Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais

1- AVALIAO DOS NIVEIS DE ESTOQUES Um problema importante a determinao do nvel de estoque mais econmico possvel para a empresa. Sabemos que os custos de estoques so influenciados por diversos fatores, tais como volume, disponibilidade, movimentao, mo-de-obra e o prprio recurso financeiro envolvido, e, dependendo da situao, cada varivel tem pesos que podem ter diversas magnitudes em razo da situao especfica. Uma das tcnicas utilizadas o enfoque da dimenso do lote econmico para manuteno de nveis de estoques satisfatrios e que denominamos de sistema mximo-mnimo1. O funcionamento do sistema mximo-mnimo visto esquematicamente na Figura 1, e tem a seguinte ao: cada produto ou material receber cinco informes bsicos - estoque mnimo que se deseja manter (Emin), o momento em que novas quantidades da pea devem ser compradas (PP), tempo necessrio para repor a pea (TR), a quantidade de peas que devem ser compradas, ou seja, o lote de compras (LC), e quando este lote comprado chega fbrica, temos o estoque mximo (Emax). E isto nos possibilita a manuteno dos nveis de estoques estabelecidos e que configurem um sistema automtico de suprimentos da manuteno de estoques onde novas ordens so emitidas, em funo das variaes do prprio nvel de estoque. Assim toda vez que o estoque fique abaixo do nvel de ponto de pedido emitida uma requisio de compras para a pea em especifico.

Figura 1: Controle do estoque mximo-mnimo Onde: TR = Tempo de Reposio da pea. PP = Ponto de colocao de um Pedido de Compra. LC = Quantidade a ser comprada para repor estoque mximo (Emax).
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MAYER, R. R. Production management. New York: McGraw-Hill/Book, 1998.

EMax = Volume mximo de peas em estoque. Emin = Volume mnimo de peas em estoque. Na Figura 1, podemos verificar que o Lote de Compra de 350 unidades, o Ponto de Pedido de 200 unidades, o Tempo de Reposio de 3,5 unidades de tempo, o Estoque mnimo de zero e o Estoque mximo de 350 unidades. Para podermos trabalhar e administrar adequadamente o sistema mximo-mnimo, necessrio calcularmos o tempo de reposio, o ponto de pedido, o lote de compra e o estoque de segurana. Tempo de Reposio (TR) Quando emitimos um pedido de compra, decorre um espao de tempo que vai desde o momento de sua solicitao no almoxarifado, colocao do pedido de compra e passando pelo processo de fabricao em nosso fornecedor at o momento em que o recebemos e o lote estiver liberado para produo em nossa fbrica. Portanto, o TR composto de trs elementos, conforme a seguir: 1. tempo para elaborar e confirmar o pedido junto ao fornecedor; 2. tempo que o fornecedor leva para processar e entregar-nos o pedido; 3. tempo para processar a liberao do pedido em nossa fbrica. TR = 1 + 2 + 3 Como podemos perceber, duas variveis do TR (1 e 3) so dependentes de aes de nossa empresa, e que poderemos reduzi-lo ao mximo possvel, tendendo-o a zero. Quanto ao item 2, varivel de nosso fornecedor, dependente de uma boa negociao que devemos manter com ele para, tambm, reduzi-lo ao menor tempo possvel. Ponto de Pedido (PP) E a quantidade de peas que temos em estoque e que garante o processo produtivo para que no sofra problemas de continuidade, enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposio. Isso quer dizer que quando um determinado item de estoque atinge seu ponto de pedido deveremos fazer o ressuprimento de seu estoque, colocando-se um pedido de compra. Para calcular o Ponto de Pedido utiliza-se a frmula abaixo: PP = (C x TR) + ES Onde: PP = Ponto de Pedido C = Consumo normal da pea

TR = Tempo de reposio ES = Estoque de Segurana Para melhor compreender o clculo, vamos acompanhar o exemplo 1. Exemplo 1. Determinada pea consumida em 2.500 unidades mensalmente e sabemos que seu tempo de reposio de 45 dias. Ento, qual seu Ponto de Pedido (PP), uma vez que seu estoque de segurana de 400 unidades? PP = (C x TR) + ES C = 2.500 unidades por ms TR = 45 dias = 1,5 ms ES = 400 unidades PP = (2.500 x 1,5) + 400 PP = 3.750 + 400 PP = 4.150 unidades Observao: Como o consumo est sendo medido em ms, deveremos usar a mesma unidade para o tempo de reposio. Portanto 45 dias igual a 1,5 ms. Estoque Real (ER) Quantidade (saldo) de material existente em estoque no almoxarifado da empresa. Estoque Virtual (EV) Estoque real acrescido das quantidades de encomendas em andamento. EV = ER + Encomendas Lote de Compra (LC) a quantidade de peas especificadas no pedido de compra, que estar sujeita poltica de estoque de cada empresa. LC = Emax - EV Observao: Existem outras maneiras para o clculo do lote de compras, tais como: Lote econmico de compras, pedido inicial, Saldo em estoque igual ao nvel de reposio e Saldo em estoque abaixo do nvel de reposio, que no sero objeto desse estudo.

Estoque Mximo (Emax) o resultado da soma do estoque de segurana mais o lote de compra. O nvel mximo de estoque normalmente determinado de forma que seu volume ultrapasse a somatria da quantidade do estoque de segurana com o lote em um valor que seja suficiente para suportar variaes normais de estoque em face de dinmica de mercado, deixando margem que assegure, a cada novo lote, que o nvel mximo de estoque no cresa e onere os custos de manuteno de estoque. Emax = ES + LC Exemplo 2. Qual o estoque mximo de uma pea cujo lote de compra de 1.000 unidades e o estoque de segurana igual metade do lote de compra? Emax ES + LC Emax = (1.000 2) + 1.000 Emax = 500 + 1.000 = 1.500 unidades Estoque de Segurana (Emin) Tambm conhecido por estoque mnimo ou estoque reserva, uma quantidade mnima de peas que tem que existir no estoque com a funo de cobrir as possveis variaes do sistema, que podem ser: eventuais atrasos no tempo de fornecimento (TR) por nosso fornecedor, rejeio do lote de compra ou aumento na demanda do produto. Sua finalidade no afetar o processo produtivo e, principalmente, no acarretar transtornos aos clientes por falta de material e, conseqentemente, atrasar a entrega de nosso produto ao mercado. Um fato importante a ser explanado referente ao valor do estoque de segurana, visto que o ideal termos esse estoque igual a zero, porm, sabemos que dentro de uma organizao, os materiais no so utilizados em uma taxa uniforme, e que, tambm, o tempo de reposio para qualquer produto no fixo e garantido por nossos fornecedores em razo das variveis de mercado. Sob esses aspectos, fica muito difcil estabelecer como zero o estoque de segurana, porm no impossvel. Ento, como estamos envolvidos com a realidade das organizaes e as variveis ambientais, necessitamos estabelecer um estoque de segurana que garanta a continuidade do processo produtivo em razo dos fatos anteriormente enumerados. Por exemplo, uma empresa que tem em determinado produto o consumo mensal de 3.000 unidades e o tempo de reposio de sua matria-prima seja de 20 dias e seu estoque de segurana igual a zero, e, se esse processo fosse sempre constante, a empresa colocaria um pedido de 3000 unidades quando seu estoque estivesse com saldo de 2.000 unidades, e o novo pedido chegaria no momento exato em que o estoque chegasse a zero, que seria, nesse caso especfico, o estoque de segurana, que o ideal. Na realidade, porm, o que ocorre bem diferente. Pode acontecer de determinado pedido atrasar 10 dias, e a

empresa ficaria 1/3 do ms sem material para produzir seu produto e atrasaria sua entrega ao cliente. Tambm pode ocorrer o aumento da demanda, por exemplo, em 20% e novamente teramos atrasos na entrega do produto; em ambos os casos, teramos aumento dos custos, prejudicando assim nossa imagem no mercado. A situao mais cmoda adotar um estoque de segurana que supra toda e qualquer variao do sistema; porm, isso implicar custos elevadssimos e que talvez a empresa poder no suportar. Ento, a soluo determinar um estoque de segurana que possa otimizar os recursos disponveis e minimizar os custos envolvidos. Assim, teremos um estoque de segurana que ir atender a fatos previsveis dentro de seu plano global de produo e sua poltica de grau de atendimento. ES = C k Onde: ES = Estoque de Segurana C = Consumo medido no perodo k = Coeficiente de grau de atendimento

Observao: (k) um coeficiente de fator de risco dado em porcentagem, que definido pelo administrador em funo de sua sensibilidade e informaes que colhe junto a vendas e a suprimentos. Exemplo 3. Uma empresa necessita definir o Estoque de Segurana de determinado produto que tem uma demanda mdia mensal de 600 unidades e, para tanto, o gerente de logstica definiu um grau de risco de 35%. Nesse caso, qual seria o estoque de segurana? ES = C x k ES = 600 x 0,35 ES = 210 unidades 2- CUSTO DE ARMAZENAGEM Uma das tarefas mais importantes dentro da administrao de estoques a definio dos nveis de estoques que podem ser economicamente mantidos e a deciso sobre as quantidades, pois devemos levar em considerao as vantagens e desvantagens dos custos diretos e associados a cada produto estocado. Os estoques desempenham funes importantes no gerenciamento global da organizao. Tanto nos ajuda a compensar possveis falhas nas projees de demanda como a melhor utilizar os recursos humanos e fsicos da manufatura. Outro fator a resultante de fortes flutuaes na demanda e que com um estoque mais elevado e regulador permite-nos programar a

produo sem grandes oscilaes, otimizando recurso de manufatura, logicamente com maior estoque e custos elevados. Portanto, defrontamos-nos com fatores que encorajam a manuteno de estoques mais elevados e outros que nos ensejam a manter o mnimo estoque possvel. Para que possamos melhor administrar os estoques, devemos calcular quais os custos que os afetam. Os fatores que compem o custo de armazenagem so: custo de edificaes; custo de manuteno; custo de materiais; custo de pessoal.

Custo de materiais o valor real de todos os materiais que esto na empresa, parados ou sendo usados para atender demanda de mercado. Est composto de matria-prima, material auxiliar, material de manuteno, material de escritrio, material em processo (work in process) e produto acabado. E o custo financeiro do dinheiro correspondente a todos esses materiais parados. Custo de pessoal o custo mensal de toda mo-de-obra envolvida em atividades de estoques, tais como pessoal de manuseio, de controle e gerenciamento, inclusive com os encargos trabalhistas. Custo de equipamentos e manuteno So as despesas mensais para manter os estoques, incluindo a depreciao dos equipamentos, o maquinrio a utilizado e suas despesas de manuteno. Custos de edificaes o custo correspondente ao aluguel das edificaes que so destinadas estocagem, seus impostos e seguros. Esses fatores componentes do custo de armazenagem so calculados com base nos estoques mdios das matrias-primas e produtos e nas despesas mensais dos demais componentes. O custo de armazenagem diretamente proporcional ao tempo e quantidade de peas em estoque. O clculo de Custo de Armazenagem uma ferramenta importante para avaliar a gesto integrada de uma organizao e o quanto est perdendo com seu capital parado em estoques. Podemos calcular o custo de armazenagem para cada item de estoque e para todo o estoque. Normalmente, as empresas calculam o custo total de armazenagem e, quando h necessidade de calcular custos especficos de alguns

produtos, fazem-no com ajuda da Curva ABC. Apresentaremos duas frmulas para efetuar o clculo do custo de armazenagem, uma para peas e outra para todo o estoque. Frmula para o custo de armazenagem para peas CA = [Q 2] P T i Frmula para o custo de armazenagem geral CA = {[(Q 2) P] + Df} T i Onde: CA = Custo de armazenagem anual Q = Quantidade de peas em estoque P = Preo unitrio por pea T = Perodo de estocagem Df = Despesas de material auxiliar, de manuteno, de edificaes, de equipamentos, de mo-de-obra etc. i = Taxa de juros, custo do dinheiro no perodo Exemplo 4. Vamos calcular o custo de armazenagem anual de um item de estoque, a engrenagem xyz e de todo o estoque de uma empresa que nos forneceu os seguintes dados: 200 engrenagens xyz em estoque, que custa R$ 25,00 a unidade; R$ 1.250.000,00 de estoques (matria-prima, WIP e estoque acabado); R$ 85.000,00 mensais de gastos gerais da rea de materiais; R$ 15.000,00 mensais de gastos com pessoal (sem encargos); R$ 25.000,00 de despesas gerais de compras; 80% de encargos da folha salarial; 22% de custo do dinheiro ao ano.

1- Clculo do custo de armazenagem da engrenagem xyz CA = [Q 2] x P x T x i CA = [200 2] x R$ 25,00 x 1 x 0,22 CA = 100 x R$ 25,00 x 0,22 CA = R$ 550,00 Portanto, o custo anual de armazenagem das engrenagens de R$ 550,00.

2- Clculo do custo de armazenagem de todo o estoque CA = {[(Q 2) x P] + Df} T x i [(Q 2) x P] = R$ 1.250.000,00 2 [(Q 2) P] = R$ 625.000,00 Df = R$ 85.000,00 + R$ 15.000,00 + (R$ 15.000,00 x 0,8) = R$ 112.000,00 CA = {R$ 625.000,00 + R$ 112.000,00} x 1 x 0,22 CA = R$ 737.000,00 x 0,22 CA = R$ 162.140,00 O custo anual de armazenagem de R$ 162.140,00. 3- AVALIAO DE ESTOQUE A gesto de estoque tem, alm da preocupao com quantidades, a busca constante da reduo dos valores monetrios de seus estoques, atuando para mant-los os mais baixos e dentro de nveis de segurana, tanto financeiro, quanto aos volumes para atender demanda. Mesmo no sendo uma funo executiva, tal funo constitui, sem dvida, uma das atividades mais importantes de uma empresa de manufatura. Muitas empresas chegam falncia por imobilizar elevadas somas de capital em estoques, faltando-lhes recursos financeiros para capital de giro. Uma atividade importante dentro do conjunto da gesto de estoque prever o valor do estoque em intervalo de tempo adequado e gerenci-lo, comparando-o com o planejado, e tomar as devidas aes quando houver desvios de rota. Os fatores que justificam a avaliao de estoque so: a) assegurar que o capital imobilizado em estoques seja o mnimo possvel; b) assegurar que estejam de acordo com a poltica da empresa; c) garantir que a valorizao do estoque reflita exatamente seu contedo; d) o valor desse capital seja uma ferramenta de tomada de deciso; e) evitar desperdcios como obsolescncia, roubos, extravios etc. Portanto, torna-se imperiosa uma perfeita avaliao financeira do estoque para proporcionar informaes exatas e atualizadas das matrias-primas e produtos em estoques sob responsabilidade da empresa. Essa avaliao feita com base nos preos dos itens que temos em estoque. O valor real de estoque que dispomos feito por dois processos; um por meio das fichas de controle de cada item de estoque, e o segundo por meio de inventrio fsico. No primeiro processo, a empresa o utiliza para estipular o preo de seu produto e valorizao continua de seu estoque e, tambm, para controlar a gesto integrada da empresa. Nesse procedimento, podemos avaliar os estoques pelos mtodos de custo mdio, Peps ou Fifo e Ueps ou Lifo, conforme descritos a seguir:

1- Fifo (First In, First Out) ou Peps (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) Este mtodo baseado na cronologia das entradas e sadas. O procedimento de baixa dos itens de estoque feito para ordem de entrada do material na empresa, o primeiro que entrou ser o primeiro que sair, e assim utilizarmos seus valores na contabilizao do estoque. Para melhor compreender esse procedimento, iremos discutir o exemplo 1 a seguir, sobre um item de estoque de uma empresa hipottica.

2- Lifo (Last In, First Out) ou Ueps (ltimo a Entrar, Primeiro a Sair) Esse mtodo tambm baseado na cronologia das entradas e sadas, e considera que o primeiro a sair deve ser o ltimo que entrou em estoque, portanto, sempre teremos uma valorizao do saldo baseada nos ltimos preos. E um procedimento muito utilizado em economias inflacionrias, facilitando a contabilizao dos produtos para definio de preos de venda e refletindo custos mais prximos da realidade de mercado.

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RESUMO A administrao dos estoques uma ao que sofre interferncia e influncia de diversos fatores e que acarreta benefcios, facilidade e pronto atendimento ao cliente, e decorrentes de manter produtos estocados. Uma das mais importantes atitudes equilibrar esses custos com os benefcios que ir proporcionar a respeito de sua eficincia operacional, sistemas de manuseio, metodologia de aquisio, padres de suprimentos e, principalmente, atendimento ao cliente. O administrador deve estabelecer regras e mtodos de decises sobre os itens e suas quantidades em estoque para que o desempenho e o controle de todos os recursos de armazenagem sejam eficientes e possamos otimiz-los. O estoque deve atuar como um elemento regulador do fluxo de materiais dentro da empresa para suprir o processo de produo e disponibilizar produtos ao mercado. A anlise detalhada e constante dos estoques imperiosa para que o administrador da rea de materiais possa ter controle de seus recursos a fim de que seja compatvel a demanda esperada, visto que ele estar ditando os volumes de capital envolvido estoque como, tambm, poder levar sua organizao vantagem competitiva.

4- BIBLIOGRAFIA UTILIZADA POZO, Hamilton. Administrao de Recursos Materiais e Patrimoniais: uma abordagem logstica. 3. ed. So Paulo: Atlas, 2004. VIANA, Joo Jos. Administrao de Materiais: um enfoque prtico. So Paulo: Atlas, 2002. DIAS, Marco Aurlio P. Administrao de materiais: uma abordagem logstica. 4. ed. So Paulo: Atlas, 1993.

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