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Nombre: Elena Gpe. Aguilar Picharra Nombre del curso: Recuperacin de desastres, evaluacin del proceso del negocio y administracin de riesgos. Mdulo: 4 Sistemas de aplicacin de negocio Fecha: 3 de Agosto del 2011 Bibliografa:


Matrcula: 2552862 Nombre del profesor:

Ing. Ricardo No Barrn Granados.

Actividad: Prctica integradora.

Blackboard Tecmilenio. Reingeniera de procesos. 3 de Agosto del 2011.

http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/1.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/2.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/3.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/4.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/5.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/6.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/7.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/8.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/9.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/10.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/11.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/12.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/13.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/14.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/15.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/16.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/17.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/18.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/19.pdf http://cursos.tecmilenio.edu.mx/cursos/at8q3ozr5p/prof/as/as04005/apoyos/20.pdf


ISACA. (2007). Manual de Preparacin al Examen CISA 2007. ISACA. Captulo 2. Gobierno de TI. Captulo 3. Administracin del Ciclo de Vida de Sistemas e infraestructura. http://www.isaca.org

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Objetivo: Realizar un proceso de reingeniera para la compaa Comercializadora de Materiales HG, S.A. de C.V. De acuerdo como lo indica la direccin.

Procedimiento: 1. Revis la bibliografa de la actividad cinco, seis y siete de la plataforma de cursos de la Universidad Tec Milenio. 2. Revis las explicaciones del curso de la actividad uno a la veinte de la plataforma de cursos de la Universidad Tecmilenio. 3. Reflexion sobre las actividades antes descritas y escrib los resultados. 4. Respond a las preguntas del ejercicio y conclu satisfactoriamente la actividad. 5. Report las fuentes consultadas.

Resultados:

Antecedentes. La comercializadora de materiales para la Construccin HG, S. A. de C. V, tiene un arraigo de 20 aos en la ciudad de Monterrey, N. L., atendiendo principalmente al mercado de ferreteras y constructoras. Hace 3 aos el Director General y Co-Fundador promovi el desarrollo de una estrategia para mejorar todos los procesos de la organizacin, con el fin de reducir los costos de operacin, mejorar los precios ofrecidos a sus clientes y reducir el tiempo de respuesta y distribucin de los pedidos. Una de las estrategias principales consisti en automatizar los procesos de las reas: Compras, Colocacin de pedidos de clientes, distribucin de materiales, produccin de Block, e integrar dichos procesos a los ya automatizados: Registr contable, facturacin e inventarios y abastecimiento de produccin. Una de las problemticas principales surgi cuando se identific que la mejor alternativa para automatizar los procesos, no era compatible con los sistemas utilizados en los procesos ya automatizados. Sin embargo, la nueva

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solucin, fue seleccionada para sustituir la anterior, es decir, implementarse en todos los procesos de la organizacin. Esta decisin implicar la construccin de un sitio de cmputo, donde operarn todos los equipos computacionales servidores de la aplicacin de negocios. Cabe sealar que los procesos de negocio no automatizados:
y

Actualmente utilizan formulario preestablecidos para tomar pedidos de clientes, a travs de la visita de agentes de venta. Las compras de insumos es realizada por personal interno mediante llamadas telefnicas a proveedores, quienes confirman posteriormente, la existencia de los materiales solicitados.

y y

No se tienen establecidos acuerdos formales con proveedores. El almacn interno no tiene un encargado. Cada rea de produccin entra al almacn y toma las materias primas necesarias. Llenen de manera manual un formulario de los materiales utilizados y los entregan en la oficina.

El catlogo de clientes se basa en un tarjetero controlado por la secretaria del Director General.

y y

Solo el Director General tiene correo electrnico. Las operaciones se llevan a cabo, derivado del conocimiento y la honestidad de cada uno de los empleados. No existen polticas y procedimiento escrito.

Etapa I. Escribe recomendaciones especficas para la reingeniera de las reas de negocios descritas anteriormente. Considere los 6 pasos siguientes: Identificar las reas susceptibles de reingeniera. Desarrolla un plan de trabajo. Obtener un entendimiento del proceso en revisin. Razonar y re disear el proceso. Implementar y monitorear el nuevo proceso. Identificar las reas susceptibles al cambio para la reingeniera. Las reas que se identifican como susceptibles al cambio y por lo tanto a la reingeniera son los procesos de compras y abastecimientos en toda la cadena de suministros, control de inventarios internos en sus almacenes, servicio al cliente, control del personal y redes.

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Desarrollar un plan de trabajo. a) Primeramente se debe contar con un sistema de computo capaz de proporcionar el servicio de EDI (Electronic data Interchage,

Intercambio electrnico de datos) as como un servicio de Internet que proporcione correos. Este servicio de red deber cubrir todas las reas de compras, servicio al cliente, almacenes, as como recursos humanos. Esto es con el objetivo de establecer una comunicacin electrnica clara y adecuada tanto interna como externamente. b) En el departamento de servicio al cliente se deber crear un mdulo dentro del sistema de cmputo que reconozca, valide y reciba las transacciones realizadas por los clientes en cuanto a la demanda semanal de sus productos. A este modulo se le cargara con anticipacin el catalogo de clientes y sus productos. A cada cliente se le asignara un nmero nico con el fin de reconocer la informacin que transmite electrnicamente y evitar errores. c) En el rea de compras se deber cargar un catalogo de proveedores con toda la informacin relacionada a ellos como telfonos, direccin, contactos, protocolos de estalacin, tiempos de entrega, capacidades, entre otras cosas. A cada proveedor se le asignara un nmero de identificacin con el cual se identificaran y validaran los datos electrnicos de intercambio EDI. Se cargaran todos los nmeros de parte en el sistema y se creara un proceso MRP (Material requirements planning, Planeacin de los requerimientos de material) Una vez que se obtenga la informacin de los clientes estos causaran una explosin dentro del sistema MRP y creara la demanda semanal que ser transmitida por EDI a cada uno de los proveedores. Una vez transmitida la informacin se crearan diversos reportes que validen y prueben que la informacin fue vista e impresa por los proveedores con el objetivo de asegurar que la informacin llega a su destino final. d) En el rea de almacenamiento se creara un sistema de control de inventarios que reconozca cada uno de los nmeros de parte involucrados y localizaciones para ubicar los materiales en espera de ser utilizados por manufactura y tambin para ubicar los productos

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terminados listos para ventas. De esta forma servicio al cliente, compras, ingeniera, almacenes la y proveedores estarn de

interconectados

reconociendo

informacin

actualizada

inventarios, usos, compras y ventas en toda la cadena de suministros. e) En el rea de recursos humanos se cargara toda la informacin relacionada con salarios, contrataciones, empleados, vacantes, informacin de regulaciones con el IMSS y otros institutos que la regulan. f) Se deben crear procedimientos, polticas y protocolos que

especifiquen el flujo de la informacin, las responsabilidades, los grupos adecuados para realizar dichas actividades, y reas de soporte, entre otras cosas Obtener un entendimiento del proceso en revisin. La compaa debe contar con los objetivos de los departamentos, se creara la misin, visin, planes de negocio. Cada departamento es responsable de asegurarse de crear metas y mtricos que se integren con la misin, visin y planes de negocio de la compaa. Algunos mtricos son, vueltas de inventarios, presupuestos contra gastos actuales, flujo de efectivo, satisfaccin del empleado, entregas a tiempo, defectos por milln, veracidad de inventarios entre otros

Razonar y re disear el proceso.

Cada proceso est sujeto a mejoras continuas, controles especficos, actualizaciones de proveedores, clientes, nmeros de parte, nuevos clientes y proveedores, entre otras cosas. El objetivo aqu es buscar nuevas tecnologas, procesos y mtodos que mejoren los resultados obtenidos ofreciendo as competitividad para el negocio. Se requiere implementar procesos de comunicacin electrnica de tiempo real entre la compaa, proveedores y clientes.

Implementar y monitorear el nuevo proceso.

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En esta parte del proceso estaremos revisando continuamente los resultados de los procesos anteriormente descritos con el objetivo de de obtener datos de los indicadores que nos den la oportunidad de demostrar que dichas implementaciones estn funcionando adecuadamente con la eficiencia y eficacia requeridos. Se seleccionara un grupo de personas de acuerdo con sus departamentos y funciones para recabar dichos datos, compararlos con las metas y publicar los resultados. En este paso tambin mediremos a travs de estos anlisis los niveles de los riesgos operativos. El objetivo es garantizar que los datos transferidos a travs de EDI entre los clientes la compaa y los proveedores funcionan conforme a lo planeado. Establecer un proceso de mejora continua del proceso.

Una vez implementados todos los procesos anteriores establecemos un proceso de mejora continua. Auditando continuamente los procesos y mejorndolos segn sea necesario. El proceso de mejora continua es una evaluacin y un estudio detallado de cada parte de los procesos. Para ejecutar eficientemente este paso se requiere obtener continuamente retroalimentacin de cada uno de los departamentos involucrados as como de los proveedores y clientes. El objetivo es que el proceso este enfocado en la mejora continua y no en la simple correccin de errores ya que esto implicara volver al ciclo del cual no haba dado resultados. El ciclo de la mejora continua es, Observar, planear, disear, controlar, y administrar los cambios. De esta forma se garantiza que el ciclo de mejora continua est perfectamente implementado.

Disear un esquema de benchmarking, considerando los siguientes 4 niveles: Interno, Primario, Cooperativo y Secundario. El proceso de benchmarking que utilizaremos se basara en la tcnica general existente para la recoleccin de datos y comparacin de los negocios. Esta tcnica consta de 6 pasos. Planeacin, Recoleccin, Observacin, Anlisis, Adaptacin y Crecimiento.

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Dentro de este proceso tambin trabajaremos en los 4 niveles del benchmarking.  Interno: Compararemos nuestros procesos internos asegurndonos de comenzar en aquellos que actualmente se hacen bien y comparndolos con los ya elegidos para cambiar. Durante este proceso evaluaremos la eficiencia y la eficacia con la que actualmente se desempean los procesos colocando como estndar aquellos que lo hacen actualmente

adecuadamente para llevar a los otros a ese estndar de trabajo.  Primario: En esta etapa utilizaremos compaas que realizan la misma actividad o alguna similar que la de la compaa Comercializadora de Materiales HG, S.A. de C.V. Buscaremos primeramente entrevistar antiguos empleados de esas compaas, revisaremos al informacin que suben al Internet, entrevistaremos la satisfaccin de algunos de sus clientes, y nos apoyaremos en consultores para que todos los datos obtenidos se transformen a informacin que pueda traducirse en lenguaje de negocio y de ah saquemos las conclusiones necesarias para compararlas con la compaa Comercializadora de Materiales HG, S.A. de C.V. Y realizar los cambios pertinentes de ser necesario.  Cooperativo: Seleccionaremos algunas compaas que a travs del nivel primario hayan salido elegidas para competir o mejorar nuestro negocio y sern invitadas para realizar un intercambio de informacin que pueda ser valioso para ambos.  Secundario: Recopilaremos informacin del dominio pblico dentro de los sectores que afectan o influyen directamente con nuestro negocio y tambin observaremos otras compaas que aunque estn fuera del sector de con la compaa Comercializadora de Materiales HG, S.A. de C.V. stas hayan servido como modelo a seguir. Tambin aqu recopilaremos informacin del dominio pblico dentro referente a la competencia que tienen, a quien va dirigido su mercado, sus finanzas entre otras cosas.

Liste las actividades de cada proceso, que desde su punto de vista debern formar parte de un plan de continuidad de negocios y describa los posibles impactos de negocios para cada una de ellas.

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y y

Definir el objetivo primario del plan de negocios: Determinar cules son las funciones crticas del negocio y hacer un plan de recuperacin por cada una de ellas o todas en conjunto/

Definir los posibles escenarios de los impactos de acuerdo a los desastres que pudieran existir y realizar definirlos nivel de criticidad.

Determinar cules aplicaciones de nuestro sistema son crticas y elevar el nivel de autorizacin para modificarlas o monitorear sus actividades as como auditar que exista un buen plan de recuperacin en el caso de un desastre.

Establecer prioridades de recuperacin por nivel de criticidad tales como RPO y RTOs;

Definir las estrategias de recuperacin que sern utilizadas de acuerdo con el nivel de criticidad del negocio.

y y

Se debern tener documentados los procedimientos alternativos; Evaluar que existan todos los recursos indispensables para que en caso de un desastre estn todos ellos disponibles en el momento que sean estos necesarios.

Es necesario establecer pruebas constantes al sistema darle el mantenimiento necesario con el objetivo de establecer si el plan de recuperacin es funcional o no y est disponible cuando sea necesario.

y y

Definir el entrenamiento del personal involucrado; Todos los procesos y estrategias as como las tcnicas a utilizarse

debern estar documentadas y disponibles para ser sujetas a auditorias. y Revisar continuamente los procesos escritos y llevar un control de revisiones sobre sus modificaciones. y Realizar un plan documentado sobre las personas o grupos que les notificara en caso de un desastre, establecer la emergencia,

proporcionar nmeros telefnicos, tener nmeros publicados para que los empleados se comuniquen y sepan que hacer. Declarar la contingencia y simular el caso para medir los resultados. y Se deben tener procedimientos escritos sobre la continuidad alterna del negocio y estos estar integrados perfectamente al plan de negocios alinendose a los tiempos de recuperacin establecidos.

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Realizndose todas las actividades anteriores se debe entonces recuperar los datos del sistema, el procesamiento de datos, las telecomunicaciones, infraestructura, y un plan para la reubicacin de las actividades regulares en sitios acondicionados para realizarlas

temporalmente en lo que se establece todo lo anterior por la compaa. Escribe al menos 7 recomendaciones de controles de aplicacin, que debern implementarse en la aplicacin computacional. Se deben implantar controles de entrada, procesamiento y salida. Controles de entrada: Control de verificacin de sintaxis. Control de confirmacin de datos Control de parmetros de operacin

Controles de procesamiento: Control de importe monetario total Control total de elementos y documentos

Controles de salida: Control de verificacin de recibo de los reportes Control de balances y reconciliacin Controles de registro y almacenamiento de formularios negociables sensitivos y crticos en lugar seguro. Etapa II Controles de los manejos de los errores.

Lista los requerimientos que creas sern necesarios desarrollar e implementar si la empresa decide entrar a un esquema de comercio electrnico.

Primeramente la empresa necesita crear la infraestructura adecuada como:

Servidores, balanceadores de carga, equipo de computo, servidores de bases de datos, firewalls, IDS, Interruptores, routers y balanceadores de carga entre otras cosas.

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Implementar sistemas de auditoras para regular el uso del sistema sus capacidades de tal forma que se puedan evaluar las acciones tomadas y estas permitan utilizar la informacin de manera adecuada para su crecimiento y seguridad de la compaa.

Escribir

polticas

que

contribuyan

al

uso

adecuado

del

licenciamiento de los usuarios dentro de la empresa y en los equipos de la compaa. y Acceso al sistema Internet : Algunas de las ventajas de vender a travs del Internet son las siguientes; ofrece servicio los 365 das al ao las 24 horas al da, millones de compradores potenciales nacionales e internacionales, reduccin de costos operativos (renta de locales, anaqueles, mantenimiento de bodegas, etc.) que permiten ofrecer precios ms bajos y maximizar utilidades, acceso directo a mercados fuera de su localizacin actual, mayor trfico que en una tienda fsica, el cambio de ventas tradicionales a ventas va Internet presenta un crecimiento promedio del 100% en ingresos totales. y Es importante que es sistema de Internet est disponible las 24 horas para todos sus clientes y que este cuente con la seguridad necesaria para garantizar la confidencialidad de los datos y la informacin. El soporte para obtener esta seguridad se puede hacer a travs de criptografas selectivas, advanced digest authentication, acceso configurable de control de procesos, cdigos encriptados, proveer Tockens de seguridad, claves de mxima seguridad, entre otras cosas y y Proteger los sitos de los servidores Definir la estrategia adecuada para la recuperacin de desastres tales como cool site, hot site, etc. y Considerar los factores tecnolgicos para decidir sobre qu productos electrnicos deber adquirir. y Adquirir correo electrnico para su personal.

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Adquirir sistemas EDI para la transferencia de datos entre sus clientes y proveedores.

Establecer sistemas de punto de venta como Video Kiosco, tarjetas inteligentes. Controles de seguridad.

y Conclusin:

Sistema ERP para administra su negocio.

Los sistemas de TI hoy en da son fundamentales para el crecimiento de las compaas y en gran proporcin las compaas dependen de la funcionalidad adecuada de estos sistemas. Por lo tanto, establecer estrategias adecuadas para la recuperacin de datos e informacin es vital para garantizar la continuidad del negocio y a la satisfaccin total de los clientes. Estas estrategias ya no solo son necesarias para tener una ventaja competitiva sino para la existencia misma de los negocios. Sin estas estrategias y planes adecuados las compaas no podran sostener negocios con permanente desarrollo y procesos de mejoramiento continuo.