En esta leccin comenzaremos a estudiar la parte ms importante de Excel, las frmulas con mltiples ejemplos prcticos.

La sintaxis de una frmula.- Una frmula es una expresin que introducimos en una celda y que relaciona valores y frmulas de otras celdas para producir un resultado. Una frmula comienza siempre con el signo igual (=) y puede contener textos, nmeros, referencias de celdas, etc.

En la celda que contiene una frmula se visualiza siempre el resultado de la misma y la frmula en s se visualiza en la barra de frmulas.

La frmula combina diferentes operadores para realizar los clculos. Estos operadores son: Artimticos: -Suma + -Resta -Multiplicacin * -Divisin / -Porcentaje % -Exponente ^

De comparacin: -Igual = -Distinto <> -Mayor > -Menor < -Mayor o igual >= -Menor o igual <=

De texto:

-Contatenacin & Este ltimo operador sirve bsicamente para unir cadenas de texto y producir un nuevo valor a partir de esa unin. P.Ejemplo: Zorro&Rojo = ZorroRojo

Ejemplos de frmulas seran: =12+5 Suma los valores numricos 12 y 5 =C1+C5 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 =(C1+C5)-A2 Suma el contenido de las celdas C1 y C5 y el resultado lo resta de A2. =Ventas-Gastos Resta dos rangos de celdas llamados Ventas y Gastos =2^3 Eleva al cubo el nmero 2

Prioridad en las frmulas.- Es muy importante sealar que en una frmula, la introduccin de algunos de los diferentes operadores tiene prioridad sobre otros. Observa el orden de prioridad de los operadores. 1.Porcentaje 2.Exponente 3.Multiplicacin y divisin 4.Suma y resta 5.Unin de texto 6.Comparacin

As, si introducimos la frmula: = 10 + 2 * 10 producir un resultado de 30, pues primero se realiza la operacin de multiplicacin de 2 * 10 y finalmente se le suma el primer 10.

= (10 + 2) * 10 producir un resultado de 120, pues en este caso se producir en primer lugar la multiplicacin del interior del parntesis multiplicando su resultado por el ltimo 10.

Mensajes de error.- En algn momento puede producirse el hecho de que nos equivoquemos en la realizacin de una frmula y que sta intente realizar clculos con datos errneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un nmero en C2, por lo que Excel devolver un mensaje de error. Observa los siguientes mensajes de error y su causa: #DIV/0! Se est intentando dividir un nmero entre 0 #N/A Valor no disponible #NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce #NULO! Interseccin no vlida de dos reas #NUM! Nmero utilizado de forma incorrecta #REF! Referencia no vlida a una celda #VALOR! Operando o argumento errneo ####### Columna demasiado estrecha para ver los datos

En este captulo veremos la primera prctica con frmulas.

1.Copia los siguientes datos:

2. Sita el cursor en la celda B7 3.Escribe la siguiente frmula: =B3+B4+B5 4.Pulsa Intro

Automticamente, aparecer el resultado de la frmula. Cuando trabajamos con frmulas, Excel calcula siempre el contenido de la frmula que estamos utilizando. En este caso, podramos introducir la frmula. =100000+50000+25000 pero siempre dara el mismo resultado porque lo que hacemos es calcular una suma con nmeros fijos. Por eso utilizaremos los nombres de las celdas. La ventaja ser que si posteriormente cambiamos algn dato de las celdas, la frmula se recalculara automticamente y volvera a darnos el resultado actualizado.

A continuacin podramos introducir la misma frmula bajo la columna de los nmeros de los gastos, pero lo que haremos ser utilizar la potente funcin de copia de Excel.

5.Sita el cursor en la celda B7 y pulsa el botn Copiar de la barra de herramientas (o bien la opcin Edicin - Copiar).

6.Sita el cursor en la celda E7 y pulsa el botn Pegar de la barra de herramientas (o bien la opcin Edicin - Pegar).

La frmula se ha copiado, pero Excel ha actualizado las celdas de la frmula a la columna donde se encuentra el cursor actualmente.

7.Sita el cursor en la celda A9 y escribe el siguiente texto: BENEFICIOS:

8.Sita el cursor en la celda A10 y escribe la siguiente frmula: =B7-E7 9.Pulsa Intro y vers que el resultado es negativo, es decir, los gastos han sido superiores a los ingresos.

10.Graba la hoja. Puedes darle el nombre que desees. 11.Accede a Archivo - Cerrar 12.Accede a Archivo - Nuevo y acepta el nuevo libro de trabajo 13.Copia la siguiente hoja

14.Sita el cursor en la celda B6 y escribe la frmula: =B2+B3+B4

(A partir de ahora supondremos que has pulsado Intro para validar la frmula)

15.Vuelve a situarte en B6 16.Sita el cursor del ratn en la esquina inferior derecha de la celda, de forma que sin pulsar nada, aparezca una cruz negra. Cuando la veas, pulsa click y sin soltar el ratn, "arrastra" hacia la derecha hasta la celda D6 Si ha funcionado correctamente, la frmula de la celda inicial se habr copiado en las dos celdas de al lado, dando como resultado, la suma de cada columna.

Para quitar la seleccin de color negro, puedes pulsar un click en cualquier parte de la hoja.

Referencias.- Cuando copiamos frmulas de la forma que acabamos de ver, el contenido de la frmula se actualiza a medida que copiamos en horizontal o en vertical. Si te sitas en las celdas C6 y D6 y miras en la barra de frmulas, observars que cada celda contiene la frmula de su columna correcta. La referencia indica la posicin de la celda contenida en la frmula. Observa la siguiente hoja:

En este caso, en la primera frmula de la celda B6 hemos sumado la columna B, pero tambin hemos incluido en la frmula la celda F1 de forma que sume el contenido de esta celda en la suma de la columna. En la primera celda no pasa nada, pero si volvemos a copiar la frmula en las celdas de al lado, observaremos en la celda C6 lo siguiente: =C2+C3+C4+G2. Es decir, Excel ha copiado la frmula, pero tambin ha desplazado la referencia de la celda F2 y ahora la ha convertido en G2. No hace falta mencionar que en G2 no hay ningn dato. Excel ha tomado las referencias de la primera celda como posiciones relativas y las ha copiado hacia su derecha. En nuestro ejemplo, no nos interesa que la celda F2 se modifique a medida que copiamos la frmula. Para que no ocurra esto, debemos convertir la celda F2 en referencia absoluta, es decir, que aunque copiemos la frmula en otras posiciones, la referencia a la celda F2 no cambie nunca.

Celdas relativas: indican la posicin de la celda como desplazamiento a partir de la cual se est introduciendo la frmula. Si las celdas referenciadas cambian de ubicacin, Excel ajusta las referencias para adaptarlas a la nueva posicin.

Celdas absolutas: indican posiciones que no cambian. Una celda se convierte en absoluta aadiendo antes y despus de la letra de la columna el signo dlar ($). Por ejemplo: $B$6

Celdas mixtas: combina los dos tipos de referencia anteriores. Por ejemplo: $B6, A$7...

Podemos convertir una celda en absoluta posicionando el cursor al lado del nombre de la columna y pulsando la tecla F4. Esto aade automticamente el signo dlar a la columna y la convierte en absoluta.

Siguiendo con nuestro ejemplo, si modificamos la frmula de la primera celda como sigue: =B2+B3+B4+$F$2 y la volvemos a copiar hacia la derecha, observaremos que Excel ha actualizado las columnas a las nuevas posiciones de las frmulas (relativas), pero la celda F2 no cambia en la copia (absoluta).

Practica con la siguiente hoja. Las celdas que contienen las frmulas son de color rojo. Debers realizar las indicaciones que se adjuntan:

Las funciones
Una funcin es una frmula ya escrita y preparada para realizar clculos y simplificar el uso de frmulas extensas. Las funciones tienen un nombre propio y existen multitud de funciones. Imagnate sumar un rango de 200 celdas con una frmula del tipo =A1+A2+A3+A4... Existen funciones que realizan complejos clculos financieros, estadsticos, matemticos, etc, y que permiten ahorrar trabajo y tiempo en la escritura de una frmula.

Sintaxis de una funcin.- Las funciones deben mantener unas reglas de sintaxis tal y como se indica en el siguiente ejemplo: =SUMA(A1:A200;100)

En el ejemplo, se sumar todo el rango A1:A200 y aparte el nmero 100. Es decir, que dentro de los parntesis que forman el contenido de la funcin, hay dos argumentos a sumar.

La funcin Autosuma.- Es quiz la funcin ms utilizada en una hoja de clculo. Por ello, Excel proporciona un botn exclusivo para la funcin Autosuma en la barra de herramientas.

Para utilizar una funcin, podemos escribirla manualmente o bien utilizar el Asistente para funciones que veremos posteriormente y que nos ir guiando paso a paso en la construccin de la funcin.

1.Escribe en una hoja nueva unos cuantos nmeros y despus coloca el cursor bajo esa misma lista:

2.Pulsa el botn Autosuma situado en la barra de herramientas estndar:

Observa que Excel detecta lo que queremos sumar y lo marca con puntos suspensivos intermitentes. Ahora podemos aceptar pulsando Intro o bien seleccionar con el mouse la zona que queremos sumar. 3. Pulsa Intro.

Otra forma de hacerlo es la siguiente: 4. Borra el contenido de la celda que contiene la frmula.

5. Selecciona toda el rea numrica, la ltima celda incluida:

6. Pulsa el botn Autosuma. En este caso, marcamos directamente el rango que queremos sumar, por lo que Excel lo suma directamente. Con el cursor situado en la celda que contiene la frmula, observa la barra de frmulas.

La funcin tiene entre parntesis la celda inicial del rango a sumar y la celda final separadas por dos puntos. Desde aqu podemos modificar manualmente el rango.

La funcin promedio.- Otra interesante funcin es la llamada =PROMEDIO(). Funciona exactamente igual que la suma, pero no existe ningn botn; por lo que debemos introducirla manualmente. Cuando introducimos una funcin mediante el teclado, podemos escribirla por completo o hacer lo siguiente:

1.Borra el contenido de la ltima frmula 2.Escribe lo siguiente: =PROMEDIO( 3.Selecciona con el mouse el rango de nmeros. Fjate como la frmula va tomando dicho rango y se va escribiendo sola. 4.Cierra el parntesis escribindolo a mano. 5.El resultado obtenido es la media de los datos numricos.

El asistente para funciones.- Existen muchos tipos de funciones; matemticas, estadsticas, de fecha, cientficas, etc, alguna de las cuales contiene una sintaxis bastante ms difcil que la autosuma, por ejemplo. Existen funciones que realizan complejos clculos y que tan slo nos piden unos datos especficos.

Si no recordamos la sintaxis de una funcin, podemos hacerlo con el Asistente de funciones el cual, nos guiar paso a paso hasta obtener el resultado buscado.

1.Borra el contenido de la ltima frmula y sita el cursor en ella. 2.Pulsa el botn Pegar funcin de la barra de herramientas estndar 3.Pulsa a la izquierda la opcin Estadsticas. 4.Sube la lista deslizable de la ventana derecha hasta encontrar la funcin PROMEDIO y pulsa un click sobre ella. 5.Observa la lnea de estado de la ventana; nos explica para qu sirve esa funcin. Acepta. 6.Ahora nos pide qu celdas o rango de celdas queremos utilizar para saber el resultado del promedio de datos. Podemos pulsar click en las celdas que nos interesen, escribirlas a mano o bien seleccionar un rango de datos de la hoja. Selecciona el rango adecuado y acepta. Captulo 11:

Otras funciones MAX, MIN

En esta unidada didctica veremos otras funciones MAX, MIN

1.Haz una sencilla hoja de clculo como la que sigue:

2.Sita el cursor en D4 y escribe la frmula: =B4*C4. Cpiala hacia abajo. 3.Escribe al lado de la hoja las nuevas celdas de texto:

4.Escribe las frmulas de las celdas:

Celda Frmula >F3=SUMA(D4:D9) F4=PROMEDIO(D4:D9) F5=MAX(D4:D9) F6=MIN(D4:D9) F7=CONTAR(D4:D9) 5. Selecciona el rango de los resultados y convirtelo en formato moneda.

Como habrs imaginado, hemos obtenido el valor mximo, mnimo y adems hemos contado el nmero de elementos numricos que aparecen en el rango D4:D9.

Sugerir una funcin.- En ocasiones, podemos conocer el clculo que queremos realizar, pero no si existe alguna funcin que Excel nos pueda aportar para obtener el resultado.

En este caso, podemos hacer que sea el propio Excel el que nos sugiera una funcin a utilizar. Cuando ocurra esto, podemos pulsar el botn Pegar funcin y seguidamente pulsar el botn de ayuda que aparece en la parte inferior del cuadro de dilogo. Aparecer el asistente de Excel

Pulsando el botn Ayuda con esta caracterstica podemos escribir una descripcin de lo que queremos hacer y posiblemente Excel nos ayude. Por ejemplo:

1.Pulsa dicho botn y escribe en la casilla que aparece: Desviacin tpica. Excel nos muestra una lista de funciones recomendadas para obtener los resultados que buscamos.

Funciones anidadas.- Se llaman as aquellas funciones que actan como argumento de otra funcin, es decir, que se encuentran dentro de otra funcin. En el proceso de clculo, Excel realiza primero el clculo de la funcin interior y despus, el resultado de la funcin exterior teniendo ya en cuenta el resultado que se ha obtenido con la funcin interior.

Por ejemplo, la funcin: =RAIZ(POTENCIA(20;3))

Primero calcular el resultado de la funcin interior, o sea, de la potencia, cuyo resultado es 8.000 y luego se calcular el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado.

La funcin =SI().- Una de las funciones ms potentes que se utilizan en Excel es la funcin =SI(). Esta funcin tiene la siguiente estructura:

=SI (condicin;verdadero;falso).

Donde condicin es una condicin que se tiene que cumplir. Si sta se cumple, se ejecutar verdadero, o en caso contrario, se ejecutar falso.Por ejemplo: =SI(A3>B12;"Correcto";"Incorrecto") Si la celda A3 es mayor que la celda B12, aparecer la palabra Correcto. En caso contrario, aparecer la palabra Incorrecto. =SI(A1="Bajo mnimos";"Quiebra";"Normal") Si la celda A1 contiene la palabra Bajo mnimos, en la celda actual aparecer la palabra Quiebra. En caso contrario, aparecer la palabra Normal. =SI(O(A1=B1;C1=D1);"Bien";"Mal")

Aqu ha de cumplirse una de las dos condiciones. Ntese la utilizacin del operador O.

El formato de las celdas

La hojas que hemos ido creando hasta el momento nos han servido para comenzar a introducirnos en el modo de trabajo de Excel, pero su aspecto esttico deja bastante que desear.

Podemos dar a nuestra hoja un aspecto bastante ms llamativo y hasta fcil de manejar utilizando diferentes formatos de letras, colores, fondos, etc. Existen varios botones en la barra de herramientas que permiten cambiar algunas de las caractersticas mencionadas:

No obstante, existe un men bastante completo desde donde podemos escoger o hasta modificar alguna caracterstica del formato de las celdas.

1.Accede a la opcin Formato - Celdas :

Desde aqu, podemos elegir los formatos para los nmeros, alineacin, tipo de letra o colores.

Para colocar un formato a un grupo de celdas, stas deberan estar seleccionadas previamente. Cuando colocamos un formato cualquiera, por ejemplo formato Moneda, Bordes exteriores y color de letra azul, al salir del cuadro de dilogo podemos escribir y los datos aparecern ya con el formato escogido.

2.Accede a las pestaas superiores Alineacin, Fuente, Bordes, Tramas y Proteger para familiarizarte con su contenido. Finalmente, sal del cuadro de dilogo.

Autoformato.- Otra forma de establecer un formato para las celdas de una hoja que ya contenga datos, es con la opcin llamada Autoformato. Esta opcin nos lleva a un men desde donde podemos elegir entre varios modelos preestablecidos.

Alineacin de los datos.- Para alinear los datos de una celda tenemos los botones de la barra de herramientas:

Observa el efecto de cada una de ellas en una celda:

En la cuarta fila, para centrar en varias columnas hemos seleccionado previamente el rango B4:D4 y despus hemos pulsado en el botn Combinar y centrar. Este ltimo ejemplo se utiliza, sobre todo, para ajustar el texto cuando ste sobrepasa la anchura de una columna.

Desde el cuadro que hemos visto anteriormente (Formato - Celdas) podemos tambin utilizar un tipo de alineacin ms especfica.

NOTA: como pensamos que esta leccin no tiene demasiada dificultad, no ofrecemos de momento prcticas paso a paso. T mismo puedes ir practicando lo que se est estudiando. Escribe algo en alguna celda o celdas y pruebas a cambiar su formato, alineacin, etc.

Tipos y fuentes de letra.- Aparte de los botones tpicos de la barra de herramientas (negrita, subrayado, cursiva, fuente...) ya hemos visto que existe un cuadro de dilogo bastante ms completo desde el cual podemos cambiar el aspecto de una celda o rango.

Fuente de letra Tamao

Men Formato - Celdas

Bordes, rellenos y color de letra.- Podemos establecer bordes para las celdas o rangos. Es importante no confundir los bordes desde las opciones que vamos a ver con los

bordes de referencia que vemos normalmente en Excel. stos ltimos son, por defecto, de color gris y nos sirven para tener la referencia de las celdas. Podemos incluso ocultarlas o elegir a la hora de la impresin entre imprimirlas o no. En cambio, los bordes aadidos son, por defecto, negros y forman parte de los datos de la hoja a la hora de visualizarlos o imprimirlos.

Paleta desplegable de bordes----------

Cuadro de dilogo de bordes

Podemos seleccionar el lado a marcar con un borde, el grosor, el color, si es horizontal, vertical o diagonal, etc.

Paletas de relleno de color y color de letra

Cuando introducimos nmeros en una hoja de clculo, el formato de las celdas es el General, es decir, nmeros sin ceros separadores de miles, ni formato monetario, y alineados a la derecha. Podemos darle a las celdas numricas formatos ms descriptivos y hasta ms complejos y personalizados.

Para ello, tenemos una pequea barra de herramientas con los formatos ms utilizados, y tambin el cuadro de dilogo Formato -Celdas.

Sita el cursor sobre cada uno de ellos. Su significado es fcil.

Desde el men de Formato - Celdas tambin podemos cambiar el formato de los nmeros accediendo a un completo men con numerosos formatos preestablecidos.

Las listas
Las listas es una de las opciones que ms se utiliza en Excel. Permiten almacenar datos en forma de columnas a modo de base de datos para posteriormente realizar clculos, consultar datos, realizar sub-totales, etc.

Normalmente, una lista contiene las cabeceras de los datos en la primera fila. Estas cabeceras son los ttulos de los campos. Un campo es un dato individual con un nombre propio. Algunas normas a tener en cuenta en la creacin de listas son: -El tamao mximo de una lista es el mismo que la hoja completa -Dejar un espacio por encima y por debajo de forma que la lista quede aislada del resto de la hoja. -Los ttulos de los campos deben situarse en la primera fila.

-No hay que dejar espacios en blanco al principio del nombre de un campo porque afectar a operaciones posteriores. -Se recomienda asignar formatos distintos a las cabeceras de columna y a los datos. -A ser posible, dejar una nica lista en la hoja.

Las operaciones ms comunes con listas son: -Utilizarla para imprimir listados. -Ordenarla por un campo en concreto. -Crear una ficha llamada "formulario" para trabajar con la lista. -Filtrar datos, es decir, obtener datos de la lista segn unas condiciones especficas. -Crear informes de resumen de sub-totales de datos.

Crear una ficha de formulario.- Vamos a ver cmo se crea una ficha de formulario.

1.Debes crear en Excel la hoja de datos con los datos que ya te habamos proporcionado anteriormente. 2.Selecciona todo el rango de datos (A1:B6) 3.Accede a Datos - Formulario. Te aparecer automticamente la ficha:

La forma de utilizar esta ficha es sumamente sencilla: -Para desplazarte por los registros debes pulsar las flechas de la lista. -Observa en la parte superior derecha: muestra el nmero de registro (fila) donde estamos situados. -Para crear uno nuevo, puedes pulsar el botn Nuevo. -Para filtrar datos, debes pulsar el botn Criterios.

4.Pulsa el botn Criterios. 5.Pulsa click en el campo Ciudad y escribe: Manacor. 6.Pulsa el botn Buscar siguiente. 7.Observa que ha aparecido el cuarto registro (4 de 5) Si volvieramos a pulsar el mismo botn, aparecera el siguiente registro que cumpliese la condicin especificada.

Ordenar una lista de datos.- Puede ocurrir que en ciertos momentos nos interese una misma lista impresa y ordenada por diferentes campos (fechas, nombres, precios, etc). Para ordenar una lista, Excel dispone de dos opciones: Ordenacin rpida: Excel ordena rpidamente a travs de un campo mediante el botn Orden ascendente u Orden descencente situados en la barra de herramientas.

Ordenacin por prioridades de campo: Excel permite ordenar tambin por varios campos. Imaginemos que en una misma lista ordenada por ciudades, existen tres registros de Valencia. Aparte podemos ordenar por Apellidos, o cualquier otro campo. En total, hasta tres campos.

1.Cierra la ventana de Formulario si es que contina abierta. 2.Sita el cursor en cualquier celda de la columna C (columna de Ciudad). 3.Pulsa el botn Orden ascendente de la barra de herramientas. Observa que excepto las cabeceras de columna, el resto de datos se ha ordenado alfabticamente por el campo Ciudad.

Podemos efectuar la misma ordenacin pero en orden descendente a travs del botn

4.Accede a Datos - Ordenar y te aparecer un cuadro de dilogo:

Desde aqu podemos establecer los tres criterios de ordenacin que comentbamos anteriormente. En la imagen se aprecia que por prioridad, queremos la ordenacin a travs del campo Provincia, y dentro de cada provincia que se repita, Excel ordenar tambin por el campo Ciudad.

5.Comprubalo t mismo introduciendo varios criterios de ordenacin.

Validacin de los datos

magina que existe una celda que tendr siempre un dato elegido de entre una lista. En vez de escribir manualmente ese dato, podemos crear una lista desplegable, restringir entradas, limitar el nmero de caracteres de la celda, mostrar mensajes de ayuda, etc.

1.Sita el cursor en la celda D2. 2.Accede a Datos - Validacin y te aparecer el siguiente cuadro:

En la lista desplegable Configuracin podemos elegir qu valores sern vlidos para la celda activa. Desplgala y observa las distintas posibilidades de la misma. 3.Elige finalmente la opcin Lista. Te aparecer una casilla de texto; escribe lo siguiente (separado por punto y coma): Barcelona;Bilbao;Valencia;Gerona;Lrida;Madrid

4.Acepta el cuadro de dilogo. Observars que ha aparecido una flecha tpica de las listas desplegables:

5.Prueba a desplegarla y observa su contenido:

Desde aqu podemos elegir un valor ms cmodamente. Ahora slo falta aplicar la misma lista al resto de las celdas: 6.Con el cursor situado en la celda de la lista que acabamos de crear, pulsa la combinacin de teclas Ctrl + C(copiar al portapapeles). 7.Selecciona el resto del rango (D3:D6) 8.Pulsa Ctrl + V (pegar del portapapeles) 9.Pulsa Esc para finalizar la seleccin.

Funciones especiales de bsqueda.- Vamos a ver algunas funciones interesantes que podemos aplicar a las listas de datos.

BUSCARV: compara el valor de la bsqueda con la primera columna de la lista y nos devuelve un valor asociado en la misma fila.

BUSVARH: compara el valor de la bsqueda con la primera fila de la lista y nos devuelve un valor asociado en la misma columna.

COINCIDIR: compara el valor de bsqueda con el contenido de cierta columna que se le pasa como parmetro y devuelve el ndice del registro de la lista.

INDICE: a partir del ndice de la lista, nos proporciona el dato del campo o columna que se le pasa como parmetro.

Veamos algunos ejemplos en la prctica:

1.Aade las siguientes celdas a la hoja y ordnalas por apellido.

2.Sita el cursor en A9 y escribe: Prez Snchez (puedes usar las opciones de Copiar y Pegar).

3.Sita el cursor en la celda B9.

4.Escribe la siguiente frmula:

=BUSCARV(A9;A2:D6;2)

5.Pulsa la tecla Intro.

Observa que ha aparecido el nombre de la lista que corresponde con los apellidos escritos. Esta frmula busca un valor (A9) en un rango de celdas (A2:D6) y nos devuelve el valor que encuentra dos posicin a su derecha (contndose ella), es decir, el nombre.

Es una funcin que trabaja perfectamente para localizar datos en una lista extensa y devolvernos un dato concreto de la misma fila.

Si ahora pruebas a escribir otros apellidos que existan en la lista, comprobars que la frmula funciona y se actualiza.

NOTA: si la lista no est ordenada alfabticamente, hay que aadir el parmetro FALSO en esta funcin. Por ejemplo: =BUSCARV(A9;A2:D6;2;FALSO) porque de lo contrario, no funcionara correctamente.

Filtros de datos.- Otra posibilidad para trabajar con listas son los llamados Filtros. Estos actan en forma de lista desplegable y nos permite filtrar o elegir datos segn unas condiciones especficas.

1.Selecciona el rango de la lista A1:D6 2.Accede a Datos - Filtro - Autofiltro y pulsa un click en cualquier parte de la lista para quitar la seleccin.

Observa que han aparecido las tpicas flechas correspondientes a las listas desplegables comunes en Windows. 3.Abre la lista correspondiente al campo Ciudad y selecciona Bilbao

4.Vuelve a abrir la misma lista y selecciona la opcin Todas. 5.Abre la lista del campo Provincia y elige la opcin Personalizar... 6.Prepara el cuadro de dilogo de la siguiente forma:

7.Acepta. Observa que han aparecido las provincias cuya inicial comience a partir de la letra M.

8.Vuelve a mostrar todas las provincias.

En campos numricos, podramos por ejemplo ejecutar una consulta que nos mostrar los valores ms altos, valores a partir de un nmero determinado, etc.

Crear y modificar un grfico

ste es el ltimo captulo de la primera parte del curso de Excel. 1.Crea una hoja como la que sigue a continuacin. La celda A6 la hemos dejado en blanco para que veas cmo trabaja Excel con valores vacos.

2.Selecciona el rango A1:D6 3.Accede a Insertar - Grfico

Aparece un asistente para la creacin del grfico. En este primer paso podemos elegir el tipo de grfico que queramos.

4.Pulsa el botn Siguiente

Aqu se nos muestra el rango de datos que hemos seleccionado previamente. Podemos cambiarlo o dejar el que ya est seleccionado. Si pulsas en las casillas Filas y Columnas los datos del grfico se transponen para mostrar, en el eje de las X, los rtulos de la primera fila o la primera columna. Deja la opcin Columnas activada.

La pestaa superior Serie nos muestra las series que estn seleccionadas en este momento y que corresponden a los meses. Las series nos muestran los colores correspondientes a cada mes porque hemos seleccionado tres columnas. La representacin de las series se llama Leyenda.

5.Pulsa el botn Siguiente.

Aqu podemos modificar varias opciones como ttulos, leyenda, etc. 6.Escribe en la casilla Ttulo del grfico el texto: VENTAS TOTALES. Si esperas unos segundos, aparecer la simulacin en la ventana de la derecha. 7.Escribe como ttulo del eje de las X el texto: AGENTES. 8.Escribe como ttulo del eje de las Y el texto: Ventas en miles. La pestaa superior Ejes nos permite activar y desactivar la visualizacin de los ejes. Puedes activar o desactivar las distintas opciones para comprobar el resultado en la ventana de simulacin. La pestaa Lneas de divisin permite activar o desactivar las lneas horizontales o verticales de divisin. Prueba tambin a activar o desactivar las distintas opciones. La pestaa Leyenda permite activar, desactivar y modificar la posicin de la leyenda. La pestaa Rtulos de datos permite varios modelos de visualizacin de los rtulos de datos. La pestaa Tabla de datos, si est activada, nos muestra en miniatura la tabla origen de los datos del grfico.

9.Pulsa el botn Siguiente.

Finalmente, podemos optar por crear el grfico en la misma hoja, el cual se podr modificar como si de un objeto cualquiera se tratara (mover, cambiar el tamao, modificar el contenido...) o bien, crear el grfico en una hoja completamente nueva, lo cual aadira una hoja slo para mostrar el grfico.

10.Deja la opcin Como objeto en... seleccionada y pulsa el botn Terminar.

El grfico aparece en la misma hoja de trabajo. Ahora podemos estirar su tamao desde uno de los nodos de control, moverlo arrastrando desde el interior del grfico, etc.

Si pulsamos un click fuera del grfico en cualquier parte de la pantalla de trabajo, se observa que la marca negra de seleccin desaparece. Si volvemos a pulsar un click en el interior del grfico, vuelve a aparecer. Para modificar cualquier parte del grfico podemos pulsar doble click. Por ejemplo, si pulsamos doble click sobre el fondo gris del grfico, aparecer un cuadro de dilogo desde el cual podemos cambiar los colores del mismo. Puedes tambin pulsar un click sobre alguno de los tres ttulos que hemos colocado (ttulo principal, eje X y eje Y) y observars que puedes modificar dicho ttulo. Si el grfico est seleccionado (marcado en negro) puedes abrir algn men y observars que algunas opciones han cambiado. Estas afectan al grfico. Si se desea borrar un grfico, slo hay que tenerlo seleccionado y pulsar la tecla Supr del teclado. A veces, en vez de modificar los datos de un grfico es mejor y ms rpido crearlo de nuevo.

11.Borra el grfico actual y crea el siguiente:

Observa que hemos desactivado la opcin Leyenda. Al ser un grfico tridimensional, se crea un nuevo eje llamado Eje Z que muestra las series en dicho eje, por lo que la leyenda no es necesaria.

12.Aada a la hoja la siguiente columna, con frmula incluida:

Ahora vamos a crear un grfico con los nombres de los agentes y los totales en forma de columnas. No es necesario, en este caso, seleccionar todo el rango de datos porque slo nos interesa la ltima columna como datos de la serie.

13.Selecciona la primera columna.

14.Manteniendo la tecla Control pulsada y sin soltarla, selecciona la columna de los totales.

15.Selecciona el modelo Columnas 3D y sigue los pasos del asistente hasta la finalizacin de la creacin del grfico. Recuerda que has de desactivar en este caso la Leyenda.

16.Cambia los colores del fondo y de las barras pulsando doble click sobre ellos.

17.Con el grfico seleccionado, abre el men Grfico

Las opciones de este men son las siguientes:

-Tipo de grfico: podemos cambiar al estilo del grfico. -Datos de origen: para cambiar el rango del origen de los datos. -Opciones de grfico: podemos modificar los ttulos, leyenda, etc. -Ubicacin: para crearlo en una hoja nueva o dejarlo en la actual. -Agregar datos/lnea de tendencia: para aadir nuevos datos pertenecientes a nuevas columnas o filas. -Vista 3D: permite cambiar la visualizacin en tres dimensiones.

18.Accede a Vista 3D

Ahora podemos cambiar la elevacin del grfico, la rotacin, perspectiva, etc.

19.Prepralo como ves en la imagen y acepta.

Dependiendo de los cambios introducidos en el cuadro de dilogo, tendremos que modificar el tamao del grfico porque quizs no se vea demasiado bien.

Las matrices
El concepto de Matriz viene de los lenguajes de programacin y de la necesidad de trabajar con varios elementos de forma rpida y cmoda. Podramos decir que una matriz es una serie de elementos que forman filas (matriz bi-dimensional) o filas y columnas (matriz tri-dimensional). La siguiente tabla representa una matriz bidimensional: 1 2 3 4 5

...ahora una matriz tridimensional:

1,1

1,2

1,3

1,4

1,5

2,1

2,2

2,3

2,4

2,5

3,1

3,2

3,3

3,4

3,5

Observa, por ejemplo, el nombre del elemento 3,4 que significa que est en la posicin de fila 3, columna 4. En Excel, podemos tener un grupo de celdas en forma de matriz y aplicar una frmula determinada en ellas de forma que tendremos un ahorro del tiempo de escritura de frmulas. En Excel, las frmulas que hacen referencia a matrices se encierran entre corchetes {}. Hay que tener en cuenta al trabajar con matrices lo siguiente: -No se puede cambiar el contenido de las celdas que componen la matriz -No se puede eliminar o mover celdas que componen la matriz -No se puede insertar nuevas celdas en el rango que compone la matriz 1. Crea la siguiente hoja:

En la celda B4, observars que hemos hecho una simple multiplicacin para calcular el precio total de las unidades. Lo mismo pasa con las dems frmulas. En vez de esto, podramos haber combinado todos los clculos posibles en uno solo utilizando una frmula matricial.

Una frmula matricial se tiene que aceptar utilizando la combinacin de teclas CTRL+MYSC+Intro y Excel colocar los corchetes automticamente. 2. Borra las celdas adecuadas para que quede la hoja de la siguiente forma:

3. Sita el cursor en la celda B7 e introduce la frmula: =SUMA(B3:E3*B4:E4) 4. Acepta la frmula usando la combinacin de teclas adecuada. Observa cmo hemos obtenido el mismo resultado tan slo con introducir una frmula.

Observa la misma en la barra de frmulas. Ahora hay que tener cuidado en editar celdas que pertenezcan a una matriz, ya que no se pueden efectuar operaciones que afecten slo a un rango de datos. Cuando editamos una matriz, editamos todo el rango como si de una sola celda se tratase. Constantes matriciales.- Al igual que en las frmulas normales, podemos incluir referencias a datos fijos o constantes. En las frmulas matriciales tambin podemos incluir datos constantes. A estos datos se les llama constantes matriciales y se debe incluir un separador de columnas (smbolo ;) y un separador de filas (smbolo \). Por ejemplo, para incluir una matriz como constante matricial: 1.Escribe estas celdas en la hoja2

2.Selecciona el rango C1:D2 3.Escribe la frmula: =A1:B2*{10;20\30;40} 4.Acepta la frmula con la combinacin de teclas adecuada. Observa que Excel ha ido multiplicando los valores de la matriz por los nmeros introducidos en la frmula:

Cuando trabajamos por frmulas matriciales, cada uno de los elementos de la misma, debe tener idntico nmero de filas y columnas porque, de lo contrario, Excel expandira las frmulas matriciales. Por ejemplo: ={1;2;3}*{2\3} se convertira en ={1;2;3\1;2;3}*{2;2;2\3;3;3} 5.Selecciona el rango C4:E5 6.Introduce la frmula: =A4:B4+{2;5;0\3;9;5} y acptala.

Observemos que Excel devuelve un mensaje de error diciendo que el rango seleccionado es diferente al de la matriz original. 7.Graba la hoja si lo deseas.

Vnculos y referencias en Excel

Excel permite utilizar en sus frmulas referencias a otras celdas, hojas o incluso libros de trabajo. A veces es ms prctico dividir el trabajo en pequeos libros y posteriormente unirlos en uno. Imagnate una empresa con tres sucursales, las cuales llevan por separado una serie de hojas. En un momento dado, interesara unirlas todas en una sola hoja a modo de resumen. Excel permite varios tipos de referencias en sus frmulas:

-Referencias externas: cualquier referencia a celdas y rangos de otros libros de trabajo. -Libro independiente: un libro que contiene vnculos con otros libros y, por lo tanto, depende de los datos de los otros libros. -Libro de trabajo fuente: libro que contiene los datos a los que hace referencia una frmula de un libro dependiente a travs de una referencia externa. Por ejemplo, la referencia: 'C:\Mis documentos\[Ventas.xls]Enero'!A12hara referencia a la celda A12 de la hoja Enero del libro Ventas.xls que est guardado en la carpeta Mis documentos de la unidad C: 1.Crea en un libro nuevo la siguiente hoja:

2.Guarda el libro con el nombre: Empresa1 3.Cierra el libro de trabajo. 4.En un nuevo libro de trabajo, crea la siguiente hoja:

5.Sitate en la celda B4. 6.Escribe la frmula: (suponiendo que la tengas guardada en la carpeta Mis documentos: ='C:\Mis documentos\[empresa1.xls]Hoja1'!B4:D4) 7.Cpiala dos celdas hacia abajo. 8.Graba el libro con el nombre: empresa2.xls 9.Abre el libro empresa1.xls 10.Accede a Ventana - Organizar y acepta la opcin Mosaico.

Ahora tenemos dos ventanas correspondientes a los dos libros de trabajo abiertos. Para pasar de una a otra, debemos activarla con un clik en su ttulo o en cualquier parte de la misma. Por ejemplo, si deseamos situar el cursor en la ventana inactiva, primero debemos pulsar un click para activarla y despus otro click para situar ya el cursor. 11.Sita el cursor en la celda B4 del libro empresa2. Observa la barra de frmulas. Ahora no vemos el camino marcado que hace referencia a un archivo grabado en disco. Cuando tenemos abiertos los archivos, no se observa el camino de unidades y carpetas. Si ahora modificamos cualquier dato del libro empresa1, se actualizaran las frmulas del libro empresa2. 12.Cierra los dos libros. Auditora de hojas.- Esta sencilla opcin sirve para saber a qu celdas hace referencia una frmula determinada, posibles errores en frmulas, etc. 1.Crea un libro nuevo. 2.Crea una sencilla hoja con sus frmulas:

3. Sita el cursor en la celda D2 3.Accede a Herramientas - Auditora - Rastrear precedentes 4.Accede a Herramientas - Auditora - Rastrear dependientes Excel nos muestra que la frmula hace referencia al rango B2:C2 (precedentes) y que a su vez, otra celda, la E2, depende del resultado de la celda actual (dependientes). A travs de esta opcin podemos localizar qu celdas dependen de otras en sus frmulas; a qu celdas hace referencia la frmula e; incluso podemos, en caso de error, localizar el mismo (opcin Rastrear error) 5.Accede a Herramientas - Auditora - Quitar todas las flechas

Proteccin de hojas
La proteccin de hojas nos permite proteger contra borrados accidentales algunas celdas que consideremos importantes. Podemos proteger toda la hoja, el libro entero, o bien slo algunas celdas. Para realizar estos pasos, abre cualquier prctica guardada anteriormente. 1.Accede a Herramientas - Proteger - Proteger hoja y acepta el cuadro de dilogo que aparece. 2.Intenta borrar con la tecla Supr cualquier celda que contenga un dato. La hoja est protegida por completo. Imaginemos ahora que slo deseamos proteger las celdas que contienen las frmulas, dejando libres de proteccin el resto de celdas. 3.Desprotege la hoja siguiendo el mismo mtodo que antes. 4.Selecciona, por ejemplo, el rango B2:C4 y accede a Formato - Celdas - (Pestaa proteger). 5.Desactiva la opcin Bloqueada y acepta el cuadro. 6.Vuelve a proteger la hoja desde Herramientas - Proteger - Proteger hoja. 7.Cambia algn valor del rango B2:C4 8.Intenta cambiar algo o borrar alguna celda del resto de la hoja. Con la opcin anterior (Bloqueada), hemos preparado un rango de celdas para que est libre de proteccin cuando decidamos proteger toda la hoja. De esta forma, no habr fallos de borrados accidentales en celdas importantes. Si escribimos una contrasea al proteger la hoja, nos la pedir en caso de querer desprotegerla posteriormente. Si elegimos la opcin Proteger libro, podemos proteger la estructura entera del libro (formatos, anchura de columnas, colores, etc...) Insertar comentarios.- Es posible la insercin de comentarios en una celda a modo de anotacin personal. Desde la opcin Insertar - Comentario podemos crear una pequea anotacin. 1.Sita el cursor en cualquier celda y accede a Insertar - Comentario. 2.Escribe el siguiente texto: Descuento aplicado segn la ltima reunin del consejo de administracin 3.Pulsa click fuera de la casilla amarilla.

Dependiendo de qu opcin est activada en el men Herramientas - Opciones - Ver, podemos desactivar la visualizacin de una marca roja, la nota amarilla, activar slo la marca, o todo. 4.Accede a Herramientas - Opciones y observa en la pestaa Ver (seccin Comentarios) las distintas casillas de opcin. Prueba a activar las tres saliendo del cuadro de dilogo y observa el resultado. 5.Finalmente, deja la opcin Slo indicador de comentario activada. 6.Sita el cursor sobre la celda que contiene el comentario. 7.Pulsa el botn derecho del ratn sobre esa misma celda. Desde aqu, o bien desde Edicin, podemos modificar o eliminar el comentario. Subtotales.- En listas de datos agrupados por un campo, es til mostrar a veces, no slo el total general de una columna, sino tambin los sub-totales parciales de cada elemento comn. 1.Crea una sencilla hoja:

2. Ordnala por Marca. 3.Selecciona todo el rango de datos (A1:C6) 4.Accede a Datos - Subtotales. Excel nos muestra, por defecto, una configuracin para crear sub-totales agrupados por Marca (casilla Para cada cambio en), utilizando la funcin SUMA y aadiendo el resultado bajo la columna Ventas. 5.Acepta el cuadro. Observa la agrupacin que ha hecho Excel, calculando las ventas por marcas y obteniendo las sumas parciales de cada una de ellas. En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener mayor o menor nivel de resumen en los subtotales. 6.Pulsa los botones y observa el resultado.

7.Vuelve a Datos - Subtotales. 8.Abre la lista de Usar funcin y elige la funcin PROMEDIO. 9.Desactiva la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borrara los que ya hay escritos. 10.Acepta. 11.Pulsa un click uno a uno en los 4 botones y observa el resultado.

12.Accede a Datos - Subtotales y pulsa en Quitar todos. Si se quisiera crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo Pas), deberamos primero ordenar la lista por ese campo para que Excel pueda agrupar posteriormente la tabla.

Las tablas dinmicas

Enlaces patrocinadosCurso de Excel en Caracas Bs. 649,00. Excelente Calidad. Instructores Certificados. Llama ya www.inverkotty.com Una tabla dinmica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma ms fcil, cmoda y resumida. Adems, podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar. Para crear tablas dinmicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada y posteriormente acceder a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos.

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1.Crea la siguiente tabla de datos:

2.Selecciona toda la tabla y accede a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos. En primer lugar aparece una pantalla que representa el primer paso en el Informe de tablas y grficos dinmicos. Aceptaremos la tabla que hay en pantalla.

3.Pulsa en Siguiente. 4.Acepta el rango pulsando en Siguiente. Como ltimo paso, Excel nos propone crear la tabla en la misma hoja de trabajo a partir de una celda determinada, o bien en una hoja completamente nueva (opcin elegida por defecto). 5.Asegrate de que est activada esta ltima opcin y pulsa en Terminar. Se crea una hoja nueva con la estructura de lo que ser la tabla dinmica. Lo que hay que hacer es "arrastrar" los campos desde la barra que aparece en la parte inferior, hacia la posicin deseada en el interior de la tabla. 6.Arrastra los campos Producto y Mes a la posicin que se muestra en la siguiente figura:

7.Arrastra ahora el campo Precio en el interior (ventana grande). Automticamente aparecer el resultado:

Hemos diseado la estructura para que nos muestre los productos en su parte izquierda, los meses en columnas, y adems, el precio de cada producto en la interseccin de la columna. Observa tambin que se han calculado los totales por productos y por meses. Si modificamos algn dato de la tabla original, podemos actualizar la tabla dinmica desde la opcin Datos - Actualizar datos siempre que el cursor est en el interior de la tabla dinmica. Al actualizar una tabla, Excel compara los datos originales. Pero si se han aadido nuevas filas, tendremos que indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente. Esto podemos hacerlo accediendo nuevamente a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos y volviendo atrs un paso.

Es posible que al terminar de disear la tabla dinmica nos interese ocultar algn subtotal calculado. Si es as, debemos pulsar doble click en el campo gris que representa el nombre de algn campo, y en el cuadro de dilogo que aparece, elegir la opcin Ninguno. Desde este mismo cuadro podemos tambin cambiar el tipo de clculo. Es posible tambin mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botn gris hacia otra posicin. Por ejemplo, puede ser que queramos ver la tabla con la disposicin de los campos al revs, es decir, los productos en columnas y los meses en filas. Prueba a mover el Mes y el Producto a la parte izquierda. Vers que ahora se organiza y suma a travs del mes.

Desde la barra de modificacin de la tabla, podemos realizar operaciones de actualizacin, seleccin de campos, ocultar, resumir, agrupar, etc. Puedes practicar sin miedo los diferentes botones de la barra. Bsqueda de objetivos.- Hay veces en las que al trabajar con frmulas, conocemos el resultado que se desea obtener, pero no las variables que necesita la frmula para alcanzar dicho resultado. Por ejemplo, imaginemos que deseamos pedir un prstamo al bando de 2.000.000 de pts y disponemos de dos aos para pagarlo. Veamos cmo se calcula el pago mensual: La funcin =PAGO(inters/12;perodo*12;capital) nos da la cuota mensual a pagar segn un capital, un inters y un perodo en aos. 1.Escribe los siguientes datos:

2.Escribe en la celda B5 la frmula: =PAGO(B2/12;B3*12;B1). 3.Quita los decimales. 4.Vemos que la cuota a pagar es de 87.296 Pts.

La funcin =PAGO() siempre nos dar el resultado en nmeros negativos. Si queremos convertirlo en resultado positivo, debemos encerrar la funcin en otra funcin: la funcin =ABS() Esta funcin convierte cualquier nmero en positivo (valor absoluto) 5. Modifica la funcin y escribe: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)) Ahora podemos variar los valores de las tres casillas superiores para comprobar diferentes resultados. Pero vamos a lo que vamos: imaginemos que slo disponemos de 80.000 pts para pagar cada mes. El banco actual nos ofrece un inters del 4,5%, as que vamos a ver qu inters tendramos que conseguir para llegar a pagar las 80.000 que podemos pagar. Podramos ir cambiando manualmente la celda del inters hasta conseguir el resultado requerido, pero a veces hay clculos complejos y nos llevara tiempo ir probando con decimales hasta conseguirlo. Para ello, tenemos la opcin Buscar objetivos, a travs de la cual Excel nos proporcionar el resultado buscado. 5.Sita el cursor en B5 si no lo est ya. 6.Accede a Herramientas - Buscar objetivos. 7.Rellena las casillas como ves a continuacin y acepta el cuadro.

Excel avisa que ha hallado una solucin al problema. 8.Acepta este ltimo cuadro de dilogo. Sin embargo, si observas la celda del inters, aparece en negativo, por lo que el resultado no ha sido el esperado (evidentemente, el banco no nos va a pagar el inters a nosotros), por lo que nos vemos obligados a cambiar otra celda. El capital no podemos cambiarlo. Necesitamos los 2.000.000, as que, vamos a intentarlo con los aos. 9.Deshaz la ltima accin desde 10.Vuelve a preparar las siguientes casillas:

11.Acepta la solucin de Excel. Observa que han aparecido decimales pero; ya sabemos que podemos cambiar el nmero de meses a pagar si es que no podemos tocar el inters. Quita los decimales. Necesitaremos dos aos y dos meses. Posiblemente otro banco nos ofrezca un inters ms bajo, por lo que podemos volver a buscar un nuevo valor para el perodo. Para trabajar con la opcin de Buscar objetivos, hay que tener presente lo siguiente: -Una celda cambiante (variable) debe tener un valor del que dependa la frmula para la que se desea encontrar una solucin especfica. -Una celda cambiante no puede contener una frmula. -Si el resultado esperado no es el deseado, debemos deshacer la accin.

Tablas de datos de una y dos variables

Existe otro mtodo para buscar valores deseados llamado tablas de variables. Existen dos tipos de tablas: -Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cmo afecta un valor determinado a una o varias frmulas. -Tabla de dos variables: para comprobar cmo afectan dos valores a una frmula. A continuacin, modificaremos la tabla de amortizacin del prstamo de forma que Excel calcule varios intereses y varios aos al mismo tiempo. Para crear una tabla hay que tener en cuenta: -La celda que contiene la frmula deber ocupar el vrtice superior izquierdo del rango que contendr el resultado de los clculos. -Los diferentes valores de una de las variables debern ser introducidos en una columna, y los valores de la otra variable en una fila, de forma que los valores queden a la derecha y debajo de la frmula. -El resultado obtenido es una matriz, y deber ser tratada como tal.

1.Prepara la siguiente tabla. En ella, hemos dispuesto varios tipos de inters y varios aos para ver distintos resultados de una sola vez.

2.Selecciona el rango B5:F9 y accede a Datos - Tabla 3.Rellena las casillas como ves a continuacin y acepta.

4.Debes seleccionar el rango C6:F9 y arreglarlo de forma que no se vean decimales, formato millares y ajustar el ancho de las columnas.

De esta forma, podemos comprobar de una sola vez varios aos y varios tipos de inters. Escenarios.- Un Escenario es un grupo de celdas llamadas Celdas cambiantes que se guarda con un nombre. 1.Haz una copia de la hoja con la que estamos trabajando y en la copia, modifica los datos:

2.Accede a Herramientas - Escenarios y pulsa en Agregar. 3.Rellena las casillas tal y como ves en la pgina siguiente:

4.Acepta el cuadro de dilogo. 5.Vuelve a aceptar el siguiente cuadro de dilogo. 6.Vuelve a pulsar en Agregar. 7.Colcales el nombre:

8.Acepta y modifica el siguiente cuadro:

9.Acepta y agrega otro escenario. 10.Vuelve a escribir igual que antes:

11.Acepta y modifica la lnea del inters:

11.Acepta. Acabamos de crear tres escenarios con distintas celdas cambiantes para un mismo modelo de hoja y una misma frmula. 12.Selecciona el primer escenario de la lista y pulsa en Mostrar. Observa el resultado en la hoja de clculo. 13.Haz lo mismo para los otros dos escenarios. Mustralos y observa el resultado. Podemos tambin crear un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja para observar y comparar los resultados. 14.Pulsa en Resumen y acepta el cuadro que aparece. Observa que Excel ha creado una nueva hoja en formato de sub-totales (o en formato tabla dinmica si se hubiera elegido la otra opcin). Esta hoja puede ser tratada como una hoja de sub-totales expandiendo y encogiendo niveles.

El programa solver
El programa Solver se puede utilizar para resolver problemas complejos; creando un modelo de hoja con mltiples celdas cambiantes. Para resolver un problema con Solver debemos definir:

-La celda objetivo (celda cuyo valor deseamos aumentar, disminuir o determinar) Las celdas cambiantes (son usadas por Solver para encontrar el valor deseado en la celda objetivo) -Las restricciones (lmites que se aplican sobre las celdas cambiantes) 1.Crea la hoja que viene a continuacin teniendo en cuenta las frmulas de las siguientes celdas: B9 =B4-B8 B3 =35*B2*(B6+3000)^0,5 B4 =B3*35 (Al margen de las tpicas sumas de totales)

Hemos calculado el beneficio restando los gastos de los ingresos. Por otro lado, los ingresos son proporcionales al nmero de unidades vendidas multiplicado por el precio de venta (35 pts). 2. Observa la frmula de la celda B3 Las unidades que esperamos vender en cada trimestre son el resultado de una compleja frmula que depende del factor estacional (en qu perodos se espera vender) y el presupuesto en publicidad (supuestas ventas favorables). No te preocupes si no entiendes demasiado esta frmula. 3.Sita el cursor en F9. El objetivo es establecer cul es la mejor distribucin del gasto en publicidad a lo largo del ao. En todo caso, el presupuesto en publicidad no superar las 40.000 pesetas anuales. Resumiendo: queremos encontrar el mximo beneficio posible (F9), variando el valor de unas determinadas cedas, que representan el presupuesto en publicidad(B6:E6), teniendo en cuenta que dicho presupuesto no debe exceder las 40.000 pesetas al ao. 4.Elige Herramientas - Solver.

La Celda objetivo es aquella cuyo valor queremos encontrar (aumentndolo o disminuyndolo). El campo Cambiando las celdas indicar las celdas cuyos valores se pueden cambiar para obtener el resultado buscado. En nuestro ejemplo sern aquellas celdas donde se muestra el valor del gasto en publicidad para un perodo determinado. 5.Sita el cursor en el campo Cambiando las celdas y pulsa el botn rojo (minimizar dilogo).

6.Introduce (o selecciona con el ratn) el rango B6:E6. 7.Vuelve a mostrar el cuadro de dilogo desde el botn rojo. A continuacin vamos a aadir las restricciones que se debern cumplir en los clculos. Recuerda que el presupuesto en publicidad no exceder las 40.000 pts. 8.Pulsa el botn Agregar. 9.Pulsa F6 en la hoja de clculo. 10.Haz click en el campo Restriccin. 11.Escribe el valor: 40000. 12.Pulsa el botn Agregar del mismo cuadro de dilogo. Otra restriccin es que el gasto de cada perodo sea siempre positivo. 13.Pulsa en el gasto de publicidad del primer perodo B6.

14.Elige el operador >= de la lista del medio y completa el cuadro de la siguiente forma:

15.Introduce las dems restricciones correspondientes a los tres perodos que faltan de la mima forma. 16.Acepta el cuadro para salir al cuadro de dilogo principal. 17.Pulsa en el botn Resolver. Observa que Excel ha encontrado una solucin que cumple todos los requisitos impuestos. Ahora podemos aceptarla o rechazarla.

18.Pulsa en Aceptar. Observa que ahora la hoja de clculo muestra el beneficio mximo que podemos conseguir jugando con el presupuesto en publicidad. Como detalle curioso, observa cmo no deberamos programar ninguna partida presupuestaria para la publicidad del primer perodo.

Configuracin del Solver.- Desde Herramientas - Solver (botn Opciones...) tenemos varias opciones para configurar Solver. Las ms importantes son:

-Tiempo mximo: segundos transcurridos para encontrar una solucin. El mximo aceptado es de 32.767 segundos. -Iteraciones: nmero mximo de iteraciones o clculos internos. -Precisin: nmero fraccional entre 0 y 1 para saber si el valor de una celda alcanza su objetivo o cumple un lmite superior o inferior. Cuanto menor sea el nmero, mayor ser la precisin. -Tolerancia: tanto por ciento de error aceptable como solucin ptima cuando la restriccin es un nmero entero. -Adoptar modo lineal: si se activa esta opcin, se acelera el proceso de clculo. -Mostrar resultado de iteraciones: si se activa, se interrumpe el proceso para visualizar los resultados de cada iteracin. -Usar escala automtica: se activa si la magnitud de los valores de entrada y los de salida son muy diferentes.

Acceso a dotos del exterior

Enlaces patrocinadosEscuela Hotelera Vatel Escuela de administracin hotelera 30 escuelas alrededor del mundo www.vatel.net/carreras-hosteleria A veces puede ocurrir que necesitemos datos que, originalmente, se crearon con otros programas especiales para ese cometido. Podemos tener una base de datos creada con Access o dBASE que son dos de los ms conocidos gestores de bases de datos y, posteriormente, querer importar esos datos hacia Excel para poder trabajar con ellos.

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Para ello, necesitaremos una aplicacin especial llamada Microsoft Query que nos permitir acceso a datos externos creados desde distintos programas. Tambin es posible que slo nos interese acceder a un conjunto de datos y no a todos los datos de la base por completo; por lo que utilizaremos una Consulta que son parmetros especiales donde podemos elegir qu datos queremos visualizar o importar hacia Excel. Si deseamos acceder a este tipo de datos, es necesario haber instalado previamente los controladores de base de datos que permiten el acceso a dichos datos. Esto lo puedes comprobar desde el Panel de Control y accediendo al icono:

All, te aparecer un cuadro de dilogo con los controladores disponibles:

Creacin de una consulta de datos.- Para comenzar, es necesario definir previamente la consulta que utilizaremos indicando la fuente de datos y las tablas que queremos importar. Si no tienes nociones de la utilizacin de los programas gestores de bases de datos; no te preocupes porque slo vamos a extraer datos de ellos. Veamos cmo hacerlo: 1.Accede a Datos - Obtener datos externos - Nueva consulta de base de datos Aparecer la pantalla de Microsoft Query. Ahora podemos dar un nombre a la nueva consulta. 2.Pulsa en Aadir y aade los siguientes datos:

3.Haz click en Conectar. 4.Click en Seleccionar Ahora debemos indicarle la ruta donde buscar el archivo a importar. Nosotros hemos elegido la base de datos Neptuno.MDB que viene de ejemplo en la instalacin de Microsoft Office XP. La puedes encontrar en la carpeta C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Office\Ejemplos. Observa la siguiente ilustracin:

5.Selecciona la base de datos NEPTUNO.MDB y acepta. 6.Acepta tambin el cuadro de dilogo que aparece (el anterior) 7.Selecciona la tabla CLIENTES

8.Acepta los cuadros de dilogo que quedan hasta que aparezca en pantalla el asistente de creacin de consultas tal y como aparece en la pgina siguiente:

9.Carga los campos IdCliente, Direccin, Ciudad y Telfono seleccionando click en el campo y pulsando el botn 10.Pasa al paso Siguiente.

Ahora podemos elegir de entre los campos alguna condicin para la importacin de los datos. Es posible que slo nos interesen los clientes cuya poblacin sea Barcelona. Si no modificamos ninguna opcin, Excel importar todos los datos. 11.Modifica las casillas de la siguiente forma:

12.Pulsa en Siguiente. 13.Elige el campo IdCliente como campo para la ordenacin y Siguiente. A continuacin, podramos importar los datos directamente a Excel, pero vamos a ver cmo funciona la ventana de Query. Tambin podramos guardar la consulta. 14.Elige la opcin Ver datos... 15.Pulsa en Finalizar.

Microsoft Query
Aparece la pantalla de trabajo de Microsoft Query. Desde esta pantalla podemos modificar las opciones de consulta, el modo de ordenacin, aadir o eliminar campos, etc. Observa las partes de la pantalla, en la parte superior tenemos la tpica barra de botones. En la parte central, el nombre y los campos de la tabla que hemos elegido, as como la ventana de criterios de seleccin; y en la parte inferior, los campos en forma de columna. Podemos aadir campos a la consulta seleccionndolos de la tabla y arrastrndolos hacia una nueva columna de la parte inferior. En nuestro caso, vemos que slo hay un cliente que cumpla la condicin de ser de la ciudad de Barcelona. 16.Borra el criterio Barcelona de la casilla de criterios. 17.Pulsa el botn Ejecutar consulta ahora situado en la barra de herramientas superior y observa el resultado. 18.Abre el men Archivo y selecciona la opcin Devolver datos a Microsoft Excel. 19.Acepta el cuadro de dilogo que aparece. Devolver datos a Excel.- Ahora podemos tratar los datos como si fueran columnas normales de Excel, pero con la ventaja que tambin podemos modificar algunos parmetros desde la barra de herramientas que aparece.

A travs de esta barra tendremos siempre la posibilidad de actualizar la consulta, haya o no haya ocurrido alguna modificacin en ella. Fjate que es posible porque el programa almacena en un libro de trabajo la definicin de la consulta de donde son originarios los datos, de manera que pueda ejecutarse de nuevo cuando deseemos actualizarlos. Si desactivamos la casilla Guardar definicin de consulta y guardamos el libro, Excel no podr volver a actualizar los datos externos porque stos sern guardados como un rango esttico de datos. Tambin podemos indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro que los contiene; para ello hay que activar la casilla Actualizar al abrir el archivo. Recuerda que, para que sea posible la actualizacin de los datos externos, se necesita almacenar la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de nuevo. Impresin de una hoja.- Utilizando la ltima hoja que tenemos en pantalla, veamos qu hacer en el caso de impresin de una hoja. En principio, tenemos el botn Vista preliminar situado en la barra superior de herramientas; que nos permite obtener una visin previa del resultado de la hoja antes de imprimir. 1.Accede a esta opcin: observa la parte superior: tenemos varios botones para controlar los mrgenes (arrastrando), o bien para modificar las caractersticas de la impresin (botn Configurar) 2.Accede al botn Configurar. Desde este cuadro de dilogo, podemos establecer el tamao del papel, orientacin en la impresora, cambiar la escala de impresin, colocar encabezados, etc. Observa que en la parte superior existen unas pestaas desde donde podemos modificar todos estos parmetros. Puedes realizar distintas pruebas y combinaciones sin llegar a imprimir; as como, observar el resultado en la pantalla de presentacin preliminar. Seleccin del rea de impresin.- Es posible seleccionar slo un rango de celdas para que se imprima. Para hacer esto, sigue estas instrucciones. 1.Selecciona el rango a imprimir 2.Ir a Archivo - rea de impresin - Establecer rea de impresin Correccin ortogrfica.- Excel XP incorpora un corrector ortogrfico que podemos activar al ir escribiendo texto sobre la marcha o bien una vez hayamos terminado de escribir.

El corrector que acta sobre la marcha podemos encontrarlo en Herramientas Autocorreccin. En este men, aparece un cuadro de dilogo donde podemos aadir palabras para que Excel las cambie automticamente por otras. Otro mtodo es corregir, una vez finalizado el trabajo, desde Herramientas Ortografa. Aparecer un men que nos ir indicando las palabras que Excel considera falta de ortografa. Podemos omitirlas o bien cambiarlas por las que nos ofrece el programa. Si elegimos la opcin Agregar palabras a..., podemos elegir el diccionario que queremos introducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal de Excel. Por omisin, disponemos del diccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vaco hasta que le vamos aadiendo palabras nuevas. A partir de introducir una nueva palabra en el diccionario, sta deja de ser incorrecta. Hay que hacer notar que Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por lo que si hemos aadido palabras, stas estarn disponibles en una futura correccin desde Word, por ejemplo.

Los macros
En ocasiones, tenemos que realizar acciones repetitivas y rutinarias una y otra vez. En vez de hacerlas manualmente, podemos crear una macro que trabaje por nosotros. Las macros son funciones que ejecutan instrucciones automticamente y que nos permiten ahorrar tiempo y trabajo.

Los pasos para crear una macro son: 1.Acceder a Herramientas - Macro - Grabar macro 2.Pulsar las teclas o tareas, una tras otra, teniendo cuidado de no equivocarnos. 3.Detener la grabacin de la macro.

4.Depurar posibles errores o modificar la macro. Las macros tambin pueden ejecutarse pulsando una combinacin de teclas especfica, por lo que ni siquiera debemos acceder a un men para invocar a la macro, o bien asignrsela a un botn. Cuando creamos una macro, en realidad Excel est creando un pequeo programa utilizando el lenguaje comn en aplicaciones Office: el Visual Basic. Creacin de una macro.1.Accede a Herramientas - Macro - Grabar nueva macro. Te aparecer un men:

2.Acepta el nombre propuesto (Macro1) y acepta el cuadro de dilogo. A continuacin, aparecer un pequeo botn desde el que podrs detener la grabacin de la macro.

A partir de estos momentos, todo lo que hagas (escribir, borrar, cambiar algo...) se ir grabando. Debemos tener cuidado, porque cualquier fallo tambin se grabara. 3.Pulsa Control + Inicio 4.Escribe: Das transcurridos y pulsa Intro . 5.En la celda A2 escribe: Fecha actual y pulsa Intro. 6.En la celda A3 escribe: Fecha pasada y pulsa Intro. 7.En la celda A4 escribe: Total das y pulsa Intro. 8.Selecciona con un click la cabecera de la columna A (el nombre de la columna) de forma que se seleccione toda la columna.

9.Accede a Formato - Columna - Autoajustar a la seleccin 10.Pulsa click en la celda B2 y escribe: =HOY(). Pulsa Intro. 11.Escribe: 29/09/98 y pulsa Intro. 12.Accede a Formato - Celda elige el formato N mero y acepta. 13.Sita el cursor en la celda A1. 14.Pulsa la combinacin de teclas Control + * (se seleccionarn todo el rango novaco). 15.Accede a Formato - Autoformato - Multicolor 2 y acepta. 16.Finaliza la grabacin desde el botn Detener grabacin o bien desde el men Herramientas - Macro - Detener grabacin. Ahora vamos a ver si la macro funciona: 1.Colcate en la Hoja2 2.Accede a Herramientas - Macro - Macros. 3.Elige tu macro y pulsa el botn Ejecutar. 4.Observa su comportamiento. La macro ha ido realizando paso a paso todas las acciones que hemos preparado. Creacin de una macro ms compleja.- La creacin de macros no se limita a pequeas operaciones rutinarias como acabamos de ver en el ltimo ejemplo; podemos crear macros ms complejas que resuelvan situaciones complicadas de formateo y clculo de celdas que nos ahorrarn mucho trabajo. Excel crea sus macros utilizando el lenguaje comn de programacin de los componentes de Office: el Visual Basic; por lo que, si tenemos idea de dicho lenguaje, podremos modificar el cdigo de la macro manualmente. Pero vamos a crear una macro ms completa. Supongamos que queremos conseguir un informe mensual de una tabla de datos de ventas, aadiendo columnas, clasificndolas, imprimirlas, clasificarlas con otros criterios, etc. Tendrs que abrir el fichero que se adjunta en esta leccin y trabajar con l. 1.Abre el fichero Pedidos.XLS haciendo un click sobre el nombre de dicho archivo. A la hora de descargarte el archivo, no hagas caso de las advertencias, ya que est comprobado que el contenido de dicho archivo no contiene ningn virus. 2.Observa sus dos hojas: Precios y Pedidos.

Imagina que se trata de una empresa textil que tiene que elaborar una macro que realice tareas de fin de mes. La hoja nos muestra una clasificacin por estados, canales (minorista y mayorista), categoras, precios y cantidad. La macro automatizar el trabajo de forma que cada mes podremos recoger un informe de los pedidos de mes anterior extrayndolo del sistema de proceso de pedidos. El secreto de una macro larga es dividirla en varias macros pequeas y luego unirlas. Si intentamos crear toda una gran macro seguida, habr que realizar cuatrocientos pasos, cruzar los dedos, desearse lo mejor y; que no hayan demasiados fallos. La hoja que hemos recuperado nos muestra las unidades y totales netos. Los pedidos del mes anterior, Marzo de 1994, se encuentran en la hoja 2. Como vamos a crear una macro, y estamos sometidos al riesgo de fallos, vamos a crear una copia de nuestra hoja. De todas formas, aunque la macro funcione perfectamente, tendremos una copia para practicar con ella. 1.Crea una copia de la hoja Pedidos (arrastrndola hacia la derecha con la tecla de control pulsada).

Primera tarea: rellenar etiquetas perdidas

Cuando el sistema de pedidos produce un informe, introduce una etiqueta en una columna la primera vez que aparece la etiqueta. Vamos a crear la macro. Te pedimos que prestes atencin a las acciones que vamos creando y su resultado en pantalla. 1.Crea una nueva macro con el nombre: RellenarEtiquetas y acepta. Pasos de la macro: 1.Pulsa Ctrl + Inicio para situar el cursor en la primera celda. 2.Pulsa Ctrl + * para seleccionar el rango completo. 3.Pulsa F5 (Ir a...) 4.Pulsa el botn Especial de ese mismo cuadro de dilogo. 5.Activa la casilla Celdas en blanco y acepta. 6.Escribe: =C2 y pulsa Ctrl + Intro. 7.Pulsa Ctrl + Inicio 8.Pulsa Ctrl + *.

9.Elige Edicin - Copiar (o el botn Copiar). 10.Elige Edicin - Pegado especial.... 11.Activa Valores y acepta. 12.Finaliza la grabacin. Hemos utilizado combinaciones de teclas y mtodos rpidos de seleccionar y rellenar celdas para agilizar el trabajo. Observa que hemos finalizado la macro sin desactivar la ltima seleccin de celdas. Con una simple pulsacin de la tecla Esc y despus mover el cursor, habra bastado, pero lo hemos hecho as para que puedas ver cmo se modifica una macro. 1.Elimina la hoja copia de Pedidos. 2.Vuelve a crear otra copia de Pedidos. 3.Ejecuta la macro en la hoja copia. Si todos los pasos se han efectuado correctamente, la macro debera funcionar sin problemas. 4.Vuelve a borrar y crear otra copia de Pedidos. Ver el cdigo de la macro.- Hemos dicho que Excel trabaja sus macros bsicamente en el lenguaje comn Visual Basic. Veamos qu ha sucedido al crear la macro a base de pulsaciones de teclas y teclear texto: 1.Accede a Herramientas - Macros - Editor de Visual Basic Te aparecer una pantalla especial dividida en tres partes:

-Pantalla de proyecto: es donde se almacenan los nombres de las hojas y las macros que hay creadas. -Pantalla de mdulos: un mdulo es una rutina escrita en Visual Basic que se almacena en forma de archivo y que puede ser utilizada en cualquier programa. -Pantalla de cdigo: aqu es donde podemos escribir y modificar el cdigo de la macro actual. 1.En la pantalla de Proyecto, pulsa doble click en Mdulos y luego en Mdulo 1. Aparecer el cdigo Visual Basic en la parte derecha.

Si ya conoces Visual Basic.- Si ya has programado con Visual Basic vers que el sistema para Excel es prcticamente idntico. No tendrs demasiados problemas en comprender las sentencias de programacin.

Si no conoces Visual Basic: aunque este curso no trata de programacin, puede servirte como iniciacin a la misma aunque no hayas hecho nunca. De esta forma, te pones en contacto con Visual Basic, uno de los ms extendidos lenguajes mundialmente. Normalmente, una rutina en lenguaje Visual Basic de macros, se lee de derecha a izquierda. Fjate que comienza con la sentencia Sub RellenarEtiquetas(), esto es, la orden Sub y el nombre de la macro. Fjate tambin que la rutina finaliza con la orden End Sub. Todas las rdenes contenidas entre ellas son las secuencias de pulsaciones que has ido ejecutando en la creacin de la macro. Recuerda que la primera pulsacin fue ir a la primera celda con la combinacin Ctrl + Inicio. Observa la traduccin en Visual Basic: Range("A1").Select Selection.CurrentRegion.Select Selecciona la regin actual de la seleccin original. Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Select Selecciona las celdas en blanco de la seleccin actual. Selection.FormulaR1C1 = "=R[-1]C" Significa: "La frmula para todo lo seleccionado es...". La frmula =L(-1) significa: "leer el valor de la celda que se encuentra justo encima de m". Cuando utilizamos Ctrl + Intro para rellenar celdas, la macro tendr la palabra Selection delante de la palabra Frmula. Cuando se introduce Intro para rellenar una celda, la macro tendr la palabra ActiveCell delante de la palabra Frmula. El resto de sentencias de la macro, convierten las frmulas en valores. Observa el resto de sentencias y relacinalos con las pulsaciones que has ido realizando en la creacin de la macro. Recuerda leerlas de derecha a izquierda.

Ampliacin de la macro
1.Cierra la ventana del editor de Visual Basic. 2.Accede a Herramientas - Macro - Macros. 3.Selecciona la macro y pulsa en el botn Opciones. 4.Asigna la letra r como combinacin de teclas de la macro y acepta. 5.Cierra el ltimo cuadro de dilogo. 6.Accede a Herramientas - Macro - Editor de Visual Basic

7.Aade al final del cdigo y antes del fin de la rutina End Sub las siguientes lneas: Application.CutCopyMode = False Range("A1").Select 8.Cierra y ejecuta de nuevo la macro. Observa que las ltimas lneas hacen que el modo de Copiar se cancele y el cursor vuelva a la celda A1. Es lo mismo que si hubisemos pulsado la tecla Esc y Ctrl + Inicio cuando grabbamos la macro. Ver cmo trabaja una macro paso a paso.- La ejecucin de una macro es muy rpida. A veces nos puede interesar ver paso a paso lo que hace una macro, sobre todo cuando hay algn fallo, para localizarlo y corregirlo. 1.Elimina y vuelve a hacer otra copia de la hoja actual. 2.Accede a Herramientas - Macro - Macros 3.Selecciona la macro y pulsa en el botn Paso a paso. Observa cmo la macro se ha detenido en la primera lnea y la ha marcado en color amarillo. 4.Ve pulsando la tecla F8 y observa cmo la macro se va deteniendo en las diferentes lneas de la rutina. 5.Finalmente, cierra la ventana de cdigo. Segunda tarea: aadir columnas de fechas.- Nuestro informe no incluye la fecha en cada fila, por lo que vamos a aadir una nueva columna para aadir el mes de cada registro. 1.Ejecuta la macro en la nueva hoja copiada. 2.Crea una nueva macro con el nombre: AadirFecha y acepta. Pasos de la macro: 1.Sitate en la celda A1. 2.Accede a Insertar - Columnas. 3.Escribe: Fecha y pulsa Intro. 4.Vuelve a la celda y convirtela en formato negrita. 5.Selecciona el rango A2:A179 6.Escribe: Mar-98 y pulsa Ctrl + Intro.

7.Pulsa Ctrl + Inicio y finaliza la grabacin. 8.Borra la hoja. 9.De la hoja original, haz una copia. 10.Ejecuta las dos macros en el orden que las hemos creado. Evidentemente, cada vez que ejecutemos la macro, Excel rellenar las celdas recin creadas con la palabra "mar-98". Una solucin sera cambiar la macro cada mes con la nueva fecha, pero no parece la solucin ms adecuada. Vamos a hacer que el programa nos pida el mes y posteriormente lo rellene l. Peticin de datos al usuario.1.Accede al cdigo Visual Basic de la ltima macro creada. 2.Selecciona el texto "mar-98" (comillas incluidas)

3.Pulsa la tecla Supr para borrarlo. 4.Escribe en su lugar: InputBox ("Introduce la fecha en formato MM-AA: ") 5.Sal del cuadro de dilogo y ejecuta la macro de nuevo.En alguna hoja copia el original. En alguna hoja copia el original, o bien borra la columna A de la ltima hoja y ejecuta la macro. 6.Cuando te pida la fecha, escribe por ejemplo: 4-11 La orden InputBox es una funcin de Visual Basic que visualiza un cuadro con un mensaje personalizado para la entrada de datos cuando se est ejecutando la macro.

Aadir columnas calculadas

Enlaces patrocinados"Master GestinAmbiental" "Doble Titulacin Europea" Becas Ahora. On Line o Presencial www.eude.es Esta es la tercera tarea que consiste en aprender a aadir columnas calculadas. Observa que en la hoja tenemos tres precios por diseo: Bajo, Medio y Alto. Si queremos comparar el valor de los pedidos sin descuento con el de los mismos con descuento, precisaremos aadir en cada fila la lista de precios. Una vez hayamos observado la lista de precios de cada fila, podremos calcular el importe total de los pedidos, multiplicando las unidades por los precios.

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Finalmente, convertiremos las frmulas en valores como preparacin para aadir los pedidos al archivo histrico permanente. 1.Crea una nueva macro llamada: AadirColumnas. 2.Pulsa F5, ve a la celda H1 utilizando este cuadro y escribe en esa celda: Tarifa. 3.Ve a la celda I1 y escribe: Bruto. 4.Ve a la celda H2 y escribe la siguiente frmula: =BUSCARV(E2;Precios! $A$2:$C$4;SI('Pedidos'!C2="Minorista";2;3)) 5.Ve a la celda I2 e introduce: =F2*H2. Pulsa Intro. 6.Selecciona el rango de celdas H2:I179 7.Accede a Edicin - Rellenar - Hacia abajo 8.Pulsa Ctrl + Inicio 9.Finaliza la grabacin de la macro. En la celda H2 aparece el valor 4.5. Esta frmula busca el precio Medio (E2) de la primera columna del rango A2:C4 de la hoja Precios. A continuacin devuelve el valor de la columna nmero 2 de la lista por ser Minorista la celda C2. El precio para la venta Minorista de un diseo con un precio Medio es de 4.50 dlares. Para comprobar su funcionamiento: 10.Borra las dos columnas H e I y ejecuta la macro. Las frmulas de BUSCARV son an frmulas. En nuestro archivo histrico de pedidos, no debemos aadir frmulas, sino resultados. Vamos a transformar las frmulas en valores. 11.Crea una nueva macro llamada: ConvertirValores. 12.Selecciona el rango H2:I179. 13.Cpialo al portapapeles. 14.Ve a Edicin - Pegado especial. 15.Selecciona Valores y acepta. 16.Finaliza la grabacin de la macro.

Cuarta tarea: Ajustar columnas y abrir histrico de pedidos.- Finalmente, queremos aadir los nuevos pedidos del mes al archivo histrico acumulativo de pedidos. Necesitamos asegurarnos de que las columnas de los nuevos pedidos del mes se ajustan adecuadamente a las columnas del archivo de pedidos. El archivo histrico de pedidos es un archivo en formato del programa dBASE (dbf) que cre nuestro compaero Pepito del departamento de Facturacin. Vamos a abrirlo desde Excel para manipularlo. 1.Abre el archivo Pedidos.dbfhaciendo un clic sobre el nombre de dicho archivo. Debers elegir el tipo de archivo dbf:

2.Observa las cabeceras de las columnas del archivo histrico; son diferentes. Puedes organizarte las dos ventanas para compararlas. Observa que el orden de las columnas Categora y Precio no coincide una hoja con otra. Adems, las etiquetas de Unidades y Bruto son diferentes.

3.Crea una nueva macro llamada: FijarColumnas. 4.Selecciona con un click la cabecera de la columna E del libro Pedidos.xls y elige Edicin - Cortar. 5.Pulsa una vez sobre la cabecera de la columna D para seleccionarla y elige Insertar Cortar celdas. 6.Ve a la celda F1 (contiene la palabra Cantidad), escribe en su lugar: Neto y pulsas Intro. 7.Finaliza la grabacin.

8.Comprueba el funcionamiento de la macro. Quiz debas hacer una copia de la hoja anterior. Quinta tarea: Unificar los pedidos.- La ltima hoja con la macro ejecutada, posee un diseo de columnas igual que el archivo histrico. Vamos a aadir la hoja a partir de la primera lnea en blanco de la parte inferior del archivo. 1.Activa el libro Pedidos.dbf 2.Ve a la celda A1 y pulsa Ctrl + * 3.Comprueba el nombre del rango en la casilla de nombres:

4.Crea una nueva macro llamada AmpliarBaseDatos. 5.Pulsa Ctrl + Inicio. 6.Sitate en la primera celda en blanco del rango pulsando las teclas Fin, Flecha abajo y de nuevo la Flecha abajo. 7.Pulsa Ctrl + Tabulador para volver a la hoja Pedidos.xls. 8.Selecciona la celda A2. 9.Dejando pulsada la tecla Shift, pulsa las teclas: Fin, Flecha abajo, Fin, Flecha derecha. 10.Pulsa Ctrl + C para copiar las celdas al portapapeles. 11.Pulsa Ctrl + Shift + Tab para volver al libro Pedidos.dbf. 12.Pulsa Ctrl + V para pegar el contenido del portapapeles. 13.Pulsa Esc para cancelar el estado de copia. 14.Pulsa Ctrl + * para seleccionar todo el rango de datos. 15.Accede a Insertar - Nombre - Definir para volver a definir el nombre del rango nuevo. 16.Escribe Base_de_datos NOTA fjate que no hemos elegido el mismo nombre que tena antes pulsando sobre el nombre que aparece en la ventana, sino que hemos definido un nuevo nombre para el rango. Si hubiramos elegido el mismo nombre que tena, Excel guardara la antigua definicin. 17.Accede a Cerrar del men Archivo.

NOTA en un caso real, ahora podramos elegir la orden de Guardar, pero en este caso, al ser una macro de prueba, no grabaremos ningn cambio. 18.Pulsa en No para cancelar el guardado. 19.Finaliza la grabacin de la macro. Enlazar todas las macros.- Llega el momento de la verdad. Vamos a crear una macro que ejecute una a una las dems macros que hemos preparado. Si te has asegurado de que cada macro por separado funciona, no debe haber ningn problema. 1.Debers dejar slo el libro Pedidos.xls a la vista. 2.Deja tambin una copia de la hoja Pedidos para probar las macros. 3.Crea una nueva macro llamada: HacerTodo. Pasos de la macro: 1.Accede a Herramientas - Macros - Macro 2.Elige de la lista de macros RellenarEtiquetas y acepta. 3.Haz exactamente lo mismo para las dems macros en este orden: AadirFecha (cuando te pida la fecha, introduce: 05-11) AadirColumnas FijarColumnas AmpliarBaseDatos 4.Finaliza la grabacin de la macro. Como ya hemos dicho, en un caso real, la ltima pregunta de si queremos guardar el libro Pedidos.dbf contestaramos que s.

Macro para crear una tabla dinmica

Enlaces patrocinadosEstudiar Hotelera Vatel Escuela de administracin hotelera 30 escuelas alrededor del mundo www.vatel.net/formacion-hotelera En esta leccin continuaremos profundizando en el estudio de las macros y crearemos nuevas para nuestra hoja de Pedidos.xls.

En tu capacidad de contable y analista de la empresa cuya hoja utilizamos en la pasada leccin, te habrs sentido admirado de cmo se distribuyen en las diferentes lneas de diseo de camisetas en las diferentes reas geogrficas de Amrica y por los diferentes canales de ventas. Vamos a crear una tabla dinmica que muestre las unidades de los pedidos por categoras, resaltando celdas que contengan ventas excepcionales. Ms adelante crearemos otra tabla para producir grficos. Macro para crear una tabla dinmica de referencias cruzadas.1.Sin nada en pantalla, abre la hoja Pedidos.dbf para abrir nuestra base de datos histrica de pedidos que realizamos en la leccin anterior. 2.Accede a Datos - Informe de tablas y grficos dinmicos. 3.En el paso 1, pulsa en Siguiente. 4.En el paso 2, selecciona todo el rango de datos y pulsa en Siguiente. 5.En el paso 3 finaliza y despus coloca los campos como sigue:

6.Pulsa en Siguiente. 7.En el ltimo paso, acepta de forma que la tabla se cree en una nueva hoja. 8.Baja el zoom al 75% 9.Cmbiale el nombre a la hoja por el de: Tabla dinmica. 10.Desde la opcin Archivo - Guardar como... guarda el libro con el nombre: Categoras.xls (asegrate de que guardas con formato XLS). La tabla muestra una informacin global de los productos, pero vamos a ver la relacin que existe entre las distintas categoras de diseo. Para ello, convertiremos la tabla para que produzca en porcentajes y as poder comparar mejor la relacin existente. 11.Ve a la celda A1.

12.Pulsa sobre el botn Configuracin de campo de la barra de herramientas:

Aparece el cuadro de dilogo del campo de la tabla con informacin sobre el campo Suma de unidades. 13.Pulsa sobre el botn Opciones para expandir el cuadro de dilogo. 14.Selecciona de la lista la opcin Mostrar datos como... - % de la fila.

15.Selecciona la palabra Suma del nombre del cuadro y sustityelo por Porcentajes:

16.Sal del cuadro aceptando los cambios. Observa cmo los datos se han convertido a porcentajes. La columna de la derecha visualiza los porcentajes al 100%. Vamos a hacer que no se visualicen: 17.Selecciona cualquier celda de la columna K. 18.Accede a Formato - Columna - Ocultar. Ahora nadie podr ver que el total es el porcentaje 100% del total de la fila. Crear una macro que marque las excepciones manualmente.- Imaginemos que queremos marcar en color amarillo todas aquellas celdas cuya cantidad sea superior al nmero 30. Manualmente, si la hoja es muy grande, puede ser un trabajo mortal. 1.Selecciona la celda D3. 2.Abre la paleta porttil de colores y selecciona el color amarillo. (El sexto color). El fondo se convertir en amarillo. 3.Busca hacia abajo en la columna D para la siguiente columna con valor superior al 30%, es decir, la celda D7, y cambia su fondo a amarillo igual que la celda anterior. Dar formato a una celda para que disponga de color y un aspecto especial puede ser divertido las dos o tres primeras veces. Pero cuando se repite la misma accin una y otra vez, puede ser bastante aburrido.

Vamos a crear una macro que mirar si la celda es superior a un valor. Si lo es, le dar el color amarillo de fondo. 1.Crea una nueva macro y la llamas: FormatoCelda. 2.En Opciones, asgnale la combinacin Ctrl + K 3.Coloca el fondo amarillo. 4.Finaliza la grabacin de la macro. 5.Sita el cursor en cualquier celda con valor superior a 30% 6.Pulsa Ctrl + K Evidentemente, esto es como hacerlo manualmente, pero con una combinacin de teclas que llame a una macro. Veamos cmo modificarla: 7.Accede a Herramientas - Macro - Macros, selecciona la macro y pulsa en Modificar. 8.Observa el cdigo. Siempre har lo mismo. 9.Modifcalo aadiendo estas lneas:

La rutina If...Then - End If comprueba si la condicin que sigue a If es cierta. Si lo es, se ejecutan las sentencias del interior. Si no lo es, no se ejecutan. Esta orden debe acabar con la sentencia End If. 10.Cierra la ventana del editor y sita el cursor sobre alguna celda cuyo valor no pase del 30%. Ejecuta la macro pulsando Ctrl + K y observa que no aparece el color de fondo. 11.Haz lo mismo con cualquier celda que s pase del 30%. La macro va tomando cuerpo, pero todava tenemos que desplazar el cursor manualmente y mirar si el contenido de la celda es superior a la condicin establecida. Vamos a hacer que el cursor se desplace automticamente una celda hacia abajo. Para ello, utilizaremos la orden offset (fila,columna). 12.Agrega estas lneas:

Cmo hacer que un macro se repita

Hacer que la macro se repita mediante un bucle.- Con esto, conseguiramos que el cursor se desplazase una fila hacia abajo, pero luego se parara. Tendramos que ir pulsando Ctrl + K constantemente. Debemos crear un bucle controlado de forma que la macro se ejecute una y otra vez hasta que nosotros lo decidamos. Para ello, crearemos un procedimiento personalizado en el que se crear un bucle que contendr la macro: Procedimiento Comienzo del bucle Macro Fin del bucle y volver a comenzar bucle Fin del procedimiento Ahora bien, cmo sabe l cuando tiene que parar el bucle? Evidentemente no continuar hasta la fila 65.536. Cundo debe parar? Cuando encuentre la primera celda vaca. En ese momento parar. Procedimiento Comienzo del bucle. Repetir bucle hasta que celda activa = "" Macro Fin del bucle y volver a comenzar bucle Fin del procedimiento Su equivalente en lenguaje basic sera:

El bucle Do Until...Loop (repetir hasta que se cumpla la condicin) verifica que cada vuelta se vaya comprobando que la condicin no se cumple. En el momento en que se cumple, es decir, en que la celda activa no contiene nada (""), se detiene el bucle. 13.Modifica el cdigo de la macro como este ltimo ejemplo, sitate en la celda D3 y ejecuta la macro. A que ya va pareciendo otra cosa? No obstante continan los inconvenientes. La macro se detiene. Tendramos que volver a situar el cursor en la primera celda a comprobar de la segunda columna. Vamos a desplazar la celda activa para que se site automticamente en la siguiente columna. Podramos, al finalizar el bucle, aadir la siguiente lnea: Loop Range("E3").Select End Sub Y Excel situara el cursor automticamente en la siguiente columna. A continuacin slo quedar volver a ejecutar la macro. El problema viene cuando haya que volver a ejecutarla en la siguiente columna; el cursor volver a la celda E3. Vamos a aadir lneas de cdigo que desplacen el cursor hacia arriba y lo siten en la siguiente celda con un valor numrico. Corresponde a las pulsaciones Flecha derecha, Flecha arriba, Fin, Flecha arriba, Flecha abajo que seran las encargadas de situar el cursor en la siguiente columna. ActiveCell.Offset(0, 1).Activate ActiveCell.Offset(-1, 0).Activate Selection.End(xlUp).Select ActiveCell.Offset(1, 0).Activate De esta forma, controlamos la posicin del cursor de forma que se site en la primera celda numrica de la siguiente columna. 1.Modifica la macro de esta forma.

2.Prueba la macro. 3.En la siguiente columna, vuelve a ejecutar la macro. La macro debera pasar siempre de una columna a otra.

Anexo

A continuacin te ofrecemos ejemplos de estructuras de diferentes bucles. -Do While...Loop: seguir en el bucle mientras o hasta una condicin se cumpla. Dim Comprobar, Contador ' Creamos dos variables. Comprobar = True: Contador = 0 ' Inicializa su valor. Do ' Bucle externo. Do While Contador < 20 ' Bucle interno. Contador = Contador + 1 ' Incrementa el contador. If Contador = 10 Then ' Si la condicin es verdadera. Comprobar = False ' Establece el valor a False. Exit Do ' Sale del bucle interno. End If Loop Loop Until Comprobar = False ' Sale inmediatamente del bucle externo. -For...Next: utilizar un contador para ejecutar las instrucciones un nmero determinado de veces. For j = 0 To 10 ' Bucle controlado. Se repetir 10 veces instrucciones Next j -For Each...Next: repeticin del grupo de instrucciones para cada uno de los objetos de una coleccin.

For Each frm In Application.Forms If frm.Caption <> Screen.ActiveForm.Caption Then frm.Close Next -While... Wend: ejecuta una serie de instrucciones mientras una condicin sea verdadera. Dim Contador ' Creamos una variable. Contador = 0 ' Inicializa la variable con el valor 0 While Contador < 20 ' Comprueba el valor del Contador. Contador = Contador + 1 ' Incrementa Contador. Wend ' Finaliza el bucle End While cuando Contador > 19. Debug.Print Contador ' Imprime 20 en la ventana Depuracin.

La funcin =PAGO()
La funcin =PAGO() calcula los pagos peridicos que tendremos que "soltar" sobre un prstamo, a un inters determinado, y en un tiempo x. Os ir de maravilla a los que queris pedir un prstamo o ya lo estis pagando. Podremos ver cuanto tendremos que pagar mensualmente, o cuanto nos clavan los bancos de intereses. Nos permitir jugar con diferentes capitales, aos o tipos de inters. La sintaxis de la orden es: =PAGO(Inters;Tiempo;Capital) Esta frmula nos calcular el pago anualmente. Si queremos saber los pagos mensuales tendremos que dividir el inters por 12 y multiplicar el tiempo por 12. Observa: =PAGO(Inters/12;Tiempo*12;Capital) Ejemplo: Supongamos que hemos de calcular los pagos mensuales y anuales peridicos del siguiente supuesto:

Celda B5: =PAGO(B2;B3;B1) Celda B6: =PAGO(B2/12;B3*12;B1) Observa que la frmula PAGO ofrece un resultado en negativo (rojo). Si queremos convertir el resultado en un nmero positivo, debemos encerrar la funcin dentro de otra funcin: =ABS(). La funcin ABS significa absoluto. Un nmero absoluto de otro nmero, siempre ser positivo. La frmula en ese caso sera: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1)) Como ya hemos dicho, en este tipo de hojas podemos probar a cambiar cantidades de las celdas B1,B2 y B3 y comprobar los distintos resultados. A continuacin tienes un completo e interesante ejemplo de un supuesto de crdito desglosado mes a mes. En este ejemplo se utiliza una funcin nueva: =PAGOINT(), que desglosa el inters que pagamos de la cantidad mensual. La funcin =PAGO() nos muestra lo que debemos pagar, pero no nos dice cuanto pagamos de capital real y de intereses. La funcin =PAGOINT() realiza esto ltimo. Colocaremos y comentaremos las frmulas de las dos primeras filas. A partir de la segunda fila, slo restar copiar las frmulas hacia abajo. Supongamos un crdito de 2.000.000 de pts con un inters del 8,5% en un plazo de 2 aos, es decir, 24 meses. Observa la primera lnea de frmulas:

-A6 Nmero de mes que se paga -B6 Clculo del pago mensual con la funcin =ABS(PAGO($B$2/12;$B$3*12;$B$1)) -C6 Restamos la cantidad pagada de los intereses y tenemos el capital real que pagamos =B6-D6 -D6 Desglose del inters con la funcin =ABS(PAGOINT(B2/12;1;B3*12;B1)) -E6 El primer mes tenemos acumulado el nico pago de capital real =C6 -F6 Pendiente nos queda el capital inicial menos el que hemos pagado en el primer pago =B1-E6 Bien, ahora hemos de calcular el segundo mes. A partir de ah, slo habr que copiar la frmula hacia abajo.

Las celdas que cambian en el segundo mes son: -D7 =ABS(PAGOINT($B$2/12;1;$B$3*12;F6)) Calculamos el pago sobre el capital pendiente (F6) en vez de sobre el capital inicial como en el primer mes (B1). Convertimos las celdas B2 y B3 en absolutas, ya que copiaremos la funcin hacia abajo y queremos que se actualice slo la celda F6 a medida que se copia la frmula. -E7 El acumulado del mes ser igual al acumulado del mes anterior ms el capital del presente mes. =E6+C7 -F7 Nos queda pendiente el capital pendiente del mes anterior menos el capital que pagamos el presente mes. =F6-C7 Ahora slo nos queda seleccionar toda la segunda fila y copiarla hacia abajo, hasta la fila 29, donde tenemos la fila del ltimo mes de pago.

Resultado completo de la hoja

Observa cmo a medida que vamos pagando religiosamente nuestro prstamo, los intereses se reducen, hasta que el ltimo mes no pagamos prcticamente nada de intereses. Observa las sumas al final de la hoja que nos informan del total de intereses que hemos "soltado": al final del prstamo, hemos pagado 181.872 pts de intereses:

Trabajo con botones de control.- En esta leccin veremos cmo se programan botones de control. La utilizacin de los controles en forma de botn agilizan el manejo de las hojas de clculo. Antes que nada debemos activar la barra de botones (si no lo est ya). La barra se activa con la opcin Ver - Barras de herramientas y activando la casilla Formularios.

Vamos a disear una hoja de clculo de prstamo para un coche. Supongamos que tenemos la siguiente hoja de clculo con las frmulas preparadas.

Comentario de las celdas: B1: aqu introducimos manualmente el precio del coche B2: la reduccin puede ser un adelanto en pts del precio total del coche. Se refleja en porcentaje. B3: Frmula =B1-(B1*B2), es decir, lo que queda del precio menos el adelanto. Ese ser el precio. B4 y B5: el inters y el nmero de aos a calcular. B6: Frmula =ABS(PAGO(B4/12;B5*12;B3)). Calcula el pago mensual tal y como vimos en la leccin anterior. Esta hoja sera vlida y podra calcular los pagos peridicos mensuales. Tan slo tendramos que introducir o variar las cantidades del precio, reduccin, inters o aos. El problema viene cuando en esta misma hoja podemos: -Introducir cantidades desorbitantes como 1.500.000.000.000.000 -Borrar sin querer alguna celda que contenga frmulas -Introducir palabras como "Perro" en celdas numricas -Otras paranoias que se nos ocurran Lo que vamos a hacer es crear la misma hoja, pero de una forma ms "amigable", sobre todo para los que no dominan mucho esto del Excel. La hoja ser ms atractiva a la vista, ms cmoda de manejar, y adems no nos permitir introducir barbaridades como las anteriormente expuestas. Para ello utilizaremos los controles de dilogo.

Bien, supongamos que hemos creado una lista de coches con sus correspondientes precios, tal que as:

Fjate que hemos colocado el rango a partir de la columna K. Esto se debe a que cuando tengamos la hoja preparada, este rango "no nos moleste" y no se vea. Este rango de celdas comienza a la misma altura que el anterior, es decir, en la fila 1. Ahora haremos lo siguiente: 1. Selecciona el rango entero (desde K1 hasta L6) 2. Accede al men Insertar - Nombre - Crear y desactiva la casilla Columna izquierda del cuadro de dilogo que aparece. 3. Acepta el cuadro de dilogo. Con esto le damos el nombre Coche a la lista de coches y el de Precio a la lista de precios. Estos nombres nos servirn ms adelante para incluirlos en frmulas, de forma que no utilicemos rangos como D1:D6, sino el nombre del mismo (Coche). Vamos ahora a crear una barra deslizable que nos servir para escoger un coche de la lista. 1. Pulsa un click en el botn (Cuadro combinado)

2. Traza un rectngulo desde la celda D2 hasta la celda E2 3. Coloca un ttulo en D1: Coche Observa ms o menos el resultado hasta ahora:

Es muy importante resaltar el hecho de que en este cuadro de dilogo, si pulsamos un click fuera, al volver a colocar el ratn sobre el mismo, aparecer una mano para posteriormente utilizarlo. Si queremos editarlo para modificarlo, hemos de pulsar un

click manteniendo la tecla de Control del teclado pulsada. Una vez seleccionado, pulsaremos doble click para acceder a sus propiedades. 1.Pulsa doble Click (manteniendo Control pulsada) sobre el cuadro que acabamos de crear y rellena el cuadro de dilogo que aparece con las siguientes opciones: -Rango de entrada: Coche -Vincular con la celda: H2 -Lneas de unin verticales: 8 Qu hemos hecho? En la opcin Rango de entrada le estamos diciendo a este cuadro de dilogo que "mire" en el rango que hemos definido como Coche, es decir: K2:K6 o lo que es lo mismo, los precios. De esta forma, cuando abramos esta lista que estamos creando y escojamos un coche, aparecer un nmero en la celda H2. Este nmero ser la posicin en la lista que se encuentra el coche que hayamos escogido. Por ejemplo, si desplegamos la lista y escogemos el coche Ford, aparecer en la celda H2 el nmero 2. Puedes probarlo. Pulsa un click fuera del cuadro de lista para poder utilizarlo. Cuando salga el dedito, abre la lista y escoge cualquier coche. Su posicin en la lista aparecer en la celda H2. Esta celda servir como celda de control para hacer otro clculo ms adelante. De igual forma, si escribiramos un nmero en la celda H2, el nombre del coche aparecera en la lista desplegable.

Recuperacin del precio de la lista

Recuperacin del precio de la lista.1.Selecciona la celda B1 y escribe: =INDICE(Precio;H2) Observa que en la celda aparece el precio del coche escogido en la lista desplegable. Esto es gracias a la funcin =INDICE. Esta funcin busca el nmero que haya en la celda H2 en el rango Precio y nos devuelve el contenido de ese mismo rango. De esta forma slo encontraremos coches de una lista definida con unos precios fijos. As no hay posibles equivocaciones.

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Limitacin de la reduccin para validar valores.- Por desgracia an podemos introducir un porcentaje inadecuado para la reduccin del precio. 1.Pulsa un click en la herramienta Control de nmero y crea un control ms o menos como ste:

2.Con la tecla de control pulsada, haz doble click sobre el control recin creado para acceder a sus propiedades. 3. Rellena las casillas con los siguientes datos: Valor actual: 20 Valor mnimo: 0 Valor mximo: 20 Incremento: 1 Vincular con la celda: H3 4. Acepta el cuadro y pulsa Esc para quitar la seleccin del control y poder utilizarlo 5. Pulsa sobre las flechas del control recin creado y observa cmo cambia el valor de la celda H3 6. Sitate en la celda B3 y escribe: =H3/100 Esto convierte en porcentaje el valor de H3 El control se incrementa slo con nmeros enteros pero es preciso que la reduccin se introduzca como un porcentaje. La divisin entre 100 de la celda H3 permite que el control use nmeros enteros y a nosotros nos permite especificar la reduccin como un porcentaje. Creacin de un control que incremente de cinco en cinco.- Si queremos introducir reducciones por ejemplo del 80%, deberamos ir pulsando la flecha arriba bastantes veces. 1.Accede a las propiedades del control recin creado 2.Escribe 100 en el cuadro Valor mximo, un 5 en el cuadro Incremento, y acepta. 3.Pulsa Esc para desactivar el control. Observa que ahora la celda B3 va cambiando de 5 en 5. Ya puedes probar una amplia variedad de combinaciones de modelos y de porcentajes de reduccin. Limitacin del rdito para validar sus valores.- El rdito es el tanto por ciento de la reduccin. Nos van a interesar porcentajes que vayan variando de cuarto en cuarto y dentro de un rango del 0% al 20%. Ya que posibilitan porcentajes decimales, vamos a

necesitar ms pasos que los que precisamos con el pago de la reduccin, y es por eso que vamos a usar una barra de desplazamiento en vez de un control como el anterior. 1.Crea una Barra de desplazamiento ms o menos as: 2.Accede a sus propiedades y modifcalas de la siguiente forma: Valor mnimo: 0 Valor mximo: 2000 Incremento: 25 Vincular con celda: H5 3.Acepta el cuadro de dilogo y pulsa Esc para quitar la seleccin 4.Selecciona la celda B4 y escribe en ella: =H5/10000 5.Con el botn Aumentar decimales, aumntala en 2 decimales Prueba ahora la barra de desplazamiento. La celda B4 divide por 100 para cambiar el nmero a un porcentaje y por otro 100 para poder para poder aproximar a las centsimas. Ahora slo nos falta el control para los aos. 1.Crea un nuevo Control numrico y colcalo ms o menos as:

2.Accede a sus propiedades y cmbialas de la siguiente forma: Valor mnimo: 1 Valor mximo: 6 Incremento: 1 Vincular con la celda: H6 3.Prueba este ltimo control y verifica que los aos cambian de uno en uno. Muy bien, el modelo ya est completo. Ya podemos experimentar con varios modelos sin tener que preocuparnos de que podamos escribir entradas que no sean vlidas. De hecho, sin tener que escribir nada en el modelo. Una de las ventajas de una interfaz grfica de usuario es la posibilidad de reducir las opciones para validar valores. Vamos ahora a darle un ltimo toque:

4.Selecciona las columnas desde la G hasta la J y ocltalas. El aspecto final ser el siguiente: