Sunteți pe pagina 1din 38

Managementul timpului

MANAGEMENTUL TIMPULUI Rezumat Autorii i-au propus s prezinte procesele care compun managementul timpului i gama de metode i tehnici utilizate pentru programarea execu iei activit ilor proiectului, monitorizarea i actualizarea acesteia. Sunt prezentate metode clasice - graficul calendaristic - i metode moderne de programare - tehnicile CPM, PERT, GERT. n final sunt prezentate succint cteva produse software pentru managementul proiectelor mai cunoscute i utilizate pe plan interna ional.

Cuprins 1. Importan a i componentele managementului timpului 2. Realizarea programului de execu ie a proiectului 2.1. Obiective i restric ii 2.2. Programarea prin metode clasice 2.3. Programarea cu ajutorul graficelor re ea 3. mbun t irea programului de execu ie a proiectului 4. Monitorizarea i actualizarea programului 5. Utilizarea calculatorului n managementul timpului

Managementul timpului

1. Importan a i componentele managementului timpului Managementul timpului include ansamblul activit ilor necesar a fi desf urate n vederea asigur rii realiz rii proiectului conform termenelor de execu ie prev zute prin contract. Importan a realiz rii obiectivului managementului timpului este dat de efectul direct pe care e ecurile n acest domeniu le au asupra costurilor i credibilit ii contractantului. De regul , dep irile termenului de execu ie, imputabile constructorului, sunt amendate prin penaliz ri reprezentnd un anumit procent (0,5 - 10% din valoarea lucr rii) sau o sum fix pentru fiecare zi de ntrziere. Pentru beneficiar (investitor) ntrzierile nseamn amn ri ale punerii n func iune a proiectului, cre terea riscurilor de pia asociate proiectului, ntrzieri n recuperarea investi iei, reducerea profitului a teptat, deci pierderi financiare extrem de importante. n concluzie, dep irea termenului de execu ie poate face ca un proiect considerat ini ial profitabil s se transforme ntr-unul neprofitabil. Managementul timpului cuprinde urm toarele procese: y Descompunerea proiectului n activit i componente simple i stabilirea succesiunii lor. Definirea activit ilor necesare pentru realizarea proiectului presupune identificarea activit ilor specifice care vizeaz realizarea elementelor identificate n cadrul descompunerii orientate pe scop a proiectului (organigrama sarcinilor). Definirea activit ilor i stabilirea succesiunii lor este realizat de c tre ingineri, proiectan i i membrii echipei de proiect,

Managementul timpului

stabilindu-se att condi ion rile ntre activit i care in de natura lucr rii executate (tehnologice), ct i cele care in de organizare sau factori externi (de exemplu, furnizori sau laboratoare de expertiz tehnic i test ri); y Realizarea programului de execu ie a proiectului, prin apelarea, n func ie de complexitatea proiectului, la metode clasice sau moderne de programare; y Monitorizarea i actualizarea programului pe m sura execut rii lui, care include m surarea i raportarea progresului n executarea programului i utilizarea resurselor, adoptarea de ac iuni de corec ie, actualizarea i ajustarea programului.

Managementul timpului

2. Realizarea programului de execu ie a proiectului 2.1. Obiective i restric ii Prin programarea activit ilor componente ale proiectului de construc ii se urm re te s se realizeze o e alonare ct mai economic a execut rii acestora. Aceasta se concretizeaz ntr-un program (calendaristic i/sau re ea) inclus n proiectul de organizare de antier. n func ie de complexitatea lucr rilor programate, se pot folosi metode clasice sau moderne. Programarea execu iei proiectului include reprezentarea grafic a programului, calculul termenelor de ncepere i terminare ale fazelor i activit ilor, precum i al rezervelor de timp, stabilirea duratei totale de execu ie i determinarea activit ilor critice, alocarea resurselor, nivelarea folosirii resurselor, optimizarea duratei de execu ie, realizarea de grafice comasate sau detaliate pentru fiecare activitate (lucrare, stadiu fizic) n func ie de nivelul ierarhic sau de execu ie care urmeaz s utilizeze programul. Dup determinarea duratei de execu ie prin analiza drumului critic se compar aceasta cu durata de realizare impus prin contract. Dac lungimea drumului critic este mai mare dect durata de execu ie stabilit prin contract, se reia algoritmul de programare pornindu-se de la reanalizarea activit ilor situate pe drumul critic. Opera iunea se repet pn cnd durata programat devine mai mic sau egal cu durata contractat . Programarea execu iei lucr rilor trebuie s ia n considerare resursele disponibile pe parcursul realiz rii proiectului, programul de lucru (dac se lucreaz 5 sau 6 zile pe s pt mn , 8, 10 sau 12 ore pe zi), constrngerile legate de intervalele de aprovizionare cu anumite materiale i echipamente, de termenele de execu ie a unor p r i din proiect sau de finalizare a acestuia. 2.2. Programarea prin metode clasice

Managementul timpului

Metodele clasice de programare se pot aplica cu succes n cazul proiectelor de complexitate redus , care sunt formate dintr-un num r mic de procese simple de lucru (aproximativ 30 - 40 ) i folosesc resurse pu ine. Succesul unei astfel de program ri este condi ionat, n mod hot rtor, de preg tirea celor ce elaboreaz i urm resc ndeplinirea programului. Principala metod clasic de programare se bazeaz pe reprezentarea proceselor simple de lucru, la scara timpului, n cadrul graficului calendaristic (Gantt) ntr-un sistem de axe, n care pe abscis se nscrie timpul, iar pe ordonat procesele simple de lucru. Fiecare proces simplu va fi reprezentat printr-o paralel la abscis . Lungimea segmentului care reprezint procesul simplu de lucru va fi dat de durata programat pentru executarea acestuia, iar nceperea procesului simplu de lucru va fi stabilit n func ie de succesiunea tehnologic proiectat , de restric iile de durat i de nivelul resurselor disponibile. Elaborarea graficului calendaristic se face innd seama de preciz rile din fi ele tehnologice, n urm toarele etape: - mp r irea proceselor complexe de lucru n procese simple i determinarea volumelor de lucr ri ale acestora; - stabilirea celei mai bune succesiuni tehnologice, pentru a elimina nesincroniz rile i a asigura executarea n paralel a unor lucr ri; - coordonarea termenelor de realizare ale fiec rui proces de lucru, pentru ncadrarea n durata de execu ie propus . Uneori, n graficele calendaristice pot fi nscrise date referitoare la resursele necesare execut rii proceselor simple de lucru programate (for de munc , materiale, utilaje i mijloace de transport, prefabricate etc.). Graficul se prezint astfel:

Managementul timpului

1 1 2

4 96 4 0 96 3 0

Produc ia n Nr. necesar Nr. muncitori Durata lucr rii 5 6 7 8 12

Unitatea de Cantitate

Nr Denumirea . lucr rii Cr t.

Utilaje E alonare necesa calendaristic re 9 I II II I V I V

S p turi de m3 p mnt Funda ii de m3 beton simplu

240 20 120 12

Beton armat m3 96 0.5 720 48 monolit 0

4 5 6

Beton armat m3 68 1.5 450 12 prefabricat. 0 Zid rie c r mid m3 10 1.5 700 20 60

Izolare m2 66 69 968 32 termic i 00 nvelitori Figura 1. Programarea pe baza graficului Gantt

10 betoni er 250 t 15 betoni er 850 Vi, bra troliu 38 macara turn BKSM 35 malax or mortar 30

Acest grafic calendaristic poate fi mbun t it prin eviden ierea rezervelor libere sau totale de timp ale activit ilor necritice (aceste concepte vor fi prezentate ulterior). Folosirea graficului Gantt asigur urm toarele avantaje: este simplu i se elaboreaz u or; poate fi interpretat i de c tre personalul

Managementul timpului

f r preg tire special ; asigur cunoa terea termenelor minime de ncepere i de terminare a lucr rilor etc. Poate fi utilizat cu succes i pentru realizarea graficelor de e alonare a investi iilor - activit ile fiind exprimate n termeni financiari, sau pentru o programare la nivel de macroactivit i cum este programarea execu iei unor obiecte n cadrul obiectivului de investi ii. Evenime 1 2 nt Terminar e s p turi n spa ii largi Lansare comand prefabric ate Lansare comand confec ii metalice Terminar e s p turi n spa ii nguste Finalizar e transport Recep ie prefabric ate Recep ie confec ii 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0

Managementul timpului

metalice Finalizar e turnare beton Finalizar e uscare beton Terminar e montaj

Figura 2. Graficul calendaristic al reperelor importante n executarea proiectului Principalele dezavantaje ale program rii lucr rilor cu ajutorul graficului Gantt sunt: se aplic greu la lucr rile complexe, deoarece nu red leg turile tehnologice i organizatorice dintre procesele simple de lucru; este rigid i nu poate fi reactualizat (n cazul nerespect rii duratei unei activit i, necesitnd refacerea sa complet ); nu eviden iaz toate posibilit ile de suprapunere n timp a unor procese simple de lucru; nu permite cunoa terea posibilit ilor de decalare a nceperii unor procese de lucru ce nu influen eaz durata total de execu ie etc. Se poate utiliza i graficul calendaristic al reperelor importante n executarea proiectului. Acest grafic eviden iaz termenele maxime de apari ie a evenimentelor-reper din cadrul proiectului (Figura 2). 2.3. Programarea cu ajutorul graficelor re ea Dezavantajele metodelor clasice de programare a lucr rilor, corelate cu sporirea permanent a complexit ii proceselor de lucru din construc ii-montaj, au stimulat dezvoltarea rapid a modelelor de

Managementul timpului

cercetare opera ional . Acestea asigur o programare elastic , dinamic i permit refacerea u oar a programului. ntre aceste modele s-a nscris, din 1957, metoda drumului critic (C.P.M.- Critical Path Method) elaborat i folosit n S.U.A. pentru mbun t irea planurilor calendaristice la lucr rile de construc ii-montaj din industria chimic . Metoda drumului critic calculeaz cte o singur dat de ncepere i terminare, minim (cel mai devreme) i maxim (cel mai trziu), pentru fiecare activitate pe baza unei logici secven iale a activit ilor n cadrul re elei, c rora li se ata eaz durate stabilite n mod determinist. Accentul n cadrul acestei metode se pune pe determinarea rezervelor de timp, pentru a determina care sunt activit ile cu cea mai redus flexibilitate din punctul de vedere al program rii. n 1958 s-a elaborat tehnica pentru evaluarea i revizuirea programului (P.E.R.T - Program Evalution and Review Technique). Aceasta utilizeaz o logic secven ial a activit ilor n cadrul re elei, c rora li se atribuie durate stabilite n mod probabilistic. PERT a fost ini ial creat pentru a corespunde necesit ilor epocii tehnologiei vaste, n care tehnicile elaborate de Taylor i Gantt erau inaplicabile. Oficiul Proiectelor Speciale al Marinei americane, preocupat de direc iile de executare a unor mari programe de dezvoltare militar , a introdus PERT n sistemul s u de mijloace de lupt Steaua polar , dup ce tehnica fusese perfec ionat cu ajutorul firmei de consulting managerial Booz, Allen & Hamilton. Modul de lucru cu tehnica PERT este ilustrat n figura 3. Din aceste dou metode principale bazate pe teoria graficelor re ea, au derivat i altele n care, din 1961, se urm resc - n afara termenului - nivelul resurselor i costul total.

10

Managementul timpului

Dezvoltarea re elei PERT

Controlul resurselor

FEEDBACK

Cost bugetat da Timp acceptat da Resurse accesibile da

nu

nu

nu

Reevaluarea managerial

Plan i re ea acceptate

nu

da

Planuri i grafice re ea

Figura 3. Modul de lucru cu tehnica PERT

Mai recent s-a dezvoltat metoda grafic de evaluare i actualizare a programului GERT (Graphical Evaluation and Review Technique) care permite tratarea probabilistic att a logicii re elei,

Managementul timpului

ct i a duratelor activit ilor (unele activit i s-ar putea s nu se realizeze deloc, altele se vor realiza doar par ial, iar altele vor fi efectuate n mod repetitiv). Se pot reprezenta activit i nonsecven iale (cicluri), cum ar fi un test care trebuie efectuat de mai multe ori, i ramuri de activit i condi ionale, cum ar fi realizarea unei actualiz ri a proiectului numai n cazul n care n urma unei inspec ii au fost detectate erori. Primele dou metode prezentate nu permit reprezentarea ciclurilor sau a ramurilor condi ionale. De asemenea, utilizarea graficelor standardizate poate accelera preg tirea graficelor proiectului. Ele pot include proiecte ntregi sau doar por iuni dintr-un proiect (numite subgrafuri). Subgrafurile sunt utile n cazul n care un proiect cuprinde elemente identice sau aproape identice, cum ar fi etajele unei cl diri de birouri, de exemplu. Graful este o aplica ie multivoc a elementelor unei mul imi n ea ns i, reprezentat ca o re ea plan , n care elementele mul imii sunt legate ntre ele prin arce orientate. Programarea unui proces complex de construc ii-montaj prin intermediul graficului re ea presupune, n prima etap , divizarea acestuia n procese de lucru simple, denumite activit i, i prezentarea lor sub form de grafic re ea n func ie de condi ion rile tehnologice i organizatorice stabilite. Aceast etap , denumit etapa calitativ , trebuie s fie rezolvat de o echip de speciali ti care s aib o bogat experien n organizarea execu iei lucr rilor i care proiecteaz topologia graficului re ea. A doua etap , denumit etapa cantitativ , cuprinde determinarea duratelor activit ilor, a termenelor minime i maxime de ncepere i terminare a acestora, a rezervelor de timp, totale i libere, i a drumului critic. Pentru a putea realiza etapa a doua, este obligatoriu ca graficul re ea proiectat n prima etap s nu con in circuite sau bucle, iar fiecare activitate s nceap numai dup ce s-a ncheiat activitatea (sau activit ile) ce o condi ioneaz i s aib o singur faz de plecare i o singur faz de sosire.

12

Managementul timpului

Elementele graficului re ea Principalele elemente ale unui grafic re ea sunt: activitatea, faza i drumul Activitatea poate fi reprezentat pe s ge i sau n nodurile re elei (n func ie de cele dou modalit i de reprezentare a unui grafic re ea). Pot fi considerate activitate: un proces simplu de lucru (s p tur , turn ri betoane, zid rie, etc.) care consum timp i resurse pentru realizarea sa; un proces natural (uscarea zugr velii, nt rirea betoanelor etc.); o a teptare, care consum timp, dar nu consum resurse; o condi ionare tehnologic sau una organizatoric (activitate fictiv ), care nu consum nici timp i nici resurse, dar condi ioneaz nceperea activit ilor urm toare de terminarea activit ilor anterioare acesteia. Faza sau evenimentul reprezint un anumit stadiu de realizare a lucr rilor i delimiteaz nceputul i sfr itul uneia sau mai multor activit i, f r a consuma timp i resurse. ntr-un grafic re ea exist cte o singur faz ini ial i final i una sau mai multe faze intermediare. Numerotarea fazelor se face n ordine strict cresc toare de la stnga la dreapta, astfel nct nici o activitate s nu plece de la o faz cu num r mai mare dect cel al fazei n care ajunge. Fazele se reprezint prin cercuri. Drumul, ntr-un grafic re ea, este o succesiune de activit i i faze ntre faza ini ial i faza final a re elei. Lungimea drumului se refer , de fapt, la durata acestuia i se calculeaz prin nsumarea duratelor activit ilor ce formeaz drumul respectiv. Drumul critic, ntr-un grafic re ea, este drumul cu durata cea mai mare, ob inut ca sum a duratelor activit ilor cuprinse ntre faza ini ial i faza final . Durata critic reprezint durata minim n care se poate executa ntregul proces complex, fiindc ea cuprinde n iruirea activit ilor cu duratele cele mai mari (activit ile critice). Deoarece dep irea duratei unei singure activit i critice duce la m rirea duratei

Managementul timpului

de execu ie a ntregii lucr ri, personalul de conducere a produc iei trebuie s acorde o aten ie deosebit acestor activit i. La nscrierea activit ilor i fazelor n graficul re ea, trebuie s se respecte urm toarele reguli: - s se traseze o singur activitate ntre dou faze; - n situa ia n care ntre dou faze se desf oar mai multe activit i, se introduc n grafic faze noi i activit i fictive;
A 4 1 B 3 2 1 2 A 4 B 3 C 3 activit i 1 2 faze

Figura 4. Reprezentarea activit ilor ntr-un grafic re ea. - la activitatea care reprezint un proces de lucru sau un proces natural se noteaz , deasupra, denumirea sau simbolul activit ii i, dedesubt, durata; - activit ile s nu se ntoarc , direct sau prin intermediul altor activit i, n faza din care acestea au plecat (s nu existe bucle sau circuite), deoarece ar rezulta drumuri de durat infinit ;
2 A 1 1 2 C 3 4 B 3

Figura 5. Reprezentarea buclei i a circuitului - reducerea duratei totale a dou activit i succesive, f r modificarea nivelului resurselor, s se fac fie prin adncirea diviz rii proceselor de lucru, fie prin condi ion ri organizatorice, pentru a putea suprapune n timp o parte a celor dou activit i;

14

Managementul timpului

- n afara fazelor ini ial i final , n toate celelalte faze trebuie s intre i s ias cel pu in cte o activitate. Suprapunerea n timp a unor activit i se poate realiza:
0 A 40 1 B 30 2

a) situa ie ini ial


0 A1 20 A2 10 B1 10 3 2 A3 10 B2 10

4 B3 10

b) suprapunerea unor lucr ri prin adncirea diviz rii proceselor de lucru


1 A1 10 3 B 10 A 20 2 A2 10 4

c) condi ion ri organizatorice - a tept ri Figura 6. Posibilit i de suprapunere n timp a dou activit i succesive Calculul elementelor graficului re ea Calculul duratei activit ii se realizeaz determinist (n cazul metodei C.P.M. ) sau probabilistic (n cazul metodei P.E.R.T.). Deci, metoda C.P.M. poate fi folosit mai eficient la lucr ri executate pe baz de proiect-tip, pentru care s-au calculat norme de munc exacte, iar metoda P.E.R.T. la lucr ri unicat, unde factorii perturbatori ce ac ioneaz n construc ii-montaj nu permit determinarea exact a duratei activit ii.

Managementul timpului

Calculul determinist se face cu ajutorul formulei:


d aij ! Q ij Np ij x pi ij x Nm ij

daij = reprezint durata activit ii "i-j"; Calculul probabilistic se face cu ajutorul formulei:
d aij ! a ij  4m ij  b ij 6

n care: aij reprezint durata optimist , cu o probabilitate de realizare de 1/100; bij = durata pesimist , cu o probabilitate de realizare de 1/100; mij = durata probabil , apreciat de personal cu experien n execu ie. Termenul minim al fazei "i" (ti m) este termenul cel mai apropiat (de faza "0") n care se ncheie toate activit ile ce ajung n faza "i", sau din care ncep activit ile ce pleac din faza "i". Termenul maxim al fazei "i" (tiM) este termenul cel mai dep rtat (de faza "0") n care se ncheie toate activit ile ce ajung n faza "i", sau din care ncep activit ile ce pleac din faza "i". Termenul minim de ncepere a activit ii "ij" (tijm ) este termenul cel mai devreme la care poate ncepe activitatea i corespunde cu termenul minim al fazei "i" (din care porne te activitatea). Termenul maxim de ncepere a activit ii "ij" (tijM) este termenul cel mai trziu la care poate ncepe activitatea i corespunde cu termenul maxim al fazei "i" (din care porne te activitatea). Termenul minim de terminare a activit ii "ij" (tijmt) este termenul cel mai devreme la care se poate termina activitatea i corespunde cu termenul minim al fazei "j" (n care se ncheie activitatea).

16

Managementul timpului

Termenul maxim de terminare a activit ii "ij" (tijMt) este termenul cel mai trziu la care se poate termina activitatea i corespunde cu termenul maxim al fazei "j" (n care se termin activitatea). Sintetiznd, avem: tijm = tim = drumul maxim de la faza "0" la faza "i"; tijmt = tijm + daij; tijM = tijMt - daij = t jM - daij tijMt = tjM = valoarea minim de la momentul final la momentul "j", calculat prin sc derea din durata critic a duratelor activit ilor. Cnd sunt respectate toate termenele minime, programul se nume te minorant, iar cnd se lucreaz cu termenele maxime, programul se nume te majorant. Prima posibilitate este greu de realizat, fie datorit unor factori perturbatori, fie datorit unor vrfuri neeconomice n folosirea resurselor. A doua posibilitate se realizeaz u or, ns face ca programarea s devin rigid , deoarece majoritatea activit ilor devin critice. Pentru asigurarea unei eficien e economice sporite, este recomandabil s se aleag o solu ie intermediar , care s permit o bun folosire a resurselor, concomitent cu o durat de execu ie acceptabil . Diferen a dintre termenul maxim i cel minim al fazei reprezint rezerva de timp a fazei (Ri). Cnd diferen a dintre termenele minime i maxime ale unei faze este "0", atunci faza este critic : Ri = tiM - tim Activit ile pot avea, n func ie de termenele minime i maxime ale fazelor ce le delimiteaz i n func ie de durata lor, urm toarele rezerve: total , liber , independent , intermediar i interferent . Rezerva total de timp (Rtij) este timpul maxim cu care se poate ntrzia o activitate f r a dep i drumul critic.

Managementul timpului

Consumarea acestei rezerve duce la pierderea rezervelor de timp ale activit ilor necritice urm toare (pn la nivelul rezervei consumate). Rtij = tjM - (tim + daij) = tijMt - tijmt Rezerva liber de timp (Rlij) este timpul cu care se poate ntrzia (prin m rire sau decalare) o activitate, astfel nct s nu conduc la dep irea timpului minim al fazei urm toare ( i, deci, s nu ntrzie timpul minim de ncepere a activit ilor urm toare). Rlij = tjm - (tim + daij) = tij+1m - tijmt Rezerva independent de timp (Riij) se calculeaz atunci cnd activit ile sunt programate s nceap la termene minime, astfel: Riij = tjm - (tiM + daij) = tjm - tijMt = tij+1m - tijMt

18

Managementul timpului

0 th

Nodul h

Nodul m dij t1 m t0
m

Nodul i ti0 t i1

t1 h t
1 i

Nodul l t t
2 i 0 j

Nodul j t

1 j

t t 1j t2 j

0 l

t l1

dij dij dij dij dij

Mt Ml

dij

Marja total

Marja liber

Mint

Marja interferent

Mi
Marja independent

Mind
Marja interferent

Figura 7. Reprezentarea grafic a rezervelor de timp1 Rezerva intermediar de timp (Rintij) se calculeaz activitatea ncepe la termene maxime, astfel: Rintij = tjM - (tiM + daij) = tjM - tijMt Rezerva interferent de timp (Rinterfij) se ob ine ca diferen ntre rezerva total i rezerva liber sau ntre rezerva intermediar i
1

cnd

Anatol M cri , Vicen iu Dumitru, Aplica ii ale cercet rii opera ionale n probleme de conducere, organizare i planificare a lucr rilor de investi ii i construc ii-montaj, Editura Academiei, Bucure ti, 1972, pg.154.

Managementul timpului

rezerva independent , reprezentnd, de fapt, diferen a ntre timpul maxim i timpul minim al fazei "j". Rinterfij = tjM - tjm Activit ile care au rezerva total de timp egal cu zero sunt activit i critice i nl n uirea lor de la faza ini ial la faza final formeaz unul sau mai multe drumuri critice. Graficele utilizate pentru programarea activit ilor proiectului pot mbr ca diferite forme: 1. Grafice re ea cu activit ile reprezentate pe s ge i Dac se proiecteaz graficul re ea pentru programarea i urm rirea execu iei lucr rilor necesare realiz rii unui combinat siderurgic, acesta se va prezenta ca n figura 8
1 1 2 Surs i re ele de ap 2 1
Terasamente

3 4

4 10 4

3 2

13

0 0 0 3 2 1

5 3 7 7

4 4
Surs i re ele energie

8 15 3 2 15

10 3 18 18

2 3 3

6 6 8

9 14 16

Figura 8 Grafic coordonator pentru programarea lucr rilor de construc ii-montaj la un combinat siderurgic

20

Managementul timpului

Denumirile activit ilor sunt notate pe grafic. Pentru determinarea drumului critic, se ata eaz fiec rei faze un dreptunghi format din dou c su e n care se trec, n stnga, termenul minim i, n dreapta, termenul maxim al fazei, calculele f cndu-se direct pe grafic. Drumul critic va uni activit ile ce ncep i se ncheie n faze al c ror termen minim este egal cu termenul maxim. Se nscrie, mai nti, termenul minim care este "0" pentru faza ini ial , iar pentru celelalte faze este timpul celui mai lung drum de la faza ini ial pn la faza considerat . Dac ntr-o faz sosesc mai multe activit i, se alege activitatea de pe drumul cel mai lung. A a cum se prezint n fig. 41, se observ c n faza 8 sosesc patru activit i: (4-8) - care are termen minim de ncepere 4, plus durata 4, egal - termen minim de terminare 8 luni (duratele sunt exprimate n luni), (5-8) - care are termen minim de ncepere 7, plus durata 8, egal - termen minim de terminare 15 luni, (6-8) - care are termen minim de ncepere 6, plus durata 3, egal - termen minim de terminare 9 luni i (7-8) - care are termen minim de ncepere 7, plus durata 2, egal- termen minim de terminare 9 luni. Conform regulii enun ate mai sus termenul minim al fazei 8 va fi 15 luni. La fel se procedeaz pentru toate fazele i se ob in 18 luni n faza final 10. Termenul maxim se stabile te n sens invers, de la faza final la faza ini ial . n faza final , termenul minim este egal cu termenul maxim, deoarece att faza ini ial , ct i faza final fac parte, obligatoriu, din drumul critic. Pentru celelalte activit i, termenul maxim al fazei "i" se stabile te sc znd din termenul maxim al fazei "j" durata activit ii "ij". Cnd din faza "i" pornesc mai multe activit i, termenul maxim de ncepere a activit ii "ij" se stabile te ca fiind cea mai mic diferen ntre termenul maxim al fazei urm toare i durat . Termenele minime i maxime de ncepere i de terminare ale activit ilor, rezervele totale i libere de timp, precum i drumul sau drumurile critice se pot calcula i dup un model ca acela prezentat n tabelul 1 n care calculele se desf oar ca la metoda de calcul direct pe grafic.

Managementul timpului

Astfel, pentru faza nr. 6, timpul maxim va fi 8 luni (calculat pe activitatea 6-9 ca diferen ntre timpul maxim al fazei 9, care este de 16 luni, i durata activit ii, care este de 8 luni, i nu 12 luni, calculat ca diferen ntre 15 luni, timpul maxim al fazei nr. 8, i 3 luni, durata de execu ie a activit ii).

22

Managementul timpului

Tabel pentru calculul drumului critic i al rezervelor de timp Tabelul 1 N Simb Dura Termene Termene Term Rezerv r olul ta minime maxime en de timp C activi activi mini rt t ii t ii m de libe Tot de de de de a(ij) d(ij) nce termi nce termi ncep r al pere nare pere nare ere a Rlij Rtij m mt M Mt activi tij tij tij tij t ii urm toare
mt tij 1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4

0-1 0-2 0-3 1-3 1-4 2-3 2-6 3-5 4-7 4-8 5-8 6-8 6-9 7-8

1 3 2 2 3 1 3 3 3 4 8 3 8 2

0 0 0 1 1 3 3 4 4 4 7 6 6 7

1 3 2 3 4 4 6 7 7 8 15 9 14 9

1 0 2 2 7 3 5 4 10 11 7 12 8 13

2 3 4 4 10 4 8 7 13 15 15 15 16 15

1 3 4 4 4 4 6 7 7 15 15 15 14 15

0 0 2 1 0 0 0 0 0 7 0 6 0 6

1 0 2 1 6 0 2 0 6 7 0 6 2 6

Managementul timpului

1 5 1 6 1 7

7-10 8-10 9-10

1 3 2

7 15 14

8 18 16

17 15 16

18 18 18

18 18 18

10 0 2

10 0 2

2. Grafice re ea cu activit ile reprezentate n nodurile re elei Aceast metod se ntlne te n literatura de specialitate sub denumirea de "Metoda poten ialelor Metra" (M.P.M. - Metra Potential Method). Activit ile sunt plasate n nodurile re elei, iar s ge ile dintre noduri reprezint succesiunile i condi ion rile tehnologice sau organizatorice ale activit ilor. La calculul drumului critic direct pe graficul reprezentat prin nodurile re elei, dac activit ile nu se suprapun n timp, (figura 60), un nod poate fi organizat ca n figura 9. Prin aceast metod se pot programa i n iruiri de activit i la care pasul lan ului2 este mai mare sau mai mic dect durata activit ii. n acest fel, n graficul re ea pot fi reprezentate i n iruiri de activit i care se suprapun par ial n timp sau activit i separate printr-un interval de timp. Dup cum se tie, pasul lan ului poate fi mai mic, egal sau mai mare ca durata activit ii. Determinarea termenelor minime i maxime de ncepere i de terminare presupune folosirea algoritmilor prezenta i la graficele re ea cu activit ile pe s ge i, cu deosebirea c , pe lng durata activit ii, se folose te pasul lan ului. Cnd pasul lan ului este egal cu durata activit ii, programarea nu con ine condi ion ri temporale, iar s ge ile reprezint numai succesiuni f r consum de timp.
2

Legend : 1 = de produc ie pentru Vezi capitolul "Elemente de organizare a proceselorSimbolul activit ii; execu ia proiectelor de 2 = Durata activit ii; construc ii". 3 = Termenul minim de ncepere; 4 = Termenul minim de terminare; 5 = Termenul maxim de ncepere; 6 = Termenul maxim de terminare 7 = Rezerva total de timp

24

Managementul timpului

3 5

2 1 7

4 6

Figura 9. Organizarea unui nod al re elei Re eaua cu activit ile reprezentate n nodurile re elei este mai simpl , deoarece elimin activit ile fictive i fazele introduse pentru amplasarea acestor activit i, calculul este mai u or, se pot modifica condi ion rile tehnologice i organizatorice f r a reface re eaua i, n plus, toate datele activit ii sunt redate compact i, deci, u or de interpretat (figura 10). Termenele minime de ncepere se calculeaz nsumnd la termenul minim de ncepere a activit ii anterioare pasul lan ului. Dac sunt mai multe activit i anterioare se alege suma cu valoarea cea mai mare drept termen minim de ncepere pentru activitatea considerat . Termenul maxim de ncepere se calculeaz sc znd pasul lan ului din termenul maxim de ncepere al activit ii urm toare. Dac sunt mai multe activit i anterioare se alege ca termen maxim de ncepere cea mai mic diferen i n acest caz, elementele graficului re ea pot fi calculate ntrun tabel (asem n tor cu cel din tabelul 1), cu deosebirea c acesta va cuprinde, n plus, trei coloane cu activit ile anterioare, activit ile urm toare activit ii ce se calculeaz i pasul lan ului. 3. Graficul re ea cu activit i comasate Graficele re ea cu activit i detaliate sunt utile personalului ce conduce execu ia lucr rilor la nivelul brig zilor. Coordonarea activit ilor pentru un num r mare de obiecte dispersate pe multe antiere face greoaie utilizarea graficelor re ea detaliate.

Managementul timpului

26

Managementul timpului

Tabel de calcul al drumului critic i al rezervelor de timp totale i libere prin metoda M.P.M. Tabel 17` Activi Dur Acti Acti Pasu Tm TM R tatea ata v. v. l lan ului 0 0 0 1 1 3 0 1 0 3 0 2 1 3 1 4 3 4 2 5 1 0 3 2 4 3 3 4 2 3 5 4 7 4 6 7 1,1 3,2 4 4 5,3 4 4,5 6 1 0 2 1 3 0 1 0 0 0 2 1 0 0 0 0 i t i t Tmi T
i+1

prec urm ed. A B C D E F G H 1 3 2 2 3 1 3 3 A A B B t. E,D F,G H H I,J H

L,M 2

C,D, K F

1,2,1 4 7

N,O 4

5 8

1 1

8,9

Managementul timpului

3 7

1 3

13

6 1 4

1 4

13

4 7

1 0

1 3 1 4

13

5 1 3

13

8 1 0

1 1 1 5 1 3 1 4

1 3 1 6 1 6 1 6

13

9 1 0

16

J,K, L,N

4,7,3 1 1 ,2 3 6 1 1 3 5

16

16

28

Managementul timpului

n vederea elimin rii acestei deficien e, s-a trecut la comasarea activit ilor, astfel nct un grup de activit i ce pleac dintr-o faz "i" i se ncheie ntr-o faz urm toare "l" s fie reprezentat printr-o singur activitate, simbolizat diferit de activit ile graficului ini ial i avnd durata egal cu drumul maxim dintre fazele "i' i "l" (figura 11). Dac din faza "i" pornesc activit i ce nu ajung - direct sau indirect la faza "l" sau n faza "l" ajung activit i ce nu au pornit - direct sau indirect - din faza "i", atunci nu se poate realiza comasarea.
A 2 A 3 2 B 2 C 4 4 3 5 E 5 F 6 7 D 7 5 G H 8 9

I 12

Figura 11. Comasarea activit ilor ntr-un grafic re ea n graficul din figura nr. 8 se poate face o singur comasare, nlocuind integral activit ile graficului cu o singur activitate, 0-10, care s aib durata egal cu durata critic , i anume, 18 zile. Nici o alt comasare nu este posibil deoarece oricare ar fi fazele "i" i "l", n i din fazele cuprinse ntre acestea, intr i ies activit i ce fie c nu pornesc din "i", fie c nu ajung (direct sau indirect) n "l" nerespectnd astfel una dintre principalele restric ii de comasare a activit ilor. 4. Graficul re ea calendaristic Acest grafic este o proiec ie a graficului re ea la scara timpului i cuprinde, n afara duratei activit ilor, rezervele libere de timp ale acestora.

Managementul timpului

n graficul re ea calendaristic (figura 62) drumul critic (calculat cu ajutorul tabelului 1) se reprezint pe o paralel la abscis , iar lungimea s ge ilor, ce reprezint activit ile critice, este egal cu durata activit ilor. Celelalte activit i se plaseaz n partea superioar a drumului critic, prin linii nclinate sau orizontale, astfel nct proiec ia acestora pe abscis s dea durata activit ii. n continuarea activit ilor necritice se trec, cu linii punctate, rezervele libere a c ror proiec ie pe abscis este egal , de asemenea, cu durata rezervei. Graficul re ea calendaristic prezint urm toarele avantaje fa de graficul Gantt: scoate n eviden activit ile critice, ceea ce permite luarea tuturor m surilor pentru respectarea duratei lor; prezint succesiunea tehnologic a activit ilor; cuprinde rezervele libere de timp, ceea ce permite cunoa terea termenului maxim de terminare a execu iei unui proces simplu, f r a perturba timpul minim de ncepere a activit ilor urm toare i, deci, durata critic ; permite stabilirea mai exact a responsabilit ilor etc. 5. Graficul calendaristic cu eviden ierea rezervelor libere de timp ntruct programarea lucr rilor cu ajutorul graficului re ea prezint dificult i de citire, s-a trecut la transcrierea graficului re ea n grafic Gantt mbun t it, prin ata area rezervelor libere sau totale de timp la activit ile necritice. Pentru exemplificare, s consider m activit ile necesare pentru executarea lucr rilor aferente instal rii unei bar ci din elemente prefabricate, necesar pe un antier: Activit i necesare pentru lucr rile de instalare a unei bar ci Tabelul 2 Cod activitate Denumirea activit ii Durata (zile)

30

Managementul timpului

0-1 0-2 0-3 1-2 1-4 2-6 3-6 4-5 5-6 6-7

S p turi n spa ii largi Comand prefabricate beton Comand confec ii metalice S p turi n spa ii nguste

4 1 1 3

Transport rutier al p mntului la 5 4 km Aprovizionare prefabricate beton Aprovizionare confec ii metalice Turnare beton Proces natural betonului de uscare beton 3 3 2 a 6 i 4

Montare prefabricate confec ii metalice

Managementul timpului

Determinarea drumului critic i a rezervelor de timp cu ajutorul tabelului Tabelul 3 N Sim Dur Termene r bol ata minime c rt Termene maxime Termen Rezerve minim timp de ncepere a activit ii urm toa re libe tot r al 4 7 0=4 0= -4 4-4 6=7 12 -1 =1 3-1 0 0 0 6 12 0 0 12 6 0 6 12 0 0

nce pere 1 0-1 2 0-2 4 1 0 0

termi nare 4=4+ 0 1

nce pere 0 12

termi nare 4 13

3 0-3 4 1-2 5 1-4 6 2-6 7 3-6 8 4-5 9 5-6

1 3 4 3 3 2 6

0 4 4 7 1 8 10

1 7 8 10 4 10 16

12 10 4 13 13 8

13 13 8 16 16 10

1 7 8 16 16 10 16

10= 16 16-6

32

Managementul timpului

7 8

10

11

12

13

14 15

16 17

18

19

20

1 6-7 0

16

20

16

20

20

Figura 12. Grafic re ea calendaristic

Managementul timpului

3. mbun t irea programului de execu ie a proiectului Dup realizarea programului poate fi necesar comprimarea duratei de execu ie a proiectului n vederea ncadr rii n termenul de execu ie prev zut. n acest scop se pot folosi tehnici cum sunt: y Analizarea posibilit ilor de reducere cu costuri minime a duratelor activit ilor. De regul orice reducere a duratei unei activit i antreneaz cre teri de costuri i trebuie luate decizii prin compararea pierderilor care s-ar nregistra ca urmare a dep irii duratei de execu ie cu dep irile de costuri generate de ncerc rile de reducere a duratei activit ilor (de exemplu: lucrul n mai multe schimburi, achizi ionarea unor tehnologii mai productive, suplimentarea forma iilor de lucru sau a num rului componen ilor unei forma ii de lucru etc.); y Accelerarea execut rii lucr rilor prin desf urarea n paralel a unor activit i care n mod normal se realizeaz succesiv (de exemplu, demararea execut rii construc iei n paralel cu procesul de proiectare a acesteia). Aceast metod prezint riscuri mari i determin adesea refacerea unor lucr ri. Programul rezultat necesit , n multe cazuri, mai multe resurse, n anumite perioade, numite "vrfuri n consum", dect sunt disponibile pentru realizarea sa. n astfel de situa ii se procedeaz la alocarea resurselor i la nivelarea resurselor. n urma nivel rii resurselor se nregistreaz adesea dep iri ale duratei totale de execu ie programate ini ial. Exist ns i posibilitatea realiz rii unei nivel ri a resurselor n condi iile unor constrngeri legate de durata de execu ie, caz n care activit ile sunt reprogramate doar n limitele rezervelor libere de timp de care dispun.

34

Managementul timpului

4. Monitorizarea i actualizarea programului Monitorizarea progresului nregistrat se face prin compararea realiz rilor efective (n termeni temporali) cu cele programate. Este util s se stabileasc nc de la demararea proiectului procedurile de modificare a programului, incluznd documentele justificative i aprob rile formale necesare. Pu ine proiecte se deruleaz cu exactitate conform planului. Schimb rile care apar pot determina reevaluarea duratelor anumitor activit i, modific ri n succesiunea activit ilor sau analizarea unor programe alternative. Actualizarea programului se face n cazul n care este necesar realizarea de modific ri ale proiectului solicitate de client sau au avut loc ntrzieri. Nu toate ntrzierile conduc la decizia adopt rii unor ac iuni corective. De exemplu, o ntrziere important la o activitate necritic poate avea un impact minor asupra duratei totale de execu ie a proiectului, n timp ce o ntrziere mult mai mic la o activitate critic sau subcritic poate necesita ac iuni imediate pentru readucerea procesului n parametrii programa i. 5. Utilizarea calculatorului n managementul timpului Un management al proiectelor eficient solicit ca informa iile relevante s fie ob inute, analizate i reanalizate ntr-o manier rapid i oportun . Ast zi, speciali tii n managementul proiectelor i echipele de proiect dispun de o gam larg de produse software pentru urm rirea i controlul proiectelor. Produsele software de management al proiectelor con in, n afar de programarea duratelor i termenelor de realizare a activit ilor cu ajutorul graficelor re ea, i posibilitatea program rii costurilor i resurselor (for de munc , utilaje, materiale). Suplimentar, n afara program rii activit ilor, se poate realiza i un proiect de control al acestora, prin care se pot compara program rile ini iale cu cele

Managementul timpului

actualizate i se pot elabora rapoarte de stare comparative ntre situa ia real existent i cea corespunz toare planific rii ini iale. Un avantaj evident al introducerii programelor automate de planificare a activit ilor const i n faptul c , datorit vitezei mari de calcul, se pot introduce mai multe variante de simulare a desf ur rii acestora, n vederea alegerii variantei optime, cu efectele economice cele mai favorabile. Astfel pot fi variate situa iile privind disponibilit ile, costurile i programarea termenelor de realizare a activit ilor i se poate stabili desf urarea optim a activit ilor. Printre programele mai cunoscute interna ional amintim: i utilizate pe plan

1. Microsoft PROJECT. Acesta permite modelarea interactiv i, plecnd de la diverse reprezent ri (Gantt, PERT, calendar etc.), administrarea evolu iei proiectelor. Activit ile sunt clasificate n activit i principale i activit i subordonate. Aceast clasificare poate fi modificat imediat, la orice nivel de organizare; cu ajutorul mouse ului este posibil de intervenit grafic asupra diagramei alese pentru nscrierea sau tergerea unei activit i i observarea incidentelor temporale i financiare ale unei asemenea decizii, n aceea i m sur n care num rul filtrelor ne permite eviden ierea numai a informa iilor pertinente dup o apreciere rapid , asupra simul rii n curs, n func ie de criteriile de eficien maxim prestabilite de utilizator. Se pot genera rapoarte standardizate i adaptate, inclusiv aloc ri i nivel ri ale folosirii resurselor, rapoarte financiare i privind resursele. 2. TIME LINE permite planificarea i urm rirea proiectelor, calcularea duratei de execu ie a unui proiect i a consumului de resurse necesare. TIME LINE genereaz totodat i rapoarte de costuri plecnd de la datele de nceput i de sfr it ale proiectului. Vizualizarea resurselor sub form de histograme conduce la posibilitatea anul rii conflictelor de resurse prin decalarea activit ilor n timp. O func ie de simulare permite testarea mai multor scenarii i modificarea acestora. Cu ajutorul programului TIME LINE se poate

36

Managementul timpului

realiza gestiunea simultan a mai multor proiecte i combina ia elementelor acestora, permi nd gestiunea de asamblare n func ie de eventualele priorit i. Utilizatorul poate compara planul ini ial cu avansarea real a activit ilor i poate exporta fi ierele n LOTUS, dBASE, MULTIPLAN sau altele. 3. HARVARD TOTAL PROJECT MANAGER permite realizarea i urm rirea proiectelor n ceea ce prive te: timpul, planul i bugetul. Acest program de calcul furnizeaz planul de lucru, permite afectarea resurselor i determinarea costurilor. El furnizeaz graficele PERT i Gantt precum i costurile, afi nd automat nivelul resurselor, nc rcarea resurselor i graficele de repartizare a acestora, oferind reprezentarea simultan a func iilor pe ecran datorit utiliz rii ferestrelor multiple, lucrului n structur mp r it . Permite patru tipuri de condi ionare a activit ilor, lucrul cu subproiecte legate, afi area rezultatelor financiare i programarea for ei de munc . Utilizatorii pot exporta fi iere direct n LOTUS, dBASE III sau crea fi iere ASCII. 4. SUPER PROJECT EXPERT este un program de construc ie i ordonare a proiectelor destinat microordinatoarelor. Ofer patru moduri de lucru: diagrame PERT pentru vizualizarea dependen elor dintre activit i, tabloul recapitulativ al activit ilor, diagrame Gantt i diagrame descriptive ale structurii proiectului. SUPER PROJECT pune n eviden drumurile critice ale diagramelor i permite modific ri ale proiectului care se repercuteaz asupra altor scheme i tabele care sunt toate legate. SUPER PROJECT poate genera pn la 9 niveluri de activit i i poate p stra gestiunea datelor, ca termene cel mai devreme i cel mai trziu. Calendarul detaliat al proiectului poate fi de asemenea vizualizat. 5. PROJECT SCHEDULAR 5 este un program de gestiune a proiectelor avnd la baz metoda CPM. Permite stabilirea calendarului, evaluarea costurilor i a resurselor disponibile. O

Managementul timpului

interfa grafic ajut la punerea n func iune a urm toarelor facilit i: diagrame de re ele n reprezent rile grafice corespunz toare; o reprezentare a proiectului sub diferite forme (grafice, diagrame, liste de activit i cu to i parametrii); posibilitatea ncadr rii ntr-un calendar prestabilit; alegerea unit ilor de timp (de la minut la lun ); rezumat sub form de tabel al diverselor activit i componente i al condi ion rilor lor. Termeni cheie - programarea lucr rilor - grafic calendaristic (Gantt) - grafic calendaristic cu eviden ierea reperelor importante n executarea proiectului - grafic re ea - metoda drumului critic - rezerv de timp - activit i comasate - C.P.M. - P. E. R.T. - graf - etap cantitativ - etap calitativ - faz (eveniment) ntreb ri 1. Ce procese cuprinde managementul timpului? 2. Care sunt etapele parcurse pentru elaborarea unui grafic calendaristic? - drum - drum critic - durata activit ii - termen minim - termen maxim - program minorant - program majorant - rezerv de timp - activit i comasate - grafic re ea calendaristic - monitorizarea programului - actualizarea programului produse software management al proiectului de

Managementul timpului

3. Ce elemente se pot reg si ntr-un grafic calendaristic? 4. Care sunt cele dou etape n elaborarea unui grafic re ea i n ce const fiecare dintre ele? 5. Care sunt elementele graficului re ea i cum se determin m rimea acestora? 6. Ce restric ii se impun la elaborarea unui grafic re ea pentru programarea lucr rilor? 7. Ce reprezint , cum se calculeaz timp? 8. Ce reprezint , cum se calculeaz timp? i la ce serve te rezerva total de i la ce serve te rezerva liber de

9. Prin ce se caracterizeaz drumul critic ntr-un grafic re ea? 10. Ce deosebiri se nregistreaz ntre graficele re ea cu activit ile reprezentate pe s ge i i cele cu activit ile reprezentate n nodurile re elei ? 11. Ce reprezint i la ce serve te graficul re ea cu activit i comasate? 12. Ce reprezint i la ce serve te graficul re ea calendaristic? Ce avantaje are fa de graficul Gantt? 13. n ce const monitorizarea i actualizarea programului de execu ie a proiectului? 14. Ce produse software pentru managementul proiectelor cunoa te i i ce probleme rezolv acestea?