3.

BASE DE DATOS
El conjunto unificado de informacin, resultante de nuestro proyecto informtico y, que ser compartida por los diferentes usuarios de la organizacin, va a conformar la denominada Base de Datos. La funcin bsica de una base de datos es permitir el almacenamiento y la recuperacin de la informacin necesaria, para que las personas de la organizacin puedan tomar decisiones. Es as que las Bases de Datos se tornan esenciales para la supervivencia de cualquier organizacin; pues los datos estructurados constituyen un recurso bsico para todas las organizaciones. Dependiendo de la capacidad de almacenamiento y procesamiento del hardware, la organizacin puede contar con una nica Base de Datos, o con mltiples Bases de Datos. Es comn que en las pequeas y medianas empresas se cuente con microcomputadoras, y por ello tengan que distribuir su informacin en un conjunto de Bases de Datos; asignndole a cada una de ellas, informacin sobre cada rea especfica de la empresa. Un ejemplo sera el de contar con una base de datos para el almacenamiento de la informacin correspondiente al rea financiera, otra para el rea de personal, una ms para el rea de ventas o el rea de produccin. Mientras tanto las Grandes organizaciones poseen computadoras de gran porte, y es as que pueden almacenar toda la informacin necesaria, integrada, consistente y consolidada, en una nica base de datos. Independientemente de la Base de Datos que ser implementada, sta necesita de un Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD o DBMS). Los sistemas de Gestin de Base de datos, son programas de software para la administracin de las Bases de Datos; y en particular, para: almacenar, manipular y recuperar datos en una computadora. El SGBD tambin se encargar de la comunicacin entre el usuario y la base de datos, proporcionndole al usuario, los medios necesarios para poder obtener informacin, introducir nuevos datos y actualizar los ya existentes.

3.1. ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS.

Una Base de Datos est compuesta por un conjunto de tablas o archivos. Para una mayor comprensin podemos ejemplificar la siguiente Base de Datos de compras. ARCHIVO DE PRODUCTOS Cdigo artculo 1.01.01 1.01.02 1.02.01 2.01.01 3.01.01 Descripcin del material CD-ROM RW IDE Disco rgido ATA 66 Disco Flexible de 3 1/2" 1,44 Mbytes Sonido de 16 bit Papel carta para impresora. Unidad Unidad Unidad Caja de 10 Unidad Resma 100 hojas Cantidad 10 20 20 5 25

4.01.01 4.01.02 4.01.03

Pentium II 200Mhz Pentium III 500Mhz Pentium III 800Mhz

Unidad Unidad Unidad

7 8 9

ARCHIVO DE PROVEEDORES Cdigo proveedor 001 002 003 Nombre del proveedor Inca Tel Infocad Herrera Compusistem Telfono del proveedor 4923-4803 4633-2520 4232-7711 Direccin del proveedor Av. La Plata 365 Doblas 1578 Av. Rivadavia 3558

ARCHIVO DE ORIGEN DE LOS PRODUCTOS Cdigo proveedor 001 002 003 002 001 Cdigo del artculo 1.01.01 1.01.01 1.01.01 2.01.01 4.01.03 Precio 70,00 80,00 75,00 50 450

Esta Base de Datos contiene informacin de tres Entidades: Datos sobre productos (Entidad producto), almacenados en el archivo de PRODUCTOS; Datos sobre proveedores (Entidad proveedores), almacenados en el archivo PROVEEDORES y; Datos sobre el origen de los productos (Entidad origen del producto), o sea, los productos son provistos por cada proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL PRODUCTO.

La informacin almacenada en cada uno de estos archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto una entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de inters para la organizacin y acerca del cual se capturan, almacenan o procesan datos. Adems, cada uno de estos archivos est formado por un conjunto de registros que describe, a travs de los atributos o datos (columna), cada entidad en l almacenado. Un atributo es pues, cualquier detalle que sirve para identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad.

Todos los registros de un archivo, identificados por las filas de cada tabla, poseen el mismo formato, o sea tienen el mismo conjunto de datos o atributos, identificados por las columnas, que describen a las entidades. En otras palabras los registros estn formados por un conjunto de datos almacenados en los campos de cada atributo; y cada registro debe contener el conjunto de atributos necesarios, para describir completamente cada entidad sobre la cual una organizacin necesita almacenar y obtener informacin.