S.E.P.

S.N.E.S.T

D.G.E.S.T

INSTITUTO TECNOLGICO DE MINATITLN

OPTIMIZACIN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO FLASH DE VENTAS MEDIANTE MAPEO DE PROCESOS Y ELABORACIN DE SU INSTRUCTIVO

MEMORIA DE RESIDENCIA PROFESIONAL

QUE PARA OBTENER EL TTULO DE: INGENIERO INDUSTRIAL

PRESENTA:

Luis Angel Mndez Len

MINATITLN, VER. AGOSTO 2009

DEDICATORIA

A mis padres: Jos Mndez Hernndez Ignacia Len Prez

Quienes me han heredado el tesoro ms valioso que se puede dar a un hijo: amor. Quienes sin escatimar esfuerzo alguno, han sacrificado gran parte de su vida para formarme y educarme. A quienes la ilusin de su vida ha sido convertirme en persona de provecho. A quienes me han mostrado que ni el cansancio, ni el desvelo, ni cualquier adversidad puede quebrantar nuestras fuerzas mientras haya esperanza, A quienes han puesto su fe y confianza en m, A quienes aparte de regalarme la vida me obsequiaron parte de la suya. Nunca podr pagar todas las muestras de afecto que me han brindado a travs de su entrega y apoyo, ni an con las riquezas ms grandes del mundo.

Por esto y ms Gracias.

INDICE Pg. Introduccin Justificacin Objetivo general y especfico 1 2 3

Captulo I

Aspectos generales de PEMEX Petroqumica

1.1 Antecedentes histricos de PEMEX petroqumica 1.2 Ubicacin general y especfica 1.3 Organigrama estructural de oficinas centrales de PEMEX petroqumica 1.4 Giro de la empresa PEMEX petroqumica 1.5 Misin, visin y valores de PEMEX petroqumica

5 9 12 13 13

Captulo II

Marco de referencia

2.1 Problemas a resolver 2.2 Alcance 2.3 Limitaciones 2.4 Fundamento terico 2.4.1 Normatividad referente a manuales de procedimientos

17 17 18 18 21

2.4.1.1 De la documentacin de procedimientos 2.4.1.2 Del Registro De Manuales De Procedimientos 2.4.1.3 De la actualizacin de manuales de procedimientos 2.4.1.4 De los criterios generales de presentacin 2.4.2 Mapeo de procesos 2.4.2.1 Principales motivos para mapear y redisear procesos 2.4.2.2 Beneficios generales del rediseo de procesos 2.4.2.3 Herramientas para el mapeo de procesos 2.4.2.3.1 Mapeo de procesos por diagramas simples 2.4.2.3.1.1 Simbologa del Instituto Norte Americano de Estandarizacin (ANSI) 2.4.2.3.1.2 Brownpaper y Post-its 2.4.2.3.2 Mapeo de procesos por computadora 2.4.2.3.3 Software para mapeo de procesos 2.4.2.3.4 Simulaciones 2.4.2.4 Documentacin de procesos por niveles 2.4.3 Flash de ventas

21 23 25 25 26 27 27 27 28

29 30 32 32 32 34 36

Captulo III

Desarrollo del proyecto

3.1

Optimizacin del procedimiento administrativo para la integracin del informe 37

Flash de Ventas

3.2

Procedimiento administrativo para la integracin del informe Flash de Ventas (400-30100-PA-002) 3.2.1 Diagrama de flujo del procedimiento Flash de Ventas 3.2.2 Esquema ptimo del procedimiento Flash de ventas 3.2.3 Diagrama comparativo del procedimiento anterior 3.2.4 Diagrama comparativo del procedimiento actual 3.2.5 Tabla comparativa de las actividades del Flash de Ventas 3.2.6 Resultado y beneficios 39 42 44 45 47 49 51

3.3 Instructivo operativo del procedimiento administrativo para la integracin del informe Flash de Ventas 3.3.1 A) Respecto a procesos 3.3.2 B) Respecto a incumplidos 3.3.3 C) Respecto a productos 3.3.4 D) Lista de precios 3.3.5 E) Respecto al archivo Flash de Ventas Versin comentarios 3.3.6 F) Respecto a la hoja principal del Flash de Ventas 3.3.7 G) Respecto al tipo de cambio 3.3.8 H) Respecto al firme de produccin 3.3.9 I) Respecto a costos 3.3.9.1 I.a) Respecto al costo estndar 3.3.9.2 I.b) Respecto al costo real de la semana 1 55 56 56 57 57 57 58 54 54 54 54 55

3.3.9.3 I.c) Respecto al costo real 3.3.9.4 I.d) Respecto a importaciones 3.3.10 J) Respecto a inventarios y produccin 3.3.11 k) Respecto a la hoja oculta de comentarios 3.3.12 L) Respecto a la hoja sustento 3.3.13 M) Respecto al volumen confirmado 3.3.14 N) Respecto a las versiones del archivo Flash de Ventas 3.3.14.1 N.a) Versin Viernes 3.3.14.2 N.b) Versin Lunes 3.3.14.3 N.c) Versin GRF 3.3.14.4 N.d) Versin Martes 3.3.15 Diagrama de flujo del instructivo

59 59 60 61 61 62 62 62 63 63 64 65

Conclusiones Recomendaciones Glosario Fuente de consulta

69 71 73 77

INTRODUCCIN Anteriormente en las organizaciones los trabajadores realizaban sus actividades tratando de cubrir el objetivo por el cual fueron desarrolladas, sin embargo, no estaban establecidas oficialmente. La problemtica se daba en el momento en que alguna situacin bloqueaba el curso de sus actividades y no saban lo que deban hacer, o lo resolvan de la manera que mejor les pareca sin contemplar riesgos ni consecuencias, hoy da no funciona de esta forma. A travs de los aos se ha incrementado la preocupacin por tener sustentadas todas las actividades que se realizan y el modo correcto de proceder ante las diferentes circunstancias que pudieran presentarse. Actualmente las empresas cuentan con documentos oficiales que avalan y amparan a los trabajadores por las actividades que realizan, siempre y cuando ejecuten su labor de acuerdo a lo establecido en los mencionados documentos, los cuales llevan por nombre procedimientos. El presente proyecto consiste en hacer los cambios pertinentes en el procedimiento Flash de Ventas existente de acuerdo a la actual forma de operar esta herramienta y considerando la facilitacin del mismo para cuestiones de auditora, as como su instructivo para fines de consulta y de gua al usuario al momento de su elaboracin.

El captulo uno trata los aspectos generales de PEMEX Petroqumica como su historia, misin, visin, y las caractersticas que la describen, as como las de la subdireccin comercial y de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin, en el captulo dos, el marco de referencia, el cual menciona los Problemas a resolver, Alcances, Limitaciones, y el Fundamento terico, el captulo tres constituye el desarrollo del proyecto, donde se muestra el procedimiento actualizado y optimizado bajo el criterio de la eliminacin de actividades no significativas, su instructivo y diagramas.
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JUSTIFICACIN

De acuerdo a las bases para la elaboracin de documentos de PEMEX Petroqumica y Organismos subsidiarios, el procedimiento para la integracin del informe Flash de Ventas debe ser actualizado debido a que hubo cambios en el modo de trabajar y tambin en el sistema de informacin, dos razones por las cuales se debe proceder a su actualizacin segn estas bases. En el proceso de toma de decisiones, como en el aspecto productivo es esencial aprovechar cada instante del tiempo disponible asignado a nuestras labores. A menudo se cree que la forma en que se hacen las cosas es suficientemente buena, sin embargo se ha demostrado que la constante de la calidad es el cambio y que por supuesto siempre hay una mejor manera de hacer las cosas.

Debido a que es una de las actividades que se realiza con mayor frecuencia y de acuerdo a la evaluacin del riesgo administrativo conforme al proceso de Disciplina Operativa se consider necesario elaborar su instructivo.

La realizacin de este proyecto ayuda al trabajador al establecer la mejor manera de ejecutar el procedimiento sin necesidad de modificar la aplicacin utilizada para la integracin del informe Flash de Ventas y un esquema ptimo que elimine las tareas repetidas que generan retraso en la ejecucin del procedimiento en un orden distinto.

Objetivo general

Facilitar la integracin del informe flash de ventas de la unidad de seguimiento y evaluacin a travs de la aplicacin de mapeo de procesos y simplificar su procedimiento

Objetivos especficos Eliminar las tareas innecesarias y repetidas del procedimiento Flash de Ventas, con el propsito de agregar valor al procedimiento. Establecer el orden ptimo del procedimiento con la finalidad de tener el informe en tiempo y forma. Protocolizar el procedimiento Flash de Ventas para su integracin en el sistema de gestin de calidad de PEMEX petroqumica. Detallar la integracin del informe Flash de Ventas para su consulta travs de un instructivo.

CAPTULO I Aspectos generales de PEMEX Petroqumica

1.1 Antecedentes histricos de PEMEX Petroqumica La industria del petrleo en Mxico se inicia en 1900, cuando los norteamericanos Charles A. Candfield y Edward L. Doheny compraron 113 hectreas de la hacienda "El Tulillo", en el municipio de Ebano, San Luis Potos, que se extendan hacia los estados de Tamaulipas y Veracruz. En ese ao, la hacienda pas a ser propiedad de la "Mexican Petroleum of California", creada por Doheny, empresa que empez a perforar en un campo al que denominaron "El Ebano" y, en 1901, se descubri petrleo en un pozo que fue bautizado con el nombre de "Doheny I". En el ao 1901 el ingeniero Ezequiel Ordez de nacionalidad mexicana descubri un yacimiento petrolero que se llam La Pez, ubicado en el campo de El Ebano en San Luis Potos. En ese mismo ao el 24 de diciembre, el Presidente Porfirio Daz expidi la Ley del Petrleo aprobada por el Congreso de la Unin con la cual se logr impulsar la actividad petrolera otorgando amplias facilidades a inversionistas extranjeros. Paralelamente a las actividades petroleras de Doheny, la compaa inglesa Pearson and Son, que era contratista en el gobierno del General Porfirio Daz y cuyo propietario era Weetman Dikinson Pearson, adquiri terrenos para la exploracin y explotacin de petrleo. En 1902, encontr petrleo cerca de San Cristbal en el istmo de Tehuantepec, y aos despus construy una refinera en Minatitln, un centro de almacenamiento y un ducto en esa zona. Las primeras concesiones las recibieron Edward L. Doheny y Weetman D. Pearson. A la cada de Porfirio Daz, el gobierno revolucionario del Presidente Francisco I. Madero expidi, el 3 de junio de 1912, un decreto para establecer un impuesto especial del timbre sobre la produccin petrolera y, posteriormente, orden que se efectuara un registro de las compaas que operaban en el pas, las cuales controlaban el 95 por ciento del negocio.

Tres aos ms tarde en 1915, Venustiano Carranza cre la Comisin Tcnica del Petrleo y en 1917 la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos determina el control directo de la Nacin sobre todas la riquezas del subsuelo. Posteriormente en 1918 estableci un impuesto sobre los terrenos petroleros y los contratos para ejercer control de la industria y recuperar en algo lo enajenado por Porfirio Daz, hecho que ocasion la protesta y resistencia de las empresas extranjeras. Con el auge petrolero, las compaas se aduearon de los terrenos con petrleo. Por ello, el gobierno de Carranza dispuso que todas las compaas petroleras y las personas que se dedicaran a exploracin y explotacin del petrleo deberan registrarse en la Secretara de Fomento. Para el ao 1920 Mxico ya contaba con 80 compaas petroleras productoras y 17 exportadoras, cuyo capital estaba integrado en un 91.5% anglo-norteamericano. La segunda dcada del siglo fue una poca de febril actividad petrolera, que tuvo una trayectoria ascendente hasta llegar en 1921 a una produccin de crudo de poco ms de 193 millones de barriles, que coloc a Mxico como segundo productor mundial, gracias al descubrimiento de yacimientos terrestres de lo que se llam la "Faja de Oro", al norte del Estado de Veracruz, que se extendan hacia el Estado de Tamaulipas. Al 31 de diciembre del mismo ao el pozo Cerro Azul No. 4 uno de los ms espectaculares de la historia petrolera del mundo localizado en terrenos de las haciendas de Toteco y Cerro Azul, propiedad de la Huasteca Petroleum Company obtuvo una produccin de poco ms de 57 millones de barriles. En 1934 se cre Petrleos de Mxico, A. C., como encargada de fomentar la inversin nacional en la industria petrolera. En 1935, las compaas petroleras que operaban en territorio mexicano (que en ese entonces se encontraban en manos de capital extranjero) se negaron e intentaron
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impedir la creacin de sindicatos de trabajadores petroleros. Sin embargo, pese a los esfuerzos de estas empresas se logr crear al Sindicato nico de Trabajadores Petroleros, mismo que en el ao 1937 hizo estallar una huelga en contra de las compaas petroleras extranjeras exigiendo el incremento en los salarios y una mejora en los servicios sociales, hecho que paraliz al pas. La Junta de Conciliacin y Arbitraje fall a favor de los trabajadores, pero las compaas se ampararon ante la Suprema Corte de Justicia de la Nacin, esta les niega el amparo y las obliga a conceder demandas laborales. Las compaas extranjeras una vez ms se niegan a ceder haciendo caso omiso del mandato judicial y amenazando con irse del pas llevndose todo su capital. Expropiacin petrolera Debido a esto, el 18 de marzo de 1938, el Presidente de Mxico, Lzaro Crdenas declar su decisin de expropiar la industria petrolera (que incluy todos los recursos e instalaciones existentes en territorio mexicano). Dos horas despus, en todas las estaciones de radio de la Repblica, la hizo pblica al pueblo de Mxico. Se cre la compaa del estado PETROMEX y esta comenz a adquirir las concesiones existentes. Finalmente, el 7 de junio de 1938 se public el decreto de creacin de Petrleos Mexicanos como organismo encargado de explotar y administrar los hidrocarburos en beneficio de la nacin. En el transcurso de varias dcadas, Petrleos Mexicanos ha comprometido una importante magnitud de capital, materializada hoy da en una importante industria petroqumica paraestatal, construida como PEMEX Petroqumica (PPQ), que cumple un ciclo histrico a contar de los aos sesentas, fecha de su creacin. Pemex Petroqumica elabora, comercializa y distribuye productos para satisfacer la demanda del mercado a travs de sus centros de trabajo. Su actividad fundamental son los procesos petroqumicos no bsicos derivados de la primera transformacin del gas natural, metano, etano, propano y naftas de Petrleos Mexicanos.

Pemex Petroqumica guarda una estrecha relacin comercial con empresas privadas nacionales dedicadas a la elaboracin de fertilizantes, plsticos, fibras y hules sintticos, frmacos, refrigerantes, aditivos, etc. Pemex Petroqumica est inmersa en un esfuerzo constante con el fin de mejorar la seguridad industrial, la salud ocupacional y la proteccin del medio ambiente, para la mejora continua a mediano plazo, plantendose como meta tener cero accidentes dentro y fuera de sus instalaciones. PEMEX Petroqumica se reestructur como organismo subsidiario de Petrleos Mexicanos el 16 de julio de 1992. Actualmente cuenta con una capacidad instalada de 13.2 millones de toneladas de productos petroqumicos por ao, integrada por los Complejos Petroqumicos Cangrejera, Morelos, Cosoleacaque, Pajaritos, Independencia, Escoln, Tula y la Unidad Petroqumica Camargo, que producen entre otros los siguientes productos petroqumicos: Acetaldehido, Amonaco, Benceno, Etileno, Oxido de Etileno, Glicoles, Ortoxileno, Paraxileno, Propileno, Tolueno, Xilenos, Acetronitrilo, Acido Cianhdrico, Acrilonitrilo, Polietileno de baja y alta densidad, Metanol y Cloruro de Vinilo. PEMEX orgullo de Mxico y de los petroleros, se ha convertido en la mejor empresa petrolera del mundo, que es propiedad del estado, y gracias a la entrega y compromiso de sus empleados, opera en forma oportuna, moderna, transparente, eficiente y eficaz con estndares de excelencia y honradez.

PEMEX es una empresa limpia y segura, comprometida con el medio ambiente, su alta rentabilidad y moderno rgimen fiscal le ha permitido seguir siendo un importante contribuyente al erario pblico, cuyos recursos se utilizan en beneficio del pas.

1.2 Ubicacin general y especfica

General: Se encuentra ubicada en la ciudad de Coatzacoalcos del estado de Veracruz, Mxico.

Especifica: Lugar: Direccin: Colonia: Cdigo Postal: Ciudad: Estado: Telfono y Fax: Departamento: Extensin: Pagina Web: PEMEX Petroqumica Av. Jacarands No. 100 Esquina Av. Universidad Rancho Alegre I 96558 Coatzacoalcos Veracruz 21 - 11100 (Conmutador) Unidad de Seguimiento y Evaluacin 20216 (Superintendencia de Medicin y desempeo) http://www.ptq.pemex.com

En 1994 despus de la conformacin de los Organismos Subsidiarios de Petrleos Mexicanos y de la movilizacin de PEMEX Petroqumica a la Ciudad de Coatzacoalcos, Ver. Se constituyo en la Av. Jacarandas No. 100, Col. Rancho Alegre I, en Coatzacoalcos, Ver., el edificio Sede de PEMEX Petroqumica.

Ubicacin general de PEMEX petroqumica

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Ubicacin general de Fig. No.1 PEMEX Petroqumica Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

Ubicacin geogrfica de PEMEX petroqumica

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Ubicacin especfica de Fig. No.2 PEMEX Petroqumica Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

1.3 Organigrama estructural de las oficinas centrales de PEMEX Petroqumica

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Organigrama de PEMEX Fig. No.3 Petroqumica Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

1.4 Giro de la empresa PEMEX Petroqumica PEMEX Petroqumica es quien elabora, comercializa y distribuye productos para satisfacer la demanda del mercado a travs de sus empresas filiales y centros de trabajo. Esta empresa, guarda una estrecha relacin comercial con empresas privadas nacionales dedicadas a la elaboracin de fertilizantes, plsticos, fibras y hules sintticos, frmacos, refrigerantes, aditivos, etc. Es la empresa ms grande de Mxico y una de las diez ms grandes del mundo, tanto en trminos de activos como de ingresos. Con base en el nivel de reservas y su capacidad de extraccin y refinacin, se encuentra entre las cinco compaas petroleras ms importantes a nivel mundial. Sus actividades abarcan la exploracin y explotacin de hidrocarburos, as como la produccin, almacenamiento, distribucin y comercializacin de productos petrolferos y petroqumicos. En virtud de que de conformidad con la legislacin mexicana estas actividades corresponden en exclusiva al Estado, PEMEX es un organismo pblico descentralizado.

1.5 Misin, visin y valores de PEMEX Petroqumica.

Misin de PEMEX Petroqumica Somos una empresa que elabora, comercializa y distribuye productos petroqumicos selectos, en crecimiento continuo y maximizando su valor econmico, con calidad, seguridad, respeto al medio ambiente, a su entorno social y promoviendo el desarrollo integral de su personal. Visin de PEMEX Petroqumica Ser una empresa de clase mundial, lder en el mercado, rentable, segura, confiable y competitiva, reconocida por la calidad de sus productos; con una arraigada cultura

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de servicio al cliente, respetuosa del medio ambiente, cuidadosa de sus relaciones con la comunidad y promotora del desarrollo integral de su personal.

Valores de PEMEX Petroqumica

Integridad. Unir partes diversas en un todo coherente que mantiene un equilibrio entre ellas, en busca de un objetivo. La integridad tica se sustenta en valores que forman ese todo coherente que conduce el actuar cotidiano de los individuos. Es congruencia entre lo que se piensa, se dice y se hace.

Innovacin. Generar nuevos conocimientos, productos, tecnologas o servicios. Es poner en marcha y concretar o relacionar la creatividad con la inteligencia para cubrir necesidades cambiantes.

Competitividad. Aprovechar de la mejor manera las fortalezas nicas de cada uno de los individuos, es decir, lograr sinergia de manera que la organizacin, muestre un desarrollo exitoso y de vanguardia. Esto se reflejara en mayor productividad y en un mejor servicio al cliente.

Sustentabilidad. Es la visin del futuro y el compromiso con el mismo. La organizacin se reconoce en una vinculacin estratgica con la sociedad, el medio ambiente y seguridad de
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manera integral y se compromete a establecer con los mismos una relacin de beneficio mutuo en largo plazo.

Compromiso Social.

En PEMEX, hablar de este compromiso, es reconocer la pertenencia de la empresa dentro del mbito social nacional. Es aceptar los compromisos que se establecen con las comunidades del pas, a fin de fortalecer los vnculos entre la organizacin y los mexicanos.

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CAPTULO II Marco de referencia

2.1 Problemas a resolver En la superintendencia de medicin del desempeo se generan informes de vital importancia para la toma de decisiones, uno de ellos es el informe Flash de ventas. El documento del procedimiento del informe flash de ventas tiene un periodo de vigencia de dos aos, y la fecha de autorizacin registrada en el documento es del 31 de julio del 2006, por lo cual se debe proceder a su actualizacin, adems de ser obligatorio para su conformidad con la normatividad de las bases para la documentacin y registro de manuales de procedimientos en petrleos mexicanos y organismos subsidiaros segn el punto 6.3 (ver tema 2.4.1.3) debido a cambios en los sistemas y mtodos de trabajo, as como tambin se requiere de acuerdo a las necesidades operativas documentar en detalle ciertos pasos de una o varias operaciones, considerando que no se debe manejar como un procedimiento se sugiere utilizar formatos similares a los de los procedimientos, pero sin la protocolizacin a que estn obligados stos. De acuerdo con las observaciones que se realizaron sobre la ejecucin del reporte se pudo identificar que el sistema Flash de Ventas es un tanto flexible en cuanto a su ejecucin, permitiendo al usuario realizar algunas tareas antes que otras y viceversa; sin embargo, no se cuenta con un mtodo de trabajo organizado, por lo cual, es necesario determinar cul es el orden ptimo que debe seguir la integracin del informe Flash de Ventas de manera que se evite repetir actividades y se pueda suprimir actividades innecesarias.

2.2 Alcance

La informacin que integra el informe Flash de Ventas es de observancia general y obligatoria para las siguientes reas: Gerencia de Comercializacin, Gerencia de Lneas de Negocios, Logstica, Unidad de Seguimiento y Evaluacin, planeacin, GDC, Finanzas, y Operacin. Por tal motivo es importante que este procedimiento se
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encuentre actualizado y en regla para cuestiones de Auditoria. El instructivo facilitar a nuevos usuarios su familiarizacin con la integracin del informe.

2.3 Limitaciones

Las mejoras realizadas en este procedimiento slo tendrn efecto mientras este no se modifique, este procedimiento tiene una vigencia de dos aos aproximadamente, esto segn la normatividad de las bases para documentacin y registro de manuales de procedimientos ya que puede actualizarse en un tiempo menor si las circunstancias as lo ameritan.

2.4 Fundamento terico En este captulo se exponen todos los elementos en los cules me bas para proceder a la actualizacin del procedimiento Flash de Ventas conforme a las normas y exigencias de PEMEX Petroqumica, dentro de las que se mencionan la estructura documental, la cul consiste en sealar el nivel de importancia de la documentacin que maneja este organismo, las bases para la actualizacin de procedimientos, la informacin pertinente al mapeo de procesos con lo que se procedi a su optimizacin separando las actividades y organizndolas dentro del nivel de la estructura documental a la cual corresponden, as como una breve explicacin del Flash de Ventas. La estructura documental de PEMEX petroqumica est conformada por cinco niveles los cules ocupan un lugar en la representacin piramidal de acuerdo al orden de importancia y observancia de uno, varios, o todos los departamentos de la empresa, otra de las caractersticas que distinguen los diferentes niveles es la rigurosidad de los requisitos mnimos que componen cada uno de estos documentos y de la protocolizacin a la cual estn obligados.
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La pirmide tiene un orden de importancia descendente donde el primer nivel es la punta y el quinto nivel es la base. El primer nivel representa las polticas de la empresa, se considera la ms importante, y es de observancia general y obligatoria para toda la organizacin, el segundo nivel representa el manual de la organizacin el cual contiene informacin acerca de cada uno de los departamentos que la conforman as como de sus funciones, el tercer nivel representa los macroprocesos en los cules se encuentran involucrados generalmente las subdirecciones, el cuarto nivel representa los procedimientos e instructivos, que describen las tareas especficas de cada actividad que realiza cada uno de los departamentos y el quinto nivel representa los formatos programas y registros. (ver figura 4),

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Estructura documental de PEMEX petroqumica

1er. Nivel

Poltica

2 Nivel

Manual

3er. Nivel

Macroprocesos

4. Nivel

Procedimientos / Instructivos

5 Nivel

Formatos/Programas/Registros

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Estructura documental de Fig. No.4 PEMEX Petroqumica Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

2.4.1 Normatividad referente a manuales de procedimientos 2.4.1.1De la documentacin de procedimientos Este proceso constituye la parte fundamental normativa, ya que dada la diversidad de requerimientos para la elaboracin de procedimientos en Petrleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios, solo se establecen en la presente norma por una parte la obligacin de documentar los procedimientos y por otra un mnimo de requisitos a cumplir, lo que permite que cada Organismo a su vez, pueda incorporar en su normatividad interna especifica en esta materia, elementos adicionales relacionados con necesidades que le son propias, siempre y cuando stas sean consensuadas con la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos y estn alineadas a lo que aqu se establece.

Por lo anterior, los requisitos mnimos para la documentacin de procedimientos son los siguientes:

a).-Portada.- Deber permitir identificar fcilmente el rea que lo emite y el procedimiento de que se trata.

b).-ndice.- Deber cubrir al menos los puntos que se establecen a continuacin en este apartado.

c).-Objetivo.- En este apartado se debe establecer la finalidad del procedimiento

d).-mbito de aplicacin o alcance y responsabilidades.- Se especificarn claramente los lmites de aplicacin de los requisitos del procedimiento y las responsabilidades de los ejecutores. Deber quedar claro en donde inicia y hasta dnde termina cada procedimiento.
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e).- Marco normativo o documento de referencia.- Se deben mencionar los ttulos de los documentos que soportan normativa o tcnicamente la materia objeto del procedimiento. f).- Actualizacin.- Se definir el rea responsable de la actualizacin del procedimiento y de recibir sugerencias de cambio o cancelacin, as como, el perodo para su prxima revisin y actualizacin. g).- Definiciones.- Se incluir el significado de trminos usados en el procedimiento que tengan una connotacin especfica para el tema y cuyo entendimiento debe ser uniforme. h).- Desarrollo.- Este apartado reviste particular importancia ya que en el se establecen las actividades y los requisitos aplicables para efectuarlas de manera secuencial, los criterios de aceptacin o rechazo, la documentacin a generar, las condiciones de seguridad mnimas requeridas, los equipos y materiales a utilizar, y toda la dems informacin que se requiera para que las actividades y procesos se realicen de manera adecuada, con seguridad y en tiempo. i).- Documentacin o registro de las actividades.- En este apartado debe referirse de manera obligatoria si se incluyen o no evidencias documentales o registros que sern generados como consecuencia de la aplicacin del procedimiento. Los registros debern ser presentaciones formales, tpicas y rastreables al elemento, equipo, proceso o actividad que documenta o de dnde proviene. Los procedimientos debern indicar quien, como y cuando ingresar la informacin, quien la puede validar y el destino de archivo. j).- Anexos.- En este apartado debern identificarse los nmeros y ttulos de la documentacin que se requiera como soporte de las actividades realizadas en la aplicacin del procedimiento.

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k).- Diagramas de Flujo.- Estos diagramas debern, de manera secuencial, dar soporte y claridad a los procedimientos, utilizando la simbologa mnima que se establece de manera enunciativa y no limitativa en el anexo I de la presente norma. Puntos Opcionales.- Con el fin de dar flexibilidad, a los diferentes rganos en la elaboracin de sus procedimientos, se mencionan de manera enunciativa y no limitativa algunos apartados opcionales que podrn ser utilizados a juicio de los responsables de los procedimientos y que no son auditables en Petrleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios salvo disposicin en contrario: Instructivos.- Cuando las necesidades operativas requieran documentar en detalle ciertos pasos de una o varias operaciones y no se considere se deba manejar como un procedimiento, se sugiere se utilicen instructivos, con formatos similares a los de los procedimientos pero sin la protocolizacin a que estn obligados stos. La documentacin fsica de los manuales y de los procedimientos, se establece en el anexo II de la presente norma Formas Impresas y Guas para su requisitado. 2.4.1.2 Del registro de manuales de procedimientos.

Una vez aprobados y autorizados los procedimientos, se integrarn en manuales; dichas compilaciones debern contener los procedimientos de mayor impacto en las funciones y procesos sustantivos de las unidades administrativas de la estructura bsica, en congruencia con el acuerdo de organizacin y/o reorganizacin que le dio origen y con el manual de organizacin actualizado y registrado, integrndose de la siguiente manera:

Manuales con registro obligatorio.- Este tipo de manuales corresponden a las funciones sustantivas de la estructura organizacional bsica que se describe a continuacin, su trmite de registro se efecta por conducto de las Gerencias de

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Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios y de las reas de apoyo administrativo en el caso del Corporativo: a).- Manuales de procedimientos administrativos de las Oficinas de los Directores Generales y procedimientos de aplicacin generalizada emitidos por el Director. b).- Manuales de procedimientos administrativos de las Oficinas de los Subdirectores y procedimientos de aplicacin generalizada emitidos por Subdirectores. c).- Manuales de procedimientos administrativos a nivel Gerencia o Unidad Equivalente Manuales especializados registrables.- Este tipo de manuales corresponden a funciones especializadas o tcnicas que por su importancia requieran compilacin especial y registro, a solicitud del Gerente o Jefe de Unidad Equivalente, responsable de la funcin: 1.- Manual de Procedimientos para la Elaboracin de Normatividad Interna 2.- Manuales de procedimientos de sistemas de calidad 3.- Manuales de procedimientos de compras 4.- Manuales de procedimientos de seguridad industrial, proteccin ambiental y salud ocupacional 5.- Manuales de sistemas de informacinetc. uno o varios

Procedimientos: Se podr actualizar su registro correspondiente, siempre y cuando formen parte o se integren a un Manual ya registrado, o bien cuando sin formar parte de un manual, el rea solicitante requiera de su registro institucional, situacin que se dar en casos excepcionales.

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Se entender por registro de manuales, al proceso mediante el cual la Gerencia Corporativa de Recursos Humanos, recibe como evidencias de registro, las cartulas e ndices de los manuales, con el nombre oficial de cada uno de los procedimientos en medio impreso y los procedimientos en medio electrnico, y son sellados y firmados por el responsable de asignar su clave de registro correspondiente. 2.4.1.3 De la actualizacin de manuales de procedimientos

Cuando por motivos de reorganizacin, cambios en el marco normativo, cambios en los sistemas y mtodos de trabajo, etc. sea necesario elaborar nuevos procedimientos o cancelar otros, ser necesario actualizar tanto los procedimientos como los Manuales de Procedimientos, y tramitar un nuevo registro institucional de acuerdo a lo establecido en el punto anterior. Las revisiones peridicas de procedimientos que impliquen modificaciones menores a juicio de los responsables de la actualizacin de procedimientos, solo se anotarn en la hoja de autorizacin en la seccin de cambios, por lo que no ser necesario tramitar un nuevo registro Institucional. 2.4.1.4 De los criterios generales de presentacin

a).- Los procedimientos debern, elaborarse en formatos similares a los establecidos en el anexo II de esta norma (DCA-01 para la cartula y DCA-02 para los dems apartados), de acuerdo con lo dispuesto en la Gua de requisitado correspondiente. b).- Los procedimientos debern ser elaborados preferentemente utilizando los paquetes institucionales para Windows, en Word, con las siguientes caractersticas:

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Preparacin de pgina Tamao de papel Orientacin Alineacin Margen Superior Margen Inferior Margen Derecho Margen Izquierdo Fuente Carta (21.6 X 27.9 cm.) Vertical Justificada 2.0 cm. 2.0 cm. 2.0 cm. 2.0 cm.

Tipo Tamao Estilo Subrayado Color Espacio Posicin Columnas

Arial 12 (tipo frase) Normal Ninguno Auto Normal Normal Una

2.4.2 MAPEO DE PROCESOS Mapear es la base del rediseo de procesos: reorganizacin de las actividades que hoy realizamos para: 1.- Fortalecer las que generan valor 2.- Reducir las que no agregan valor pero son necesarias 3.- Eliminar las que no generan valor (desperdicio)
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2.4.2.1 Principales motivos para mapear y redisear procesos 1.- Reducir costos 2.- Mejorar la calidad 3.- Incrementar velocidad 4.- Enfrentar a la competencia 5.- Cambiar la cultura organizacional 6.- Otros 2.4.2.2 Beneficios generales del rediseo de procesos Incrementar la calidad y la creacin de valor, a travs de: 1.- Aplicacin de mejores prcticas 2.- Simplificacin y estandarizacin de operaciones 3.- Integracin de procesos independientes 4.- Dar visibilidad a la operacin total 5.- Compartir visin de negocios 6.- Fomentar la cooperacin y trabajo en equipo 2.4.2.3 Herramientas para el mapeo de procesos Las herramientas para el mapeo de procesos se pueden dividir en 4 categoras: 1.- Diagramas de flujo simples 2.- IDEF (Integrated computer aided Definition) 3.- Software para el mapeo 4.- Simulaciones

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2.4.2.3.1 Mapeo de procesos por diagramas simples 1.- Smbolos fciles para representar operaciones. 2.- Trazar el diagrama de flujo del proceso, indicando los pasos que ste sigue actualmente. 3.- Trazar un diagrama de flujo del proceso, indicando los pasos que debera seguir si todo trabaja correctamente. 4.- Comparar los diagramas para encontrar diferencias, ya que ah es donde radica el problema.

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2.4.2.3.1.1 Simbologa del Instituto Norte Americano de estandarizacin (ANSI) para elaborar Diagramas de Flujo (Diagramacin Administrativa)

IM

L O
I n i co p u es i n d iu c r A d e

P
nd l u ad o

T A

t i r m . I ni o de a e r c c o i na u ar n i da e c oi b e p r

o i ec i nla i co i fo i d n e f l l u , j o n g , a a d r e ms ue s p a a r a s d m i n i o s pt r e a r t sqi v ou a ne a p o i n c f io o r n m a a c i n r

c t i v . i d a e ds l ac frs u i b n e c iq o u n e e s D s e m l a p spe e r a s i n no vn o a l s u ce r n a d e a l s p r o c e d im i e n t o o c u . mR ee np tr oe u s d n e o n c t ua m e en n t o n q e u r e ae n l , t r s eu e t i ,l i c s ge e e n o e s r a e l g a d ep l r o c e d i m i e n t o

D e

D e c oi sa i l t en r n. I na dt i ivu c apna u nd t e o n t r o d e f l lu je o d n o n s d de e e t b o e m u a n d r a e c i s i e n t d r eo o ms a s l t e r n a t i v a s A r c . h I n i v d o qi c u a s e ge u a ur ddn ao c u m e en n f o r m a t oe p m e pr mo r a a n l e n t e C e o n n e d c p e t o g r . iI n ad usi c n a a o n e o x i c l a c o e t rh c a oo d j n ai f e r , e e n n qt e ul a e c o n t ei nd l i a a g r d a f e lm u ja o n

t o

C p a

o n . e R c e t o p r r e u s n ce a on n t a e d x u ei n n a rd t e ed l i a g r d a f e m u ca o o o n t p a a lr e t e j a n l j r d em l i s . m o

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Simbologa para Fig. No.5 diagramas de flujo Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

2.4.2.3.1.2 Brownpaper y post-its Estas dos tipos de diagramas simples son muy similares, los dos hacen notar que para desempear una actividad requerimos realizar algunas otras tareas como en el caso del ejemplo En el caso donde se requiere registrar un pedido en el sistema siendo esta la actividad principal, se requiere realizar otras tareas para llevarlo a cabo, primero crear una nueva orden, posteriormente indicar los artculos que se estn solicitando y por ltimo imprimir la orden. Llevar a cabo esta actividad implica ejecutar tres tareas, y tanto brownpaper como post-its las contemplan, la diferencia de estas tcnicas de diagramas simples radica en la forma en que se presentan, el brownpaper toma una forma parecida a una escalera y representa hojas de papel color cafs a diferencia de los pos-its que en vez de parecer escalera se extiende de manera horizontal y que se asemejan a las hojitas post-its con pegamento adhesivo que se encuentran en cualquier papelera y sirven para dejar recados o notas (ver Fig.6)

30

T o m

a pr e d i d o te l f o n o e g is t r a r p e d id o e n es l i s t e m a C r e a r n u e v a o r d e n I n d i c aa rr t c u l o s I m p r im oir d e n T o m ao r r d e n P r e p a r a r p e d id o S u r t io r r d e n

A te n d e r

P r e g u n o a r rd e n R t S u g e rp i ra q u e t e s A s e n ta r d e n o

e n e r o r d e n a

E m p a q u e ta r a r t c u lo s P o n es r e l l o s

T o

m p a er d

id o

e g is t r a r p e d id o G e n se i l s t e m a

e n eo r r ad r e n

r e p a r a r p e d i d o

te n d e r e l C t e l f o n o

r e a r n u e v a S o r d e n

u r o t ir r d e n

m p a q u e ta r a r t c u lo s

s e n o t ra d r e n

I n d ic a r a r t c u lo s

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Fig. No.6 Luis Angel Mndez Len Diagramas simples Brownpaper y post-its Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

2.4.2.3.2 Mapeo de procesos por computadora Algunas de las caractersticas que lo definen son los siguientes: 1.-Anlisis estructurado que incluye la jerarqua del proceso como parte fundamental del mapeo 2.-Consiste de diagramas, texto y glosario (Ver figura 7) 2.4.2.3.3 Software para mapeo de procesos Actualmente hay creciente inters en el mapeo y optimizacin de procesos e Inters en productos non-IDEF con el fin de reducir la complejidad en trminos y estndares Ejemplos: 1.-Logic Work 2.-Pomatis Income, Process Designer 3.-e-Topware: Business Designer Otros

2.4.2.3.4 Simulaciones 1.-Usada para manejar elementos dinmicos What-if y To be 2.-Permiten examinar el potencial de mejora de los procesos antes de ser implementados 3.-Son tiles para mapear procesos complejos 4.-Sirven para identificar ndices de utilizacin de dinero, personas, tiempo, cuellos de botella, recursos subutilizados, etc.

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Mapeo de procesos por computadora

0 1 2 3 4 A4 A0 A-0 A0

1 1 2 3 A42 2 Instituto Tecnolgico de Minatitln A42 3 Depto. Ingeniera Industrial A4 Residencia profesional Fig. No.7 Definicin integrada por computadora

Luis Angel Mndez Len

Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

2.4.2.4 Documentacin de procesos por niveles

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Documentacin de Fig. No.8 procesos por niveles Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

CAPTULO III Desarrollo del proyecto

2.4.3 Flash de Ventas El informe Flash de Ventas es una aplicacin hecha en Excel, donde haciendo uso de grficos, tablas dinmicas y otras herramientas, se realiza la integracin de la informacin proveniente de distintas reas con el fin de realizar un anlisis general de la situacin actual respecto a las ventas, compras, produccin, precios, programas de produccin, entre otros, de los diferentes productos que elaboran y comercializan PEMEX Petroqumica y Organismos Subsidiarios, as como el anlisis de otros aspectos de importancia en sus procesos de toma de decisiones como son las cuestiones de mercado. Anteriormente se tena que entregar un reporte acerca de cada uno de estos

aspectos para poder discutir los diferentes puntos y tomar decisiones, el trabajo era muy tedioso debido a la cantidad de productos que se elaboran y tomando en cuenta la cantidad de reportes diferentes que se entregaban, era casi imposible terminar los informes a tiempo, de esta necesidad, poco a poco se fueron creando los archivos en Excel que permitieran ir haciendo modificaciones sin tener que repetir todo el informe, hoy en da PEMEX Petroqumica cuenta con esta herramienta llamada Flash de Ventas donde se conjunta toda la informacin necesaria para tomar una correcta decisin y adems se encuentra registrada en sistema de gestin de calidad de la misma.

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3.1 Optimizacin del procedimiento administrativo para la integracin del informe Flash de Ventas. Procedimiento: La integracin del informe Flash de ventas tarda una semana debido a la disposicin de la informacin en el transcurso de los diferentes das de mircoles a martes de la siguiente semana, fue necesario observar el procedimiento las primeras cuatro semanas para poder tener conocimiento de este. A manera de prueba y para tener una mejor visin de algunas inconsistencias se procedi a una primera actualizacin del procedimiento para ver los resultados. La actualizacin que se hizo contemplaba absolutamente todas las actividades que se realizaban, por lo cual se obtuvo como resultado un procedimiento muy difcil de seguir puesto que se conformaba de ms de 100 actividades, adems de repetir algunas de ellas. Despus de haber identificado las anomalas, se hizo uso de la estructura documental de la representacin piramidal de PEMEX petroqumica para separar las actividades significativas de las que no lo son, pero que no dejan de ser necesarias, y los conceptos de la documentacin por niveles del mapeo de procesos para acomodar las diferentes actividades en el nivel que corresponde dentro de la estructura documental, siendo estos el procedimiento con actividades significativas y el procedimiento con las que no agregan valor al procedimiento pero que son necesarias. El mapeo de procesos se llev a cabo al comparar la ltima actualizacin que se hizo con el procedimiento existente para hacer evidente los cambios y resaltar las reas en desuso, adems de reducir el nmero de actividades en el procedimiento.

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Por ltimo se protocoliz el procedimiento Flash de Ventas para ser dado de alta en el sistema de gestin de calidad de PEMEX Petroqumica. Los puntos 3,4 y 5 son los que destacan la optimizacin del procedimiento Flash de Ventas dejando claro las observaciones y cambios que se hicieron para obtener una mejora sustancial tanto en el documento como al momento de llevar a cabo el procedimiento.(Ver figuras 12,13,14 y 15) 1.- Conocer el procedimiento 2.- 1ra. Pre-actualizacin 3.- Identificacin de problemticas 4.- 2da. Pre-actualizacin 5.- Mapeo de procesos 6.- Actualizacin

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3.2 Procedimiento administrativo para la integracin del informe Flash de Ventas (400-30100-PA-002) 1.- Verificar que el periodo de captura de proyecciones y precios inicien los das mircoles y finalicen los das jueves de cada semana antes de las 12:00 del da. (Ver figuras 9 y 10). (Consultar el punto 1 del inciso A en el manual de operacin). 2.-Verificar que se ha completado la captura de proyecciones. (Consultar el punto 2 del inciso B en el manual de operacin). 3.- Actualizar los precios de todos los productos. (Consultar el punto 3 del inciso C en el manual de operacin). 4.- Generar y verificar el documento para revisin de precios o lista de precios y Enviar el archivo generado a las 4 subgerencias de lneas de negocios. (Consultar el punto 4 del inciso D en el manual de operacin). 5.- Generar el archivo flash de ventas versin comentarios. (Consultar el punto 5 del inciso E en el manual de operacin). 6.-Actualizar la agenda y la fecha de la hoja principal del archivo flash de ventas. (Consultar el punto 6 del inciso F en el manual de operacin). 7.-Actualizar todos los apartados de la parte superior del panel principal. (Consultar el punto 7 del inciso F en el manual de operacin). Si es inicio de mes: ir a la tarea #8, sino ir a la tarea #12 8.-Actualizar el tipo de cambio con la informacin que proporciona la

superintendencia de precios.
39

(Consultar el punto 8 del inciso G en el manual de operacin). 9-Capturar al flash de ventas el programa firme de produccin del mes actual. (Consultar el punto 9 del inciso H en el manual de operacin). 10.-Actualizar la seccin de costo estndar. (Consultar el punto 10 del inciso I en el manual de operacin). 11.-Actualizar la seccin de costo real para la semana 1. (Consultar el punto 11 del inciso I .b en el manual de operacin). 12.-Actualizar la seccin de costo real. (Consultar el punto 12 del inciso I .c en el manual de operacin). 13.-Actualizar la seccin de costos de importacin. (Consultar el punto 13 del inciso I .d en el manual de operacin). 14.- Actualizar la informacin referente a inventarios y a produccin. (Consultar el punto 14 del inciso J en el manual de operacin). 15.-Actualizar la informacin de la hoja oculta comentarios del archivo flash de ventas. (Consultar el punto 15 del inciso K en el manual de operacin). 16.-Actualizar el archivo sustento. (Consultar el punto 16 del inciso L en el manual de operacin). 17.-Actualizar la hoja volumen confirmado del archivo flash de ventas. (Consultar el punto 17 del inciso M en el manual de operacin). 18.-Solicitar comentarios al departamento de lneas de negocios.
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(Consultar el punto 18 del inciso N .a en el manual de operacin). 19.-Crear la versin lunes del flash de ventas y enviarlo a los participantes de la junta. (Consultar el punto 19 en el inciso N .b en el manual de operacin). 20.-Crear la versin GRF y enviarlo a las reas competentes. (Consultar el punto 20 del inciso N .c en el manual de operacin). 21.-Crear la ltima versin de los das martes y enviarlo a subdireccin comercial. (Consultar el punto 21 del inciso N. d en el manual de operacin).

41

3.2.1 Diagrama de flujo del procedimiento

In ic io

s p e c e a m l i se td a id c ei l n i n d e s e m p e o

1 .V - e r i fq i cu ae p rl e r i od de o e c a p t d pe a o y e c y c i o n u r r p r e c i ni o i c s l i o e ds n a m s i r c o y f i n a l li oc dse n a j u s e v d e e s c a ds a m aa nn at e l s ds d o e c e e a d e d l i. aC o n s eu p l l tu a n r 1 td o e l ( i n c i As o e i nn s e t rl u c t i v o p e r ) a. t i v o 2 .V - e r i fq i cu ae er h a s c o m p l le ac t a dp to d er a u p r o y e c . cC( i o n e eus p l l tu a n r t o s 2 d e i nl c i Bs o) . 3 .A - c t u al o l i psz r a e r c d i ote o s d o s l o ps r o d u C c o t on ss eu p l l tu a n r t o ( 3 d e i nl c C s) o i . 4 . - G e y n v ee r r ai f ri e c l a r d o c u mp ae r n e t vo i s d i e n a p r e c o i l"oi s s t da pe r e "c y i o s e n v ei a l r r c hg i e v on e a l aa ds 4 o r l n e da nes e g o . cC( i o sn s eu l l t a p u n 4 d o e i n l c i Ds d o e l t i n s t r u o c p t ie v r o) a . t i v o 5 . - G e n a e r r c a h rF i vel ao l s h d V e n v t ea r s s i n " c o m e "n . C (a or i n o s s eu p l l tu a n r t o t 5 d e i n l c iE s d o e i nl s t r u c t i v o p e r )a t i v o

6 A - c t u a l al i z a a g r y e l n d a 1 0 A . -c t u a l as i ze a c r c d i e n . a l f e c d a h l oa jp a r i n dc ei p l a l c o se t o t ( nC d o a n r s eu l l t a r h e s a r c h F i v l ao s V h e d n e t a s p u n 1 t o0 e i nl s i Ic e n e l d o ( C o n s e u p l l tu a n r6 d o ei n l c i s o t i n s t r u o c p t ie v r o) a t i v o i l e Fs d e i nl s t r u o c p t e v ro) a t i v o 1 1 A . -c t u a l as i ze a c r c d i e n a r c o s r t eo p a a l r l as e m a n a a 1 l e s 7 . A - c t u at o l i dz l oo ss a p a r t a de po las r st e u p e r i o C r V o n se p ul u l t n 1 tr do1 e l d a a d e p l a n e l p Cr i on nc si peu al l t l a ( r i n c iI s. bdo e i nl s t r u c t i v o p u n 7 dt o e i nl c Fi s d o e l o p e r) a t i v o i n s t r u o c p t ie v ro) a t i v o o

N
E si n i c i o
d em e? s

s p e c e a m l i s td a i d c ei l n i n e d e s e m p e o

1 2 A . -c t u a l asi ze a c r c d i n l e c o s r t eo a l o ( n s eu p l l tu a n r t o C 1 2d e i nl s iI c. cdo e i nl s t r u c t i v o E s p e c e a m l i s td a i d c e i l n i n e o p e r )a t i v o d e s e m p e o 1 3 A . - c t u a l as i ze a c r c i n l c o s d o i e ms p o r t a c i n t 8 .A - c t u a e l t i il zp ao rce a m b i o ( C o n s eu p l l tu a n r1 t do3 e l d c o n i n l af o r m q a u c e i n i n s iI c. ddo e i nl s t r u c t i v o r p r o p o rl a i o n a c o p e r. a t i v o s u p e r i n t e d n pe d r e cn ic o i as1 4 A . -c t u a l ai i nz f a o r r m a c i n l ( C o n s eu p l l tu a n r 8 td o e i nl c i s o r e f e r e i nn vt ee n ty a r i o s a e G d e i nl s t r u o c p t ie v r o) a t i v op r o d u ( Cc co in s n eu p l l tu a n r t o 9 .C - a p t ua rl aF r l a V s eh n d t ae 1 s 4d e i nl s iJ c e o n i n e s l t r u c t i v o e pl r o g rf ai r m d a e e o p e r )a t i v o o p r o d u d c ecm l i n e s a c t uC a o l n s eu p l l u a n r9 dt o e l ( t i n c i Hs o e i nn s e t lr u c t i v o o p e r) a t i v o A S I

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Fujograma del proFig. No.9 cedimiento flash de ventas Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

1 5 A - c t u a l i l za i an rf o r m a d ie nl a . c 2 0 . - C h o j o c u l "c a o m e n t "a d r ei o l s a t e n a r c h i F ol a s h V d e e n (t C s o n s u l t a r c o m v a e lp u n t1 o 5d e i ln c i sK o e n e l p u n t2 o i n s t r u c o t ip v eo r a ) t i v o in s

r e v a e r r sl a i n R "G v i a ar l l ao s r e a p e t e (Cn to e n s s u 0d e i ln c i sN o . c e t r u c o t ip v eo r a t

" Fy s el t a r l n e l iv o

N
S e
r e c i b e i l a r c h ?i v o

E s p e c i a el i nm t e d i c i n s a d e dl e s e m p e o 2 1 . - C r e a l tr i ml av a r s i d ne e l o sd a m a r t ye es n v i a a l o s r l a s u b d i r e c c co i m n e r. c i a l ( C o n s u el t pa ur n t2 o 1d e l l i n c i sN o . d e n i en l s t r u c t i v o o p e r a ) t .i v o

S I 1 6 A - c t u a l i ez al a r r c h s v u o s t e n t o . i ( C o n s u el t pla ur n t1 o 6d e i ln c i s o L d e i ln s t r u c o t ip v eo r a ) t i v o 1 7 . A - c t u a l i l za h a o r j va o l u m e n c o n f i r m d a e da l or c h i Fv ol a s h d e V e n t( C s o n s u el t pa ur n t1o 7d e l a l i n c i sM o e n i en l s t r u c t i v o o p e r a) t i v o 1 8 S - o l i c ic t ao rm e n t aa r l i o s . d e p a r t a m d eel n n t o a d s e e n e g o c io s 1 9 . - C r e v a e r r s a i l u nn e d s e l l F l a s h V d e e n t ya es n v i a ar l l o s p a r t i c i p a d n e t e l a j uC n o t n s u l t a r s a ( e lp u n t1 o 9d e i l n c i sN o . b e n e l i n s t r u c o t ip v eo r a ) t . i v o

F in

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Fujograma del proFig. No.10 cedimiento flash de ventas

3.2.2 Esquema ptimo del procedimiento flash de ventas

Luis Angel Mndez Len

Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Esquema ptimo del Flash Fig. No.11 de Ventas

3.2.3 Diagrama comparativo del procedimiento anterior

Luis Angel Mndez Len

Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

I N

I C

I O
N O

1 0 A. - c t u a l lahi z o a j a r s u s t eq nu cte o o n t i e n e d a t do ess l i s t e d m e a p r o y e yc c c o i m n e n t a r i o 1 .A - c c e a d iel na r t r a dn ee t d ec o m e r c i a l i z a c i P E M P E e X t r o q ,u m i c a 1 1 E . - j e c um t aa r c r o d e S I s e l e c c ei o n np l a r t e c o m e n dt a e r i o s i n f e rm i oa r pd a e c o m e r c i a li z a c i a p l i c a ,c ie o n na epe sal r t a d o E s p e c i e a ml i s e t d a i c i n ( T O D C O O S M ) E N T n d e d l e s e m p e o 1 . 2 -A c t u a l lah z o a j dar e d ei n f o r m s a e c l ei c n c i o n a r i s i s t e e m j e a c u d t ie v o c o m e n l ot a c r a i ol i sze an d a i n f o r m A a rc t iu s n 7 .H - a b al a lr a e sl e r v ik /ds o rb d i r e c c i u 2 .I -n t r o d u u s cu i ary r i o s u p e r i n t e d n e d e n c i ac o m e/ u r nc i i da d al ed y c o n t r a c s o e r r ea s p o n d i e p n r te e c s i po r s e g u e nt li tp a o r s e g u i my i e n t o 3 . - G e l on de ir f ae r r e n t e s d ec a m q b u i aoe p l i c ea nr s e v a l u /as cu ip . c n d i a e e s c e n ea Ar i ro t su s n e m e v si g e n t e l m e d i cd i e n c o r r e s p o an d l ai e n t e s 8 .A - c t u a e l i nz ha l oar j a d e s e m / t a p be d l ai no m i c a m e n e t li 2p d ce a m b i o o s e m va i ng ae n t e d ei n v e n t a r i o s . x l s 4 . - G e i n n e f or a r m a c i n r 1 3 A . -c t u a l las z e a c r c i n i a c e r d c l eoa e s c e n a r i o s s d ei n v e n td a e ra il ro c s h i v o 5 C - o p a i ar cr h F i v l a s h d e . o E s p e c ei a nml i s e t d a i c i n F l a s hV ed ne ct a o l son s V e n ta s a d e d l e s e m p e o i n v e n t d re i t oa l asb dl a e S e # m e( d s d M ) M. l sMd e l a x in v e n ta r io s s e m aa nn at e r i o r a l a a c t u a l a 9 .C - o p i ni a f o r m da ec i n 1 4 S . - a l v ar cr h t ai v b o l a r c o f ne h vc i ag e n t e d i n m d ie c a e n t a r i o s n v A r t ud sce a du an d l eo s o 6 .I -r a hl a o m a e n2 y j 1 5 V . - e r i f s i ci s a re e c i b i r e s c e n aa a l r r i o s i v o c h a c t u a y l a z c a t ur a e l i lz a r i e a r c h d i vce o o s t do es l F l a s hV ed ne te a ln a s s n m de ser oe m va i ng ae y n t e h o j ca os r r e s p o an ld i e n t e s f i n a n z a s l a f e c hc ao n d e ad l e n o m db cer ea d a a c t u a l i z ae a cl r i c h n i v o d e s c e n a r io E s p e c ie a ml i s e t d a i c i n n d ed l e s e m p e o
E s i n ic io d e m e s ?

s n n

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Flujograma comparativo Fig. No.12 de flash de ventas anterior Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Flujograma comparativo Fig. No.13 de flash de ventas anterior Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008 Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

3.2.4 Diagrama comparativo del procedimiento actual

In ic io

s p e c ei a m l i e d a id c e i l n n s t d e s e m p e o

1 V - e r i q i cu eae p lr e r i od de o . f c a p t du per ra o y e c y c i o n p r e c i ni oi c s l io e ds n a m s i r c o y f i n a l l i oc dse n aj u s e v d e e s c a ds e m a n at e l as ds d o e c e a d e d l i. aC o n s eup l l ut a n r1 d o e l ( t i n c i As o e i n s e t rl u c t i v o p e r ) a. t i v o 2 V - e r i q i cu sae er h a . f E s p e c ei a m l i es dt a id c ei l n n N O c o m p l l eac t a pd t odu er a d e s e m p e o E is n i c i o p r o y e c. c ( i oo nn se e us l l tu a n r t o C p d em e s ? 2 d e i n l c i Bs o) . 1 2 A . -c t u a l as i ze ac r c d i e n l 3 A - c t u al o l ips z r a e r c d i toe o s d o s . S I c o s r t eo Ca l o ( n s e u p l l ut a n r t o l o ps r o d (u C c o t o ss e up l l tu a n r t o n 1 2d e i nl s Ii c. cdo e i n l s t r u c t i v o 3 d e i nl c C s) .o i E s p e c ei amn l i es dt a id c e i l n o p e r)a t i v o 4 . - G e y n v ee rr ai f rie c l a r d e s e m p e o 1 3 A . - c t u a l asl i ze ac r c i n d o c u mp a e r n ea t vo i s d i e n c o s dt o i e ms p o r t a c i n p r e co i l" oi s s t da pe r e "c y i o s 8 .A - c t u a e lt il zp ao cre a m b i o ( C o n s e up l l tu a n r1 t do e l d 3 e n v ei a l r c hg i e v on e ar l a d4 o s c o ni n la o r m q au ce i n f i n s iI c. ddo e i n l s t r u c t i v o l n e da ne s e g o . C ( i oo n s e u l l t a r c s p r o p o r l ac i o n a o p e r. a t i v o p u n 4 dt o ei n l c i Ds d o e l s u p e r i n t e d npe dr ee c n i c o i s1 4 A . -c t u a l ail i n z f ao r r m a c i n a i n s t r u o c p t ie v r o a . t i v o ) ( C o n s eu p l l u a n r8 d o e i n l c i s o r e f e r e i nn vt ee n yt a r i o s t t a 5 . - G e n a e r rc a h F i vl ea o l s h r d e G d e i n l s t r u o c p t ei v r o) a t i v po r o d u ( C c c in s n eu p l l u a n r t o o t V e n v t ea r s s i n 9 C - a p t u rl aF r l a V s eh n d t ae 1 s 4d e i n l s Ji c e o n i n e s l t r u c t i v o . a " c o m e "n . Ct ( a o r in o s s eu p l l u a n r t o t e pl r o g rf ia r m d e e a o p e r)a t i v o 5 d ei n l c E s d o e i n l s t r u c t i v o i p r o d u d c em l i e sn c o p e r)a t i v o a c t u ao l n( s eu p l l ut a n r9 dt o e l C i n c i Hs o e i nn s e t lr u c t i v o o p e r) a t i v o A

6 A - c t u a l al i z a a g r y e l an d a 1 0 A . -c t u a l asl i ze a c r c d i e n . f e c dh e h l o a jp a r i n dc ei p l a l c o se t so t ( n d o a n r s e u l l t a r a C a r c h F i v l ao s Vh e d n e t a s p u n 1 t do0 e i n l s i I c eo n e l ( C o n s eu p l l ut a n r6 d o e i n l c i s o t i n s t r u o c p t ie v r )o a t i v o e F s d e i n l s t r u o c p t ie v r )o a t i v o 1 1 A . -c t u a l asl i ze a c r c d i e n c o s r t eo p a a l rl as e m 1 n a a a l e s7 . A- c t u at o l i dz l oa srs a p a r t ad de p o la as r s t eu p e r i o C r V o n se p ul u l t na 1 tr do e l 1 d e p l a n e l p C r i on nc si peu al l t la ( r i n c Ii s. bdo e i n l s t r u c t i v o p u n 7 dt o e i nl c Fi s d o e l o p e r) a t i v o i n s t r u o c p t ei v r o) a t i v o o

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Flujograma comparativo Fig. No.14 del flash de ventas actual Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

1 5 A. - c t u a l li az i na f r o r m a d c ei l na 2 0 . - C h o j oa c u l "c a o m e n "t ad r e i o s t l e n a r c h i Fv ol a s h V de en (t Ca so n s u l t a r c o m e lp u n 1 o 5d e i n c i s o e n e l t l K p u n 2o t i n s t r u c o t pi v e o r a ) t i v o in s

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r e v ae rr s l ai "G n R " Fy i a a r l a o s r e a s l e t e(C n ot e n s s u e l t l a r e i ln c i N o . c e n s e l r u c o t pi v e o r a t i v o

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s p e c i a e l nm t e a d i c i n is d e dl e s e m p e o

2 1 . - C r e a l t ri m lva e r s i e a d n l o sd a ms a r t y e e s n v i a ar l o l a s u b d i r e c o m n .r c i a l c i e ( C o n s u e l tpl a u r n t2 o 1 e l d 1 6 A. - c t u a l e z al a r rc h si vu o s t e n t o i i n c i sN o . d e n i en l s t r u c t i v o ( C o n s u e l pl a u r n 1 o 6d e i n c i s o t t l o p e r a ) t. i v o L d e i n s t r u c o t pi v e o r a ) t i v o l 1 7 .A - c t u a l li az h a o r j va o l u m e n c o n f i r m d ae adl r o c h iF v loa s h d e V e n (t Ca so n s u e l tpl a u r n t1 o 7d e l F in i n c i s o e n i e ls t r u c t i v o M n o p e r a) t i v o 1 8 S. - o l i c ci t o m e n t a rl i o s a r d e p a r t a m d el n te o ad s e e n e g o c io s 1 9 . - C r e v ae r r s l ail u n ed se l F l a s h V d e e n ty a e s n v i a ar l lo o s p a r t i c i p ad ne t e l a s j C no tn a s ( u l t a r u e lp u n 1 o 9d e i ln c i s o . be n e l t N i n s t r u co t pi v e o r a ) .t i v o S I

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Flujograma comparativo Fig. No.15 del flash de ventas actual Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

3.2.5 Tabla comparativa de los procedimientos del Flash de Ventas

Procedimiento anterior 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 Accesar a Artus Actividad no significativa Generar escenarios Artus Informacin de escenarios Actualizar Flash en servidor Actualizar fecha archivo Actualizar tipo de cambio Actividad no significativa Copiar informacin Artus Actualizar hoja sustento Actualizar panel principal Actualizar hoja oculta Actualizar inventarios Actividad no significativa Archivo de costos costos costos costos costos costos costos costos costos costos costos Solicitar comentarios Actividad no significativa Actividad no significativa

Procedimiento actual Iniciar sistema de proyecciones Terminar sistema de proyeccin Actualizar precios Elaborar lista de precios Generar Flash de ventas Actualizar fecha archivo Actualizar panel principal Actualizar tipo de cambio Capturar firme de produccin Actualizar costo estndar Actualizar costo real sem 1 Actualizar costo real Actualizar costo de importacin Actualizar inventario, produccin Actualizar hoja oculta Actualizar hoja sustento Actualizar volumen confirmado Solicitar comentarios Crear versin lunes del Flash Crear versin GRF del Flash Crear y enviar versin martes

49

29 30 31 32

Actualizar comentarios Elaborar anlisis Actividad no significativa Enviar archivo a reunin

Referencias de los colores y su significado:

El color rojo representa actividades que han desaparecido por completo o que han sido incorporadas como parte del procedimiento. El color azul representa actividades que no son significativas e incluso son innecesarias El color verde representa actividades que no son significativas y no agregan valor al procedimiento pero sin embargo son necesarias El color negro son actividades que permanecen en ambos procedimientos aun que el orden haya cambiado

50

3.2.6 Resultados y beneficios Resumen comparativo: Es importante mencionar que este resumen muestra de que manera fue reestructurado el procedimiento, a primera vista parece no tener sentido ya que despus de eliminar cinco actividades se introducen diez nuevas, sin embargo otras cinco fueron removidas por considerarse obvias e innecesarias y otras diez fueron reestructuradas, es decir que veinte actividades fueron sustituidas por slo diez y otras once an permanecen como parte del procedimiento Conforme al color rojo en la tabla comparativa 5 actividades fueron desechadas por completo y se introdujeron 10 nuevas actividades. Conforme al color azul 5 actividades fueron removidas por considerarse obvias e innecesarias Conforme al color verde10 actividades fueron reestructuradas separando las que agregan valor de las que no lo hacen Conforme al color negro 11 actividades siguen permaneciendo dentro del procedimiento aunque algunas cambiaron de orden. Beneficios: Se fortalecieron las actividades que agregan valor (las 11actividades que permanecen). Se redujeron las actividades que no agregan valor pero que son necesarias (las 10 actividades reestructuradas). Se eliminaron las actividades que no agregan valor desperdicio (las 5 actividades removidas) Se mejor la calidad del documento e integracin del informe Flash de Ventas Se integr un procedimiento independiente (sistema de proyecciones) Se dio visibilidad a la operacin total (Esquema ptimo del Flash de Ventas)
51

Se estableci una sola forma de integrar el Flash de Ventas Se redujo la cantidad de errores en el informe Flash de Ventas

Resultado: Con el propsito de medir la efectividad de las modificaciones hechas en el procedimiento Flash de Ventas se acces al servidor de la Unidad de Seguimiento y Evaluacin de PEMEX Petroqumica. En este ordenador existe un directorio destinado exclusivamente a los informes del Flash de Ventas, cada inicio de mes se crea una carpeta denominada por el numero de semana del mes en cuestin, de modo que cada mes debe contener 4 carpetas y un solo archivo cada una de ellas, sin embargo cuando en alguno de los informes se genera un error debe corregirse y generar otro nuevo archivo en el mismo directorio. De este modo se pudo contabilizar el nmero de archivos y el nmero de errores que hubo de enero a julio del 2008 cuando no se haba optimizado el procedimiento y el nmero de archivos y de errores de agosto a octubre del 2008 cuando se sigui el nuevo procedimiento obteniendo los siguientes resultados:

No. De archivos Enero-julio 2008:

52

No, de archivos de Agosto-Octubre 2008 Promedio de errores Enero-Julio 2008 Promedio de errores Agosto-Octubre Decremento del promedio de errores (ver Figura 16)

14 3.58 0.33 3.25

52

Resultado de la aplicacin del procedimiento optimizado Flash de Ventas

14 12 10 No. Archivos 8 6 4 2 0
Ab ril Ma yo En ero Fe bre ro Ma rzo Ju nio Se pti em bre Oc tub re
Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Grfico de estadsticas del Fig. No.16 servidor Luis Angel Mndez Len

Ag os to

Ju lio

3.3 Instructivo del procedimiento administrativo para la integracin del informe Flash de Ventas (400-30100-PA-002) Desarrollo

Especialista de Medicin del Desempeo

Nota: Una vez concluidas las actividades de cada tarea, volver al procedimiento relacionado. Sistema de proyecciones:

3.3.1 A)- Respecto a procesos:

Tarea #1 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 1. Accesar al sistema de proyecciones y elegir el botn procesos y nuevamente la opcin procesos.(Ver figuras 17,18 y 19). 2. Verificar que las fechas sean correctas abarcando del da mircoles de la semana actual al da lunes de la semana entrante.

3.3.2 B)- Respecto a incumplidos:

Tarea #2 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 3. Ir al botn de incumplidos Si todos han reservado, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #4. 4. Pedir al sistema que enve automticamente un correo electrnico informando a los responsables que es necesario subir su informacin. 5. Cerrar el sistema para impedir que se hagan cambios.

3.3.3 C).- Respecto a productos

54

Tarea #3 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 6. Acceder a la seccin productos en el sistema de proyecciones 7. Generar la lista de productos que no tienen precio. 8. Correr el proceso actualizar precios colocando en buscar en el mes anterior y as sucesivamente hasta encontrar todos los precios 9. Verificar que todos los productos tengan precio Flash de ventas:

3.3.4 D)- Lista de precios

Tarea #4 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 10. Generar documento de revisin de precios o lista de precios 11. Verificar los parmetros y resaltar los datos que estn fuera de rango. 12. Enviar va correo electrnico a las 4 subgerencias de lneas de negocios.

3.3.5 E)-Respecto al archivo flash de ventas versin comentarios

Tarea #5 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 13. Crear una carpeta con el nombre correspondiente al nmero de semana, sem #. En el directorio: Flash de ventas del ao actual - mes actual. 14. Actualizar el nmero de semana y fecha vigente en el archivo de la semana anterior y salvarlo. 15. Desproteger hojas en el men principal. 16. Actualizar en la hoja principal la emisin del documento de acuerdo a: (Para comentarios, Para reunin, Para GRF o Con Comentarios); y salvar el documento.

55

3.3.6 F).-Respecto a la hoja principal del flash de ventas

Tarea #6 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 17. Actualizar la agenda en la hoja principal del flash de ventas con fecha de cada lunes prximo. 18. Vigilar que el botn de polietilenos siempre se encuentre debajo de los etilenos y derivados puesto que polietilenos es un derivado de etileno. 19. Actualizar el nmero de semana y el mes actual en la parte superior de la hoja principal del flash de ventas. 20. Actualizar la informacin con el icono de actualizacin general de la hoja principal del flash de ventas. Tarea #7 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 21. Actualizar el nmero de semana de: El apartado de flash de ventas ejecutivo de la hoja principal del flash de ventas El apartado anlisis por producto de la hoja principal del flash de ventas El apartado Diferencias contra el POA costos y causas de la hoja principal del flash de ventas El apartado Efecto pecio volumen y de la hoja principal del flash de ventas 22. Salvar las actualizaciones

3.3.7 G)- Respecto al tipo de cambio

Tarea #8 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 23. Hablar a la superintendencia de precios para pedir informacin acerca del tipo de cambio que aplicar en el mes vigente.
56

24. Actualizar el tipo de cambio para la fecha actual en cada uno de los apartados. (Ir a seccin 1.- (volmenes, precio; por cadenas) y seleccionar el tipo de cambio de acuerdo al proporcionado).

3.3.8 H).-Respecto al firme de produccin

Tarea #9 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 25. Capturar al flash de ventas el programa firme de produccin del mes

correspondiente que se encuentra en: intranet/mapa de colaboracin/gerencia de programacin de la produccin/. En la seccin programa operativo comercial del ao actual elegir el archivo prog_mmmaa.pdf y salvarlo.

3.3.9 I)- Respecto a costos.

Tarea #10 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 26. Solicitar y poner a disponibilidad la informacin de costos del rea de finanzas. 27. Verificar que se obtiene informacin de los archivos de costos (uno para todos los productos enviado y otro para el polietileno lineal) ambos recibidos entre el da 15 y el 20 del mes anterior. 28. Verificar que la actualizacin del costo estndar de costos sea la del ltimo archivo. se realice primero y

posteriormente el costo real para garantizar que la fecha de modificacin en la hoja

3.3.9.1 I. a) Respecto al costo estndar

como actualizar el costo estndar. 29. Actualizar el apartado: Costo estndar En la seccin fechas de las emisiones disponibles al momento de la publicacin del men principal del archivo flash de ventas (entre el 15 y el 20 del mes anterior).

57

30. Accesar al icono de costos del Centro de herramientas del archivo Flash de ventas y seleccionar actualizar. 31. Elegir el archivo de costos que contiene todos los productos. 32. Seleccionar la opcin costo tipo estndar. 33. Actualizar de forma manual el producto polietileno lineal de baja densidad con la informacin del archivo de costos de la planta Swing. 34. Accesar a la informacin proporcionada en dlares de la seccin resumen de proyeccin de costo estndar del archivo de costos de la planta swing. 35. Obtener el promedio del polietileno lineal desde enero hasta el mes actual.

Copiar y pegar el promedio obtenido con la opcin de pegado especial-valores en el archivo flash de ventas y salvarlo.

3.3.9.2 I .b) Respecto al costo real de la semana 1

Tarea #11 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 36. Actualizar el apartado: Costos reales En la seccin fechas de las emisiones disponibles al momento de la publicacin del men principal del archivo flash de ventas (fecha de la primera semana del mes. Mientras no se tengan los datos de la primera semana del mes, colocar el ltimo que se tenga). 37. Seleccionar la opcin actualizar en la seccin de costos del flash de ventas. 38. Seleccionar el archivo de costos de finanzas. Y elegir la opcin real. 39. Actualizar de forma manual la informacin correspondiente al producto polietileno lineal de alta densidad con la informacin del archivo de costos de la planta Swing. 40. Acceder a la informacin proporcionada en dlares en la seccin resumen de proyeccin de costos en el archivo de costos de la planta Swing. 41. Obtener el promedio del polietileno lineal desde enero hasta el mes actual
58

42. Copiar los datos de la seccin del costo real a la seccin de la semana 1 y salvar los cambios.

3.3.9.3 I .c) Respecto al costo real

Tarea #12 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 43. Actualizar el apartado: Costo real en la seccin fechas de las emisiones disponibles al momento de la publicacin en el men principal del archivo flash de ventas (Fecha de la ltima versin que nos enven). 44. Accesar a la seccin costo real en el archivo flash de ventas. 45. Abrir el ltimo archivo que se haya recibido del rea de finanzas. 46. Seleccionar la opcin costo real 47. Actualizar de forma manual la informacin correspondiente al producto polietileno lineal de alta densidad con la informacin del archivo de costos de la planta Swing. 48. Accesar a la informacin proporcionada en dlares en la seccin resumen de proyeccin de costos del archivo de costos de la planta Swing. 49. Obtener el promedio del polietileno lineal desde enero hasta el mes actual 50. Copiar los datos al archivo flash de ventas en la columna real y salvarlo.

3.3.9.4 I .d) Respecto a importaciones

Tarea #13 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 51. Acceder a la siguiente ruta: intranet/mapa de colaboracin/GLN/comercio exterior. 52. Elegir el archivo del mes actual en la columna del lado izquierdo. 53. Seleccionar el archivo con la ltima actualizacin.
59

54. Actualizar el apartado: Comercio exterior GLN En la seccin fechas de las emisiones disponibles al momento de la publicacin del men principal del archivo flash de ventas (la fecha se actualiza automticamente con la fecha de actualizacin del archivo anterior).Verificar que la fecha sea correcta. 55. Acceder a la seccin de costos del men principal del flash de ventas. 56. Acceder a la seccin costo de importacin 57. Actualizar costo de importacin (paloma verde). Si es inicio de mes, ir a tarea #58. Si no, ir a tarea #59. 58. Actualizar el mes anterior al actual. 59. Llenar los campos en la ventana que se despliega y dar clic en el botn aceptar, finalizar y salvarlo.

3.3.10 J).- Respecto a inventarios y producciones

Tarea #14 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 60. Acceder a la direccin http://web10/reportes del sistema SIIF

CONSOSLIDADO y entrar en la opcin producto terminado ventas e inventarios publicado por el rea de produccin. 61. Seleccionar todos los productos. 62. Seleccionar inventarios y/o producciones del mes y ao vigentes. 63. Elegir el botn Excel y salvar con el nombre inventarios y/o producciones. 64. Actualizar pgina con el botn actualizar del explorador para generar otro archivo.

60

65. Acceder al archivo inventario y/o producciones que acabamos de salvar, copiarlo y pegarlo como valores en la pestaa inventario y/o producciones del archivo flash de ventas, y salvarlo. 66. Verificar que se haya actualizado automticamente el apartado Produccin con la fecha de modificacin en el men principal del archivo flash de ventas.

3.3.11 K).-Respecto a la hoja oculta de comentarios del flash de ventas

Tarea #15 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 67. Mostrar la hoja de comentarios en el archivo flash de ventas. 68. Ingresar contrasea PPE920716TS5. Y Desproteger la hoja e ingresar la clave 1E33C1E1481C5F0. Si es inicio de mes, ir a tarea #69. Si no, ir a tarea #71. 69. Limpiar la seccin de Lneas de Negocios. . 70. Copiar la columna de la ltima semana de los comentarios de la reunin en la columna de la primera semana. 71. Copiar la columna de la semana anterior a la columna de la semana actual. Si es inicio de mes, ir a tarea #72. Si no, ir a tarea #73. 72. Copiar en la seccin VSPOA del mes vigente la ltima semana a la semana 1 y limpiar las dems columnas. 73. Copiar en la seccin VSPOA del mes vigente la semana anterior a la actual.

3.3.12 L)- Respecto a la hoja sustento:

Tarea #16 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002

61

74. Actualizar la Tabla dinmica que contiene los comentarios de comercializacin. 75. Verificar que la gerencia de comercializacin haya subido sus comentarios.

(Especficamente para los polietilenos). 76. Acceder a la hoja denominada Sustento en el archivo del Flash de ventas. 77. Copiar los datos de la tabla dinmica a la hoja sustento del archivo flash de ventas. 78. Realizar la actualizacin de comentarios con el icono de actualizacin de comentarios del men principal del archivo flash de ventas (libreta azul).

3.3.13 M).-Respecto al volumen confirmado

Tarea #17 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 79. Actualizar el apartado Informacin comercial con el icono de actualizacin general en el men principal del archivo flash de ventas 80. Accesar al archivo cubo indicadores de pedidos F. 81. Copiar la informacin en otra hoja como valores conteniendo el mes actual y el mes anterior y colocar nombre a todos los productos. 82. Copiar a la hoja Volumen confirmado del archivo flash de ventas slo la informacin requerida y salvar el archivo.

3.3.14 N).-Respecto a las versiones de los archivos 3.3.14.1 N .a).- Versin viernes
Tarea #18 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 83. Crear la versin comentarios los das viernes y solicitar los comentarios a lneas de negocios.

62

3.3.14.2 N .b).-Versin lunes

Tarea #19 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 84. Crear la versin reunin los das lunes. Y agregar los comentarios de lneas de negocios con la informacin que cada una de las lneas enva.

Superintendente de Medicin del Desempeo

85. Describir el anlisis y enviarlo a los participantes de la junta. A) Realizar con la informacin recibida la deteccin de las desviaciones de proyecciones de la semana actual con respecto a: La semana previa Al firme Al POT Al POA Al mes previo

B) identificar las posibles causas de las desviaciones tomando en consideracin el conocimiento del mercado y de los eventos de relevancia que se hayan desarrollado durante la semana y que impacten en la disponibilidad para ventas. C) Elaborar puntos de inters y/o impacto para las ventas con los comentarios de la semana anterior y los que resulten de los puntos anteriores. D) Emitir a todos los participantes de la reunin con los puntos de inters y/o impacto para las ventas el documento Flash de Ventas que se presentar para el anlisis durante la reunin.

Especialista de Medicin del Desempeo

3.3.14.3 N .c).-Versin GRF

63

Tarea #20 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 86. Limpiar todos los comentarios, actualizar y Enviar el archivo al rea de finanzas planeacin y operacin.

3.3.14.4 N .d).-Versin martes.

Tarea #21 del procedimiento administrativo 400-30100-PA-002 87. Reemplazar los comentarios de la reunin de la semana pasada por los recabados el da lunes de la semana actual. 88. Desproteger la hoja, actualizar la fecha de la ltima reunin, y enviar el archivo a los involucrados de la subdireccin comercial Fin de la actividad.

64

3.3.15 Diagrama de flujo del instructivo

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Diagrama de flujo del Fig. No.17 instructivo operativo Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Continuacin flujograma Fig. No.18 del instructivo operativo Instituto Tecnolgico de Minatitln Depto. Ingeniera Industrial Residencia profesional Continuacin flujograma Fig. No.19 del instructivo operativo Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008 Luis Angel Mndez Len Minatitln, Ver. a 14 de noviembre de 2008

CONCLUSIONES

Conclusiones
La realizacin de este proyecto ha cumplido con sus objetivos llevando a cabo la actualizacin del procedimiento de acuerdo a la actual manera de operar y conforme a las modificaciones que se le han hecho al sistema, as como de la fuente de informacin Artus que ha sido desplazada, logrando simplificar el procedimiento de 32 a 21 actividades con respecto al procedimiento anterior representando un porcentaje de 32.25% menos actividades. Durante la revisin se identific que para el caso de los productos que no tienen precio, pueden tomarse estos valores desde el mismo sistema tomando el valor del mes inmediato anterior, otra de las modificaciones fue pasar las actividades relacionadas a la hoja sustento de la parte inicial media a la parte media final para evitar repetir tareas, adems el procedimiento administrativo para la integracin de la informacin de estimaciones de ventas se realizan de manera continua con el flash de ventas ya que son complementarios. Por lo tanto, el procedimiento administrativo para la integracin de la informacin de estimaciones de ventas desaparece como tal y pasa a formar parte del procedimiento administrativo para la integracin del informe flash de ventas, haciendo de estos dos uno slo. Se incluye un instructivo que permite consultar como se realiza cada una de las actividades del procedimiento, sirviendo como gua para nuevos usuarios. De este modo se pudo agregar valor al procedimiento flash de ventas incluyendo en el, las actividades ms significativas. Por ltimo se protocoliz el procedimiento flash de ventas para ser dado de alta en el sistema de gestin de calidad de la empresa PEMEX petroqumica.

69

RECOMENDACIONES

Recomendaciones

Se recomienda memorizar y seguir el procedimiento del Flash de Ventas para evitar equivocaciones futuras en el momento de su realizacin, As como consultar el instructivo en el caso de tener alguna duda respecto a su operacin.

Es necesario que se programen fechas tentativas para revisin de posibles mejoras en el procedimiento. Continuar con las revisiones peridicas en la bsqueda de nuevas reas de oportunidad que faciliten todos los procesos relacionados con la sistematizacin del procedimiento Flash de Ventas.

71

GLOSARIO

Glosario
Optimizacin. Consiste en hacer los cambios pertinentes para hacer que el sistema funciones ms rpido y con una menos utilizacin de recursos. Procedimiento. Es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie comn de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupacin o trabajo correctamente. Mapeo. Proviene de la palabra inglesa map, y es utilizada para referirse a la elaboracin de mapas, bosquejos y diagramas. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cules transforman elementos de entrada en resultados (ISO-9001:2000). Mapeo de proceso. Es una metodologa que permite elaborar una representacin grfica de un proceso, mostrando la secuencia de tareas que se ejecutan. Instructivo. Escrito que contiene indicaciones muy precisas como realizar diversas actividades, efectuar trmites, operar maquinaria, etc. Flujograma o diagrama de flujo. Es una representacin grfica de las distintas operaciones que componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronolgica. Segn su formato o propsito, puede contener informacin adicional sobre el mtodo de ejecucin de las operaciones, el itinerario de las personas, las formas, la distancia recorrida el tiempo empleado, etc. Protocolizar. Incorporar a un protocolo una escritura o documento. Protocolo. Conjunto de reglas de formalidad que rigen actos, ceremonias escrituras y documentos.
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Sistema. Es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo, reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia. Calidad. Es el grado en el que un conjunto de caractersticas de un bien o servicio cumple con los requisitos. Mtodo. Del griego metha (ms all) y odos (camino), significa literalmente camino o va para llegar ms lejos; hace referencia al medio para llegar a un fin. Rediseo de procesos. Constituye todas las acciones orientadas al incremento de la eficacia, reduccin de costos y disminucin de plazos de produccin y entrega de bienes y servicios Estandarizacin Es el desarrollo sistemtico, aplicacin y actualizacin de patrones, medidas uniformes y especificaciones para materiales, productos o marcas. Mercado. Son todos los consumidores potenciales que comparten una determinada necesidad o deseo y que pueden estar inclinados a ser capaces de participar en un intercambio, en orden a satisfacer esa necesidad. Tipo de cambio. El tipo de cambio de un pas respecto de otro es el precio de una unidad de moneda extranjera expresado en trminos de la moneda nacional. Volumen. Es una magnitud definida como el espacio ocupado por un cuerpo. Programa. Es la previa declaracin de lo que se debe o se piensa hacer en determinado momento. Firme de produccin. Constituye los acuerdos firmados por los negociantes de las organizaciones acerca de la compra y venta de bienes y servicios.
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Volumen confirmado. Es la cantidad exacta de producto que se entrega a los clientes. Parmetro. Es un elemento o factor que caracteriza e identifica un aspecto susceptible de medida con el propsito de evaluar o establecer un control. Inventario. Son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones. Costo estndar. Son los costos aproximados que se estiman previos a la produccin de bienes. Costo real. Son el costo exacto de produccin de bienes. ndice. Se usa por extensin a todo tipo de indicadores que miden situaciones contextuales o ndices econmicos que muestran las variables que miden el crecimiento o retroceso de determinados patrimonios individuales. Gestin. Implica al conjunto de trmites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un proyecto. Eficiencia. Del latn efficientia: accin, fuerza, virtud de producir. Es el criterio econmico que revela la capacidad administrativa de producir el mximo de resultados con el mnimo de recursos, energa y tiempo.

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FUENTES DE CONSULTA

Fuentes de consulta

http://intranet.ptq.pemex.com/default.aspx Unidad de seguimiento y evaluacin Mquina m02-0053 Fecha de consulta: 15/08/08

https://www.ptq.pemex.com/portal/ Unidad de seguimiento y evaluacin Mquina m02-0053 Fecha de consulta: 6/09/08

http://www.slideshare.net/anieto61/flujogramas I.P. 208.80.152.2 Fecha de consulta: 05/08/08

http://www.slideshare.net/jcfdezmx2/mapeo-de-procesos-presentation Datos de la imef ciudad de Mxico Fecha de consulta: 10/11/08 I.P. 74.125.155..132

Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., I.P. 174.37.109.63 Fecha de consulta: 03/06/09

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