otondo

FUNCIONES
Recibir informes de recepciones efectuadas satisfactoriamente Autorizar la devolucin de documentos al rea remitente en caso de que existan observaciones Elaborar lista de observaciones Recibir documentos fsicos de las reas de la Unidad Especial de Recaudaciones Registrar Recepcin Verificar y revisar los requisitos correspondientes a la recepcin de documentacin de las reas de la UER Informar al responsable si existen observaciones Acomodo de documentos en vagones Organizar documentos Elaborar Notas de entrega Elaborar lista Excel de documentos fsicos entregados al rea de Archivo Central Corregir errores en caso de que el rea de Archivo Central devuelva los documentos

Funcionario Archivo Central

Rolando Coronel Roxana Muoz

Funcionario Archivo Central

Hugo Quiroz Claudina Ochoa Ana Elias Luana

Funcionario Archivo Central Funcionario Area Remitente

Celestino Apaza Ubaldo

Proceso Registro de datos de documentos

CARGO
Funcionario Archivo Central

NOMBRE
Hugo Quiroz Claudina Ochoa Ana Elias Luana

FUNCIONES
Clasificar y separar documentos de tipo Formularios 401 y 402 de la recepcin de documentos Registrar en una hoja Excel los datos identificadores del documentos y la ubicacin fsica donde ser resguardado Enviar al encargado de sistemas el archivo Excel de los registros. Transferir datos de Excel a base de datos (MySQL)

Encargado de sistemas

Karla Loayza

Proceso Organizacin fsica de documentos

CARGO
Funcionario Archivo Central Funcionario Archivo Central

NOMBRE
Hugo Quiroz Claudina Ochoa Ana Elias Luana Celestino Apaza Ubaldo

FUNCIONES
Clasificar documentos por tipo y gestin Acomodar documentos fsicos en vagones

Proceso Prstamo y devolucin de documentos

CARGO
Responsable Archivo Central Funcionario Archivo Central

NOMBRE
Carlos Otondo Rolando Coronel Roxana Muoz

FUNCIONES
Autorizar prstamo Confirmar devolucin Realizar el prstamo de documentos Informar al responsable sobre el prstamo Realizar la bsqueda

Funcionario Archivo

Aldo Quispia

Central

Romulo Jimenez Juan Carlos Pea Mirtha Villareal

Funcionario Archivo Central

Celestino Apaza Ubaldo

Funcionario rea Remitente

Contribuyente

en sistema de documentos Verificar el tipo de prstamo a realizar (Total o Parcial) Elaborar Acta de Prstamo Revisar la totalidad de los documentos cuando son devueltos Extraer documentos fsicos de vagones para prstamo Acomodo de documentos en vagones cuando son devueltos Solicitar prstamo Total o Parcial al rea de Archivo Central Devolver documentos Solicitar a cualquier rea excepto Archivo Central Documentos Fsicos para continuar con su tramite

Proceso Digitalizacin de documentos

CARGO
Funcionario Archivo Central

NOMBRE
Aldo Quispia Romulo Jimenez Juan Carlos Pea Mirtha Villareal

FUNCIONES
Revisar solicitud de formularios en sistema Realizar la bsqueda de documentos digitalizados Digitalizar documentos Enviar documento digitalizado Extraer documentos fsicos de vagones Solicitar documento digitalizado

Funcionario Archivo Central Funcionario rea Remitente

Celestino Apaza Ubaldo

Proceso Traslado de documentos

CARGO

NOMBRE

FUNCIONES

Jefe de la Unidad Especial de Recaudaciones Responsable Archivo Central

Lic. Ronald Cortez Carlos Otondo

Recibir informe traslado

de

Funcionario Archivo Central

Aldo Quispia Romulo Jimenez Juan Carlos Pea Mirtha Villareal

Funcionario Archivo Central

Celestino Apaza Ubaldo

Funcionario rea UER

Autorizar traslado de documentos a FAMTUL por poco espacio fsico en vagones Autorizar traslado de documentos de FAMTUL por solicitud de otras reas Informar al jefe de la Unidad sobre el traslado efectuado Clasificar documentos de gestiones pasadas o sin movimiento para traslado de Archivo Central a FAMTUL Elaborar lista de documentos solicitados para trasladar de FAMTUL al rea de Archivo Central Informar al responsable para efectuar un traslado Trasladar documentos de Archivo Central a FAMTUL Clasificar y trasladar documentos de FAMTUL al rea de Archivo Central de la UER Solicitar documentos

Proceso Destruccin de documentos

CARGO
Jefe de la Unidad Especial de Recaudaciones

NOMBRE
Lic. Ronald Cortez

FUNCIONES
Autorizar destruccin de documentos Enviar personal para la destruccin de

Responsable Archivo Central

Carlos Otondo

Funcionario Archivo Central Aldo Quispia Romulo Jimenez Juan Carlos Pea Mirtha Villareal Celestino Apaza Ubaldo

Funcionario Archivo Central

documentos Informar al jefe de la Unidad sobre la destruccin de documentos Supervisar clasificacin de documentos para destruccin Enviar al Jefe de la Unidad la lista de documentos Clasificar documentos de gestiones pasadas para destruccin Elaborar lista de documentos destruidos Informar al sobre poco espacio en FAMTUL

Proceso Servicios al contribuyente

CARGO

NOMBRE

FUNCIONES
Solicitar bsqueda de documentos Sacar copia del documento Solicitar firma al responsable del rea de Archivo Central Finalizar el servicio Firmar y sellar documento solicitado Bsqueda de documentos digitalizados Solicitar Servicio

Plataforma

Alvaro Vargas Rossio Ferreira Angel Lima

Responsable Archivo Central Funcionario Archivo Central Contribuyente

Carlos Otondo Aldo Quispia Romulo Jimenez Juan Carlos Pea Mirtha Villareal

4. Procesos que se requieren automatizar por proceso del negocio. PROCESOS FUNCIONALIDADES

Recepcin de documentos

Prstamo y devoluciones

Gestin de documentos fsicos

Servicios

Gestin de personal

Registrar recepcin Registrar datos de documentos Verificar ubicacin Fsica Registrar prstamo Efectuar seguimiento al prstamo Emitir notificaciones para devolucin Registrar devolucin Registrar traslado de documentos Registrar destruccin de documentos Realizar la legalizacin de documentos Realizar la certificacin de documentos Realizar el desarchivo de documentos Registrar datos personales de los funcionarios Realizar el control de asistencia Solicitudes de permisos Bajas de personal

5. Requisitos Funcionales por proceso del negocio

Recepcin de documentos o Efectuar el registro, digitalizacin y ubicacin fsica por medio del sistema o Sistematizar las hojas electrnicas Excel para el registro o Verificar en el sistema la ubicacin fsica de los documentos mediante la bsqueda de documentos Prestamos y devoluciones o Automatizar prestamos y efectuar un seguimiento a la devolucin de documentos

o Generar Acta de prstamo o Generar reportes de los prestamos Gestin de documentos fsicos o Registrar los traslados de documentos
o

Emitir el inventario del almacn FAMTUL

o Registrar la destruccin de documentos o Generar reportes de los documentos trasladados y/o destruidos Servicios o Solicitar servicios de legalizacin, certificacin o desarchivo por medio del sistema o Registrar los servicios o Generar reportes de los servicios Gestin de personal o Registrar datos personales de los funcionarios del rea de Archivo Central
o

Controlar la asistencia de los funcionarios externos del rea de Archivo Central

o Solicitar y efectuar permisos o Registrar las bajas del personal 6. Requisitos No Funcionales Recepcin de documentos

o La lista electrnica de documentos que sern enviados al rea de Archivo Central debe ser elaborada tanto en el rea remitente como en el Archivo Central, para realizar una doble verificacin de los datos o Cada expediente debe ser digitalizado totalmente o La ubicacin fsica debe ser generada por el sistema Prestamos y devoluciones o Notificar verbalmente la fecha de devolucin, al rea que solito el prstamo de documentos o El acta generada por el sistema al efectuar el prstamo debe ser firmada por ambas partes (Quien entrega - Quien recibe) Gestin de documentos Fsicos o El traslado de documentos debe realizarse en fechas fijas, por ejemplo: Todos los viernes o La destruccin de documentos debe ser supervisada por el responsable del area de Archivo Central Servicios o Para efectuar el servicio el contribuyente debe presentar la boleta de depsito al banco por el servicio solicitado o El contribuyente puede realizar el desarchivo de documentos en cualquier lugar que se encuentre mediante internet Gestin de personal o Todos los funcionarios del rea de Archivo Central deben ser registrados en el sistemas

7. Documento de Relevamiento de Informacin Por su gran volumen el documento de Relevamiento de Informacin no puede ser visible en el anexo CONCLUSIONES La implementacin de un sistema de gestion documental entre todas sus ventajas permite reducir los tiempos en los procesos de la institucion, puesto que se automatizan varios procedimientos manuales y ayudan a cumplir con mayor efectividad los objetivos del area de Archivo Central.