UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA

MANUAL DE GESTO DE CONTRATOS

VIOSA MINAS GERAIS Outubro de 2008

Sumrio

Apresentao

Parte I - Normas gerais licitaes e contratos - Lei 8.666/93 1. Projeto Bsico 2. O Gestor de contrato 3. Termo Contratual 4. Pagamento Parte II - Servios Terceirizados Decreto 2.271 1. Pontos importantes a serem observados para a contratao de servios 2. Procedimentos do gestor do contrato 3. Obrigaes da contratada 4. Gerenciamento do contrato 5. Concluso Guia de Fiscalizao dos Contratos de Terceirizao 1. Fiscalizao inicial 2. Fiscalizao mensal 3. Fiscalizao diria 4. Fiscalizao especial Anexos Anexo I Atribuies do gestor de contrato Anexo II Relao de pagamentos efetuados Anexo III Ocorrncias na execuo do contrato Anexo IV Sugesto para aplicao de sanes

APRESENTAO

Este

manual

agrupa

determinaes

legais,

conceitos,

instrues ou orientaes tcnicas destinadas a subsidiar os gestores de contratos na execuo da sua misso. As aquisies de bens e as contrataes de servios ou de obras para atender as atividades e servios da UFV dependem das atividades de planejamento e programao e da definio de objetos, materializadas em Projetos Bsicos ou Termos de Referncias, destinados a instruir e integrar os Editais de Licitaes. Cabe s chefias ou servidores, com o necessrio atividades, conhecimento investidos das tcnico, desempenhar estas de atribuies de gestores

contratos, para participar da preparao dos procedimentos licitatrios, indicar a proposta que atende ao objeto licitado, exercer a fiscalizao do contrato, declarar/atestar a efetividade da execuo das avenas, etc. Os normativos legais determinam que a Administrao faa a designao formal do gestor de contrato e que o contrato seja executado fielmente pelas partes, de acordo com as clusulas avenadas e as normas legais. A designao investe o gestor com os poderes para fiscalizar e atestar a efetividade da execuo do contrato, bem como materializar a sua declarao de "Atesto" que os quantitativos e valores constantes da nota fiscal/fatura apresentada pela contratada esto corretos e vinculados ao contrato, a nota de

empenho, ao objeto que se deve pagar; a importncia exata a pagar; e a quem se deve pagar a importncia para extinguir a obrigao. Este manual apresenta, em duas partes, o referencial legal aplicvel, os conceitos e orientaes, com os comentrios, aplicveis aos atos do gestor de contrato e da execuo do contrato. A Parte I trata das normas gerais de licitaes e contratos estabelecidas pela Lei 8.666/93; o texto disponibilizado foi adaptado do Manual do Gestor de Contratos do STJ 2005, que referencial nas entidades da administrao pblica. A Parte II elege especificamente a contratao de servios terceirizados, de natureza continuada, normatizados pelo Decreto ateno. Outra orientao tambm fundamental que na gesto dos contratos no pode haver o interesse ou a vontade do gestor ou da Administrao. Dever prevalecer o interesse pblico, na conformidade com os princpios bsicos da impessoalidade, da legalidade, da moralidade, da probidade administrativa e da vinculao ao instrumento contratual. 2.271/97, cujos contratos demandam especial

PARTE I Lei 8.666/93 Normas gerais de licitaes e contratos

Texto Adaptado do Manual do Gestor de Contratos do STJ

1. Projeto Bsico
1.1 Definio Artigo 6 Inciso IX da Lei 8.666/93 O Projeto Bsico o documento que propicia Administrao conhecer o objeto que se quer licitar, de forma detalhada, clara e precisa. Deve permitir ao licitante as informaes necessrias boa elaborao de sua proposta. 1.2 Requisitos a serem exigidos no procedimento licitatrio Relacionar os pr-requisitos empresariais, cientficos, tcnicoprofissionais ou pessoais dos interessados, como por exemplo: 1 Registro ou inscrio na entidade profissional competente; 2 comprovar aptido para desempenho de atividade pertinente e compatvel com o objeto, mediante apresentao de atestado de capacidade tcnica; 3 indicar o sindicato de que fazem parte os empregados que realizaro os servios e a data-base da categoria; 4 no subcontratar, ceder ou transferir, total ou parcialmente, o compromisso a ser assumido; 5 vistoriar as instalaes e equipamentos envolvidos no objeto e declarar essa vistoriam por meio de seu responsvel tcnico (engenheiro) e demais profissionais que julgar pertinentes; 6 indicar a marca e caractersticas dos materiais a serem empregados; 7 arcar com todas as despesas diretas e indiretas relativas execuo dos servios, incluindo-se as atinentes a emolumentos, taxas, licenas, de modo a que no reste quaisquer nus adicionais alm do valor proposto pela interessada; 8 garantir totalmente os servios executados e os materiais empregados por perodo mnimo de cinco anos, a contar do recebimento definitivo; 9 apresentar as principais caractersticas de cada um dos equipamentos, alm das especificaes obrigatrias, como marca, modelo, cdigo de identificao nico

(interno do interessado ou do fabricante), quantidades, incluindo seus componentes expansveis, opcionais ou que possam oferecer variao de configurao, tais como discos, memrias, placas adaptadoras etc.; 10 apresentar, manuais, catlogos, folhetos, impressos ou publicaes originais do fabricante; 11 apresentar amostra de materiais/servios para fins de verificar a adequao dos mesmos com as especificaes do objeto. 1.3 Obrigaes a serem exigidas da empresa a ser contratada Relacionar as obrigaes a serem exigidas da empresa contratada, como por exemplo: 1 Manter seus empregados sujeitos s normas disciplinares da UFV; 2 fornecer, sempre que solicitado pelo contratante, cpia integral da folha de pagamento; 3 responsabilizar-se por danos causados aos equipamentos e/ou outros bens de propriedade do CONTRATANTE, ou de terceiros, ocasionados por seus funcionrios, em virtude de dolo ou culpa, quando na execuo do objeto contratado; 4 a contratada fornecer, sem nus adicionais, uniformes completos aos funcionrios destacados para a prestao dos servios, conforme descrito em anexo, bem como fornecer todos os equipamentos de proteo individual e coletiva sempre que necessrio execuo dos servios; 5 a contratada dever corrigir, s suas expensas, todos os servios executados em que se verificarem imperfeies, vcios ou incorrees, dentro do prazo estipulado, em cada caso, pelo contratante. 1.4 Execuo das prestaes do contrato Artigo 66 da Lei 8.666/93 As formas de execuo devem estar definidas; devero ser observados aspectos, como:

A forma em que o objeto ser solicitado (requisio por escrito, e-mail, fax, ofcio, etc); dias e horrios da execuo do objeto; locais de execuo do objeto; fases de execuo do objeto; orientaes que a contratada dever observar na execuo do objeto.

1.5 Recebimento do Objeto Artigo 73 c/c Artigo 74 da Lei 8.666/93 importante informar todos os aspectos que envolvero o recebimento do objeto. A seguir esto elencados alguns itens importantes a serem considerados: 1 Dias e horrios em que se dar o recebimento do objeto ou a prestao do servio; 2 local de entrega; 3 trmites que a contratada dever seguir para realizar a entrega; 4 previso de entrega que poder incluir a instalao; 5 indicao de comisso de recebimento, se for o caso; 6 recebimento provisrio e definitivo; 7 forma que o objeto, no caso de fornecimento ou aquisio, dever ser entregue pela empresa contratada, tipo de embalagem, previso contra danos no transporte e manuseio; 8 como ser efetuada a desembalagem; 9 necessidade de realizao de exame; 10 previso para capacitao tcnica acerca dos produtos adquiridos, (carga horria, nmero de treinandos, contedo programtico, objetivo do treinamento, dias e horrios do treinamento, material de treinamento, etc.). 1.6 Prazos O projeto bsico dever prever, de acordo com a natureza de seu objeto, dentre outros prazos, os de incio de etapas de execuo, de concluso, de entrega, de testes, observao, garantia tcnica, recebimento definitivo, no caso de fornecimento de bens, o prazo que a contratada ter para

entregar os bens solicitados pelo contratante ou para substituir o produto rejeitado. 1.7 Garantias 1.7.1 Garantia Tcnica A contratada obrigada a reparar, corrigir, remover, reconstruir ou substituir, suas expensas, o objeto do contrato em que se verificarem vcios, defeitos ou incorrees resultantes da execuo ou de materiais empregados. O gestor dever informar o prazo de garantia tcnica pretendido. 1.7.2 Garantia Contratual - Artigo 56 da Lei 8.666/93. Avaliar a necessidade da exigncia de garantia, de acordo com a complexidade do objeto do contrato, visando assegurar sua execuo e evitar prejuzos ao patrimnio pblico. O valor da garantia contratual no poder exceder a 5% (cinco por cento) do valor do contrato, exceto para obras, servios e fornecimento de grande vulto envolvendo alta complexidade tcnica e riscos financeiros considerveis, demonstrados atravs de parecer tecnicamente aprovado pela autoridade competente, que o limite da garantia poder ser elevado para at 10% do valor do contrato. Caso seja verificada a necessidade de prestao de garantia contratual, o contratado pode optar por uma das seguintes modalidades: 1 Cauo em dinheiro; 2 cauo em ttulos da dvida pblica; 3 seguro-garantia; 4 fiana bancria. O gestor dever autorizar expressa e formalmente, quando do trmino da vigncia do contrato, a liberao da garantia em favor da contratada, e, no caso de garantia prestada em dinheiro, a devoluo ser feita aps atualizada. 1.8 Vigncia Artigo 57 da Lei 8.666/93 O gestor dever informar o prazo de vigncia do contrato. A Lei 8.666/93 estabelece que os contratos devem ter sua

vigncia limitada aos respectivos crditos oramentrios, em observncia ao princpio da anualidade do oramento. Portanto, os contratos vigoram at 31 de dezembro do exerccio financeiro em que foram formalizados, independentemente da data em que iniciaram. A Lei 8.666/93, porm, admite excees para que os contratos possam ultrapassar a vigncia dos respectivos crditos oramentrios, so elas: 1 Os servios a serem executados de forma contnua, que podero ter a sua durao prorrogada por at 60 meses. Exemplo: servios de limpeza, conservao e vigilncia, telefonia, energia eltrica, etc; 2 aluguel de equipamentos e utilizao de programas de informtica, que que podero ter durao prorrogada por at 48 meses. Exemplo: licena de uso de software. 1.9 Estimativa de Custos Artigo 16, inciso I da LC 101/00, c/c artigo 7, 2, da Lei 8.666/93. A Lei 8.666/93 preceitua que as obras e os servios somente podero ser licitados quando existir oramento detalhado em planilhas que expressem a composio de todos os seus custos unitrios, alm de ampla pesquisa de mercado, com pelo menos trs empresas do ramo ou em rgos da Administrao Pblica que mantenham contratos semelhantes, a fim de embasar as estimativas de custos. O gestor dever prever a estimativa do impacto oramentriofinanceiro no exerccio em que o contrato entrar em vigor, bem como nos dois anos subseqentes. Exemplo: No caso de aquisio de veculos devero ser previstos os gastos com seguro, manuteno, combustvel e etc.

2. O Gestor de contrato
2.1 Definio O gestor o representante da administrao para acompanhar a execuo do contrato. Assim, deve agir de forma pr-ativa e preventiva, observar o cumprimento, pela

contratada, das regras previstas no instrumento contratual, buscar os resultados esperados no ajuste e trazer benefcios e economia para o UFV 2.2 Obrigatoriedade - Artigo 58, inciso III, c/c artigo 67 da Lei 8.666/93 Por imposio legal a execuo do contrato ser acompanhada e fiscalizada por representante da administrao, especialmente designado para a funo de gestor, para tomar as providncias necessrias ao fiel cumprimento do ajuste, tendo por parmetro os resultados previstos no contrato. As decises e providncias que ultrapassarem a sua competncia devero ser encaminhadas a seus superiores, em tempo hbil, para a adoo das medidas convenientes. 2.3 Designao do Gestor A indicao do gestor, pelo Pr-Reitor responsvel pelas atividades objeto do Contrato, recair sobre servidor da unidade. A designao ser feita por Portaria. 2.4 Perfil do Gestor A Lei 8.666/93 no faz referncia expressa ao perfil do gestor do contrato. Todavia, em face da relevncia do encargo, importante que o servidor designado seja dotado de certas qualificaes, tais como: a) Gozar de boa reputao tica-profissional; b) possuir conhecimentos especficos do objeto a ser fiscalizado; c) no estar, preferencialmente, respondendo a processo de sindicncia ou processo administrativo disciplinar; d) no possuir em seus registros funcionais punies em decorrncia da prtica de atos lesivos ao patrimnio pblico, em qualquer esfera do governo; e) no haver sido responsabilizado por irregularidades junto ao Tribunal de Contas da Unio; f) no haver sido condenado em processo criminal por crimes contra a Administrao Pblica, capitulados no Ttulo XI,

Captulo I, do Cdigo Penal Brasileiro, na Lei 7.492/1986 e na Lei 8.429/1992. 2.5 Atribuies do Gestor A eficincia de um contrato est diretamente relacionada com o acompanhamento de sua execuo. O gestor do contrato tem grande responsabilidade pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento. A Lei 8.666/93 atribui ao gestor autoridade para acompanhar sistematicamente o desenvolvimento do contrato, o que lhe possibilita corrigir, no mbito da sua esfera de ao e no tempo certo, eventuais irregularidades ou distores existentes. Conforme o art. 66 da Lei 8.666/93, o contrato dever ser executado fielmente pelas partes, de acordo com as clusulas estabelecidas e as normas constantes da citada lei, respondendo cada qual pelas conseqncias de sua inexecuo total ou parcial. 2.6 Responsabilidades do Gestor O gestor do contrato, por fora de atribuies formalmente estatudas, tem particulares deveres que, se no cumpridos, podero resultar em responsabilizao civil, penal e administrativa. A Lei 8.112/1990, em seu artigo 127, prev as penalidades disciplinares a serem aplicadas aos servidores pelo exerccio irregular de atribuies a eles afetas, que so: a) advertncia; b) suspenso; c) demisso; d) cassao de aposentadoria ou disponibilidade; e) destituio de cargo em comisso; f) destituio de funo comissionada. Na aplicao dessas penalidades, sero consideradas a natureza e a gravidade da infrao cometida, bem como os danos que dela provierem para o servio pblico. As sanes administrativas podero cumular-se com as sanes civis e penais, sendo independentes entre si.

De acordo com o artigo 122 da Lei 8.112/1990, a responsabilidade civil decorre de ato omisso ou comissivo, doloso ou culposo, que resulte em prejuzo ao errio ou a terceiros. No que se refere responsabilidade penal, esta abrange os crimes e as contravenes imputadas ao servidor nessa qualidade, conforme preconiza o artigo 123 da citada lei. Se comisso de sindicncia ou de processo administrativo disciplinar concluir que a infrao constitui ilcito penal, os autos sero encaminhados ao Ministrio Pblico. So crimes contra a Administrao Pblica: improbidade administrativa, aplicao irregular de dinheiro pblico, leso aos cofres pblicos e dilapidao nacional e corrupo.

3. Termo Contratual
3.1 Resciso - Artigo 77 a 80 da Lei 8.666/93 A inexecuo total ou parcial do contrato pode acarretar a sua resciso, com as conseqncias estabelecidas no prprio contrato e previstas em lei ou regulamento. So motivos para resciso do contrato: 1- O no cumprimento ou cumprimento irregular de clusulas contratuais, especificaes, projetos ou prazos; 2- a lentido do seu cumprimento, levando a Administrao a comprovar a impossibilidade da concluso da obra, do servio ou do fornecimento, nos prazos estipulados; 3- o atraso injustificado no incio da obra, servio ou fornecimento; 4- a paralisao da obra, do servio ou do fornecimento, sem justa causa e prvia comunicao Administrao; 5- a subcontratao total ou parcial do seu objeto, a associao do contratado com outrem, a cesso ou transferncia, total ou parcial, da execuo do objeto, bem como a fuso, ciso ou incorporao da contratada, quando no admitida no ato convocatrio e no contrato; 6- o desatendimento das determinaes regulares da autoridade designada para acompanhar e fiscalizar a sua execuo, assim como as de seus superiores;

7- o cometimento reiterado de faltas na sua execuo; 8- a decretao de falncia ou a instaurao de insolvncia civil; 9- a dissoluo da sociedade ou o falecimento do contratado; 10- a alterao social, a modificao da finalidade ou da estrutura da empresa, que prejudique a execuo do contrato; 11- razes de interesse pblico de alta relevncia e amplo conhecimento, justificadas e determinadas pela mxima autoridade da esfera administrativa a que est subordinada a Administrao, e exaradas no processo administrativo a que se refere o contrato; 12- a supresso, por parte da Administrao, de obras, servios ou compras, acarretando modificao do valor inicial do contrato alm do limite permitido; 13- a suspenso de sua execuo, por ordem escrita da Administrao, por prazo superior a 120 (cento e vinte) dias, salvo em caso de calamidade pblica, grave perturbao da ordem interna ou guerra, ou ainda por repetidas suspenses que totalizem o mesmo prazo, independentemente do pagamento obrigatrio de indenizaes pelas sucessivas e contratualmente imprevistas desmobilizaes e mobilizaes, e outras previstas, assegurando ao contratado, nesses casos, o direito de optar pela suspenso do cumprimento das obrigaes assumidas at que seja normalizada a situao; 14- o atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela Administrao, decorrentes de obras, servios ou fornecimento, ou parcelas deste, j recebidos ou executados, salvo em caso de calamidade pblica, grave perturbao da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o direito de optar pela suspenso do cumprimento de suas obrigaes at que seja normalizada a situao. 3.2 Prorrogao da Vigncia do Contrato - Artigo 57 da Lei 8.666/93

O prazo contratual para a prestao de servios de natureza continuada pode ser prorrogado por iguais e sucessivos perodos, at o limite de 60 (sessenta) meses, a fim de que se possa obter preos e condies mais vantajosos para a Administrao. Dever ser informado unidade de Contratos, nos respectivos autos, o interesse na prorrogao do contrato sob sua responsabilidade, apresentando: Avaliao de desempenho da contratada; levantamento de informaes quanto aos aspectos tcnicos e mercadolgicos que comprovem a existncia de condies e preos vantajosos para a Administrao, por meio de pesquisa de mercado realizada em pelo menos trs empresas do ramo ou em rgos da Administrao Pblica que mantenham contratos semelhantes; manifestao da contratada em relao prorrogao e ao reajuste de preos; nos casos de prorrogao de contratos de prestao de servios, anexar aos autos cpia da conveno coletiva de trabalho, devidamente registrada na Delegacia Regional do Trabalho, ou do Dissdio Coletivo; nos caso de dispensa e inexigibilidade de licitao informar se a contratada continua mantendo, em relao execuo do objeto, as condies que ensejaram sua contratao, de conformidade com a fundamentao legal pertinente. Na hiptese em que os contratos no puderem ser prorrogados em virtude de expirao do prazo limite de vigncia, dever ser elaborado Projeto Bsico visando elaborao de novo procedimento licitatrio. O processo, contendo o pedido de prorrogao ou novo projeto bsico, dever ser encaminhado antes da expirao da vigncia do respectivo contrato, nos seguintes prazos: At 60 (sessenta) dias para os procedimentos relativos inexigibilidade e dispensa de licitao; at 90 (noventa) dias para os procedimentos relativos licitao nas modalidades de Convite e Prego;

at 120 (cento e vinte) dias para os procedimentos relativos licitao nas modalidades de Tomada de Preos e Concorrncia.

importante observar o cumprimento dos sobreditos prazos, pois a elaborao da minuta do contrato, bem como a do edital, exige detalhada anlise do projeto bsico. Vale ressaltar que os trmites processuais obrigatrios e o prprio procedimento licitatrio necessitam de tempo considervel. Os contratos somente podero ser prorrogados caso no tenha havido interrupo do prazo de vigncia, ainda que a interrupo tenha ocorrido por apenas um dia. 3.3 As Alteraes Contratuais - Artigo 65 da Lei 8.666/93 Os contratos podero ser alterados desde que haja interesse da Administrao para atender ao interesse pblico. Para que as alteraes sejam consideradas vlidas devem ser justificadas por escrito e previamente autorizadas pela autoridade competente para celebrar o contrato. As alteraes podem ser unilaterais ou por acordo entre as partes. 3.3.1 Alteraes Unilaterais A alterao unilateral pode ocorrer nas seguintes situaes: Alterao qualitativa: quando a Administrao necessitar modificar o projeto ou as especificaes para melhor adequao tcnica aos seus objetivos. Alterao quantitativa: quando for necessria a modificao do valor do contrato em razo do acrscimo ou diminuio nos quantitativos do seu objeto. 3.3.2 Alteraes por Acordo entre as Partes Podem ocorrer, por exemplo: Quando for conveniente substituir a garantia efetuada para execuo do contrato; quando for necessria a modificao do regime de execuo da obra ou servios ou do fornecimento;

quando for necessria modificao da forma de pagamento, por imposio de circunstncias que surgirem aps a assinatura do contrato, devendo ser mantido seu valor inicial atualizado; quando for necessrio restabelecer as relaes inicialmente pactuadas, objetivando a manuteno do equilbrio econmico-financeiro inicial do contrato.

3.3.3 Acrscimos e Supresses A administrao pode alterar o contrato quando forem necessrios acrscimos ou supresses nas compras, obras ou servios, desde que previsto no Edital e respeitados os seguintes limites: Para compras, obras ou servios: acrscimos ou supresses de at 25% do valor atualizado do contrato. para reforma de edifcio ou equipamento: acrscimos at o limite de 50% do valor atualizado do contrato. Acima desses percentuais, somente so permitidas supresses desde que resultante de acordo celebrado entre as partes. Independentemente dessa possibilidade, as alteraes podero ser evitadas se houver adequado planejamento para compras e servios, pois como fato no previsto, gera descontrole oramentrio. Os prazos de execuo do objeto contratado podero ser aumentados ou diminudos proporcionalmente aos acrscimos ou supresses que por acaso ocorrerem. O gestor dever informar a data em que iniciar a alterao do contrato. 3.4 Equilbrio Econmico-Financeiro O equilbrio econmico-financeiro consiste na manuteno das condies de pagamento inicialmente estabelecidas no contrato, a fim de que se mantenha estvel a relao entre as obrigaes do contratado e a retribuio da Administrao, para a justa remunerao da obra, servio ou fornecimento.

O reequilbrio econmico-financeiro do contrato se justifica nas seguintes ocorrncias: Fato imprevisvel, ou previsvel, porm de conseqncias incalculveis, retardadores ou impeditivos da execuo do que foi contratado. Caso de fora maior, caso fortuito ou fato do prncipe, configurando lea econmica (probabilidade de perda concomitante probabilidade de lucro) extraordinria e extracontratual. Para que possa ser autorizado e concedido o reequilbrio econmicofinanceiro do contrato, normalmente pedido pelo contratado, dever ser verificado: Os custos dos itens constantes da proposta contratada com a planilha de custos que acompanha o pedido de reequilbrio; a ocorrncia de fato imprevisvel, ou previsvel, porm de conseqncias incalculveis, que justifique as modificaes do contrato para mais ou para menos. O reequilbrio econmico-financeiro no est vinculado a qualquer ndice, ocorre quando for necessrio o restabelecimento da relao econmica que as partes pactuaram inicialmente. 3.5 Reajuste de Preos Em contratos com prazo de durao igual ou superior a um ano, admitida clusula com previso de reajuste de preos. O reajuste dos preos contratuais s pode ocorrer quando a vigncia do contrato ultrapassar 12 (doze) meses, contados a partir da data limite para apresentao da proposta. O reajuste de preos est vinculado a ndice previamente definido no contrato. O ndice utilizado na maioria dos contratos o IGP/DI-FGV (ndice Geral de Preos/Disponibilidade Interna, calculado e divulgado pela Fundao Getlio Vargas). De acordo com a Lei n 10.192, de 14/02/2001, so nulos de pleno direito qualquer expediente que, na apurao do ndice de reajuste, produzam efeitos inferiores a 12 (doze) meses.

3.6 Repactuao A repactuao uma forma de negociao entre a Administrao e a contratada, que visa adequao dos preos contratuais aos novos preos de mercado. No est vinculada a qualquer ndice. Somente os contratos que tenham por objeto a prestao de servios de natureza contnua podem ser repactuados. necessria a existncia de clusula no contrato admitindo a repactuao, que pode ser para aumentar ou para diminuir o valor do contrato. Para repactuao de preos deve ser apresentada demonstrao analtica da variao dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada. A repactuao que vise a aumento de despesa no permitida antes de decorrido, pelo menos, 01 (um) ano de vigncia do contrato. 3.7 Penalidades Artigo 87 da Lei 8.666/93 A Administrao pode prever no contrato a aplicao de multa por inexecuo total ou parcial do objeto. A aplicao da multa no impede a Administrao de rescindir o contrato, e de aplicar simultaneamente ao contratado advertncia, suspenso temporria ou declarao de inidoneidade. Se a garantia prestada for inferior ao valor da multa, o contratado, alm de perder o valor da garantia, responder pela diferena, que ser descontada dos pagamentos eventualmente devidos pela Administrao. Podem ser aplicadas ao contratado as sanes a seguir: advertncia; multa, de acordo com o previsto no contrato; suspenso temporria de participar de licitao e impedimento de contratar com a Administrao, pelo prazo de at 02 (dois) anos, ou de 05 (cinco) anos quando da Licitao modalidade Prego (Lei 10.520/02); declarao de inidoneidade para licitar ou contratar com a Administrao Pblica, enquanto perdurarem os motivos

determinantes da punio ou at que seja promovida a reabilitao perante a prpria autoridade que aplicou a penalidade. Alm das penalidades citadas, o contratado fica sujeito s demais sanes civis e penais previstas em lei. para validade da aplicao das penalidades, indispensvel que seja assegurado ao contratado o direito de ampla defesa e do contraditrio, no prazo de cinco dias teis. As penalidades devero estar motivadas em processo administrativo. Caso o gestor verifique a inexecuo total ou parcial do objeto contratado, dever proceder da seguinte maneira: 1 Registrar em formulrios prprios todas as ocorrncias observadas (conforme sugerido no anexo IV); 2 oficiar a empresa contratada acerca das falhas apontadas, concedendo prazo para manifestao da mesma; 3 analisar as justificativas da empresa, e caso no sejam aceitas, encaminhar os autos com as devidas observaes para a unidade de contratos visando, se for o caso, a abertura de procedimento administrativo para aplicao da penalidade; 4 acatando as justificativas da empresa, e conforme o caso, advertir a contratada que novas ocorrncias podero acarretar aplicao de penalidade.

4. Pagamento
4.1 Notas Fiscais As notas fiscais referentes aos contratos de prestao de servios e/ou fornecimento de material devem ser encaminhadas pela contratada Diretoria de Material para as providncias necessrias conferncia e atesto dos documentos fiscais. O gestor do contrato, ao atestar a fatura/nota fiscal, est declarando que o servio ou material a que ela se refere foi satisfatoriamente prestado ou fornecido e que o seu valor est em conformidade com o termo contratual.

Aps o atesto os documentos de cobrana devem ser encaminhados Diretoria Financeira - DFN imediatamente. Quando se tratar de fatura/nota fiscal de telefonia, gua, luz ou assemelhados, com a data de vencimento expressa no corpo do documento, o mesmo deve ser encaminhado DFN com a antecedncia mnima de 05 (cinco) dias teis da data prevista para pagamento. Caso a fatura/nota fiscal seja encaminhada fora do prazo supracitado, e no haja possibilidade de efetuar seu pagamento na data aprazada, a mesma ser restituda ao gestor para as providncias necessrias prorrogao do prazo de vencimento. A fatura/nota fiscal, aps anlise da DFN, poder eventualmente ser devolvida DMT para que a mesma interaja junto contratada objetivando a substituio ou correo do documento fiscal. Caso os documentos fiscais sejam encaminhados sem que a documentao estipulada em contrato esteja completa, ser solicitado DMT as providncias necessrias complementao da documentao, possibilitando, assim, a liquidao e pagamento. 4.2 Processo de Pagamento A abertura do Processo de Pagamento de responsabilidade da DMT, que proceder sua instruo e composio, com os seguintes documentos: contrato, termos aditivos, nota de empenho, portaria de designao do gestor. Cabendo-lhe informar ao gestor o nmero do processo de pagamento de cada contrato sob sua responsabilidade. Aps o recebimento e anlise dos documentos fiscais, em confronto com o termo contratual e com a legislao vigente, a DFN providenciar a juntada aos autos de toda a documentao obrigatria para o pagamento, com os lanamentos contbeis no Sistema Integrado de Administrao Financeira do Governo Federal (SIAFI).

PARTE II Decreto 2.271/97 Contratos de Terceirizao

1. PONTOS IMPORTANTES A SEREM OBSERVADOS PARA A CONTRATAO DE SERVIOS

Os critrios para a contratao de servios encontram-se definidos no Decreto n 2.271/97, na Instruo Normativa/MARE n 18/1997 e na Instruo Normativa MPOG/SLTI n 02/2008. Para licitaes na modalidade Prego Eletrnico (Decreto 5.450/05) aplica-se o Termo de Referncia ao invs do Projeto Bsico (Lei 8.666/93). 1.1 O Decreto n 2.271/97 estabelece que: As atividades de conservao, limpeza, segurana, vigilncia, transportes, informtica, copeiragem, recepo, reprografia, telecomunicaes e manuteno de prdios, equipamentos e instalaes sero, de preferncia, objeto de execuo indireta. vedada a caracterizao exclusiva do objeto como fornecimento de mo-de-obra e qualquer relao entre estes que caracterize pessoalidade e subordinao direta. No podero ser objeto de execuo indireta as atividades inerentes s categorias funcionais abrangidas pelo plano de cargos da entidade, salvo expressa disposio legal em contrrio ou quando se tratar de cargo extinto, total ou parcialmente, no mbito do quadro geral de pessoal ( 2, do art. 1); 1.2 Instrues Normativas: A contratao de prestao de servios ser sempre precedida da apresentao do Projeto Bsico ou Termo de Referncia, que dever ser preferencialmente elaborado por tcnico com qualificao profissional pertinente s especificidades do servio a ser contratado, devendo o Projeto ou o Termo ser justificado e aprovado pela autoridade competente. 1.2.1 O Termo de Referncia dever conter: I - a justificativa da necessidade da contratao, dispondo, dentre outros, sobre: a) motivao da contratao;

b) benefcios diretos e indiretos que resultaro da contratao; c) conexo entre a contratao e o planejamento existente; d) agrupamento de itens em lotes; e) critrios ambientais adotados, se houver; f) natureza do servio, se continuado ou no; g) inexigibilidade ou dispensa de licitao, se for o caso; h) referncias a estudos preliminares, se houver. II - o objetivo, identificando o que se pretende alcanar com a contratao; III - o objeto da contratao, com os produtos e os resultados esperados com a execuo do servio; IV - a descrio detalhada dos servios e das metodologias de trabalho, nomeadamente a necessidade, a localidade, o horrio de funcionamento e a disponibilidade oramentria, nos termos do art. 12 da Lei n 8.666/93, com a definio da rotina de execuo, evidenciando: a) a freqncia e periodicidade; b) ordem de execuo; c) procedimentos, metodologias e tecnologias a serem empregadas; d) deveres e disciplina exigidos; e) demais especificaes que se fizerem necessrias. V - a justificativa da relao entre a demanda e a quantidade de servio a ser contratada, acompanhada , no que couber, dos critrios de medio utilizados, e documentos que se fizerem necessrios. VI - o modelo de ordem de servio, sempre que houver a previso de que as demandas contratadas ocorrero durante a execuo contratual, e que dever conter os seguintes campos: a) a definio e especificao dos servios a serem realizados; b) o volume de servios solicitados e realizados, segundo as mtricas definidas;

c) os resultados ou produtos solicitados e realizados; d) prvia estimativa da quantidade de horas demandadas na realizao da atividade designada, com a respectiva metodologia utilizada para a sua quantificao, nos casos em que a nica opo vivel for a remunerao de servios por horas trabalhadas; e) o cronograma de realizao dos servios, tarefas e seus respectivos prazos; f) custos da prestao do servio, com metodologia de quantificao desse valor; g) a avaliao da qualidade dos servios realizados e as justificativas do avaliador; h) a identificao dos responsveis pela solicitao, pela avaliao da qualidade e pela ateste dos servios realizados, os quais no podem ter nenhum vnculo com a empresa contratada. VII - a metodologia de avaliao da qualidade e aceite dos servios executados. VIII - a necessidade, quando for o caso, devidamente justificada, dos locais de execuo dos servios serem vistoriados previamente pelos licitantes, devendo tal exigncia, sempre que possvel, ser substituda pela divulgao de fotografias, plantas, desenhos tcnicos e congneres. IX - o enquadramento ou no do servio contratado como servio comum para fins do disposto no art. 4 do Decreto 5.450, de 31 de maio de 2005. X - a unidade de medida utilizada para o tipo de servio a ser contratado, incluindo as mtricas, metas e formas de mensurao adotadas, dispostas, sempre que possvel, na forma de Acordo de Nveis de Servios, conforme estabelece o inciso XVII deste artigo. XI - o quantitativo da contratao. XII - o custo estimado da contratao, o valor mximo global e mensal estabelecido em decorrncia da identificao dos elementos que compem o preo dos servios, definido da seguinte forma:

a) por meio do preenchimento da planilha de custos e formao de preos, observados os custos dos itens referentes ao servio, podendo ser motivadamente dispensada naquelas contrataes em que a natureza do seu objeto torne invivel ou desnecessrio o detalhamento dos custos para aferio da exeqibilidade dos preos praticados; b) por meio de fundamentada pesquisa dos preos praticados no mercado em contrataes similares; ou ainda por meio da adoo de valores constantes de indicadores setoriais, tabelas de fabricantes, valores oficiais de referncia, tarifas pblicas ou outros equivalentes, se for o caso. XIII - a quantidade estimada de deslocamentos e a necessidade de hospedagem dos empregados, com as respectivas estimativas de despesa, nos casos em que a execuo de servios eventualmente venha a ocorrer em localidades distintas da sede habitual da prestao do servio. XIV - a produtividade de referncia, quando cabvel, ou seja, aquela considerada aceitvel para a execuo do servio, sendo expressa pelo quantitativo fsico do servio na unidade de medida adotada, levando-se em considerao, entre outras, as seguintes informaes: a) rotinas de execuo dos servios; b) quantidade e qualificao da mo-de-obra estimada para execuo dos servios; c) relao do material adequado para a execuo dos servios com a respectiva especificao, podendo, quando necessrio, ser indicada a marca, desde que acrescida da expresso ou similar; d) relao de mquinas, equipamentos e utenslios a serem utilizados; e) condies do local onde o servio ser realizado. XV condies que possam ajudar na identificao do quantitativo de pessoal e insumos necessrios execuo contratual, tais como: a) quantitativo de usurios;

b) horrio de funcionamento do rgo e horrio em que devero ser prestados os servios; c) restries de rea, identificando questes de segurana institucional, privacidade, segurana, medicina do trabalho, dentre outras; d) disposies normativas internas; e) instalaes, especificando-se a disposio de mobilirio e equipamentos, arquitetura, decorao, dentre outras. XVI - deveres da contratada e da contratante. XVII - o Acordo de Nveis de Servios, sempre que possvel, conforme modelo previsto no anexo II, dever conter: a) os procedimentos de fiscalizao e de gesto da qualidade do servio, especificando-se os indicadores e instrumentos de medio que sero adotados pelo rgo ou entidade contratante; b) os registros, controles e informaes que devero ser prestados pela contratada; c) as respectivas adequaes de pagamento pelo no atendimento das metas estabelecidas.

2. PROCEDIMENTOS DO GESTOR DO CONTRATO

2.1 Fazer contato com as unidades, a fim de verificar os procedimentos de controle que as unidades esto elaborando, conscientizando-as do compromisso de prestar informaes corretas. 2.2 Cobrar das unidades administrativas o envio do relatrio de acompanhamento mensal de freqncia dos profissionais ali alocados. 2.3 Fazer o levantamento atravs dos relatrios de acompanhamento das unidades, conciliando as informaes e registrando-as no relatrio de acompanhamento mensal do contrato para ser enviado contratada at o ltimo dia do ms de referncia da realizao dos servios. 2.4 Elaborar o relatrio de acompanhamento mensal do Contrato, de maneira concisa e clara, de forma que no

pairem dvidas quanto s informaes e interpretaes ali registradas, definindo-se, quando possvel, o clculo do desconto das horas ou dias no trabalhados pelos profissionais ou encarregados, como tambm o adicional de assiduidade e as penalidades aplicadas contratada nos termos do contrato. 2.5 Observar a compatibilizao das informaes referentes ao perodo abrangido pelo controle de freqncia adotado pela contratada. 2.6 Informar contratada, com base no relatrio, a respeito de fatos e atos em desacordo com os termos do contrato, para que proceda, se for o caso, ao desconto na fatura mensal. 2.7 Controlar mensalmente, no caso dos servios de limpeza, a realizao dos servios nas reas de esquadrias externas faces internas e externas, e fachadas envidraadas - faces externas, por serventes que no estejam disponibilizados para a realizao dos servios da rea interna e da rea externa. (A empresa contratada dever elaborar um cronograma de horrio mensal para a realizao dos servios e entreg-lo ao responsvel pelo contrato para acompanhamento, com o apoio das unidades administrativas.). 2.8 Providenciar, ocorrendo solicitao de reduo quantitativa de profissionais nas unidades, o remanejamento para outras reas ou setores, ou at mesmo tomar providencias para a dispensa de profissionais, com conseqente diminuio de custos do contrato.

3. OBRIGAES DA CONTRATADA
3.1 A contratada dever fornecer a relao nominal dos profissionais e encarregados postos disposio para a realizao dos servios, informando sobre a ocorrncia de demisses e substituies. (Os profissionais e encarregados que executam efetivamente os servios devero fazer parte da relao analtica da folha de pagamento da contratada.) 3.2 A contratada dever encaminhar, at o quinto dia aps o final do perodo do controle da freqncia, a respectiva relao analtica da folha de pagamento dos profissionais.

Ocorrendo o controle da freqncia por quinzenas (da segunda quinzena de um ms primeira quinzena do ms seguinte), o desconto das faltas e penalidades, se for o caso, dever constar na fatura do ms de referncia. 3.3 Os encarregados da contratada devero, prontamente, substituir os faltosos, e no poder ocorrer o remanejamento dos serventes de outros setores da UFV. Havendo faltas justificadas dos serventes ou encarregados, como as definidas na Conveno Coletiva, o controle da assiduidade ser de responsabilidade da contratada, e a no substituio dos faltosos de forma imediata ter como conseqncia, alm do desconto das horas ou dias no trabalhados e do adicional de assiduidade, as penalidades definidas no contrato. (O desconto das faltas e do adicional de assiduidade ser calculado pelo custo total do profissional ou encarregado, registrado na planilha de custo.) 3.4 Os substitutos dos profissionais faltosos devero apresentar documento individualizado de encaminhamento da contratada, contendo o seu nome e respectivo nmero do CPF. Este documento ser retido na respectiva unidade da contratante, com o objetivo de formalizar as substituies. (No caso do encarregado, o encaminhamento ser ao gestor do contrato.) 3.5 A confirmao da freqncia dos profissionais dever ser efetuada pelo responsvel pelo controle dos servios na unidade da contratante, atravs do carto de freqncia, com acompanhamento do encarregado da contratada. 4. GERENCIAMENTO DO CONTRATO Para o gerenciamento do contrato sero observadas as normas e instrues referentes aos respectivos casos, com ateno para as disposies que constam no art. 6 do Decreto n 2.271/97 e nas Instrues Normativas citadas anteriormente. O art. 6, do Decreto n 2.271/97 determina: A administrao indicar um gestor do contrato, que ser responsvel pelo acompanhamento e fiscalizao

da sua execuo, procedendo ao registro das ocorrncias e adotando as providncias necessrias ao seu fiel cumprimento, tendo por parmetro os resultados previstos no contrato." I - anotar em registro prprio as ocorrncias de qualquer natureza verificadas durante a execuo do contrato, determinando o que for necessrio para regulariz-las, inclusive notificando a contratada; II - encaminhar autoridade superior proposta de resciso do contrato, quando o objeto estiver sendo executado de forma irregular, em desacordo com as especificaes e, ainda, quando constatada a paralisao da execuo ou cometimento de faltas que ensejam a adoo dessa medida, garantida a ampla defesa contratada; III - comunicar autoridade superior o trmino da vigncia do contrato, com a antecedncia necessria realizao de processo licitatrio ou aos procedimentos de prorrogao do mesmo; IV - atestar as faturas correspondentes s etapas executadas, aps a verificao da conformidade dos servios, para efeito de pagamento. Para o cumprimento das suas atribuies, o gestor do contrato dispor de uma cpia do contrato e de seus aditivos, para que, no caso de haver necessidade de serem procedidos os descontos de dias ou horas no trabalhados e os valores referentes s penalidades previstas no contrato, que devero ser submetidas aprovao final da autoridade competente. Como o pagamento da fatura pela realizao dos servios feito geralmente at 5 (cinco) dias corridos do ms seguinte ao da realizao dos servios, e que esta dever vir com o atesto do gestor do contrato, os descontos relativos ao ms devero vir relacionados na fatura dos servios do ms seguinte. Assim, nesse nterim, a empresa far a sua defesa para, ento, serem providenciados os devidos descontos na fatura posterior. No permitido ultrapassar os perodos previstos para que sejam providenciados os descontos. (O gestor do contrato dever manter o controle.)

Quando o contrato no estiver sendo cumprido adequadamente, o gestor encaminhar autoridade competente proposta de resciso contratual, devidamente protocolado, contendo as notificaes empresa, suas respostas e justificativas e relatrio sobre o ocorrido, que caracterizem o inadimplemento por parte da contratada. (P. ex., se os profissionais alocados para a realizao dos servios no possurem a capacitao necessria para o desempenho das suas atribuies, o gestor do contrato formalizar reclamao junto contratada, que dever prontamente substituir os profissionais. Se, aps vrias tentativas de regularizao, a empresa no disponibilizar profissionais capacitados para o cumprimento das atribuies especificadas em contrato poder ser sugerida proposta de resciso contratual.) Competir tambm ao gestor do contrato solicitar empresa, via expediente remetido por AR ou contra recibo, com antecedncia mnima de pelo menos 90 (noventa) dias, que manifeste, no prazo de 5 (cinco) dias teis, o seu interesse em renovar o contrato para os 12 meses seguintes. (A empresa poder se negar a renovar o contrato e no poder ser penalizada por isto, pois a vigncia do contrato est sendo respeitada.) Justifica-se a preocupao em formalizar a solicitao com a antecedncia mnima de 90 (noventa) dias, para que, no caso de ocorrer recusa por parte da empresa em renovar o contrato, o gestor comunique, em tempo hbil, este fato, a autoridade competente, para que este determine as providncias pertinentes. Havendo resposta favorvel por parte da empresa contratada, o gestor do contrato comunicar a autoridade competente, sobre o trmino da vigncia do contrato, com antecedncia mnima de 30 (trinta) dias, para que se manifeste sobre o interesse em renovar o contrato, como tambm, para que, mediante comparativo de preos em nvel de mercado, ocorra negociao para a diminuio dos custos.

5. CONCLUSO
Ressalte-se que, quando for solicitada a contratao dos servios em razo da necessidade substancial na unidade, este pedido dever ser formalizado em documento, contendo as causas que objetivaram a solicitao, justificativas, caractersticas dos servios, normas a serem cumpridas, disposies dos ambientes, para serem identificados fatores que possam vir a contribuir para a economicidade, justificando-se desta maneira a contratao.

GUIA DE FISCALIZAO DOS CONTRATOS DE TERCEIRIZAO

(Instruo Normativa MPOG/SLTI n 02, de 30 de abril de 2008) 1. FISCALIZAO INICIAL (NO MOMENTO EM QUE A TERCEIRIZAO INICIADA) 1.1 Elaborar planilha-resumo de todo o contrato administrativo. Ela conter todos os empregados terceirizados que prestam servios no rgo, divididos por contrato, com as seguintes informaes: nome completo, nmero de CPF, funo exercida, salrio, adicionais, gratificaes, benefcios recebidos e sua quantidade (vale-transporte, auxlioalimentao), horrio de trabalho, frias, licenas, faltas, ocorrncias, horas extras trabalhadas. 1.2 Conferir todas as anotaes nas Carteiras de Trabalho e Previdncia Social (CTPS) dos empregados, por amostragem, e verificar se elas coincidem com o informado pela empresa e pelo empregado. Ateno especial para a data de incio do contrato de trabalho, a funo exercida, a remunerao (importante esteja corretamente discriminada em salrio-base, adicionais e gratificaes) e todas as eventuais alteraes dos contratos de trabalho. 1.3 O nmero de terceirizados por funo deve coincidir com o previsto no contrato administrativo. 1.4 O salrio no pode ser inferior ao previsto no contrato administrativo e na Conveno Coletiva de Trabalho da Categoria (CCT):. 1.5 Consultar eventuais obrigaes adicionais constantes na CCT para as empresas terceirizadas (por exemplo, se os empregados tm direito a auxlio-alimentao gratuito). 1.6 Verificar a existncia de condies insalubres ou de periculosidade no local de trabalho, cuja presena levar ao pagamento dos respectivos adicionais aos empregados. Tais condies obrigam a empresa a fornecer determinados Equipamentos de Proteo Individual (EPIs).

2. FISCALIZAO MENSAL (A SER FEITA ANTES DO PAGAMENTO DA FATURA) 2.1 Elaborar planilha-mensal que conter os seguintes campos: nome completo do empregado, funo exercida, dias efetivamente trabalhados, horas extras trabalhadas, frias, licenas, faltas, ocorrncias. 2.2 Verificar na planilha-mensal o nmero de dias e horas trabalhados efetivamente. Exigir que a empresa apresente cpias das folhas de ponto dos empregados por ponto eletrnico ou meio que no seja padronizado (Smula 338/TST). Em caso de faltas ou horas trabalhadas a menor, deve ser feita glosa da fatura. 2.3 Exigir da empresa comprovantes de pagamento dos salrios, vales-transporte e auxlio alimentao dos empregados. 2.4 Realizar a reteno da contribuio previdenciria (11% do valor da fatura) e dos impostos incidentes sobre a prestao do servio. 2.5 Exigir da empresa os recolhimentos do FGTS por meio dos seguintes documentos: a) cpia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); b) cpia da Guia de Recolhimento do FGTS (GRF) com a autenticao mecnica ou acompanhada do comprovante de recolhimento bancrio ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; c) cpia da Relao dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); d) cpia da Relao de Tomadores/Obras (RET). 2.6 Exigir da empresa os recolhimentos das contribuies ao INSS por meio de: a) cpia do Protocolo de Envio de Arquivos, emitido pela Conectividade Social (GFIP); b) cpia do Comprovante de Declarao Previdncia; c) cpia da Guia da Previdncia Social (GPS) com a autenticao mecnica ou acompanhada do comprovante

de recolhimento bancrio ou o comprovante emitido quando recolhimento for efetuado pela Internet; d) cpia da Relao dos Trabalhadores Constantes do Arquivo SEFIP (RE); e) cpia da Relao de Tomadores/Obras (RET). 2.7 Consultar a situao da empresa junto ao SICAF. 2.8 Exigir a Certido Negativa de Dbito junto ao INSS (CND), a Certido Negativa de Dbitos de Tributos e Contribuies Federais e o Certificado de Regularidade do FGTS (CRF), sempre que expire o prazo de validade. 3. FISCALIZAO DIRIA 3.1 Conferir, todos os dias, quais empregados terceirizados esto prestando servios e em quais funes. Fazer o acompanhamento com a planilha-mensal. 3.2 Verificar se os empregados esto cumprindo risca a jornada de trabalho. Deve ser instaurada uma rotina para autorizar pedidos de realizao de horas extras por terceirizados. Deve-se combinar com a empresa a forma da compensao de jornada. 3.3 Evitar ordens diretas aos terceirizados. As solicitaes de servios devem ser dirigidas ao preposto da empresa. Da mesma forma eventuais reclamaes ou cobranas relacionadas aos empregados terceirizados. 3.4 Evitar toda e qualquer alterao na forma de prestao do servio como a negociao de folgas ou a compensao de jornada. Essa conduta exclusiva do empregador. 4. FISCALIZAO ESPECIAL 4.1 Observar qual a data-base da categoria prevista na Conveno Coletiva de Trabalho (CCT). Os reajustes dos empregados devem ser obrigatoriamente concedidos pela empresa no dia e percentual previstos (verificar a necessidade de proceder ao equilbrio econmico-financeiro do contrato em caso de reajuste salarial).

4.2 Controle de frias e licenas dos empregados na planilharesumo. 4.3 A empresa deve respeitar as estabilidades provisrias de seus empregados (cipeiro, gestante, estabilidade acidentria).

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ANEXO I Atribuies do Gestor de Contrato

1. elaborar Projeto Bsico/Termo de Referncia; 2. abrir processo administrativo para anexar o Projeto Bsico/Termo de Referncia devidamente aprovado pela autoridade competente, e encaminh-lo DMT; 3. acompanhar o processo licitatrio, em todas as fases, at a assinatura do contrato; 4. abrir pasta para cada contrato e termos aditivos vinculados; 5. controlar o prazo de vigncia do instrumento contratual sob sua responsabilidade, e encaminhar o processo administrativo unidade de contratos, com a solicitao de prorrogao; 6. encaminhar unidade de contratos, aps a confirmao de recursos disponveis pela unidade de programao oramentria, com antecedncia mnima de 120 dias do trmino da garantia do fabricante, processo administrativo com o projeto bsico para contratao de servios de manuteno; 7. verificar se a entrega de materiais, execuo de obras ou a prestao de servios ser cumprida integral ou parceladamente; 8. anotar em formulrio prprio todas as ocorrncias relacionadas com a execuo do contrato, determinando o que for necessrio regularizao das faltas ou defeitos observados (conforme modelos sugeridos - anexo III); 9. manter controle atualizado dos pagamentos efetuados, em ordem cronolgica, observando para que o valor do contrato no seja ultrapassado (conforme modelo sugerido anexo II); 10. receber e atestar as notas fiscais e encaminh-las DMT visando a abertura do processo de pagamento; 11. comunicar autoridade competente, formalmente, irregularidades cometidas passveis de penalidade, aps os contatos prvios com a contratada; 12. solicitar unidade competente esclarecimentos de dvidas [ou parecer] relativas ao contrato sob sua responsabilidade;

13. informar DMT, at 15 de dezembro de cada ano, as obrigaes financeiras no liquidadas no exerccio, visando obteno de reforo, cancelamento e/ou inscrio de saldos de empenho conta de restos a pagar; 14. encaminhar DMT, no incio de exerccio financeiro, pedido de reforo ou novo empenho, para fazer face s despesas correntes; 15. solicitar ao Ordenador de Despesa, formalmente, quando do trmino da vigncia do contrato, a liberao da garantia contratual em favor da contratada; 16. verificar se o prazo de entrega, especificaes e quantidades encontram-se de acordo com o estabelecido no instrumento contratual; 17. receber, provisria e definitivamente, as aquisies, obras ou servios sob sua responsabilidade, mediante termo circunstanciado, quando no for designada Comisso de Recebimento ou outro servidor; 18. comunicar unidade competente eventuais atrasos nos prazos de entrega e/ou execuo do objeto, bem como os pedidos de prorrogao, se for o caso; OBRAS 19. acompanhar o cumprimento, pela contratada, do cronograma fsico-financeiro; 20. zelar pela fiel execuo da obra, sobretudo no que concerne qualidade dos materiais utilizados e dos servios prestados; 21. manter, no local da obra, Livro-Dirio, e registrar todas as ocorrncias relevantes; 22. receber as etapas de obra mediante medies precisas e de acordo com as regras contratuais; 23. apresentar, mensalmente ou quando solicitado, relatrio circunstanciado de acompanhamento de execuo da obra; 24. encaminhar autoridade competente, por meio de expediente, justificado, motivado e fundamentado (Leis 9.784/1999 e art. 65 da Lei 8.666/93], eventuais pedidos de: a) alterao em projeto, servio ou de acrscimos (quantitativos e qualitativos) ao contrato; b) modificaes no cronograma fsico-financeiro;

c) substituies de materiais e equipamentos, formulados pela contratada; 25. estabelecer prazo para correo de eventuais pendncias na execuo do contrato e informar autoridade competente as ocorrncias que possam gerar dificuldades concluso da obra ou em relao a terceiros; 26. confrontar os preos e quantidades constantes da nota fiscal com os estabelecidos no contrato; 27. encaminhar junto fatura/nota fiscal, a nota fiscal de simples remessa ou o rol dos materiais utilizados na obra pela contratada; 28. cientificar autoridade competente, com antecedncia mnima de sessenta dias, da possibilidade de no concluso do objeto na data aprazada, com as devidas justificativas; 29. realizar, juntamente com a contratada, as medies dos servios nas datas estabelecidas, antes de atestar as respectivas notas fiscais.

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ANEXO II Relao de Pagamentos Efetuados

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ANEXO III Ocorrncias na Execuo de Contrato

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ANEXO IV Sugesto para Aplicao de Sanes

ANOTAES _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________ _____________________________________________

Elaborao: Auditoria Interna Impresso e acabamento: Grfica Universitria