Sunteți pe pagina 1din 17

Subiecte Comunicare n A. S.

1. Definirea termenilor
tiinele comunicrii au un rol fundamental pentru domeniul asistenei sociale, att n zona academic i a cercetrii dar mai ales n activitatea specific de teren. Comunicarea conduce la schimbarea comportamentelor locutorilor relaia ntre cunotine, emoii, (triri , atitudini) i comportamente; comunicarea aduce cunotiine i creeaz emoii, influennd astfel comportamentele. Comunicarea desemneaz ansamblul proceselor prin care se efectueaz schimburi de informaii i de semnificaii ntre persoane aflate ntr-o situaie social dat. Comunicarea este interaciune, ea se prezint ca un fenomen dinamic care implic o transformare. Comunicarea este un proces sensibil, prin care un emitor dorete s-i fac acceptat mesajul de ctre un receptor. Receptorul mesajului trebuie s-i recunoasc emitorului competena n domeniul vizat i s-i acorde destul ncredere pentru a-i asculta i accepta mesajul; n caz contrar, ca urmare a fenomenului de expunere selectiv, mesajul va fi evitat, ignorat. Unii vor recepta informaia, dar nu-i vor da atenie: acesta este mecanismul de percepie selectiv. Comunicarea uman reprezint modul fundamental de interaciune psihosocial a persoanelor realizat prin intermediul simbolurilor i al semnificailor social-generalizate ale realitii, n vederea obinerii stabilitii ori a unor modificri de comportament individual sau de grup. (J.C.Abric) 1 Comunicarea este un proces n care oamenii i mprtesc informaii, idei i sentimente. (Hybels,Weaver).

2. Elementele comunicrii
1. Emitorul este un individ, un grup sau o instituie care: posed informaie mai bine structurat dect receptorul; are o motivaie i un scop explicit (alturat mesajului) i unul implicit (motivul transmiterii mesajului) . Emitorul, dup cum susine Roberts Hunt nainte de a comunica orice, trebuie s obin informaii despre acel lucru i trebuie s interpreteze acele informaii. Blakar definete emitorul ca fiind un creator care prin mesajul su furnizeaz un ntreg ansamblu de informaii - semne cu privire la propria persoan, la viziunea sa asupra obiectului comunicrii sau la situaia social pe care o dorete sau o percepe care vor fi percepute, interpretate i evaluate de ctre interlocutor, determinnd reaciile , angajamentul, receptivitatea sau blocarea acestuia. 2 2. Receptorul poate fi un individ, un grup sau o instituie, cruia i este adresat mesajul sau intr n posesia sa n mod ntmpltor; primete mesajul ntr-un mod contient sau subliminal. Receptorul mesajului trebuie s-i recunoasc emitorului competena n domeniul vizat i s-i acorde destul ncredere pentru a-i asculta i accepta mesajul; n caz contrar, ca urmare a fenomenului de expunere selectiv, mesajul va fi evitat, ignorat. Unii vor recepta informaia, dar nu-i vor da atenie: acesta este mecanismul de percepie selectiv. Receptorul este n permanen inta a numeroase mesaje, adesea contradictorii. El nu se las uor influenat, chiar dac este de acord cu emitorul i cu mesajul. ntotdeauna comunicarea trebuie raportat la obiectivele pe care noi le-am stabilit, tipul i forma ei. 3. Mesajul include datele transmise i codul de simboluri care intenioneaz s ofere un neles specific, particular acestor date .Mesajul este transmis prin mai multe canale, nivelul i forma interaciunii sunt definite de caracteristicile contextului. Se pot ntlni schimbri la modul de elaborare, codare, respectiv decodare i reconstituire a mesajelor.

1 2

Mesajul depinde de cele dou componente ale procesului de comunicare: emitor i receptor. n analiza mesajului i aduc aportul: vrsta receptorilor, sexul, factorii culturali i subculturali ocupaia, veniturile i statusurile, religia, factori specifici. Mesajul reprezint ideile, sentimentele care constituie coninutul comunicrii. El este codificat de emitor, transpus n semne, semnale, simboluri, respectiv n limbajul unui cod; decodat de receptor, fiind descifrat. Semnele, semnalele, simbolurile pot fi: verbale sau non-verbale. 4. Codificarea desemneaz punerea n aplicarea unui cod, operaiunea care face s corespund unei semnificaii anumite semnale, elaborarea unui mesaj plecnd de la o semnificaie; operaiunea care const n a nlocui semnalele care aparin unui anumit sistem cu semnalele care aparin unui alt sistem. Codurile ndeplinesc o funcie social diferit, este obiectul atitudinilor, individuale sau colective. O comunitate lingvistic presupune un ansamblu de varieti lingvistice suprapuse; una dintre ele este recunoscut de ansamblul locutorilor ca limb de referin. Cel mai bun transmitor este de fapt cel care codific mesajul n aa fel nct semnalul s aib exact caracteristicile statistice optimale care s fie cel mai bine adaptate canalului care este utilizat, ceea ce de fapt maximizeaz entropia semnalului i l face pe acesta din urm s fie egal cu capacitatea canalului. Recodificarea se poate realiza n termeni foarte diferii de codificarea experimentatorului. Omul nu se mulumete s transmit informaia, el o supune unui anumit tratament. Psihologii au fost prevenii de ctre specialitii teoriei informaiei asupra dificultilor de a determina input-urile i output-urile n exigenele asupra capacitilor umane, avnd n vedere importana stocrii informaiei la om i la posibilitile sale de utilizare a acestei informaii nmagazinate pe parcursul unei experiene. Pentru interpretarea unui mesaj codificat, trebuie s aib loc mai nti decodificarea, nlocuirea semnalelor mesajului codificat cu semnalele din care au fost create pentru a regsi textul iniial clar . Limbajul desemneaz ceea ce este comun n modul n care toate fiinele omeneti folosesc cuvntul sau scrisul. Decodarea presupune descifrarea sensului mesajului primit, fiind operaiunea corespunztoare codrii. Receptorul trebuie s dein codul necesar decodrii mesajului. 5. Feedback-ul este necesar pentru a determina msura n care mesajul a fost neles, crezut i acceptat. DeVito precizeaz c el poate fi : pozitiv sau negativ, imediat sau ntrziat. Feedback nonevaluativ: de sondare, se cere persoanei din faa noastr informaii adiionale pentru completarea problemei; de nelegere, s distingem adevrata semnificaie a celor spuse de ctre cealalt parte; suportiv, problema spus de ctre cealalt persoan este considerat de ctre asculttor important i semnificativ ; mesajul-eu. 6. Canalul de comunicare reprezint calea care permite difuzarea mesajului; presupune o coeren de comunicare ntre emitor i receptor. n sens larg el definete totalitatea posibilitilor fizice de comunicare, iar n sens restrns se vorbete despre modul de structurare a comunicrilor n cazul unui colectiv. Canalul de transmitere a mesajului poate fi: vocal, auditiv, vizual, tactil.

3. Forme ale comunicrii


Comunicarea este un fenomen plurideterminal, ea fiind n acelai timp relaie, informaie, tranzacie i aciune. Pornind de la acest concept, comunicarea admite o tipologie larg, dup anumite criterii refereniale. Dup natura partenerilor, vorbim de comunicare: intrapersonal (cu sine), interpersonal (ntre dou sau mai multe persoane), comunicare n grup mic (este cazul unei relaii grupale de tip fa n fa) i n public (auditoriul este un public larg, n relaie direct sau indirect cu emitorul). Dup statutul interlocutorilor, exist comunicare pe vertical (ntre parteneri cu statute inegale; de exemplu, elev-profesor) i pe orizontal (ntre locutori cu statute egale; elev-elev). Dup codul utilizat, comunicarea este verbal, paraverbal i nonverbal. Dup natura coninutului, comunicarea este referenial (vizeaz un anumit adevr), operaionalmetodologic (nelegerea adevrului), atitudinal (valorizeaz cele transmise). Dup finalitatea actului comunicativ, comunicarea se mparte n accidental, subiectiv i instrumental. 2

Dup capacitatea autoreglrii, comunicarea este lateralizat (unidirecional, fr feedback) i nelateralizat (cu feedback). Pe baza relaiilor directe se pot structura urmtoarele forme de comunicare: Comunicarea intrapersonal: presupune un dialog al persoanei cu sine. Este cadrul n care o persoan se afl fa n fa cu contiina sa, se recunoate i se analizeaz, rezolv probleme, reflecteaz asupra mesajelor pe care vrea s le transmit sau asupra comportamentului su n diferite situaii, se raporteaz critic la faptele i la realizrile sale, le nfrumuseeaz, se ncurajeaz sau se amgete. Acest gen de comunicare este foarte important pentru echilibrul psihic i emoional al persoanei. Comunicarea interpersonal: se realizeaz ntre dou sau mai multe persoane aflate n situaie de proximitate (familie, prieteni, colegi). Este cadrul n care persoanele interacioneaz, se influeneaz reciproc, i comunic preri, gnduri, sentimente, i satisfac nevoia de acceptare, i formeaz o imagine despre sine, formuleaz i accept critici. Acest gen de comunicare ajut persoana s-i cunoasc att pe ceilali ct i pe sine. Comunicarea de grup: se realizeaz n colectiviti specifice vieii profesionale i sociale. n acest cadru se rezolv probleme, se mprtesc cunotine i experiene, se verific opinii, se ajunge la situaii conflictuale sau se rezolv conflicte. Comunicarea public: reprezint o prezentare, o expunere fcut de o persoan n faa unui auditoriu. Poate s vizeze obiective diferite (transmiterea unor informaii, influenarea opiniilor i aciunilor persoanelor care constitue auditoriul). Comunicarea mediat tehnologic: se realizeaz ntre grupuri umane mai puin numeroase, iar medierea este asigurat de suporturi cu diferite complexiti din punct de vedere tehnologic. Comunicarea de mas: se realizeaz prin ziare, reviste, cri, radio, TV, calculator. Comunicarea oral sau verbal : nseamn a nelege mesajele primite n limba n care se lucreaz, a se exprima oral n diferite medii profesionale i a-i adapta discursul la nivelul interlocutorului. Sub aspectul noiunii de comunicare oral se afl n acelai timp elemente ce in de expresia sonor a vocii umane i elemente care in de sensul cuvintelor. n acest sens se poate face o distincie ntre dou tipuri de limbaj, diferite ca natur dar intim conectate : limbajul paraverbal sau ceea ce oamenii comunic prin voce (volum intonaie, ritm, tonalitate, accent, pauze) i prin manifestri vocale far coninut verbal (rsul, dresul vocii, oftatul, urlete, ipete, etc) ; limbajul verbal sau ceea ce oamenii comunic prin rostirea i descifrarea nelesului cuvintelor. Limba este un sistem de comunicare, alctuit din sunete articulate, specifice omului, prin care acesta i exprim gndurile, sentimentele i dorinele. Vorbirea este actul de utilizare individual i concret a limbii n cadrul procesului complex al limbajului. Limbajul oral indic starea efectiv i disponibilitile cognitiv-operaionale ale individului. ntre limb i limbaj trebuie fcut aceast difereniere. Uurina de exprimare ce se poate aplica n fiecare situaie depinde de caracteristicile personalitii i de calitile vocale enunarea i pronunarea. Comunicarea scris :A citi i a nelege documente scrise n limba n care se lucreaz, a se exprima i a se face neles prin mijloace scrise n diferite medii profesionale. Comunicarea prin imagine i sunet : a putea scrie i citi n imagini i/sau sunete; a transmite informaii inteligibile prin imagine i sunet; Comunicarea interpersonal reprezint dimensiunea de cercetare a psihologiei sociale. Comunicarea interpersonala face mai uoare i mai eficiente relaiile cu indivizii i grupurile n diferite situaii i contexte : de schimb, de negociere, de formare. Este procesul prin care, idei, informaii sau sentimente circula de la un punct de origine ctre unul de destinaie. Chiar dac emitorul i receptorul este acelai iar codificarea i decodificarea mesajelor nu este absolut necesar, acest fapt reprezint un proces de comunicare. Comunicarea 3

interpersonal include studiul de interaciune (lingvistic, nonlingvistic, atitudinal, emotional etc.) care se realizeaz ntre dou persoane i poate avea diferite finaliti; o conversaie consumatorie, un dialog de afaceri, trasarea unui ordin etc. Comunicarea eficient reprezint calitatea unei persoane de a primi i a da informatii n mod clar, precis, concis, sincer i cu nteles. Proces complex determinat de factori subiectivi legai de persoana care comunic, de imprejurrile exterioare comunicrii. Comunicarea ntre dou sau mai multe persoane este puternic influenat de imaginea de sine a fiecrei persoane. Existena unei discrepane ntre imaginea de sine i realitate conduce la comunicare defectuoas, care lezeaz i sentimentul respectului de sine. Astfel, prin comunicare se poate ajunge la un sentiment al respectului de sine ridicat sau diminuat. Pentru o comunicare constructiv cu cei din jurul nostru, trebuie s nu ezitm ca n discuie s formulm i cte o laud sau o prere binevoitoare la adresa celorlali. Comunicarea interpersonal se realizeaz ntre dou sau mai multe persoane aflate n situaie de proximitate spaial; acestea pot fi: membri de familie, prieteni, colegi. Este cadrul n care persoanele: interacioneaz, schimbndu-i sistematic poziia i rolul n discuie; se influeneaz reciproc; dobndesc ncredere reciproc, comunic preri, gnduri, sentimente, i satisfac nevoia de acceptare, de afeciune, de recunoatere a propriei valori, i formeaz o imagine de sine. Comunicarea interpersonal stabilete cadrul exterior favorabil interrelaionrii. Ea cuprinde comunicarea verbal, non verbal, scris, metacomunicarea. Comunicare de grup se realizeaz n colectiviti specifice vieii profesionale i sociale a persoanelor (9-11membri) , este cadrul n care persoanele i petrec majoritatea timpului, rezolv probleme, mprtesc cunotine, experiene, i verific opiniile. Comunicare public reprezint o prezentare, o expunere fcut de o persoan n faa unui auditoriu, poate s se realizeze sub forma de: prelegere, comunicare tiinific, prezentarea unui raport ntr-o edin.

4. Analiza limbajului din domeniul comunicrii


Asistena social, ca i alte domenii, utilizeaz un limbaj sectorial, numit n continuare limbaj al asistenei sociale sau lexic specializat al asistenei sociale. Ne-a ngrijorat i motivat utilizarea excesiv a elementelor de jargon, ntr-o form paralel sau multipl, din literatura de specialitate i n legislaia din asisten social. Astfel, lucrri din domeniu i prevederi legislative ne-au oferit o serie de exemple ale prezenei sinonimiei i a inconsecvenelor n limbajul profesionitilor. Lipsa consensului terminologic n domeniul asistenei sociale st la baza unor bariere n relaiile interpersonale din domeniu, care afecteaz chiar eficiena calitii serviciilor de specialitate. n interaciunea asistent social - beneficiar, pot exista bariere determinate de utilizarea nepotrivit sau excesiv a jargonului profesional. (Freudenberger 1979, apud Zastrow 1985, p. 246 ) Considerm c reuita interaciunilor interpersonale dintre asistentul social i solicitantul serviciilor este profund afectat de ambiguitile i sinonimia din limbajul asistenei sociale. Reamintim c, limbajului din asisten social, nu i s-a acordat suficient atenie de ctre teoreticienii i practicienii din sistemul naional i internaional, iar lipsa unor astfel de preocupri explic i lipsa unui dicionar de specialitate pe plan naional. i n plan internaional situaia nu este schimbat, Cristhoper Hall ntr-o lucrare foarte recent subliniaz c n domeniul asistenei sociale analiza limbajului este de actualitate n ultimii ani. (C. Hall, 2006, p. 3) nelegem prin limbajul asistenei sociale utilizarea de ctre specialitii din domeniu a unor termeni specifici ntr-un context profesional. Considerm c un context profesional al limbajului asistenei sociale necesit o cel puin o tripl traducere: - la nivelul interaciunii asistent social beneficiar; - la nivelul rapoartelor scrise de asistentul social; - la nivelul echipei multidisciplinare (ali profesioniti implicai n soluionarea cazurilor). La primul punct, avem, de asemenea, o dubl traducere: 4

- limbajul asistentului social transmis beneficiarului; - limbajul beneficiarului filtrat de asistentul social. Ca sistem lexical, limbajul din asisten social reprezint o terminologie, adic un ansamblu de termeni sau cuvinte specializate aparinnd unui sociolect, care ar fi de preferabil s fie caracterizat prin univocitate i non-ambiguitate. n ultimii 18 ani, n domeniul asistenei sociale, s-a dezvoltat un limbaj al specialitilor mai puin supravegheat, n care amestecul lingvistic e mai puternic, iar formele hibride, simite ca atare, capt adesea conotaii negative, care accentueaz stereotipiile i excluderea social beneficiarilor. Aceast dinamic a limbajului o resimim att n demersul intelectual al teoreticianului, ct i n activitatea curent a practicianului din domeniu. Limbajul asistenei sociale intr n zona unei ideologii ocupaionale neleas ca strategie caracteristic a unei profesii sau unei categorii ocupaionale, prin care practicienii acesteia menin controlul asupra accesului la producia lor mental i asigur coeziunea celor de acelai grad cu ei. ( O. Sullivan Tim, 2001, p. 168 ) n acelai timp, prezena sinonimiei n limbajul din domeniu influeneaz calitatea actului profesional prin creterea ambiguitilor de discurs. Premisele susin ideea dezvoltrii unui limbaj specializat al asistenei sociale, dar n limitele excluderii urmtoarelor componente: - ambiguiti i inconsecvene din limbajul literaturii de specialitate; - ambiguiti i inconsecvene din limbajul utilizat n legislaia din domeniu; - ambiguiti i inconsecvene din limbajul utilizat n rapoartele de specialitate care urmeaz s fie consultate de specialiti din afara domeniului (ex. ancheta social); - sinonimiei excesive; - anglicismelor preluate fr un filtru corect (ex. assesment, case work, client); - formulrilor care pot accentua starea de excludere social a beneficiarilor; - conceptelor create ad hoc n anumite zone universitare, de ctre membri ai corpului academic din domeniu. Elementele reparatorii enunate mai sus nu doresc s opreasc productivitatea epistemic a limbajului de specialitate din domeniu. Prin tendina prin care asistena social caut s devin o profesie eficace i uman, asistenii sociali trebuie s ia n considerare dificultile aprute n limbajul general i de specialitate, i s traduc limbajul beneficiarilor n concepte care pot evolua n teorii menite s ghideze practica n domeniu.

5. Comunicatul de pres i conferina de pres Interviuri din media


Subiectele de interes pentru pres sunt cele pe care editorii le gsesc noi, utile, interesante. Reprezentanii mass media trebuie s fie informai despre: - care este povestea - de ce este aceasta important - cum poate fi aceasta verificat ( eventual facei referire i la alte surse ) - cui i pas i ct de multe persoane sunt afectate - folosete cu ceva cititorului, asculttorului , telespectorului Reguli necesare n relaia cu reprezentanii mass media: - nu minii niciodat - dac sunt copii minori implicai nu trebuie s le fie publicat identitatea sau fizionomia - evitai jargonul i termenii tehnici - nu deviai de la subiect - nu consumai timpul cu informaii minore cci riscai s nu fii ascultai - folosii cifre i statistici pentru a le rspunde la ntrebri 5

daca nu tii s rspundei la ntrebare spunei c nu aveti atunci datele respective deci nu improvizai i apoi informai-v i anunai

Comunicatul de pres: reprezint posibilitatea de a transmite fapte i puncte de vedere pentru care vei pune la dispoziie informaia necesar unui repreznentant mass media. Un comunicat de pres bun cere timp i efort. Titlul trebuie s fie atrgtor i informaiv i este considerat a fi prima ans ca lucratorul din mass media s ia n considerare comunicatul dintre multe altele existente. Primul paragraf al comunicatului trebuie s rezume n maxim doua propoziii coinutul comunicatului ntr-un mod clar i interesant. Primul paragraf trebuie s rspund la mcar cinci din cele ase ntrebri fr a respecta aceast ordine: - cine? - Ce? - Unde? - Cand? - Cum? - De ce? Dac este vorba de un comunicat de invitaie este bine s nu spunei esenialul pentru ca ziaritii s fie mai interesai. Un comunicat de pres nu trebuie s fie prea lung, maximum o pagin. Nu uitai foaia cu antet pentru identificarea organizaiei, data, numele i telefonul unei persoane de contact. Dupa ce l-ai trimis prin fax sau prin corespondent, telefonai s v asigurai dac a ajuns. Conferina de pres: Trebuie organizat n doua contexte: - informaia pe care o avei de clarificat este att de complex nct cere un dialog pentru completri i clarificri - dorii s accentuai i s dramatizai anunul facut Aspecte practice n organizarea unor conferine de pres eficente: pregtirea trebuie s nceap cu cel putin 12-14 zile nainte momentul conferinei se alege de luni pn vineri ntre orele 12-14 alegei cu grij vorbitorii ( cei mai importani, cei mai cunoscui, cei mai competeni ) locul de desfurare trebuie s fie cunoscut, accesibil asigurai o bun sonorizare a slii invitaiile se trimit prin fax sau post cu cel putin 5-7 zile lucratoare. Un comunicat de pres trebuie trimis n ziua sau preziua conferinei. Cu o zi sau doua naninte contactai lucrtorii mass media pentru a v confirma daca au primit invitaia i dac confirm participarea dac la ntalnire vor participa experi sau celebriti trecei-le numele cci ziaritii vor deveni mai interesai nu uitai s trecei n dreptul fiecarei persoane numele acesteia i eventual poziia pe care o ocup cineva trebuie s primeasc invitaii limitai conferina la 30-45 de minute pstrai un as n mnec dac jurnalitii nu pun ntrebri limitai numrul de vorbitori la 2 sau 3 iar introducerea trebuie s dureze maxim 15 minute punei n sala de desfurare ct mai multe nsemne, logou-ri ale organizaiei pentru mijloacele audio-vizuale trimitei un comunicat ziaritilor abseni nu uitai de atmosfer: ceai, cafea, fursecuri 6

Pe ct posibil atmosfera locului s corespund cu tematica conferinei de pres caci () lucrurile, obiectele, gesturile nu pot fi nici ele neutre, particip la ceea ce se petrece n jur. Au o funcie cultural i social determinant. Afirmaia este cu att mai adevrat n cazul audio-vizualului . Deseori punctul de vedere este sugerat de contrastul dintre informaii, oricine acorda valoare aparte deschiderilor de spaiu sau locurilor nchise sau simultaneitii acestora. Exist mereu acea secret coresponden ntre aciunea povestirii i spaii ( dimensiunea acestora, unghiurile lor). Obiectele la rndul lor, nu sunt doar utilizate ci ele pot dobndi att funcii decorative ct mai ales dramatice prin calitatea lor de ageni ai povestirii . Laurentiu oitu 1993 Anunul de utilitate public: Este o form de reclam pentru structurile guvernamentale sau neguvernamentale care se difuzeaz gratuity sau contracost n mass media. Are o durat de 10-60 de secunde i nu promoveaz numele organizaiei ci doar subiecte specifice ( eventual pot fi date coordonate de contact ) Scopul AUP-ului este: - informare: simptomele tuberculozei - schimbarea atitudinii: ex : stop fumatului - oferirea de servicii: ex planning familial gratuity Caracteristicile unui AUP eficient: - este scurt i puternic - intit pe o audien specific - mesajul este clar - s fac apel la emoii ( audiena se poate oca, amuza, surprinde , etc ) - s fie adaptat cultural - s nu fie evident didactic - s conin sugestii de aiuni ( ex help line telephonic ) Caracteristicile unui AUP neeficient: - audiena rmne cu un sentiment de neputin ( ce pot face eu? ) - este perceput ca o manipulare politic - serviciile organizaiei sunt inadecvate i nu pot face cereri Interviul : acesta putnd fi de opinie, pentru tiri, de documentare, pentru o emisiune talk-show . Pentru H.Marcuse citat de Laurentiu oitu in 1993 . fraza vorbit la radio i televiziune este o expresie nu doar a individului care vorbeste ct i a celor care l fac sa vorbeasc i pentru care vorbete purtnd n ea tensiunea aflat n raporturile lor. Recomandri: - Chiar dac interviul se desfasoar ntr-o atmosfer amical nu uitai c juranlistul i face meseria i deci nu dezvluii informaii pe care nu dorii s se afle - Dac tii ceva dar nu sigur specificai clar c informaia trebuie verificat - Dac cunotei o persoan mai potrivit pentru a da aceste informaii , ndreptai jurnalistul ctre acea persoan - Rostii cuvintele pn la capt i mai rar ca de obicei - Nu privii la camer ci la cel care v pune ntrebrile - Nu uitai c interviul e o ntlnire oficial - Nu ncercai s dai toate informaiile; spunei esenialul i lsai jurnalistul s ntrebe - Putei solicita jurnalistului cadre de filmare care s ntreasc cele spuse - Dac sesizai erori n informaiile pe care le are jurnalistul atragei atenia cu amabilitate dar ferm. E n folosul ambelor pri - Atenie la micrile necontrolate din cauza emoiilor ( ex minile ) 7

6. Bariere de comunicare
OBSTACOL COMUNICRII Criticile AL NATURA SA A face o evaluare negativ a altei persoane, a aciunilor sau atitudinilor ei/lui. Etichetarea Evaluarea pozitiv A dobor sau a stereotipiza alt persoan. A face o judecat pozitiv a altei persoane, a aciunilor sau atitudinilor acesteia. Sftuirea A da altei persoane soluia pentru problema ei. Chestionarea excesiv, nepotrivit A da ordine A amenina ntrebri nchise, cu rspunsuri da sau nu. A comanda altei persoane s fac ceea ce doreti tu s fac. A ncerca s controlezi aciunile celeilalte persoane cu ameninarea unor consecine A moraliza negative pe care le vei declana. A spune celeilalte persoane ceea ce trebuie s fac. Diversiunea Argumentarea logic A trece de la problemele cuiva la altceva prin distragere. Tentativa de a convinge pe cineva prin apel la logic sau fapte, fr a lua n considerare factorii emoionali implicai. EXEMPLE i-ai fcut-o cu mna ta- n-ai de ce s nvinuieti pe altcineva pentru situaia n care eti Ce cretin! E femeie doar! Tu eti ntotdeauna o fat aa de drgu. tiu c m vei ajuta. Dac a fi n locul tu, l-a prsi. Exist un singur mod de a o rezolva Cnd s-a ntmplat? i pare ru c ai facut-o? i faci tema chiar acum! Vei face astaaltfel. Oprete zgomotul acum sau Nu ar trebui s divorezi; gndete-te la copii. Trebuie s-i spui c-i pare ru. Nu-i face griji. Hai s vorbim despre ceva mai plcut. Privete faptele; dac n-ai fi cheltuit banii pe alcool, ai fi avut bani pentru plata lectiilor de sport ale copilului tu!

7. Comunicarea public
Asistenii sociali pot fi pui n situaii n care ntr-un context profesional trebuie s vorbeasc n public. ncepem prin prezentarea unui inventar al celor mai importante dificulti n cadrul prezentrilor publice: - tracul; - utilizarea nepotrivit a tehnologiei de prezentare; - pregtirea insuficient a prezentrii; - dificulti determinate de componente ale comunicrii nonverbale i paraverbale; - dificulti de comunicare cu membrii comisiei de evaluare. Tracul 8

n cele mai multe situaii n care sunt necesare prezentri ale unor lucrri tiinifice realizate de persoane tinere, cel mai adesea auzim vorbindu-se despre trac, timiditate, team sau alte forme ale fobiei sociale. Aceste dificulti daca nu sunt bine prevzute i manageriate pot determina o percepie greit a lucrrii respective din partea comisiilor de evaluare i a auditoriului, dei coninutul poate s fie valoros din punct de vedere tiinific. Credem c nelegerea celor mai importani factori care determin apariia tracului pot asigura reuita unei prezentri. n prezent n nvmntul universitar planurile de nvmnt includ rareori discipline care s determine nsuirea unor competene n aceast zon. Exist opinii potrivit crora tracul n doze mici este util persoanei care urmeaz s realizeze o prezentare, ns considerm c n realitate este vorba de autocontrolul celor cu experien n arta vorbitului n public. ntr-o definiie prezentat concis am reinut c ,,tracul poate fi neles ca o senzaie de anxietate puternic, dar trectoare, limitat la o situaie i la un moment anume. Etimologia cuvntului este de altfel edificatoare, conform majoritii lingvitilor, se pare c se poate stabili o filiaie cu verbul francez traquer (a contiua fr a avea o ieire). Ceea ce corespunde tririi subiective anxiosului social : el se teme de o ascultare fr mil din partea interlocutorilor. (Andre, Legeron, 2001, p.73) Tracul are o legtur direct cu teama de eec ce determin o blocare a celor care realizeaz prezentri ntr-un context public. Pot aprea modificri vegetative ale corpului (roea, frisoane, paloare a feei ) care se transform ntr-o adevrat anxietate social. Aceste reacii fiziologice se pot accentua n cazul n care membri ai comisiei de evaluare pun ntrebri celui care a realizat prezentarea. Dintr-o lucrare aprut la editura Polirom am reinut urmtoarele manifestri psihice n situaii de trac: - ,,teama de a se afla sub ochii celuilalt; - teama de a se simi observat; - teama de a se crede evaluat; - teama de a crede c acest evaluare este negativ; - o percepere excesiv a vulnerabilitii sale; - autodevalorizarea intens a propriilor comportamente sociale; - supraevaluarea exigenelor care exist intr-o situaie sau relaie dat; - sentimentul unei agresiuni latente sau poteniale din partea celuilalt; - ceilali sunt percepui ca mai puternici, mai competeni i pot agresa prin cuvinte sau acte. Suntem astfel n situaia cogniiilor. Acele gnduri automatice care se impun contiinei subiectului n legtur cu ceea ce este pe cale s triasc. Este dicursul lui interior, modul n care i vorbete lui nsui de exemplu nu voi reui niciodat, sunt pe cale s vad c mainile mele tremur, nu am nimic interesant de spus, nu ar fi trebuit s spun asta. Ele sunt involuntare, automate, nu cer un efort de apreciere al subiectului. Ele sunt mai mult sau mai puin contiente, cteodat nedifereniate de spiritul subiectului ca un zgomot de fond al gndirii sale. Sunt recurente, adic tind s se reinstaleze n constiina subiectului de fiecare dat, chiar dac faptele le-au dezminit. Ele sfresc prin caracteriza un stil neobinuit de gndire ca reacie la anumite situaii. Ele cer pentru a fi modificate eforturi considerabile. (Andre, Legeron,2001, pp.58-59) Pentru depi tracul cele mai importante recomandri sugereaz expunerea, adic a experimenta situaii n care prezentm public. Astfel o succesiune de situaii n care vorbim n public ne vor diminua tracul i ne vor face s avem un ct mai bun autocontrol. Cu siguran reuitele, feedback-ul pozitiv oferit direct sau indirect prin manifestri nonverbale dat de auditoriu determin o cretere a stimei de sine a vorbitorului pentru situaiile viitoare. Cogniiile pot fi schimbate prin gnduri alternative le pas mai mult de ceea ce am spus, nu de timiditatea mea, poate auditoriul nici nu a remarcat timiditatea mea pentru c am un autocontrol din ce n ce mai bun. Pentru nvingerea tracului se impun recomandri care n condiiile existenei unei lucrri valoroase din punct de vedere tiinific pot asigura reuita unei prezentri : - ,,cunoatei sala n care va avea loc prezentarea; - contientizai c oamenii doresc s reuii, publicul vrea s fii interesant, stimulativ, informativ i plcut, nu vrea s dai gre; 9

- nu v cerei scuze, dac menionai faptul c suntei nervos sau v cerei scuze pentru orice probleme care credei c le are discursul dumneavoastr, putei atrage atenia auditoriului asupra unor lucruri pe care acesta nu le observase; - stpnii-v energia nervoas i tranformai-o n vitalitate i entuziasm; - cunoatei-v materialul; - dac nu suntei familiarizat cu materialul sau dac nu suntei mulumit de el, nervozitatea dumneavoastr va crete. Repetai-v discursul i corectai-l dac trebuie. Atam n continuare i recomandri utile pentru a depi tracul : - recunoatei c avei puin trac (la urma urmei, dac recunoti c ai o problem ai i rezolvat-o pe jumtate); - gndii-v c toi vorbitorii au emoii n timp ce-i in discursul n public; - folosii-v energia produs de fric; - nelegei c nimeni nu trebuie s vad c v este fric, n multe situaii aparena i realitatea se confund; - imaginai-v c suntei un vorbitor de succes; - analizai-v auditoriul; - fii bine pregtii; - fii ncreztori, cnd credei n dumneavoastr i ajutai i pe ceilali s cread. (Rozakis, 2007, p. 28) n lupta cu tracul amintim i un element care poate s ne ofere mai mult ncredere n timpul prezentrilor este i mbrcmintea adecvat evenimentului. Un psiholog, rector al unei universiti a trimis un chestionar mai multor persoane ntrebnd ce impresie produc hainele. Acetia au mrturisit n unanimitate c, atunci cnd erau imbrcai bine, pui la patru ace i foarte curai, faptul c tiau asta le dde senzaia greu de explicat c aveau ncredere n ei. Aveau o prere mai bun despre ei nii. Au declarat c atunci cnd artau ca nite persoane sigure pe sine li se prea mai simplu s se gndeasc la succes i s-l obin. Acesta este efectul hainelor asupra celui care le poart. (Carnegie, 2000, p. 97) De asemenea, o mbrcminte adecvat poate fi perceput ca o form de respect pentru membrii comisiei. Afiarea unei dispoziii i atitudini pozitive a vorbitorului, un zmbet naintea nceperii prezentrii, entuziasmul sunt considerate a fi contagioase i pot determina o reacie pozitiv a auditoriului. Toate recomandrile anterioare, pentru depirea tracului trebuie asociate cu o bun pregtire a coninutului prezentrii.

8. Pregtirea insuficient a prezentrii


Succesul unei prezentri depinde n mare msur i de timpul alocat pregtirii. n literatura de specialitate gsim informaia potrivit creia pentru o ora de prezentare sunt necesare cel puin 8 ore de pregtire temeinic. Dup ce materialul ce urmeaz a fi prezentat a fost pregtit i a primit acceptul coordonatorului tiinific, se recomand s-l prezentm unui coleg i s-i cerem prerea sincer i constructiv dup un model de recomandri al lui Tim Hindle : - ,,cel sau cei care ne ascult trebuie s fie invitai s ne ofere feedback cum ar trebui aduse imbuntiri i n ce fel att pe partea de coninut ct i pe elementele verbale i nonverbale ale prezentrii; - ncercai s reproducei ct mai bine coninutul prezentrii i nvai s v controlai vocea pentru a fi uniform; - folosii tot mai puin notiele pe msur ce repetei i memorai materialul; - n final cerei-i opinia cu privire la prestaia vocal i fizic; - bucurai-va dac v laud, dar acceptai i critica sau sfaturile pentru a v imbuntii prezentarea (Hindle pp. 34-35). De asemenea reinem i urmtoarele recomandri n procesul de exersare : 10

- ,,repetei 30 de minute sau chiar mai mult pentru fiecare minut de prezentare; - exersai n minte; - rostii prezentarea cu voce tare; - privii-v n oglind n timp ce prezentai; - folosii un aparat video pentru a v nregistra; - prezentai i n faa altora; - repetai-o n locul unde vei prezenta; - comportai-v ca i cum auditoriul ar fi prezent; - concepei singur prezentarea pentru a o reine uor; - cnd trebuie s enunei fraze sau cuvinte mai complexe familiarizai-v ndelung cu ele (Leigh, Maynard 1998, pp. 62-67). n procesul de pregtire trebuie s ne concentrm atenia i la greelile de exprimare sau la folosirea unor nume proprii sau sintagme care trdeaz erori grave din punct de vedere profesional. Exemplu : Jane Adams, activista social din Marea Britanie sau asistenii sociali din evul mediu. Sunt de evitat generalizrile abuzive, folosirea exagerat a superlativelor n defavoarea citrilor bibliografice cifrelor obinute n urma cercetrilor, de evitat limbajul profesional nepotrivit, de evitat arhaismele, de evitat expresii tipice sau expresii potrivite unor situaii informale. Reinem i recomandrile din capitolul 4 cu privire la prezentarea articolului tiinific, cu privire la mesaje ncrcate de ambiguitate sau inconsecvene de limbaj.

Dificulti determinate de componente ale comunicrii nonverbale i paraverbale


Aa cum am indicat i n subcapitolul 6.1.1. tracul se poate manifesta prin diferite forme ale comunicrii verbale, nonverbale sau parverbale. Dar cele mai importante simptome se manifest n componenta nonverbal oar cunoaterea acestora ne ofer posibilitatea de evita acele situaii care afecteaz calitatea unei prezentri. ntr-o lucrare publicat n 1998, reinem cele mai utile elemente ale comunicrii nonverbale i paraverbale, care trebuie cunoscute pentru a asigura o reuit a comunicrii:
Componenta avut n vedere Privirea Formele luate Fixitate, mobilitate, circularitate, instabilitate, vid Mimic, grimase, zmbete, ticuri..... Cltinri ale capului, rigiditate, ntinderea gtului, verticalitate, balansri... Crispare, rsuciri...

Expresiile feei

Micrile capului Minile

Interpretri posibile Punere n eviden a trsturilor de caracter (nervozitate, arogan, modestie...). Indicaii despre starea de spirit i despre personalitatea oratorului. Punctarea frazei, accentuarea cuvintelor. Sentimente de fric sau anxietate, de aprare sau de satisfacie. Conduit exprimnd nerbdarea, agitaia sau confuzia. Informaii despre gradul de siguran, de timiditate, de dezinvoltur sau de convingere. Manifestri trdnd detaarea sau oboseala, plictiseala. Timiditate, plictiseal, enervare. Trac, emotivitate, tensiune.

Gesturile Poziia corpului

Tropieli, preumblri... Bustul inut nainte sau napoi, picioarele strmse sau inute picior peste picior... Jocul cu stiloul, cu pachetul de igri, cu tocul ochelarilor... Tusea, potrivirea vocii, suspinele... nroirea feei, tremurul, blbielile, respiraia precipitat...

Relaiile cu obiectele Zgomotele Senzaiile fiziologice

(Lionel Bellenger, 1979, apud Ferreol 1998, pp. 156-157).

11

Aa cum am mai scris, ignorarea acestor forme ale comunicrii nonverbale i paraverbale pot s afecteze n mare msur prezentarea unei lucrri care poate fi valoroas din punct de vedere tiinific. Candidaii se pot bloca i astfel efortul lor s nu fie evaluat la adevrata valoare epistemologic.

Utilizarea nepotrivit a tehnologiei de prezentare


Aa cum am artat i n capitolul 4, prezentrile ntr-un context tiinific implic opional i utilizarea diferitelor mijloace audio-vizuale. Acestea pot fi urmtoarele: - copii multiplicate pe suport de hrtie a celor mai importante idei, grafice scheme din prezentare; - flipchartul unde trebuie s scriem lizibil pentru a fi vzui i de cei din spatele slii; - retroproiectorul; - videoproiectorul; - diaproiectorul; - videorecorderul; Mijloacele audio-vizuale pot produce dificulti candidatului dac nu se realizeaz o pregtire prealabil a utilizrii acestora prin repetarea prezentrii. De asemenea, trebuie anticipate eventualele probleme tehnice i posibilitatea unor soluii de rezerv. Opiunea utilizrii acestora este nepotrivit atunci cnd candidatul nu are deprinderi necesare de folosirea acestora. Deci trebuie s tim s le folosim, s repetm i s avem o soluie de rezerv dac acestea nu funcioneaz. Mijloacele audio-vizuale trebuie considerate elemente ajuttoare n perocesul de prezentare i s nu fie o barier ntre cel care face prezentarea i comisia de evaluare (de ex. citirea cuvnt cu cuvnt de pe slide-urile de pe proiector). Lizibilitatea sczut reprezint cel mai frecvent insucces al mijloacelor de prezentare audiovizual. Regulile de baz ale lizibilitii sunt : - ,,nu mai mult de ase rnduri pe fiecare imagine demonstrativ, textul trebuie mrit pentru a fi vizualizat de toi cei prezeni indiferent de poziia n sal. - dimensiunea caracterelor trebuie s fie urmtoarea : distan de pn la 10m-5mm, de la 10 la 15m 10mm, de la 15 la 20m 20mm - folosii doar trei idei de baz pe pagin, slide, diapozitiv, diagram (Leigh, Maynard 1998, pp. 5156). Mijloacele audio-vizuale trebuie adaptate slii n care urmeaz s se fac prezentarea. Exemplu un microfon trebuie utilizat doar dac avem o sal de tip amfiteatru sau aul i sunt necesare ncercri ale acestuia de ctre candidat cu ajutorul unui tehnician naintea prezentrii. Despre familiarizarea cu locul de desfaurare a prezentrii Hindle (2000) la p.14 fcea urmtoarele recomandri : - ,,vizitai sala n care va avea loc prezentarea unde vei observa aezarea scaunelor, amplasamentul podiumului, aparaturii vizuale etc; - luai n calcul toate detaliile slii indiferent ct de nensemnate ar prea; - fii atent la eventualele obstacole din sal care ar impiedica publicul, auditoriul s v vad; - dac permit organizatorii cobori jaluzelele pentru a se reduce lumina; - ntrebai o persoan i verificai dac se aude bine n spatele slii; - inei seama ca vocea nu se aude la fel de bine dac sala e plin; - localizai ntreruptoarele pentru a putea reduce lumina dac folosii mijloace vizuale.

12

n ultimul deceniu, videoproiectorul i aplicaia power point s-au impus ca instrumente obinuite n prezentrile tiinifice. Vom detalia recomandri utile despre acestea n partea destinat prezentrii lucrrii de licen.

9. Procesul verbal, delegaia, adeverina, referina sau recomandarea, scrisoarea de mulumire, invitaia, actul de donaie, chitana, convenie de colaborare
Dei rapoartele scrise sunt extrem de variate ca tipologie, structura de principiu a unuia ar fi urmtoarea: 1. 2. 3. 4. 5. 6. antet i numr de nregistrare introducere informaii generale situaia curent prognoze de viitor recapitulare

Procesele verbale sunt impariale i prezint consemnarea activitii unei instituii i folosesc celor care nu au fost prezeni la ntlniri, celor care au fost prezeni dar nu au reinut coninutul i celor care au nevoie de informaiile din procesul verbal pe viitor. Procesele verbale se folosesc pentru a ti: 1. ce decizii s-au luat 2. de ce s-au luat deciziile respective 3. ce altceva s-a raportat sau s-a discutat 4. ce msuri trebuie s le ia cel care le citete i cnd 5. ce msuri trebuie s ia ceilali i cnd Coninutul unui proces verbal trebuie s includ: ( numele instituiei, o descriere a tipului ntlnirii, data, locul, mebrii prezeni, ali participani, cine a coordonat ntlnirea, deciziile, data i locul urmtoarei ntlniri, procese verbale anterioare luate n discuie, semnturile participanilor. Chitana este un act scris prin care se va face dovada primirii a unei sume de bani. Caracteristici: nucleul unei chitane const n cateva puncte de sprijin ( cuvinte, date ). Acestea sunt: data, o formul de confirmare a primirii, numele i adresa persoanei sau instituiei de la care se primete, specificarea sumei ce reprezint suma i semntura primitorului. Prin completarea datelor referitoare la aceste repere se obine un text cu valoare de document, o chitana. Chitanele sunt pri a unor formulare tipizate, numite chitaniere care sunt numerotate i nregstrate n dublu exemplar iar persoana sau instituia de la care se primete suma de bani va primi fila superioar, original iar partea a doua ramne la chitanier. n procedurile financiare se folosesc i facturile care trebuie nsoite de chitane sau mai recent n bonuri fiscale care includ pe lng caracteristicile chitanei i detalii cu privire la produsele cumprate. Delegaia este un text prin care cineva este mputernicit s ndeplineasc o aciune n numele unei persoane fizice sau instituii. Caracteristici: textul unei delegatii conine: data ntocmirii, numele celui care deleag, locul unde profeseaz, domiciliul su, numele celui delegat, sarcina ncredinat ( consemnarea precisa a mputernicirii ) i semnatura. Dac vine din partea unei instituii oficiale trebuie nsoit de antetul, numrul de nregistrare i semntura i tampila persoanei care are acest drept.

13

Adeverina actul oficial, eliberat de o instituie prin care se recunoate un anumit fapt sau un drept se numete adeverin. ntocmirea unei adeverine impune consemnarea tuturor datelor ce o caracterizeaz, n ordinea menionat i n formularea respectiv. Ea se elibereaz n urma unei cereri. Caracteristici: o adeverinta conine antetul instituiei emitente n stnga iar n dreapta numrul de nregistrare i data eliberrii actului. Urmeaz textul propriuzis prin care se adeverete, se confirm, se susine exactitatea unui fapt. n subsolul adeverinei se trece semntura i tampila conductorului instituiei i a secretarului. Cererea - textul cu destinaie oficial prin care o persoan solicit rezolvarea unor probleme de ordin personal sau administrative poart numele de cerere. Cererea poate fi adresat oricrei pesoane juridice care are dreptul de a elibera acte oficiale i se scrie pe o coala de hrtie unde se las un spaiu liber n partea de sus ( pentru formularea rezoluiei celui caruia i se adreseaz ) i n partea stnga a paginii pentru a fi ndosariat. Cererea se redacteaz n stil oficial, cu formulri simple, clare i precise. Derogarea de la aceste cerine elementare poate pune autorul cererii n situaii penibile. Caracterisitici: textul unei cereri conine: - o formul de adresare - prenumele i numele solicitantului - ocupaia i locul unde i-o desfoar - formularea scurt i clar a unei probleme personale - motivul solicitrii - semntura solicitantului - localitatea i data ntocmirii - funcia celui cruia i se adreseaz cererea i instituia pe care o conduce Nota explicativ relatare care explic i motiveaz, pe scurt o situaie, un fapt, o ntamplare, cu scopul de a contribui la elucidarea lor Referina i recomandarea Referina este definit ca fiind textul prin care cineva d informaii cu privire la situaia unei persoane, n vederea unei mai bune cunoateri a acesteia. Recomandarea este definit ca fiind textul prin care cineva propune o persoan pentru un post sau o funcie oarecare, prezentnd-o, n acest scop, n mod eleogios, se numete recomandare. Scrisoarea de mulumire textul epistolar prin care se transmit mulumiri unei persoane pentru ndeplinirea unei rugminti sau pentru alte aciuni. Scrisorile de mulumire sunt de obieci scurte i pot fi redactate att n stil oficial ct i n stil amical familiar, n funcie de natura relaiilor existente. n afara titlului ele conin mulumirile aduse, menionarea unor caliti a persoanei care a satisfcut rugmintea, eventual o asigurare privind ndatorarea pe viitor i o formul amabil de ncheiere. n domeniul asistenei sociale o scrisoare de mulumire poate s includ numrul de persoane care a beneficiat de ajutor direct sau indirect. Invitaia - textul prin care se transmite ntr-un stil protocolar, o invitaie. Ceea ce caracterizez stilul de formulare a invitaiilor este folosirea unor cuvinte, expresii, construcii pline de deferen. Nota protocolar va fi prezent n toate compartimentele textului (n formula de introducere, n cuprins, n formula de ncheiere). Actul de donaie - documentul prin care se realizeaz ntre dou pri donarea unor bunuri materiale. Se vor trece pe o hrtie cu antet i numr de nregistrare, datele personale att ale donatorului ct i a beneficiarului, cantitatea exacta a bunurilor donate, valoarea acestora i semnturile eventual tampilele 14

prtilor. Ulterior produsele donate se nscriu n evidena contabil n cazul persoanelor juridice, conform legislaiei n vigoare. Contractul - un acord de cele mai multe ori scris care produce efecte juridice i cuprinde: acceptul i oferta celor dou pri precum i obiectul contractului. Contractul de sponsorizare: documentul prin care dou pri sunt implicate n donarea respectiv primirea unei sume de bani sau produse. n cazul persoanelor juridice se vor trece pe o hrtie cu antet i numr de nregistrare, datele personale att ale sponsorului ct i a beneficiarului, datele bancare i eventual cadrul legislativ pe baza cruia se face aciunea de sponsorizarea. Suma care face obiectul sponsorizrii trebuie trecut exact i de asemenea modalitatea de intrare n posesia acesteia ( prin virament bancar sau cash i n aceast ultim situaie trebuie eliberat chitan ) Documentul trebuie semnat i tampilat n original iar suma se include n evidena contabil. Convenia de colaborare - documentul prin care dou pri au convenit s aib relaii de colaborare i unde se vor trece datele concrete care cuprind aceast relaie i durata sa de desfurare care poate fi determinat sau nedeterminat.

10. Organizare, conducere, participare la edine


edinele n activitatea profesional a asistenilor sociali pot avea urmtoarele caracteristici negative: sunt o pierdere de timp, nu au nici un efect, ncep cu ntrziere, dureaz prea mult, n cursul lor nu se iau decizii sau acestea sunt anulate n edinta urmtoare, la edine nu particip toi cei implicai, etc . Sandy Adirondak 1999, edinele eficiente trebuie s nceap cu o clarificare a scopului acestora, care poate fi: - consultativ: s obin prerile sau propunerile participanilor, despre ceea ce urmeaz s se ntmple, fr ca edina s genereze o decizie - decizional: s se discute i s se ia decizii pe baza discuiilor - informativ: ce s-a ntamplat i ce urmeaz a se ntmpla - juridic: s se dezbat probleme care trebuie perfectate legal, conform legislaiei sau statutului organizaiei - educativ: s se ofere informaii cu privire la o tem important - socializant: s constitue ocazia ntrunirii unor prieteni, mprtirii unor interese sau acordrii de sprijin reciproc O component important pentru o bun organizare a edinelor este agenda acestora. Din cele scrise de autoarea sus menionat, existena agendei presupune c toi participanii, nu numai persoana care prezideaz intalnirea, rspund de dezbaterea tuturor temelor vizate pentru respective edin. Agenda permite tuturor s tie ce se va discuta la o anumita ntlnire i trebuie distribuit naintea ntlnirii pentru ca participanii s aib timp s se pregateasc. Dac s-a stabilit c prezidarea edinelor i redactarea proceselor verbale s se fac prin rotaie, acest aspect trebuie nregistrat n scris. Se recomand ca agenda edinei s fie trimis prin coresponden normal sau electronic participanilor, iar dac nu este posibil coninutul acesteia va fi afiat la loc vizibil la nceputul ntlnirii. Agenda trebuie distribuit in timp util, dac participanii la edin trebuie s aduc ceva cu ei aceasta se va specifica n mod clar. Viitorii participani la edin vor fi ntrebai dac doresc s includ ceva pe agend. Asistentul social atunci cnd elaboreaz agenda va trebui s treac n revist procesele verbale ale edinelor precedente i s includ orice problem care necesit o nou dezbatere. Unele agende indic o 15

perioad aproximativ sau chiar exact pentru fiecare problem de discutat. Astfel se vor lua decizii ca problemele care pot fi discutate pe scurt s fie luate repede n discuie pentru alocarea de timp unor chestiuni mai importante. Dac nu este timp pentru a discuta tot ceea ce a fost planificat, exist cteva posibiliti: 1. s se scurteze timpul alocat pentru unele probleme 2. s se decida amnarea discutrii pn la ntlnirea urmtoare Dac pe agend e trecut punctul diverse este imposibil pentru cel care coordoneaza edina s anticipeze durata celor ce pot fi incluse la acest punct. n acest caz e recomandabil s se includ doar aspectele cu adevarat urgente i importante, persoanele care au propuneri pentru acest punct la diverse s se anune de la nceputul edinei pentru ca cel care coordoneaz s organizeze timpul. Model al unei agende: 1. urri de bun venit, trecerea n revist a agendei 2. prezentarea foarte pe scurt a proceselor verbale ale ultimelor ntlniri 3. nscrieri pentru punctul diverse 4. scurt prezentare la zi a activitilor pe departamente ( up date ) 5. aspecte de personal ( recrutare de noi membri ) 6. discuii cu teme specifice 7. probleme de personal 8. aspecte administrative 9. propuneri pentru edina urmatoare 10. diverse Deschiderea edinei: Cel care coordoneaz edina trebuie s ajung cu cel puin 15 minute nainte de nceperea acesteia i s se asigure c: - sala este aranjat ca toi s se poat vedea unii pe alii sau cel puin pe cel care prezideaz - s existe un flipchart sau o tabl de scris dac e nevoie - c sunt disponibile toate documentele necesare - c exist o persoan care se ocupa de primirea participanilor ntrziai - c exist o persoan desemnat pentru scrierea procesului verbal al edinei La nceputul ntlnirii cel care prezideaz ntlnirea trebuie: s ureze bun venit participanilor s prezinte pe invitai sau pe nou venii dac este cazul sau s le solicite acestora s se prezinte singuri s prezinte scuze n numele celor abseni s prezinte pe scurt agenda preciznd care din probleme presupune luarea de decizii i care face obiectul unei dezbateri s ntrebe dac cineva dorete s se includ la diverse s precizeze cnd se va lua pauza i cnd se ncheie edina la o ntlnire la care participani nu se cunosc tre ei fiecare trebuie s se prezinte

O deprindere important a asistentului social care conduce o edin este aceea de a rezuma ceea ce se discut mai ales dac discuia este complex. Dac profesionistul care conduce edina este implicat emoional, e ntr-o situaie de conflict pe un aunumit punct de pe ageda edinei e recomandabil s nu coordoneze acea edin. Persoana care coordoneaz o edin trebuie s ndrepte ntodeauna atenia n timpul edinei ctre aspectele pozitive i nu ctre nenelegeri i s ncurajeze membrii participani s fie constructivi. 16

De obicei edinele pot s fie ineficiente i chiar s fie distructive pentru grup din cauz c: se pierde timpul n loc s se pun accent pe sarcin sunt chemai s participe persoane care nu au ce face acolo majoritatea participanilor nu tiu scopul edinei pn cnd nu ajung acolo cel care se ocup de organizarea edinei nu planific eficient astfel nct s se ating scopul unii participani nu vorbesc atunci cnd nu sunt de acord cu celelalte preri participanii nu au voie s adauge probleme lor pe agend dup ntlnire participanii nu fac ceea ce au zis c vor face

Schindler-Rainman, Lippitt i Cole (1988) au enumerat cteva dintre caracteristicile unei edine eficiente: spaiul este aranjat n aa fel nct toat lumea s se poat vedea - exist un spaiu destinat nregistrrii ideilor (foi-afi (flip-chart), tabl-cu meniunea c tabla la final se terge i ideile trebuie din nou salvate, etc) astfel nct la final ideile s nu se piard - se prezint o agend acceptat de toat lumea - se planific timp pentru fiecare punct din agend - cineva nregistreaz aspectele dezbtute i deciziile luate, iar la final distribuie acest rezumat tuturor participanilor - n acest rezumat se scrie cine i cu ce a fost de acord, data urmtoarei edine (numele participanilor trebuie s fie subliniate) - data viitoarei edine se stabilete n aa fel nct toat lumea s pat participa - n timpul edinei s se pun cel puin o dat ntrebarea cum merge edina astzi suntem pe calea cea bun? Cum am putea fi mai productivi? - s se analizeze de fiecare dat dac ar fi bine s mai participe i alte persoane, dac da, atunci cine sunt ele - la finalul edinei se face o scurt analiz asupra celor discutate i asupra atingerii scopului se face o scurt analiz a agendei urmtoarei edine i se reamintete ce are de fcut fiecare pn la urmtoarea edin.

17