Municipalidad Provincial de San Romn JULIACA

Divisin de Supervisin y Liquidaciones

DIRECTIVA N 04-2007 MPSRJ - DSL OBJETIVO

Establecer las Normas y Procedimientos para la Liquidacin Tcnica y Financiera de los Proyectos de Inversin, ejecutados por Administracin Directa, por Encargo o Convenio a fin de dar cumplimiento a las Normas Tcnicas y Administrativas, para DETERMINAR EL MONTO TOTAL DE LA INVERSIN.

FINALIDAD
Establecer los procedimientos a seguir para la Liquidacin Tcnica y Financiera determinando el costo final de la Obra y/o Actividad, para su posterior tramitacin de la Declaratoria de Fbrica, Inscripcin en Registros Pblicos o transferencia al Sector correspondiente.

BASE LEGAL
Reglamento Nacional de Construcciones.

Ley del Presupuesto del Sector Pblico para el ao 2007.

Ley N 27209, de Gestin Presupuestaria del Estado (3/12/93). D.L. N 26162 Ley del Sistema Nacional de Control. Ley N 27972 Ley de Municipalidades y sus Modificatorias Reglamento de Organizacin y Funciones y Organigrama Estructural de la Municipalidad Provincial de San Romn - Juliaca. Resolucin de Contralora N 196-88-CG, Reglamento de las Acciones de Control. Resolucin de Contralora N 195-88-CG, que aprueba las normas que regulan la ejecucin de Obras Pblicas por Administracin Directa. Decreto Supremo N 083-2004-PCM Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Decreto Supremo N 084-2004-PCM Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Convenios para la ejecucin de Proyectos de inversin bajos la Modalidad de Encargo. Ley N 27444 de Procedimientos Administrativos General. Ley N 27293 del Sistema Nacional de Inversin Pblica.

ALCANCE
Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de CUMPLIMIENTO OBLIGATORIO bajo responsabilidad de la Gerencia de Desarrollo Urbano y Divisin de Supervisin y Liquidaciones y otras que participan directamente en la ejecucin de Obras, bajo la Modalidad de Ejecucin Presupuestaria Directa, por Encargo o mediante Convenio, en obras inconclusas o concluidas. Es aplicable a liquidaciones de obras que se concluyan en diferentes aos fiscales, y tambin para obras pendientes de liquidacin.

VIGENCIA
La presente Directiva entrar en vigencia a partir de su aprobacin por Resolucin Municipal y ser aplicada a todas las Obras que ejecute la Municipalidad Provincial de San Romn - Juliaca, asimismo se aplicar a todas las Obras pendientes de liquidacin, hasta que sea modificada o sustituida por otra.

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DISPOSICIONES GENERALES

I.1

La liquidacin de obras consiste en la elaboracin de expediente en el cual se establece el costo real de la obra por ejecucin presupuestaria Directa, debidamente documentada e incluye las obras complementarias, adicionales, deducciones, que debidamente justificadas hayan tenido que ejecutarse. Se entiende por liquidacin tcnica la comprobacin, expresada en nmero, del avance fsico ejecutado y valorizado de la obra, compulsada con los reajustes y variaciones aplicables por la ley a los metrados realmente ejecutados. Su resultado es el costo total valorizado de obra actualizada La liquidacin financiera es el resultado de la suma de todos los gastos realizados, segn comprobacin analtica del presupuesto, para la construccin de la obra y que corresponde al costo total real de la obra.

I.2

La comisin revisar la Memoria Descriptiva, valorizada y los planos Post Construccin presentado por el Residente y/o Inspector de la Obra, que servir de base para la tramitacin de la declaratoria de fbrica por parte del Municipio de ser el caso su inscripcin en la oficina de los Registros Pblicos correspondiente de la Localidad, la documentacin de la obra ejecutada, inscrita y registrada en los Registros Pblicos se enviar a la Superintendencia de Bienes Nacionales. Los egresos totales efectuados en las obras por ejecucin presupuestaria directa deben ser concordante con el presupuesto analtico aprobado. El costo total real de la obra por ejecucin presupuestaria directa debe resultar igual o menor al monto del presupuesto del valor referencial, deducida la utilidad y debidamente actualizada, segn reajustes valorizado de obra.

I.3 I.4

DEL PROCESO DE LIQUIDACION TECNICA Y FINANCIERA a.

CONFORMACION DEL COMITE DE RECEPCIN DE OBRA Se conformar un Comit de Recepcin de Obra dentro de los 15 das anteriores a la culminacin de la Obra, solicitada por el Residente de Obra o responsable de su ejecucin, la cual ser nominada por Resolucin de Alcalda o Gerencia Municipal debiendo estar integrada por un presidente, 3 miembros como mnimo y dos suplentes, de la siguiente manera: Presidente : Ser un Profesional Titulado, colegiado, habilitado de la especialidad referida a la obra, que no haya participado en la ejecucin de la obra. Primer Miembro : Ser un Contador Pblico Colegiado y habilitado. Primer Miembro (Suplente) : Ser un Contador Pblico Colegiado y habilitado. Segundo Miembro : Ser un Profesional Titulado, colegiado, que no haya participado en la ejecucin de la obra a liquidarse, siendo este personal nombrado de la Municipalidad Provincial de SAN ROMAN - JULIACA. -2Segundo Miembro (Suplente)

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Divisin de Supervisin y Liquidaciones : Ser un Profesional Titulado, colegiado, que no haya participado en la ejecucin de la obra a liquidarse, siendo este personal nombrado de la Municipalidad Provincial de San Romn - Juliaca. Un Asesor : Ser el Residente y/o Supervisor de la obra a liquidarse

b.

ACTA DE VERIFICACION Y RECEPCIN DE OBRA El Residente de Obra o responsable de su ejecucin solicitar la Verificacin y Recepcin de Obra, ya sea por terminacin de obra (caso obra concluida) o por corte de obra (para obra no concluida), cualquiera sea el caso, anotando en el Cuaderno de Obra, la fecha de la culminacin de los trabajos, incluyendo las obras complementarias y modificaciones al Proyecto, as mismo a travs de un informe dirigido a la Divisin de Obras Pblicas a fin de que se realice la Verificacin y Recepcin de los trabajos en obra. El Residente, presentar el Informe Final de Obra dentro de un plazo de quince (15) das calendarios como mximo, contados a partir de la fecha de termino de la obra segn la Directiva N 01-2007-MPSRJ-DSL en lo referente al Informe Final, el cual ser entregada al Inspector o Supervisor de la Obra El Inspector o Supervisor de la obra en un plazo mximo de cinco (05) das calendarios, posteriores a la fecha de presentacin del Informe Final, informar sobre las observaciones (si las hubiera) al Residente respecto al Informe Presentado. El Residente responsable de la obra, tendr un plazo de 5 das calendarios para el levantamiento de las observaciones indicadas por el Inspector o Supervisor. La Comisin de Verificacin y Recepcin de Obra fijar fecha de Verificacin y Recepcin de Obra dentro de los 5 das posteriores al vencimiento del plazo de levantamiento de las observaciones. La Comisin de Verificacin y Recepcin de Obra nominada, revisara el Informe Final presentado por el Ingeniero Residente responsable de la obra, constatando que este de acuerdo con la obra ejecutada, incidiendo en la Memoria Descriptiva Valorizada, verificando las caractersticas de la obra, el buen funcionamiento de las instalaciones, equipos y el fiel cumplimiento de las Especificaciones Tcnicas y los planos de la obra, con las modificaciones, reducciones y adicionales debidamente autorizados a que hubiera lugar, dando su conformidad de no encontrarse observaciones, y suscribiendo el Acta de Verificacin y Recepcin de Obra. Documentacin que ser entregada a Gerencia de Desarrollo Urbano, para su posterior derivacin a la Comisin de Liquidacin Tcnica Financiera. Si la Comisin de Verificacin y Recepcin de Obra, formulara observaciones a los trabajos ejecutados por incompatibilidad con el proyecto, por que existen defectos o por que a juicio de la Comisin, existe grave deficiencia en la documentacin de la obra ejecutada; no recepcionar la obra, dejando constancia en el Acta y sealando un plazo igual a 1/10 del plazo de ejecucin de obra para su subsanacin. Si vencido este plazo no se cumpliera con levantar las observaciones, La Comisin informar de esta situacin a la Gerencia de Desarrollo Urbano para que se establezca las responsabilidades del caso.

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c.

DEL INFORME FINAL DE TERMINACIN O CORTE DE OBRA Es el documento que remite el Residente de Obras, pudiendo ser: 1. Informe Final por Conclusin de Trabajo en Obra.- Cuando la ejecucin de sus metas se realice en un 100% tal como fueron programadas en funcin a su Expediente Inicial. 2. Informe Final por Corte de Obra.- Este tipo de documento se presentar, cundo en el momento de recibir las rdenes de suspensin, paralizacin de los trabajos en obra, las caractersticas de dicha obra sean de inconclusa, observada, paralizada o intervenida; ya sean por motivos presupustales, finalizacin de ao u otras causas. En caso, el Residente de la obra no pudiese remitir algunos de los documentos mencionados, a pesar de corresponderle por el trabajo realizado, este deber hacer constar las razones o motivos que le impiden sustentar tal acto o proceso. CONTENIDO El informe final por conclusin de trabajo en obra o por corte de obra, ser presentado de acuerdo a la Directiva N 02-2007-MPSRJ-DSL respecto al informe Final de Obra.

d.

CONFORMACION FINANCIERA

DE

LA

COMISION

DE

LIQUIDACION

TCNICA-

La Municipalidad Provincial de San Romn - Juliaca, conformar una Comisin de Liquidacin Tcnica-Financiera de obras por Resolucin de Alcalda o Gerencia Municipal, para que se encargue de la Liquidacin Tcnica y Financiera de las obras ejecutadas, en un plazo no mayor a los treinta (30) das calendario, contados a partir de la suscripcin del Acta de Verificacin y Recepcin de Obra y/o a partir de la suscripcin del Contrato y estar integrada por: Un Presidente : Ser un Profesional Titulado, colegiado, habilitado con un mnimo de tres (03) aos de experiencia en la especialidad referida a la obra, que no haya participado en la ejecucin de la obra. Primer Miembro : Ser un Contador Pblico Colegiado y habilitado, con un mnimo de un (01) ao de experiencia en valorizaciones, anlisis de costos, reajustes y liquidaciones. Primer Miembro (Suplente) : Ser un Contador Pblico Colegiado y habilitado, con un mnimo de un (01) ao de experiencia en valorizaciones, anlisis de costos, reajustes y liquidaciones.

Segundo Miembro : Ser un Profesional Titulado, colegiado, que no haya participado en la ejecucin de la obra a liquidarse, siendo este personal nombrado de la Municipalidad Provincial de SAN ROMN - JULIACA.

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Segundo Miembro (Suplente) : Ser un Profesional Titulado, colegiado, que no haya participado en la ejecucin de la obra a liquidarse, siendo este personal nombrado de la Municipalidad Provincial de SAN ROMN - JULIACA. Un Asesor : Ser el Residente y/o Supervisor de la obra a liquidarse

e.

FUNCIONES DE LA COMISIN DE LIQUIDACIN TCNICA-FINANCIERA. Para ejecutar la Liquidacin Tcnica Financiera de la Obra ejecutada, la Comisin de Liquidacin tendr un plazo de 30 das contados a partir de la suscripcin del Acta de Verificacin y Recepcin de Obra y/o a partir de la suscripcin del Contrato, siendo sus funciones las siguientes: La Comisin nombrada solicitar la entrega de la documentacin tcnica y administrativa, a las oficinas participantes en la ejecucin de la Obra a travs de sus Gerencias (Gerencia de Desarrollo Urbano y Gerencia Administrativa), para su anlisis y evaluacin. La Comisin nombrada solicitar la entrega del Acta de Recepcin de Obra a la Gerencia de Desarrollo Urbano, as como los Informes Mensuales de Obra y el informe Final del Residente de la Obra, el cual es requisito indispensable para la Liquidacin. La Comisin se constituir al lugar de ejecucin de la obra, a fin de verificar la existencia fsica de la obra en concordancia con el Informe Final de Obra presentado por el Residente de la Obra. La Comisin con la informacin recepcionada, procesar la Liquidacin Tcnica Actualizada, determinando el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada. El costo Total Valorizado de Obra Actualizada es el Costo resultante de la suma de Valorizaciones Mensuales de Avance de Obra, debidamente reajustada y actualizada con los ndices Unificados de precios del mes correspondiente de cada valorizacin.

f.

EXPEDIENTE DE LIQUIDACIN. l file de Liquidacin Tcnica y Financiera ser presentado mediante informe y formatos del Anexo (Liquidacin de Obra) y contendr los siguientes documentos: 1. Memoria descriptiva de los trabajos concluidos que conforman la obra, que considera: Ubicacin. Informacin General. Informacin Financiera. Informacin Administrativa Antecedentes. Descripcin de la Obra. Especificaciones Tcnicas. 2. Ejecucin Fsica Final: Esta estar enmarcada en la Liquidacin Tcnica, la cual estar a cargo de un Profesional Titulado miembro de la Comisin y proceder con los trabajos de verificacin, revisin y evaluacin de los trabajos realizados en obra, contrastando con los informes del Residente de la Obra, para determinar el grado de

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Divisin de Supervisin y Liquidaciones cumplimiento del Expediente Tcnico aprobado para la ejecucin de la Obra. La documentacin que contendr la liquidacin Tcnica ser la siguiente: - Cuadro comparativo de metrados de Obra. - Valorizacin Final de Obra. - Presupuesto de Obra Aprobado. - Valorizacin de Obras nuevas. (Cuando corresponda). - Valorizacin de Obras deductivas. (Cuando corresponda). - Valorizacin de Adicionales de Obra. (Cuando corresponda). - Metrados finales de Obra. - Materiales Utilizados en Obra. - Mano de Obra utilizada en Obra. - Equipo Utilizado en Obra. - Saldo de materiales en Obra. - Reajuste Automtico de Precios. - Valor de la Obra. - Memoria Final de Liquidacin de Obra. - Conclusiones y Recomendaciones. - Plano de Replanteo (de ser el caso). 3. Ejecucin Financiera Final: Esta estar enmarcada en la Liquidacin Financiera, la cual estar a cargo del Contador Pblico Colegiado miembro de la Comisin y proceder con los trabajos de acuerdo a las Normas de contabilidad, cumpliendo las acciones de verificacin, revisin y evaluacin de los documentos para determinar el grado de cumplimiento de la inversin realizada en la obra. La Liquidacin Financiera, consiste en la verificacin del movimiento financiero y la determinacin del Costo Total Real de la Obra que comprende todos los gastos realizados en el pago de la mano de obra, materiales (incluyendo utilizacin de saldos de otras obras y la deduccin de los saldos actuales de almacn), maquinarias y equipo (alquiler y/o depreciacin) y gastos generales atribuibles a la ejecucin de la obra; adems deber considerar los compromisos pendientes de pago (devengados), si los hubiera. La Informacin contenida en la Liquidacin Financiera ser la siguiente: - Asignacin Presupuestal. - Presupuesto Analtico Final. - Presupuesto Analtico Aprobado del Expediente Tcnico. - Presupuesto Analtico que no corresponde. - Resumen Valorizado del movimiento de Almacn. - Resumen Valorizados de saldos de Almacn. - Resumen del presupuesto ejecutado: montos finales de materiales, mano de obra, equipos, herramientas y costos indirectos o administrativos - Cuadro comparativo por partidas genricas y especficas entre el presupuesto aprobado y el ejecutado. - Cuadro comparativo de costos de insumos, entre el presupuesto aprobado y el ejecutado. - Balance de Ejecucin Financiera - Relacin de Insumos utilizados segn OC - Relacin de Insumos utilizados segn Rendicin de cuentas - Relacin de Servicios segn OS - Relacin de Materiales transferidos de otras obras - Relacin de Materiales Transferidos a otras Obras - Costo Total Real de Obra.

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El Costo Total Real de Obra corresponde a la suma total de las Ejecuciones Analticas Presupustales Mensuales, a las cuales incluyen el costo de los materiales e insumos transferidos de otros proyectos concluidos, el costo estimado de las depreciaciones de equipos y maquinarias propias de la Municipalidad que hayan intervenido en la obra, los compromisos pendientes de pago (Devengados), si los hubiera y la Deduccin del saldo de almacn de los materiales e insumos que quedan al concluir la obra. 4. Anexos: La Informacin contenida ser la siguiente: - Acta de Verificacin y Recepcin de Obra, (para obras concluidas totalmente). - Acta de Verificacin, (para obras no concluidas) de ser el caso. - Resolucin de aprobacin del Expediente Tcnico. - Conciliacin Presupuestal. - Ejecucin del presupuesto de Gasto, que considera: Partidas Genricas Especficas. Detalle analtico de las partidas especificas. Adicionalmente al expediente de liquidacin y conjuntamente con este, se presentar un segundo file con los siguientes documentos: Expediente Tcnico de Obra. Cuaderno de Obra. Informe Final de obra. rdenes de Compra. Ordenes de servicio. Planilla de Remuneraciones y Jornales. Pedidos de comprobante de salida.

g.

Evaluacin Tcnica Financiera. La evaluacin Tcnica Financiera, resulta de la comparacin entre el Costo Total Valorizado de Obra Actualizada (Liquidacin Tcnica) con el Costo Total Real de la Obra (Liquidacin Financiera). El Costo Total Real de la Obra en ningn caso debe ser mayor al Costo Total Valorizado de Obra Actualizada. Si se presentar el caso, ste deber ser justificado tcnicamente por el Residente y/o Inspector de la Obra. La buena decisin en la construccin de la Obra por Ejecucin Presupuestal Directa se determina cuando el Costo Total Real de la Obra es igual o inferior al Costo Total Valorizado de la Obra Actualizada. En caso contrario, la Municipalidad, notificar al Residente de la Obra sobre la deficiencia observada, a fin de que presente una justificacin tcnica por el mayor gasto realizado dentro del plazo de quince (15) das de notificado. La Evaluacin Tcnica Financiera se expresar mediante un formato y se adjuntar la justificacin correspondiente, de ser el caso: Balance del Costo Total Valorizado de la Obra versus Costo Total Real de Obra. Justificacin Tcnica del mayor gasto realizado. La comisin de Liquidacin de Obra evaluar la Justificacin Tcnica presentada y de haber indicios de responsabilidad emitir un informe a la Alcalda de la Municipalidad, para que esta determine las acciones que corresponda.

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h.

OBRAS NO LIQUIDADAS OPORTUNAMENTE. Cuando la obra no haya sido liquidada en su oportunidad, la Municipalidad Provincial de SAN ROMAN - JULIACA, conformara una Comisin Especial de Liquidacin, que se encargar exclusivamente de la Liquidacin Tcnica y Financiera de la Obra. l file de Liquidacin Tcnica y Financiera ser elaborado en los mismos trminos sealados en el tems f, sustituyndose nicamente el Acta de Recepcin de Obra por un Acta de Verificacin Fsica; sta Acta ser suscrita por todos los miembros de la comisin.

i.

OBRAS ANTIGUAS. Las obras con ms de ocho ( 8 ) aos de antigedad desde su conclusin que no hayan sido liquidadas; sin perjuicio de las responsabilidades Administrativas y/o Legales a que hubiera lugar, sern liquidadas de oficio, a travs de la comisin de Liquidacin de Obras, segn sea el caso, conformado por personal que labora en la Municipalidad Provincial de San Romn - Juliaca. l file de Liquidacin Tcnica y Financiera de oficio ser presentado mediante informe y contendr los siguientes documentos: Memoria Descriptiva de la Obra Ejecutada. Valorizacin de la Obra Ejecutada. Planos: Ubicacin, Permetro y Distribucin en Planta.

La valorizacin de la obra ejecutada que se hace referencia en el prrafo anterior, se efectuar a partir del presupuesto aprobado o, en caso de no existir ste, siguiendo los mtodos de tasacin convencionales o cualquier otro mtodo que ha juicio de la Comisin de Liquidacin de obras sea la ms conveniente.

j.

APROBACIN DE LA LIQUIDACIN TECNICA FINANCIERA. El Expediente de Liquidacin de obra deber de constar de dos partes (parte Tcnica y parte financiera), la cual ser presentada con su informe correspondiente a la Gerencia Municipal para su trmite y aprobacin correspondiente mediante Resolucin. La Liquidacin Financiera ser remitida a la Gerencia Administrativa, para que emita conformidad de datos consignados en la Liquidacin Financiera, para la presentacin de los Informes de Conformidad las Gerencias correspondientes tienen un plazo de 5 das hbiles posteriores a la recepcin de dicha informacin. Con estos informes la Liquidacin Tcnica Financiera de la Obra ejecutada ser aprobada por el Resolutivo correspondiente. La distribucin posterior a la aprobacin ser de la siguiente manera: El original (file) formar parte de la Resolucin y ser archivado conjuntamente en Secretaria General. Una copia del Expediente de Liquidacin de Obra (Tcnica-Financiera), para la Comisin. Una copia del Expediente de Liquidacin de Obra (Tcnica-Financiera), para la Divisin de Supervisin y Liquidacin.

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DISPOSICIONES FINALES
Cuando no se tenga la documentacin original del caso, se podr hacer uso de segundos originales las que sern fedateadas de ser el caso. Si por circunstancias debidamente justificadas no se dispone de la documentacin tcnica financiera exigida para el procedimiento de liquidacin de obra, este deber ser regularizado por la Comisin de Liquidacin de Obras en el nivel correspondiente, sin perjuicio de las responsabilidades a que hubiere lugar. La documentacin referida en el prrafo anterior es por los conceptos siguientes: Modificaciones al proyecto. Modificaciones en el plazo de ejecucin. Reducciones de Obra. Adicionales de Obra.

Efectuada la liquidacin de una Obra, se proceder a su Inscripcin en los Registros pblicos y en el Margesi de Bienes Nacionales. La Municipalidad adoptar las medidas necesarias para el cumplimiento de este procedimiento, hasta su culminacin. Las Gerencias de Lnea, Asesoramiento y Apoyo quedan obligadas a brindar el apoyo necesario a la Comisin de Liquidacin para el cumplimiento de las acciones encomendadas; y debern hacer entrega de la siguiente documentacin:

Gerencia de Desarrollo Urbano

Expediente Tcnico aprobado. Informes mensuales de obra. Informe Final de Obra. Cuadernos de Obra. Control de materiales. Pedido de Materiales.

Secretaria General: Resoluciones emitidas para la Obra. Gerencia Administrativa: Ordenes de Compra. Ordenes de Servicios. Planillas de Remuneraciones y Jornales. Pedido comprobante de salida. Ejecucin del Presupuesto de Gasto, con Partidas Genricas Especficas y el detalle analtico de las partidas especficas. Documento de Reingreso de los Saldos de Materiales. Oficina de Planeamiento: Conciliacin Presupuestal. Asignacin Presupuestal.

Si las Obras materia de liquidacin transferidas de conformidad con las actas respectivas se destruyen o fallan total o parcialmente por defectos constructivos antes de 7 aos, el Residente o Responsable de la ejecucin de la Obra, as como el Inspector o Supervisor asumirn la responsabilidad Civil y Penal segn el caso (Cdigo Civil Art. 1784).

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Oficina de liquidaciones de obra

En el caso de no contar con las obras liquidadas en su debido plazo y oportunidad existir una oficina de liquidaciones de obra permanente la misma que regularizara las liquidaciones de obra pendientes de ejercicios anteriores, dicha oficina depender de la Gerencia Municipal para todos sus tramites, aprobaciones y presupuestariamente ya que cada expediente tcnico consigna un monto asignado para liquidaciones de obra, el que ser para gastos de dicho fin y su disposicin deber depender directamente de la Gerencia Municipal. Los casos no previstos en la presente Directiva sern resueltos de conformidad con las Normas Generales y/o disposiciones reglamentarias y legales vigentes y los Principios Generales del Derecho que rigen el proceso de las liquidaciones. Los miembros de la comisin que no cumplan con los plazos y condiciones previstas por la presente directiva, incurrirn en responsabilidad administrativa y sern sancionados conforme a las normas vigentes. La presente Directiva entrar en vigencia a partir de su aprobacin por Resolucin Municipal hasta que sea sustituida por otra.

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