Manuel de formation en gestion de dossiers

ARC-2005/WS/01

Published in 2005 by the United Nations Educational, Scientic and Cultural Organization 7, place de Fontenoy, 75352 PARIS 07 SP Composed and printed in the workshops of UNESCO UNESCO 2005 Printed in France (ARC-2005/WS/01)

TABLE DES MATIRES

Introduction Invitation la formation Plan de la formation et rsultats viss . . . 5 6 7

I. Gestion des dossiers papier

1. Directives 2. Transfert des dossiers : procdures 3. Transfert des dossiers : le formulaire 901 . . . 11 12 13

II. Gestion du courrier lectronique

1. Directives 2. Les espaces de stockage : dossiers personnels 3. Les espaces de stockage : dossiers publics 4. Informations pratiques sur les dossiers publics 5. Le classement des dossiers . . . . . 17 18 19 20 22

III. Gestion des documents lectroniques

1. Directives 2. Les espaces de stockage : mes documents 3. Les espaces de stockage : serveur partag 4. Recommandations pour nommer les dossiers 5. Informations pratiques sur le serveur partag 6. Le classement des dossiers . . . . . . 25 26 27 28 30 32

IV. Tableau de conservation - Secteurs de Programme V. Outils de recherche

1. Les dossiers papier: base de donnes RECMAN 2. Le courrier et les documents lectroniques : RISS 3. Les documents et publications UNESCO : UNESDOC/UNESBIB

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. . . .

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3

Index
Manuel de formation en gestion de dossiers

INTRODUCTION

En 2004, lUNESCO a lanc un programme trans-organisationnel en gestion des dossiers (records management) afin de garantir la responsabilit et la transparence tous les niveaux du Secrtariat. Cet objectif sera atteint par l'application de normes, de rgles et de pratiques concernant la cration, l'organisation, la gestion et lvaluation des dossiers ainsi que leur transfert aux archives pour la conservation permanente et lutilisation par l'Organisation. Ces dossiers constituent la proprit inalinable de lUNESCO.

La nouvelle initiative en gestion de dossiers a pour objectif de traiter lensemble des documents papier, lectroniques et audiovisuels crs par lUNESCO au Sige et hors Sige, et en priorit, dintroduire la gestion des dossiers lectroniques de lOrganisation. Comme la plupart des communications et des documents sont de nos jours crs lectroniquement et que leur valeur lgale est gnralement reconnue, il est indispensable de conserver ce capital documentaire dans son intgralit et authenticit et de lui accorder sa valeur de record.

Lunit archives et gestion de dossiers (ADM/DIT/ARC) est responsable du dveloppement et de ltablissement du programme de gestion de dossiers, et le Comit Intersectoriel Records Management (RMC) veille au respect des procdures et normes au sein de lOrganisation et assiste lunit archives et gestion de dossiers dans ltablissement du nouveau programme.

Comme il est de la responsabilit du personnel de lUNESCO de fournir des preuves des actions prises en conservant adquatement les dossiers papier et lectroniques, la formation des membres du personnel a t dfinie comme axe prioritaire du nouveau programme de gestion de dossiers. Ce manuel sert de rfrence aux participants du nouveau cycle de formation, lanc en mars 2005 par ADM/DIT/ARC en collaboration avec HRM/TCD. Il sert galement tout le personnel au Sige et hors Sige en ce qui concerne le classement, le tri, la conservation, la recherche et la rcupration des dossiers papier et lectroniques.

Manuel de formation en gestion de dossiers

INVITATION LA FORMATION
UNESCO
ADM/DIT/05/6931

31 March 2005

To:

ADG/ED ADG/CI ADG/CLT ADG/SC ADG/SHS ADG/ERC ADG/AFR DIR/BFC DIR/IIEP

cc:

ADG/ADM DIR/HRM Chief, HRM/TCD

Subject:

Training in Records Management

In follow up to the recommendations of the intersectoral Records Management Committee (RMC), the Archives and Records Management Unit, ADM/DIT/ARC, is now establishing regular training sessions for all secretaries and assistants with file keeping responsibilities.

Training is a key component of the new records management initiative launched by ADM/ DIT/ARC in 2004. The first series of training sessions concerns secretaries and assistants of the Programme Sectors at Headquarters. The training will consist in a half-day session in the new training centre of HRM/TCD in building VII (Bonvin), and include practical training in paper file keeping, electronic file keeping, file classification, retention and transfer to archives. Please find attached the detailed training plan and expected results. I kindly invite you to circulate the present memo and the attached training activity document to all Division Directors and Chiefs of Sections of your Sector or Office, with the purpose of identifying secretaries and assistants for whom such a training session would be useful. The names of these staff members should be communicated to Mr. Dieter Schlenker, who is the records management specialist within ADM/DIT/ARC in charge of the organization of this activity. He can be contacted by e-mail: d.schlenker@unesco.org, or by phone (ext. 81944). Thank you for your kind attention to this matter. Paulo Serra

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PLAN DE LA FORMATION ET RSULTATS VISS

Plan de la formation (dure 3 h 30 )
9h30-10h00 Rgles et procdures gnrales de conservation
Objectif de la gestion des dossiers Rles et responsabilits Classement des dossiers Conservation des dossiers

10h00-11h20 Gestion des dossiers papier

Le classement Les critres de conservation Lorganisation des dossiers papier Le transfert aux archives La recherche et la rcupration

11h30-13h00 Gestion des dossiers lectroniques (documents et e-mails)

Le classement Les critres de conservation Les outils de conservation et darchivage La recherche et la rcupration

Rsultats viss
Rgles et procdures gnrales de conservation
Maintenir le plan de classement de lunit Grer les dossiers papier de lunit

Gestion des dossiers papier

Identifier et classer des documents papier Crer et grer des dossiers papier selon le classement de lunit Transfrer selon les procdures des dossiers aux archives

Gestion des dossiers lectroniques (documents et e-mails)

Crer et conserver des dossiers Identifier les critres de conservation Transfrer dans les dossiers appropris Rechercher et rcuprer

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I.
Gestion des dossiers papier

I. Gestion des dossiers papier

1. DIRECTIVES

Lobjectif dune bonne gestion des dossiers papier est de garder la trace des actions prises dans lexcution et le soutien des programmes de lOrganisation. Les directives suivantes aideront le personnel conserver les dossiers papier pertinents et ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.

Conservez les documents papier sur un sujet ou une activit spcifique dans un classeur, organis chronologiquement avec le document le plus rcent au-dessus. Pour viter la duplication de linformation, les units doivent crer un dossier par sujet ou activit et conserver tous les dossiers dans un lieu central. Sur la couverture dun dossier doivent figurer les informations suivantes: a) le code ou mot cl du plan de classement de lunit, b) un titre clair et comprhensible, c) les annes couvertes par le dossier, d) le numro du volume (le cas chant). Le dossier doit contenir le courrier papier entrant (original ou copie), une copie du courrier papier sortant, ainsi que les documents essentiels relatifs lactivit ou au sujet en question. Les dossiers papier doivent tre conservs par les units pour une priode maximum de cinq ans aprs la clture du projet ou du programme, puis transfrs lunit des archives pour le stockage, suivant les tableaux de conservation tablis (voir par exemple page 34), ou pour un archivage long terme. Les documents de ladministration, des finances, du budget et du personnel sont conservs par les services administratifs ou centraux du Sige (DCO, BB, HRM, AO, etc.). De tels documents ne doivent pas tre gards dans les dossiers sur lexcution du programme, moins quils ne soient tenus spars dans les dossiers, puis limins quand ils ne servent plus lunit concerne. Pour viter linformation non pertinente ou superflue dans les dossiers, les documents suivants ne doivent pas tre classs dans les dossiers papier (ou tenus spars dans les dossiers, puis limins quand ils ne servent plus lunit concerne) : a) Documents de lUNESCO comme dfini dans le Manuel Administratif chapitre 8. b) Documents papier et publications non UNESCO, reus pour information'. c) Dossiers chronologiques ( chrono ) de tout le personnel sous le niveau ADG, moins de raisons spcifiques. d) Imprims des documents lectroniques, moins de raisons spcifiques comme signature, distribution ou expdition en papier, etc. e) Copies des lettres dinvitation envoyes pour une confrence (un seul exemplaire et la liste de distribution seront conservs)

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I. Gestion des dossiers papier

2. TRANSFERT DES DOSSIERS : PROCDURES

Avant de prparer un transfert de dossiers papier, lunit archives et gestion de dossiers (ADM/DIT/ARC, ci-dessous nomme ARC), qui fonctionne comme dpt darchives de lOrganisation, unit de gestion des dossiers et des archives du Secrtariat et comme service dinformation et de rfrence, doit tre contacte par tlphone (ext. 81944/84708) ou par courrier lectronique: RecordsManagement@unesco.org Les dossiers papier doivent tre transfrs ARC aprs cinq ans, compter du document le plus rcent du dossier. En rgle gnrale, les dossiers devraient tre transfrs par sries compltes ou par parties (par biennum, par phase de projet, etc.). Aucun dossier ne peut tre limin sans autorisation dARC, qui peut convenir dun plan de conservation spcifique ou de consultation avant la prparation dun transfert aux archives. Les dossiers slectionns pour le transfert ARC doivent tre organiss selon les directives concernant la gestion des dossiers papier, comme indiqu en page 11 de ce manuel ou sur Intranet : http://recman.hq.int.unesco.org/Recman/files/guidelines_paper_fr.pdf Les dossiers doivent tre mis dans des botes spcifiques d'archives, qui sont commandes par lunit concerne. Les tiquettes des botes reprennent lacronyme de lunit ou de la section en question, ainsi que le numro de bote, qui est attribu par ARC (par exemple CLT/ACE/CEC/1). Les documents, retirs des classeurs Leitz, sont disposs entre deux feuilles cartonnes et serres par un capiclass , pice de serrage fournie par ARC. Lunit qui procde au transfert devra prparer une liste des dossiers (formulaire 901, voir page 13 de ce manuel) et lenvoyer lectroniquement ARC pour rvision avant le transfert physique des dossiers. Le formulaire peut tre tlcharg sur le site de gestion de dossiers: http://recman.hq.int.unesco.org/Recman/files/form901.xls La liste finale du transfert aux archives devra tre envoye lectroniquement RecordsManagement@unesco.org. Les botes darchives seront transfres par les dmnageurs (ADM/HQD/M). Ladresse de livraison sera spcifie par ARC selon lespace disponible dans les dpts de dossiers de lunit. Toute information concernant les dossiers papier transfrs ARC peut tre obtenue par recherche par mots cls sur le site de gestion de dossiers: http://recman.hq.int.unesco.org/recman/ Sur demande, les dossiers peuvent tre emprunts par lunit pour consultation.

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I. Gestion des dossiers papier

3. TRANSFERT DES DOSSIERS : LE FORMULAIRE 901

Request for Transfer of Inactive Programme Sector Files to Archives

In compliance with the Administrative Manual - Item 905
Note: Prior to preparing paper files for transfer to archival custody, the Archives and Records Management Unit must be consulted at extension 84708 or by e-mail to RecordsManagement@unesco.org.

Transfer Number (assigned Originating Sector/Division/ by Archives) Section

CLT/CH/ITH

Date of Transfer

Contact Name

Contact Ext.
84395

01/05/2005 Sandrine Nige

Special instructions: Proposed retention period, restrictions of access, etc. Location (assigned by Archives): From Box Number Filing Plan UDC FileTitle (Subject) Part Number Number (year)
CLT/CH/ITH/1 CLT/CH/496.3 549.46 A 10 570/TAN/901, conservation du patrimoine immatriel en Tanzanie 1 1990

To (year)

1992

Indiquer le code de la srie et le numro de bote (attribus par ARC)

Applicables seulement au transfert des anciens dossiers officiels (sur lesquels les numros figurent)

Indiquer clairement le nom et le code du projet/activit sans abrviations (sauf acronymes officiels)

Remplir si plusieurs dossiers sur le mme projet ou activit

Anne du document le plus ancien

Anne du document le plus rcent

Formulaire disponible sur intranet http://recman.hq.int.unesco.org/Recman/files/form901.xls

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II.
Gestion du courrier lectronique

II. Gestion du courrier lectronique

1. DIRECTIVES

Lobjectif dune bonne gestion du courrier lectronique est de garder la trace des actions prises dans lexcution et le soutien des programmes de lOrganisation. Les directives suivantes aideront le personnel conserver le courrier lectronique pertinent et ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.

A. La bote e-mail (Serveur) 1) Il sagit de lespace individuel de communication lectronique. Vous crez, envoyez et recevez des e-mails lis aux actions et activits de votre unit dans lexcution ou le soutien des programmes de lOrganisation. 2) Lespace des botes sur le serveur est limit. 3) Ne gardez pas vos e-mails plus longtemps que ncessaire dans cet espace. liminez rgulirement vos e-mails ou transfrez-les dans les dossiers personnels ou dossiers publics.

B. Dossiers personnels (PC) 1) Il sagit de lespace de stockage temporaire individuel. 2) Gardez dans les dossiers personnels uniquement des e-mails de valeur transitoire, tels que les annonces, les demandes de runions, et les e-mails des affaires administratives gnrales, les copies pour information (cc:) et tous les e-mails personnels. 3) Ne gardez pas les e-mails plus longtemps que ncessaire dans cet espace.

C. Dossiers publics (Serveur) 1) Il sagit de lespace officiel de partage, de classement et darchivage des e-mails. 2) Laccs est limit lunit concerne. 3) Vous accdez vos dossiers comme suit : Cliquez sur Dossiers publics Cliquez sur Tous les dossiers publics Cliquez sur votre Secteur Division unit 4) Partagez, classez et conservez dans cet espace les e-mails que vous avez crs ou reus et qui sont directement lis aux actions et activits de votre unit dans lexcution ou le soutien des programmes de lOrganisation. 5) Rassemblez les e-mails dans des dossiers nomms selon lactivit ou le sujet en question. 6) Les e-mails sont gards dans les dossiers publics et puis transfrs dans le RISS, le nouveau systme darchivage lectronique de lOrganisation. Aprs une priode de conservation gnrale de dix ans, ils seront soit conservs comme archives lectroniques soit limins conformment aux rgles en vigueur.

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II. Gestion du courrier lectronique

2. LES ESPACES DE STOCKAGE : DOSSIERS PERSONNELS

Les dossiers personnels consistent en un fichier localis sur votre PC (C:\) qui souvre avec Outlook. Ce fichier de Outlook ayant un espace limit, sans possibilit de partage ou de sauvegarde de scurit, classez-y uniquement les e-mails dintrt personnel.

Les e-mails personnels - demandes de cong - affaires familiales - vie culturelle - informations professionnelles en dehors de lUNESCO - proposition de stage, information sur des formations - invitations personnelles

Les e-mails professionnels dintrt personnel : - rapports dactivits et comptes-rendus de runions en dehors des programmes de lunit - vnements UNESCO - articles de presse - changes professionnels en dehors des programmes de lunit

Les e-mails gnraux (distribution interne lUNESCO) - UNESCOMMUNICATION - ODG - STU Secretariat - AIPU - Announcements

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II. Gestion du courrier lectronique

3. LES ESPACES DE STOCKAGE : DOSSIERS PUBLICS

Les dossiers publics se trouvent sur le serveur e-mail de lUNESCO et constituent lendroit officiel de partage et de stockage des e-mails. Laccs aux dossiers est limit lunit concerne. Classez-y tous les e-mails envoys ou reus dans le cadre de lexcution ou le soutien des programmes de votre unit. Les dossiers publics sont accessibles par webmail (http://mail.unesco.org).

Pour y accder : Cliquez sur : + Dossiers publics + Tous les dossiers publics + Secteur + Division + Unit

Les e-mails relatifs lexcution du programme - plans, excutions, soutien, valuations, audit des programmes/activits - correspondance avec les partenaires dans le cadre des programmes/activits de lunit - invitations et documents de confrences et runions organises par lunit

Les e-mails administratifs et financiers - prparation de contrats - prparation de mmos - planning de travail de lunit - plans budgtaires de lunit

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II. Gestion du courrier lectronique

4. INFORMATIONS PRATIQUES SUR LES DOSSIERS PUBLICS

A) Crer des dossiers dans les dossiers publics

Sur la barre Outlook, cliquez sur : (1) (2) (3) Fichier - Nouveau Dossier Dans la fentre qui souvre : Attribuez un nom clair et comprhensible au nouveau dossier Slectionnez le dossier sous lequel vous voulez crer un sous-dossier et cliquez OK

(4)

B) Transfrer des e-mails dans les dossiers publics

(1) (2) (3)

Slectionnez le(s) e-mail(s) insrer dans les dossiers de votre unit Sur la barre Outlook cliquez sur : diter - Dplacer vers un dossier Slectionnez le dossier et cliquez OK

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II. Gestion du courrier lectronique

C) Transfrer un dossier dans les dossiers publics

2 3

(1) (2) (3)

Slectionnez le dossier transfrer dans les dossiers publics. Sur la barre Outlook, cliquez sur : diter - Dplacer vers un dossier Slectionnez le dossier public - Cliquez OK

D) Renommer des dossiers dans les dossiers publics

(1) (2) 1 (3) (4)

Slectionnez le dossier renommer Sur la barre Outlook, cliquez sur : Fichier - Dossier Renommez Attribuez un nom clair et comprhensible - Cliquez OK

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II. Gestion du courrier lectronique

5. LE CLASSEMENT DES DOSSIERS

Le classement des dossiers permet l'organisation systmatique et le partage de l'information, ainsi que la prservation et la recherche de cette information dans le contexte de sa cration. Voici deux structures dans les dossiers publics, rcemment tablies par les sections ITH, secteur de la culture, et PE, secteur de lducation, en collaboration avec ARC.

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III. Gestion des documents lectroniques

III. Gestion des documents lectroniques

1. DIRECTIVES

Lobjectif dune bonne gestion des documents lectroniques est de garder la trace des actions prises dans lexcution et le soutien des programmes de lOrganisation. Les directives suivantes aideront le personnel conserver les documents lectroniques pertinents et ne pas conserver des informations insignifiantes et redondantes.

A. Mes Documents (PC)

1) Il sagit de lespace de travail individuel pour crer et finaliser des documents et pour stocker des documents dintrt personnel. 2) Conservez dans Mes Documents uniquement des avant-projets (projets de mmos, de rapports, etc.), des documents personnels et vos documents dintrt personnel. 3) Les versions finales de vos avant-projets et tous documents qui concernent le travail de votre unit doivent tre classs et conservs dans lespace Public du serveur partag de votre unit.

B. Public (serveur partag)

1) Il sagit de lespace officiel de partage, de collaboration, de classement et de conservation des documents dune unit. 2) Laccs est limit lunit concerne. 3) Partagez, classez et conservez dans cet espace les documents que vous crez ou recevez qui sont directement lis aux actions et activits de votre unit. 4) Rassemblez les documents dans des dossiers nomms selon lactivit ou le sujet en question. 5) Ne conservez pas les documents plus longtemps que ncessaire (biennum actuel et dernier), moins quils aient une valeur darchives. 6) Les documents sont gards sur le serveur et puis transfrs dans le RISS, le nouveau systme darchivage lectronique de lOrganisation. Aprs une priode de conservation gnrale de dix ans, ils seront soit conservs comme archives lectroniques soit limins conformment aux rgles en vigueur.

C. Users (espace personnel sur le serveur)

1) Cest un espace de conservation personnel et temporaire. 2) Laccs est limit lutilisateur concern. 3) Conservez dans cet espace uniquement les documents de votre PC comme sauvegarde temporaire en cas de mission, de changement dordinateur ou de bureau. 5) Ne conservez pas les documents plus longtemps que ncessaire dans cet espace. 6) Les documents prsents dans cet espace depuis plus de cinq ans seront systmatiquement limins.

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III. Gestion des documents lectroniques

2. LES ESPACES DE STOCKAGE : MES DOCUMENTS

Lespace Mes Documents est un rpertoire sur votre PC (C:\). Classez-y les documents personnels, les documents UNESCO dintrt personnel, les drafts, avant-projets et documents externes qui ne sont pas directement lis vos actions et activits.

Les documents personnels - Calendrier des vnements - demandes de cong - programme de formation - vie culturelle - manuels dutilisation de logiciel, solutions techniques

Les documents UNESCO dintrt personnel - conventions - discours du DG - formulaires - manuel administratif - documents de la Confrence Gnrale et/ou du Conseil Excutif

Les drafts et avantprojets (labors individuellement) - drafts de mmos - drafts de discours - drafts de prodoc - drafts de rapports de mission - drafts de contrats

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III. Gestion des documents lectroniques

3. LES ESPACES DE STOCKAGE : SERVEUR PARTAG

Le serveur partag (U:\) est un espace de stockage scuris et partag par lensemble de lunit. Classez-y les documents administratifs et financiers de votre unit et les documents concernant les actions et activits ralises dans le cadre de lexcution ou du soutien des programmes de votre unit.

Les documents administratifs et financiers - planning du personnel de lunit - contrats - plans budgtaires ou financiers - prparation des missions - mmos (chrono)

Les documents relatifs lexcution du programme - rapports de consultants dans le cadre des projets - Implementation status report - documents et comptesrendus de confrences et runions - Prodoc - rapports de missions

NB : La partie Users sur le rseau est un espace de stockage prvu uniquement pour la sauvegarde temporaire et individuelle, surtout en cas de mission, de changement dordinateur ou de bureau. Laccs est strictement personnel.

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III. Gestion des documents lectroniques

4. RECOMMENDATIONS POUR NOMMER LES DOSSIERS

Le classement des dossiers permet l'organisation systmatique et le partage de l'information, ainsi que la prservation et la recherche de cette information dans le contexte de sa cration. Les quelques conseils ci-dessous aideront le personnel classer au mieux lensemble des dossiers lectroniques et acqurir une utilisation approprie de lespace de stockage disponible sur le serveur partag.

Rassembler sous un seul dossier tous les documents concernant une mme activit ou sujet

Regrouper les documents relatifs une mme activit ou sujet

viter des duplications de dossiers

Classer tous les documents dans des dossiers

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III. Gestion des documents lectroniques

Ne pas nommer les dossiers avec des noms ou prnoms

viter les abrviations ( lexception des acronymes officiels)

Espacer les mots

viter les signes de ponctuation comme : _/!*)

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III. Gestion des documents lectroniques

5. INFORMATIONS PRATIQUES SUR LE SERVEUR PARTAG

A) Crer des dossiers sur le serveur partag

3 Sur la barre des tches, cliquez sur : (1) (2) (3) Fichier - Nouveau Dossier Un nouveau dossier apparat : Attribuez un nom clair et comprhensible au nouveau dossier - Cliquez OK

B) Transfrer des documents sur le serveur partag

1 2

(1) (2) (3)

Slectionnez le(s) documents insrer dans les dossiers de votre unit Sur la barre des tches, cliquez sur: dition - Dplacer vers un dossier Slectionnez le dossier et cliquez OK

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III. Gestion des documents lectroniques

C) Transfrer des dossiers sur le serveur partag

2 3

Sur la barre des tches cliquez sur : (1) Fichier - Nouveau (1) Slectionnez le dossier dplacer (2) Dossier (2) Sur la barre des tches, cliquez sur : (3) Un nouveau dossier apparat : Attribuez dition - Dplacer vers un dossier un nom clair et comprhensible au nou(3) veau dossier -le dossier de votre Slectionnez Cliquez OK unit - Cliquez OK

D) Renommer des dossiers sur le serveur partag

1
3 (1) (2) (3) Slectionnez le dossier renommer Sur la barre des tches, cliquez sur : Fichier - Renommez Attribuez un nom clair et comprhensible - Cliquez OK

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III. Gestion des documents lectroniques

6. LE CLASSEMENT DES DOSSIERS

Le classement des dossiers permet l'organisation systmatique et le partage de l'information, ainsi que la prservation et la recherche de cette information dans le contexte de sa cration. Voici deux structures du serveur partag, rcemment tablies par les sections ITH, secteur de la culture, et PE, secteur de lducation, en collaboration avec ARC.

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IV. Tableau de conservation

Secteurs de Programme

IV. Tableau de conservation

TABLEAU DE CONSERVATION - SECTEURS DE PROGRAMME

Fin de lactivit + 2 ans + 5 ans

Chrono Candidatures non abouties preuves des documents et publications UNESCO imprims

Dossiers administratifs et financiers Dossiers de contrats Dossiers du personnel Dossiers dintrt et de rfrence personnels

Conservation

Type de dossiers (lectronique et papier)

Description

Transfert aux archives aprs 5 ans

2 ans Dossiers Chrono Dossiers chronologiques comprenant les copies du courrier entrant et/ou sortant, comme les mmos, lettres, fax, e-mails. Dossiers qui contiennent les CV, documents et publications dune candidature non aboutie pour lobtention dun prix, dune bourse ou une chaire UNESCO. Tous les manuscrits et preuves des textes qui ont t imprims et mis en vente / distribus. NON

Dossiers de candidatures non abouties (prix, bourses, chaires)

NON

preuves/manuscrits des documents imprims et publications UNESCO

5 ans

NON

Dossiers administratifs et financiers

Dossiers de contrats

Dossiers d'intrt et de rfrence personnels

Dossiers du personnel

Dossiers contenant des modles, des drafts et copies des documents administratifs et financiers, tels que des demandes de paiement, des purchase requests (PR), des purchase orders (PO), factures, travel records, tats financiers. Copies des contrats, des relevs financiers et de la correspondance sy rfrant. Dossiers contenant des documents non UNESCO, coupures de presse, des copies des documents officiels de lUNESCO, des publications UNESCO et des copies des pages web (intranet, portail). De tels dossiers sont constitus et conservs titre personnel et ne contiennent pas doriginaux de correspondance ou de documents concernant lexcution du Programme. Modles, drafts et copies des CV, demandes de congs, descriptions de

NON

NON

NON

NON

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IV. Tableau de conservation

+ 10 ans

Permanent

Dossiers de contrats originaux Dossiers administratifs et financiers originaux

Candidatures abouties Dossiers sur lexcution du programme Documents et publications officielles de lUNESCO

Conservation

Type de dossiers (lectronique et papier)

Description

Transfert aux archives aprs 5 ans

10 ans

Dossiers de contrats originaux

Dossiers contenant des contrats originaux, relevs financiers et la correspondance sy rfrant. originaux

OUI

Dossiers administratifs Dossiers contenant des et financiers originaux administratifs et financiers.

OUI

Permanent

Dossiers de candidatures abouties

Dossiers qui contiennent les CV, documents et correspondance de la candidature gagnante dun prix, dune bourse ou dune chaire UNESCO. Dossiers de correspondance sur les activits, les fonctions, le planning, la politique, la stratgie et l'excution concrte des programmes. Ces dossiers contiennent des documents directement lis aux programmes en question, tels que la correspondance entrante et sortante originale (mmos, lettres, fax, e-mails) et pices jointes comme des rapports de consultants, des minutes de runion, rapports de missions, etc. Les documents officiels et publications UNESCO doivent tre conservs par lUnit de production pour une priode maximale de diffusion et distribution de 5 ans. Tous ces documents sont conservs en permanence par ARC et la bibliothque, et en version lectronique dans UNESDOC. Trois copies sont transmises ARC, LIB et UNESDOC par ADM/CLD ou par l'unit de production.

OUI

Dossiers sur l'excution du Programme

OUI

Documents officiels imprims et publications UNESCO

OUI

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V. Outils de recherche

V. Outils de recherche

1. LES DOSSIERS PAPIER : BASE DE DONNES RECMAN

Lensemble des dossiers papiers des Secteurs de Programme sont actuellement enregistrs dans cette base qui contient 28.000 entres ce jour. Elle compte en moyenne 6200 dossiers pour CLT, 8000 pour SC, 900 pour CI, 1200 pour SHS, 3800 pour ERC et 5100 pour ED. La base est consultable selon deux modes de recherche, lun basique, lautre avanc. Les dossiers papier correspondant votre recherche pourront tre emprunts sur simple demande par e-mail recordsmanagement@unesco.org ou par tlphone (84708/81944). http://recman.hq.int.unesco.org/

Recherche par mot-cl, pays, nom dun projet, dun programme ou dune activit Recherche par anne de transfert aux archives dun dossier Nom de la personne qui a transfr les dossiers

Recherche par acronyme (Secteur, Division et/ou unit), de prfrence en anglais

Choix des modes de recherche (simple ou avance)

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V. Outils de recherche

Rsultats de la recherche

La page de rsultats affiche une slection de champs reprenant le Secteur et la Division demands, le titre et les annes.

Laffichage complet permet de visualiser lensemble des champs descripteurs dont notamment la date de transfert et le nom de la personne qui a transfr les dossiers.

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V. Outils de recherche

2. LE COURRIER ET LES DOCUMENTS LECTRONIQUES : RISS

Le RISS (Records and Information Storage System) est le nouveau systme darchivage lectronique de lUNESCO. Le systme sert doutil pour la gestion, le stockage, la conservation long terme, la recherche, la rcupration et llimination des dossiers lectroniques, comme le courrier lectronique, les documents bureautiques, linformation cre dans des applications comme FABS et SISTER et galement le contenu du web (portail et Intranet). Accessible via le bouton Search Archive dans Outlook ou par la page Intranet suivante : http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/webinterface/SingleSignOn. Vous pouvez consulter les dossiers lectroniques de votre unit (dossiers en accs restreint) et des documents archivs dintrt gnral (dossiers en accs public).

http://hqarchive1.hq.int.unesco.org/webinterface/SingleSignOn

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V. Outils de recherche

Rsultats de la recherche

La page de rsultats permet de visualiser lensemble des champs que propose la recherche.

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V. Outils de recherche

3. LES DOCUMENTS ET PUBLICATIONS UNESCO :

UNESDOC/UNESBIB
UNESDOC/UNESBIB est une base de donnes multilingue qui associe les notices bibliographiques au texte intgral des documents et publications de lUNESCO (54000 documents disponibles en ligne). Cest un outil de recherche et darchivage pour lensemble de la documentation caractre public. UNESDOC contient entre autres : Les discours du Directeur Gnral de 1970 ce jour Les documents des organes directeurs de lUNESCO : rsolutions et dcisions de la Confrence Gnrale et du Conseil Excutif depuis 1946 ce jour Les documents techniques (publications du Sige et hors sige, instituts et centres) : documents de travail, rapports et documents des runions/confrences, etc. Les publications de lUNESCO : publies et commercialises par les ditions de lUNESCO. Seuls les ouvrages puiss sont accessibles en texte intgral partir d'UNESDOC. Les publications parraines par lUNESCO : publies avec l'aide financire de l'UNESCO.

http://unesdoc.unesco.org/ulis/search_form.html

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Manuel de formation en gestion de dossiers

V. Outils de recherche

Rsultats de la recherche

La page de rsultats permet de visualiser lensemble des champs que propose la recherche et permet de lire les documents en intgralit dans les langues officielles de lOrganisation.

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INDEX
Archivage Transfert d'archives n'ayant plus d'utilit courante dans un local de stockage ou au service comptent pour les recevoir.

Archives Ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matriel, produits ou reus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou priv, dans l'exercice de leur activit. La conservation de ces documents est organise dans l'intrt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou prives, que pour la documentation historique de la recherche (loi sur les archives). Par extension, le terme dsigne aussi le service charg de la gestion des archives ainsi que le btiment d'archives. Le mot archives est couramment employ dans le sens restrictif de documents ayant fait l'objet d'un archivage, par opposition aux archives courantes.

Conservation Une des fonctions fondamentales d'un service d'archives consistant assurer la protection matrielle des documents et leur accessibilit.

Document Ensemble constitu d'un support et de l'information qu'il porte, utilisable comme preuve ou des fins de consultation. Singulier du mot archives.

Dossier Ensemble de documents constitu soit organiquement par l'administration d'origine pour la conduite ou le traitement d'une affaire, soit par regroupement logique lors du classement aux archives.

Records Management L'ensemble des mesures visant l'conomie et l'efficacit dans la cration, le tri, la conservation et l'utilisation des archives (traduction possible : gestion de dossiers ou documents).

Notions reprises de la liste DAT III, tablie par le groupe de projet de terminologie du Conseil International des Archives (ICA) : http://staff-www.uni-marburg.de/~mennehar/datiii/franskamgl.htm

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