MACROPROCESO: GESTIN DE INFORMACIN (GESTIN DE TECNOLOGA INFORMTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIN DOCUMENTAL) PROCEDIMIENTO: CLASIFICACION Y ORDENACION DOCUMENTAL

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PROCESO: GESTION DOCUMENTAL

SUBPROCESO: IMPLEMENTACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL

1. INFORMACIN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO

OBJETIVO: Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series y subseries de acuerdo con las Tablas de Retencin Documental y ordenar los documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realiz el trmite que los produjo, con el fin de recuperar su orden original. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las oficinas productoras de documentos y las Unidades de Archivo de la Universidad Se inicia con la identificacin de dependencias productoras y termina con la ubicacin de los documentos ordenados en los estantes del archivo. DEFINICIONES: 1. Clasificacin documental: Fase del proceso de organizacin documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgnico-funcional de la entidad productora (fondo, seccin, series y/o asuntos). 2. Depuracin: Operacin, dada en la fase de organizacin de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminacin. 3. Documento de apoyo: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones. 4. Foliacin: Acto de enumerar las hojas. 5. Ordenacin documental: Fase del proceso de organizacin que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificacin. 6. Principio de orden original: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que la disposicin fsica de los documentos debe respetar la secuencia de los trmites que los produjo. Es prioritario para la ordenacin de fondos, series y unidades documentales. 7. Principio de procedencia: Se trata de un principio fundamental de la teora archivstica por el cual se establece que los documentos producidos por una institucin y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. 8. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogneos, emanadas de un mismo rgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especficas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. 9. Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de sta por su contenido y sus caractersticas especficas. 10. Tabla de Retencin Documental (TRD): Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

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11. Unidad de conservacin: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservacin e identificacin. Pueden ser unidades de conservacin, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. 12. Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. 13. Valor secundario: aquel que interesa a la investigacin y a la historia. (Fuente: Acuerdo No. 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nacin (Glosario) DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Cartilla de Clasificacin Documental. 2001. Godoy y Lpez. Archivo General de la Nacin. Bogot. 2. Ordenacin Documental. Jimnez, Gladys. 2003. Archivo General de la Nacin. Bogot. 3. Tablas de Retencin Documental. Gua para su aplicacin. 2003. Universidad Nacional de Colombia Archivo General de la Nacin. Bogot. 4. Foliacin en archivos. Gua de implementacin de un programa de gestin documental. Anexo 4. Archivo General de la Nacin. Bogot. 5. Manejo de Encuadernaciones, Directrices para adelantar los procesos de foliacin, reprografa y destruccin fsica de documentos. 2007. 6. Acuerdo 42 del 2002 del Archivo General de la Nacin. Artculo 4. 7. Resolucin 386 del 2003 de Rectora General. Artculos 2, 6 y 17. CONDICIONES GENERALES: 1. Para efectuar la clasificacin se sigue el Principio de Procedencia. 2. Para efectuar la ordenacin se sigue el Principio de Orden Original. 3. En caso de identificar documentos con deterioro microbiolgico, estos debern aislarse y tomar las medidas pertinentes establecidas por el Archivo General de la Nacin. 4. La depuracin se realiza en las oficinas productoras y en las Unidades de Archivo de Sede.
2. INFORMACIN ESPECFICA DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE DEPENDENCIA O CARGO Y/O DESCRIPCIN UNIDAD DE PUESTOD E GESTIN TRABAJO SISTEMA DE INFORMACIN O APLICATIVOS INFORMTICOS

ID.

ACTIVIDAD

REGISTROS

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ID.

ACTIVIDAD

REGISTROS

SISTEMA DE INFORMACIN O APLICATIVOS INFORMTICOS

Verificar la informacin sobre dependencias productoras, series y subseries documentales

A partir de las TRD se verifica con los archivos, la informacin sobre las oficinas productoras y las series y subseries correspondientes.

Dependencias productoras de documentos Unidad de Archivo de Sede o Secretara de Sede de Presencia Nacional

Funcionario asignado N/A N/A

Agrupar la documentacin

Disponer los documentos ordenadamente

Se agrupan los documentos del archivo de acuerdo con los Unidad de siguientes criterios jerrquicos: Archivo de 1. Dependencia productora, 2.Serie Sede o y 3.Subserie. Secretara de Sede de Presencia Nacional Retirar el polvo y los elementos metlicos, Dependencias desdoblar pliegues y dobleces (Ver productoras procedimiento Conservacin Preventiva). Disponer las unidades documentales de de cada serie y subserie en orden cronolgico, documentos
siguiendo el orden natural en el que se efectu el trmite. Preparadas de este modo se pueden organizar de acuerdo con otros criterios de ordenacin (numricos, alfabticos o mixtos), segn las

Dependencias productoras de documentos Funcionario asignado N/A N/A

Funcionario asignado

Unidad de Archivo de Sede o

Cajas y Carpetas marcadas

N/A

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ID.

ACTIVIDAD

REGISTROS

SISTEMA DE INFORMACIN O APLICATIVOS INFORMTICOS

caractersticas de cada serie. Internamente cada carpeta o expediente se ordena cronolgicamente y en orden ascendente (del documento ms antiguo al ms reciente), teniendo en cuenta el principio de orden original.

Secretara de Sede de Presencia Nacional

Depurar los documentos

Foliar la documentacin

Dependencias productoras de Simultneamente con la disposicin documentos de los documentos, se separan las copias, duplicados, documentos sin Unidad de firma y en general todos aquellos sin Archivo de valor o que hagan parte de los Sede o Secretara de documentos de apoyo. Sede de Presencia Nacional Dependencias productoras de Se enumeran los folios de los documentos documentos de acuerdo con las directrices para ello establecidas. Unidad de Archivo de Sede o Secretara de

Funcionario asignado

N/A

N/A

Funcionario asignado

N/A

N/A

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ID.

ACTIVIDAD

REGISTROS

SISTEMA DE INFORMACIN O APLICATIVOS INFORMTICOS

Sede de Presencia Nacional Se almacenan los documentos ordenados en las carpetas y cajas correspondientes. Se marcan las carpetas y las cajas segn con el formato respectivo (Anexo). Se marca la estantera con la informacin necesaria para la adecuada identificacin y ubicacin de su contenido. Finalmente, se guardan los documentos en el sitio dispuesto para ello.
REVIS

Dependencias productoras de documentos Unidad de Archivo de Sede o Secretara de Sede de Presencia Nacional Funcionario asignado N/A N/A

Almacenar, rotular y archivar la documentacin

ELABOR

Seccin de Archivo Sede Manizales Seccin de Archivo y Correspondencia Sede Palmira

APROB

Coordinacin UN SIMEGE

Unidades de Archivo de Nivel Nacional, Medelln, Manizales, Bogot y Palmira y Secretaras de Sede de Presencia Nacional Jefes y Coordinadores de Archivo, Secretarios de Sede de Orinoqua y Caribe, Delegada de la Secretara de Sede de Amazona 25 de septiembre de 2008

CARGO

Coordinador de la Seccin de Archivo Coordinador de la Seccin de Archivo y Correspondencia

CARGO

Analista y Coordinador de UN SIMEGE Nodo Nacional

CARGO

FECHA

Agosto 11 y 12 de 2008

FECHA

Septiembre de 2008

FECHA

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