LOS INDICADORES DE GESTIN LOGSTICOS Por: Ing.

Luis Anibal Mora Garcia Consultor Senior KPMG COLOMBIA Uno de los factores determinantes para que todo proceso, llmese logstico o de produccin, se lleve a cabo con xito, es implementar un sistema adecuado de indicadores para medir la gestin de los mismos, con el fin de que se puedan implementar indicadores en posiciones estratgicas que reflejen un resultado ptimo en el mediano y largo plazo, mediante un buen sistema de informacin que permita medir las diferentes etapas del proceso logstico. Actualmente, nuestras empresas tienen grandes vacos en la medicin del desempeo de las actividades logsticas de abastecimiento y distribucin a nivel interno (procesos) y externo (satisfaccin del cliente final). Sin duda, lo anterior constituye una barrera para la alta gerencia, en la identificacin de los principales problemas y cuellos de botella que se presentan en la cadena logstica, y que perjudican ostensiblemente la competitividad de las empresas en los mercados y la prdida paulatina de sus clientes. Todo se puede medir y por tanto todo se puede controlar, all radica el xito de cualquier operacin, no podemos olvidar: lo que no se mide, no se puede administrar . El adecuado uso y aplicacin de estos indicadores y los programas de productividad y mejoramiento continuo en los procesos logsticos de las empresas, sern una base de generacin de ventajas competitivas sostenibles y por ende de su posicionamiento frente a la competencia nacional e internacional 1. 2. OBJETIVOS DE LOS INDICADORES LOGSTICOS Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos Medir el grado de competitividad de la empresa frente a sus competidores nacionales e internacionales Satisfacer las expectativas del cliente mediante la reduccin del tiempo de entrega y la optimizacin del servicio prestado. Mejorar el uso de los recursos y activos asignados, para aumentar la productividad y efectividad en las diferentes actividades hacia el cliente final. Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa. Compararse con las empresas del sector en el mbito local y mundial (Benchmarking) ESQUEMA DE IMPLANTACIN

Slo se deben desarrollar indicadores para aquellas actividades o procesos relevantes al objetivo logstico de la empresa, para lo anterior, se deben tener en cuenta los siguientes pasos: 1- Identificar el proceso logstico a medir 2- Conceptualizar cada paso del proceso 3- Definir el objetivo del indicador y cada variable a medir 4- Recolectar informacin inherente al proceso 5- Cuantificar y medir las variables 6- Establecer el indicador a controlar 7- Comparar con el indicador global y el de la competencia interna 8- Seguir y retroalimentar las mediciones peridicamente 9- Mejorar continuamente el indicador

3. CLASES DE INDICADORES DE GESTION

Indicador de Utilizacin Cociente entre la capacidad utilizada y la disponible Utilizacin= Capacidad utilizada Capacidad disponible Indicador de Rendimiento Cociente entre la produccin real y la esperada Rendimiento= Nivel de Produccin Real Nivel de Produccin Esperado x 100

4. PRINCIPALES INDICADORES DE GESTIN

INDICADORES LOGSTICOS MS UTILIZADOS

1- ABASTECIMIENTO INDICADOR DESCRIPCIN FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Calidad de los Pedidos Generados

Nmero y porcentaje de pedidos de compras generadas sin retraso, o sin necesidad de informacin adicional.

Cortes de los problemas inherentes a la generacin errtica de pedidos, como: costo del lanzamiento de pedidos Productos Generados sin Problemas x 100 rectificadores, esfuerzo del personal de compras para identificar y resolver Total de pedidos generados problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios y prdida de ventas, entre otros.

Entregas perfectamente recibidas

Nmero y porcentaje de pedidos que no cumplen las especificaciones de calidad y Pedidos Rechazados x 100 servicio definidas, con desglose por proveedor Total de rdenes de Compra Recibidas

Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como: costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, coste de inspecciones adicionales de calidad, etc.

Nivel de cumplimiento de Proveedores

Consiste en calcular el nivel de efectividad en las entregas de mercanca de Pedidos Recibidos Fuera de Tiempo x 100 los proveedores en la bodega de producto Total Pedidos Recibidos terminado

Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que estn afectando el nivel de recepcin oportuna de mercanca en la bodega de almacenamiento, as como su disponibilidad para despachar a los clientes

2. INVENTARIOS INDICADOR DESCRIPCIN Proporcin entre las ventas y las existencias promedio. Indica el nmero de veces que el capital invertido se recupera a travs de las ventas. FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Las polticas de inventario, en general, deben mantener un elevado ndice de rotacin, por eso, se requiere disear polticas de entregas muy frecuentes, con tamaos muy pequeos. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una excelente comunicacin entre cliente y proveedor. Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materializacin inmediata y que esta corriendo con el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.

ndice de Rotacin de Mercancas

Ventas Acumuladas x 100 Inventario Promedio

ndice de duracin de Mercancas

Proporcin entre el inventario final y las ventas promedio del ltimo perodo. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene. Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lgico valorizado cuando se realiza el inventario fsico

Inventario Final Ventas Promedio

x 30 das

Exactitud del Inventario

Valor Diferencia ($) Valor Total de Inventarios

x 100

Se toma la diferencia en costos del inventario terico versus el fsico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribucin. Se puede hacer tambin para exactitud en el nmero de referencias y unidades almacenadas

3. ALMACENAMIENTO INDICADOR DESCRIPCIN Consiste en relacionar el costo del almacenamiento y el nmero de unidades almacenadas en un perodo determinado Porcentaje de manejo por unidad sobre los gastos operativos del centro de distribucin. FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y as decidir si es ms rentable subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.

Costo de Almacenamient o por Unidad

Costo de almacenamiento Nmero de unidades almacenadas

Costo por Unidad Despachada

Costo Total Operativo Bodega Unidades Despachadas

x 100

Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la bodega o centro distribucin.

Nivel de Cumplimiento Del Despacho

Consiste en conocer el nivel Nmero de despachos cumplidos x 100 de efectividad de los despachos de mercancas a los clientes en cuanto a los Nmero total de despachos requeridos pedidos enviados en un perodo determinado. Consiste en conocer el valor de mantener un metro cuadrado de bodega Costo Total Operativo Bodega x 100 rea de almacenamiento

Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de distribucin y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.

Costo por Metro Cuadrado

Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y as poder negociar valores de arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares.

4.TRANSPORTE INDICADOR Comparativo del Transporte (Rentabilidad Vs Gasto) Nivel de Utilizacin de los Camiones DESCRIPCIN Medir el costo unitario de transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio. Consiste en determinar la capacidad real de los camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para tomar la decisin acerca de contratar el transporte de mercancas o asumir la distribucin directa del mismo.

Costo Transporte propio por unidad x 100 Costo de contratar transporte por unidad Capacidad Real Utilizada x 100 Capacidad Real Camin (kg, mt3)

Sirve para conocer el nivel de utilizacin real de los camiones y as determinar la necesidad de optimizar la capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar transporte contratado

5. SERVICIO AL CLIENTE INDICADOR Nivel de cumplimiento entregas a clientes Calidad de la Facturacin DESCRIPCIN Consiste en calcular el porcentaje real de las entregas oportunas y efectivas a los clientes Nmero y porcentaje de facturas con error por cliente, y agregacin de los mismos. Consiste en calcular el porcentaje real de las facturas con problemas FRMULA IMPACTO (COMENTARIO) Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situacin impacta fuertemente al servicio al cliente y el recaudo de la cartera.

Total de Pedidos no Entregados a Tiempox100 Total de Pedidos Despachados Facturas Emitidas con Errores x 100 Total de Facturas Emitidas

Generacin de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la consiguiente prdida de ventas.

Causales de Notas Crdito

Total Notas Crdito Total de Facturas Generadas

x 100

Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa por errores en la generacin de la facturacin de la empresa y que inciden negativamente en las finanzas y la reputacin de la misma.

Pendientes por Facturar

Consiste en calcular el nmero de pedidos no facturados dentro del total de facturas

Total Pedidos Pendientes por Facturar x 100 Total Pedidos Facturados

Se utiliza para medir el impacto del valor de los pendientes por facturar y su incidencia en las finanzas de la empresa

6 . FINANCIEROS INDICADOR DESCRIPCIN Est pensado para controlar los gastos logsticos en la empresa y medir el nivel de contribucin en la rentabilidad de la misma. FRMULA IMPACTO (COMENTARIO)

Costos Logsticos

Costos Totales Logsticos x 100 Ventas Totales de la Compaa

Los costos logsticos representan un porcentaje significativo de las ventas totales, margen bruto y los costos totales de las empresas, por ello deben controlarse permanentemente. Siendo el transporte el que demanda mayor inters.

Mrgenes de Contribucin

Consiste en calcular el porcentaje real de los mrgenes de rentabilidad de cada referencia o grupo de productos

Venta Real Producto x 100 Costo Real Directo Producto

Sirve para controlar y medir el nivel de rentabilidad y as tomar correctivos a tiempo sobre el comportamiento de cada referencia y su impacto financiero en la empresa.

Ventas Perdidas

Consiste en determinar el porcentaje del costo de las ventas perdidas dentro del total de las ventas de la empresa De cada 100 pesos que se despachan, que porcentaje es atribuido a los gastos de operacin.

Valor Pedidos no Entregados x 100 Total Ventas Compaa

Se controlan las ventas perdidas por la compaa al no entregar oportunamente a los clientes los pedidos generados. De este manera se mide el impacto de la reduccin de las ventas por esta causa Sirve para costear el porcentaje de los gastos operativos de la bodega respecto a las ventas de la empresa.

Costo por cada 100 pesos despachados

Costos Operativos Bodegas x 100 Costo de las Ventas