Cdigo Europeo de Buena Conducta Administrativa

El Defensor del Pueblo Europeo

es

Cdigo Europeo de Buena Conducta Administrativa

El Defensor del Pueblo Europeo

 Comunidades Europeas, 2005 Reservados todos los derechos. Se permite la reproduccin con nes educativos y no comerciales siempre que se cite su procedencia. Luxemburgo: O cina de Publicaciones O ciales de las Comunidades Europeas, 2005 ISBN 92-95022-20-3 Impreso en Blgica IMPRESO EN PAPEL BLANQUEADO SIN CLORO

Contenido

Prefacio por el Defensor del Pueblo Europeo Introduccin Cdigo Europeo de Buena Conducta Administrativa

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Prefacio por el Defensor del Pueblo Europeo

Estimado lector/a: Desde que acept el puesto de Defensor del Pueblo Europeo el 1 de abril de 2003, he trabajado incansablemente para promover la buena administracin en el seno de las instituciones y rganos de la Unin Europea. Esta labor conlleva una doble dimensin. Por un lado, la actuacin del Defensor del Pueblo constituye un medio externo de control, investigando reclamaciones sobre mala administracin y recomendando en su caso acciones correctivas. Por otra parte, el Defensor del Pueblo puede ayudar tambin a las instituciones llamando su atencin sobre reas en las que su trabajo puede mejorarse. En ltima instancia la nalidad de la labor del Defensor del Pueblo Europeo es mejorar el servicio a los ciudadanos europeos. El Cdigo Europeo de Buena Conducta Administrativa es un instrumento vital en la labor del Defensor del Pueblo. El Defensor del Pueblo utiliza el Cdigo para examinar si existe o no mala administracin, aplicando sus disposiciones para llevar a cabo su funcin de control. Al mismo tiempo el Cdigo sirve de gua prctica y herramienta para funcionarios, fomentando los ms elevados niveles de administracin.

Los ciudadanos europeos no se merecen menos. El derecho a una buena administracin por parte de las instituciones y rganos de la UE es un derecho fundamental, segn el Artculo 41 de la Carta de Derechos Fundamentales de la UE. El Cdigo explica a los ciudadanos qu signi ca en la prctica este derecho y qu pueden esperar, en concreto, de la administracin europea. Al haber sido integrada la Carta como Parte II del Tratado que establece una Constitucin para Europa podemos estar seguros de que en los prximos aos este derecho tendr cada vez un mayor signi cado. Desde su adopcin por el Parlamento Europeo en septiembre de 2001 tanto ciudadanos como funcionarios han demostrado un gran inters en el Cdigo. Su impacto no se ha limitado, tan solo, a las instituciones y rganos de la Unin. Me es grato sealar que el Cdigo ha sido adoptado por numerosos Estados Miembros, as como por pases candidatos. Como Defensor del Pueblo Europeo, es mi tarea promover la difusin de los derechos y obligaciones contenidos en el Cdigo, a lo que contribuye esta publicacin de una nueva versin del mismo en todos los idiomas o ciales de la UE, as como en los idiomas de los pases candidatos. Espero que el Cdigo contine siendo un til de trabajo para las administraciones pblicas as como un punto de referencia para los ciudadanos de toda Europa.

P. Nikiforos Diamandouros Estrasburgo, 5 de enero de 2005.

Introduccin

En una resolucin adoptada el 6 de septiembre de 2001, el Parlamento Europeo aprob un Cdigo de Buena Conducta Administrativa dirigido a las instituciones y rganos de la Unin Europea, cuyos contenidos debern ser respetados por esas administraciones y sus funcionarios en sus relaciones con los ciudadanos. La idea de un Cdigo similar haba sido inicialmente propuesta en 1998 por el parlamentario europeo, Sr. Roy PERRY. El Defensor del Pueblo Europeo redact un proyecto de texto, siguiendo una investigacin de o cio al respecto, presentndolo como un informe especial ante el Parlamento Europeo. La resolucin del Parlamento sobre el Cdigo est basada en la propuesta del Defensor del Pueblo Europeo, a la que se han introducido algunos cambios propuestos por el Sr. PERRY como ponente del informe especial de la Comisin de Peticiones del Parlamento Europeo. El Cdigo toma en cuenta los principios de Derecho administrativo europeo contenidos en las decisiones del Tribunal de Justicia, inspirndose tambin en Derechos nacionales.

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La naturaleza jurdica del Cdigo

La Carta de Derechos Fundamentales de la Unin Europea fue proclamada en la cumbre de Niza en diciembre de 2000 y se ha convertido en la Parte II del Tratado por el que se establece una Constitucin para Europa. La Carta incluye como derecho fundamental de los ciudadanos de la Unin el derecho a una buena administracin (art.41) y el derecho a someter al Defensor del Pueblo Europeo las reclamaciones relativas a mala administracin en la accin de las instituciones y rganos de la Unin (art.43). El Cdigo pretende concretar en la prctica el derecho a una buena administracin establecido en la Carta.

Derecho a una buena administracin

(Artculo 41 de la Carta de Derechos Fundamentales1)
1 Toda persona tiene derecho a que las instituciones y rganos de la Unin traten sus asuntos imparcial y equitativamente y dentro de un plazo razonable. 2 Este derecho incluye en particular: el derecho de toda persona a ser oda antes de que se tome en contra suya una medida individual que le afecte desfavorablemente; el derecho de toda persona a acceder al expediente que le afecte, dentro del respeto de los intereses legtimos de la con dencialidad y del secreto profesional y comercial; la obligacin que incumbe a la administracin de motivar sus decisiones. 3 Toda persona tiene derecho a la reparacin por la Comunidad de los daos causados por sus instituciones o sus agentes en el ejercicio de sus funciones, de conformidad con los principios generales comunes a los Derechos de los Estados miembros. 4 Toda persona podr dirigirse a las instituciones de la Unin en una de las lenguas de los Tratados y deber recibir una contestacin en esa misma lengua.

(1) El artculo 41 de la Carta se corresponde con el Artculo II-101 de la Constitucin.

El Defensor del Pueblo Europeo investiga posibles casos de mala administracin en las actividades de las instituciones y rganos de la Unin, de acuerdo con el Artculo 195 del Tratado de la CE y el Estatuto del Defensor del Pueblo2. La de nicin de mala administracin establecida por el Defensor del Pueblo y contenida en su Informe Anual de 1997 es que: Se produce mala administracin cuando un organismo pblico no obra de conformidad con las normas o principios a los que debe obligatoriamente atenerse. Esta de nicin ha sido aprobada por el Parlamento Europeo.

El Defensor del Pueblo

(Artculo 43 de la Carta de Derechos Fundamentales3)
Todo ciudadano de la Unin o toda persona fsica o jurdica que resida o tenga su domicilio social en un Estado miembro tiene derecho a someter al Defensor del Pueblo de la Unin los casos de mala administracin en la accin de las instituciones u rganos comunitarios, con exclusin del Tribunal de Justicia y del Tribunal de Primera Instancia en el ejercicio de sus funciones jurisdiccionales.

En una resolucin adoptada por el Parlamento Europeo al mismo tiempo que el Cdigo, se requera su aplicacin por parte del Defensor del Pueblo Europeo, a n de comprobar si existe o no mala administracin, dando con ello efecto al derecho de los ciudadanos a una buena administracin, establecido en el Artculo 41 de la Carta. El Defensor del Pueblo, por tanto, toma en consideracin las reglas y principios contenidos en el Cdigo al examinar los casos de mala administracin.

(2) Decisin del Parlamento Europeo sobre el Estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus funciones, DO L 113, 4.5.1994, p. 15. (3) El Artculo 43 de la Carta se corresponde con el Artculo II-103 de la Constitucin.

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Un Derecho administrativo europeo

Tras la aprobacin del Cdigo, el Parlamento Europeo solicit a la Comisin Europea que propusiera un reglamento en el que estuvieran incluidas las obligaciones contenidas en aqul. Se consideraba que un reglamento resaltara el carcter vinculante de las reglas y principios en l contenidos, que se aplicaran, por otra parte, de manera uniforme y consistente por todas las instituciones y rganos de la UE, promoviendo as la transparencia. Este objetivo puede ser alcanzado mejor ahora sobre la base de la propuesta de la Comisin de un Derecho europeo sobre la buena administracin. El Artculo III-398 de la Constitucin provee la base legal para dicho Derecho. En l se establece que: En el cumplimiento de sus funciones, las instituciones, rganos y organismos de la Unin se apoyarn en una administracin europea abierta, e caz e independiente. Dentro del respeto al Estatuto y al rgimen adoptados con arreglo al artculo III-427, la ley europea establecer las disposiciones a tal efecto. El Defensor del Pueblo continuar defendiendo el valor aadido de trasformar el Cdigo en Derecho europeo. Con ello se eliminara la confusin actual resultante de la existencia paralela de diferentes Cdigos en la mayora de las instituciones y rganos de la UE, y se asegurara la aplicacin de los mismos principios bsicos por parte de todas las instituciones y rganos en sus relaciones con los ciudadanos, haciendo que tanto ciudadanos como funcionarios fuesen conscientes de la importancia de dichos principios.

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El Cdigo aprobado por el Parlamento Europeo contiene las siguientes medidas dispositivas:

Artculo 1
Disposicin general En sus relaciones con el pblico, las Instituciones y sus funcionarios respetarn los principios establecidos en este Cdigo de buena conducta administrativa, denominado en lo sucesivo el Cdigo.

Artculo 2
mbito personal de aplicacin 1. El Cdigo ser aplicable a todos los funcionarios y otros agentes para los que rigen el Estatuto y el rgimen aplicable a otros agentes de las Comunidades Europeas, en sus relaciones con el pblico. En lo sucesivo, el trmino funcionario se re ere tanto a los funcionarios como a los otros agentes.

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2. Las Instituciones y sus administraciones adoptarn las medidas necesarias para garantizar que las disposiciones establecidas en el presente Cdigo sean tambin de aplicacin a otras personas que trabajan para ella, tales como personas contratadas bajo la modalidad de contratos de Derecho privado, expertos de administraciones nacionales en comisin de servicios y becarios. 3. El trmino pblico se re ere a personas fsicas y jurdicas, independientemente de que residan o tengan su domicilio social en un Estado miembro. 4. En el presente Cdigo, se entender por a) Institucin, una institucin o a un rgano comunitario; b) funcionario, un funcionario u otro agente de las Comunidades Europeas.

Artculo 3
mbito material de aplicacin 1. El presente Cdigo contiene los principios generales de buena conducta administrativa aplicables a todas las relaciones de las Instituciones y sus administraciones con el pblico, salvo que existan disposiciones espec cas para las mismas. 2. Los principios establecidos en el presente Cdigo no son aplicables a las relaciones entre la Institucin y sus funcionarios. Dichas relaciones se encuentran regidas por el Estatuto.

Artculo 4
Legitimidad El funcionario actuar de conformidad con la legislacin y aplicar las normas y procedimientos establecidos en la legislacin comunitaria. En particular, el funcionario velar por que las decisiones que afecten a los derechos o intereses de los ciudadanos estn basadas en la ley y que su contenido cumpla la legislacin.

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Artculo 5
Ausencia de discriminacin 1. Al tramitar las solicitudes del pblico y al adoptar decisiones, el funcionario garantizar el respeto del principio de igualdad de trato. Los miembros del pblico que se encuentren en la misma situacin sern tratados de una manera similar. 2. De producirse alguna diferencia de trato, el funcionario garantizar que se encuentra justi cada por las caractersticas pertinentes objetivas del caso en concreto. 3. En particular, el funcionario evitar toda discriminacin injusti cada entre miembros del pblico sobre la base de nacionalidad, sexo, raza, color, origen tnico o social, caractersticas genticas, lengua, religin o creencias, opiniones polticas o de cualquier otro tipo, pertenencia a una minora nacional, propiedad, nacimiento, discapacidad, edad u orientacin sexual.

Artculo 6
Proporcionalidad 1. Al adoptar decisiones, el funcionario garantizar que las medidas adoptadas sean proporcionales al objetivo que se persigue. En particular, el funcionario evitar restringir los derechos de los ciudadanos o imponerles cargas cuando estas restricciones o cargas no sean razonables con respecto al objetivo perseguido. 2. Al adoptar decisiones, el funcionario respetar el justo equilibrio entre los intereses individuales y el inters pblico general.

Artculo 7
Ausencia de abuso de poder Los poderes se ejercern nicamente con la nalidad para los que han sido otorgados por las disposiciones pertinentes. En particular, el funcionario evitar utilizar dichos poderes para objetivos que no posean fundamento legal o que no estn motivados por un inters pblico.

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Artculo 8
Imparcialidad e independencia 1. El funcionario ser imparcial e independiente. El funcionario se abstendr de toda accin arbitraria que afecte adversamente a los miembros del pblico, as como de cualquier trato preferente por cualesquiera motivos. 2. La conducta del funcionario nunca estar guiada por intereses personales, familiares o nacionales, ni por presiones polticas. El funcionario no participar en una decisin en la que l mismo, o un familiar cercano, tenga intereses econmicos.

Artculo 9
Objetividad Al adoptar decisiones, el funcionario tendr en cuenta los factores relevantes y otorgar a cada uno de los mismos su propia importancia en la decisin, excluyendo de su consideracin todo elemento irrelevante.

Artculo 10
Legtimas expectativas, consistencia y asesoramiento 1. El funcionario ser coherente en su propia prctica administrativa, as como con la actuacin administrativa de la Institucin. El funcionario seguir las prcticas administrativas normales de la Institucin, salvo que existan razones fundadas para apartarse de tales prcticas en un caso individual; este fundamento deber constar por escrito. 2. El funcionario respetar las legtimas y razonables expectativas que los miembros del pblico tengan a la luz de la actuacin de la Institucin en el pasado. 3. Si fuera necesario, el funcionario asesorar al pblico sobre cmo debe presentarse un asunto que entra dentro de su mbito de competencia, as como sobre el modo en que se debe actuar mientras se trate ese asunto.

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Artculo 11
Justicia El funcionario actuar de manera imparcial, justa y razonable.

Artculo 12
Cortesa 1. El funcionario ser diligente, correcto, corts y accesible en sus relaciones con el pblico. Al responder a la correspondencia, llamadas telefnicas y correo electrnico, el funcionario tratar en la mayor medida posible de ser servicial y responder a las preguntas que se le plantean de la manera lo ms completa y exacta posible. 2. En caso de que el funcionario no sea competente para el asunto de que se trate, dirigir al ciudadano al funcionario adecuado. 3. De producirse un error que afecte negativamente a los derechos o intereses de un miembro del pblico, el funcionario presentar sus excusas, tratar de corregir los efectos negativos resultantes de su error de la forma ms rpida posible e informar al interesado de las posibilidades de recurso de conformidad con el artculo 19 del presente Cdigo.

Artculo 13
Respuesta a cartas en la lengua del ciudadano El funcionario garantizar que todo ciudadano de la Unin o cualquier miembro del pblico que se dirija por escrito a la Institucin en una de las lenguas del Tratado reciba una respuesta en esa misma lengua. Esta disposicin se aplicar, en la medida de lo posible, a las personas jurdicas tales como las asociaciones (ONG) y las empresas.

Artculo 14
Acuse de recibo e indicacin del funcionario competente 1. Toda carta o reclamacin dirigida a la Institucin ser objeto de un acuse de recibo en el plazo de dos semanas, excepto en el caso de que en ese perodo pudiera enviarse una contestacin pertinente.

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2. La contestacin o el acuse de recibo indicarn el nombre y el nmero de telfono del funcionario que se est ocupando del asunto, as como del servicio al que dicho funcionario pertenece. 3. No ser necesario enviar un acuse de recibo o una respuesta en aquellos casos en los que las cartas o reclamaciones resulten impertinentes por su nmero excesivo o su carcter repetitivo o absurdo.

Artculo 15
Obligacin de remisin al servicio competente de la Institucin 1. En caso de que una carta o reclamacin a una Institucin se dirijan o transmitan a una Direccin General, a una Direccin o a una Unidad que no sean competentes para tratarla, sus servicios garantizarn que el expediente en cuestin se remita sin demora al servicio competente de la Institucin. 2. El servicio que originariamente recibi la carta o la reclamacin noti car al autor de esta remisin e indicar el nombre y el nmero de telfono del funcionario al que se ha transmitido el expediente. 3. El funcionario indicar al pblico o a las asociaciones los errores u omisiones que pudieran encontrarse en los documentos y les brindar la posibilidad de corregirlos.

Artculo 16
Derecho a ser odo y a hacer observaciones 1. En aquellos casos que incumban a los derechos o intereses de ciudadanos, el funcionario garantizar que en todas las fases del proceso de toma de decisiones, se respeten los derechos a la defensa. 2. Todo miembro del pblico tendr derecho, en aquellos casos en los que deba adoptarse una decisin que afecte a sus derechos o intereses, a presentar comentarios por escrito y, en caso necesario, a presentar observaciones orales, con anterioridad a la adopcin de la decisin.

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Artculo 17
Plazo razonable de adopcin de decisiones 1. El funcionario garantizar que una decisin sobre toda solicitud o reclamacin dirigida a la Institucin se adopte en un plazo razonable, sin demora y, en cualquier caso, antes de transcurrido un perodo de dos meses a partir de la fecha de recepcin. Esta misma norma se aplicar a la respuesta a cartas de miembros del pblico y a las respuestas a notas administrativas que el funcionario haya enviado a sus superiores solicitando instrucciones relativas a las decisiones que se han de tomar. 2. En caso de que una solicitud o reclamacin dirigida a la Institucin no pueda, por la complejidad de los asuntos que plantee, decidirse dentro del plazo arriba mencionado, el funcionario informar al autor de la misma a la mayor brevedad posible. En este caso, deber noti carse al autor de la solicitud o reclamacin una decisin de nitiva en el plazo ms breve posible.

Artculo 18
Deber de indicar los motivos de las decisiones 1. Toda decisin de la Institucin que pueda afectar adversamente a los derechos o intereses de una persona privada deber indicar los motivos en los que est basada, exponiendo claramente los hechos pertinentes y el fundamento jurdico de la decisin. 2. El funcionario evitar adoptar decisiones basadas en motivos breves o vagos o que no contengan un razonamiento individual. 3. En el caso que, debido al gran nmero de personas afectadas por decisiones similares, no resultara posible comunicar detalladamente los motivos de la decisin, procedindose por lo tanto a respuestas de tipo normalizado, el funcionario, en una fase subsiguiente, facilitar al ciudadano que expresamente lo solicite un razonamiento individual.

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Artculo 19
Indicacin de las posibilidades de apelacin 1. Una decisin de la Institucin que pueda afectar adversamente a los derechos e intereses de una persona particular contendr una indicacin de las posibilidades de apelacin existentes con respecto a tal decisin. En particular, indicar la naturaleza de tales recursos, los organismos ante los que pueden ejercerse, as como los plazos en los que deben ejercerse. 2. En particular, las decisiones remitirn a la posibilidad de recursos judiciales y reclamaciones al Defensor del Pueblo en las condiciones previstas en los artculos 230 y 195, respectivamente, del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea.

Artculo 20
Noti cacin de la decisin 1. El funcionario garantizar que las decisiones que afecten a los derechos o intereses de personas individuales se noti quen por escrito, tan pronto como se haya adoptado la decisin, a la persona o personas afectadas. 2. El funcionario se abstendr de comunicar la decisin a otras fuentes antes de que la persona o personas afectadas hayan sido informadas.

Artculo 21
Proteccin de datos 1. El funcionario que maneje datos personales referentes a un ciudadano respetar la vida privada y la integridad de la persona, de conformidad con las disposiciones del Reglamento (CE) n 45/2001 del Parlamento Europeo y del Consejo de 18 de diciembre de 2000 relativo a la proteccin de las personas fsicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulacin de estos datos1.

(1) DO L 8/1, 12.1.2001.

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2. En particular, el funcionario evitar el tratamiento de datos personales con nes no justi cados o la transmisin de tales datos a personas no autorizadas.

Artculo 22
Solicitudes de informacin 1. El funcionario, cuando sea responsable del asunto de que se trate, facilitar a los miembros del pblico la informacin que soliciten. Cuando sea conveniente, el funcionario aconsejar cmo iniciar un procedimiento administrativo en el mbito de su competencia. El funcionario velar por que la informacin que se comunique resulte clara y comprensible. 2. En caso de que una solicitud oral de informacin sea demasiado complicada o demasiado extensa para ser tratada, el funcionario indicar a la persona afectada que formule su peticin por escrito. 3. En caso de que, por su con dencialidad, un funcionario no pudiera revelar la informacin solicitada, de conformidad con el artculo 18 del presente Cdigo indicar a la persona afectada los motivos por los que no puede comunicar la informacin. 4. En caso de solicitudes de informacin sobre cuestiones de las que no sea responsable, el funcionario dirigir a la persona que presente la solicitud a la persona competente, indicndole su nombre y nmero de telfono. En caso de solicitudes de informacin que afecten a otra Institucin u organismo comunitario, el funcionario dirigir al peticionario a dicha Institucin u organismo. 5. En su caso, el funcionario, dependiendo del tema de la solicitud, dirigir a la persona que trata de obtener la informacin al servicio de la Institucin competente para facilitar informacin al pblico.

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Artculo 23
Solicitudes de acceso pblico a documentos 1. El funcionario tratar las solicitudes de acceso a documentos de la Institucin de conformidad con las normas aprobadas por la Institucin y de los principios y lmites generales establecidos en el Reglamento (CE) n 1049/20012. 2. Si el funcionario no puede satisfacer una peticin oral de acceso a documentos, indicar al ciudadano que la formule por escrito.

Artculo 24
Mantenimiento de archivos adecuados Los departamentos de la Institucin mantendrn los adecuados archivos de su correspondencia de entrada y salida, de los documentos que reciban y de las medidas que adopten.

Artculo 25
Acceso pblico al Cdigo 1. La Institucin adoptar medidas e caces para informar al pblico de sus derechos en virtud del presente Cdigo. Cuando sea posible, har accesible el texto en versin electrnica, publicndolo en la portada de su sitio Internet. 2. La Comisin, en nombre de todas las instituciones, publicar y distribuir el Cdigo entre los ciudadanos en forma de folleto.

Artculo 26
Derecho a reclamacin al Defensor del Pueblo Europeo Cualquier incumplimiento por parte de una Institucin o un funcionario de los principios establecidos en el presente Cdigo podr ser objeto de una reclamacin al Defensor del Pueblo Europeo, de conformidad con el artculo 195 del Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y el Estatuto del Defensor del Pueblo Europeo3.
(2) DO L 145/43, 31.5.2001. (3) Decisin del Parlamento Europeo sobre el Estatuto del Defensor del Pueblo y sobre las condiciones generales del ejercicio de sus funciones, DO L 113 de 04.05.1994, p. 15.

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Artculo 27
Revisin Transcurridos dos aos de aplicacin, cada Institucin examinar cmo sta ha llevado a cabo tal aplicacin y presentar un informe con los resultados de este examen al Defensor del Pueblo Europeo.

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