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UNIVERSIDAD LATINA DE COSTA RICA

Organizacin
Administracin en Servicios de Enfermera
Katherine Segura, Ivannia Arguedas 15/02/2012

Contenido
Introduccin ....................................................................................................................................... III Justificacin ...........................................................................................Error! Bookmark not defined. Objetivos ............................................................................................................................................ IV ORGANIZACIN ................................................................................................................................... 1 Organizacin informal ..................................................................................................................... 1 Organizacin formal ........................................................................................................................ 2 Elementos de la organizacin formal .............................................................................................. 2 Tipos de organizacin formal .......................................................................................................... 3 Herramientas de la organizacin .................................................................................................... 4 Requisitos para un organigrama: ................................................................................................ 5 Tipos de organigrama:................................................................................................................. 5 Organigrama funcional. ............................................................................................................... 5 Organigrama con posicin del grupo de direccin: .................................................................... 6 Organigrama horizontal: ............................................................................................................. 6 Organigrama escalar ................................................................................................................... 7 Organigrama Circular: ................................................................................................................. 7 Organigrama Matricial: ............................................................................................................... 7 Procedimientos ........................................................................................................................... 8 Normas ........................................................................................................................................ 8 Reglas .......................................................................................................................................... 8 CLASIFICACION DE LOS MANUALES POR OBJETIVOS .................................................................... 10 Manuales de organizacin ........................................................................................................ 10 Manuales de procedimientos.................................................................................................... 10 Manuales mltiples ................................................................................................................... 10 Anlisis de puestos .................................................................................................................... 11 Descripcin de puestos ............................................................................................................. 11 Valoracin de puestos ............................................................................................................... 11 Principios de la organizacin: ........................................................................................................ 12 Conclusin .......................................................................................................................................... VI

Introduccin

En el siguiente trabajo se explica y se define qu es y cmo surge la organizacin, adems cmo se va desenvolviendo con el paso de los aos. Se definirn los diferentes elementos de la organizacin actual, as como los tipos de organigramas ms utilizados. Igualmente definimos la organizacin, que sin lugar a duda nos recuerda que dependemos como seres sociales de las organizaciones, para poder formar parte de este grupo debemos tener la posibilidad de aportar nuestro grano de arena a la organizacin, con nuestra personalidad, actitudes y aptitudes. Es necesario establecer reglas, para elegir a los integrantes de una organizacin y as poder reconocer que en una organizacin son necesarias diferentes personalidades en diferentes posiciones. Sin discriminar o hacer a un lado a las personas que quieran trabajar en conjunto, para lograr un objetivo comn como una organizacin.

III

Objetivos

Objetivo General: Definir qu es y cmo surge una organizacin, as como analizar las diferentes herramientas de esta.

Objetivo Especifico: - Describir los diferentes tipos de organizacin. - Explicar cules son las herramientas de la organizacin. - Definir los puntos a seguir para confeccionar los manuales utilizados en una organizacin.

IV

ORGANIZACIN
La organizacin como funcin administrativa define la distribucin de funciones y actividades inherentes al plan. Como etapa del proceso administrativo es consecuente con la planeacin. Su importancia radica en el hecho que de que se establecen las relaciones funcionales de la direccin, los niveles de responsabilidad y las funciones de todos los integrantes de la empresa. El verbo organizar se define como el proceso de determinar las actividades y los puestos necesarios de una empresa, departamento o grupo, y distribuirlos de acuerdo con las mejores relaciones funcionales, al tiempo que se define de manera clara la autoridad, responsabilidad de cada uno; se asignan a individuos de forma que el esfuerzo disponible pueda ser aplicado y coordinado de una manera sistemtica y eficiente. Si se considera que todas las organizaciones humanas son unidades que requieren implantar controles apropiados para un mejor funcionamiento, es importante tener en cuenta tambin que los conflictos en el interior de la organizacin generan cambios que, a su vez, no deben ignorarse. Para lograr el establecimiento de controles apropiados, es importante recordar que dentro de la empresa o instituciones existen dos formas de organizacin: la formal, que es la establecida por la empresa y la informal, que es producto de la organizacin de los trabajadores.

Organizacin informal
Tiene su origen en la necesidad de las personas de relacionarse con un grupo especfico, con el cual se establecen nexos de amistad, compaerismo o simplemente solidaridad. En dicho grupo, cada individuo tiene una funcin que le satisface y adems se tienen intereses comunes. Algunas de las variables que es posible que generen estos grupos informales en el interior de las organizaciones son la interaccin constante, los movimientos de personal, los periodos de descanso, el ambiente fsico y las psicolgicas. A menudo, la organizacin informal se enfrenta a la organizacin formal; con todo, es normal el conflicto de intereses. Lo importante en este caso es lograr el equilibrio y armonizar los intereses, tarea conciliadora que compete a todos los administradores.

Organizacin formal
Reyes Ponce (1981) define la organizacin como la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humano en un grupo social. George Terry (1978) explica la organizacin como conjunto de funciones que se estimen necesarias para lograr un objetivo, una indicacin de la autoridad y responsabilidad asignada a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de funciones respectivas.

Elementos de la organizacin formal


En la poca actual, se define al hombre como el ncleo de las organizaciones; de esta forma, los aspectos que conforman la organizacin formal son los siguientes: Divisin del trabajo. Implica poner por escrito los diferentes niveles de especialidad. Definicin de funciones y actividades. Establecer jerarquas. Determinar el sistema de organizacin, con la indicacin si este es lineal, funcional, matricial, etctera. Establecer los sistemas de comunicacin. Determinar normas y reglamentos.

Cuando los elementos de la organizacin formal se definen con claridad o cuando se establecen algunos de ellos, es posible que se presenten deficiencias en la estructura formal. Las manifestaciones ms comunes de una organizacin formal deficiente son: Funciones mal distribuidas. Objetivos sin lograr. Aumento de conflictos. Autoridad y responsabilidad indefinidas. Ineficiencia. Baja productividad. Desperdicio y subutilizacin de recursos. Aumento de costos. Baja proyeccin social.

Tipos de organizacin formal


Los tipos de organizacin formal definidos en las teoras clsicas y redefinidas por la teora neoclsica son: Organizacin lineal. Organizacin funcional. Organizacin lineo-funcional. Organizacin por comits.

Organizacin lineal: Como consecuencia del principio de unidad de mando, la organizacin lineal se estructura por medio de lneas directas de mando. La organizacin es simple, ideal para organizaciones pequeas, con centralizacin del mando y controles rgidos. Su representacin grfica es piramidal. La organizacin lineal se considera aplicable cuando: Se inicia una organizacin Son pocos los miembros de la organizacin y no hay grandes necesidades de control y especializacin. Cuando sus funciones y actividades son rutinarias Cuando el objetivo es cantidad y no calidad.

Organizacin funcional: La organizacin funcional acepta la premisa de romper el principio de la unidad de mando; es una autoridad dividida segn la especializacin introducida inicialmente por Taylor. Busca simplificar el trabajo, establecer lneas directas de comunicacin, eliminar la centralizacin en la toma de decisiones y apoyar las especializaciones. Organizacin lineo-funcional: Este tipo de organizacin resulta de combinar los dos modelos anteriores y reducir sus desventajas, se producen jerarquas lineales y funcionales. Es quizs el modelo ms empleado en la actualidad. Dio origen al grupo de direccin staff; es funcional, es decir, no posee autoridad y su funcin es aportar a la autoridad asesora, informacin y orientacin para la toma de decisiones. Organizacin por comits: Para algunos autores, los comits son formas administrativas; para otros, representan una organizacin funcional sin una autoridad lineal, presenta algunas caractersticas como que son organismos temporales en tanto cumplen su funcin, pueden o no tomar decisiones, tienen un objetivo definido y metas especficas para alcanzar.

Herramientas de la organizacin
La organizacin utiliza diversos instrumentos y herramientas propios de la administracin. Organigramas: Definicin. Son la representacin grfica de la estructura de la organizacin interna; tambin se le conoce como cartas, graficas o cuadros de organizacin. Funcin. Establecer los niveles jerrquicos con sus correspondientes lneas de autoridad y responsabilidad as como delimitar funciones, relaciones y coordinacin entre los diversos puestos. Importancia. Representa la estructura de organizacin ya que ofrecen en forma sintetizada un panorama general de las funcionamiento interno. Niveles de un organigrama. Estratgico Intermedio Operativo

Nivel estratgico

D.I

Nivel intermedio

D.I

N.O

Nivel operacional

N.O

Requisitos para un organigrama: El diseo debe representar la estructura real de la organizacin. Si se maneja por puestos de responsabilidad, no mezclar funciones o departamentos. La claridad es importante para entenderlo. Recordar que se manejan 3 niveles de organizacin, por lo que el diagrama debe considerarlos.

Tipos de organigrama: Organigrama lineal. Es el primer sistema de organizacin que adoptaron las organizaciones, constituye una representacin fiel del paradigma clsico de la administracin. En el sistema lineal la autoridad fluye en orden descendente y solo de una fuente.
Jefe de enfermera

Jefe de turno matutino

Jefe de turno vespertino

Jefe de turno nocturno

Organigrama funcional. La autoridad fluye por ms de una fuente. El modelo de organizacin pretende evitar la centralizacin y al mismo tiempo impedir que varias personas den rdenes a un mismo subordinado.

Jefe de enfermera

Subjefe turno matutino

Subjefe turno vespertino

Subjefe turno nocturno

Organigrama con posicin del grupo de direccin: Es una posicin en que no tiene mando. Da consulta, asesora y consejo. La especializacin, el conocimiento y la experiencia se aplican para alcanzar objetivos. Se procura que la toma de decisiones sea apoyada por el grupo de decisin.

Jefatura Enseanza

Enfermera

Pasantes

Estudiantes

Organigrama horizontal: La autoridad fluye de la izquierda a la derecha. Se trata de una organizacin funcional cuya idea es romper con el esquema tradicional de la posicin lineal, donde la autoridad fluye de forma descendente.

Jefe de enfermera

Jefe de enseanza

Pasantes

Jefe de turno matutino Jefe de turno vespertino

Jefe de turno nocturno


6

Organigrama escalar: Cuanto ms decide la autoridad ms grande ser la sangra. El organigrama escalar semeja una escalera invertida; representa tambin un sistema de organizacin lineal porque la autoridad fluye de arriba hacia abajo.

Director

Subdirector Jefe de enfermera Subjefe de enfermera

Organigrama Circular: Representa una organizacin de tipo funcional: cuanto mayor es el crculo menor es la autoridad.

Director

Jefe de Enfermeria

Organigrama Matricial: Esta organizacin tiende a abandonar la organizacin tradicional de jerarquas y viola el principio clsico de la unidad de mando. Son sistemas de organizaciones temporales y adaptables. En los organigramas, las relaciones entre departamentos y por niveles jerrquicos se expresan de manera clara por medio de ciertos smbolos y lneas.

HERRAMIENTA Procedimientos

DEFINICIN Los procedimiento se expresan en documentos en los que se seala paso por paso las actividades necesarias para realizar acciones de tipo operativo. Por lo general se concentran en manuales o instructivos. Son indicaciones de observacin general que se establecen para orientar la conducta en sentido positivo.

HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIN FUNCION IMPORTANCIA REQUISITOS Adems Se utilizan para Se puede - Expresarse Su propsito esencial orientar la accin sealar la por escrito es: del personal en el secuencia - Tener - Simplificar el trabajo nivel de aplicacin. cronolgica ms secuencia y Aprovechar al adecuada para coherencia mximo los recursos obtener - Evitar disponibles. resultados duplicidad positivos. - De preferencia, manejar tcnicas.

Normas

Reglas

Establecer sealamientos generales para orientar las acciones del personal hacia el logro de los objetivos, as como mantener la disciplina y el orden. Son sealamientos Establecer medidas imperativos, disciplinarias, sujetos a sancin ordenar y fijar en caso de no ser requisitos. acatadas

Sealar lneas generales y requisitos para ejecutar las actividades.

Fijarse escrito Darse conocer

por Ejemplo: El personal debe a anotar diariamente sus actividades en la pgina correspondiente.

Asegurar cumplimiento acciones correctas implantar disciplina en personal.

el de e

el -

Darlas a conocer. Expresarlas por escrito. Asegurar su cumplimento. Acordes con las leyes respectivas

Ejemplo: Prohibido permanecer en la institucin fuera de las horas de trabajo.

DEFINICION

HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIN: MANUALES Es la concentracin sistemtica de los elementos administrativos que se proponen para alcanzar un objetivo. Orientar y uniformar la conducta del personal. - Servir como instrumento de control. - Funcionar como medio de comunicacin - Establecer rutinas de trabajo. - Facilitar la adaptacin del personal de nuevo ingreso. - Simplificar el trabajo. Es provechoso recurrir a documentos legales y al personal operativo y directivo, adems de la observacin directa del trabajo. La informacin debe ser uniforme y utilizar tcnicos adecuados. Todos los implicados deben conocer los manuales a fin que cumplan la funcin para la que fueron elaborados Se entregaran de forma gratuita y en sesiones de instruccin y aclaracin de dudas. Por su rea de aplicacin: - Macroadministrativos - Microadministrativos Por su contenido: - Organizacin - Procedimientos - Manuales multiples

FUNCION OBJETIVOS

ELABORACIN

DIFUSION

CLASIFICACIN

CLASIFICACION DE LOS MANUALES POR OBJETIVOS


Manuales de organizacin Contienen lo elementos administrativos referentes al funcionamiento: Manual de objetivos, Manual de programas, Manual de polticas, Manual de descripciones de puestos, Manual de reglamentos, Manual de organigramas. Debe contener los siguientes aspectos: Datos generales, contenido, introduccin, directorio de los principales funcionarios, antecedentes histricos de la organizacin, base legal, estructura y organizacin, organigramas, descripciones de puestos, otros manuales y bibliografa. Debe revisarse de forma peridica y actualizarse. Contienen la secuencia cronolgica de las operaciones de un determinado trabajo. Al elaborarlos, es necesario establecer los siguientes puntos: Datos generales: Se incluyen en este apartado el nombre y la razn social de la institucin, el nombre genrico de los procedimientos, la fecha y el directorio. Contenido: ndice o lista de lo que contiene el manual. Introduccin: Las razones por las cuales se elaboro el manual y la justificacin del mismo. Procedimientos: Se describen los objetivos del procedimiento, las reas de aplicacin, la manera de realizarlos paso por paso y se incluyen diagramas si es necesario. Bibliografa Contienen aspectos relativos del funcionamiento de la organizacin y a la vez abordan procedimientos generales. Para su elaboracin debe seguirse el orden que se describe en el apartado Manuales de organizacin Ejemplos: Rutinas de trabajo, papelera que se maneja, etc.
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Manuales de procedimientos

Manuales mltiples

Anlisis de puestos

DEFINICION Es el estudio cientfico y la exposicin de todas las circunstancias que ocurren en un puesto. Es la descripcin del trabajo que ha de efectuarse y de las aptitudes necesarias para hacerlo bien.

HERRAMIENTAS DE LA ORGANIZACIN OBJETIVOS ELABORACIN Mejorar los Interviene una comisin sistemas de integrada por un asesor trabajo. jurdico, un Orientar la representante sindical, distribucin y un jefe de departamento seleccin del y miembro del personal personal. que ocupa el puesto Delimitar las que se trata. funciones. Es necesario aplicar el mtodo cientfico.

VENTAJAS Delimita funciones y responsabilidades. Permite una remuneracin ms justa. Propicia la elaboracin de manuales. Permite mejorar el sistema de trabajo

ADEMS Aspectos que hay que tener en cuenta en la investigacin: Habilidad y capacidad mental que el puesto requiere. Esfuerzo fsico necesario. Responsabilidad y salud mental. Riesgos de trabajo. Condiciones de trabajo.

Descripcin puestos

Es el documento en de el que consignan funciones, relaciones, jerarquas requisitos y percepciones referentes al puesto.

Valoracin puestos

Determinar el valor de de cada puesto para establecer diferencias en las percepciones.

Delimitar funciones. Orientar al personal. Facilitar la supervisin. Apoyar la evaluacin de puestos. Mejorar la administracin del personal. Equidad en los salarios. Percepcin acorde con las funciones. Delimitar funciones.

Aspectos necesarios para describir un puesto: Titulo de puesto. Ubicacin. Jerarquas de puesto. Requisitos para ocupar el puesto. Habilidad y destreza necesaria. Capacidad mental. Responsabilidad. Interviene una comisin integrada por un asesor jurdico, un representante sindical, un jefe de departamento y miembro del personal que ocupa el puesto que se trata.

Se utiliza establecer estndares calidad.

para de

Desventajas: La delimitacin de funciones y el valor de estas depende de las posibilidades econmicas de la empresa.

Funcin: El manejo racional de los recursos financieros de la organizacin.

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Principios de la organizacin:
De la divisin del trabajo: necesario para lograr los objetivos de la empresa. De las jerarquas: la estructura formal de la organizacin define jerarquas, funciones, actividades, niveles de autoridad y responsabilidad. Del control: a mayor complejidad de la organizacin formal, mayor determinacin de controles apropiados De la comunicacin: la organizacin formal requiere vas de comunicacin y una coordinacin extensa.

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Conclusin

Al finalizar esta investigacin se adquiri mayor conocimiento sobre de la formacin de las organizaciones, cmo de definen y sus herramientas. Se exponen los diferentes tipos de organizaciones y como elegir personal para cada una de ellas. Se considera que todas las organizaciones humanas son unidades que requieren implantar controles apropiados para un mejor funcionamiento, es importante tener en cuenta tambin que los conflictos en el interior de la organizacin generan cambios que, a su vez, no deben ignorarse. Por lo cual es importante tener conocimientos de objetivos y elaboracin del anlisis de puestos, as como de procedimientos, reglas y normas.

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